Este documento discute las mejores prácticas para la elaboración de declaraciones tributarias cuando se lleva contabilidad. Señala que las cifras en las declaraciones deben tomarse de los libros oficiales de contabilidad. Sin embargo, en la práctica muchas empresas no registran las cifras en los libros hasta fin de año, lo que puede causar problemas si las declaraciones necesitan corrección. Los contadores deben asegurarse de que las cifras en las declaraciones coincidan con los libros oficiales.

1. Los libros oficiales y la elaboración de las declaraciones
tributarias
Cuando un contribuyente obligado a presentar sus declaraciones tributarias es a la vez un
contribuyente obligado a llevar contabilidad, lo más razonable es entender que los valores
llevados cada mes o cada bimestre a las declaraciones tributarias de retenciones en la fuente o
de IVA fueron valores tomados de lo que al cierre del mes o bimestre se reflejaba en sus libros
oficiales de contabilidad.
Ahora bien, es sabido que en la práctica son muchos los contribuyentes obligados a llevar
contabilidad que a la fecha en que se vencen sus declaraciones de retenciones en la fuente o de
IVA, en ese momento no han procedido a registrar las cifras contables en los respectivos quot;libros
oficiales de contabilidadquot; y en consecuencia, tales declaraciones son elaboradas solo con base
en simples quot;listados auxiliaresquot; o quot;balances de pruebaquot;.
Al respecto, cabe recordar que en el inciso segundo del art.56 del decreto 2649 de 1993 se da
un plazo especial para que las cifras sean registradas en
los libros oficiales. Allí leemos: quot;Sin perjuicio de lo dispuesto en normas especiales, los asientos
respectivos deben hacerse en los libros a más tardar en el mes siguiente a aquel en el cual las
operaciones se hubieran realizadoquot;
Pese a lo anterior, y si las declaraciones tributarias han sido a la vez firmadas por un
quot;Contadorquot; o por un quot;Revisor Fiscalquot;, estos profesionales deben ser los más interesados en
exigir que las cifras que en un comienzo fueron tomadas de simples listados auxiliares o
balances de prueba, sean prontamente asentadas en los libros oficiales de contabilidad (Nota:
si quieres aclarar cuales son las declaraciones por impuestos nacionales que requieren de la
firma de un quot;contador públicoquot;, no dejes de consultar la conferencia No. 27 de nuestro
producto quot;Aplicación y gestión de los impuestos nacionales)
Lo que se presume al encontrarse la firma de un profesional de la Contaduría en una
declaración por impuestos nacionales
En la norma contenida dentro del artículo 581 del actual Estatuto Tributario Nacional,
encontramos la siguiente disposición:

2. quot;ART. 581.-Efectos de la firma del contador. Sin perjuicio de la facultad de fiscalización e
investigación que tiene la administración de impuestos para asegurar el cumplimiento de las
obligaciones por parte de los contribuyentes, responsables o agentes retenedores, y de la
obligación de mantenerse a disposición de la administración de impuestos los documentos,
informaciones y pruebas necesarios para verificar la veracidad de los datos declarados, así
como el cumplimiento de las obligaciones que sobre contabilidad exigen las normas vigentes,
la firma del contador público o revisor fiscal en las declaraciones tributarias, certifica los
siguientes hechos:
1. Que los libros de contabilidad se encuentran llevados en debida forma, de acuerdo con los
principios de contabilidad generalmente aceptados y con las normas vigentes sobre la materia.
2. Que los libros de contabilidad reflejan razonablemente la situación financiera de la empresa.
3. Que las operaciones registradas en los libros se sometieron a las retenciones que establecen
las normas vigentes, en el caso de la declaración de retencionesquot;.
Como vemos, la norma es enfática en establecer que la firma de un profesional de la
Contaduría pública en las declaraciones tributarias implica que dicho profesional se aseguró
primero de que los quot;libros de contabilidadquot; estaban llevados en debida forma antes de poder
proceder a firmar la respectiva declaración. En consecuencia, solo las cifras que se registren en
los libros oficiales de contabilidad son las que respaldan la información llevada hasta la
declaración tributaria y avalada por el respectivo profesional de la contaduría.
Lo anterior significa que si al momento de presentar la declaración tributaria el Contador o
Revisor Fiscal solo tuvieron a la vista lo que se reflejaba en simples quot;listados auxiliaresquot; o
quot;balances de pruebaquot;, debe velar entonces porque esa misma información sea la que llegue
hasta los libros oficiales pues si sucediese que al momento de asentar las cifras en los libros se
produjesen cambios, en ese caso se entendería que la declaración respectiva no quedó
correctamente elaborada.
Lo anterior se ratifica si tomamos en cuenta lo que el mismo estatuto Tributario establece en
su art.775 del ET y que es aplicable al menos al caso de la declaración anual de renta. Allí
leemos:

3. ART. 775.-Prevalencia de los libros de contabilidad frente a la declaración. Cuando haya
desacuerdo entre la declaración de renta y patrimonio y los asientos de contabilidad de un
mismo contribuyente, prevalecen éstos.
Las costumbres inapropiadas
El problema en torno a lo que sucede a lo largo del año con las declaraciones mensuales de
retenciones en la fuente, o bimestrales del IVA, es que son muchas las empresas en la que
prevalece la costumbre de solo asentar las cifras en
los libros oficiales una vez se termine todo el año fiscal y se haya presentado incluso la
declaración de renta de ese respectivo año fiscal
Pero a la luz de lo que dice el art.56 del decreto 2649 de 1993 antes citado, esa costumbre no
debería continuar. Además, si alguna vez llega a suceder por ejemplo que una declaración
mensual de retenciones en la fuente (supóngase del periodo septiembre de 2006) es
presentada con ciertas cifras pero quizás unos 2 meses más tarde se le hace una corrección a
esa declaración inicial (porque se habían omitido ciertas retenciones), allí se podría formar un
inconveniente.
En efecto, si las cifras de la declaración inicial estaban quot;tomadas de los libros oficialesquot;, lo que
deberían reflejar los libros oficiales a septiembre 30 deberían coincidir con lo llevado a tal
declaración inicial. Pero si los libros no se habían asentado, lo que hacen algunos es registrar la
omisión en el mismo periodo de septiembre de 2006 (y no el mes en donde se detectó el error;
véase el último inciso del art.56 del decreto 2649/93) y con ello vuelven a presentar la
declaración de corrección.
En ese caso, solo la declaración de corrección es la que coincidiría con los datos registrados en
los libros oficiales al corte de septiembre 30. Pero si la declaración inicial y la de corrección
estuvieron avaladas por algún profesional de la contaduría, quedaría entonces la evidencia de
que cuando se firmó la declaración inicial las cifras llevadas a la misma no estaban tomadas de
quot;los libros oficialesquot;

4. Así las cosas, siempre será mejor que todo profesional de la Contaduría Pública se asegure de
que las cifras llevadas a las declaraciones tributarias a lo largo del año sí terminen coincidiendo
con lo que en verdad debe quedar reflejado en los libros oficiales.