Training audit mutu internal iso 9001

18,547 views

Published on

7 Comments
14 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
18,547
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
5
Actions
Shares
0
Downloads
1,332
Comments
7
Likes
14
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Training audit mutu internal iso 9001

  1. 1. Training Audit Mutu Internal ISO 9001:2008 Oleh: dr. Devi Triyadi
  2. 2. 2. Audit Terms and Definitions• Ref: ISO 19011
  3. 3. Terms dan Definitions• ISO 9000:2005• Definisi Audit: Suatu proses yang sistematis, mandiri dan terdokumentasi untuk mendapatkan bukti audit dan mengevakuasi dengan obyektif untuk menentukan tingkat pemenuhan kriteria audit yang disepakati.• Apa bukti Audit?
  4. 4. Terms dan Definitions• Kriteria Audit: Kebijakan, prosedur, atau persyaratan- persyaratan lainnya yang digunakan sebagai acuan audit• Bukti Audit: Record, pernyataan atau informasi lainnya, hasil pengamatan atau observasi, relevan dengan kriteria audit dan bisa diverifikasi (quantitative atau qualitative)
  5. 5. Terms dan Definitions• Temuan Audit: Hasil evaluasi dari bukti audit yang ditemukan terhadap kriteria audit• Audit Conclusion: Hasil akhir dari kegiatan audit yang disepakati oleh team audit setelah mempertimbangkan obyektif dan semua temuan audit
  6. 6. Auditor :Seseorang yang terkualifikasi dan kompetenyang ditunjuk untuk melaksanakan auditKualifikasi AUDITORKombinasi dari pendidikan, pelatihan, pengalaman kerja dan audit
  7. 7. Audit Team Leader• Terkualifikasi sebagai Auditor• Ditunjuk sebagai pemimpin sebuah team audit untuk pelaksanaan audit yang ditetapkan• Auditee Organisasi/bagian/personel yang diaudit
  8. 8. Audit Plan• Penjelasan aktifitas dan pengaturan untuk sebuah audit yang akan dilaksanakanAUDIT SCOPE:• Penjelasan ruang ruang lingkup atau batasan sebuah pelaksanaan audit (lokasi fisik, unit organisasi, aktifitas dan prosesi sesuai periode waktu yang dicakup
  9. 9. • Audit Team: Satu atau lebih auditor yang melakukan audit (satu orang sebagai audit team leader)• Technical expert: person orang yang mempunyai keahlian khusus atau tenaga ahli di bidang yang sedang dilakukan audit• Audit program: Satu set atau lebih rencana audit dalam jangka waktu tertentu dan dengan tujuan tertentu
  10. 10. 3. Audit Types and Purpose
  11. 11. Jenis-jenis Audit• Audit pihak pertama (Internal)Definisi:Audit yang dilaksanakan oleh perusahaan itu sendiri untuk tujuan internal dan dapat mengetahui keefektifan dari SMM yang telah dipakai dan diterapkan• Audit pihak kedua (pihak luar)Definisi:Audit terhadap subkontraktor/pemasok/vendor yang dilakukan oleh atau atas nama organisasi pembeli
  12. 12. Audit pihak ketiga (pihak luar dan mandiri)Definisi: Audit terhadap suatu organisasi yang dilakukan oleh badan sertifikasi atau registrasi yang mandiriTujuan:• Menggantikan Audit pihakkedua• Melakukan Audit yang mandiri oleh jasa/pendapat yang kompeten/profesional• Untuk tujuan registrasi/sertifikasi SMM
  13. 13. Tujuan Audit Mutua) Tujuan Internal• Memperlihatkan bukti ketidak sesuaian pada SMM• Menilai kebutuhan untuk tindakan perbaikan atau peningkatan• Meninjau kesiapan untuk audit oleh pihak luar (kedua dan/ketiga)• Merangsang pemeliharaan dan perbaikan terhadap kegiatan yang sudah disetujui• Memelihara kesadaran akan mutu
