Ms ndokutalde promo 2013

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Ms ndokutalde promo 2013

  1. 1. MSN DOKUTALDE GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE LA INFORMACIÓN www.msndokutalde.es msn.dokutalde@gmail.com 615 732 991
  2. 2. la empresa MSN Dokutalde es una organización dedicada desde su creación a la prestación de servicios de gestión documental y de la información Con experiencia para optimizar los recursos referentes a documentación e información de su organización Ofreciendo recursos de cara al futuro y el mantenimiento de las ventajas obtenidas Profesionales con amplios conocimientos, formación y experiencia Compromiso, servicio eficaz y de calidad
  3. 3. cómo trabajamos Identificación de las necesidades del clientes: – Análisis de sus objetivos, situación y características. Elaboración de propuesta: – Búsqueda de alternativas de solución a la necesidad planteada – Plazo de ejecución – Equipo de trabajo – Valoración económica del trabajo Ejecución de la propuesta seleccionada.
  4. 4. la gestión documental Debido a los cambios tecnológicos y sociales, la gestión documental es una necesidad y un problema, ¿sabemos como afrontar estas nuevas situaciones?: – Crecimiento de la documentación: tanto en papel como electrónica – Tratamiento físico: su almacenamiento, conservación – Implantación: herramientas informáticas, servicios, personal fijo o asesor – Demanda de información: tanto de los usuarios internos como clientes
  5. 5. ventajas de la gestión documental Tanto si es un asesoramiento puntual, como de modo continuado, se beneficiará de las siguientes prestaciones: – Conocimiento del ciclo vital de la documentación, custodia, expurgo, destrucción confidencial, LOPD – Servicios de información y gestión de la documentación: selección, búsqueda, análisis, ubicación y recuperación de la misma, digitalización. – Asesoramiento en diversas materias: diseño y mantenimiento de Bases de Datos, páginas web, blogs corporativos, redes sociales, creación de newsletters, posts, …
  6. 6. ventajas de la gestión documental Todo ello redunda en: – Ahorro de tiempos de trabajo, espacio y en consecuencia de costes. – Mejora de la gestión del conocimiento y de la información. – Mejora de la eficacia, y por lo tanto del servicios ofrecido y de la satisfacción del cliente externo e interno.
  7. 7. quienes necesitan gestión documental Todas las entidades que manejan volúmenes importantes de documentación o información, como: – clínicas, hoteles, asesorías y gestorías, entidades financieras, centros de formación y academias, ETT y empresas de selección de personas, … – abogados, notarios, agentes de seguros, … – colegios y asociaciones profesionales – administraciones públicas – centros de documentación, archivos y bibliotecas – museos – organizaciones y asociaciones sin ánimo de lucro
  8. 8. qué hacemos gestión de la documentación e información digitalización asesoría en diseño y mantenimiento de herramientas informáticas msn dokutalde asesoría en implantación y cumplimiento de la LOPD expurgo y destrucción confidencial recuperación de la información traslados especializados consultoría y servicios integrales
  9. 9. qué hacemos Gestión de la documentación: – Recepción y preparación documentación – Selección documental – Descripción y catalogación – Ubicación y etiquetado – Control de la conservación óptima Recuperación de la información: – Servicio de atención a usuario interno/externo – Elaboración de informes, búsquedas – Gestión de préstamos – Indexación y consulta de documentos de forma eficiente – Reprografía documental – Transcripciones paleográficas
  10. 10. qué hacemos Digitalización – Captura y control de calidad de la imagen – Tratamiento informático de la documentación – Indización de los archivos digitalizados – Almacenamiento en formato de conservación Consultoría y servicios integrales: – Análisis de la situación – Elaboración de instrumentos de descripción: índices, catálogos, inventarios… – Asesoramiento en el diseño y creación de bases de datos – Control informático del fondo documental – Selección de la tecnología a aplicar, estudio adaptado a cada cliente – Planificación y desarrollo de la gestión de servicios documentales – Organización de archivo, biblioteca, centro de documentación …
