Presentatie Differs Zaaksysteem

2,771 views

Published on

Wilt u meer weten over het Differs Zaaksysteem ga dan naar www.differs.nl en neem contact met ons op!

Published in: Business, Technology
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total views
2,771
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
166
Actions
Shares
0
Downloads
129
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Presentatie Differs Zaaksysteem

  1. 1. Zaakgericht werken<br />Zaaksysteem en organisatieontwikkeling<br />Digital groep, maart 2010<br />
  2. 2. Digital groep<br />2<br />
  3. 3. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />3<br />Aantal van onze klanten<br />
  4. 4. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />4<br />… je in alles richten op de zaak: <br />De zaak registreren, starten, aanvullen, koppelen aan een andere zaak <br />De zaak behandelen<br />De zaak volgen (statussen publiceren)<br />De zaak sluiten, alleen indien nodig heropenen<br />De zaak archiveren<br />De zaak vernietigen<br />Zaakgewijs werken is…<br />
  5. 5. Je in alles richten op de zaak<br />Maart 2010<br />5<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />
  6. 6. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />6<br />Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie<br />Twee dimensies<br />Zaaksysteem<br />Organisatie<br />ontwikkeling<br />
  7. 7. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />7<br />Wat speelt er en hoe staat het er voor?<br />Zaaksysteem<br /><ul><li>Generieke oplossing voor kanaalintegratie en multikanaalsdienstverlening!!</li></ul>Met de zaak als leidend ordeningsprincipe:<br />Zaakdossier als verbindend element (digitaal dossiers met metadata en documenten)<br />Directe registratie van het zaakdossier (ordening aan de bron)<br />Directe koppeling met archivering<br />Routeren, behandelen en volgen van dossiers (op hoofdstatus) i.p.v. documenten<br />Nieuwe documenten niet apart gerouteerd, maar toegevoegd aan dossier<br />Toegankelijk voor iedereen die betrokken is bij de zaak<br />Aangesloten op alle kanalen<br />Ingezet voor alle werkprocessen (intern/extern, groeipad)<br />Zaakeigenaar in the lead (volledigheid dossier, t/m archivering)<br /><ul><li>O.b.v. referentiemodel Zaken, voortbouwend op Gemma-zaaktypencatalogus.
  8. 8. Verbindt dienstverlening, behandeling en archivering</li></li></ul><li>Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />8<br />De filosofie achter het Differs zaaksysteem<br />Strategische uitgangspunten<br />Leidend zaaksysteem<br />De ‘menselijke maat’ <br />gebruikersvriendelijk, overzichtelijk, intuïtief, to the point<br />Workflow op hoofdstatus<br />geen complexe (document) flow, maar eenvoudige zaakflow<br />behandelaar verantwoordelijk voor proces<br />Eén applicatie voor alle kanalen en kernfuncties<br />registratie, behandeling, opslag en archivering<br />document-, zaak- en archief functionaliteit<br />koppelen met bestaand DMS is mogelijk<br />
  9. 9. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />9<br />Generiek procesmanagement<br />Zaaksysteem<br />
  10. 10. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />10<br />Zaaksysteem in context<br />Applicatie architectuur<br />
  11. 11. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />11<br />Functionele samenhang<br />
  12. 12. Interne en externe statussenEenvoudige zaakflow op hoofdstatus<br />Maart 2010<br />12<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />In behandeling<br />Opgeschort<br />Afgehandeld<br />Wachtstandtearchiveren<br />Behandel<br />stappen<br />Ontvangen<br />Overgedragen<br />Te archiveren<br />Gearchiveerd<br />Vernietigd<br />Archieftermijn verstreken<br />Verkeerd toegewezen<br />
  13. 13. Adhocworkflow door uitzetten van activiteiten (behandelstappen)Sturing op de uitvoering vanuit de zaak<br />Maart 2010<br />13<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />Zaak<br />Gegevens<br />Documenten<br />In behandeling<br />Gearchiveerd<br />Ontvangen<br />Afgehandeld<br />Documenten&Gegevens<br />Backoffice applicatie <br />Uitvoering<br />Backoffice applicatie <br />Backoffice applicatie <br />
