VPU 2011-12<br />Gestión de Proyectos<br />Control de Cambios<br />
Agenda<br />2<br />Gestión de Proyectos<br />5<br />Horas<br /><ul><li>EDT / Carta de Proyecto al Plan de Proyecto
Recursos y Dependencias
Herramientas – Introducción a Zoho
Manejo de Tiempo – Método GTD
Ritmos Operativos</li></li></ul><li>3<br />Revisiones <br />Plan y Métricas<br />Actualizaciones Equipo<br />Diseño de Pro...
Como líderes es importante siempre buscar el método más sencillo de organizar nuestro tiempo y el proyecto
Puede ser aceptable trabajar con correos o listas de acciones
Cuando llegas a un punto de complejidad, lo esencial es tener y gestionar un plan formal de proyecto</li></ul>¿Qué estamos...
Herramientas: Estructura de Descomposición de Trabajo, Diagrama P, RACI
VPU representa el futuro de VPerú –el efecto multiplicador
Estamos comprometidas a formar una base para encender el activismo en Perú
VPU representa el futuro de VPerú – el efecto multiplicador
Estamos comprometidas a formar un base para encender el activismo de Peru</li></li></ul><li>Creando un Plan de Proyecto<br...
De la EDT al Plan de Proyecto<br />5<br /><ul><li>La EDT (Estructura de Descomposición de Trabajo) nos ayudó a entender la...
La podemos utilizar tanto para entender los entregables en un proyecto como para entender los pasos de un proceso
El problema que tenemos ahora –y es lo mismo si hemos utilizado el RACI u otro sistema– es armar un plan
¿Cuáles son los puntos en tiempo donde tengo que llegar?
Establecemos una serie de eventos o actividades que forman la estructura base del proyecto
Ejemplos:
Obtener licencia de la ciudad para un evento con fecha X
Adquirir 80% de financiación para un evento u organización</li></ul>Identificar Hitos / Acontecimientos<br /><ul><li>Para ...
Identifica grupos de tareas o sub tareas y busca maneras de organizarlas
No hay una manera especifica de agrupar tus tareas… enfócate en tener todos los detalles posibles al principio</li></ul>Id...
Dependiendo sobre el contexto, puedes tener más o menos detalle a este nivel</li></ul>Asociar Recursos<br />
TareaseInterdependencia<br />6<br />1<br />2<br />Identificar Tareas (General)<br />Detallar Sub Tareas<br /><ul><li>Puede...
Si tienes una EDT, los pasos importantes pueden estar detallados ahí mismo
El punto es establecer de un solo tiro todo lo que hay que hacer para que salga tu evento, proyecto, cambio de proceso, etc
Cada tarea a este nivel general es la base para una lista de tareas detallada
Una vez que ya sabemos todo lo que tenemos que hacer pasamos al nivel detallado
Buscaremos fechas que permiten un flujo de acción
¿Hay acciones que tiene que terminar antes de empezar otras?
¿Hay acciones que son más amplias?</li></li></ul><li>Recursos y Utilización<br />7<br />3<br />Validar Recursos, Interdepe...
Ej: Creando un Plan de Acción<br />8<br />45 min<br />+15 min<br />Crear un Plan de Acción<br /><ul><li>En el primer módul...
Ahora vamos a tomar el próximo paso –todavía en papel o usando la herramienta con lo cual te sientes más cómoda
Para cada etapa del proyecto – proceso de cambio
Identificar Hitos – Acontecimientos
Identificar Tareas, Grupos de Tareas y Subtareas
Identificar y Asociar Recursos</li></li></ul><li>Agenda<br />9<br />Gestión de Proyectos<br /><ul><li>EDT / Carta de Proye...
