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Microsoft Project meets PMBOK - den internationalen Projektmanagement-Standard

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Projektmanagement-Software hilft bei der Strukturierung eines Vorhabens und ermöglicht die Selektion und Präsentation von Projektdaten in einer Weise, wie sie bei manueller Planung kaum möglich wären. …

Projektmanagement-Software hilft bei der Strukturierung eines Vorhabens und ermöglicht die Selektion und Präsentation von Projektdaten in einer Weise, wie sie bei manueller Planung kaum möglich wären. Eine wichtige Voraussetzung für den Projekterfolg ist allerdings nicht nur die effiziente Anwendung eines professionellen Projektmanagement-Tools, sondern auch die Beherrschung einer adäquaten Methode.

Diese Präsentation führt Sie anhand des klassischen, international anerkannten Projektmanagement-Standards PMBOK des Projekt Management Institutes (PMI) in die Anwendung von Microsoft Project 2013 ein.

Microsoft Project ist die am weitesten verbreitete Projektmanagement-Software und zeichnet sich in ihrer neusten Version durch ihre einfache Handhabung und verbesserte Integration mit anderen Microsoft-Office-Produkten aus.

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  • 1. PMBoK 5th und Microsoft Project 2013 Martin Bialas, diventis GmbH 1
  • 2. Themen des Abends Begrüssung / Vorstellung Was ist PMBoK? Was ist Microsoft Project 2013? Live Demo Diskussion/Austausch 2
  • 3. Was ist das PMBoK?  A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide) ist ein weit verbreiteter Projektmanagement-Standard und zentrale Referenz des US- amerikanischen Project Management Institute, von dem er auch herausgegeben und unterhalten wird.  In der Einführung bezeichnet sich das Werk als „Zusammenfassung des Wissens der Fachrichtung Projektmanagement“. Gemeint ist das Wissen über die Vorgehensweisen, die weithin als bewährte Praxis anerkannt werden. Die beschriebenen Methoden sind auf Projekte aus verschiedenen Anwendungs- bereichen anwendbar, dazu gehören u.a. Bauwesen, Software- Entwicklung, Maschinenbau und Automobilindustrie.  Der PMBOK Guide ist prozessorientiert, d. h. er verwendet ein Modell, nach dem Arbeit durch Prozesse erledigt wird. Ein Projekt wird durch das Zusammenspiel vieler Prozesse durchgeführt. Anhand der Prozesse strukturiert der PMBOK Guide das gesammelte Methodenwissen. Für jeden Prozess werden Input, Output und Werkzeuge und Verfahren beschrieben. 3
  • 4. Fünf Prozessgruppen PMBoK Initiierung Prozesse zur formalen Autorisierung des Projekts Planung Festlegung des Projekt-Um- fangs und Festlegung, wie in den einzelnen Wissensge- bieten geplant wird, dazu Durchführung der Planung Ausführung Sicherstellen, da ss die Aktivitäten ausgeführt werden, wie sie geplant wurden Überwachung und Steuerung Die zugehörigen Prozesse sammeln und bewerten Informationen zur Projekt- Performance entsprechend der Planung im Projektmanage mentplan Abschluss Die beiden Prozesse dieser Gruppe sind Vertrags- beendigung und Projekt- abschluss 4
  • 5. Zusammenhang Microsoft Project 2013 mit PMBoK Initiierung Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Abschluss 5
  • 6. Zusammenhang Microsoft Project Server 2013 mit PMBoK Initiierung Planung Ausführung Überwachung und Steuerung Abschluss 6
  • 7. Microsoft Project 2013 7
  • 8. Schneller Einstieg in das Arbeiten Statt Sie mit einer leeren Datei zu konfrontieren, bringt Sie Project 2013 zu einem One-Stop-Center, in dem Sie Ihr Projekt in Gang bringen. Durchsuchen Sie die vordefinierten Vorlagen, importieren Sie Informationen aus Excel oder von einer SharePoint-Website, oder klicken Sie einfach auf Leeres Projekt, um ein leeres Gantt-Diagramm zu erhalten. An dieser Stelle können Sie auch frühere Projekte auf Ihrem Computer oder auf SkyDrive öffnen. 8
  • 9. Visualisieren von Projektdaten Grafische Berichte Mit Project 2013 können Sie frische, farbenfrohe professionelle Berichte erstellen, ohne Ihre Daten zuerst in ein anderes Programm zu exportieren. Fügen Sie Bilder, Diagramme, Animation, Verknüpfungen und mehr hinzu – alles, was Sie benötigen, um die Projektstatus- informationen klar und effektiv mit Ihrem Projekt- umfeld und den Teammit- gliedern zu teilen. 9
  • 10. Ein umfassender neuer Satz von Berichten Ein ganz neuer Satz vorinstallierter Berichte nutzt die neuen Grafik- und Formatierungsmöglichkeiten im vollen Umfang. Die Wände voller Detaildaten sind verschwunden und wurden durch lebendige Diagramme und Bilder ersetzt, mit denen sich die Geschichte Ihres Projekts besser auf den ersten Blick erschliesst. Sie können diesen Berichten beliebige Elemente hinzufügen oder sie aus ihnen entfernen. Sie können sogar die Farben ändern. 10
