ระเบียบงานสารบรรณและการเขียนหนังสือราชการ

13,814 views

Published on

ระเบียบงานสารบรรณและการเขียนหนังสือราชการ

  1. 1. ระเบียบงานสารบรรณ และ การเขียนหนังสือราชการ โรงพยาบาลมะเร็งอุดรธานี ฝ่ ายบริหารทัวไป ่
  2. 2. งานสารบรรณ ๑. การจัดทา ๒. การรับ ๓. การส่ง ๔. การเก็บรักษา ๕. การยืม ๖. การทาลาย
  3. 3. ้ชันความเร็วและความลับ ้ ชันความเร็ว ด่วน ด่วนมาก ด่วนที่สด ุ ้ ชันความลับ ลับ ลับมาก ลับที่สด ุ
  4. 4. การจัดทาสาเนาสาเนาคู่ฉบับ จัดทำพร้อมต้นฉบับ เก็บไว้กบเจ้ำของเรื่อง ั ผูร่้ ำง ผูพมพ์ ผูตรวจ ลงชื่อไว้ท่ี ้ิ ้ สาเนา มีคำรับรองว่ำ “สำเนำถูกต้อง” เจ้ำหน้ำทีมระดับสองขึ้นไป รับรองสำเนำ ่ ี เก็บไว้ทสำรบรรณกลำง ่ี
  5. 5. การเขียนหนังสือราชการ หรือการเขียนหนังสือโต้ตอบในการทางานจะเขียนอย่างไรให้ดูดี ให้เกิดความเข้าใจ และสามารถสือสารถึงความ ่ต้องการของผูสง และผูรบได้ ส่วนใหญ่มกเป็ นปัญหาของผูเ้ ริ่มเข้ามา ้่ ้ั ัท างาน และต้องถู กมอบหมายให้ร่ างหนั งสือจากผู บ งคับบัญชา ้ ั ้บางครังอาจทาให้เกิดความเครียด หรือเขียนไปแล้วไม่ถูกใจเจ้านายทาให้เห็นว่าการเขียนหนังสือราชการค่อนข้างยาก แต่ท่ีจริงแล้วการร่างหนังสือไม่ได้ยากอย่างที่คิด ถ้าหากเรามีหลักในการเขียนหนังสือที่ดี แต่ก่อนที่จะทราบถึงหลักในการเขียนหนังสือราชการ ก่อนอื่นต้องทราบถึงความหมาย และประเภทของหนังสือราชการก่อนว่ ามีอะไรบ้าง
  6. 6. หนังสือราชการ คือ เอกสารที่เป็ นหลักฐานในราชการ ได้แก่ หนังสือที่มีไปมาระหว่างส่วนราชการ หนังสือที่สวนราชการมีไปถึงหน่ วยงานอืนใดซึ่งมิใช่ ่ ่ ส่วนราชการหรือที่มีไปถึงบุคคลภายนอก หนังสือที่หน่ วยงานอืนใดซึ่งมิใช่สวนราชการ ่ ่ หรือที่บคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการ ุ เอกสารที่ทางราชการจัดทาขึ้นเพือเป็ นหลักฐานราชการ ่เอกสารที่ทางราชการจัดทาขึ้นตามกฎหมาย ระเบียบ หรือข้อบังคับ
  7. 7. หนังสือราชการมี ๖ ชนิ ด1. หนังสือภายนอก2. หนังสือภายใน3. หนังสือประทับตรา4. หนังสือสังการ ่5. หนังสือประชาสัมพันธ์6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาขึ้นหรือรับไว้เป็ น หลักฐานทางราชการ
  8. 8. หนังสือภายนอก หนังสือติดต่อราชการที่เป็ นแบบพิธโดยใช้กระดาษตรา ี ครุฑเป็ นหนังสือ ระหว่างกระทรวง ทบวง กรม จังหวัด ส่วนราชการแห่งใดแห่งหนึ่ งกับ กระทรวงอืน ่ กรมอืน จังหวัดอืน ่ ่ บุคคลภายนอก
  9. 9. หนังสือภายใน หนังสือติดต่อราชการที่เป็ นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือ ภายนอกใช้ กระดาษบันทึกข้ อความ ใช้ติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด เดียวกัน
  10. 10. หนังสือประทับตรา หนังสือติดต่อราชการที่ใช้ประทับ ตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วน ราชการระดับกรมขึ้นไป มอบหัวหน้าส่วนราชการระดับกองเป็ นผูรบผิดชอบ ้ั และลงชื่อย่อกากับตรา ใช้เฉพาะกรณี ท่ไม่ใช่เรื่องสาคัญ ี
  11. 11. หนังสือสัง่ การ
  12. 12. หนังสือประชาสัมพันธ์
  13. 13. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทาขึ้นหรือรับไว้เป็ นหลักฐานทางราชการ
  14. 14. ปัญหาในการเขียนหนังสือราชการ ความคิด ยืดยาว เยินเย้ อ ่ รู้ เรื่องคนเดียว ขาดการประเมิน
  15. 15. หลักการเขียนเนื้ อหา ๑. ปัญหา ๒. ข้อเท็จจริง ๓. ข้อพิจารณา ๔. ข้อเสนอ
  16. 16. ประเภทของบันทึก บันทึกเสนอผูบงคับบัญชา ้ ั บันทึกสังการของผูบงคับบัญชา ่ ้ ั บันทึกติดต่อราชการสาหรับเจ้าหน้าที่ หรื อระหว่างหน่วยงานที่ต่ากว่ากรม
