Sistemi di Elaborazione delle Informazioni Lauree Sanitarie
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Sistemi di Elaborazione delle Informazioni Lauree Sanitarie Sistemi di Elaborazione delle Informazioni Lauree Sanitarie Document Transcript

  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Tecnologie e Sanità Sistemi di Elaborazione dell'Informazione e della Comunicazione- Hardware Sistemi di Elaborazione dell'Informazione e della Comunicazione - Software Uso del computer e gestione dei files Elaborazione testi Foglio elettronico Basi di dati Strumenti di presentazione Reti informatiche Posta elettronica
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it 1 SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Tecnologie e Sanità C‟è un paradosso al quale assistiamo anzi partecipiamo tutti i giorni e che pure rischiamo di non considerare tale. Anche chi è psicologicamente o ideologicamente diffidente verso il mondo dell‟informatica usa ormai in modo diffuso le sue applicazioni ed anzi modifica abitudini e modi di vita in funzione dell‟evoluzione informatica e dei suoi prodotti, a volte senza neanche accorgersene. Così con il bancomat è possibile prelevare soldi dal proprio conto in qualsiasi parte d‟Europa e del mondo senza mettere piede in banca (e tanto meno nella propria); le sbarre del casello dell‟autostrada si alzano (Telepass) al nostro veloce passaggio e nello stesso istante la nostra banca paga per noi il pedaggio; la cassiera del supermercato non batte più i prezzi ma questi vengono letti automaticamente mentre anche i nostri “buoni punti” vengono memorizzati e tutto viene stampato con chiarezza e soddisfazione generale. Per parlare o inviare messaggi le nostre abitudini sono state positivamente stravolte (telefonino, fax, e- mail) ed anche il bene più prezioso per ciascuno, il tempo, può essere utilizzato in modo profondamente diverso: i tempi “morti” possono “risorgere” a nuova vita lavorativa e i vincoli di lavoro possono non impedire (ma solo brevemente interrompere) periodi di vacanza e di socialità. Le tecnologie informatiche hanno offerto in pochi anni incredibili opportunità di organizzare diversamente abitudini, necessità, tempo e dunque in qualche modo la vita. Non obblighi, opportunità. Dunque uno degli elementi caratteristici introdotti dall‟uso appropriato dell‟informatica è la promozione di maggiore libertà e autonomia di vita. Qual è il paradosso? Mentre tutti gli aspetti della vita vengono influenzati, stravolti, modificati dalle tecnologie informatiche, uno dei più importanti, la sanità, anzi la Sanità Pubblica, è ostinatamente impermeabile a questi strumenti o meglio li adotta in settori circoscritti, così da sterilizzarli ed emarginarli dai principali meccanismi di organizzazione. Il risultato è che siamo ai vertici della modernizzazione quando facciamo la spesa o andiamo in automobile mentre siamo costretti alla preistoria se è in gioco la nostra salute. Nelle strutture sanitarie sono certo presenti elementi di moderna informatica ma sono circoscritti a singole parti tra loro separate. Vi sono apparecchiature avanzatissime ma la loro gestione è spesso a “conduzione familiare”; i risultati diagnostici (spesso acquisiti con metodologie tecnologicamente avanzate) vengono spostati da un punto all‟altro usando le stesse tecnologie dell‟inizio secolo: mani e piedi; nel tentare di trovare il posto giusto ove è giusto dirigersi (sia all‟interno di una struttura, che fra le strutture) le domande a chiunque porti un camice e la fortuna sono ancora gli strumenti più diffusi; la scelta dell‟operatore sanitario, del luogo di cura, dei mezzi diagnostici così come la verifica dei prodotti ricevuti, la conoscenza delle potenzialità dell‟offerta sanitaria disponibile vengono effettuate con strumenti antichi e parziali (il passa parola, qualche articolo e trasmissione pseudo-informativa, il caso...). L‟elenco potrebbe continuare a lungo. La conclusione è comunque la stessa: singole parti della sanità contengono specifiche applicazioni informatiche ma l‟organizzazione della salute in quanto tale non ne risente minimamente e tende a riprodurre il proprio assetto indipendentemente da quello che accade negli altri settori della vita (supermercati, banche, comunicazioni, autostrade, ecc.). 2
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La sanità è un enorme agglomerato di persone, attrezzature, edifici, regole e divieti ma stenta ad essere sistema; tende ad essere e a riprodursi come somma di parti preferibilmente separate. Per essere sistema e non agglomerato deve esserci invece forte connessione, una rete di comunicazione, un flusso continuo ed accessibile di informazioni e di scambio. Come è possibile che per i soldi, le auto, il gioco, il superfluo, le tecnologie (ed in particolare quelle informatiche) siamo in condizioni ottimali di scelta, di conoscenza e di controllo mentre per la salute siamo ridotti a frugare fra gli avanzi? Come è possibile che i più grandi grattacieli del mondo siano realizzati nel giro di mesi mentre il tipico ospedale italiano dopo quindici anni è ancora incompiuto? Come è possibile che seduto davanti al mio computer ho la facoltà di comprare una barca, una casa, un libro, nel solo tempo necessario all‟uso del mouse e del numero della carta di credito mentre in sanità occorrono mesi per perfezionare un acquisto? Come è possibile che si regalano circa 300 miliardi l‟anno agli editori dei quotidiani per pubblicare gli estratti di gara quando per le stesse esigenze di trasparenza e pubblicità basterebbe un sito internet di costo praticamente nullo? Purtroppo è possibile. Ed è possibile perchè al di là delle vecchie e nuove architetture legislative il modello di sanità scelto e consolidato da decenni si basa sulla protezione di ciò che sta all‟interno, di coloro che vi operano dentro a scapito di chi ne vorrebbe far parte e di chi è costretto ad usarne i servizi. Certo il sistema reagisce in qualche modo agli stimoli esterni ma più per chiudersi che per recepirne le opportunità. Come una vongola che da millenni si riproduce allo stesso modo, aprendosi quel tanto che basta per alimentarsi e chiudendosi nel guscio ai primi segnali esterni. Ma lo stesso mondo animale mostra che altre strategie si sono rivelate di maggior successo, utilizzando ad esempio un sistema nervoso che garantisca flussi informativi interni e un insieme di recettori e di strumenti di relazione verso l‟esterno. Il sistema sanitario ha troppo spesso adottato il “modello vongola” e vede come un pericolo il sorgere di effettive connessioni interne capaci di trasmettere informazioni, di facilitare flussi con l‟esterno rendendo possibili confronti, valutazioni e rischi. Accettare di essere connessi e in rete con altri sottosistemi, con altre unità operative, con altre strutture, con gli occhi, i cervelli e le valutazioni di tutti (cittadini, attori istituzionali, ecc.) significa necessariamente anche accettare libertà di ingresso e di uscita del lavoro e delle professionalità, propria e altrui. Dotarsi di un sistema nuovo di connessione interna e di canali bidirezionali di relazione esterna è dunque accettare un diverso modello generale di vita, di sviluppo e di evoluzione. Le tecnologie informatiche sono una grande opportunità in questa direzione. L‟informatica in sanità, se vista come semplice avanzamento tecnologico, non avrà (come non lo sta avendo) grande impatto sul guscio della vongola sanitaria. L‟informatica in sanità può essere una rivoluzione a patto che non sia semplice tecnologia ma strumento politico per minare lo storico protezionismo corporativo del mondo sanitario e per costruire maggiore libertà e autonomia per gli operatori e per i cittadini.( Marcello Crivellini, Commissario Straordinario INRCA) 3
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Sistemi di Elaborazione dell'Informazione e della Comunicazione – Hardware 1.0 Terminologia di base 2.0 Tipi di computer 3.0Componenti di base di un personal computer 4.0 Hardware 4.1 Unità centrale di elaborazione 4.1.1 Dispositivi di input 4.1.2 Dispositivi di output 5.0 Dispositivi di memoria 5.1 Memorie di massa 5.2 Memorie veloci 5.3 Capacità della memoria 5.4 Prestazioni dei computer 4
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.0 Terminologia di base Qual è il significato del termine informatica? E' la scienza che si propone di raccogliere, organizzare, conservare e distribuire le informazioni tramite sistemi automatici di elaborazione dei dati. Scopo della disciplina è quello di realizzare macchine in grado di eseguire le azioni necessarie alla risoluzione di un problema. Il termine deriva dalla fusione delle parole INFORmazione autoMATICA. Cosa si intende con il termine multimedialità? La multimedialità permette di creare e utilizzare contemporaneamente e in maniera integrata audio (voci, rumori, musiche), video (disegni, foto, video) e testi. Qual è la differenza tra hardware e software? La struttura fisica, interna e esterna del computer prende il nome di hardware (hard = duro, ware = componente). L'insieme di tutti i programmi che permettono di utilizzare l'elaboratore si chiama software (soft = soffice) Qual è la differenza tra software di base e software applicativo? Il software di sistema, o di base, gestisce le risorse hardware del computer. La parte più importante è il sistema operativo che gestisce processore, memorie, orologio, collegamenti in rete, dispositivo d'ingresso e di uscita dei dati. Il sistema operativo permette di ignorare le caratteristiche tecniche dell'hardware, si inserisce tra macchina e utente rendendo il computer una macchina standard. Il software applicativo è l'insieme dei programmi che aiutano l'uomo a risolvere una vasta tipologia di problemi. 2.0 Tipi di computer Come si classificano i computer? In quattro categorie. I supercomputer sono i più potenti, i più veloci e i più costosi. Sono utilizzati principalmente nelle università e nei centri di ricerca. I mainframe hanno processori potenti e grande quantità di memoria RAM. Sono particolarmente utilizzati in multiutenza, ossia da più persone contemporaneamente, ciascuna delle quali utilizza un terminale collegato al mainframe. Sono molto costosi, pertanto sono utilizzati da grosse società commerciali, banche, ministeri, aeroporti. 5
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI I minicomputer sono elaboratori un po' più piccoli ma in grado di gestire grandi quantità di dati in multiutenza. Il loro costo è dell'ordine di decene di milioni e sono usati da società di medie dimensioni. I personal computer sono quelli usati per lavoro d'ufficio o in ambito domestico da un solo utente per colta. Una ulteriore distinzione può essere fatta tra computer da tavolo (desktop computer) e portatili (notebook o palmtop) 3.0 Componenti di base di un personal computer Quali sono le componenti di base di un personal computer? L‟unità centrale, la memoria centrale, la memoria di massa, le unità periferiche di ingresso e di uscita. L‟unità centrale di elaborazione, detta CPU, (central processing unit) è il „cervello‟ del computer, in quanto è responsabile dell‟esecuzione dei programmi e del controllo di tutto ciò che avviene all‟interno dell‟elaboratore. La memoria centrale è formata da tre tipi di memorie: la RAM (random access memory) costituisce il „banco di lavoro‟ del computer, la ROM (read only memory) è una memoria di sola lettura, la memoria cache caratterizzata da una elevata velocità è frapposta tra la CPU e la memoria centrale e aumenta le prestazioni del computer. Le memorie di massa servono per immagazzinare dati e programmi e si dividono in hard disk (dischi rigidi o fissi), floppy disk (dischi flessibili e rimovibili), CD ROM (compact disk read only memory, dischi ottici a sola lettura), CD WROM (write once read many, sui quali è possibile registrare sequenzialmente ma non è possibile alcuna operazione di modifica o cancellazione) CD WMRA (write many read always, dischi ottici riscrivibili), DVD (digital versatile disk) di grande capacità di memoria sono utilizzati per le applicazioni multimediali. Tra le unità periferiche di input, o di ingresso, abbiamo la tastiera, il mouse, la track-ball (un mouse rovesciato), il touch pad (un dispositivo sensibile al tatto) lo scanner (una specie di fotocopiatrice che permette di leggere le immagini e le scritte stampate su di un foglio e di trasformarle in documenti utilizzabili dal computer, la penna ottica utile per leggere i codici a barre, la tavoletta grafica, lo schermo tattile, i microfoni e i sistemi di riconoscimento della voce. Tra le unità periferiche di output, o di uscita, abbiamo il monitor, la stampante, il plotter, un dispositivo grafico di elevata precisione. 4.0 Hardware Questa sezione tratta della struttura fisica di un computer e degli elementi che lo caratterizzano, dalla unità centrale, ai dispositivi ingresso e di uscita. 6
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it          SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 4.1 Unità centrale di elaborazione Cos'è l'unità centrale di elaborazione? L'Unità Centrale di Elaborazione (in inglese Central Processing Unit, abbreviato CPU) è il microchip presente nel computer capace di elaborare i dati in ingresso e fornire una risposta in uscita. Essa si identifica, nei personal computer, col microprocessore. In generale un microprocessore può essere presente in molti dispositivi elettronici moderni. La CPU è un microprocessore con compiti particolari. Esso è il cuore del Computer. Come sono rappresentate le informazioni all'interno di un computer? Le informazioni, nel computer, vengono rappresentate secondo la numerazione binaria, cioè utilizzando due sole cifre (0 e 1). Qual'è la più piccola unità di memoria? 0 e 1 vengono chiamati bit (che sta per binary digit, cioè cifra binaria). La più piccola unità di memoria può conservare o 0 o 1, cioè un bit. 4.1.1 Dispositivi di input Cos'è un dispositivo di input? Per dispositivo di input si intende uno strumento per inserire nel computer i dati che saranno elaborati dalla CPU. I dispositivi di input sono, oggi, i più disparati e rispondono a diverse esigenze di comunicazione con la macchina. I dispositivi più comuni e sempre presenti in un personal computer sono: Tastiera, mediante la quale i dati vengono inseriti in forma alfanumerica Mouse, mediante il quale i dati vengono inseriti con un click di un pulsante come comando. Simili al mouse per funzionamento sono Touchpad e Trackball, usati nei Notebook e il Joystick usato per i giochi 7
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI .  Altri dispositivi sono di tipo multimediale, ad esempio: Scanner per inserire un'immagine  Microfono per inserire un suono  Videocamera e Macchina fotografica digitali Tavoletta grafica per inserire disegni  Altri dispositivi particolari possono permettere di inserire dati esterni relativi a strumenti di misura di qualunque tipo, altri ancora permettono di rilevare codici come le penne ottiche. Impieghi particolari del computer possono avere dispositivi di input studiati per l'occorrenza. Tutti i dispositivi elencati costituiscono una interfaccia fra l'uomo e la macchina per facilitare la comunicazione. I dati inseriti vengono sempre tradotti in numeri binari, che è l'unico linguaggio compreso dalla CPU. 4.1.2 Dispositivi di output Per dispositivo di output si intende uno strumento atto a comunicare all'esterno il risultato della elaborazione dei dati da parte della CPU. 8
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it    SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Anche i dispositivi di output, come quelli di input, possono essere i più disparati e rispondono a diverse esigenze di comunicazione fra macchina e utente. I dispositivi di output più comuni e sempre presenti in un personal computer sono: Monitor, mediante il quale i dati in uscita dalla unità centrale vengono visualizzati su uno schermo. Stampante, mediante la quale i dati vengono stampati su carta. Dispositivi di uscita sono anche le memorie di massa su cui vengono salvati e conservati nel tempo i dati elaborati.  Altri dispositivi di output sono di tipo multimediale, ad esempio:  Altoparlanti per la riproduzione dei suoni  Scheda d'uscita per videoregistratore o proiettore  Modem, il quale è un dispositivo di ingresso-uscita per accedere alla linea telefonica Altri dispositivi particolari possono permettere di azionare dispositivi esterni. 5.0 Dispositivi di memoria Questa sezione tratta dei dispositivi di memoria. La memoria serve al computer per immagazzinare dati definitivi o provvisori. Se non vi fossero questi dispositivi la CPU non potrebbe lavorare in quanto tutti i risultati delle elaborazioni andrebbero perduti. 5.1 Memorie di massa Cos'è una memoria? Una memoria è un dispositivo capace di immagazzinare, conservare e restituire informazioni, cioè programmi, applicazioni e dati. Nel computer sono presenti diversi tipi di memorie. Ciò che differenzia le memorie è la velocità di accesso, la capacità e il prezzo. 9
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it                     SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Cos'è una memoria di massa? Una memoria di massa è un dispositivo fisico capace di memorizzare permanentemente e indefinitamente i dati prodotti nella elaborazione del computer. In base a quali caratteristiche si differenziano le memorie di massa? Le memorie di massa si differenziano per il tipo di tecnologia adottata per memorizzare i dati: tecnologia magnetica, tecnologia ottica e tecnologia magneto-ottica. Fra le memorie di massa più diffuse ricordiamo: Dischetti Floppy. Sono dischi di materiale magnetico della capacità di 1,44 Mbyte. Sono riscrivibili, estraibili e trasportabili su altri computer. Per questo motivo sono veicolo di virus informatici. I dischetti vanno formattati (oggi sono venduti già formattati) per poter esse scritti. Cos'è la formattazione? La formattazione, che si esegue col computer mediante un programma fornito da Windows, serve per inserire sul disco magnetico i riferimenti per individuare la posizione dei dati in modo casuale  Zip disk. Sono simili ai dischetti floppy ma di capacità notevolmente superiore. Non sono formati standard per cui occorre il dispositivo adatto per leggerli e scriverli. Disco rigido. (Hard disk). E' presente ormai su tutti i computer, interno alla macchina e inaccessibile. Esso contiene al suo interno diversi dischi rigidi metallici e magnetici, per cui può contenere una quantità enorme di dati (oggi normale è l'Hard Disk da 100 Gbyte (cioè 10 miliardi di Byte). 10
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it      SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Anche l'hard disk va formattato come i dischetti, prima di ricevere i programmi, le applicazioni e i dati. CD-ROM, CD-R, CD-RW, DVD. Questi dispositivi sono basati su tecnologia ottica. Essi vengono incisi col “masterizzatore” e letti mediante raggio laser. Hanno capacità da 650Mb a 7Gb.  Nastri magnetici. Essi servono per conservare grandi quantità di dati o per fare il backup del sistema (cioè copia di tutto il contenuto dell'hard disk) per prevenire perdite di dati per malfunzionamento della macchina, sempre in agguato. Qual'è la più piccola unità di memoria? Il computer lavora con dati binari, cioè con informazione che può essere solo presenza o assenza di corrente, ovvero vero o falso oppure 0 e 1. Il vero o falso o 0 e 1 vengono chiamati bit (che sta per binary digit, cioè cifra binaria). La più piccola unità di informazione è il bit, per cui il bit è anche l'unità di misura della memoria. Una cella di memoria può contenere 0 o 1; più cella formano un numero binario. Quali sono le unità di misura delle memorie? Un gruppo di bit formano una parola, che è già una informazione complessa. Il computer è organizzato con parole minime di 8 bit. Tale parola viene chiamata byte. L'unità di misura delle memorie del computer, comprese le memorie di massa, è il byte con i multipli KiloByte (Kb=1000 byte), MegaByte (Mb=1.000.000 di byte) , GigaByte (Gb=1.000.000.000 di byte) e TeraByte(Tb=1.000.000.000.000 di byte). 11
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 5.2 Memorie veloci Cos'è la memoria centrale del computer? Le memorie di massa sono memorie lente. La CPU lavora, invece, a velocità altissime, per cui ha bisogno di memorie molto veloci per conservare temporaneamente i dati da elaborare. Queste memorie costituiscono la memoria centrale del computer e ne determinano, insieme alla CPU, la potenza di elaborazione. Quali sono le memorie veloci del computer? Le principali memorie veloci del computer sono:  RAM. (Random Access Memory ovvero Memoria ad accesso casuale). E' la memoria in cui risiede il programma e i dati in fase di elaborazione. E' costruita con la stessa tecnologia del processore. Per i computer più recenti la quantità di RAM può essere di 128 Mbyte, ma può arrivare anche ai gigabyte.  ROM. (Read Only Memory ovvero Memoria a sola lettura). Contiene dati necessari all'avviamento della macchina, immessi dal costruttore 5.3 Capacità della memoria Come è organizzata la memoria del computer? Si è già detto delle unità di misura della memoria. 8 bit formano un byte, detto anche parola. Il byte è alla base della struttura della memoria e ne costituisce, come già detto, l'unità di misura. Nel codice binario, con 8 bit, si possono rappresentare 256 combinazioni, ovvero 256 numeri (da 0 a 255). Ad esempio 00000000 rappresenta lo zero, mentre 01000100 rappresenta il numero 132. Le informazioni vengono trattate utilizzando il byte, nel senso che se si vuol rappresentare un numero superiore a 255 vengono utilizzati due byte o più. Per rappresentare tutti i simboli alfanumerici è sufficiente un byte. Per esempio, nel codice ASCII, al numero decimale 32 corrisponde lo spazio fra parole, al numero 48 la cifra 0 etc. I primi processori costruiti, come il mitico 8088, avevano registri a 8 bit, cioè di 1 byte. Essi per fare operazioni con numeri grandi dovevano utilizzare molti cicli, salvando e riutilizzando dati intermedi provvisori. Ciò comportava una certa lentezza. Oggi i moderni processori utilizzano registri a 32 o 64 bit, cioè a 4 o 8 byte. Essi possono contenere numeri molto più grandi di 255 e quindi in un solo ciclo il processore può fare operazioni più complesse. Per questo motivo, oltre che per l'aumento della velocità del clock (arrivato dai 4,7MHz dell'8088 a 1GHz degli ultimi 12
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 5.4 Prestazioni dei computer Quale computer scegliere? A questa domanda si risponde: quello che risponde meglio alle nostre esigenze. Ma che significa? Un computer può essere più o meno "potente" è più o meno "veloce". Per renderlo potente occorre montare i dispositivi adatti, per renderlo veloce occorre scegliere processori e schede madri adeguate. Da che cosa dipendono le prestazioni di un computer? Da quanto si è detto risulta che le prestazioni di un computer dipendono, oltre che dagli accessori montati (schede video, schede grafiche etc.), da diversi fattori, che ne determinano la velocità di funzionamento:  Tipo di CPU. Un processore a 8 bit è intrinsecamente più lento di uno a 32 bit perché occorrono meno cicli di clock per configurare una operazione logica o matematica.  Velocità di Clock. Il clock è la cadenza interna del computer che configura una operazione elementare. Un processore a 4,76 MHz esegue solo, si fa per dire, 4.760.000 operazioni al secondo, mentre uno a 800MHz ne esegue 800.000.000. Il secondo è circa 168 volte più veloce del primo; in altri termini se il primo impiega circa tre minuti per fare una operazione il secondo impiega solo 1 secondo.  Memoria cache. La memoria cache è una memoria velocissima perché è integrata nella CPU e quindi ad essa il processore accede con estrema velocità. I dati transitori possono essere conservati nella cache oppure nelle altre memorie che sono sempre meno veloci. Quanta maggiore è la memoria cache di un computer tanto migliori sono le sue prestazioni. 256kb o 512kb di memoria cache sono comuni nei moderni computer. RAM. Nella RAM risiedono le istruzioni dei programmi, i dati che servono per lavorare, i dati transitori. La RAM è una memoria veloce; se la CPU non trova RAM disponibile per depositare i dati, li deposita sulla memoria di massa, meno veloce. E' chiaro che maggiore è la quantità di RAM, maggiori saranno le prestazioni del computer, almeno fino ad esaurimento della richiesta di memoria, nel senso che, se la richiesta di memoria da parte della CPU non supera mai i 128Mb, anche se sul computer sono presenti 256Mb, il di più non verrà sfruttato.  Hard Disk. La memoria di massa è lenta di per sé, ma esistono Hard Disk di velocità diverse. Se la CPU fa molto ricorso all'Hard Disk è chiaro che quelli ad accesso più veloce daranno migliori prestazioni. La capacità dell'Hard Disk è meno importante: essa determina solo quante informazioni possiamo memorizzare permanentemente. Hard Disk di 15Gb sono divenuti comuni.
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it 13 SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Sistemi di Elaborazione dell'Informazione e della Comunicazione Software 1.0 Software 1.1 Tipi di Software 1.1.1 Sistema Operativo 1.1.2 Software applicativo 2.0 Information Technology e Società 2.1 Computer ed ergonomia 2.2 Sicurezza, Diritti d'autore, Privacy 2.2.1 Sicurezza dei dati 2.2.2 Diritti d'autore 2.2.3 Privacy 14
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.0 Software Questa sezione tratta del software. Il software è l'insieme dei programmi che permettono al computer di lavorare. I programmi forniscono alla CPU i comandi in base ai quali elaborare le informazioni. Senza il software il computer sarebbe una bellissima statua tecnologica senza anima e senza vita. 1.1 Tipi di software Come viene suddiviso normalmente il software? Un software è sempre un programma scritto in un linguaggio adatto ad essere compreso dalla CPU e contiene istruzioni che vengono eseguite dal processore.Il software si suddivide in:  s/w di sistema (o di base) che gestisce le risorse h/w del computer e il loro utilizzo. Di esso fanno parte i programmi di boot forniti dai produttori di computer e che servono ad avviare la macchina e il Sistema Operativo che gestisce applicazioni e periferiche del computer.  s/w applicativo (applicazioni), che risolve molti problemi di diversissima natura, come scrivere, comunicare, disegnare, fare musica. Come funziona il software nel computer? All'avvio della macchina, il s/w di sistema prepara l'h/w a fornire in uscita sulle periferiche di output il necessario rapporto uomo macchina. Il s/w applicativo fornisce alla macchina, tramite il s/w di sistema, le istruzioni per la elaborazione dei dati di input e la presentazione dei risultati in uscita. AVVIO S/W DI SISTEMA H/W S/W Applicativo
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.1.1 Sistema Operativo Cosa è un sistema Operativo? Il Sistema Operativo è un s/w di sistema che si inserisce fra l'h/w della macchina e il s/w applicativo e permette all'utente di far svolgere al computer compiti particolari senza preoccuparsi della struttura dell'h/w. In altri termini il sistema operativo (s.o.) si fa carico di comprendere le istruzioni delle applicazioni e comandare al processore e alle periferiche quel che devono fare. Esso è l'interfaccia che permette la comunicazione fra uomo e macchina. Quali sono i sistemi Operativi più diffusi? I sistemi operativi più diffusi sono: MS- D.O.S. (Microsoft Disk Operating System) che si diffuse nei PC con processori 8088 e 8086 Unix per macchine basate sulla CPU 68000 Motorola. Linux nato per rompere il predominio di Windows Windows 3.x, Windows 95, Windows 98,Windows 2000, Windows Me, e infine Windows Xp. Come può essere l'interfaccia del sistema Operativo? Ogni sistema operativo ha una sua interfaccia, cioè un modo per comunicare con l'utente in modo da impartire al computer i comandi per farlo funzionare. Nell'ormai vecchio sistema operativo MS- D.O.S. l'interfaccia è a caratteri, cioè su uno schermo nero occorre digitare i comandi (ad esempio il comando di formattazione di un dischetto o di lettura del contenuto di un file etc.), in modo sintatticamente corretto altrimenti si ha un errore. Questa interfaccia è ormai superata. Quando Apple inventò il mouse si diffuse il sistema operativo a interfaccia grafica (GUI Graphical User Interface), in cui i comandi vengono impartiti mediante pressione di un pulsante che agisce su un cursore che si muove sullo schermo sul quale sono presenti icone grafiche. Windows è un sistema a interfaccia grafica. Che differenza c'è tra Dos e Windows? Windows è un sistema operativo che è riuscito ad imporsi nel corso degli anni fino a diventare uno standard in tutto il mondo. Né IBM né altri sono riusciti a contrastare il diffondersi di questo sistema che ha ormai soppiantato il DOS con tutti i suoi limiti. Tentativi di rompere il suo monopolio vi sono stati. Non ultimo Linux diffuso gratuitamente. Ma Windows si è tanto radicato presso gli utenti mondiali che sarà difficile e lungo sostituirlo. Il DOS è un sistema operativo a caratteri con interfaccia testuale in cui i comandi vengono impartiti scrivendoli con la tastiera, 1
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it 6 SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Tutti i suoi problemi derivano dalla difficoltà di ricordare e scrivere correttamente i comandi. Inoltre l'interazione con l'utente è molto spartana, nonostante i tentativi di renderla più gradevole con l'uso del mouse. In figura si vede l'ambiente DOS in una finestra Windows. WINDOWS è un sistema operativo con interfaccia grafica in cui i comandi vengono impartiti col mouse. Le icone presenti nelle finestre rappresentano i comandi o le azioni che vengono attivate con un semplice click del mouse. In questo caso non occorre (e non esistono più) digitare comandi, si digitano solo dati da inserire su richiesta. A parte la questione estetica, il sistema a interfaccia grafica è molto semplice da usare e intuitiva, tanto che ha fortemente contribuito alla diffusione del computer a tutti i livelli. Cosa sono Icone, Oggetti, Pulsanti  Le icone sono immagini simboliche che rappresentano un oggetto. Esse sono "calde", nel senso che cliccandoci sopra col mouse viene avviata un'azione dipendente dall'oggetto rappresentato.  Gli oggetti sono programmi, cioè file esecutori di applicazioni (p.e. Word), archivi (o file), cioè contenitori di dati o informazioni di qualunque genere, cartelle, cioè contenitori di file e di altri oggetti, risorse fisiche come l'unità floppy A:, l'unità C:, l'unità CD-ROM D:, le stampanti etc.  I pulsanti, come il pulsante di avvio, non rappresenta un oggetto, ma è "caldo", nel senso che se viene cliccato col mouse, avvia un'azione 1.1.2 Software applicativo cosa è un programma?
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it 1 7 SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Un programma è costituito da una serie di istruzioni, scritte in un linguaggio di programmazione che la macchina possa intendere e che vengono eseguite dalla CPU, che elabora i dati forniti dall'utente in ingresso (input) e fornisce i risultati richiesti in uscita (output). Si è già detto che il computer è una macchina che elabora dati secondo un programma predefinito. All'inizio i problemi da risolvere col computer erano soprattutto matematici, ed erano proprio i matematici a immettere direttamente, mediante schede forate o direttamente da tastiera, in forma binaria, la sequenza di numeri e di dati. Questa serie di numeri costituisce il programma. Un programma, perché possa essere eseguito dalla CPU deve essere scritto in linguaggio macchina, cioè in forma binaria. Cosa si intende per applicazione? Una Applicazione non è altro che un programma finalizzato a gestire in forma elettronica un campo dell'attività umana. Per fare un esempio gestire le paghe dei dipendenti di un'azienda. Mentre prima questa attività veniva svolta manualmente da un ragioniere usando carta e penna, oggi esistono molte applicazioni per computer capaci di svolgere questo lavoro con maggiore velocità e precisione. Quali sono le applicazioni più comuni presenti in un computer? In genere le applicazioni dei computer moderni sono tantissime e per ogni esigenza. Naturalmente ogni azienda o individuo ha necessità diverse e probabilmente adopererà applicazioni particolari. Possiamo tentare di classificare le applicazioni presenti sul mercato in tre gruppi (ma potrebbero essere molti di più):  Applicazioni per uso aziendale, in cui comprendiamo tutte le applicazioni scritte per usi particolari d'azienda, per esempio Gestione magazzini, fatturazioni e paghe, processi particolari d'industria etc.  Applicazioni di Office Automation, in cui comprendiamo le applicazioni tendenti a snellire e facilitare il lavoro d'ufficio nella produzione e pubblicazione di documenti, cataloghi etc., per esempio i wordprocessor, i database, le presentazioni, i fogli elettronici etc.  Applicazioni multimediali. 2.0 Information Technology e Società L'introduzione del computer nel mondo del lavoro e dello studio ha provocato cambiamenti radicali nel modo di lavorare e di porsi nella società. Scopo di questa sezione è comprendere come è cambiato e come cambierà la nostra società basata sulla informazione e come affrontare correttamente il lavoro con una macchina complessa come il computer. 2.1 Computer ed ergonomia Il lavoro al computer è senza rischi? No. Tutti i lavori comportano rischi dal momento che si ripetono tutti i giorni situazioni e comportamenti che possono portare col tempo a malattie o a malformazioni. Occorre perciò essere ben consapevoli dei rischi che si corrono e dei fattori e accorgimenti che possono essere utili a prevenirli. In particolare non è bene sottovalutare il lavoro al computer, tant'è che esiste una legge a tutela dei lavoratori in questo campo Che cosa è l'ergonomia? E' lo studio dei modi con cui l'uomo interagisce con le macchine e con l'ambiente e delle soluzioni atte a tutelarne la salute e ad aumentarne l'efficienza. Gli studi ergonomici forniscono ai progettisti gli elementi necessari per realizzare macchine rispondenti alle specifiche previste dalle leggi e adatte ad
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it aumentare l'efficienza dell'utente, tutelandone nello stesso tempo la salute 1 8 SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nel lavoro davanti al computer, quali possono essere gli elementi da prendere in considerazione per uno studio ergonomico? Ambiente, Illuminazione, Sedile, Tavolo, Tastiera e mouse, Monitor. Per l'Ambiente valgono le considerazioni generali valide per tutti gli altri lavori d'uffico. L'ambiente deve essere poco rumoroso, a temperatura giusta, senza umidità e al riparo da radiazioni. In particolare l'impianto elettrico deve rispettare la normativa di sicurezza europea e, dal momento che si lavora davanti a un monitor, il posto lavoro non deve essere eccessivamente vicino a finestre o fonti di luce molto luminose. L'illuminazione assume particolare importanza perchè interferisce con la luminosità del monitor. Essa deve evitare riflessi sullo schermo e deve essere di intensità giusta. L'ambiente circostante, quali muri, mobili e altro non devono produrre riflessi. Per il sedile dell'operatore esistono leggi europee che dettano le specifiche a cui si devono attenere i produttori. In particolare, importante è che il sedile sia regolabile e adattabile alla statura dell'operatore sia come altezza per la distensione delle gambe che come schienale e braccioli, regolabile in modo che si possa allontanare e avvicinare al tavolo e sia stabile su base a cinque razze. Il tavolo deve essere sufficientemente grande da contenere il computer, gli accessori, di altezza possibilmente regolabile e di superficie non riflettente. Tastiera e mouse oggi sono costruite con tutti gli accorgimenti ergonomici necessari, sia per la forma che per i colori. In particolare utili possono risultare le tastiere e i mouse cordless, che permettono maggiore libertà e adattabilità agli spazi disponibili. Il monitor è lo strumento che può provocare danni diretti essendo fonte di radiazioni. Il monitor deve rispondere, come l'unità centrale e tutti gli altri accessori del computer, alle normative europee esistenti. Oggi i monitor sono tutti a bassa emissione di radiazioni, ma è buona norma dotarli di schermo antiradiazione. Il supporto deve essere orientabile in tutte le direzioni in modo da risultare adattabile a tutti gli utenti, luminosità e contrasto devono essere regolabili per adattarli alla luminosità ambientale. Lo schermo deve essere perpendicolare all'utente per evitare distorsioni del collo e alla stessa altezza degli occhi. Cosa prevede la legge a protezione del lavoratore al computer? Il D. Lgs. 626/94, relativo ai rischi derivanti dal lavoro ai videoterminali, prevede che il lavoratore che svolga un lavoro continuativo su videoterminali ha diritto ad una pausa di quindici minuti ogni due ore di lavoro e che debba sottoporsi a controlli specialistici periodici, con frequenza almeno biennale. 2.2 Sicurezza, Diritti d'autore, Aspetti Giuridici Un computer non servirebbe a niente senza le applicazioni che permettono di ottenere i risultati voluti. Inoltre la sicurezza e l'uso dei dati, in un sistema elettronico, ha creato una situazione nuova nel campo delle leggi che regolamentano la tutela della Privacy e i diritti d'autore. In questa sezione vengono presi in considerazione gli accorgimenti per la sicurezza dei dati, i diritti d'autore e gli aspetti giuridici per l'uso dei dati. 2.2.1 Sicurezza dei dati 19
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Cosa si intende per sicurezza dei dati? Distinguiamo:  sicurezza contro la perdita dei dati  sicurezza contro l'accesso non autorizzato ai dati  sicurezza contro i virus informatici Come si può prevenire la perdita dei dati? Il computer, nella sua complessità, è un dispositivo fragile. La probabilità che si verifichi un malfunzionamento è alta. Poichè i dati vengono memorizzati sul disco fisso, se esso dovesse rompersi per qualche motivo, andrebbero irrimediabilmente persi. Andrebbero perse anche tutte le applicazioni installate nel computer. Per evitare tali possibilità occorre:  Fare continui salvataggi del lavoro. Appena aperto un documento salvare subito il lavoro. Ogni cinque minuti salvare le modifiche apportate; ciò non è una perdita di tempo in quanto è operazione rapidissima cliccare sull'icona del dischetto sulla barra degli strumenti. In caso di malfunzionamenti si ha sempre la possibilità di riprendere al punto dell'interruzione.  Fare copie di backup. Il backup è una operazione con la quale si fa copia di tutto il contenuto del disco fisso o più semplicemente di cartelle importanti, su supporti esterni (CD-ROM, dischetti, nastri, dischetti zip), in genere di grande capacità di memoria. Questa operazione richiede un pò di tempo per cui occorre programmarla tutte le volte che il contenuto da salvare ha subito sostanziali modifiche. I dati possono andar perduti anche per negligenza. Quando i dischetti diventano molti è facile che si crei confusione e che non si sappia più dove sono andati a finire i dati salvati. In particolare è fondamentale:  Etichettare chiaramente i supporti usati per il backup. Non è sufficiente apporre note appuntate di cui col tempo si dimentica il significato.  Custodire il materiale di backup in luogo sicuro lontano dai computer e sotto chiave. I supporti magnetici (dischetti, nastri, dischetti zip etc.) vanno custoditi in zone prive di campi magnetici (calamite, cavi elettrici ad alta tensione, trasmettitori di alta potenza etc.) i quali possono provocare danni irreparabili. Le applicazioni che vengono usate sono state acquistate e quindi sono un patrimonio dell'azienda. Il lavoratore ha il dovere di custodirle e renderle disponibili in qualunque momento si verificano, per svariati motivi, malfunzionamenti del software, per cui occorre reinstallarle. A questo scopo:  Fare sempre una copia dei CD-ROM o dei dischetti originali e usare le copie solo secondo le autorizzazioni di licenza .  Custodire in luogo sicuro lontano dai computer gli originali delle applicazioni Fare copia dei manuali d'uso e custodire gli originali in luogo sicuro. Come si possono proteggere i dati contro l'intrusione di estranei? La diffusione della Tecnologia Informatica ha permesso l'archiviazione e la diffusione di una gran massa di dati e informazioni, tanto che in tutti gli stati si è reso necessario regolamentarne per legge 20
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI l'uso nel rispetto dei diritti di tutti. Se da una parte la conoscenza di dati, anche personali, è fondamentale per la stessa esistenza di un'azienda, dall'altra si rende necessario proteggere i diritti della persona. Per questo motivo occorre adottare tutte le soluzioni possibili per impedire a personale non autorizzato l'accesso ai dati. Ciò può essere fatto in diversi modi:  Se il computer è di uso esclusivo di un addetto responsabile, si può impedire l'accesso già all'accensione inserendo una Password (parola d'ordine) al primo livello del bootstrap. In questo modo il computer non si avvia se non si digita la parola corretta.  Se il computer viene utilizzato da più addetti, si possono proteggere mediante password singoli documenti o archivi di dati.  Se il computer è in rete e quindi accessibile a tutti i dipendenti o addirittura a personale esterno all'azienda, si può proteggere mediante password o impedire l'accesso ad archivi particolari o a cartelle o a zone delle risorse del computer. Quanto queste protezioni siano efficaci ed eludibili è difficile dire. I sistemi di protezione aziendali sono sufficientemente sicuri, ma esistono molte persone (Hackers) capaci di penetrare protezioni anche molto sofisticate. Una enorme quantità di banche dati esistono anche in Internet, dove la protezione dei dati è molto critica. Una delle preoccupazioni più importanti oggi nel campo della IT, da parte di banche, ministeri e grandi gestori di dati, è proprio la sicurezza, dal momento che i sistemi adottati finora si sono rivelati vulnerabili. "War games" è soltanto un film, ma, purtroppo, molto verosimile. Come si diffondono i virus informatici? Perchè un virus possa penetrare nel computer è necessario che esso venga a contatto col supporto che contiene il virus (cioè il programma virus). In questo modo il programma virus si autoinstalla sulla macchina e provoca (o a tempo o immediatamente) i danni per cui è stato creato. Un computer può venire a contatto con un virus attraverso:  Un dischetto floppy.  Un CD-ROM  La rete interna  La rete Internet Naturalmente il programma virus non compare mai nelle cartelle contenute nel dischetto, per cui non possiamo individuarlo con una lettura del supporto. Un virus può essere eliminato solo da un supporto riscrivibile, come dischetti floppy e hard disk, ma non da un CD-ROM, che non è riscrivibile. Naturalmente, se si è individuata la presenza di un virus su un supporto la soluzione migliore è eliminare il supporto. Come ci si può difendere dai virus informatici?  Innanzitutto fare molta attenzione quando si inserisce un dischetto o un CD-ROM nel computer, nel senso di verificarne la provenienza in modo da essere sicuri che non contengano virus. Buona norma è non utilizzare dischetti esterni, usati su altri computer, o CD-ROM 21
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI masterizzati in casa (talvolta anche i CD-ROM commerciali sono poco affidabili). Se proprio ciò è indispensabile, installare un programma antivirus.  Installare un programma antivirus e mantenerlo costantemente aggiornato. Questo guardiano avverte se si sta inserendo un dischetto o un CD-ROM infetto. In questo modo si può ripulire il supporto o precludere l'operazione. E' buona norma provvedere saltuariamente ad una scansione del disco fisso alla ricerca di una eventuale presenza di virus, per eliminarli.  Più difficile è proteggere i computer collegati in rete interna. In questo caso, comunque esistono programmi antivirus per la rete, che garantiscono un certo grado di sicurezza.  Ancora più difficile è proteggersi dalla rete Internet. Oggi tutti, privati ed aziende, sono collegati, via telefono, alla rete Internet, sulla quale viaggiano informazioni da e per tutto il mondo. Internet rappresenta il veicolo più interessante per la diffusione di un virus. Appena ci si collega, chiunque, attraverso il provider, può penetrare nel nostro computer e installare virus o controllarci. Ancora più pericoloso è scaricare file e programmi da siti non troppo seri, che non garantiscono il loro prodotto. L'unico modo per difenderci è attivare tutte le protezioni previste dal browser (Explorer o Netscape) e installare, comunque un programma antivirus.   2.2.2 Diritti d'autore Che cosa è il copyright? E' il diritto d'autore. Chiunque abbia creato un prodotto originale ha il diritto di proteggerlo da sfruttamenti economici e plagi. In tutti i paesi del mondo esistono leggi a protezione dei diritti d'autore. In particolare nel campo della IT è nata una nuova categoria di autori, gli autori di software per il computer. Per quanto riguarda la normativa generale sul copyright si rimanda al Codice Civile, che regolamenta diritti e doveri. Quali sono i tipi di software presenti sul mercato? E' presente oggi sul mercato una gran varietà di software, per ogni uso e per ogni esigenza. Dai programmi per la videoscrittura, ai programmi per la navigazione in internet, da quelli per il disegno a quelli per fare musica, dai videogiochi all'astronomia ai programmi di simulazione etc.. In funzione del copyright possiamo distinguere tre tipi di software:  Software con licenza d'uso. Molte case producono software che danno in licenza d'uso a pagamento a chi ne faccia richiesta. In genere un software non viene venduto all'acquirente ma viene dato in licenza d'uso; ciò vuol dire che l'utente può solo usarlo nelle condizioni specificate nel contratto. Ogni uso improprio che si faccia è punibile a termini di legge.  Software shareware. E' un software che viene dato in prova gratuita per un determinato periodo di tempo, scaduto il quale, l'utente deve versare una certa somma, in genere piccola, all'autore per continuare ad usarlo. Non ha importanza se il software, scaduto il periodo di prova, continua a funzionare o meno; in ogni caso la somma convenuta è dovuta.  Software freeware. Molti autori producono software per soddisfazione personale e lo concedono in libero uso a chi vuole usarlo. In questo caso niente è dovuto all'autore, ma ciò non vuol dire che il software può essere sfruttato direttamente a scopo di lucro. Cosa si può fare con il software in licenza d'uso? 22
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La licenza d'uso del software concede alcuni diritti, che sono specificati nel contratto d'acquisto. In generale:  si può fare copia da usare al posto dell'originale  si può usare sulle macchine per le quali è stata concessa la licenza d'uso  si possono sfruttare, anche economicamente, i prodotti ottenuti col software, che non implichino l'uso del software da altri utenti. Cosa non si deve fare con il software in licenza d'uso? La licenza concede dei diritti, ma anche dei doveri. In particolare:  Non si devono fare copie per amici o per uso personale al di fuori delle macchine autorizzate all'uso  Non si può sfruttare, neanche in parte, il software per creare altro software  Non si possono dare a terzi routines o file del software se non espressamente previsto dal contratto In ogni caso è il codice civile e la normativa esistente in merito ai diritti d'autore che regolano i rapporti fra diritti e doveri nel contratto fra le parti. 2.2.3 Privacy Che cosa è la tutela della privacy? Ogni individuo ha il diritto alla riservatezza e può pretendere che i propri dati personali non vengano diffusi se non per gli usi espressamente previsti dalla legge. Nel mondo del computer, e soprattutto ma non solo di Internet, si è sviluppata negli ultimi anni vertiginosamente e caoticamente la diffusione di dati sui quali e con i quali sopravvivono oggi molte attività lavorative rivolte all'individuo, dalla vendita in rete, alla comunicazione alla pubblicità. Si è reso necessario, perciò, in tutto il mondo un intervento da parte del diritto, tendente a regolare giuridicamente ogni aspetto dei settori dell'informatica, in particolare quelli legati alla produzione, gestione, diffusione ed utilizzazione dell'informazione, attraverso l'uso della I.T. Qual'è in Italia la legge che tutela i diritti di privacy? E' la legge 675 del 1996, varata in attuazione di una direttiva comunitaria, allo scopo di tutelare la riservatezza dei dati personali sia nel lavoro che nella vita privata. Ciò ha determinato grandi cambiamenti nei rapporti fra persone e aziende che utilizzano i dati e fra singoli in quanto ha fermamente ribadito il diritto alla riservatezza e l'uso dei dati al fine di valorizzare l'individuo e non a screditarlo. Uso del computer e gestione dei files 1.0 Per iniziare 23
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.1 L'accensione del computer 1.2 Spegnere correttamente il computer 1.3 Riavviare il computer 1.4 Il Desktop di Windows 1.5 Formattazione del dischetto 1.6 La Guida in Linea 2.0 Il desktop 2.1 Lavorare con le icone 2.2 Lavorare con le finestre 3.0 Organizzare i file 3.1 File, Cartelle e Directory 3.2 Creare Cartelle:Organizzare il Lavoro 3.3 Esaminare Cartelle/Directory 3.4 Esaminare la Cartella Desktop 3.5 Verificare le proprietà di un file 3.6 Rinominare File e Cartelle 3.7 Cancellare File e Cartelle 3.8 Cercare File e Cartelle 1.0 Per iniziare 1.1 L'accensione del computer Ogni volta che si accende il computer il sistema operativo viene avviato ovvero, in termini tecnici, viene caricato e inizializzato: questa fase viene denominata fase di boot. (Fase di boot deriva dall'espressione "to pull oneself up by one's bootstraps", che significa qualcosa come - mettersi in piedi da soli, con le proprie forze e senza aiuto esterno. Infatti, nella fase di boot il sistema operativo "sveglia" uno dopo l'altro i componenti del PC fino a che tutto il sistema non è pronto per reagire agli stimoli dell'utente.) In Windows dopo la fase di boot viene visualizzata la schermata principale con il menu Start, eventualmente preceduta da una finestra in cui occorre inserire il proprio identificativo. Quando viene avviato per la prima volta, Windows visualizza infatti una finestra in cui occorre specificare il proprio nome e - eventualmente - la password che si desidera utilizzare. Se non si desidera che qualcuno lavori con il PC durante la propria assenza occorre inserire una password, altrimenti basta premere il tasto INVIO. Dopo che la password è stata specificata, Windows è avviato e presenta la schermata principale, il desktop, cioè il piano della scrivania. E' il posto su cui si dispongono gli oggetti con cui si lavora, cioè documenti, cartelle, programmi. Lavorando con il PC, lo schermo di Windows diventerà presto ingombro di cartelle e documenti, ma all'inizio si vedrà soltanto la barra delle applicazioni, nella parte inferiore dello schermo, con a sinistra 24
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI il pulsante Start, e alcune icone sul desktop: di solito Risorse del Computer, Risorse di Rete, il Cestino e l'icona che rappresenta il browser, il programma per la navigazione in Internet. Password La password è una parola segreta che viene immessa per proteggere l'accesso a determinati documenti, applicazioni o ambienti e che viene usata come una chiave: chi non la conosce rimane chiuso fuori. Mentre si digitano le lettere o i numeri della password nella casella corrispondente il sistema visualizza soltanto una sequenza di asterischi, per impedire che la password venga letta. Per far sì che Windows richieda la password all'accensione del computer bisogna aprire il menù Start, selezionare la voce Impostazioni/Pannello di controllo, fare doppio clic sull'icona Password e impostare la parola segreta seguendo le indicazioni di Windows. 1.2 Spegnere correttamente il computer Il computer va spento correttamente, chiudendo prima tutte le applicazioni aperte e poi dal menu Start/Chiudi sessione e Arresta il sistema dalla finestra di dialogo che appare. Cliccando su OK il sistema viene chiuso. Attendere fino alla comparsa del messaggio "Ora è possibile spegnere il computer" . Quando il sistema operativo e le altre applicazioni lavorano, creano sul disco rigido molti file temporanei di supporto e modificano le impostazioni di sistema. Inoltre le nuove impostazioni delle applicazioni e di Windows vengono salvate alla chiusura. Per evitare il sovraffollamento di file inutili e, probabilmente, malfunzionamenti del computer, occorre seguire la procedura di chiusura. Se il computer viene spento accidentalmente o per malfunzionamenti, al riavvio viene effettuato SCANDISK, una utility di sistema che controlla il disco rigido, l'allocazione dei file e se ci sono inconvenienti. L'operazione di scandisk può essere interrotta, ma è consigliabile far terminare la procedura. Al contrario è bene eseguire SCANDISK, insieme ad altre utility che descriveremo in seguito, periodicamente, per una buona manutenzione della macchina. 1.3 Riavviare il computer Invece di selezionare dalla finestra di dialogo di chiusura del sistema la voce "Arresta il sistema", si può scegliere "Riavvia il sistema". In questo modo la macchina non viene spenta ma viene eseguito di nuovo il boot e poi ricaricato il sistema operativo. Durante la fase di riavvio del computer possono essere eseguite alcune operazioni, che servono, ad un esperto, a configurare la macchina. Premendo, prima che si avvii il sistema operativo, il tasto DEL o CANC o il tasto funzione F2, si possono modificare le impostazioni di base, la data, le impostazioni dell'hard disk, etc: premendo invece il tasto funzione F8, Windows viene avviato secondo una serie di scelte che permettono di eseguire un controllo passo passo dei vari driver caricati e delle operazioni effettuate durante il caricamento del S.O. 1.4 Il Desktop di Windows. Dando uno sguardo allo schermo del monitor dopo il caricamento del sistema operativo, si nota subito che esso è pieno di molti elementi, di cui occorre conoscere il comportamento per poter operare adeguatamente. Essi sono: Oggetti, Icone, Pulsanti, Barre e Finestre. Che cosa sono le icone? Le icone sono piccoli disegni che simboleggiano documenti, file, programmi, applicazioni, risorse fisiche come stampanti, dischi fissi, CD-ROM, dischetti floppy. Tutti questi elementi sono oggetti. 25
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Sotto il disegno c'è sempre una scritta esplicativa che riporta il nome del file o del programma, o dell'oggetto. Le icone servono a distinguere i documenti e i programmi tra loro: ogni programma o applicazione ha una sua icona caratteristica, e tutti i documenti elaborati con quell'applicazione vengono identificati dalla stessa icona. Per cominciare a lavorare con Windows è necessario prendere confidenza con icone e finestre. Le icone possono essere selezionate, trascinate e aperte, in modo che diventino finestre. Azioni del mouse Se si punta con il mouse un'icona, per esempio l'icona Risorse del computer, che raffigura il PC, e si fa clic un sola volta, col pulsante sinistro, questa cambierà colore e apparirà evidenziata, cioè selezionata. Cliccando invece due volte sull'icona, apparirà la finestra contenente, appunto, le Risorse del computer. Quando l'icona è selezionata si può fare clic con il mouse sul nome dell'icona, e si vedrà che compare un cursore intermittente. A questo punto si può cancellare il nome dato da Windows e scriverne un altro: Risorse del computer, per esempio, può diventare "Il mio PC". Se invece non si vuole cambiare il nome dell'icona, ma si preferisce sapere quali operazioni permette di fare, è possibile attivare il menu di scelta rapida, facendo clic sull'icona con il pulsante destro del mouse. Se, dopo aver selezionato l'icona, si tiene premuto il pulsante sinistro del mouse e si sposta il puntatore, l'icona verrà "trascinata" sul desktop, seguendo la posizione del puntatore. Di solito ci si riferisce al trascinamento con i termini "drag & drop" cioè "trascina e rilascia". Alcune aree dello schermo, però, possono rivelarsi proibite: se si trascina l'icona di Risorse del computer sul Cestino, per esempio, Windows visualizza un segnale di divieto. Il metodo del trascinamento permette di selezionare con il mouse anche più icone contemporaneamente. Partendo da un punto in cui non ci siano icone, bisogna cominciare a trascinare il mouse creando un riquadro sullo schermo: tutte le icone comprese nel riquadro risulteranno selezionate. Puntando un'icona dopo qualche attimo compare un fumetto esplicativo sulle funzioni dell'oggetto rappresentato 1.5 Formattazione del Dischetto Le memorie di massa, quali dischetto floppy, hard disk, CD-RW, prima di essere usati devono essere formattati. Ma , cos'è la formattazione? I dischi sono dispositivi di memorizzazione ad accesso random, ovvero casuale, cioè le informazioni contenute vengono ricercate dal dispositivo di lettura/scrittura, magnetico o ottico, direttamente nel punto in cui stanno al contrario dei nastri magnetici in cui occorre svolgere il nastro fino al punto giusto. Per questo motivo i dischi vengono suddivisi in tracce e settori. In questo modo quando un file viene registrato, si conosce la traccia e il 26
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI settore in cui è posizionato e si può, così, cercarlo con precisione e velocemente. Questa operazione di suddivisione in tracce e settori viene detta formattazione. Un disco già usato può essere riformattato, ma in questo modo si perdono tutte le informazioni in esso contenute.Nonostante oggi i floppy disk vengano venduti già formattati, è necessario conoscere questa operazione per una buona manutenzione dei dischetti e del disco fisso.Per formattare il dischetto fare doppio click su Risorse del Computer e quindi click col destro su Floppy da 3,5 pollici. Dal menu a discesa selezionare Formatta.Si apre una finestra di dialogo in cui si può scegliere fra una formattazione veloce, che consiste in una cancellazione di tutti i file di un dischetto già usato, o completa, necessaria se il dischetto non era mai stato formattato una prima volta. E' possibile inoltre copiare sul dischetto i file di sistema. Questa operazione era necessaria una volta, col s.o. MS-DOS, per rendere autopartenti i dischetti; con Windows non è più necessaria- Si può dare al dischetto un'etichetta. 1.6 La Guida in Linea Per assistere l'utente in caso di necessità Windows è stato dotato di una Guida in linea, che può essere aperta in ogni momento per rivedere le caratteristiche principali del sistema operativo e cercare soluzioni ai propri problemi. Visualizzare la Guida in linea è semplice: basta fare clic sulla voce Guida in linea del menu Start. In questo modo si apre la finestra Guida di Windows, che è suddivisa in due parti o frame. La parte sinistra permette di visualizzare le schede Sommario, Indice e Trova, che forniscono gli strumenti per cercare le informazioni. Nella parte destra vengono mostrate le informazioni trovate. Consultare la Guida in linea La guida di Windows può essere consultata in tre modi: scorrendo il Sommario, andando a guardare nell'Indice analitico e usando la funzione Trova. Nel Sommario della Guida gli argomenti sono raggruppati per capitoli principali, rappresentati da un'icona a forma di libro chiuso. Facendo clic sull'icona si visualizzano i sottocapitoli (rappresentati da altre icone di libro) o gli argomenti (contrassegnati da un punto interrogativo). Se si fa clic sul punto interrogativo le spiegazioni degli argomenti appaiono nella parte sinistra della finestra. La scheda Indice fornisce un Indice analitico degli argomenti presenti nella Guida. Lo si può consultare scorrendo l'elenco degli argomenti oppure scrivendo una parola nella casella che si trova sopra l'Indice: la Guida cercherà tutte le voci che iniziano con la parola specificata. Attraverso la scheda Trova, infine, è possibile effettuare una ricerca libera per parole chiave, cioè parole che possono apparire in qualsiasi punto del testo, anche se per loro non esiste una voce specifica dell'indice. Le spiegazioni fornite dalla Guida appaiono in una finestra che, con il mouse, si può dimensionare a piacere sullo schermo, in modo da tenerla aperta mentre si lavora con file e documenti. Nella finestra si trovano anche i pulsanti che permettono di passare agli argomenti precedenti o successivi o stampare le spiegazioni visualizzate. Spesso può essere utile tenere una copia dell'argomento trovato dopo una lunga ricerca. In questo caso bisogna:  fare clic con il tasto destro del mouse all'interno dell'argomento che si desidera copiare e scegliere Seleziona tutto;  fare di nuovo clic con il pulsante destro all'interno dell'argomento e scegliere Copia. 27
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Windows copia l'argomento visualizzato negli Appunti, da dove può essere incollato in qualsiasi documento. Si possono copiare anche parti limitate dell'argomento selezionandole con il mouse. La Guida in linea può essere personalizzata scegliendo la grandezza e il font dei caratteri di testo, l'aspetto e i colori delle finestre. Ogni applicazione Windows comprende una guida in linea che ne illustra le principali caratteristiche ed è in grado di venire in aiuto quando non si sa che cosa fare. Quando si sta lavorando con un programma il modo più immediato per attivare la guida è premere il tasto F1. Altrimenti si può selezionare il menu "?" nella finestra dell'applicazione. Per conoscere il significato di un oggetto si può utilizzare il pulsante con il punto interrogativo (O Guida rapida) che compare in alcune finestre sia di Windows sia dei programmi applicativi. Bisogna fare clic su questo pulsante, trascinare il puntatore del mouse, che nel frattempo si è trasforma in un punto interrogativo, sull'oggetto che si vuole conoscere e quindi fare di nuovo clic per visualizzare un riquadro contenente la descrizione dell'elemento. In alternativa si può fare clic sull'oggetto con il pulsante destro del mouse e scegliere Guida rapida dal menu che viene visualizzato. 2.0 il Desktop 2.1 Lavorare con le icone Come sì è detto già altrove, sul desktop di Windows appaiono alcuni elementi (icone, oggetti e barre), che sono la via grafica attraverso cui il s.o. comunica con l'utente. Le icone rappresentano gli oggetti contenuti nel computer, sui quali è possibile fare alcune operazioni col mouse per avviare azioni proprie dell'oggetto. I pulsanti sono invece interruttori che avviano azioni determinate dal programma in cui lavorano. Ad esempio l'icona Risorse del computer rappresenta un oggetto (in questo caso una cartella o finestra) nel quale sono contenuti altri oggetti, mentre il pulsante Start (o Avvio) è un pulsante che può essere premuto con un click del mouse attivando un'azione, che in questo caso è l'apertura di un menu di scelta. Il tipo di azione determinata dal mouse dipende dal tipo di oggetto rappresentato. 28
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Si è già detto nella sezione precedente delle azioni del mouse (click, doppio click, trascinamento con tasto sinistro o destro). Provare, per esercizio, a selezionare, spostare, rinominare, aprire la cartella Risorse del computer. Provare tutte le azioni possibili col mouse e registrarne gli effetti. Vedremo ora alcune icone particolarmente importanti. Risorse del Computer E' la cartella più importante, sempre presente su tutti i computer. Essa contiene le risorse della macchina sia in termini di memorie di massa (floppy disk, hard disk, CD-ROM) sia in termini di applicazioni che permettono di impostare o gestire periferiche (stampanti, collegamenti alla linea telefonica etc.). Una volta aperta con un doppio click del mouse (oppure selezionandola con un click e poi premendo il tasto INVIO), essa mostra il suo contenuto: Innanzitutto le icone rappresentanti le tre risorse memorie di massa: CD-ROM, Floppy Disk e Hard Disk. Anche queste, pur avendo un'icona diversa da quella delle cartelle, sono cartelle che contengono altre cartelle o file, cioè oggetti quali applicazioni, documenti o dati. Così come abbiamo aperto la cartella Risorse del computer, possono essere aperte le altre cartelle. Osservare che le memorie di massa hanno un nome fisso (A:, C:, D:) ereditato dal DOS che indica il Driver relativo, cioè il meccanismo fisico entro cui viene inserito il dischetto o il CD-ROM. Il disco fisso C: ha anche un nome, che viene dato al momento della sua formattazione e che può essere cambiato dall'utente facendo click col destro del mouse sull'icona e scegliendo Proprietà dal menu di scelta rapida. Nel campo Etichetta può essere immesso il nome che si vuole. Quando viene inserito nel driver A: il dischetto oppure nel driver D: il CD-ROM, oltre alle indicazioni A: e D: nell'etichetta dell'icona 29
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI compare anche il nome del dischetto e del CD-ROM. Il nome del dischetto può essere cambiato come per il disco fisso, mentre il nome del CD-ROM evidentemente no, essendo esso un dispositivo di sola lettura. Si può cambiare, invece, l'etichetta di un CD-RW, poiché esso è un dispositivo a lettura/scrittura, sempre che sia collegato al computer il masterizzatore riscrivibile. Il Cestino Un'altra icona sempre presente sul computer (provate a eliminarla!) è il cestino, dove vanno a finire le cartelle, i documenti e i file che non ci servono più. E' sufficiente trascinare un file o una cartella sul cestino per eliminarla. In realtà, così facendo, non viene cancellata definitivamente; si può ancora recuperarla aprendo il cestino con un doppio click del mouse e trascinando la cartella o il file nella cartella dove vogliamo custodirlo, oppure facendo click col destro e scegliendo Ripristina dal menu di scelta rapida ( il file o la cartella saranno rimessi al loro posto originario). Attenzione, se il cestino viene svuotato (click col destro e poi Svuota Cestino dal menu) i file e le cartelle contenute saranno definitivamente perdute. Un altro modo per eliminare un file o una cartella è selezionarlo con un click del mouse e premendo poi il tasto CANC, essa viene posta nel cestino da cui può essere recuperata. Se si vuole eliminarli definitivamente senza passare per il cestino si deve tenere premuto insieme SCHIFT + CANC. Le altre icone. Le altre icone presenti sul desktop rappresentano cartelle, file o collegamenti a file o cartelle. Le cartelle, in genere, hanno un'icona che ricorda la cartella di un classificatore, mentre i file hanno icone che riportano alla applicazione che li ha prodotti, quindi indicano il tipo di file. Talvolta il s.o. non riconosce il file e quindi gli assegna un'icona generica. E' possibile collegare un tipo di file ad una applicazione in modo che tutti quei file siano aperti con quell'applicazione facendo doppio click sulla loro icona. Questa procedura sarà esaminata in altro luogo. Collegamento ai file e cartelle. Alcune icone contengono una freccia rivolta verso l'alto. Essa indica che si tratta di un collegamento ad una cartella o a un file. Talvolta è utile avere sott'occhio a portata di mouse un file che usiamo spesso; allora è utile fare un collegamento ad esso, cioè avere un riferimento sul desktop, senza trasferire il file, il quale rimane nella cartella originale. Cancellando un riferimento, non si elimina il file, ma solo il riferimento ad esso. In altre parole il collegamento contiene solo le informazioni necessarie per trovare il file nel disco fisso. Per creare un collegamento ad un file o ad una cartella si può agire in due modi: 30
