Soluções para digitalização, proteção e armazenamento de informações jurídicas

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Apresentação do Workshop “Soluções para digitalização, proteção e armazenamento de informações jurídicas”, durante a 2ª Edição do Legal IT Fórum, em São Paulo, ocorrido em Agosto desse ano.

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Soluções para digitalização, proteção e armazenamento de informações jurídicas

  1. 1. WORKSHOP 2 Soluções para Digitalização, Proteção e Armazenamento de Informações Jurídicas Físicas e Digitais Por Rosália Paraiso Matta de Paula Sócia Diretora da Unidade de Negócios
  2. 2. Conteúdo 1. Por onde começar um projeto de digitalização – quais são os primeiros passos 2. Quais são as opções disponíveis para a digitalização de documentos – o que vale mais a pena – acompanhe a relação custo benefício 3. Gestão de conteúdos físicos e digitais 4. Organização e guarda de arquivos 5. Gerenciamento eletrônico de documentos 6. Elaboração da TTD Corporativa e Plano de Contingência dos registros vitais 7. Desburocratizando a Autenticacao! (apresentação de tecnologia) Válber Azevêdo de Miranda Cavalcanti
  3. 3. Por onde começar um projeto de digitalização – quais são os primeiros passos
  4. 4. É imprescindível contextualizar o projeto sob a ótica do negócio!
  5. 5. Os negócios exigem: Maior transparência nos negócios - Governança Corporativa Mais competência na Gestão do Negócios Maior controle do Risco Operacional Maior precisão, seletividade e velocidade de Acesso à Informação e Conhecimento
  6. 6. Governança Corporativa Código das Melhores Práticas de Governança Corporativa – 3ª.versão. 2004
  7. 7. Por que Governança Corporativa? Governança corporativa é o conjunto de processos, costumes, políticas, leis, regulamentos e instituições que regulam a maneira como uma empresa é dirigida, administrada ou controlada e estuda as relações entre os diversos atores envolvidos (os stakeholders) e os objetivos pelos quais a empresa se orienta. Os principais atores tipicamente são os acionista, a alta administração e o conselho de administração. Outros participantes da governança corporativa incluem os funcionários, fornecedores, clientes, bancos e outros credores, instituições reguladoras (como a CVM, o BaCen, etc.), o meio-ambiente e a comunidade em geral.
  8. 8. Objetivos e Princípios Básicos GOVERNANÇA CORPORATIVA
  9. 9. “a obrigação e o desejo de informar” - transparência Informação endógena Informação exógena
  10. 10. Estruturas organizacionais de informação
  11. 11. Como gerenciar todas essas INFORMAÇÕES?
  12. 12. Information Business Framework GESTÃO DE CONHECIMENTO Estratégia Competitiva Integração Colaboração Inovação Capital Intelectual TECNOLOGIA CORPORATIVA MODELAGEM DE PROCESSO GESTÃO DA INFORMAÇÃO Tomada Estratégia de Processos Infraestrutura de Decisão Negócios de TI GESTÃO DE DOCUMENTOS Físicos e Eletrônicos Operações Jurídico Financeiro Administrativo Outras D1 D2 D3 D4 Benefícios Acervos Documentais www.documentar.com.br
  13. 13. Inter-relacionamento para Governança Corporativa
  14. 14. Information Business Framework GESTÃO DE CONHECIMENTO Estratégia Competitiva Integração Colaboração Inovação Capital Intelectual TECNOLOGIA CORPORATIVA MODELAGEM DE PROCESSO GESTÃO DA INFORMAÇÃO Tomada Estratégia de Processos Infraestrutura de Decisão Negócios de TI GESTÃO DE DOCUMENTOS Físicos e Eletrônicos Operações Jurídico Financeiro Administrativo Outras D1 D2 D3 D4 Benefícios Acervos Documentais www.documentar.com.br
  15. 15. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Processo de implementação
  16. 16. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Modelo ‐ Visão Corporativa
  17. 17. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
  18. 18. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
  19. 19. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais
  20. 20. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Implantação Departamental - por partes do processo -
  21. 21. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais
