Your SlideShare is downloading. ×
0
Chương 2
Tổ chức dữ liệu trong
hệ thống thông tin kế toán

1
Mục tiêu
• Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập
• Xây dựng mô hình REA
• So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý d...
HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG
Qui trình xử lý:
Söï kieän kinh teá

Chöùng töø
goác

Phaân tích nghieäp vuï
aûnh höôûng tình hì...
HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG
Ñaëc ñieåm toå chöùc xöû lyù

1. Döõ lieäu:
Taäp trung caùc döõ lieäu lieân quan
tình hình taøi ...
NHÖÔÏC ÑIEÅM CUÛA HTTTKT TRUYEÀN THOÁNG
1.
2.
3.

Ghi cheùp truøng laép -> Döõ lieäu löu tröõ
truøng laép -> Thay ñoåi HT ...
HTTT keá toaùn xöû lyù baèng maùy

Taïo caùc DL vaø
ñöôïc ghi ban ñaàu
treân chöùng töø

DL ñöôïc löu tröõ
trong caùc taäp...
Toå chöùc DL theo heä quản trị cô
sôû döõ lieäu

Cô sôû
döõ
lieäu
(Data
base)

Heä
quaûn
trò
CSDL
(DBMS)

Chöông
trình
öùn...
Tổ chức thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu
Lưu trữ

Quá
trình
SXKD

Dữ liệu
đầu vào

Xử lý

Thông tin
đầu ra

Kiểm soát - ...
Thu thập dữ liệu
Mô hình REA

Nguồn lực
nào?

(

Resources)

Sự kiện
gì?
(

Event)

Dữ liệu thu thập

Theo các
hoạt động
c...
Tổ chức thu thập dữ liệu
Các chu trình kinh doanh

Mô hình REA
Xác định các hoạt động, đối tượng
nguồn lực cần thu thập dữ...
1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu
Resource
Event
Agent
Đặt hàng
Hàng hóa

KH
Xuất kho
Tkhoản

Giao Hàng

Nviên

B...
Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng
sự kiện – Mô hình REA
Các bước xây dựng mô hình REA
• B1: Tìm hiểu môi trường ...
Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng
sự kiện – Mô hình REA
Cách vẽ mô hình:
• Sử dụng hình chữ nhật để nêu tên sự k...
Bài tập: Xây dựng mô hình REA
Công ty Thái Nguyên chuyên cung cấp các dịch vụ giúp việc
nhà, có chu trình bán và thu tiền ...
Nội dung dữ liệu thu nhập
• Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong các quá
trình trao đổi nguồn nhân lực của quá trình sả...
Thành phần thu nhập dữ liệu
 Chứng từ : thu thập các nội dung(dữ liệu) của các họat
động thực hiện quá trình trao đổi ngu...
Tổ chức đối tượng chi tiết
 Đối tượng cho tiết tổ chức thu thập các nội dung cần quản
lý chi tiết

 Bao gồm các đối tượn...
Tổ chức tài khỏan
 Tài khỏan: Là phương pháp mà kế tóan sử dụng để theo dõi, phản ánh
cho các nguồn lực liên quan đến các...
Tổ chức chứng từ
• Chứng từ phản ánh nội dung của 1 hoạt động
• Quy trình tổ chức
– Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt độn...
Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu
• AIS thủ công
Quá
trình
SXKD

Báo
cáo tài
chính

Sự kiện ảnh
hưởng đến
báo cáo t...
Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu
• AIS trên nền máy tính
Sự kiện của
quá trình
SXKD

Thông tin
theo yêu
cầu

Chứng...
Các hoạt động thu thập, ghi nhận DL
• Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập các sự
kiện phát sinh theo thời gian vào hệ...
Lưu trữ dữ liệu
• AIS thủ công
Hoạt động Lưu trữ
Ghi nhật ký  Sổ nhật
ký

• AIS trên nền máy tính
Hoạt động Lưu trữ
Nhập ...
Lưu trữ dữ liệu trên tập tin
Thực thể
khách hàng
Mã KH