Recursos y Dependencias
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  • Nota que el proceso de formar un plan de proyecto, tanto como para el EDT y otras herramientas que hemos revisado, consiste por la mayor parte en formar preguntas
  • Gestión de Proyectos

    1. 1. VPU 2011-12<br />Gestión de Proyectos<br />Control de Cambios<br />
    2. 2. Agenda<br />2<br />Gestión de Proyectos<br />5<br />Horas<br /><ul><li>EDT / Carta de Proyecto al Plan de Proyecto
    3. 3. Recursos y Dependencias
    4. 4. Herramientas – Introducción a Zoho
    5. 5. Manejo de Tiempo – Método GTD
    6. 6. Ritmos Operativos</li></li></ul><li>3<br />Revisiones <br />Plan y Métricas<br />Actualizaciones Equipo<br />Diseño de Procesos<br />Comunicación<br />Acciones Estratégicas<br />Acciones Concretas<br />¿Qué es la Gestión de Proyectos?<br />Un Sistema SENCILLO para Organizarnos<br /><ul><li>Es fundamental establecer métodos de trabajo compartidos, estándares y fiables
    7. 7. Como líderes es importante siempre buscar el método más sencillo de organizar nuestro tiempo y el proyecto
    8. 8. Puede ser aceptable trabajar con correos o listas de acciones
    9. 9. Cuando llegas a un punto de complejidad, lo esencial es tener y gestionar un plan formal de proyecto</li></ul>¿Qué estamos intentando hacer?<br />¿Cómo vamos a hacerlo?<br />¿Cómo sabemos que ha funcionado?<br />1<br />2<br />3<br /><ul><li>Error Común: Confundir deseo de avanzar con compromiso o entendimiento
    10. 10. Herramientas: Estructura de Descomposición de Trabajo, Diagrama P, RACI
    11. 11. VPU representa el futuro de VPerú –el efecto multiplicador
    12. 12. Estamos comprometidas a formar una base para encender el activismo en Perú
    13. 13. VPU representa el futuro de VPerú – el efecto multiplicador
    14. 14. Estamos comprometidas a formar un base para encender el activismo de Peru</li></li></ul><li>Creando un Plan de Proyecto<br />Mucho de lo que ya hemos aprendido nos ayudará a hacer un plan de proyecto –y lo que es más importante aún, a forjar cambio!<br />4<br />El Plan de Proyecto se forma basado en los elementos previos del proyecto, incluyendo responsabilidades, roles, la meta del proyecto <br />Solo cuando hemos terminado con nuestro plan vamos a empezar implementando cambios y tomando acciones<br />¿Cómo aseguramos que los errores no van a volver a surgir? Que los problemas siguen solucionados?<br />Complejidad depende sobre contexto de trabajo (social / grupo / equipo pequeño)<br />Carta<br />RACI<br />PLAN<br />Implementar<br />Medir<br />Controlar<br />EDT<br />Solo sabemos si el cambio ha sido efectivo si podemos medir su impacto. Más tarde aprenderemos herramientas para establecer e interpretar estadísticas básicas<br />Matriz de Responsabilidades (RACI) esuna técnica que usamos para identificar actividades o decisiones … los grupos e individuos … y nos permite asociar los roles con entregables del proyecto<br />El proceso de descomponer un problema, proceso o proyecto en sus partes… nos permite entender dónde debemos trabajar para mejorar o implementar cambios<br />
    15. 15. De la EDT al Plan de Proyecto<br />5<br /><ul><li>La EDT (Estructura de Descomposición de Trabajo) nos ayudó a entender la estructura de nuestro proyecto
    16. 16. La podemos utilizar tanto para entender los entregables en un proyecto como para entender los pasos de un proceso
    17. 17. El problema que tenemos ahora –y es lo mismo si hemos utilizado el RACI u otro sistema– es armar un plan
    18. 18. ¿Cuáles son los puntos en tiempo donde tengo que llegar?
    19. 19. Establecemos una serie de eventos o actividades que forman la estructura base del proyecto
    20. 20. Ejemplos:
    21. 21. Obtener licencia de la ciudad para un evento con fecha X
    22. 22. Adquirir 80% de financiación para un evento u organización</li></ul>Identificar Hitos / Acontecimientos<br /><ul><li>Para cada hito empieza preguntándote, ¿qué tiene que estar en marcha para poder llegar a esta fecha?
    23. 23. Identifica grupos de tareas o sub tareas y busca maneras de organizarlas
    24. 24. No hay una manera especifica de agrupar tus tareas… enfócate en tener todos los detalles posibles al principio</li></ul>Identificar Tareas, Grupos de Tareas y Sub Tareas<br /><ul><li>Tenemos que buscar recursos humanos tanto logísticos para asegurarnos que el proyecto se puede llevar al cabo
    25. 25. Dependiendo sobre el contexto, puedes tener más o menos detalle a este nivel</li></ul>Asociar Recursos<br />
    26. 26. TareaseInterdependencia<br />6<br />1<br />2<br />Identificar Tareas (General)<br />Detallar Sub Tareas<br /><ul><li>Puede que hayas identificado ya algunas tareas en el ejercicio de GTD
    27. 27. Si tienes una EDT, los pasos importantes pueden estar detallados ahí mismo
    28. 28. El punto es establecer de un solo tiro todo lo que hay que hacer para que salga tu evento, proyecto, cambio de proceso, etc
    29. 29. Cada tarea a este nivel general es la base para una lista de tareas detallada
    30. 30. Una vez que ya sabemos todo lo que tenemos que hacer pasamos al nivel detallado
    31. 31. Buscaremos fechas que permiten un flujo de acción
    32. 32. ¿Hay acciones que tiene que terminar antes de empezar otras?
