Sistemas de Normatização Corporativos

CONSOLIDAÇÃO DE SISTEMAS DE NORMATIZAÇÃO CORPORATIVOS Ângela Rodrigues A. Guimarães Diretora de Gestão de Conteúdo e Conhecimento Corporativos Maio/2007 www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

“MODELO DE NEGÓCIO” Sujeito da ação Empresário/Acionistas ( empreendimento privado ) Governo/Sociedade Civil Expresso ( empreendimento público ) objetivamente através Materializado através de de documentos de ações auto-referência Autodeterminação Estratégicos Ações Empreendimento Missão/Visão/ Ações Ações possível Objetivos/Metas Contínuas – Discretas – Determinações “processos” “projetos” Táticos externas Políticas/Diretriz es/Normas/ Meio Ambiente (Mundo Real) Procedimentos Normativos Clientes/Concorrência Tecnologia/Legislação Em conjunto, os documentos Política/Preservação do meio de auto-referência e os Modelo de Negócio ambiente processos constituem o que se chama de www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

“MODELO DE NEGÓCIO” Sujeito da ação Um Modelo de Negócio, do ponto de vista tático, é objetivado Empresário/Acionistas através da formalização do Sistema Normativo associado ao ( empreendimento privado ) mapeamento dos Processos organizacionais => registro fiel Governo/Sociedade Civil Expresso doobjetivamente através direcionamento e das ações de um empreendimento. ( empreendimento público ) Materializado através de de documentos de ações auto-referência Autodeterminação Estratégicos Ações Empreendimento Missão/Visão/ Ações Ações possível Objetivos/Metas Contínuas – Discretas – Determinações “processos” “projetos” Táticos Consolidação de externas Sistemas de Normatização Corporativos Políticas/Diretriz es/Normas/ Desenvolvimento e implantação das Políticas, Diretrizes, Normas e Procedimentos Meio Ambiente (Mundo Real) Normativos Procedimentos Normativos de uma organização, de forma Clientes/Concorrência consistente e alinhada com as determinações estratégicas e com os Tecnologia/Legislação Em conjunto, os documentos processos de negócio. de auto-referência e os Modelo de Negócio Política/Preservação do meio ambiente processos constituem o que se chama de www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

EXIGÊNCIAS COMPETITIVAS EXIGÊNCIA DE MAIOR TRANSPARÊNCIA NOS NEGÓCIOS – GOVERNANÇA CORPORATIVA • Regulamentações como Sarbanes-Oxley, Resolução 2554 do Banco Central EXIGÊNCIA DE MAIOR COMPETÊNCIA NA GESTÃO DOS NEGÓCIOS • Gestão do Conhecimento, BI – Business Intelligence, IC – Inteligência Competitiva, BPM – Business Process Management, ERP, CRM • Certificações como ISO 9000, PNQ EXIGÊNCIA DE MAIOR CONTROLE DO RISCO OPERACIONAL • São deficiências em sistemas de informação ou em processos internos que resultem em perdas inesperadas • Normalmente associado a erro humano, falhas de sistemas, procedimentos indevidos e controles inadequados Comitê da Basiléia – 1994 - Risk Management Guideline www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

CPM (Corporate Performance Management) “Corporate performance management (CPM) é um termo amplo que descreve as metodologias, métricas, processos e sistemas usados para monitorar e gerenciar o desempenho de uma empresa. Aplicações aderentes ao CPM traduzem informação estratégica em planos operacionais e trazem resultados com alto valor agregado. Elas possibilitam a disseminação e o compartilhamento de informações, dentro e fora dos limites da empresa, para todos os empregados, parceiros, acionistas e, mais importante ainda, para os clientes.” Gartner Group www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

PARA QUE SERVE UM SISTEMA DE NORMATIZAÇÃO Políticas Alinhamento Consistência Diretrizes Conformidade Precisão Normas Controle Procedimentos Transparência Corporativos Competência Organizacional Procedimentos Locais www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

ALGUNS CONCEITOS Visão e Missão Políticas Onde chegar e para que Caráter mais permanente Demandam Diretrizes para estabelecer objetivos e ações a cumprir. Políticas e Diretrizes complementam-se. Diretrizes www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

ALGUNS CONCEITOS Políticas Diretrizes Procedimentos Normativos - Desdobramento das diretrizes Conteúdo, funçõesesclarecem as detalham e e regras e critérios responsabilidades Normas estabelecidos pelas normas. O QUÊ FAZER Complementação das normas Procedimentos N. Corporativos Visão mais detalhada COMO FAZER Procedimentos Operacionais Procedimentos N. Locais – refletem e detalham os processos operacionais Especificidades www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES O modelo normativo que propomos baseia-se no Gerenciamento pelas Diretrizes Gerenciamento pelas Diretrizes Conjunto de atividades integradas, estruturadas e sistemáticas de planejamento, execução e controle, que visam direcionar os esforços para os objetivos priorizados pela administração superior. É um processo de melhoria do gerenciamento pelo comprometimento de todos os níveis hierárquicos com conceitos, metodologia e ferramentas. www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

