Selección e Implantación de un Sistema de Gestión Integrado

Selección e Implantación de un Sistema de Gestión integrado para la Empresa Manuel Cabello Digital Learning http://digitallearning.es Marzo 2007

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Selección e implantación de un Sistema de GestiónVamos a analizar el proceso de selección e implantación de un Sistemade Gestión. Lo vamos a hacer desde el punto de vista más general,considerando los Sistemas de Gestión Integrados (ERP)Este enfoque, permite analizar todos los elementos que debenconsiderarse para una correcta selección e implantación del sistema.Para sistemas más simples, podemos tener esta metodología comoreferencia y aplicar los elementos convenientes según el alcance delsistema.En la última parte de la presentación, a modo de ánexo, veremos conque opciones contamos para dotar a nuestra organización de unSistema de Gestión Integrado y principales pros y contras de cada unade ellas elaborado por Digital Learning 3

Costeselaborado por Digital Learning 4

TCO (Coste Total Propiedad)Elementos a tener en cuenta en la adquisición y explotación de un Sistemade Gestión (TCO:Total Cost Ownership) PRODUCTO SERVICIOS Implantación ➢ Licencias ➢ Consultoría ➢ Implementación ➢ Instalación Infraestructura Tecnológica ➢ Configuración ➢ Parametrización ➢ Hardware ➢ Personalización ➢ Software ➢ Formación ➢ Sistema Operativo ➢ Base de Datos SERVICIOS Post-instalación ➢ Comunicaciones / ➢ Mantenimiento interoperabilidad ➢ Actualizaciones PERSONAL Interno ➢ Soporte ➢ Equipo Proyecto ➢ Administradores Sistema Otros ➢ Soporte usuario ➢ Gastos explotación ➢ Formación técnicos ➢ No disponibilidad Downtime ➢ Personal indirecto ➢ Coste de cambio Lock-in elaborado por Digital Learning 5

Distribución Costes típicos implantación de un ERPDistribución de costes en la implantación de un ERPLicencias (Software) 30,20%Consultoría 24,10%Hardware 17,80%Formación 13,50%Equipos de implantación 10,90%Otros 3,30% Fuente: Mabert, Soni y Venkatraman Production and Inventory Management Journal, 2000 elaborado por Digital Learning 6

Algunas cifras sobre TCO TCO de ERP en Millones$ Comparativa TCO de CRM alquiler vs propiedad Fuente: The Performance Advantage, APICS,1999● Variaciones significativas entre los estudios● Coste solución ERP varía en función de módulosinstalados, tipología empresa, consultores,...● Aparecen soluciones más enfocadas a Pyme de menorcomplejidad (alcance) y coste.● Precios orientativos en soluciones sw privativo (2007): - ERP básico-medio licencias: entorno 1500 €/usuario consultores/implantación: entorno 6000 € - alquiler/pago por uso CRM: 30-200 €/usuario-mes - licencias CRM básico-medio: 500–1500 €/usuario elaborado por Digital Learning 7

Selección de un Sistema de Gestión: Tipología de Empresa Nuevo proyecto / Empresa en desarrollo /Grado desarrollo expansión / consolidación,... Organización: tamaño, departamentos, centros de trabajo-sucursales...Complejidad Clientes / Proveedores/ Mercados Productos /Servicios: tipologías,modelo de negocio/operaciones, ..Perfil Recursos humanos / Sector / Cultura de la organización,...TIC Infraestructura, Sistemas implementados Aplicaciones, herramientas en uso elaborado por Digital Learning 8

Soluciones por tipología de Empresa (tamaño) Presentamos una distribución orientativa de tipos de soluciones según segmentosde empresa clasificadas por su tamaño. Según vimos, hay otros apartados que pueden ser tan o más significativos y solo elconjunto nos indicará que tipo de solución es la más indicada Gran Empresa: > 50 M€ / > 250 empleados ERP-CRM-SCM ERP-CRM-SCM Mediana Empresa: 10–50 M € / 50-250 empleados básicos/ avanzados Suites / ERP-CRM Pequeña Empresa: 2-10 M€ / 10–50 empleados básicos Microempresa: < 2 M€ / < 10 empleados Aplicaciones / Suites elaborado por Digital Learning 9

