WORKSHOP 2
Soluções para Digitalização, Proteção
e Armazenamento de
Informações Jurídicas Físicas e Digitais
Por Rosália Paraiso Matta de Paula
Sócia Diretora da Unidade de Negócios

Conteúdo
1. Por onde começar um projeto de digitalização – quais são os primeiros
passos
2. Quais são as opções disponíveis para a digitalização de documentos –
o que vale mais a pena – acompanhe a relação custo benefício
3. Gestão de conteúdos físicos e digitais
4. Organização e guarda de arquivos
5. Gerenciamento eletrônico de documentos
6. Elaboração da TTD Corporativa e Plano de Contingência dos registros
vitais
7. Desburocratizando a Autenticacao! (apresentação de tecnologia)
Válber Azevêdo de Miranda Cavalcanti

Por onde começar um projeto de
digitalização – quais são os
primeiros passos

É imprescindível contextualizar o
projeto sob a ótica do negócio!

Os negócios exigem:
Maior transparência nos negócios -
Governança Corporativa
Mais competência na
Gestão do Negócios
Maior controle do
Risco Operacional
Maior precisão, seletividade e velocidade de
Acesso à Informação e Conhecimento

Governança Corporativa
Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa – 3ª.versão. 2004

Por que Governança Corporativa?
Governança corporativa é o conjunto de processos,
costumes, políticas, leis, regulamentos e instituições que
regulam a maneira como uma empresa é dirigida,
administrada ou controlada e estuda as relações entre os
diversos atores envolvidos (os stakeholders) e os objetivos
pelos quais a empresa se orienta.
Os principais atores tipicamente são os acionista, a alta
administração e o conselho de administração. Outros
participantes da governança corporativa incluem os
funcionários, fornecedores, clientes, bancos e outros
credores, instituições reguladoras (como a CVM, o BaCen,
etc.), o meio-ambiente e a comunidade em geral.

Objetivos e Princípios Básicos
GOVERNANÇA
CORPORATIVA

“a obrigação e o desejo de informar” - transparência
Informação endógena
Informação exógena

Estruturas organizacionais de informação

Como gerenciar todas essas INFORMAÇÕES?

Information Business Framework
GESTÃO DE CONHECIMENTO
Estratégia
Competitiva Integração Colaboração Inovação Capital Intelectual
TECNOLOGIA CORPORATIVA
MODELAGEM DE PROCESSO
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Tomada
Estratégia de Processos Infraestrutura
de Decisão Negócios de TI
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Físicos e Eletrônicos
Operações
Jurídico Financeiro Administrativo Outras
D1 D2 D3 D4
Benefícios Acervos Documentais
www.documentar.com.br

Inter-relacionamento para Governança Corporativa

Information Business Framework
GESTÃO DE CONHECIMENTO
Estratégia
Competitiva Integração Colaboração Inovação Capital Intelectual
TECNOLOGIA CORPORATIVA
MODELAGEM DE PROCESSO
GESTÃO DA INFORMAÇÃO
Tomada
Estratégia de Processos Infraestrutura
de Decisão Negócios de TI
GESTÃO DE DOCUMENTOS
Físicos e Eletrônicos
Operações
Jurídico Financeiro Administrativo Outras
D1 D2 D3 D4
Benefícios Acervos Documentais
www.documentar.com.br

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Processo de implementação

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Modelo ‐ Visão Corporativa

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Implantação Departamental
- por partes do processo -

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Mapeamento dos
processos, riscos
e registros
informacionais

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Levantamento
dos registros
informacionais
de processos
do passado
Mapeamento dos
processos, riscos
e registros
informacionais
Implantação
Visão da modelagem Departamental
sempre corporativa por processo

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Tabela de temporalidade Levantamento
documental e Plano de dos registros
informacionais
Contingência de processos
do passado
Mapeamento dos
processos, riscos
e registros
informacionais
Implantação
Visão da modelagem Departamental
sempre corporativa por processo

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Taxonomia Tabela de
Levantamento
dos registros
temporalidade informacionais
documental de processos
do passado
Mapeamento dos
processos, riscos
e registros
informacionais
Implantação
Visão da modelagem Departamental
sempre corporativa por processo

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Taxonomia Tabela de Levantamento
temporalidade dos registros
Procedimentos Operacionais
documental informacionais
Básicos e específicos de processos
do passado
Mapeamento dos
processos, riscos
e registros
informacionais
Implantação
Visão da modelagem Departamental
sempre corporativa por processo

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Implantação das
Procedimentos tecnolocgias de ECM Taxonomia Tabela de Levantamento
Operacionais customizadas aplicáveis temporalidade dos registros
Básicos e documental informacionais
específicos ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT
de processos
do passado
Mapeamento dos
processos, riscos
e registros
informacionais
Implantação
Visão da modelagem Departamental
sempre corporativa por processo

Funcionalidades de ECM – Enterprise Content Management
http://www.softlinx.com/products/oracle_ecm.html

Quais são as opções disponíveis
para a Digitalização de Documentos
– o que vale mais a pena –
relação de custo x benefício

Opções para digitalização de Recursos Informacionais
Para cada tipo de registro informacional um
tipo de scanner específico

Modelos de scanners – periférico de capture

Formatos disponíveis para digitalização (imagens)

Escolha do scanners por demanda de processamento
Workgroups – 10 a 25 ppm
Departamentais – 26 a 40 ppm
Média Produção – 40 a 120 ppm
De Produção – acima de 120 ppm
Grandes formatos – plantas de engenharia, por exemplo
Scanners alta velocidade – exemplo documentos padronizados –
cheques
Scanners de microfilmes

Avaliação de custo x benefício
Qual a razão da demanda de digitalização?
Volume excessivo?
Dificuldade de localização da informação?
Distâncias consideráveis entre o acesso e
armazenamento ?
Ação de plano de contingência?
Mitigação de risco?
Velocidade de acesso à informação?

