2. Introduction
• Aperçu :
– Subvention par rapport à entente de contribution
– Obligation de rendre compte
– Cycle de vie d’une entente de contribution
– Ressources
– Foire aux questions
• Objectif :
– À la fin de la séance, vous comprendrez le cycle de
vie d’une entente de contribution au sein de la
Direction générale de l’intégration.
3. Subventions par rapport à contributions
• Subvention
– Transfert de fonds inconditionnel
– Les fonds ne sont soumis à aucun suivi
• Contribution
– Transfert de fonds conditionnel
– Obligation de rendre compte des fonds, qui sont
assujettis à un suivi
4. Obligation de rendre compte
• Le programme de subventions et de
contributions est régi par le besoin de
recueillir des données et d’évaluer les
services, et par le besoin d’assurer l’efficacité
administrative
• Un contexte marqué par des examens plus
rigoureux et une responsabilisation accrue
• Vérifications et examens
• Comité permanent de la citoyenneté et de
l’immigration
5. Le cycle d’une EC
planification
fermeture de évaluation et recommandation
l’entente des propositions
suivi de Préparation de l’entente
l’entente de contribution
construire et maintenir
des partenariats
Amendements de examen des demandes de
l’entente et maintien du remboursement et calcul des
dossier paiements
6. Planification, évaluation et recommandation de propostions
• Planification
– Définir les priorités et formuler les objectifs de
prestation de services pour s'assurer que les
services répondent aux besoins des clients
• Évaluation et recommandation de
propositions
– S'assurer que les fonds des ententes de
contribution sont attribués au moyen de
processus justes et transparents
7. Cycle d’un appel de propositions
Appel de propositions 1re norme de
propositions publié reçues
service
(7 septembre)
1ère norme de service : Accusé de
réception de la demande
2ième norme de service : Décision 2e norme de
sur l'admissibilité du demandeur service
3ième norme de service : Décision (17 octobre)
sur l'approbation des propositions
3e norme de
service
(10 janvier)
Négociation de
l’entente
8. Négociation d’une entente de contribution
• Les objectifs quantitatifs et qualitatifs et les livrables doivent être :
– à l’appui des objectifs du programme de CIC;
– réalisables pendant la durée de l'accord.
• Les coûts doivent :
– être raisonnables et directement liés à la
prestation des services;
– être conformes aux directives de négociation de
CIC.
• CIC contribuera à la portion des coûts partagés nécessaires à l’atteinte les objectifs du programme
• Les demandeurs doivent déclarer toutes les sources de financement au départ et tout au long de la durée de
l‘EC.
9. Entente de contribution
• Un document juridique qui crée des obligations entre votre
organisation et le gouvernement du Canada
• Il indique la contribution maximale (le budget) sur une
période spécifiée pour l’administration et la prestation des
services cernés et l’atteinte des résultats attendus.
• L’EC est composée de deux parties :
– Les articles
– Les annexes
10. Articles
Sections des articles :
1.0 Entente
2.0 Interprétation
3.0 Contribution
4.0 Conditions régissant le paiement de la
contribution
5.0 Obligations du fournisseur de services
11. Articles (suite)
6.0 Exigences en matière d’information, de
surveillance des programmes et de rapports
7.0 Obligations en matière de protection des
renseignements personnels et de sécurité
8.0 Manquement
9.0 Tierce partie
10.0 Propriété intellectuelle
11.0 Immobilisations
12.0 Généralités
12. Annexes
• Annexe 1
– Décrit les objectifs, les activités, les extrants, les
résultats et les rapports à présenter
• Annexe 2
– Budget du programme
• Annexe 3
– Décrit les conditions de paiement
• Annexe 4
– Contient les conditions supplémentaires liées aux
pratiques financières et aux activités de programme
13. Prévisions de trésorerie
• Qu’est-ce que les prévisions de trésorerie?