    33. 33. ¿Hay acciones que son más amplias?</li></li></ul><li>Recursos y Utilización<br />7<br />3<br />Validar Recursos, Interdependencia y Utilización de Recursos<br />4<br />Analizar Utilización<br />¿Quién esta haciendo todo el trabajo? ¿Tienen tiempo para hacerlo? A lo mejor hay recursos que tienen tiempo libre mientras otros están trabajando demasiado… esta etapa es importante para asegurar que el trabajo asignado no supera el compromiso del recurso<br />
    34. 34. Ej: Creando un Plan de Acción<br />8<br />45 min<br />+15 min<br />Crear un Plan de Acción<br /><ul><li>En el primer módulo usamos la EDT y Diagrama P para entender un proceso o proyecto
    35. 35. Ahora vamos a tomar el próximo paso –todavía en papel o usando la herramienta con lo cual te sientes más cómoda
    36. 36. Para cada etapa del proyecto – proceso de cambio
    37. 37. Identificar Hitos – Acontecimientos
    38. 38. Identificar Tareas, Grupos de Tareas y Subtareas
    39. 39. Identificar y Asociar Recursos</li></li></ul><li>Agenda<br />9<br />Gestión de Proyectos<br /><ul><li>EDT / Carta de Proyecto al Plan de Proyecto
    40. 40. Recursos y Dependencias
    41. 41. Herramientas – Introducción a Zoho
    42. 42. Manejo de Tiempo – Método GTD
    43. 43. Ritmos Operativos</li></li></ul><li>Introducción a las Herramientas<br />10<br />Existen muchas maneras de organizar un plan de proyecto<br />Lo más importante de cualquier plan de acción no es el formato sino el contenido<br /><ul><li>Lo más importante de cualquier plan de acción no es el formato sino el contenido
    44. 44. Usando una lista sencilla en Excel se puede proporcionar toda la funcionalidad necesaria para tu proyecto
    45. 45. Lo esencial es que sea clara y compartida con el equipo</li></ul>Planes Sencillos<br /><ul><li>Hay proyectos que precisan mas detalles, donde se puede gestionar acontecimientos (hitos) y subtareas
    46. 46. Se puede utilizar todavía Excel, aunque con formatos específicamente diseñados para la gestión de proyectos</li></ul>Estilo Gantt<br />(Excel)<br /><ul><li>En VPerú, nosotras usamos Zoho, una serie de herramientas que permite trabajar a distancia
    47. 47. Colaborando a distancia permite una productividad muy alta y nos deja tiempo a enfocarnos en el contenido</li></ul>Herramientas Web<br />
    48. 48. Zoho: Planes de Acción <br />11<br />45 min<br />Introducción a Zoho <br /><ul><li>Te hemos enviado una introducción a Zoho hace 10 días (el 4 de agosto)
    49. 49. Vamos a pasar por las pantallas de Zoho para enseñarlas:
    50. 50. Entrando en Zoho
    51. 51. Cambiando Idioma
    52. 52. ¿Qué es Zoho?
    53. 53. Proyectos
    54. 54. Acontecimientos
    55. 55. Listas de Tareas
    56. 56. Tareas
    57. 57. Dependencias
    58. 58. Zoho Mail
    59. 59. Trabajando con Calendarios
    60. 60. Trabajando con Zoho</li></li></ul><li>Entrando a Zoho<br />12<br />1<br />https://projects.zoho.com/portal/vperu/<br />2<br />El enlace tiene que llevarte a esa página. Los proyectos de los cuales eres miembro se muestran arriba con varias opciones. Esa se llama tu Página Principal<br />Si eres unxalumnx de VPU y no un miembro del equipo central, es muy probable que solo tengas acceso a 1 proyecto<br />
    61. 61. Otros Idiomas, etc.<br />13<br />1<br />2<br />3<br /><ul><li>En cada página vamos a indicar el orden en el cual tienes que avanzar para poder hacer lo que hace falta
    62. 62. Aquí se puede cambiar el idioma de las páginas de Zoho</li></li></ul><li>¿Qué es Zoho?<br />14<br />Colaboración<br />Trabajo<br />Productividad<br /><ul><li>Una serie de herramientas que permiten trabajar a distancia, siempre manteniendo la colaboración con tu equipo
    63. 63. ‘A distancia’ puede significar también sin una oficina o espacio de trabajo compartido
    64. 64. Zoho funciona para todo tipo de empresas, desde organizaciones pequeñas como Warmikunaq hasta mucho más grandes
    65. 65. Esas herramientas ayudan establecer procesos bases
    66. 66. Hemos visto cómo establecer herramientas compartidas permite entender y acelerar implementación de cambios
    67. 67. Las herramientas de productividad eliminen distancia, estableciendo una base compartido</li></li></ul><li>Proyectos: Acontemientos<br />15<br /><ul><li>Como ya sabemos, los acontecimientos o hitos son los puntos críticos de nuestros proyectos</li></ul>1<br />2<br />3<br />4<br />Empezamos con la página principal<br />Seleccionamos ‘Tareas’<br /> … Acontecimientos Importantes<br />Finalmente, creamos el primer acontecimiento<br />
    68. 68. Proyectos: Listas de Tareas<br />16<br /><ul><li>Cada Acontecimiento Importante puede tener múltiples Listas de Tareas</li></ul>1<br />2<br />3<br />4<br />4<br /><ul><li>Es importante elegir un nombre que va a tener sentido más tarde </li></li></ul><li>Proyectos: Añadiendo Tareas (1)<br />17<br />Cada tarea tiene que tener un responsable<br /> Asegúrate que las tareas tienen nombres claros y que se pueden entender<br />Cuándo debe de terminar<br />¿Cuál es la prioridad de la tarea?<br />Cuándo va a empezar<br /><ul><li>Muchas veces no sabemos qué tanto tiempo va a durar una tarea
    69. 69. Lo importante al estructurar un plan es estimar lo mejor que puedes
    70. 70. ¿Va a durar una semana? ¿Menos que una semana?¿ Un mes?