Avaliação de custo x benefício
Realização dos serviços in company ou na
modalidade de outsourcing?
Back file Demanda
diária

Reconhecimento óptico
Poderão ser utilizadas as tecnologias de reconhecimento
óptico, para aquelas imagens, cujos conteúdos ofereçam
valor de pesquisa para organização :
OCR (Optical character recognition)
Zonal (campo específico de formulários)
Full text
ICR ( Inteligent character recognition)
Código de barras

Gestão de conteúdos físicos e
digitais
http://eltonvaz.sites.uol.com.br/

Integração das Tecnologias
Site Institucional Intranet/Extranet
WCM
ECM
* U. I. N. *
BPM
Unidade de Informação para Negócio
Serviços Conteúdo Acervos
Colaboração
Sistemas Legados Eletrônico Fisicos

Uso de metodologia e tecnologia da informação
ECO-SISTEMA TECNOLÓGICO ORGANIZACIONAL
BPMS processos 1ª. E 2ª. ONDAS
dados 1ª. ONDA
registros informacionais 2ª. ONDA
ECM

Organização e guarda de
documentos

Ciclo de Vida das Informações
Conceito
• A identificação e monitoramento da
informação desde o momento em que ela é
produzida até as etapas de processamento,
armazenamento e descarte.
Criação Processamento Armazenamento Destruição

Como Gerenciar o Ciclo de Vida das Informações
Como gerenciar
• Utilizando métodos de estruturação
documental, técnicas de armazenamento e
tecnologia da informação

Como Gerenciar o Ciclo de Vida das Informações
Finalidade do gerenciamento
• Redução dos custos de gestão documental
• Redução dos riscos operacionais
• Racionalização do tempo de busca
• Seletividade e valia da informação

Organização de documentos - fases

Guarda de documentos – fases– área pública
Definida na TTD pela freqüência de uso

Guarda de documentos – fases- área privada
Definida na TTD pela freqüência de uso

Gerenciamento eletrônico de
documentos

GED / ECM – Porque implantar?
A humanidade gerou a mesma quantidade de
informações nos últimos 50 anos que nos 5 mil
anteriores.
Duplicará esse número entre os próximos 18 e 36
meses.
No ano 2010 a informação duplicará a cada 11 horas.
Fonte: Cenadem

GED / ECM – Porque implantar?
Cada vez mais geramos documentos em papel. Essa
avalanche de papel gera, a cada dia, maiores
problemas, por exemplo:
Um executivo gasta em média quatro semanas por
ano procurando documentos.
Em média, faz‐se 19 cópias de cada documento.
Gasta‐se US$ 250,00 para recriar cada documento
perdido.
Fonte: Cenadem

GED / ECM – Porque implantar?
Empresas e organismos governamentais nos mais diversos
níveis estão implantando tais sistemas com diversos
objetivos. No entanto, as sete principais razões são:
Fator diferencial competitivo.
Absoluto controle dos processos de negócio.
Diminuição no tempo de tramitação dos documentos.
Eliminação dos riscos de extravios de documentos.
Possibilidade de um mesmo documento ser examinado,
simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos
departamentos.
Diminuição dos custos operacionais.
Aumento da produtividade que pode chegar a 200%.
Fonte: Cenadem

Elaboração da TTD e Plano de
Contingência dos Registros Vitais

O que são registros vitais?
• Registros vitais são aqueles que têm valor
comprobatório e evidenciam o relacionamento
comercial da empresa com o seus stakeholders
(governo, fornecedores, clientes, parceiros etc.)

TTD - uma funcionalidade do sistema de
ECM –Enterprise Content Management
Conceito de TTD
• A TTD é um instrumento de gestão documental, que
determina o prazo de retenção dos registros informacionais
em seu contexto temático, existentes em um determinado
acervo, levando-se em consideração as exigências de
informação comprobatória do processo de negócio e da
legislação, quando aplicável.
• A TTD deverá estar associada a todo e qualquer tipo de
registro informacional seja um documento arquivístico
convencional ou a qualquer outro documento bibliográfico ou
especial.

TTD -uma funcionalidade do sistema de
ECM –Enterprise Content Management
Porque automatizar a TTD
• A TTD não deverá ser mais um relatório impresso, mas sim
um módulo do ECM, pois tem um caráter absolutamente
dinâmico e pode sofrer alterações a cada nova mudança do
negócio.
• A TTD está diretamente relacionada com o Plano de
Classificação, com a Taxonomia Corporativa e funcionará de
forma automatizada definindo sobre a obsolescência da
informação.

Conceito de Plano de Classificação , TTD e Ação de Contingência
Associados
PLANO DE CLASSIFICAÇÃO

Planejamento do Projeto - PMI

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Comercial
Implantação
Visão da modelagem Departamental
sempre corporativa por processo

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Técnico
Comercial
Implantação
Visão da modelagem Departamental
sempre corporativa por processo

GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
Técnico Jurídico
Comercial
Implantação
Visão da modelagem Departamental ou
sempre corporativa por processo

BENEFÍCIOS
Conhecimento
Consistência
Conformidade
Precisão
Agilidade
Envolvimento

MONITORES SUAS INFORMAÇÕES E
CONHECIMENTO E SAIBA DE ONDE
REALMENTE VEM SUA MAIOR
AMEAÇA!

• Autenticação de imagens digitais:
Uma solução para atendimento às ações de
contingência e racionalização de custos

Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.
Rosália Paraíso Matta de Paula
rosalia.paraiso@documentar.com.br