  11. 11. qué hacemos Expurgo y destrucción confidencial – Elaboración del calendario de expurgo – Comunicación al cliente de los archivos susceptibles de ser destruidos – Gestión de expurgos para optimizar el volumen de la documentación procediendo a su destrucción – Destrucción controlada evitando filtración de datos Cumplimiento de la LOPD – Consultoría – Alta de los archivos de la entidad – Asesoramiento para el cumplimiento de la LOPD 15/1999 de 13 de diciembre
  12. 12. qué hacemos Asesoramiento en diseño y mantenimiento de herramientas informáticas, redes sociales – Estudio de las necesidades del cliente en el aprovechamiento, uso y mantenimiento de la base de datos – Búsqueda de contenidos para la web, blogs corporativos, información puntual mediante post, newsletters – Uso de redes sociales, gestionando contenidos y usuarios Traslados especializados – Planificación del traslado – Organización física para el traslado – Recepción física e informática del material – Control de calidad a la recepción de mercancías – Organización física en su nueva ubicación
  13. 13. algunos de nuestros trabajos y principales clientes
  14. 14. referencias Desarrollo integral de trabajos de archivo: organización, descripción, catalogación y alta en la base de datos de expedientes. Digitalización de estos. Cliente: Despacho Profesional de Giovanna Peirano, 2013 Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación. Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2013 Trabajos de identificación, organización, catalogación y tejuelado de biblioteca (3370 volúmenes), archivo ( 20 cajas normalizadas de archivo) y fondo multimedia (370 volúmenes), creación del catálogo de consulta. Cliente: Particular, 2013 Trabajo de digitalización de archivo fotográfico familiar (más de 300 fotografías). Cliente: Particular, 2013
  15. 15. referencias Trabajo de digitalización de libro antiguo sobre hidalguía, del siglo XIX. Cliente: Particular, 2013 Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación. Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2012 Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación. Cliente: Erkide (Federación de Cooperativas de Trabajo Asociado, Enseñanza y Crédito de Euskadi), 2012 Trabajos de mantenimiento del archivo de oficina. Identificación, organización en cajas de archivo normalizadas y alta de la signatura en la base de datos de los expedientes cerrados. Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L. 2012
  16. 16. referencias Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación de expedientes personales. Cliente: Euroselección, S.L. 2012 Desarrollo integral de trabajos de archivo. Identificación y organización de la documentación. Creación de expedientes, organización, identificación y almacenamiento en cajas normalizadas de archivo. Alta de los expedientes y de los datos del inventario de archivo en la base de datos. Cliente: Sanz y Saiz Abogados, S.L., 2012 Análisis de la situación y diagnóstico para la gestión documental integral del Archivo del Ayuntamiento de Güeñes, en colaboración con Gehilan y el Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia. Cliente: Gehilan 2000, S.L., 2012
  17. 17. referencias Trabajos de selección documental, traslado y destrucción confidencial de la documentación, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de los fondos. Cliente: Consejo Superior de Cooperativas de Euskadi, 2011 Trabajos de tratamiento archivístico integral para la reorganización del Archivo de Curia del Obispado de Bilbao, realizando labores de atención al público, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de los fondos documentales no parroquiales. Cliente: Servicio Diocesano de Archivos del Obispado de Bilbao, 2009-2011 Traslado especializado de la biblioteca del Obispo D. Ricardo Blázquez Pérez. Cliente: Servicio Diocesano de Archivos del Obispado de Bilbao, 2010 Proyecto de creación del Archivo Histórico de la Asociación de Amigo/as de la RASD de BIZKAIA, realizando labores de ordenación, clasificación, catalogación y conservación de la documentación de la Asociación. Cliente: Asociación de Amigo/as de la RASD de BIZKAIA, 2009
