Published on

Published in: Economy & Finance, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide


  1. 1. Accounting Information Systems, 6th edition James A. HallCOPYRIGHT © 2009 South-Western, a division of Cengage Learning. Cengage Learning and South-Western are trademarks used herein under license
  2. 2. Objectives for Chapter 4 Tasks performed in the revenue cycle, regardless of the technology used Functional departments in the revenue cycle and the flow of revenue transactions through the organization Documents, journals, and accounts needed for audit trails, records, decision making, and financial reporting Risks associated with the revenue cycle and the controls that reduce these risks The operational and control implications of technology used to automate and reengineer the revenue cycle
  3. 3. The Conceptual SystemOverview of Revenue Cycle Activities Three process in revenue cycle for most retail, wholesale & manufacturing organizations: Sales order procedure Sales return procedure Cash receipt procedure
  4. 4. Sales Order 1Credit / Customer Service REVENUE CYCLE 2 (SUBSYSTEM) Cash Receipts/ Collections 6 Shipping 3 Billing/ Accounts Receivable 4/5
  5. 5. Revenue Cycle DatabasesMaster files • Other Files customer master file – shipping and price data  accounts receivable master  reference file file – credit reference file (may not  merchandise inventory master  be needed) file – salesperson file (may be a  master file)Transaction and Open  – Sales history fileDocument Files – cash receipts history file – accounts receivable reports file sales order transaction file open sales order transaction  file sales invoice transaction file cash receipts transaction file
  6. 6. DFD of Sales Order Process
  7. 7. Journal Vouchers/EntriesHow do we get them? Billing Department prepares a journal voucher: Accounts Receivable DR Sales CRInventory Control Dept. prepares a journal voucher: Cost of Goods Sold DR Inventory CRCash Receipts prepares a journal voucher: Cash DR Accounts Receivable CR
  8. 8. Sales Order Process Flowchart
  9. 9. Sales Order Process Flowchart
  10. 10. Manual Sales Order ProcessingBegins with a customer placing an order The sales department captures the essential details on a  sales order form.The transaction is authorized by obtaining credit approval by the credit department.Sales information is released to: Billing Warehouse (stock release or picking ticket) Shipping (packing slip and shipping notice)
  11. 11. Manual Sales Order ProcessingThe merchandise is picked from the Warehouse and sent to Shipping.   Stock records are adjusted.The merchandise, packing slip, and bill of lading are prepared by Shipping and sent to the customer. Shipping reconciles the merchandise received from the  Warehouse with the sales information on the packing slip.Shipping information is sent to Billing. Billing compiles and reconciles the relevant facts and issues an invoice to the customer and updates the sales journal. Information is transferred to: Accounts Receivable (A/R) Inventory Control
  12. 12. Manual Sales Order ProcessingA/R records the information in the customer’s account in the accounts receivable subsidiary ledger.Inventory Control adjusts the inventory subsidiary ledger.Billing, A/R, and Inventory Control submits summary information to the General Ledger dept., which then reconciles this data and posts to the control accounts in the G/L.
  13. 13. Sales Returns ProceduresThe company shipped the customer the wrong merchandise.The goods were defective.The product was damage in shipment.The buyer refused delivery because the seller shipped the goods too late or they were delayed in transit.
  14. 14. DFD of Sales Returns
  15. 15. Sales Returns Flowchart
  16. 16. Sales Return Journal EntryG/L posts the following to control accounts:Inventory—Control  DRSales Returns and Allowances  DR Cost of Goods Sold  CR Accounts Receivable—Control  CR
  17. 17. DFD of Cash Receipts Processes
  18. 18. Cash Receipts Flowchart
  19. 19. Manual Cash Receipts ProcessesCustomer checks and remittance advices are received in the Mail Room.  A mail room clerk prepares a cash prelist and sends the  prelist and the checks to Cash Receipts.   The cash prelist is also sent to A/R and the Controller.Cash Receipts:  verifies the accuracy and completeness of the checks updates the cash receipts journal prepares a deposit slip prepares a journal voucher to send to G/L  
  20. 20. Manual Cash Receipts Processes A/R posts from the remittance advices to the  accounts receivable subsidiary ledger.   Periodically, a summary of the postings is sent to  G/L. G/L department: reconciles the journal voucher from Cash Receipts  with the summaries from A/R  updates the general ledger control accounts The Controller reconciles the bank accounts.