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1. Trascinare col destro l'icona nel punto desiderato. Rilasciare: si apre un menu di scelta rapida da cui si sceglie Crea Collegamento. 2. Fare click col destro del mouse e scegliere dal menu di scelta rapida Crea collegamento. Il collegamento viene creato nella stessa cartella. Se dal menu di scelta rapida si sceglie Invia a e poi Desktop(Crea collegamento), esso viene creato sul desktop. 2.2 Lavorare con le finestre Le finestre del desktop Che cosa nascondono le icone? In Windows le icone servono a rappresentare documenti e applicazioni. Per eseguire le applicazioni o per vedere i documenti occorre quindi aprire la finestra associata all'icona, cioè puntare l'icona con il mouse e fare doppio clic: Windows apre, cioè attiva, la finestra corrispondente. Contemporaneamente all'apertura della finestra, compare un pulsante sulla barra delle applicazioni, che riporta il nome e l'icona corrispondente alla finestra aperta: in questo modo la barra indica sempre quante e quali sono le finestre aperte nel desktop, ovvero quante sono le applicazioni e i documenti in esecuzione sul sistema. Tutte le finestre di Windows sono caratterizzate da alcuni elementi comuni, indispensabili per la loro gestione. La barra del titolo riporta l'icona e il nome dell'applicazione attiva e, eventualmente, del documento visualizzato. L'icona sulla barra del titolo rappresenta l'applicazione a cui la finestra corrisponde. Il bordo della finestra racchiude l'area di lavoro della finestra, cioè l'area all'interno della quale sono visualizzati gli oggetti presenti nella finestra. La barra del menu, che si trova sotto la barra del titolo, contiene le voci che permettono di attivare i menu, cioè l'elenco dei comandi disponibili nella finestra attiva. La barra di stato, che si trova sul bordo inferiore, riporta alcune informazioni sul contenuto della finestra, per esempio, se si tratta della finestra di una cartella o il numero degli oggetti che si trovano al suo interno. I pulsanti di chiusura, riduzione a icona e ingrandimento servono a chiudere la finestra, ridurre la finestra a icona, visualizzarla a schermo intero. Quando un documento o un'applicazione non possono essere visualizzati interamente nella finestra corrispondente, compaiono le barre di scorrimento, che permettono di far scorrere il contenuto all'interno della finestra, in senso orizzontale e verticale. Le Operazioni con le finestre del desktop Oltre a poter essere aperte, spostate e ridimensionate, le finestre di Windows possono essere visualizzate a schermo intero, ripristinate, ridotte a icona e, finalmente, chiuse. Sebbene le finestre siano state inventate per dare all'utente più di un punto di vista sulle diverse attività eseguite dal computer, una finestra può essere ingrandita fino a occupare tutto lo schermo nascondendo il piano della scrivania: basta puntare il mouse sul pulsante di ingrandimento e fare clic. Quando la finestra occupa tutto lo schermo si finirà probabilmente per rimpiangere la possibilità di vedere lo sfondo del desktop e si vorrà riportare la finestra alle sue dimensioni originarie: in questo caso basta fare clic sul pulsante di ripristino. 31
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Se invece la finestra comincia a dare fastidio e si preferisce contemplare lo sfondo del desktop o cercare l'icona di un documento appena salvato, è possibile togliere una finestra dal desktop riducendola a icona: basta puntare il mouse sul pulsante di riduzione a icona e fare clic. In tal modo la finestra non viene chiusa, ma solo nascosta, e rimane sempre disponibile. La sua icona diventa un pulsante sulla barra delle applicazioni: per ingrandirla di nuovo è sufficiente fare clic. Tutte le finestre, aperte o ridotte a icona, infatti, sono rappresentate da pulsanti che compaiono sulla barra delle applicazioni, e il pulsante che corrisponde alla finestra aperta appare premuto. Per chiudere una finestra, infine, basta fare clic sul pulsante di chiusura, oppure premere la combinazione di tasti ALT+F4. Quando il contenuto di una finestra è troppo grande per essere visualizzato all'interno dell'area di lavoro, è possibile farlo scorrere. Si può trattare di un elenco di file e cartelle, di un'immagine o di una pagina di testo troppo lunga e che bisogna "scrollare", per usare un'espressione tratta dall'inglese "to scroll" (far scorrere, srotolare). Per far scorrere il contenuto di una finestra bisogna fare clic sulle frecce di scorrimento e tenere premuto il pulsante sinistro del mouse finché la porzione che interessa non è visualizzata. Ci sono altri modi per far scorrere le finestre. Si può trascinare la casella di scorrimento oppure fare clic direttamente sulla barra di scorrimento: lo scorrimento è più veloce. Passare da una finestra all'altra: il multitasking Ogni finestra di Windows equivale all'esecuzione di un programma, all'apertura di un documento, alla consultazione del contenuto di una cartella sul disco del PC. È possibile avere più risorse aperte sul desktop, cioè svolgere più attività contemporaneamente, grazie a una funzionalità del sistema operativo che si chiama multitasking. A ogni finestra aperta corrisponde un pulsante sulla barra delle applicazioni che mostra il nome della finestra, lo stesso riportato sulla barra del titolo. Per attivare una finestra è sufficiente fare clic sul pulsante corrispondente: in questo modo passare da una finestra all'altra (e quindi da un programma all'altro), è facile come cambiare canale, soprattutto se le finestre sono a tutto schermo. È possibile passare da un'applicazione all'altra anche con la tastiera. Bisogna premere il tasto TAB tenendo premuto il tasto ALT: Windows visualizza una finestra con le icone delle applicazioni attive, all'interno delle quali è evidenziata l'icona dell'applicazione in primo piano. Premendo più volte il tasto TAB e mantenendo premuto il tasto ALT, è possibile scegliere la finestra da visualizzare in primo piano. I menu delle finestre In genere le applicazioni per PC, e così le loro finestre, presentano all'utente più elenchi di opzioni, chiamati menu, tra cui si può scegliere il tipo di operazione che si intende effettuare con il computer. Spesso ciascuna opzione del primo menu presentato (menu principale) permette di visualizzare, a sua volta, un ulteriore elenco di operazioni (menu secondario, o sottomenu). Anche le finestre sono corredate di menu: si parla di menu di controllo, menu a tendina e menu di scelta rapida. Il menu di controllo di una finestra viene attivato facendo clic con il mouse sull'icona dell'applicazione nella barra del titolo. Nel menu di controllo si trovano i comandi Riduci a icona, Ripristina e Chiudi, che corrispondono ai pulsanti sulla barra del titolo, i comandi Sposta e Ridimensiona (disponibili solo se la finestra non è a schermo Intero), che permettono di utilizzare i tasti di direzione per modificare la posizione e le dimensioni della 32
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI finestra, e il coniando Ingrandisci, che riporta la finestra schermo intero. I menu a tendina sono i più diffusi nelle applicazioni per PC: vengono attivati facendo clic sulle voci riportate nella barra dei menu delle finestre. La configurazione standard della barra dei menu di una finestra tipo di Windows presenta i menu File, Modifica, Visualizza, Vai, Preferiti, Guida in linea. Il contenuto di ciascuno di questi menu dipende dall'oggetto che è stato selezionato all'interno della finestra. Per attivare un menu basta fare clic sulla barra del menu in corrispondenza della voce che interessa. Se non si desidera selezionare nessuna voce di un menu attivato basta fare clic in una zona libera della finestra. Quando il menu è attivato si possono far scorrere le voci con il mouse: la voce selezionata viene evidenziata da un colore diverso. Sulla barra di stato compare una descrizione delle funzioni attivate dalla voce di menu. Per rendere attiva la funzione corrispondente a una voce di menu bisogna selezionarla con il puntatore del mouse e fare clic. Le voci di menu visualizzate con un colore a basso contrasto (di solito grigio) indicano che la funzione corrispondente non è disponibile. I menu di una finestra possono anche essere aperti premendo il tasto ALT e, di seguito, la lettera che appare sottolineata nel nome del menu (se si preme ALT e F, per esempio, si visualizza direttamente il menu File. Per attivare un comando presente in un menu si possono usare i tasti freccia verticali, in modo da selezionare il comando, e poi premere il tasto INVIO, oppure si può premere direttamente il tasto della lettera sottolineata nel nome del comando. Se invece si preme il tasto ALT o il tasto F10 e, subito dopo, la Barra spaziatrice, si visualizza il menu di controllo della finestra. La barra delle applicazioni La barra delle applicazioni è una riga di icone e pulsanti che si trova di solito nella parte inferiore del desktop. Oltre al pulsante del menu Start, contiene un pulsante per ogni finestra aperta nel desktop e offre quindi il vantaggio di spostarsi con facilità tra i vari documenti e programmi in esecuzione contemporaneamente: per passare da una finestra all'altra basta fare clic sul pulsante relativo. La barra delle applicazioni, inoltre, nasconde molte funzioni utili. L'area dei messaggi, dove si trova l'orologio, 33
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI permette a Windows di comunicare con l'utente attraverso diversi indicatori: l'icona della stampante, per esempio, avvisa che un processo di stampa è in corso, mentre facendo clic sull'icona del diffusore si può regolare il volume della musica suonata dal PC. La barra delle applicazioni può essere posizionata su qualsiasi lato dello schermo con una semplice operazione di trascinamento: basta fare clic su un'area libera della barra e portare il puntatore del mouse sul lato dello schermo in cui si desidera spostarla. Il bordo superiore della barra può essere trascinato verso il centro dello schermo, in modo da ingrandirla, o, viceversa, può essere spostato verso la parte esterna dello schermo, così da ridurre la barra a una sottile linea grigia sul margine del monitor Per visualizzare la data corrente basta puntare il mouse sull'indicazione dell'ora e lasciare il puntatore fermo per pochi istanti: la data rimane visualizzata per alcuni secondi e poi scompare da sola. Se si fa doppio clic sull'ora, invece, Windows apre la finestra di dialogo che permette di modificare le impostazioni del calendario e dell'orologio. Se si fa clic con il pulsante destro del mouse su una zona libera della barra e si seleziona la voce Proprietà nel menu di scelta rapida, si accede alla finestra di dialogo che permette di personalizzare le impostazioni della barra (in alternativa si può aprire il menu Start, selezionare Impostazioni e fare clic su Barra delle applicazioni e menu Avvio. Per scegliere le impostazioni preferite è sufficiente mettere un segno di spunta nelle caselle di opzione. L'opzione predefinita che propone Windows mostra la barra sempre in primo piano rispetto alle altre finestre aperte, con l'orologio visibile nell'area dei messaggi. È possibile togliere l'orologio, oppure fare in modo che la barra stia nascosta sotto il bordo dello schermo e salti fuori soltanto quando il puntatore del mouse si aggira da quelle parti mettendo un segno di spunta nella casella Nascondi automaticamente. Nota: Le proprietà sono impostazioni che determinano il funzionamento degli elementi di Windows. Quasi tutti gli elementi di Windows hanno proprietà che possono essere modificate utilizzando la finestra di dialogo Proprietà associata a ogni elemento. Per aprire questa finestra bisogna fare clic con il pulsante destro del mouse sull'elemento e selezionare la voce Proprietà dal menu di scelta rapida. Orientarsi nel caos delle finestre: Se il desktop è ricoperto da una ventina di finestre e non si trova più un'icona libera da selezionare, si può utilizzare il comando Riduci a icona tutte le finestre nel menu di scelta rapida che si apre premendo il pulsante destro del mouse sulla barra delle applicazioni; in questo modo si può ripulire lo schermo con un solo clic. Le altre voci presenti nel menu permettono di affiancare le finestre aperte in senso orizzontale o verticale (Affianca orizzontalmente e Affianca verticalmente) oppure impilarle come tegole su un tetto (Sovrapponi). 34
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Il menu Start Quando si fa clic sul pulsante Start (O Avvio), se si utilizza Windows 95), situato all'estremità sinistra della barra delle applicazioni, viene visualizzato il menu Start. I comandi del menu Start permettono di eseguire le applicazioni che sono installate sul PC, sia per compiere funzioni specifiche, come scrivere una lettera o disegnare un'immagine, sia per svolgere attività di carattere più generale, come mettere ordine nei propri documenti o cambiare l'aspetto della scrivania. Il menu Start è composto da un elenco di voci che a loro volta possono essere costituite da una serie di ramificazioni o sottomenu. Per scorrere il menu basta passare con il mouse sulle voci e attivare i menu secondari. Per chiuderlo è sufficiente fare clic sul desktop. Si può usare anche la tastiera, utilizzando la combinazione di tasti CTRL+ESC per aprire il menu e i tasti freccia per "sfogliarlo". Di solito il menu Start presenta le seguenti opzioni: Programmi Visualizza l'elenco delle applicazioni che sono disponibili sul PC e permette di selezionare il programma che si desidera eseguire. La scelta di questo menu rappresenta in genere il primo metodo utilizzato per eseguire un programma. Per i programmi d'uso più frequente, però, è utile creare dei collegamenti direttamente sul desktop, in modo tale da averli più facilmente a portata di mano. Preferiti Permette di aprire il menu Preferiti, nel quale l'utente può inserire i file, le cartelle, le pagine Web e i programmi utilizzati più spesso, in modo da riuscire a ritrovarli ed aprirli più rapidamente. E' un menu che, per definizione, deve essere personalizzato dall'utente. Crearsi un menu Preferiti a misura delle proprie esigenze è facile: basta intervenire sulla cartella C:WindowsPreferiti e aggiungere, spostare o rimuovere documenti utilizzando gli stessi metodi che consentono di modificare le altre cartelle del computer. Dati recenti Visualizza l'elenco degli ultimi file che sono stati aperti. Anche questa opzione ha lo scopo di facilitare il recupero degli ultimi documenti su cui si è lavorato. Basta selezionare uno di questi file per avviare l'applicazione utilizzata per crearlo e aprire il documento. 35
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Impostazioni. Contiene i comandi utilizzabili per controllare il funzionamento del sistema operativo, del desktop e delle stampanti. L'opzione Pannello di controllo aiuta a installare il software e a modificare le impostazioni di Windows (data e ora, schermo, periferiche multimediali, modem, mouse, tastiera, ecc.). Con il comando Stampanti è possibile visionare lo stato delle stampanti collegate e dei processi di stampa in corso. Il comando Barra delle applicazioni apre la finestra di dialogo che consente di personalizzare la barra delle applicazioni e il menu Start. Selezionando la voce Opzioni cartella è possibile personalizzare il desktop e le finestre delle cartelle. Trova Permette di cercare file o cartelle quando se ne dimentica il nome o la posizione in cui sono stati memorizzati. Guida in linea Attiva la guida in linea di Windows, lo strumento predisposto per assistere l'utente in caso di necessità. È una sorta di vademecum che può essere aperto e sfogliato in ogni momento per rivedere le caratteristiche principali del sistema operativo e cercare la soluzione ai problemi incontrati. Esegui Visualizza una finestra di dialogo che permette di aprire un programma, una cartella, un documento o una risorsa Internet. Disconnetti Se il computer è collegato a una rete locale, questo comando consente di chiudere il sistema e riavviarlo per un altro utente. Si può utilizzare per disconnettersi rapidamente dalla rete e riconnettersi utilizzando un nome utente differente (per esempio, quando servono un nome utente e una password speciale per utilizzare particolari risorse di rete), per chiudere la propria sessione di lavoro in modo da consentire l'accesso a un altro utente, oppure semplicemente per disconnettersi dalla rete e continuare a lavorare sul computer non più collegato. Chiudi sessione Visualizza la finestra di dialogo "Fine della sessione di lavoro", che permette di spegnere o riavviare il sistema. Se si spegne il PC prima di aver chiuso correttamente il sistema, infatti, si rischia di perdere dati importanti o danneggiare file in uso. Windows ha predisposto una procedura di chiusura che permette di controllare i programmi e i file aperti e "fare le pulizie domestiche" mettendo tutto in ordine prima che il computer venga spento. Nella finestra di dialogo sono presenti una serie di opzioni: Stand by è il comando che permette di concedere al computer "una siesta" e portarlo in modalità di sospensione, in modo da ridurre al minimo il consumo energetico, quando non lo si utilizza per qualche tempo, per esempio durante la pausa pranzo o mentre si è impegnati in altre attività. Arresta il sistema è la voce da scegliere quando si desidera terminare la sessione di lavoro. Se ci sono ancora finestre di documenti o di applicazioni aperte Windows se ne accorge e lo segnala, chiedendo se si vuole salvare. Riavvia il sistema permette a Windows di chiudersi e ripartire senza spegnere il computer. E una soluzione che si adotta quando i programmi si bloccano e il PC si comporta in modo strano. Riavvia il sistema in modalità MS-DOS è l'opzione con cui è possibile attivare il prompt dei comandi del sistema MS-DOS. Per modificare il menu Start o i suoi sottomenu come Programmi e Accessori si può aprire la finestra Proprietà/Barra delle applicazioni e selezionare la scheda Applicazioni del menu Start, che contiene tutte le istruzioni necessarie per aggiungere o togliere delle opzioni dai menu. I programmi all'interno del menu Start possono essere facilmente risistemati con il trascinamento, in modo da avere quelli più usati nelle posizioni superiori e quindi non dover cercare ogni volta scorrendo il menu con il mouse. Farlo è semplice: dopo aver aperto il menu, basta trascinare l'icona del programma nella nuova posizione in cui si vuole inserirlo. È possibile spostare anche più programmi contemporaneamente, trascinandoli tutti insieme. 3.0 Organizzare i file 3.1 File, Cartelle e Directory 36
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI L'organizzazione delle risorse: Cartelle/Directory e Documenti Tutte le operazioni che si eseguono con il computer comportano l'utilizzo di cartelle e documenti, gli "oggetti" di cui si serve il sistema operativo per organizzare le informazioni. Con il termine cartelle si indicano le directory, cioè i raccoglitori in cui sono ordinati i file del computer. È un termine diventato comune con l'avvento dei sistemi a interfaccia utente grafica, quali Windows e Macintosh, in cui le directory (e le sottodirectory) sono raffigurate con l'icona di una cartella o di una piccola ventiquattrore. Negli ambienti DOS e UNIX, invece, le cartelle si chiamano ancora directory. Di solito si paragona il disco rigido del computer a un grande schedario: le cartelle che si trovano sul disco rigido rappresentano i cassetti dello schedario e contengono a loro volta altre cartelle (sottocartelle) oppure semplici documenti. Come i cassetti di uno schedario, anche ogni cartella è individuata da un nome preciso. Nella realtà una cartella è un luogo del disco del PC, o di un dischetto, in cui vengono memorizzati i file. Le cartelle permettono di identificare delle aree di lavoro in cui archiviare i programmi da eseguire e i documenti creati o da consultare. Se la cartella è chiusa si può vedere soltanto la sua icona e il nome assegnato. Quando si apre la cartella, Windows visualizza una finestra che mostra l'elenco dei documenti o delle altre cartelle che si trovano al suo interno. Sapere gestire le cartelle è molto importante per un uso efficiente del computer. Windows mette a disposizione due strumenti che permettono di organizzare i propri documenti: Risorse del computer e Esplora Risorse. L'Applicazione Esplora Risorse Risorse del computer offre una rappresentazione grafica di ciò che si trova dentro il PC. Le cartelle nella finestra Risorse del computer sono disposte su vari livelli, poiché ogni cartella può contenere altre cartelle. Quando si fa doppio clic sull'icona Risorse del computer appare il primo livello, che comprende le unità disco del PC (il disco rigido, l'unità floppy e quella CD-ROM) e altre cartelle. Per sapere che cosa contiene un'unità disco o una cartella bisogna fare doppio clic sulla sua icona: apparirà un'insieme di file o di altre cartelle. Le icone differiscono nell'aspetto in base al tipo di file che rappresentano o ai programmi utilizzati per crearle. 37
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Esplora Risorse è la nuova edizione del programma Gestione Risorse (introdotto da Windows 95) che permette di gestire cartelle e documenti. Per visualizzarlo bisogna fare clic sul pulsante Start, aprire il menu Programmi e selezionare la voce Esplora risorse. La finestra di Esplora risorse è suddivisa in due parti. Nel pannello di sinistra ci sono le cartelle; se si fa clic su una cartella il suo contenuto appare nel pannello di destra. vantaggio del sistema a cartella consiste nel fatto che permette un'organizzazione gerarchica e strutturata delle informazioni, dove ogni cartella può racchiudere il numero di sottocartelle e di documenti desiderato ma può essere contenuta in una sola cartella. Questo permette di descrivere il sistema a cartelle come una specie di albero, chiamato anche albero delle cartelle o gerarchia delle cartelle. I sistemi operativi DOS, Windows, OS/2, Macintosh e UNIX hanno tutti un sistema di memorizzazione di cartelle o directory) e documenti organizzato in una struttura gerarchica o ad albero. La struttura ad albero delle cartelle si vede bene nel pannello di sinistra della finestra di Esplora Risorse. Nella parte superiore dell'albero si trova il desktop. Al livello inferiore ci sono le cartelle Risorse del computer, Internet, Risorse di rete, Cestino e tutte le cartelle e i documenti che sono stati salvati sul desktop. A lato delle cartelle che contengono altre cartelle c'è il segno "+": facendo clic su questo segno si può ampliare la "ramificazione" dell'albero e entrare nei livelli sempre più profondi, fino ad arrivare a icone che non hanno segno o contengono il segno "-": significa che si è arrivati all'ultimo livello. Per tornare indietro, basta fare clic sul segno "-" in modo da chiudere le cartelle aperte in precedenza. 3.2 Creare Cartelle:Organizzare il Lavoro Per evitare confusione e disordine è importante cercare di organizzare il proprio materiale in modo ordinato. Come in uno schedario reale, è inutile creare tante cartelle dai nomi poco significativi. Invece, conviene raggrupparli, metterli in una cartella con nome facilmente ricordabile, e tenere il più sgombra possibile la scrivania. Il primo passo per organizzare il proprio materiale consiste nel creare nuove cartelle in cui riporre i documenti. Si possono creare nuove cartelle direttamente sul desktop, dentro la finestra di Esplora risorse o, nel caso di sottocartelle, nella finestra di una cartella qualsiasi (a eccezione di Risorse del computer) in cui si desidera inserirle. Sul desktop basta fare clic con il pulsante destro del mouse e selezionare l'opzione Nuovo, quindi specificare che si desidera creare una cartella. All'interno di Esplora risorse, o nella finestra di una cartella, si deve aprire il menu File, scegliere il comando Nuovo e fare clic su Cartella. In entrambi i casi si vedrà apparire l'icona di una cartella con il nome "Nuova cartella" evidenziato. A questo punto bisogna digitare sopra la scritta il nome che si intende dare alla cartella e fare clic con il mouse: la nuova cartella è pronta per essere utilizzata. 3.3 Esaminare Cartelle/Directory Le cartelle, come i file e gli altri oggetti di Windows, hanno le loro proprietà che possono essere visualizzate ed esaminate. Le proprietà di un oggetto chiaramente dipendono dal tipo di oggetto. Per esempio le proprietà di una stampante saranno diverse dalle proprietà di un file documento di Word. Per accedere alle proprietà di una cartella, fare click col destro del mouse su di essa e scegliere Proprietà dal menu di scelta rapida: 38
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nella prima scheda, "Generale", sono contenute tutte le informazioni, come nome, tipo, percorso, dimensione e contenuto, nome DOS (ricordarsi che il DOS sopporta nomi brevi di 8 lettere e tre lettere di estensione, per cui i nomi lunghi di Windows vengono troncati e terminano col segno di Tilde, ad indicare che il nome è stato accorciato.). Il percorso è l'indirizzo (o path) in cui si trova la cartella. Windows ha conservato la denominazione DOS del percorso di un file o cartella. Esso viene indicato separando le varie sottocartelle o sottodirectory, con uno slash inverso, partendo dalla ramificazione più alta. Ad esempio C:windowsdesktopFile001.doc significa che il file di nome File001.doc si trova nella cartella Desktop, che si trova nella cartella Windows, la quale si trova nel disco C:. Gli attributi delle cartelle possono essere modificati selezionando o deselezionando le tre caselle di selezione Solo lettura, Archivio, Nascosto.  Selezionando con un click del mouse Sola lettura, la cartella e il suo contenuto, sono consultabili per sola lettura e ne è impedita la modifica.  Selezionando Archivio, verrà creata una copia di backup tutte le volte che la cartella subirà una modifica.  Selezionando Nascosto, la cartella non apparirà nella directory di appartenenza, se nella Opzione cartella/Visualizza della finestra di appartenenza non è stato scelto Visualizza Tutti i File. Nel caso il computer sia configurato come server Web, vi è una seconda scheda, nella quale si può scegliere se condividere la cartella in web, oppure tenerla riservata. 3.4 Esaminare la Cartella Desktop Una cartella diversa dalle altre è la cartella Desktop, è la scrivania, che contiene tutte le altre cartelle. Sembrerebbe che essa debba essere il tronco, cioè il primo ramo della struttura ad albero delle directory. In realtà non è così. I contenitori principali di tutte le altre cartelle sono le memorie di massa 39
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Hard disk (C:), dischetto floppy (A:) e CD-ROM (D:). Il Desktop è una cartella che si trova in C: nella cartella Windows (il suo indirizzo è quindi C:WindowsDesktop). Per accedere alle proprietà del Desktop fare click col destro in un punto vuoto e scegliere Proprietà dal menu di scelta rapida, oppure scegliere Schermo dalla finestra Start/Impostazioni/Pannello di Controllo, oppure doppio click su Pannello di Controllo della finestra Risorse del computer. Si apre la finestra di dialogo costituita da più schede, mediante le quali è possibile modificare a piacimento le impostazioni dello schermo: Dalla scheda Impostazioni si possono impostare  il numero dei colori dello schermo che dipendono dalla memoria della scheda video.  la definizione dello schermo in pixel, cioè punti in cui è suddiviso lo schermo. Quanto maggiore è questa definizione (sempre che sia sopportata dal monitor e dalla scheda video), tanto più piccole appariranno le icone, ma tanto maggiore è il loro numero visibile. Mediante la scheda Sfondo è possibile impostare il colore e il motivo dello sfondo; mediante la scheda Screen Saver è possibile attivare un Salva Schermo, cioè un'immagine in movimento che appare dopo alcuni minuti di inattività del computer; mediante la scheda Aspetto è possibile cambiare i colori delle finestre e attraverso la scheda Effetti si possono definire alcuni effetti del Desktop. 40
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nella cartella Pannello di controllo vi sono altre applicazioni che permettono di vedere e modificare le impostazioni del sistema operativo. Alcune di esse sono direttamente accessibili mediante le icone sulla barra delle applicazioni nella zona dei messaggi. Facendo doppio click sull'icona Sistema appare la finestra di dialogo, in cui è possibile esaminare le caratteristiche del sistema, le periferiche installate e le risorse impegnate: L'impostazione dei driver delle periferiche è per utenti avanzati. Oltre a Schermo e Sistema, nella finestra Pannello di Controllo sono presenti molte cartelle che permettono di impostare il sistema: Accesso facilitato: Windows può essere modificato per essere usato, per esempio, da persone con limitazioni fisiche: si può aumentare il contrasto e la dimensione dei caratteri, oppure impostare i tasti in modo da ridurre la velocità di ripetizione. Data ora: E' possibile modificare la data e l'ora di sistema, cioè l'orologio e il calendario interni del PC. L'ora di sistema determina tutti i parametri di ora e data nei documenti. Impostazioni internazionali: Grazie a questo programma è possibile impostare il fuso orario e i formati di valuta, numeri e date adatti al proprio paese. Con questa funzione si può modificare la lingua di sistema non appena si arriva in un nuovo paese. Installazione applicazioni: Facendo clic su questa icona si apre una finestra di dialogo che fornisce tutte le indicazioni necessarie per installare nuove applicazioni o disinstallare programmi non più in uso. 41
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Internet: La finestra di dialogo Proprietà - Internet contiene le impostazioni relative all'impiego del browser e alla connessione a Internet. Modem: Se si desidera collegarsi a un servizio in linea bisogna avere un modem. Quando il modem è collegato e acceso bisogna fare clic sull'icona del modem: Windows si informa sui dati tecnici del modem e lo presenta al PC, in modo che possa funzionare. Mouse: Windows permette di cambiare la velocità con cui si muove il puntatore del mouse e di scegliere tra molte forme di puntatore. Inoltre i mancini possono scambiare il pulsante sinistro con quello destro. Multimedia: È il centro di controllo di tutti i componenti aggiuntivi che vengono usati dalle applicazioni multimediali: audio, video, file MIDI, CD musicali. Nuovo hardware: Quando si aggiunge un nuovo componente hardware al computer bisogna informare Windows facendo clic su questa icona: Windows si occuperà di presentare il nuovo arrivato al resto del PC. Password: Facendo clic su questa icona si apre la finestra di dialogo che permette di impostare la password con cui si entra in Windows, di definire i profili degli utenti che utilizzeranno il computer ed eseguire altre operazioni relative alla sicurezza. Periferiche di gioco: È la finestra di dialogo che consente di installare gli accessori dedicati alle attività di gioco. Rete: La finestra di dialogo Rete contiene le impostazioni di configurazione della rete locale e le impostazioni per la connessione a Internet. Risparmio energia: Questo programma contiene i controlli che permettono di spegnere automaticamente il monitor, il disco rigido e gli altri componenti del computer. Stampanti: È un collegamento alla gestione delle stampanti: permette di controllare i processi di stampa in corso, nonché di installare una nuova stampante. Suoni: Quando si accende il PC Windows fa sentire un trionfale Tada: a ogni evento, come l'apertura di un'applicazione, lo spegnimento del PC o un segnale di errore, può essere assegnato un suono di questo tipo. La finestra di dialogo Proprietà - Suoni permette di scegliere i suoni da associare agli eventi. Tastiera: Questa icona serve per dire a Windows che è stata cambiata la tastiera, oppure per modificare la velocità di ripetizione dei tasti. Se i tasti che si digitano sulla tastiera non corrispondono a quelli visualizzati sullo schermo, è possibile che si debba modificare il tipo o la lingua della tastiera. Telefonia: La finestra di dialogo Proprietà - Composizione numero contiene impostazioni che controllano la modalità di composizione dei numeri impiegata dal modem. Tipi di carattere: Windows fornisce una serie di Tipi di carattere (font) standard, ma se ne trovano moltissimi altri in commercio. Quando si vogliono installare nuovi Tipi di carattere bisogna fare clic su questa icona. Utente: La procedura guidata Attiva composizione per più utenti aiuta a impostare il nome e la password degli utenti in modo che il computer possa essere utilizzato da più persone. Per ogni persona è anche possibile impostare il desktop in modo differente. 3.5 Verificare le proprietà di un file Un file è l'oggetto di windows, registrato sulla memoria di massa, che contiene i dati, le informazioni o il programma relativo ad una applicazione; una cartella può essere vuota o contenere altri oggetti, il file è il punto d'arrivo, è il protagonista del nostro lavoro, il file non contiene altro se non le informazioni relative alla sua specie. 42
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Come detto altrove, un file ha sempre un nome e una estensione del nome di tre lettere, la quale indica il tipo di file. Per accedere alle proprietà del file fare click col destro sulla sua icona e scegliere Proprietà dal menu di scelta rapida: Dalla finestra di dialogo si possono desumere le propietà: Tipo, Percorso, Dimensione, Nome DOS, Data di creazione, Ultima Modifica, Ultimo Accesso. Selezionando le relative caselle si possono impostare le proprietà Sola Lettura, se si vuole che il file non venga modificato accidentalmente, Archivio se si vuole creare una copia di backup durante la modifica, Nascosto se si desidera che il file non compaia nell'elenco della cartella che lo contiene. Perchè si possa ottenere ciò, è necessario impostare nella finestra di dialogo da Visualizza/Opzioni Cartella Non Mostrare i File Nascosti. 3.6 Rinominare File e Cartelle Per cambiare il nome di un'icona bisogna selezionare l'icona e fare clic sulla casella del nome: quando Windows visualizza un cursore intermittente è possibile digitare il nuovo nome. Per attivare il cursore intermittente nella casella si può anche fare clic con il pulsante destro sull'icona e scegliere la voce Rinomina dal menu di scelta rapida. In alternativa, è possibile selezionare l'icona e premere il tasto F2: il nome della cartella appare evidenziato e si può digitare un altro nome. 2.3.2 Copiare, spostare, cancellare File e Cartelle Man mano che si lavora con il computer aumentano le cartelle e i documenti prodotti e quindi crescono le esigenze di riorganizzare le proprie procedure di archiviazione. Niente paura: cartelle e documenti possono essere tagliati e spostati in modo semplice, seguendo vari metodi. Selezionare File e Cartelle Prima di tutto, però, occorre selezionarli. Per selezionare un file o una cartella si fa click col sinistro del mouse sull'icona. Volendo si possono selezionare anche più file o cartelle contemporaneamente; per selezionare file o cartelle consecutivi si fa click sul primo, poi, tenendo premuto il tasto SHIFT cliccare sull'ultimo. La serie di file e cartelle appaiono sul fondo blu della selezione. Per selezionare file e cartelle sparsi in una finestra o sul desktop, fare click su ciascun file o cartella tenendo premuto il tasto CTRL. Spostare o copiare File e Cartelle Per spostare un oggetto è necessario cliccare una volta sulla sua icona, per selezionarlo, e poi fare clic sul comando Taglia del menu Modifica oppure sul pulsante Taglia, quello con le forbici sulla barra degli strumenti. Dopo aver aperto la cartella di destinazione bisogna fare clic sul comando Incolla del menu Modifica, o sul pulsante Incolla della barra degli strumenti, e gli oggetti selezionati saranno trasferiti nella nuova posizione. La procedura di "copia e incolla" è molto simile: basta fare clic sul comando Copia del menu Modifica, o sul pulsante Copia che rappresenta l'immagine di due documenti, posizionarsi con il cursore del mouse nella cartella di destinazione e quindi fare clic sul comando o sul pulsante Incolla. I comandi Taglia, Copia e Incolla possono essere selezionati anche dal menu di scelta rapida che appare quando si fa clic con il pulsante destro sull'icona di una cartella o di un documento. Un'altra tecnica per spostare o copiare cartelle e documenti da un disco all'altro, da una cartella al desktop oppure tra due cartelle è il trascinamento: in questo caso però bisogna essere molto bravi a controllare i movimenti del mouse, per non correre il rischio di perdere in giro qualche documento. 43
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Se si utilizzano le finestre delle cartelle, si deve aprire la finestra della cartella di origine e la finestra della cartella di destinazione o fare almeno in modo che la sua icona sia visibile. Se si utilizza la finestra di Esplora risorse, invece, è utile aprire la cartella di origine nel pannello di destra della finestra e fare in modo che la cartella di destinazione sia visibile nell'albero delle cartelle che viene visualizzato a sinistra. Dopo aver selezionato gli oggetti da spostare o da copiare, mantenendo premuto il pulsante sinistro del mouse si devono trascinare le icone sulla cartella di destinazione. Se la cartella è aperta, si trascinano le icone in un'area vuota della finestra; se è chiusa, si deve trascinare il puntatore del mouse sull'icona della cartella di destinazione, in modo che venga evidenziata. lì trascinamento si conclude rilasciando il pulsante del mouse. A questo punto la cartella o il documento vengono trasferiti nella posizione desiderata. Utilizzando il pulsante sinistro del mouse gli oggetti trascinati vengono spostati da una cartella all'altra. Se invece si esegue il trascinamento con il pulsante destro del mouse, quando si arriva alla cartella di destinazione viene visualizzato un menu che permette di scegliere il tipo di operazione da compiere (spostare, copiare, creare un collegamento, annullare l'ultima operazione). Le regole per trascinare le icone cambiano se le operazioni di copia o spostamento avvengono tra unità diverse. Per copiare qualcosa dal disco rigido a un floppy, per esempio, basta trascinare l'elemento sull'icona del floppy nella finestra di Risorse del computer o Esplora risorse. Se dopo aver spostato, copiato o riordinato qualche cartella e documento ci si accorge di aver compiuto degli errori o ci si trova a rimpiangere la situazione di partenza, si può ritornare sui propri passi e risistemare le cose come prima attraverso il pulsante Annulla, il comando Annulla del menu Modifica, oppure la combinazione di tasti CTRL+Z. 3.7 Cancellare File e Cartelle I file e cartelle selezionati in una finestra o in Gestione Risorse possono essere cancellati semplicemente premendo il tasto CANC. In questo caso essi vengono posti nel Cestino e quindi occupano ancora posto sul disco fisso e possono essere recuperati nel caso ci si pentisse. Quando i file e cartelle non servono proprio più, una volta selezionati possono essere eliminati definitivamente o svuotando il cestino, o aprendolo, selezionando i file da eliminare e premendo il tasto CANC, oppure, una volta selezionati nella cartella di appartenenza, premere i tasti SHIFT+CANC. 3.8 Cercare File e Cartelle Lo strumento TROVA Quando l'hard disk si riempie di documenti e cartelle può risultare difficile ricordare la localizzazione nell'albero delle directory, senza contare che i nomi dei documenti possono essere dimenticati. Per ritrovar queste cartelle e documenti esiste in windows un potente strumento: lo strumento TROVA. Ad esso si accede dal pulsante Start/Trova/File e Cartelle. 44
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Cercare un file per nome, data etc. La finestra di dialogo che compare, è costituita da tre schede, che permettono di ricercare file e cartelle in base a nome, data o tipo. Scheda Nome o Percorso: In questa scheda è possibile ricercare i file in base al nome o parte di esso in tutte le risorse del computer. Nel campo Nome può essere immesso qualunque raggruppamento di caratteri alfa numerici che possano essere contenuti nel nome vero, compresi i caratteri jolly "?" e "*". Il ? sta al posto di un singolo carattere, mentre l'asterisco * sta al posto di un intero gruppo di caratteri. In altri termini, immettendo nel campo nome "Doc18??.*" l'applicazione Trova cercherà nel percorso specificato tutti i file o cartelle che:  cominciano con "doc18"  poi hanno due caratteri qualunque  l'estensione può essere qualunque In definitiva "Doc1801.doc" e "Doc1803.wav" rispondono ai requisiti e saranno elencati nella parte inferiore ella finestra. Al contrario "Doc18011.doc" e "Doc2103.wav" non rispondono ai requisiti e non saranno elencati. Nel campo Testo contenuto si può immettere un testo, che verrà ricercato all'interno dei documenti. Questa opzione è molto potente e utile per la ricerca di documenti testuali. Nella casella Cerca in: si può mettere il percorso nel quale cercare e nella casella di spunta si può includere o escludere le sottocartelle. I pulsanti sulla destra permettono di avviare, interrompere una ricerca o di riavviarla. Scheda Data Nella scheda Data i file e le cartelle si possono ricercare per diversi parametri mediante i pulsanti di selezione in un certo intervallo di tempo. Scheda Avanzate: Nella scheda Avanzate si può specificare il tipo di file, ad esempio documento di Word, e la dimensione approssimativa in Kbyte. Tutti gli elementi indicati nelle tre schede concorrono alla ricerca dei file e cartelle. Premendo il pulsante Trova la ricerca viene avviata e le occorrenze vengono elencate nella finestra in basso, che si comporta come una finestra di gestione risorse, configurabile attraverso le voci dei menu. 45
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Da questa finestra i file trovati possono essere aperti, copiati, cancellati o spostati con le stesse modalità delle altre finestre attraverso le voci di menù o cliccando col destro sull'icona del file o facendo doppio click. Elaborazione testi 1.0 Primi passi con un elaboratore testi 1.1 Aprire un programma di elaborazione testi 1.2 Aprire un documento esistente e salvarlo 1.3 Aprire documenti diversi 1.4 Creare un nuovo documento 1.5 Salvare un documento 1.6 Chiudere il documento 1.7 Usare la funzione di Help 2.0 Modificare le impostazioni di base 2.1 Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina 2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento / zoom della pagina 2.3 Modificare la barra degli strumenti 46
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 3.0 Scambiare i documenti 3.1 Salvare documenti in un altro formato 3.2 Salvare documenti per il WEB 4.0 Operazioni di base 4.1 Inserire i dati 4.1.1 Inserire Caratteri, Parole, Frasi 4.1.2 Usare il comando "Annulla" 4.1.3 Inserire un nuovo paragrafo 4.1.4 Inserire caratteri speciali o simboli 4.1.5 Inserire un'interruzione di pagina 4.2 Selezionare i dati 4.2.1 Selezionare caratteri, parole, frasi ... 4.3 Trovare e sostituire 4.3.1 Usare i comandi Trova e Sostituisci 5.0 Formattazione 5.1 Formattare un testo 5.1.1 Cambiare il font e le dimensioni dei caratteri 5.1.2 Usare il corsivo, il grassetto etc. 5.1.3 Colori e brio nel testo 5.1.4 Allineamento del testo 5.1.5 Rientri dei paragrafi 5.1.6 Cambiare l'interlinea testo 5.1.7 Sillabazione del testo testo 5.1.8 Copiare la formattazione. 5.2 Altre funzionalità 5.2.1 Tabulazioni
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it 47 SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 5.2.2 Aggiungere bordi al testo 5.2.3 Elenchi puntati e numerati 5.3 Maschere 5.3.1 Scelta di un modello per un documento 5.3.2 Lavorare con i modelli 6.0 Rifinire un documento 6.1 Stili e paginatura 6.1.1 Utilizzare i vari stili 6.1.2 Inserire il numero di pagina 6.2 Intestazione e piè di pagina 6.2.1 Aggiungere Intestazione e Piè di Pagina 6.2.2 Inserire data, ora etc. 6.2.3 Utilizzare nell'intestazione la formattazione 6.3 Vocabolario e grammatica 6.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico 6.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale 7.0 Impostazione del documento 7.1 Modificare l'impostazione della pagina 7.2 Modificare i margini della pagina 8.0 Funzioni avanzate 8.1 Tabelle 8.1.1 Creare tabelle standard 8.1.2 Modificare gli attributi delle celle 8.1.3 Inserire ed eliminare righe e colonne 8.1.4 Aggiungere bordi 8.1.5 Formattazione automatica 8.2 Disegni e immagini 8.2.1 Aggiungere un'immagine nel documento 8.2.2 Applicare al documento uno sfondo colorato
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it 8.2.3 Spostare disegni e immagini in un documento 48 SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 8.2.4 Modificare le dimensioni di un elemento grafico 8.3 Importare oggetti 8.3.1 Importare un foglio elettronico 8.3.2 Importare file di immagini, tabelle o grafici 1.0 Introduzione I word processor, o programmi per l'elaborazione dei testi, sono le applicazioni per PC più diffuse. La maggior parte dei documenti, infatti, oggi sono prodotti mediante programmi computerizzati. Nel corso degli anni i word processor si sono arricchiti di funzioni e strumenti che permettono di realizzare in modo sempre più agevole documenti articolati nei contenuti e sofisticati nell'impaginazione. Uno dei word processor più diffusi è Microsoft Word 2000. La fascia alta sul mercato dei word processor è dominata da tre applicazioni: Microsoft Word per Windows, Corel WordPerfect e Lotus Word Pro. Di Microsoft Word esiste anche una versione per il sistema operativo Mac OS, che permette di utilizzare il programma con i computer Macintosh. Microsoft Word fa parte della suite Microsoft Office, la quale contiene le applicazioni usate in ufficio e che saranno oggetto del corso ECDL, quali EXCELL, ACCESS, POWER POINT. 1.1 Aprire Microsoft Word 2000 Per aprire Microsoft Word 2000 si può procedere in diversi modi:  da Start/Programmi/Microsoft Word  cliccando sul pulsante della barra di Office  facendo doppio click su un documento di Word In quest' ultimo modo si apre il documento entro l'applicazione, pronto per essere modificato. 1.2 Aprire un documento esistente e salvarlo Un documento di word può essere aperto in diversi modi. La via più semplice è quella di fare doppio click sulla sua icona se essa è visibile sul desktop o nella finestra che la contiene. Se non si sa dove si trova il documento da aprire si può cercare con l'utilità TROVA e quindi farci doppio click sopra. Poichè è presumibile che i documenti vengano conservati nella cartella Documenti o in una cartella personale, la via più naturale è quella di aprire il documento attraverso il menu File/Apri dell'applicazione. Nella finestra di dialogo che appare occorre cercare il documento e farci doppio click sopra oppure cliccando sul pulsante Apri. 49
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per facilitare la ricerca del documento da aprire, Word 2000 offre una finestra di dialogo ricca di possibilità: il pulsante Cronologia presenta un elenco di documenti creati o modificati in ordine di data. Questo elenco, sotto forma di collegamenti ai file, è contenuto nella cartella File Recenti, il cui indirizzo si può vedere aprendo la casella di testo a discesa Cerca in.... il pulsante Documenti, che è quello selezionato di default, presenta l'elenco dei file contenuti nella cartella Documenti il pulsante Desktop presenta l'elenco dei file contenuti nel Desktop il pulsante Preferiti presenta un elenco di collegamenti ai file contenuti nella cartella Preferiti, il cui indirizzo può essere visto aprendo la casella a discesa Cerca in... il pulsante Cartelle Web presenta l'elenco di file e cartelle presenti nella cartella Cartelle Web presente in Risorse del computer Aprendo il menu File appare in fondo un elenco degli ultimi file aperti, fra cui si può scegliere il file desiderato. Il pulsante Apri è costituito, in realtà, di due pulsanti cliccando sulla freccetta a destra si apre un menu che permette di scegliere di aprire il documento per modificarlo, oppure in sola lettura, come copia per non modificare l'originale, oppure nel browser se si tratta di documento HTML. Microsoft Word possiede diversi filtri che permettono di aprire e modificare anche documenti scritti con altre applicazioni o con formato diverso da quello di default, che è .doc. Nella casella di testo a discesa Tipo File si può scegliere fra una serie di formati; all'apertura della finestra di dialogo, comunque, viene selezionato il formato proprio di Word 2000. 50
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Una volta cliccato sul pulsante apri, il documento appare nella sua finestra di modifica e può essere manipolato a piacimento. 1.3 Aprire documenti diversi In Word 2000 si possono aprire più documenti contemporaneamente. Ciascun documento viene aperto in una finestra diversa di word. Ciascuna finestra è indipendente e può essere configurata con le barre e i pulsanti che si desidera. Le finestre dei diversi documenti sono gestibili dalla barra delle applicazioni o dal menu Finestre, possono essere affiancate sia orizzontalmente che verticalmente, e ridimensionate. 1.4 Creare un nuovo documento Mentre sono aperti documenti per la modifica o in sola lettura per la consultazione, possono essere, naturalmente, creati nuovi documenti semplicemente scegliendo File/Nuovo dal menu, oppure premendo i tasti CTRL+N, oppure cliccando sul pulsante nuovo della barra degli strumenti. Un documento viene aperto senza specifiche di tipo o altro. Tutte le indicazioni si potranno impostare al momento del primo salvataggio nella finestra di dialogo che si apre. 1.5 Salvare un documento Una volta scritto, il documento può essere salvato sul disco fisso o su un dischetto. Per salvare il documento scliere File/Salva dalla barra del menu oppure cliccare sul pulsante salva della barra degli strumenti.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Se il documento viene salvato per la prima volta si apre la finestra di dialogo, altrimenti il salvataggio avviene automaticamente senza altre richieste da parte di Word. Per visualizzare la finestra di dialogo ed eventualmente modificare alcune impostazioni, si deve scegliere File/Salva con nome. Si può dare lo stesso nome al file oppure un altro nome; in questo caso non viene cancellato il primo documento, il quale viene chiuso e rimane, invece aperto quello salvato con un altro nome. La finestra di dialogo Salva con nome appare identica a quella Apri, con i pulsanti Cronologia, Documenti, Desktop, Preferiti e Cartelle Web, per accedere direttamente alle relative cartelle, le caselle di testo a discesa Nome File, in cui bisogna mettere il nome del file o selezionarlo con un click del mouse dall'elenco della cartella aperta, e Tipo File, in cui si può scegliere un formato di documento diverso da quello standard Particolarmente interessanti sono i formati Solo testo, usato per scrivere script, ovvero programmi, che devono essere interpretati da interpreti (Visual Basic, Java etc.), Rich Text Format (RTF), riconosciuto da molte applicazione e Pagina Web, con cui il documento viene salvato in formato HTML, cioè nel linguaggio in cui sono scritte le pagine di Internet e quindi sono visibili in un browser, come Explorer o Netscape. Nella casella di testo a discesa Salva in: si può scegliere la risorsa e la cartella in cui salvare il file. Se si vuol salvare sul dischetto occorre selezionare dall'elenco Floppy da 3,15" (A:). Facendo doppio click sulla risorsa o sulla cartella, il suo contenuto viene mostrato nell'elenco. Prima di far click sul pulsante Salva, accertarsi che si stia salvando il file nella cartella desiderata dando un'occhiata nella casella Salva in, altrimenti si rischia di non sapere dove ritrovarlo (naturalmente c'è sempre l'utilità Trova). 1.6 Chiudere il documento Fatte le operazioni di lettura o di modifica del documento, esso può essere chiuso. Per far ciò scegliere Chiudi dal menu File. Per chiudere tutti i documenti aperti senza uscire dal programma, tenere premuto MAIUSC, quindi scegliere Chiudi tutto dal menu File. 1.7 Usare la funzione di Help Le potenzialità di Word 2000 sono tante. Talvolta, pur essendo il programma molto intuitivo, non si riesce a risolvere un problema o non si capisce come arrivare ad una certa soluzione. In questo caso indispensabile risulta l'Help in linea. Ad esso si accede mediante il pulsante sulla barra dei menu, oppure premendo il tasto funzione F1 Word 2000 dispone dell'assistente, che guida e suggerisce soluzioni nel contesto in cui si sta operando. Cliccando sull'assistente se è visibile, oppure cliccando su Guida in linea Microsoft Word compare l'assistente, che propone dei temi e una casella di testo in cui si possono digitare parole chiave per la ricerca dell'argomento. Cliccando poi su Cerca viene presentato un elenco delle occorrenze. Se non soddisfano, si può tentare un'altra ricerca. 52
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La voce di menu Nascondi Assistente di Office permette di nascondere l'assistente se si ritiene sia ingombrante, ma esso è pronto a ricomparire non appena si clicca sulla guida. Il pulsante permette di attivare la guida rapida cliccando col cursore col punto interrogativo su una parola o un oggetto. Se è disponibile un argomento collegato all'oggetto o alla parola, esso viene mostrato. Se il pulsante non è visibile sulla barra degli strumenti, è possibile inserirlo mediante Visualizza/Barre degli strumenti e poi Personalizza. Trovato il pulsante nell'elenco, è sufficiente trascinarlo su una barra degli strumenti visibile. L'uso del pulsante di Guida rapida può risolvere molti dubbi sull'uso degli oggetti presenti nella finestra di Word. 2.0 Modificare le impostazioni di base 2.1 Cambiare il modo di visualizzazione di una pagina Cominciamo presentando il layout di base dello schermo e gli strumenti di navigazione all'interno del documento, così da prendere confidenza con la rappresentazione dei fogli e delle pagine sullo schermo. Quando si esegue il programma, Word visualizza immediatamente un nuovo documento vuoto sul quale è possibile iniziare il proprio lavoro. Il foglio di carta è rappresentato da un'ampia area bianca all'interno della finestra di lavoro. I righelli posti sui lati sinistro e superiore della finestra di lavoro indicano in centimetri le dimensioni del foglio elettronico e permettono di metterlo in relazione con le dimensioni del foglio di stampa. Sul lato inferiore e su quello destro della finestra sono posizionate le barre di scorrimento, che consentono di "scorrere" il foglio o la sequenza di fogli in direzione verticale o orizzontale: le pagine di un documento elettronico non si possono "sfogliare", infatti, ma soltanto visualizzare nello spazio bidimensionale dello schermo. Per visionare le pagine in successione bisogna utilizzare la barra di scorrimento verticale: facendo clic sul triangolino posto sul lato inferiore della barra (il pulsante di scorrimento) e facendo clic, si scorre all'interno della pagina di riga in riga; il triangolino sul lato superiore, invece, serve per risalire a piccoli passi all'interno della pagina. lì doppio triangolino (o pulsante di scorrimento rapido) permette di scorrere il documento scendendo o salendo da una pagina all'altra, con grande rapidità. Per spostarsi si può anche trascinare con il mouse la casella di scorrimento: apparirà una piccola finestra che mostra il numero e l'eventuale titolo della pagina che si sta sfogliando. Nella barra di scorrimento si trova anche un altro strumento che può risultare utile per sfogliare documenti che hanno una struttura complessa: si tratta del pulsante Seleziona oggetto da sfogliare, rappresentato sulla barra da un pallino.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Attraverso questo pulsante è possibile spostarsi tra le pagine in modo selettivo, scegliendo, per esempio, soltanto le parti che contengono immagini, tabelle o parole specifiche. Quando si fa clic su questo pulsante, infatti, compare una finestra in cui si può scegliere l'elemento in base al quale si vuole sfogliare il documento. Scegliere come visualizzare i documenti Word permette di vedere la pagina in modi diversi, che risultano più o meno utili a seconda delle operazioni che si stanno compiendo, attraverso le opzioni presenti nel menu Visualizza. La visualizzazione Normale, in cui appare soltanto il righello orizzontale, è quella predefinita per la maggior parte delle operazioni di elaborazione del testo. Per vedere il file suddiviso in pagine secondo le impostazioni che avrà una volta stampato si deve utilizzare la modalità di visualizzazione Layout di stampa. La visualizzazione Layout di stampa utilizza una maggiore quantità di memoria del sistema e potrebbe rallentare lo scorrimento delle pagine sullo schermo, soprattutto se il documento contiene molte immagini o una formattazione complessa. Per questo, quando si lavora sul testo è preferibile utilizzare la visualizzazione Normale. Un'altra opzione del menu Visualizza è Layout Web, introdotta con Office 2000. Questa modalità di visualizzazione permette di vedere il documento come se fosse visualizzato da un browser Web, ovvero dal programma per la navigazione in Internet: è l'opzione da utilizzare quando si vuole trasferire un documento scritto con Word in una pagina Web, perché mostra come apparirà il testo "tradotto" nel linguaggio HTML, il formato tipico dei documenti del Web.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La modalità di visualizzazione Struttura, infine, offre una mappa del documento che mostra l'organizzazione del testo in titoli di diverso livello e in paragrafi. È un'opzione utile per esaminare e modificare la struttura del file e può essere d'aiuto per meglio organizzare il contenuto del documento. È possibile cambiare modalità di visualizzazione non solo dal menu Visualizza ma anche utilizzando i pulsanti posti sul lato sinistro della barra di scorrimento orizzontale : quando si sceglie una modalità di visualizzazione del documento, il pulsante relativo viene attivato e appare "premuto" rispetto agli altri.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento / zoom della pagina Spesso accade che il documento attivo non appare per tutta la sua larghezza e per vedere la parte nascosta occorra usare le barre di scorrimento orizzontale. Ciò dipende dall'ingrandimento impostato. Attivando la voce di menu Visualizza/zoom appare la finestra di dialogo Zoom: In essa si può impostare l'ingrandimento col quale visualizzare la pagina, che può essere al 100% della sua grandezza o ingrandita o rimpicciolita. La modalità dipende esclusivamente dalle necessità. Per esempio se i caratteri risultano molto piccoli e quindi poco visibili, si può usare un ingrandimento per lavorare più comodamente, ma ciò può comportare l'uso delle barre di scorrimento, per muoversi all'interno della pagina. Al contrario se occorre avere una visione d'insieme della pagina si può scegliere Pagina Intera; probabilmente i caratteri saranno illegibili, ma in questo modo si ha la visione d'insieme. Nella casella di testo Percentuale si può mettere un valore a piacere da 0 a 100 in modo da adattare perfettamente la pagina allo spazio finestra disponibile. L'ingrandimento della pagina sullo schermo non c'entra niente con la stampa del documento. Esso riguarda soltanto la modalità di "vedere" il foglio durante il lavoro. Per avere l'idea di ciò che verrà stampato si deve attivare Anteprima di stampa, di cui parleremo in seguito. I La visualizzazione "Layout di stampa" permette già di avere un'idea della stampa del documento essendo in modalità "wyswyg", ciòè "ciò che vedi è ciò che verrà stampato". 2.3 Modificare la barra degli strumenti Word 2000 ha introdotto una novità rispetto alle edizioni precedenti: le barre intelligenti. Sia la barra dei menu che le barre degli strumenti sono intelligenti nel senso che si adattano automaticamente all'uso che ne fa l'utente; se alcune voci di menu non vengono usate di frequente esse non vengono mostrate nell'elenco a discesa, ma compare in fondo una doppia freccia, che indica che alcune voci sono nascoste. E' sufficiente cliccare sopra la freccia o attendere qualche secondo perché l'elenco si apra e mostri tutte le voci. Anche le barre degli strumenti, se contengono molti pulsanti, presentano sulla destra un pulsante con una freccia rivolta in basso che apre i pulsanti rimanenti. 56
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it S ISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Naturalmente le barre degli strumenti sono personalizzabili, inserendo o eliminando pulsanti o creando barre personali. Per visualizzare una barra degli strumenti basta aprire la voce di menu Visualizza/Barre degli strumenti e scegliere se aprire o chiudere una barra spuntando o togliendo il segno di spunta dall'elenco. Per modificare una barra degli strumenti, personalizzarle e crearne di nuove selezionare Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza. Si apre la finestra di dialogo seguente. Nella scheda Barre degli strumenti si possono attivare, nascondere, creare o eliminare barre.Attraverso il pulsante "Tastiera" si possono collegare tasti di scelta rapida alle voci di menu. Nella scheda Comandi compaiono accanto alle voci di menu i pulsanti relativi ai vari comandi contenuti nella voce di menu. Per inserire un pulsante in una barra visibile nella finestra di Word, è sufficiente selezionarlo dall'elenco e trascinarlo sulla barra nel punto in cui sii vuole inserire. Allo stesso modo si può eliminare un pulsante da una barra trascinando fuori dalla barra in un punto qualunque. Finita la personalizzazione, i cambiamenti si possono salvare scegliendo nella casella di testo Salva in.. Normal oppure Documento1. Nel primo caso i cambiamenti si riferiscono a tutte le finestre di word, nel secondo solo alla finestra del documento attivo. Nella scheda Opzioni si possono impostare alcune preferenze, come attivare icone grandi, animare i menu e altro. E' bene rammentare che tutto ciò che si può fare in Word, lo si trova nelle voci di menu, mentre nelle barre degli strumenti possono non essere presenti i pulsanti necessari. Per contro i pulsanti offrono una via rapida per attivare azioni. Far prima conoscenza di tutte le voci di menu e poi utilizzare i pulsanti, eventualmente personalizzando le barre a seconda delle proprie esigenze.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 3.0 Scambiare i documenti 3.1 Salvare documenti in un altro formato La possibilità di sfruttare un documento scritto in word in altri ambienti è un problema che è stato affrontato fin dalle origini dei wordprocessor. Se non avessimo questa possibilità di scambio, il nostro lavoro sarebbe limitato e poco efficiente. A questo scopo tutte le applicazioni hanno filtri di importazione ed esportazione, cioè programmi capaci di trasformare un formato in un altro in modo da poter aprire e modificare i documenti scritti in altro formato. Ciò è comune non solo ai wordprocessor ma anche a molte applicazioni di produttori di software diversi. I filtri di importazione/esportazione possono essere selezionati al momento dell'installazione dell'applicazione, per cui, se non esistesse il filtro desiderato nell'applicazione installata sul proprio computer, occorre installarla utilizzando i dischi originali. I filtri di importazione riguardano la voce Apri del menu File. Se tentiamo di aprire in Word un documento scritto in altro formato (per esempio p.e Word per Mac oppure WordPerfect o altro), se il filtro relativo è stato installato, Word apre il documento riconoscendo la formattazione e altri elementi. Se il filtro non esiste, il documento non viene riconosciuto, ma viene aperto ugualmente con risultati imprevedibili. Se si tratta di documenti Office (Excell, PowerPoint, Access) viene aperta una finestra di dialogo in cui viene chiesto come collegare il documento a quello attivo. Come è stato accennato prima, esistono formati di documenti di carattere generale che vengono riconosciuti da tutti i wordprocessor senza bisogno di filtri. Per esempio il formato .TXT e il formato .RTF. Il primo non ha elementi di formattazione, ma solo i codici relativi ai caratteri ASCII. E' evidente che questo formato non serve per scrivere documenti che devono avere una certa forma comunicativa. Essi servono a scrivere informazioni veloci o appunti, ma soprattutto per scrivere script, ovvero routines per linguaggi di programmazione o tutto ciò in cui non è necessaria formattazione di caratteri e di paragrafi. Il formato .RTF (Rich Text Format) è un formato in cui vi sono alcuni elementi di formattazione di carattere e di paragrafo. Questo formato è riconosciuto da tutti i wordprocessor e da applicazioni in quanto è uno dei primi formati nati quando il computer non offriva ancora le potenzialità che offre oggi. Per aprire un documento .TXT o .RTF è sufficiente scegliere File/Apri dal menu e selezionare il documento. Una volta modificato, può essere salvato in diversi formati, secondo le necessità. Basta scegliere il formato nella casella Tipo File. Word propone inizialmente lo stesso formato col quale è stato aperto, ma ciò non toglie che possiamo salvarlo (esportarlo) in un altro formato. 3.2 Salvare documenti per il WEB Da quando Internet è diventato WWW (World Wide Web) è nato un nuovo formato, il quale può essere letto e interpretato dai browser internet, come Explorer o Netscape: il formato HTML (Hiper Text Markup Language). HTML è un vero e proprio linguaggio di programmazione col quale può
