• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Presentatie Differs Zaaksysteem
 

Presentatie Differs Zaaksysteem

on

  • 3,894 views

Wilt u meer weten over het Differs Zaaksysteem ga dan naar www.differs.nl en neem contact met ons op!

Wilt u meer weten over het Differs Zaaksysteem ga dan naar www.differs.nl en neem contact met ons op!

Statistics

Views

Total Views
3,894
Views on SlideShare
3,730
Embed Views
164

Actions

Likes
1
Downloads
127
Comments
0

3 Embeds 164

http://www.differs.nl 139
http://www.slideshare.net 22
http://differs.nl 3

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Presentatie Differs Zaaksysteem Presentatie Differs Zaaksysteem Presentation Transcript

    • Zaakgericht werken
      Zaaksysteem en organisatieontwikkeling
      Digital groep, maart 2010
    • Digital groep
      2
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      3
      Aantal van onze klanten
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      4
      … je in alles richten op de zaak:
      De zaak registreren, starten, aanvullen, koppelen aan een andere zaak
      De zaak behandelen
      De zaak volgen (statussen publiceren)
      De zaak sluiten, alleen indien nodig heropenen
      De zaak archiveren
      De zaak vernietigen
      Zaakgewijs werken is…
    • Je in alles richten op de zaak
      Maart 2010
      5
      Differs @ Zaakgewijs werken
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      6
      Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie
      Twee dimensies
      Zaaksysteem
      Organisatie
      ontwikkeling
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      7
      Wat speelt er en hoe staat het er voor?
      Zaaksysteem
      • Generieke oplossing voor kanaalintegratie en multikanaalsdienstverlening!!
      Met de zaak als leidend ordeningsprincipe:
      Zaakdossier als verbindend element (digitaal dossiers met metadata en documenten)
      Directe registratie van het zaakdossier (ordening aan de bron)
      Directe koppeling met archivering
      Routeren, behandelen en volgen van dossiers (op hoofdstatus) i.p.v. documenten
      Nieuwe documenten niet apart gerouteerd, maar toegevoegd aan dossier
      Toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij de zaak
      Aangesloten op alle kanalen
      Ingezet voor alle werkprocessen (intern/extern, groeipad)
      Zaakeigenaar in the lead (volledigheid dossier, t/m archivering)
      • O.b.v. referentiemodel Zaken, voortbouwend op Gemma-zaaktypencatalogus.
      • Verbindt dienstverlening, behandeling en archivering
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      8
      De filosofie achter het Differs zaaksysteem
      Strategische uitgangspunten
      Leidend zaaksysteem
      De ‘menselijke maat’
      gebruikersvriendelijk, overzichtelijk, intuïtief, to the point
      Workflow op hoofdstatus
      geen complexe (document) flow, maar eenvoudige zaakflow
      behandelaar verantwoordelijk voor proces
      Eén applicatie voor alle kanalen en kernfuncties
      registratie, behandeling, opslag en archivering
      document-, zaak- en archief functionaliteit
      koppelen met bestaand DMS is mogelijk
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      9
      Generiek procesmanagement
      Zaaksysteem
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      10
      Zaaksysteem in context
      Applicatie architectuur
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      11
      Functionele samenhang
    • Interne en externe statussenEenvoudige zaakflow op hoofdstatus
      Maart 2010
      12
      Differs @ Zaakgewijs werken
      In behandeling
      Opgeschort
      Afgehandeld
      Wachtstandtearchiveren
      Behandel
      stappen
      Ontvangen
      Overgedragen
      Te archiveren
      Gearchiveerd
      Vernietigd
      Archieftermijn verstreken
      Verkeerd toegewezen
    • Adhocworkflow door uitzetten van activiteiten (behandelstappen)Sturing op de uitvoering vanuit de zaak
      Maart 2010
      13
      Differs @ Zaakgewijs werken
      Zaak
      Gegevens
      Documenten
      In behandeling
      Gearchiveerd
      Ontvangen
      Afgehandeld
      Documenten&Gegevens
      Backoffice applicatie
      Uitvoering
      Backoffice applicatie
      Backoffice applicatie
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      14
      Kanaalintegratie met één applicatie
      Multikanaalsdienstverlening
      Webformulier
      Persoonlijke Internetpagina
      SMS
      Ontvangstbevestiging
      Werkbak medewerker
      Post
    • Iedereen hetzelfde werkbakje op het bureaublad
      Maart 2010
      15
      Differs @ Zaakgewijs werken
    • Alle zaakkenmerken en bijbehorende documenten overzichtelijk bij elkaar
      Maart 2010
      16
      Differs @ Zaakgewijs werken
    • Inclusief de klantcontacten van lopende zaken
      Maart 2010
      17
      Differs @ Zaakgewijs werken
    • Geïntegreerd digitaal archief: de zaak van ontstaan t/m archivering in één systeem!
      Maart 2010
      18
      Differs @ Zaakgewijs werken
    • En dat alles centraal beheerd / gestuurd vanuit de zaaktypencatalogus
      Maart 2010
      19
      Differs @ Zaakgewijs werken
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      20
      Koppelingen met
      Scanstraat
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      21
      Office integratie
      Registratie vanuit Office
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      22
      Integratie met sjablonen
    • Technische architectuur
      Maart 2010
      23
      Differs @ Zaakgewijs werken
      Gebruikersvoorkant: werkbakje en dossiermap (ASP .Net / Ajax)
      Middenlaag: procesmanagement & metadata (de motor!)(Zakenmagazijn – SQL 2008; workflow op de zaak; business rules)
      Archiefachterkant: documenten en dossiers (Sharepoint bibliotheken)
    • Technische architectuur
      Maart 2010
      24
      Differs @ Zaakgewijs werken
      Application Server