  21. 21. Summary of Internal Controls
  22. 22. Authorization ControlsProper authorization of transactions (documentation) should occur so that only valid transactions get processed.Within the revenue cycle, authorization should take place when: a sale is made on credit (authorization) a cash refund is requested (authorization) posting a cash payment received to a customer’s account  (cash pre‐list) 
  23. 23. Segregation of FunctionsThree Rules1. Transaction authorization should be   separate from  transaction processing.2. Asset custody should be separate from asset record‐ keeping.3. The organization should be so structured  that the  perpetration of a fraud requires collusion between  two or more individuals.
  24. 24. Segregation of FunctionsSales Order Processing credit authorization separate from SO processing inventory control separate from warehouse accounts receivable sub‐ledger separate from general  ledger control accountCash Receipts Processing cash receipts separate from accounting records accounts receivable sub‐ledger separate from general  ledger
  25. 25. Supervision Often used when unable to enact  appropriate segregation of duties.  Supervision of employees serves as a  deterrent to dishonest acts and is  particularly important in the mailroom. 
  26. 26. Accounting RecordsWith a properly maintained audit trail, it is possible to track transactions through the systems and to find where and when errors were made:  pre‐numbered source documents special journals subsidiary ledgers general ledger files
  27. 27. Access Controls Access to assets and information (accounting records)  should be limited. Within the revenue cycle, the assets to protect are  cash and inventories and access to records such as the  accounts receivable subsidiary ledger and cash journal should be restricted.
  28. 28. Independent VerificationPhysical procedures as well as record‐keeping should be independently reviewed at various points in the system to check for accuracy and completeness: shipping verifies the goods sent from the warehouse are  correct in type and quantity warehouse reconciles the stock release document (picking  slip) and packing slip  billing reconciles the shipping notice with the sales invoice general ledger reconciles journal vouchers from billing,  inventory control, cash receipts, and accounts receivable
  29. 29. Automating the Revenue Cycle Authorizations and data access can be performed  through computer screens.   There is a decrease in the amount of paper. The manual journals and ledgers are changed to  disk or tape transaction and master files.  Input is still typically from a hard copy document  and goes through one or more computerized  processes.   Processes store data in electronic files (the tape or  disk) or prepare data in the form of a hardcopy  report. 
  30. 30. Automating the Revenue Cycle Revenue cycle programs can include:  formatted screens for collecting data  edit checks on the data entered  instructions for processing and storing the data security procedures (passwords or user IDs)  steps for generating and displaying output   To understand files, you must consider the record design  and layout.   The documents and the files used as input sources must  contain the data necessary to generate the output reports.
  31. 31. Computer‐Based Accounting Systems CBAS technology can be viewed as a continuum with  two extremes: automation ‐ use technology to improve  efficiency and effectiveness  reengineering – use technology to  restructure business processes and firm  organization
  32. 32. Example: Automated Batch Sales
  33. 33. Reengineering Sales Order Processing Using Real‐Time Technology Manual procedures and physical documents are replaced  by interactive computer terminals. Real time input and output occurs, with some master  files still being updated using batches. Real‐time ‐ entry of customer order, printout of stock  release, packing slip and bill of lading; update of credit  file, inventory file, and open sales orders file Batch ‐ printout of invoice, update of closed sales  order (journal), accounts receivable and general ledger  control account
  34. 34. Real‐time Sales Order
  35. 35. Advantages of Real‐Time ProcessingShortens the cash cycle of the firm by reducing the time between the order date and billing date Better inventory management which can lead to a competitive advantageFewer clerical errors, reducing incorrect items being shipped and bill discrepanciesReduces the amount of expensive paper documents and their storage costs
  36. 36. Reengineered Cash ReceiptsThe mail room is a frequent target for reengineering.  Companies send their customers preprinted envelopes and remittance advices.  Upon receipt, these envelopes are scanned to provides a control procedure against theft.Machines are open the envelopes, scan remittance advices and checks, and separate the checks.Artificial intelligence may be used to read handwriting, such as remittance amounts and signatures.
