Una buena secretaria debe ser...
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  • 1. Perfil de una Secretaria
    Debe ser una persona en la que se
    tenga plena confianza y que cumpla con las
    siguientes características:
    - Buena presencia.- Persona de buen trato, amable, cortés y seria.- Excelente redacción y ortografía.- Facilidad de expresión verbal y escrita.- Persona proactiva y organizada.
    - Facilidad para interactuar en grupos.
  • 2. Perfil de una Secretaria
    - Dominio de Microsoft Office, Internet, etc.
    - Brindar apoyo a todos los departamentos. - Aptitudes para la Organización.- Buenas relaciones interpersonales.- Habilidades para el planeamiento, motivación, liderazgo y toma de decisiones.- Capacidad para trabajar en equipo y bajo presión.
  • 3. Funciones de una Secretaria
    • Ser puntual en todas sus actividades .
    • 4. Mantener discreción sobre todo lo que respecta a la empresa.
    • 5. Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
  • Funciones de una Secretaria
    • Recibir e informar asuntos que tengan que
    ver con el departamento correspondiente, para que todos estén informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
    • Evitar hacer comentarios innecesarios sobre cualquier funcionario o departamentos dentro de la empresa.
  • Funciones de una Secretaria
    • Obedecer y realizar instrucciones que sean
    asignadas por su jefe.
    • Mejora y aprendizaje continúo.
  • Secretaria = Confianza
    • Una buena secretaria debe ser acreedora
    de la máxima confianza.
    • Su formación, solidez, discreción carácter, personalidad... es clave para que exista una relación de confianza absoluta y sea copartícipe de las fortalezas y debilidades de la empresa.
  • Secretaria = Confianza
    • Su compromiso, fidelidad e identificación
    con la empresa y las personas que la dirigen debe ser total.
    • Si se consigue la empatía y confianza total entre el jefe y secretaria, se está dando un paso de gigantes en multitud de facetas.
  • El tiempo es un recurso muy valioso
    Para un alto directivo (a) el tiempo
    es su recurso más escaso y valioso.
    • Poder atender el máximo de temas posibles y hacerlo sin estrés y en "buena forma" es fundamental el apoyo de una secretaria intuitiva e inteligente.
  • El tiempo es un recurso muy valioso
    • Hacer ganar tiempo a un alto directivo
    es un arte y requiere una atención permanente
    y total.
    • Es preparar a tiempo toda la documentación para una reunión.
    • 6. Es la habilidad para cortar una visita que se prolonga excesivamente
  • El tiempo es un recurso muy valioso
    • Es dar la excusa perfecta para llegar
    media hora más tarde a una próxima reunión
    • Es alquilar un servicio de habitación durante dos horas para poder ducharse tras un viaje de diez horas y llegar en perfectas condiciones a una reunión importante...
  • El tiempo es un recurso muy valioso
    • Es dar la excusa perfecta por teléfono
    y que el jefe no quede mal.
    • Es saber lo que el jefe necesita, piensa y anticiparse a dárselo con la seguridad de no equivocarse.
    • 7. Es saber cuando tiene sed, o es mandar la nota de agradecimiento usual.
  • El tiempo es un recurso muy valioso
    • Es vivir el día intentando cuidar cada
    minuto del jefe.
    • Es ayudarle a cumplir la agenda sin estrés y manejando los imprevistos.
  • La secretaria como gestora
    Una secretaria de alta dirección cada vez
    que toma el teléfono tiene que transmitir la importancia de la empresa y de su máximo representante, con tal maestría que se convierta en un factor de imagen, invaluable para la empresa.
  • 8. La secretaria como gestora
    En otro orden de cosas, gestione
    hábilmente en un vuelo de largo recorrido un upgrade a firtsclass.
    Se preocupe de hacer llegar tres propuestas diferentes para una cena especial y la reserva en la mesa más especial.
  • 9. La secretaria como gestora
    Se asegure de un trato personalizado en
    el Hotel y de que los detalles estén impecables en el business center.
    Conseguir acelerar una entrega, gestionar una mejora de cualquier tipo. ¿Cuánto vale una secretaria así?
  • 10. Hacer valer la autoridad de su Jefe
    Dar seguimiento temporal y eficiente:
    buenas formas, recordatorios, llamadas antes
    de la fecha...
    En resumen, que sea posible que las personas involucradas en la entrega de información, respuestas, proyectos, etc. cumplan en tiempo y forma con el Jefe.
  • 11. Hacer valer la autoridad de su Jefe
    Y de esta manera, la mente del jefe
    pueda descansar y ocuparse de cosas nuevas,
    con la confianza que su secretaria da un seguimiento y el pressing perfecto para que se ejecuten los temas tratados y acordados.
  • 12. Aprender cursos especializados
    • Una buena secretaria necesita
    aprender tanto como el jefe.
    • Debe ponerse al día de todo lo que es importante
    en la empresa.
    • Debe familiarizarse de cosas nuevas, aunque sean complejas llámese nanotecnología, biotecnología o terminología financiera especializada.
  • Aprender cursos especializados
    • Debe formarse continuamente,
    hacer cursos especializados y lo debe hacer en horarios extra, sin que afecte al normal desarrollo de cada día.