  14. 14. Tujuan Audit Mutu• b) Eksternal• Memenuhi persyaratan standar SMM (ISO 9001)• Memenuhi persyaratan badan sertifikasi/registrasi• Memenuhi permintaan pelanggan (seperti dinyatakan dalam kontrak)• Memenuhi persyaratan badan pemerintah (misalnya PLTN)
  15. 15. Persyaratan Audit Mutu InternalISO 9001 pasal No. 8.2.2• Organisasi harus melaksanakan Internal Audit dalam interval yang telah ditetapkan sesuai dengan rencana (7.1)• Program audit harus direncanakan dengan memperhatikan status dan kepentingan dari rangkaian proses dan area yang diaudit, termasuk hasil audit sebelumnya• Kriteria audit, ruang lingkup dan frekuensi audit harus ditetapkan• Auditor jangan mengaudit lingkup kerjanya• Hasil-hasil audit harus dicatat (4.2.4)
  16. 16. • Anggota manajemen yang bertanggung jawab terhadap ketidaksesuaian yang ditemukan, harus melakukan tindakan perbaikan dalam jangka waktu yang telah ditetapkan• Kegiatan tindak lanjut harus menilai penerapan dan keefektifan tindakan perbaikan yang diambil (8.5.2)• Hasil IQA merupakan masukan dalam kegiatan Tinjauan Manajemen
  17. 17. Pasal-pasal ISO 9001 yang berhubungan dengan pasal IQA ISO 9001 Judul Pasal4.2.4 Pengendalian catatan5.5.1 Tanggung jawab dan wewenang5.6 Tinjauan Manajemen6.1 Sumber daya6.2.2 Pelatihan8.5 Peningkatan
  18. 18. 4. Principles of Auditing
  19. 19. Lima prinsip dalam Audit1. Etik2. Penyajian yang obyektif3. Profesional4. Independen5. Pendekatan berdasarkan bukti
  20. 20. 5. Competence of Auditor
  21. 21. Elements of competence• Personal attributes• Auditor training• Work experience• Audit experience• Education
  22. 22. Penunjukan AuditorAuditor tidak boleh mengaudit departemennya sendiri atau pekerjaannya yang menjadi tanggung jawabnyaAuditor harus memiliki:• Pengetahuan• Ketrampilan• Kepribadian• Pendidikan• Pelatihan• Pengalaman
  23. 23. Pengetahuan• Prosedur, alat, dan metodologi audit• Dokumen sistem manajemen• Situasi perusahaan atau bagian yang diaudit• Perundangan-undangan, peraturan dan persyaratan lainnya yang relevan
  24. 24. KetrampilanVerbal• Cara bertanya dan intonasi suara• Kejelasan pertanyaan• Kejelasan tutur kata• Level komunikasiNon verbal• Roman muka• Body language• Penempatan diri
  25. 25. Kepribadian• Terbuka• Diplomatis• Suka mempermainkan• Beradaptasi• Bertahan• Tegas• Percaya diri• Beretika• Jujur• Bersungguh-sungguh• Bijaksana
  26. 26. 6. Manajemen Audit Mutu Internal
  27. 27. Manajemen Program Audit Kewenangan program Audit Plan Penetapan Program Audit Do Kompetensi AuditorAct Improvement Penerapan Program Audit Kegiatan Audit Check Pemantauan dan Tinjauan program Audit
  28. 28. 7. Tanggung Jawab dan Wewenang dalam Audit Internal
  29. 29. Fungsi-fungsi dalam Audit Internal• Manajemen• Manager program Audit Internal• Auditor• Ketua Tim Auditor• Auditee
  30. 30. Tanggung Jawab manajemen• Menunjuk manajer program Audit• Memberi wewenang untuk merencanakan Audit Internal• Menyelesaikan masalah yang menyangkut kebijakan• Menyediakan Sumber Daya