  14. 14. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />14<br />Kanaalintegratie met één applicatie<br />Multikanaalsdienstverlening<br />Webformulier<br />Persoonlijke Internetpagina<br />SMS<br />Ontvangstbevestiging<br />Werkbak medewerker <br />Post<br />
  15. 15. Iedereen hetzelfde werkbakje op het bureaublad<br />Maart 2010<br />15<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />
  16. 16. Alle zaakkenmerken en bijbehorende documenten overzichtelijk bij elkaar<br />Maart 2010<br />16<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />
  17. 17. Inclusief de klantcontacten van lopende zaken<br />Maart 2010<br />17<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />
  18. 18. Geïntegreerd digitaal archief: de zaak van ontstaan t/m archivering in één systeem! <br />Maart 2010<br />18<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />
  19. 19. En dat alles centraal beheerd / gestuurd vanuit de zaaktypencatalogus<br />Maart 2010<br />19<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />
  20. 20. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />20<br />Koppelingen met<br />Scanstraat <br />
  21. 21. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />21<br />Office integratie<br />Registratie vanuit Office <br />
  22. 22. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />22<br />Integratie met sjablonen<br />
  23. 23. Technische architectuur<br />Maart 2010<br />23<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br /> Gebruikersvoorkant: werkbakje en dossiermap (ASP .Net / Ajax)<br />Middenlaag: procesmanagement & metadata (de motor!)(Zakenmagazijn – SQL 2008; workflow op de zaak; business rules) <br /> Archiefachterkant: documenten en dossiers (Sharepoint bibliotheken)<br />
  24. 24. Technische architectuur<br />Maart 2010<br />24<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />Application Server<br />Document Storage Server<br />Application Server<br />ZS User Interface<br />ASP.Net Pages<br />DMS<br />SharePoint<br />LiveLink<br />OpenDoc<br />FileSystem<br />...<br />Web, WinForms,<br />Silverlight, WPF, ...<br />SharePoint<br />SharePoint Webs<br />ZaakSysteem<br />SharePoint<br />Document Library<br />Business Rules<br />Docs<br />Workflow<br />Security<br />SQL Server<br />Management Reports<br />ZS Data (Zaaktype & Zaak)<br />Crystal Reports, BO, SSRS, ...<br />
  25. 25. Leveringsmodellen<br />Maart 2010<br />25<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />PRODUCT<br />DIENST<br />Zaaktypencatalogus (DSP) <br />
  26. 26. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />26<br />Techniek maakt het mogelijk, de slag maak je in de organisatie<br />Twee dimensies<br />Zaaksysteem<br />Organisatie<br />ontwikkeling<br />
  27. 27. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />27<br />Algemeen: geen systeem ! maar een manier van werken<br />Van documentgericht naar zaakgericht (denken in zaken, niet in docs) <br />Zaken worden gerouteerd, medewerkers werken vanuit werkbakjes<br />Metadata wordt vooral op de zaak vastgelegd (en niet op documenttype)<br />Alle kanalen zijn gelijkwaardig (post, balie, webintake, email)<br />Behandeldossier = archiefdossier = zaakdossier<br />Belangrijke rol voor proceseigenaren<br />Medewerker ‘archiveert’ zelf<br />Informatie 24/7 beschikbaar (zonder DIV)<br />Uniforme (elektronische) dienstverlening naar burger en bedrijf<br />Veranderingen in de organisatie<br />
  28. 28. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />28<br />Anders werken?<br />
  29. 29. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />29<br />Geleidelijk gaat beter<br />
  30. 30. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />30<br />Het gaat over mensen<br />
  31. 31. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />31<br />Ondersteun de voortrekkers<br />
  32. 32. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />32<br />Sturing moet passen<br />