Criterios de selección de un Sistema de Gestión ¿Cubren nuestras necesidades actuales?Funcionalidades ¿y las posibles necesidades futuras? ¿podemos seguir operando cómo loAdaptación a los procesos estamos haciendo? Si son necesarios de la empresa cambios ¿son realmente mejoras en nuestros procesos actuales?Adecuación al sector ¿tienen soluciones especializadas en nuestro sector? ¿a qué nivel? Arquitectura, escalabilidad, estándares,Evaluación técnica infraestructura necesaria, plataformas disponibles, herramientas de administración, herramientas de personalización, integración con otros sistemas/herramientas (*) elaborado por Digital Learning 10

Criterios de selección de un Sistema de Gestión(*) Integración con sistemas o herramientas existentes: Este es un aspecto muy importante a considerar. Hay Organizaciones que cuentan con aplicativos que gestionan información o transacciones que son necesarias para determinadas áreas/operaciones de la empresa que no pueden ser reemplazadas con el nuevo Sistema de Gestión que se va a implementar (o el esfuerzo para que así fuera lo hacen desaconsejable). Puede ser habitual que estos aplicativos e incluso las plataformas sobre las que corren, sean ya tecnólogicamente anticuadas/obsoletas. Se suele denominar con el término sitemas legacy (sistemas heredados) Es fundamental chequear que el nuevo Sistema de Gestión permitirá una solución viable que pueda integrar lo más automatizadamente posible, el flujo de procesos e información que gestionan estos aplicativos. elaborado por Digital Learning 11

Criterios de selección de un Sistema de Gestión Rápidez de implementación, facilidadFacilidad de uso configuración, de uso, ayuda online, documentación Referencias. Soporte al producto/versión.Fabricante Visión / planes. ¿Continuidad en el mercado? ¿quién implementa la solución? Know how.Implementadores Metodología. Recursos. Localización. Referencias. Soporte postventa TCO: Coste total de propiedadEvaluación económica Facilidades/Gestión financiación/ayudas elaborado por Digital Learning 12

Implantación de un Sistema de GestiónUn inadecuado planteamiento previo no solo afecta al proyecto de implantación ensí, sino también a la posterior explotación del propio sistema ERP Resultados de diversas encuestas sobre la explotación de un ERP empresas españolas que consideran que explotan el potencial de su ERP instalado (*).................................... 46 % empresas españolas que consideran poco o nada explotado su ERP (*)........................................................... 54 % empresas norteamericanas que consideran que la implantación de su ERP es insatisfactoria (**)..................... 51 % idem que están muy satisfechas con su ERP(***)............... 41 % Fuentes: (*) Estudio Grupo Penteo, 2002 (**) Robins-Gioia survey, 2002 (***) Aikan survey, 2002 elaborado por Digital Learning 13

Implantación de un Sistema de GestiónLa implantación de un ERP es un proyecto complejo que ha de gestionarseadecuadamente para minimizar las desviaciones de las previsiones y expectativasestablecidas. Resultado encuesta empresas Norteamericanas que habían implantado un ERP Exito: implantación de todas las funcionalidades, realizada en tiempo y costes previstos................................ 10 % Promedio de costes incurridos sobre lo presupuestado...... 178 % Promedio de tiempo empleado sobre lo planificado............ 230 % Grado de implementación de funcionalidades respecto a las que se deseaban inicialmente...................... 41 % Fuente: P.Aiken ERP considerations, 2002 elaborado por Digital Learning 14