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI essere impostata una pagina così come la vediamo quando navighiamo in rete. Scrivere una pagina Web in Html non è facile, poichè bisogna conoscere il linguaggio; per questo motivo Microsoft Word e gli altri Wordprocessor e altri programmi hanno dato la possibilità di salvare una pagina, scritta e formattata normalmente, in formato HTML. In altre parole, senza conoscere il linguaggio html, si può scrivere tranquillamente una pagina in word, abbellirla come si vuole e poi salvarla nel formato HTML scegliendolo dalla casella di testo Tipo File. In questo modo Word traduce la pagina scritta in linguaggio html. Questa pagina può essere inviata ad un sito che la pubblica sul web. Per vedere come apparirà in internet basta scegliere Visualizza/Layout Web dal menu. Se si volesse vedere lo script, cioè il testo occorre aprire la pagina con un programma come Front Page e visualizzarla come HTML. 4.0 Operazioni di base 4.1 Inserire i dati 4.1.1 Inserire Caratteri, Parole, Frasi Per inserire nuovo testo o modificare quello già scritto è sufficiente posizionarsi con il cursore del mouse nel punto desiderato e fare clic: il puntatore abbandona la forma a freccia e si trasforma in un trattino verticale lampeggiante per segnalare il punto di inserimento dei testi, in cui è possibile iniziare a scrivere digitando i caratteri sulla tastiera, incollare parti di testo o compiere altre operazioni. Per spostare il punto di inserimento dei testi, spostate il puntatore del mouse nella posizione che desiderate e fate clic. Potete utilizzare anche la tastiera: i tasti con le frecce permettono di spostare il punto di inserimento su e giù di una riga di testo alla volta o avanti e indietro di un carattere per volta. Il tasto HOME sposta il cursore all'inizio della riga corrente, il tasto FINE alla fine della riga. Se il cursore è posizionato alla fine del testo, esso non si sposta oltre, in basso o a destra, ma soltanto a sinistra o in alto. D'altra parte, se il cursore non scende o non si sposta a destra, vuol dire che si è arrivati alla fine del testo. 4.1.2 Usare il comando "Annulla" Mentre si scrive può essere necessario modificare la composizione per migliorare la leggibilità del testo: si possono spostare degli elementi, copiare delle parti e inserirle in altri punti o semplicemente cancellare porzioni di testo. Per cancellare le parole lettera per lettera bisogna posizionarsi con il puntatore alla fine della parola e premere il tasto BACKSPACE oppure fare clic davanti alla parola e utilizzare il tasto CANC. Con la combinazione di tasti CTRL + CANC è possibile cancellare il testo procedendo di parola in parola. Se invece si vogliono eliminare porzioni più ampie di testo bisogna prima di tutto selezionarle: il modo più semplice per farlo consiste nel posizionarsi con il puntatore davanti al primo carattere e poi trascinare il mouse fino alla fine del blocco. Dopo avere selezionato il testo, è possibile cancellarlo con una sola operazione premendo il tasto CANC.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Talvolta si rende necessario annullare un'operazione, perchè fatta per errore oppure per ripensamento. In questo caso Word offre uno strumento potente, il comando Modifica/Annulla o il pulsante , il quale permette di annullare operazioni andando a ritroso. Cliccando sul pulsante si apre un menu a discesa dal quale si possono annullare diverse azioni precedenti contemporaneamente. Una volta annullate delle azioni, esse possono essere recuperate cliccando sul pulsante ripristina , che funziona come il pulsante annulla. 4.1.3 Inserire un nuovo paragrafo Insieme al testo visibile, sul foglio vi sono dei simboli non visibili normalmente, che indicano la presenza in quel punto di una interruzione di paragrafo o semplicemente un ritorno a capo ( ) oppure una interruzione di pagina o di sezione. Tali simboli possono esser resi visibili cliccando sul pulsante . Ricordiamo che per: carattere si intende qualunque carattere ASCII o simbolo inseribile da tastiera o mediante Inserisci/Simbolo. Ad ogni carattere è assegnato un codice da 0 a 255. Un carattere si può inserire anche digitando sul tastierino numerico il numero di codice tenendo premuto il tasto ALT. parola si intende l'insieme di caratteri contenuti fra due spazi (anche lo spazio è un carattere e corrisponde al codice 32). paragrafo si intende l'insieme delle parole contenute fra un segno di fine paragrafo ( ) e un altro. Per inserire un un segno di fine paragrafo basta premere il tasto INVIO. Talvolta è necessario andare a capo senza, però, terminare il paragrafo per non modificare la formattazione. In questo caso premere il tasto SHIFT+INVIO; non viene inserito il segno di fine paragrafo, ma solo il segno di ritorno a capo ( ). 4.1.4 Inserire caratteri speciali o simboli Come detto anche in precedenza, i caratteri codificabili con un byte sono 256 e i codici relativi vanno da 0 a 255. Ad esempio le lettere dalla a alla z minuscole vanno da 97 a 122. Alcuni codici sono utilizzati dal sistema per indicare il ritorno a capo, nuova linea etc. Altri ancora vengono definiti da ciascun tipo di font e possono essere simboli grafici o matematici. Conoscendo il font e il numero di codice, il carattere può essere inserito mediante il tastierino numerico, digitando il codice mentre si tiene premuto il tasto ALT. Ancora più semplicemente, un carattere speciale o un simbolo può essere inserito dal menu Inserisci/Simbolo. In questo modo appare l'elenco dei simboli disponibili: La finestra di dialogo è formata da due schede. Nella scheda Simboli si può scegliere il font nella casella Tipo di carattere e poi il carattere cliccando su di esso. Selezionato il carattere o il simbolo, se esso viene utilizzato spesso, si può assegnate un tasto di scelta rapida mediante il relativo pulsante. Se al simbolo è già associato un tasto di scelta rapida, esso appare scritto in basso. Col tasto inserisci viene inserito il simbolo e se ne può scegliere un altro. Nella scheda Caratteri speciali si trova un elenco dei caratteri adoperati da Word nella formattazione con i relativi tasti di scelta rapida: 60
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 4.1.5 Inserire un'interruzione di pagina Word impagina automaticamente il testo in funzione della grandezza dei caratteri e delle altre formattazioni di cui parleremo. Talvolta si rende necessario cambiare pagina volutamente. In questo caso è sufficiente inserire una interruzione di pagina da Inserisci/Interruzione/di pagina dal menu Inserisci. Dal menu Inserisci si possono inserire nel testo molte altre cose, che verranno, comunque, spiegate in seguito.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 4.2 Selezionare i dati 4.2.1 Selezionare caratteri, parole, frasi ... In word,come in tutti i programmi che girano sotto windows, tutte le operazioni vengono eseguite sull'oggetto o sul testo selezionato. La selezione appare in negativo rispetto al resto del testo. Vi sono molti modi per selezionare una parte di testo. Per selezionare il testo e la grafica è possibile utilizzare il mouse o la tastiera. Sono inoltre disponibili metodi per la selezione di elementi di una tabella, disegni o testo nella visualizzazione Struttura. Selezione di testo e grafica con il mouse Per selezionare Procedura Una quantità qualsiasi di testo Trascinare il puntatore del mouse sul testo che si desidera selezionare. Una parola Fare doppio clic sulla parola. Un elemento grafico Fare clic sull'elemento grafico. Una riga di testo Spostare il puntatore del mouse a sinistra della riga finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare clic. Più righe di testo Spostare il puntatore del mouse a sinistra delle righe finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso. Una frase Tenere premuto CTRL, quindi fare clic in un punto qualsiasi della frase. Un paragrafo Spostare il puntatore del mouse a sinistra del paragrafo finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare doppio clic. In alternativa, fare triplo clic in un punto qualsiasi del paragrafo. Più paragrafi Spostare il puntatore del mouse a sinistra dei paragrafi finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, fare doppio clic, quindi trascinare verso l'alto o verso il basso. Un blocco di testo Fare clic all'inizio della selezione, scorrere fino alla fine della selezione, quindi tenendo premuto MAIUSC fare clic. Un intero documento Spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo del documento in un punto qualsiasi finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic. Intestazioni e piè di pagina In visualizzazione Normale scegliere Intestazione e Piè di pagina dal menu Visualizza. In visualizzazione Layout di pagina, fare doppio clic sul testo inattivo dell'intestazione o del piè di pagina, quindi spostare il puntatore del mouse a sinistra dell'intestazione o del piè di pagina finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra e fare triplo clic. Commenti, note a piè di pagina e note di chiusura Fare clic nel riquadro, spostare il puntatore del mouse a sinistra del testo finché non si trasforma in una freccia rivolta a destra, quindi fare triplo clic. Un blocco verticale di testo, a eccezione del testo contenuto nella cella di una tabella Tenendo premuto ALT, trascinare il puntatore del mouse sul testo.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Selezionare testo ed elementi grafici Selezionare il testo tenendo premuto MAIUSC e premendo i tasti di DIREZIONE. Premere Per estendere la selezione MAIUSC+Freccia DESTRA Di un carattere verso destra MAIUSC+Freccia SINISTRA Di un carattere verso sinistra CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA Alla fine di una parola CTRL+MAIUSC+Freccia SINISTRA All'inizio di una parola MAIUSC+FINE Alla fine di una riga MAIUSC+HOME All'inizio di una riga MAIUSC+Freccia GIÙ Alla riga successiva MAIUSC+Freccia SU Alla riga precedente CTRL+MAIUSC+Freccia GIÙ Alla fine di un paragrafo CTRL+MAIUSC+Freccia SU All'inizio di un paragrafo MAIUSC+PGGIÙ Alla schermata successiva MAIUSC+PGSU Alla schermata precedente CTRL+MAIUSC+HOME All'inizio di un documento CTRL+MAIUSC+FINE Alla fine di un documento ALT+CTRL+MAIUSC+PGGIÙ Alla fine di una finestra CTRL+5 (Tn) All'intero documento CTRL+MAIUSC+F8, quindi utilizzare i tasti di direzione. Premere ESC per annullare la modalità di selezione A un blocco verticale di testo F8+tasti di direzione. Premere un tasto di direzione per annullare la modalità di selezione A un punto specifico del documento Suggerimento Se si conosce la combinazione di tasti per spostare il punto di inserimento, in genere è possibile selezionare il testo utilizzando la stessa combinazione di tasti e tenendo premuto MAIUSC. CTRL+Freccia DESTRA, ad esempio, consente di spostare il punto di inserimento alla parola successiva e CTRL+MAIUSC+Freccia DESTRA consente di selezionare il testo dal punto di inserimento all'inizio della parola successiva. 4.3 Trovare e sostituire 4.3.1 Usare i comandi Trova e Sostituisci Word predispone una serie di strumenti avanzati per compiere ricerche all'interno del testo e sostituire in modo automatico gli elementi trovati con altri giudicati più appropriati. La funzione di ricerca e sostituzione permette di compiere in modo automatico le revisioni sul testo, senza che sia necessario leggere tutto il documento. Per attivare la funzione di ricerca selezionate il menu Modifica e scegliete la voce Trova. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presenti tre schede: Trova, Sostituisci e Vai a.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La scheda Trova permette di cercare parole all'interno del testo. Se si seleziona questa opzione compare una casella di testo nella quale bisogna scrivere la parola ricercata e premere il pulsante Trova Successivo: Word setaccia l'intero documento evidenziando in sequenza gli elementi che corrispondono al termine ricercato. Per visualizzare meglio le operazioni di ricerca è utile ridurre al minimo la finestra di dialogo Trova, in modo da avere una visione complessiva del testo. Si può andare avanti nella ricerca premendo più volte il pulsante Trova successivo: il programma continua a evidenziare i termini trovati fino ad arrivare alla fine del documento. La seconda scheda della finestra Trova è la scheda Sostituisci. Se si seleziona questa opzione appaiono due caselle: nella prima è possibile specificare il termine che si vuole cercare mentre la seconda consente di sostituire la parola trovata con un nuovo termine. Si può decidere di vagliare caso per caso la sostituzione del termine cercato con un'altra parola utilizzando il pulsante Sostituisci, oppure sostituire in un'unica operazione tutte le occorrenze della parola cercata selezionando il pulsante Sostituisci tutti. Le opzioni Trova e Sostituisci sono utilissime per correggere un errore che si ripete in tutto il documento. Se avete sempre sbagliato a digitare un termine, per esempio, potete correggere tutti gli errori con una sola operazione: scrivete nella casella Trova il nome sbagliato e nella casella Sostituisci con il nome corretto, quindi fate clic sul pulsante Sostituisci tutto. Il termine sarà modificato automaticamente in tutto il documento. La terza scheda della finestra Trova, infine, contiene la voce Vai a, che permette non solo di visualizzare determinati elementi all'interno del documento ma anche di spostarsi direttamente alla posizione nel testo dove è presente l'elemento.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nella parte sinistra della finestra si trova un menu in cui sono indicati tutti gli elementi che è possibile cercare (pagine, titoli, paragrafi, ecc.) e, nella parte destra, una casella in cui vanno inseriti altri criteri di ricerca, per esempio il numero della pagina che si vuole cercare o il livello di titolo. Una volta impostati i criteri di ricerca basta selezionare il pulsante Vai a e Word si posiziona direttamente nell'area del documento che corrisponde al criterio di ricerca. Trova e sostituisci: funzioni avanzate La scheda Trova della finestra di dialogo Trova e sostituisci offre molte possibilità di ricerca personalizzata. Se si seleziona il pulsante Altro la finestra si allarga ed evidenzia le opzioni di ricerca disponibili. I pulsanti di selezione esclusiva posti sul lato sinistro della finestra, per esempio, permettono di restringere o allargare il campo della ricerca secondo parametri predefiniti. Il pulsante Maiuscole/minuscole consente di cercare le parole soltanto nell‟esatta sequenza di maiuscole e minuscole con cui sono state digitate nel campo Trova. Quando si attiva questa opzione il programma cerca una parola trascurandone tutte le occorrenze in contesti inutili. Se si sta cercando la parola alba, per esempio, il programma ignorerà il termine ogni volta che compare con la A maiuscola come nome proprio di persona. Il pulsante Solo parole intere elimina dalla ricerca parole che sono contenute all‟interno di altre parole. Per fare un esempio, mentre la ricerca semplice individua la sequenza di caratteri "mente" anche all‟interno della parola "generalmente", questa opzione permette di evidenziare solo le occorrenze in cui questa parola compare da sola e non come parte di altre parole. L‟opzione Cerca caratteri jolly permette di cercare caratteri speciali ed effettuare ricerche specifiche attraverso l‟introduzione di una serie di simboli chiamati caratteri jolly. Word fornisce un elenco di tutti i caratteri jolly che è possibile inserire per rendere specifica la ricerca. Selezionando il pulsante Speciale, infatti, è possibile visualizzare una lista di tutti i caratteri disponibili associati alla loro funzione di ricerca. Inserendo all‟inizio della parola o della parte di parola il carattere "<", per esempio, è possibile cercare tutte le parole che iniziano con tale segmento ma non quelle che lo contengono o che finiscono in questo modo. Una volta selezionato dal menu Speciale il carattere jolly per la ricerca, esso è inserito direttamente nel campo Trova: di seguito è necessario introdurre tra parentesi la parola o la parte di parola che si vuole cercare. La ricerca <(ment), per esempio, permette di trovare "mentitore" o "menta", ma non "comunemente". Infine, è possibile cercare parole in base al loro formato o a determinate caratteristiche grafiche. Attraverso il pulsante Formato si possono cercare soltanto le parole evidenziate o scritte con un determinato carattere, le tabelle o gli elementi grafici di un certo tipo. Per questa opzione non è necessario specificare nessun elemento testuale nella casella Trova, in quanto la ricerca procede non sulle parole ma sugli attributi di formattazione che le caratterizzano.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Quando si attiva la funzione Trova in Word è possibile anche chiudere la finestra di dialogo e utilizzare direttamente i pulsanti presenti sulla barra di scorrimento verticale. Dopo che è stata imposta una ricerca, infatti, i pulsanti Pagina successiva e Pagina precedente della barra diventano blu: ciò indica che il programma non si sta più spostando all‟interno del documento di pagina in pagina, ma utilizzando come criterio la presenza dell‟elemento indicato per la ricerca. 5.0 Formattazione 5.1 Formattare un testo 5.1.1 Cambiare il font e le dimensioni dei caratteri L'aspetto del testo è determinato dal formato del carattere. È possibile scegliere il tipo di carattere (font), rendere più grandi o più piccole le lettere, trasformarle in grassetto, corsivo o sottolineato. Font è l'insieme di lettere, numeri e simboli che formano un particolare carattere tipografico. I termini font e carattere tipografico sono utilizzati con lo stesso significato. Di solito il font predefinito in Word è il Times New Roman, un carattere classico simile a quello utilizzato da molte riviste e giornali. Per modificarlo si possono scegliere due strade. La prima consiste nel selezionare il menu Formato dalla barra dei menu e fare clic sulla voce Carattere: Word apre una finestra per la modifica approfondita, completa di tutte le opzioni per personalizzare i caratteri. L'altro metodo, più veloce ma meno ricco di opzioni, consiste nel lavorare direttamente sulla barra degli strumenti Formattazione, modificando il tipo di carattere nella casella Tipo di carattere e scegliendo la sua dimensione nella casella Dimensione carattere.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI In questo caso è sufficiente selezionare il pulsante freccia posto a lato del menu a discesa a fare clic: compare la lista di tutti i tipi di caratteri, e ciascuna voce è visualizzata secondo l'impostazione grafica del carattere corrispondente, in modo da dare un'idea dell'effetto grafico prodotto dal carattere. Una volta scelto il tipo di carattere che si vuole utilizzare, si deve selezionarlo: a questo punto si potrà scrivere del nuovo testo secondo il carattere scelto, o anche modificare l'impostazione di una porzione di testo precedentemente selezionata. Se si apre la finestra Formato Carattere, invece, si può lavorare con tre schede: Tipo, Spaziatura e posizione ed Effetti di testo. 5.1.2 Usare il corsivo, il grassetto etc. La scheda Tipo permette di definire stili, dimensioni e caratteristiche del carattere. Al suo interno sono presenti i menu a discesa per Tipo di carattere, Stile e Dimensioni, gli stessi disponibili nella barra degli strumenti Formattazione. Selezionando il menu a discesa Tipo di carattere e scegliendo una delle voci elencate è possibile vedere l'effetto grafico del carattere scelto nella finestra di anteprima. Per mettere in evidenza determinate parole si può formattarle con il grassetto, il corsivo e il sottolineato, selezionando l'opzione nella casella Stile. Per modificare lo stile del testo risulta più comodo utilizzare i pulsanti Grassetto, Corsivo e Sottolineato posti sulla barra degli strumenti Formattazione: di solito, infatti, la formattazione in grassetto, corsivo o sottolineato riguarda brevi porzioni di testo, deve essere variata spesso e richiede pertanto un accesso rapido e agevole ai comandi. 5.1.3 Colori e brio nel testo Nella finestra Tipo carattere è possibile modificare le dimensioni del carattere, colorare porzioni di testo, inserire sottolineature particolari per le singole parole o per intere porzioni di testo. Inoltre, una lunga lista di caselle di opzione permette di aggiungere effetti particolari al testo, quali il rilievo o l'ombreggiatura. Le dimensioni o corpo del carattere è espressa in punti tipografici. La dimensione standard per una lettera commerciale è 12 punti. I testi di un quotidiano hanno in genere un corpo di 8-9 punti, mentre i titoli principali possono essere di 72 punti o più. Spaziatura e posizione è la seconda scheda della finestra Formato carattere e permette di variare lo spazio tra i caratteri e la loro posizione rispetto alla riga immaginaria di scrittura. In particolare, la casella Proporzioni consente di dilatare o restringere le proporzioni del testo rispetto alla grandezza normale. La casella Spaziatura, invece, permette di introdurre maggiore o minore spazio tra i caratteri rispetto a quello previsto dal tipo di carattere usato. Introducendo un diverso valore di spaziatura è quindi possibile modificare la distanza tra le singole lettere del testo. Attraverso la casella Posizione, invece, è possibile variare la posizione della scrittura da quella normale dove essa è posta al centro della linea di scrittura, a quella di apice o pedice, dove invece i caratteri sono posti rispettivamente sopra o sotto tale riga. Sia per la spaziatura sia la posizione dei caratteri Word propone comunque un valore predefinito, che è possibile modificare utilizzando i pulsanti di incremento e decremento.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI L'ultima scheda della finestra Formato carattere riguarda alcuni "effetti speciali" che è possibile attribuire al testo (Coriandoli, Luci di Las Vegas, Sfondo lampeggiante...) ma che non sono trasportabili sulla pagina stampata e saranno stampati come caratteri sottolineati o in corsivo. Queste impostazioni grafiche possono servire per evidenziare in modo originale delle parti di testo che aiutino il lavoro di scrittura, o per costruire rudimentali prototipi di presentazione multimediale o di pagine Web. Immaginate di avere un blocco di testo perfettamente formattato nel carattere, nelle dimensioni del carattere, nel tipo di stile e così via. Per creare un altro blocco di testo con lo stesso aspetto non è necessario ripetere tutta la procedura di formattazione: si può utilizzare il pulsante Copia formato , che si trova sulla barra degli strumenti Formattazione. Selezionate un blocco di testo che contiene la formattazione da utilizzare su un altro blocco di testo e fate clic sul pulsante Copia formato: il cursore del mouse si trasforma in un cursore a barra con un pennello a sinistra. Selezionate il testo che volete formattare: quando rilasciate il pulsante del mouse, Word attribuisce al testo le stesse caratteristiche di formattazione del primo blocco di testo. Oltre a variare tipo di carattere e grandezza, è possibile intervenire anche sul colore dei caratteri adattandolo ai propri gusti. Per modificare il colore di una porzione di testo selezionatela con il mouse e utilizzare il pulsante Colore carattere , posizionato sulla barra degli strumenti Formattazione. Se si fa clic direttamente sul pulsante si applica il colore che appare nella sottolineatura della lettera A (l'ultimo colore utilizzato); per selezionare un carattere diverso fate clic sulla piccola freccia nera a lato del pulsante e scegliere il colore preferito dalla finestra di opzioni. È anche possibile mettere in evidenza frasi e parole con un evidenziatore colorato, proprio come si fa quando si scrive o si legge un documento su carta. Per evidenziare il testo fate clic sul pulsante Evidenzia e poi selezionate con il mouse (il cui puntatore nel frattempo si è trasformato in un pennarello) la parte di testo interessata. Per disattivare l'evidenziazione è sufficiente selezionare il testo e fare clic sulla casella Non presente che si trova tra le opzioni di colori. L'evidenziazione di parti del documento risulta molto utile quando si deve "passare" il documento ad altri utenti incaricati di correggerlo o controllarlo. Per evidenziare parti di un documento da stampare con una stampante monocromatica è consigliabile utilizzare un colore chiaro. Per modificare il colore dell'evidenziazione fate clic sulla freccia accanto al pulsante Evidenzia e selezionare il colore preferito. È possibile visualizzare o nascondere l'evidenziazione, ma non il testo evidenziato, sullo schermo e nella stampa del documento scegliendo la voce Opzioni del menu Strumenti e selezionando o deselezionando la casella di controllo Testo evidenziato nella scheda Visualizza. 5.1.4 Allineamento del testo Buona parte della formattazione, cioè dell'aspetto attribuito al testo, avviene a livello di paragrafo: rientro del paragrafo, spaziatura tra le righe, tabulazioni, allineamento dei testi e così via. Per impostare questi elementi fate clic sulla voce Paragrafo del menu Formato: Word apre una finestra di dialogo nella quale sono visualizzate due schede, Rientri e spaziatura e Distribuzione testo. 68
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La scheda Rientri e Spaziatura permette di definire lo spazio tra le lettere e tra le righe del paragrafo, il rientro di paragrafo e l'allineamento del testo. La casella Allineamento contiene un menu a discesa dal quale è possibile scegliere l'allineamento a sinistra, a destra, centrato o giustificato. Di solito l'opzione più utilizzata è la giustificazione del testo, che permette di ordinare il testo in modo che sia perfettamente allineato con i margini sinistro e destro del foglio. Quando si seleziona questa funzione Word calcola per ogni riga lo spazio tra i caratteri presenti e li dispone in modo che le righe siano tutte della stessa larghezza. Dopo aver selezionato il testo è possibile scegliere l'allineamento preferito semplicemente facendo clic su uno dei pulsanti che si trovano nella barra degli strumenti Formattazione La casella Livello struttura, invece, permette di scegliere, da un menu a discesa, i livelli di testo da assegnare ai paragrafi del documento. I livelli non hanno rilievo grafico: si tratta dì strumenti che permettono di ordinare e gestire in modo gerarchico i contenuti del testo. I diversi livelli dì struttura assegnati ai paragrafi potranno essere visualizzati con l'opzione Struttura del menu Visualizza. 5.1.5 Rientri dei paragrafi Nella scheda Rientri e spaziatura si trovano anche i comandi che permettono di dare rilievo grafico ai diversi paragrafi in cui è diviso il documento. E' ormai convenzione, infatti, evidenziare con accorgimenti grafici i diversi paragrafi di un documento: per farlo è possibile dividere i paragrafi lasciando una riga di spazio, oppure introdurre per la prima riga di ciascun paragrafo un rientro di riga che aumenti la distanza dal margine. La prima area della finestra, chiamata Rientri, contiene diverse caselle per stabilire un margine di rientro, per la prima riga di ciascun paragrafo. Per introdurre il rientro basta fare clic sui pulsanti di incremento e decremento di ciascuna casella e continuare fino a quando si raggiunge il livello di
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI rientro desiderato: di solito si usa non superare il mezzo centimetro. Il rientro più utilizzato è quello del margine sinistro, ma è possibile anche applicare dei rientri a destra, o dei rientri sporgenti, utili quando si creano elenchi o bibliografie. I rientri sporgenti permettono di creare una gerarchia ancora più articolata tra le parti del testo e di organizzare maggiormente la struttura visiva del documento. Per applicare un rientro sporgente è necessario selezionare la casella Speciale e scegliere dal menu a discesa la voce Sporgente. 5.1.6 Cambiare l'interlinea testo La seconda area della finestra è chiamata Spaziatura e permette di introdurre degli spazi tra i diversi paragrafi e tra le righe all'interno di ciascun paragrafo. Infatti, se nelle relazioni e nei documenti lunghi è maggiormente utilizzato il rientro di paragrafo per evidenziare i paragrafi, nelle lettere formali e nei documenti brevi si usa spaziare con una riga vuota i diversi paragrafi del testo. È possibile impostare questa opzione per l'intero documento modificando i valori delle caselle Prima e Dopo all'interno dell'area spaziatura: la casella Prima indica lo spazio da lasciare sopra ciascun paragrafo selezionato, mentre la casella Dopo imposta lo spazio tra un paragrafo e quello successivo. La casella Interlinea, invece, non modifica solo la distanza tra i diversi paragrafi, ma si applica a tutte le righe del documento. Diversi tipi di documento richiedono impostazioni di interlinea differenti: se si vuole dare maggiore leggerezza al testo per facilitare la lettura di documenti lunghi, per esempio di relazioni, è utile aumentare il valore della spaziatura da quello di interlinea singola, che è il valore predefinito, a un valore superiore, per esempio interlinea 1,5 righe o addirittura interlinea doppia, cioè uno spazio di due righe vuote tra ciascuna riga di scrittura. La terza area della finestra, infine, è l'Anteprima, che permette di avere una visione del testo formattato secondo i parametri inseriti. Per visualizzare il formato di un paragrafo si può selezionare il pulsante ? dalla Barra dei menu, scegliere la voce Guida rapida e portare il cursore del mouse, che nel frattempo si è trasformato in un punto interrogativo, all'interno di un paragrafo. Quando si fa clic compare la descrizione delle formattazioni che sono state applicate al paragrafo e al carattere. È possibile modificare i rientri di paragrafo in modo rapido utilizzando gli indicatori posti sul righello orizzontale di Word . AI confine tra l'area bianca del foglio, che indica la parte in cui è possibile scrivere, e quella grigia, che rappresenta i margini, si trovano gli indicatori, che permettono di modificare le impostazioni della larghezza di rientri, margini e colonne. Puntando il mouse sul punto di incontro dei due indicatori, in modo che il puntatore si trasformi in una freccia orizzontale a due punte, e trascinandolo, si può spostare il margine del foglio. Facendo clic sul rettangolino posto sotto l'indicatore inferiore, invece, è possibile spostare il paragrafo selezionato, in modo che presenti un margine diverso da quello generale. Spostando solo l'indicatore superiore si può fare rientrare la prima riga rispetto al paragrafo. L'indicatore inferiore permette di creare dei rientri sporgenti, in cui è il paragrafo a rientrare rispetto alla prima riga. 5.1.7 Sillabazione del testo La seconda scheda della finestra Formato paragrafo, Distribuzione testo, serve per distribuire in modo razionale all'interno della pagina le righe dei paragrafi.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La casella d'opzione Controlla righe isolate, per esempio, impedisce che l'ultima riga di un paragrafo venga stampata in una nuova pagina vuota, o che la prima riga di un paragrafo nuovo sia disposta alla fine della pagina. Le caselle d'opzione Mantieni assieme le righe e Mantieni con il successivo permettono di impedire che il programma inserisca interruzioni di pagina all'interno di uno stesso paragrafo o tra due paragrafi selezionati, in modo da evitare che due paragrafi collegati così come un paragrafo e il suo titolo si vengano a trovare su due pagine differenti. La spunta della casella Non sillabare mantiene le parole intere senza essere spezzate a fine rigo. La sillabazione è utile quando viene scelto l'allineamento giustificato per evitare grandi spazi fra parole, che risultano antiestetici. 5.1.8 Copiare la formattazione. Per copiare il formato di un testo selezionato, in un'altra parte di testo occorre selezionare il testo formattato e poi fare click sul pulsante Copia formato . Il cursore si trasforma in pennello. Portarsi all'inizio del testo da formattare e selezionarlo col mouse. Quando si rilascia il pulsante del mouse la formattazione viene applicata al testo. Finito di copiare il formato, il pulsante Copia formato si disattiva. Per mantenerlo attivo per più operazioni occorre cliccare due volte. Alla fine rifare click per disattivare il copia formato. 5.2 Altre funzionalità
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIO NE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 5.2.1 Tabulazioni Nella finestra Formato paragrafo vi è il pulsante Tabulazioni, che compare in basso su entrambe le schede della finestra. Le tabulazioni sono posizioni predefinite all'interno del documento che aiutano ad allineare il testo. Stabilire dei punti di tabulazione, quindi, consente di allineare e disporre in modo più preciso il testo sulla pagina. Quando si fa clic su questo pulsante Word apre una finestra di dialogo che permette di gestire le tabulazioni, la stessa finestra che si può aprire selezionando la voce Tabulazioni del menu Formato. All'interno della finestra sono presenti i comandi che permettono di specificare la misura delle tabulazioni e la distanza fra una tabulazione e l'altra. Una volta impostate tutte le misure di tabulazione basta premere OK e all'interno del paragrafo selezionato sono inserite le tabulazioni Impostate: ciò significa che è possibile posizionare il cursore di Word su ciascun punto di tabulazione in sequenza premendo di volta in volta il tasto TAB. È possibile inserire e modificare le tabulazioni anche dalla finestra di lavoro, utilizzando il righello orizzontale. In questo caso bisogna fare clic sul pulsante di tabulazione posto a sinistra della Barra del righello ; con un clic consecutivo è possibile scegliere il tipo di tabulazione che si vuole inserire, centrata, allineata a destra o a sinistra, oppure decimale . Una volta scelto il tipo di tabulazione, per inserirla bisogna fare clic sul righello nel punto in cui si vuole venga posizionata. A questo punto la tabulazione è inserita ed è possibile vederne l'indicazione sul righello. Per togliere un'indicazione di tabulazione dal righello basta selezionarla con il mouse e trascinarla verso il bordo sinistro della pagina di Word. 5.2.2 Aggiungere bordi al testo Per enfatizzare una parte di testo, insieme agli altri modi, vi è anche la possibilità di aggiungere bordi e rilievi. Per ottenere ciò, selezionare la parte di testo al quale si vuole applicare un bordo e fare click sulla voce di menu Formato/Bordi e sfondo. Appare la finestra di dialogo in cui si possono impostare tutti i parametri necessari.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nella scheda Bordi si possono impostare il tipo di linea, lo spessore, il colore e la disposizione del bordo. Nella casella a discesa si può scegliere a chi applicare il bordo, al testo selezionato oppure al paragrafo. Col pulsante Opzioni si può scegliere la distanza del bordo dal testo, col pulsante Linea Orizzontale si può scegliere una linea grafica da inserire orizzontalmente nel testo. Nella seconda scheda è possibile impostare un bordo per la pagina, definendone la distanza dai margini oltre agli altri elementi. Infine nella scheda Sfondo è possibile scegliere un colore di sfondo per il bordo scelto e definire la trasparenza o elementi grafici di riempimento. 5.2.3 Elenchi puntati e numerati Gli elenchi sono un ottimo sistema per rappresentare in modo ordinato un insieme di elementi o per indicare una serie di passi da compiere in sequenza. Inoltre, sono molto semplici da realizzare. Sulla barra degli strumenti Formattazione di Word, infatti, si trovano due pulsanti specifici , che permettono di definire elenchi puntati (in cui un punto viene posto all'inizio di ogni voce) e numerati (in cui ogni voce è introdotta da un numero). Provate a realizzare un elenco: dopo aver scritto una serie di nomi, premendo sempre il pulsante INVIO dopo ogni termine, selezionateli e fate clic su uno dei due pulsanti: Word crea automaticamente un elenco puntato o numerato É anche possibile rendere più articolato l'elenco applicando dei rientri ad alcuni punti: dopo averli selezionati, premete il pulsante Aumenta rientro , che si trova a fianco del pulsante per la creazione dell'elenco puntato. I punti saranno spostati (in gergo si dice indentati) a destra e indicati da un diverso segno di punto elenco. Gli elenchi possono essere numerati o contrassegnati da marcature grafiche, come puntini o motivi geometrici: Word offre una vasta gamma di indicatori per personalizzare il tipo di elenco che si vuole utilizzare. Per vedere i tipi di elenco a disposizione selezionate il menu Formato e fate clic sulla voce Elenchi puntati e numerati: Word apre una finestra dove sono presentate le diverse soluzioni grafiche per risolvere l'impaginazione di elenchi e sottoelenchi in forma numerata o grafica.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La funzione Elenchi, oltre a permettere un'impaginazione più ordinata, consente l'aggiornamento automatico di un elenco numerato. Quando si aggiunge un nuovo elemento alla lista, infatti, non è necessario rinumerare tutte le voci: è sufficiente posizionarsi con il puntatore nel punto dove si vuole aggiungere l'elemento e inserirlo. Word aggiorna da solo tutto l'elenco secondo la nuova numerazione. Se dopo aver creato un elenco volete tornare al testo normale, selezionatelo e fate di nuovo clic sul pulsante Elenco che avete utilizzato per realizzarlo: gli indicatori di elenco saranno cancellati. 5.3 Maschere 5.3.1 Scelta di un modello per un documento Molto spesso in ufficio si usano stampati o documenti che presentano sempre la stessa struttura, come domande, certificazioni etc.. In questi casi è utile avere un modello, il quale può essere adattato alle diverse esigenze del momento. I modelli, o se vogliamo maschere, possono essere creati dall'utente, ma ve ne sono già di pronti. Essi sono salvati con l'estensione .dot Creazione di un modello per un documento Un modello può essere creato sulla base di un documento esistente. In questo caso scegliere Apri dal menu File, quindi aprire il documento desiderato. Su di esso si possono fare le modifiche necessarie. Fatte tutte le modifiche, salvare il documento con Salva con nome. Si apre la finestra di dialogo. Nella casella Tipo File scegliere la voce modello. Scelto il nome e la cartella si può fare click sul pulsante Salva. Per creare un nuovo modello senza partire da un documento esistente, scegliere Nuovo dal menu File. Si apre la finestra di dialogo: Selezionare Modello nella casella di gruppo Crea nuovo. Si può scegliere fra un modello esistente o crearne uno nuovo vuoto. Nella finestra d'anteprima si può osservare la struttura del modello. Fatte le scelte fare clic su OK. Scegliere Salva con nome dal menu File. Nella casella Tipo file fare clic su 74
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Modello di documento. Questo tipo di file sarà già selezionato se si sta salvando un file creato come modello. Il modello creato può essere salvato in una cartella qualunque, ma è buona norma salvarlo nella cartella di default, la cartella predefinita Modelli, che verrà specificata automaticamente nella casella Salva in. Per salvare il modello in una scheda diversa da quella Generale, passare alla sottocartella corrispondente all'interno della cartella Modelli. Nella casella Nome file digitare un nome per il nuovo modello, quindi fare clic su Salva. Aggiungere gli elementi di testo o grafica che si desidera inserire in tutti i nuovi documenti creati sulla base del modello ed eliminare gli elementi non necessari. Apportare le modifiche desiderate alle impostazioni dei margini, della dimensione e dell'orientamento della pagina, degli stili e di altri formati. Fare clic su Salva , quindi scegliere Chiudi dal menu File. 5.3.2 Lavorare con i modelli Per lavorare con i modelli occorre aprirne uno, fare le modifiche e salvarlo come documento. Per aprire un modello da una cartella qualunque, selezionare dal menu File/Apri. Nella finestra di dialogo che si apre, scegliere Modello di documento nella casella Tipo File. Cercare il modello nella cartella desiderata e fare click sul pulsante Apri. Per aprire un modello dalla cartella Modelli, selezionare Nuovo... dal menu File e procedere selezionando modello dal gruppo Crea Nuovo; scegliere il modello e cliccare sul pulsante OK. A questo punto si possono effettuare tutti i cambiamenti che si vuole, ma ... attenzione! è meglio salvare subito, ancor prima di fare la prima modifica, il file come documento, altrimenti, cliccando inavvertitamente sul pulsante Salva (quello con l'icona del dischetto) si potrebbe salvare il modello modificato. Per evitare ciò, selezionare Salva con nome dal menu File, scegliere Documento Word nella casella Tipo File, dare il nome al file e scegliere la cartella di destinazione. A questo punto fare click sul pulsante Salva. 6.0 Rifinire un documento 6.1 Stili e paginatura 6.1.1 Utilizzare i vari stili Nella sezione precedente abbiamo visto come un testo possa essere abbellito applicando la formattazione di carattere e di paragrafo. Ma Word offre ancora di più. E' possibile, con un unico click del mouse applicare a un testo o all'intero paragrafo formattazioni di carattere e di paragrafo. L'insieme delle caratteristiche di formattazione di un paragrafo si chiama stile del paragrafo. Word offre già molti stili preconfezionati, ma l'utente può crearne di propri. Per attribuire uno stile a un paragrafo o a un insieme di paragrafi è sufficiente selezionarli, aprire la casella Stili e scegliere quello voluto; al paragrafo selezionato verranno attribuiti tutti gli elementi di formattazione di quello stile. Facendo click sulla freccia della casella Stili, si apre la lista degli stili principali disponibili disponibili. Ricordiamo che per vedere o stile applicato a un paragrafo si può aprire il menu ?/Guida rapida e cliccare col cursore col punto interrogativo sul paragrafo.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per avere l'elenco completo e la possibilità di modificare o creare stili, aprire il menu Formato/Stli... Si apre la finestra di dialogo seguente: Per applicare lo stile è sufficiente selezionarlo dall'elenco e fare click sul pulsante Applica. Fare attenzione! Uno stile Titolo1 (p.e.) definito su un computer può essere diverso dallo stile Titolo1 di un altro computer, se questo stile è stato modificato dall'utente. Ciò non vuol dire che il documento scritto col primo apparirà alterato sul secondo, in quanto word definisce sempre il formato carattere e paragrafo elemento per elemento. Le caratteristiche dello stile appaiono nella descrizione. Gli stili Titolo già definiti in word possono essere utili quando si vuole creare un testo strutturato a diversi livelli e si ha intenzione di fare automaticamente un sommario alla fine del documento.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE I NFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per modificare uno stile secondo le proprie esigenze, per esempio se il tipo di carattere dello stile Normale non è di proprio gradimento, basta scegliere lo stile e fare click su pulsante Modifica. Si apre una finestra di dialologo in cui è possibile eseguire le modifiche. Per modificare per esempio il tipo di carattere o la numerazione, fare click sul pulsante Formato. Fatte le scelte, fare click su OK per attivare le nuove impostazioni. Per utilizzare lo stile modificato con i nuovi documenti basati sullo stesso modello bisogna selezionare la casella di controllo Aggiungi al modello. Lo stile verrà aggiunto al modello applicato al documento attivo. Se si fa click sul pulsante Nuovo.. invece che Modifica..., si attivano nella finestra di dialogo precedente anche le voci Tipo e In Base a:. Si opera poi allo stesso modo della modifica. Si può accoppiare allo stile creato anche un tasto di scelta rapida cliccando sul pulsante relativo. In questo modo si può creare un archivio di stili personali. Ricordiamo che per copiare uno stile (cioè il formato carattere e paragrafo) da un testo ad un altro si può far uso del pulsante copia formato . Se si deve ripetere più volte la copia formato, fare doppio click e al termine cliccare ancora per disattivare il pulsante. 6.1.2 Inserire il numero di pagina I numeri di pagina diventano importanti quando il documento prende più pagine. Word numera automaticamente le pagine, quando si cambiano le impostazioni di margini o di foglio o di altro. Per inserire i numeri di pagina nel documento fare click sul menu Inserisci/Numeri di Pagina. Si apre la finestra di dialogo che permette di impostare i parametri.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Si può decidere di mettere il numero di pagina in alto o in basso, a sinistra al centro o a destra e di inserirlo sulla prima pagina o no. Il numero di pagina viene inserito nell'intestazione o nel piè di pagina e può convivere con altri elementi. Cliccando sul pulsante formato si può impostare il formato dei numeri. Nella casella Formato si può scegliere il formato. Si può includere, insieme al numero di pagina, il numero del capitolo in funzione dello stile assegnato, ossia, se si è impostato allo stile Titolo1 il titolo di inizio capitolo, questi vengono numerati automaticamente e il numero può apparire, separato da un separatore a scelta, dal numero di pagina. Si può infine specificare da dove iniziare la numerazione. Questa opzione ritorna utile quando un documento molto lungo è spezzettato in più file. In questo modo la numerazione finale dopo la stampa risulta continua. 6.2 Intestazione e piè di pagina 6.2.1 Aggiungere Intestazione e Piè di Pagina Le intestazioni e il piè di pagina rappresentano elementi molto utilizzati nell'impaginazione di documenti formali, perché permettono di fornire al documento una "cornice" informativa che caratterizza ogni pagina. Le intestazioni, che possono contenere testo o immagini, sono poste sopra il margine superiore della pagina, mentre i piè di pagina occupano lo spazio del margine inferiore. Nelle intestazioni e nei piè di pagina si possono inserire diverse informazioni: per esempio, si può immettere la data del documento, il titolo del capitolo, il nome dell'autore o il logo dell'azienda che lo ha redatto. Una volta inserite, le intestazioni e i piè di pagina si ripetono per tutte le pagine del documento. E però possibile scegliere di fare comparire questi elementi solo sulla prima pagina, come "copertina" di presentazione di tutto il testo, oppure, come spesso accade, su tutte le pagine a eccezione della copertina. È anche possibile inserire intestazioni e piè di pagina diversi per la pagine pari e le pagine dispari, in caso di documenti affiancati, oppure differenziare l'intestazione da una sezione all'altra di uno stesso documento. Per inserire questi elementi selezionate la voce di menu Visualizza/Intestazioni e piè di pagina. Word inserisce all'esterno dei margini superiore e inferiore della pagina due aree tratteggiate, nelle quali è possibile digitare il testo; inoltre, compare una barra di lavoro che permette di inserire elementi standard e numerazioni di pagine e di spostarsi tra le diverse intestazioni.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Passando il cursore sui pulsanti esce un fumetto che ne spiega la funzione. 6.2.2 Inserire data, ora etc. Il pulsante Inserisci numero di pagina, per esempio, permette di inserire automaticamente nel piè di pagina o nell'intestazione il numero della pagina corrente, il secondo pulsante, invece, inserisce il numero di pagina relativo, indicando la posizione della pagina rispetto all'intero documento: per esempio, pagina 3 di 24. I pulsanti Inserisci data e Inserisci ora inseriscono rispettivamente data e ora di produzione del documento. Gli altri pulsanti servono per definire lo stile di intestazione e piè di pagina, inserire dei bordi, variare l'intestazione in alcune parti del documento o spostarsi tra i diversi elementi. Word fornisce anche un glossario di elementi standard, a cui è possibile attingere nella creazione delle proprie intestazioni e piè di pagina. Per visualizzarlo è sufficiente fare clic sul pulsante Inserisci voce di glossario. 6.2.3 Utilizzare nell'intestazione la formattazione Naturalmente, oltre alle possibilità offerte dai pulsanti della barra dell'intestazione, è possibile formattare il testo inserito con tutte le modalità offerte dalla voce di menu Formato, sia per quanto riguarda il carattere che il paragrafo. 6.3 Vocabolario e grammatica 6.3.1 Usare gli strumenti di controllo ortografico È tutto corretto? Una volta che si è finito di scrivere il proprio testo è necessario rileggerlo per verificare se ci sono imprecisioni, parole ripetute o refusi, ovvero errori di digitazione. Word offre una serie di strumenti che aiutano a controllare l'ortografia e la grammatica del testo e a correggere gli errori sia in fase di stesura sia successivamente, durante la revisione del documento. Mentre si scrive il testo, infatti, Word sottolinea le parole che presentano dei problemi ortografici con una linea ondulata rossa e segna con una linea verde le imprecisioni grammaticali. Non sempre questi strumenti sono graditi a chi scrive, soprattutto perché possono disturbare la leggibilità del testo e confondere l'utente. È possibile iniziare a scrivere e attivare i correttori solo in fase finale, quando si rilegge il tutto per correggerlo. Per attivare o disattivare gli strumenti di correzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Opzioni. Word apre una finestra che permette di personalizzare le funzioni di correzione del testo o la presenza di suggerimenti in linea.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Dalla finestra Opzioni selezionate la scheda Ortografia e grammatica e scegliete le caselle d'opzione che desiderate attivare. Se si mette un segno di spunta nelle caselle Controllo ortografico durante la digitazione, Ignora parole maiuscole, Ignora parole con numeri, Ignora indirizzi Internet e percorsi di file, per esempio, si attiva il correttore automatico durante la digitazione, ma si escludono dalla correzione alcune categorie di parole (le parole maiuscole, le parole con numeri, gli indirizzi Internet o di file). Gli errori individuati dal correttore possono essere rivisti "a mano", oppure si può ricorrere ai suggerimenti di Word. Per utilizzare gli strumenti di correzione di Word selezionate la parola o la frase sottolineata dal correttore e fate clic con il tasto destro del mouse. Il programma apre una finestra di dialogo a lato della parola, in cui sono presentati i suggerimenti di Word ed eventuali sinonimi con i quali è possibile sostituire la parola. E' possibile anche sostituire direttamente l'elemento sbagliato con una delle opzioni suggerite da Word: per farlo, selezionate dalla finestra di dialogo il suggerimento che si volete accogliere e fate clic: il testo è corretto secondo l'indicazione scelta. E' possibile attivare una correzione automatica del testo, in modo che Word modifichi autonomamente durante la battitura i termini che
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI presentano anomalie grammaticali. L'affidabilità di questo sistema non è ancora completa: a volte, infatti, vengono 'corrette" parole esatte, ma che il computer non è in grado di comprendere o riconoscere. Spesso, comunque, la correzione si rivela un risparmio di tempo. Per attivare questa funzione selezionate il menu Strumenti e fate clic sulla voce Correzione automatica. Word apre una finestra dalla quale è possibile attivare la funzione di correzione durante la digitazione e anche inserire una lista di errori che si compiono di frequente e che si vogliono correggere in modo automatico. Se selezionate la casella di controllo Sostituisci il testo durante la digitazione, infatti, si attivano in basso i campi Sostituisci e Con. E' cosi possibile inserire nel campo Sostituisci le voci che si sbagliano più di frequente e nel campo Con i termini sostitutivi degli errori. Correggere durante la fase di scrittura aiuta a tenere sotto controllo il testo, ma può anche risultare dispersivo e frammentare il processo creativo. Molti preferiscono tenere separati il momento della scrittura da quello della correzione, ed effettuare le revisioni tutte insieme nella fase finale. Word permette anche di effettuare una lettura selettiva del documento, fermandosi solo sulle parti ambigue dal punto di vista grammaticale o ortografico. Per "saltare" da un errore all'altro selezionate un elemento segnalato dal correttore e fate doppio clic sul pulsante Stato di ortografia e grammatica , posto sulla barra di stato: con un primo doppio clic Word apre una finestra di dialogo nella quale si visualizzano i suggerimenti ortografici, grammaticali o stilistici elaborati dal programma per quella parola; con un secondo doppio clic si passa all'elemento successivo, "saltando" in un'altra parte del documento. Dalla finestra di dialogo si può decidere di ignorare il suggerimento (selezionando l'opzione Ignora frase), o di accettarlo: in questo caso si deve fare clic su una delle opzioni con cui Word consiglia di sostituire l'errore. Le stesse funzioni del pulsante Stato ortografia e grammatica sono accessibili dal menu Strumenti. Se selezionate la voce Controllo ortografia e grammatica, infatti, Word inizia a perlustrare il documento alla ricerca di errore. Quando incontra una parola sottolineata dal correttore, il programma apre una finestra di dialogo, analoga alla precedente ma con funzioni estese, dalla quale è possibile visualizzare i suggerimenti, accettarli o anche decidere di ignorare tutte le occorrenze di quell'errore all'interno del documento.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 6.3.2 Usare gli strumenti di controllo grammaticale Correggere un errore ortografico è semplice, in quanto Word confronta la parola errata con quella memorizzata del dizionario e propone la correzione. Più complicata è la correzione grammaticale e ancor più difficile è la correzione sintattica, in quanto intervengono, in questo caso, elementi di stile e di gusto che possono essere personali. Tuttavia Word avanza dei suggerimenti su costruzioni di frase che appaiono scorrette o poco usate. Per attivare il controllo grammaticale bisogna selezionare la casella Controlla grammatica nella finestra di controllo ortografico che si apre attivando il Controllo Ortografia e Grammatica dal menu Strumenti, vista in precedenza. La frase o la parola che sembra non corretta viene evidenziata in verde nella prima finestra di testo e nella seconda appare il commento di correzione, che può essere accettato o no mediante i pulsanti a lato. Nel caso si voglia disattivare la correzione grammaticale, per rendere più veloce la correzione ortografica, è sufficiente deselezionare la casella Controlla grammatica 7.0 Impostazione del documento 7.1 Modificare l'impostazione della pagina Quando si inizia a scrivere con Word, il programma mostra un' impostazione e un carattere predefiniti. Si tratta però di impostazioni che possono essere ridefinite in base alle esigenze e ai gusti dell'utente, che può così personalizzare l'impaginazione del documento. Impaginare un documento con Word significa impostare tutti gli elementi che caratterizzano le pagine del documento, la delimitazione dei margini, che permette di stabilire quanto spazio deve occupare il testo scritto rispetto all'area del foglio, al definizione del paragrafo e altro. Se si definiscono i criteri di impaginazione prima di iniziare a scrivere, le impostazioni si attivano per tutto il testo, se invece si è già cominciato a scrivere ma si vuole cambiare qualcosa nell'impostazione grafica, è necessario selezionare l'area all'interno della quale apportare le modifiche e poi introdurre i nuovi canoni di impaginazione. Oltre alla formattazione del carattere e del paragrafo, si deve impostare la pagina per poter avere la giusta impaginazione. Word provvede automaticamente a distribuire il testo nelle varie pagine a seconda delle dimensioni del foglio e di tutti gli altri elementi scelti. Impostazione della pagina. Per impostare la pagina fare click su File/Imposta Pagina. Si apre la finestra di dialogo, composta di quattro schede.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La scheda Dimensioni, permette di definire le dimensioni e l'orientamento del foglio di stampa. La casella Dimensione foglio presenta un menu a discesa dove sono visualizzati i formati di carta più diffusi a seconda della funzione e della nazione di utilizzo (in Italia di solito è A4). Se il tipo di foglio che si vuole utilizzare per la stampa non è presente nell'elenco è possibile personalizzare le dimensioni utilizzando i pulsanti di incremento e decremento presenti nella finestra per definire esattamente la larghezza e la lunghezza del foglio. Attenzione alla stampante, però: il formato definito in Word deve corrispondere ai fogli di carta che verranno inseriti nel cassetto della stampante. Orientamento, permette di stabilire l'orientamento del foglio. Attraverso i pulsanti di selezione esclusiva è possibile stabilire se esso dovrà essere posizionato in senso verticale o orizzontale. Si utilizza il termine landscape (paesaggio) per indicare l'orientamento orizzontale del foglio e portrait (ritratto) per definire l'orientamento verticale. Nella scheda Layout della finestra Imposta pagina si trovano opzioni sofisticate per l'impostazione della pagina, per esempio la possibilità di inserire numeri di riga o impaginare il documento con dei bordi: selezionando i relativi pulsanti si apriranno le finestre di dialogo che permettono di specificare i parametri per queste impostazioni. 7.2 Modificare i margini della pagina La scheda Margini, permette di definire quanto spazio si vuole lasciare ai bordi del testo.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La finestra presenta cinque campi: i primi quattro, Superiore, Inferiore, Destro e Sinistro, forniscono le dimensioni di ciascun margine secondo l'impaginazione predefinita. Il quinto parametro è dedicato alla rilegatura. In alcuni casi, infatti, per esempio nelle tesi di laurea o negli appunti, i fogli stampati saranno uniti attraverso spirali o cuciture ed è quindi utile lasciare uno spazio aggiuntivo sul lato interno o superiore del foglio, per far sì che possa essere rilegato. Il campo Rilegatura serve per aumentare lo spazio di un margine senza modificare la simmetria del testo rispetto alla pagina: se si aumenta il valore di un margine rispetto agli altri, infatti, la pagina viene centrata secondo valori asimmetrici e può risultare spostata verso destra o verso sinistra. Meglio quindi impostare lo spazio per la rilegatura, che permette di lasciare inalterata la centratura del testo. Nella scheda Margini si trova anche un riquadro, Distanza dal bordo, che permette di definire la distanza dal bordo della pagina di Intestazioni e Piè di pagina, spazi predefiniti che si trovano nella parte superiore o inferiore della pagina dove vengono inseriti elementi standard del documento, quali il titolo del capitolo, il logo dell'azienda o la data di realizzazione. Attenzione! La distanza dal bordo di intestazioni e piè di pagina deve essere sempre inferiore a quella del margine inferiore o superiore: in caso contrario, infatti, il testo del documento viene stampato sotto l'intestazione o il piè di pagina. L'opzione Pagine affiancate è utile nel caso si debba stampare il documento in modalità fronte-retro: mettendo il segno di spunta nella casella relativa i margini interni e esterni delle pagine affiancate risulteranno uguali. Se si seleziona la casella Due pagine per foglio è possibile stampare due pagine del documento sullo stesso foglio, mantenendo simmetrici i margini interni ed esterni: questa opzione è molto utile quando si realizzano depliant o biglietti di invito che devono essere piegati in due dopo essere stati stampati. Una volta definiti i margini e gli altri criteri di impaginazione, è possibile decidere se applicare la formattazione impostata all'intero documento o solo a una parte definita del testo. Nella finestra Imposta pagina, infatti, è presente per tutte le schede il menu a discesa Applica a, che permette di scegliere se applicare l'impostazione a tutto il documento oppure soltanto dal punto in cui 84
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABO RAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI ci si trova in poi. Se in precedenza è stata selezionata una parte di testo compare anche l'opzione Applica alla parte selezionata. 8.0 Funzioni avanzate 8.1 Tabelle 8.1.1 Creare tabelle standard Le tabelle vi permettono di organizzare le informazioni in righe e colonne e possono servire non solo nella presentazione di dati, ma anche per disporre in modo ordinato immagini e testo. Le tabelle possono essere utili per migliorare l'impaginazione di documenti, soprattutto nel caso di pagine da pubblicare su Internet, e permettere l'allineamento di immagini e testo in modo da ottenere un layout regolare e uniforme. Le tabelle sono costituite da una serie di celle (o caselle) orizzontali e verticali: ogni fila di celle orizzontali forma una riga, mentre una serie di celle verticali costituisce una colonna. Si possono disegnare tabelle standard, dove la grandezza di righe e colonne mantiene un valore costante, e tabelle personalizzate, in cui alcune righe sono più grandi di altre, per mettere in maggiore risalto i contenuti. Per costruire una tabella standard aprite il menu Tabella e fate clic sulla voce Inserisci tabella: Word apre una finestra di dialogo nella quale è possibile specificare il numero di righe e di colonne che volete inserire; i bottoni di selezione esclusiva permettono di decidere se impostare una grandezza fissa per tutte le caselle oppure stabilire una grandezza variabile a seconda dei dati contenuti alloro interno. Il pulsante Adatta alla pagina, invece, è specifico per i documenti che devono essere utilizzati sul Web: esso, infatti, permette di variare le dimensioni della tabella adattandole alla finestra del browser. Una volta impostati tutti i parametri desiderati, fate clic sul pulsante OK e la tabella sarà inserita nel punto in cui si trova il cursore. Per scrivere, inserire immagini o altri elementi in una cella è sufficiente posizionarsi con il puntatore all'interno di una cella e fare clic. Per spostarvi da una cella all'altra utilizzate i tasti freccia. Potete anche premere il tasto TAB per spostavi di cella in cella sulla stessa riga e i tasti MAIUSC + TAB per spostarvi indietro (a sinistra) nella riga. Se avete già del testo a disposizione, provate a utilizzare l'opzione Converti/Testo in tabella, che si trova nel menu Tabella. Selezionate il testo che volete convertire, fate clic su questo comando Tabella/Converti il testo in Tabella, scegliete una delle Opzioni di adattamento automatico e le modalità di separazione del testo, quindi fate clic su OK. 8.1.2 Modificare gli attributi delle celle Una volta costruita, la tabella è facilmente modificabile e adattabile a diverse esigenze. È possibile, per esempio, modificare la grandezza delle celle: posizionatevi sui bordi della cella in modo che il cursore assuma la forma di una doppia freccia, fate clic e, tenendo premuto il pulsante del mouse, spostate il margine aumentando o diminuendo la grandezza di righe e colonne.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it NI E COMUNICAZIONI SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIO Se invece vi posizionate sul lato orizzontale o verticale di una cella il cursore assume la forma di una freccia nera: facendo clic con il pulsante destro del mouse si seleziona l'elemento e compare un menu a discesa. Attraverso le opzioni contenute nel menu è possibile compiere sull'elemento una serie di operazioni: si può tagliare la cella o suddividerla in più parti, oppure raggruppare più celle tra loro. È anche possibile modificare la grafica dell'elemento, definendo un bordo o uno sfondo colorato, o disponendo il testo secondo un orientamento verticale. Per spostare o ridimensionare l'intera tabella, invece, posizionatevi con il puntatore sulla tabella fino a quando non compaiono agli angoli i quadratini per la modifica. Il quadratino di spostamento, contrassegnato da una freccia a croce, permette di selezionare l'intera tabella per spostarla, tagliarla o cancellarla dal documento. Il quadratino di ridimensionamento, invece, posto sul lato destro della tabella, permette di ridimensionare la tabella allo stesso modo di un'immagine o un disegno. 8.1.3 Inserire ed eliminare righe e colonne Naturalmente nella tabella creata si possono anche aggiungere o eliminare righe, colonne e celle, utilizzando le opzioni che si trovano nel menu Tabella. Attraverso questi strumenti è quindi possibile variare gli elementi della tabella e personalizzarli secondo le proprie esigenze. 8.1.4 Aggiungere bordi Nel caso di tabelle irregolari (cioè con righe e colonne di grandezze differenti) potreste però trovare più comodo utilizzare gli strumenti di disegno a mano libera. Se si seleziona la voce di menu Tabella/Disegna tabella, oppure si fa clic sul pulsante Tabelle e bordi presente nella barra degli strumenti Standard, si apre la barra degli strumenti Tabelle e bordi, che permette di disegnare direttamente con il mouse righe e colonne di grandezza diversa. Per iniziare a disegnare selezionate il pulsante Disegna tabella , contrassegnato da una matita: il puntatore del mouse si trasforma in una matita. Trascinando il mouse potete definire l'altezza e la larghezza della tabella. Dopo aver definito la "cornice", passate all'interno: trascinate il mouse nel punto in cui volete tracciare una riga o una colonna e disegnatela. Ripetete questa operazione per il numero di volte necessario. Quando avete finito di disegnare le righe e le colonne premete ESC. Il puntatore del mouse riprende la solita forma a I maiuscola: significa che potete fare clic all'interno di una cella e iniziare a digitare il testo. Oltre a migliorare la presentazione delle tabelle, Word 2000 fornisce nuovi strumenti di impaginazione per migliorare la loro disposizione nel foglio e integrarle meglio nella pagina. 86
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it Michele Tomasicchio -Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI È possibile sistemare la tabella in modo armonico con il resto del documento, posizionandola al centro della pagina in modo che sia incorniciata dal testo. Per farlo selezionate la tabella, premete il pulsante destro del mouse e fate clic sulla voce Proprietà tabella. Word apre una finestra di dialogo contenente diverse schede per la formattazione avanzata. Scegliendo la scheda Tabella è possibile osservare le impostazioni di allineamento rispetto al testo e modificarle: se si utilizza la disposizione testo Ravvicinato è possibile posizionare il testo in modo contiguo rispetto alla tabella. E' possibile applicare bordi ad ogni cella o a gruppi di celle mediante i pulsanti bordi Se si vuole scegliere anche il tipo di linea per i bordi, conviene scegliere il menu Formato/Bordi e sfondo, dal quale, nella finestra di dialogo che si apre, oltre alla linea si può scegliere il colore e lo sfondo. 8.1.5 Formattazione automatica Word 2000 offre anche la possibilità di applicare automaticamente una formattazione. Facendo click sulla voce di menu Tabella/Formattazione automatica si apre una finestra di dialogo in cui si può scegliere fra diversi formati disponibili. Ordinare i dati Organizzare i dati in tabelle permette anche di trattarli con alcuni strumenti tipici dei fogli di lavoro, cioè i documenti realizzati con Excel. È possibile, per esempio, ordinare le voci in modo alfabetico, numerico o in base alla data, oppure calcolare la somma di una riga o di una colonna di numeri. Per ordinare gli elementi di una colonna all'interno della tabella selezionate l'intera tabella, fate clic sul menu Tabella e scegliete la voce Ordina. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono evidenziati i diversi fattori che è possibile ordinare e i parametri di ordinamento. Nelle caselle Ordina per è passibile definire le colonne che si vogliono ordinare, mentre nella casella Tipo si impostano i parametri per l'ordinamento: è possibile scegliere se ordinare le colonne in modo alfabetico, numerico o in base alla data.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Un'altra funzione importata dai fogli di lavoro è quella della somma dei valori di più righe o colonne nella tabella. Per ottenere la somma di più righe posizionatevi sull'ultima cella della riga e scegliere la voce Formule dal menu Tabella. Word apre una finestra di dialogo nella quale sono presentate le opzioni disponibili per compiere operazioni con le celle. Nella casella Formula l'operazione di somma (SUM) è l'opzione predefinita, identificata con la formula =SUM(LEFT): l'espressione significa che verranno utilizzati per la somma tutti i valori posti a sinistra della cella selezionata; posizionandosi invece sulla cella di una colonna sarebbe comparsa la formula =SUM(ABOVE): significa che la somma avviene tra tutti i valori delle celle poste sopra quella selezionata