  22. 22. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Levantamento dos registros informacionais de processos do passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais Implantação Visão da modelagem Departamental sempre corporativa por processo
  23. 23. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Tabela de temporalidade Levantamento documental e Plano de dos registros informacionais Contingência de processos do passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais Implantação Visão da modelagem Departamental sempre corporativa por processo
  24. 24. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Taxonomia Tabela de Levantamento dos registros temporalidade informacionais documental de processos do passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais Implantação Visão da modelagem Departamental sempre corporativa por processo
  25. 25. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Taxonomia Tabela de Levantamento temporalidade dos registros Procedimentos Operacionais documental informacionais Básicos e específicos de processos do passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais Implantação Visão da modelagem Departamental sempre corporativa por processo
  26. 26. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Implantação das Procedimentos tecnolocgias de ECM Taxonomia Tabela de Levantamento Operacionais customizadas aplicáveis temporalidade dos registros Básicos e documental informacionais específicos ENTERPRISE CONTENT MANAGEMENT de processos do passado Mapeamento dos processos, riscos e registros informacionais Implantação Visão da modelagem Departamental sempre corporativa por processo
  27. 27. Funcionalidades de ECM – Enterprise Content Management http://www.softlinx.com/products/oracle_ecm.html
  28. 28. Quais são as opções disponíveis para a Digitalização de Documentos – o que vale mais a pena – relação de custo x benefício
  29. 29. Opções para digitalização de Recursos Informacionais Para cada tipo de registro informacional um tipo de scanner específico
  30. 30. Modelos de scanners – periférico de capture
  31. 31. Formatos disponíveis para digitalização (imagens)
  32. 32. Escolha do scanners por demanda de processamento Workgroups – 10 a 25 ppm Departamentais – 26 a 40 ppm Média Produção – 40 a 120 ppm De Produção – acima de 120 ppm Grandes formatos – plantas de engenharia, por exemplo Scanners alta velocidade – exemplo documentos padronizados – cheques Scanners de microfilmes
  33. 33. Avaliação de custo x benefício Qual a razão da demanda de digitalização? Volume excessivo? Dificuldade de localização da informação? Distâncias consideráveis entre o acesso e armazenamento ? Ação de plano de contingência? Mitigação de risco? Velocidade de acesso à informação?
  34. 34. Avaliação de custo x benefício Realização dos serviços in company ou na modalidade de outsourcing? Back file Demanda diária
  35. 35. Reconhecimento óptico Poderão ser utilizadas as tecnologias de reconhecimento óptico, para aquelas imagens, cujos conteúdos ofereçam valor de pesquisa para organização : OCR (Optical character recognition) Zonal (campo específico de formulários) Full text ICR ( Inteligent character recognition) Código de barras
  36. 36. Gestão de conteúdos físicos e digitais http://eltonvaz.sites.uol.com.br/
  37. 37. Integração das Tecnologias Site Institucional Intranet/Extranet WCM ECM * U. I. N. * BPM Unidade de Informação para Negócio Serviços Conteúdo Acervos Colaboração Sistemas Legados Eletrônico Fisicos
  38. 38. Uso de metodologia e tecnologia da informação ECO-SISTEMA TECNOLÓGICO ORGANIZACIONAL BPMS processos 1ª. E 2ª. ONDAS dados 1ª. ONDA registros informacionais 2ª. ONDA ECM
  39. 39. Organização e guarda de documentos
  40. 40. Ciclo de Vida das Informações Conceito • A identificação e monitoramento da informação desde o momento em que ela é produzida até as etapas de processamento, armazenamento e descarte. Criação Processamento Armazenamento Destruição
  41. 41. Como Gerenciar o Ciclo de Vida das Informações Como gerenciar • Utilizando métodos de estruturação documental, técnicas de armazenamento e tecnologia da informação