  31. 31. Manager Program Audit Internal• Membuat rencana audit internal• Memilih, melatih dan membuat kualifikasi untuk auditor Internal• Menunjuk Tim Audit• Memonitor dan memastikan pelaksanaan Audit Internal• Memelihara catatan audit internal• Melaporkan hasil audit pada saat rapat tinjauan manajemen
  32. 32. Tugas lead auditor• Mengatur semua proses audit• Membantu menunjuk anggota team Audit• Memimpin pertemuan pembukaan• Memimpin pelaksanaan Audit• Mempresentasikan hasil Audit• Memimpin pertemuan penutupan• Membuat laporan hasil audit
  33. 33. Tugas Auditor• Bekerjasama dan membantu lead auditor dalam melaksanakan audit• Melaksanakan audit sesuai dengan standar dan ruang lingkup yang ditetapkan• Mempersiapkan dokumen dan informasi yang penting
  34. 34. Auditee• Koordinasi dengan tim audit tentang rencana audit• Menjamin kehadiran personel yang relevan menyediakan fasilitas yang diperlukan• Menindak lanjuti hasil audit dengan tindakan perbaikan• Mendokumentasikan hasil audit serta tindakan perbaikan yang diperlukan
  35. 35. 8. Aktifitas Audit
  36. 36. Aktifitas Audit1. Persiapan audit2. Pelaksanaan audit3. Kegiatan setelah audit
  37. 37. Persiapan Audit Persiapan Aktifitas Audit ke lapangan1. Pembuatan rencana audit2. Penugasan tim audit3. Pembuatan dokumen kerja (check list, formulir untuk mencatat temuan)
  38. 38. Penugasan Tim Audit• Disesuaikan dengan pengetahuannya pada area/proses, bila perlu mengundang technical expert• Komposisi disesuaikan dengan luas area dan fungsi yang ingin diaudit• Kecakapan audit (mengerti tehnik audit)• Auditor harus independen• Tips untuk internal audit sebaiknya auditor adalah pelanggan proses yang diaudit
  39. 39. Auditor• Memahami tujuan audit• Memahami ruang lingkup audit• Mencari informasi tentang area sasaran audit (dokumentasi, diskusi dengan manajemen atau technical experts)• Memahami proses• Menyusun check list audit
  40. 40. Tinjauan dokumen• Bandingkan dengan persyaratan ISO• Segala ketidak jelasan mengenai dokumen harus ditanyakan• Dokumen-dokumen lain yang terkait
  41. 41. Pembuatan dokumen audit (penyusunan check list)• Fungsi check list• Sebagai pedoman• Memperlancar audit• Catatan mengenai cakupan audit
  42. 42. Aspek yang dibutuhkan dalam menyusun check list• Dokumentasi• Peralatan• Data• Orang• proses
  43. 43. Latihan Tinjauan Dokumen
  44. 44. Pelaksanaan Audit• Opening meeting• Pengumpulan dan verifikasi informasi• Temuan audit• Komunikasi dengan auditee• Persiapan closing meeting• Closing meeting
  45. 45. Pertemuan pembukaan/openingmeeting• Memperkenalkan tim auditor• Menjelaskan tujuan audit, standar dan metode yang digunakan serta ruang lingkup audit• Konfirmasi jadwal audit• Konfirmasi auditee per bagian• Memberikan penjelasan kepada auditee tentang hal-hal yang masih dipertanyakan
  46. 46. Proses on-site Audit Informasi Didapat melalui Review dokumen, Interview, pengamatan dsb Lakukan verifikasi Bukti AuditBandingkan dengan Temuan AuditDokumen persyaratan Tinjauan Kesimpulan audit
  47. 47. Hal-hal yang diaudit• Dokumentasi• Peralatan• Data layanan• Orang• Proses
  48. 48. Dokumen• Dokumen yang dibutuhkan tersedia?• Berisi informasi yang dibutuhkan?• Dokumen memiliki identifikasi?• Dokumen dikendalikan penggunaannya?• Apakah termasuk dokumen eksternal?
  49. 49. Peralatan• Memadai?• Dirawat?• Diidentifikasi?• Digunakan dengan benar?
