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Diseño de un modelo administrativo trabajo
 

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documentos empresariales

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    Diseño de un modelo administrativo trabajo Diseño de un modelo administrativo trabajo Document Transcript

    • DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO, COMERCIAL Y CONTABLE PARA LA ADECUADAADMINISTRACION DE LAS MY PIMES ENLA CIUDAD DE FLORENCIA SIGUIENDOLAS NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS PRODUCCION DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES) TECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA 2012
    • DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO, COMERCIAL Y CONTABLE PARA LA ADECUADAADMINISTRACION DE LAS MY PIMES EN LA CIUDAD DE FLORENCIA SIGUIENDOLAS NORMAS TECNICAS COLOMBIANAS FASE 1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS EMPRESARIALES
    • PRESENTADO POR:DIANA YICED MANRRIQUE INSTRUCTOR:ALBERTO GAVIRIA DAVILATECNOLOGO EN GESTION ADMINISTRATIVA 2012
    • INTRODUCCIONProducción documental es una fase de nuestro perfil; el cual nos preparapara un buen desempeño en la elaboración de documentos empresarialessiguiendo las normas institucionales y la legislación vigente.Para llevar a cabo este proceso debemos reconocer su estructura y modelosademás aplicar la gramática, ergonomía, redacción y coherencia para ladigitación de los documentos empresariales.
    • DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO, COMERCIAL Y CONTABLEPARA LAS MY PIMES EN LA CIUDAD DE FLORENCIA SIGUIENDO LAS NORMAS TECNICAS COLOMBIANASCOMPETENCIAProducción de documentos empresariales teniendo en cuenta lasnormatividad y la legislación vigente.RESULTADOS  Elaboración de documentos  Estructura de documentos  Conceptualización de documentos  Organización de documentos de acuerdo a su estructura  Redacción de documentos  Procesar Información  Aplicar la Tecnología
    • TABLA DE CONTENIDO DISEÑO DE UN MODELO ADMINISTRATIVO, COMERCIAL Y CONTABLE PARALAS MY PIMES EN LA CIUDAD DE FLORENCIA SIGUIENDO LASNORMAS TECNICAS COLOMBIANASFASE 1: PRODUCCION DE DOCUMENTOSINTRODUCCION2. CLASES DOCUMENTOS EMPRESARIALES3. GRAMATICA4. ORACION5. REDACCION6. EL TECLADO7. ERGONOMIA8. EMPRESACONCLUSIONGLOSARIOBIBLIOGRAFIA
    • FASE N° 1 PRODUCCION DE DOCUMENTOS EMPRESARIALESL a fase de producción documental es un proceso de aprendizaje muy importante para nuestro perfil como futuros asistentes administrativos yaque demarca las comunicaciones empresariales y por ello es instruidomediante un programa autónomo que nos demanda calidad y eficiencia.1.1 JUSTIFICACIONProducción documental es el proceso que le permite al aprendiz alcanzar lacompetencia por medio del desarrollo práctico de elaboración de losdocumentos.
    • 1.2 OBJETIVO GENERALRedacción y producción de documentos empresariales tomando como basela GRAMATICA y las NORMAS INCONTEC para su adecuada elaboración.1.3 OBJETIVOS ESPECIFICOS  Recopilar información para un adecuado diagnóstico de los procesos  Transcribir documentos empresariales utilizando protocolo y calidad  Redactar documentos siguiendo su orden y prioridad  Reconocer los documentos su función y estructura  Elaborar documentos teniendo en cuenta las normas de comparación, contrastación, cotejo y la transcripción.1.4 LOGROS  Desarrollar la habilidad de redacción de documento por medio de la agilidad, velocidad, precisión y coherencia durante su digitalización.  Aplicar el PHVA y el DOFA con el fin de analizar el medio teniendo en cuenta las necesidades y las políticas empresariales.  Utilizar los medios de comunicación tecnológicos para facilitar nuestro aprendizaje  Reconocer los documentos y su función para su adecuada operación.
