Presentatie Differs Zaaksysteem
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×
 

Presentatie Differs Zaaksysteem

on

  • 3,963 views

Wilt u meer weten over het Differs Zaaksysteem ga dan naar www.differs.nl en neem contact met ons op!

Wilt u meer weten over het Differs Zaaksysteem ga dan naar www.differs.nl en neem contact met ons op!

Statistics

Views

Total Views
3,963
Views on SlideShare
3,799
Embed Views
164

Actions

Likes
1
Downloads
127
Comments
0

3 Embeds 164

http://www.differs.nl 139
http://www.slideshare.net 22
http://differs.nl 3

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

Presentatie Differs Zaaksysteem Presentatie Differs Zaaksysteem Presentation Transcript

  • Zaakgericht werken
    Zaaksysteem en organisatieontwikkeling
    Digital groep, maart 2010
  • Digital groep
    2
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    3
    Aantal van onze klanten
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    4
    … je in alles richten op de zaak:
    De zaak registreren, starten, aanvullen, koppelen aan een andere zaak
    De zaak behandelen
    De zaak volgen (statussen publiceren)
    De zaak sluiten, alleen indien nodig heropenen
    De zaak archiveren
    De zaak vernietigen
    Zaakgewijs werken is…
  • Je in alles richten op de zaak
    Maart 2010
    5
    Differs @ Zaakgewijs werken
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    6
    Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie
    Twee dimensies
    Zaaksysteem
    Organisatie
    ontwikkeling
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    7
    Wat speelt er en hoe staat het er voor?
    Zaaksysteem
    • Generieke oplossing voor kanaalintegratie en multikanaalsdienstverlening!!
    Met de zaak als leidend ordeningsprincipe:
    Zaakdossier als verbindend element (digitaal dossiers met metadata en documenten)
    Directe registratie van het zaakdossier (ordening aan de bron)
    Directe koppeling met archivering
    Routeren, behandelen en volgen van dossiers (op hoofdstatus) i.p.v. documenten
    Nieuwe documenten niet apart gerouteerd, maar toegevoegd aan dossier
    Toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij de zaak
    Aangesloten op alle kanalen
    Ingezet voor alle werkprocessen (intern/extern, groeipad)
    Zaakeigenaar in the lead (volledigheid dossier, t/m archivering)
    • O.b.v. referentiemodel Zaken, voortbouwend op Gemma-zaaktypencatalogus.
    • Verbindt dienstverlening, behandeling en archivering
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    8
    De filosofie achter het Differs zaaksysteem
    Strategische uitgangspunten
    Leidend zaaksysteem
    De ‘menselijke maat’
    gebruikersvriendelijk, overzichtelijk, intuïtief, to the point
    Workflow op hoofdstatus
    geen complexe (document) flow, maar eenvoudige zaakflow
    behandelaar verantwoordelijk voor proces
    Eén applicatie voor alle kanalen en kernfuncties
    registratie, behandeling, opslag en archivering
    document-, zaak- en archief functionaliteit
    koppelen met bestaand DMS is mogelijk
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    9
    Generiek procesmanagement
    Zaaksysteem
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    10
    Zaaksysteem in context
    Applicatie architectuur
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    11
    Functionele samenhang
  • Interne en externe statussenEenvoudige zaakflow op hoofdstatus
    Maart 2010
    12
    Differs @ Zaakgewijs werken
    In behandeling
    Opgeschort
    Afgehandeld
    Wachtstandtearchiveren
    Behandel
    stappen
    Ontvangen
    Overgedragen
    Te archiveren
    Gearchiveerd
    Vernietigd
    Archieftermijn verstreken
    Verkeerd toegewezen
  • Adhocworkflow door uitzetten van activiteiten (behandelstappen)Sturing op de uitvoering vanuit de zaak
    Maart 2010
    13
    Differs @ Zaakgewijs werken
    Zaak
    Gegevens
    Documenten
    In behandeling
    Gearchiveerd
    Ontvangen
    Afgehandeld
    Documenten&Gegevens
    Backoffice applicatie
    Uitvoering
    Backoffice applicatie
    Backoffice applicatie
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    14
    Kanaalintegratie met één applicatie
    Multikanaalsdienstverlening
    Webformulier
    Persoonlijke Internetpagina
    SMS
    Ontvangstbevestiging
    Werkbak medewerker
    Post
  • Iedereen hetzelfde werkbakje op het bureaublad
    Maart 2010
    15
    Differs @ Zaakgewijs werken
  • Alle zaakkenmerken en bijbehorende documenten overzichtelijk bij elkaar
    Maart 2010
    16
    Differs @ Zaakgewijs werken
  • Inclusief de klantcontacten van lopende zaken
    Maart 2010
    17
    Differs @ Zaakgewijs werken
  • Geïntegreerd digitaal archief: de zaak van ontstaan t/m archivering in één systeem!
    Maart 2010
    18
    Differs @ Zaakgewijs werken
  • En dat alles centraal beheerd / gestuurd vanuit de zaaktypencatalogus
    Maart 2010
    19
    Differs @ Zaakgewijs werken
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    20
    Koppelingen met
    Scanstraat
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    21
    Office integratie
    Registratie vanuit Office
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    22
    Integratie met sjablonen
  • Technische architectuur
    Maart 2010
    23
    Differs @ Zaakgewijs werken
    Gebruikersvoorkant: werkbakje en dossiermap (ASP .Net / Ajax)
    Middenlaag: procesmanagement & metadata (de motor!)(Zakenmagazijn – SQL 2008; workflow op de zaak; business rules)
    Archiefachterkant: documenten en dossiers (Sharepoint bibliotheken)
  • Technische architectuur
    Maart 2010
    24
    Differs @ Zaakgewijs werken
    Application Server