Tên khách
hàng

Dữ liệu tổng hợp

Dữ liệu tham chiếu

Địa chỉ

Mã ...
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu
• Tập tin chính (Master File)
– Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng
trong, v...
Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu (tt)
• Tập tin nghiệp vụ (Transaction File)
– Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, ...
Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ
• Giảm thời gian nhập liệu. VD: chỉ cần nhập
mã KH chứ ko cần nhập các thôn...
Mã hóa các thực thể mang dữ liệu
• Ý nghĩa
– Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đối
tượng, nguồn lực) sẽ được mã hó...
Các phương pháp mã hóa
• Mã trình tự/mã liên tiếp:
– Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS
sinh viên
– Không ...
Các phương pháp mã hóa
• Mã phân cấp:
– Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí,
phân cấp
– Nhóm đứng trước là cấp t...
Những điều cần lưu ý khi mã hóa
• Xác định các thực thể cần mã hóa
• Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay yêu cầu
quả...
Phương thức xử lý thông tin dữ liệu trên
máy tính
• Xử lý tương tác :
– Là xử lý thực hiện từng phần, phần xử lý bởi con n...
• Xử lý giao dịch : Là xử lý một yêu cầu cho đến khi
ra kết quả, không có sự can thiệp từ ngòai vào.
Một quá trình xử lý n...
• Xử lý phân tán :
– Các xử lý có thể diễn ra tại các bộ phận ở
những vị trí khác nhau, có những yêu cầu khác
nhau vào nhữ...
Phương thức nhập dữ liệu
• Theo thời gian thực (Real-Time)
– Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào
tập tin nghiệp ...
Phương thức nhập dữ liệu (tt)
• Theo lô (Batch)
– Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được
nhập vào máy)
– Tí...
Phương thức nhập dữ liệu (tt)
• Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô
– Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do...
Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
• Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin:
– Dữ liệu được tổ chức thành các tập tin riêng
tươn...
Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin
Mã Số
ĐĐH

Ngày
ĐH

Mã Số
KH

KVBH

NVBH

Mã
hàng

Tên
hàng

Giá

SL

Mã
hàng

Tên
hàng
...
Tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu

NVBH

Ứng dụng
bán hàng

Hệ quản trị
CSDL

Lập các báo
cáo có sẵn

Yêu cầu

Báo cáo

N...
Khái niệm về Cơ sở dữ liệu
• Một CSDL là một tập hợp nhiều dữ liệu liên quan
và được lưu trữ vật lý trong máy tính. Nó liê...
• Mô hình kiến trúc dựa trên cấu hình phân
tán về truy nhập dữ liệu của hệ thống máy
tính Client/Server
– Mô hình CSDL tập...
Cơ sở dữ liệu
• Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được
lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn
đồng th...
Hệ quản trị cơ sở dữ liệu
• Là chương trình dùng để thực hiện các thao tác
liên quan đến việc khởi tạo, truy cập và quản l...
Ưu điểm của tổ chức DL theo CSDL
– Tránh được sự trùng lặp dữ liệu
– Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu
– Quản lý dữ liệ...
Ảnh hưởng của CSDL đối với công việc
của kế toán
• Ảnh hưởng đến nguyên tắc ghi sổ kép
• Cách thức cung cấp thông tin cho ...
Mối liên kết giữa các tập tin
Số
Ngày
hđơn
hđơn
7869 13/4/04
7869
7870

13/4/04
154/04

Khóa chính

KHTN-01

Mã
SL
hàng
PC...
Mối liên kết Một-Một (1:1)
•MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với MỘT
mẫu tin của tập tin khác và ngược lại. VD:
– ...
Mối liên kết Một-Một (1:1)
Số
hđơn

Ngày
hđơn

Mã KH

Phiếu
xuất

7869

13/4/04

KHTN-01

PX001

7879

13/4/04

KHTN-01

P...
Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)
•MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với
NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘ...
Mối liên kết Một-Nhiều (1:n)
ĐĐH

345
349
567

Ngày
ĐĐH

Mã KH

Tổng giá trị

13/4/04 KHTN-01 10.000.000
13/4/04 KHTN-01 2...
Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)
• MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU
mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại...
Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n)
Số
hđơn

7869
7869
7870

n

Ngày
hđơn

Mã hàng

13/4/04 PR-001
13/4/04 PR-002
154/04 PR-002...
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Chuong 2 tổ chức dữ liệu trong HTTT kế toán

4,778

Published on

hệ thống thông tin kế toán

0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
4,778
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
150
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Transcript of "Chuong 2 tổ chức dữ liệu trong HTTT kế toán"