    71. 71. Siempre se puede cambiar más tarde; lo importante es empezar con algo</li></li></ul><li>Proyectos: Añadiendo Tareas (2)<br />18<br />1<br />1<br />2<br />5<br />3<br />6<br /><ul><li>Al abrir una Tarea (1) nos permite a editarla(2) que nos permite a cambiar la fecha, su estado, etc.
    72. 72. Además, podemos añadir notas (3), comunicarlas al equipo (4) y asociar documentos (5, 6)</li></ul>4<br />
    73. 73. Proyectos: Dependencias<br />19<br /><ul><li>Las tareas pueden tener interdependencias entre si -por ejemplo, no puedo conducir mi coche antes de encender el motor</li></ul>1<br />2<br /><ul><li>Cada tarea que tiene fechas asociadas puede tener una relación con otras tareas
    74. 74. Eso nos permite verlas en la Vista de Gantt</li></li></ul><li>Zoho Mail<br />20<br /><ul><li>En las herramientas de colaboración, Zoho incluye un sistema de correo electrónico
    75. 75. Se puede incorporar tu correo personal y también utilizar Zoho como un sistema cerrado –manteniendo todo tu trabajo en un solo lugar
    76. 76. Todas las opciones y parámetros del Zoho Mail se pueden acceder a la vez
    77. 77. Se puede ver las demás aplicaciones con el menu de Zoho Apps
    78. 78. Tambien se puede navegar las aplicaciones usando los iconos</li></li></ul><li>Mail: Incorporar Mail a Zoho<br />21<br />1<br />Cuando recién abres el Zoho Mail te crea una cuenta con zoho.com<br />3<br />Selecciona ‘Parámetros’<br />Cuentas de Correo<br />Agregar Cuenta<br />2<br />
    79. 79. Mail: AgregarCuenta<br />22<br />El nombrequeaparececuandoalguienrecibe un correo de tucuenta<br />Tucuenta de mail, incluyendo el nombre del servidor. Ej. oliverluker@vperu.org<br />Generalmenteempiezamail.servidor.xxx; Puerta 110. Ej. mail.vperu.org<br />Normalmente tu dirección de correo<br />Tucontraseña de correo<br />Si quieres que se abra automáticamente al entrar en Zoho<br />Importante que elimines si no quieres llenar tu buzón<br /><ul><li>Tu cuenta de correo tendrá sus propios parámetros de POP3
    80. 80. La puedes añadir a Zoho y tener toda la información asociada con tu proyecto en un solo lugar</li></li></ul><li>Calendario: Integrar<br /><ul><li>Hay 2 calendarios en Zoho y se los puedes utilizar de manera integrada o por separado</li></ul>Proyectos / Mi Página Principal / Mi Calendario de Trabajo<br />Contiene todas las reuniones de trabajo que has creado o a las cuales te han invitado<br />Puedes verlas por proyecto o para todos los proyectos <br />Mail / Calendario<br />Contiene reuniones específicas a las cuales te han invitado<br />No muestra reuniones creadas en el calendario de trabajo<br />23<br />
    81. 81. Integración del Calendario – Paso 1<br />24<br />Mi Página Principal / Mi Calendario de Trabajo<br />Nota quecada persona del equipotienesupropriocalendario<br />Botónderecho del ratón & copia el enlace del iCal (enlace de arriba)<br />
    82. 82. 25<br />Integración del Calendario – Paso 2<br />Copiar y Pegarel calendario en formato iCal … puedes ‘suscribirte’ a múltiples calendarios<br />2<br />También se puede añadir los Proyectos de Zoho a tu calendario, que incluye todas las tareas y te permite ver acciones por día<br />1<br />
    83. 83. Trabajando con Zoho<br />26<br /><ul><li>Cuando tienes un proyecto o una serie de proyectos en Zoho, recomendamos empezar cada día abriendo la pantalla de proyectos y revisando todas las tareas
    84. 84. Con una serie de filtros se puede llegar a entender rápidamente lo que queda por hacer y cuál es su estatus</li></ul>¿Quiéntieneresponsabilidad?<br />Se puedevertareascerradas o completadas<br />Se puedefiltrarporprioridad<br />Hoy, Atrasadas, Hoy+Caducado, Mañana, Próximos 7 días<br />
    85. 85. Agenda<br />27<br />Gestión de Proyectos<br /><ul><li>EDT / Carta de Proyecto al Plan de Proyecto
    86. 86. Recursos y Dependencias
    87. 87. Herramientas – Introducción a Zoho
    88. 88. Manejo de Tiempo – Método GTD
    89. 89. Ritmos Operativos</li></li></ul><li>Manejo de Tiempo <br />28<br />Tu Propio Tiempo<br />El Tiempo de Otros<br /><ul><li>Hemos hablado de cómo trabajamos y muchas han dicho que les gusta trabajar en equipo
    90. 90. Sin embargo, muchas veces es importante tener nuestro propio tiempo organizado
    91. 91. Algunxs usan listas, algunxs van poniendo prioridades… Pero ¿podemos decir que tenemos un sistema que funciona para todxs?
