Prêmio Intranet Portal 2009 - Grand Prix

Utilize nosso conhecimento como seu diferencial competitivo.

DOCUMENTAR Intranet Portal Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento Unidade de Gestão do Conteúdo e Conhecimento Ângela Guimarães Ângela Guimarães Diretora Diretora www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

A Documentar  Mais de 24 anos de atuação, considerada referência em Gestão de Documentos e Informação  Mais de duzentos funcionários, profissionais diversas áreas do conhecimento Gestão do 2007/09 Conhecimento  Carteira constituída por grandes clientes, com Corporativo atuação em todo o território Nacional 2006 Modelagem de Processos  Empresa inovadora e precursora nesse e Sistemas Normativos segmento com Metodologia e Competência . reconhecidas pelo mercado Gestão física e eletrônica 2000 de conteúdos informacionais  Empresa Reconhecida - 2008 corporativos  Entre as 200 maiores empresas 1995 brasileiras de TI – Info Exame  Entre as 200 maiores empresas do Organização de Documentos segmento PME – Revista Exame PME 1985 ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Soluções Documentar... INFORMATION BUSINESS FRAMEWORK GESTÃO DE CONHECIMENTO GESTÃO DE PROCESSOS E REGRAS DE NEGÓCIO Estratégia Integração Colaboração Inovação Capital Intelectual Competitiva GESTÃO DA INFORMAÇÃO TECNOLOGIA Tomada Estratégia de Processos Infraestrutura de TI de Decisão Negócios PROCESSO DE GESTÃO INTEGRADA DE INFORMAÇÃO GESTÃO DE DOCUMENTOS E CONHECIMENTO PARA NEGÓCIO Físicos e Eletrônicos Operações Jurídico Financeiro Administrativo Outras D1 D2 D3 D4 Benefícios Acervos Documentais ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Portfólio de Soluções Documentar INFORMATION BUSINESS FRAMEWORK GESTÃO DE CONHECIMENTO GESTÃO DE ANÁLISE CORPORATIVA GESTÃO DE E PLANEJAMENTO DO IMPLANTAÇÃO DO OUTSOURCING DO PROCESSOS E MODELO DE GC PROCESSO DE GC TECNOLOGIA MODELO DE GC REGRAS DE NEGÓCIO IMPLANTAÇÃO DE TECNOLOGIA PRÓPRIA GESTÃO DA INFORMAÇÃO ASSOCIADA OU MODELAGEM NÃO À DE PLANEJAMENTO E DESENVOLVIMENTO DE , REDESENHO E TERCEIROS PARA IMPLEMENTAÇÃO DE SOLUÇÕE PRÉ OUTSOURCING DO AUTOMATIZAÇÃO SUPORTAR AS SOLUÇÕES VOLTADAS FORMATADAS PARA PROCESSO DE GESTÃO DE PROCESSOS SOLUÇÕES PARA DEMANDAS DEMANDAS RECORRENTES DA INFORMAÇÃO PROPOSTAS ESPECÍFICAS DO CLIENTE DOS CLIENTE ORGANIZAÇÃO E GESTÃO DE DOCUMENTOS DESENVOLVIMENTO DE SISTEMAS ELABORAÇÃO DE NORMATIVOS INSTRUMENTOS DE ORGANIZAÇÃO E TERCEIRIZAÇÃO DE SUPORTE INFORMATIZAÇÃO DE DE PROFISSIONAIS PARA (TTD, Taxonomias, Planos de ACERVOS DOCUMENTAIS GESTÃO DE Arquivos, Vocabuláridos (ARQUIVOS E DOCUMENTOS Controlados BIBLIOTECAS) ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Alguns Projetos  BPO  S. Normativo  GD/GI  Embratel  BNDES  Açominas  Samarco P3P  Petrobras Materiais  Ambeve Jurídico e  Vale  Petrobras RH Financeiro  Banco Fidis  Banco Itau  Deten Química  Petrobras RSUD  Petros  Sest/Senat  Ferrous  Fiat Comunicação  Processos  Taxonomia  Samarco GD  Sest/Senat  Deten Quimica  Sanofi  Samarco GC  Vale  Samarco P3P  Sanofi  Rede Globo  Belgo Mineira  Votoratin  Sest/Senat  Andrade Gutierrez  Belgo Mineira  SEDE  SENAC -SP  CCEE  Sanofi  SEDE  Banco Itaú  BDMG Jurídico ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

A Documentar em 2006 DESAFIO?  Prestação de serviços de Consolidação de Sistemas Normativos, Modelagem de Processos de Gestão de Documentos e Gestão da Informação Gestão do 2007/09 Conhecimento 21 anos de atuação, considerada Corporativo referência em Gestão de Documentos 2006 Modelagem de Processos  Carteira constituída por grandes clientes e Sistemas Normativos . Gestão física e eletrônica 2000 de conteúdos informacionais  Empresa visionária e precursora nesse segmento corporativos 1995  Metodologia reconhecida pelo mercado Organização de Documentos 1985 www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

