La numérisation de substitution

2,020 views
1,923 views

Published on

Présentation offerte à l'ARMA-Montréal le 29 novembre 2011
Marie-Josée Courchesne, Curateur public du Québec
Stéphane Bourbonnière, KPMG
François Senécal, KPMG

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
2,020
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
1
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

La numérisation de substitution

  1. 1. Numérisation de substitutionPrésenté par l’ARMA etKPMG avec la collaborationdu Curateur Public duQuébecServices-conseils29 novembre 2011
  2. 2. AgendaIntroduction des présentateursLa gestion de l’informationGestion documentaireÉtude d’opportunité (Analyse Préliminaire)Pourquoi numériser?Dans les faits…© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 1(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  3. 3. Marie-Josée CourchesneMadame Marie-Josée Courchesne détient une maîtrise en archivistique de l’Université Laval. Elle est actuellement piloteintégrateur pour la gestion électronique des documents au programme de la PSTI du Curateur public du Québec. En fonctiondepuis mai 2000 au curateur public du Québec, elle y a également occupé le poste de directrice intérimaire des ressourcesdocumentaires et celui de coordonnatrice du Centre des dossiers.Mme Courchesne est également très engagée au sein de l’Association des archivistes du Québec où elle a occupé plusieurspostes dont celui de présidente. Depuis le 10 décembre 2008, elle est au conseil d’administration de Bibliothèque et Archivesnationales du Québec. Elle est aussi membre du Groupe d’experts en gestion documentaire du gouvernement duQuébec depuis 2001.De plus, Mme Courchesne a donné plusieurs conférences et formations dans le domaine de la gestion des documents et desarchives et a participé au stage international des archives de France, à Paris, au printemps 2008.© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 2(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  4. 4. Stéphane BourbonnièreStéphane Bourbonnière occupe le poste de Directeur au sein du groupe Services eDiscovery et Gestion de l’information deKPMG à Montréal. M. Bourbonnière possède plus de 15 d’expérience pratique en gestion des TI et en gestion del’information. Avant de ce joindre à KPMG, Stéphane a occupé les postes de consultant en gestion de l’information (GI) et TIpour Conseils Ledjit, directeur général pour Commonwealth Legal, une compagnie en gestion de l’information spécialiséedans le support aux litiges ainsi que conseiller en gestion de l’information et TI pour le Contentieux et le Secrétariat de BellCanada Entreprise (BCE).À titre de conseiller en gestion de l’information, Stéphane a mené et mène des analyses et des implantations de solution engestion documentaire, gestion de dossiers, gestion des connaissances et gestion des archives pour de grandes firmesd’avocats et d’importantes entreprises.Ces projets incluent le développement des politiques, procédures et calendriers de conservation, l’analyse des besoinsfonctionnels et technologiques, l’encadrement dans le choix de la solution, l’accompagnement lors de l’implantation de lasolution, la formation, la gestion du risque et la gestion du changement. Ce dernier élément est un facteur d’adoptionimportant de la solution par les utilisateurs.© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 3(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  5. 5. François SenécalFrançois Senécal est conseiller dans le groupe Gestion de l’information et Administration de la preuve électronique au bureaude Montréal de KPMG . Avant de se joindre à KPMG en 2010, il a œuvré dans l’équipe de Conseils Ledjit après y avoircomplété son stage du Barreau du Québec. Il est titulaire d’une maîtrise en droit des technologies de l’information (Ll.M.) de laFaculté de droit de l’Université de Montréal.Au cours de ses études, François a eu l’occasion de travailler comme assistant de recherche pour divers professeurs duCentre de recherche en droit public (« CRDP »). Il a ainsi pu étudier des problématiques de pointe dans différents domainesdu droit des technologies de l’information, notamment en protection des renseignements personnels, en propriété intellectuelleet industrielle, en droit des contrats et de la preuve, en droit processuel, de même qu’en droit international. Il a fait partie del’équipe de recherche sur la cyberjustice, avec laquelle il entretient toujours des liens. Sa participation aux activitésscientifiques du CRDP l’a mis en contact avec de nombreuses idées novatrices, enrichissant d’autant ses connaissances etses méthodes d’analyse juridiques par l’inclusion de considérations extra-juridiques.Son mémoire de maîtrise est intitulé « L’écrit électronique ». François y étudie en profondeur la notion d’écrit, centrale au droitcivil, afin de déterminer comment le droit a adapté cette notion à la réalité des technologies de l’information. Il a ainsidéveloppé une excellente compréhension du droit relatif à la preuve et à la gestion de la documentation électronique. Sonmémoire a été primé par la section québécoise de l’Association Henri-Capitant.© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 4(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  6. 6. Cycle de vie d’un document Création, réception et numérisation Destruction Enregistrement Utilisation Archivage (vie active)© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 5(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  7. 