Projektno vodenje v NVO Danilo Kozoderc

Vodenje mednarodnih projektov Iskanje partnerjev Sledenje razpisom Sodelovanje na daljavo Jezikovni izzivi Kulturni izzivi Projektni presek Odgovor na potrebe Doseganje poslanstva in vizije

Iskanje partnerjev

Sledenje razpisom

Sodelovanje na daljavo

Jezikovni izzivi

Kulturni izzivi

Projektni presek

Projekt Način dela – veš kaj hočeš in kako do tega Birokracija za tiste, ki ne znajo po navdihu Pot od začetne do končne točke (cilja) kje smo kam hočemo po kateri poti bomo šli Ne samo za druge, tudi za nas

Način dela – veš kaj hočeš in kako do tega

Birokracija za tiste, ki ne znajo po navdihu

Pot od začetne do končne točke (cilja)

kje smo

kam hočemo

po kateri poti bomo šli

Ne samo za druge, tudi za nas

Čemu projekti? doseganje poslanstva, koraki k viziji financiranje odgovor na potrebe

Projektno vodenje Start Cilj

Značilnosti projekta ima namen je realističen časovno in prostorsko omejen je kompleksen je kolektiven je enkraten je pustolovščina (utira pot, negotovost, tveganje) lahko ga vrednotimo ima stopnje

ima namen

je realističen

časovno in prostorsko omejen

je kompleksen

je kolektiven

je enkraten

je pustolovščina (utira pot, negotovost, tveganje)

lahko ga vrednotimo

ima stopnje

Zakaj so projekti uspešni? Org. struktura = projektni tim (so)načrtuje predanost rokovniku predanost izdelavi realističnega proračuna mrežno načrtovanje sodelovalno z birokracijo, politiko, strukturami soglasje glede natančnih in realističnih projektnih ciljev ciljna populacija = vključena od A do Ž

Org. struktura = projektni tim

(so)načrtuje

predanost rokovniku

predanost izdelavi realističnega proračuna

mrežno načrtovanje

sodelovalno z birokracijo, politiko, strukturami

soglasje glede natančnih in realističnih projektnih ciljev

ciljna populacija = vključena od A do Ž

Zakaj projekti propadejo? neustrezna avtoriteta pomanjkanje sodelovanja in načrtovanja projektnega tima slabo sodelovanje pri reševanju problemov neustrezna komunikacija neustrezne administrativne veščine nerealen časovni načrt nejasni cilji

neustrezna avtoriteta

pomanjkanje sodelovanja in načrtovanja projektnega tima

slabo sodelovanje pri reševanju problemov

neustrezna komunikacija

neustrezne administrativne veščine

nerealen časovni načrt

nejasni cilji

potreba ideja in vizija priložnost za projekt zmožnosti

Faze projekta Analiza stanja in potreb (zakaj) Analiza problema (problemsko drevo) Namen (čemu) Cilji (kaj) Strategija / metodologija (kako) Načrt dejavnosti (kaj, kdaj, kje) Analiza virov (kdo, s čim) Spremljanje in vrednotenje Izvedba

Analiza stanja in potreb (zakaj)

Analiza problema (problemsko drevo)

Namen (čemu)

Cilji (kaj)

Strategija / metodologija (kako)

Načrt dejavnosti (kaj, kdaj, kje)

Analiza virov (kdo, s čim)

Spremljanje in vrednotenje

Izvedba

Analiza potreb „ Bog hoče, človek sanja, projekt je rojen,...“ Fernando Pessoa Zakaj je projekt potreben? Zakaj je ustrezen? Zakaj bi morali biti vsi zainteresirani zanj? Osebna motivacija vpletenih Vprašaj vključene, zainteresirane, partnerje, sponzorje,...

„ Bog hoče, človek sanja, projekt je rojen,...“ Fernando Pessoa

Zakaj je projekt potreben?

Zakaj je ustrezen?

Zakaj bi morali biti vsi zainteresirani zanj?

Osebna motivacija vpletenih

Vprašaj vključene, zainteresirane, partnerje, sponzorje,...

Problemsko drevo

SWOT analiza Prednosti (močne strani) Pomanjkljivost (Šibke strani) Priložnosti Grožnje Notranja analiza Zunanja analiza

Namen Prvi korak racionalizacije Prva prioriteta projekta Odgovor na: zakaj projekt obstaja Določa vzgojni, ideološki in operativni okvir projekta

Prvi korak racionalizacije

Prva prioriteta projekta

Odgovor na: zakaj projekt obstaja

Določa vzgojni, ideološki in operativni okvir projekta

Cilji Kaj bomo dosegli / naredili v času projekta Prevod namena v prakso Bistveni za realnost in dosegljivost projekta

Kaj bomo dosegli / naredili v času projekta

Prevod namena v prakso

Bistveni za realnost in dosegljivost projekta

Cilji - kakšni S pecific Natančni M easurable Merljivi A chievable Dosegljivi R elevant Ustrezni T imed Časovno definirani Prepoznani v dejavnostih

