Nur wenige Organisationen können sich mit einem Klick einen aktuellen Überblick über die eigenen Verträge verschaffen. Dabei verwalten selbst kleine Unternehmen oft eine Vielzahl vertraglicher Vereinbarungen. Bei Branchen wie Versicherungen oder Banken sind Verträge der Grundpfeiler des Geschäftsmodells. Ein Überblick über wesentliche Vertragsinformationen wie Laufzeiten oder Kündigungsfristen ist von enormer Bedeutung, um Vertragsrisiken, aber auch Chancen, realistisch einschätzen zu können.

1. Vertragsmanagementsystem für Microsoft
Office 365 & SharePoint
 Erfüllt alle Unternehmensanforderungen an das
Vertragsmanagement → Artikel zum Thema
 Umfassendste Lösung für Microsoft Office365
 Vertragslebenszyklus von Entwurf bis Archiv
 Komfortabel, intuitiv und modern
LVM

2. 2
Eingebettet in
Unternehmensprozessen
Abteilungsübergreifend
relevant
Integriert in IT-Systeme
Betrieb im eigenen
Rechenzentrum oder in
der sicheren Microsoft-
Cloud
Umfassende
Zugriffskontrolle,
Mandantenfähig

3. Nutzen für die
Organisation
Strategisch
 Baustein zur Prozessoptimierung
 Schritt zur Integration unternehmenskritischer Informationen
 Wachsender Nutzen mit zunehmender Anzahl Teilnehmer
Praktisch
 Fristenkontrolle, Verhandlungsspielräume
 Kürzere Verhandlungsdauer
 Schnellere Vertragsbearbeitung, Senkung Prozesskosten
 Vertragscontrolling
 Unmittelbarer Zugang und Verfügbarkeit
 Schutz vor unbefugten Zugriffen
 Größtmögliche Transparenz

4. Zentrale Features
 Zentrale Verwaltung aller Vertragsakten und –arten
 Fristenbuch, Vertragscontrolling
 Komfortable Dokumentablage mit MS Office-
Integration
 Transparenz über Inhalt und Historie
 Sicherheit beim Zugriff / Berechtigungsrollen
 Anbindung an Systeme wie SAP / Navision
 Risikomanagement
 Aufgabenmanagement

5. 5
Vertragsakte
 Organisiert mehrere zusammengehörige Dokumente
in einer Ansicht, in der sie als Einheit bearbeitet und
verwaltet werden können
Dokumente
 Werden bei Erstellung der Vertragsakte automatisch
mit den entsprechenden Metadaten ausgestattet
Autoren einer Vertragsakte
 Können eine Momentaufnahme der
Versionsgeschichte der aktuellen Eigenschaften und
Dokumente der Vertragsakte erfassen
Das Prinzip der
Vertragsakte

6. Vertrags-
Lebenszyklus
 Vertragsentwurf bis Unterschrift, Bearbeitung im Team
 Ablage Korrespondenz / Schriftverkehr / Emails zu
Verträgen
 Abstimmung zwischen Vertragspartnern
 Internes Abzeichnen und Genehmigen von Verträgen
 Sicherheit Datenzugriff durch Berechtigungsrollen
 Ablage rechtsgültiges Original
 Suchen und Wiederfinden von Verträgen
 Auswertung: Fristenwahrung, Vertragsrisiken
 Wiedervorlagen und Erinnerungen
 Archivierung

7. Vertragstypen
Vertragstypen können nach Kundenwunsch
vorkonfiguriert werden, z.B.
 Dienstleistungsvertrag
 Wartungsvertrag
 Lieferantenvertrag
 Versorgungsvertrag
 Immobilienvertrag
 Engagement Letter
 Agenturvertrag

8. Vertragsportal

9. Layout und
Design
 Intuitives und modernes Design
 Anpassbar an CI
 Mehrsprachig konfigurierbar
 Individuell anpassbare Formulare
 Reiter und Accordions
 Felder ausblenden, als Pflichtfeld definieren oder
schreibgeschützt setzen
 Buttons hinzufügen, Speichern / Bearbeiten
ausblenden
 Anordnung von Optionsfeldern konfigurierbar

10. Vertragsakte
anlegen

11. Vertragsakte
anlegen

12. Hinzufügen von
Dokumenten zur
Vertragsakte
Per Datei-Upload, Drag & Drop und in der
Exploreransicht möglich

13. Integration in
Outlook
 Direkte Zuordnung von E-Mail-Korrespondenz zu
Vertragsakten
 Der E-Mail-Schriftverkehr wird automatisch mit der
Vertragsakte verbunden
 E-Mail-Anhänge werden zentral im LVM abgelegt und für die
Suche indiziert
 Die Verschlagwortung erfolgt automatisch

14. Verschlagwortung
Verwaltete Vertragsinformationen, Metadaten
 Vertragsstammdaten (Vertragspartner,
Klassifizierungen,…)
 Vertragsarten
 Vertragsdokumente
 Laufzeiten und Kündigungsfristen, sonstige
Vertragsfristen
 Vertragskosten
 Aufgaben und Termine
 Benachrichtigungen
 Zugriffsrechte

15. Vertragspartner
 Eigene Vertragspartnerverwaltung oder
Synchronisierung Partner aus ERP/SAP
 Erweiterbar für Lieferantenbewertung
 Vertragspartner nach Name, Sitz oder anderen
Kriterien durchsuchbar