7. Cycle de vie de l’information Conservation (C - I - A) Création Enregistrement et Transmission (duplication) Classification Destruction Transfert (duplication) Consultation (versions) Vie semi-active Papier Modification ROC Versions (transfert) Recherchable Antérieurs Électronique Récupération Prise de KM Métadonnées décision Archivage Réception ≡ Vie active Préservation Cycle de vie du matériel© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 6(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  8. 8. Analyse PréliminaireButÉtendueRessources impliquéesProcessusRésultats© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 7(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  9. 9. But de la numérisationDiffusion/utilisation• Permettre l’utilisation de l’information dans un format électronique tout en maintenant les originaux dans leur format d’origine (papier, microfiche)Substitution• Permettre le transfert de l’information sur un support électronique afin de détruire le document source (papier, microfiche)© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 8(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  10. 10. Dans les faits… La numérisation au Curateur public du Québec Marie-Josée Courchesne Pilote intégrateur GED© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 9(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  11. 11. Dans les faitsTravaux réalisésObjectif poursuivi lors des travauxLoi concernant le cadre juridique des technologies de l’informationExigences pour assurer l’intégrité des documents électroniquesMesures de contrôle© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 10(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  12. 12. Travaux réalisésÉtude d’opportunité, 2002, le déclencheur du projetArchitecture d’entreprise du Curateur public, 2003Analyse préliminaire, 2004Acquisition du progiciel et confirmation des spécifications pour laGED, 2005-2006Architecture détaillée du système GED, 2009Conception, réalisation et implantation du système GED, 2010-2011© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 11(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  13. 13. Objectif poursuivi lors des travaux Préserver l’intégrité des documents électroniques tout au long de leur cycle de vie afin de conserver leur valeur de preuve conformément à l’article 5 Loi concernant le cadre juridique des technologies de l’information© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 12(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  14. 14. Loi concernant le cadre juridique destechnologies de l’information (article 5)«Le document dont le support ou la technologie ne permettent nidaffirmer, ni de dénier que lintégrité en est assurée peut, selon lescirconstances, être admis à titre de témoignage ou délément matérielde preuve et servir de commencement de preuve, comme prévu àlarticle 2865 du Code civil.Lorsque la loi exige lemploi dun document, cette exigence peut êtresatisfaite par un document technologique dont lintégrité estassurée.»© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 13(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  15. 15. Exigences pour assurer l’intégrité des documentsInfrastructure technologique fiable et robuste• Progiciels de gestion des documents électroniques et de numérisation et unité inaltérable de stockage des documentsEncadrements du processus de numérisation• Documentation système, cadre de gestion de l’actif documentaire, politique et procédures de numérisationMesures de gestion de la sécurité et de contrôle© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 14(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  16. 16. Exemple d’infrastructure technologique Livelink d’OpenText (progiciel de gestion documentaire) Kofax Capture 8.0 SP4 & KTM 4.5 (module de numérisation) Archivage sécurisé: Unité inaltérable (C.A.S) Centera Compliance Edition Plus-EMC© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 15(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  17. 17. Encadrements du processus de numérisation Cadre de gestion de l’actif documentaire P251S processus d’affaires : 06.010 Recevoir numériser indexer et déposer les documents P490S-5.2 Spécifications de paramétrage - Kofax Capture – ROC Politique de numérisation Procédure de numérisation Matériel de formation© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 16(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  18. 18. Cadre de gestion de l’actif documentaireLensemble du personnel partage et assure les activitésnécessaires à la gestion de lactif documentaireLactif documentaire du Curateur public est géré en fonction d’uncadre de référence, comprenant:• Une équipe de gestion documentaire assure la gouvernance;• Des outils dencadrement communs, tels que la structure de classification, le calendrier de conservation et les profils de métadonnées© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 17(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  19. 19. Orientations découlant du cadre de gestion Création d’un fonds documentaire unique l’ensemble des documents reçus ou produits par le Curateur public Centralisation des activités de traitement documentaire des documents mission • Réception des documents papier • Numérisation et indexation • Saisie de certaines données opérationnelles Le dossier intégré des personnes représentées devient l’instrument principal de travail© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 18(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  20. 20. Les principes directeurs Reconnaissance du rôle du document Exactitude et fiabilité Primauté du support électronique Accessibilité et pertinence des documents© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 19(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  21. 