Implantación de un Sistema de GestiónRespecto a las implantaciones de CRM, los datos de las estudios son dispares. Anivel global, los analistas presentan unos resultados similares a los obtenidos enERP. En cambio, en España, el estudio realizado por Penteo muestra mucho mejoresdatos que los obtenidos en ERP. Resultados de diversas encuestas sobre la explotación de un CRM Proyectos CRM a nivel internacional que no logran sus objetivos (*)....... 65 % Empresas españolas satisfechas con su inversión en CRM (**) .............. 90 % Estas diferencias de percepción, aparte de por las particularidades/ enfoques de los estudios realizados, pueden tener su origen en que el parque de instalaciones CRM en España, tiene un elevado porcentaje en desarrollos propios de las empresas, lo que puede afectar a la percepción subjetiva de los encuestados Fuentes: (*) Estudios de Gartner Group y Meta Group, 2004 (**) Estudio Grupo Penteo, 2002 elaborado por Digital Learning 15

Implantación: aspectos claves ¿Qué vamos a hacer? ¿cuáles son lasAnálisis de requerimientos especificaciones? ¿Qué queremos conseguir? ¿CuálesObjetivos claros son los parametros que vamos a medir?Compromiso Dirección Apoyo y seguimiento del proyecto ¿quienes van a hacerlo? ¿quiénEquipo de Proyecto dirige, coordina y controla todo la implementación? ¿como lo vamos a hacer? ¿en cuántoPlanificación tiempo?: Fases,recursos, responsables, milestones,... elaborado por Digital Learning 16

Implantación: aspectos claves ¿hemos considerado el tiempo yParticipación del personal recursos que deben contribuir al proyecto? ¿pueden compatibilizarlo con sus tareas habituales? ¿cómo funciona? ¿saben losFormación usuarios trabajar con el nuevo sistema? ¿qué cambios o nuevas posibilidades tienen? ¿cuándo empieza a funcionar? ¿sePuesta en marcha desconectan los anteriores sistemas? ¿cómo y cuando migramos los datos entre ambos ¿como lo vamos a hacer? ¿enComunicación cuánto tiempo y con quiénes?: Fases, responsables,recursos, milestones, .. elaborado por Digital Learning 17

Implantación: Equipo de Proyecto Director de Proyecto: prestigio interno, conocimiento de la Compañía y susprocesos, respaldo de la alta dirección Consultores externos: Acordar/fijar perfiles, nivel de experiencia, integracióncon el equipo de proyecto. Preservar know-how de la implementación Integrantes del equipo de proyecto: equipo multifuncional. Conocimiento/representación de todas las áreas afectadas Involucración de todos los niveles: no solo usuarios o solo directivos. Distintos niveles de visión e interlocución elaborado por Digital Learning 18

Proyecto de implantación ERPFuente: IBdos elaborado por Digital Learning 19

Tiempos medios de implantación Fuente: ERP Survey 2003 Revista Computer@Produktion elaborado por Digital Learning 20

Plan de Formación y SoporteFuente: SAP elaborado por Digital Learning 21

Plan de Formación y Soporte    Prepárame (Prepare Me)  • Prepárame para los cambios • Comunicación corporativa    Díme (Tell Me)  • Díme lo que tengo que hacer • Díme lo que se espera que se haga    Muéstrame (Show Me)  • Enseñame cómo trabaja • Enseñame cómo lo haría un experto    Déjame (Let Me)  • Déjame practicar • Déjame aprender de mis errores   Ayúdame (Help Me) • Dame ayuda en línea y/o tutoriales • Dame soporteFuente: SAP elaborado por Digital Learning 22

Anexo: opciones disponibles para un Sistemas de GestiónA modo de ánexo, Vamos a revisar tres modelos a los que podemos optarpara dotar a nuestra Organización de un Sistema de Gestión (Integrado). Adquisición e implementación de una solución estándar en nuestros equipos Pago por uso (alquiler) Desarrollo a medida elaborado por Digital Learning 23