  50. 50. Data layanan/produk• Data layanan terkini?• Diidentifikasi?• Mampu telusur?
  51. 51. Orang?• Kompeten?• Dilatih?• Memiliki tanggung jawab?• Sikap dalam bekerja mendukung/motivasi?
  52. 52. Proses• Memiliki acuan kerja?• Dimonitor/disupervisi?• Parameter layanan dikendalikan• Lingkungan proses menunjang?• Aman?
  53. 53. Metode audit• Forward tracing• Backward tracing
  54. 54. Teknik audit• Klarifikasi atas pernyataan auditee yang kurang jelas• Wawancara dengan menggunakan tanya 5 W dan 1 H• Observasi• Verifikasi• Pengambilan contoh secara acak
  55. 55. Memperoleh bukti obyektif• Dokumen perusahaan• Pasal-pasal ISO• Catatan mutu (record)
  56. 56. Ketrampilan audit Tanya (Bertanyalah dengan efektif)Periksa Amati(bukti-bukti yang (Amati/dengar/Simak)Sudah dijelaskanAuditee)
  57. 57. Kode etik auditor Yang harus dilakukan:• Menjaga kerahasiaan auditee• Bersikap netral• Mendengar penjelasan auditee• Sopan-santun dan ramah• Melaporkan hasil audit berdasarkan fakta Yang tidak boleh dilakukan:• Menekan auditee dengan jabatannya• Mengadu domba antar auditee• Mengejek, melecehkan auditee• Emosi, lepas kendali, berkata kasar, memaki
  58. 58. Rapat penutupan• Mengucapkan terima kasih• Mengkonfirmasi lingkup audit yang sudah dilaksanakan• Menyampaikan hasil audit• Menentukan waktu penyelesaian tindakan perbaikan• Memberi kesempatan untuk bertanya
  59. 59. Karakteristik positif auditor• Percaya diri• Terlatih berdiplomasi• Ingin tahu• Pendengar yang baik• Cakap dalam berbagai medan• konstruktif
  60. 60. Karakteristik negatif auditor• Tanpa perencanaan • Pendekatan tidak• Subyektif profesional• Buruk berkomunikasi • Tidak pandai• Gampang mengatur waktu dipengaruhi • Pemalas• Mudah membentuk • Takut memberikan opini dan kesimpulan penilaian negatif• kaku • berdebat
  61. 61. Karakter dan situasi audit• Orang yang argumentatif• Serangan frontal• Pembuang waktu• Pikun• Dokumen hilang• Lunch break diperpanjang dsb
  62. 62. Analisa hasil temuan audit• Besar/kecil masalah?• Auditee sadar akan permasalahan?• Pernah ditemukan pada audit sebelumnya?
  63. 63. Kategori temuan Audit Ketidak sesuaian minor:• Bila terjadi ketidaksesuaian antara salah satu tahapan pada SMM (misal: prosedur atau instruksi kerja) tidak sesuai dengan pelaksanaan di lapangan.• Bila salah satu dari persyaratan ISO 9001:2008 tidak konsisten diterapkan. Ketidaksesuaian Mayor:• Bila terjadi akumulasi ketidaksesuaian minor di area atau fungsi tertentu sehingga dapat disimpulkan adanya sistem yang total breakdown.• Bila ada satu persyaratan wajib yang tidak diterapkan Observasi:• Kecenderungan/potensi ketidaksesuaian yang dapat berdampak di masa depan
  64. 64. Penulisan Temuan Audit Isi temuan audit harus mencakup:• Problem yang ditemui• Lokasi ketidaksesuaian ditemukan• Objective evidence/bukti yang mendukung ketidaksesuaian• Referensi yang digunakan
  65. 65. Kegiatan setelah audit
  66. 66. Auditor Auditor-auditee roles Audit Aprove Audit Verify report C/A C/A Auditee Identify Take Rootcause & C/A Improvement Suggest C/A
