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Eficiencia y eficacia

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  • 1. Eficiencia y EficaciaEn este Tema se estudia la eficiencia del gerente y se explica por qué esteconcepto forma parte del análisis de la actuación del mismo. Diferenciamos losdistintos componentes de la actuación de la Gerencia como: eficiencia económica,dirección y organización. El objeto de este Tema es como distinguir eficacia yeficiencia, y la relación entre ambos conceptos.INTRODUCCIÓNEn este tema estudiamos la misión del gerente desde el punto de vista de laempresa y los esfuerzos de éste hacia la consecución de objetivos y resultadospositivos en todas y cada una de las áreas funcionales de la empresa.El enunciado de este tema es “eficacia y eficiencia”, pero antes de relacionarambos conceptos deberemos distinguir cuidadosamente la diferencia existenteentre ellos:- Eficacia, (virtud, actividad, fuerza y poder) trata de hacer las cosas lo mejorposible y aquí es donde entran en juego aspectos creativos, fuerza y dinamismode los valores de la Dirección.- Eficiencia, (virtud para hacer una cosa // acción con que se muestra) estávinculada a las cualidades técnicas de organización y administración de la misma.La integración de estos dos conceptos requiere un equipo de dirección eficaz yeficiente y debe estar compuesto por personas con talento y experiencia. Unequipo integrado exclusivamente por idealistas o innovadores quizás tengandificultades para controlar las otras actividades de la organización. En definitiva:- La eficacia trata el área de la empresa que produce resultados.- La eficiencia sólo puede rendir resultados dentro del marco de su definición.ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓNEs posible definir en una amplia clasificación las tareas de la Gerencia, pero esteasunto es bastante complejo debido sobre todo a las modernas técnicas degestión que condicionan básicamente la actuación de la misma.Todos los gerentes deben lograr sus objetivos por medio de los diversos recursospuestos a su disposición. Este planteamiento consiste en el siguiente proceso:- La planificación de objetivos y la determinación de las actividades y recursosnecesarios para lograrlos.- El diseño de una estructura organizada, dividiendo el trabajo en departamentos,delegaciones o secciones.- La selección y contratación de personal con la preparación adecuada y su
  • 2. incorporación correcta dentro de la plantilla.- La evaluación de la organización con los niveles requeridos de actuación;controlar y dar los pasos necesarios para elevar la eficacia individual o de grupoen relación a las expectativas corporativas.- La coordinación y mantenimiento de las relaciones internas, entre los distintossegmentos de la empresa.- La dirección, formación o reciclaje del personal para llevar a cabo las actividadesde la organización.Las actividades empresariales no podría llevarse cabo “eficazmente óeficientemente” sin implementar los procesos arriba mencionados. La falta deplanificación y la ausencia de coordinación pueden poner en peligro los esfuerzospersonales y financieros aportados por los responsables de la organización.ÁREAS DE EFICACIALas cuestiones básicas que propugnan la eficacia son:- ¿Qué productos o mercados son capaces de alcanzar resultados satisfactorios?- ¿Cómo obtener los recursos económicos para producir estos resultados?El principio de Pareto es utilizado frecuentemente para contestar a estaspreguntas. De acuerdo a este principio el 20% del mercado debe producir el 80%de los resultados comerciales de una empresa. Se denomina la regla 20/80 eimplica una gestión eficaz, enfocada para que el 20% de las actividadesproductivas de la empresa se obtenga el 80% de los resultados.Los empresarios, por tanto, deben evitar que el 80% de las transacciones solosean capaces de aportar el 20% de los resultados, lo que significaría unaimplicación de costes desproporcionados. Por ejemplo: en la Banca las cuentascorrientes pequeñas contabilizan muchos movimientos o apuntes: cheques,efectos, recibos, etc., pero con el cobro de estos servicios se nutre la asignaciónde fondos para préstamos. Los bancos penalizan las cuentas pequeñas conrecargos y recompensan las grandes cuentas con el abono de intereses.Sin embargo en el Sector Público se trabaja en niveles mucho más bajos deactuación. En los Hospitales, Cárceles, Organismos del Estado, Autonomías,Ayuntamientos, etc. la orientación de los costes en interés de la eficacia es unfactor fundamental, evitando sus gestores que se les pregunte sobre la eficacia delservicio.Estos ejemplos ponen de manifiesto el conflicto de intereses que pueden surgirentre eficacia y eficiencia. En una organización eficaz las dos están debidamentecombinadas, pero en otras organizaciones un área de actuación es sacrificada enbeneficio de la otra.ANÁLISIS DE LA EFICACIA