    92. 92. En VPU vamos a introducir un sistema que se llama ‘Organízate con Eficacia’
    93. 93. En ingles, se llama ‘Getting Things Done’ – que podemos traducir como Haciendo que las cosas / tareas / acciones sucedan
    94. 94. Ya sea trabajo de campo o en oficina, al final trabajamos en equipo
    95. 95. Comunicación es una clave muy importante de un equipo dinámico, agradable y equitativo
    96. 96. Un Plan Formal ayuda a que el tiempo de otrxs no se desgasta
    97. 97. Respeto Mutuo desde el principio ayuda a avanzar, igual durante las fases de un equipo (Tuckman, 1965):
    98. 98. Forming (Formar)
    99. 99. Storming (Tormentas)
    100. 100. Norming (EstablecerNormas)
    101. 101. Performing (Ejecutando)
    102. 102. Uso de Consenso como una herramienta es muy importante para manejar tiempo</li></li></ul><li>Manejo de tu Propio Tiempo<br />Hemos hablado de la importancia de tener tus propias maneras… sin embago, en VPU buscamos establecer un Método de Trabajo compartido para trabajar mejor en equipo<br />Añadiendo nuevas tareas y prioridades, nuevxs miembros del equipo y otras maneras de trabajar complican el proceso de organizar el tiempo... <br />29<br />Ley de Parkinson<br />Método Clásico<br />Caja Eisenhower<br /><ul><li>Crear una Lista de Tareas
    103. 103. Agrupar y Priorizar Tareas
    104. 104. Tomar acción </li></ul>Ventajas:<br /><ul><li>No hace falta software
    105. 105. Sencillo
    106. 106. Personalizado </li></ul>Desventajas: <br /><ul><li>Tiempo gestionando listas
    107. 107. Enfoque rígido en la lista vs. Tomando acción
    108. 108. Prioridades equivocadas</li></ul>Dejar<br />Tomaraccióninmediata y personal <br />Delegar<br />Fechalímite, personal<br />Lo importanteesraravezurgentey lo urgenteesraravezimportante.<br /><ul><li>La ley de Parkinson afirma que "el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine”
    109. 109. En una burocracia, esto es motivado por dos factores:
    110. 110. 'Un oficial quiere multiplicar a sus subordinados, no rivales'
    111. 111. 'Los oficiales se crean trabajo unos a otros.‘
    112. 112. CyrilNorthcote Parkinson (1909-1993), escritor británico </li></ul>SIN URGENCIA<br />URGENTE<br />Niño Llorando<br />Fuego en casa<br />Algunas llamadas<br />Deporte<br />Ocio<br />Planificación<br />IMPORTANTE<br />2<br />4<br />Tareas Inútiles<br />Perdida de Tiempo<br />Interrupciones<br />Distracciones<br />Otras Llamadas<br />SIN IMPORTANCIA<br />3<br />1<br />
    113. 113. 30<br />Organízate con Eficacia! (GTD)<br /><ul><li>Enumerar todo lo que tenemos en nuestra mente por hacer o que requiere una acción</li></ul>Recopilar<br /><ul><li>Empieza al inicio… un elemento a la vez</li></ul>Para las acciones … <br /><ul><li>¿Menos que 2 minutos? Hazla.