PREMISSAS DO MODELO DE SISTEMAS DE NORMATIZAÇÃO Relacionamento entre o sistema normativo e a estrutura de processos Políticas Maior reflexo Macro Alinhamento vertical Diretrizes Alinhamento vertical Processos Normas Processos Procedimentos Sub-Processos Corporativos Procedimentos Locais Atividades www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

DIAGRAMA DO MODELO 3 – Normas 2- Política / Diretrizes (o quê) 1- Direcionamento Macroprocesso Estratégico (Visão e Missão onde e para quê) Processos 4 – Procedi- mentos Árvore de Processos 6 – Avaliação da Qualidade Sub-processos (como) (percepção do mercado) 5 – Produtos e Serviços (resultados) Estrutura Organizacional www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

CONSTRUÇÃO DE UM SISTEMA NORMATIVO Construção a partir da análise dos processos de negócio e não de funções, áreas ou produtos. www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

CONSTRUÇÃO DE UM SISTEMA NORMATIVO ITEM AÇÃO DESCRIÇÃO / ATIVIDADES PRODUTO Recebimento/coleta da “Planilha de insumos documentação pertinente. recebidos” Planilhamento da documentação Levantamento de recebida. 01 dados e Analise, em nível macro, da informações completude das informações recebidas. Realizar entrevistas para complementação de dados e informações www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

CONSTRUÇÃO DE UM SISTEMA NORMATIVO ITEM AÇÃO DESCRIÇÃO / ATIVIDADES PRODUTO • Análise e nivelamento das “Norma Políticas e políticas e diretrizes existentes Diretrizes da Área, •Elaboração dos instrumentos Norma do Sistema normativos de Normatização e •Análise de infra-estrutura do Norma do 02 Elaboração do Processo de cliente para acomodar/divulgar os conjunto de padrões instrumentos normativos Normatização” gerenciais •Elaboração dos padrões que regerão os instrumentos normativos www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

CONSTRUÇÃO DE UM SISTEMA NORMATIVO ITEM AÇÃO DESCRIÇÃO / ATIVIDADES PRODUTO •Identificação dos processos e sub-processos “Documentos •Identificação das inter-relações classificados por conteúdo” – produto •Elaboração da estrutura interno normativa por processo. 03 Análise da documentação “Planilhas contendo estruturas normativas por processo” www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

CONSTRUÇÃO DE UM SISTEMA NORMATIVO ITEM AÇÃO DESCRIÇÃO / ATIVIDADES PRODUTO •Análise do conteúdo classificado por tipo “Normas e •Análise do conteúdo classificado procedimentos pelo contexto do negócio elaborados” •Elaboração das primeiras versões 04 Elaboração de normas e •Auditoria para verificação de utilização total dos documentos procedimentos. fornecidos pelo cliente. •Nivelamento de competências e atribuições www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

CONSTRUÇÃO DE UM SISTEMA NORMATIVO ITEM AÇÃO DESCRIÇÃO / ATIVIDADES PRODUTO •Análise de cada norma e dos procedimentos associados. “Normas e •Elaboração dos documentos Procedimentos em comparativos última versão” •Identificação de lacunas, 05 Análise crítica da inconsistências e repetições. documentação elaborada. •Assegurar inter-relações www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

CONSTRUÇÃO DE UM SISTEMA NORMATIVO ITEM AÇÃO DESCRIÇÃO / ATIVIDADES PRODUTO •Seleção de termos e expressões mais utilizados nos documentos “Glossário da •Classificação alfabética geral estrutura •Classificação alfabética por normativa” 06 Elaboração de processo Glossário Elaboração do glossário normativo www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

MANUTENÇÃO DE UM SISTEMA NORMATIVO Conjunto de Padrões Gerenciais Políticas, Diretrizes específicas e Norma / Procedimentos, que estabelecem regras, critérios e orientações para gestão do Sistema Normativo ( elaboração, implantação e controle dos documentos normativos). Responsáveis Definidos internamente são responsáveis pela elaboração, revisão e aprovação dos instrumentos normativos. Tecnologias ECM – workflow de geração/aprovação/disponibilização + controle de versão e de impacto nos instrumentos normativos e procedimentos operacionais www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

BENEFÍCIOS Instruções normativas criadas em alinhamento com as políticas e diretrizes definidas. Garantia dos documentos normativos e da forma de execução das atividades alinhada com resoluções internas e de órgãos externos reguladores da área. Instruções normativas registradas em sua última versão tornando possível a implementação de procedimentos de verificação, auditoria e controle. Aumento do conhecimento sobre o funcionamento da organização. www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

BENEFÍCIOS Padronização do formato e parâmetros que regem as instruções normativas. Identificação das responsabilidades sobre a realização das atividades internas. Identificação das interfaces com atores internos e externos. Redução de treinamento dada à facilidade de transferência de conhecimento. www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

• Os bailarinos fazem parte de uma troupe de artistas com deficiência auditiva e obedecem às instruções de pessoas que usam linguagem de sinais, postadas nos quatro cantos do palco. • É um dos espetáculos mais bonitos que alguém já pode ter visto, não só pela beleza mas também pela complexidade da montagem. www.documentar.com.br Todos os direitos reservados à Documentar Tecnologia e Informação

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