  37. 37. Automated Cash Receipts
  38. 38. Point‐of‐Sale Systems Point of sale systems are used extensively in retail  establishments.   Customers pick the inventory from the shelves and take them to a cashier.Daily Procedure The clerk scans the universal product code (UPC).  The  POS system is connected to an inventory file, where the  price and description are retrieved.   The inventory levels are updated and reorder needs can  immediately be detected. 
  39. 39. Point‐of‐Sale Systems The system computes the amount due.   Payment is either cash, check, ATM or credit  card in most cases. No accounts receivables If checks, ATM or credit cards are used, an on‐ line link to receive approval is necessary. 
  40. 40. Point‐of‐Sale SystemsEnd‐of‐day Procedure At the end of the day or a cashier’s shift, the money and  receipts in the drawer are reconciled to the internal cash  register tape or a printout from the computer’s database. Cash over and under must be recorded  Journal voucher posted to GL account: Cash DR Cash Over/Short DR A/R (credit card) DR COGS DR Sales CR Inventory CR
  41. 41. Computerized POS
  42. 42. Reengineering Using EDIEDI helps to expedite transactions.The customer’s computer:  determines that inventory is needed selects a supplier with whom the business has a formal  business agreement dials the supplier’s computer and places the order  The exchange is completely automated. No human intervention or management
  43. 43. EDI System Company A Company BApplication Purchases Sales Order ApplicationSoftware System System Software EDI EDI Translation Translation Software Software Direct Connection Communications Communications Software Software Other Mailbox Company VAN Company A’s mailbox B’s mailbox Other Mailbox
  44. 44. Reengineering Using the InternetTypically, no formal business agreements exist as they do in EDI.Most orders are made with credit cards.Mainly done with e‐mail systems, and thus a turnaround time is necessary  Intelligent agents are needed to eliminate this time lag.Security and control over data is a concern with Internet transactions.
  45. 45. CBAS Control ConsiderationsAuthorization ‐ in real‐time systems, authorizations are automated Programmed decision rules must be closely monitored.Segregation of Functions ‐ consolidation of tasks by the computer is common Protect the computer programs Coding, processing, and maintenance should be  separated. 
  46. 46. CBAS Control ConsiderationsSupervision ‐ in POS systems, the cash register’s internal tape or database is an added form of supervisionAccess Control ‐ magnetic records are vulnerable to both authorized and unauthorized exposure and should be protected Must have limited file accessibility Must safeguard and monitor computer programs 
  47. 47. CBAS Control ConsiderationsAccounting Records ‐ rest on reliability and security of stored digitalized data Accountants should be skeptical about the accuracy of  hard‐copy printouts. Backups ‐ the system needs to ensure that backups of  all files are continuously keptIndependent Verification – consolidating accounting tasks under one computer program can remove traditional independent verification controls. To counter this problem: perform batch control balancing after each run  produce management reports and summaries for end  users to review
  48. 48. PC‐Based Accounting Systems Used by small firms and some large decentralized firms Allow one or few individuals to perform entire  accounting function Most systems are divided into modules controlled by a  menu‐driven program: general ledger inventory control payroll cash disbursements purchases and accounts payable cash receipts sales order
  49. 49. PC Control IssuesSegregation of Duties ‐ tend to be inadequate and should be compensated for with increased supervision, detailed management reports, and frequent independent verificationAccess Control ‐ access controls to the data stored on the computer tends to be weak; methods such as encryption and disk locking devices should be usedAccounting Records ‐ computer disk failures cause data losses; external backup methods need to be implemented to allow data recovery
  50. 50. Internal Control Risk Exposures in the Revenue Cycle - I Risk Exposure 1) Credit sales made to customers 1) Losses from bad debts who represent poor credit risks 2) Unrecorded or unbilled shipments 2) Losses of revenue; overstatement of inventory and understatement of accounts receivable in the balance sheet 3) Errors in preparing sales invoices 3) Alienation of customers and possible loss of future sales; losses of revenueFigure 12-22