  • 11. Burndownberichte In Burndownberichten werden geplante Arbeit, abgeschlossene Arbeit und verbleibende Arbeit als Linien in einem Diagramm angezeigt. Diese Linien vermitteln Ihnen und Ihrem Projektumfeld den Status auf einen Blick und teilen Ihnen mit, ob das Projekt hinter dem Zeitplan liegt. Oder vor dem Zeitplan. Jetzt können Sie dynamische Burndownberichte in Project erstellen – Sie brauchen Ihre Daten nicht zu exportieren! 11
  • 12. Kommunizieren mit Ihrem Team Project 2013 hilft Ihnen, mit Ihren Teammitgliedern in Verbindung zu bleiben. Rufen Sie aktuelle Informationen zum Fortschritt ab, stellen Sie schnell Fragen oder führen Sie sogar Diskussionen zur langfristigen Strategie, ohne Project zu verlassen. Lassen Sie nur den Mauszeiger auf einem Namen ruhen, und leiten Sie eine Chatsitzung, einen Videochat, eine E-Mail-Nachricht oder sogar ein Telefongespräch ein. Damit Sie diese Funktionen nutzen können, muss Lync 2010 oder höher installiert sein 12
  • 13. Nachverfolgen von Vorgangspfaden In einem komplexen Projekt kann Ihr Gantt-Diagramm schnell aussehen wie ein wirrer Knoten aus Balken und Verknüpfungslinien. Damit Sie sich hier zurecht finden, können Sie die Verknüpfungskette – oder den Vorgangspfad – für jeden beliebigen Vorgang hervorheben. Wenn Sie auf einen Vorgang klicken, werden seine sämtlichen Vorgängerpfade in einer Farbe und alle Nach- folgerpfade in einer anderen Farbe angezeigt. 13
  • 14. Projekte in die ferne Zukunft bringen In Project 2013 können Sie Datumswerte für Vorgänge und Projekte bis zum 31. Dezember 2149 bearbeiten. Das ist ein Jahrhundert mehr als bisher! 14
  • 15. Freigeben von Besprechungen Wenn Sie Project-Berichte, Zeitachsen oder Daten in andere Office- Programme exportieren, können Sie dieses neue Feature zum Freigeben nutzen. Nehmen Sie an Onlinebesprechungen teil, und geben Sie Ihre PowerPoint-Folien, Word-Dokumente, Excel- Kalkulationstabellen und OneNote-Notizen von jedem unterstützten Gerät frei, selbst, wenn Office darauf nicht installiert ist 15
  • 16. Speichern und Freigeben von Dateien in der Cloud Die Cloud ist wie ein Dateispeicher im Himmel. Sie können ihn jederzeit erreichen, wenn Sie online sind. Es ist jetzt ganz einfach, Ihre Office- Dateien auf Ihrem eigenen SkyDrive oder auf der Website Ihrer Organisation zu speichern. Von da aus können Sie Ihre Project- Zeitpläne, Excel-Kalkulationstabellen und sonstigen Office-Dateien freigeben. 16
  • 17. Arbeiten Sie fast überall Wenn Sie über Project Online verfügen, können Sie praktisch überall auf eine Vollversion von Project zugreifen, auch auf Computern, auf denen Project 2013 nicht installiert ist. Sie benötigen lediglich eine Internet- verbindung und einen Computer, auf dem Windows 7 (oder höher) ausgeführt wird. Sie verfügen dann immer über die aktuellste Version, da Updates automatisch erfolgen. 17
  • 18. Live Demo 18
  • 19. Fragen? 19
  • 20. Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Martin Bialas, diventis GmbH 20
  • 21. Weitere Informationen zu PMBoK 21
  • 22. Wissensgebiete 1/3 Integrations- management Das Wissensgebiet Integrationsmanagement in Projekten umfasst die Prozesse und Vorgänge, die benötigt werden, um die verschiedenen Prozesse und Projektmanagementvorgänge in den Projektmanagementprozessgruppen zu identifizieren, zu definieren, zu kombinieren, zu vereinheitlichen und zu koordinieren. Im Projektmanagementkontext umfasst Integration Merkmale der Vereinheitlichung, Konsolidierung und Gliederung sowie integrative Aktionen, die entscheidend sind für den Abschluss von Projekten, die erfolgreiche Erfüllung der Anforderungen von Kunden und anderer Stakeholder und den Umgang mit Erwartungen. Inhalts- und Umfangs- management Das Inhalts- und Umfangsmanagement in Projekten beinhaltet die erforderlichen Prozesse, um sicherzustellen, dass das Projekt alle erforderlichen Arbeiten, aber auch nur diese, umfasst, um es erfolgreich zu beenden. Hierbei geht es vorrangig um die Definition und Steuerung dessen, was im Projekt eingeschlossen ist und was nicht. Termin- management Zielt auf die Einhaltung des Zeitrahmens und sollte alle beteiligten Zielgruppen einbinden. Der Projektplan dient dabei v.a. auch als Kommunikationsmedium. 22