    • 2. CLASES DOCUMENTOS EMPRESARIALES2.1 CARTA COMERCIALLas cartas comerciales se rigen bajo las NTC 3393 las cuales nos muestranla estructura apropiada para el desarrollo de las mismas, por ello se enfocanen sus zonas y márgenes para llevarlas a cabo con eficiencia y calidad.ZONASZONA 1: Se utiliza para Espacio destinado para la impresión de la razónsocial, sigla o acrónimo, logotipo en caso de tenerlo y Nit. Las medidasrespectivas son de 14 cm. horizontales, desde el borde izquierdo de la elancho del papel.hoja, y entre 3cm y 4 cm verticales desde el borde superior.ZONA 2: Espacio destinado para la impresión de dirección, apartado,dirección electrónica, fax, teléfono, télex , Nit y otras menciones obligatoriasen virtud de disposición legales, ciudad y país . Ocupa entre 1, 5cm y 2cmdesde el borde inferior de la hoja y horizontalmente puede abarcar todoZONA 3: Espacio superior derecho que se deja en blanco para que eldestinatario imprima el sello de registro o la fecha de recibido del documento.MARGENES:Superior: 3cm – 4cm Inferior: 2.5cm – 3cm Derecho 2.5cm – 3cmIzquierdo: 3cm – 4cmEXTENCIONES DE LA CARTA COMERCIALPor su extensión:Corta: cuando su contenido se extiende hasta 100 palabras.
    • Medianas: cuando su contenido comprende desde 100 hasta 200 palabras.Largas: Cuando su contenido comprende desde 200 hasta 300 palabras soncartas de un pliego. Más de 300 son cartas de varios pliegosCOMPONENTES DE LA CARTA:MEMBRETE: se inserta logotipo, nombre y NIT de la empresa REFERENCIA: El número debe ser consecutivo según lo establece elcódigo de comercio. Se escribe de 2 a 3 interlineas de la margen superior(membrete).NOMBRE DE LA CIUDAD: Se identifica por su nombre aun tratándose deCorrespondencia local. (Bucaramanga, Santander).PAÍS: Si la carta va dirigida al exterior, se anota el nombre del país en laMisma línea de la ciudad o en la siguiente dependiendo de la extensión deLos datos. DESTINATARIO: Los datos del destinatario se dirigen de formapersonalizada, es decir a un funcionario específico, se escribe de 4 a 6interlineas de la fecha. Estos datos pueden ocupar hasta 8 líneas, sinsobrepasar la mitad del escrito y la interlineación sencilla. CARGO: este se escribe con mayúscula inicial, si el nombre del cargo esdemasiado extenso puede repartirse en dos líneas para guardar la armoníacon los datos restantes. EMPRESA: va en la línea siguiente del cargo, con la denominación másampliamente conocida, es decir, razón social, o sigla o acrónimo, así: encaso de nombre completo, la escritura se efectúa con mayúscula inicial y
    • respetando las denominaciones Ltda., S.A. y otras que puedan contener larazón social. Las siglas compuestas por la letra inicial de cada palabra de larazón social, se escribe en mayúscula sostenida. Con punto o no según lohaya registrado la institución.ASUNTO: (opcional). Constituye la síntesis de la carta en máximo 4palabras, mayúscula inicial.SALUDO O VOCATIVO: Para las damas el nombre y para los caballeros elApellido.Como saludo independiente se escribe a 2 interlíneas del asunto. (ApreciadoSeñor Botero: Apreciada doctora Martha:)Como parte inicial del texto se escribe a 3 interlíneas del asunto. (Tenemosel gusto de saludarla, ingeniera Lucía, y confirmamos…)TEXTO: Se escribe a 1 interlínea, 2 entre párrafos. Se debe tener en cuenta:•Tratar un solo tema por carta•Omitir temas personales en cartas comerciales•Hablar de usted•Sin errores técnicos, ortográficos, mecanográficos, gramaticales o depuntuación•Sin borrones ni repisados•Comienza a 3 interlíneas del asuntoDESPEDIDA: Expresión de cortesía que se escribe a 2 interlíneas del texto.