16. Einzel- und
Rahmenverträge
 Verknüpfung von Verträgen in einer „Parent-Child“
Struktur
 Mehrere Einzelverträge können einem
Rahmenvertrag zugeordnet sein

17. Laufzeiten,
Kündigunsfristen,
Benachrichtigung
 Unbefristete Verträge: Benachrichtigung kann auf
einenfesten Termin z.B. jährlich gesetzt werden
 Befristete Verträge: Benachrichtigung wird automatisch
berechnet basierend auf dem Ablaufdatum und/oder
der Kündigungsfrist (Standard oder eigener Wert)
 Konfigurierbare Wiedervorlagen, Erinnerungs-Funktion
und optische Kennzeichnung fälliger Verträge
 Regeln, Parameter, zeit- und aktionsgesteuert
 Deutlich erweitert zum SharePoint-Standard

18. Einhaltung von
Compliance-
Richtlinien
 Vertraulichkeit von Verträgen sicherstellen
 Weitergabe an Unbefugte verhindern
 Überprüfung/Auditieren von Zugriffen auf
Vertragsdokumente

19. Schutz von
Unternehmens-
informationen
Unabhängig vom Endgerät
Unabhängig vom Endgerät
Integriert mit dem Identitätsmanagement
des Unternehmens
Rechte unwiederbringlich mit
Dokumenten/ Inhalten auf SharePoint/
Exchange verbunden
Funktioniert auch für Dokumente
auf „normalen“ Windows Servern
Zentrales Management von Richtlinien
zum Schutz von Informationen

20. Information
Rights
Management
 DLP (Data Loss Prevention): verhindert, dass Daten an Stellen
gelangen, an die sie nicht hingehören / Leak verhindern
 Information Protection: Offline-Verschlüsselung plus Berechtigungen
 Rights Management schützt das Dokument
 Vgl. PGP: verschlüsselt Kanal

21. Vertragsprozesse
 Mehrere Abteilungen eines Unternehmens betroffen
 Genehmigungshistorie
 Aktionen bei Vertragskündigung
 Definierte (auditierbare) Geschäftsprozesse

22. 22
 Dokument-Vorschau
 Suchfilter, Erweiterte Suche
Volltextsuche

23. 23
Grafische
Auswertung
 Definition von Reportumfang
und Intervall
 Weiterverarbeitung und
Verdichtung in Excel

24. 24
Integration,
Schnittstellen,
Migration
 Anbindung unterschiedlicher Datenbankanbieter
 Dateiübernahmen, permanente Synchronisation via Konnektor,
einmaliger Import
 Konfigurierbares Importtool für Metadaten und Dokumente

25. 25
Technische
Voraussetzungen
Technische Plattform für LVM
 Microsoft Office 365/SharePoint Online
 Microsoft SharePoint Server (2013 / 2016)
 Microsoft SharePoint Foundation
 Installation auf einer Websitesammlung oder Unterwebsite auf
der SharePoint-Umgebung des Kunden
 Das Einrichten und Administrieren einer Office 365-Plattform
oder einer SharePoint-Server Umgebung bieten wir als
separate Dienstleistung an.

26. 26
Zusammen-
fassung
Zentrales Management-Informations-System aller Verträge
 Alle Verträge des Unternehmens in einer Vertragsdatenbank
 Transparenz über alle Unternehmensverträge und Vertragskosten
 Freigabe- und Genehmigungsworkflow
Verwaltung von Verträgen in elektronischen Vertragsakten
 Elektronische Wiedervorlage der Verträge / Benachrichtigungen
 Verwaltung von verschiedenen Vertragstypen z.B. Mietverträge,
Reinigungsverträge, etc. als Einzel- und Rahmenverträge
 Einfaches Verwalten von Vertragsakten von der Vertragsanbahnung
bis zur Archivierung, inklusive der einfachen Ablage und Verwaltung
aller zugehörigen Dokumente, Korrespondenz und E-Mails
Online-Auskunftssystem für alle Verträge zu allen Objekten
 Online-Verfügbarkeit aller Verträge im Unternehmensnetzwerk
 Sicherstellung der Vertraulichkeit durch Berechtigungssystem

27. Über uns
Unternehmenslösungen für Microsoft
SharePoint und Office 365 – durchdacht,
umfassend, clever
Vereinfachen und Automatisieren von
Unternehmensprozessen Strategische
Einführung von Microsoft SharePoint und
Office365
BeratungAnforderungsanalyse
Spezifikation & Konzeption Anpassung
Erweiterung Konfiguration
Workshops Schulungen
Einführung, Wissenstransfer
Dokumentation Projektmanagement
Vertragsmanagement
Ticketsystem
Projektmanagement
Konfiguration
kundenspezifischer
Anwendungen OOTB in Office365
SharePoint
Unternehmens-
gruppe Locatech
seit 1992 Microsoft
Partner seit 2000
SharePoint-
Expertise seit
2006 Locatech IT
Solutions seit 2008
15 Beratungsexperten
SharePoint-Entwicklerteam
Locatech IT Solutions GmbH ▪ http://www.locatech.com ▪ +49 23170022260 ▪ sales@locatech.com