  • 23. Wissensgebiete 2/3 Kosten- management Zielt auf Budgeteinhaltung. Hierfür ist der Kostenverlauf zu erfassen. Gegebenenfalls sind Gegenmassnahmen einzuleiten. Qualitäts- management Erfordert Standardisierung von PM-Prozessen, Dokumentation der Arbeiten und Ergebnisse, sowie ein geeignetes Massnahmenmanagement. Personal- management Personalmanagement in Projekten umfasst die Prozesse, die das Projektteam organisieren und managen. Das Projektteam besteht aus den Mitarbeitern, die zugewiesene Rollen und Verantwortlichkeiten haben, um das Projekt fertig stellen zu können. Kommunikations- management Kommunikationsmanagement in Projekten ist das Wissensgebiet, in dem die Prozesse angewendet werden, die für das rechtzeitige und sachgerechte Erzeugen, Sammeln, Verteilen, Speichern, Abrufen und Verwenden von Projektinformationen notwendig sind. 23
  • 24. Wissensgebiete 3/3 Risikomanagement Risikomanagement in Projekten umfasst die Prozesse bezüglich der Durchführung der Risikomanagementplanung, Identifizierung, Analyse, Massnahmen sowie Überwachung und Steuerung bei einem Projekt; die meisten dieser Prozesse werden im Verlauf des Projekts aktualisiert. Ziele des Risikomanagements in Projekten sind die Steigerung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen positiver Ereignisse sowie die Verringerung der Wahrscheinlichkeit und der Auswirkungen von Ereignissen, die für das Projekt ungünstig sind. Beschaffungs- management Beschaffungsmanagement (BM) in Projekten beinhaltet die Prozesse für den Kauf oder Erwerb der Produkte, Dienstleistungen und Ergebnisse, die von ausserhalb des Projektteams für die Durchführung der Arbeit benötigt werden. Beschaffungsmanagement in Projekten umfasst das Vertragsmanagement und die Prozesse zur Änderungssteuerung, die zum Managen der von autorisierten Projektteammitgliedern ausgegebenen Verträge oder Bestellungen erforderlich sind. BM in Projekten umfasst die Verwaltung aller Verträge, die von einer externen Organisation ausgegeben wurden, der das Projekt von der Träger- organisation erwirbt, sowie die Verwaltung vertraglicher Verpflichtungen, die dem Projektteam durch den Vertrag auferlegt werden. Stakeholder- Management Stakeholder sind die von einem Projekt oder seinem Ergebnis irgendwie berührten Individuen oder Kollektive. Auflage fünf stellt für diese nah oder fern am Projekt beteiligten eigene Prozesse zusammen, um die Auswirkungen der verschiedenen Interessen, Hoffnungen und Bedürfnisse der Stakeholder zu betonen und Projektleiter besonders auf sie aufmerksam zu machen. Die in Auflage fünf neu hinzugefügten bzw. in einer neuen Prozessgruppe gebündelten Prozesse umfassen die Identifizierung von Stakeholdern sowie die Vorgehensplanung, das aktive Management und Monitoring der Stakeholder. Die einzelnen Aufgabenfelder treten im Projektverlauf an verschiedenen Stellen auf 24
  • 25. Neuerungen an Version 5  PMBOK 4th Edition  Released in 2008  5 Process Groups  9 Knowledge Areas  42 Processes  PMBOK 5th Edition  Released in 2013  5 Process Groups  10 Knowledge Areas  47 Processes 25
  • 26. Neuerungen an Version 5  PMBOK 4th Edition Knowledge Areas  Integration Management  Scope Management  Time Management  Cost Management  Quality Management  Human Resources Management  Communications Management  Risk Management  Procurement Management  PMBOK 5th Edition Knowledge Areas  Integration Management  Scope Management  Time Management  Cost Management  Quality Management  Human Resources Management  Communications Management  Risk Management  Procurement Management  Stakeholder Management 26
  • 27. Project Scope Management PMBOK4 Chapter 5 Project Scope Management 5.1 Collect Requirements 5.2 Define Scope 5.3 Create WBS 5.4 Verify Scope 5.5 Control Scope PMBOK5 Chapter 5 Project Scope Management 5.1 Plan Scope Management 5.2 Collect Requirements 5.3 Define Scope 5.4 Create WBS 5.5 Validate Scope 5.6 Control Scope 27
  • 28. 5.1 Plan Scope Management The process of creating a scope management plan that documents how the project scope will be defined, validated, and controlled. The key benefit of this process is that it provides guidance and direction on how scope will be managed throughout the project Process Keybenefit 28
  • 29. Project Time Management PMBOK4 Chapter 6 Project Time Management 6.1 Define Activities 6.2 Sequence Activities 6.3 Estimate Activity Resources 6.4 Estimate Activity Durations 6.5 Develop Schedule 6.6 Control Schedule PMBOK5 Chapter 6 Project Time Management 6.1 Plan Schedule Management 6.2 Define Activities 6.3 Sequence Activities 6.4 Estimate Activity Resources 6.5 Estimate Activity Durations 6.6 Develop Schedule 6.7 Control Schedule 29