(Cordialmente, - Para nosotros es un gusto servirle.)FIRMA: Es la firma del funcionario que posee la representación legal de laempresa, se escribe a 4 interlineas de la despedida en mayúscula sostenida.Y el cargo se anota en la línea siguiente, con mayúscula inicial, sin centrar.REMITENTE: El nombre se sitúa de 4 a 6 interlíneas de la despedida, enmayúscula sostenida o inicial en concordancia con el nombre deldestinatario. El cargo en la línea siguiente con mayúscula inicial sin centrar.LÍNEAS ESPECIALES:ANEXO o ANEXOS: Si se requiere se detallan en el texto. Después delfirmante a 2 interlíneas seguida de 2 puntos, a 2 espacios se enuncia lacantidad, de preferencia se hace claridad en número de hojas o tipo de
    • anexo, ejemplo: Anexo: uno (10 hojas)COPIA: A dos renglones del firmante o de la línea de anexos contra elmargen izquierdo. Sin abreviar y seguida de dos puntos, a dos espacios serelacionan los destinatarios de las copias, así: tratamiento, nombre, cargo; sies externo se adiciona la empresa. (Sr. Julio Montoya Arango, GerenteEMS). Si son varios destinatarios puede ir uno debajo del otro o en líneaseguida.Las copias para el archivo y consecutivo no se enuncian.IDENTIFICACIÓN TRANSCRIPTOR: A dos interlíneas del firmante o delúltimo renglón escrito se anota el nombre con mayúscula inicial e inicial delapellido de la persona responsable de transcribir el documento. Serecomienda emplear letra más pequeña. (María S., Pablo S.)•Las líneas especiales se pueden separar por 3 interlíneas. DATOS DE LA EMPRESA: se coloca dirección, dirección electrónica, fax,teléfono, en la parte inferior de la página.ARGENES, ZONAS Y DISEÑO DE LA CARTA COMERCIAL (3 INTERLINEAS) FECHA (3) SUPERIOR ENTRE 3-4 CMS DESTINATARIO ZONA 3 FECHA ZONA 1 MEMBRETE 14 CMS RADICADO (3) ASUNTO (2) SALUDO (3) TEXTO (2) DESPEDIDA ENTRE (4)IZQUIERD 2.5-3O FIRMA CMS (1)ENTRE ANEXO3-4 CMS (2) COPIA (2) DATOS DE TRANCRIPTOR
    • ZONA 2 DIRECCION, TELEFONO INFERIOR ENTRE 2,5 – 3 CMS2.1 ESTILOS DE CARTA UTILIZADOS2.1.1ESTILO BLOQUEEn el estilo bloque el código, fecha, despedida y firma del transcriptor partendel centro del documento 2 a 3 interlineasEJEMPLO ----------- Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ------------ Ciudad y fecha 3 interlineas ------------------ Destinatario 3 interlineas ----------------- Asunto 3 a 4 interlineas Texto 2 interlineas Despedida 4 a 6 interlineas Firma Cargo 2 interlineas Dato transcriptor
    • 2.1.2 ESTILO BLOQUE EXTREMOTodo su parten del margen izquierdo, ejemplo 2 a 3 interlineas ----------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ---------------Ciudad y fecha 3 interlineas -------------------GRUPO DESTINATARIO 3 interlineas -------------------Asunto 3 a 4 interlineas Texto ----------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------- 2 interlineas Texto ----------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------- 2 interlineas ---------Despedida 4 a 6 interlineas -------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE 1 interlinea ---------------------Cargo 2 interlineas Anexos(si lo hay) Identificación del transcriptorCODIGO
    • 2.2 MEMORANDOEs una comunicación escrita de carácter interno.MÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cmPARTES DEL MEMORANDO:ENCABEZADO: Se escribe con mayúscula sostenida, centrado y sin negrillaMEMORANDO: Se coloca con mayúscula sostenida, centrado y sin negrilla.CÓDIGO: Después de dos tabulaciones, consignar los números queidentifican la dependencia productora, seguida de guión ( - ), se coloca elcódigo de la serie y/o subserie, separando estos dos números con un punto.CIUDAD Y FECHA: Seguido de dos tabulaciones, anotar el nombre de laciudad y la fecha.PARA: Después de dos tabulaciones, se debe escribir en mayúsculassostenidas el nombre del funcionario a quien va dirigido el memorando. En lalínea siguiente escribir el cargo.
