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Kursleitung:
Herzlich Willkommen
Auftragsklärung im Projektmanagement
@learningZ. 14. Mai 2014. Digicomp, Züric...
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Sage mir, wie ein Projekt
beginnt und ich sage Dir,
wie es endet.
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Agenda
 Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung
 Klärung der relevanten Begrifflichkeiten
 Vorgehen ...
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Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung
 Schaffung einer gemeinsamen Vision
 Etablierung von Transpar...
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Klärung der relevanten Begrifflichkeiten - Projektauftrag
 Definition wikipedia
Der Projektauftrag (engl. Proje...
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Vorgehen der Auftragsklärung
Projektantrag
Projektidee
Projekportfolio-
management
Projektsteckbrief Auftragsklä...
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Inhalte der Auftragsklärung im Projektmanagement
 Allgemeine Vision
 Ausgangslage
 Vision
 Gestaltungsbereic...
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Ausgewählte Inhalte - Vision
 Kurze, prägnante Beschreibung über die
geplanten Verhaltensweisen der
Projektbete...
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Ausgewählte Inhalte - Gestaltungsbereich
Nach Prof. Dr. G. Schmidt, ibo
• Abgrenzen des Systems nach aussen: Wie...
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Ausgewählte Inhalte - Zielformulierung
 Definition «Ziel»
Unter einem Ziel wird ein angestrebter Zustand, eine...
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Ausgewählte Inhalte - Lösungen vs. Ziele
Lösung:
Was soll erreicht
werden?
Ziel:
Auf welchem Weg soll
es erreic...
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Ausgewählte Inhalte - Motivation für Ziele
Zwecksetzung Beschreibung
Koordination Durch Ziele werden die Leistu...
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Ausgewählte Inhalte - Ziele: Anforderungen
strategiever-
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neutral
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Ausgewählte Inhalte - Zielformulierungsprozess
Zielträger identifizieren Ziele sammeln
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Ausgewählte Inhalte - Zielkatalog
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Ausgewählte Inhalte - Zielkatalog mit Priorisierung
Projektziel
Wirtschaftliche
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Strukturierte Fortschreibung
Auftragsklärungsdokument
wird bei jedem Phasen-
übergang neu geprüft
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Grundlage für eine zufriedenstellenden Projektabnahme
Ein Abnahme der
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Xing learningZ: Auftragsklärung im Projektmanagement

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Referent Martin Bialas zeigte den Teilnehmern die besten Tipps und Tricks, wie ein Projektleiter bereits zu Beginn seines Projektes den Grundstein für einen erfolgreichen Abschluss legen kann. Die strukturierte Aufnahme der Auftraggeberwünsche, verbunden mit einer Klärung der relevanten Begrifflichkeiten und einer gemeinsamen Formulierung der Projektziele, ist die notwendige Voraussetzung, dass der Auftragnehmer im Sinne des Auftraggeber handeln kann. Diese Projektauftragsklärung ist im Verlaufe des Projektes periodisch zu hinterfragen und bei entsprechendem Erkenntnisfortschritt in Abstimmung mit dem Auftraggeber strukturiert fortzuschrieben. Sämtliche Ergebnisse der Projektarbeit sind an diesem Auftrag zu messen und liefern die Grundlage für eine zufriedenstellenden Projektabnahme mit allen Projektbeteiligten.

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  1. 1. Digicomp 1 Kursleitung: Herzlich Willkommen Auftragsklärung im Projektmanagement @learningZ. 14. Mai 2014. Digicomp, Zürich Martin Bialas, diventis GmbH
  2. 2. 2Digicomp Sage mir, wie ein Projekt beginnt und ich sage Dir, wie es endet.