  67. 67. Pelaporan Audit Laporan audit meliputi:• Ruang lingkup dan sasaran audit• Jadwal audit• Anggota tim audit• Auditee• Identifikasi dokumen rujukan terhadap audit yang dilakukan• Observasi audit dengan bukti pendukung• Ketidaksesuaian• Kesimpulan/keputusan audit• Rekomendasi pada tindak lanjut atau verifikasi pada audit berikutnya
  68. 68. Keseluruhan laporan harusmencakup:1. Identifikasi laporan2. Ruang lingkup dan sasaran audit3. Rincian dari audit program, para auditor, tanggal dan dan area dimana audit dilaksanakan4. Identifikasi dari dokumen referensi terhadap audit yang dilakukan5. Pengamatan audit, ketidaksesuaian dan bukti pendukung6. Rekomendasi tindak lanjut dari tindakan perbaikan untuk audit berikutnya7. Kesimpulan oleh Tim Audit
  69. 69. Distribusi laporan audit• Top Manajemen• Anggota tim tinjauan manajemen• Tim audit dan auditee• Personel yang bertanggung jawab untuk tindakan perbaikan
  70. 70. Tanggung jawab tindakan perbaikan Tim Audit:• Mencatat ketidaksesuaian yang ditemukan dalam CAR• Menjelaskan ketidaksesuaian pada Auditee• Meminta persetujuan dari auditee mengenai batas waktu pelaksanaan tindakan perbaikan• Mengontrol dan memonitor penerbitan dan pengambilan CAR
  71. 71. Tanggung jawab tindakan perbaikan Auditee:• Mengerti dengan jelas ketidaksesuaian yang ditemukan auditor• Menyelidiki dan menentukan akar penyebab masalah• Melakukan tindakan perbaikan untuk mencegah terulangnya permasalahan yang sama• Melakukan pengendalian untuk menjamin efektifitas tindakan perbaikan• Mencatat tindakan perbaikan yang diambil dan merubah dokumen (bila perlu)• Mengembalikan CAR kepada auditor untuk diverifikasi
  72. 72. Tindakan perbaikan• Auditee harus memberikan perhatian terhadap setiap temuan audit yang diberikan• Perhatian tersebut dapat berupa tindakan perbaikan• Setiap tindakan perbaikan disesuaikan dengan ISO 9001:2008• Dilakukan sesuai rencana (tindakan dan waktu)
  73. 73. Tindak lanjut audit• Setiap tindakan perbaikan harus diverifikasi• Verifikasi oleh auditor• Setiap ketidaksesuaian yang timbul dari tindak lanjut audit ditetapkan sebagai temuan baru dan dilaporkan ke Top Management• Sebagai masukan audit selanjutnya
  74. 74. Tinjauan manajemen/ Manajemen Review• Tinjauan secara teratur terhadap kebijakan dan prosedur tertulis dari sistem mutu• Tinjauan terhadap hasil audit internal untuk memastikan bahwa sistem mutu diterapkan dan diikuti sebagaimana yang dipersyaratkan
  75. 75. Kasus1. Bp. Rudi melakukan Audit di PUDC Surabaya. Beliau melakukan Audit di bagian Radiologi. Beliau mengamati bahwa terdapat tumpukan film CR No. Seri 48-50. Beliau melihat bahwa suhu ruangan menunjukkan 25 C, sedangkan di label film harus disimpan pada suhu 10-24 C. Menurut P. BB hal ini sudah biasa dan tidak ada komplain dari pelanggan, bahkan hasil fotonya paling baik mutunya di Surabaya.
  76. 76. 2. Ibu yeni melakukan AME di PUDC . Pada waktu melakukan audit di bag SDM, beliau tidak menemukan penilaian kinerja pada koordinator sore (Ibu X) dan manajer marketing Z yang seharusnya dinilai. Menurut Ibu Y masalah itu terjadi karena lupa mengingatkan pegawai tsb
  77. 77. Anda tidak akan dihargai sebagai seorangauditor jika tidak dapat mengevaluasi hasiltemuan dan hanya melaporkan hal-halsepele. Thanksdokdev09@gmail.com

×