  18. 18. referencias Trabajos de tratamiento archivístico integral de documentos para dar ejecución al “Proyecto ICARO”, realizando labores de atención al público, conservación, ordenación, clasificación y catalogación de fondos documentales. Cliente: Centro Avanzado de Conocimiento de la Historia y Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, 2009 Proyecto de creación y puesta en funcionamiento del Archivo de Misiones Diocesanas Vascas, desarrollando diferentes labores como acondicionamiento de local, inventariado, traslado, descripción y catalogación de la documentación en general como de la biblioteca. Cliente: Misiones Diocesanas Vascas, 2007-2008 Proyecto de Indexación de las partidas sacramentales (bautismo, matrimonio y defunción) correspondientes a los libros parroquiales de Bizkaia S. XVI – XX. Cliente: Archivo Histórico Eclesiástico de Bizkaia, 2007-2009
  19. 19. algunos ejemplos reales de beneficios de una adecuada gestión documental
  20. 20. primer caso Colegio Profesional que cuenta con un archivo físico con los datos de las personas colegiadas. Se realizan 10 consultas al día con un promedio de 10 min la consulta, durante 220 días al año. Se procede a digitalizar los expedientes de los colegiados, con un coste de 4.300€. Tras la digitalización (4300 €) el tiempo de consulta es de 2 min. El beneficio conseguido es el siguiente: – Tiempo anual de consultas antes de la digitalización = 22.000 min = 367 horas – Tiempo anual de consultas tras la digitalización = 4.400 min = 74 horas AHORRO DE HORAS DE TRABAJO TRAS LA DIGITALIZACIÓN = 293 HORAS ANUALES
  21. 21. segundo caso Despacho de abogados formado por cuatro socios que no cuenta con una base de datos de los expedientes de clientes que gestiona. Realizan una media de 60 consultas diarias con un promedio de 10 min de búsqueda y consulta por expediente. Se procede a catalogar los expedientes e introducirlos en una base de datos. Tras la catalogación el tiempo de consulta es de 2 min. El beneficio conseguido es el siguiente: – Tiempo anual de consultas antes de la catalogación = 132.000 min = 2.200 horas – Tiempo anual de consultas tras la digitalización = 26.400 min = 440 horas AHORRO DE HORAS DE TRABAJO TRAS LA DIGITALIZACIÓN = 1.760 HORAS ANUALES
  22. 22. tercer caso Clínica dental donde trabajan cinco profesionales. Realizan una media de 10 consultas diarias con un promedio de 6 min de búsqueda por expediente, siendo frecuente el extravío de documentación por falta de orden (unos 6 documentos mensuales, que requieren una media de 20 minutos cada uno para su localización). Se procede a su ordenación. El beneficio conseguido es el siguiente: – Tiempo anual dedicado a búsquedas = 250 horas – Tiempo anual dedicado a extravíos = 24 horas – Coste de administración = 14 euros/hora AHORRO DE COSTE DERIVADO DE LA IMPLANTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL =3.836 EUROS ANUALES
  23. 23. cuarto caso Agencia de publicidad y comunicación que genera mensualmente una media de 600 expedientes, soportándolos en papel y archivándolos físicamente. Se realiza una selección de los documentos a guardar, expurgándose el resto con criterios de seguridad de la información y se elabora un manual de buen uso para la reducción del papel y espacio utilizados. El beneficio conseguido es el siguiente: – Volumen anual de documentación archivada en papel antes de la implantación de un sistema de gestión documental = 600 expedientes x 10 hojas por expediente x 12 meses = 72.000 hojas – Ahorro de papel y espacio tras implantación = 70% AHORRO ANUAL DE PAPEL Y ESPACIO DE ARCHIVO = 102 PAQUETES DE FOLIOS Y 24 METROS LINEALES
  24. 24. MSN DOKUTALDE Contáctanos María González 638 085 796 Silvia Carnicero 615 732 991 Visítanos msn.dokutalde@gmail.com http://www.msndokutalde.es/ http://www.facebook.com/msndokutalde http://twitter.com/#!/MSNdokutalde http://msndokutalde.blogspot.com/ http://es.linkedin.com/

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