O que motivou? Equipe Interdisciplinar Grande volume de projetos Dispersão geográfica da equipe Conhecimento acumulado, registrado e pouco aproveitado Possibilitar a reutilização das INFORMAÇÕES relacionadas ao conteúdo dos Projeto Técnicos já executados. Reduzir retrabalho Fomentar e administrar o CONHECIMENTO Organizacional Desenvolver uma nova área de NEGÓCIO www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Ação Estratégica PLANEJAMENTO ESTRÁTÉGICO DOCUMENTAR 2006 Objetivos Estratégicos Desenvolver continuamente a cultura de produção, registro, compartilhamento e gestão do conhecimento técnico-tecnológico Internalizar na rotina e na cultura empresarial o processo de inovação www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Ações Implantação, em outubro de 2006, da Unidade de Gestão do Conteúdo e do Conhecimento – UGC sob o comando de uma das sócias da empresa. Desenvolvimento do Planejamento Estratégico da Unidade, definindo Objetivos e metas para os próximos 03 anos. Definição dos projetos e atividades a serem implantados, com base nos objetivos e metas definidos, nas necessidades identificadas e nos critérios do “Prêmio Make”. Implantação da “Intranet Documentar”, como um ambiente de colaboração, compartilhamento do conhecimento e acesso à informações relevantes para as atividades profissionais. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Objetivos da GC Acesso e reutilização das informações geradas em projetos já executados Registro e compartilhamen Otimização da to do inteligência conhecimento corporativa interno e externo Fomento e Registro e criação de compartilhame novos nto das lições conhecimentos aprendidas Potencializaçã Efetivação do o da geração processo de inovação de colaborativo valor www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Foco – Critérios MAKE Prêmio MAKE - Most Admired Knowledge Enterprise - de excelência em Gestão do Conhecimento, avalia, através de seus critérios, se uma organização: 7. 5. 1. 4. 6. Gerencia o 2. Cria e Estabelec 3. Desenvol Cria e conhecime 8. Cria, mantém e uma Maximiza ve e mantém nto do Gerencia mantém um cultura o valor entrega uma cliente o e oferece ambiente corporati do conhecim cultura para conhecim suporte à de va de capital ento corporati aumentar ento para Gestão compartil Gestão intelectu baseado va de a gerar do hamento do al em aprendiz fidelidade valor ao Conhecim de conhecim produtos ado e valor acionista ento. conhecim ento e serviços contínuo para o entos meso www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Projetos de GC e a Intranet Programas de Incentivo à participação dos colaboradores Notícias do Conhecimento Elaboração da Taxonomia e do Gossário Técnico Elaboração dos Padrões Documentar Desenvolvimento da “Base do Conhecimento” Desenvolvimento da “Base de Projetos Realizados” Remodelagem do site Documentar Ampliação dos canais de comunicação entre a empresa e os colaboradores Apoio e disseminação das atividades de capacitação Apoio e disseminação do modelo de gestão por competências Programas de inovação Desenvolvimento da metodologia para diagnóstico e implementação de projetos de GC Construção da Intranet Documentar www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Base de Projetos Realizados I4BS Web/WebPart: • Busca por Dossiê Eletrônico • Busca pela Estrutura de Pastas •Busca por Conteúdo (Fulltext/Fuzzy search). • Busca Avançada • Busca por Perspectivas (Taxonomias) • Busca por Tipo de Documento www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Fatores de Sucesso  Concepção baseada nos processos de negócio da Documentar  A Intranet esta inserida na rotina Documentar, Intranet Documentar sendo caminho obrigatório para registro de “Espaço para integração, solicitações, da informação e do conhecimento conexão e colaboração” produzido pela empresa.  Maior facilidade de acesso aos produtos e serviços da Gestão do Conhecimento  Disponibilização de canais de comunicação  Aperfeiçoamento dos processos de interação e comunicação interna Tecnologias utilizadas INTRANET DOCUMENTAR www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Alguns Números  Número de usuários cadastrados atualmente na Intranet: 265  Últimos números de acessos mensais: 1535 em julho 998 em agosto 1276 em setembro  NC já publicados: 438 – 1a. Publicação: 28/02/07  Número de colaboradores que já se apresentaram: 18 – desde 17/11/2008  Número de documentos na Base do Conhecimento: 18.600 www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Alguns Números Circuito do Conhecimento: 9 edições e 22 documentos publicados na Intranet este ano Número de trabalhos aprovados em eventos e periódicos neste ano: 6 Eventos Mapeados e divulgados em 2009 (cursos, palestras, congressos): 81 Número de recursos incorporados à Intranet no mês de setembro: 4 (Agenda de recursos, Padrões de documentos de projetos, Reservas de salas e Controle de tarefas da UGC) Funcionalidades da Intranet atualmente: 70 entre repositórios de documentos e sistemas Número de termos na taxonomia Documentar: 253 termos, sendo 23contribuições de colaboradores neste ano www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Alguns Números Dados do Atende RH Media de atendimentos realizados por mês:  1º. Trimestre do canal de atendimento: 358 consultas/média de 1,08 consulta por funcionário (somente dúvidas e questionamentos dos processos já instalados).  