    114. 114. ¿No es tu responsabilidad? Delégala. </li></ul>Para lo que no precisa acciones … <br /><ul><li>Archivar o borrar
    115. 115. Cuarentena</li></ul>Procesar<br /><ul><li>Para organizar los elementos que quedan abiertos, agrúpalos
    116. 116. Establecer un sistema recordatorio</li></ul>Organizar<br /><ul><li>Las listas en sí son inútiles si no las revisamos con alta frecuencia
    117. 117. Se trata de una disciplina alta al momento de procesar y al momento de tomar acción</li></ul>Revisar<br /><ul><li>Cualquier sistema de organización requiere una acción acertada y clara</li></ul>Hacer<br />
    118. 118. Los 4 grupos de organización<br />31<br />Próximas Acciones<br />Proyectos<br /><ul><li>Identificar el próximo paso para cada elemento que requiere atención
    119. 119. Por ejemplo, si te hace falta Reunión con Equipo, puede que el primer acción es ‘Establecer Fecha Reunión’
    120. 120. Cada elemento sin cerrar o que necesita más que 1 acción para cerrarse, se considera ‘bucle abierto’
    121. 121. Revisar con frecuencia para identificar las acciones próximas </li></ul>En espera<br />Algún Día / Quizás<br /><ul><li>Acciones delegadas / requieren eventos externos
    122. 122. Revisa con frecuencia para ver el impacto de posibles cambios o necesidad de recordatorios
    123. 123. Elementos que te gustaría hacer pero son poco probables
    124. 124. Si el contexto se presenta, mantenlos en mente</li></li></ul><li>¿Cómo funciona el proceso GTD?<br /><ul><li>Siéntate a la mesa con una hoja vacía o frente al sistema que vas a usar. Asegúrate que tienes acceso a todos los ‘cubos’ o lugares donde has anotado tareas y recopila la lista entera. No filtres … escribe!</li></ul>Recopilar<br /><ul><li>Repasa tu lista… ¿hay alguna tarea que puedes hacer en 2 minutos? Hazla.
    125. 125. ¿Hay alguna tarea que podrías hacer en 2 minutos si estuvieras en el contexto? Anótala. </li></ul>Regla de 2 (5) minutos<br /><ul><li>Hay cosas que no vas a hacer? Quítalas… y no vuelvas a incluirlas
    126. 126. Ej. olvidaste mandar una carta a tu amigo para su cumpleaños hace 4 meses? Olvidalo.
    127. 127. Quitando elementos muertos te da libertad de seguir adelante con tu lista. </li></ul>Permiso de No Hacer<br /><ul><li>¿Qué tantos elementos has incluido que no vas a hacer nunca, como aprender un nueva idioma o escribir el libro que va a ganar el premio Nobel?
    128. 128. Ya los puedes poner al lado – no olvidarlos… pero tampoco perder más tiempo con ellos</li></ul>Quizás / Un Día<br /><ul><li>Es esencial poner el contexto para cada tarea… ¿dónde tienes que estar para hacerlo?
    129. 129. Por ejemplo, si hay un grupo de tareas que se puede hacer en tu oficina, agrúpalas
    130. 130. Una vez que estés en el contexto, tendrás todo organizado y recordado para hacerlo</li></ul>Contexto<br /><ul><li>Aquí podemos ver realmente la diferencia con este sistema… para cada elemento que no puedes hacer en 2 minutos, añádelo como próximo paso
    131. 131. Por ejemplo, si tienes que organizar un evento, el próximo paso puede ser un reunión</li></ul>Próximos Pasos<br /><ul><li>Más que un acción por cerrarse lo que quedan son elementos que faltan … los proyectos
    132. 132. Nota que se puede utilizar el plan de proyecto como un ‘cubo’ o base de tareas
    133. 133. Poco a poco vas a ir identificando y cerrando los próximos pasos</li></ul>Proyectos<br />32<br />
    134. 134. Ej: Organízate con Eficacia!<br />33<br />45 min<br />+ 15 min<br />El Proceso de GTD<br /><ul><li>Vamos a elegir una persona para pasar la fase de RECOPILAR. Preguntas que pueden surgir son …
    135. 135. Qué constituye una tarea
    136. 136. Fuentes de listas (Zoho etc)
    137. 137. Otras herramientas que usamos
    138. 138. Divídanse en equipos de 2 y trabaja las fases en grupos de 2
    139. 139. Debate abierto / Preguntas (15 min)</li></li></ul><li>Ej: Manejando a Otrxs<br />34<br />25 min<br />Compromiso<br /><ul><li>Una discusión abierta siguiendo el ejercicios anterior que re-enfoca la atención sobre cómo podemos trabajar con otrxs. ¿Qué tipo de compromisos estamos dispuestxs a hacer las unas a las otras y que como organización creamos que debemos hacer? ¿Qué mensaje creemos que enviamos al llegar a tiempo o al llegar tarde? ¿Qué tan pronto se debería pedir tareas a las personas?
