Herzlich Willkommen               zur SharePoint-                   SchulungLocatech IT Solutions GmbHBaroper Str. 239 b44...
Einführung SharePoint 2010•   Einleitung, kurze Vorstellung•   Einführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige Begriffe• ...
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SharePoint-Begriffe                                               Für zentrale                                            ...
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Team-Arbeitsbereich - Webseite•   Bereitstellung von Inhalten•   Eigenes Design                                           ...
Teamwebseite• Vorbereitung:  – Seitenname: erscheint im URL    (http://.../MeineSeite)  – Seitentitel: Überschrift der Sei...
Hands-On: EigenenArbeitsbereich erstellen                  Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 12
Teamwebseite – Schritt für Schritt• Websiteaktionen  Neue Website• Vorlage auswählen (Empfehlung:  „Teamwebsite“ oder „Le...
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Listen –Verwaltung/Nachverfolgung              Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 17
Listen - Kalender • Verwaltung von Team-Terminen • Kann mit Outlook verbunden werden • Kann in Outlook wie ein „normaler“ ...
Listen - Aufgaben • Erstellen und Zuweisen von Aufgaben • Optionaler Email-Versand bei Zuweisung   einer Aufgabe • Dokumen...
Projektaufgaben • Liefert zusätzlich zu den   normalen Aufgaben ein   einfaches Gantt-Chart • Kann ebenfalls mit Outlook  ...
Listen - Kommunikation               Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 21
Ankündigungen• Bereitstellen von aktuellen  Informationen• Einstellbares Ablaufdatum                     Locatech IT Solut...
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Für Fortgeschrittene• Problemverfolgungsliste• Diskussionsforum                     Locatech IT Solutions GmbH - www.locat...
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Benutzerdefinierte Listen•   Unterschiedliche Arten von    Spalten mit eigenen Funktionen    und Prüfungen•   Weitere Eins...
Benutzerdefinierte ListenVersionierung fürNachvollziehbarkeitInhaltsgenehmigungaktivieren ->eingebauterGenehmigungs-workfl...
Excel -> SharePoint-Liste• Schneller Weg, um „Excel-Listen“  abzulösen• Komplizierte Excel-Listen mit Verweisen  und Berec...
Benutzerdef. Listen –Hands On • Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste   in SharePoint anhand eines einfachen   Beisp...
Zurück zur Theorie!• Dokumente ablegen und verwalten                        Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com ...
Bibliotheken• Auf den 1. Blick: Datei-Ordner in  der Webseite• Auf den 2. Blick: Dokumente und  Dateien plus Katalogisieru...
SharePoint Dokumentenmanagement                                Erstellen             Prüfen                    Teilen/Frei...
Dokumentbibliothek• Verwaltung und Freigabe von  Office-Dokumenten• Dokumentvorlagen für „Neu“-  Button• Beliebiges Format...
DokumentbibliothekHinterlegbare VorlagenBeispiel                 • Hochladen/Kopieren von DokumentenVertragserstellung    ...
Dokumentbibliothek – Ein- und  Auschecken• Auschecken, um die Bearbeitung durch  andere Benutzer zu verhindern• Nach beend...
Dokumentbibliothek –Versionierung• Möglichkeit 1: Hauptversionen  – 1.0, 2.0, 3.0 …  – Bei jeder Änderung wird eine neue  ...
Dokumentbibliothek –Versionierung• Möglichkeit 2: Haupt- und Nebenversionen   – 1.0, 1.2, 1.3, 2.0, 2.1, 2.2, 2.x …   – Ne...
Dokumentbibliothek – eigeneVorlage• Über „Erweiterte Einstellungen“• Vorlage direkt bearbeiten• Alternative:   – Explorer-...
Dokumentbibliothek – Schrittfür Schritt• Websiteaktionen  Erstellen• Bibliotheken  Dokumentbibliothek• Namen & Beschreib...
Dokumentbibliothek – Schrittfür Schritt•   In der Bibliothek auf „Neu“ klicken•   Text eingeben & speichern•   Auf Button ...
Dokumentbibliothek –Schritt für Schritt• Einstellungen  Bibliothekseinstellungen• Erweiterte Einstellungen  Dokumentvorl...