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 8.2 Disegni e immagini 8.2.1 Aggiungere un'immagine nel documento Word offre diverse possibilità per abbellire un documento e renderlo perfino multimediale. Si possono inserire tutti gli oggetti che si vuole, di cui alcuni verranno stampati, mentre altri sono utilizzabili solo nel documento elettronico. Così possiamo inserire immagini, clip art, disegni, suoni, filmati e altri oggetti per rendere interattivo il documento. Inserire nel testo un'immagine o un altro elemento grafico è molto semplice. Basta sceglier la voce di menu Inserisci/immagine. Si sceglie poi l'elemento da inserire. Agli elementi grafici inseriti sono collegate due barre di strumenti che permettono di modificare l'elemento: La barra di strumenti Disegno e la barra di strumenti Immagine. Gli strumenti per disegnare Gli strumenti per il disegno disponibili, permettono di ottenere disegni vettoriali che possono essere anche molto complessi. Se la barra degli strumenti Disegno non appare nella finestra di lavoro di Word aprite il menu Visualizza, selezionate l'opzione Barre degli strumenti e fate clic sulla voce Disegno. Word permette sia di disegnare a "mano libera" sia di utilizzare strumenti per tracciare figure e forme predefinite, per costruire disegni più regolari. Selezionando la voce Forme, all'interno della barra Disegno, si apre un menu a discesa dove sono elencati i diversi tipi di forme disponibili. Il pulsante Linee, per esempio, permette di tracciare linee e figure a mano libera; il pulsante Forme, invece, permette di aggiungere forme già predefinite al documento. Con i pulsanti Freccia è possibile disegnare frecce dalle forme più diverse, mentre lo strumento Callout costruisce delle cornici di testo, come nei fumetti, per commentare illustrazioni o introdurre commenti e note. Il menu Forme presenta anche la voce Diagrammi di flusso, che permette di costruire diagrammi e mappe concettuali, utili nei testi di spiegazione e nelle presentazioni aziendali. Ogni voce del menu Forme, poi, presenta a sua volta un sottomenu di opzioni.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Una volta scelto il tipo di forma che volete inserire, fate clic sulla corrispondente voce di menu: il cursore del mouse si trasforma in crocetta, indicando che in quel punto è possibile iniziare a disegnare una figura. Per disegnare figure predefinite, per esempio, tenete premuto il pulsante sinistro e trascinate il cursore finché la figura non ha acquistato la dimensione desiderata: a quel punto rilasciate il pulsante del mouse e la forma risulta inserita nel testo. Le linee a mano libera, invece, possiedono ciascuna una propria "tecnica di disegno". Per le linee e le frecce, per esempio, fate clic sul documento e iniziate a disegnare: una volta che si rilascia il pulsante la figura è conclusa e diviene un oggetto "chiuso". Per le linee curve, invece, è possibile definire con una serie di clic consecutivi i punti di curvatura della linea, per poi chiuderla con un doppio clic nel punto desiderato. In ogni caso fare qualche prova è il modo migliore per comprendere rapidamente come utilizzare lo strumento di disegno selezionato. Dopo aver costruito un disegno, è possibile spostarlo, cancellarlo o copiarlo selezionandolo con il mouse. Facendo clic su di esso, infatti, Word evidenzia i contorni del disegno: significa che può essere cancellato premendo il tasto CANC, trascinato con il mouse in un'altra posizione del testo oppure modificato. Per individuare in modo più semplice le aree di grafica rispetto a quelle di testo è possibile utilizzare il pulsante Selezione oggetti . Questo strumento trasforma il puntatore in una freccia di selezione che consente di selezionare gli oggetti della finestra attiva. Per selezionare un solo oggetto è sufficiente fare clic sull'oggetto desiderato, mentre per selezionare più oggetti è necessario trascinare la freccia sugli oggetti. Per modificare le dimensioni di un disegno selezionato, posizionate il puntatore del mouse su uno dei vertici dell'immagine, che appaiono evidenziati: le cosiddette "maniglie". A questo punto il puntatore cambia forma ed è possibile agire sul disegno trascinando il mouse per ingrandirlo, rimpicciolirlo o deformarlo. Di solito tenere premuto il tasto SHIFF mentre si effettuano operazioni di selezione sulle maniglie di un oggetto grafico permette di ingrandire o rimpicciolire l'oggetto in maniera proporzionale, evitando deformazioni indesiderate. È anche possibile colorare il contorno dell'immagine e riempirne la sagoma con sfondi e colori. Per colorare il contorno del disegno, una volta selezionata l'immagine, fate clic sul pulsante Colore linea. Word apre una tavolozza di colori dalla quale è possibile scegliere la tonalità che si vuole utilizzare per i bordi. Allo stesso modo, facendo clic sul pulsante Colore riempimento, è possibile riempire con un colore o con degli sfondi particolari l'interno dell'oggetto grafico. Il pulsante Ombreggiatura, invece, permette di aggiungere un effetto ombreggiato all'immagine, mentre il pulsante 3D costruisce una proiezione tridimensionale dell'oggetto. Quando si inserisce un oggetto, esso viene posto '.sopra" il testo e può coprirne delle parti. È possibile però spostare l'oggetto "sotto" la superficie del testo, in modo che compaia come sfondo del documento. Per farlo, selezionate l'oggetto disegnato e fate clic sul pulsante Disegno, posto sulla barra di Disegno. Word apre un menu di opzioni che permettono di modificare il disegno, per esempio ruotandolo, capovolgendolo o modificandone il livello di profondità nel documento. La voce Ordine, per esempio, permette di portare il disegno in primo piano o mandarlo in secondo piano, sia rispetto ad altri oggetti sia rispetto al testo del documento. All'interno di ogni sagoma disegnata, inoltre, è possibile aggiungere del testo. Per farlo selezionate il disegno e fare clic con il pulsante destro: Word apre un menu di scelta rapida. Selezionando la voce Aggiungi testo compare all'interno dell'immagine un'area di testo nella quale è possibile iniziare a scrivere. WordArt
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI WordArt è un'applicazione che permette di inserire all'interno del documento Word elementi testuali trattati come grafica. Wordart combina forme, colori e caratteri in un unico oggetto. Per inserire un elemento WordArt posizionatevi con il puntatore nell'area desiderata e fate clic sull'icona WordArt, situata sulla barra di disegno. Il programma apre una finestra di dialogo in cui si trova una griglia di opzioni grafiche. Si possono realizzare, per esempio, testi ondulati, tridimensionali o disposti in senso verticale. Se selezionate una delle opzioni e fate clic su OK il programma apre la finestra Modifica testo WordArt, che permette di inserire il testo al quale si vuole applicare la grafica Wordart, nonché il tipo e le dimensioni di carattere che si vogliono adottare. Una volta immessi tutti i parametri necessari fate clic su OK e Word inserisce la WordArt nel punto selezionato. La WordArt è a tutti gli effetti un'immagine: per selezionarla posizionatevi con il puntatore sull'elemento in modo che la freccia si trasformi in croce e fate clic; per spostarla all'interno della pagina trascinatela con il mouse; per modificarne il formato grafico, invece, fate clic (o doppio clic) sull'area interessata e aprite in tal modo la barra degli strumenti WordArt. Selezionando il pulsante Formato WordArt, per esempio, potete modificare i colori di riempimento del carattere, oppure potete variare forma e ondulazione del testo attraverso il pulsante Forma del testo. Per ruotare il testo, invece, è sufficiente fare clic sul pulsante Ruota per gradi e trascinare un angolo dell'elemento nella direzione in cui si desidera ruotarlo. Come per le altre immagini inserite in Word, è possibile ingrandire o deformare l'oggetto posizionandosi sui quadratini bianchi del contorno e trascinandolo nella direzione desiderata. Se, per esempio, ci si posiziona sul quadratino del lato inferiore dell'immagine e lo si trascina verso il basso, l'immagine viene deformata in lunghezza secondo la direttrice del movimento. Le ClipArt Se selezionate la voce Immagine del menu Inserisci (oppure premete il pulsante inserisci immagine sulla barra di Disegno) e fate clic sulla voce ClipArt, si apre la finestra ClipArt, da cui è possibile consultare un archivio di immagini, e nelle ultime versioni di Word anche di suoni e filmati, da aggiungere al testo. Word 2000 ha migliorato le funzionalità ClipArt in modo da rendere più comoda la gestione e la ricerca delle immagini e da introdurre possibilità di scambio con il Web, attingendo risorse da siti Internet. La finestra Inserisci ClipArt contiene tre schede che raccolgono i diversi tipi di media che si possono inserire. Le immagini contenute nell'archivio ClipArt possono essere di tipo bitmap (per esempio gif, .bmp, .jpg) o in formato metafile di Windows (.wmf). Le immagini bitmap sono formate da una serie di punti che compongono forme e linee. Sono create utilizzando programmi di disegno, per esempio Microsoft Paint, oppure acquisendo un'immagine per mezzo di uno scanner. Le immagini bitmap non possono essere convertite in Oggetti di disegno, ma è possibile modificarne le dimensioni e il colore o ritagliarle utilizzando i pulsanti della barra degli strumenti Immagine. . Il formato metafile di Windows, invece, indica che le immagini inserite nel testo possono essere trattate come disegni e modificate direttamente con gli strumenti di disegno di Word: è possibile, per esempio, scomporre tali immagini in più parti per spostarne alcuni pezzi o colorarli in modo diverso. La scheda Immagini contiene disegni e fotografie nei formati grafici più diffusi (.bmp, .wmf, .jpg .gif ecc.). La scheda Suoni raggruppa file audio in formato .wav, .mid o .au. La scheda Filmati, invece, può contenere sia video e animazioni, in formato .avi .mpeg e .mov, sia immagini gif animate, cioè le
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it piccole animazioni che si vedono sulle pagine Web. I file di ogni scheda sono ordinati in categorie in 91 Michele Tomasicchio -Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI base all'argomento rappresentato. Una volta selezionato il tipo di file che si vuole inserire, per esempio attraverso la scheda Immagini, si può iniziare la ricerca sfogliando tutte le categorie presenti o effettuare una richiesta "mirata" su specifici temi, formati o tipi di disegno. Dopo aver individuato la categoria che vi interessa, fate clic sull'icona corrispondente: Word apre la cartella selezionata e mostra, in formato ridotto, tutte le immagini ClipArt contenute all'interno. Posizionandosi con il mouse su ciascuna icona è possibile visualizzare una breve descrizione dell'immagine e verificare quanto "pesa" in termini di memoria. Se fate clic sull'immagine, invece, si apre la barra dei pulsanti ClipArt, attraverso la quale è possibile inserire l'immagine all'interno del testo (con il pulsante Inserisci ClipArt), spostarla in un'altra cartella tematica o vederne un'anteprima. Se fate clic sul pulsante Visualizza anteprima potete dare un'occhiata al file selezionato dall'archivio. Questa funzione permette di vedere un'immagine nelle dimensioni reali con le quali sarà inserita, ma è utile soprattutto nel caso di suoni e animazioni: in questi casi, infatti, Word lancia l'applicazione per far ascoltare l'audio o vedere il filmato video e permette di avere un'idea più completa del file che si vuole inserire. Il pulsante Aggiungi a Preferiti o a un'altra Categoria permette di organizzare l'archivio ClipArt: facendo clic su di esso, infatti, l'immagine selezionata viene inserita nella cartella Preferiti di ClipArt ed è resa disponibile per accessi successivi. È anche possibile inserire la ClipArt in altre cartelle dell'archivio, per esempio aggiungere l'immagine di una foglia, archiviata nella cartella Natura, anche nella cartella Stagioni, in modo da personalizzare l'archivio secondo i propri criteri di classificazione. In questo modo si semplifica anche la ricerca di un'immagine, in quanto essa comparirà in più categorie. Il pulsante Cerca oggetti ClipArt analoghi, infine, permette di compiere ricerche più estese in base a parole chiave o altri parametri di ricerca: se fate clic su di esso la finestra si allarga a comprendere una serie di opzioni con cui è possibile, per esempio, cercare file che siano simili all'originale per tipo di disegno, oppure che presentino la stessa dimensione o gamma di colori. 8.2.2 Applicare al documento uno sfondo colorato Una pagina Word può essere abbellita anche dandole uno sfondo colorato con o senza filigrana. Naturalmente questa possibilità serve ad abbellire una pagina WEB e lo sfondo della pagina è visibile solo in visualizzazione WEB. Per inserire uno sfondo scegliere il menu Formato/Sfondo/Effetti riempimento.... Si apre Una finestra di dialogo.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI EL ABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Essa è costituita da tre schede, con le quali è possibile inserire, oltre che un colore di sfondo, anche una trama o un motivo o un'immagine. Se si volesse stampare il documento word con lo sfondo occorre salvarla come HTML, visualizzarla con un browser (p.e. Explorer) e quindi impostare la stampa con lo sfondo. Se proprio si vuole avere una pagina Word con uno sfondo colorato, si può inserire una casella di testo grande a piacere e scrivere il testo all'interno di essa. Alla casella di testo può essere dato uno sfondo colorato o una trama che verrà stampata. Per inserire una casella di testo, visualizzare la barra degli strumenti Disegno e fare click sul pulsante Casella di Testo e disegnare la casella tracciandola sulla pagina. Una volta tracciata, selezionarla cliccando sul bordo e cliccare sulla freccetta a destra del pulsante Riempimento . 8.2.3 Spostare disegni e immagini in un documento Inserito un elemento nel documento, sia esso un'immagine, una casella di testo o un disegno, occorre stare attenti a dove si posiziona e in qual modo è legata al testo. Infatti, modificando la pagina o inserendo o eliminando del testo, l'immagina si muove e potrebbe non apparire più dove volevamo. Innanzitutto occorre decidere in qual modo l'immagine dovrà apparire nel testo, per esempio se il testo deve incorniciare l'immagine, oppure stare sopra e sotto o dietro o davanti etc.. Per ottenere questa disposizione, selezionare l'immagine cliccandoci sopra; se non si apre automaticamente la barra di strumenti Immagine, attivarla da Visualizza/Barre degli Strumenti/Immagine. Appare la barra, dalla quale si può impostare la disposizione del testo. In alternativa si può cliccare col destro sull'immagine e scegliere la voce di menu Formato immagine dal menu di scelta rapida.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Se l'immagine è in linea col testo, essa viene trattata come fosse testo e si sposta insieme al resto durante l'impaginazione. Negli altri casi occorre vedere a quale paragrafo è collegata. Ciò è indicato da un'ancora all'inizio del paragrafo, che compare se si seleziona l'immagine ed è attivo il pulsante Mostra tutto . L'ancora indica che l'immagine rimarrà ancorata a quel paragrafo, così, se si inserisce del testo prima dell'ancora, l'immagine scende col testo, mentre se del testo viene inseritodopo l'ancora, l'immagine non si muove. Agendo opportunamente l'elemento può essere disposto in ogni punto della pagina ottenendo l'effetto desiserato. 8.2.4 Modificare le dimensioni di un elemento grafico Qualunque elemento inserito in una pagina word può essere ridimensionato e, volendo deformato. Per ridimensionare un'immagine o altro è sufficiente cliccarci sopra in modo da selezionarla. Appaiono agli angoli e ai bordi dei quadratini neri detti maniglie, trascinando i quali si può allargare o allungare (maniglie ai bordi) o allargare e allungare contemporaneamente (maniglie agli angoli). Per evitare la deformazione dell'immagine, fare le operazioni di ridimensionamento tenendo premuti i tasti SHIFT e CTRL. Tenendo premuto solo SHIFT si ridimensiona dalla parte del trascinamento allargando e allungando. Tenendo premuto anche il tasto CTRL si ridimensiona da entrambi i lati specularmente. L'effetto del ridimensionamento su un'immagine dipende dalla definizione con cui l'immagine è stata prodotta; un ingrandimento eccessivo potrebbe deteriorarne la qualità. Le dimensioni di un elemento grafico possono essere impostate con estrema precisione cliccando col destro sull'immagine e scegliendo Formato Immagine dal menu di scelta rapida. Dalla finestra di dialogo che appare si possono fare le varie impostazioni; tale finestra è formata da varie schede e si adegua al tipo di elemento selezionato. 8.3 Importare oggetti 8.3.1 Importare un foglio elettronico
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Una caratteristica importante di word è la possibilità di importare in una pagina un elemento (oggetto) esterno prodotto con un'altra applicazione e modificarlo o aggiornarlo con l'applicazione che lo ha prodotto. Per esempio si può importare un foglio di lavoro Excell e modificarlo all'interno di word. Per importare un oggetto si deve far click sul menu Inserisci/Oggetto. Si apre una finestra di dialogo. La finestra è costituita da due schede, la prima permette di creare un nuovo oggetto, la seconda permette di creare l'oggetto partendo da un file esistente. Per esempio se vogliamo inserire un foglio Excell già esistente e avere la possibilità di modificarlo in word, si deve scegliere il file cercandolo con Sfoglia. Se si vuole che l'originale sia collegato in modo da essere sempre aggiornato si deve selezionare la casella Collega al file. Per modificare l'oggetto creato fare doppio click sull'oggetto. In questo modo si apre la modalità modifica ed è come se si lavorasse nell'applicazione propria dell'oggetto 8.3.2 Importare file di immagini, tabelle o grafici Allo stesso modo si può inserire qualunque file che sia stato prodotto con una applicazione. Così un'immagine prodotta con Paint può essere inserita come oggetto ed essere modificata con paint. Se l'immagine è stata prodotta con Corel Draw, può essere inserita e modificata con Corel Draw. Un oggetto importante che può essere inserito è, per esempio, Equation, cioè una equazione matematica. Inserendo come oggetto Microsoft Equation, si apre nella pagina uno spazio in cui si può scrivere l'equazione, la quale può sempre essere modificata cliccando due volte sopra. Scegliendo dall'elenco Microsoft Graph viene inserito un grafico. Cliccando col destro sopra al grafico e scegliendo Grafico/Modifica dal menu di scelta rapida si apre una finestra in cui è possibile effettuare tutte le modifiche necessarie, come scelta del tipo e molti altri parametri.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Infine si può inserire un file, selezionando Inserisci/file... dalla barra dei menu. Si apre la finestra di dialogo in cui è possibile scegliere il file. In genere si inserisce un file di testo, che può essere un file word o un file di solo testo. Ciò può essere selezionato dalla casella Tipo file. Se viene selezionato un file non di testo, questo viene aperto ugualmente ma con risultati imprevedibili, in quanto Word considera solo file di testo. Inserire un file può tornare utile quando si vuole inserire un testo già scritto in un punto del documento attivo, o per accodare più file piccoli per formare un documento grande: è più facile gestire un file piccolo che uno di grandi dimensioni. 1.0 Primi passi con il Foglio Elettronico Foglio elettronico 1.1 Aprire un programma di Foglio Elettronico 1.2 Aprire una cartella esistente e salvarla 1.3 Aprire diverse cartelle 1.4 Creare una nuova cartella e salvarla 1.5 Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto 1.6 Chiudere una cartella 1.7 Usare la funzione di Help 2.0 Modificare le impostazioni di base 2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo 2.2 Usare lo strumento Zoom
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 2.3 Modificare le barre degli strumenti 3.0 Scambiare documenti 3.1 Salvare una cartella con un altro formato 3.2 Salvare una cartella per un sito WEB 4.0 Operazioni di base 4.1 Inserire i dati 4.2 Inserire numeri in una cella 4.3 Inserire un testo in una cella 4.4 Inserire simboli, data e ora in una cella 4.5 Inserire semplici formule in una cella 4.6 Inserire serie di dati 5.0 Selezionare i dati 5.1 Selezionare una cella o un insieme di celle adiacenti e non. 5.2 Usare le funzioni Copia Taglia e Incolla, cancellare e spostare dati. 1.0 Primi passi col Foglio Elettronico 1.1 Aprire un programma di Foglio Elettronico Cos'è un foglio di calcolo? Quando due studenti americani nel 1979 si accorsero (per modo di dire) che il computer poteva, fra l'altro, anche e soprattutto calcolare, pensarono di dividere lo schermo in tante caselle, nelle quali mettere soprattutto numeri e formule ed effettuare calcoli automaticamente fra i numeri contenuti nelle caselle. Era nato il primo foglio elettronico che si chiamava VisiCalc. Da quel tempo molta strada è stata fatta. I moderni fogli di calcolo, pur conservando l'idea di base, sono divenuti davvero potenti. Addirittura, oltre che fare calcoli, possono essere programmati per eseguire procedure anche molto complesse. Il più conosciuto foglio elettronico oggi è senz'altro MICROSOFT EXCEL 2000, ma molti altri sono stati e sono presenti attualmente sul mercato (come Lotus 123). Il motivo per cui Excel si è imposto è da ricercare nella sua potenza, ma anche nella sua perfetta integrazione con gli altri programmi Microsft (Word, Power Point, Access) e con il mondo di Internet. Che cosa fa un foglio elettronico?
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Un foglio elettronico, o foglio di calcolo (in inglese spreadsheet), è costituito da una tabella in cui è possibile disporre dati, formule e valori. La principale attrattiva del foglio di calcolo, tuttavia, non consiste nell'ordinare i dati secondo differenti parametri, ma riguarda soprattutto la possibilità di creare tabelle dinamiche, in cui compiere operazioni e istituire relazioni tra i dati. Il foglio di calcolo, infatti, è uno strumento che permette di organizzare dati di qualsiasi genere secondo criteri di gestione personali, trasformarli in grafici e diagrammi oppure utilizzarli per formulare ipotesi di sviluppo e costruire modelli previsionali. Questa versatilità ha portato i fogli di calcolo a essere tra le applicazioni più diffuse e utilizzate da tutte le fasce di utenti, negli uffici come nell'home computing. Per esempio, un foglio di calcolo può essere utilizzato per gestire le spese mensili. Le celle della tabella non servono solo a presentare i dati ma a contenere formule che li mettono in relazione. È possibile creare una cella dove si sommano tutti i valori di spesa e ottenere il budget complessivo, un'altra cella invece può servire a mettere in relazione tutte le spese per l'auto in modo da ricavare il valore della spesa media mensile destinata ai trasporti. Qualora si modifichi uno solo dei valori all'interno del foglio non è necessario effettuare di nuovo tutti i calcoli, perché il programma provvede automaticamente ad aggiornare tutti i valori in base alle formule impostate dall'utente. La possibilità di trasformare le informazioni numeriche in grafici e diagrammi può aiutare a comprendere i dati ed elaborarli ulteriormente. Ordinare i dati in modo chiaro e articolato, inoltre, permette di interpretarli più facilmente e facilita i processi decisionali che su tali dati devono essere basati. Se si raccolgono in un foglio elettronico i dati relativi al budget di un'azienda, per esempio, è possibile confrontare i valori inseriti per le Entrate e le Uscite e utilizzare le funzioni di Previsione, Tendenza e Crescita per prevedere gli andamenti futuri. Il programma mette a disposizione una serie di formule matematiche che possono servire a elaborare i dati in entrata e costruire in base a essi dei modelli di previsione, definiti Scenari. Un'altra possibilità offerta dai fogli elettronici è costruire in modo rapido moduli di vario genere basati sui dati raccolti: i moduli possono essere utilizzati su Internet o distribuiti su carta stampata per effettuare ordini di acquisto o richieste di informazioni. 98
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per aprire un foglio di calcolo si può:  avviare il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel. Viene presentato una nuova cartella (Cartel1) e un nuovo foglio (Foglio1).  avviare il programma cliccando sull'icona di Excel sulla Barra di Office (se presente)  facendo doppio click su un documento Excel. Si apre il programma e il documento nel punto in cui era stato salvato. 1.2 Aprire una cartella esistente e salvarla In Excel l'unità fondamentale di immagazzinamento dei dati è costituita dalla Cartella di Lavoro, che viene salvata come documento Excel (Nome.xls). La cartella può contenere uno o più fogli indipendenti o collegati fra loro. Ogni foglio è costituito da una griglia di rettangoli (celle) per un totale di 256 colonne (nominate con le lettere dell'alfabeto) e da 65.535 righe numerate, di modo che ogni cella ha il suo nome individuato dalla lettera della colonna e dal numero della riga, come in un gioco di battaglia navale. Per aprire una cartella esistente si può procedere in diversi modi:  fare doppio click sull'icona del file. Si apre il programma e la cartella relativa al file.  aprire il programma da Start/Programmi/Microsoft Excel e poi dal menu scegliere File/Apri. Cercare nella finestra di dialogo che si apre la cartella e cliccare sul pulsante Apri. Dopo aver modificato la cartella di lavoro, essa può essere salvata in vari modi: dal menu File/Salva o File/Salva con nome cliccando sull'icona Salva ( ). 1.3 Aprire diverse cartelle In Excel si possono aprire più cartelle contemporaneamente per trasferire dati o mettere in relazione dati di cartelle diverse. Per aprire più cartelle si aprono una alla volta dal menu File/Apri. Le finestre delle varie cartelle possono essere ridimensionate per vederle tutte nella finestra di Excel oppure possono essere mantenute a tutto schermo e attivarle una alla volta dalla Barra delle Applicazioni cliccando sul pulsante relativo. 1.4 Creare una nuova cartella e salvarla All'apertura del programma, Excel presenta una cartella vuota di nome Cartell1, il cui nome può essere cambiato quando viene salvata per la prima volta. Nel caso si volesse aprire una nuova cartella è sufficiente cliccare su File/Nuovo. Si apre una finestra di dialogo. In essa è possibile scegliere fra una cartella vuota o un modello presente nella scheda Soluzioni foglio di calcolo. Una volta creata la cartella, è possibile salvarla dal menu File/Salva o cliccando sull'icona Salva sulla barra degli strumenti. Si apre una finestra di dialogo in cui è possibile scegliere il nome e il percorso in cui salvare il file. 1.5 Salvare una cartella esistente su hard disk o dischetto Nel caso si voglia salvare un file aperto in un'altra cartella dell'hard disk o sul dischetto si deve far uso del comando di menu File/Salva con nome. In questo caso si apre la solita finestra di dialogo in cui si 99
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI può specificare il percorso dove salvare il file e, volendo, anche cambiare il nome del file. Attenzione! Salvando il file in un'altra cartella o con un altro nome, esistono a questo punto due file: quello precedente, che viene conservato ma non aggiornato, e quello salvato, che rimane attivo e che viene modificato con le operazioni successive. 1.6 Chiudere una cartella Una cartella attiva può essere chiusa semplicemente dalla voce di menu File/Chiudi. Attenzione! prima di cliccare su File/Chiudi accertarsi che sia attiva la cartella desiderata, cliccandoci dentro o cliccando sul relativo pulsante sulla Barra delle Applicazioni (la cartella attiva è riconoscibile dalla barra del titolo evidenziata. 1.7 Usare la funzione di Help Cliccando su ? sulla Barra degli Strumenti, si attiva l'help di Excel, al quale si può fare ricorso per risolvere tutti i dubbi che si possono presentare. Cliccando due volte su Guida in linea di Microsoft Excel o premendo il tasto funzione F1 si apre la guida, col sommario dei contenuti fra cui anche la Guida all'uso della guida. Si possono cercare informazioni attraverso il Sommario o attraverso una ricerca libera oppure attraverso l'indice analitico. Naturalmente le informazioni cercate possono essere stampate col relativo pulsante. Informazioni possono essere cercate mediante l'Assistente di Office. Ad esso si può porre la domanda e nel caso venga trovata una occorrenza si apre la guida nel punto giusto. La Guida rapida ( ) si attiva trascinando l'icona su una parte del foglio elettronico sensibile. Se viene trovata una occorrenza relativa al contesto, viene aperta una finestra con le spiegazioni sulla funzione dell'oggetto. La voce di menu Office sul Web attiva un collegamento al sito Microsoft per gli aggiornamenti sulla Office, naturalmente se il computer è collegato a Internet. La voce Rileva problemi e ripristina attiva una procedura di rilevamento di errori o malfunzionamenti dell'applicazione cercando di risolvere i problemi reinstallando parte dell'applicazione. 2.0 Modificare le impostazioni di base 2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SIS TEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Lo schermo di Excel può essere visualizzato in diversi modi. Attivando il menu Visualizza si apre un menu dal quale possono essere impostati i modi di visualizzazione oltre che personalizzare le barre degli strumenti. Innanzitutto la visualizzazione può essere Normale e Anteprima interruzione pagina.Il primo è il modo normale in cui si apre Excel. In esso sono presenti le barre degli strumenti e il foglio senza indicazioni delle interruzioni di pagina. Il secondo mostra le interruzioni di pagina. Ciò è importante se si vuole impostare il contenuto del foglio per pagina da stampare; infatti è sufficiente trascinare la linea di interruzione di pagina per posizionarla nel punto desiderato. Quando si vuole avere il massimo campo visivo basta cliccare sulla voce di menu Schermo Intero e scompariranno tutte le barre di strumenti. Rimane solo la barra del menu. Fatte le operazioni a tutto schermo, si torna alla visualizzazione in finestra cliccando di nuovo sul menu Visualizza/Schermo Intero. 2.2 Usare lo strumento Zoom Anche in Excel come nelle altre applicazioni Office, vi è la possibilità di adattare la visibilità del foglio di lavoro alle proprie esigenze, mediante il comando Zoom, accessibile da Visualizza/Zoom oppure dal pulsante Zoom ( ) se presente sulla barra degli strumenti. Dalla finestra di dialogo si può scegliere la modalità più conveniente tenendo presente che ingrandire molto restringe il campo visivo mentre rimpicciolire porta ad una scarsa leggibilità. Forse non è necessario ricordare che la modalità di visualizzazione dello schermo non ha niente a che fare con la stampa su carta. 2.3 Modificare le barre degli strumenti Le barre degli strumenti sono diverse e possono essere attivate e disattivate, modificate e reimpostate a piacimento. Possono essere personalizzate e se ne possono creare di nuove secondo le proprie esigenze. Può essere modificata e personalizzata anche la barra dei menu. 101
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per attivare o disattivare una barra di strumenti cliccare sul menu Visualizza/Barre degli strumenti e scegliere dall'elenco la barra desiderata. Per aprire la finestra di dialogo che consente le operazioni di modifica delle barre si può attivare il menu Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza oppure Strumenti/Personalizza. In entrambi i casi si apre la finestra di dialogo Questa finestra è costituita da 3 schede, una per i comandi di menu (barra dei menu), una per le barre degli strumenti (barre dei pulsanti) e una di opzioni. Per operare modifiche e personalizzazioni nei comandi e nei pulsanti occorre tenere aperta tale finestra ed effettuare le operazioni con trascinamenti e uso del pulsante destro del mouse. Di seguito sono riportate alcune operazione fra le tante possibili, a titolo di esempio; molte altre possibilità possono essere cercate sulla guida. Personalizzare i menu Per aggiungere un comando a un menu 1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu a cui si desidera aggiungere un comando. 2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Comandi. 3. Selezionare la categoria del comando dall'elenco Categorie. 4. Trascinare il comando desiderato dall'elenco Comandi al menu a cui si desidera aggiungerlo. Quando il menu visualizza un elenco di comandi, posizionare il puntatore del mouse nel punto in cui si desidera che venga visualizzato il comando, quindi rilasciare il pulsante del mouse. Per eliminare un comando da un menu
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il comando che si desidera eliminare 2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti. 3. È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sarà possibile spostarla. 4. Sulla barra degli strumenti fare clic sul menu contenente il comando che si desidera eliminare. 5. Trascinare il comando che si desidera eliminare fuori dal menu. Per spostare i menu o i comandi di menu È possibile spostare o copiare un menu da una barra degli strumenti a un'altra. È anche possibile spostare un sottomenu in un punto qualsiasi dello schermo, creando così una barra degli strumenti mobile. Se un sottomenu non dispone di un quadratino di spostamento non sarà possibile spostarlo. Per rinominare un menu personalizzato 1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu personalizzato che si desidera rinominare. 2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti. 3. È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sarà possibile spostarla. 4. Sulla barra degli strumenti fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu personalizzato che si desidera rinominare, quindi digitare il nuovo nome nella casella Nome nel menu di scelta rapida. Per reimpostare un pulsante della barra degli strumenti o un comando di menu 1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il pulsante o il comando di cui si desidera ripristinare le impostazioni originali. 2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti. 3. È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, anche se è possibile spostarla. 4. Effettuare una delle seguenti operazioni:  Per reimpostare un pulsante, fare clic con il pulsante destro del mouse sul pulsante, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida.  Per reimpostare un comando, fare clic sul menu contenente il comando, fare clic con il pulsante destro del mouse sul comando, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida. Note 1. Il comando Reimposta consente di ripristinare l'immagine, il nome e il comando originali del pulsante o del comando incorporato. Se al pulsante o al comando è stata assegnata una macro, questa non sarà più associata a quel pulsante o comando ma non verrà eliminata.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 2. Il comando Reimposta non è disponibile per pulsanti che visualizzano un elenco quando vengono scelti. Per reimpostare una barra degli strumenti incorporata 1. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti, quindi scegliere la scheda Barre degli strumenti. 2. Selezionare la barra degli strumenti di cui si desidera ripristinare le impostazioni originali. 3. Scegliere il pulsante Reimposta. Nota Non è possibile reimpostare una barra degli strumenti personalizzata. Per reimpostare un menu incorporato 1. Visualizzare la barra degli strumenti contenente il menu personalizzato di cui si desidera ripristinare le impostazioni originali. 2. Scegliere Personalizza dal menu Strumenti. 3. È necessario che la finestra di dialogo Personalizza resti aperta, tuttavia sarà possibile spostarla. 4. Fare clic con il pulsante destro del mouse sul menu che si desidera reimpostare, quindi scegliere Reimposta dal menu di scelta rapida. Nella scheda Opzioni è possibile reimpostare i menu e i pulsanti, cioè visualizzare quello che Excel mostra alla prima apertura. 3.0 Scambiare documenti 3.1 Salvare una cartella con un altro formato Microsoft Excel permette di importare dati e salvare le cartelle in formati diversi. Ciò è particolarmente utile quando si hanno dati provenienti da altre applicazioni o che si vogliono trasportare in un'altra applicazione. Per importare o esportare dati è necessario che siano stati installati i filtri necessari; se non è presente il filtro desiderato, può essere aggiunto mediante il CD di installazione di OFFICE 2000. Quando si salva un documento per la prima volta oppure quando si clicca su File/Salva con nome, si apre la finestra di dialogo
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nella casella Tipo file è possibile scegliere il formato da un elenco molto vasto. Per esempio il formato .TXT (testo) permette di salvare i dati come un file di testo, in cui le varie righe del foglio sono riportate in righe successive e le varie colonne sono separate da punti e virgola. Tale formato è riconoscibile da tutte le applicazioni di database. Allo stesso modo si può salvare il foglio nei formati dei database più diffusi, come dbase III, Access, FoxPro etc. Allo stesso modo si può aprire in Excel, mediante il comando File/Apri, un database di altro formato (dbase III, Access etc.). E' sufficiente cliccare su File/Apri e nella finestra di dialogo che si apre scegliere il formato del file da importare oppure Tutti i file nella casella Tipo file e poi scegliere Apri in Excel dal pulsante Apri ( ). All'apertura possono essere richieste delle informazioni per gestire correttamente il file aperto. 3.2 Salvare una cartella per un sito WEB Un formato particolarmente utile per salvare un foglio elettronico è il formato HTML. Ciò permette di avere una pagina da utilizzare in un sito Web, e quindi utilizzabile in Internet o in una rete locale. Per salvare una cartella Excel in formato WEB cliccare su File/Salva con nome e poi scegliere Pagine Web nella casella Tipo file. Appare la finestra di dialogo 105
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI In questa finestra ci sono caselle e pulsanti con cui si può dare un titolo alla pagina Web, salvare tutta la cartella o un solo foglio, rendere la pagina web interattiva (cioè si può lavorare con il foglio come se ci si trovasse in Excel). Esaurite tutte le impostazioni fare click sul pulsante Salva se si vuole salvare la pagina in una cartella per poi utilizzarla in un momento successivo, oppure fare click sul pulsante Pubblica. In questo caso la pagina .html viene salvata nel sito scelto (o sul proprio computer o sul computer del provider presso cui esiste il sito). 4.0 Operazioni di base 4.1 Inserire i dati Prima di passare all'inserimento dei dati, guardiamo un attimo l'ambiente di lavoro di Microsoft Excel. Oltre alle normali barre presenti in ogni finestra windows (barra del menu, barre degli strumenti, barra di stato, barra del titolo etc.) sono presenti alcune caselle e barre tipiche.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La Casella del nome riporta il nome della cella attiva e permette di cercare subito una cella desiderata, a cui è stato dato un nome (Selezionare una cella, cliccare sulla Casella del nome, scrivere il nome che si vuol dare alla cella e premere INVIO. Cliccando sulla freccetta della Casella del nome esce l'elenco dei nomi; cliccando su uno di essi viene attivata la cella di quel nome). Nella Barra della formula viene inserito il dato o la formula che si sta scrivendo in una cella oppure appare il dato o la formula presente nella cella attiva. Essa serve anche a modificare il contenuto di una cella (operazione che si può fare anche direttamente nella cella cliccandoci due volte sopra). Cliccando sulle schede del foglio si attiva l'uno o l'altro dei fogli della cartella. Coi Pulsanti di scorrimento si rendono visibili le schede dei fogli eventualmente non visibili. Con le Barre di scorrimento ci si può muovere in tutto il foglio. 4.2 Inserire numeri in una cella Per digitare i dati all'interno di una cella posizionatevi con il puntatore sopra di essa e fate clic: Excel evidenzia la cella con un bordo nero, per indicare che la cella è attiva e che potete inserire i dati. Mentre digitate Excel visualizza quello che state scrivendo nella cella selezionata e nella barra della formula. Per "fissare" i dati nella cella selezionata dovete eseguire una qualsiasi delle seguenti operazioni:  premere INVIO  fare clic sul pulsante lnvio (il segno di spunta verde) accanto alla barra della formula  premere un tasto freccia per selezionare una cella diversa  fare clic su una cella diversa per selezionarla Se cambiate idea all'improvviso e non volete che i dati appaiano nella cella selezionata, fate clic sul pulsante Annulla (la X rossa) accanto alla barra della formula.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nelle celle si possono digitare numeri, etichette o formule. I numeri possono rappresentare valori, lunghezze o quantità, come £ 100 o 0,05. Le etichette servono per segnalare che cosa significano i numeri del vostro foglio di lavoro: etichette tipiche sono "Novembre", 'Vendite", "Entrate" e altre indicazioni di questo genere. Le formule vi permettono di calcolare risultati in base ai numeri che digitate: possono essere molto semplici, come la somma di due numeri, oppure molto complesse. Per muovervi da una cella all'altra potete utilizzare i tasti Freccia, che permettono di spostarsi in tutte le direzioni, una cella per volta. Il tasto TAB, invece, sposta il cursore alla cella successiva, mentre la combinazione di tasti MAIUSC + TAB lo riporta alla cella precedente. Anche la Casella del nome può aiutare a muoversi da una cella all'altra. Inserire numeri in una cella è molto semplice: selezionare la cella cliccandoci sopra e scrivere il numero; Excel capirà che quello che abbiamo scritto è un numero. Se vogliamo che un numero (esempio un numero di telefono) venga interpretato da Excel come testo, iniziare a digitare il numero facendolo precedere da un apostrofo. Se vogliamo introdurre il risultato di una operazione (per esempio 3*7/25) iniziare a digitare l'operazione col segno di uguale (=). I numeri inseriti vengono allineati a destra. Se la cella non è capace di contenere tutte le cifre compare una sequenza di #. Se la cella è formattata come generale, il numero viene convertito in notazione esponenziale. Allargando la cella il numero appare nella sua interezza. I numeri con la virgola vengono inseriti normalmente con la virgola o col punto come separatore dei decimali a seconda di come è configurato il computer (verificare ciò da Pannello di controllo/Impostazioni Internazionali/Numeri; in questa scheda si può scegliere quale separatore usare). Suggerimenti per l'immissione di numeri Caratteri che è possibile utilizzare come numeri In Microsoft Excel i numeri possono contenere solo i seguenti caratteri: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 + - ( ) , / $ % . E e I segni di addizione (+) iniziali vengono ignorati e una virgola singola (,) viene interpretata come separatore decimale. Tutte le restanti combinazioni di numeri e caratteri non numerici vengono interpretate come testo. Immissione di frazioni Per evitare che le frazioni vengano interpretate come date, utilizzare uno 0 (zero) iniziale. Immettere ad esempio 0 1/2. Immissione di numeri negativi Far precedere i numeri negativi da un segno meno (-) o racchiuderli tra parentesi (). Allineamento dei numeri Tutti i numeri vengono allineati al bordo destro delle celle. Per modificare l'allineamento, selezionare la cella, scegliere Celle dal menu Formato, quindi fare clic sulla scheda Allineamento e selezionare le opzioni desiderate. Visualizzazione dei numeri Il formato numerico applicato a una cella determina il modo in cui il numero in essa contenuto verrà visualizzato sul foglio di lavoro. Se si digita un numero in una cella a cui è stato applicato il formato numerico Generale, è possibile che tale numero venga visualizzato con un formato differente. Se ad esempio si digita L. 50.000 verrà applicato automaticamente un formato di valuta. Per modificare il formato numerico, selezionare le celle contenenti i numeri. Scegliere Celle dal menu Formato, fare clic sulla scheda Numero, quindi selezionare una categoria e un formato. Formato numerico Generale Nelle celle a cui è stato applicato il formato numerico predefinito Generale i numeri vengono visualizzati come interi (789), frazioni decimali (7,89) o in notazione scientifica (7,89E+08) nel caso in cui il numero sia troppo lungo per essere visualizzato interamente 108
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI nella cella. Il formato Generale consente di visualizzare un massimo di 11 cifre, inclusi caratteri quali "E" e "+" e la virgola (,). Per utilizzare numeri superiori a 11 cifre, è possibile applicare un formato numerico scientifico incorporato, ad esempio la notazione esponenziale, oppure un formato numerico personalizzato. Limite di 15 cifre Indipendentemente dal numero di cifre visualizzate, è possibile memorizzare numeri con un massimo di 15 cifre decimali. Se un numero contiene più di 15 cifre significative, verrà arrotondato per difetto alla quindicesima cifra decimale. Immissione di numeri come testo I numeri vengono memorizzati come dati numerici anche se si utilizza il comando Celle per applicare il formato testo alle celle che li contengono. Affinché alcuni numeri, ad esempio dei numeri di serie, vengano interpretati come testo, occorre digitarli solo dopo aver applicato il formato testo alle celle vuote. Se si sono già digitati i numeri, applicare il formato testo alle celle, fare clic su ciascuna cella, quindi premere F2 e poi INVIO per immettere di nuovo i dati. Impostazioni internazionali I caratteri che vengono riconosciuti come numeri variano in base alle opzioni selezionate utilizzando l'icona Impostazioni internazionali nel Pannello di controllo. Tali opzioni determinano anche il formato predefinito per i numeri. In base alle impostazioni italiane ad esempio la virgola (,) viene utilizzata come separatore. 4.3 Inserire un testo in una cella Anche inserire un testo in una cella è molto semplice. E' sufficiente selezionare la cella e scrivere. Il testo digitato appare nella cella e nella barra della formula. Finito di digitare il testo premere invio o usare uno degli altri modi descritti sopra. Se si vuol modificare il testo scritto selezionare la cella e modificare il testo nella Barra della formula oppure fare doppio click sulla cella e modificare il testo direttamente; terminata la modifica premere INVIO. Se il testo è lungo e nella cella accanto non sono presenti dati, esso appare tutto invadendo le celle vuote, altrimenti appare troncato. Per visualizzarlo tutto vedremo come fare quando parleremo della formattazione. 4.4 Inserire simboli, data e ora in una cella I simboli presenti in ogni font di caratteri sono accessibili attivando il tasto Bloc Num e digitando il loro codice dal tastierino numerico tenendo premuto il tasto ALT. In una cella può essere immessa anche una data e l'ora. Questi dati vengono trattati da Excel in modo diverso dai numeri e dal testo. Per separare le varie parti di una data, utilizzare il segno di divisione (/) o il trattino (-), ad esempio 9/5/2002 o 5-set-2002. Per immettere un'ora utilizzando il sistema a 12 ore, digitare l'ora seguita da uno spazio e quindi da una a o una p, ad esempio 9.00 p In caso contrario, l'ora verrà immessa come AM. Suggerimenti  Per immettere la data corrente, premere CTRL+; (punto e virgola).  Per immettere l'ora corrente, premere CTRL+: (due punti). 4.5 Inserire semplici formule in una cella 109
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Una formula è un'insieme di operazioni su numeri, funzioni e contenuti numerici di celle e fornisce in uscita un valore numerico. Ad esempio =35*A3/A5 è una formula che significa moltiplicare 35 per il contenuto della cella A3 e dividere per il contenuto della cella A5. Una formula è sempre preceduta dal segno di uguale. Per inserire una formula in una cella: 1. Fare clic sulla cella in cui si desidera immettere la formula. 2. Digitare = (segno di uguale). 3. Se si fa clic sul pulsante Modifica formula oppure sul pulsante Incolla funzione , il segno di uguale verrà inserito automaticamente. 4. Immettere la formula. 5. Premere INVIO. Suggerimenti  È possibile immettere la stessa formula in un intervallo di celle. Selezionare l'intervallo, digitare la formula, quindi premere CTRL+INVIO.  È anche possibile immettere una formula in un intervallo di celle copiandola da un'altra cella. Vedremo in seguito come fare.  4.6 Inserire serie di dati Se una selezione contiene un numero, una data o un intervallo temporale, Excel permette di riempire le celle successive continuando la sequenza progressiva. Se, per esempio, una cella contiene il valore 1, è possibile continuare a riempire le successive celle della riga seguendo la sequenza numerica crescente. Se invece si inserisce in una cella il valore Lunedì, la sequenza riempita da Excel è quella dei giorni della settimana, ma si può provare anche con i mesi, e così via. Per riempire una serie di celle in base a una sequenza selezionate una cella e immettete il primo valore della serie, per esempio un giorno o un mese. Nell'angolo inferiore destro della cella in cui avete digitato i dati vedrete apparire un quadratino nero di riempimento. Posizionate il cursore del mouse direttamente sul quadratino in modo che il cursore si trasformi in una croce nera. Tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse sulle celle che volete riempire con la serie. Mentre spostate il mouse, Excel visualizza il mese o il giorno in ogni cella che evidenziata. Se volete creare una serie crescente dovete trascinare la selezione verso destra o verso il basso, mentre se volete stabilire un ordine decrescente a partire dalla cella iniziale la selezione va trascinata verso sinistra o verso l'alto. Oltre a sequenze numeriche, è possibile produrre delle serie complesse e utilizzare giorni, mesi e altri intervalli temporali insieme. In questi casi bisogna però specificare il tipo di sequenza che si vuole inserire. Se il vostro primo dato è 'maggio '96", per esempio, dovete specificare se volete continuare la serie in base al mese, introducendo quindi giugno, luglio '96 e così via, o se volete invece procedere in base all'anno, continuando con maggio '97, maggio '98 ecc. Per specificare il tipo di serie inserite il primo dato della sequenza, quindi effettuate il trascinamento sulle altre celle tenendo premuto il tasto destro del mouse. Alla fine della selezione compare un menu di scelta rapida, dove sono elencate tutte le opzioni in base alle quali si può continuare la serie. La voce Serie, in particolare, apre una finestra di dialogo che permette di scegliere il tipo di serie numeriche che si vogliono utilizzare -per esempio lineari o progressive - il valore di incremento con il
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI quale si vuole proseguire la serie e, nel caso di intervalli temporali, le unità di data - come giorno, mese, anno - in base alle quali continuare la serie. Una volta selezionate le opzioni da utilizzare è sufficiente premere il pulsante OK perché Excel inserisca la serie desiderata nell'intervallo di celle. 5.0 Selezionare i dati 5.1 Selezionare una cella o un insieme di celle adiacenti e non. Le operazioni che vengono effettuate in Excel si ripercuotono sulla cella o sulle celle selezionate. In Excel è possibile selezionare una sola cella, più celle adiacenti e non, una sola riga o una sola colonna, più righe e più colonne adiacenti e non. Le celle selezionate (adiacenti o non) costituiscono un "intervallo". Per selezionare Operazione da eseguire Testo in una cella Se l'impostazione di modifica diretta nella cella è attivata, selezionare la cella, fare doppio clic al suo interno, quindi selezionare il testo. Se l'impostazione di modifica diretta nella cella è disattivata, selezionare la cella, quindi il testo sulla barra della formula. Una singola cella Fare clic sulla cella oppure spostarsi su quella desiderata utilizzando i tasti di direzione. Un intervallo di celle Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi trascinare la selezione fino all'ultima cella. Tutte le celle di un foglio di lavoro Fare clic sul pulsante Seleziona tutto. Celle non adiacenti o intervalli di celle Selezionare la prima cella o il primo intervallo di celle, quindi selezionare le altre celle o gli altri intervalli tenendo premuto CTRL. Un intervallo di celle esteso Fare clic sulla prima cella dell'intervallo, quindi sull'ultima tenendo premuto MAIUSC. Per visualizzare l'ultima cella è possibile scorrere il foglio. Un'intera riga Fare clic sull'intestazione di riga. Un'intera colonna Fare clic sull'intestazione di colonna. Righe o colonne adiacenti Trascinare il puntatore sulle intestazioni di riga o di colonna oppure selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi selezionare l'ultima riga o l'ultima colonna tenendo premuto MAIUSC. Righe o colonne non adiacenti Selezionare la prima riga o la prima colonna, quindi selezionare le altre righe o le altre colonne tenendo premuto CTRL. Un numero maggiore o minore di celle rispetto alla selezione corrente Fare clic sull'ultima cella che si desidera includere nella selezione tenendo premuto MAIUSC. La nuova selezione sarà
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it 1. 2. 3. 4. copiare 5. incollare 6. 7. nNote dalla , a e Spostare o copiare caratteri all'interno di una cella 1. Fare doppio clic sulla cella da modificare. 2. Selezionare i caratteri da spostare o copiare. 3. Per spostare i caratteri, fare clic sul pulsante Taglia. Per copiare i caratteri, fare clic sul pulsante Copia. 4. Fare clic nel punto all'interno della cella in cui si desidera incollare i caratteri. 5. Fare clic sul pulsante Incolla . 6. Premere INVIO. Spostare o copiare parte del contenuto di una cella i un'altra cella Fare doppio clic sulla cella da spostare o copiare. Selezionare i caratteri da spostare o copiare. Per spostare la selezione, fare clic sul pulsante Taglia.Per copiare la selezione, fare clic sul pulsante Copia. Fare doppio clic sulla cella in cui si desidera spostare o i dati. Fare clic nel punto all'interno della cella in cui si desidera i caratteri. Fare clic sul pulsante Incolla. Premere INVIO. Per copiare tutta una formula o parte di essa, selezionare la parte desiderata, fare clic sul pulsante Copia e premere ESC per uscire cella. Fare doppio clic sulla cella in cui si desidera incollare i dati posizionare il punto di inserimento dove desiderato, quindi fare clic sul pulsante Incolla. Quando si fa doppio clic su una cella o si preme F2 per modificarla, i tasti di direzione possono essere utilizzati solo per spostarsi all'interno della cella. Per passare a un'altra cella, occorre prima premere INVIO per rendere effettive le modifiche apportate all cella attiva. Spostare o copiare cell intere 1. Selezionare le celle da spostare o copiare. 2. Posizionare il puntatore sul bordo della selezione. SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI rappresentata dall'intervallo rettangolare che racchiude tutte le celle comprese tra quella attiva e l'ultima selezionata. 5.2 Usare le funzioni Copia Taglia e Incolla, cancellare e spostare dati. Copiare, spostare, cancellare dati di una cella sono operazioni fondamentali. In generale esse possono essere condotte come nelle altre applicazioni windows con qualche particolarità, data la distribuzione dei dati in un reticolo di celle.  Copiare e spostare dati si può fare:  usando i pulsanti Taglia ( ), Copia ( ), Incolla ( )  usando le voci di menu Modifica/Taglia, Copia, Incolla  trascinando la selezione sulla cella in cui si vuole copiare i dati. Quando si copia una cella trascinandola o facendo clic sul pulsante Taglia o Copia e quindi sul pulsante Incolla, verrà copiata l'intera cella, inclusi i formati, la formula con il relativo risultato e le note. Nella tabella seguente sono riportate diverse modalità di spostamento o copia di dati.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it i a e i e i à n i ù SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 3. Per spostare le celle, trascinare la selezione sulla cella superiore sinistra dell'area di incollamento. I dati esistenti nell'area d incollamento verranno sostituiti. Per copiare le celle, trascinare l selezione tenendo premuto CTRL. Per inserire le celle tra quelle esistenti, trascinare la selezione tenendo premuto MAIUSC o MAIUSC+CTRL a seconda che si desideri spostare o copiare le celle. Per spostare la selezione su un foglio differente, trascinarla sulla scheda del foglio tenendo premuto ALT. Suggerimento Per spostare o copiare le celle in una diversa cartella di lavoro o in posizioni distanti da quella di origine, selezionare le celle e fare clic sul pulsante Taglia per spostarle o sul pulsante Copia per copiarle. Passare all'altro foglio o all'altra cartella di lavoro, selezionar la cella superiore sinistra dell'area di incollamento e fare clic sul pulsante Incolla. 1. Selezionare le celle contenenti i dati da copiare. 2. Trascinare il quadratino di riempimento sulle celle da riempire, quindi rilasciare il pulsante del mouse. Le formule o i valor esistenti nelle celle verranno sostituiti e verrà copiata la formattazione. Note Per inserire rapidamente nella cella attiva il contenuto della cella superiore, premere CTRL+D. Per inserire il contenuto della Copiare celle all'interno di cella a sinistra, premere CTRL+R. una riga o di una colonna Se si trascina il quadratino di riempimento in alto o a sinistra di una selezione rimanendo all'interno delle celle selezionat senza oltrepassare la prima colonna o la prima riga, i dati contenut nell'area selezionata verranno eliminati ma la formattazione verr mantenuta. Se valori quali numeri o date vengono incrementati anziché copiati nell'intervallo selezionato, selezionare di nuovo i valori originari e trascinare il quadratino di riempimento tenendo premuto CTRL. 1. Selezionare le celle da spostare o copiare. 2. Fare clic sul pulsante Copia. 3. Selezionare la cella superiore sinistra di ciascuna area di Copiare una selezione i incollamento tenendo premuto CTRL. diverse posizioni Raccogliere e incollare pi elementi 4. Fare clic sul pulsante Incolla. Per incollare di nuovo la stessa area di copia su un foglio di lavoro differente, passare a tale foglio e ripetere i passaggi 3 e 4. Nota Per annullare il bordo tratteggiato al termine dell'operazione d copia, premere ESC.  Selezionare il primo elemento che si desidera copiare.  Scegliere il pulsante Copia sulla barra strumenti degli Appunti.  Se l'elemento successivo che si desidera copiare si trova 113
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it . i SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI in un altro programma, passare al programma in questione.  Selezionare l'elemento successivo.  Scegliere il pulsante Copia sulla barra strumenti degli Appunti. Se la barra strumenti degli Appunti non è disponibile, scegliere Copia dal menu Modifica.  Ripetere i passaggi da 3 a 5 finché tutti gli elementi desiderati non saranno stati copiati, fino a un massimo di 12 elementi.  Fare clic sul punto del documento in cui si desidera incollare gli elementi.  Per incollare tutti gli elementi copiati, scegliere il pulsante Incolla tutto sulla barra strumenti degli Appunti. Se non si desidera incollare tutti gli elementi copiati, è possibile incollare elementi specifici. Note Se la barra strumenti degli Appunti non è disponibile, significa che il programma o il tipo di visualizzazione con cui si sta lavorando non consentono di mostrare o incollare più elementi dagli Appunti di Office Se tuttavia Appunti di Office viene visualizzato in uno dei programmi d Office, qualsiasi elemento tagliato o copiato verrà raccolto automaticamente.  Quando si utilizzano gli Appunti di Office per copiare e incollare una formula in Microsoft Excel, verrà incollato solo il valore ma non la formula.  Se si copiano più intervalli in Excel e poi si sceglie il pulsante Incolla tutto, questi verranno incollati all'interno di una colonna, dall'alto verso il basso.  In Excel il pulsante Incolla tutto non è disponibile se tra gli elementi raccolti vi è un oggetto disegno o un'immagine. Inserire celle spostate o copiate tra le celle esistenti  Selezionare le celle contenenti dati da spostare o copiare.  Per spostare la selezione, fare clic sul pulsante Taglia. Per copiare la selezione, fare clic sul pulsante Copia.  Selezionare la cella in alto a sinistra dell'area in cui si desidera inserire le celle tagliate o copiate.  Scegliere Celle tagliate o Celle copiate dal menu Inserisci.  Fare clic nella direzione in cui si desidera spostare le celle circostanti. Nota Per annullare il bordo tratteggiato al termine dell'operazione di copia, premere ESC.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it e a , Aprire SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Se si copia un intervallo che include celle vuote, attenersi alla procedur indicata di seguito per evitare di incollare le celle vuote sovrascrivendo dati già esistenti. Impedire di sovrascriver dati esistenti con celle vuote Copiare solo le celle visibili ad esempio da una struttura Copiare o spostare dati da una cartella ad un'altra. Selezionare le celle da copiare. Fare clic sul pulsante Copia. Selezionare la cella superiore sinistra dell'area di incollamento. Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica. Selezionare la casella di controllo Salta celle vuote. Se il foglio di lavoro contiene celle, righe o colonne nascoste, è anche possibile copiare solo le celle visibili. È ad esempio possibile copiare solo i dati di riepilogo visualizzati in una struttura. Selezionare le celle da copiare. Scegliere Vai a dal menu Modifica. Scegliere il pulsante Speciale. Selezionare il pulsante di opzione Solo celle visibili, quindi scegliere OK. Fare clic sul pulsante Copia. Selezionare la cella superiore sinistra dell'area di incollamento. Fare clic sul pulsante Incolla. Nota I dati copiati verranno incollati in righe e colonne consecutive. Se l'area di incollamento contiene righe o colonne nascoste, sarà necessario scoprirla per visualizzare tutte le celle copiate. le cartelle e selezionare i fogli da e in cui copiare i dati. Selezionare le celle da copiare. Fare clic sul pulsante Copia o sul pulsante Taglia. Selezionare la cella del foglio della cartella in cui copiare. Fare clic sul pulsante Incolla. Per cancellare dati contenuti nelle celle selezionare le celle e premere il tasto CANC. Ricordarsi che è sempre possibile rimediare ad un errore di cancellazione cliccando su Modifica/Annulla nella barra del menu oppure sul pulsante Annulla ( ) sulla barra degli strumenti foglio elettronico Parte seconda 1.0 Trovare e sostituire 1.1 Usare il comando trova
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.2 Usare il comando Sostituisci 2.0 Righe e colonne 2.1 Inserire righe e colonne 2.2 Modificare la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe 2.3 Cancellare righe e colonne 3.0 Ordinare i dati 3.1 Disporre in ordine numerico crescente o decrescente i dati selezionati 3.2 Disporre in ordine alfabetico crescente o decrescente i dati selezionati 4.0 Funzioni aritmetiche e logiche 4.1 Usare le funzioni aritmetiche e logiche 4.2 Riconoscere i messaggi standard di errore associati a formule 4.3 Usare il riempimento automatico per copiare o incrementare dati 4.4 Capire e usare i riferimenti relativi e assoluti nelle formule e funzioni 4.5 Usare la funzione di somma 4.6 Usare la funzione di media. 1.0 Trovare e sostituire 1.1 Usare il comando Trova Come nelle altre applicazioni Office, è possibile cercare e trovare dati. Il comando è Modifica/Trova: si apre la finestra di dialogo in cui è possibile specificare gli elementi da cercare. È possibile cercare testo o numeri specifici che si desidera controllare o modificare e quindi sostituire automaticamente i dati trovati. È anche possibile selezionare tutte le celle contenenti lo stesso tipo di dati della cella attiva, ad esempio delle formule, oppure le celle con contenuto diverso dalla cella attiva. Trovare testo o numeri 1. Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca. Per effettuare la ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi. 2. Scegliere Trova dal menu Modifica. 3. Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 4. Dalla casella Cerca in selezionare il tipo di informazioni da cercare. 5. Scegliere il pulsante Trova successivo. Nota Per annullare una ricerca in corso, premere ESC. 1.2 Usare il comando Sostituisci Nella finestra di dialogo Trova è presente il pulsante Sostituisci.... Premendo tale pulsante la finestra si modifica In questo modo è possibile sostituire un dato con un altro. 1. Selezionare l'intervallo di celle in cui si desidera effettuare la ricerca. Per effettuare la ricerca nell'intero foglio, fare clic su una cella qualsiasi. 2. Scegliere Sostituisci dal menu Modifica. 3. Nella casella Trova immettere il testo o i numeri da cercare. 4. Nella casella Sostituisci con immettere i caratteri da sostituire a quelli esistenti. Per eliminare i caratteri indicati nella casella Trova, lasciare vuota la casella Sostituisci con. 5. Scegliere il pulsante Trova successivo. 6. Per sostituire solo le occorrenze evidenziate dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci. Per sostituire tutte le occorrenze dei caratteri trovati, scegliere Sostituisci tutto. Nota Per annullare una ricerca in corso, premere ESC. 2.0 Righe e colonne 2.1 Inserire righe e colonne Se si rende necessario ampliare la struttura del foglio, introducendo nuovi elementi tra le righe e le colonne presenti, potete aggiungere con facilità nuove celle, righe o colonne. Per inserire una cella o un intervallo di celle posizionatevi sulla cella dove volete che siano inserite le nuove unità e selezionate un numero di righe corrispondente a quello delle nuove unità che volete inserire: se, per esempio, volete introdurre tre nuove celle, selezionate tre righe. Dopo aver selezionato l'intervallo di celle, aprite il menu lnserisci e fate clic sulla voce Celle. Excel apre una finestra di dialogo che permette di decidere se spostare le altre celle del foglio a destra o in basso rispetto al punto di inserimento. Una volta scelta una delle opzioni della finestra di dialogo, il programma completa l'operazione aggiungendo le celle nel punto indicato. 117
