Plan de comunicaciones e. modelia 88 2013 2014 v1
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Plan de comunicaciones e. modelia 88 2013 2014 v1 Plan de comunicaciones e. modelia 88 2013 2014 v1 Document Transcript

  • El presente documento tiene como objeto contribuir al mejoramiento de las comunicaciones internas de los copropietarios, residentes y colaboradores del Edificio Modelia 88 y está orientado normativamente por la Ley 675 de 2001 y el Reglamento de Propiedad Horizontal de Edificio Modelia 88. 1. OBJETIVO 1.1. General. Gestionar eficazmente el flujo de información interna entre los copropietarios, residentes y colaboradores del Edificio Modelia 88, generando herramientas que incentiven la participación, integración, motivación y compromiso, con el fin de aumentar las acciones en procura de sostener los bienes y servicios comunes y fortalecer las relaciones de convivencia. 1.2. Objetivo 2013. Diseñar e implementar el Plan de Comunicaciones Internas del Edificio Modelia 88 para fomentar canales de información entre los copropietarios, residentes, colaboradores y órganos de dirección y administración. 1.3. Objetivos específicos 2013. 1.3.1. Abrir canales digitales de información en doble vía para disponer de varios medios de comunicación. 1.3.2. Elaborar y publicar boletines electrónicos e impresos, con el fin de informar actividades, procesos y avances en la coordinación de acciones relacionadas con el sostenimiento de los bienes y servicios comunes. Incluir información para fomentar las buenas costumbres, el cumplimiento de normas de convivencia, buenas prácticas de seguridad y el cuidado del medio ambiente. 1.3.3. Diseñar y ejecutar instrumentos de investigación que midan la percepción del público objetivo, respecto al nivel de satisfacción y/o evaluación sobre los servicios y la gestión administrativa. 1.3.4. Socializar a través de los canales de comunicación, las normas inherentes a la reglamentación de propiedad horizontal que inciden directamente en el público objetivo. 2. PÚBLICO. Este plan de comunicaciones está dirigido a copropietarios, residentes, colaboradores y órganos de dirección del Edificio Modelia 88. Página 1 © Todos los Derechos Reservados Edificio Modelia 88.Calle 23ª Bis 83 25 Prohibida su reproducción total o parcial, así como su traducción a cualquier idioma sin autorización escrita de su titular.Teléfono: 472 5454 Elaborado por Diana Marcela Roa, Apartamento 708. Marzo 2013.Consejo: consejomodelia88@hotmail.comAdministración: Modelia88@hotmail.com
  • 3. CONTENIDO Y MENSAJE. El contenido y los mensajes a transmitir en el desarrollo del presente Plan de Comunicaciones internas tienen como fundamentos básicos: a) Entregar información clara, veraz y oportuna. b) Procurar la diplomacia y el respeto a los otros como punto de partida en la elaboración de las comunicaciones. c) Gestionar canales en doble vía que permitan la retroalimentación de las acciones. d) Manejo correcto de ortografía y redacción. e) Cuidado en la estética tecnológica e impresa del mensaje a transmitir, preservando la coherencia en formas y colores. f) Proteger los derechos de Copyright mencionando siempre las fuentes de obtención de información e incluir esta protección en las publicaciones propias. g) Respetar las normas de la Netiqueta (normas básicas de comportamiento en Internet), en el envío de información electrónica. 4. MEDIOS 4.1. Los medios físicos a utilizar en la transmisión de mensajes son: a) Impresos: paneles de anuncio en los ascensores, paneles de anuncio en la recepción, boletines, actas, pendones, eventos internos, reuniones, encuestas. a. Digitales: correo electrónico, página web, boletines electrónicos. 