  • 30. 6.1 Plan Schedule Management is the process of establishing the policies, procedures, and documentation for planning, developing, managing, executing and controlling the project schedule. The key benefit of this process is that it provides guidance and direction on how the project schedule will be managed throughout the project Process Keybenefit 30
  • 31. Project Cost Management PMBOK4 Chapter 7 Project Cost Management 7.1 Estimate Costs 7.2 Define Budget 7.3 Control Costs PMBOK5 Chapter 7 Project Cost Management 7.1 Plan Cost Management 7.2 Estimate Costs 7.3 Determine Budget 7.4 Control Costs 31
  • 32. 7.1 Plan Cost Management Is the process that establishes the policies, procedures, and documentation for planning, managing, expending, and controlling project costs. The key benefit of this process is that it provides guidance and direction on how the project costs will be managed throughout the project. Process Keybenefit 32
  • 33. Project Communications Management PMBOK4 Chapter 10 Project Communications Management 10.1 Identify Stakeholders 10.2 Plan Communications 10.3 Distribute Information New Prozess 10.4 Manage Stakeholder Expectations 10.5 Report Performance PMBOK5 Chapter 10 Project Communications Management Moved to 13.1 10.1 Plan Communications Management 10.2 Manage Communications 10.3 Control Communications Moved to 13.3 Became Tool and Technique of 10.2 33
  • 34. 10.1 Plan Communications Management The process of developing an appropriate approach and plan for project communications based on stakeholder’s information needs and requirements, and available organizational assets. The key benefit of this process is that it identifies and documents the approach to communicate most effectively and efficiently with stakeholders. Process Keybenfit 34
  • 35. 10.2 Manage Communications Is the process of creating, collecting, distributing, storing, retrieving, and the ultimate disposition of project information in accordance to the communications management plan. The key benefit of this process is that it enables an efficient and effective communications flow between project stakeholders. Process Keybenefit 35
  • 36. 10.3 Control Communications Control Communications is the process of monitoring and controlling communications throughout the entire project life cycle to ensure the information needs of the project stakeholders are met. The key benefit of this process is that it ensures an optimal information flow among all communication participants at any moment in time. Process Keybenefit 36
  • 37. Project Stakeholder Management Chapter 13 Project Stakeholder Management 13.1 Identify Stakeholders 13.2 Plan Stakeholder Management 13.3 Management Stakeholder Engagement 13.4 Control Stakeholder Engagement 37
  • 38. 13.1 Identify Stakeholders Identify Stakeholders is the process of identifying the people groups, or organizations that could impact or be impacted by a decision, activity, or outcome of the project, analyzing and documenting relevant information regarding their interests, involvement, interdependencies, influence, and potential impact on project success. The key benefit of this process is that it allows the project manager to identify the appropriate focus for each stakeholder or group of stakeholders. Process Keybenefit 38
  • 39. 13.2 Plan Stakeholder Management Is the process of developing appropriate management strategies to effectively engage stakeholders throughout the project life cycle, based on the analysis of their needs, interests, and potential impact on project success. The key benefit of the process that it provides a clear, actionable plan to interact with project stakeholders to support the project’s interests. Process Keybenefit 39
  • 40. 13.3 Manage Stakeholder Engagement Manage Stakeholder Engagement is the process of communicating and working with stakeholders to meet their needs/expectations, address issues as they occur, and foster appropriate stakeholder engagement in project activities throughout the project life cycle. The key benefit of this process is that it allows the project manager to increase support and minimize resistance. Process Keybenefit 40
  • 41. 13.4 Control Stakeholder Engagement Control Stakeholder Engagement is the process of monitoring overall project stakeholder relationships and adjusting strategies and plans for engaging stakeholders. The key benefit of the process is that it will maintain or increase the efficiency and effectiveness of stakeholder engagement activities as the project evolves and its environment and its environment changes. Process Keybenefit 41

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