      Document Storage Server
      Application Server
      ZS User Interface
      ASP.Net Pages
      DMS
      SharePoint
      LiveLink
      OpenDoc
      FileSystem
      ...
      Web, WinForms,
      Silverlight, WPF, ...
      SharePoint
      SharePoint Webs
      ZaakSysteem
      SharePoint
      Document Library
      Business Rules
      Docs
      Workflow
      Security
      SQL Server
      Management Reports
      ZS Data (Zaaktype & Zaak)
      Crystal Reports, BO, SSRS, ...
    • Leveringsmodellen
      Maart 2010
      25
      Differs @ Zaakgewijs werken
      PRODUCT
      DIENST
      Zaaktypencatalogus (DSP)
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      26
      Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie
      Twee dimensies
      Zaaksysteem
      Organisatie
      ontwikkeling
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      27
      Algemeen: geen systeem ! maar een manier van werken
      Van documentgericht naar zaakgericht (denken in zaken, niet in docs)
      Zaken worden gerouteerd, medewerkers werken vanuit werkbakjes
      Metadata wordt vooral op de zaak vastgelegd (en niet op documenttype)
      Alle kanalen zijn gelijkwaardig (post, balie, webintake, email)
      Behandeldossier = archiefdossier = zaakdossier
      Belangrijke rol voor proceseigenaren
      Medewerker ‘archiveert’ zelf
      Informatie 24/7 beschikbaar (zonder DIV)
      Uniforme (elektronische) dienstverlening naar burger en bedrijf
      Veranderingen in de organisatie
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      28
      Anders werken?
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      29
      Geleidelijk gaat beter
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      30
      Het gaat over mensen
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      31
      Ondersteun de voortrekkers
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      32
      Sturing moet passen
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      33
      Gras groeit niet harder als je er aan trekt
    • Strategie is afhankelijk van de situatie
      Ambitieniveau?
      Omgeving?
      Tempo?
      Bigbang, of juist niet?
      Per kanaal, product, organisatie ..
      Waar zit de energie?
      Wat is hot?
      Waar zit de pijn?
      Hoeveel is er helder?
      Wat wil je zelf doen?
      Installed base?
      Etc.
      Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      34
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      35
      Start met definitie van de zaaktypen
      Voer het proces(groep) voor proces(groep) in
      Integreer daarbinnen dan zoveel mogelijk kanalen
      Maak keuzes in de architectuur, op niveau applicaties!
      Ga als management TEAM voor in de nieuwe werkwijze
      Algemeen implementatieadvies
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      36
      MT-er als trekker / programmamanager benoemen
      Zaaktypencatalogus opstellen (in lijn met o.a. PDC)
      Applicatie-architectuur verdiepen
      Werkwijze samen visualiseren en overeenkomen
      Marsroute voor komende 3 jaar bepalen (PvA)
      Mogelijke vervolgstappen
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      37
      Organisatieontwikkeling
      • Organisatie & structuren
      • reorganisaties, identiteit en cultuur
      • visievorming
      • dienstverleningsconcept
      • inrichting KCC/SSC
      • Werkprocessen
      • beschrijven
      • herontwerpen
      • zaakgewijs werken
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      38
      Invoeringsbegeleiding
      Team
      trainingen / Workshops
      rolbepaling / Competenties
      Medewerker
      takenpakket / Functieprofielen
      verantwoordelijkheden
      nieuwe vaardigheden, Digidiv’ers
      assessments
      Manager
      coaching / Leiderschapstraining
      advisering
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      39
      Ten slotte
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      40
      Medio april uitgerold op +/- 350 werkplekken, Heusden helemaal digitaal
      alle processen c.q. zaaktypen ingericht (+/- 650)
      alle post, A0 enz.
      Koppelingen met:
      Gegevensmagazijn GPR (BAG en GBA)
      Formulieren XL21 (wordt vervangen)
      Word 2007, Outlook 2007 enz.
      Magsoft als scanoplossing
      MIT Office voor sjablonen
      CODA, SAP, SZWNet, Wave als ‘backoffice-koppelingen’
      Ondertussen @ Heusden
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      41
      Het draait niet om software of een systeem …
      Maar om een concept, een manier van werken
      Het gaat daarbij over dienstverlening en kanaalintegratie!
      Dit vraagt om 4x organisatiebreed commitment t.a.v.:
      doelstellingen en ambities op het gebied van dienstverlening
      de aanvliegroute
      de bereidheid om SAMEN zaken op te pakken, te veranderen en te kantelen
      Samenvattend over zaakgericht werken
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      42
      Weten welke zaken spelen, weten waarop je je aandacht moet richten...
      Terugkoppelen over status van de zaak (product)
      Bewaken doorlooptijden afhandeling
      Kwaliteit: informatie tijdens afhandeling in juiste context beschikbaar
      Kwaliteit: alle afhandelgegevens bij elkaar terug te vinden
      Eenvoudiger archiveren
      Managementinformatie (hoe doen we het?)
      Integratie keten (uitwisseling met andere overheden vanuit één systeem)
      Wat levert het op?
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      43
      Rustig nog eens nalezen
      ko.vanschaik@digital.nl
      jan.dekramer@digital.nl
    • Maart 2010
      Differs @ Zaakgewijs werken
      44
      Demonstratie en informatie op uw lokatie
      Meer weten?
      • Wilt u meer weten over het Differs zaaksysteem of onze diensten op het vlak van zaaktypencatalogus, implementatie en organisatieontwikkeling, neem dan contact met ons op!
      • www.differs.nl info@differs.nl