  51. 51. Risk Exposures in the Revenue  Cycle ‐ II Risk Exposure 4) Misplacement of orders from 4) Losses of revenue and alienation of customers or unfilled backorders customers 5) Incorrect posting of sales to 5) Incorrect balances in accounts accounts receivable records receivable and general ledger account records 6) Posting of revenues to wrong 6) Overstatement of revenue in one accounting periods, such as year (year of premature booking) and premature booking of revenues understatement of revenue in the nextFigure 12-22 (continued)
  52. 52. Risk Exposures in the Revenue  Cycle ‐ III Risk Exposure 7) Fictitious credit sales to nonexistent Overstatement of revenues and customers accounts receivable 8) Excessive sales returns and 8) Losses in net revenue, with the allowances with certain of the credit proceeds from subsequent payments memos being for fictitious returns by affected customers being fraudulently pocketed 9) Theft or misplacement of finished 9) Losses in revenue; overstatement of goods in the warehouse or on the inventory on the balance sheet shipping dockFigure 12-22 (continued)
  53. 53. Risk Exposures in the Revenue  Cycle ‐ IV Risk Exposure 10) Fraudulent write-offs of customers’ 10) Understatement of accounts accounts by unauthorized persons receivable; losses of cash receipts when subsequent collections on written-off accounts are misappropriated by perpetrators of the fraud 11) Theft (skimming) of cash receipts, 11) Losses of cash receipts; especially currency, by persons overstatement of accounts receivable involved in the processing; often in the subsidiary ledger and the accompanied by omitted postings to balance sheet affected customers’ accounts 12) Lapping of payments from 12) Losses of cash receipts; incorrect customers when amounts are posted account balances for those customers to accounts receivable records whose records are involved in the lappingFigure 12-22 (continued)
  54. 54. Risk Exposures in the Revenue  Cycle ‐ V Risk Exposure 13) Accessing of accounts receivable, 13) Loss of security over such records, merchandise inventory, and other with possibly detrimental use made of records by unauthorized persons the data accessed 14) Involvement of cash, merchandise 14) Losses of or damages to assets inventory, and accounts receivable records in natural or human-made disasters 15) Planting of virus by disgruntled 15) Loss of customer accounts employee to destroy data on magnetic receivable data needed to monitor media collection of amounts from previous salesFigure 12-22 (continued)
  55. 55. Risk Exposures in the Revenue  Cycle ‐ VI Risk Exposure 16) Interception of data transmittal 16) Loss of data which may be used to between customers and the web site the detriment of customers 17) Unauthorized viewing and 17) Loss of security over customer alteration of other customer account records resulting in misstatement of data via the Web accounts receivable balances 18) Denial by a customer that an 18) Loss of sales revenues online order was placed after the transaction is processedFigure 12-22 (continued)
  56. 56. Risk Exposures in the Revenue  Cycle ‐ VII Risk Exposure 19) Use of stolen credit cards to place 19) Loss of shipped goods for which orders via the Web payments will not be received 20) Breakdown of the web server due 20) Loss of sales revenues and to unexpectedly high volume of alienation of customers transactionsFigure 12-22 (continued)
  57. 57. Typical Control Objectives for the Revenue Cycle Semua customer yang diterima untuk credit sales adalah credit‐ worthy Semua barang yang dipesan dikirim dan semua jasa dilaksanakan sesuai dengan tanggal yang disetujui oleh semua pihak. Semua barang yang dikirim diotorisasi dan ditagih All shipped  goods are authorized dan ditagih sesuai dengan periode akuntansi yang tepat.  Semua sales returns and allowances diotorisasi dan dicatat dengan teliti dan berdasarkan actual return of goods Semua cash receipts dicatat dengan lengkap dan akurat.  Semua credit sales dan transaksi cash receipts transactions  diposting ke customers’ accounts yang tepat pada accounts  receivable ledger Semua accounting records, merchandise inventory, and cash dilindungi. 