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Si può aprire la finestra di dialogo Inserisci celle anche con la tastiera, premendo la combinazione di tasti Ctrl e +. Per inserire una nuova colonna fra due colonne esistenti la procedura è analoga. Posizionatevi su una cella qualsiasi della colonna dove volete introdurre la nuova unità, aprite il menu Inserisci e scegliete la voce Colonna: Excel provvede a inserire una colonna vuota nella posizione selezionata. Se, per esempio, ci si trova sulla colonna D, essa viene spostata a destra di una posizione e al suo posto è inserita una nuova colonna vuota. Per inserire nuove righe, scegliete la voce Righe dal menu Inserisci. La nuova riga farà spostare le altre righe di una posizione. 2.2 Modificare la larghezza delle colonne e l'altezza delle righe La larghezza delle righe e l'altezza delle colonne può essere impostata a piacere in due modi: Il primo modo consiste nel portare il cursore sulle intestazioni nel punto di divisione delle colonne e delle righe: esso si trasforma in una riga con una freccia a doppia punta. Ciò indica che trascinando a destra o a sinistra per le colonne o sopra e sotto per le righe si modifica la larghezza e l'altezza. Per modificare l'altezza delle righe: Trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di riga fino ad assegnare alla riga l'altezza desiderata Suggerimenti  Adattare la riga al contenuto Per adattare l'altezza della riga al contenuto delle celle, fare doppio clic sul bordo inferiore dell'intestazione di riga.  Modificare l'altezza di più righe Per modificare l'altezza di più righe, selezionarle, quindi trascinare il bordo inferiore dell'intestazione di una delle righe selezionate. Per modificare l'altezza di tutte le righe del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e trascinare il bordo inferiore di una delle righe. Per modificare la larghezza delle colonne: Trascinare il bordo destro dell'intestazione di colonna fino ad assegnare alla colonna la larghezza desiderata. La larghezza di colonna visualizzata corrisponde al numero medio di cifre del tipo di carattere standard presenti in una cella. Suggerimenti  Adattare la larghezza al contenuto Per adattare la larghezza della colonna al contenuto, fare doppio clic sul bordo destro dell'intestazione di colonna. Per applicare questa 118
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI operazione a tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto, quindi fare doppio clic sul bordo destro di una delle intestazioni di colonna.  Modificare la larghezza di più colonne Per modificare la larghezza di più colonne, selezionarle, quindi trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne selezionate. Per modificare la larghezza di tutte le colonne del foglio di lavoro, fare clic sul pulsante Seleziona tutto e trascinare il bordo destro dell'intestazione di una delle colonne.  Copiare la larghezza Per copiare la larghezza da una colonna a un'altra, selezionare una cella nella colonna, fare clic sul pulsante Copia sulla barra degli strumenti Standard, quindi selezionare la colonna di destinazione. Scegliere Incolla speciale dal menu Modifica e selezionare il pulsante di opzione Larghezza colonne. Il secondo modo si ottiene cliccando sulla voce di menu Formato/Colonne e Formato/Righe: in questo modo si apre un menu a discesa La voce Adatta permette di adattare la larghezza e l'altezza della cella al contenuto. Nascondi e Scopri permettono di nascondere righe e colonne selezionate e scoprire righe e colonne nascoste. Le voci Altezza... e Larghezza... fanno aprire una finestra di dialogo in cui immettere il valore desiderato. Questo valore rappresenta:  il numero di caratteri contenuti nella larghezza della colonna secondo il carattere standard attivo  l'altezza della riga in punti carattere .  Naturalmente i valori impostati vengono applicati alle righe e alle colonne selezionate. 2.3 Cancellare righe e colonne Quando si elimina una cella, questa viene rimossa dal foglio di lavoro e le celle circostanti vengono spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto. Quando si cancella una cella, ne vengono rimossi il contenuto (ovvero la formula e i dati), i formati (inclusi quelli numerici e condizionali nonché i bordi) e le note, ma la cella vuota rimane sul foglio di lavoro. Cancellare il contenuto, i formati o le note delle celle 1. Selezionare le celle, le righe o le colonne da cancellare. 2. Scegliere Cancella dal menu Modifica, quindi scegliere Tutto, Contenuto, Formati o Note. Note  Se si fa clic su una cella e si preme CANC o BACKSPACE, verrà rimosso il contenuto della cella ma non le note o i formati.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI  Se si cancella una cella, verranno rimossi i formati, il contenuto, le note o tutte e tre queste informazioni. Il valore di una cella cancellata è 0 (zero) e una formula che contiene un riferimento a una cella cancellata riceve il valore 0. Suggerimento Per rimuovere tutte le note da un foglio di lavoro, scegliere Vai a dal menu Modifica, scegliere il pulsante Speciale e selezionare Note, quindi scegliere Cancella dal menu Modifica e infine Note. Eliminare celle, righe o colonne 1. Selezionare le celle, le righe o le colone da eliminare. 2. Scegliere Elimina dal menu Modifica. Le celle circostanti verranno spostate per riempire lo spazio lasciato vuoto. Nota I riferimenti assoluti alle celle spostate vengono aggiornati automaticamente in modo da rifletterne la nuova posizione e tenere aggiornate le formule. Le formule del foglio di lavoro contenenti un riferimento a una cella eliminata visualizzeranno tuttavia il valore di errore #RIF!. 3.0 Ordinare i dati 3.1 Disporre in ordine numerico crescente o decrescente i dati selezionati Quando si ordina un elenco, le righe vengono ridisposte in base al contenuto di una colonna. Per disporre un elenco in ordine alfanumerico utilizzando i dati contenuti in una colonna, è possibile specificare un tipo di ordinamento crescente (da 0 a 9, spazi iniziali, punteggiatura e da A a Z). Ordinare le righe in ordine crescente in base al contenuto di una colonna A meno che non vengano modificate, le opzioni di ordinamento impostate per un elenco verranno utilizzate anche per gli ordinamenti successivi. 1. Fare clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento. 2. Fare clic su Ordinamento crescente ( ). Ordinare le righe in base al contenuto di due o più colonne Per un risultato ottimale, è preferibile assegnare delle etichette di colonna all'elenco che si desidera ordinare. 1. Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera ordinare. 2. Scegliere Ordina dal menu Dati. Si apre la finestra di dialogo 3. Nelle caselle Ordina per e Quindi per selezionare le colonne di cui si desidera effettuare l'ordinamento.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Se occorre effettuare l'ordinamento in base a più di tre colonne, ordinare l'elenco in base a quelle meno significative. Se ad esempio l'elenco contiene delle informazioni sugli impiegati che si desidera ordinare per Ufficio, Titolo, Cognome e Nome, sarà necessario ordinare l'elenco due volte. La prima volta, selezionare Nome dalla casella Ordina per e ordinare l'elenco. La seconda volta, selezionare Ufficio dalla casella Ordina per, quindi Titolo dalla prima casella Quindi per e infine Cognome dalla seconda casella Quindi per e ordinare di nuovo l'elenco. 4. Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate, quindi scegliere OK. Se necessario, ripetere i passaggi da 2 a 4 utilizzando le colonne in ordine di importanza. Note  Se la colonna specificata nella casella Ordina per contiene delle voci duplicate, è possibile effettuare un ulteriore ordinamento specificando un'altra colonna nella prima casella Quindi per. Se anche questa colonna contiene degli elementi duplicati, è possibile specificare una terza colonna di ordinamento nella seconda casella Quindi per.  Quando si ordinano delle righe appartenenti a una struttura del foglio di lavoro, verranno ordinati i gruppi di livello più alto (di livello 1) in modo che le righe e le colonne di dettaglio restino unite anche nel caso in cui siano nascoste. Ordinare le colonne in base al contenuto delle righe 1. Fare clic su una cella dell'elenco che si desidera ordinare. 2. Scegliere Ordina dal menu Dati. 3. Scegliere il pulsante Opzioni. 4. Nella casella Orientamento, selezionare Ordina da sinistra a destra, quindi scegliere OK. 5. Nelle caselle Ordina per e Quindi per selezionare le righe di cui si desidera effettuare l'ordinamento. Ordinare gli elenchi di mesi, di giorni della settimana o gli elenchi personalizzati 1. Selezionare una cella o un intervallo dell'elenco che si desidera ordinare. 2. Scegliere Ordina dal menu Dati. 3. Scegliere il pulsante Opzioni.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 4. Nella casella Prima chiave di ordinamento selezionare l'ordinamento personalizzato desiderato, quindi scegliere OK. 5. Selezionare le altre opzioni di ordinamento desiderate, quindi scegliere OK. Note  L'ordinamento personalizzato viene applicato solo per la colonna specificata nella casella Ordina per. Per ordinare in base a più colonne utilizzando un criterio personalizzato, è necessario eseguire i singoli ordinamenti separatamente. Per ordinare ad esempio le colonne A e B in quest'ordine di importanza, ordinare l'elenco prima in base alla colonna B e specificare il tipo di ordinamento personalizzato nella finestra di dialogo Opzioni di ordinamento, quindi ordinare l'elenco in base alla colonna A.  Se si desidera disporre le voci di un elenco secondo un ordine specifico, ad esempio nel caso di dati organizzativi, è possibile utilizzare un elenco personalizzato. Tipi di ordinamento predefiniti I tipi di ordinamento utilizzati in Microsoft Excel consentono di ordinare i dati in base al valore di questi ultimi anziché in base al formato. Di seguito vengono riportati i criteri seguiti per l'ordinamento crescente. Per l'ordinamento decrescente tale ordine va invertito, fatta eccezione per le celle vuote che vengono sempre poste alla fine. Numeri I numeri vengono ordinati a partire dal più piccolo numero negativo al più grande numero positivo. Ordinamento alfanumerico Quando si ordina un testo alfanumerico, questo viene disposto da sinistra verso destra e carattere per carattere. Una cella contenente il testo "A100" ad esempio verrà posta dopo una cella contenente la voce "A1", ma prima di una cella contenente la voce "A11". Il testo e le combinazioni di testo e numeri vengono ordinati nel modo seguente: 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 (spazio) ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z Gli apostrofi (') e i trattini (-) vengono ignorati. Nel caso in cui l'unica differenza tra due stringhe di testo è determinata dalla presenza del trattino, il testo che lo include viene ordinato per ultimo. Valori logici Il valore logico FALSO viene posto prima del valore logico VERO. Valori di errore Tutti i valori di errore hanno la stessa priorità di ordinamento. Celle vuote Le celle vuote vengono sempre poste alla fine. 3.2 Disporre in ordine alfabetico crescente o decrescente i dati selezionati Ordinare le righe in ordine decrescente in base al contenuto di una colonna A meno che non vengano modificate, le opzioni di ordinamento impostate per un elenco verranno utilizzate anche per gli ordinamenti successivi. 1. Fare clic su una cella della colonna in base alla quale si desidera effettuare l'ordinamento. 2. Fare clic su Ordinamento decrescente ( ). Per tutte le altre modalità di ordinamento vale ciò che è stato detto nel paragrafo precedente riguardo all'ordinamento crescente.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Strutturare un foglio elettronico come un database Excel non solo è utile per organizzare e manipolare numeri, ma può costituire un pratico strumento per costruire in modo semplice archivi di dati. Strutturando un foglio come un database è possibile mettere in relazione i dati in base a determinati criteri di ricerca, cercare informazioni e riorganizzarle secondo nuovi criteri di ordinamento. Se si vuole rendere più efficiente la propria agenda degli indirizzi, per esempio, è possibile trasferirla su un foglio elettronico. In questo modo si possono ordinare tutti i nomi dei propri conoscenti in base alla città di residenza, oppure è possibile effettuare una ricerca per scoprire in tempo utile la data di un compleanno. Per strutturare un foglio elettronico come un database è necessario creare delle categorie di ordinamento in base alle quali organizzare i dati, per esempio, nel caso di un'agenda con indirizzi, nome, numero di telefono, data del compleanno ecc, in modo che ogni categoria costituisca l'etichetta di una colonna. Un foglio elettronico di questo tipo contiene la stessa categoria di dati in ciascuna colonna, e i dati di ciascuna riga sono correlati tra loro. Continuando con l'esempio dell'agenda, mentre le colonne dovrebbero contenere i dati dello stesso tipo (nome, indirizzo, ecc.) in ogni riga andrebbero i dati riferiti alla stessa persona. Nell'inserire i dati è importante non lasciare alcuna riga vuota e dare alle informazioni un'impostazione omogenea, per esempio scrivendo date e indirizzi sempre allo stesso modo. Dopo aver creato una lista di dati omogenei è possibile ordinarli secondo diversi parametri, in modo da disporre le righe di un elenco in base al contenuto di una colonna. Nel caso dell'agenda, per esempio, è possibile ordinare gli indirizzi secondo la città di residenza, oppure in ordine alfabetico in base al cognome e così via.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per ordinare i dati di una lista selezionate una delle celle che contengono i dati da organizzare, aprite il menu Dati e fate clic sulla voce Ordina: Excel apre una finestra di dialogo nella quale è possibile scegliere uno o più parametri di ordinamento. Una volta selezionate le colonne e il tipo di ordinamento che si vuole effettuare, fate clic sul pulsante OK e Excel ridispone tutte le righe del foglio in base all'ordine crescente o decrescente dei valori contenuti nelle colonne selezionate. Filtrare i dati di una lista Oltre a ordinare la lista in base a parametri stabiliti, è possibile filtrare i dati in modo da visualizzare soltanto le righe che interessano. Dalla rubrica di indirizzi, per esempio, è possibile ottenere la lista di tutti gli amici residenti in una certa città. Il filtro permette non solo di visualizzare i dati che interessano, ma anche di modificarli o produrre grafici a partire da essi. A differenza dell'ordinamento, lo strumento del filtro non sposta le righe della lista, ma nasconde le righe che non soddisfano i criteri di selezione. Per individuare rapidamente gli elementi che volete visualizzare in un elenco, selezionate una cella del foglio o una voce di campo, aprite il menu e fate clic sulla voce Filtro, quindi scegliete la voce Filtro automatico dal menu a discesa: Excel inserisce un pulsante di selezione per il filtro automatico a lato di ogni etichetta di colonna. Se si fa clic su una delle frecce dei pulsanti di selezione per il filtro è possibile visualizzare un menu con tutte le voci presenti nella colonna e scegliere la voce in base alla quale filtrare i dati. Per tornare a vedere tutte le righe del foglio selezionate dal menu la voce Tutto. 124
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Filtri personalizzati È anche possibile raffinare la ricerca e applicare dei filtri personalizzati, cioè filtri che possono essere utilizzati per visualizzare righe in grado di soddisfare più condizioni in una stessa colonna. In questo modo, per esempio, nella lista degli indirizzi si possono selezionare le righe che fanno riferimento a più nomi di città. Se scegliete la voce Personalizza dal menu per il filtro che compare a lato di ogni colonna, Excel apre una finestra di dialogo nella quale è possibile indicare i criteri di selezione. Nella casella Mostra righe selezionate l'operatore di confronto in base al quale filtrare i dati: gli operatori possono essere Uguale, Maggiore o Minore di, oppure, nel caso di valori testuali, Inizia con, Finisce, Contiene, ecc. Una volta inserito l'operatore di confronto, inserite il valore da utilizzare come termine di confronto nella casella del valore alla sua destra. In un foglio per la contabilità, per esempio, potrebbe essere necessario selezionare tutte le voci di spesa che superano £ 200.000. Nella finestra Personalizza è possibile utilizzare anche due criteri di filtro per la stessa colonna, per esempio cercare le righe che contengono valori compresi fra £200.000 e £400.000. Dopo aver selezionato il primo operatore di confronto , si deve fare clic sul pulsante AND e introdurre un secondo operatore di confronto. 4.0 Funzioni aritmetiche e logiche Prima di passare all'uso di formule e funzioni è bene chiarire meglio i riferimenti alle celle e agli intervalli, in quanto essi sono di norma usati nelle formule e nelle funzioni. Un riferimento identifica una cella o un intervallo di celle in un foglio di lavoro e viene utilizzato per la ricerca dei valori che si desidera includere in una formula. Grazie ai riferimenti in una sola formula è possibile utilizzare i dati contenuti in diverse parti di un foglio di lavoro oppure il valore di un'unica cella in più formule. È inoltre possibile fare riferimento a celle di altri fogli della stessa cartella di lavoro, ad altre cartelle di lavoro e a dati presenti in altri programmi. I riferimenti a celle in altre cartelle di lavoro sono denominati riferimenti esterni e i riferimenti ai dati di altri programmi sono denominati riferimenti remoti. In base all'impostazione predefinita, in Excel viene utilizzato lo stile di riferimento A1, in cui le colonne sono identificate da lettere (da A a IV, per un totale di 256 colonne) e le righe sono identificate da numeri (da 1 a 65536). Tali lettere e numeri costituiscono le intestazioni di riga e di colonna. Per fare riferimento a una cella, immettere la lettera della colonna seguita dal numero di riga. D50 si riferisce ad esempio alla cella posizionata all'intersezione tra la colonna D e la riga 50. Per fare riferimento a un intervallo di celle, immettere il riferimento della cella nell'angolo superiore sinistro dell'intervallo, i due punti (:), quindi il riferimento della cella nell'angolo inferiore destro. Di seguito sono riportati esempi di riferimenti. Per fare riferimento a Utilizzare Cella all'intersezione della colonna A e della riga 10 A10 Intervallo di celle delimitato dalla colonna A e dalle righe da 10 a 20 A10:A20 Intervallo di celle delimitato dalla riga 15 e dalle colonne da B a E B15:E15
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Tutte le celle della riga 5 5:5 Tutte le celle delle righe da 5 a 10 5:10 Tutte le celle della colonna H H:H Tutte le celle delle colonne da H a J H:J Intervallo di celle delimitato dalle colonne da A a E e dalle righe da 10 a 20 A10:E20 Lo Stile di riferimento R1C1 viene usato maggiormente nelle macro e nelle routines Visual Basic. In questo riferimento si inseriscono dopo R il numero di riga e dopo C il numero di colonna ad esempio R10C2 indica la cella B10. I riferimenti possono essere assoluti e relativi. Se in una formula scriviamo per esempio =somma(A1:D1) e la formula viene inserita nella cella E1, in questa cella comparirà la somma dei contenuti delle celle da A1 a D1. Se ora copiamo la formula nella cella E2 Excell intende che il riferimento alle celle è relativo, cioè, poichè la formula si trova in E2, l'intervallo della formula diventa A2:D2 e la formula copiata sarà =somma(A2:D2); e cos' via se copiamo la formula in altre celle. Questo tipo di riferimento si chiama relativo. Se, al contrario, in una formula vogliamo che il riferimento ad una cella o ad un intervallo sia assoluto, e cioè che la cella o l'intervallo rimanga sempre lo stesso copiando la formula, allora dobbiamo far precedere i nomi di cella dal simbolo $. Così, se scriviamo =somma($A$1:$D$1), anche se copiamo la formula, viene sempre riportata la somma relativa alle celle da A1 a D1. E' da osservare che possiamo rendere assoluti o relativi riga e colonna, oppure l'una o l'altra. Così, se scriviamo $A1 intendiamo dire che la colonna è relativa e cambierà nelle formule copiate, mentre la riga rimane fissa la 1. Possiamo avere perciò per una cella le scritte A1, $A1, A$1, $A$1 rendendo relative riga e colonna, solo colonna, solo riga, entrambe. Etichette e nomi È possibile utilizzare le etichette delle righe e delle colonne di un foglio di lavoro per fare riferimento alle celle delimitate da tali righe e colonne. "Prezzo", "Quantità" e "Totale" sono esempi di etichette utilizzabili. In alternativa, è possibile assegnare nomi descrittivi che rappresentino celle, intervalli di celle, formule o valori costanti. Riferimenti 3D Se si desidera analizzare dati presenti in una cella o un intervallo di celle in più fogli all'interno della cartella di lavoro, utilizzare i riferimenti 3D. Un riferimento 3D include il riferimento di cella o di intervallo preceduto da un intervallo di nomi di fogli di lavoro. È possibile utilizzare qualunque nome memorizzato tra il primo e l'ultimo nome del riferimento. =SOMMA(Foglio2:Foglio13!B5) ad esempio consente di addizionare i valori contenuti nella cella B5 in tutti i fogli compresi tra il Foglio 2 e il Foglio 13 inclusi. Non è inutile, a questo punto, dare una definizione di formula e funzione. Una formula è un'insieme di costanti e riferimenti uniti da operatori matematici. Una formula in Excel inizia con = (uguale). Ad esempio =(A1*235*B3+C5) è una formula che inserisce nella cella il risultato delle operazioni contenute in essa. Gli operatori matematici riconosciuti da Excel sono + Somma - Sottrazione * Moltiplicazione / Divisione % Percentuale ^ Elevamento a potenza = Uguale a > Maggiore di < Minore di
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI >= Maggiore di o uguale a <= Minore di o uguale a <> Diverso da & Concatenamento di testo Essi sono chiamati anche funzioni in quanto effettuano un calcolo fra dati o fra funzioni. Una funzione è una ruotine che Excel richiama ogni volta che la incontra e che fornisce un valore (numerico o di stringa) calcolato dalla routine. Ad esempio somma(intervallo) è una funzione che calcola la somma dei contenuti dell'intervallo di celle specificato, Adesso() calcola la data odierna. Excel contiene moltissime funzioni per tutte le esigenze di calcolo. Cercare nella guida alle voci Funzioni matematiche e trigonometriche, Funzioni statistiche, funzioni del database, funzioni data e ora etc.. Una funzione termina sempre con aperta e chiusa parentesi () anche se fra di esse non vi sono parametri. 4.1 Usare le funzioni aritmetiche e logiche Le funzioni più importanti sono senza dubbio gli operatori aritmetici (+ - * /) di somma, differenza, prodotto e quoziente, che permettono di costruire formule per tutte le esigenze insieme all'operatore elevamento a potenza (^). Ricordiamo ancora che una formula comincia sempre con =(uguale) e può contenere costanti, riferimenti di celle e di intervalli, funzioni. Se in una formula sono presenti diversi operatori, l'ordine di esecuzione delle operazioni sarà quello illustrato nella tabella che segue. Se una formula contiene operatori dotati della stessa precedenza, come quelli di moltiplicazione e divisione, essi verranno calcolati da sinistra a destra. Per modificare l'ordine del calcolo, racchiudere tra parentesi la parte della formula che si desidera calcolare prima. Operatore Descrizione : (due punti) (spazio singolo) ; (punto e virgola) Operatori di riferimento – Negazione (–1) % Percentuale ^ Elevamento a potenza * e / Moltiplicazione e divisione + e – Addizione e sottrazione & Concatenazione di stringhe = < > <= >= <> Confronto Quando in una cella viene introdotta una formula che contiene riferimenti, se qualche valore contenuto nei riferimenti cambia, Excel ricalcola le formule e aggiorna i valori nelle celle contenenti le formule.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per accedere a tutte le funzioni disponibili in Excel si può attivare il comando Inserisci/Funzione... dalla barra del menu. Si apre la finestra di dialogo Incolla Funzione che presenta l'elenco di tutte le funzioni. In basso è riportata una spiegazione e la sintassi della funzione. Per ulteriori informazioni si può cliccare sulla guida (?) in basso a sinistra. Scelta la funzione è sufficiente fare click su di essa. Si apre un'altra finestra in cui è possibile scegliere le celle o gli intervalli interessati Nelle funzioni e nelle formule sono contenuti, in genere, celle e intervalli. Per individuare l'intervallo contenuto in una formula è sufficiente fare doppio click sulla cella che contiene la formula. Excel evidenzia con un contorno azzurro l'intervallo. Per cambiare il riferimento si può trascinare il contorno in un'altra posizione oppure modificarlo trascinando col sinistro il quadratino di riempimento della selezione. Fatte le modifiche è sufficiente premere INVIO. 4.2 Riconoscere i messaggi standard di errore associati a formule Se non è possibile calcolare il risultato di una formula, verrà visualizzato un valore di errore. È possibile ad esempio che si verifichi un errore se si utilizza del testo laddove la formula richiede un valore numerico, se si elimina una cella a cui fa riferimento una formula oppure se si utilizza una cella non sufficientemente ampia da consentire la visualizzazione del risultato.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it Errore Un una form , a o a o a o , e a ##### valore di errore ##### si verifica quando la cella contiene un numero data o un'ora che non rientra nella cella oppure quando contiene un ula di data e/o di ora che genera un risultato negativo. Errore #VALORE! Il valore di errore #VALORE! viene visualizzato quando viene utilizzat un tipo di argomento o di operando errato oppure se la caratteristic Correzione automatica formula non è in grado di correggere la formula. Errore #DIV/0! Il valore di errore #DIV/0! viene visualizzato quando il divisore di una formula è uguale a 0 (zero). Errore #NOME? Il valore di errore #NOME? viene visualizzato quando il testo contenut in una formula non viene riconosciuto. Errore #N/D Il valore di errore #N/D viene visualizzato quando il valore che occorre una funzione o a una formula non è disponibile. Se certe celle del fogli di lavoro sono destinate a contenere dati non ancora disponibili immettere il valore #N/D in queste celle. In tal modo le formule ch fanno riferimento a esse non calcoleranno alcun valore e restituiranno semplicemente il valore #N/D. Errore #RIF! Il valore di errore #RIF! viene visualizzato quando un riferimento di cella non è valido. Errore #NUM! Il valore di errore #NUM! viene visualizzato quando si verifica un problema con un numero contenuto in una formula o in una funzione. Errore #NULLO! Il valore di errore #NULLO! viene visualizzato quando si specific un'intersezione di due aree che non si intersecano. SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Altri valori di errore possono dipendere da ragioni esterne alla formula stessa. Se ad esempio una formula visualizza #N/D oppure #VALORE!, è possibile che l'errore risieda in una cella a cui la formula fa riferimento. È possibile individuare le celle che forniscono valori di errore alle formule tramite gli strumenti di controllo nel modo seguente 1. Visualizzare la barra degli strumenti Controllo scegliendo Controllo dal menu Strumenti, quindi Barra degli strumenti Controllo. Prima di utilizzare la barra degli strumenti Controllo, scegliere Opzioni dal menu Visualizza e assicurarsi che nella scheda Visualizza sia selezionato il pulsante di opzione Mostra tutto o Mostra segnaposti. 2. Fare clic sulla cella in cui è visualizzato l'errore. 3. Fare clic sul pulsante Individua errore ( ). Nota Per selezionare la cella all'estremità opposta di una freccia di controllo, fare doppio clic sulla freccia stessa. Gli errori più ricorrenti, che compaiono in una cella che contiene una formula errata sono: 4.3 Usare lo strumento riempimento automatico per copiare o incrementare dati Nella seconda sezione si è già parlato di copiare e incollare dati e come ottenere automaticamente serie di dati. Ricordiamo in questo paragrafo che per copiare o spostare i dati (valori o formule) contenuti in
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it l o o e e o o l l o Trascina m e e Trascina la selezione col pulsante sinistro de mouse Sposta la selezione nel punto desiderato. Verranno chieste informazioni se sono presenti altri dati CTRL+Trascina la selezione col pulsante sinistr del mouse Copia la selezione nel punto desiderato. Verrann chieste informazioni se sono presenti altri dati Trascina la selezione col pulsante destro del mous con o senza il tasto CTRL Si apre un menu di scelta rapida per effettuar diverse azioni SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI una selezione, oltre che operare con i comandi Taglia, Copia e Incolla, possono essere usati i pulsanti sinistro e destro del mouse e il tasto CTRL una volta posizionato il cursore sul bordo della selezione o sul quadratino di riempimento automatico. I risultati che si ottengono trascinando con le varie combinazioni di tasti sono: Trascinando dal bordo della selezione Trascinando dal quadratino di riempimento della selezione la selezione col pulsante sinistro de ouse Riempie le celle contigue con serie dipendenti da tipo di dati, come numeri, mesi, giorni etc., crescenti o decrescenti a seconda dell spostamento. CTRL+Trascina la selezione col pulsante sinistr del mouse Copia la selezione nelle caselle ricoperte nell spostamento del mouse. Trascina la selezione col pulsante destro del mous con o senza il tasto CTRL Si apre un menu di scelta rapida per effettuar diverse azioni Trascinando col destro del mouse il quadratino di riempimento, in particolare, si apre il menu di scelta rapida. Se si fa click sulla voce Serie... si apre una finestra di dialogo in cui si può decidere con che tipo di serie si devono riempire le celle. 4.4 Capire e usare i riferimenti relativi e assoluti nelle formule e funzioni. Abbiamo spiegato nell'introduzione che cos'è un riferimento relativo e assoluto. Aggiungiamo qui qualche approfondimento. La potenza del foglio elettronico sta nel fatto che esso calcola proprio facendo riferimento alle celle del foglio o addirittura di altri fogli o di altre cartelle, di modo che, se vengono modificati i dati dei riferimenti, vengono ricalcolate tutte le formule e nelle relative caselle appaiono i dati aggiornati. Nelle tabelle, molto spesso si ha bisogno di totali parziali e complessivi oppure di formule che calcolino un valore in base ai dati contenuti in righe o colonne. In questi casi sarebbe noioso riscrivere per ogni riga o colonna la stessa formula con i riferimenti cambiati. Ecco allora che Excel intende, per default, che il riferimento è relativo, per cui, copiando la formula nella riga successiva, automaticamente i riferimenti
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI vengono fatti ai dati della riga successiva, a meno che gli indici di riga e colonna non vengano fatti precedere dal simbolo $; in tal caso Excel intende il riferimento come assoluto. Prendiamo ad esempio una formula che calcola la forza di attrazione newtoniana, date le masse di due corpi e la distanza ( F=k*M*m/d2 ). I dati siano disposti nel seguente modo: in A1 sia presente la costante k nell'intervallo A2:C2 siano presenti M, m, e d. Altri valori di M, m e d siano presenti nelle righe successive negli intervalli A3:C3, A4:C4 etc. Nella cella D2 scriviamo la formula, che risulterà =$A$1*A2*B2/(C2^2) La cella A1 deve essere un riferimento assoluto perchè nella formula il valore è sempre lo stesso. Le celle A2, B2 e C2 sono riferimenti relativi, perchè nelle diverse righe i valori di M, m e d cambiano. Copiando la formula nelle celle D3, D4 etc. essa per ogni riga sarà cambiata automaticamente rispettando il riferimento. Così in D3 la formula diventa =$A$1*A3*B3/(C3^2) , in D4 diventa =$A$1*A4*B4/(C4^2) etc.. Se non avessimo messo il simbolo di riferimento assoluto, $, davanti alla cella A1 le formule sarebbero diventate in D3 =A2*A3*B3/(C3^2), in D4 =A3*A4*B4/(C4^2), chiaramente errate perchè in A2, A3 etc. sono contenuti valori di M. 4.5 Usare la funzione di somma. Tutte le funzioni matematiche, con la loro sintassi e spiegazioni, si possono trovare nella guida di Excel cercando "Funzioni matematiche e trigonometriche". Allo stesso modo si possono cercare le "Funzioni statistiche", le "Funzioni di database" etc. In questo paragrafo trattiamo soltanto la funzione somma() e nel successivo la funzione media(), semplicemente per fare un esempio ed essendo esse molto usate. Funzione SOMMA Somma tutti i numeri presenti in un intervallo di celle. Sintassi SOMMA(num1;num2; ...) Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti di cui si desidera il valore totale o somma. I numeri, i valori logici e la rappresentazioni di numeri in formato testo digitati direttamente nell'elenco degli argomenti vengono inclusi nel calcolo. Vedere i primi due esempi che seguono. Se un argomento è costituito da una matrice o da un riferimento, verranno utilizzati solo i numeri presenti nella matrice o nel riferimento, mentre le celle vuote, i valori logici, il testo o i valori di errore verranno ignorati. Vedere il terzo degli esempi che seguono. Gli argomenti rappresentati da valori di errore o da testo non convertibile in numeri determinano degli errori. Esempi SOMMA(3; 2) è uguale a 5 SOMMA("3"; 2; VERO) è uguale a 6 in quanto i valori in formato testo vengono convertiti in numeri e il valore logico VERO viene considerato uguale a 1. A differenza di quanto illustrato nell'esempio precedente, se A1 contiene "3" e B1 contiene VERO: SOMMA(A1; B1; 2) è uguale a 2 in quanto i riferimenti a valori non numerici presenti nei riferimenti non vengono convertiti. Se le celle dell'intervallo A2:E2 contengono i valori 5, 15, 30, 40 e 50: SOMMA(A2:C2) è uguale a 50 SOMMA(B2:E2; 15) è uguale a 150 131
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La funzione somma è la funzione più comunemente usata. Se essa serve solo a verificare la somma di un certo intervallo di celle, ricordare che quando viene selezionata una zona del foglio, appare automaticamente la somma dei valori numerici sulla barra di stato. Naturalmente la funzione somma (come tutte le altre funzioni) possono entrare a far parte di una formula. Per esempio =A3*135/somma(A5:D10) effettua il prodotto fra il contenuto della cella A3 per 135 e divide per la somma dei valori dell'intervallo A4:D10. 4.6 Usare la funzione di media. La funzione media() fa parte delle "Funzioni statistiche" il cui elenco completo si può trovare nella guida di Excel Funzione MEDIA Essa restituisce la media aritmetica degli argomenti. Sintassi MEDIA(num1; num2; ...) Num1; num2;... sono da 1 a 30 argomenti numerici di cui si desidera calcolare la media. Osservazioni numeri. Gli argomenti devono essere numeri o nomi, matrici oppure riferimenti che contengono Se una matrice o un riferimento contiene testo, valori logici o celle vuote, tali valori verranno ignorati. Le celle contenenti il valore zero verranno invece incluse nel calcolo. Suggerimento Quando si calcola la media delle celle, tenere presente la differenza esistente tra celle vuote e celle che contengono il valore zero, soprattutto nel caso in cui sia stata deselezionata la casella di controllo Zeri nella scheda Visualizza, che è possibile visualizzare scegliendo Opzioni dal menu Strumenti. Le celle vuote non vengono conteggiate, al contrario degli zeri. Esempi Se l'intervallo A1:A5 viene denominato Punteggi e contiene i numeri 10, 7, 9, 27 e 2: MEDIA(A1:A5) è uguale a 11 MEDIA(Punteggi) è uguale a 11 MEDIA(A1:A5; 5) è uguale a 10 MEDIA(A1:A5) è uguale a SOMMA(A1:A5)/CONTA.NUMERI(A1:A5) è uguale a 11 Se l'intervallo C1:C3 viene denominato AltriPunteggi e contiene i numeri 4, 18 e 7: MEDIA(Punteggi; AltriPunteggi) è uguale a 10,5 Oltre la media aritmetica esistono le funzioni matematiche di altre medie: MEDIA.DEV Restituisce la media delle deviazioni assolute dei valori rispetto alla loro media MEDIA Restituisce la media degli argomenti MEDIA.VALORI Restituisce la media degli argomenti, inclusi i numeri, il testo e i valori logici MEDIA.GEOMETRICA Restituisce la media geometrica MEDIA.ARMONICA Restituisce la media armonica MEDIANA Restituisce la mediana dei numeri specificati MEDIA.TRONCATA Restituisce la media della parte interna di un insieme di dati 132
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Foglio elettronico Parte terza 1.0 Formattazione 1.1 Formattare le celle: numeri 1.1.1 Formattare le celle per inserire numeri interi e decimali 1.1.2 Formattare le celle per inserire una data 1.1.3 Formattare le celle per differenti valute 1.1.4 Formattare le celle per valori percentuali 1.2 Formattare le celle: testo 1.2.1 Modificare le dimensioni del testo e formattare il contenuto delle celle 1.2.2 Modificare l'orientamento del testo 1.3 Formattare le celle: insieme di celle 1.3.1 Raggruppare le celle 1.3.2 Aggiungere un bordo a un insieme di celle 1.3.3 Formattazione condizionale 1.4 Controllo ortografico 1.4.1 Usare lo strumento controllo ortografico 1.5 Impostazione del documento 1.5.1 Modificare i margini 1.5.2 Aggiustare il documento 1.5.3 Aggiungere intestazione e piè di pagina 1.5.4 Cambiare l'orientamento del documento 2.0 Stampa 2.1 Stampare semplici fogli elettronici 2.1.1 Usare le opzioni di base della stampa. Anteprima 2.1.2 Vedere un documento in anteprima 2.1.3 Stampare un foglio di lavoro o un'intera cartella 2.1.4 Stampare una parte del foglio 1.0 Formattazione 1.1 Formattare le celle: numeri 1.1.1 Formattare le celle per inserire numeri interi e decimali Formattare un foglio di lavoro significa non solo dare ad esso un aspetto esteticamente migliore e più gradevole, ma soprattutto renderlo più leggibile mettendo in evidenza gli elementi importanti. Excel offre una gamma vastissima di opzioni di formattazione: potete modificare i caratteri, i bordi, lo stile dei numeri e l'allineamento per rendere più gradevole l'aspetto dei fogli di lavoro.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La procedura per modificare i caratteri nelle celle non è molto diversa da quella di Word: evidenziate i caratteri che volete formattare, quindi selezionate un carattere dall'elenco a discesa Tipo di carattere sulla barra degli strumenti Formattazione e una dimensione per il carattere. Per applicare uno stile particolare fate clic sul pulsante Grassetto, Corsivo o Sottolineato. Ma Excel offre di più, in quanto una cella contiene dati. In questo senso essa può essere formattata, o predisposta, per contenere tipi di dati particolari. Per formattare una cella in base al tipo di dati fare click su Formato/Celle della barra dei menu; si apre la finestra di dialogo, costituita da diverse schede. Innanzi tutto esaminiamo la scheda Numero. In essa è possibile scegliere da un lungo elenco come vogliamo che appaia un numero nella cella. Attenzione! anche se un numero apparirà, per esempio, senza cifre decimali, esso è sempre memorizzato con la precisione con cui è stato immesso (se abbiamo inserito 12,5 e scegliamo come visualizzazione di cella numero intero, nella cella apparirà 12, ma rimane memorizzato 12,5. Se si cambia il formato numerico di cella apparirà 12,5). Selezionando Numero dall'elenco delle categorie appare la casella in cui si può immettere il numero di cifre decimali da visualizzare, eventualmente il separatore delle migliaia e come appaiono i numeri negativi. Se inseriamo un numero con 2 cifre decimali e abbiamo scelto come formato cella 4 cifre decimali, verranno aggiunti due zeri in modo che le cifre decimali siano 4. In alcuni campi scientifici non è indifferente scrivere 12,53 e 12,5300, per cui bisogna stare attenti alle proprie esigenze. Scegliendo dall'elenco delle categorie Generale, il numero sarà visualizzato con le cifre decimali immesse senza gli zeri finali dopo la virgola. Se si vuole immettere i numeri con le cifre decimali volute occorre scegliere la categoria Personalizzato. 1. Selezionare le celle che si desidera formattare. 2. Scegliere Celle dal menu Formato, quindi scegliere la scheda Numero. 3. Dall'elenco Categoria selezionare una categoria, quindi un formato incorporato simile a quello desiderato. 4. Dall'elenco Categoria selezionare Personalizzato. 5. Per creare il formato desiderato, modificare i codici del formato numerico nella casella Tipo.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La modifica di un formato incorporato non ne comporta la rimozione. È possibile specificare un massimo di quattro sezioni di codici di formato. Le sezioni, separate da un punto e virgola, definiscono i formati relativi ai numeri positivi e negativi, ai valori zero e al testo, in tale ordine. Se si specificano solo due sezioni, la prima viene utilizzata per i numeri positivi e gli zeri e la seconda per i numeri negativi. Se si specifica una sezione, tutti i numeri ne utilizzano il formato. Se si salta una sezione, includere il punto e virgola finale relativo a tale sezione. Il simbolo # una posizione di una cifra. Introducendo come maschera nel formato personalizzato #.###### significherà che verranno visualizzate tutte le cifre intere e tutte le decimali fino sei senza aggiungere zeri finali. In ogni caso conviene prendere confidenza scegliendo formati stabiliti o sperimentando maschere personalizzate e vedere come verrà visualizzato il numero. 1.1.2 Formattare le celle per inserire una data Una funzione importante in Excel è la funzione data. Una cella può essere formattata per contenere date scegliendo Data dall'elenco delle categorie della scheda Numero. E' possibile scegliere fra numerosi formati data a seconda delle proprie esigenze. Attenzione, però! Excel ha il suo modo di interpretare le date. Poiché le regole che determinano il modo in cui i programmi di calcolo interpretano le date sono complesse, quando si immettono date è necessario utilizzare il massimo della precisione. Ciò garantirà un alto livello di precisione nei calcoli delle date. Modalità con cui Excel interpreta le date ambigue Quando interpreta date ambigue, Excel procede per supposizioni. Ad esempio, quando si inserisce una data che include solo il mese e una o due cifre, Excel assume che da 1 a 31 sia il giorno e che l'anno sia l'anno corrente. Excel assume che 01 dicembre sia 1 dicembre dell'anno corrente, non dicembre dell'anno 2001 oppure che dicembre 32 sia 1 dicembre 1932. Modalità secondo cui Excel interpreta gli anni a due cifre Per impostazione predefinita, quando si inserisce un valore di anno a due cifre, Excel lo interpreta nel seguente modo: da 00 a 29 Excel interpreta i valori di anno a due cifre da 00 a 29 come gli anni che vanno dal 2000 al 2029. Ad esempio, se si digita la data 28/5/19, Excel assume che la data sia 28 maggio, 2019. da 30 a 99 Excel interpreta i valori anno a due cifre da 30 a 99 come gli anni che vanno dal 1930 al 1999. Ad esempio, se si digita la data 28/5/98, Excel assume che la data sia 28 maggio, 1998. Utilizzare anni a quattro cifre Per assicurarsi che Excel interpreti i valori anno nel modo desiderato, è possibile digitare i valori anno a quattro cifre (ad esempio, 2001, piuttosto che 01). Excel tratta le date come un numero seriale. La funzione che restituisce tale numero è DATA(anno;mese;giorno). Anno può avere da una a quattro cifre. L'anno viene interpretato a seconda del sistema di data utilizzato. In base all'impostazione predefinita, Excel per Windows utilizza il sistema di data 1900 .  Se anno è compreso tra lo 0 (zero) ed il 1899 (incluso), tale valore viene aggiunto al 1900 per calcolare l'anno. Ad esempio, DATA(100;1;2) restituirà il 2 gennaio 2000 (1900+100).
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI  Se anno è compreso tra 1900 e 9999 (incluso), tale valore viene utilizzato come anno. Ad esempio, DATA(2000;1;2) restituirà il 2 gennaio 2000.  Se anno è minore di 0 o maggiore di 10000, verrà restituito il valore di errore #NUM!. Mese è un numero che rappresenta il mese dell'anno. Se mese è maggiore di 12, quel numero di mesi verrà aggiunto al primo mese dell'anno specificato. Ad esempio, DATA(1998;14;2) restituirà il numero seriale che rappresenta il 2 febbraio 1999. Giorno è un numero che rappresenta il giorno del mese. Se giorno è maggiore del numero di giorni del mese specificato, quel numero di giorni verrà aggiunto al primo giorno del mese. Ad esempio, DATA(1998;1;35) restituirà il numero seriale che rappresenta il 4 febbraio 1998. Osservazioni In Excel, le date vengono memorizzate come numeri seriali in sequenza in modo da potervi eseguire dei calcoli. Se la cartella di lavoro utilizza il sistema di data 1900, la data 1 gennaio 1900 viene memorizzata come numero seriale 1. Ad esempio, nel sistema di data 1900, la data 1 gennaio 1998 viene memorizzata come numero seriale 35796 perché sono passati 35.795 giorni dal 1 gennaio 1900. Vedere. L'orario viene memorizzato come numero decimale frazione del giorno aggiunto alla data. La funzione ORARIO(ora;minuto;secondo) restituisce tale numero. In definitiva scrivendo in una cella formattata data "12/03/2003 13:47" Excel memorizza il numero 37692,57. Le funzioni ANNO(numero), Mese(numero), Giorno(numero), ora(numero), minuto(numero), secondo(numero) restituiscono l'anno, il mese, il giorno, l'ora, i minuti e i secondi di un numero seriale. Se si vuole trasformare un numero seriale in data e ora basta formattare la cella in data in una delle forme proposte dalla finestra di dialogo. La funzione DATA risulta particolarmente utile nelle formule in cui anno, mese e giorni sono formule e non costanti. 1.1.3 Formattare le celle per differenti valute Esaminiamo ora la formattazione Valuta e Contabilità di una cella. Esse permettono di rappresentare i numeri nelle varie modalità usate nel mondo finanziario.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La finestra di dialogo permette di scegliere, nella categoria Valuta, il simbolo di valuta e il numero di cifre decimali. Il formato contabilità permette, inoltre, di avere incolonnati il simbolo di valuta e le cifre decimali. Ricordare che dalle Impostazioni Internazionali, accessibili da Pannello di controllo, è possibile impostare il separatore delle migliaia e il separatore decimale. 1.1.4 Formattare le celle per valori percentuali Un altro tipo di formattazione di cella molto usato è il formato numero percentuale. Anche questo è selezionabile dall'elenco Categorie della Scheda Numero della finestra di dialogo che si apre cliccando su Formato Celle... accessibile dal menu Formato oppure cliccando due volte sulla selezione di celle in modo da attivare il menu di scelta rapida. Se la cella è formattata come numero percentuale, immettendo il valore 0.35 verrà visualizzato 35%. In pratica questo formato moltiplica per cento il valore immesso e aggiunge il simbolo %. Attenzione! Ricordare sempre che la formattazione di cella è solo un modo per visualizzare in un certo modo il numero immesso; nei calcoli viene sempre usato il numero così come è stato immesso. Anche se nella cella appare 35%, nei calcoli viene usato il valore 0,35.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.2 Formattare le celle: testo 1.2.1 Modificare le dimensioni del testo e formattare il contenuto delle celle Dalla scheda Formato Numero, una cella può essere formattata anche come testo. Ciò significa che anche se inseriamo in una cella un numero, esso verrà interpretato come se fosse un testo (in altri termini come se in una cella generica avessimo inserito " '1423 "). Formattare il testo contenuto nelle celle è cosa diversa. Dalla finestra di dialogo Formato celle si può scegliere la scheda Carattere. In essa è possibile scegliere il font, le dimensioni, lo stile, il colore e altre caratteristiche. Il formato scelto verrà applicato a tutte le celle della selezione su cui si sta operando. E' chiaro che se una cella è formattata come numero, tale formattazione permane e il formato carattere verrà applicato ai numeri presenti nelle celle. Le varie opzioni di formattazione del testo sono accessibili anche dalla barra degli strumenti Formattazione, attraverso i pulsanti relativi. Il formato carattere scelto può essere applicato a tutto il contenuto di una cella o di una selezione oppure ad una parte del contenuto di una cella. Per far ciò bisogna attivare la modalità modifica nella cella cliccandoci due volte. A questo punto si può selezionare col mouse la parte di testo desiderato e applicare colore, e formato testo desiderato. Le modifiche di formattazione di una parte di testo possono essere eseguite anche nella barra della formula; la formattazione applicata comparirà nella cella. 1.2.2 Modificare l'orientamento del testo Scegliendo la scheda Allineamento della finestra di dialogo Formato celle si può impostare la disposizione del testo all'interno di una cella
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Il testo può essere allineato orizzontalmente a sinistra, a destra o centrato, e verticalmente in alto, in basso e al centro. Nella casella Rientro si può impostare il valore del rientro rispetto al bordo della cella. Spuntando la casella Testo a capo, se il testo immesso è troppo lungo per essere contenuto nella cella, essa si allunga in modo che esso va a capo. Naturalmente se la cella venisse allungata orizzontalmente il testo si ridispone fino a riempirla tutta. Le celle vicine a destra e a sinistra, naturalmente, si adegueranno alla nuova larghezza di riga. Spuntando la casella Riduci e adatta il testo immesso viene adattato alla cella rimpicciolendolo. Spuntando la cella Unione celle, tutte le celle della selezione vengono unite a formare un'unica cella; le celle intorno conservano la loro dimensione. L'unione celle permette di creare tabelle complesse, moduli e altro. La casella Orientamento, insieme alla casella Gradi, permette di impostare l'orientamento del testo, verticale o inclinato che sia. Per orientare il testo si può immettere il valore nella casella Gradi, oppure trascinare col mouse il piccolo rombo rosso. L'allineamento orizzontale del testo di una selezione di celle si può fare anche direttamente coi pulsanti relativi della barra Formattazione. 1.3 Formattare le celle: insieme di celle 1.3.1 Raggruppare le celle Come accennato sopra, più celle possono essere raggruppate per formare un'unica cella. Ciò permette di ottenere tabelle molto articolate e incolonnate in modo da formare veri e propri modelli. Per raggruppare più celle, effettuare la selezione e aprire la finestra di dialogo Formato Cella cliccando col destro del mouse sulla selezione oppure dal menu Formato/Celle. Spuntare la casella Unisci celle. Per eliminare il raggruppamento da una selezione, togliere il segno di spunta.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per unire celle si può far uso del pulsante Unisci celle ( ) della barra di Formattazione. Le celle unite possono essere formattate come tutte le altre celle. 1.3.2 Aggiungere un bordo a un insieme di celle Un'altra delle schede della finestra di dialogo Formato celle è la scheda Bordo In essa si possono impostare i bordi della cella o di una selezione scegliendo il tipo di linea, il colore e dove inserire i bordi. Ciascun bordo può essere impostato separatamente mediante i pulsanti che funzionano in modo on-off e cioè cliccando si inserisce il bordo e cliccando ancora si disinserisce. Il tutto può essere controllato in anteprima nella casella. Nella figura si vede come ciascuna cella può avere i suoi bordi e i suoi sfondi. Nella scheda Motivo si può scegliere sia un colore di sfondo che un motivo di sfondo per far risaltare i dati contenuti nelle celle e rendere più leggibile la tabella. Infine la scheda Protezione permette di proteggere i dati.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Le celle possono essere bloccate e nascoste. Perchè la protezione possa funzionare è necessario, dopo aver spuntato le caselle Bloccata e Nascosta, proteggere il foglio di lavoro usando la voce di menu Strumenti/Protezione... (eventualmente usando una password). Spuntando Bloccata, Excel impedirà che il contenuto della cella possa essere modificato; spuntando Nascosta, non verrà visualizzata nella barra della formula la eventuale formula in essa contenuta, ma solo il suo valore. Formattazione automatica. Alla fine di questo paragrafo, ma sarebbe bene provarla prima, parliamo della formattazione automatica, che ci permetterà di vedere cosa può fare Excel con la formattazione delle celle e del testo. Per attivare la formattazione automatica, selezionare la zona da formattare fare click su Formato/Formattazione automatica. Si apre la finestra di dialogo, dalla quale si può scegliere un modello di formattazione: Naturalmente, una volta scelto il modello, la formattazione può essere modificata a piacere. Cliccando sul pulsante Opzioni..., vengono visualizzate le caselle di selezione in basso, con le quali si può attivare o disattivare ogni tipo di formattazione. 1.3.3 Formattazione condizionale Se una cella contiene i risultati delle formule o altri valori che si desidera controllare, è possibile identificare le celle tramite l'applicazione di formati condizionali. Sarà possibile, ad esempio, applicare alle celle uno sfondo verde, ovvero l'evidenziazione, per valori di vendita effettiva superiori ai valori di vendita prevista e uno sfondo rosso per il caso contrario. Quando cambiano le condizioni, se il valore delle celle cambia e non corrisponde più alle condizioni specificate, il formato condizionale previsto per tali celle verrà temporaneamente eliminato. I formati condizionali rimangono applicati alle celle fino a quando non vengono rimossi, anche se nessuna delle condizioni specificate è presente e i formati non sono visualizzati. Per attivare la formattazione condizionale, dopo aver selezionato la zona, cliccare su Formato/Formattazione condizionale. Si apre una finestra di dialogo in cui può essere immessa la formula di condizionamento.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Il pulsante Aggiungi permette di inserire una seconda condizione e anche una terza. Nelle prime due caselle si sceglie la condizione e nelle altre due si possono inserire o valori costanti, oppure riferimenti a celle, selezionabili direttamente sul foglio, cliccando sul quadratino a destra. 1.4 Controllo ortografico 1.4.1 Usare lo strumento controllo ortografico Excel dispone, naturalmente, anche di un controllo ortografico, che può essere attivato dal menu Strumenti/Controllo ortografico, oppure cliccando sul pulsante relativo ( ) Come si vede dalla finestra di dialogo, si può scegliere il dizionario e, attraverso i pulsanti, si possono effettuare tutte le operazioni di correzione. Cliccando su Strumenti/Correzione automatica si apre una finestra di dialogo in cui è possibile attivare la correzione durante la digitazione e impostare gli errori ricorrenti da correggere automaticamente. Nella casella di testo Sostituisci può essere inserito un errore che facciamo di frequente e correggerlo col contenuto della casella Con. In questo modo si può personalizzare la correzione durante la digitazione.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.5 Impostazione del documento 1.5.1 Modificare i margini Per stampare correttamente il proprio lavoro è importante imparare a regolare l'aspetto del foglio, in modo che le stampe corrispondano a ciò che si visualizza sullo schermo. Anteprima di stampa Prima di tutto conviene utilizzare la funzionalità Anteprima di stampa, che permette di verificare l'aspetto che il foglio assumerà una volta stampato, impaginazione inclusa: aprite il menu File e selezionate il comando Anteprima di stampa, oppure fate clic sul pulsante Anteprima di stampa ( ) sulla barra degli strumenti Standard. Excel apre la finestra dell'Anteprima di stampa, in cui appare il vostro foglio di lavoro a pagina intera e un cursore a forma di lente di ingrandimento. Se volete vedere una parte del foglio più da vicino, fate clic con il mouse e ne ingrandirete la visualizzazione, quindi fate clic per tornare alla visualizzazione in modalità foglio intero. Per uscire dall'Anteprima di stampa e tornare al foglio di lavoro attivo fate clic sul pulsante Chiudi. Definire i margini. I margini delimitano l'area di stampa e permettono di dimensionare lo spazio bianco tra il bordo del foglio e i dati stampati sulla pagina. Per impostare i margini scegliete il comando Imposta pagina dal menu File e fate clic sulla scheda Margini,
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Inserite le dimensioni desiderate nelle caselle Superiore, Interiore, Sinistro e Destro. Se dovete stampare un foglio di lavoro di piccole dimensioni rispetto all'area di stampa, potete centrarlo tra i margini orizzontale e verticale selezionando una delle opzioni Centra nella pagina. Una volta definito le impostazioni, fate clic su Anteprima di stampa per verificare l'effetto dei margini sul documento stampato. Se sono necessarie modifiche potete compierle direttamente in anteprima di stampa, facendo clic sul pulsante Margini e trascinando i quadratini che appariranno sul foglio. 1.5.2 Aggiustare il documento Excel di solito riempie una pagina intera con i dati di un foglio di lavoro, poi inizia a stampare su una seconda pagina. Per assicurarvi che la suddivisione delle pagine sia ordinata e abbia un senso logico potete inserire le interruzioni di pagina. Per creare un'interruzione selezionate Visualizza/Anteprima interruzione di pagina: Excel mostra il foglio di lavoro con delle linee tratteggiate, che indicano le interruzioni di pagina predefinite, dettate dalle dimensioni della carta. Fate clic nella cella in cui volete inserire un'interruzione di pagina verticale o orizzontale e selezionate Inserisci/Interruzione di pagina: Excel traccia un'interruzione di pagina verticale e orizzontale, visualizzando una linea continua, a sinistra e in cima alla cella selezionata. Per tornare alla modalità di visualizzazione precedente selezionate Visualizza/Normale. Se avete selezionato la modalità di visualizzazione Anteprima interruzioni di pagina, potete regolare la posizione delle interruzioni di pagina anche facendo clic con il mouse e trascinandole. Se non siete soddisfatti delle interruzioni di pagina che avete aggiunto potete eliminarle facilmente: dopo averle visualizzate, posizionate il puntatore del mouse sulla linea blu continua dell'interruzione di pagina che volete cancellare, in modo che il puntatore si trasformi in una doppia freccia, e tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate il mouse verso il lato superiore o sinistro del foglio di lavoro, quindi rilasciate il pulsante. 1.5.3 Aggiungere intestazione e piè di pagina
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Quando si devono stampare più fogli relativi agli stessi dati è utile inserire intestazioni e piè di pagina che ne facilitino la lettura, indicando, per esempio, il titolo o il numero di pagina. Per aggiungere un'intestazione o un piè di pagina aprite il menu File e selezionate il comando Imposta pagina, quindi fate clic sulla scheda Intestazione e piè di pagina della finestra di dialogo Imposta pagina. Si può aprire direttamente la scheda anche selezionando il comando Visualizza/lntestazione e piè di pagina.... La scheda permette di stabilire il tipo di intestazioni e piè di pagina da inserire nel foglio. È possibile scegliere uno dei modelli predefiniti che si trovano nelle caselle Intestazione e Piè di pagina (come il nome del foglio, la data e l'ora, il numero della pagina, il nome del file o quello dell'autore) oppure fare clic sui pulsanti Personalizza intestazione o Personalizza piè di pagina per modificare la formattazione o aggiungere nuovi elementi alla propria intestazione o al piè di pagina. Dopo aver scelto le impostazioni che preferite fate clic su OK e intestazioni e piè di pagina saranno inseriti in tutte le pagine del foglio.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.5.4 Cambiare l'orientamento del documento Spesso i fogli di lavoro sono più larghi che lunghi: in questi casi potete modificare l'orientamento del foglio di lavoro (di solito l'orientamento predefinito è quello verticale) e selezionare l'orientamento orizzontale: nella finestra Imposta pagina, selezionare la scheda Pagina e, nel riquadro Orientamento, fate clic sul pulsante Orizzontale. Questa scheda permette di impostare anche il rapporto fra le dimensioni di stampa. Interessante è la scelta Adatta a: che permette di contenere la selezione in una sola o più pagine a piacere. Excel
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI calcola la grandezza dei caratteri e comprime la selezione o il foglio fino a contenerla nelle pagine impostate nelle caselle di testo. Fatte le scelte desiderate si può controllare ciò che verrà stampato cliccando sul pulsante Anteprima di stampa. L'ultima scheda della finestra di dialogo Imposta pagina è la scheda Foglio: In questa scheda si possono impostare l'area di stampa e le righe e colonne che si desidera siano ripetute in ciascuna pagina. Gli intervalli possono essere scritti direttamente nelle caselle di testo, oppure selezionarli sul foglio cliccando sull'icona a destra della casella di testo: viene presentato il foglio sul quale si può effettuare la selezione; fatto ciò cliccare di nuovo sull'icona della casella di testo che è rimasta visibile sul foglio. Si può decidere, infine, mediante le caselle di selezione se stampare la griglia o no, se stampare in nero e con qualità bozza e la sequenza delle pagine da stampare, che può essere orizzontale o verticale. Fatte queste operazioni si è pronti per passare alla stampa. 2.0 Stampa 2.1 Stampare semplici fogli elettronici 2.1.1 Usare le opzioni di base della stampa. Anteprima Stampare un foglio elettronico non è la stessa cosa che stampare un documento .doc. Il fatto è che un testo si estende solo in verticale, mentre un foglio elettronico si estende sia in orizzontale che in verticale, in modo che nessun formato di carta o di stampante riuscirebbe a contenerlo tutto. Nei paragrafi precedenti si è già parlato di molte impostazioni ed anche dell'anteprima di stampa. Se in Word l'anteprima di stampa non è praticamente necessaria in quanto il programma è wyswyg, cioè vediamo direttamente sullo schermo come il documento verrà stampato, in Excel non è così, proprio perchè un foglio di lavoro non è un testo in prosa. Allora il miglior modo di procedere alla stampa del documento è quello di controllarlo con l'anteprima. Cominciamo con l'esaminare la finestra di dialogo che si apre cliccando su File/Stampa. La finestra è simile a quella di Word; in più offre la possibilità di stampare, oltre ad una selezione, anche i fogli attivi e tutta la cartella. Offre anche la possibilità di stampare le pagine da... a... . Andiamo con ordine.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Stampa tutto. Excel suddivide il foglio in pagine a seconda della grandezza delle celle e alla formattazione. Vi sono due modi per vedere il contenuto delle pagine: usare la visualizzazione/Anteprima interruzione di pagina. In questo caso sul foglio appaiono in azzurro le linee di separazione di pagina orizzontali e verticali e, stampato in grigio, il numero di pagina. Trascinando col mouse le linee di interruzione, si possono reimpostare le pagine. Naturalmente non è una modalità wyswyg, per cui non sono visibili margini, intestazioni etc. usare l'anteprima di stampa cliccando sul pulsante Anteprima. Nella finestra che si apre, si possono scorrere e visionare le pagine una ad una con la possibilità di reimpostare margini, intestazioni etc. Una lente di ingrandimento per cursore permette di ingrandire punti particolari. Fare di nuovo click per ritornare alla visione totale. Stampa pagine da... a... Per scegliere le pagine da stampare occorre sapere i numeri di pagine. Essi si possono trovare o in visualizzazione Anteprima interruzione di pagina oppure in Anteprima di stampa. Individuate le pagine, si può scegliere l'intervallo da stampare. 2.1.2 Vedere un documento in anteprima Come detto prima, l'anteprima di stampa in Excel è necessaria per avere l'idea precisa di ciò che verrà stampato. Per attivare l'anteprima di stampa si può agire in diversi modi: cliccare sul pulsante Anteprima di stampa della barra degli strumenti standard ( ) usare il comando File/Anteprima di stampa cliccare sul pulsante della finestra di dialogo che si apre col comando File/Stampa Facendo riferimento alla figura del paragrafo precedente, i pulsanti "succ." e "prec." permettono di scorrere avanti e indietro le pagine, il pulsante "Stampa.." apre la finestra di dialogo di stampa, il pulsante "Imposta.." apre la finestra di dialogo Imposta pagina già esaminata in altro paragrafo, il pulsante "Margini.." visualizza sul foglio le linee dei margini, le quali possono essere trascinate direttamente allo scopo di inserire nella pagina qualche riga o qualche colonna del foglio. Il pulsante "Anteprima di interruzione di pagina" chiude la finestra Anteprima di stampa e apre il foglio elettronico in visualizzazione anteprima interruzione di pagina 2.1.3 Stampare un foglio di lavoro o un'intera cartella Tornando alla finestra di dialogo Stampa, nell'area "Stampa" si può selezionare mediante le caselle di scelta esclusiva se stampare l'intero foglio di lavoro o l'intera cartella oppure soltanto la selezione. Stampare l'intero foglio di lavoro. Innanzi tutto si può stampare uno o più fogli di lavoro a scelta. Per selezionare più fogli di lavoro, cliccare, tenendo premuto il tasto CTRL, sull'etichetta del foglio in basso ( ) (ricliccare tenendo premuto CTRL per deselezionare). Excel valuta le zone del foglio in cui sono presenti dati e propone come stampa solo quella parte. Naturalmente se si vogliono includere nella stampa righe e colonne vuote o con i semplici bordi, si può allargare l'area di stampa, impostandola da File/Area di stampa, dopo averla selezionata.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Stampare tutta la cartella. Stampare tutta la cartella equivale a selezionare tutti i fogli in cui sono presenti dati. Anche in questo caso, se si vogliono includere o escludere dalla stampa zone, occorre impostarle come area di stampa. 2.1.4 Stampare una parte del foglio L'ultima voce del riquadro Stampa è "Selezione". Questa opzione permette di stampare solo la zona selezionata del foglio attivo. Talvolta si ha necessità di comprimere in un unico foglio stampato la selezione. In questo caso, come già detto in altro paragrafo, si può decidere il rapporto di stampa della selezione. Cliccando su File/Imposta pagina oppure cliccando sul pulsante Imposta.. della visualizzazione Anteprima di stampa, si apre la finestra di dialogo Imposta pagina, che abbiamo esaminato in altro paragrafo. Nella scheda "Pagina" si può impostare il rapporto o adattare alla pagina. Ciò fatto, non dimenticare di rivedere l'anteprima per esser sicuri che tutto sia a posto. Si può cliccare, alla fine, sul pulsante Stampa.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Foglio elettronico Parte quarta 1.0 Importare oggetti 1.1 Importare oggetti come immagini, grafici, testi 1.2 Spostare e modificare le dimensioni di oggetti importati 2.0 Generare differenti tipi di diagrammi e grafici 2.1 Costruire un grafico con la Creazione Guidata 2.2 Modificare e completare un grafico con titolo ed etichette 2.3 La barra degli strumenti Grafico 2.4 Cambiare il tipo di grafico 2.5 Spostare e cancellare grafici 1.0 Importare oggetti 1.1 Importare oggetti come immagini, grafici, testi Come in Word anche in Excel è possibile inserire in un foglio elettronico elementi e oggetti provenienti da file o da altre applicazioni, come immagini, grafici, testi, suoni e filmati. Il procedimento è sostanzialmente analogo. Cliccando sulla voce di menu Inserisci, si apre l'elenco delle opzioni, fra cui, in particolare Immagine e Oggetto...