  3. 3. 3Digicomp Agenda  Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung  Klärung der relevanten Begrifflichkeiten  Vorgehen der Auftragsklärung  Inhalte der Auftragsklärung im Projektmanagement (ausgewählte Techniken)  Vision, Gestaltungsbereich, Restriktionen, Ziele, Annahmen, Business Anforderungen, Vorgehensmethodik, zeitlicher Ablauf, Projektorganisation, Nutzenanalyse, Kostenanalyse, Risikoanalyse  Strukturierte Fortschreibung  Grundlage für eine zufriedenstellende Projektabnahme
  4. 4. 4Digicomp Motivation für eine detaillierte Auftragsklärung  Schaffung einer gemeinsamen Vision  Etablierung von Transparenz  Klärung der Beteiligten und deren Rollen  Eindeutige Aufgabenstellung für sämtliche Beteiligte  Identifikation der relevanten Projekt- rahmenbedingungen  Vermeidung von Reibungsverlusten während der Projektdurchführung  Strukturierter Projektabschluss
  5. 5. 5Digicomp Klärung der relevanten Begrifflichkeiten - Projektauftrag  Definition wikipedia Der Projektauftrag (engl. Project Charter) ist ein Dokument, das die Existenz eines Projektes formell bestätigt. Der Projektauftrag ist Teil des Umfangsmanagements und wird in der Regel von einer Managerin oder einem Manager einer höheren Ebene unterzeichnet. Mit dem Projektauftrag wird meist der Projektleiter benannt und das Projektbudget freigegeben. Der Begriff 'Projektauftrag' ist nicht normiert und wird unterschiedlich verwendet. Teilweise wird allgemein von 'Auftrag' oder von 'Projektvereinbarung' gesprochen. Synonym wird häufig der Begriff 'Projektleitervereinbarung' benutzt, wobei Umfang und Funktion des Projektauftrages über eine bloße Benennung des Projektleiters hinausgehen. Bei Projekten mit externen Dienstleistern wird der Projektauftrag oft durch einen formellen Vertrag ersetzt.
  6. 6. 6Digicomp Vorgehen der Auftragsklärung Projektantrag Projektidee Projekportfolio- management Projektsteckbrief Auftragsklärungs- dokument Projektidee Auftragsklärungs- dokument Projekt- initiierung Projektauftrag Fortschreibung Fortschreibung Phasen
  7. 7. 7Digicomp Inhalte der Auftragsklärung im Projektmanagement  Allgemeine Vision  Ausgangslage  Vision  Gestaltungsbereich  Restriktionen  Budgetrestriktionen  Terminrestriktionen  Zielformulierung  Zielträger  Zielformulierung  Annahmen  Business Anforderungen  Allgemeine Anforderungen  Schnittstellen  Vorgehensmethodik  Zeitlicher Ablauf  Projektorganisation  Grobe Nutzenanalyse  Grobe Kostenanalyse  Risikoanalyse
  8. 8. 8Digicomp Ausgewählte Inhalte - Vision  Kurze, prägnante Beschreibung über die geplanten Verhaltensweisen der Projektbeteiligten zur Erreichung ihrer Ziele.  Dies sollte noch kein detailliert ausgearbeiteter Plan sein, sondern eher eine «mitreissende und faszinierende» Idee hinsichtlich des gewünschten Zielzustandes.
  9. 9. 9Digicomp Ausgewählte Inhalte - Gestaltungsbereich Nach Prof. Dr. G. Schmidt, ibo • Abgrenzen des Systems nach aussen: Wie soll das zu untersuchende System von der Systemumwelt abgegrenzt werden? Welche Sachverhalte sollen / dürfen organisatorisch verändert werden, welche nicht? S • Einflussgrössen sind - aus der Sicht des Projektes - nicht lenkbare Faktoren E • Abgrenzung von Systemen nach innen: Welche kleineren Einheiten können abgegrenzt werden, um sie isoliert zu bearbeiten? Was gehört im Innern zum Projekt? Konzentration auf Unter- und Teilsysteme, die nacheinander geplant werden. U • Welche Schnittstellen sind zwischen den Unter- bzw. Teilsystemen und zu den relevanten Umsystemen zu beachten?S • Ermittlung und Ordnung der Elemente, Beziehungen und Dimensionen in den Unter- und Teilsystemen.A • Ermittlung gemeinsamer Elemente und Beziehungen in den abgegrenzten Unter- und Teilsystemen.G Systemgrenze
  10. 10. 10Digicomp Ausgewählte Inhalte - Zielformulierung  Definition «Ziel» Unter einem Ziel wird ein angestrebter Zustand, eine gewünschte Wirkung verstanden. Ziele beschreiben künftige Ereignisse, welche durch definierte Massnahmen und/oder Lösungen erreicht werden. Sie definieren den Qualitätslevel für die Beurteilung der Ergebnisse.