  33. 33. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />33<br />Gras groeit niet harder als je er aan trekt<br />
  34. 34. Strategie is afhankelijk van de situatie<br />Ambitieniveau?<br />Omgeving?<br />Tempo?<br />Bigbang, of juist niet?<br />Per kanaal, product, organisatie ..<br />Waar zit de energie?<br />Wat is hot?<br />Waar zit de pijn?<br />Hoeveel is er helder?<br />Wat wil je zelf doen?<br />Installed base?<br />Etc.<br />Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />34<br />
  35. 35. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />35<br />Start met definitie van de zaaktypen<br />Voer het proces(groep) voor proces(groep) in<br />Integreer daarbinnen dan zoveel mogelijk kanalen<br />Maak keuzes in de architectuur, op niveau applicaties!<br />Ga als management TEAM voor in de nieuwe werkwijze <br />Algemeen implementatieadvies<br />
  36. 36. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />36<br />MT-er als trekker / programmamanager benoemen <br />Zaaktypencatalogus opstellen (in lijn met o.a. PDC)<br />Applicatie-architectuur verdiepen<br />Werkwijze samen visualiseren en overeenkomen<br />Marsroute voor komende 3 jaar bepalen (PvA)<br />Mogelijke vervolgstappen<br />
  37. 37. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />37<br />Organisatieontwikkeling<br /><ul><li>Organisatie & structuren
  38. 38. reorganisaties, identiteit en cultuur
  39. 39. visievorming
  40. 40. dienstverleningsconcept
  41. 41. inrichting KCC/SSC
  42. 42. Werkprocessen
  43. 43. beschrijven
  44. 44. herontwerpen
  45. 45. zaakgewijs werken</li></li></ul><li>Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />38<br />Invoeringsbegeleiding<br />Team<br />trainingen / Workshops<br />rolbepaling / Competenties<br />Medewerker<br />takenpakket / Functieprofielen<br />verantwoordelijkheden<br />nieuwe vaardigheden, Digidiv’ers<br />assessments<br />Manager<br />coaching / Leiderschapstraining<br />advisering<br />
  46. 46. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />39<br />Ten slotte<br />
  47. 47. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />40<br />Medio april uitgerold op +/- 350 werkplekken, Heusden helemaal digitaal<br />alle processen c.q. zaaktypen ingericht (+/- 650)<br />alle post, A0 enz.<br />Koppelingen met:<br />Gegevensmagazijn GPR (BAG en GBA)<br />Formulieren XL21 (wordt vervangen)<br />Word 2007, Outlook 2007 enz.<br />Magsoft als scanoplossing<br />MIT Office voor sjablonen<br />CODA, SAP, SZWNet, Wave als ‘backoffice-koppelingen’<br />Ondertussen @ Heusden<br />
  48. 48. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />41<br />Het draait niet om software of een systeem …<br />Maar om een concept, een manier van werken<br />Het gaat daarbij over dienstverlening en kanaalintegratie!<br />Dit vraagt om 4x organisatiebreed commitment t.a.v.:<br />doelstellingen en ambities op het gebied van dienstverlening<br />de aanvliegroute<br />de bereidheid om SAMEN zaken op te pakken, te veranderen en te kantelen<br />Samenvattend over zaakgericht werken<br />
  49. 49. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />42<br />Weten welke zaken spelen, weten waarop je je aandacht moet richten...<br />Terugkoppelen over status van de zaak (product)<br />Bewaken doorlooptijden afhandeling<br />Kwaliteit: informatie tijdens afhandeling in juiste context beschikbaar<br />Kwaliteit: alle afhandelgegevens bij elkaar terug te vinden<br />Eenvoudiger archiveren<br />Managementinformatie (hoe doen we het?) <br />Integratie keten (uitwisseling met andere overheden vanuit één systeem)<br />Wat levert het op?<br />
  50. 50. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />43<br />Rustig nog eens nalezen<br />ko.vanschaik@digital.nl<br />jan.dekramer@digital.nl<br />
  51. 51. Maart 2010<br />Differs @ Zaakgewijs werken<br />44<br />Demonstratie en informatie op uw lokatie<br />Meer weten?<br /><ul><li>Wilt u meer weten over het Differs zaaksysteem of onze diensten op het vlak van zaaktypencatalogus, implementatie en organisatieontwikkeling, neem dan contact met ons op!
  52. 52. www.differs.nl info@differs.nl</li>

×