  1. 1. Chương 2 Tổ chức dữ liệu trong hệ thống thông tin kế toán 1
  2. 2. Mục tiêu • Cách thức xác định dữ liệu cần thu thập • Xây dựng mô hình REA • So sánh quá trình thu thập, lưu trữ và xử lý dữ liệu giữa AIS thủ công và AIS máy tính • Các hoạt động ghi nhận dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính • Cách thức lưu trữ dữ liệu trong AIS thủ công và máy tính • Vai trò của các tập tin chính, tập tin nghiệp vụ • Các phương pháp mã hóa thực thể mang dữ liệu • Các phương thức nhập dữ liệu • Các cấu trúc tổ chức dữ liệu • Các khái niệm về CSDL, hệ quản trị CSDL 2
  3. 3. HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG Qui trình xử lý: Söï kieän kinh teá Chöùng töø goác Phaân tích nghieäp vuï aûnh höôûng tình hình taøi chính theá naøo? Soå nhaät kyù Ghi cheùp ñeå löu tröõ döõ lieäu veà ñoái töôïng bò aûnh höôûng Soå taøi khoaûn Toång hôïp taïo thoâng tin truyeàn ñaït tôùi ngöôøi söû duïng Baùo caùo 3
  4. 4. HTTT KẾ TOÁN TRUYỀN THỐNG Ñaëc ñieåm toå chöùc xöû lyù 1. Döõ lieäu: Taäp trung caùc döõ lieäu lieân quan tình hình taøi chính  Löu tröõ: trong caùc soå keá toaùn rieâng bieät theo töøng ñoái töôïng keá  Chia seû DL laép döõ lieäu toùan, truøng  2. Caùc hình thöùc soå KT Söï kieän Ghi Chöùng töø kinh teá Nhaät kyù Ghi soå TKù Baùo caùo Thoâng tin 4
  5. 5. NHÖÔÏC ÑIEÅM CUÛA HTTTKT TRUYEÀN THOÁNG 1. 2. 3. Ghi cheùp truøng laép -> Döõ lieäu löu tröõ truøng laép -> Thay ñoåi HT khoù khaên, maát thôøi gian löu tröõ phaân taùn -> Chia seû Döõ lieäu hôn thoâng tin, döõ lieäu khoù khaên Thoâng tin cung caáp:  Thoâng tin taøi chính  Möùc ñoä chi tieát cuûa thoâng  tin Thôøi gian cung caáp thoâng tin: chaäm, khoâng phaûn aùnh töùc thôøi tình hình  Khoù laäp caùc baùo caùo linh hoïat theo nhieàu tieâu thöùc khaùc nhau -> Khoâng ñaùp öùng ñöôïc thoâng tin cho nhieàu ñoái  Thoâng khaùc nhau ngöôøi ghi cheùp döõ töôïng tin phaûi do lieäu laäp 5
  6. 6. HTTT keá toaùn xöû lyù baèng maùy Taïo caùc DL vaø ñöôïc ghi ban ñaàu treân chöùng töø DL ñöôïc löu tröõ trong caùc taäp tin lieân quan Ngöôøi söû duïng löïa choïn hay taïo baùo caùo veà thoâng tin yeâu caàu Söï kieän kinh teá Chöùng töø goác Cô sôû döõ lieäu Baùo caùo 6
  7. 7. Toå chöùc DL theo heä quản trị cô sôû döõ lieäu Cô sôû döõ lieäu (Data base) Heä quaûn trò CSDL (DBMS) Chöông trình öùng duïng 1 Chöông trình öùng duïng 2 Chöông trình öùng duïng 3 Ngöôø i söû duïng 7
  8. 8. Tổ chức thu thập, xử lý và lưu trữ dữ liệu Lưu trữ Quá trình SXKD Dữ liệu đầu vào Xử lý Thông tin đầu ra Kiểm soát - phản hồi •Xác định dữ liệu cần thu thập •Tổ chức thu thập dữ liệu •Tổ chức lưu trữ dữ liệu 8
  9. 9. Thu thập dữ liệu Mô hình REA Nguồn lực nào? ( Resources) Sự kiện gì? ( Event) Dữ liệu thu thập Theo các hoạt động của 1 chu trình kinh doanh Đối tượng liên quan? (Agent) Chứng từ của từng hoạt động 9
  10. 10. Tổ chức thu thập dữ liệu Các chu trình kinh doanh Mô hình REA Xác định các hoạt động, đối tượng nguồn lực cần thu thập dữ liệu Dữ liệu cần thu thập cho từng đối tượng, nguồn lực Dữ liệu cần thu thập cho từng hoạt động Yêu cầu thông tin, yêu cầu quản lý, đặc điểm kinh doanh Các nội dung, cách thức quản lý cần khai báo Nội dung của chứng từ 10
  11. 11. 1 mô hình REA minh họa chu trình doanh thu Resource Event Agent Đặt hàng Hàng hóa KH Xuất kho Tkhoản Giao Hàng Nviên Bán hàng Thu tiền 11