Dokumentbibliothek –Hands On!!  • Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek  • Aktivieren Sie Haupt-& Nebenversionen  • Erstel...
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WebPart-Seiten  • Seite mit mehreren WebPart-Zonen  • Jede Zone kann mehrere WebParts    untereinander aufnemen  • Anwendu...
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WebPart-Seite bearbeiten• Seite -> Bearbeiten• Editieren/Hinzufügen/Formatieren (fast wie in Office)                      ...
WebParts - Hands On• Erstellen Sie zwei Listen, mit mindestens 2  Spalten, wobei eine Spalte in beiden Listen  die gleiche...
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WebParts – Hands On • Wählen Sie im Dialogfeld die Spalte aus,   die in beiden Listen gleich ist • Sie können nun mit eine...
Zurück zur Theorie! • Informationen finden und auswertenWie finden Sie einmal abgelegte Informationen wieder?• Navigation/...
VolltextsucheAuffinden aller Informationen• Aus allen Dokumenten und Verwaltungsinformationen• Nur Ergebnisse, die Nutzer ...
Ansichten•   Allzweckwaffe für Auswertungen von Listen und Bibliotheken•   Einfach konfigurierbar, auch für „normale“ nich...
Ansicht erstellen• Liste auswählen• Über die Hauptnavigation  -> „Ansicht erstellen“• Mit vorhandener Ansicht  beginnen od...
Ansicht erstellenNamen vergeben und entscheiden, ob die Ansicht/Auswertungfür alle auswählbar (öffentlich) ist oder nur fü...
Ansicht erstellenWählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigtwerden sollen.                            ...
Ansicht erstellenLegen Sie ggf.Sortierung und Filter fürdie Ansicht an.Tipp: Sollen nurEinträge angezeigtwerden, die denak...
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Ansichten auswählen + Listenfunktionen                        Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 66
Ansichten – Hands On • Erstellen Sie neue Ansichten für die von   Ihnen angelegten    – Listen    – Bibliotheken • Erweite...
Zurück zur Theorie!• Reporting mit Diagrammen• Benachrichtigungen• Workflows                        Locatech IT Solutions ...
Reporting/Auswertungen• Reporting über Ansichten für nicht-grafische Anforderungen meist  ausreichend• Zur Darstellung von...
Diagramm-WebPart• Enterprise Features: Website-Einstellungen der  Websitesammlung   – „Features von Websitesammlungen in S...
Diagramm-WebPart             Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 71
Diagramm-WebPart             Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 72
Workflow • Vorgegebener Ablauf von Aktionen • Beispiel: automatische   Benachrichtigungen/E-Mails • Beispiel: Prüfen/Geneh...
Workflow - Benachrichtigen• Einfachster Workflow• Zentral eingerichtet oder individuell  „abonniert“                      ...
Zusatz WIKI              Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 75
Wiki• Prinzip Wikipedia• Beschreibung von  Vorgehensweisen• Grundprinzip: Alle dürfen  mitmachen• Mitarbeiter & Kollegen m...
Blog• Weitergabe von Informationen• Dokumentation von Projekt-Fortschritten für  „Außenstehende“• Verwendung als News-Lett...
Unterschiedliche RechteAls Wiki-Leser          Als Wiki-Redakteur                 Locatech IT Solutions GmbH - www.locatec...
Unterschiedliche Formate               Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 79
Wiki Artikel erstellen• Seite -> Alle Seiten anzeigen• Neue Seite hinzufügen, Titel eingeben  und erstellen• Freie Formati...
Versionsvergleich im WIKI• Seite -> Seitenverlauf                       Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Fo...
Externe Informationsquellen• Konfigurierbar über Business Data Connectivity Dienst• Bi-direktionale, direkte Verbindung mi...
Rezept für erfolgreiche Umsetzung                         Nicht ohne Bedacht Webseiten, Listen und                        ...
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SharePoint Einführung und Anwenderschulung

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Die Präsentation ist die Basisunterlage für unsere Einführungsschulung für SharePoint 2010. Sie richtet sich an Personen, die SharePoint bisher nicht kennen und aus Anwendersicht verstehen wollen, was SharePoint ist und wie man SharePoint einfach, schnell und sinnvoll in Unternehmen und Organisationen nutzen kann.