    140. 140. Seguido por un descanso de 15 minutos</li></li></ul><li>Introducción a RitmosOperativos<br />35<br /><ul><li>Muchas cosas en la vida siguen ciclos, desde las temporadas hasta los cuerpos
    141. 141. Utilizamos Ritmos Operativos para minimizar el tiempo reunido y maximizar el tiempo tomando acciones</li></ul>AÑO<br /><ul><li>Si tu proyecto es largo y requiere más que un año para lograr sus metas, puede que hace falta un reunión anual
    142. 142. Equipos benefician también de salir de la rutina cuotidiana</li></ul>1-2 Días<br />Estratégico<br />MES<br /><ul><li>Cada mes hace falta validar que el progreso y los planes se alinean con el estrategia global usando #s y datos
    143. 143. Se trata de entender a nivel profundo el pasado y el futuro</li></ul>1 Día<br />Estratégico yTáctico<br />SEMANA<br /><ul><li>Semanalmente (a veces cada dos semanas) hay que validar que vamos en el buen dirección … estamos tomando los acciones, logrando las metas, y cumpliendo con compromisos?</li></ul>1 a 3 horas<br />Táctico<br />DÍA<br /><ul><li>Al nivel diario se debe de estar en el modo ‘acción’
    144. 144. Mantener un contacto fluido entres todos los elementos del equipo, sobre todo con un ojo a los riesgos y acciones asociadas</li></ul>5 a 20 minutos<br />Acciones<br />
    145. 145. OPERATING RHYTHM – TIMING & AGENDA / EXPECTATION<br />Timing<br />Functional Review Agenda<br />Monthly Rhythm with Regular Touchpoints<br />Week 1: Finalise Operating / Quality Metrics<br />Manual Process Today<br />Drive to Max Automation / Min Touch<br />Week 2: Functional Reviews<br />SC / Asset Recovery (McKenna) – 90 min<br />Finance (Bifield) – 60 min<br />IT (Reichert) – 90 min<br />Regional Ops (So / Guerra) – 60 min<br />HR (King) – 60 min<br />Week 3: Integration Strategy <br />Internal / External Review of Current Plans<br />Focus on Operational Outlook<br />Week 4: Functional Response (30 min)<br />Week 1: Ricaurte Topline Review <br />Operating Rhythm Overview & Timing<br />Functional Metrics<br />Business Intelligence – Single Source of Data<br />Cross-Deal Operating & Quality Metrics<br />Other Metrics / Inclusion & Path Forward<br />Resource Management<br />Change Overview & Current Ask<br />Power Steering Dashboard<br />Work Order Management<br />Change / Termination vs. Additions<br />Current Scorecard – All / Function-Specific<br />Topline<br />Current Topline – All Deals <br />Functional Topline – Baseline / Aspiration / Expectation<br />Specific Requests / Gaps for Response<br /><ul><li>Aquí podemos ver un ejemplo (en ingles) de un ritmos que se estableció y funcionó en un proceso operativo estable
    146. 146. Se nota que la página, que se usó como agenda cada vez, contiene todos los datos necesarios para cada reunión</li></li></ul><li>Cross-Deal Governance & Operating Rhythm<br />Action Register<br />Risk Management<br />Detailed Functional Plan<br />25+<br />6<br />3<br />Functional Owners<br />PMO Drivers<br />Integration Ldrs<br />2K+<br />250<br />10<br />Actions Tracked<br />Actions Tracked<br />Key Risks Reviewed<br />Real-Time Updates<br />3X Weekly Updates<br />Weekly Updates<br />Operating Rhythm<br />Operating Rhythm<br />Operating Rhythm<br /><ul><li>Functional Teams Working @ Detailed Level
    147. 147. Full Gantt Chart & Scope Reviews
    148. 148. Managed Through M&A Integration Team / Rhythm
    149. 149. Tight Relationship w/ TSA Integration Leaders & Buyers
    150. 150. Weekly Deep Dive into Top 10 Risk Areas Across Deals
    151. 151. Single Point of Contact
    152. 152. Feeding into Flanagan / Ricaurte Weekly QMI Review
    153. 153. Ensure Constant Visibility to All Cross-Deal Concerns / Actions
    154. 154. 90 Minutes 3X Week … Full Team Priority & Action Update
    155. 155. Clear Ownership & Responsibility
    156. 156. Key Element of IT Priorities Process
    157. 157. Top 250 Actions Tracked Across All Deals … Force Ranked
    158. 158. En este ejemplo, también se puede ver como se establece el ritmo operativo desde el inicio
    159. 159. Tres tipos de actividad están incluidos, con un ritmo que difiere por área funcional</li></li></ul><li>Proceso 4-Blocker<br />38<br />1<br /><ul><li>Sólo tienes que llenar un 4 blocker si te lo hemos pedido
    160. 160. Si te hemos pedido, lo tienes que llenar cada semana sin fallo
    161. 161. Descarga el formato o empieza con tu última actualización
    162. 162. Guarda el archivo con tus iniciales y el número de la semana (ej. OL_28)
    163. 163. Una vez terminado lo vas a subir a Google Docs en el archivo correcto
    164. 164. Si no existe un archivo para la semana, añádelo como año.semana (fechas)</li></ul>2<br /><ul><li>En este ejemplo podemos ver el proceso que se ha establecido para VPerú que ya hemos puesto en marcha y funciona
    165. 165. Es importante entender que establecer un ritmo requiere también construir los procesos y plantillas con lo cual se va a funcionar
    166. 166. El 4-blocker tiene 4 cuadrantes:
    167. 167. Actualización Números: Se diseña un formato diferente por proyecto
    168. 168. Logros de la semana: ¿Quéaccionespodemosconsiderarcerradas?