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Cliccando sulla voce Immagine si apre l'elenco, da cui, come si può vedere, si può scegliere fra una clipart o un'immagine da file (in questo caso si apre la finestra di dialogo solita per la ricerca e l'apertura dei file) o un wordart o forme varie o prelevare direttamente l'immagine da uno scanner o fotocamera collegata. Interessante è la voce Organigramma, la quale permette di inserire simboli per realizzare strutture gerarchiche e organigrammi. Cliccando sulla voce si apre la finestra Organization Chart che permette di costruire carte gerarchiche anche molto complesse. A questo si deve aggiungere che la barra degli strumenti "Disegno", attivabile da Visualizza/Barre degli strumenti, ha molti pulsanti che permettono di inserire caselle di testo, disegni, wordart etc.. Il tutto può essere raggruppato per formare un'unica immagine spostabile e ridimensionabile. Inserisci/Oggetti.. permette, invece di inserire elementi creati con altre applicazioni e modificabili attraverso di esse. Cliccando su Oggetti.. si apre la finestra di dialogo seguente: Nella prima scheda si può scegliere dall'elenco l'oggetto da creare. Cliccando, per esempio, su Audio Wave, si apre il registratore di suoni, col quale si può registrare un pezzo che verrà indicato sul foglio con un piccolo altoparlante. Facendo doppio click col mouse si apre un menu di scelta rapida con le voci per suonare il pezzo o modificarlo mediante il Registratore di suoni. Per inserire un testo complesso e formattato si può inserire l'oggetto Documento di Microsoft Word. Si apre una finestra di word nelle quale è possibile scrivere direttamente e formattare oppure, mediante il menu Inserisci/File..., importare un file word esistente. Il testo apparirà in una casella spostabile e ridimensionabile. 1.2 Spostare e modificare le dimensioni di oggetti importati Gli oggetti inseriti sul foglio possono essere spostati e ridimensionati a piacere. Facendo click sull'oggetto, sia essa immagine o altro, esso viene selezionato e compaiono i quadratini di ridimensionamento ai bordi e agli angoli del riquadro, sui quali il cursore del mouse acquista l'aspetto di doppia freccia indicando che si può trascinare per ingrandirlo o rimpicciolirlo; passando il cursore sul riquadro esso acquista l'aspetto di freccia a quattro punte, indicando che può essere spostato sul foglio. Cliccando col destro del mouse sull'oggetto, si apre un menu di scelta rapida, col quale si possono effettuare diverse operazioni. Facendo doppio click sull'oggetto viene aperto per la modifica all'interno dell'applicazione con cui è stato creato. Una volta effettuate le modifiche, dal menu File si può scegliere di tornare a Excel.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 2.0 Generare differenti tipi di diagrammi e grafici Un discorso a parte meritano i grafici, in quanto Excel di per sé configura serie di dati che possono essere trasformati in grafico. Office offre la possibilità di creare grafici all'interno di tutte le sue applicazioni (Word, Power Point etc.), fornendo la griglia per inserire i dati e poi offrendo gli strumenti per creare il grafico desiderato e per modificarlo. Un grafico può essere inserito in una applicazione anche come oggetto da Inserisci/Oggetto.., se con Office è stato installato Grafico di Microsoft Graph 2000, che comparirà nell'elenco degli oggetti inseribili. Quando si costruisce un grafico, i valori di ogni riga o colonna del foglio di lavoro diventano una serie di dati. In un foglio relativo alle spese mensili di un'azienda, per esempio, le singole colonne del foglio, come Trasporti, Affitto, Personale ecc, costituiscono ciascuna una serie di dati che può essere visualizzata sotto forma di curva o barra nel grafico e viene contraddistinta da un colore o motivo diverso. Si chiama serie di dati un gruppo di dati correlati tracciati in un grafico. A ogni serie di dati è associato un colore o motivo unico. In un grafico è possibile tracciare una o più serie di dati, rappresentati nella legenda del grafico. Ogni valore di una singola cella costituisce un punto dati che va a formare la serie: l'andamento della serie è dato dai diversi valori, o punti dati, contenuti all'interno della colonna e descrive la variazione nel tempo per quella categoria di spesa. In questo modo è possibile osservare l'andamento di una variabile del foglio non più sotto forma di unità distinte e isolate tra loro (i valori delle singole celle), ma in forma analogica come flusso o curva di dati. I grafici di Excel sono composti da diversi elementi: nell'asse delle ascisse sono contenute le categorie del foglio che si vogliono utilizzare come serie del grafico, per esempio le voci di spesa dell'azienda; l'asse delle ordinate, invece, di solito contiene i valori in base ai quali variano le categorie. È comunque possibile invertire tale impostazione in modo da ottenere un grafico con le categorie disposte in senso orizzontale. Nell'area fra l'asse delle ascisse e delle ordinate si trova il tracciato dei dati, che descrive l'andamento delle categorie rispetto ai parametri stabiliti. Corredano poi il grafico elementi testuali, quali legende e titoli, che permettono di interpretare il disegno. Le intestazioni di riga e colonna sono utilizzate come etichette di categoria e legenda. Se l'insieme da rappresentare non include le intestazioni, Excel genera delle intestazioni implicite. In Excel è possibile includere il grafico nel foglio di lavoro che contiene i dati oppure crearlo su un foglio dedicato. In entrambi i casi il grafico è collegato ai dati di origine e sarà aggiornato automaticamente in caso di variazione. Excel permette di realizzare vari tipi di grafici, ognuno dei quali può mettere in evidenza diverse caratteristiche dei dati, grafici a linee, a istogrammi, a torte etc.. 2.1 Costruire un grafico con la Creazione Guidata Excel è dotato di una procedura guidata che ha lo scopo di facilitare la costruzione di grafici anche agli utenti meno esperti. Dopo aver selezionato l'intervallo di celle contenente i dati necessari per la realizzazione del grafico, fate clic sul pulsante Creazione guidata Grafico ( ), posto sulla barra degli strumenti (in alternativa potete scegliere il comando Grafico del menu Inserisci): il programma apre una serie di finestre di dialogo attraverso le quali è possibile scegliere il tipo di grafico che si vuole inserire, i dati che si vogliono utilizzare per creare il tracciato e la posizione del grafico all'interno della cartella di lavoro.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La prima finestra della Creazione guidata permette di scegliere tra i diversi tipi di grafico disponibili. Nel menu Tipi di grafico sono elencati i diversi formati che si possono dare ai dati, mentre nel riquadro Scelte disponibili sono visualizzate le diverse versioni, per esempio piatte o tridimensionali, del grafico scelto. Selezionando un tipo di grafico dal menu è possibile leggere una breve descrizione della sua struttura; inoltre, è possibile vedere un'applicazione del modello scelto selezionando il pulsante Tenere premuto per visualizzare l'esempio. Una volta scelto il tipo di grafico che volete utilizzare, premete il pulsante Avanti per passare alla finestra Dati di origine, in cui sarà visualizzato l'aspetto del vostro grafico.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Fate clic su uno dei pulsanti di selezione esclusiva Serie in: per modificare il modo in cui Excel utilizza i dati per organizzare il grafico. Se si seleziona il pulsante Righe Excel utilizza le eventuali etichette di riga sull'asse y del grafico, mentre facendo clic sul pulsante Colonne saranno le etichette di colonna ad essere impiegate sull'asse x. Fate clic su Avanti per fare apparire la finestra Opzioni del grafico.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Questa finestra contiene diverse schede che permettono di attribuire un nome agli elementi del grafico, come gli assi delle categorie e le legende, di personalizzare il disegno della griglia o spostare la posizione della legenda rispetto al grafico. Per inserire il titolo, per esempio, selezionate la scheda Titoli, fate clic nella casella Titolo del grafico e digitate il nome scelto. Dopo aver inserito le opzioni desiderate, fate clic su Avanti: si arriva al quarto passaggio, che permette di decidere dove collocare il grafico. La finestra Posizione foglio, infatti, consente di scegliere se collocare il grafico sullo stesso foglio di lavoro che contiene i dati (fate clic su Come oggetto in e selezionate il foglio di lavoro in cui va inserito) oppure su un altro foglio all'interno della cartella di lavoro (fate clic su Crea nuovo foglio). Dopo aver definito la collocazione del grafico premete il pulsante Fine e Excel disegnerà il grafico. 2.2 Modificare e completare un grafico con titolo ed etichette Anche dopo essere stato costruito un grafico può essere facilmente modificato: è possibile correggere i titoli, aggiungerne altri, cambiare i colori della legenda e così via. Gli elementi del grafico che possono essere modificati si chiamano oggetti. Di seguito riepiloghiamo gli oggetti principali che si trovano in un grafico:  Area del grafico: il riquadro nel quale è rinchiuso il grafico, bordi inclusi.  Area del tracciato: l'area costituita dal grafico vero e proprio (a torta, a barre, a linee...)  Asse delle categorie <asse X>: l'asse che contiene le categorie del tracciato, di solito è l'asse orizzontale o della x.  Asse dei valori <asse y>: l'asse che contiene i valori del tracciato, di solito si tratta della verticale o della y.  Legenda: un piccolo riquadro che descrive la serie dei dati del tracciato e spiega che cosa rappresenta ogni elemento del grafico.  Titolo del grafico: il testo che descrive il grafico. Viene automaticamente centrato nella parte superiore dell'area del grafico  Valori: gli elementi individuali di una serie di dati. Possono essere rappresentati come barre, punti su una linea, fetta di una torta ecc.  Griglia: linee che partono da un asse e attraversano il tracciato in modo da facilitare la lettura dei valori delle serie.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Gli oggetti sono identificati dalle etichette degli oggetti, che ne visualizzano il nome. È possibile far apparire le etichette semplicemente posizionando il cursore del mouse sopra l'oggetto di cui si vuole vedere il nome. Se le etichette non fossero visibili aprite il menu Strumenti, selezionate Opzioni e fate clic sulla casella Mostra nomi della scheda Grafico. Per modificare il titolo del grafico fate clic sul titolo in modo che appaia contornato da un bordo, quindi fate clic in un punto qualunque all'interno del titolo per visualizzare il cursore a barra e digitate le modifiche. Se volete cambiare lo stile di formattazione applicato al titolo o alle voci della legenda, invece, selezionateli in modo che appaiano i bordi di contorno e fate clic con il pulsante destro del mouse. Si aprirà un menu di scelta rapida, in cui dovete scegliere il comando Formato titolo grafico (o Formato legenda): Excel mostra la finestra di dialogo relativa, che permette di scegliere il tipo di carattere, lo stile, le dimensioni, il colore e le altre opzioni di formattazione da applicare agli elementi selezionati. La finestra per modificare la formattazione si può far apparire anche facendo doppio clic sulla voce su cui si vuole intervenire. 2.3 La barra degli strumenti Grafico Per lavorare su un grafico più agevolmente, potete aprire la barra degli strumenti Grafico, che contiene numerosi pulsanti utili per visualizzare e modificare gli elementi del grafico. Aprite il menu Visualizza e selezionate Barre degli strumenti/Grafico. Nella barra degli strumenti si trovano i seguenti comandi:  Oggetti grafico: utilizzando questo elenco è possibile selezionare uno degli elementi del grafico senza dover fare clic su di esso.  Formato oggetto selezionato: permette di modificare la formattazione dell'elemento selezionato nell'elenco Oggetti grafico. Le opzioni di formattazione disponibili dipendono dall'oggetto selezionato. Se l'oggetto è l'area del grafico, per esempio, si può modificare il motivo, il tipo carattere e le proprietà, mentre se si tratta dell'asse delle categorie si può cambiare il motivo, la scala, il tipo carattere, il tipo di numero e l'allineamento.  Tipo di grafico: consente di scegliere un tipo di grafico diverso per la rappresentazione dei dati  Legenda: facendo clic sul questo pulsante si può aggiungere una legenda a destra dell'area del tracciato, oppure, se il grafico la contiene già, rimuoverla.  Tabella dati: visualizza sotto il grafico una tabella che contiene i dati utilizzati per crearlo, oppure, se la tabella è già presente, permette di cancellarla.  Per riga: traccia la serie di dati del grafico in base alle righe dei dati.  Per colonna: traccia la serie di dati del grafico in base alle colonne dei dati.  Inclina il testo in basso: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso il basso.  Inclina il testo in alto: modifica l'aspetto delle etichette degli assi x in modo che appaiano inclinate verso l'alto. È possibile utilizzare gli strumenti Per riga e Per colonna della barra degli strumenti Grafico per cambiare la direzione della serie dei dati che generano il tracciato. Lo strumento Per riga organizza il
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI grafico derivando i valori delle serie dei dati dalle righe, mentre lo strumento Per colonna permette di derivare i valori delle serie dei dati dalle colonne L'intervallo dei dati Se il grafico si trova nello stesso foglio di lavoro che contiene i dati, quando si seleziona l'area del grafico appare un bordo colorato attorno alle etichette e ai dati utilizzati per creano. È possibile spostare il bordo in modo da ridefinire l'intervallo dei dati rappresentati nel grafico, per esempio per aggiungere una serie di dati. La procedura da seguire è molto semplice: digitate i dati e le etichette che volete aggiungere nelle celle adiacenti ai dati esistenti. Selezionate l'area del grafico facendo clic sull'area vuota tra il bordo del grafico e l'area del tracciato e quindi trascinate il quadratino nell'angolo in basso a destra del bordo di delimitazione fino a includere i nuovi dati nella selezione: quando rilasciate il pulsante del mouse Excel visualizza il grafico che rappresenta il nuovo intervallo di dati. Formattare i grafici Una volta definiti i contenuti del grafico, ci si può sbizzarrire a modificarne l'aspetto "estetico", operando su colori, bordi e opzioni di formattazione varie. Excel crea i grafici a colori. Se la vostra stampante è in bianco e nero, i colori saranno riprodotti con diverse tonalità di grigio. Può quindi essere utile, per esempio, scegliere uno sfondo bianco e motivi molto diversi per le serie adiacenti, in modo da distinguerle facilmente. Se il grafico sarà stampato a colori, invece, si possono utilizzare differenti motivi e colori per dare maggiore enfasi ai vari dati. Per formattare una serie di dati fate clic su di essa con il pulsante destro del mouse e selezionate il comando Formato serie dati. Si aprirà la finestra di dialogo Formato serie dati, con la scheda Motivo in primo piano. Le opzioni all'interno della scheda sono diverse a seconda del grafico su cui state lavorando. Se si tratta di un istogramma, per esempio, potete selezionare un colore per la colonna dalla tavolozza nel riquadro Area. Per sfumare il colore fate clic su Riempimento e selezionate una sfumatura. Se volete mettere in risalto elementi particolari del grafico potete provare ad applicare un bordo. Per esempio, potete mettere un bordo attorno all'area del grafico in modo da creare un riquadro, oppure incorniciare il titolo per evidenziarlo. Si può scegliere lo stile, il colore, lo spessore e l'eventuale ombreggiatura del bordo e dargli un effetto tridimensionale. Per applicare un bordo fate clic con il pulsante destro del mouse in un'area vuota del grafico e selezionate il comando Formato area grafico. Si aprirà la scheda Motivo della finestra Formato area grafico: nell'area Bordo fate clic sul pulsante di selezione esclusiva Personalizzato e quindi su Stile per selezionare uno stile fra quelli disponibili. Con il pulsante Colore potete scegliere un colore per la linea, mentre la casella Spessore visualizza l'elenco delle opzioni disponibili per le dimensioni della linea. Dopo aver impostato le vostre opzioni fate clic su OK. Nella scheda Motivo si trovano anche i comandi per applicare uno sfondo al grafico: selezionate un colore dalla tavolozza nel riquadro Area e fate clic su Riempimento se invece di uno sfondo omogeneo volete applicare una sfumatura, un motivo, una trama o un'immagine. Per incorniciare un titolo, invece, fate clic su di esso con il pulsante destro del mouse e scegliete Formato titolo grafico: attivate il pulsante Bordo Personalizzato e scegliete le opzioni per definire il vostro bordo. L'ordine delle serie di dati È possibile modificare l'ordine delle serie di dati in un grafico per facilitarne la lettura oppure per raggrupparle secondo uno schema che si ritiene più logico. Per cambiare l'ordine delle serie di dati fate clic su una serie con il pulsante destro del mouse e scegliete il comando Formato serie dati.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Selezionate la scheda Ordine delle serie della finestra di dialogo Formato serie dati, scegliete una serie nella casella Ordine delle serie e quindi fate clic sul pulsante Sposta in alto o Sposta in basso per modificare la posizione della serie nel grafico. I cambiamenti sono visualizzati nell'anteprima disponibile all'interno della finestra. Quando siete soddisfatti dei risultati raggiunti fate clic su OK. La finestra di dialogo sarà chiusa e il grafico sarà aggiornato col nuovo ordine delle serie di dati. La formattazione degli assi Anche la formattazione dell'asse X o dell'asse Y può essere modificata per meglio rispondere alle caratteristiche del grafico. Se, per esempio, volete modificare la formattazione dell'asse Y dal formato Numero al formato Valuta, fate clic con il pulsante destro del mouse sull'asse Y e scegliete il comando Formato asse. Si aprirà la finestra di dialogo Formato asse, in cui deve essere selezionata la scheda Numero. Scegliete l'opzione Valuta nella casella Categoria: la casella Esempio mostra come le celle selezionate appariranno dopo l'applicazione della nuova formattazione; fate clic su OK in modo che il grafico sia aggiornato con le nuove opzioni. Quando si crea un grafico Excel definisce automaticamente le scale dei valori degli assi derivandole dai valori utilizzati per creare il grafico. È comunque possibile cambiare questa scala, per esempio se le serie dati risultano troppo vicine e la scala automatica non riesce a evidenziare le differenze. Selezionate la scheda Scala della finestra Formato asse: le opzioni che si trovano sotto le Impostazioni automatiche sono quelle predefinite dal programma. Le opzioni Valore minimo e Valore massimo definiscono il valore iniziale e quello finale su cui è impostato l'asse, mentre Unità di base e Unità principale specificano l'unità di suddivisione dell'asse tra i due estremi. Per modificare la scala dell'asse selezionate le caselle e digitate i valori di riferimento, quindi fate clic su OK. lì grafico sarà aggiornato con la nuova scala dell'asse. Grafici 3D Se avete scelto di rappresentare i vostri dati attraverso un grafico 3D, potete intervenire sulla visualizzazione tridimensionale modificandone l'elevazione e la rotazione. L'elevazione crea un effetto visivo simile a quello che si avrebbe osservando il grafico da punti di vista a diverse altezze, mentre la rotazione muove il grafico intorno all'asse verticale. Per regolare la visualizzazione di un grafico 3D fate clic con il pulsante destro del mouse su un'area vuota del grafico e selezionate il comando Visualizzazione 3D dal menu di scelta rapida. Excel apre la finestra Visualizzazione 3D: digitate i valori nelle caselle Elevazione e Rotazione oppure premete i pulsanti relativi. L'effetto ottenuto con l'applicazione delle nuove impostazioni viene mostrato dal grafico di esempio che si trova nella finestra di dialogo. Fate clic su OK e il grafico sarà aggiornato con le nuove modalità di visualizzazione. 2.4 Cambiare il tipo di grafico Se il grafico che avete costruito vi sembra non aiutare la comprensione visiva dei dati, provate con un tipo diverso. Fate clic sull'area del tracciato e premete il pulsante destro del mouse. Scegliete la voce Tipo di grafico dal menu di scelta rapida : si aprirà la finestra di dialogo Tipo di grafico, che permette di scegliere una nuova modalità di rappresentazione per i dati oppure una nuova scelta disponibile per lo stesso grafico. Nello stesso menu si trovano altri comandi che permettono di modificare gli elementi del grafico e richiamano delle finestre di dialogo del tutto simili a quelle che fanno parte della procedura di Creazione guidata Grafico. La voce Opzioni grafico permette di cambiare le opzioni standard del
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI grafico selezionato, per esempio aggiungere il titolo e la griglia per rendere più facile la comprensione dei dati. Facendo clic su questa voce si apre la finestra di dialogo Opzioni grafico, che contiene tutte le opzioni disponibili per il tipo di grafico scelto. Per visualizzare la griglia del grafico, per esempio, scegliete la scheda Griglia e quindi selezionate le caselle di controllo corrispondenti alla griglia che volete aggiungere. Nella finestra apparirà un'anteprima delle opzioni scelte. Se invece avete bisogno di spostare la legenda, che di solito viene posizionata alla destra del grafico, scegliete la scheda Legenda e quindi selezionate la posizione che preferite. Con il comando Dati di Origine è possibile cambiare l'origine dei dati su cui si basa il grafico: si possono aggiungere o eliminare dei dati aggiungendo o escludendo una o più serie di dati. I cambiamenti operati sono visualizzati nell'anteprima della finestra, che può servire per decidere se accettare o rielaborare le variazioni. Per eliminare una serie di dati per esempio, fate clic sul comando Dati di Origine, scegliete la scheda Serie e selezionate il nome della serie che cercate, quindi fate clic su Elimina e poi su OK: la serie di dati sarà tolta dal grafico. La voce Posizione, infine, permette di aprire la finestra di dialogo Posione grafico, con cui si può assegnare una nuova posizione al grafico. Per spostare in un foglio dedicato un grafico incorporato nello stesso foglio di lavoro dei dati, per esempio, selezionate questo comando, fate clic su Crea nuovo foglio e quindi su OK. La finestra di dialogo verrà chiusa e il grafico sarà posizionato su un foglio nuovo di nome Grafico1. Questo foglio fa parte della stessa cartella di lavoro e viene inserito alla sinistra del foglio contenente i dati rappresentati nel grafico. Il grafico resta comunque collegato con i dati del foglio di lavoro e sarà aggiornato automaticamente al variare dei dati. 2.5 Spostare e cancellare grafici Terminata la Creazione guidata il grafico è inserito nel foglio di lavoro scelto; se sono necessarie modifiche è comunque possibile spostarlo in un'altra posizione, ridimensionarlo o migliorarne le caratteristiche grafiche. Prima di tutto fate clic sul mouse in modo da selezionarlo: appariranno alcuni rettangoli neri, le maniglie, agli angoli e ai lati del bordo del grafico. Per spostare il grafico in una nuova posizione senza modificarne le dimensioni posizionate il cursore del mouse all'interno del grafico e, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, trascinatelo in modo che il cursore si trasformi in una freccia quadrupla. Quando siete arrivati nella posizione voluta rilasciate il pulsante sinistro del mouse. Per ingrandire o ridurre il grafico, invece, posizionate il cursore del mouse sopra una maniglia e tenete premuto il pulsante sinistro in modo che il cursore si trasformi in una doppia freccia. Trascinate il mouse (Excel visualizza un contorno della dimensione del grafico che segna il movimento del puntatore) e rilasciatelo quando siete soddisfatti delle dimensioni raggiunte. Utilizzando le maniglie centrali è possibile modificare la posizione di un solo lato per volta, con le maniglie d'angolo si possono controllare due lati contemporaneamente. Se trascinate la maniglia centrale inferiore, per esempio, potete spostare il lato inferiore del grafico per allungarlo o accorciarlo, mentre con la maniglia nell'angolo inferiore sinistro sposterete contemporaneamente sia il lato inferiore sia quello sinistro. Il grafico può essere spostato o ridimensionato solo se lo avete inserito come oggetto grafico nel foglio di lavoro in cui sono contenuti anche i dati. Se premete il tasto MAIUSC mentre agite su una delle maniglie ai vertici, il ridimensionamento sarà proporzionale, rispetterà cioè il rapporto tra altezza e larghezza della finestra. Per eliminare un grafico è sufficiente fare clic sull'area del grafico per selezionarlo e premere il tasto CANC. I dati che lo hanno originato restano invariati nel foglio di lavoro.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Foglio elettronico Parte quinta 1.0 Tabelle Pivot 1.1 Introduzione 1.2 Creazione di una tabella Pivot 1.3 Analisi ed interpretazione dei dati 1.4 Viste mirate 1.5 I campi calcolati 1.6 I formati 1.7 Le opzioni 1.8 Operazioni sulle tabelle pivot 1.9 I grafici pivot 1.0 Tabelle Pivot 1.1 Introduzione Uno degli utilizzi più gettonati dei fogli elettronici in generale è quello relativo all'impostazione di tabelle. Tuttavia siamo talmente abituati a lavorare con queste ultime che molte volte non ci rendiamo conto che con opportune manipolazioni è possibile ottenere da esse una grande quantità informazioni, il cui numero ed utilità va ben al di la di quanto non possano dire, così come sono tradizionalmente presentati, i dati che vi sono ospitati. Il segreto per rendere eloquente una qualsiasi tabella sta nell'interpretarla non semplicemente come un insieme di numeri ordinati in righe e colonne ma come un vero e proprio data base, per la precisione come un "archivio tabellare". Nelle celle della prima riga si trovano i nomi dei campi, mentre le righe sottostanti corrispondono ai singoli record. A questo punto, se interroghiamo il nostro archivio con gli strumenti opportuni,
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI possiamo spremere da esso tutte le informazioni che custodisce potenzialmente, ma che altrimenti non si sarebbero mai palesate. Facciamo subito un esempio pratico riferendoci al file mostrato in figura. In essa sono riportati i dati relativi agli ordini pervenuti nei primi tre messi dell'anno dai venditori di una azienda che opera nel campo delle periferiche per computer. Così come si presenta, la nostra tabella non dice moltissimo e si limita a fotografare le situazioni relative ai singoli periodi temporali, ma se la esploriamo con lo strumento adatto, possiamo trasformarla in una miniera di informazioni. Si può andare dal fatturato globale per venditore a quello per venditore e prodotto, e dal giro di affari realizzato per un articolo a quello relativo ad uno solo di questi. Inoltre, è possibile conteggiare quante stampanti ha piazzato un venditore nell'arco del trimestre, le vendite che si riferiscono ad un certo mese, e così via. Si noti che la struttura di tale tabella è volutamente semplice, al fine di consentirne una lettura immediata e di propiziare la comprensione degli esempi pratici che su di essa si basano. Ovviamente si può lavorare con grandi quantità dati strutturati in modo anche molto articolato, ed è proprio in queste condizioni che si apprezzano meglio le potenzialità delle tabelle pivot. 1.2 Creazione di una tabella Pivot 162
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Considerando le loro caratteristiche molto variegate non è facile darne una sintetica descrizione. In linea di massima, possiamo dire che prendono origine da una tabella che ospita i dati da analizzare (o meglio, da un data base tabellare), e che sono in grado di trasformare successivamente la loro architettura per interpretare le informazioni originali sotto diverse ottiche. La procedura, peraltro molto semplice, prevede che si crei dapprima una struttura vuota, e che successivamente si costruisca in tempo reale lo schema secondo il quale devono essere presentati i risultati dell'analisi, posizionando semplicemente nel suo ambito i riferimenti alle informazioni da analizzare. Tutto risulterà più chiaro con un esempio pratico. Vediamo come si deve operare per ottenere dalla nostra tabella un report che sintetizzi per ogni mese e per ogni venditore, il fatturato totale conseguito sui tre articoli venduti. Il tutto, ovviamente corredato con gli opportuni totali generali. Posizionare il cursore su una qualsiasi tabella da analizzare. Con questa semplice mossa si indica ad Excel quale sarà la zona su cui deve operare. Vale la pena di osservare che la tabella non deve presentare soluzioni di continuità, nel senso che non possono essere presenti righe o colonne vuote. Apriamo il menu Dati e selezioniamo la voce Rapporto tabella pivot e grafico pivot. Così facendo viene visualizzata la prima maschera in cui si articola la procedura, in cui si deve indicare la tipologia dei dati da analizzare, e se si vuole procedere ad una analisi numerica o grafica. Per quanto ci riguarda selezioniamo i bottoni rispettivamente corrispondenti alle voci Elenco o data base Microsoft Excel e Tabella pivot. Nota - L'analisi può essere condotta anche su dati residenti all'esterno del foglio di lavoro corrente, su più zone differentemente posizionate, o partendo da un'altra tabella pivot. In ogni caso le procedure sono abbastanza analoghe e differiscono solo per alcuni dettagli, in particolare quelli relativi alla dichiarazione della posizione dei dati. Clicchiamo sul pulsante Avanti ed accediamo così ad una nuova maschera. Dal momento che abbiamo già posizionato il cursore all'interno della tabella, Excel ci propone come zona di analisi le coordinate di quella occupata dalla tabella stessa. Fare clic sul pulsante Avanti per accettarle e proseguire. Così 163
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI facendo si accede alla maschera in cui si deve indicare la posizione in cui devono essere visualizzati i risultati Per quanto riguarda la loro posizione si può scegliere fra il foglio di lavoro in cui si trova la tabella originale o un altro foglio. Scegliamo la seconda proposta. Si può così operare più agevolmente. Premere il pulsante Fine. A questo punto si determina l'apertura di un nuovo foglio di lavoro nel cui angolo superiore sinistro (in corrispondenza della cella A1, tanto per intenderci), è visualizzata la struttura vuota di una tabella a due entrate.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Contemporaneamente, nell'area di lavoro si apre un box che ospita un menu operativo e i riferimenti ai nomi dei campi del nostro archivio tabellare originale. Quando si porta il cursore su di essi si trasformano in pulsanti. L'area dei risultati è suddivisa in quattro zone ben distinte, e precisamente: 1. L'area riservata ai riferimenti di riga in cui si trascineranno i pulsanti corrispondenti ai campi che devono figurare come righe della tabella 2. L'area riservata ai riferimenti di colonna in cui si trascineranno i pulsanti corrispondenti ai campi che devono figurare come colonne della tabella 3. L'area Dati in cui si trascina con il mouse il riferimento al pulsante corrispondente al campo che deve essere oggetto delle elaborazioni. 4. L'area di Pagina in cui si trascina il pulsante corrispondente al campo al quale si deve riferire il contenuto della tabella quando se ne richiede la visualizzazione in modalità ridotta. Per esempio, se i dati originali si riferiscono ai dodici mesi dell'anno, portando il campo Mesi nell'area di pagina si possono attivare dodici viste singole ciascuna relativa ad un mese, diminuendo di conseguenza la zona occupata dai risultati dell'analisi. A questo punto, sulla scorta di queste informazioni, si può impostare la struttura della tabella dei risultati.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Trasciniamo nella zona Righe i pulsanti Venditore e Mese. Quest'ultimo si affiancherà al primo. L'ordine in cui si inseriscono i pulsanti è molto importante perché determina come vengono visualizzati i dati. In questo caso verranno esibiti i fatturati conseguiti da ogni venditore nei tre mesi del trimestre Trasciniamo nella zona delle Colonne il pulsante corrispondente al campo Categoria Trasciniamo nell'area Dati il pulsante Fatturato, sul quale verranno eseguite le elaborazioni previste. Quella standard è la Somma (quella che ci interessa), ma è possibile condurre, come vedremo, altri tipi di elaborazione. Qui si conclude la procedura, dal momento che in questa occasione non abbiamo previsto l'utilizzo dell'area di pagina. Non appena si rilascia il pulsante Fatturato nell'area Dati viene creata la tabella con i risultati dell'analisi che, se abbiamo operato correttamente, si dovrebbe presentare nel modo seguente: 1.3 Analisi ed interpretazione dei dati Quella che abbiamo appena creato è una tabella a due entrate che esprime l'analisi specificata tramite il posizionamento dei pulsanti. La cosa stupefacente è che non si tratta di una analisi statica ma dinamica, nel senso che si può procedere a nuove interpretazioni dei dati, agendo semplicemente sui pulsanti che compaiono nella tabella stessa e, che per la precisione, sono i tre che abbiamo trascinato nell'area delle righe e delle 166
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI colonne, più uno, posizionato in alto a sinistra, che indica il tipo di elaborazione che è stata condotta sui dati relativi al campo Fatturato (la somma) rispettando le condizioni che abbiamo stabilito impostando la tabella. Se abbiamo dei ripensamenti sullo schema di presentazione dei dati possiamo sempre intervenire creando nuove situazioni: basta togliere o aggiungere pulsanti. Ad esempio, aggiungendo il campo Pagato nella zona Colonne otterremo il seguente risultato: In questo caso la tabella si presenta articolata in due sezioni, ognuna delle quali riporta rispettivamente i dati delle transazioni andate a buon fine o ancora inevase. Se, invece, tanto per continuare con gli esempi, eliminiamo il campo Mesi, semplicemente trascinandolo fuori dalla zona Righe, la struttura si autodimensiona per interpretare i dati solo relativamente ai tre venditori, consolidandoli nell'arco del trimestre.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Una volta impostata la struttura definitiva, se ne possono ricreare altre agendo semplicemente sui pulsanti a disposizione. Innanzitutto è possibile procedere ad una diverso tipo di elaborazione dei dati. Ecco come operare. Fare doppio clic sul pulsante con sopra impresso la scritta Somma di Fatturato. Così facendo viene aperto un box di in cui , nella finestra Riepiloga per, si sceglie il tipo di elaborazione desiderata fra quelle proposte (Conteggio, Media, Massimo, Minimo, e così via) Nel box sono presenti due pulsanti, Numero e Opzioni. Facendo clic sul primo si accede alla maschera per l'assegnazione dei formati numerici
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Tramite il secondo pulsante, invece, si determina l'estensione del box ed è possibile stabilire come deve essere interpretato il risultato dell'elaborazione dei dati, selezionando la corrispondente modalità nell'elenco a discesa associato alla casella Mostra dati. I valori possono essere espressi in percentuale di riga, di colonna, o del totale generale, oppure si può richiedere che vengano calcolati i delta rispetto ad un riferimento da specificare. E si potrebbe continuare a lungo. Chi vuole documentarsi su tutti i tipi di interpretazione possibili può accedere alla guida in linea di Excel, aprire la scheda di ricerca libera e digitare nella casella dedicata il termine Tabelle pivot.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Se optiamo per la modalità di visualizzazione dei dati Discordanza da, e nelle finestre Campo base e Elemento base selezioniamo rispettivamente Mese e Precedente, i nostri risultati verranno interpretati non più in senso assoluto ma come la differenza (positiva o negativa) rispetto al dato precedentee Provate ad immaginare una tabella di origine con centinaia di righe e pensate all'utilità di questo strumento! 1.4 Viste mirate Se la tabella pivot interpreta l'analisi di un grande insieme di dati le sue dimensioni possono essere anche molto estese, e potrebbe essere difficile mettere nella dovuta evidenza quelle informazioni che ci interessano particolarmente. Aprendo gli elenchi a discesa associati ai pulsanti di campo si può stabilire quali dati devono essere visualizzati. Se, per esempio, vogliamo vedere solo quelli relativi al venditore Verdi e al mese di Gennaio, aprendo gli elenchi a discesa associati ai pulsanti Venditore e Mese vengono rispettivamente aperti l'elenco dei nomi dei venditori e dei mesi.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI A questo punto, basta deselezionare quelli che non devono comparire nel rapporto, e il gioco è fatto. Ovviamente, si può ripercorrere il cammino a ritroso per ristabilire la situazione originale. Quando si analizzano archivi di grandi dimensioni si rivela preziosa anche la possibilità di visualizzare i risultati suddividendoli in pagine, ognuna delle quali è relativa a una determinata tipologia di informazioni. Così, se i dati sorgenti si riferiscono a più periodi temporali (anni, mesi, trimestri, settimane o giorni) si può creare una pagina riservata ad ogni periodo, e visualizzare solo quella desiderata selezionandola nell'elenco a discesa associato pulsante che la rappresenta nell'area Pagina. Per fare un esempio pratico, rifacendoci sempre alla nostra tabella esemplificativa, potremmo creare tre pagine corrispondenti ai tre mesi cui si riferiscono i dati. In tal caso, quando si imposta la tabella pivot, anziché trascinare il campo Mese nell'area delle righe, lo si posiziona direttamente nell'Area di pagina. 1.5 I campi calcolati I dati ospitati nella omonima area della tabella possono essere elaborati, come si è visto, solo secondo ben determinate tipologie di calcolo. Se, però, fosse necessario manipolarli in modo personalizzato si può ricorrere ai cosiddetti campi calcolati. In pratica, è possibile aggiungere alla tabella pivot nuovi campi in cui sono ospitate le formule responsabili dei calcoli desiderati. Come al solito, conviene fare un esempio pratico. Immaginiano che dopo aver consolidato i dati della tabella originale si vogliano calcolare le provvigioni da riconoscere ai venditori valorizzandole nella misura del 5 percento del giro d'affari conseguito. Per risolvere il problema possiamo aggiungere un campo calcolato che valorizzi tale percentuale .  Portare il cursore su una qualunque cella della tabella pivot, e fare clic con il pulsante destro del mouse. Con questa operazione si determina l'esibizione di un menu in cui si opta per la voce Formule, e nel corrispondete sottomenu si seleziona Campo calcolato 171
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI  Nella maschera che viene visualizzata inserire nella casella di testo Nome, quello da assegnare al campo calcolato (Provvigioni 5%, per esempio). Nella casella di testo sottostante, invece, impostare la formula di calcolo facendo riferimento ai nomi di campo elencati nella finestra Campi. La formula è la seguente: = Fatturato*5/100  Fare clic sul pulsante Aggiungi per inserire il nuovo campo nell'elenco, quindi premere il pulsante Ok per visualizzare i risultati seguenti
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.6 I formati Le tabelle che abbiamo creato sono una vera e propria miniera di informazioni, ma non si può proprio dire che siano belle a vedersi. Fortunatamente, dal momento che l'occhio vuole la sua parte, abbiamo la possibilità di presentarle in modo piacevole applicando uno dei 22 formati contenuti nella galleria dedicata. Ecco come operare.  Posizionare il cursore su una qualsiasi cella della tabella. Fare clic destro, e nel menu che si apre contestualmente optare per la voce Formato. Così facendo si accede alla galleria dei formati  Selezionare quello desiderato, quindi premere applicarlo alla nostra spartana tabella pivot, che si presenta ora nel modo seguente
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.7 Le opzioni La creazione di una tabella pivot ha luogo secondo i parametri che sono raccolti in una speciale maschera cui si accede dal menu contestuale al clic destro sulla tabella, selezionando la voce Opzioni tabella.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per attivare o disattivare un parametro togliere o mettere la spunta alla casella associata alla corrispondente voce. La maggior parte delle voci della maschera sono autoesplicative, ma qualora ci fossero problemi di interpretazione c'è sempre a disposizione l'aiuto contestuale. Per saperne di più sulle funzioni svolte da una singola opzione, fare clic sul punto interrogativo posizionato in alto a destra della maschera, portare il cursore (che si è trasformato nello stesso simbolo) sulla voce relativamente alla quale si vogliono lumi e fare clic. Così facendo viene visualizzato un riquadrino con le informazioni desiderate. 1.8 Operazioni sulle tabelle pivot Di seguito illustriamo sinteticamente le procedure per portare a termine alcune operazioni di routine che coinvolgono le tabelle pivot. Aggiornamento dei dati - Una tabella pivot è legata ai dati sorgenti e ne riflette le modifiche che vengono ad essi eventualmente apportate. L'aggiornamento può essere eseguito in ogni momento facendo clic destro sulla tabella e selezionando la voce Aggiorna. Si può anche richiedere che la tabella venga aggiornata automaticamente tutte le volte che viene aperta la cartella che la ospita. In tal caso, accedere ala maschera delle opzioni, e nella sezione Opzioni dati spuntare la casella corrispondente alla voce Aggiorna all'apertura. Visualizzare o nascondere i dettagli - Se si vuole nascondere l'esplosione di una voce, per esempio la ripartizione del fatturato stampanti fra i vari venditori, basta evidenziare l'intestazione del gruppo o il nome di un venditore, fare clic destro e selezionare nel menu contestuale la voce Raggruppa e struttura. Nel corrispondente sottomenu optare Nascondi dettaglio. Seguire la procedura inversa, o annullare l'operazione, per ritornare alla situazione di partenza. Se la procedura descritta si esegue evidenziando una cella della zona dati, la tabella si contrae al massimo livello e può non essere più possibile ritornare all'originale. 175
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it Michele Tomasicchio -Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Eliminare una tabella - Fare clic destro sulla tabella, nel menu contestuale optare per Seleziona, e nel corrispondente sottomenu per Intera tabella. A selezione avvenuta premere semplicemente il tasto di cancellazione. Copia di una tabella - Selezionare l'intera tabella con la procedura appena descritta, aprire il menu Modifica e selezionare Copia. Posizionare il cursore dove deve avvenire la replica, riaprire il menu Modifica e selezionare Incolla. La replica non tiene conto della larghezza delle colonne, che devono essere ridimensionate a mano. Ecco un piccolo trucco per evitare la noiosa operazione. Una volta copiata la tabella, portarsi su una cella della colonna che coincide con la prima colonna della tabella stessa, ma che sia esterna ad essa, riaprire il menu Modifica e selezionare Incolla speciale. Nella maschera che viene visualizzata spuntare la casella Larghezza colonne, quindi premere Ok, per ottenere il desiderato assestamento delle colonne. È molto importante che il cursore sia all'esterno della tabella perché in caso contrario il ridimensionamento non ha luogo. 1.9 I grafici pivot Le tabelle pivot di Excel 2000 sono supportate da una opzione decisamente inedita. Ci riferiamo agli omonimi grafici, che possono essere creati direttamente utilizzando i dati da analizzare o basandosi su una tabella pivot. L'enorme utilità di questi diagrammi è che possiedono le medesime caratteristiche di interattività delle tabelle da cui prendono il nome, pertanto si possono assestare in tempo reale a seconda delle viste che vogliamo interpretare. Per creare un grafico da una tabella pivot esistente basta farvi sopra clic destro, e selezionare nel menu contestuale la voce Grafico pivot. Il diagramma verrà immediatamente realizzato in un foglio di lavoro dedicato. Vediamo, invece, come si costruire un grafico pivot partendo dai dati originali. In pratica, lanciata la procedura per la creazione di una tabella pivot, basta optare per Grafico pivot. Così facendo si accede al foglio in cui verrà creato il diagramma, dove è visualizzata una struttura analoga a quella che abbiamo utilizzato per impostare le tabelle. Trascinando i pulsanti nelle varie aree si crea il grafico che interpreta esattamente il tipo di analisi che vogliamo condurre. Tutte le possibili varianti si ottengono agendo opportunamente sugli elenchi a discesa associati ai pulsanti. Per cambiare il tipo di grafico, invece, fare clic destro su di esso e selezionare la voce Tipo di grafico per accedere alla galleria dei modelli.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI . Foglio elettronico Parte sesta 1.0 Utilizzo dei filtri 1.1 Premessa 1.2 Un po' di teoria 1.3 Ricerche e operatori 1.4 I Filtri automatici 2.0 Automatizzare le ricerche con le macro 2.1 Registrazione della macro 2.2 Il listato della macro 2.3 Esecuzione della macro 2.4 Associare la macro ad un pulsante 2.5 Ripristino dell’archivio 3.0 Analisi statistiche di un data base 3.1 La zona criteri 1.0 Utilizzo dei filtri 1.1 Premessa
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Questa lezione, l'ultima relativa al foglio elettronico, è accompagnata da un file che si può scaricare facendo clic qui: si tratta del file zippato di un elenco excel di 2.382 libri, con relativi autori, editore e prezzo. Per gestire una base dati ci vuole un programma dedicato? In realtà lo si può fare molto bene, e in maniera decisamente semplice anche con Microsoft Excel. Basta sfruttare a fondo, le funzionalità dedicate che operano nell‟ambito del menu Dati. E c‟è di più: impostando opportune espressioni si possono eseguire analisi statistiche anche molto sofisticate sui contenuti di un archivio. Prima di cominciare, però, è importante chiarire il concetto di base dati, non solo da un punto di generale, ma soprattutto nell‟ottica secondo la quale viene interpretato all‟interno di Excel. 1.2 Un po' di teoria Un data base, una base dati, o più semplicemente un archivio, rappresentano in ogni caso un insieme di dati omogenei raggruppati in unità elementari che vengono definite record. I record, a loro volta, si articolano in un certo numero di campi, una sorta di etichette la cui funzione è quella di classificare convenientemente i dati che vi vengono inseriti. I campi si definiscono in base ai dati che ospitano, così si parla di campi testo, campi numerici, campi data, se rispettivamente contengono testi, valori numerici o date. Facciamo un esempio. Un data base Libri, raccoglie tutte le informazioni disponibili relative a questi ultimi, e i suoi record li classificano finemente utilizzando i campi. I record, per esempio, saranno articolati in più campi: Argomento (campo testo), Titolo (campo testo), Prezzo (campo numerico) e così via, e ogni campo conterrà i corrispondenti dati dei libri posseduti. Insomma, possiamo paragonare un data base ad uno schedario, e le schede cartacee in esso contenute ai record del nostro data base, o archivio che dir si voglia. A questo punto, come avevamo anticipato, vediamo come i dati in cui si articola un archivio vengono interpretati in ambiente foglio elettronico: ne più ne meno come una tradizionale tabella. Nelle celle della prima riga, quella che solitamente viene riservata alle intestazioni, si trovano i nomi dei campi, mentre le righe sottostanti corrispondono ai singoli record. Sotto questo punto di vista, pertanto, una qualsiasi tabella Excel che presenti la suddetta struttura può essere assimilata ad un data base, e non a caso viene definita un archivio tabellare. Si noti che la tabella non deve presentare soluzioni di continuità, nel senso che non devono esservi righe o colonne interamente vuote. 1.3 Ricerche e operatori Per estrarre da un data base le informazioni che ci interessano, possiamo interrogarlo in vari modi. Per esempio, facendo riferimento al nostro archivio esemplificativo, è possibile individuare tutte le registrazioni relative ai libri relativi ad un determinato argomento, o quelli scritti da uno specifico autore. Queste interrogazioni vengono definite semplici perché ottemperano ad un solo criterio, ma i criteri possono anche essere combinati fra loro. 179
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per esempio, si potrebbero individuare tutti i record che si riferiscono contemporaneamente ad un certo autore e a un certo editore. Quest‟ultima tipologia di interrogazione viene definita una ricerca in And (o inclusiva), perché viene ristretto il campo della ricerca. Infatti, nel nostro archivio, le registrazioni che si riferiscono, poniamo, all‟argomento BIOGRAFIE, sono 55, ma quelle in cui anche il campo Autore soddisfa a un secondo vincolo (che il libro sia stato scritto, per esempio, da Sperone Gigi) sono decisamente meno, per l‟esattezza 2. Alle ricerche restrittive in And fanno da contrappunto quelle cosiddette estensive ( o in Or). In questo caso il campo di ricerca si può invece estendere notevolmente. Così, se vogliamo individuare i libri che possono essere indifferentemente una biografia o un dizionario, il numero di registrazioni individuate è sicuramente superiore. Gli operatori And e Or che vengono utilizzati per tali tipologie di ricerca sono definiti operatori booleani, ma vi sono altri operatori (cosiddetti relazionali), che consentono di interrogare un archivio utilizzando altri criteri. Ci riferiamo agli operatori uguale a, diverso da, maggiore di, minore di, e così via che consentono di impostare filtri anche molto sofisticati, e possono essere utilizzati, tanto per fare un esempio, per estrarre i record relativi ai libri il cui è importo è maggiore di un 30.000 lire. 180
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Excel mette a disposizione due procedure per eseguire una ricerca nell‟ambito di un data base tabellare: filtri automatici e ai filtri avanzati che si attivano entrambi aprendo il menu Dati e selezionando le omonime voci. L‟applicazione di un filtro automatico consente di eseguire estemporaneamente semplici interrogazioni di un archivio tabellare, mentre utilizzando un filtro avanzato si possono impostare interrogazioni anche molto sofisticate che prevedono l‟utilizzo estensivo degli operatori booleani e relazionali. 1.4 I Filtri automatici I risultati che si possono ottenere avvalendosi di questo tipo di filtri presentano qualche limitazione, ma sono comunque più che sufficienti per esplorare efficacemente il contenuto di un data base. In compenso sono estremamente facili da utilizzare e la loro risposta è immediata. Ma ecco come procedere, per estrarre dal nostro data base esemplificativo i record relativi ai libri con argomento BIOGRAFIE. Fare clic su una qualsiasi cella della tabella-archivio, aprire il menu Dati e selezionare la voce Filtro automatico. A fianco dei nomi dei campi compare un pulsantino con sopra impresso un triangolino con il vertice orientato verso il basso. Facendovi sopra clic si apre un elenco a discesa che ospita tutti dati (unici) che sono contenuti in quel campo dell‟archivio. In altre parole, se in un campo compare anche tre volte una certa voce, questa verrà riportata una sola volta. A questo punto, selezionare il nome dell'argomento che ci interessa, BIOGRAFIE, determinando l‟immediata contrazione della tabella in modo tale che vengono mostrati solo i record che contengono nel campo Prodotto la voce che abbiamo selezionato.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Come si vede la risposta del sistema è immediata mentre la corrispondente procedura è decisamente semplice. In ogni caso, dal momento che sulla tabella risultante da una prima interrogazione se ne possono condurre altre sempre nello stesso modo, ecco aperta la strada alla esecuzione di un ricerca in And. 2.0 Automatizzare le ricerche Di seguito svilupperemo una semplice macro per automatizzare le ricerche. Si tratta di una esercitazione che si rivelerà molto utile se in futuro ci dovesse capitare di rendere automatica qualche semplice applicazione. Quello che ci prefiggiamo di fare è impostare un programmino che determini l‟esibizione di due box in cui si dichiarano rispettivamente il campo in cui effettuare la ricerca, e la voce da individuare, dopodiché, a inserimenti avvenuti viene eseguita l‟interrogazione. La corrispondente macro verrà poi associata ad un pulsante in modo che chiunque, anche completamente all‟oscuro della esistenza dei filtri automatici, possa comunque condurre una ricerca. In pratica, stiamo sviluppando una interfaccia che rende trasparente la procedura di interrogazione demandandola alla semplice pressione di un pulsante senza dover necessariamente passare attraverso la trafila dei menu. Tanto per strafare, è stato previsto anche un pulsante la cui pressione riporta l‟archivio alle condizioni originali per dare modo di condurre una nuova ricerca partendo da zero Vale la pena di osservare che se dopo aver condotto una interrogazione si preme ancora il primo pulsante, è possibile eseguire un nuovo filtraggio dei risultati per eseguire una ricerca in And. Il primo passo da compiere è registrare una semplice macro che esegua una qualsiasi ricerca, dopodiché ne analizzeremo il listato e la modificheremo opportunamente per metterla in grado di operare a seconda dei nostri input. Di seguito descriviamo sinteticamente le procedure di registrazione e gli interventi di modifica. 2.1 Registrazione della macro Registrare una macro significa eseguire alla tastiera la procedura da automatizzare, previa attivazione della funzionalità di registrazione. Ecco come si procedere.  Accedere al foglio di lavoro in cui è ospitato il nostro archivio, aprire il menu Strumenti e optare per la voce Macro. Nel corrispondente sottomenu selezionare la voce Registra nuova 182
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI macro per visualizzare la maschera che gestisce la denominazione di quella che intendiamo registrare  Nella casella Nome macro digitarne il nome, possibilmente esplicativo delle sue funzioni. Aprire l‟elenco a discesa associato alla casella Memorizza macro in e selezionare Questa cartella di lavoro. Così facendo si evita che nella maschera delle macro figurino anche quelle associate ad altri modelli Excel eventualmente aperti in memoria. Il nome che viene digitato nella casella (Ricerca, per esempio) andrà a sovrascrivere quello proposto per default (Macro1) considerando che questa, come probabile, è la prima macro che stiamo registrando. Nota – Vale la pena di fare qualche osservazione relativa alla denominazione di una macro. Innanzitutto, si ricordi che i nomi non possono contenere spazi, pertanto se il nome fosse composto bisogna sostituire gli spazi con l‟underscore. I nomi devono iniziare con un carattere e la loro lunghezza non può superare i 255 caratteri.  Premere il tasto Ok per attivare il registratore. Per indicare che il registratore è attivo, nell‟area di lavoro viene visualizzata una barretta con due icone. La prima, quella con impresso un quadratino, se premuta determina l’arresto del registratore. La utilizzeremo fra poco.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI  A questo punto eseguire la procedura di interrogazione. Fare clic sulla cella D12 dell‟archivio (o su una qualsiasi altra cella), aprire il menu Dati e selezionare Filtro automatico. Aprire l‟elenco associato al campo Autore e selezionare un qualsiasi nominativo: Aristotele, per esempio. Ottenuto il risultato, riportare il cursore in D12, e nella barretta con le due icone fare clic su quella con sopra impresso il quadrato. Così facendo si interrompe la registrazione. La macro che abbiamo registrata può essere rieseguita indefinitamente. Ecco come provarla.  Ripristinare l‟archivio aprendo il menu Dati e selezionando la voce Mostra tutto. Quindi, riaprire il menu Dati e deselezionare Filtro automatico.  Sempre restando nel foglio di lavoro in cui è ospitato il nostro archivio, aprire il menu Strumenti, optare per Macro, e nel sottomenu ancora per Macro.  Nella maschera che viene visualizzata selezionare il nome del nostro programmino (Ricerca), quindi fare clic sul pulsante Esegui. Se abbiamo operato correttamente dovrebbero comparire i risultati della interrogazione che abbiamo registrato. Nota – La macro esegue sempre la medesima ricerca nel campo Autore, e così come è non serve a molto. In altre parole non è interattiva. Fortunatamente, però, possiamo modificarla opportunamente per renderla più versatile. Il nostro obiettivo è quello di metterla in grado di eseguire una qualsiasi ricerca in qualsiasi campo, ma prima di metterci all‟opera vale la pena di dare un‟occhiata al listato del programmino che il registratore di Excel ha creato automaticamente. 2.2 Il listato della macro Ecco come procedere per visualizzare il codice della macro che abbiamo appena registrato.  Aprire il menu Strumenti, optare per Macro e selezionare ancora Macro nel corrispondente sottomenu. Così facendo si accede alla maschera per la gestione delle macro. 184
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI  Evidenziare il nome del programma (Ricerca) e premere il pulsante Modifica per accedere all‟Editor del Visual Basic, nell‟ambito del quale il listato si presenta così (ho aggiunto i numeri di riga per poter meglio descrivere i passaggi): 01. Sub Ricerca() 02. ' 03. ' Ricerca Macro 04. ' Macro registrata il 25/01/2003 da Francesco Lanorte 05. ' 06. ' 07. Range("D12").Select 08. Selection.AutoFilter 09. Selection.AutoFilter Field:=2, Criteria1:="ARISTOTELE" 10. Range("D12").Select 11. End Sub I passi che ci interessano sono quelli che vanno dallo 07 allo 09. Analizziamoli in dettaglio. Passo 07: Seleziona una cella della tabella-archivio, in questo caso la cella D12. Passo 08: Attiva la funzionalità di Filtro automatico Passo 09: Specifica il campo in cui ricercare e il criterio di ricerca (Campo 2 e Aristotele). Si noti che anziché il nome del campo viene dichiarato il suo numero d‟ordine, e che il nome dell‟autore, essendo una stringa, viene posto fra virgolette. Passo 10: Riporta il cursore in D12. A questo punto, si delinea la strategia per rendere interattiva la nostra macro e metterla in grado di ricevere input dall‟esterno in modo da farle eseguire ogni volta il tipo di interrogazione desiderata. In pratica, la dove si fa riferimento al numero del campo e al criterio di ricerca bisogna inserire un segnaposto (una variabile, nel gergo degli addetti ai lavori) in cui verrà registrata la nostra risposta rispettivamente all‟invito di dichiarare il numero d‟ordine del campo e il criterio di interrogazione da utilizzare. Inoltre, bisogna aggiungere alcuni passi che si occupino di dimensionare le due variabili e di visualizzare i messaggi di richiesta. Ecco come si presenta il precedente listato dopo le suddette modifiche, che si digitano direttamente all‟interno del codice stesso in ambiente Editor del Visual Basic. 01. Sub Ricerca() 02. ' 03. ' Ricerca Macro 04. ' Macro registrata il 25/01/2003 da Francesco Lanorte 05. ' 06. ' 07. Dim Campo 08. Dim Criterio 09. Campo = InputBox("Inserire il numero del campo di ricerca") 10. Criterio = InputBox("Inserire il criterio di ricerca") 11. Range("D12").Select 12. Selection.AutoFilter 13. Selection.AutoFilter Field:=Campo, Criteria1:=Criterio 14. Range("D12").Select 15. End Sub 185
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Commentiamo gli interventi operati: Passi 07 e 08: Tramite l‟istruzione Dim dichiarano rispettivamente le variabili Campo e Criterio. Passi 09 e 10: L‟istruzione InputBox determina la visualizzazione dei messaggi di richiesta, e le nostre risposte vengono registrate nelle corrispondenti variabili. Da questo momento, ogni volta che si farà riferimento a Campo e Criterio è come se si specificassero in chiaro i valori che sono stati assegnati alle suddette variabili. Passo 13: Come si può vedere, i riferimenti al campo e al criterio sono stati sostituiti con il nome delle corrispondenti variabili rendendo così interattiva la macro. 2.3 Esecuzione della macro Torniamo ora al foglio in cui è ospitato l‟archivio, accediamo tramite menu alla maschera di gestione delle macro (Strumenti/Macro/Macro), selezioniamo il nome del programma: se premiamo il pulsante Esegui viene così visualizzato il primo box di richiesta. Inserire il numero d‟ordine del campo e premere il pulsante Ok nel box. Viene così visualizzato il secondo box di richiesta: digitare il criterio e premere Ok per visualizzare il risultato della ricerca. Si noti che l‟inserimento del criterio non prevede il rispetto dell‟ortografia maiuscola e minuscola. In altre parole, Aristotele, ARISTOTELE, o AriStoTelE sono esattamente la stessa cosa. Il numero d‟ordine del campo indica la posizione che questo occupa nell‟ambito della riga di intestazione dell‟archivio (1 per il primo posto, due per il secondo, e così via). Vale la pena di osservare che se si riesegue la macro e si lancia una nuova interrogazione senza ripristinare l’archivio, è come se si eseguisse una ricerca in And. Concludiamo ricordando che quando si digita il criterio di ricerca nel box che lo richiede, è possibile esprimerlo utilizzando le cosiddette wildard. Per chi non lo ricordasse le wildcard sono dei veri e propri caratteri jolly (l’asterisco e il punto interrogativo) che consentono di formulare il criterio stesso anche se non ne ricordiamo esattamente l‟ortografia, o per renderlo più generalizzato. 186
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI In particolare, l’asterisco sostituisce un qualsiasi gruppo di caratteri, mentre il punto interrogativo un solo carattere. Così, per ricercare Aristotele, possiamo anche scrivere A*, perché l‟asterisco sta anche per tutti i caratteri mancanti, oppure Aristot??e, dal momento che i due punti interrogativi interpretano rispettivamente la e e la l. Ovviamente, se si utilizzano le wildcard, fra i risultati della ricerca potrebbero comparire anche record che non ci interessano. Nota – Quando abbiamo modificato la macro non ci siamo preoccupati di intervenire sulle coordinate della cella in cui viene posizionato il cursore all‟inizio della ricerca. Ne consegue che la macro deve essere assolutamente lanciata dal foglio in cui è ospitato l‟archivio da interrogare. Se, invece, le venisse assegnato un nome, si può operare da qualsiasi foglio della cartella. Denominare celle o zone, soprattutto quando si lavora con le macro è una buona abitudine che si dovrebbe prendere se si vuole rendere più spedito e a prova di errore l‟utilizzo di un foglio di lavoro. In particolare, se si lavora con le macro, ci si mette al riparo dagli inevitabili errori che si generano nel caso in cui , dopo aver sviluppato un programma, si aggiungono o cancellano righe o colonne. Infatti, le zone su cui la macro deve intervenire potrebbero non essere più quelle corrette, con tutte le conseguenze del caso. Ma ecco molto sinteticamente come si svolge la procedura di denominazione:  Selezionare la cella o la zona del foglio che si intende denominare.  Aprire il menu Inserisci e selezionare la voce Nome. Nel menu contestuale che viene esibito optare per Definisci. Così facendo si accede alla maschera per la definizione dei nomi  Nella casella di testo dedicata digitare il nome da assegnare alla zona o alla cella evidenziata.  Premere il pulsante Aggiungi, quindi Ok per rendere definitiva l‟assegnazione. La maschera consente anche di eliminare un nome assegnato in precedenza. Basta selezionarlo nell‟elenco, quindi premere il pulsante Elimina. 2.4 Associare la macro ad un pulsante Chi per eseguire il programmino che abbiamo registrato non volesse passare attraverso la maschera delle macro, può più elegantemente associarne il lancio alla pressione di un pulsante. Anche in questo caso ci limitiamo alle informazioni essenziali.  Accedere al foglio in cui è ospitato l’archivio 187
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI  Aprire il menu Visualizza, selezionare la voce Barre degli strumenti e nel corrispondente sottomenu spuntare la voce Visual Basic. Così facendo viene visualizzata nell‟area di lavoro la barra strumenti del Vba  Fare clic sulla seconda icona (quella con sopra impresso un martello e una chiave inglese) per visualizzare la cosiddetta Casella degli strumenti dalla quale preleveremo il pulsante da associare alla macro  Nella suddetta casella fare clic sul simbolo del pulsante, portare il cursore nell‟area di lavoro (dove si trasforma in un mirino a croce) e disegnare un rettangolo lungo stretto con le