Folgende Themen werden behandelt:

Einführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige Begriffe
Team-Arbeitsbereich / Webseite
Listen + Vorlagen / Outlook-Integration
Eigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte Listen
Dokumente verwalten, erstellen, ablegen
Seitengestaltung/Webparts
Ansichten, Auswertungen, Suche
Grafische Auswertungen - Diagramme
Benachrichtigungen und Workflows
Datenübernahme
WIKI
Benutzerverwaltung/Berechtigungen


Bei Fragen zu SharePoint oder zu dieser Präsentation wenden Sie sich gerne an
Locatech IT Solutions GmbH
Baroperstr. 239b
44227 Dortmund
Deutschland
http://www.locatech.com
Tel: +49 231 9159650

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SharePoint Einführung und Anwenderschulung

  1. 1. Herzlich Willkommen zur SharePoint- SchulungLocatech IT Solutions GmbHBaroper Str. 239 b44227 DortmundTel: +49 231 9159650Web: http://www.locatech.com Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 1
  2. 2. Einführung SharePoint 2010• Einleitung, kurze Vorstellung• Einführung SharePoint, Funktionsumfang, Wichtige Begriffe• Team-Arbeitsbereich / Webseite• Listen + Vorlagen / Outlook-Integration• Eigene Verwaltungslisten / Benutzerdefinierte Listen• Dokumente verwalten, erstellen, ablegen• Seitengestaltung/Webparts• Ansichten, Auswertungen, Suche• Grafische Auswertungen - Diagramme• Benachrichtigungen und Workflows• Datenübernahme• WIKI• Benutzerverwaltung/Berechtigungen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 2
  3. 3. Themen Enterprise 2.0 / Wissensmanagement für Unternehmen Vereinfachen / Automatisieren von Verwaltungsprozessen mit Microsoft SharePoint Einführung von Cloud-Lösungen (Microsoft Office365)Leistungsportfolio Schwerpunkte Prozess- und IT-Beratung Microsoft-Technologien Anforderungsanalyse Microsoft SharePoint Spezifikation & Pflichtenhefte Customizing, Integration IT-Workshops & Schulungen Programmierung Projektmanagement & -umsetzung Beispiele: Einführung, Schulung Vertragsmanagement Wissenstransfer, Dokumentation Qualitätsmanagement Software-Lokalisierung, Übersetzung Reklamationsmanagement Support- und Ticketsysteme Business Intelligence / Data Warehouse Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 3
  4. 4. Unser Thema - Unternehmensprozesse „2.0“ Dokumente einfacher verwalten! Kosten senken!Zusammenarbeit im Team verbessern! Informationen schneller finden!Freigabeprozessevereinfachen und Produktivität bei automatisieren! Informationsprozessen steigern! Wissens- Management Zusammenarbeit mit praxisnah Lieferanten verbessern! einführen! Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 4
  5. 5. Organisationsprozesse im Alltag Server + Freigaben + Ordnerstruktur + private Ablage + Email- Dokumentverwaltung + … Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 5
  6. 6. SharePoint – Allrounder für alle Unternehmensprozesse Auswertungen & Zusammenarbeit Reports im Team Formulare und Workflows SharePoint Web-Portal Dokumentablage & Volltextsuche Content Management Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 6
  7. 7. SharePoint-Begriffe Für zentrale Admins• SharePoint-Farm = Komplette SharePoint-Infrastruktur• Webanwendung = Abgeschotteter, eigenständiger Bereich – Websitesammlung = Eigener Admin, beliebig viele Webseiten – Webseite = Arbeitsbereich für Benutzer • WebParts, WebPart-Seiten Für Inhalts- • Bibliotheken Manager • Listen • Ansichten • Workflow Elemente für Benutzer Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 7
  8. 8. SharePoint Farm +Webanwendung • Server-Infrastruktur • Wird von Systemadministrator/IT erstellt • Zentrale Konfigurationen – Webadresse(n) – Beschränkung Zugriffsgruppen – Anbinden zentraler Dienste/Drittsysteme etc. Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 8
  9. 9. Websitesammlung• Abgegrenzter Portal-Bereich für bestimmte Benutzergruppen• Oft nur eine Websitesammlung bei kleineren Unternehmen• Speicher für Webseiten Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 9