  12. 12. Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng sự kiện – Mô hình REA Các bước xây dựng mô hình REA • B1: Tìm hiểu môi trường và các mục tiêu của tổ chức • B2: XĐ trong từng CTKD có những sự kiện kinh doanh nào • B3: Phân tích từng sự kiện ở B2 để XĐ các yếu tố nguồn lực, tác nhân và địa điểm • B4: XĐ các hành vi, đặc trưng và các thuộc tính của sự kiện, nguồn lực và tác nhân. Từ đó XĐ mối quan hệ giữa chúng 12
  13. 13. Mô hình hóa Chu trình kinh doanh theo hướng sự kiện – Mô hình REA Cách vẽ mô hình: • Sử dụng hình chữ nhật để nêu tên sự kiện, nguồn lực và tác nhân; đường thẳng để nêu mối quan hệ giữa chúng • Đặt nguồn lực ở bên trái sự kiện, và tác nhân ở bên phải sự kiện • Sắp xếp các sự kiện theo thứ tự thực hiện • Mỗi sự kiện có ít nhất 1 liên kết với nguồn lực, 1 liên kết với tác nhân bên trong và 1 liên kết với tác nhân bên ngoài • Một hình chữ nhật có thể đại diện cho 1 nhóm nguồn lực, 1 nhóm tác nhân => không vẽ các hình chữ nhật trùng nhau 13
  14. 14. Bài tập: Xây dựng mô hình REA Công ty Thái Nguyên chuyên cung cấp các dịch vụ giúp việc nhà, có chu trình bán và thu tiền như sau: Hằng ngày KH gọi đến yêu cầu về dịch vụ. NV kinh doanh sẽ gửi báo phí đến cho KH, nếu KH chấp nhận báo phí thì NVKD sẽ tiến hành lập hợp đồng cụ thể về các dịch vụ cung cấp (loại dv, giá phí từng loại dv, mức độ thường xuyên cung cấp dv, thời điểm nhận thanh toán). Sau khi KH ký hợp đồng, bộ phận những người giúp việc nhà sẽ tiến hành cung cấp dv cho KH và KH bắt đầu thanh toán theo các điều khoản HĐ. Công ty cũng thuê 01 NV để nhận và xúc tiến việc nhận thanh toán với KH. Hãy xây dựng mô hình REA. 14
  15. 15. Nội dung dữ liệu thu nhập • Hoạt động: Các nội dung thực hiện trong các quá trình trao đổi nguồn nhân lực của quá trình sản xuất kinh doanh • Hoạt động xét duyệt: Cho phép quá trình trao đổi được thực hiện • Hoạt động thực hiện: Thực hiện trao đổi nguồn lực • Hoạt động ghi nhận, theo dõi: Ghi nhận nội dung trao đổi nguồn lực • Các nguồn lực: Các nguồn lực liên quan đến quá trình trao đổi • Đối tượng: Cá nhân, bộ phận liên quan cần theo dõi cho quá trình trao đổi 15
  16. 16. Thành phần thu nhập dữ liệu  Chứng từ : thu thập các nội dung(dữ liệu) của các họat động thực hiện quá trình trao đổi nguồn lực  Tài khỏan: Thu thập các nội dung của các nguồn lực phát sinh trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin trên báo cáo tài chính và thông tin quản lý  Đối tượng chi tiết: Thu thập các nội dung của các nguồn lực, đối tượng cần theo dõi trong quá trình trao đổi các nguồn lực theo yêu cầu thông tin quản lý 16
  17. 17. Tổ chức đối tượng chi tiết  Đối tượng cho tiết tổ chức thu thập các nội dung cần quản lý chi tiết  Bao gồm các đối tượng nhận dạng của từng hoạt động và các nguồn lực cần quản lý chi tiết( có theo dõi SL)  Mỗi đối tượng cho tiết cần xác định nội dung mô tả và nội dung quản lý  Các nội dung quản lý của tửng đối tượng chi tiết là cơ sở để mã hóa cho đối tượng  Nội dung tổ chức đối tượng Đối tượng Nội dung mô tả Nội dung quản lý Mã hóa Khách hàng Tên, địa chỉ Theo khu vực KH-A-001 17
  18. 18. Tổ chức tài khỏan  Tài khỏan: Là phương pháp mà kế tóan sử dụng để theo dõi, phản ánh cho các nguồn lực liên quan đến các hoạt động  Mỗi một loại tài khỏan là một đối tượng kế toán để theo dõi cho 1 loại nguồn lực về giá trị  Qui trình tổ chức tài khỏan:  Xác định loại tài khỏan trên cơ sở các nguồn lực được nhận dạng  Xác định các nội dung quản lý của tài khỏan  Xác định nội dung quản lý có thể theo dõi theo đối tượng chi tiết  Các nội dung quản lý(còn lại) sẽ được theo dõi trên tài khỏan  Mọi nội dung quản lý trên tài khỏan là 1 cấp tài khỏan của lọai tài khỏan đó => Xác định kết cấu tài khỏan Tài khỏan Doanh thu Nội dung quản lý TK A,B,C,D Nội dung theo dõi theo ĐTCT A,B,D Nội dung theo dõi trên TK C Kết cấu tài khỏan Cấp 1: 511 Cấp 2 : 5111 ->C 18