Sistemas de Gestión: adquisición solución estándarBeneficios frente a un desarrollo a medida propio: Garantía de funcionamiento de los proveedores líderes (soluciones ya probadas) Acceso a un know-how de procesos de negocio Asesoramiento y servicio Integración Beneficiarse del I+D del fabricante Opciones/módulos disponibles ante posible ampliación de nuestro modelo/procesos de negocioDesventajas: Cambios a veces perjudiciales en nuestros procesos de negocio Excesiva estándarización (poca diferenciación con la competencia) Puede que la solución no encaje con particularidades de nuestro sector/microsector Dependencia en cambios de versiones o migración a otras tecnologías: productos descontinuados/pérdida de soporte Dependencia en cambios en el fabricante: adquisiciones, fusiones (en software propietario) o abandono del proyecto (en software libre) elaborado por Digital Learning 24

Sistemas de Gestión: adquisición solución estándarImplementación de una solución estándar in-house: Software propietario Pago de licencias (por equipos, por usuarios concurrentes...) y de los servicios que se contraten (análisis previo, instalación, soporte, personalización) Gratuito (usualmente aplicaciones de bajo nivel o versiones entry-level). Pago por acceso a versiones más avanzada o por servicios (actualizaciones, soporte,...) Software código abierto (software libre) Usualmente licencias gratuitas (no siempre. libre ≠ gratuito) Acceso al código fuente para estudiarlo y/o modificarlo Contratación voluntaria de servicios: soporte, actualizaciones,... elaborado por Digital Learning 25

Sistemas de Gestión Integrados: software libre/código abiertoBeneficios soluciones sw libre: Usualmente no hay coste de licencias o con precio muy asequible: Menor lock-in (inversión inicial menor) No incremento de coste por número de instalaciones o usuarios Las derivadas de ser código abierto: transparencia/seguridad, posibilidad de adaptación, correción de bugs, soporte de la comunidad... (know-how) Menos sujeto a cambios en políticas comerciales de empresasEn cuanto a desventajas, deberíamos hablar más de elementos a analizar/tener encuenta, ya que algunos productos desarrollados con esta filosofía están teniendo ungran avance que los empiezan a equiparar a las mejores soluciones del sw privativo Comprobar desarollo/madurez del proyecto (referencias y parque instalado) Comprobar red de servicio y soporte (no solo basado en la comunidad) Continuidad: es ambivalente. Al no haber garantías contractuales del fabricante, el proyecto puede detenerse o bifurcarse. Por otro lado, no está sujeto a problemas típicos del sw privativo: descontinuación de producto por adquisición/fusión de empresas, el código puede seguir siendo mantenido/desarrollado por otras personas que lo estudien.... elaborado por Digital Learning 26

Sistemas de Gestión Integrados: pago por usoFórmula pago por uso: la aplicación se considera un servicio que se utiliza. Sepaga una cuota mensual en función de usuarios y funcionalidades quecontratemos.El SI (HW y SW) reside en las instalaciones del proveedor que es responsable delmantenimiento y servicio (SLA) del sistemaSe accede a través de Internet y la interacción con la aplicación se realiza con elnavegadorMediante un sistema de claves, podemos tener distintos perfiles de usuarios yniveles de acceso al igual que en una solución in-houseNo hay un proceso de instalación, aunque sí cierta parametrización en la puesta enmarcha y posible carga de datos.Bajo esta modalidad se engloban diversas concepciones y denominaciones ASP: Application Service Provider SaaS (Software as a Service) bajo demanda (on demand) elaborado por Digital Learning 27

Sistemas de Gestión Integrados: pago por usoBeneficios: No es necesaria una infraestructura compleja de hardware y software, por lo que minimizamos la inversión inicial en equipos y sistemas (en teoría menor lock-in) Rapidez de puesta en marcha No es necesario personal técnico dedicado (backups, migraciones,..) Mayor flexibilidad ante nuestras necesidades.Desventajas: Déficit en personalización Déficit en especialización en el sector Necesaria una excelente conectividad Internet (velocidad, disponibilidad..) Internet no siempre es controlable por nosotros Dependencia de una compañía externa (SLA) Suceptibilidad por la seguridad de la información (fuera de nuestras instalaciones) Posible lock-in por la escasa o nula interoperabilidad entre distintos servicios lo que nos obliga a trabajar con un solo proveedor elaborado por Digital Learning 28