  10. 10. Team-Arbeitsbereich - Webseite• Bereitstellung von Inhalten• Eigenes Design Suche & Hilfe• Navigation + WebParts• Arbeitsbereich oder Einstieg in Unterbereiche Zentrale Steuerung Zentrale Navigation Inhalte dieser Webseite Diverse Webparts Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 10
  11. 11. Teamwebseite• Vorbereitung: – Seitenname: erscheint im URL (http://.../MeineSeite) – Seitentitel: Überschrift der Seite• Berechtigungen: – Wer bekommt Zugriff (Abteilungen, Kollegen) – Wer darf was (lesen, Inhalte ändern, Layout ändern) Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 11
  12. 12. Hands-On: EigenenArbeitsbereich erstellen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 12
  13. 13. Teamwebseite – Schritt für Schritt• Websiteaktionen  Neue Website• Vorlage auswählen (Empfehlung: „Teamwebsite“ oder „Leere Website“)• Teamwebsite auswählen• Rechts auf „Weitere Optionen“ Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 13
  14. 14. Zurück zur Theorie!• Praktisches Arbeiten im SharePoint• Arbeit organisieren mit Listen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 14
  15. 15. Listen• Dreh- und Angelpunkt vieler SharePoint- Anwendungen• Liste = Excel-Tabelle + mehr• Viele fertige „Listen“ im Katalog – Kalender – Kontakte – Aufgaben• Benutzerdefinierte Listen mit eigenen Feldern• => ideal, um Daten zentral bereitzustellen, die in Excel verwaltet wurden• Formulare für Erfassung & Darstellung automatisch enthalten=> Eine Liste kann bereits eine fertige Anwendungsein Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 15
  16. 16. Listen - Vorlagen• Verwaltung/ Nachverfolgung• Kommunikation• Datensammlungen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 16
  17. 17. Listen –Verwaltung/Nachverfolgung Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 17
  18. 18. Listen - Kalender • Verwaltung von Team-Terminen • Kann mit Outlook verbunden werden • Kann in Outlook wie ein „normaler“ Kalender benutzt werden • Einschränkungen: – Kategorien aus Outlook werden nicht übernommen – Keine farbliche Markierung von Terminen Beispiel: Zentrale Verwaltung von Urlaub/Abwesenheiten Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 18
  19. 19. Listen - Aufgaben • Erstellen und Zuweisen von Aufgaben • Optionaler Email-Versand bei Zuweisung einer Aufgabe • Dokumentation des Bearbeitungsfortschritts • Kann mit Outlook verbunden werden • Einschränkungen: – Keine Kategorien aus Outlook • Vorlage: Problemverfolgung – Erweiterte Aufgabenliste als einfaches Ticketsystem/Issue Tracker Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 19
  20. 20. Projektaufgaben • Liefert zusätzlich zu den normalen Aufgaben ein einfaches Gantt-Chart • Kann ebenfalls mit Outlook verbunden werden • Einschränkung: – Keine farbige Unterscheidung von Aufgaben/Projekten Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 20
  21. 21. Listen - Kommunikation Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 21
  22. 22. Ankündigungen• Bereitstellen von aktuellen Informationen• Einstellbares Ablaufdatum Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 22
  23. 23. Kontakte• Bereitstellen von Kontaktinformation• Standard-Felder entsprechen Outlook- Kontakt-Feldern• Kontakt-Liste kann mit Outlook verbunden werden• In Outlook können Kontakte durch Drag&Drop hinzugefügt werden Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 23
  24. 24. Hyperlinks• Einfache Liste zur Verwaltung von interessanten Hyperlinks• Anzeigen eine Beschreibung anstelle des Links• Zusätzlich können Notizen gespeichert werden, um Kollegen Informationen zu diesem Link zu geben Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 24
  25. 25. Diskussionsrunden • Ähnlich einem Internetforum • Dokumentation von Lösungsansätzen und Brainstormings • Eignet sich eher für dezentrale Teams • Erfolg hängt von der Unternehmenskultur ab • Kann auch als „E-Mail-Sammelbecken“ eingerichtet werden Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 25
  26. 26. Kalender – Hands On• Erstellen Sie einen Kalender• Tragen Sie einen Termin über SharePoint ein• Verbinden Sie den Kalender mit Outlook• Tragen Sie einen Termin über Outlook ein Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 26