    • DE: Seguido de dos tabulaciones, consignar en mayúsculas el nombre de ladependencia productora.ASUNTO: Constituye la síntesis del tema del memorando. A continuación dedos tabulaciones, debe expresarse en máximo 6 palabras, con mayúsculainicial y sin subrayar.TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos. Sedebe redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y corta;omitiendo temas personales y tratando sólo un asunto por memorando.DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma(,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemossu gentil colaboración.).DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas.No utilizar negrilla, subrayar o centrar. El cargo se anota en la línea siguientecon mayúscula inicial. El remitente es el Jefe de Dependencia (Oficina,División, Grupo de Trabajo, Unidad, Presidente o Secretario de Comité)según lo autorizado en Manuales de Métodos y Procedimientos de larespectiva dependencia.ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo. 2 a 3 interlineas ------------------------------ MEMORANDODATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primera 2 a 3 interlineasletra del apellido. -------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ----------------------ciudad de origen y fecha 3 interlineas PARA: ---------------ESQUEMA DE MEMORANDO 2 interlineas DE: ------------------ 2 interlineas ASUNTO: ----------- 3 a 4 interlineas Texto:---------------------------------------------------------------------------- ------------------------------------------------------------------------------------ ---------------------------------------------------- 2 interlineas ------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------------------------------------------ ------------------------------------------------- 2 interlineas Despedida --------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------- 4 a 6 interlineas Firmante--------------------------------------- 2 interlineas Anexos: (si lo hay) 2 interlineas Copia: (si la hay) 2 interlineas Identificación del transcriptor
    • 2.3 CIRCULAREste documento se usa para las comunicaciones que contienen un interescomún, puede ser de carácter interno o externoMÁRGENES: Superior e Izquierdo 3 a 4 cm, Inferior y Derecho 2 a 3 cm.PARTES DE LA CIRCULARENCABEZADO: Se escribe centrado, con mayúscula sostenida y sin negrillaARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN, sólo para circulares internas. No sehace necesario el encabezado en circulares externas debido a que seimprimirá en papel membretado.TÍTULO Y NÚMERO: Título “CIRCULAR”, centrado, en mayúscula sostenidasin negrilla y el número consecutivo de la misma, que será llevado por laSecretaría General. (Número consecutivo es independiente para internas yexternas e inicia con 001 cada año).
    • CÓDIGO: Números que identifican la dependencia productora. Al margenizquierdo se escribe el código de la serie y/o subserie al cual corresponde lacircular interna o externa según sea el caso, separando estos dos númeroscon un punto.CIUDAD Y FECHA: Para circular interna: Escriba ciudad, seguida de comase escribe la fecha. Si corresponde a una circular externa la fecha lainscribirá el Grupo de Correspondencia y Archivo, mediante el radicadoimpreso en esta dependencia.DESTINATARIO: Nombre de los cargos, grupos de personas naturales ojurídicas, etc. a quienes va dirigida la comunicación (mayúsculas sostenidas).ASUNTO: Constituye la síntesis de la circular, expresado máximo en 6palabras, con mayúscula inicial y sin subrayar.TEXTO: Se escribe a una línea entre renglones y a dos entre párrafos.Redactar el texto en forma clara, breve, directa, sencilla y cortés y tratandosolo un asunto por Circular.DESPEDIDA: Expresión de cortesía que puede ser breve seguida de coma(,) (Atentamente,) o frase de cortesía terminada en punto (.) (Agradecemossu gentil colaboración.)DATOS DEL REMITENTE: Nombres y apellidos en mayúsculas sostenidas.No utilizar negrilla, ni subrayar o centrar. El cargo se anota en la líneasiguiente con mayúscula inicial.ANEXOS: (Opcional) Consignar la cantidad de hojas o el tipo de anexo.DATOS DEL TRANSCRIPTOR: Consignar uno de los nombres y la primeraletra del apellido.NOTA: La firma o autógrafo debe hacerse con esfero o bolígrafo de tintanegra.