  42. 42. Como Gerenciar o Ciclo de Vida das Informações Finalidade do gerenciamento • Redução dos custos de gestão documental • Redução dos riscos operacionais • Racionalização do tempo de busca • Seletividade e valia da informação
  43. 43. Organização de documentos - fases
  44. 44. Guarda de documentos – fases– área pública Definida na TTD pela freqüência de uso
  45. 45. Guarda de documentos – fases- área privada Definida na TTD pela freqüência de uso
  46. 46. Gerenciamento eletrônico de documentos
  47. 47. GED / ECM – Porque implantar? A humanidade gerou a mesma quantidade de informações nos últimos 50 anos que nos 5 mil anteriores. Duplicará esse número entre os próximos 18 e 36 meses. No ano 2010 a informação duplicará a cada 11 horas. Fonte: Cenadem
  48. 48. GED / ECM – Porque implantar? Cada vez mais geramos documentos em papel. Essa avalanche de papel gera, a cada dia, maiores problemas, por exemplo: Um executivo gasta em média quatro semanas por ano procurando documentos. Em média, faz‐se 19 cópias de cada documento. Gasta‐se US$ 250,00 para recriar cada documento perdido. Fonte: Cenadem
  49. 49. GED / ECM – Porque implantar? Empresas e organismos governamentais nos mais diversos níveis estão implantando tais sistemas com diversos objetivos. No entanto, as sete principais razões são: Fator diferencial competitivo. Absoluto controle dos processos de negócio. Diminuição no tempo de tramitação dos documentos. Eliminação dos riscos de extravios de documentos. Possibilidade de um mesmo documento ser examinado, simultaneamente, por várias pessoas e até mesmo diversos departamentos. Diminuição dos custos operacionais. Aumento da produtividade que pode chegar a 200%. Fonte: Cenadem
  50. 50. Elaboração da TTD e Plano de Contingência dos Registros Vitais
  51. 51. O que são registros vitais? • Registros vitais são aqueles que têm valor comprobatório e evidenciam o relacionamento comercial da empresa com o seus stakeholders (governo, fornecedores, clientes, parceiros etc.)
  52. 52. TTD - uma funcionalidade do sistema de ECM –Enterprise Content Management Conceito de TTD • A TTD é um instrumento de gestão documental, que determina o prazo de retenção dos registros informacionais em seu contexto temático, existentes em um determinado acervo, levando-se em consideração as exigências de informação comprobatória do processo de negócio e da legislação, quando aplicável. • A TTD deverá estar associada a todo e qualquer tipo de registro informacional seja um documento arquivístico convencional ou a qualquer outro documento bibliográfico ou especial.
  53. 53. TTD -uma funcionalidade do sistema de ECM –Enterprise Content Management Porque automatizar a TTD • A TTD não deverá ser mais um relatório impresso, mas sim um módulo do ECM, pois tem um caráter absolutamente dinâmico e pode sofrer alterações a cada nova mudança do negócio. • A TTD está diretamente relacionada com o Plano de Classificação, com a Taxonomia Corporativa e funcionará de forma automatizada definindo sobre a obsolescência da informação.
  54. 54. Conceito de Plano de Classificação , TTD e Ação de Contingência Associados PLANO DE CLASSIFICAÇÃO
  55. 55. Planejamento do Projeto - PMI
  56. 56. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Comercial Implantação Visão da modelagem Departamental sempre corporativa por processo
  57. 57. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Técnico Comercial Implantação Visão da modelagem Departamental sempre corporativa por processo
  58. 58. GERIR Gestão Integrada de Recursos Informacionais Técnico Jurídico Comercial Implantação Visão da modelagem Departamental ou sempre corporativa por processo
  59. 59. BENEFÍCIOS Conhecimento Consistência Conformidade Precisão Agilidade Envolvimento
  60. 60. MONITORES SUAS INFORMAÇÕES E CONHECIMENTO E SAIBA DE ONDE REALMENTE VEM SUA MAIOR AMEAÇA!
  61. 61. • Autenticação de imagens digitais: Uma solução para atendimento às ações de contingência e racionalização de custos
  62. 62. Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo. Rosália Paraíso Matta de Paula rosalia.paraiso@documentar.com.br

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