  27. 27. Aufgaben – Hands On• Erstellen Sie Aufgaben-Listen – „Normale“ Aufgaben – Projektaufgaben – Problemverfolgung• Erstellen Sie Beispielaufgaben• Weisen Sie Aufgaben anderen Teilnehmer zu• Verbinden Sie die Liste mit Outlook• Erstellen Sie eine Aufgabe mit Outlook Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 27
  28. 28. Kontakte – Hands On• Erstellen Sie eine Kontakte-Liste• Fügen Sie einen Kontakt über SharePoint hinzu• Stellen Sie für die Kontaktliste eine Verbindung zu Outlook her• Fügen Sie mit Outlook einen Kontakt zur Kontakt-Liste hinzu Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 28
  29. 29. Für Fortgeschrittene• Problemverfolgungsliste• Diskussionsforum Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 29
  30. 30. Zurück zur Theorie!• Eigene Verwaltungsprozesse organisieren mit benutzerdefinierten Listen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 30
  31. 31. Benutzerdefinierte ListeAllzweckwaffe zum Zentralisieren von Excel-Listenund anderen Verwaltungslisten.• Verwalten von Datensätzen• Eigene Spalten aus Vorlagen erstellen• Eingabemaske für Daten• Standardwerte und Auswahllisten• Datenblattansicht, wenn MS Access installiert ist• Copy & Paste aus Excel• Spalten für Berechnungen• Wiederverwendung von Daten aus anderen Listen (Nachschlagen) Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 31
  32. 32. Benutzerdefinierte ListeKonfigurieren über „Listeneinstellungen“ Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 32
  33. 33. Benutzerdefinierte Listen• Unterschiedliche Arten von Spalten mit eigenen Funktionen und Prüfungen• Weitere Einstellmöglichkeiten je nach Typ• Standardeinstellung meist OK Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 33
  34. 34. Benutzerdefinierte ListenVersionierung fürNachvollziehbarkeitInhaltsgenehmigungaktivieren ->eingebauterGenehmigungs-workflow Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 34
  35. 35. Excel -> SharePoint-Liste• Schneller Weg, um „Excel-Listen“ abzulösen• Komplizierte Excel-Listen mit Verweisen und Berechnungen lassen sich nicht 1:1 importieren• Feldtypen werden nicht erkannt Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 35
  36. 36. Benutzerdef. Listen –Hands On • Erstellen Sie eine benutzerdefinierte Liste in SharePoint anhand eines einfachen Beispiels aus Ihrem Arbeitsbereich • Verwenden Sie eine zweite Liste zum Nachschlagen • Führen Sie wenn möglich eine einfache Berechnung durch • Erstellen Sie eine Excel-Liste • Importieren Sie diese Liste in SharePoint Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 36
  37. 37. Zurück zur Theorie!• Dokumente ablegen und verwalten Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 37
  38. 38. Bibliotheken• Auf den 1. Blick: Datei-Ordner in der Webseite• Auf den 2. Blick: Dokumente und Dateien plus Katalogisierung• Beliebige Dokumente – Word, Excel – Bilder, Filme – PDF• Verschiedene Bibliotheksvorlagen• Eigentlich auch eine Liste! Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 38
  39. 39. SharePoint Dokumentenmanagement Erstellen Prüfen Teilen/FreigebenVerwalten / Bearbeiten Dokumentvorlagen / Dokument- Gescannte & Online- bibliothek Stammdaten/ Dokumente Metadaten Kommunikation Reporting Suche / Recherche Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 39
  40. 40. Dokumentbibliothek• Verwaltung und Freigabe von Office-Dokumenten• Dokumentvorlagen für „Neu“- Button• Beliebiges Format hochladen• Ein- und Auschecken• Versionskontrolle• Eigene Vorlagen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 40
  41. 41. DokumentbibliothekHinterlegbare VorlagenBeispiel • Hochladen/Kopieren von DokumentenVertragserstellung • Funktioniert auch für EMails (zunächst Drag/Drop in Windows Explorer, dann in SharePoint Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 41
  42. 42. Dokumentbibliothek – Ein- und Auschecken• Auschecken, um die Bearbeitung durch andere Benutzer zu verhindern• Nach beendeter Bearbeitung wieder einchecken• Auschecken verwerfen, verwirft alle Änderungen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 42
