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  • 1. Politique d'organisation, d'administration et de gestion de documents électroniques: leçons pratiques CONFÉRENCE SUR LA GESTION STRATÉGIQUE ET L'ADMINISTRATION PRATIQUE DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES 4 et 5 décembre 2007, Montréal Me Bernard Brun Avocat principal, commercial et technologie Desjardins Sécurité financière, compagnie d'assurance vie
  • 2. Genèse d'un projet
    • Ça y est! La direction de votre entreprise prend la décision d'entrer pleinement dans l'ère numérique.
    • On veut favoriser l'utilisation de documents électroniques et même, numériser les dossiers physiques.
    • En dirigeants responsables, la direction comprend la nécessité de se doter d'un cadre de fonctionnement.
    • Vous êtes mandaté pour réaliser cet emballant projet…
  • 3. La dure réalité
    • Rapidement, vous constatez que:
    • Les documents électroniques sont déjà omniprésents dans l'entreprise.
    • Il n'y a pas de gestion centralisée de l'information.
    • Le prix de l'espace de stockage est quant à lui en baisse constante.
  • 4. Pourquoi se doter d'une politique?
    • Le cadre de fonctionnement requiert la mise en place d'une politique de gestion des documents électroniques.
    • Pourquoi? Notamment en raison:
      • de la valeur légale du document électronique;
      • de l'obligation de conservation qui s'étend aux documents, peu importe leur support;
      • du besoin de contrôler la prolifération et les doublons de documents électroniques;
    • et pour:
      • contrer les divergences pouvant exister entre divers documents;
      • contrôler la persistance de l'information;
      • encadrer la destruction des documents.
  • 5. Leçon # 1: Des objectifs clairs
    • Le besoin de se doter d'une politique de gestion des documents électroniques est reconnu. Toutefois, les objectifs poursuivis ne sont pas toujours clairement établis.
    • En plus de les identifier il faut, si possible, les classer selon leur importance relative. Par exemple:
      • réduction de coûts et/ou réduction de papier;
      • indexation et recherches documentaires facilitées;
      • portabilité de l'information;
      • répondre aux impératifs légaux en matière de conservation , production et destruction de documents.
  • 6. Leçon # 2: Soutien de la direction
    • Le soutien de la direction de l'entreprise est essentiel au succès de la mise en place d'une politique de gestion de documents électroniques.
    • Ceci est d'autant plus vrai que:
      • l'imputabilité ultime de la conservation de documents revient à la direction;
      • la mise en place d'une telle politique implique des changements importants et le soutien de la direction est nécessaire pour vaincre la résistance au changement au sein de l'entreprise.
  • 7. Leçon # 3: Gestion de documents électroniques ≠ gestion de documents papiers
    • Même s'ils peuvent avoir une valeur légale similaire, les documents électroniques et les documents physiques ne se gèrent pas de la même façon.
    • S'il existe déjà une politique de gestion documentaire au sein de l'entreprise, il n'est pas possible de simplement étendre cette politique à la gestion des documents électroniques, en raison des réalités différentes de ces documents.
    • Un arrimage est toutefois nécessaire entre la gestion de documents physiques et électroniques.
    • Les objectifs, qui poursuivent le même but, peuvent être modulés par des normes d'application différentes (par exemple au niveau des délais de conservation).
  • 8. Leçon # 4: Bâtir une équipe
    • Il ne faut pas sous-estimer le travail que représente la mise en place d'une politique de gestion des documents électroniques.
    • Pensons notamment:
      • aux sources multiples des documents électroniques;
      • à la quantité de ces documents;
      • à l'interrelation entre le document physique et électronique;
      • aux différentes lignes d'affaires avec des systèmes ou des méthodologies différentes;
      • à la modification de pratiques au sein de l'entreprise.
    • Pour réussir, il est essentiel:
      • de bâtir une équipe d'experts multidisciplinaires;
      • de définir la portée de la politique.
  • 9. Leçon # 5: Définir la portée et le contenu de la politique
    • À son terme, une politique de gestion documentaire devrait pouvoir adresser à la fois les documents de nature physique et les documents électroniques, l'un étant souvent un complément de l'autre.
    • Elle devrait également couvrir:
      • les diverses catégories de documents (document de nature temporaire et définitif, projet, méta-données);
      • la période de rétention de même que la destruction des documents;
      • la possibilité de gel quant à la conservation des documents ( litigation hold );
      • la migration du support;
      • la technologie qui supporte le document électronique.
  • 10. Leçon # 6: Approche graduelle et éducation
    • Selon la taille de l'entreprise et sa sophistication, une approche d'implantation graduelle risque de s'avérer nécessaire.
    • L'éducation des cadres et des employés est essentielle à la réalisation des objectifs de la politique.
    • Une politique qui n'est pas appliquée peut s'avérer plus dangereuse que l'absence de normes.
  • 11. Des questions ?
    • MERCI
    • BERNARD BRUN
    • Avocat principal, commercial et technologie
    • Desjardins Sécurité financière, compagnie d'assurance vie
    • [email_address]