    169. 169. Riesgos: ¿Cuáles son los elementosquepuedenimpedir el plan actual? ¿Cómo podemos evitarlos?
    170. 170. Próximos pasos: ¿Cuáles son lasaccionesque vas a tomar en la siguientesemana?</li></ul>3<br /><ul><li>Hay que completar el formato cada semana
    171. 171. Las acciones se registran en Zoho y se cerraran sólorevisando el 4-blocker
    172. 172. Se revisará cada semana con VO y cada 2 semanas con el equipo general</li></ul>4<br />El procesooperativodepende de tusactualizaciones<br />Cada semana vamos avanzando hasta que la violencia termine<br />¡Trabajando con más visibilidad ayudará al equipo entero!<br />
    173. 173. 4-Blocker - Formato<br />39<br />NombreApellidos<br />[FECHA-FECHA]<br />Actualización Números<br />Logros de la semana<br /><ul><li>Xxx
    174. 174. Xxx
    175. 175. Xxx
    176. 176. Xxx
    177. 177. Xxx
    178. 178. Xxx
    179. 179. Xxx
    180. 180. Xxx
    181. 181. Xxx
    182. 182. Xxx
    183. 183. Xxx
    184. 184. El uso de plantillas estándares puede parece burocracia, pero más que nada empieza a formar un lenguaje y base compartido
    185. 185. En VPerú, usamos el 4-blocker para hacer un resumen de los detalles de proyectos en Zoho, que nos ahorre tiempo
    186. 186. Toma en cuanta que trabajamos a distancia … cuando un equipo trabaja de cerca, puede que no haga falta tanta rigor
    187. 187. Comentarios
    188. 188. Comentarios</li></ul>Riesgos Potenciales o Actuales<br />Próximos Pasos (Acciones)<br /><ul><li>Xxx
    189. 189. Xxx
    190. 190. Xxx
    191. 191. Xxx
    192. 192. Xxx
    193. 193. Xxx
    194. 194. Xxx
    195. 195. Xxx
    196. 196. Xxx
    197. 197. Xxx
    198. 198. Xxx
    199. 199. Xxx
    200. 200. Xxx
    201. 201. Xxx
    202. 202. Xxx
    203. 203. Xxx
    204. 204. Xxx
    205. 205. Xxx
    206. 206. Xxx
    207. 207. Xxx
    208. 208. Xxx
    209. 209. Xxx</li></li></ul><li>Procesos de Trabajo: Finanzas<br />Gastos de Operaciones<br />Gastos Adicionales<br />Mandar Gastos Detallados<br />Revisar & Validar Gastos<br />Efectuar Pagos / Ingresos<br />Pagos / Ingresos -> Tesorera + JZ<br />Cuadra y Confirmar<br />AA, OTRXS<br />AA, OTRXS<br />-> O LUKER<br />O LUKER<br />TESORERA<br />O LUKER<br />J ZAVALAGA<br />MARTES<br />JUEVES<br />VIERNES<br /><ul><li>Finalmente, aquí podemos ver un proceso de trabajo que contiene un ritmo operativo en si … nuevamente, lo importante es entender como tener estructuras claras ayuda el proceso y el método de trabajo</li></ul>N<br />>X<br />Y<br />Aprobación (VOL)<br />Sustentos<br />Sustentos<br />Proceso <br />Ventas<br /><ul><li>Pagos e ingresos se efectuarán sólo los jueves
    210. 210. No se entregará / firmará cheques en blanco: si falta MZ / CdS, OL comunicará (miércoles)
    211. 211. Todos los sustentos se entregarán a Jose Zavalaga cada jueves
    212. 212. Cualquier discrepancia se resolverá la semana despuás</li></li></ul><li>Ej: Ritmos Operativos<br />41<br />45 min<br />+ 15 min<br />Para tu proyecto … <br /><ul><li>Basándote en lo que hemos aprendido, crea una página en PowerPoint que</li></ul>establece el ritmo operativo para tu proyecto, o (si no estas lista para hacerlo con tu proyecto) resuma el ritmo operativo existente de un organización en lo cual trabajas o has trabajado, tal y como lo entiendes (formato libre) <br />sugiere cambios<br /><ul><li>FECHA: Miércoles, 17 Agosto</li>
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