  43. 43. Dokumentbibliothek –Versionierung• Möglichkeit 1: Hauptversionen – 1.0, 2.0, 3.0 … – Bei jeder Änderung wird eine neue Hauptversion erstellt – Anzahl der beibehaltenen Versionen • Absprache mit Administrator • Nach Bedarf Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 43
  44. 44. Dokumentbibliothek –Versionierung• Möglichkeit 2: Haupt- und Nebenversionen – 1.0, 1.2, 1.3, 2.0, 2.1, 2.2, 2.x … – Nebenversionen für Entwürfe – Empfohlen bei Teambearbeitung und Diskussionsbedarf – Anzahl der beibehaltenen Versionen • Absprache mit Administrator • Nach Bedarf/Anforderung – Sichtbarkeit der Entwurfselemente • Leser sehen z.B. nur Hauptversionen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 44
  45. 45. Dokumentbibliothek – eigeneVorlage• Über „Erweiterte Einstellungen“• Vorlage direkt bearbeiten• Alternative: – Explorer-Ansicht – Vorlagen-Dokument in den Ordner „Forms“ speichern – Evtl. Dokumentname in „erweiterte Einstellungen“ anpassen• Vorlage muss nicht als Word-Vorlage (*.dotx) gespeichert werden Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 45
  46. 46. Dokumentbibliothek – Schrittfür Schritt• Websiteaktionen  Erstellen• Bibliotheken  Dokumentbibliothek• Namen & Beschreibung eingeben• Dokumentvorlage auswählen• Einstellungen  Einstellungen für Dokumentbibliothek• Versionierungseinstellungen  Haupt- und Nebenversionen (Entwürfe) erstellen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 46
  47. 47. Dokumentbibliothek – Schrittfür Schritt• In der Bibliothek auf „Neu“ klicken• Text eingeben & speichern• Auf Button „Hochladen“ klicken• Datei auswählen & Hochladen• Word-Dokument auswählen, bearbeiten & speichern Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 47
  48. 48. Dokumentbibliothek –Schritt für Schritt• Einstellungen  Bibliothekseinstellungen• Erweiterte Einstellungen  Dokumentvorlage• Alternativ: – Aktionen  Mit Windows Explorer öffnen – Ordner „Forms“ öffnen – Vorlage in den Ordner schieben – Achtung: Metadaten müssen evtl. nachgepflegt werden Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 48
  49. 49. Dokumentbibliothek –Hands On!! • Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek • Aktivieren Sie Haupt-& Nebenversionen • Erstellen Sie ein Dokument über den Button „Neu“ • Fügen Sie ein beliebiges Dokument über den Button „Hochladen“ hinzu • Erstellen Sie eine Nebenversion • Bearbeiten Sie die Vorlage Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 49
  50. 50. Zurück zur Theorie!• Wiks & Blogs• Seiten anpassen und gestalten mit WebParts Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 50
  51. 51. WebPart-Seiten • Seite mit mehreren WebPart-Zonen • Jede Zone kann mehrere WebParts untereinander aufnemen • Anwendung: – Zentrale oder eigene Übersichtsseiten – Spezielle Formularseiten – Spezielle Auswertungsseiten – Einbindung von Dritt-Tools etc Fast jede Seite in SharePoint ist bereits eine WebPart-Seite Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 51
  52. 52. WebParts = Fertige Bausteine• Angepasste Darstellung von Inhalten (Listen/Dokumenten/Bilder…)• Funktionsbausteine (Formulare, Filter, eingebundene Drittsysteme…)• WebParts können verbunden werden (automatische Filter) Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 52
  53. 53. WebPart-Seite bearbeiten• Seite -> Bearbeiten• Editieren/Hinzufügen/Formatieren (fast wie in Office) Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 53
  54. 54. WebParts - Hands On• Erstellen Sie zwei Listen, mit mindestens 2 Spalten, wobei eine Spalte in beiden Listen die gleichen Informationen enthalten sollte (z.B. „Projekt“)• Geben Sie einige Beispieldaten in die Listen ein• Erstellen Sie eine Dokumentbibliothek mit der Vorlage „Webpartseite“• Erstellen Sie eine WebPart-Seite in der neuen Bibliothek Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 54
