ScanVisio eFactura Automatización de la gestión de facturas de proveedores

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Presentación de la problemática de la gestión tradicional de las facturas de proveedor y claves para la mejora en la eficiencia y en los costos.

Presentación de la problemática de la gestión tradicional de las facturas de proveedor y claves para la mejora en la eficiencia y en los costos.

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  • 1. Referencia de la AEAT: 14CF898883CB095F
  • 2. ABASTsolutions Abast Solutions es una empresa de servicios creada en 1984, especializada en integración de soluciones de gestión y aplicaciones de negocio y en el desarrollo de aplicaciones a medida sobre cualquier plataforma. ABAST systems Abast Systems es una empresa de servicios creada en 1989, especializada en consultoría y auditoría de TI, gestión de servicios e infraestructuras TI, implantación de infraestructuras tecnológicas, soporte y formación. ABAST Grup ABAST GRUP es un proveedor global de servicios y soluciones relacionadas con las Tecnología de la Información. El grupo lo componen las empresas ABAST Solutions y Abast Systems. Nuestra oferta se dirige principalmente a grandes y medianas empresas y se centra en proyectos con gran contenido tecnológico y servicios de alto nivel. Creada en 1984, acumula una experiencia de más de 25 años en el sector de las TI y una cartera de más de 2.500 Clientes avalan nuestro trabajo y profesionalidad.
  • 3. Cobertura en todo el territorio nacional desde nuestras oficinas: Oficinas Barcelona Av, Francesc Cambó 17 08003 Barcelona Tel. 933 102 248 - Fax 933 199 743 Oficinas Madrid c/ Agastia, 44-46 1º B 28027 Madrid Tel. 914 061 601 - Fax 914 061 604 Oficinas Valencia G.V. Marqués del Túria 49 3º 46005 Valencia Tel. 963 942 278 - Fax 963 941 536 Oficinas Bilbao c/ Avenida Doctor Areilza 15 1ª Izp. 48011 Bilbao Tel. 946 053 823 - Fax 944 420 058 Dónde estamos
  • 4. Las empresas del futuro no funcionarán así .
  • 5.
    • Las empresas deben analizar aquellos procesos internos que no aportan valor al negocio y buscar alternativas que reduzcan sus costes de gestión.
    • En un mundo altamente competitivo los detalles suelen marcar las diferencias…
    Reduzca sus costes para ser COMPETITIVO
  • 6.
    • No conozco a ciencia cierta que facturas están circulando por la organización y que debo pagar, por lo que mi previsión de tesorería a veces se resiente.(muchos compradores, aprobadores o delegaciones..)
    • Debo reducir el coste de gestión, tardamos demasiado tiempo en verificar las facturas, y además cada día compramos más y mi personal se pasa el día contabilizándolas.
    • Las facturas de servicios son aprobadas por personal “móvil” que apenas viene por la empresa...a veces la factura ya ha vencido y aún no la tengo ni aprobada por el responsable.
    • Me gustaría que los Responsables de los Departamentos me indicaran a que pedido, oferta y cuenta presupuestaria se imputa su factura. Sin estos datos no me debería llegar ninguna factura al Dpto. Contabilidad.
    ¿Qué dicen los Financieros….?
  • 7.
    • Cada Proveedor utiliza su FORMATO de FACTURA.
    • Los DATOS están en diferentes lugares según el PROVEEDOR.
    • Las Facturas llegan en diferentes DIVISAS, IDIOMAS….
    • Se debe validar los DATOS de la Factura contra mi ERP.
    • Tenemos un circuito complejo de verificación y aprobación.
    • La Contabilización exige introducir más datos.