  19. 19. Tổ chức chứng từ • Chứng từ phản ánh nội dung của 1 hoạt động • Quy trình tổ chức – Xác định tên chứng từ cho mỗi hoạt động – Xác định nội dung của chứng từ (Số ctừ, ngày, đối tượng, nguồn lực liên quan) – Bộ phận lập chứng từ, bộ phận sử dụng chứng từ (dự kiến) – Mã hoá các chứng từ (ký hiệu) Hoạt động Tên chứng từ Thu tiền Phiếu thu Nội dung chứng từ Số CT,Ngày ctừ, số tiền Bộ phận lập Kế tóan tiền Bộ phận sử dụng KH, Thủ quỹ Ký hiệu PT-0001 19
  20. 20. Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu • AIS thủ công Quá trình SXKD Báo cáo tài chính Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài chính Lập báo cáo Chứng từ Sổ cái, sổ chi tiết Ghi sổ nhật ký Sổ nhật ký Chuyển sổ 20
  21. 21. Các hoạt động thu thập, ghi nhận dữ liệu • AIS trên nền máy tính Sự kiện của quá trình SXKD Thông tin theo yêu cầu Chứng từ Nhập liệu Cập nhật, truy xuất thông tin theo yêu cầu Các đối tượng, nguồn lực sử dụng Nhập liệu các hoạt động liên quan Các tập tin lưu trữ dữ liệu Khai báo 21
  22. 22. Các hoạt động thu thập, ghi nhận DL • Nhập liệu, ghi nhật ký (recording): Nhập các sự kiện phát sinh theo thời gian vào hệ thống • Cập nhật, chuyển sổ (Update): Tác động, thay đổi các dữ liệu lưu trữ (số dư TK, số dư chi tiết KH…) sau khi sự kiện xảy ra • Khai báo (Maintenance): Đảm bảo duy trì các dữ liệu về các đối tượng thường sử dụng (Khách hàng, nhà cung cấp, tài khoản, nhân viên…) 22
  23. 23. Lưu trữ dữ liệu • AIS thủ công Hoạt động Lưu trữ Ghi nhật ký  Sổ nhật ký • AIS trên nền máy tính Hoạt động Lưu trữ Nhập liệu  Tập tin nghiệp vụ Khai báo  Tập tin chính Chuyển sổ  Sổ cái, sổ chi tiết Cập nhật  Tập tin chính 23
  24. 24. Lưu trữ dữ liệu trên tập tin Thực thể khách hàng Mã KH Tên khách hàng Dữ liệu tổng hợp Dữ liệu tham chiếu Địa chỉ Mã số thuế Số dư KHNN-01 Chase Mahattan 29 Lê Duẩn, Q.01 430121280-001 574,565,000 KHTN-01 KPMG Việt Nam 115 Nguyễn Huệ 430421210-001 300,090,000 KHTN-02 UOB Viet Nam 17 Lê Duẩn, Quận 01 430011144-001 150,000,000 KHTN-03 Anh Tuấn 142 Điện Biên Phủ, Q.03 437821270-001 (234,000,000) KHTN-04 Công Ty 58 Nguyễn Quang Minh Du, Q.01 0302984527 0 KHTN-05 Công Ty Thành Công 0302657481 100,000,000 258 Lê Lợi, Q.01 Mẫu tin 24
  25. 25. Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu • Tập tin chính (Master File) – Lưu trữ các dữ liệu ít thay đổi về các đối tượng trong, và ngoài hệ thống. VD: Khách hàng, Hàng hóa… – Không chứa các dữ liệu về các sự kiện phát sinh – Các dữ liệu lưu trữ có thể là các dữ liệu tham chiếu hay dữ liệu tổng hợp Tên hàng hóa Mã hàng ÐVT Tài khoản SL tồn XEROX PR-001 Cái 1561 100 HP LASER PR-002 Cái 1561 20 TOSHIBA DESKPRO PC-001 Bộ 1561 150 25
  26. 26. Các loại tập tin lưu trữ dữ liệu (tt) • Tập tin nghiệp vụ (Transaction File) – Lưu trữ dữ liệu về các sự kiện : đặt hàng, bán hàng, thu tiền… – Luôn chứa trường NGÀY của SỰ KIỆN, nghiệp vụ – Luôn chứa các dữ liệu về giá cả, số lượng liên quan đến sự kiện Số Ngày Mã KH Mã hàng SL Giá hđơn hđơn 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-001 1 10.000.000 345 7869 13/4/04 KHTN-01 PC-002 7870 154/04 KHNN-01 PR-002 345 567 2 3 20.000.000 25.000.000 ĐĐH 26