  55. 55. WebParts – Hands On• Wählen Sie eine Vorlage mit mehreren WebPart-Zonen aus• Fügen Sie die zuvor erstellten Listen in unterschiedlichen WebPart-Zonen hinzu• Öffnen Sie das „Bearbeiten“-Menü am rechten Ende des WebParts• Klicken auf „Verbindungen“ “Zeile Bereitstellen für“ und wählen Sie das zweite WebPart aus. Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 55
  56. 56. WebParts – Hands On • Wählen Sie im Dialogfeld die Spalte aus, die in beiden Listen gleich ist • Sie können nun mit einem Klick auf den Radio-Button vor den Einträgen des ersten Webparts das zweite Webpart filtern Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 56
  57. 57. Zurück zur Theorie! • Informationen finden und auswertenWie finden Sie einmal abgelegte Informationen wieder?• Navigation/Links• Volltextsuche• Ansichten für Dokumentbibliotheken und Listen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 57
  58. 58. VolltextsucheAuffinden aller Informationen• Aus allen Dokumenten und Verwaltungsinformationen• Nur Ergebnisse, die Nutzer auch sehen darf! Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 58
  59. 59. Ansichten• Allzweckwaffe für Auswertungen von Listen und Bibliotheken• Einfach konfigurierbar, auch für „normale“ nicht-technische Benutzer• Darstellung von Inhalten aus Dokumentbibliotheken und Listen• Anordnung von Spalten• Filtern• Sortieren• Gruppieren• Private oder öffentliche Ansichten möglich=> Fertige und anpassbare Auswertungen beliebiger Listen (z.B. zeige alleKontakte zu Firma XY, die nach dem 1.1. angelegt wurden)• Viele Funktionen, die auch in Excel möglich sind Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 59
  60. 60. Ansicht erstellen• Liste auswählen• Über die Hauptnavigation -> „Ansicht erstellen“• Mit vorhandener Ansicht beginnen oder Format auswählen• „Standardansicht“ i.d.R. vollkommen ausreichend• „Access-Ansicht“ und „Benutzerdefinierte Ansicht in SharePoint- Designer“ nur für Profis! Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 60
  61. 61. Ansicht erstellenNamen vergeben und entscheiden, ob die Ansicht/Auswertungfür alle auswählbar (öffentlich) ist oder nur für Sie (persönlich)Je nach Einstellung können Sie ggf. nur persönliche Ansichtenerstellen. Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 61
  62. 62. Ansicht erstellenWählen Sie aus, welche Spalten in welcher Reihenfolge angezeigtwerden sollen. Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 62
  63. 63. Ansicht erstellenLegen Sie ggf.Sortierung und Filter fürdie Ansicht an.Tipp: Sollen nurEinträge angezeigtwerden, die denaktuellen Benutzerbetreffen, können Sieden Parameter [Ich] alsFilterkriteriumverwenden. Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 63
  64. 64. Ansicht erstellenIgnorieren Sie zunächst die anderen, weiterführenden Optionen, undklicken Sie auf OK. Direkte Bearbeitung von Einträgen ohne Formular ermöglichen Mehrfachauswahl von Listeneinträgen aktivieren/deaktivieren Ähnlich einer Excel-Gruppierung Daten zusammenfassen Dokumente als Ordnerstruktur oder „flach“ ohne Ordner anzeigen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 64
  65. 65. Ansicht dynamisch filtern/sortieren• Durch Zeigen auf Spaltenkopf Dropdown- Menü öffnen• Nach Spalten dynamisch sortieren/filtern Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 65
  66. 66. Ansichten auswählen + Listenfunktionen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 66
  67. 67. Ansichten – Hands On • Erstellen Sie neue Ansichten für die von Ihnen angelegten – Listen – Bibliotheken • Erweitern Sie ggf. Dokumentbibliotheken um Felder, um geeignete Auswertungen zu ermöglichen Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 67
  68. 68. Zurück zur Theorie!• Reporting mit Diagrammen• Benachrichtigungen• Workflows Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 68
  69. 69. Reporting/Auswertungen• Reporting über Ansichten für nicht-grafische Anforderungen meist ausreichend• Zur Darstellung von Diagrammen oder weiterführenden Auswertungen -> Excel-Export oder Access-Export• Weiterführende Möglichkeiten direkt in SharePoint • Diagramm-WebPart (Teil der SharePoint Enterprise Features) • Google Charts für SharePoint - http://www.amrein.com/apps/page.asp?Q=5749 • ChartPart für SharePoint - http://chartpart.codeplex.com/ • SQL Server Reporting Services für SharePoint Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 69