4.2. Los recursos a invertir son limitados y se aprovechará, en primera instancia, la capacidad instalada actualmente en el Edificio, con respecto a tecnología y paneles de anuncio; el diseño y elaboración de los boletines y comunicaciones está a cargo del comité de comunicaciones integrado por los mismos residentes del Edificio Modelia 88. 4.3. Los recursos tecnológicos a utilizar se amparan en la optimización de las herramientas actuales de tecnología como correos electrónicos y software gratuito disponible en la red. 4.4. Implementación buzón de sugerencias, quejas y felicitaciones físico y virtual. 4.5. La periodicidad de las comunicaciones se encuentra definida en el numeral cinco, respondiendo en términos general a las necesidades propias de flujo de información que demande el público objetivo y el tipo de campaña a realizar. Página 2 © Todos los Derechos Reservados Edificio Modelia 88.Calle 23ª Bis 83 25 Prohibida su reproducción total o parcial, así como su traducción a cualquier idioma sin autorización escrita de su titular.Teléfono: 472 5454 Elaborado por Diana Marcela Roa, Apartamento 708. Marzo 2013.Consejo: consejomodelia88@hotmail.comAdministración: Modelia88@hotmail.com
  • 5. PRESUPUESTO En la tabla uno esta detallado el presupuesto, de elementos no disponibles actualmente en el Edificio, sugerido para el desarrollo de este documento y regido por la disponibilidad presupuestal del Consejo de Administración en virtud de las funciones establecidas en el artículo 55 del Reglamento de Propiedad Horizontal Edificio Modelia 88 y/o a la consecución de recursos propios, seguido del cumplimiento y las políticas de compras del Edificio. Tabla 1. Presupuesto Plan de Comunicaciones Edificio Modelia 88 2013-2014 NO. OBJETIVO DESCRIPCIÓN C ANTIDAD V ALOR V ALOR UNITARIO T OTAL 1 Publicar electrónicamente Disponer de 1 monitor LCD para reducir la impresión en tecnología tipo LED de de papel e incrementar la 18 pulgadas en los 2 $400.000 $800.000 capacidad de ascensores del Edificio. publicaciones. 2 Publicar electrónicamente Disponer de 1 monitor LCD para reducir la impresión en tecnología tipo LED de de papel e incrementar la 23 pulgadas en la 1 $550.000 $550.000 capacidad de recepción del Edificio. publicaciones. 3 Generar 1 boletín impreso Impresión de 100 boletines semestralmente que digitales. informe los resultados (1 página 1 color, bond 75 2 $150.000 $300.000 obtenidos y las acciones gramos, carta) que se están desarrollando. 4 Disponer de un buzón Buzón en acrílico termo físico para el recibo de formado curvo, con acrílico sugerencias, quejas y protector frontal para 1 $95.000 $95.000 felicitaciones. intercambiar impresos Carta, bolsillo y puerta con chapa. TOTAL $1.745.000 6. EJECUCIÓN Y MEDICIÓN La ejecución de las acciones encaminadas a cumplir con los objetivos propuestos están definidas en la tabla 2. Tabla 2. Plan de Acción 2013 F ECHA PERIODI - E VENTO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INDICADOR INICIO FIN CIDAD Informar actividades y reportes Boletín con tips de convivencia, Informativo seguridad y cuidado del medio Marzo 4, Febrero Comité No. de boletines Quincenal Impreso y ambiente. 2013 28, 2014 Comunicaciones publicados / 24 Digital Página 3 © Todos los Derechos Reservados Edificio Modelia 88.Calle 23ª Bis 83 25 Prohibida su reproducción total o parcial, así como su traducción a cualquier idioma sin autorización escrita de su titular.Teléfono: 472 5454 Elaborado por Diana Marcela Roa, Apartamento 708. Marzo 2013.Consejo: consejomodelia88@hotmail.comAdministración: Modelia88@hotmail.com