Sistemas de Gestión Integrados: desarrollo a medidaBeneficios: Ajuste a nuestra necesidades: Funcionalidad que se necesita: no adquirir opciones que no utilizamos. Mejor adecuación para los casos no cubiertos para nuestro sector/microsector Sin cambio en los procesos (salvo voluntarios). Más facilidad en la Gestión del cambio. Preservar nuestra forma de hacer las cosas que sean una ventaja competitiva en el mercado. Know-how más fácil de preservar en la compañía Marcamos el ritmo de implantación Menor dependencia de factores externos: cambios en el fabricante o en las versiones del producto adquirido (nueva tecnología, cambio de propietarios,..) Mayor agilidad de respuesta ante cambios o modificaciones urgentes elaborado por Digital Learning 29

Sistemas de Gestión Integrados: desarrollo a medidaDesarrollar la aplicación a partir de unas especificaciones definidas por la propiaempresaEn cuanto a recursos, puede abordarse con: Recursos internos: exige know-how técnico y de gestión de proyectos Recursos externos: contratación de una compañía especialista en este tipo de desarrollos. Exige la supervisión por parte de un recurso cualificado interno, para que se cumplan adecuadamente las especificaciones y los tiempos Mixto: la empresa realiza el diseño y subcontrata partes del desarrollo para evitar el aumento de recursos técnicos.Existen numerosas opciones en cuanto a tecnología a utilizar (entorno y lenguajede programación, plataformas,...) y metodología de desarrollo, saliéndose delalcance de este curso.No tiene sentido en funcionalidades estándar (p.ej.:un programa de contabilidad).No inventar la rueda elaborado por Digital Learning 30

Sistemas de Gestión Integrados: desarrollo a medidaBeneficios: Ajuste a nuestra necesidades: Funcionalidad que se necesita: no adquirir opciones que no utilizamos. Mejor adecuación para los casos no cubiertos para nuestro sector/microsector Sin cambio en los procesos (salvo voluntarios). Más facilidad en la Gestión del cambio. Preservar nuestra forma de hacer las cosas que sean una ventaja competitiva en el mercado. Know-how más fácil de preservar en la compañía Marcamos el ritmo de implantación Menor dependencia de factores externos: cambios en el fabricante o en las versiones del producto adquirido (nueva tecnología, cambio de propietarios,..) Mayor agilidad de respuesta ante cambios o modificaciones urgentes elaborado por Digital Learning 31

Sistemas de Gestión Integrados: desarrollo a medidaDesventajas: Esfuerzo en recursos internos: dedicación Know-how técnico necesario: gestión de proyectos de desarrollo de sofware, tecnología de diseño y programación,... Podemos desconocer best-practices que nos podrían beneficiar Si no se realiza una adecuada revisión de los procesos podemos estar automatizando cosas ineficientes o erróneas Necesario un fuerte perfil de negocio y conocimiento de la empresa de los analistas: experiencia en extraer/exprimir las especificaciones de los usuarios Desarrollo nuevo: fallos de diseño ó de funcionamiento que se descubren una vez implantado el sistema Exige gran disciplina para no desviar recursos del proyecto a otras tareas urgentes. La familiaridad con el equipo de proyecto puede ser perjudicial: menor atención/dedicación que a un consultor externo elaborado por Digital Learning 32

Sistemas de Gestión Integrados: alternativas/selección Resumen alternativas que nos ofrece el mercado en sistemas de gestión: Tipología de Solución Posibles Características Sistema integrado: ERP, CRM, SCM propiedad / pago por uso in-house / online Suite de gestión código propietario / abierto Aplicaciones básicas gestión sectoriales / generalistas Desarrollos a medida personalizadas / estándarCombinación de varios tipos de soluciones elaborado por Digital Learning 33

Selección e Implantación de un Sistema de Gestión Integrado

by Digital Learning SL on May 23, 2011

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