– Une exigence de déclaration établie par CIC
– Élaborées en consultation avec le gestionnaire
de programme
– Prévoir les dépenses avec exactitude en fonction
des activités qui seront effectuées pendant le
mois visé
14. Examen des demandes de remboursement et calcul des
paiements
• Qu’est-ce qui peut être réclamé? (article 2.3)
– Coûts admissibles engagés et payés, jusqu’à concurrence
de la valeur totale indiquée à l’annexe 2 (par exercice)
• Les demandes de remboursement présentées le
10e jour du mois suivant ou avant
• Il faut compter environ deux semaines pour que CIC
effectue le paiement
• CIC pourrait exiger des documents à l’appui pour
justifier les dépenses réclamées
• Les demandes de remboursement de mars ne doivent
inclure que les dépenses admissibles engagées jusqu’au
31 mars inclusivement
15. Demandes de remboursement (suite)
• Pour éviter les retards dans le traitement des demandes de
remboursement, voyez à ce que :
– Les demandes de remboursement ainsi que les rapports
statistiques et narratifs soient présentés à temps
– Des copies des documents à l’appui soient jointes à la
demande, lorsque CIC l’exige
– Les coûts soient engagés et payés
– Les coûts soient admissibles
– Les dépenses ne dépassent pas le maximum précisé à
l’annexe 2
– Les coûts partagés soient réclamés en fonction du partage en
pourcentage convenu du remboursement des frais
– Le calcul des demandes de remboursement soit exact
16. Modification des ententes de contribution : Fonds non
utilisés
• Il y a des fonds non utilisés lorsque le montant
réclamé est inférieur au montant prévu
– Fonds non utilisés apparents si ces fonds seront
réclamés à une date ultérieure
– Fonds non utilisés réels si ces fonds ne seront pas
réclamés
• Les fonds non utilisés réels doivent être
identifiés pour qu’ils puissent être désengagés
et réaffectés
– Le but est d’appuyer tous les programmes de la
région
17. Modifications
• Elles servent à modifier l’EC pour tenir compte
des fonds non utilisés ou de nouveaux
développements dans le programme
• Les modifications sont habituellement
négociées en hiver
• Les documents d’EC modifiés sont signés par
votre organisation et CIC
• Il faut compter de 6 à 8 semaines pour qu’ils
soient approuvés
18. Suivi
• Examen des finances et des activités du
programme pour s’assurer que les conditions
de l’EC sont remplies.
– Chaque organisation est soumise à au moins un
suivi des activités et à un suivi financier pendant
la durée de l’entente.
– Les suivis permettent d’améliorer la
compréhension mutuelle entre le fournisseur de
services et l’agent d’établissement.
19. Objectif des suivis
• Suivi financier :
S’assurer que :
– Les contrôles financiers adéquats sont en place
– Les documents à l’appui sont disponibles
– Les dépenses sont raisonnables et admissibles aux termes de
l’entente
• Suivi des activités :
– Rencontrer avec la direction, le personnel et les clients
– Examiner les dossiers de clients pour s’assurer que
l’établissement des rapports et la tenue des dossiers se
fassent correctement (se reporter à l’article 6.0) (s’il y a lieu)
– Observer les activités (classes, cercles de conversation, etc.)
20. Fermeture d’une entente
• Demande de remboursement finale
– La date limite est habituellement établie pour la première
semaine d’avril
– Les dépenses doivent être engagées d’ici le 31 mars
• Rapport final (section 6.7 de l’EC)
– Soumis après l’achèvement des activités de l’excercice
financier (Rapport annuel sur le rendement du projet)
• Paiement final
– Comprend le montant de la demande de remboursement de
mars et la retenue s’il y a lieu
– S’effectue habituellement à la fin de mai
– Peut inclure la récupération des trop-payés
21. Ressources d’aiguillage
• Répondre aux besoins des clients
• Développer des relations d’aiguillage
– Partenariats locaux en matière d'immigration
(PLI), organismes francophones, OCASI, etc.
• Liste d’organisations desservant les nouveaux arrivants :
– http://www.cic.gc.ca/francais/nouveaux/map/services.asp
– http://www.etablissement.org/index.asp
– www.211toronto.ca