Último trimestre do canal de atendimento: 261 consultas /média 1,08 consulta por funcionário (dúvidas e questionamentos de processos já instalados e dos novos processos - Plano de Cargos e Salários, Avaliação de Desempenho e Convênios) . Numero de melhoria em processos/produtos realizados antes e após a implementação:  A área de RH atualmente tem 23 processos de trabalho. 60% dos processos foram revisados em função da implementação da prática. Tempo médio de solução de problema antes e após da implementação da prática: Os problemas eram solucionados em um prazo médio de 10 dias. Desde a implantação do canal são solucionados em 2 dias. As respostas fora de prazo não chegam a 1% Quantas FAQs o Atende RH gerou (Reuso da informação). 35 FAQs 8 revisões no Manual do Empregado www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Alguns Números  Desenvolvimento da Base do Conhecimento ( reuniu, em uma base única, o conteúdo relevante e atual para o negócio) com crescimento de 400% de acessos mensais. Reutilização de conteúdos já registrados em projetos da empresa, verificado através do crescimento de de 300% do número de acessos, por usuário, as informações disponibilizadas na Intranet.  Fomento à criação e disseminação do conhecimento de interesse organizacional, com crescimento de 220% de participação após a implantação das praticas de incentivo a gestão do conhecimento na empresa. Aumento em 33% a taxa de novas visitas ao site da Documentar, possibilitando novos contatos, clientes e parcerias. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Resultados Proteção do conhecimento organizacional Maior integração da equipe  Redução de retrabalho  Fomento à criação e disseminação do conhecimento  Automação do processo de registro e recuperação de informações  Promoção e fomento ao debate e a análise de novas práticas  Incentivo ao processo de inovação Elaboração da Linha de atuação “Gestão do Conhecimento”  Agilidade e precisão na tomada de decisão www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Depoimentos “O processo de Gestão do Conhecimento implantado na Documentar realmente agregou muito valor ao nosso dia-a-dia. A forma com que foi implantado despertou/incentivou a cultura do compartilhamento de conhecimento de forma padronizada e estruturada, possibilitando a recuperação rápida e precisa das informações, por qualquer funcionário, indiferente do projeto ou região que estiver trabalhando. As iniciativas da UGC encurtaram às distâncias geográficas entre a Documentar e seus funcionários além de potencializar a formação dos nossos talentos internos.” Renata Melo – Gerente de Gestão de Pessoas “Depois da estruturação de nossa Intranet pude perceber como melhorou o compartilhamento e disseminação de informações empresa-colaborador-empresa. A UGC está fazendo um excelente trabalho! As notícias, a Base de Conhecimento, os links, os eventos, ou seja, toda informação útil para nossa atuação é compartilhada gerando conhecimento, isso nos diferencia e qualifica perante o mercado e os clientes”. Elaine Pinto – Gerente Regional de Vendas UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Depoimentos “A utilização da Intranet foi muito importante para o Sistema de Gestão da Qualidade pois permitiu, de uma maneira muito simplificada, a gestão, o controle e a publicação de toda a documentação e registros exigidos pela NBR ISO 9001/2008. Uma das maiores dificuldades encontradas pelo Escritório da Qualidade era a manutenção dos documentos atualizados no sistema de gestão anterior - SIS. Qualquer atualização e publicação necessárias eram de responsabilidade da TI da empresa, o que nos deixava “presos”. Agora, com a Intranet (SharePoint), o próprio Escritório da Qualidade faz todas as publicações e alterações. Além disso, temos a garantia de que todos os usuários da Empresa tem acesso ao nosso conteúdo de maneira simples!” Ana Rita Garcia – Consultora e Representante da Direção na Gestão da Qualidade “Tive a oportunidade de acessar a Intranet da empresa em que um amigo meu trabalha e pude comparar e notar algo que me deixou feliz, ele tem um limite de acesso enquanto aqui na intranet da Documentar temos mas conteúdos ; informação, dicas etc. e podemos assim acompanhar o crescimento da empresa da qual faço parte . E recebi o cartão de contribuição/participação. Parabéns pelo crescimento e sucesso.” Elaine do Vale Vasconcelos – Auxiliar Técnico UGC - Disseminando informação, colhendo conhecimento. www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

Utilize nosso conhecimento como seu UGC - Disseminando informação, diferencial competitivo. colhendo conhecimento. Obrigada!!! Ângela Rodrigues de Araújo Guimarães angela.guimaraes@documentar.com.br conhecimento.ugc@documentar.com.br www.documentar.com.br ©Todos os direitos reservados Documentar Tecnologia em Informação

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Prêmio Intranet Portal 2009 - Grand Prix

by Documentar Tecnologia e Informação on Nov 17, 2009

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