  • F ECHA PERIODI - E VENTO DESCRIPCIÓN RESPONSABLE INDICADOR INICIO FIN CIDAD Informar semestralmente los Julio 1, Julio 31, Boletín resultados financieros y la 2013 2013 Semestral Comité No. de boletines gestión administrativa. Informar Semestral Impreso y Comunicaciones entregados / 88 las acciones que se están Enero 3, Febrero7, Digital. trabajando. 2014 2014. Medir el nivel de satisfacción del Abril 1 Abril 13, No. de público objetivo respecto a los Encuesta de 2013 2013 Comité encuestas servicios y bienes comunes y la Semestral percepción. Octubre Octubre Comunicaciones diligenciadas / gestión administrativa 1, 2013 13, 2013. 88 desarrollada. Publicación Abril 29, Mayo 5, Resultados Informar los resultados obtenidos 2013 2013 Comité No. publicación / Semestral encuesta. en el estudio de percepción Octubre Noviembre Comunicaciones 2 29, 2013 9, 2013 Socializar la ley de propiedad Junio 30, Mayo 1, horizontal y Reglamento de P.H. 2014 2013 No. de Publicación Modelia 88 dentro del público Comité Trimestral publicaciones / web. objetivo. Realizar 12 Oct. 30, Comunicaciones Oct. 1, 12 publicaciones. 2013 2013 Reporte de funcionalidad de la Abril 1, Febrero Comité No. de reportes / Sitio web página web. Bimensual 2013 28, 2014 Comunicaciones 6 Reporte de uso del correo Correo electrónico: Marzo 5, Febrero Comité No. de reportes / Mensual Electrónico consejomodelia88@hotmail.com 2013 28, 2014 Comunicaciones 12 7. PLAN DE ACCIÓN 2013 FECHA CUMPLI- NO. ACCIÓN RESPONSABLE ENTREGA MIENTO % 1 (1.3.1) Crear correo electrónico Consejo Modelia 88. Comité Comunicaciones Marzo 14, 2013 2 (1.3.1) Crear página web Edificio Modelia 88. Comité Comunicaciones Abril 1, 2013 3 (1.3.1) Cotizar y presentar a aprobación del consejo de Comité Comunicaciones y Abril 18, 2013 administración buzón de sugerencias. Consejo Administración. 4 (1.3.1) Disponer buzón de sugerencias. Comité Comunicaciones Abril 30, 2013 1er y 3er martes 5 (1.3.2.) Elaborar boletines electrónicos quincenales. Comité Comunicaciones de cada mes. 6 (1.3.3.) Diseñar encuesta de percepción 2013-1 Comité Comunicaciones Marzo 14, 2013 Marzo 14 al 20, 7 (1.3.3.) Revisión encuesta de percepción 2013-1 Consejo de Administración 2013 (1.3.3.) Diseño encuesta final de percepción 2013-1 (con 8 Comité Comunicaciones Marzo 23, 2013 ajustes) Comité Comunicaciones y 9 (1.3.3.) Aplicación encuesta de percepción 2013-1 Abril 1 al 13 2013 Consejo Administración. (1.3.3.) Entrega de resultados encuesta de percepción 10 Comité Comunicaciones Abril 15, 2013 2013-1 11 (1.3.3.) Tabulación y entrega de resultados. Comité Comunicaciones Abril 18, 2013 Consejo de 12 (1.3.3.) Análisis de resultados. Abril 18 a 25, 2013 Administración. 13 (1.3.3.) Publicación de resultados. Comité Comunicaciones Abril 29, 2013 14 (1.3.4.) Socialización Ley de Propiedad Horizontal. Comité Comunicaciones Mayo 1 a 30, 2013 15 (1.3.2.) Campaña preventiva de Seguridad Comité Comunicaciones Junio 1 a 30, 2013 (1.3.4.) Socialización Reglamento de Propiedad 16 Comité Comunicaciones Julio 1 a 30, 2013 Horizontal. 17 (1.3.2) Borrador Boletín Electrónico e impreso semestral Comité Comunicaciones Julio 18, 2013 Julio 18 a 25, 18 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración 2013 Página 4 © Todos los Derechos Reservados Edificio Modelia 88.Calle 23ª Bis 83 25 Prohibida su reproducción total o parcial, así como su traducción a cualquier idioma sin autorización escrita de su titular.Teléfono: 472 5454 Elaborado por Diana Marcela Roa, Apartamento 708. Marzo 2013.Consejo: consejomodelia88@hotmail.comAdministración: Modelia88@hotmail.com