    • 2.3.1 CIRCULAR EXTERNA:Es utilizada para las comunicaciones de la empresa con sus clientes con elfin de brindar información respecto a algún interés común y se debenelaborar en papel con membrete y logotipo.2.3.2 CIRCULAR INTERNAComo su nombre lo indica es de carácter interno, utilizada para la comunicación de la empresa con CIRCULAR EXTERNA N° 000 sus funcionarios; la circular internas se 2 a 3 interlineas elaboran en ----------Numero (referencia) papel tamaño 2 a 3 interlineas carta sin papel ---------------Ciudad y fecha 3 interlineas con membrete y -------------------GRUPO DESTINATARIO logotipo 3 interlineas -------------------Asunto Ejemplo de 3 a 4 interlineas circular Externa Texto ----------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------- 2 interlineas Texto ----------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------- 2 interlineas ----------Despedida 4 a 6 interlineas -------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE 1 interlinea ---------------------Cargo 2 interlineas ---------------------Anexos(si lo hay) --------------------Identificación del transcriptor
    • CIRCULAR INTERNA N°000 2 a 3 interlineas ----------Numero (referencia) 2 a 3 interlineas ---------------Ciudad y fecha 3 interlineas -------------------GRUPO DESTINATARIO 3 interlineas -------------------Asunto 3 a 4 interlineas Texto ----------------------------------------------------------------------- ---------------------------------------------------- 2 interlineas Texto ----------------------------------------------------------------------- --------------------------------------------------- 2 interlineas ----------Despedida 4 a 6 interlineas -------------------------NOMBRE DEL FIRMANTE 1 interlinea ---------------------Cargo 2 interlineas ---------------------Anexos(si lo hay) --------------------Identificación del transcriptorEjemplo de circular interna2.4 ACTA
    • Documento escrito en el cual se plasma lo acordado en una reunion de unaempresa pública y privada.MÁRGENES: Superior e izquierdo 3, 4 cm Derecho, izquierdo 2 a 3 cm.PARTES DEL ACTAENCABEZADO: En margen superior de primera pagina va la razón social,impresa o escrita, se escribe centrado y mayúscula sostenida.TITULO: Escribir centrado, en mayúscula sostenida el nombre delorganismo y el carácter de la reunión.ACTA NO. Se ubica la palabra ACTA No. Mayúscula sostenida, centrado ycontinuación le numero consecutivo que le corresponda; iniciando con 01cada año.FECHA: Se escribe la palabra FECHA, en mayúscula sostenida y seguidade dos puntos (:). Al frente se anota la ciudad se realizado la reunión en lafecha completa (día, mes, año), separado por coma (,).HORA: Se escribe la palabra HORA, en mayúscula sostenidas y seguida dedos puntos (:). Al frente se anota la hora de inicio y de finalización de lareunión.LUGAR: Se anota la palabra LUGAR, en mayúscula sostenida y seguida dedos puntos (:). Al frente se escribe el nombre del lugar o sede donde serealiza la reunión.ASISTENTES: Se escribe la palabra ASISTENTES, en mayúscula sosteniday seguida de dos puntos (:). al frente se anota los nombres y apellidos conmayúscula inicial de los integrantes que asistieron a la reunión. Frente acada nombre se escribe cargo que ocupa en la empresa separado con coma(,) y la primera letra con mayúscula, se sigue el orden de cargo establecidopara la reunión. En caso de igual cargo, se ordena alfabéticamente porapellidos.