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI dimensioni che si vogliono dare al pulsante. Rilasciando il tasto del mouse viene visualizzato il pulsante, che si presenta evidenziato.  Fare clic destro sul pulsante ancora evidenziato, e selezionare nel menu contestuale la voce Proprietà. Così facendo viene esibita la cosiddetta Casella delle proprietà del pulsante  Cercare nella lista di sinistra il termine Caption e digitare nella cella di destra il testo dell‟etichetta con cui si vuole contrassegnare il pulsante. Nel nostro caso digiteremo Ricerca. La scritta viene trasferita in tempo reale sulla superficie del pulsante.  Chiudere la casella delle Proprietà. Per determinare l‟esecuzione della macro alla pressione del pulsante si procede nel seguente modo:  Fare clic destro sul pulsante e selezionare nel menu contestuale la voce Visualizza codice. Con questa scelta si accede all‟Editor del Visual Basic.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI  Il codice del pulsante è composto da due sole righe e il cursore lampeggia in mezzo ad esse. Digitare alla posizione del cursore il nome della macro che deve essere lanciata quando si preme il pulsante (macro Ricerca).  Ritornare in ambiente Excel facendo clic sul pulsante (in calce al video) corrispondente al modello.  Disattivare nella barra degli strumenti del Vba l‟icona con sopra impressi la squadra e la matita, che si era attivata automaticamente contestualmente al clic destro sul pulsante.  Se abbiamo operato correttamente, tutte le volte che si preme il pulsante viene lanciata la macro di ricerca. In caso di malfunzionamenti si consiglia di accertarsi che l‟icona con sopra impressi squadra e matita non sia attivata, oppure provare a riposizionare il cursore su una qualsiasi cella del foglio di lavoro. 2.5 Ripristino dell’archivio Se dopo avere eseguito una interrogazione se ne vuole eseguire una seconda è necessario ripristinare l‟archivio. Per evitare di passare tramite il menu conviene registrare la corrispondente e semplicissima
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI macro, quindi associarla ad un pulsante che potremo etichettare Ripristina. Il listato della macro, che chiameremo anch‟essa Ripristina è il seguente: 01. Sub Ripristina() 02. ' 03. ' Ripristina Macro 04. ' Macro registrata il … da … 05. ' 06. Range("D12").Select 07. ActiveSheet.ShowAllData 08. Range("D12").Select 09. End Sub Per associarla al pulsante seguire la procedura che abbiamo appena descritta. Nota – La macro opera correttamente solo sulle tabelle risultanti da una interrogazione. Se la si lancia con l‟archivio già ripristinato viene visualizzato un messaggio di errore. In questi casi premere semplicemente il pulsante Fine nel box che viene visualizzato. Così facendo, dall‟editor del Vba in cui si era entrati a seguito dell‟errore si può ritornare direttamente in ambiente Excel e condurre correttamente la ricerca. I più esperti che hanno seguito i nostri corsi sulle macro possono inserire un controllo che, qualora il pulsante venisse premuto a sproposito, esibisce un messaggio di errore o, più semplicemente, inibisce l‟esecuzione della macro. 3.0 Analisi statistiche di un data base Chi non fosse soddisfatto dei risultati ottenuti interrogando l‟archivio con i filtri automatici, può complementarli anche molto significativamente utilizzando le funzioni statistiche data base ospitate nella libreria di Excel, che si rivelano preziose per analizzare i contenuti di archivi anche molto importanti. Per esempio, riferendoci alla nostra base dati campione, possiamo effettuare il conteggio di quanti libri ci sono nella categoria saggi e determinarne, ad esempio, l‟ammontare globale.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Le funzioni che utilizzeremo operano sostanzialmente come le equivalenti matematiche (Somma, Media, Max, Min, e via dicendo) ma differiscono da queste perché prevedono due nuovi argomenti oltre a quello che indica la zona su cui condurre le elaborazioni. Ci riferiamo alla specifica del campo dell‟archivio su cui bisogna operare e all‟indicazione dei criteri da utilizzare per individuare i dati da elaborare. Infine, dal punto di vista sintattico, le funzioni data base sono caratterizzate dal prefisso DB (per esempio, DB.SOMMA, DB.MEDIA, e così via…). Ma vediamo come si utilizzano, a cominciare dalla loro sintassi che è la seguente: NomeFunzione(zona archivio, nome campo; zona criteri) Zona archivio è rappresentata dalle coordinate di quella che ospita la base dati, ma dopo quanto si è detto a proposito dei nomi vale la pena di assegnargliene uno. Per quanto riguarda il nostro modello esemplificativo l‟abbiamo denominata Archivio. Fra l‟altro, per dare modo di aggiungere nuovi record e fare in modo che vengano ugualmente presi in considerazione, vale la pena di comprendere nella denominazione una zona più ampia. L‟argomento Nome Campo è il nome di quello in cui deve avere luogo l‟esplorazione. Lo si indica con il nome in chiaro (fra virgolette), oppure con un numero che ne indica la posizione ricordando che al primo campo dell‟archivio viene assegnato il numero 1, al secondo il 2 e così via. Se si opta per la specifica numerica le virgolette non devono essere messe. E veniamo al terzo argomento (Zona criteri), che per l‟appunto corrisponde alle coordinate (o meglio, al nome) del gruppo di celle che ospita i criteri di interrogazione. Tale zona va strutturata in modo particolare. Vediamo come. 3.1 La zona criteri In pratica, si tratta di una zona articolata in due o più righe e una o più colonne. Nelle celle della prima riga si inseriscono i nomi dei campi coinvolti nella interrogazione, mentre nelle sottostanti i corrispondenti criteri. Conviene fare subito un esempio pratico. Se vogliamo operare sui record che si riferiscono alla categoria BIOGRAFIE, la zona criteri si articola semplicemente in due celle l‟una sopra l‟altra (una riga e una colonna). Nella cella superiore si digita il nome del campo (Argomento), e nella sottostante il criterio di interrogazione (BIOGRAFIE). È appena il caso di ricordare che il nome del campo deve essere la copia esatta di quello dell‟archivio, pertanto la cosa migliore da farsi e trasferirlo con un copia e incolla. Se, invece, si utilizza una colonna aggiuntiva, e nella sua prima cella si digita il nome del campo Autore, e in quella sottostante Aristotele, i record elaborati sono solo quelli che si riferiscono ai libri con argomento BIOGRAFIE ed autore Aristotele. Se nell‟impostare una espressione che prevede l‟utilizzo di una funzione data base si omette l‟argomento criteri l‟elaborazione coinvolgerà tutto il contenuto dell‟archivio relativamente al campo specificato. Chi vuole saperne di più sulle procedure per la formulazione dei criteri può consultare in proposito la guida in linea di Excel. Ecco come procedere:  Nel menu operativo fare clic sul punto interrogativo. Nel menu che viene visualizzato optare per Guida in linea.  Accedere alla scheda di ricerca libera della guida e digitare nella casella dedicata il termine Criteri. Fra gli argomenti che vengono individuati consultare il primo e il terzo (figura 19). 192
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI A questo punto dovremmo saperne abbastanza per cominciare a lavorare con le funzioni data base. Funzione DB.SOMMA Questa funzione somma i contenuti di un campo numerico riferendosi ai record che soddisfano i criteri specificati nella omonima zona. Funzione DB.MEDIA Questa funzione media i contenuti di un campo numerico riferendosi ai record che soddisfano i criteri specificati nella omonima zona. Funzioni DB.MIN e DB.MAX Operano in modo del tutto analogo alle altre ma restituiscono rispettivamente il valore minimo o massimo di un campo numerico dei record che vengono processati in base ai criteri fissati nell‟omonima zona. Funzione DB.CONTA.VALORI Effettua il conteggio il numero di celle non vuote di un certo campo di testo dei record che vengono processati in base ai criteri specificati. Basi di dati Parte prima 1.0 Access e le basi di dati 1.1 Primi passi 1.2 Aprire programma di database 1.3 Aprire un database esistente con le impostazioni di default 1.4 Modificare un record in un database esistente e salvarlo 1.5 Salvare il database su hard disk o dischetto 1.6 Chiudere il database 1.7 Usare le funzioni di Help 2.0 Modificare le impostazioni di base 2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo 2.2 Modificare la barra degli strumenti 1.0 Access e le basi di dati 1.1 Primi passi Quando nasce la necessità di di gestire entrate e uscite di un magazzino, oppure ancora di catalogare i libri di una biblioteca, o di gestire l'elenco docenti per ottenere consigli di classe, cattedre e quant'altro, allora si ha bisogno di un DATABASE.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Gli archivi costituiscono una memoria di lavoro indispensabile per gestire quantità ingenti di informazioni, per ordinare gli elementi utili, metterli in relazione e filtrare i dati che devono essere utilizzati nelle varie circostanze. Prima della diffusione dei sistemi informatici gli archivi erano gestiti ed organizzati in forma cartacea, con schedari e registri, che permettevano di catalogare e ordinare i dati in base a un unico criterio di ricerca e rendevano molto spesso piuttosto complesso il recupero e l'analisi dell'informazione. L'avvento del computer nella gestione degli archivi ha notevolmente migliorato i processi di memorizzazione e recupero dei dati: la creazione di software specifici per la gestione di banche dati, chiamati DBMS (Data Base Management System), ha infatti permesso di unificare in un unico programma applicativo le funzionalità di archiviazione e gestione dei dati. All'inizio i software per la gestione di database occupavano grande spazio in memoria e risultavano abbastanza complessi da utilizzare, ma oggi programmi come Microsoft Access uniscono sofisticate funzioni di archiviazione, ricerca e analisi dei dati a un'interfaccia amichevole, e consentono un utilizzo versatile, adatto alle più svariate esigenze. Access è uno dei programmi di database più diffusi e fa parte delle edizioni Professional e Premium di Microsoft Office 2000. Del programma è disponibile anche una versione per Macintosh. Altri database molto utilizzati sono File Maker Pro della File Maker (molto diffuso nel mondo Mac) e Borland Paradox della Corel. Qualche nozione di base Il database è un insieme integrato di informazioni omogenee, che fornisce una serie di strumenti, come tabelle, query, maschere e report, per la catalogazione, l'ordinamento e la ricerca dei dati. Prima di capire come effettivamente si crei un database è necessario introdurre i termini più importanti che è indispensabile conoscere per affrontare la gestione dei database. Gli elementi costitutivi di un database sono i seguenti: I campi: un campo è uno spazio nel database che contiene un'unità di informazione, come un nome, un numero di telefono, una data. Quando si crea un database è necessario includere un campo per ogni categoria di dati a cui si è interessati. Per esempio campo Città; nella colonna verranno messi ad esempio le città di residenza. I record: un record è costituito da un insieme di campi riferiti a un singolo soggetto. In un database che raccoglie i dati di una biblioteca, per esempio, tutte le informazioni relative a uno stesso utente sono registrate in un record. Per esempio cognome, nome, indirizzo, città etc. dello stesso individuo sono tutti i campi che costituiscono un record. Il database è come una tabella in cui ogni colonna è un campo e ogni riga è un record. Le tabelle: una tabella è un elenco che visualizza più record contemporaneamente. Più precisamente, ogni riga di una tabella di un database è costituita da un record, ogni colonna un campo. I file: un file di database contiene una o più tabelle. Access salva i file di database con l'estensione MDB, che significa Microsoft data-base. Il database può essere pensato come una serie di tabelle, ognuna delle quali contiene informazioni omogenee. Access 2000, in particolare, è un database relazionale: questo significa che i dati non sono memorizzati in un'unica grande tabella, ma in più tabelle tutte in relazione tra loro, tanto che le informazioni di diverse tabelle possono essere unite ed è possibile eseguire ricerche in più tabelle contemporaneamente.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Il data base relazionale, ovvero creare più tabelle per organizzare i dati, si rende necessario quando i dati sono interdipendenti e metterli tutti insieme potrebbe essere difficile oltre che dispendioso come memoria, poichè molti dati verrebbero ripetuti inutilmente molte volte. Per esempio se bisogna archiviare libri ed utenti che li prendono in prestito con tutti i dati relativi, mettendo tutto in una tabella si ripeterebbe per lo stesso utente nome, cognome etc., se invece si costruisce una tabella libri e una utenti e nella tabella mettiamo un solo riferimento all'utente (per esempio il numero di identificazione), i dati li mettiamo una volta sola risparmiando molta memoria, non solo, ma potremo facilmente ricavare una serie di altri dati. Un data base relazionale è un data base in grado di gestire più tabelle correlate ed estrarre informazioni da più tabelle contemporaneamente. La correlazione si fa mettendo nei record di una tabella un riferimento (un codice) ai record dell'altra. In questo modo in ogni momento si possono sapere tutti i record della prima tabella che hanno il riferimento ad un record della seconda, cioè i record della prima collegati a un record della seconda. Gli elementi fondamentali del database sono le tabelle. Nella progettazione del database è essenziale progettare opportunamente le tabelle e loro relazioni, perchè il database funzioni correttamente. Questo è il lavoro più difficile. Dalle tabelle derivano altri elementi importanti del database, che permettono di ottenere da esso il massimo rendimento per la immissione, ricerca e stampa dei dati. Gli altri elementi sono: Le maschere: La modalità di visualizzazione tabella risulta spesso poco leggibile e difficile da gestire. Per facilitare l'aggiornamento, la modifica o il calcolo sui dati è possibile creare delle maschere. Le maschere di Access sono simili ai comuni moduli che si devono compilare per richiedere un documento: ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per l'inserimento delle informazioni. La peculiarità di questo strumento, tuttavia, consiste nel fatto che i campi di una maschera possono essere prelevati da più tabelle diverse. Le query. Le query sono il mezzo con cui è possibile interrogare un database. Quando si definisce una query si chiedono al database informazioni di qualche natura. Con le query è possibile recuperare i dati dalle tabelle e organizzarli in modo diverso. Se il data base rappresenta il magazzino, per esempio, si potrebbe interrogarlo per sapere quante operazioni di carico sono state fatte il giorno tot oppure l'elenco degli articoli forniti dallo stesso fornitore. La query, quindi, permette di utilizzare i dati delle tabelle in modo dinamico, mettendo in relazione le informazioni, filtrando i dati che interessano, effettuando ricerche incrociate sui record che rispondono a determinate caratteristiche. I report. I report permettono di organizzare e riepilogare le informazioni contenute in un database, riordinando i dati provenienti da una tabella o da una query. In genere i report sono destinati alla stampa: a questo scopo Access offre vari esempi (o format) preformati che possono aiutare a impaginare i dati, dando loro una veste grafica gradevole ed efficace. Moduli e macro. Access fornisce anche degli strumenti avanzati che permettono di automatizzare alcune funzioni di ricerca e calcolo sui dati. Le macro, per esempio, permettono di creare e memorizzare procedure automatiche per l'utilizzo del programma: in questo modo è possibile semplificare le operazioni che si compiono più di frequente. I moduli, invece, costituiscono delle maschere con funzioni avanzate. Dobbiamo ora prendere confidenza con un data base, aprendone uno esistente, osservando l'ambiente di lavoro, modificandolo e infine chiudendolo. Al solito, molto importante risulta l'uso della guida in linea, la quale può guidarci nelle situazioni più o meno difficili.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.2 Aprire programma di database Per aprire Microsoft Access, come per le altre applicazioni Office, vi sono diversi modi: fare click sul pulsante Access ( ) della barra delle applicazioni Office. Se questa non fosse visibile si può attivarla da Start/Programmi/Esecuzione automatica/Barra degli strumenti di Office. fare click su Avvio/Programmi/Microsoft Access fare doppio click direttamente su un file .mdb (file di database Access). In questo caso si apre direttamente il database all'interno dell'applicazione. Facendo click su Start/Programmi/Microsoft Access si apre l'applicazione e compare l'ambiente di lavoro con la prima finestra di dialogo, in cui possiamo scegliere se creare o aprire un database. Preoccupiamoci, per ora, di aprire un database esistente in modo da poter esaminare l'ambiente di lavoro e la struttura di un database. 1.3 Aprire un database esistente con le impostazioni di default Per aprire un database esistente basta sceglierlo dall'elenco della finestra di dialogo oppure cliccare su Altri file.. per aprire un database non in elenco. Ciò equivale a far click sul menu File/Apri o sul pulsante Apri ( ) della barra degli strumenti standard. In questo caso si apre la solita finestra di dialogo, simile a quella delle altre applicazioni Office, nella quale si può cercare il file da aprire. Noi apriamo un database in dotazione con Office e cioè il Database di esempio Northwind, nel quale possono essere esaminati tutti gli oggetti disponibili in Access, dalle tabelle alle query, alle macro, ai moduli. Scelto il database dall'elenco fare click su OK e siamo in ambiente Access. 196
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Si può aprire solo un database alla volta. Aprendo un secondo database si chiude il primo, dopo aver chiesto se si vogliono salvare i cambiamenti. La finestra Access è la solita di Windows. In essa vi è la barra di menu e le barre degli strumenti, mediante le quali si può operare nella creazione e nell'uso del database. Vedremo in seguito come modificare o personalizzare l'ambiente. La finestra Database contiene, invece, tutti gli oggetti del database, elencati nella parte introduttiva. In questa finestra possono essere creati, esaminati e modificati tabelle, maschere, query, macro, report, moduli e pagine. In alto è presente una barra degli strumenti con i pulsanti che permettono di gestire la lettura e modifica degli oggetti o la creazione e modifica della struttura dell'oggetto. Inoltre vi sono i pulsanti per le diverse modalità di visualizzazione degli elenchi. Selezionando a sinistra il tipo di oggetto, a destra viene riportato l'elenco degli oggetti esistenti. Ricordare che tutti gli oggetti del database sono contenuti nello stesso file di database .mdb (in questo caso Northwind). Prima di tutto apriamo una tabella, allo scopo di studiarne la struttura e fare qualche modifica ai record. Facciamo doppio click sul nome della tabella (es. Clienti) oppure selezioniamo la tabella e facciamo click sul pulsante Apri della barra. Appare la tabella con il suo contenuto.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nella tabella appare la struttura del database, costituita da campi (ID Cliente, Nome società etc.) e i record (le righe). Ai bordi, a destra e in basso, vi sono le barre di scorrimento che permettono di visualizzare tutta la tabella; in basso, inoltre, vi è il sistema di navigazione fra i record. Cliccando sulle frecce si può andare al precedente o al seguente, al primo o all'ultimo e, col pulsante all'immissione di un nuovo record che si accoda a quelli esistenti. A destra compare anche il numero totale di record presenti nella tabella. Sulla sinistra di ogni riga (di ogni record) appare (se la tabella possiede relazioni con altre tabelle) un segno +, che sta ad indicare che, cliccandoci sopra, si apre un'altra tabella contenente tutti i record collegati al record della prima. 1.4 Modificare un record in un database esistente e salvarlo Per modificare un record di una tabella è sufficiente cliccare all'interno di un campo. Appare il cursore a I che indica la possibilità di digitare dalla tastiera. Per spostarsi da un campo all'altro o da un record all'altro si possono usare, oltre al mouse, i tasti freccia, con i quali si avanza nel testo e alla fine si passa al campo successivo o precedente o (con le frecce su e giù) al record precedente e successivo, oppure il tasto tabulazione col quale ci si sposta di campo in campo in avanti o indietro (tenendo premuto il tasto MAIUSC); spostandosi di campo il testo contenuto appare evidenziato pronto per essere sostituito totalmente alla prima digitazione; per annullare la evidenziazione senza cancellare il dato presente, cliccare col mouse. Apportate le modifiche, esse, appena lasciato il campo, vengono registrate nel database, quindi non è possibile annullarle se non digitando nuovamente il testo originale oppure cliccando, senza aver fatto altre modifiche, sul tasto Annulla ( ) o sul menu Modifica/Annulla record salvato. 1.5 Salvare il database su hard disk o dischetto Le modifiche apportate ai record di una tabella o alla sua struttura vengono salvate immediatamente nel database, perciò quando si chiude la tabella o il database non viene fatta alcuna richiesta di conferma o salvataggio delle modifiche. Per salvare il database la procedura è sempre la stessa: click su File/Salva, e in questo caso non viene fatta nessuna richiesta sul nome e sulla cartella in cui salvare (a meno che non si tratti di un database appena creato), oppure su File/Salva con nome, e in questo caso appare la solita finestra, che ci permette di salvare il database con un nome diverso o su un altro disco (Hard disk o dischetto). Il database viene salvato, come detto prima, in un unico file con estensione .mdb (Microdoft Data Base). Se i dati sono molti e il database è complesso (ricco di maschere, report, query etc.) il file può risultare
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI anche molto grande e non salvabile su dischetto. Ricordare, comunque, che gestire il database da dischetto può risultare lento. Il dischetto serve solo a trasferire database da un computer a un altro. 1.6 Chiudere il database Per chiudere il database basta fare click sul pulsante di chiusura solito, in alto a destra della finestra del database, oppure sul comando File/Chiudi. Poichè le modifiche ai record o alla struttura delle tabelle, maschere etc. vengono salvate subito, nella chiusura non viene chiesto nulla e il database viene chiuso direttamente. La chiusura del database non fa uscire da Access, ma si rimane nell'ambiente. Per uscire dall'applicazione fare click su File/Esci. Ciò chiude il database e l'applicazione. 1.7 Usare le funzioni di Help Come detto negli altri moduli, la guida in linea dell'applicazione è di fondamentale importanza per capire e risolvere i problemi che si presentano. Se è aperto il database di esempio Northwind, oltre al pulsante della guida ?, sulla barra del menu è presente anche il pulsante GUIDA. Cliccando su questo si apre una spiegazione sul database di esempio, utilissima per capire come si struttura e si progetta un database. Per aprire la guida in linea, invece, fare click su ? e poi su Guida in linea Microsoft Access oppure premere il tasto funzione F1. Si apre la guida in cui, come in tutte le altre applicazioni Office, si può cercare l'argomento in diversi modi, non ultimo utilizzando l'assistente. Sono presenti tre schede: Sommario, Ricerca libera e Indice. Nella scheda sommario cliccando sul segno + accanto alle voci, si apre la lista dei sottotitoli; un sottotitolo può contenere altri sottotitoli e così via. Facendo click su un argomento, accanto appare il suo sviluppo. Da esso, in forma ipertestuale, si può passare agli argomenti correlati. Se si ha a che fare con un problema, o non si sa come attuare una operazione, si può ricorrere alla scheda Ricerca libera. In essa si immettono nella relativa casella di testo le parole chiave che individuino l'argomento cercato; cliccando poi su Cerca vengono ricercati ed elencati in basso gli argomenti trovati. Facendo click su uno di essi, a destra appare l'argomento, che può essere selezionato e quindi copiato negli appunti per un uso qualsivoglia, oppure può essere stampato mediante il pulsante stampa. La scheda Indice fornisce l'indice analitico, mediante il quale può trovare l'argomento attraverso la voce d'indice.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Volendo si può sempre chiedere all'assistente di cercare un argomento. Se l'assistente non è visibile si può visualizzarlo mediante il comando ?/Mostra l'Assistente di Office. Dal menu ? si accede anche alla voce Guida rapida ( ). Cliccando su di essa il cursore si trasforma nella freccia e punto interrogativo. Facendo click sui pulsanti o su altre parti attive dello schermo appare un fumetto di spiegazioni sull'uso o sulla funzione dell'oggetto. 2.0 Modificare le impostazioni di base 2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo In Access non vi sono molti modi di visualizzazione sullo schermo delle finestre. Poichè nel database sono contenute molte tabelle, query, maschere etc., i diversi modi di visualizzazione si riferiscono all'elenco da visualizzare o al tipo di elenco mostrato Le voci di menu corrispondono alle voci della finestra Database, dal quale si possono selezionare con un click del mouse. Le modalità di visualizzazione dell'elenco sono quelle solite ( ) Icone grandi, Icone piccole, Elenco e Dettagli. Queste modalità sono accessibili sia dal menu Visualizza sia dalla finestra Database. 2.2 Modificare la barra degli strumenti Data la peculiarità dell'applicazione, le barre degli strumenti di Access si adeguano alle necessità. Cliccando su Visualizza/Barre degli strumenti appare un elenco che può mancare di alcune voci se esse non sono mai state attivate. Per vedere l'elenco completo, per altro personalizzabile con la creazione di altre barre, di deve fare click Visualizza/Barre degli strumenti/Personalizza.. Come nelle altre applicazioni Office, anche qui sono presenti tre schede. Nella scheda Barre degli strumenti si può attivare o disattivare una barra spuntando la casella di spunta, creare una nuova barra, modificarne una esistente. Per creare una nuova barra cliccare su Nuova.. Viene richiesto il nome e quindi viene creata la barra vuota. In questa si possono trascinare,
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI dalla scheda Comandi, i pulsanti desiderati. Se si vuole eliminare un pulsante, di questa o di altre barre, basta trascinarlo fuori dalla barra. Nella scheda Opzioni si possono impostare alcuni elementi sulla visualizzazione dei menu e delle barre. Basi di dati Parte seconda 1.0 Operazioni di base 1.1 Impostare e pianificare un database 1.2 Creare una tabella con campi e attributi 1.3 Navigare in una tabella 1.4 Inserire dati in una tabella 2.0 Definire le chiavi 2.1 Definire una chiave primaria 2.2 Impostare un indice 3.0 Impostare una tabella 3.1 Modificare gli attributi di una tabella 3.2 Modificare gli attributi dei campi 4.0 Aggiornare un database 4.1 Modificare dati in una tabella 4.2 Cancellare dati in una tabella 4.3 Aggiungere record a un database 4.4 Cancellare record in un database 1.0 Operazioni di base 1.1 Impostare e pianificare un database Nella creazione di un database, la parte più impostante e più difficile è senza dubbio la sua progettazione, cioè stabilire quali devono essere le tabelle e quali le loro relazioni. In genere chi si accosta per la prima volta a un database è portato a sottovalutare questo punto. Anche se Access fornisce creazioni guidate di un database, è raro che possano soddisfare completamente le esigenze personali, per cui è bene che si sappia esattamente come progettare e realizzare il database. Esamineremo, perciò, le possibilità che offre Access per creare un database con la creazione guidata, ma creeremo, peraltro, un database personale, semplice, per facilitarne la comprensione, sufficientemente completo per poter esaminare tabelle, maschere, query etc.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Abbiamo visto che, quando si apre l'applicazione, appare una finestra di dialogo, mediante la quale si può aprire un database esistente, o crearne uno nuovo vuoto oppure uno nuovo da modelli esistenti o da creazione guidata. Cliccando su Database vuoto viene richiesto solo il nome del database e viene aperto il database nel quale occorre creare tabelle, maschere etc.. E' quello che utilizzeremo in seguito. Se si fa click su Progetti e creazioni guidate si apre una finestra di dialogo, la stessa che si apre facendo click sul comando File/Nuovo..., se la finestra iniziale non fosse visibile. La finestra è costituita da due schede. Nella scheda Generale si può aprire un database vuoto, in cui creare tabelle, maschere etc. oppure un progetto di database. Nella seconda scheda si può scegliere fra un modello di database o seguire una creazione guidata.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Scelto il modello di database la creazione guida passo passo attraverso la scelta dei campi delle tabelle, delle relazioni etc.. Alla fine viene creato un database completo, che può essere modificato a piacere in tutti gli oggetti presenti. La creazione guidata può essere molto utile, ma per comprendere appieno le proprietà degli oggetti del database è più utile procedere all'inizio ad una creazione di un database personale. Impostazione di un semplice database Supponiamo di voler creare un semplice database per gestire un magazzino per il solo carico e scarico degli articoli. Il database deve contenere l'elenco degli articoli immagazzinati con i dettagli di nome, prezzo, fornitore etc., l'elenco dei fornitori con i dettagli di nome, indirizzo, città etc., infine la tabella più importante sarà quella che contiene le operazioni quotidiane di carico o scarico di una serie di articoli con la data e tutti i riferimenti necessari. Qui comincia il lavoro di progettazione del database: quante e quali tabelle creare? quali campi devono contenere? quali devono essere le relazioni fra loro in modo da rendere automatica la gestione? Ricordiamo che la relazione fra le tabelle è fondamentale e che le tabelle devono contenere i campi che le mettono in relazione. A complicare la scelta delle tabelle vi è il fatto che una operazione di carico o di scarico che si vuol registrare può contenere un numero variabile di articoli diversi. Una soluzione accettabile appare quella di creare una tabella dei nomi delle operazioni (la chiameremo Operazioni), una tabella che contiene l'elenco degli articoli relativi ad una operazione di carico o scarico (la chiameremo Articoli dell' Operazione), una tabella degli articoli (la chiameremo Articoli) e una tabella dei fornitori (la chiameremo Fornitori). Ciò non toglie che ognuno potrebbe trovare soluzioni diverse. Nelle tabelle metteremo i campi essenziali e quelli indispensabili per le relazioni, cioè i campi che collegano l'elenco articoli di una operazione alla operazione relativa e i campi che collegano gli articoli alle tabelle articoli e fornitori. 1.2 Creare una tabella con campi e attributi
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIO NI Intanto, dopo aver aperta l'applicazione, scegliamo Database vuoto dalla finestra di dialogo, come detto prima, e alla richiesta del nome del database digitare Magazzino e salvare il file sul dischetto, dove il database sarà salvato col nome Magazino.mdb. Viene creato il database vuoto, nel quale creeremo le tabelle. Le possibilità offerte sono tre. Considereremo la prima, in quanto è quella che ci insegna a creare le tabelle. La visualizzazione di una tabella o di una maschera o degli altri oggetti del database può essere "visualizzazione normale" e "visualizzazione struttura". Nella visualizzazione normale possiamo inserire i dati e navigare, mentre nella visualizzazione struttura è possibile modificare struttura dell'oggetto aperto. Un oggetto può essere aperto, come vedremo nelle due modalità con i pulsanti. Facciamo doppio click sulla prima delle tre voci della finestra Magazzino e si apre la finestra Tabella in visualizzazione struttura
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI In questa finestra possiamo introdurre i campi della tabella, specificarne il tipo di dati che dovrà contenere ed eventualmente aggiungere una descrizione. Cominciamo col creare la nostra tabella Operazioni, la quale, come ad esempio, deve contenere i campi: ID Op (contatore), data (data), carico (sì/no), scarico (sì/no), presso (testo). Facciamo click sulla prima casella della prima riga e digitiamo ID Op, clicchiamo poi nella casella accanto (Tipo di dati) e apriamo la lista a discesa, dalla quale selezioniamo Contatore. Nella scheda in basso (Proprietà del campo) si possono inserire, cliccando nelle varie caselle e scegliendo dalle liste, le proprietà del campo. Possono andar bene quelle di default. Notare che nel riquadro a destra compare una spiegazione della proprietà selezionata. Nella casella descrizione non è necessario mettere niente. Il campo ID Op deve essere collegato alla tabella Articoli dell'operazione, per cui deve essere chiave primaria: selezioniamo la riga cliccando sulla sinistra all'esterno e poi sul pulsante Chiave primaria () della barra degli strumenti standard. Appare sulla sinistra una chiave ad indicare che il campo è stato configurato correttamente. Passiamo sulla seconda riga cliccando nella casella Nome e inseriamo Data; accanto selezioniamo Data come tipo di campo. In basso nell'area Proprietà del campo alla voce Richiesto selezioniamo Sì. Allo stesso modo, nella terza e quarta riga, come nome di campo mettiamo Carico e Scarico e come tipo scegliamo Sì/No. Nella quinta riga, allo stesso modo inseriamo Presso e come tipo di dati scegliamo testo. Nella zona Proprietà, come dimensione campo mettiamo 255 (per avere un campo abbastanza lungo) e come Consenti lunghezza zero mettiamo Sì, in modo da non essere costretti, in fase di immissione dati, a immettere obbligatoriamente un dato. Finito di inserire i campi fare click sul pulsante di chiusura della finestra ( ) e apparirà la richiesta di salvare e quindi il nome con cui salvare la tabella. Digitiamo "Operazioni" e clicchiamo su OK. In alternativa fare click su File/Salva e alla richiesta del nome digitare Operazioni; per chiudere la visualizzazione struttura cliccare sul pulsante di chiusura. Nell'elenco delle tabelle appare la tabella Operazioni, che ancora non contiene alcun dato. Capito il meccanismo di creazione di una tabella, possiamo creare anche le altre con i nomi, i campi e il tipo di dati decisi nel progetto. Ciò fatto l'elenco tabelle dovrebbe contenerle tutte, ancora vuote di dati. Vedremo ora come muoversi nelle tabelle e poi come inserire i dati. 1.3 Navigare in una tabella Per aprire in visualizzazione normale (cioè lettura e scrittura) una tabella si deve selezionare dall'elenco e premere INVIO, oppure fare doppio click o, in alternativa, cliccare sul pulsante Apri della barra degli strumenti della finestra Database. Nella barra di stato in basso vi sono i pulsanti per muoversi fra i record: primo record ( ), ultimo record ( ), precedente e successivo. Digitando il numero nella casella di testo, viene cercato il record corrispondente. A destra compare anche il numero totale di record inseriti. Vi è anche il pulsante di inserimento di un nuovo record ( ). In questo caso il cursore si posiziona sul primo record vuoto alla fine della tabella.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Ci si può muovere fra i record e fra i campi come per una qualsiasi tabella usando il mouse oppure i tasti freccia e il tasto TAB. 1.4 Inserire dati in una tabella Per inserire i dati in una tabella occorre portarsi alla fine di essa e riempire i campi. Se un dato è stato configurato come necessario, Access non permette di andare al record successivo se il dato non viene inserito correttamente. Allo stesso modo occorre rispettare il tipo di dato impostato nella struttura; se il campo è numerico non si può inserire un testo. Se i dati sono corretti si può passare a un record successivo e così via. Attenzione, il campo contatore, che è una chiave primaria, si inserisce automaticamente, oppure può essere inserito dall'utente; in questo caso, poiché i duplicati non sono ammessi, il numero deve essere diverso da tutti gli altri contenuti. Una chiave primaria può essere anche testuale, ma vale sempre l'univocità della chiave. A questo punto possiamo inserire qualche dato, cominciando dalla tabella Fornitori, la quale, nel nostro database, è quella più indipendente, cioè i dati contenuti in essa non dipendono da altre tabelle. Naturalmente, vedremo in seguito che l'uso delle maschere consente un inserimento dei dati e una loro modifica molto più intuitiva come interfaccia. La tabella potrà apparire in questo modo: Come per le tabelle di Word o di Excel i campi possono essere allargati o ristretti a piacere trascinandoli dal punto di divisione in modo che si possa leggere il contenuto per intero. Dopo aver messo qualche dato nella tabella Fornitori, mettiamo qualche dato anche nella tabella Articoli, la quale è collegata a quella fornitori. Ma qui bisogna stare attenti! Nella tabella articoli compare un campo (ID Fornitore) che collega il record a un fornitore, e quindi bisognerebbe inserire il numero corrispondente al fornitore. Per far ciò occorrerebbe stamparsi la tabella fornitori e avere davanti agli occhi il dato da inserire; ma anche in questo caso gli errori possono essere frequenti. Se effettuiamo ora il collegamento fra la tabella Articoli e la tabella Fornitori, questo inserimento si può fare semplicemente scegliendo da un elenco. 2.0 Definire le chiavi 2.1 Definire una chiave primaria Un database, ovvero un archivio elettronico, trova la sua importanza nel momento in cui possiamo reperire i dati velocemente a seconda delle nostre necessità, altrimenti sarebbe sufficiente elencare i dati su un foglio. Per facilitare la ricerca dei dati si devono impostare chiavi e indici. Della chiave primaria abbiamo già parlato; nelle tabelle create in precedenza abbiamo impostato chiavi primarie su un solo campo e su più campi. Si è detto che una chiave primaria serve ad individuare univocamente un record. Nella tabella Articoli, per esempio, abbiamo impostato il campo ID Articolo, un campo contatore, come chiave primaria selezionando il campo e cliccando sul pulsante Chiave Primaria. Ciò vuol dire che nella tabella non vi potrà essere un record che abbia il numero ID Articolo
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI uguale ad un altro. Se vengono impostati come chiave primaria più campi contemporaneamente, vorrà dire che nella tabella non vi potrà essere un record che abbia tutti i valori dei campi chiave contemporaneamente uguali ad un altro record. Le chiavi primarie, che sono obbligatorie, nel senso che occorre impostarne almeno una, servono a collegare le tabelle fra di loro per la ricerca e la selezione dei dati. Nel momento in cui si stabilisce una relazione fra una chiave primaria di una tabella e un campo omogeneo di un'altra, in un attimo, selezionando un record della prima, vengono automaticamente selezionati, e all'occorrenza modificati o cancellati, tutti i record della seconda tabella collegati alla prima. Facendo riferimento al nostro database, creiamo, nel modo seguente, un collegamento uno a molti (cioè ad un record della prima tabella corrispondono più record della seconda) fra ID Fornitore della tabella Fornitori e ID fornitore della tabella Articoli. Aprire la finestra Relazioni facendo click sul menu Strumenti/Relazioni.. oppure sul pulsante relazioni della barra degli strumenti ( ). Fare click col destro del mouse e scegliere dal menu che si apre Mostra tabella. Aggiungere tutte e quattro le tabelle che abbiamo creato; notare che le tabelle si possono spostare a piacere per avere la migliore visibilità. Per creare un collegamento basta trascinare il campo chiave primaria (nel nostro caso ID Fornitore della tabella Fornitori) sul campo relativo della tabella che si vuol collegare (nel nostro caso ID Fornitore della tabella Articoli). Il collegamento appare come una linea che parte dal campo della prima tabella e arriva al campo della seconda. A questo punto possiamo creare anche altri collegamenti indicati nel piano che avevamo fatto prima. La finestra Relazioni dovrebbe apparire così: Chiudere la finestra Relazioni e aprire la tabella Fornitori. Si noti che accanto ad ogni record appare un segno più (+) che sta ad indicare che a quel record appartengono molti articoli. Facendo click sul segno +, si apre una sotto tabella nella quale vengono elencati tutti gli articoli forniti da quel fornitore. Non solo, ma accanto ai record degli articoli appare il segno più relativo ai collegamenti fra l'articolo e le operazioni.La sotto tabella può essere chiusa cliccando di nuovo sul segno, che nel frattempo si è trasformato in meno (-). 2.2 Impostare un indice Un altro elemento importante di una tabella è l'indice. L'indice serve ad ordinare i dati di una tabella per facilitarne la ricerca. Se vogliamo, ad esempio ritrovare dati nella tabella fornitori, sarà più facile se essa viene ordinata per nome del fornitore, o ancor meglio per nome e per città o altro. Per ottenere un ordinamento automatico, si assegna al campo un indice. L'indice può essere assegnato anche a più campi e in questo caso sarà chiamato indice multicampo. Per assegnare un indice ad un campo, aprire la tabella in modalità struttura, prima selezionandola dall'elenco e poi facendo click sul pulsante struttura.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Selezionare il campo al quale si vuole assegnare l'indice. Nella scheda Generale, che compare in basso, selezionare Indicizzato e scegliere Sì (duplicati ammessi). Notare che è possibile scegliere anche duplicati non ammessi; in questo caso Access non ammetterebbe nomi uguali in record diversi. Si può creare anche un indice multicampo. Per far ciò occorre aprire la tabella in modalità struttura come detto in precedenza e poi aprire la tabella degli indici facendo click sul pulsante Indici ( ) della barra degli strumenti oppure sul menu Visualizza/Indici; appare la tabella degli indici impostati. In questa tabella si può creare un indice singolo o multicampo dandogli il nome (che può essere lo stesso del campo) nella colonna Nome Indice, scegliendo il campo da indicizzare nella colonna Nome Campo e impostando l'ordine nella colonna Criterio di Ordinamento. Per creare un indice multicampo scrivere una volta sola il nome dell'indice e scegliere in righe successive e nell'ordine di indicizzazione i campi di ordinamento (massimo 10). Così come sono stati creati, nella stessa tabella gli indici possono essere rimossi semplicemente selezionando la riga dell'indice e premendo il tasto CANC oppure premendo il destro del mouse e cliccando su Elimina righe. Nota: gli indici facilitano la ricerca e l'ordinamento dei dati rendendola più veloce ed efficace; ad esempio se i dati di una tabella sono molto numerosi se il campo è indicizzato occorre molto meno tempo per trovare i dati in base alle chiavi impostate nella query. Tuttavia ogni volta che si inserisce un dato, l'indice deve essere ricostruito e ciò comporta un rallentamento che può risultare fastidioso. In conclusione un indice deve essere impostato solo se si pensa di dover fare molte interrogazioni su quel campo, altrimenti è meglio non indicizzarlo. I campi chiave primaria sono indicizzati automaticamente.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 3.0 Impostare una tabella 3.1 Modificare gli attributi di una tabella Gli attributi di una tabella sono l'insieme di proprietà degli elementi che la costituiscono. Gli elementi che costituiscono una tabella sono i record e i campi di cui essi sono costituiti. In termini più precisi nel linguaggio di programmazione a oggetti, la tabella è un oggetto di un database (insieme alle Maschere, Query etc.). Tale oggetto ha delle proprietà (attributi), che sono il nome, i campi e i record. I campi a loro volta hanno delle proprietà (attributi), che sono il nome, il tipo etc. Gli oggetti e le proprietà o attributi possono essere modificati. Abbiamo già creato una tabella inserendo in essa i campi e le loro proprietà. Una volta creata essa può essere modificata a piacimento inserendo nuovi campi, eliminando campi esistenti o modificando le proprietà di ciascun campo. Per modificare gli attributi di una tabella occorre selezionarla nella finestra Database e aprirla in modalità Struttura cliccando sul pulsante Struttura ( ). Appare la struttura della tabella con tutti i campi e le loro proprietà. Si possono selezionare uno o più campi anche non consecutivi contemporaneamente tenendo premuto il tasto CTRL, ed eliminarli premendo il tasto CANC o cliccando col destro del mouse sulla selezione e scegliendo Elimina dal menu di scelta rapida, oppure scegliendo Elimina dal menu Modifica. In ogni caso Access chiede conferma dell'operazione, la quale è irrecuperabile. Insieme ai campi vengono, naturalmente, eliminati anche i dati di tutti i record relativi a quei campi. 3.2 Modificare gli attributi dei campi Anche i campi hanno le loro proprietà o attributi che dipendono dal tipo di campo. Per modificare le proprietà del campo occorre aprire la tabella in visualizzazione struttura come detto sopra. Cliccando nella colonna Nome del campo si può modificare il nome e cliccando sulla colonna Tipo Dati si può modificare il tipo di dato che il campo può contenere (contatore, testo, numero, data, meno Sì/No etc.). E' evidente che cambiando il tipo di dati del campo, i dati presenti nella tabella di quel campo saranno conservati solo se il tipo è simile (ad esempio testo e memo), altrimenti saranno cancellati e il campo risulterà vuoto. Scelto il tipo di dati, in basso alla finestra struttura compariranno le proprietà impostabili relative a quel tipo di dati. In figura è selezionato il tipo di dati numerico. Nella scheda generale vi sono le proprietà impostabili, la cui spiegazione compare a destra quando si clicca sulla proprietà. Come si vede, in questo caso si
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI può impostare il tipo di dato numerico, le cifre decimali, una maschera di input, una etichetta che apparirà nelle maschere, i limiti di input, cioè il numero viene accettato in fase di immissione dati solo se corrisponde a Valido se.., etc.. Nella scheda Ricerca si può impostare l'oggetto in cui comparirà il dato (casella di testo, casella combinata etc.). Ad esempio se scegliamo per il campo ID Fornitori come oggetto Casella Combinata, sotto appaiono tutte le proprietà della casella combinata Se nella proprietà Origine Riga scegliamo la tabella collegata al campo (nel nostro caso la tabella Fornitori) quando apriamo la tabella articoli e clicchiamo sul campo ID Fornitori invece di una singola casella di testo, appare una casella combinata, con una freccetta, cliccando sulla quale si apre l'elenco fornitori da cui si può scegliere il fornitore senza digitarlo e senza, quindi, commettere errori di digitazione e senza bisogno di ricordare il codice di quel fornitore. E utile visualizzare tutti i campi collegati ad altri in una finestra collegata perchè ciò facilita l'immissione dei dati e la loro modifica. In caso di dubbio sul significato delle proprietà si può attivare la guida in linea premendo il tasto F1. Terminate le modifiche ai campi si può chiudere la finestra e Access chiederà conferma delle modifiche apportate. 4.0 Aggiornare un database Per aggiornare un database, cioè modificare o aggiungere record, occorre aprire la tabella in Visualizzazione Foglio Dati facendo doppio click sul suo nome nella finestra Database oppure selezionandola e cliccando sul pulsante Apri. Ricordiamo che per muoversi fra i dati si può usare:  il mouse  il tasto TAB  i tasti FRECCIA  il tasto INVIO I pulsanti in basso alla tabella ( ) permettono di muoversi fra i record. Talvolta il campo non mostra tutto il suo contenuto, soprattutto quando è un campo testo o memo. Per facilitare l'immissione o la modifica del dato presente si può attivare la funzione zoom premendo MAIUSC+F2. Se la tabella è costituita da molti campi può accadere che non siano tutti contemporaneamente visibili e di perdersi nella modifica. Può essere utile in questo caso (come avviene anche in Excel) poter bloccare alcuni campi perchè siano sempre visibili. Per far ciò selezionare i campi facendo click sul primo in alto sulla etichetta del campo; poi fare click sull'ultimo tenendo premuto il tasto MAIUSC. Una volta selezionate le colonne fare click sul menu Formato/Blocca Colonne. Per
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI sbloccarle basta fare click sul menu Formato/Sblocca tutte le colonne. Notare che nel menu Formato vi sono tutte le voci (come per Excel) per formattare la tabella, assegnare la larghezza delle colonne in caratteri e l'altezza delle righe in punti, dare un colore di sfondo e altro. Per adattare rapidamente la larghezza delle colonne al contenuto, fare doppio click sul bordo destro dell'etichetta del campo. Per cambiare l'ordine delle colonne basta trascinarle nel punto desiderato dopo averle selezionate. Per modificare definitivamente l'ordine delle colonne occorre operare in Visualizzazione struttura cambiando l'ordine dei campi. 4.1 Modificare dati in una tabella Per modificare i dati della tabella cliccare nella cella ed effettuare la modifica, eventualmente premendo MAIUSC+F2 per attivare la finestra di zoom. Fatta la modifica premere INVIO. Se la tabelle è relazionata ad altre, appaiono i segni + al lato dei record collegati. Cliccando sul + si apre la tabella collegata nella quale è possibile apportare eventuali modifiche. Per chiuderla fare click sul segno -. 4.2 Cancellare dati in una tabella Per cancellare dati presenti in una cella basta selezionarla e premere CANC oppure cliccare su Modifica/Elimina. Muovendosi con i tasti FRECCIA il campo viene automaticamente selezionato e può essere cancella con le solide modalità. Non è possibile cancellare i contenuti di più celle contemporaneamente anche se è possibile selezionarle tenendo premuto il tasto MAIUSC, a meno che non si elimini tutto il record. 4.3 Aggiungere record a un database vuoto Per aggiungere record alla tabella vi sono diversi modi: 1. Cliccare sul menu Inserisci/Nuovo Record 2. Cliccare sul pulsante Nuovo Record ( ) 3. Portarsi alla fine della tabella cliccando sul pulsante , e poi inserire i dati nel record 4. Scorrere la tabella fino a portarsi alla fine In ogni caso appare un record vuoto. Appena si cominciano a inserire i dati nei campi, automaticamente viene assegnato il numero di record univoco nel campo contatore. Inserito un record, allo stesso modo se ne possono inserire altri. 4.4 Cancellare record in un database Anche cancellare un record dalla tabella è molto semplice. Dopo aver selezionato il record cliccando sul pulsante a sinistra del record o selezionato più record trascinando la selezione sui pulsanti a sinistra dei record, si può:  Cliccare sul menu Modifica/Elimina  Cliccare sul pulsante Elimina Record  Cliccare col destro del mouse nella selezione e scegliere Elimina Record dal menu di scelta rapida In ogni caso i record selezionati vengono eliminati, ma subito dopo appare l'informazione che i record stanno per essere eliminati definitivamente e che l'operazione è irreversibile. Si chiede, quindi, conferma. A questo punto si fa in tempo a ripensarci; se si risponde Sì l'eliminazione è definitiva e irrecuperabile.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Prima di concludere questa sezione è bene dare uno sguardo alla stampa della tabella. Cliccando su File/Stampa Appare la finestra di dialogo Stampa: In questa finestra possiamo impostare i soliti parametri di stampa e decidere se stampare tutto o alcune pagine o una selezione di record. Più interessante è l'anteprima di stampa che si attiva cliccando sul pulsante Anteprima di stampa oppure su File/Anteprima di stampa. Appare la finestra nella quale, al solito, si può vedere l'aspetto delle pagine che verranno stampate, ma in particolare si può inviare la tabella ad un documento Word. Cliccando sul pulsante si può scegliere se unire a word la tabella come stampa unione, oppure aprire un documento word con la tabella oppure ancora analizzare la tabella con Excel.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Le stesse scelte possono essere effettuate direttamente dalla finestra Database selezionando la tabella e cliccando sul pulsante della barra degli strumenti. Basi di dati Parte terza 1.0 Uso di maschere 1.1 Creare una maschera 1.2 Creare una semplice maschera 1.3 Inserire i dati in una maschera usando semplici maschere 1.4 Modificare una maschera 1.5 Definire la formattazione del testo 1.6 Cambiare il colore di sfondo 1.7 Importare un'immagine o un file grafico 1.8 Modificare la disposizione degli oggetti nella maschera 1.0 Uso di maschere 1.1 Creare una maschera Abbiamo creato le tabelle, inserito e modificato i dati, le quali permettono una visione d'insieme dei dati, ma diventano scomode da manipolare se sono complesse o hanno molti capi. Oltre alla visualizzazione Foglio dati, per visualizzare e immettere dati in un tabella è possibile utilizzare le maschere. Esse sono un modo di visualizzare i dati un record per volta vedendone, però i dettagli, e con altre possibilità che vedremo in seguito. Le maschere di Access sono simili a moduli cartacei: ad ogni campo corrisponde un'etichetta ed è previsto uno spazio utilizzabile per l'inserimento delle informazioni, detto controllo. Ad esempio una casella di testo o una casella combinata sono controlli, ma esistono anche altri controlli, come pulsanti, caselle di selezione e altro, che possono facilitare l'uso delle maschere. Ricordare che ad ogni controllo corrispondono alcune proprietà (come formato del testo, posizione, colore di sfondo etc. Quando si inseriscono dati in una maschera, i dati sono in realtà introdotti nella tabella o nelle tabelle che supportano la maschera; se invece si utilizza una maschera per visualizzare delle informazioni, esse vengono tratte da una o più tabelle del database. Una maschera, infatti, può essere associata a più tabelle (e quindi riunire i campi e i dati provenienti da varie tabelle). Access permette di creare una maschera una maschera di partenza, con cui viene aperto il database, di modo che le maschere possono diventare una vera e propria interfaccia con cui l'utente gestisce l'immissione, la modifica e il reperimento e stampa dei dati. 1.2 Creare una semplice maschera
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Se il database viene creato con la creazione guidata, Access crea automaticamente anche le maschere, ma ciò non ci aiuta a capirne il funzionamento e quindi a creare interfacce personalizzate. Perciò procederemo alla creazione personalizzata. Per creare una maschera occorre fare click sul pulsante Maschere della finestra Database. Come per le tabelle anche qui possiamo creare una maschera in Visualizzazione struttura oppure procedere ad una Creazione guidata. In ogni caso facendo click sul pulsante Nuovo ( ) appare la finestra Nuova Maschera, nella quale sono elencate tutte le possibilità di creazione di una nuova maschera: Come si vede, le possibilità sono:  Visualizzazione struttura, che apre una maschera vuota nella quale dovremo inserire i vari oggetti e controlli  Creazione guidata, nella quale attraverso varie schede si immettono le informazioni per creare la maschera secondo le nostre esigenze  Maschera standard a colonne  Maschera standard tabulare  Maschera standard foglio dati In queste ultime tre le maschere hanno un aspetto standard in cui i campi sono in colonna. oppure in orizzontale come in una tabella oppure come una tabella. Comunque sia stata creata, una maschera può sempre essere modificata in seguito. Creando una maschera in Visualizzazione struttura appare una maschera vuota e le barre degli strumenti per inserire i controlli e quant'altro ci serve. 214
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per inserire un controllo basta selezionarlo sulla barra degli strumenti e tracciarlo nella maschera. Verranno poi chiesti, mediante schede successive le proprietà del controllo, come tabella o query collegata, campi o altro. Per creare dal nulla un controllo occorre avere ben chiara l'idea della sua funzione, la qual cosa non è sempre semplice. Per questo motivo conviene, almeno all'inizio, creare una maschera mediante la Creazione guidata, in quanto in questa modalità vengono chieste automaticamente tutte le indicazioni che servono. Creiamo, per il nostro database della biblioteca una maschera, che chiameremo Libri, in cui appaiano l'autore, il titolo, l'editore e la segnatura. Dopo aver cliccato su Nuovo, selezioniamo dall'elenco Creazione guidata maschera oppure facciamo doppio click su Crea una Maschera mediante una creazione guidata della finestra Database-Maschere. Appare la prima scheda:
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nella casella combinata Tabelle/Query scegliamo la tabella di origine dei dati, cioè Libri. Le query sono tabelle che contengono solo dati rispondenti a determinate condizioni; di esse parleremo in seguito. Cliccando sulla freccetta singola possiamo scegliere quali campi far vedere nella maschera; poichè il campo ID , essendo automatico non ci interessa, selezioniamo gli altri quattro trasportandoli nel riquadro a destra. Se vogliamo eliminarne qualcuno basta cliccare sulla freccetta a sinistra che si attiva, ovviamente, solo quando a destra sono presenti dei campi. Ciò fatto clicchiamo sul pulsante Avanti e appare la seconda scheda: Si può scegliere fra quattro formati di maschera. Scegliamo il tipo a colonne: In essa i campi appariranno incolonnati come si può vedere nell'anteprima accanto. Provare gli altri tipi per trovare eventualmente quello più consono al proprio gusto. Possiamo cliccare ancora su Avanti. La scheda successiva è la seguente:
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI In questa scheda possiamo impostare uno stile selezionandolo dall'elenco. L'anteprima appare a sinistra. Scegliamo la standard. Possiamo cliccare su Avanti; apparirà l'ultima scheda. Dopo aver immesso il titolo della maschera, che chiameremo Articoli, possiamo o aprire la maschera per immettere o modificare dati, o aprire la maschera in Visualizzazione struttura per modificarla. Clicchiamo su Fine. Se tutto è stato fatto correttamente dovrebbe apparire la maschera come in figura:
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.3 Inserire i dati in una maschera usando semplici maschere I dati nelle maschere si inseriscono come nelle tabelle. Infatti sono presenti gli stessi pulsanti di navigazione visti in precedenza ( ) coi quali è possibile muoversi avanti e indietro, all'ultimo o al primo record e aggiungere nuovi record. Con i tasti TAB e INVIO ci si sposta fra i campi. Talvolta occorre inserire più volte record simili. In questo caso conviene copiare tutto un record e incollarlo in un nuovo record. In pratica occorre selezionare tutti i campi facendo click sulla freccia presente in alto a sinistra della maschera e poi su Modifica/Copia. Aggiungere un nuovo record cliccando sul pulsante Nuovo Record e quando appare il record vuoto cliccare su Modifica/Incolla. A questo punto è sufficiente apportare le modifiche desiderate. Alla chiusura della maschera tutte le modifiche verranno salvate nel database. 1.4 Modificare una maschera Una volta costruita una maschera, qualunque sia stata la modalità, essa può sempre essere modificata a piacimento sia per quanto riguarda la sua struttura che per la formattazione. Per modificare la maschera selezionare Maschere dalla finestra Database e poi la maschera da modificare; fare, quindi, click sul pulsante Struttura che ormai conosciamo bene. Apparirà la maschera modificabile:
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Cliccando su ciascun oggetto esso viene selezionato. Per selezionare più oggetti tenere premuto il tasto MAIUSC mentre si clicca col sinistro. Per selezionare la maschera senza alcun oggetto cliccare al di fuori degli oggetti dentro la maschera. Le operazioni di modifica si ripercuotono sull'oggetto o gli oggetti selezionati. 1.5 Definire la formattazione del testo Il testo delle etichette o degli oggetti presenti nella maschera può essere formattato semplicemente utilizzando la barra della formattazione, esattamente come si fa in Word Se si apre il menu Formato appaiono molte voci che permettono di allineare gli oggetti, ridimensionarli, modificarli, cambiarli etc. Provare alcune voci per capirne il funzionamento. 1.6 Cambiare il colore di sfondo Nella barra della formattazione sono presenti anche il secchiello, il pennello e la A che servono per dare uno sfondo colorato o colorare la linea di contorno o colorare il testo. Se si vuol colorare lo sfondo della maschera occorre cliccare nella maschera al di fuori degli oggetti in modo che sia selezionata solo la maschera. I colori possono animare una maschera e renderla più efficace dal punto di vista grafico. 1.7 Importare un'immagine o un file grafico
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Anche le immagini possono rendere più efficaci le maschere dal punto di vista grafico. Per inserire un'immagine, al solito, cliccare su Inserisci/Immagine... e apparirà la solita finestra di dialogo per la ricerca dell'immagine. Naturalmente l'immagine è ridimensionabile e posizionabile a piacimento. Aprendo il menu Inserisci si notano altre voci interessanti. Possiamo inserire un grafico salvato con altre applicazioni o un oggetto, come un suono o un foglio Excel o altro come si è già visto nelle altre applicazioni Office. Gli oggetti inseriti sono modificabili con le applicazioni che li hanno prodotti. Una voce interessante è Inserisci/Grafico... In un database vi possono essere tabelle o query che si prestano ad essere rappresentate in grafico. Cliccando su Inserisci/Grafico il cursore diventa crocetta e permette di disegnare nella maschera, sempre in visualizzazione struttura, il riquadro che accoglierà il grafico; subito dopo si attiva una procedura di creazione guidata , in cui viene chiesta la tabella o query di origine, il tipo di grafico e come disporre i dati. Creato il grafico, questo può essere modificato a piacere cliccando col destro del mouse sui vari elementi. Si apre un menu di scelta rapida che permette le modifiche. Come in Excel, il grafico rimane collegato ai dati e viene aggiornato automaticamente. 1.8 Modificare la disposizione degli oggetti nella maschera Naturalmente è possibile cambiare totalmente la disposizione degli oggetti nella maschera. Selezionando un oggetto cliccandoci sopra, il cursore diventa manina nera; l'oggetto può essere trascinato nella posizione voluta. Se l'etichetta di un campo è stata creata automaticamente con la creazione guidata della maschera, viene selezionata e trascinata col campo, ma anche in questo caso etichetta e campo sono modificabili e spostabili indipendentemente. Gli oggetti selezionati, al solito, sono muniti di maniglie che permettono il loro ridimensionamento; il quadratino più grande in alto a sinistra è la presa per lo spostamento. Nella maschera possono essere inseriti molti altri oggetti, accessibili dalla Casella degli Strumenti: Se essa non fosse visibile si può visualizzare da Visualizza/Casella degli Strumenti. Da sinistra a destra abbiamo: Selezione oggetti  Creazione guidata controlli. Permette di creare un controllo definendone tutte le proprietà.  Etichetta. Inserisce un'etichetta.  Casella di testo. Inserisce una casella di testo.  Gruppo di opzioni. Inserisce una cornice contenete più controlli che vengono raggruppati e spostati contemporaneamente con la cornice.  Interruttore. Pulsante On/Off al quale può essere associata una routine o una macro.  Pulsante di opzione. Casella di controllo esclusiva (uno solo fra molti).  Casella di controllo. Casella di controllo (una o più fra molti).  Casella combinata. Elenco di dati a discesa fra cui si può scegliere con un click del mouse, collegata a una tabella o indipendente.  Casella di riepilogo. Lista di dati collegata a una tabella o indipendente.  Pulsante di comando. Pulsante a cui associare eventi o una routine in Visual Basic o attivare/disattivare maschere, etc.  Immagine. Inserisce un'immagine.  Cornice oggetto non associato. Inserisce un oggetto modificabile con l'applicazione che l'ha prodotto. Equivale a Inserisci/Oggetto...