    Document Storage Server
    Application Server
    ZS User Interface
    ASP.Net Pages
    DMS
    SharePoint
    LiveLink
    OpenDoc
    FileSystem
    ...
    Web, WinForms,
    Silverlight, WPF, ...
    SharePoint
    SharePoint Webs
    ZaakSysteem
    SharePoint
    Document Library
    Business Rules
    Docs
    Workflow
    Security
    SQL Server
    Management Reports
    ZS Data (Zaaktype & Zaak)
    Crystal Reports, BO, SSRS, ...
  • Leveringsmodellen
    Maart 2010
    25
    Differs @ Zaakgewijs werken
    PRODUCT
    DIENST
    Zaaktypencatalogus (DSP)
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    26
    Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie
    Twee dimensies
    Zaaksysteem
    Organisatie
    ontwikkeling
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    27
    Algemeen: geen systeem ! maar een manier van werken
    Van documentgericht naar zaakgericht (denken in zaken, niet in docs)
    Zaken worden gerouteerd, medewerkers werken vanuit werkbakjes
    Metadata wordt vooral op de zaak vastgelegd (en niet op documenttype)
    Alle kanalen zijn gelijkwaardig (post, balie, webintake, email)
    Behandeldossier = archiefdossier = zaakdossier
    Belangrijke rol voor proceseigenaren
    Medewerker ‘archiveert’ zelf
    Informatie 24/7 beschikbaar (zonder DIV)
    Uniforme (elektronische) dienstverlening naar burger en bedrijf
    Veranderingen in de organisatie
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    28
    Anders werken?
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    29
    Geleidelijk gaat beter
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    30
    Het gaat over mensen
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    31
    Ondersteun de voortrekkers
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    32
    Sturing moet passen
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    33
    Gras groeit niet harder als je er aan trekt
  • Strategie is afhankelijk van de situatie
    Ambitieniveau?
    Omgeving?
    Tempo?
    Bigbang, of juist niet?
    Per kanaal, product, organisatie ..
    Waar zit de energie?
    Wat is hot?
    Waar zit de pijn?
    Hoeveel is er helder?
    Wat wil je zelf doen?
    Installed base?
    Etc.
    Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    34
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    35
    Start met definitie van de zaaktypen
    Voer het proces(groep) voor proces(groep) in
    Integreer daarbinnen dan zoveel mogelijk kanalen
    Maak keuzes in de architectuur, op niveau applicaties!
    Ga als management TEAM voor in de nieuwe werkwijze
    Algemeen implementatieadvies
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    36
    MT-er als trekker / programmamanager benoemen
    Zaaktypencatalogus opstellen (in lijn met o.a. PDC)
    Applicatie-architectuur verdiepen
    Werkwijze samen visualiseren en overeenkomen
    Marsroute voor komende 3 jaar bepalen (PvA)
    Mogelijke vervolgstappen
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    37
    Organisatieontwikkeling
    • Organisatie & structuren
    • reorganisaties, identiteit en cultuur
    • visievorming
    • dienstverleningsconcept
    • inrichting KCC/SSC
    • Werkprocessen
    • beschrijven
    • herontwerpen
    • zaakgewijs werken
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    38
    Invoeringsbegeleiding
    Team
    trainingen / Workshops
    rolbepaling / Competenties
    Medewerker
    takenpakket / Functieprofielen
    verantwoordelijkheden
    nieuwe vaardigheden, Digidiv’ers
    assessments
    Manager
    coaching / Leiderschapstraining
    advisering
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    39
    Ten slotte
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    40
    Medio april uitgerold op +/- 350 werkplekken, Heusden helemaal digitaal
    alle processen c.q. zaaktypen ingericht (+/- 650)
    alle post, A0 enz.
    Koppelingen met:
    Gegevensmagazijn GPR (BAG en GBA)
    Formulieren XL21 (wordt vervangen)
    Word 2007, Outlook 2007 enz.
    Magsoft als scanoplossing
    MIT Office voor sjablonen
    CODA, SAP, SZWNet, Wave als ‘backoffice-koppelingen’
    Ondertussen @ Heusden
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    41
    Het draait niet om software of een systeem …
    Maar om een concept, een manier van werken
    Het gaat daarbij over dienstverlening en kanaalintegratie!
    Dit vraagt om 4x organisatiebreed commitment t.a.v.:
    doelstellingen en ambities op het gebied van dienstverlening
    de aanvliegroute
    de bereidheid om SAMEN zaken op te pakken, te veranderen en te kantelen
    Samenvattend over zaakgericht werken
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    42
    Weten welke zaken spelen, weten waarop je je aandacht moet richten...
    Terugkoppelen over status van de zaak (product)
    Bewaken doorlooptijden afhandeling
    Kwaliteit: informatie tijdens afhandeling in juiste context beschikbaar
    Kwaliteit: alle afhandelgegevens bij elkaar terug te vinden
    Eenvoudiger archiveren
    Managementinformatie (hoe doen we het?)
    Integratie keten (uitwisseling met andere overheden vanuit één systeem)
    Wat levert het op?
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    43
    Rustig nog eens nalezen
    ko.vanschaik@digital.nl
    jan.dekramer@digital.nl
  • Maart 2010
    Differs @ Zaakgewijs werken
    44
    Demonstratie en informatie op uw lokatie
    Meer weten?
    • Wilt u meer weten over het Differs zaaksysteem of onze diensten op het vlak van zaaktypencatalogus, implementatie en organisatieontwikkeling, neem dan contact met ons op!
    • www.differs.nl info@differs.nl