  27. 27. Lợi ích của tập tin chính và tập tin nghiệp vụ • Giảm thời gian nhập liệu. VD: chỉ cần nhập mã KH chứ ko cần nhập các thông tin khác của KH khi nhập hóa đơn bán hàng • Tránh lưu trữ trùng lắp dữ liệu. VD: Dữ liệu về KH chỉ lưu trữ ở 1 tập tin duy nhất • Tăng cường khả năng kiểm soát dữ liệu. VD: Chỉ có thể nhập hóa đơn cho KH có trong tập tin chính • Tiện lợi trong các hoạt động bảo quản dữ liệu: Thay đổi, thêm, xóa… 27
  28. 28. Mã hóa các thực thể mang dữ liệu • Ý nghĩa – Các thực thể mang các dữ liệu (hoạt động, đối tượng, nguồn lực) sẽ được mã hóa để tạo tính duy nhất, phân biệt giữa chúng với nhau – Việc mã hóa sẽ tiết kiệm thời gian và hạn chế sai sót trong quá trình nhập liệu và truy xuất thông tin liên quan đến các thực thể – Tùy theo tính chất của thực thể mang dữ liệu, sẽ có phương pháp mã hóa thích hợp 28
  29. 29. Các phương pháp mã hóa • Mã trình tự/mã liên tiếp: – Số hóa các đối tượng theo thứ tự liên tiếp: VD: MS sinh viên – Không linh động, hạn chế trong việc thêm, xóa dữ liệu – Không có tính mô tả thuộc tính của dữ liệu • Mã khối/nhóm: – Gán 1 nhóm các con số mang một ý nghĩa nhất định: ví dụ mã UPC bao gồm 6 số đầu là mã nhà SX, 6 số sau là mã sản phẩm. • 934673-042659: Nhà SX Vinamilk, sản phẩm sữa tươi.. 29
  30. 30. Các phương pháp mã hóa • Mã phân cấp: – Gán một nhóm các con số mang ý nghĩa 1 vị trí, phân cấp – Nhóm đứng trước là cấp trên của nhóm liền kề đó – VD; 01-100-1240 Mã cty thành viên-mã phòng KT-mã NV • Mã gợi nhớ: – Gán các kí tự và trong nhóm để mang 1 ý nghĩa nhất định – VD: KH-001 Mã khách hàng, số 001 30
  31. 31. Những điều cần lưu ý khi mã hóa • Xác định các thực thể cần mã hóa • Xác định quy luật tồn tại, thuộc tính hay yêu cầu quản lý liên quan đến thực thể • Lựa chọn các phương pháp mã hóa thích hợp • Xem xét tính duy nhất của bộ mã • Xem xét đại diện của bộ mã • Xem xét tính tương lai của bộ mã • Quy luật mã hóa cần được thống nhất và phổ biến trong toàn DN 31
  32. 32. Phương thức xử lý thông tin dữ liệu trên máy tính • Xử lý tương tác : – Là xử lý thực hiện từng phần, phần xử lý bởi con người và bởi máy tính được thực hiện xen kẽ nhau, trong xử lý tương tác con người dẫn dắt các quá trình xử lý, máy tính đóng vai trò trợ giúp tích cực. – Xử lý tương tác là phương được lựa chọn cho các hệ thống xử lý nhiều thông tin có mối quan hệ phức tạp với nhau, khó mô tả bằng công thức, các pt tóan học, vận dụng kinh nghiệm vào quá trình xử lý 32
  33. 33. • Xử lý giao dịch : Là xử lý một yêu cầu cho đến khi ra kết quả, không có sự can thiệp từ ngòai vào. Một quá trình xử lý như vậy gọi là 1 giao dịch, thích hợp với những tiến trình có nhiều khâu độc lập • Xử lý trực tuyến : Được sử dụng trong những hệ thống đòi hỏi xử lý từng dòng thông tin, từng mẫu tin ngay tại thời điểm nó mới xuất hiện – Việc truy cập thông tin xảy ra hòan tòan ngẫu nhiên – Khuôn dạng và kểu thông tin không hòan tòan xác định – Thông tin thay đổi liên tục ngay trong khi thực hiện tiến trình xử lý 33
  34. 34. • Xử lý phân tán : – Các xử lý có thể diễn ra tại các bộ phận ở những vị trí khác nhau, có những yêu cầu khác nhau vào những thời điểm cũng có thể khác nhau – Trong xử lý phân tán, với một thành phần dữ liệu có thể xảy ra nhiều thao tác như cập nhật, sửa chữa hoặc khai thác khác nhau – Vì vậy cần quan tâm đối với các xử lý phân tán là đảm bảo tính đồng bộ trong hệ thống 34