  11. 11. 11Digicomp Ausgewählte Inhalte - Lösungen vs. Ziele Lösung: Was soll erreicht werden? Ziel: Auf welchem Weg soll es erreicht werden? Mit zunehmender Detaillierung - im Projektfortschritt – werden die Ziele immer lösungsnäher.
  12. 12. 12Digicomp Ausgewählte Inhalte - Motivation für Ziele Zwecksetzung Beschreibung Koordination Durch Ziele werden die Leistungen mehrerer Beteiligter bzw. Projekte abgestimmt Steuerung Entscheider steuern durch Zielvorgaben Lösungssuche Ziele stossen die Suche nach Lösungen an Bewertung / Entscheidung Ziele sind Kriterien für die Eignung von Lösungen Messung Ziele erlauben die Messung von Resultaten der Projektarbeit Motivation Realistische Ziele fördern die Leistungs- bereitschaft
  13. 13. 13Digicomp Ausgewählte Inhalte - Ziele: Anforderungen strategiever- träglich lösungs- neutral redundanz- frei wider- spruchsfrei realisierbar beurteilbar vollständig relevant aktuell
  14. 14. 14Digicomp Ausgewählte Inhalte - Zielformulierungsprozess Zielträger identifizieren Ziele sammeln Ideen sammeln Zielstruktur aufbauen Lösungen beseitigen Restriktionen trennen Projektbezug prüfen Konflikte aufzeigen Redundanzen streichen Oberbegriffe finden Unter Oberbegriffen vervollständigen Ziele operationalisieren Ziele priorisieren Ziele entscheiden und dokumentieren
  15. 15. 15Digicomp Ausgewählte Inhalte - Zielkatalog Projektziel Wirtschaftliche Ziele … … … Leistungs Ziele … … … … … Personelle Ziele … … … Vorgehens Ziele … … … 15
  16. 16. 16Digicomp Ausgewählte Inhalte - Zielkatalog mit Priorisierung Projektziel Wirtschaftliche Ziele … … … Leistungs Ziele … … … … … Personelle Ziele … … … Vorgehens Ziele … … … 30 50 20 20 8 2 28 2 5 10 5 5 12 3 16
  17. 17. 17Digicomp Strukturierte Fortschreibung Auftragsklärungsdokument wird bei jedem Phasen- übergang neu geprüft Erkenntnisfortschritt fliesst in die Überarbeitung/ Fortschreibung ein Kooperative Bearbeitung des Auftragsklärungsdokumentes Bewusster und formaler Entscheid über aktuelle Version des Auftrags- klärungsdokumentes Sicherstellung der Versionierung des Dokumentes
  18. 18. 18Digicomp Grundlage für eine zufriedenstellenden Projektabnahme Ein Abnahme der produzierten Projekt- ergebnisse ist nur anhand einer entsprechenden Bezugsgrösse möglich Das Auftragsklärungs- dokument muss hierzu ausreichend operationalisiert sein Die Beteiligten müssen sich dem exakten Vergleich von Ergebnis und Vorgabe stellen Eine Entlastung der Projektbeteiligten erfolgt anhand des Projektauftragsklärungs- dokumentes Ein Bestandteil von Lessons Learned ist der Abgleich von Projektbeauftragung zu dem gewählten Vorgehen sowie weiteren geplanten Projektinhalten
  19. 19. Digicomp 19 Vielen Dank! Welche Fragen kann ich heute und hier beantworten? Martin Bialas
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