  58. 58. General Controls of the Revenue Cycle ‐ I Organizational Controls Unit‐unit dengan fungsi kustodian harus dijaga agar  terpisah satu sama lain. Fungsi kustodian harus dipisah dari fungsi record‐ keeping.  Untuk sistem yang dikomputerisasi, pengembangan sistem harus dijaga agar terpisah dari operasi‐operasi sistem.
  59. 59. General Controls of the Revenue Cycle ‐ II Documentation Controls Dokumentasi yang lengkap dan up‐to‐date harus tersedia termasuk didalamnya adalah salinan dokumen,  flowcharts, record lay‐outs, dan laporan. Program untuk edit dan proses sales dan cash receipt  harus diorganisasikan ke buku atau paket terpisah yang  ditujukan ke masing‐masing programer, komputer operator, dan system user. Kebijakan manajemen yang berhubungan dengan credit  approvals, account write‐off, dsb harus dalam bentuk tertulis.
  60. 60. General Controls of the Revenue Cycle ‐ II Asset Accountability Controls A/R subsidiary ledger (master file) harus sering direkonsiliasi dengan A/R control account di GL. Merchandise inventory record harus dijaga pada ledger dan direkonsiliasi secara periodik ke merchandise inventory  control account  Bank reconciliation, harus dibandingkan balance pada bank  account dengan cash account balance di GL. Petugas bagian pengiriman yang menyetujui penerimaan order dan pengambilan barang dari gudang dengan menandatangani stock request atau shipping order. Mail room clerk yang menyiapkan daftar semua receive  remittances. Customer yang mereview monthly statement dari sales dan payments untuk jumlah‐jumlah yang salah.
  61. 61. General Controls of the Revenue Cycle ‐ II Management Practice Controls Kebijakan manajemen yang berhubungan dengan revenue  cycle yang harus ditetapkan dan diikuti adalah sbb:  Pegawai (programer dan akuntan harus dilatih dengan hati‐hati), pegawai yang menangani kas harus diikat dengan surat perjanjian. Perubahan dan pengembangan sistem harus melalui prosedur yang jelas yang melibatkan prior approvals,  testing, dan sign‐offs. Audit terhadap prosedur dan kebijakan sales dan cash  receipt harus dilakukan. Manajer harus melakukan review periodic analyses,  control summaries, dan laporan‐laporan tentang aktivitas account dan computer‐approved transactions.
  62. 62. General Controls of the Revenue Cycle ‐ II Data Center Operations Controls Jadwal pemrosesan komputer untuk sales dan cash receipts  batches harus ditetapkan dengan jelas. Sistem informasi dan pegawai bagian akuntansi harus diawasi secara aktif dan pekerjaannya direview dengan bantuan computer processing control reports dan access logs. Authorization Controls Semua transaksi credit sales (atau service order) harus diotorisasi oleh manajer kedit. Pada sistem yang  dikomputerisasi otorisasi dilakukan dengan program aplikasi yang dibagun dengan aturan persetujuan kredit. Manajer tidak terlibat dalam pengolahan sales atau pada A/R. Salinan permintaan barang dari sales order harus mengotorisasi pengambilan barang dari gudang dan pemindahan barang ke shipping dock.
  63. 63. General Controls of the Revenue Cycle ‐ III Access Controls Berikan password pada petugas yang diberi otorisasi untuk mengakses A/R dan file‐file yang berhubungan dengan customer,  untuk melaksanakan tugas‐tugas yang telah ditentukan.  Batasi terminal‐terminal untuk melaksanakan fungsi‐fungsi yang berhubungan dengan transaksi sales dan cash receipts. Catat semua transaksi sales and cash receipt ke sistem. Sering‐seringlah mengeluarkan master file A/R dan merchandise inventory ke magnetic tape backups Lindungi gudang dan lemari besi secara fisik.  Gunakan lockbox collection system pada situasi yang  feasible.