  35. 35. Phương thức nhập dữ liệu • Theo thời gian thực (Real-Time) – Sự kiện được ghi nhận ngay sau phát sinh (vào tập tin nghiệp vụ) – Khi dữ liệu được nhập, sẽ kiểm tra các dữ liệu trong tập tin chính liên quan (khách hàng, hàng TKho…) – Các tập tin chính liên quan được cập nhật ngay – Có thể xem các báo cáo liên quan đến sự kiện (bảng kê, báo cáo số dư KH, HTK, báo cáo tổng hợp…) ngay sau được nhập vào. 35
  36. 36. Phương thức nhập dữ liệu (tt) • Theo lô (Batch) – Sự kiện được tập hợp theo lô khi phát sinh (chưa được nhập vào máy) – Tính toán số tổng cộng của lô chứng từ (Số kiểm soát) – Các chứng từ trong lô lần lượt được nhập vào máy – Đối chiếu số tổng của lô (do chương trình tính) với số kiểm soát (tính trước khi nhập liệu), kiểm tra thông tin trên báo cáo kiểm soát lô – Chuyển lô để cập nhập các tập tin chính liên quan – Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ đã được chuyển lô 36
  37. 37. Phương thức nhập dữ liệu (tt) • Nhập liệu theo thời gian thực, xử lý theo lô – Sự kiện được nhập vào máy khi phát sinh, do đó sẽ không tính toán số kiểm soát lô – Các nghiệp vụ sau khi được nhập vào sẽ “nằm chờ” mà không được cập nhập vào các tập tin chính liên quan – Kiểm tra các nghiệp vụ đang trong tình trạng “chờ” trước khi cập nhập – Cập nhập 1 nhóm các nghiệp vụ đang nằm chờ vào các tập tin chính liên quan – Các báo cáo liên quan đến các nghiệp vụ chỉ xem được khi lô nghiệp vụ “nằm chờ” đã được cập nhập 37
  38. 38. Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin • Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin: – Dữ liệu được tổ chức thành các tập tin riêng tương ứng cho mỗi chương trình ứng dụng khác nhau Tập tin ĐĐH Nhập NVBH Tập tin KH Chương trình BH Thông tin BH Tập tin ĐĐH Tập tin HTK Nhập NV HTK Tập tin HTK Chương trình HTK Thông tin HTK 38
  39. 39. Tổ chức dữ liệu theo kiểu tập tin Mã Số ĐĐH Ngày ĐH Mã Số KH KVBH NVBH Mã hàng Tên hàng Giá SL Mã hàng Tên hàng Đgiá xuất Giá bán Mã Số ĐĐH Mã Số KH NVBH KVBH SL tồn Mức TD KVBH NVBH DThu tích Mã Số KH Tên KH Địa chỉ •Trùng lắp dữ liệu lưu trữ •Không nhất quán trong việc lưu trữ dữ liệu •Chi phí lưu trữ tăng •Hạn chế trong việc kiểm soát dữ liệu lưu trữ 39
  40. 40. Tổ chức dữ liệu theo cơ sở dữ liệu NVBH Ứng dụng bán hàng Hệ quản trị CSDL Lập các báo cáo có sẵn Yêu cầu Báo cáo NVHTK Ứng dụng HTK Hệ điều hành Vấn tin CSDL Truy vấn Báo cáo theo yêu cầu 40
  41. 41. Khái niệm về Cơ sở dữ liệu • Một CSDL là một tập hợp nhiều dữ liệu liên quan và được lưu trữ vật lý trong máy tính. Nó liên kết với các tập tin và được thực hiện hoặc thi hành bởi một gói phần mềm đặc trưng mà được gọi là hệ thống quản lý CSDL • Một ứng dụng CSDL đều bao gồm các phần – – – – Thành phần xử lý ứng dụng Thành phần phần mềm CSDL Bản thân CSDL Các mô hình về quản lý CSDL 41
  42. 42. • Mô hình kiến trúc dựa trên cấu hình phân tán về truy nhập dữ liệu của hệ thống máy tính Client/Server – Mô hình CSDL tập trung – Mô hình CSDL theo kiểu file – server – Mô hình xử lý từng phần CSDL – Mô hình CSDL Client/Server – Mô hình CSDL phân tán 42
  43. 43. Cơ sở dữ liệu • Là một tập hợp có cấu trúc của các dữ liệu, được lưu trữ ở các thiết bị lưu trữ để có thể thỏa mãn đồng thời nhiều người sử dụng A, B, C Chương trình 1 Chương trình 1 A, B, C, D, E B, C, D, E Chương trình 2 Hệ quản trị CSDL Chương trình 2 Cơ sở dữ liệu 43
  44. 44. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu • Là chương trình dùng để thực hiện các thao tác liên quan đến việc khởi tạo, truy cập và quản lý dữ liệu, bao gồm: • Định nghĩa dữ liệu (DDL) • Định nghĩa mối quan hệ giữa các dữ liệu • Tương tác với hệ điều hành để lưu trữ vật lý dữ liệu • Tương tác với người sử dụng thông qua các ngôn ngữ thao tác dữ liệu (DML) và ngôn ngữ vấn tin (DQL) 44