  70. 70. Diagramm-WebPart• Enterprise Features: Website-Einstellungen der Websitesammlung – „Features von Websitesammlungen in SharePoint Server Enterprise“ muss aktiv sein• Diagramm-WebPart aus Kategorie „Geschäftsdaten“ einfügen• Konfiguration & Anwendung http://blogs.msdn.com/b/amitgupta/archive/2012/05/14/creating-charts-in- sharepoint-2010.aspx Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 70
  71. 71. Diagramm-WebPart Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 71
  72. 72. Diagramm-WebPart Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 72
  73. 73. Workflow • Vorgegebener Ablauf von Aktionen • Beispiel: automatische Benachrichtigungen/E-Mails • Beispiel: Prüfen/Genehmigen von Dokumenten • Fertige einfache Workflows integriert • Beliebig komplexe Workflows konfigurierbar oder programmierbar Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 73
  74. 74. Workflow - Benachrichtigen• Einfachster Workflow• Zentral eingerichtet oder individuell „abonniert“ Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 74
  75. 75. Zusatz WIKI Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 75
  76. 76. Wiki• Prinzip Wikipedia• Beschreibung von Vorgehensweisen• Grundprinzip: Alle dürfen mitmachen• Mitarbeiter & Kollegen müssen zum Schreiben motiviert werden• Wichtige Zeichen: – [[Seitenname]] erstellt eine neue Wiki-Seite Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 76
  77. 77. Blog• Weitergabe von Informationen• Dokumentation von Projekt-Fortschritten für „Außenstehende“• Verwendung als News-Letter-Ersatz• Je öfter ein Blog aktualisiert wird, desto mehr wird er gelesen• Aber: Beiträge sollten immer interessant sein• Evtl. ist eine vorherige Prüfung der Beiträge notwendig, um Verstöße gegen Leitlinien zu vermeiden• Erfolg ist abhängig von Unternehmenskultur Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 77
  78. 78. Unterschiedliche RechteAls Wiki-Leser Als Wiki-Redakteur Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 78
  79. 79. Unterschiedliche Formate Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 79
  80. 80. Wiki Artikel erstellen• Seite -> Alle Seiten anzeigen• Neue Seite hinzufügen, Titel eingeben und erstellen• Freie Formatierung oder Copy/Paste aus anderen Quellen.• Link einfügen mit [[Neuer Artikel]] oder [[Existierender Artikel]] Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 80
  81. 81. Versionsvergleich im WIKI• Seite -> Seitenverlauf Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 81
  82. 82. Externe Informationsquellen• Konfigurierbar über Business Data Connectivity Dienst• Bi-direktionale, direkte Verbindung mit SQL- Datenbank, Webservice …• Konfiguration der Datenverbindung über SharePoint Designer -> Externer Inhaltstyp• Darstellung in SharePoint als „Externe Liste“• Funktion und Bedienung in SharePoint ähnlich einer normalen Liste Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 82
  83. 83. Rezept für erfolgreiche Umsetzung Nicht ohne Bedacht Webseiten, Listen und Bibliotheken anlegen! Zu klärende Fragen • Welcher Prozess(e) soll abgelöst werden? • Wer sind die Prozessbeteiligten (aktiv und „nur- informativ“) • Welche inhaltlichen Zuständigkeiten gibt es, wer entscheidet in welchen Prozessschritten? • Grundsätzliches Konzept mit nicht zu vielen Detailanforderungen Umsetzung • Basisentscheidung SharePoint-Bausteine 20 % Umsetzung • Konfiguration Prototyp 80 % Konzeption • Benutzerkonfiguration • Schrittweise Verfeinerung Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 83
  84. 84. Weitere Informationen/ Ressourcen Wissensmanagement: http://www.locatech-it.com/technologien- plattformen/sharepoint/wissensmanagement_enterprise20/ Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!!Locatech IT Solutions GmbHBaroper Str. 239 b44227 DortmundTel: +49 231 9159650Web: http://www.locatech.com Locatech IT Solutions GmbH - www.locatech.com - Folie 84

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