  • 3. Hasta hace poco tiempo el único control aplicado a los costes de Marketing yVentas era el de comparar los costes finales con la cifra presupuestada. Estafórmula es todavía esencial en el control financiero y gerencial, pero se precisa dealgo más.La necesidad añadida, es un chequeo de la eficacia del plan de marketing y lasprevisiones de venta. Se pueden comparar las inversiones económicas enpublicidad, gastos de vendedores, etc., con el volumen extra conseguido en lasventas mediante una eficaz estrategia de marketing, pero es extremadamentedifícil realizar este análisis porque es complejo evaluar que cifra de ventas “extras”se han alcanzado por estas acciones de marketing.Sin embargo sobre este tema se han realizado diversas investigaciones, en razóna su importancia, para conocer la realidad de la gestión empresarial. Los factoresque hacen difícil la obtención de estos datos para un posterior análisis son:- La presencia en el mercado de otros competidores.- Los cambios en las tendencias de la economía de escala.- Los cambios inesperados del gusto o predilección de los consumidores de losproductos de nuestro sector.- La diferencia de los precios de venta fijados por la competencia.- Otras causas ajenas nuestra voluntad, etc.Existen estadísticas operacionales para identificar y valorar estos factores, sinembargo, su complejidad matemática hace que estos trabajos sean difíciles derealizar por los propios gerentes, y deben ser consultores especializados en estamateria los que deben llevar a cabo estos trabajos.ASPECTOS DE LA EFICIENCIALa eficiencia puede ser considerada en tres aspectos:- Económicas- Gerenciales.- Organizativas.El control de la eficiencia más utilizado es el económico, conocido como el “controlflexible” de los presupuestos.CONTEXTO ECONÓMICO. Los presupuestos para los departamentos osecciones son previamente preparados y luego aprobados por los distintosresponsables a los cuales afecta. Los Directores de Departamento tienen laresponsabilidad de mantener los gastos asignados a sus áreas respectivas dentro
  • 4. de los límites acordados. En teoría no deberán surgir problemas siempre y cuandose cumplimenten correctamente las partidas presupuestadas y no se veansuperadas o excedida.El control presupuestario de gastos consiste en una comparación simple de loscostes resultantes con los previstos. Un control flexible calcula de antemano elcoste previsto para cada producto en todos los niveles posibles dentro del procesoproductivo. Al final de cada periodo o fase, los costes finales son comparados conlos presupuestos y se analizan las variaciones o desviaciones que se hayanproducido.Si las operaciones de fabricación han sido realizadas por encima de los costesprevistos, debido a una baja productividad o por el aumento en el consumo demateriales, esta diferencia se conoce como “variaciones desfavorables deeficiencia”. Si la actuación rebaja las expectativas de costes, estas variaciones seconocen como “favorables”.CONTEXTO GERENCIALLa eficiencia de la gerencia la hemos tratado de forma no muy amplia al principiode este Tema, pero deberemos hacer énfasis en:- Uso del tiempo y del esfuerzo de la mejor forma posible.- La calidad de la toma de decisiones y de los procedimientos de control- El área de los Recursos Humanos.CONTEXTO ORGANIZATIVOLos problemas de eficiencia organizativa pueden surgir en cualquier situación,debido sobre todo a estructuras inadecuadas por crecer demasiado deprisa,cambios en la tecnología o de alguna de las muchas otras modificaciones que sondifíciles de prever.Otros problemas provienen de las tensiones nerviosas que pueden dilatar oretrasar las comunicaciones internas lo que incrementa la complejidad de lasmismas y la burocracia. La organización corre el riesgo de no poder adaptarse alos cambios que se puedan producir en el mercado y otros factoresmedioambientales.Una empresa en continua evolución debe vigilar la dimensión de su estructurapara poder enfrentarse a las nuevas demandas que le son requeridas. Puedeencontrase en un momento dado donde los responsables de la gestión se venobligados a ir más allá de sus posibilidades y puede pasar bastante tiempo antesde que las responsabilidades sean revisadas y los trabajos delegadosconvenientemente.