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI  Cornice oggetto associato. Inserisce una cornice associandola ad un oggetto specificato nelle proprietà della cornice che si attivano cliccando col destro del mouse e poi su Proprietà.  Interruzione di pagina  Struttura a schede. Inserisce una finestra di dialogo a schede. Nelle proprietà si può definire l'evento, il numero di schede, i dati e le routines in Visual Basic che si devono attivare; queste routines possono essere scritte direttamente oppure create in modo guidato.  Sottomaschera/Sottoreport. Inserisce una sottomaschera per visualizzare dati di altre tabelle.  Linea. Inserisce una linea grafica.  Rettangolo. Inserisce un rettangolo grafico.  Altri controlli I controlli inseribili dalla casella degli strumenti sono importanti per creare interfacce per gli utenti finali anche inesperti di Access, in modo che sia semplice la gestione del database. Alcuni di questi controlli sono semplici, ma altri prevedono la capacità di associare eventi e routines; il che richiede una certa esperienza e fa parte di un corso Access di secondo livello. Intanto possiamo esercitarci a inserire qualche controllo. Per esempio inseriamo nella maschera Operazioni un pulsante il quale mostri la maschera Articoli e su quella Articoli un pulsante che attivi la maschera Operazioni. Cliccare su Pulsante di comando e disegnare, sempre in Visualizzazione struttura, nella maschera Operazioni un pulsante. Si apre una creazione guidata. Nella prima scheda scegliamo Categorie/Maschere e Azioni/Apri maschera. Cliccare su Avanti. Si apre la seconda scheda nella quale scegliamo Articoli come maschera da aprire. Clicchiamo su Avanti e la scheda seguente chiede se mostrare tutti i record oppure solo alcuni record su condizione. Scegliamo di mostrare tutti i record. Nella scheda successiva, dopo aver premuto Avanti, inseriamo "Articoli" come etichetta del pulsante. Nella scheda successiva occorre inserire il nome del comando; lasciamo quello indicato e clicchiamo su Fine. Chiudiamo la maschera e salviamo le modifiche. La stessa cosa occorre fare nella maschera Articoli dove il pulsante sarà "Operazioni" e la maschera che si deve aprire è Operazioni. Inseriti i due pulsanti e chiuse le maschere dalla Visualizzazione struttura, aprire la maschera Operazioni e provare i pulsanti. Tutto quello che abbiamo fatto finora è stato fatto nel "corpo" della maschera. Se clicchiamo col destro in un punto vuoto della maschera appare un menu di scelta rapida fra le cui voci c'è l'attivazione o la disattivazione dell'Intestazione/Piè di pagina maschera e l'attivazione-disattivazione di Intestazione/Piè di pagina pagina Nella Intestazione e Piè di pagina possiamo collocare un titolo della maschera o un'intestazione di pagina di stampa e informazioni che si ripetono. Per far ciò è sufficiente inserire negli spazi appositi, modificabili trascinando le linee di divisione, etichette o altri controlli, come mostrato nell'esempio che stiamo sviluppando: 221
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Se pensiamo che Access, come tutte le altre applicazioni di Office, è programmabile in Visual Basic, è evidente come si può creare una vera e propria applicazione di database con tanta di interfaccia utente e automatizzazione di procedure per una gestione anche molto complessa dei dati. Stampa delle maschere e delle tabelle. Naturalmente in Access è possibile stampare direttamente i dati in formato maschera o in formato tabella o query. Alla stampa si accede da File/Stampa. Appare la solita finestra ormai familiare. Cliccando, invece, sul pulsante Imposta... appaiono due schede in cui si possono impostare i margini e scegliere se stampare la maschera così come appare
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI oppure stampare solo i dati. Le maschere sono fatte di elementi grafici che rallentano molto la stampa, oltre al dispendio di inchiostri. Nella scheda Colonne si può impostare il numero di colonne su cui stampare. Le stesse impostazioni possono essere fatte cliccando su File/Imposta pagina. In questo modo tutte le informazioni vengono mantenute e l'anteprima ci farà vedere come effettivamente sarà la stampa. Naturalmente quello descritto è un metodo di stampa rapido che va bene per controlli veloci dei dati. Parleremo in seguito dei Report, che sono stampe organizzate di dati selezionati in base a tabelle o query. Basi di dati Parte quarta 1.0 Reperire informazioni 1.1 Operazioni di base 1.1.1 Accedere a un database esistente 1.1.2 Trovare un record sulla base di criteri assegnati 1.1.3 Creare una semplice query 1.1.4 Creare una query con criteri multipli 1.1.5 Salvare una query 1.1.6 Applicare dei filtri a una query
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.1.7 Rimuovere dei filtri da una query 1.2 Perfezionare una interrogazione 1.2.1 Aggiungere campi a una query 1.2.2. Eliminare campi da una query 2.0 Ricercare, selezionare e ordinare 2.1. Ricercare, selezionare e ordinare dati sulla base di criteri assegnati 2.2 Ricercare, selezionare e ordinare dati mediante comuni operatori logici 1.0 Reperire Informazioni 1.1 Operazioni di base Un archivio elettronico, per quanto molto più efficiente e veloce di un archivio cartaceo, sarebbe in fondo poca cosa se non permettesse di reperire informazioni sui record nel modo più flessibile possibile. E' proprio questa possibilità che rende un database potente e utile. Pensiamo ai grandi archivi delle Amministrazioni pubbliche o all'anagrafe tributaria dello stato. Il reperimento e il confronto delle informazioni permette di scoprire in brevissimo tempo situazioni che rimarrebbero certamente nascoste in un archivio di carta. Per fare un esempio banale, forse, nell‟ambito della scuola, nell‟istante in cui ho finito di inserire in un archivio Excel oppure Access i dati relativi alle cattedre dei docenti, cinque minuti dopo sono pronti i consigli di classe stampati in bell‟ordine; una volta occorreva una settimana per comporli. Vi sono più modi per estrarre i dati da un database: Ricerca: usando lo strumento Trova è possibile individuare record che corrispondono ai criteri impostati Filtro: applicando un filtro, cioè un insieme di criteri di selezione, è possibile eliminare (provvisoriamente) da una tabella i dati non rispondenti al filtro. Eliminando il filtro, la tabella mostra tutti i suoi dati. Query: si tratta di un insieme di criteri, salvati e quindi riutilizzabili, che applicati producono una tabella vera e propria con solo i record rispondenti ai criteri. E' evidente che se si ha bisogno spesso di cercare dati in un database con gli stessi criteri, è bene crearsi query, le quali vengono salvate col database e fanno parte di esso. Vedremo in dettaglio questi modi e in particolare le query. Per vedere come una query o una ricerca funziona, è opportuno che le tabelle che abbiamo creato contengano un certo numero di record, per cui conviene fare esercizio di inserimento e modifica dei dati. Ricominciamo dall'inizio con l'apertura del database e inseriamo nuovi record a piacimento. 1.1.1 Accedere a un database esistente Abbiamo gia visto all'inizio come si accede ad un database. Non c'è nulla di nuovo rispetto alle altre applicazioni Office, di cui Access fa parte. Il modo più semplice e diretto è quello di fare doppio click sull'icona con cui il database viene indicato nell'elenco dei file della cartella; in questo modo viene aperto automaticamente Access e il database nella finestra a schede che conosciamo, a meno che non si sia impostata una apertura con maschera iniziale. Si può aprire Access in uno dei modi conosciuti, da AVVIO/PROGRAMMI/MICROSOFT ACCESS o cliccando sull'icona della Barra di Office se visibile ( ). In questo caso appare la finestra seguente: 224
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI nella quale appare un elenco degli ultimi file utilizzati, da cui si può scegliere il database oppure cliccare su Altri file... In questo caso si apre la solita finestra di dialogo in cui cercare il database. Apriamo il database Magazzino e inseriamo nelle diverse tabelle un certo numero di record. 1.1.2 Trovare un record sulla base di criteri assegnati Il modo più semplice per trovare un dato in una tabella è quello di usare lo strumento Trova. Per usare questo strumento aprire la tabella o la maschera nella quale cercare, posizionarsi col cursore sul campo nel quale effettuare la ricerca e fare click sul pulsante Trova ( ) sulla barra degli strumenti Visualizzazione maschera o tabella, oppure sul menu Modifica/Trova. Si apre la finestra di dialogo: Come si vede basta inserire nel campo Trova l'occorrenza da cercare e specificare nella casella Cerca in: in quale campo cercare. Nella casella Confronta: si può decidere se cercare come parte del campo oppure come campo intero oppure ancora come inizio del campo. Per ultimo si può decidere nella
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI casella Cerca in:, in basso, che si apre cliccando sul pulsante Altro/Standard, il quale funziona come On/Off, la direzione in cui cercare Su, Giù oppure in tutto il campo. Eseguite le impostazioni si può cliccare su Successivo per trovare la prima occorrenza e poi man mano tutte le altre. La finestra Trova e Sostituisci permette anche di sostituire i campi trovati con altri dati: Basta inserire nella casella Sostituisci con: il dato con cui sostituire l'occorrenza trovata e decidere se sostituire tutte le occorrenze in una volta oppure solo quella attiva. Occorre fare attenzione nell'uso di Sostituisci tutto, in quanto può risultare pericoloso. Access non dispone di un comando di annullamento per cui se alcune sostituzioni fossero errate o non corrispondessero alle nostre aspettative non sarebbe più possibile recuperarle. Non dimenticare mai, comunque, di avere sempre una copia del database aggiornato. 1.1.3 Creare una semplice query Come abbiamo già detto una query è una interrogazione che si fa sulle tabelle esistenti per ottenere una nuova tabella di dati rispondenti a criteri scelti. Le query vengono salvate nel database e possono, quindi, essere utilizzate ogni volta che si apre. Il modo più immediato per creare una query è quello di cliccare sul pulsante Nuovo ( ) nella scheda Query della tabella Database, oppure cliccare su Inserisci/Query nella Barra dei Menu. Appare, comunque, la finestra di creazione della nuova query
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nella quale si può scegliere il tipo di query da creare: Visualizzazione struttura. Apre la query in Visualizzazione struttura come avviene per le tabelle e le maschere per una creazione di query personalizzata Creazione guidata query semplice. Permette di creare una query semplice, detta anche query di selezione, cioè una semplice tabella di selezione Creazione guidata query a campi incrociati. Permette di creare una matrice in modo da gestire in modo semplice i dati provenienti da più tabelle in relazione fra di loro Creazione guidata query ricerca duplicati. Permette di cercare tutti i record contenenti un campo uguale (per esempio nel nostro database potremmo cercare nella tabella Articoli tutti i record che hanno lo stesso prezzo Creazione guidata query ricerca dati non corrispondenti. Cerca in una prima tabella dati a cui non corrispondono record in una seconda tabella (per esempio fornitori a cui non corrisponde nessun articolo, oppure articoli a cui non corrisponde nessun fornitore). Cominciamo col creare una semplice query partendo dalla Visualizzazione struttura. E' evidente che per creare una query bisogna aver chiaro in mente il risultato che si vuole ottenere. Per esempio, cosa potremmo estrarre dalle nostre tabelle Libri e Prestito? Potremmo avere bisogno di una tabella che riassuma le date di prestito di un determinato volume. Facciamo click su Visualizzazione struttura della finestra Nuova Query. Appare la finestra Struttura della query insieme alla finestra di selezione delle tabelle da inserire:
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Le tabelle da inserire possono essere aggiunte anche cliccando sul pulsante Aggiungi tabella ( ). Contemporaneamente la barra dei menu si modifica e compare la voce Query. Se la apriamo appaiono tutti i tipi di query che possiamo creare
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI  Query di selezione. E' quella di default e che stiamo creando.  Query a campi incrociati. E' quella già vista nella finestra Nuova query.  Query di creazione tabella... permette di creare una tabella partendo da altre tabelle o altri database.  Query di aggiornamento. Permette di aggiornare i dati di una tabella  Query di accodamento. Permette di accodare in una tabella dati provenienti da altre tabelle o database.  Query di eliminazione. Permette di eliminare record da una tabella, per esempio record antecedenti ad una certa data. Ogni volta che si seleziona un tipo di query, cambia l'elenco delle voci nella finestra Visualizzazione struttura. Nella finestra Mostra tabella, cliccando sul pulsante Aggiungi, aggiungiamo le tabelle Libri e Prestito e poi clicchiamo su Chiudi. Le tabelle appariranno, con le loro relazioni, nella parte superiore della finestra. Nella parte inferiore appare una tabella, le cui voci, come detto, cambiano col tipo di query scelto e che è uguale alla tabella-query che verrà creata. In essa possiamo selezionare i campi che devono comparire, l'ordinamento e i criteri di selezione dei dati. Notare, cliccando col destro su una casella, che la casella si può formattare nello stesso modo in cui abbiamo fatto nelle tabelle normali. Facciamo click nella prima casella dei campi, che è una casella combinata contenente l'elenco di tutti i campi di tutte le tabelle presenti; dall'elenco scegliamo il campo Titolo. Nella casella delle tabelle della stessa colonna appare automaticamente il nome della tabella Libri. In realtà la riga delle tabelle non è necessaria e può essere nascosta cliccando col destro e disattivando Mostra Tabelle dal menu di scelta rapida. In alternativa si può scegliere prima la tabella e poi il campo. Nella seconda colonna facciamo la stessa cosa scegliendo il campo Data prestito. Accertiamoci che le caselle di selezione Mostra relative ai campi sia spuntata. A questo punto dobbiamo inserire i criteri e questa è la cosa più complicata. Se voglio vedere le date di prestito del volume Lingua e Grammatica sarà sufficiente scrivere nella casella criteri =Lingua e Grammatica. Vedremo nel prossimo paragrafo come inserire criteri multipli di selezione. Abbiamo per ora completato la nostra semplice query. Facciamo click su File/Chiudi oppure sul pulsante di chiusura. Diamo alla query il nome "Prestito Libro" e salviamola. Apriamo la query facendo doppio click sul suo nome oppure selezionandola e cliccando sul pulsante Apri. La tabella-query creata dovrebbe apparire come in figura
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Creazione guidata di una query Vediamo ora come si può creare una query con la Creazione guidata. Fare click sulla voce Crea una query mediante una creazione guidata della finestra Database oppure su Nuovo e poi Creazione Guidata Query semplice. Si apre la prima scheda, identica a quella vista per la creazione di una tabella, in cui viene richiesto di inserire i campi di una o più tabelle che devono comparire nella query. Cliccando su Avanti si apre la seconda scheda nella quale si può scegliere se creare una query Dettaglio, cioè nella query compaiono tutti i campi scelti, oppure di riepilogo, cioè una tabella in cui compare anche un campo di riepilogo. Per esempio nel nostro caso potremmo volere la somma dei prezzi degli articoli presenti in una operazione di carico
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI e scarico; selezionando Riepilogo e cliccando su Opzioni riepilogo... si apre una finestra nella quale si seleziona Somma fra le operazioni possibili. Naturalmente le opzioni di riepilogo dipendono dal tipo di campo scelto. La scheda successiva è quella di chiusura; viene creata la query senza criteri di selezione. Aprendo la query in Visualizzazione struttura possiamo inserire, come abbiamo fatto sopra, tutti i criteri che vogliamo. 1.1.4 Creare una query con criteri multipli La ricerca dei dati su un solo campo è interessante ma sarebbe limitata se si potesse fare solo questo. Infatti se i record fossero migliaia, la selezione ottenuta dalla query sarebbe troppo vasta per essere utilizzabile con efficacia. Per esempio se cercassimo i fornitori per città la lista sarebbe lunga, se invece li cerchiamo per città e per nome, otterremo una lista molto più facilmente consultabile. Una query con più criteri di selezione si chiama Query con criteri multipli. Possono essere inseriti un criterio per ogni campo presente nella tabella-query. I criteri di selezione possono essere impostati su testo, numeri e date. Ogni tipo criterio ha i propri operatori, che sono poi quelli che permettono di impostare i filtri. Operatori di testo. Se il campo è un campo di testo il tipo di criterio sarà di testo. Uno degli operatori di testo più importanti è Like insieme ai caratteri jolly (* = qualunque gruppo di lettere e ? = qualunque lettera). Se si scrive nella casella del campo criteri Like "*geografia*" si intende cercare tutti i libri il cui titolo contiene geografia e può cominciare e finire con qualunque raggruppamento di lettere. E' evidente che togliendo l'asterisco iniziale o finale si cercheranno i nomi che terminano o iniziano con un gruppo di lettere. I punti interrogativi possono sostituire singole lettere che diventano variabili, cioè qualunque lettera. Operatori numerici. Si applicano ai campi numerici e confrontano numeri. Gli operatori maggiore (>), minore (<), uguale (=) etc. possono essere usati tutti per selezionare record numerici. Operatori data. Le date sono numeri speciali per cui il loro confronto avviene con alcuni degli operatori numerici. Se vogliamo conoscere tutti gli operatori, il modo migliore è quello di utilizzare il Generatore di espressioni, che è uno strumento che ci permette di comporre, senza bisogno di scrivere, criteri anche molto complessi. Per attivare il generatore di espressioni occorre aprire la query in Visualizzazione struttura. Appare la finestra struttura della query. Posizionare il cursore in una casella di criteri qualunque. Il generatore di espressione si può attivare cliccando sul pulsante Genera ( ) oppure cliccando col destro nella casella e scegliendo Genera... dal menu di scelta rapida.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Come si vede vi sono vari pulsanti mediante i quali vengono inseriti direttamente nella formula gli operatori. Col pulsante Incolla si inserisce nel criterio che si sta scrivendo un campo o un valore selezionato nelle colonne in basso. Nella prima colonna sono elencate tutte le risorse del database; il segno + indica che la voce contiene altre voci, che si aprono cliccando due volte; il + diventa - in modo che si possa richiudere la voce ricliccandoci sopra. Nella seconda colonna appaiono i contenuti della voce della prima. In figura, essendo selezionata la query da noi costruita, appaiono i campi della query. Nella terza colonna vengono elencate le voci contenute nella voce selezionata nella seconda. Interessante è selezionare Funzioni predefinite della voce Funzioni; vengono elencate tutte le funzioni matematiche, numeriche e di stringa che possono essere utilizzate nel criterio. 1.1.5 Salvare una query Quando si chiude la Visualizzazione struttura viene chiesto (se sono state apportate modifiche) se si vuol salvare la query. Basta rispondere Sì. La query viene salvata e appare nell'elenco delle query, utilizzabile tutte le volte che si vuole. Ogni volta che la query viene aperta essa viene aggiornata automaticamente ai cambiamenti che sono stati apportati alle tabelle. Costruendo query adeguate si può tenere sotto controllo tutto il database e reperire le informazioni in un batter d'occhio. 1.1.6 Applicare dei filtri a una query Una volta ottenute le tabelle, le maschere e le query, ad esse è possibile applicare i filtri allo scopo di far apparire in elenco solo i record che vogliamo in base a criteri stabiliti. I filtri, in definitiva, sono solo criteri di selezione che possono essere applicati e rimossi da una tabella, maschera o query per facilitarne la consultazione e che, a differenza delle query, vanno persi quando la tabella viene chiusa. Per applicare un filtro occorre, innanzi tutto, aprire la tabella, maschera o query a cui si vuole applicare e poi fare click su uno dei due pulsanti
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Come si vede dalla figura, i filtri disponibili sono due: Filtro in base a selezione. Selezionato in un campo una parte di testo o un numero o una data, verranno mostrati, una volta applicato il filtro, solo i record contenenti la selezione. Filtro in base a maschera. Si può scrivere, come fatto per le query, un criterio di selezione anche complesso e ottenere l'elenco dei record rispondenti al criterio. Per creare un filtro in base a selezione: 1. In un campo di una maschera, di una sottomaschera, di un foglio dati o di un foglio dati secondario, trovare la parte di testo o il valore che i record devono contenere per essere inclusi nei risultati del filtraggio. 2. Selezionare il valore, quindi scegliere il pulsante Filtro in base a selezione sulla barra degli strumenti. La selezione del valore definisce i record che verranno restituiti dal filtro. Quando si salva una tabella o una maschera, vengono salvati anche i filtri creati. È possibile applicare di nuovo i filtri, se necessario, alla successiva apertura della tabella o della maschera. Quando si salva una query, vengono salvati anche i filtri creati, ma non vengono aggiunti i criteri del filtro alla griglia di struttura della query. È possibile applicare di nuovo i filtri dopo aver eseguito la query, alla successiva apertura della stessa. Se è stato creato un filtro in un foglio dati secondario o in una sottomaschera, questo filtro sarà disponibile anche quando si apre in modo indipendente la tabella o la maschera per il foglio dati secondario o per la sottomaschera. È possibile inoltre filtrare record che non hanno un determinato valore. Dopo aver selezionato un valore, fare clic su di esso con il pulsante destro del mouse, quindi scegliere Filtro ad esclusione selezione. Per creare un filtro in base a maschera: 1. Aprire una tabella, una query o una maschera. 2. Fare clic sul pulsante Filtro in base a maschera sulla barra degli strumenti per passare alla finestra Filtro in base a maschera. È possibile specificare dei criteri per la maschera, la sottomaschera, il foglio dati principale o qualsiasi foglio dati secondario visualizzato. Ciascun foglio dati secondario o sottomaschera ha le proprie schede Cerca e Oppure. 3. Scegliere il campo in cui si desidera specificare i criteri che i record devono soddisfare per essere inclusi nel set di record filtrati. 4. Immettere i criteri selezionando il valore desiderato dall'elenco del campo, se l'elenco comprende valori di campo, oppure digitando il valore nel campo stesso. Per trovare i record in cui un determinato campo è vuoto o non vuoto, digitare Is Null o Is Not Null nel campo. Per trovare i record tramite un'espressione criterio, digitare l'espressione nel campo corrispondente oppure immettere 233
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI un'espressione utilizzando il Generatore di espressioni. Se vengono specificati valori in più campi, il filtro restituisce i record solo se contengono gli stessi valori specificati in tutti i campi. 5. Per specificare valori alternativi che i record possono avere per essere inclusi nei risultati del filtraggio, fare clic sulla scheda Oppure per il foglio dati, il foglio dati secondario, la maschera o la sottomaschera che si sta filtrando e immettere ulteriori criteri. Il filtro restituisce i record se contengono tutti i valori specificati nella scheda Cerca o tutti i valori specificati nella prima scheda Oppure o tutti i valori specificati nella seconda scheda Oppure, e così via. 6. Fare clic sul pulsante Applica filtro sulla barra degli strumenti. 1.1.7 Rimuovere dei filtri da una query I filtri creati, come detto sopra, possono essere salvati con la query o la tabella e riutilizzati alla prossima apertura. Naturalmente essi possono essere rimossi. Il pulsante Applica filtro della barra degli strumenti ( ) funziona in Acceso/Spento, cioè cliccando una prima volta viene applicato il filtro, cliccando una seconda volta viene rimosso e la tabella appare con tutti i suoi record. La stessa funzione si ottiene dal menu Record/Applica filtro/ordina e Rimuovi/Filtro/ordina. Per eliminare qualsiasi tipo di filtro, indipendentemente dal metodo utilizzato per crearlo. Aprire, prima di tutto la tabella e poi aprire dal menu Record/Filtro/Ordinamento/filtro avanzato.. la finestra Ordinamento/Filtro avanzato Si tratta della tabella già esaminata nella creazione di query, nella quale possono essere inseriti ed eliminati tutti i criteri che si vuole. In questa tabella appaiono tutti i filtri creati nei vari campi. Se si vuole eliminare completamente il filtro scegliere il menu Modifica/Cancella griglia e poi cliccare sul menu Filtro/ Applica filtro della barra del menu e infine chiudere la finestra Ordinamento/filtro avanzato. Se il filtro è stato eliminato, il pulsante Applica/Filtro appare disattivato. Eliminiamo ora il filtro applicato alla tabella Articoli nel paragrafo precedente. Aprire la tabella Articoli e poi, scegliendo il menu Record/Filtro/ordinamento avanzato... la finestra Filtro/ordinamento avanzato. Dal menu Modifica scegliere Cancella griglia e poi fare click sul pulsante Applica/Filtro se è visibile la barra degli strumenti oppure scegliere il menu Filtro/Applica filtro dalla barra dei menu. 1.2 Perfezionare una interrogazione 1.2.1 Aggiungere campi a una query La Visualizzazione struttura della query permette di modificare a piacimento una query creata. Si possono inserire nuovi campi e nuovi criteri, oppure eliminare campi superflui o criteri. Se per esempio nella query da noi creata oltre alla data del prestito volessimo visualizzare anche l'eventuale data della restituzione, potremmo procedere nel modo seguente. 234
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Dalla finestra Database scegliamo la scheda Query e poi la query Prestito libro e poi clicchiamo sul pulsante Struttura. Appare la finestra che conosciamo già Il nuovo campo può essere inserito trascinandolo dalla zona tabelle in una casella vuota oppure scegliendolo dall'elenco che si apre cliccando sulla freccetta della casella combinata. Naturalmente a questo punto possiamo inserire anche criteri. 1.2.2. Eliminare campi da una query L'eliminazione di un campo della query può essere logico, nel senso che esso non comparirà nella tabella-query ma esiste comunque nella sua struttura oppure eliminare completamente il campo dalla struttura. Nel primo caso è sufficiente eliminare la spunta dalla casella Mostra nel secondo caso occorre selezionare la colonna relativa al campo cliccando nella barra in cima alla colonna quando il cursore diventa freccetta rivolta in basso. A questo punto si può premere il tasto CANC oppure scegliere Modifica/Elimina colonne. Niente vieta di cancellare casella per casella. Terminate le operazioni di modifica chiudere la query e salvare. 2.0 Ricercare, selezionare e ordinare Come si vede, le query offrono una vasta gamma di modalità per la ricerca e la manutenzione dei dati. Come vedremo in seguito, esse insieme con i Report consentono di presentare i dati nelle forme più svariate e complesse. Occorre sottolineare che i concetti fin qui espressi hanno una validità molto più vasta di quello che si pensa; basti pensare che la Società dell'Informazione si basa totalmente sull'informazione e sulla archiviazione dei dati, la cui ricerca diventa essenziale; spesso applichiamo nella vita di ogni giorno criteri di ricerca senza accorgercene: inserendo il bancomat nell'apposita fessura viene cercato
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI nell'archivio della banca il nostro nome e il numero di codice, usando un motore di ricerca in Internet inseriamo criteri per estrarre le pagine dal database Internet, anche timbrando il cartellino d'ingresso e uscita dal lavoro aggiorniamo un database. 2.1. Ricercare, selezionare e ordinare dati sulla base di criteri assegnati Da ciò che è stato detto fino ad ora risulta chiaro che è di fondamentale importanza comprendere cos'è un criterio di ricerca dei dati. Il criterio di ricerca è un concetto generale che bisogna saper applicare, sia che si tratti di una query, che di un filtro avanzato che di una interrogazione ad un database qualunque. Il criterio di ricerca è un insieme di condizioni alle quali devono soddisfare i record perché possano essere inseriti nella selezione. In definitiva il motore del database analizza uno alla volta tutti i record del database e li confronta con le condizioni del criterio; se il record soddisfa a tutte le condizioni esso viene inserito nella selezione. Importante è quindi comprendere il criterio; la sintassi con cui scriverlo, pur seguendo modalità logiche comuni, dipende dal programma del database e dal linguaggio adottato. E' facile, ad esempio, capire e scrivere in una query il criterio di selezione se diciamo "voglio tutti i Libri che nel titolo abbiano la parola Geografia"; infatti se esiste un campo Titolo, basta inserire in questo campo il criterio [Titolo]="Geografia" e otterremo il risultato voluto. Ma è molto meno intuitivo cosa fare se vogliamo "il titolo contenga la parola geografia e sia stato pubblicato da Mondadori". In questo caso sono coinvolte tutte le tabelle e il criterio diventa molto più complesso dal punto di vista sintattico. In senso generale, ricordiamo che il criterio di un campo contiene sempre il nome del campo e operatori logico-matematici che ne specificano l'occorrenza e i criteri dei diversi campi sono collegati da operatori logici. 2.2 Ricercare, selezionare e ordinare dati mediante comuni operatori logici Gli operatori logici permettono di unire criteri relativi a più tabelle o più criteri relativi alla stessa tabella. Ricordiamo che utilizzando il Generatore di espressioni, in esso vengono elencati tutti gli operatori disponibili. Gli operatori disponibili in Access sono di tre tipi  Aritmetici  Di confronto  Logici Gli operatori aritmetici sono: -, +, * (moltiplicato), / (divisione), (divisione intera), mod (modulo). Gli operatori di confronto sono: < (minore), > (maggiore), = (uguale), <= (minore o uguale), >= (maggiore o uguale), <> (diverso), between (compreso). Gli operatori logici sono: AND (entrambe vere), OR (basta una vera), NOT (non vera), XOR (solo una vera), EQV (una equivalente all'altra, IMP (una implica l'altra). L'operatore AND può essere scritto direttamente in un criterio oppure è sottinteso quando vengono inseriti più criteri in campi diversi in una query. Ad esempio, volendo cercare gli articoli il cui nome contiene gomma o gomme e il cui prezzo sia inferiore a 1500 lire, possiamo scrivere in una query relativa alla tabella Articoli, nel campo prezzo "<1500" e nel campo nome "LIKE '*gomm*'"; fra i due campi esiste l'operatore AND. Oppure possiamo scrivere solo nel campo Prezzo "[Prezzo]<1500 AND [Nome] LIKE '*gomm*'" o "[Articoli]![Prezzo]<1500 AND [Articoli]![Nome] LIKE '*gomm*'". Otterremo comunque il risultato voluto. Anche l'operatore OR può essere scritto direttamente oppure essere sottinteso se i diversi criteri vengono scritti in una query nelle righe successive Oppure. Ad esempio se vogliamo cercare gli articoli di prezzo inferiore a 1000 oppure superiore a 5000 possiamo scrivere nel criterio del campo
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Prezzo di una query "<1000" e nella casella Oppure ">5000". In alternativa possiamo scrivere nella casella criterio del campo prezzo "[Prezzo]<1000 OR [Prezzo]>5000". Otterremo lo stesso risultato. L'operatore NOT deve essere scritto nel criterio. Per esempio volendo cercare gli articoli che non contengono gomma o gomme potremo scrivere nella casella criterio del campo Nome "NOT LIKE '*gomm*'". L'ordinamento dei dati può facilitare la ricerca. Esso può essere impostato nella griglia dell'interrogazione delle tabelle, in quanto è sempre presente in ogni campo la possibilità dell'ordinamento crescente o decrescente. Naturalmente impostando l'ordinamento in più campi, l'elenco dei record apparirà ordinato prima secondo il primo campo, a parità del primo campo secondo il secondo campo e così via. Una volta ottenuta la tabella come risultato dell'interrogazione, se non è stato fatto prima, è sempre possibile applicare un ordinamento semplice aprendola in visualizzazione dati, posizionandosi in un campo e cliccando su uno dei pulsanti Ordinamento ( ) oppure cliccando sul menu Record/Ordina. E' possibile selezionare più campi contigui e applicare l'ordinamento a tutti. Quando si chiude la tabella viene chiesto se salvare le modifiche oppure no. Se si risponde Sì le modifiche vengono apportate nella query, dalla quale possono, comunque, essere modificate. Solo in Visualizzazione struttura della query è possibile applicare tipi di ordinamento diverso a ciascun campo e a campi anche non contigui. Basi di dati Parte quinta 1.0 Rapporti 1.1 Generare rapporti 1.1.1 Presentare i dati in una particolare sequenza 1.1.2 Modificare un rapporto 1.1.3 Creare e personalizzare intestazione e piè di pagina 1.1.4 Raggruppare i dati di un Rapporto (es. Totali, Subtotali etc.) 1.0 Rapporti Fino ad ora abbiamo visto tabelle, maschere e query e abbiamo imparato a stamparle. Access offre un'altra possibilità di visualizzare i dati contenuti nelle tabelle o query sia su schermo sia in stampa: i Report o Rapporti. I rapporti sono modi di presentare i dati in forma personalizzata e graficamente piacevole, ottenibile con creazioni guidate o modificabili a piacere in visualizzazione struttura per inserire tutti gli elementi che si ritiene opportuno. I Rapporti o Report possono essere basati su una o più tabelle o query e possono contenere tutti i campi correlati in modo da avere una visione critica dei dati presenti nel database. 1.1 Generare rapporti
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La finestra Database di Access contiene la voce Report. Cliccando su tale voce si attiva la scheda Report nella quale è possibile creare i rapporti, i quali saranno salvati nel database e aggiornati, con le tabelle e query presenti, ogni volta che vengono aperti per essere visualizzati o stampati. Vi sono tre modi per creare un Report dalla scheda Report: 1. Pulsante Nuovo 2. Crea un Report in Visualizzazione struttura 3. Crea un Report mediante una creazione guidata I modi 2 e 3 sono contenuti nell'elenco che si apre cliccando sul pulsante Nuovo. Esamineremo nei prossimi paragrafi alcuni modi per creare un report. 1.1.1 Presentare i dati (sullo schermo o a stampa) in una particolare sequenza Cliccando sul pulsante Nuovo della scheda Report ( ) si apre la finestra Nuovo Report, nella quale sono elencati tutti i modi per generare una presentazione a schermo o in stampa dei dati simile a quella esaminata per le tabelle e le query. Innanzi tutto vediamo che vi sono due modi standard per presentare i dati: Report standard a colonne Report standard tabulare Nel primo i dati vengono presentati con i campi messi in colonna uno sotto l'altro e una linea separa un record dal successivo. Nel secondo i campi vengono messi uno accanto all'altro come in una tabella e permettono un confronto diretto fra campi. Come esempio creiamo un Report a colonne e uno tabulare, basandoci sulle tabelle e query create nel nostro database di esempio. Clicchiamo su Report standard: a colonne per selezionare la voce e poi dalla casella combinata di scelta della tabella o query d'origine scegliamo la tabella Libri. Facciamo click su OK. Viene creato immediatamente il rapporto, il quale appare in Visualizzazione dati.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Cliccando sul pulsante di chiusura viene chiesto se si vuol salvare il Report e se si risponde Sì viene chiesto il nome da assegnargli. Chiamiamo questo report "Libri". Lo utilizzeremo in seguito per apportare modifiche. Creiamo ora il report standard tabulare cliccando ancora sul pulsante Nuovo e scegliendo dall'elenco Report standard: tabulare. Nella casella combinata delle tabelle e query scegliamo non una tabella, bensì una query, ovvero la query Libri di Geografia, con la quale abbiamo selezionato solo i libri con argomento geografia. Clicchiamo su OK e anche qui viene presentato il report in visualizzazione dati Chiudendo il report viene chiesto il nome da assegnare. Lasciamo il nome suggerito da Access.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Creando report standard a colonne o tabulari non è possibile scegliere campi da più tabelle o query, anche se, naturalmente è possibile inserirli successivamente in visualizzazione struttura. Se vogliamo creare rapporti più complessi e con raggruppamento di dati (database permettendo) dobbiamo ricorrere alla creazione guidata o crearla ex novo nella Visualizzazione struttura. La creazione guidata, al solito, presenta, come per le maschere, una serie di schede nelle quali occorre specificare di volta in volta le informazioni necessarie alla creazione. Seguiamo passo passo la creazione di un report "Prestito_Libri" contenente la situazione del prestito libri per utente. Facciamo doppio click sulla voce "Crea un report mediante una creazione guidata", il che equivale a fare click su Nuovo e poi scegliere dall'elenco "Creazione guidata report". Appare la prima finestra nella quale viene chiesto di inserire i campi che devono comparire nel report. Selezionando una tabella alla volta possono essere inseriti tutti i campi che, naturalmente, siano correlati fra loro, esattamente come è stato fatto per le maschere. Scegliamo la tabella "Utenti" e inseriamo i campi Nome, Cognome. Scegliamo poi la tabella "Prestito" e inseriamo i campi Data Prestito, Data Reso. Scegliamo infine la tabella "Libri" e inseriamo i campi Autore e Titolo. La scheda seguente permette di inserire livelli di gruppo, ovvero rientri per alcuni campi che ne evidenzino l'appartenenza allo stesso gruppo di informazioni.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Cliccando su Avanti appare la scheda seguente nella quale è possibile scegliere come ordinare i dati. Occorre tener presente che Access analizza automaticamente le relazioni esistenti fra le tabelle e in funzione di questo permette poi di raggruppare i dati in tutte le forme possibili. Scegliamo di ordinare il report in ordine di cognome dell'utente e poi clicchiamo su Avanti. Nella scheda successiva possiamo scegliere il layout, ovvero la disposizione sul foglio dei campi
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Come si vede si può scegliere un layout verticale, tabulare o giustificato; accanto appare l'anteprima. Si può scegliere, inoltre, l'orientamento del foglio. Nella scheda successiva è possibile scegliere uno stile di formattazione della stampa; tener presente, comunque, che tutto è modificabile in Visualizzazione struttura. Infine viene chiesto il nome da dare al Report. Cliccando su Fine viene creato il rapporto, che verrà aggiornato tutte le volte che le tabelle cambiano. Alla fine della creazione guidata, il report potrebbe apparire come in figura
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI A questo punto è possibile apportare tutte le correzioni desiderate modificando il report. 1.1.2 Modificare un rapporto Come per le maschere, anche per i report è possibile modificarli a piacere. Selezioniamo dalla finestra Database il Report appena creato con la creazione guidata e facciamo click su Visualizzazione struttura. Appare la finestra nella quale possiamo fare le modifiche. L'ambiente è molto simile a quello delle maschere; abbiamo molti strumenti che ci permettono di inserire nuovi campi, introdurre criteri di selezione dei record, inserire immagini, pulsanti e altro ancora. Possiamo ad esempio cambiare l'etichetta da Prestito_Libri in Elenco libri in prestito, allargando anche il campo verso il basso.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 1.1.3 Creare e personalizzare intestazione e piè di pagina Nella Visualizzazione struttura è possibile vedere che il foglio è costituito da più zone, in ciascuna delle quali è collocata una informazione:  Intestazione Report  Intestazione pagina  Corpo  Piè di pagina pagina  Piè di pagina report L'Intestazione report contiene un titolo che appare nella prima pagina soltanto. Nell'Intestazione pagina sono contenute etichette o informazioni che appariranno in tutte le pagine del report nella stessa posizione. Nel Corpo sono contenuti i dati. Nel Piè di pagina pagina possono essere presenti dati (numero di pagina, orario di stampa etc.) che si ripeteranno in ogni pagina, mentre nel Piè di pagina report si possono mettere informazioni che appariranno solo alla fine di tutti i dati del rapporto. Naturalmente tutte queste zone possono essere dimensionate semplicemente trascinando la barra di separazione in alto o in basso. Già abbiamo modificato l'Intestazione report cambiando il nome, ma è possibile inserire molti altri elementi. Se clicchiamo sulla voce di menu Inserisci appare il menu .
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Accanto è visibile la Casella degli strumenti attivabile, se non è già visibile, da Visualizza/Casella degli strumenti. Proviamo a inserire un'immagine-logo accanto al titolo. Cliccare all'interno della zona del titolo e poi su Inserisci/Immagine. Al solito appare la finestra di ricerca dell'immagine. Scegliamo una clipart e dimensioniamola. Oltre ad un'immagine si può inserire un grafico, un oggetto creato con un'altra applicazione, un collegamento ipertestuale e altro. Mediante la Casella degli strumenti si possono inserire dei controlli, come etichette, caselle di testo, caselle combinate, pulsanti e altro, che possono risultare utili per la gestione del report a video. 1.1.4 Raggruppare i dati di un Rapporto (es. Totali, Subtotali etc.) Un report è utile e importante in quanto i dati possono essere presentati non solo come un semplice elenco, ma anche raggruppati. Per ogni gruppo possono essere inseriti calcoli o altro in base al tipo di dati. Ciò permette di mettere in evidenza alcuni aspetti dei dati che possono risultare utili per la comprensione degli eventi. Per esempio, per un agente di vendita potrebbe essere utile alla fine della giornata o della settimana avere l'elenco degli ordini, raggruppati per cliente e per ciascun gruppo cliente avere il totale in euro degli ordini fatti. È possibile raggruppare al massimo 10 campi o espressioni in un report. Espressione è qualsiasi combinazione di operatori, costanti, valori letterali, funzioni e nomi di campi (colonne), controlli e proprietà che danno come risultato un singolo valore. Per raggruppare i record in un report occorre prima di tutto aprire il report in Visualizzazione struttura, quindi fare click sul pulsante Ordinamento e Raggruppamento ( ) oppure sul menu Visualizza/Ordinamento e Raggruppamento. Appare la finestra Ordinamento e Raggruppamento
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Nella prima riga della colonna Campo o espressione si possono selezionare i campi in base ai quali fare il raggruppamento e l'ordinamento. Il campo può essere scelto dall'elenco della casella combinata, una espressione può essere scritta direttamente oppure composta col Generatore di espressioni accessibile mediante il pulsante relativo ( ). Il campo o l'espressione nella prima riga rappresenta il primo livello (o livello zero) di ordinamento, vale a dire il set più grande. La seconda riga rappresenta il secondo livello di ordinamento, e così via. Dopo aver immesso le impostazioni nella colonna Campo o espressione, il Criterio di ordinamento verrà impostato a Crescente, che consente di eseguire l'ordinamento dalla A alla Z oppure da zero a 9. Per cambiare il criterio di ordinamento, selezionare Decrescente dall'elenco. Con Decrescente l'ordinamento viene eseguito dalla Z alla A oppure da 9 a zero. Una volta scelto il campo occorre impostare le proprietà di gruppo delle voci scritte sotto. Il raggruppamento può avvenire a diversi livelli, nidificati (massimo 10). Per creare un livello di gruppo è necessario impostare le proprietà Intestazione (gruppo) o Piè di pagina (gruppo) a Sì e impostare le altre proprietà di raggruppamento. Impostando a Sì l'Intestazione di gruppo o il Piè di pagina di gruppo, nella struttura del report appare la zona relativa, nella quale si possono inserire etichette, campi calcolati e tutto quello che vogliamo. Per eliminare queste zone è sufficiente impostare a No Intestazione o Piè di pagina. Raggruppa secondo. In questa casella occorre specificare il modo in cui si desidera raggruppare i valori. Le opzioni disponibili dipendono dal tipo di dati del campo in base al quale si esegue il raggruppamento. Se si esegue il raggruppamento in base a un'espressione, saranno visibili tutte le opzioni per tutti i tipi di dati. Intervallo raggruppamento. In questa casella occorre specificare un intervallo valido per i valori del campo o per l'espressione in base alla quale si sta eseguendo il raggruppamento. Stampa sezione unita. In questa casella si può specificare se un gruppo verrà stampato sulla stessa pagina per intero o solo in parte. Modificare l'aspetto di un report Un report è a tutti gli effetti una tabella. Access offre la possibilità di editarla sia in Word che in Excel in modo da sfruttare le caratteristiche delle due applicazioni per dargli un aspetto particolare. Per inviare a Word un report aprirlo in visualizzazione dati. Compare nella barra dei pulsanti il pulsante Collegamenti Office
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Cliccando sulla voce Pubblica con MS Word, il report viene aperto in Word in formato .RTF. In Word il file può essere modificato a piacere, salvato e stampato. Cliccando sulla voce Analizza con MS Excel viene creata in Excel una tabella con i dati presenti nel report. I dati possono, poi, essere analizzati con gli strumenti di Excel. Ricordiamo che anche tabelle e query possono essere pubblicate in Word e analizzate in Excel. Strumenti di presentazione Parte prima 1.0 Per iniziare 1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione 1.1.1 Aprire un programma di presentazione 1.1.2 Aprire diversi documenti 1.1.3 Salvare una presentazione su Hard disk o su dischetto 1.1.4 Chiudere il documento di presentazione 1.1.5 Usare le funzioni di Help 1.2 Modificare le impostazioni di base 1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo 1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina 1.2.3 Modificare la barra degli strumenti 1.3 Scambiare documenti 1.3.1 Salvare una presentazione con un altro formato 1.3.2 Salvare una presentazione in formato WEB 2.0 Operazioni di base 2.1 Creare una presentazione 2.1.1 Creare una nuova presentazione 2.1.2 Scegliere un layout automatico per una diapositiva 2.1.3 Modificare il layout di una diapositiva 2.1.4 Aggiungere testo 2.1.5 Aggiungere un'immagine da una raccolta 2.2 Copiare, spostare, cancellare testo 2.2.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare un testo 2.2.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare un testo 2.2.3 Cancellare un testo selezionato 2.3 Copiare, spostare, cancellare immagini
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI 2.3.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare un'immagine 2.3.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare un'immagine 2.3.3 Cancellare un'immagine 2.4 Copiare, spostare, cancellare diapositive 2.4.1 Usare le funzioni Copia e Incolla per duplicare una diapositiva 2.4.2 Usare le funzioni Taglia e Incolla per spostare una diapositiva 2.4.3 Cambiare l'ordine delle diapositive 2.4.4 Cancellare una diapositiva 1.0 Per iniziare 1.1 Primi passi con gli strumenti di presentazione 1.1.1 Aprire un programma di presentazione L'esigenza di presentare agli altri i propri dati o le proprie informazioni, di qualunque genere esse siano, sia a livello aziendale, che didattico o per altri scopi, è stata sempre sentita. Le applicazioni capaci di creare presentazioni efficaci e di grande impatto, sono divenute sempre più sofisticate e con l'avvento dei computer multimediali, sono divenite capaci di produrre con facilità documenti di presentazione di livello professionale. Un documento di presentazione è un documento che integra diversi elementi di comunicazione, testo, immagini, suoni, filmati, che rendono efficace la comunicazione del messaggio. Esso è formato da diapositive (slider), che possono essere proiettate, viste sul monitor o stampate, in sequenza oppure in forma reticolare con salti ipertestuali e contengono tutti gli elementi multimediali, attivabili automaticamente o manualmente con un click del mouse. Come per tutte le altre applicazioni di Office, anche Power Point può essere aperto in diversi modi:  da Start/Programmi/Microsoft Power Point  facendo doppio click col pulsante sinistro del mouse su un documento .ppt (un documento di Power Point)  facendo click col pulsante sinistro del mouse sull'icona Aperta l'applicazione si presenta l'ambiente di lavoro simile alle altre applicazioni di Office, con la barra del menu, le barre degli strumenti etc. 248
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Appena aperto, Power Point presenta una finestra di dialogo con la quale si può aprire una presentazione esistente oppure seguire un percorso guidato per creare una presentazione personalizzata. Una diapositiva deve contenere gli elementi della comunicazione distribuiti opportunamente per avere un impatto efficace; perciò in questo caso è di particolare importanza sfruttare dei modelli preconfezionati, che possono comunque essere personalizzati. Mediante i pulsanti di scelta a esclusione si può aprire, innanzi tutto, una presentazione esistente. Le ultime presentazioni aperte compaiono nell'elenco. Se si vuole aprire un'altra presentazione, facciamo click su Altri file.. e si aprirà la solita finestra di dialogo, nella quale possiamo cercare il file e aprirlo. La finestra di dialogo iniziale si apre all'apertura di Power Point automaticamente, se la casella di scelta della scheda Visualizzazione del menu Strumenti/Opzioni è spuntata. Durante il lavoro tale finestra non è accessibile, ma si può aprire l'equivalente cliccando su File/Nuovo. Aperta la presentazione si entra nell'ambiente di lavoro per modificarla o presentarla.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI L'ambiente di lavoro, come si vede, mostra, oltre alle solite barre di strumenti e del menu, una zona a sinistra con l'indice delle diapositive con gli elenchi in esse contenuti in modo che sia facile la selezione per la modifica. Infatti cliccando sull'icona della diapositiva o sull'elenco viene visualizzata nella finestra a lato la diapositiva. In basso vi è una casella per le note o gli appunti relativi a quella diapositiva. Vedremo in seguito quali sono le altre modalità di visualizzazione. 1.1.2 Aprire diversi documenti Naturalmente Power Point permette di aprire più presentazioni contemporaneamente in modo da copiare o trasportare elementi dall'una all'altra. In questo modo è possibile sfruttare diapositive già confezionate e snellire così il lavoro. Per aprire un'altra presentazione fare click sul pulsante Apri ( ) oppure su File/Apri, cercare il file e aprirlo. 1.1.3 Salvare una presentazione su Hard disk o su dischetto Ciascuna presentazione aperta può essere salvata su disco fisso o su dischetto cliccando sul pulsante Salva ( ) della barra degli strumenti standard. In questo caso, se la presentazione viene salvata per la prima volta si apre la finestra di dialogo solita in cui inserire il nome e scegliere la cartella, altrimenti il file viene salvato direttamente senza ulteriori richieste. Questo pulsante equivale al comando File/Salva. Se si vuol dare un altro nome alla presentazione, oppure se si vuole salvarla in un'altra cartella, allora occorre cliccare sul menu File/Salva con nome. In questo caso si apre sempre la finestra di dialogo in cui si può scegliere un altro nome o un'altra cartella. Ricordarsi, comunque, che il file col nome precedente non viene cancellato, ma viene chiuso automaticamente e lasciato nella sua cartella; nell'applicazione rimane aperto e attivo il nome dell'ultimo salvataggio. 250 Michele Tomasicchio -Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it
  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per trasferire una presentazione su dischetto è preferibile copiarlo con le solite modalità. Ciò permette di controllare la grandezza del file e prendere le precauzioni necessarie. Bisogna ricordare che nelle presentazioni spesso sono presenti diverse immagini o suoni o altri elementi che occupano molto spazio, per cui il file .ppt potrebbe non entrare in un solo dischetto. Occorre ricorrere, in questi casi, alla copia su CD, se si ha il masterizzatore, oppure al Backup o al Winzip, che permettono di spezzare il file su più dischetti. 1.1.4 Chiudere il documento di presentazione Quando sono stati aperti più file, è possibile chiuderli uno alla volta cliccando sul pulsante di chiusura della relativa finestra ( ) oppure sul menu File/Chiudi. In questo modo rimane aperta l'applicazione. Chiudendo l'applicazione dal pulsante di chiusura della finestra oppure dal menu File/Esci, viene chiesto se salvare le ultime modifiche apportate ai vari file e poi vengono chiuse tutte le presentazioni e l'applicazione. 1.1.5 Usare le funzioni di Help Spesso la guida in linea viene sottovalutata. Al contrario essa è di primaria importanza per imparare a sfruttare al meglio l'applicazione e per superare eventuali problemi che si presentano. Tutto ciò che si può fare con l'applicazione, certamente è presente nella guida. Trovare l'argomento relativo è semplice. Cliccando sulla voce di menu si apre il menu da cui si può attivare la guida o l'assistente di Office o la guida rapida. Cliccando su Guida in linea di Microsoft Power Point, oppure premendo il tasto funzione F1 si apre la guida. Nella finestra sono presenti tre schede, Sommario, Ricerca libera e Indice. Nella scheda Sommario sono contenuti tutti i titoli del contenuto della guida in modo da poterla consultare per argomento, sfruttando sempre i collegamenti ipertestuali presenti. La scheda Indice, invece contiene l'indice analitico in modo da poter cercare un argomento mediante una parola in esso contenuta. 251
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI La scheda Ricerca libera è la più interessante in quanto permette di cercare argomenti attraverso parole chiave ponendo direttamente il quesito. Tale quesito può essere posto anche direttamente all'assistente di Office digitandolo nella casella del quesito. Nella casella di testo viene inserita la domanda o l'argomento cercato. Si clicca poi sul pulsante Cerca e inizia la ricerca. I titoli degli argomenti trovati vengono elencati nella casella elenco in basso, dove si può scegliere un argomento attinente al proprio problema. Sulla destra viene sviluppato l'argomento in forma ipertestuale, in modo da poter navigare in tutti gli argomenti collegati. Il testo può essere stampato oppure copiato e incollato in un'altra applicazione dopo averlo selezionato col mouse. 1.2 Modificare le impostazioni di base 1.2.1 Modificare il modo di visualizzazione sullo schermo All'apertura di una presentazione di Power Point, l'interfaccia che si presenta è quella vista in un paragrafo precedente, cioè, oltre tutte le barre di strumenti e di stao caratteristiche di tutte le applicazioni windows, lo schermo risulta diviso in tre riquadri. Il riquadro struttura, nella quale compare l'elenco delle diapositive con i relativi contenuti, i quali possono essere compressi o espansi con un doppio click col pulsante sinistro del mouse oppure scegliendo Comprimi o Espandi dal menu di scelta rapida che si apre cliccando col pulsante destro del mouse sull'icona della diapositiva. Nel riquadro diapositiva appare la diapositiva, che può essere modificata in tutte le sue parti. Cliccando col pulsante sinistro del mouse vengono selezionate le varie parti di cui essa è composta in modo da poter apportare le modifiche. Cliccando col pulsante destro del mouse si apre un menu di scelta rapida che consente di effettuare diverse operazioni. In basso compare il riquadro note, in cui è possibile inserire osservazioni e note, le quali possono, in seguito, essere stampate o visualizzate insieme alla diapositiva. Si può cambiare modo di visualizzare la diapositiva sullo schermo cliccando sulla voce di menu Visualizza.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Quella descritta è la modalità Visualizzazione normale ed è quella in cui si effettua la creazione e la modifica delle diapositive. La visualizzazione Sequenza diapositive presenta tutte le diapositive in formato ridotto in modo da poter controllare la sequenza ed eventualmente cambiarne l'ordine. Una diapositiva può essere spostata semplicemente trascinandola, tenendo premuto il pulsante sinistro del mouse, nel punto desiderato. La modalità Pagina note visualizza la casella di testo note, in modo da poterla modificare a piacimento.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Infine, l'ultima modalità di visualizzazione è Presentazione che equivale alla pressione del tasto funzione F5. Con essa viene avviata la presentazione a partire dalla diapositiva selezionata. La voce Schema permette di accedere agli schemi della diapositiva, delle note etc. in modo da poterli modificare più agevolmente. Le diverse modalità di visualizzazione sono accessibili, in modo più rapido, mediante i pulsanti relativi presenti in basso a sinistra nel riquadro struttura . Da sinistra a destra si hanno le visualizzazioni Normale, Struttura, Diapositiva, Sequenza, Presentazione. 1.2.2 Usare gli strumenti di ingrandimento/zoom della pagina I vari riquadri dello schermo sono ingrandibili a piacimento per poter visualizzare i dettagli. Sulla barra degli strumenti standard è presente il pulsante Zoom, e nella voce di menu Visualizza è presente la voce Zoom, che permette di impostare il fattore di ingrandimento. Il fattore di ingrandimento impostato si riferisce la riquadro selezionato. In altri termini, ogni riquadro (struttura, diapositiva e note) può essere ingrandito o rimpicciolito semplicemente cliccandoci sopra per selezionarlo e poi impostando lo zoom. Così, uno alla volta, possono essere ingranditi tutti e tre i riquadri. Al solito, occorre ricordare che la visualizzazione sullo schermo non ha niente a che fare con ciò che verrà stampato. 1.2.3 Modificare la barra degli strumenti Anche in Power Point, come nelle altre applicazioni Office, le barre degli strumenti possono essere visualizzate o nascoste e personalizzate inserendo i pulsanti più usati e nascondendone altri. Per visualizzare o nascondere una barra degli strumenti fare click sulla voce di Menu Visualizza/Barre degli strumenti. Appare l'elenco delle barre disponibili.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Per visualizzare o nascondere una barra basta selezionare la casella di spunta relativa. Per modificare una barra fare click sulla voce Personalizza... Nella scheda Comandi scegliere la categoria e sulla destra appariranno le icone dei pulsanti disponibili. Per inserire un pulsante in una barra presente sullo schermo basta trascinarla al suo interno prendendola dalla finestra personalizza. Per eliminare un pulsante basta prenderlo dalla barra e rilasciarlo nella finestra Personalizza. Nella scheda Barre degli strumenti si possono visualizzare, nascondere o eliminare le barre o crearne di nuove inserendoci i pulsanti che si desidera. Per creare una nuova barra fare click su Nuova. Viene richiesto il nome da dare alla barra. Dopo aver cliccato su OK, appare la barra ancora vuota di pulsanti. Selezionare la scheda Comandi e prelevare i pulsanti desiderati trascinandoli sulla barra creata. 1.3 Scambiare documenti 1.3.1 Salvare una presentazione con un altro formato
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Quando si salva un documento Power Point, il suo formato standard è quello Presentazione (estensione .ppt). Ma le informazioni contenute in una diapositiva possono essere salvate in diversi altri modi, data la peculiare sua struttura. Per esempio si possono salvare le informazioni testuali di tutte le diapositive in un formato riconoscibile da Word, oppure si può salvare la diapositiva come se fosse un'immagine (sia essa bmp oppure gif o Jpg o wmf). La presentazione può essere salvata in formato Power Point di una precedente edizione. Si può infine salvare in un formato da mandare in rete come pagina web. Se si fa click su File/Salva con nome si apre la finestra di dialogo del salvataggio in cui si può scegliere il Tipo di file. Scegliendo, per esempio, il formato immagine File Jpeg viene chiesto se salvare tutte le diapositive oppure solo quella corrente. Tale immagine potrà essere usata come tutte le altre immagini. Se si sceglie, invece, Struttura/RTF vengono salvate tutte le parti testuali in un documento apribile con un editor di testo. Per avere un'idea precisa dei diversi formati è consigliabile provarli. 1.3.2 Salvare una presentazione in formato WEB Un formato particolare e particolarmente utile data la diffusione delle reti, è il formato WEB. Per salvare in formato web fare click sul menu File/Salva come pagina web... Nella solita finestra di dialogo compare un pulsante Pubblica, cliccando sul quale si apre una serie di finestre di dialogo in cui si possono impostare diversi parametri per la pubblicazione del file Html prodotto. Cliccando su Salva la presentazione viene salvata in formato html visionabile con Microsoft Explorer 5 o seguenti. Se si apre questo file con Explorer si può godere della presentazione come se si fosse nell'ambiente Power Point. Internet è divenuto un palcoscenico mondiale in cui tutti possiamo diventare visibili a tutti. Con i siti gratuitamente offerti da molte società possiamo davvero, se abbiamo qualcosa da dire, farci sentire in tutto il mondo. Una presentazione messa in rete può essere goduta da un numero teoricamente molto elevato di persone di tutti i livelli sociali, di tutti i livelli culturali. E questa è una conquista di libertà unica nella storia e ormai irrinunciabile. 2.0 Operazioni di base 2.1 Creare una presentazione 2.1.1 Creare una nuova presentazione Quando si avvia Power Point, all'interno della finestra principale appare, come detto nella prima sezione, una finestra di dialogo che presenta tre opzioni: Creazione guidata Contenuto, Modello struttura e Presentazione vuota, oltre all'opzione di apertura di una presentazione esistente. PowerPoint si presenta mostrando i diversi metodi disponibili per creare presentazioni. Vediamoli un po' più da vicino. La Creazione guidata Contenuto è lo strumento più veloce per creare una presentazione. Facendo clic su questa voce si avvia una procedura guidata che, attraverso semplici passaggi, permette di scegliere, tra i modelli in memoria, il tipo di presentazione che più corrisponde alle proprie esigenze.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Cliccando su Avanti, oppure sui quadrati colorati si procede nella creazione guidata. Nella prima fase, Tipo di presentazione, PowerPoint presenta una serie di pulsanti (Tutte, Generale, Società, Progetti, Vendite e marketing, Corso Carnegie...), a ognuno dei quali corrisponde una lista di modelli tra cui si può scegliere il tipo più vicino alla presentazione che si intende creare. Se si seleziona il pulsante Società, per esempio, appaiono i modelli Piano commerciale, Riunione della società, Risultati finanziari, Incontro con i nuovi dipendenti, etc. Per scegliere un modello selezionatelo con il mouse e quindi fate clic su Avanti. Il programma avvia la seconda fase, Stile presentazione, in cui potete scegliere il tipo di output, cioè di utilizzo, previsto per la presentazione. le opzioni sono varie: presentazione su schermo, presentazione sul Web, lucidi, diapositive 35mm. L'ultima fase, Opzioni presentazione, richiede di inserire il titolo e gli altri elementi quali il piè di pagina, la data dell'ultimo aggiornamento e il numero di diapositiva. Dopo aver impostato tutti i dati fate clic su Fine, in modo che Power Point cerchi il modello di presentazione più vicino alle vostre esigenze: il programma visualizza la prima diapositiva, con una struttura per l'intera presentazione, e con i riquadri di testo da riempire con i propri dati.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI L'autocomposizione risulta di grande aiuto nella maggior parte dei casi. Ma può accadere che si voglia creare una presentazione che non si trova nella lista dell'autocomposizione. In questi casi è consigliabile preparare la propria presentazione utilizzando i modelli predefiniti che si trovano nella libreria, cioè nella raccolta, del programma. Si può scegliere Presentazione vuota e poi procedere a definirne, diapositiva per diapositiva, la struttura, oppure scegliere Modello Struttura. I modelli di struttura sono pagine in cui sono già stati preimpostati il fondino e i colori da utilizzare per i testi; questo permette di scegliere il layout d'impaginazione delle diapositive una dopo l'altra. 2.1.2 Scegliere un layout automatico per una diapositiva (titolo, organigramma etc.) Per scegliere un modello di impaginazione selezionate l'opzione Modello struttura all'apertura di PowerPoint. Selezionando il modello con il mouse si può vederne un'anteprima nel riquadro destro della finestra. PowerPoint apre la finestra Nuova diapositiva, che permettere di scegliere, tra una lista di layout, lo schema da assegnare alla prima diapositiva.
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Di solito la prima diapositiva si imposta come diapositiva titolo. Dopo aver scelto il layout, la prima diapositiva appare nella finestra di lavoro di PowerPoint: è sufficiente fare clic sulle aree predefinite per inserire il testo, che sarà automaticamente colorato e formattato secondo le impostazioni predefinite del modello. Se invece fate clic sulla scheda Presentazioni avrete a disposizione una lista di presentazioni: selezionatene una e il programma ne mostrerà l'intera struttura, molto simile a quella della creazione guidata, che potete modificare e personalizzare in base alle vostre esigenze. Se all'avvio del programma fate clic su Presentazione vuota, infine, PowerPoint apre la finestra Nuova diapositiva, che permette di scegliere un layout automatico per la diapositiva, nel quale però dovrete impostare lo sfondo e i colori. 2.1.3 Modificare il layout di una diapositiva
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI Scegliendo un modello di diapositiva non vuol dire che il suo layout non possa essere modificato. Ogni elemento della diapositiva, testo, immagini e altro, può essere modificato, eliminato, inserito, spostato, copiato; il testo può essere riformattato. Per far ciò occorre selezionare l'elemento cliccandoci sopra e dopo procedere alle operazioni di modifica.Gli elementi più impostanti di una diapositiva sono senz'altro il testo e le immagini. Il testo viene inserito sempre in una casella di testo e le immagini occupano la loro cornice. In questo modo testo e immagini possono essere distribuiti sulla diapositiva in posizioni libere. 2.1.4 Aggiungere testo Il testo è un elemento molto importante delle diapositive, perché permette di evidenziare gli elementi più importanti della presentazioni e i contenuti su cui si vuole attirare l'attenzione dei destinatari. È bene utilizzarlo in modo moderato, privilegiando frasi chiare ed essenziali, poiché una presentazione con molto testo comporta uno sforzo maggiore da parte di chi deve recepirla. Se non si può fare a meno di utilizzare testi lunghi è sempre consigliabile suddividerli all'interno di più diapositive. Nelle prossime pagine vedremo come inserire il testo nelle diapositive, lavorando con il riquadro diapositiva. Come detto prima, il testo delle diapositive è contenuto nelle caselle di testo. Se avete creato una nuova presentazione con la Creazione guidata o attraverso un Modello struttura, le caselle di testo sono già state inserite dal programma, vuote ma posizionate e formattate secondo lo stile di layout prescelto. Per inserire il testo posizionatevi nel riquadro diapositiva, fate clic nella casella di testo, in modo che il bordo appaia evidenziato, e digitate. Le lettere appaiono con la formattazione di default del box di testo, che può essere successivamente modificata con gli strumenti della barra di Formattazione. Per modificare velocemente la formattazione di un testo, selezionatelo e scegliete la voce Carattere dal menu di scelta rapida che si apre facendo clic con il pulsante destro del mouse. Se volete spostare la casella di testo posizionate il cursore del mouse sul bordo della casella, in modo che si trasformi in una freccia quadrupla e, tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinatela nel punto desiderato. Per ridimensionare la forma della casella fate clic, posizionatevi con il mouse su una delle maniglie bianche e, sempre tenendo premuto il pulsante sinistro, trascinate fino a raggiungere la dimensione voluta. È importante accertarsi sempre che il testo non ecceda rispetto alle dimensioni del box. A differenza di altri programmi di videoscrittura, infatti, PowerPoint non consente di far scorrere il testo all'interno di più campi (o tra diapositive diverse): se il testo è troppo lungo è necessario tagliano oppure ridimensionare la casella che lo contiene. Per modificare il testo fate clic nella casella e digitate le correzioni come fareste con qualsiasi editor di testo. È anche possibile creare nuove caselle di testo: selezionate il comando del menu Inserisci/Casella di testo, oppure l'icona Casella di testo ( ) sulla barra degli strumenti Disegno, spostate il cursore nel punto in cui volete inserire la casella, fate clic sulla diapositiva e trascinate il mouse in modo da dimensionarla.Se vi capita di compiere un errore, si può rimediare utilizzando il comando Annulla. Finito di digitare i testi, ricordarsi di verificare l'ortografia con il controllo automatico, che si attiva premendo il tasto F7 o selezionando il comando Controllo ortografia sulla barra degli strumenti. È possibile modificare il titolo o il testo della diapositiva anche lavorando nel Riquadro struttura. In questo caso è sufficiente posizionarsi con il mouse nel punto in cui si vuole inserire il testo, fare clic in modo che appaia un cursore a barra e digitare. Mentre si digita il testo PowerPoint visualizza la dia positiva su cui si sta lavorando nel Riquadro diapositiva e mostra le modifiche che si stanno compiendo passo dopo passo. Per quanto riguarda la struttura e i contenuti della presentazione. di solito si segue uno schema molto semplice: introduzione, trattazione degli argomenti, conclusioni. Le prime slide, infatti, dovrebbero rappresentare una sorta di indice, che informa sui contenuti trattati, quelle successive dovrebbero
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  • Michele Tomasicchio –Bioinformatico- michele.tomasicchio@tin.it SISTEMI DI ELABORAZIONE DELLE INFORMAZIONI E COMUNICAZIONI essere dedicate alla presentazione dei vari argomenti e quelle finali "tirare le somme". La regola base, comunque, vuole che a ogni dia positiva corrisponda l'illustrazione di un concetto. Il rapporto tra diapositive grafiche e diapositive testuali dipende dagli scopi della presentazione: di solito quelle testuali prevalgono nelle presentazioni didattiche, quelle grafiche nelle presentazioni commerciali. È importante, però, che nelle diapositive testuali non si vada oltre le cinque, sei righe e si utilizzino frasi brevi o elenchi. Questi ultimi, infatti, oltre a permettere di presentare un concetto articolato in più punti, hanno maggiore immediatezza. 2.1.5 Aggiungere un'immagine da una raccol