S pecific Natančni

M easurable Merljivi

A chievable Dosegljivi

R elevant Ustrezni

T imed Časovno definirani

Prepoznani v dejavnostih

Strategija in metodologija delčki sestavljajo celoto smiselno časovno zaporedje kaj in kako počnemo II vrednote učinkovitost iskanje sinergije

delčki sestavljajo celoto

smiselno časovno zaporedje

kaj in kako počnemo II vrednote

učinkovitost

iskanje sinergije

Dejavnosti Najbolj vidni del Orodje za rezultate Vsaka dejavnost --> cilj Vsak cilj --> dejavnost

Najbolj vidni del

Orodje za rezultate

Vsaka dejavnost --> cilj

Vsak cilj --> dejavnost

Čas Soodvisnost dejavnosti Priprave na dejavnost Koledar in realnost (prazniki, počitnice) Če načrtuješ približno, boš porabil tri krat toliko časa kot pričakuješ. Če skrbno načrtuješ pa dva krat toliko.

Soodvisnost dejavnosti

Priprave na dejavnost

Koledar in realnost (prazniki, počitnice)

Osebna učinkovitost najprej najbolj pomembno tedensko načrtovanje nauči se reči ne zakaj določen sestanek sestanki na daljavo

najprej najbolj pomembno

tedensko načrtovanje

nauči se reči ne

zakaj določen sestanek

sestanki na daljavo

Analiza virov Viri določajo obseg, hitrost in trajanje projekta Koliko ljudi, usposobljenost, motiviranost Koliko denarja S čim bomo delali koliko časa imamo Specifična znanja Viri določajo strategijo in metodologijo

Viri določajo obseg, hitrost in trajanje projekta

Koliko ljudi, usposobljenost, motiviranost

Koliko denarja

S čim bomo delali

koliko časa imamo

Specifična znanja

Viri določajo strategijo in

metodologijo

Projektni tim LJUDJE odnosi, sodelovanje, sprejetost PROCESI struktura, pravila, metode, strategija, delitev nalog IZDELEK cilji, naloge

Vodja projektnega tima usmerja napore in viri, da se srečajo s cilji ima v glavi razloge z obstoj projekta in jih redno komunicira omogoča sodelovanje in razumevanje elementov projekta krepi zaupanje , da lahko sodelavci obstoječe veščine prenesejo v določen projekt skrbi za spremljanje projekta in (u)porabo virov vodi v odkrivanje virov moči

usmerja napore in viri, da se srečajo s cilji

ima v glavi razloge z obstoj projekta in jih redno komunicira

omogoča sodelovanje in razumevanje elementov projekta

krepi zaupanje , da lahko sodelavci obstoječe veščine prenesejo v določen projekt

skrbi za spremljanje projekta in (u)porabo virov

vodi v odkrivanje virov moči

SPREMLJANJE IN VREDNOTENJE

Ali smo s projektom dosegli cilje in če ne, zakaj ne ? Ali je bilo delo vredno narediti ? Ali je bilo dobro narejeno ? Ali je še kakšen dodaten doprinos projekta ? Ali so bili viri dobro uporabljeni ? Kaj je še ostalo nenarejeno ? Kakšen je trajnostni učinek projekta? KAJ POVE VREDNOTENJE?

Ali smo s projektom dosegli cilje in če ne, zakaj ne ?

Ali je bilo delo vredno narediti ?

Ali je bilo dobro narejeno ?

Ali je še kakšen dodaten doprinos projekta ?

Ali so bili viri dobro uporabljeni ?

Kaj je še ostalo nenarejeno ?

Kakšen je trajnostni učinek projekta?

jasn o postavljen i cilj i ustrezne informacije o tem, kaj se je dogajalo oz. kaj je bilo doseženo ljudje, ki vrednotijo, morajo biti objektivni POGOJI VREDNOTENJA Vrednotenje je lahko uporabno le, če so po vrednotenju ljudje pripravljeni stvari spremeniti oz. pustiti organizaciji, da stvari spremeni

jasn o postavljen i cilj i

ustrezne informacije o tem, kaj se je dogajalo oz. kaj je bilo doseženo

ljudje, ki vrednotijo, morajo biti objektivni

Spremljanje je neprestan ali periodični vpogled (ocena) v proces oz. izvedbo dejavnosti. Njegov namen je doseganje učinkovite izvedbe ter omogočanje korekcije odločitev, če je to potrebno. SPREMLJANJE

sestanki KDAJ: redni , pred ključnimi prehodi KAJ: delegiranje nalog, podpora , preverjanje KAKO: dnevni red, priprava, zapisani sklepi sprotna pisna poročila (ob dogovorjenih terminih) osebni pogovori (delegiranje nalog, podpora izvajanju in preverjanje) objavljanje rezultatov KAKO SPREMLJAMO? Bolj novo – bolj formalizirano

sestanki

KDAJ: redni , pred ključnimi prehodi

KAJ: delegiranje nalog, podpora , preverjanje

KAKO: dnevni red, priprava, zapisani sklepi

sprotna pisna poročila (ob dogovorjenih terminih)

osebni pogovori (delegiranje nalog, podpora izvajanju in preverjanje)

objavljanje rezultatov

posameznik – svoj del vodja projekta in projektna skupina posamezne deleže doprinose k celoti, medsebojno odvisnost stanje in porabo virov vodja (ravnatelj, direktor…) koordinacijo projektov stanje in porabo virov strateški vidik KDO SPREMLJA?