  17. 17. บันทึกเสนอผูบงคับบัญชา ้ั บันทึกย่อเรื่ อง บันทึกรายงาน บันทึกขออนุญาต ขออนุมติ ั บันทึกความเห็น
  18. 18. ลักษณะทัวไปของการเขียนบันทึกที่ดี ่ - มีความเป็ นเอกภาพ - สั้ น กะทัดรัด ชัดเจน ความยาวไม่ เกิน 1 – 2 หน้ า - ข้ อมูลถูกต้ อง ครบถ้ วน ตรงประเด็น - ข้ อพิจารณามีหลักเกณฑ์ เหตุผล - ไม่ นาความเห็นส่ วนตัวมาพัวพัน
  19. 19. ลักษณะทัวไปของการเขียนบันทึกที่ดี ่ - ข้อเสนอมีความเป็ นไปได้ บรรลุวตถุประสงค์ ั - มีผลกระทบความเสี่ ยงน้อยที่สุด - มีความสมบูรณ์ - ทันเวลา - ช่วยเหลือผูบงคับบัญชา ้ ั
  20. 20. แบบทดสอบ ไมโครโฟนที่ใช้ประจาห้องประชุมนี้ ชารุด ไม่สามารถใช้งานได้ ให้เขียนบันทึกเสนอถึง หน่ วยงานซ่อมบารุง ขอส่งซ่อม
  21. 21. เฉลยแบบทดสอบ ด้วยไมโครโฟนที่ใช้ประจาห้องประชุมนี้ ชารุด ไม่สามารถใช้งานได้ เนื่ องจากใช้งานมานาน ดังนั้นเพือให้สามารถใช้งานได้ตามปกติ จึงขอส่ง ่ ซ่อมให้ใช้งานได้โดยด่วนด้วย จึงเรียนมาเพือพิจารณาดาเนิ นการต่อไปด้วย ่ จะขอบคุณยิ่ง
  22. 22. การเขียนรายงานการประชุม ปัญหาของการเขียนรายงานการประชุม ไม่รูวิธการดาเนิ นการประชุมที่ถกต้อง ้ ี ู ไม่รูจะจดอย่างไร ้ ขาดทักษะในการจับประเด็นและสรุปความ การใช้ภาษาในการจด
  23. 23. การเขียนรายงานการประชุม ประโยชน์ของรายงานการประชุม เป็ นหลักฐานการปฏิบติงาน ั เป็ นเครื่องมือในการติดตามงาน ใช้อา้ งอิง  เป็ นแหล่งข้อมูลข่าวสาร
  24. 24. รายงานการประชุมที่ดี ๑. เนื้ อหาถูกต้อง ๒. เที่ยงตรง ๓. ชัดเจน เข้าใจง่าย ๔. ใช้ภาษาดี ๕. มีหวข้อย่อยทุกเรื่อง ั
  25. 25. รำยงำนกำรประชุม................................. ครังที.่ ....................... ้ เมือวันที.่ .................. ่ ณ................... ผูมำประชุม.............. ้ ผูไ้ ม่มำประชุม....................... ผูเ้ ข้ำร่วมประชุม...................... เริ่มประชุมเวลำ..........................ประธำน กล่ำวเปิ ดกำรประชุมระเบียบวำระที่ 1 เรื่องทีประธำนแจ้งให้ทประชุมทรำบ ่ ่ี
  26. 26. ประธำน กล่ำวปิ ดกำรประชุมเลิกประชุมเวลำ............................. .................................. (ผูจดรำยงำนกำรประชุม) ้
  27. 27. การมอบหมายหรือมอบอานาจตามกฎหมายปฏิบัติหน้ าที่แทน ใช้ กบ ั นายกรัฐมนตรี กรณี ตาย, ขาดคุณสมบัติ ครม. ยังอยู่ ผู้แต่ งตั้ง ครม.
  28. 28. รักษาราชการแทน ใช้กบ ั นายกรัฐมนตรี กรณี นายกฯ ไม่อาจปฏิบตงานได้ ัิ ้ ้ ผูแต่งตัง ครม.
  29. 29. รักษาราชการแทนใช้กบ ั รมว. หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง / เทียบเท่ากรณี ตาแหน่ งว่าง หรือ ไม่อาจปฏิบตงานได้ ัิ ้ ้ผูแต่งตัง ครม. แต่งตัง ้ รมว., รมช. นายกฯ หรือ รมว. แต่งตัง ปลัด้ ปลัด แต่งตัง้ รองปลัด, อธิบดี อธิบดี แต่งตัง ้ รองอธิบดี, หัวหน้ากอง
  30. 30. รักษาในตาแหน่ ง ใช้กบ ตำแหน่งทีไม่ได้บญญัตอยู่ในระเบียบบริหำรรำชกำร ั ่ ั ิ แผ่นดินแต่อยู่ในกฎหมำยว่ำด้วยระเบียบ ข้ำรำชกำรพลเรือนและกฎหมำยว่ำด้วยระเบียบรำชกำรครู กรณี ตาแหน่ งว่าง หรือ ไม่สามารถปฏิบตราชการได้ ัิรักษาการแทน ใช้กบ กฎหมำยว่ำด้วยมหำวิทยำลัย กฎหมำยว่ำด้วยสถำบัน ั เทคโนโลยีกำรเกษตร กฎหมำยว่ำด้วยเทคโนโลยีรำชมงคล กรณี ตาแหน่ งว่าง หรือ ไม่สามารถปฏิบตราชการได้ ัิ
  31. 31. ปฏิบัติราชการแทน ผู้บังคับบัญชามอบหมายให้ ผ้ ูใต้ บงคับบัญชาระดับรอง ั ลงไป ให้ มอานาจสั่ งการ ตกลงใจ อนุมติ หรือลงนาม ี ั ในหนังสื อ มีหนังสื อมอบอานาจชัดเจน หัวหน้ าส่ วนราชการเป็ นผู้มอบ จะมอบอานาจต่ อมิได้

×