21. Les principes directeurs (suite) Pérennité de linformation Authenticité et intégrité des documents Systématisation de linformation© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 20(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  22. 22. Processus de numérisation (chaîne)© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 21(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  23. 23. Mesures de contrôle© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 23(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  24. 24. Objectifs de la Gestion documentaire Regrouper dans un fonds documentaire unique l’ensemble des documents reçus ou produits par le Curateur public Systématiser la classification des documents et l’application du calendrier de conservation des documents Respecter les dispositions de lois et de règlements encadrant la gestion documentaire© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 24(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  25. 25. Objectifs de la Gestion documentaire (suite) Améliorer l’accès à l’information en fonction de la sécurité Mettre en place le dossier virtuel par lintégration des données du système opérationnel et des documents tant électroniques que papier Réduire les coûts dexploitation de la gestion des documents au sein de lorganisation.© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 25(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  26. 26. Gestion documentaireConservation • Calendrier de conservationDestruction • Exceptions© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 26(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  27. 27. Destruction des documents source 1/3Effet : 18 LCCJTI : « Lorsque le document source est détruit, aucune règle de preuve ne peut être invoquée contre ladmissibilité dun document résultant dun transfert effectué et documenté conformément à larticle 17 et auquel est jointe la documentation qui y est prévue, pour le seul motif que le document nest pas dans sa forme originale. »Exceptions : 20(2) LCCJTI : « doit être conservé sur son support dorigine le document qui, sur celui-ci, présente une valeur archivistique, historique ou patrimoniale eu égard aux critères élaborés en vertu du paragraphe 1° de larticle 69, même sil a fait lobjet dun transfert. » • Ces critères n’ont pas encore été établis • Mais certains indices dans Bibliothèque et Archives Canada, Autorisation de disposition des documents n° 96/023© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 27(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  28. 28. Destruction des documents source 2/3Exception afin de préserver la présomption d’authenticité des documents authentiques : 2813 CcQ : « Lacte authentique est celui qui a été reçu ou attesté par un officier public compétent selon les lois du Québec ou du Canada, avec les formalités requises par la loi. Lacte dont lapparence matérielle respecte ces exigences est présumé authentique. »© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 28(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  29. 29. Destruction des documents source 3/3Conditions : 20(1) LCCJTI : « […] avant de procéder à la destruction, la personne qui en est chargée : 1° prépare et tient à jour des règles préalables à la destruction des documents ayant fait lobjet dun transfert, sauf dans le cas dun particulier ; 2° sassure de la protection des renseignements confidentiels et personnels que peuvent comporter les documents devant être détruits ; 3° sassure, dans le cas des documents en la possession de lÉtat ou dune personne morale de droit public, que la destruction est faite selon le calendrier de conservation établi conformément à la Loi sur les archives (chapitre A-21.1).© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Cooperative 29(« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de KPMG International Cooperative (« KPMG International »).
  30. 30. Merci !Marie-Josée Courchesne marie-josee.courchesne@ curateur.gouv.qc.caStéphane Bourbonnière sbourbonniere@kpmg.caFrançois Senécal fsenecal@kpmg.ca Rien en cette présentation ne saurait constituer un avis juridique. Les idées y exprimées le sont à titre personnel.
  31. 31. Cette présentation ne peut être utilisée ou publiée à des fins autres qu’en relation avec la conférence dans le cadre de laquelle elle a été développée sans notre autorisation écrite (laquelle ne sera pas indûment refusée). Nous n’assumons aucune responsabilité ou obligation relativement à toute perte subie par vous et qui pourrait résulter de la distribution, publication, reproduction ou utilisation de cette présentation contraire aux dispositions indiquées dans le présent© 2011 KPMG s.r.l./S.E.N.C.R.L., société canadienne à paragraphe. responsabilité limitée et cabinet membre du réseau KPMG de cabinets indépendants affiliés à KPMG International Nous n’assumons aucune responsabilité ou obligation relativement à Cooperative (« KPMG International »), entité suisse. Tous droits réservés. toute perte subie par quiconque et qui pourrait résulter de la distribution, publication, reproduction ou utilisation de cette présentation.KPMG et le logo de KPMG sont des marques déposées de Nous nous réservons le droit (sans y être tenu) de réviser le contenu de KPMG International Cooperative (« KPMG International »). cette présentation dans l’éventualité où des informations pertinentes relatives au sujets abordés dans cette présentation seraient portées à notre attention.

×