  64. 64. Application Controls of the Revenue Cycle: Input ‐ I1. Siapkan pre‐numbered documents dan dokumen yang  dirancang dengan baik untuk dokumen sales,  shipping, and cash receipts, masing‐masing dokumen diotorisasi oleh orang yang berwenang.2. Validasi data sales orders dan remittance advices  seperti data yang disiapkan dan dimasukkan untuk pengolahan. Pada computer‐based systems, validasi harus dilaksanakan dengan sarana program edit check.  Saat data dimasukkan ke computer‐readable medium,  key verification dicocokkan.
  65. 65. Application Controls of the Revenue Cycle: Input ‐ II3. Betulkan kesalahan yang terdeteksi selama data entry  dan sebelum data diposting ke record‐record  customer dan inventory.4. Precompute batch control totals yang berhubungan dengan data penting pada sales invoices (atau shipping notices) dan remittance advices.  Precomputed batch control totals haus dibandingkan dengan totals yang dihitung selama posting ke accounts receivable ledger dan setiap kali processing  run.  Pada cash receipts, total pada remittance advices  harus dibandingkan dengan total pada deposit slips.
  66. 66. Application Controls of the Revenue Cycle: Processing ‐ I1. Pindahkan barang yang dipesan dari gudang barang jadi (finished goods warehouse) dan kirim barang‐barang hanya berdasarkan otorisasi tertulis seperti stock request copies2. Invoice customers hanya diberiahukan oleh bagian pengiriman atas jumlah yang telah dikirimkan.3. Pengeluaran credit memos untuk sales returns hanya jika disertai bukti (seperti receiving report) telah diterima bhwa barang memang benar‐benar dikembalikan.4. Periksa semua perhitungan pada sales invoices sebelum dikirim dan diposting ke customers’ accounts yang tepat.   Bandingkan sales invoices dengan shipping notices and open  orders, untuk meyakinkan nahwa jumlah yang dipesan direkonsiliasi dengan order yang dikirim dan back‐ordered.
  67. 67. Application Controls of the Revenue Cycle: Processing ‐ II5. Periksa bahwa jumlah total yang diposting ke accounts  receivable accounts dari batch transaksi sama dengan precomputed batch totals, dan posting jumlah total ke general ledger accounts yang tepat.6. Depositokan semua kash yang diterima lengkap dengan minimum of delay, sehingga menghilangkan kemungkinan cash receipts yang sedang digunakan untuk membayar pegawai atau untuk membayar petty  cash funds.7. Betulkan kesalahan yang dibuat selama tahapan pengolahan biasanya dengan membalik kesalahan posting ke perkiraan dan masukan data yang benar.  Audit trail yang berhubungan dengan perkiraan yang  dikoreksi akan menunjukkan kesalahan aslinya, the  reversals, and the corrections 
  68. 68. Application Controls of the Revenue Cycle: Output1. Siapkan monthly statements, yang harus diposkan ke semua credit customers, terutama jika pendekatan balance forward digunakan.2. Salinan file dari semua dokumen yang berkaitan dengan transaksi sales dan cash receipts dicek secara periodik dengan urutan nomor pada tiap file untuk melihat celah yang ada. Jika transaksi tidak didukung dengan preprinted documents, seperti yang sering terjadi pada online computer‐based systems, tandai nomor transaksi ke transactions.3. Siapkan daftar transaksi yang dicetak dan account  summaries pada periodic basis untuk menyediakan audit trail dan dasar untuk review.
  69. 69. Web Security Procedures Authentication, user identification number dan password  dibutuhkan untuk akses ke private network. Authorization Use of an Access Control List Accountability, untuk menetapkan tanggung jawab atas segala modifikasi pada Web sites Web sercer log harus dipelihara. Data Transmission, untuk menjaga kerahasiaan dan integritas data yang dikirim via Web harus menggunakan enkripsi. Disaster Contingency & Recovery Plan, Diperlukan prosedur backup yang cukup termasuk fault  tolerance untuk meminimalkan gangguan yang tidak diharapkan.  Recovery plan direncanakan untuk meyakinkan rekonstruksi dari data yang hilang.