  • 5. Existen otros problemas frecuentes dentro de algunas organizaciones, como:- Empresa mal definida, con políticas discrepantes.- Inadecuada integración de especialistas funcionales.- Comunicaciones deficientemente coordinadas.- Insuficiente descentralización de las decisiones.- Empresa bien orientada, pero mal explotada, o a la inversa.- Funciones y responsabilidades mal definidas.Todos estos factores conducen a prácticas ineficaces dentro de la empresa y serequiere de la Dirección General detecte cualquier cambio que se produzca.RESUMEN1) Los términos “eficacia” y “eficiencia” son utilizados habitualmente en lasconversaciones entre directivos de empresa. Los dos términos han sido definidoscuidadosamente:- La eficacia, implica que se han tomado las decisiones correctas.- La eficiencia, se refiere a los métodos que hemos empleado para llevarlas acabo.2) Sin embargo, en las discusiones comunes entre directivos no existe unadiferencia real entre los dos términos.3) Lograr eficacia y eficiencia en cualquier organización es una tarea difícil delograr; existen factores complejos que a veces parecen trabajar como sistemascontrapuestos.4) Por ejemplo, los principios de eficiencia de la gerencia que incorpora un sistemade “relación cordial” con la plantilla, a veces, dicha postura estará en contra de losprincipios de eficiencia económica en organizaciones que no contemplan losaspectos humanos en su gestión empresarial.EJEMPLO PRÁCTICOLa empresa británica Marks and Spencer, previo análisis, determinó que loscomplejos circuitos documentarios podrían tener un efecto directo sobre losprecios de venta, e inició un trabajo para eliminar en lo posible parte del papeleo yla considerable duplicación del esfuerzo del personal en estas tareas burocráticas.Después de nueve meses la compañía había logrado los siguientes resultados:- Los gastos administrativos se redujeron en un 50%.- Una reducción en la plantilla administrativa en la misma proporción.- Un ahorro considerable de material de papelería.Los cambios en la organización incluyeron la descentralización de las
  • 6. responsabilidades y el control a los gerentes de las sucursales; la centralizacióndel pago de sueldos y salarios; eliminación el control de entrada a los centros detrabajo a través de reloj registrador y su sustitución por la supervisión directa porparte de los jefes de sección.EJERCICIOAnalice una empresa que usted conozca bien o haya trabajado en ella, y :a) Considere en que forma trabaja desde el punto de vista de la eficacia y de laeficiencia.b) Sugiera algunos cambios en la estructura.c) Cambios que debería efectuar para resolver los problemas en sufuncionamiento.PREGUNTAS1) Distinga entre eficacia y eficiencia en la gestión empresarial.2) ¿Con qué problema se encontrará un equipo de dirección compuesto pormiembros exclusivamente idealistas o innovadores?3) Resuma los elementos principales en los procesos organizativos.4) Explique que es el Principio de Pareto.5) ¿Cómo ponen en práctica los Bancos este principio?6) ¿Por qué las áreas de servicio en los sectores públicos se preocupan más de laeficiencia que de la eficacia?7) ¿Cuál es el chequeo normal de eficiencia aplicado a las actividades deMarketing y Venta?8) ¿Qué técnicas se emplean para medir la eficacia de las campañas de Marketingy Ventas?9) ¿Cómo funciona el control flexible en los presupuestos?10) ¿Cuándo se produce la eficiencia positiva?11) ¿A qué se deben principalmente los problemas de ineficiencia organizativa?12) Indique las deficiencias típicas en una organización.

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