posameznik – svoj del

vodja projekta in projektna skupina

posamezne deleže

doprinose k celoti, medsebojno odvisnost

stanje in porabo virov

vodja (ravnatelj, direktor…)

koordinacijo projektov

stanje in porabo virov

strateški vidik

sodelovanje vseh pozitivni pristop daje moč je način učenja načrtovanje jasen časovni okvir jasne odgovornosti dogovorjen proračun NAČELA SPREMLJANJA IN VREDNOTENJA

sodelovanje vseh

pozitivni pristop

daje moč

je način učenja

načrtovanje

jasen časovni okvir

jasne odgovornosti

dogovorjen proračun

Zakaj in kaj vrednotimo? K aj je cilj vrednotenja? Kaj želimo odkriti? So postavljeni cilji dovolj jasni za vrednotenje? Smo pripravljeni na spremembe, če bi se skozi vrednotenje pokazala potreba za to? NAČRT VREDNOTENJA IN SPREMLJANJA Kaj bomo sprejeli kot dokaz uspeha? Katera merljiva dejstva jasno kažejo spremembo subjekta našega vrednotenja?

Zakaj in kaj vrednotimo?

K aj je cilj vrednotenja? Kaj želimo odkriti?

So postavljeni cilji dovolj jasni za vrednotenje?

Smo pripravljeni na spremembe, če bi se skozi vrednotenje pokazala potreba za to?

Kaj bomo sprejeli kot dokaz uspeha?

Katera merljiva dejstva jasno kažejo spremembo subjekta našega vrednotenja?

NAČRT VREDNOTENJA IN SPREMLJANJA Kako bomo zbirali dokaze? Katere informacije potrebujemo? Kako jih bomo našli? Kako bomo podatke zbirali? Koliko bo to stalo ? Kako bomo informacije uporabili? K aj se bo zgodilo z rezultati vrednotenja? Kdo bo uporabljal informacije? K ako bomo to uporabili, da bi spremenili stvari?

Kako bomo zbirali dokaze?

Katere informacije potrebujemo?

Kako jih bomo našli?

Kako bomo podatke zbirali?

Koliko bo to stalo ?

Kako bomo informacije uporabili?

K aj se bo zgodilo z rezultati vrednotenja?

Kdo bo uporabljal informacije?

K ako bomo to uporabili, da bi spremenili stvari?

Ob postavljanju (SMART) ciljev določiti termin vrednotenja Ali so smiselni oz. potrebni vmesni (etapni) cilji? Katere informacije moramo zbirati; kdo bo to počel? Določitev (fiksnih) terminov sestankov. Dogovor o delegiranju; kdo in kako spremlja Kako bomo vidno beležili napredek? Kako bomo spremljali koordinacijo projektov? KAJ MORAMO NAREDITI?

Ob postavljanju (SMART) ciljev določiti termin vrednotenja

Ali so smiselni oz. potrebni vmesni (etapni) cilji?

Katere informacije moramo zbirati; kdo bo to počel?

Določitev (fiksnih) terminov sestankov.

Dogovor o delegiranju; kdo in kako spremlja

Kako bomo vidno beležili napredek?

Kako bomo spremljali koordinacijo projektov?

Orodja Odlična, a v pravih rokah

E- pošta kjer dobre ideje in dobri projekti umirajo

Skupni koledar

Miselni vzorci in še kaj www.mindmeister.com

Wiki – enostavno soustvarjanje save link edit this page

Wiki sodelovalno orodje enostavno za uporabo odprta struktura, ki „lovi“ tok razmišljanja podpora projektnemu vodenju Primeri: www.wikispaces.com www.tikiwiki.org www.mediawiki.org www.pbworks.com

sodelovalno orodje

enostavno za uporabo

odprta struktura, ki „lovi“ tok razmišljanja

podpora projektnemu vodenju

Primeri:

www.wikispaces.com

www.tikiwiki.org

www.mediawiki.org

www.pbworks.com

Povzetek Projekt zaradi projekta Projekt zaradi denarja Jasni cilji Projektni tim Vodja tima Spremljanje in vrednotenje Baza znanja Orodja

Projekt zaradi projekta

Projekt zaradi denarja

Jasni cilji

Projektni tim

Vodja tima

Spremljanje in vrednotenje

Baza znanja

Orodja

Hvala za sodelovanje! www.inovativnost.com www.prihodnost.org Zajemite veter v evropskem letu ustvarjalnosti in inovacij. Kontakt: [email_address] tel.: 02 601 51 51 Skype: dkozoderc http://twitter.com/dkozoderc

www.inovativnost.com

www.prihodnost.org

Kontakt:

[email_address]

tel.: 02 601 51 51

Skype: dkozoderc

http://twitter.com/dkozoderc