  • FECHA CUMPLI- NO. ACCIÓN RESPONSABLE ENTREGA MIENTO % Julio 18 a 25, 19 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración 2013 20 (1.3.2) Impresión Boletín Electrónico semestral Comité Comunicaciones Julio 25 a 30 21 (1.3.2) Entrega Boletín Electrónico semestral Administración Julio 31 2013 Agosto 1 a 30, 22 (1.3.2) Campaña Buenas Prácticas de Convivencia Comité Comunicaciones 2013 (1.3.2) Campaña Cuidado del Medio Ambiente y atención 23 Comité Comunicaciones Sept 1 a 30, 2013 de Emergencias Septiembre 12, 24 (1.3.3.) Diseñar encuesta de percepción 2013-2 Comité Comunicaciones 2013 Sept. 12 al 19, 25 (1.3.3.) Revisión encuesta de percepción 2013-2 Consejo de Administración 2013 (1.3.3.) Diseño encuesta final de percepción 2013-2 (con 26 Comité Comunicaciones Sept. 24, 2013 ajustes) Comité Comunicaciones y Octubre 1 al 13 27 (1.3.3.) Aplicación encuesta de percepción 2013-2 Consejo Administración. 2013 (1.3.3.) Entrega de resultados encuesta de percepción 28 Comité Comunicaciones Octubre 14, 2013 2013-1 29 (1.3.3.) Tabulación y entrega de resultados. Comité Comunicaciones Octubre 17, 2013 Consejo de Octubre 17 al 24, 30 (1.3.3.) Análisis de resultados. Administración. 2013 31 (1.3.3.) Publicación de resultados. Comité Comunicaciones Octubre 29, 2013 Octubre 1 a 30, 32 (1.3.4.) Socialización Ley de Propiedad Horizontal. Comité Comunicaciones 2013 33 (1.3.2.) Campaña preventiva de Seguridad Comité Comunicaciones Nov 1 a 30, 2013 34 (1.3.2.) Campaña Cuidado del Medio Ambiente Comité Comunicaciones Dic 1 a 30, 2013 (1.3.4.) Socialización Reglamento de Propiedad Enero 3 a 31, 35 Comité Comunicaciones Horizontal. 2014 36 (1.3.2) Borrador Boletín Electrónico e impreso semestral Comité Comunicaciones Enero 16, 2014 37 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Enero 16 a 23, 2014 38 (1.3.2) Revisión y ajustes Boletín semestral Consejo de Administración Enero 23 a 30, 2014 39 (1.3.2) Impresión Boletín Electrónico semestral Comité Comunicaciones Enero 30 a Febrero 5 2014 40 (1.3.2) Entrega Boletín Electrónico semestral Administración Febrero 6 2014 41 (1.3.4.) Socialización Ley de Propiedad Horizontal. Comité Comunicaciones Feb 1 a 28, 2014 8. RESUMEN MENSUAL 2013-2014 MES MENSAJE A TRANSMITIR Marzo 2013 Apertura de canales electrónicos de información. Abril 2013 Buzón de sugerencias y 1ra Encuesta de percepción. Mayo 2013 Socialización Ley Propiedad Horizontal. Junio 2013 Campaña de Seguridad Julio 2013 Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal. 1er Boletín Semestral de Informe Financiero y de Gestión. Agosto 2013 Campaña: Buenas prácticas de convivencia. Septiembre 2013 Campaña: Cuidado del Medio Ambiente y Qué hacer en caso de Emergencias. Octubre 2013 2da Encuesta de percepción. Noviembre 2013 Campaña de Seguridad Diciembre 2013 Campaña: Cuidado del Medio Ambiente y Qué hacer en caso de Emergencias. Enero 2014 Socialización Reglamento de Propiedad Horizontal. Febrero 2014 Socialización Ley Propiedad Horizontal. 2do. Boletín Semestral de Informe Financiero y de Gestión. Página 5 © Todos los Derechos Reservados Edificio Modelia 88.Calle 23ª Bis 83 25 Prohibida su reproducción total o parcial, así como su traducción a cualquier idioma sin autorización escrita de su titular.Teléfono: 472 5454 Elaborado por Diana Marcela Roa, Apartamento 708. Marzo 2013.Consejo: consejomodelia88@hotmail.comAdministración: Modelia88@hotmail.com