    • Dudas, dudas y más dudas…………….
    ¿Por qué aún NO procesamos las Facturas de nuestros Proveedores ? Gartner Group ha puesto de manifiesto en un estudio reciente que el personal del Dpto. Financiero y Dpto. de Compras emplean entre un 30% a un 40% de su tiempo en GESTIONES BASADAS EN PROCESAR MANUALMENTE INFORMACIÓN CONTENIDA EN DOCUMENTOS EN PAPEL .
  • 8. Digitalización…. sin límites
  • 9. “ Leemos” una factura como Usted lo haría ¿Quién la envía? Los proveedores son recordados y rápidamente reconocidos ¿Está completa? Defina que datos necesita e INVOICES los encuentra ¿Es correcta? Cada campo puede ser cotejado con bases de datos externas
  • 10. (Work-Flow) Automatizamos SU Circuito de VERIFICACIÓN y APROBACIÓN
  • 11. Si desea comprobar los DATOS de las Facturas en su Sistema FINANCIERO (número de pedido, código de Proveedor, Cuentas Contables) lo haremos, incluso CONTABILIZAMOS la Factura de modo automático. Podemos validar los datos en su ERP.
  • 12.
    • GUPOST acuerda con ABAST Solutions la utilización de SCAN_VISIO eFactura para ofrecer a sus Clientes el servicio de Digitalización Certificada.
    Software CERTIFICADO para la Digitalización de las Facturas de los Proveedores SOLUCIÓN DE SOFTWARE CERTIFICADA Referencia de la AEAT: 14CF898883CB095F DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA BBDD DOCUMENTAL CERTIFICADA
  • 13. ¿Qué cuesta procesar una FACTURA? RECEPCIÓN, REGISTRO, CLASIFICACIÓN, REPARTO, VERIFICADO, APROBACIÓN, FOTOCOPIADO, CONTABILIZACIÓN, ARCHIVADO, CONSULTAS........ El TIEMPO ACUMULADO de Mano de Obra Directa para procesar una Factura se estima entre los 15 y 20 minutos de promedio. Una Factura que llega a la Sociedad sigue todos o varios de estos pasos: Si tomanos un promedio de 17,5 minutos como tiempo de proceso de una factura a un coste promediado de 20 €/Mano de Obra Directa, podemos obtener un coste de procesamiento de 5,83€ por Factura.
  • 14. ¿Qué cuesta procesar una FACTURA?
    • Material de Archivo (armarios, archivadores, carpetas, definitivos, etc....): 0,60€/Factura.
    • Fotocopias (entre 3 y 4 fotocopias de promedio): 0,15€/Factura.
    • Metros Cuadrados (Coste Metro Cuadrado por documento, para un archivo de 5 años vida útil de documento): 1,50€/Factura.
    Pero además existen otros costes adicionales a la Mano de Obra: Coste de archivado 2,25€ por Factura.
  • 15.
      • Coste por factura: 5,83+2,25 = 8,08 €/Factura.
      • Para 50 facturas/día el coste representa 404 € día.
      • 50 facturas día, son 11.250 facturas año,con un coste de 90.900 €.
      • Para 20.000 facturas/año el coste es de 161.600 €.
      • Para 50.000 facturas/año el coste es de 404.000 €.
      • Para 100.00 facturas/año el coste es de 808.000 €.
    Coste tiempo proceso por factura Haciendo números obtenemos los siguientes datos: Calcule Usted el coste de la gestión de FACTURAS en su Sociedad.......
  • 16. Apuntes sobre la ORDEN EHA/962/2007 Artículo 7 de la Orden Ministerial EHA/962/2007 del 10 de Abril de 2007. DIGITALIZACIÓN CERTIFICADA DE FACTURAS DE PROVEEDORES .
  • 17. Hacienda ya permite destruir las Facturas en papel si son digitalizadas. EL artículo 7 de la Orden Ministerial EHA/962/2007 del 10 de Abril de 2007 contempla la Digitalización de Facturas o documentos sustitutivos recibidos, así como otros documentos o justificantes y establece que una vez digitalizados se pueda prescindir (destruir) de los originales en papel que le sirvieron de base.
  • 18. GRÁCIAS POR SU ATENCIÓN