  45. 45. Ưu điểm của tổ chức DL theo CSDL – Tránh được sự trùng lặp dữ liệu – Dễ dàng trong việc bảo dưỡng dữ liệu – Quản lý dữ liệu nhất quán – Sự độc lập của dữ liệu với các chương trình ứng dụng – Kiểm soát, phân quyền truy cập dữ liệu: Quyền xem, sửa, xóa… 45
  46. 46. Ảnh hưởng của CSDL đối với công việc của kế toán • Ảnh hưởng đến nguyên tắc ghi sổ kép • Cách thức cung cấp thông tin cho đối tượng bên ngoài • Truy xuất thông tin theo yêu cầu • Kết hợp giữa thông tin tài chính và thông tin hoạt động • Thay đổi vai trò của kế toán trong doanh nghiệp • .,… 46
  47. 47. Mối liên kết giữa các tập tin Số Ngày hđơn hđơn 7869 13/4/04 7869 7870 13/4/04 154/04 Khóa chính KHTN-01 Mã SL hàng PC-001 1 10.000.000 345 KHTN-01 KHNN-01 PC-002 2 PR-002 3 20.000.000 25.000.000 345 567 Mã KH Giá ĐĐH Mối liên kết thể hiện số lượng mẫu tin của 1 tập tin này liên kết với 1 mẫu tin của 1 tập tin khác Khóa ngoại Tên khách hàng Mã KH Địa chỉ Chase Mahattan KHNN-01 29 Lê Duẩn, Q.01 KPMG Việt Nam KHTN-01 115 Nguyễn Huệ Mã số thuế 430121280-001 430421210-001 47
  48. 48. Mối liên kết Một-Một (1:1) •MỘT mẫu tin của tập tin này chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin khác và ngược lại. VD: – Mối liên kết giữa hóa đơn bán hàng và phiếu xuất: MỘT hóa đơn chỉ được lập 1 phiếu xuất. Đồng thời, MỘT phiếu xuất chỉ liên quan đến MỘT hóa đơn Hóa đơn 1 1 hóa đơn cho 1 phiếu xuất 1 Phiếu xuất 1 phiếu xuất cho 1 hóa đơn 48
  49. 49. Mối liên kết Một-Một (1:1) Số hđơn Ngày hđơn Mã KH Phiếu xuất 7869 13/4/04 KHTN-01 PX001 7879 13/4/04 KHTN-01 PX038 7888 1 154/04 KHNN-01 PX098 Phiếu xuất Ngày Xuất 1 Kho hàng PX001 13/4/04 KHTN-01 PX038 13/4/04 KHTN-01 PX098 154/04 KHNN-01 49
  50. 50. Mối liên kết Một-Nhiều (1:n) •MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘT mẫu tin của tập tin khác chỉ liên kết với MỘT mẫu tin của tập tin này. VD: – Mối liên kết giữa Khách hàng và đơn đặt hàng của KH: MỘT khách hàng có thể đặt NHIỀU đơn đặt hàng. Ngược lại, MỘT đơn đặt hàng liên quan đến MỘT khách hàng mà thôi Khách hàng 1 1 KH trên 1 ĐĐH n ĐĐ Hàng Nhiều ĐĐH cho 1 khách hàng 50
  51. 51. Mối liên kết Một-Nhiều (1:n) ĐĐH 345 349 567 Ngày ĐĐH Mã KH Tổng giá trị 13/4/04 KHTN-01 10.000.000 13/4/04 KHTN-01 20.000.000 154/04 KHNN-01 25.000.000 Mã KH 1 KHNN-01 KHTN-01 Tên khách hàng Chase Mahattan KPMG Việt Nam n n Địa chỉ 29 Lê Duẩn, Q.01 115 Nguyễn Huệ Mã số thuế 430121280-001 430421210-001 51
  52. 52. Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n) • MỘT mẫu tin của tập tin này có thể liên kết với NHIỀU mẫu tin của tập tin khác. Ngược lại MỘT mẫu tin của tập tin khác cũng có thể liên kết với NHIỂU mẫu tin của tập tin này. VD: – Mối liên kết giữa Hàng hóa và hóa đơn: MỘT loại hàng hóa có thể được bán bởi NHIỀU hóa đơn. Ngược lại, MỘT hóa đơn cũng có thể có NHIỀU hàng hóa Hàng hoá n Nhiều hàng hóa trên 1 HĐơn n Hóa đơn Nhiều HĐơn bán cùng 1 loại hàng hóa 52
  53. 53. Mối liên kết Nhiều-Nhiều (n:n) Số hđơn 7869 7869 7870 n Ngày hđơn Mã hàng 13/4/04 PR-001 13/4/04 PR-002 154/04 PR-002 SL 1 2 3 Giá 10.000.000 20.000.000 30.000.000 Mã hàng Tên hàng hóa PR-001 XEROX n 1 ÐVT Tài khoản Cái 1561 PR-002 PC-001 PC-002 Cái Bộ Bộ 1 HP LASER TOSHIBA COMPAQ 1561 1561 1561 53
  1. A particular slide catching your eye?

    Clipping is a handy way to collect important slides you want to go back to later.

×