    • INVITADOS: Se escribe la palabra INVITADOS, si los hay, en mayúsculasostenida seguida de dos puntos (:). Los nombres y apellidos se escriben enmayúscula inicial, de las personas que participaron en la reunión. Frente acada nombre se escribe el cargo o título profesional (separado con coma (,) yla primera letra con mayúscula).AUSENTES: Se anota la palabra AUSENTES, si los hay, en mayúsculasostenida, de las personas que no asistieron a la reunión. Frete a cadanombre se escribe el cargo que ocupa el integrante, separado con coma (,) yla primera letra con mayúscula. Es conveniente indicar si la ausencia esjustificada o no.ORDEN DEL DÍA: Se escribe la palabra ORDEN DEL DIA, en mayúsculasostenida, seguida de dos puntos (:). Se enumeran los temas motivo de lareunión, con mayúscula inicial, identificándolos con números arábigos.DESARROLLO: Se anota la palabra DESARROLLO, en mayúsculasostenida, seguida de dos puntos (:). Se inicia el primer tema identificandocon número arábigo y escritura en negrilla si se desea resaltar.A dos interlinea del título del tema se inicia el desarrollo del texto correspondiente, escrito a interlineación sencilla entre renglones y doble entre párrafos.El primer tema puede ser verificación de quórum o lectura, discusión yaprobación del acta anterior.En el tema “lectura, discusión y aprobación del acta anterior” se indica si fueaprobada, o se anota las modificaciones que se presente.CONVOCATORIA: Si se programa una nueva reunión, se escribe lapalabra CONVOCATORIA, con mayúscula sostenida, seguida de punto (.).A continuación se anotan la fecha y hora de la próxima reunión. En caso decambiar la sede se indica el lugar.FIRMA, NOMBRE Y CARGO: El nombre completo de los firmantesresponsables se escribe en mayúscula sostenida. El cargo a interlineaciónsencilla del nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
    • Los nombre y cargo de los firmante autorizados reparten de manera que elde la jerarquía quede contra el margen izquierdo y el que le sigue en elmismo renglón derecho.FIRMAS RESPONSABLES: Toda acta lleva las firmas de losresponsables, de las cuales mínimo dos aparecen en donde finaliza el texto.En el posible coso de necesitar varias hojas para firmantes se escribe laexpresión de firma, seguida de dos puntos (:), sobre el margen inferior ycontra el margen derecho.ANEXOS: Cuando en una reunión se presentan documentos que sustentanuna información, estos se detallan en el desarrollo y se adjunta al acta. Ados interlineas de los firmantes, contra el margen izquierdo, se escribe lapalabra Anexo o Anexos, seguida de dos puntos (:) y con mayúscula inicial.A dos espacios la cantidad; de referencia clarificar el numero de hojas.Anexos: cinco (25 hojas)TRANSCRIPTOR: Si se desea establecer la responsabilidad deltranscriptor, su identificación de escribe contra el margen izquierdo, a dosinterlineas de las firmas o del enunciados de Anexos si lo hay, se anota elnombre con mayúscula inicial.EJEMPLO DEL ACTA
    • ------------ (1 interlínea) ACTA No. 000------------ (3 interlíneas)FECHA: (Ciudad, día mes año)------------ (1 interlínea)HORA:------------ (1 interlínea)LUGAR: (Sitio donde se realizó la reunión)-------------- (2 interlíneas)ASISTENTES: NOMBRES APELLIDOS, Cargo – calidad de-miembro dentro del comité.-------------- (2 interlíneas)INVITADOS: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo-------------- (2 interlíneas)AUSENTES: NOMBRES Y APELLIDOS, Cargo – calidad- demiembro dentro del comité.-------------- (2 interlíneas)ORDEN DEL DIA:---------------- (1 interlínea)Verificación de quórum, Lectura, discusión y aprobación del –Actaanterior.Discusión y aprobación--------------- (2 interlíneas)DESARROLLO:---------------- (1 interlinea)Verificación de quórum dando inicio a la reunión.---------------- (1 interlínea)Se da lectura al Acta anterior---------------- (1 interlínea)Se discuten los temas…………………………………………………................................................................................................CONVOCATORIAFirmasDatos de transcriptor2.5 CONSTANCIA
    • Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura laveracidad y la legalidad de un hecho o un acto solemne (acontecimientoacompañado de formalidades necesarias para la validez de un acto judicial,ceremonial, juramento o norma).CONSTANCIA SE UTILIZA PARA:Tiempo de servicioExperienciaSalarios u honorariosClase de trabajoJornada laboralCumplimiento de comisionesComportamiento del trabajoMARGENES:Superior entre 3 y 4cm Inferior entre 2 y 3cm Izquierdo entre 3 y 4cmDerecho entre 2 y 3cmParte de los certificados y constancias:Se elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en lasiguiente manera:NÙMERO (REFERENCIA)Es opcional llevar un control de expedición, número consecutivo que se ubicade dos a tres interlineas de margen superior y según el estilo elegido. Lepuede anteceder el código de dependencia determinado por cada empresaen particular.Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados yconstancias en forma secuencial.
    • FECHA:Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición se escriben de dosa tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seis del margensuperior, cuando no hay número y en forma completa, en orden del día, mesy año sin separarlo con punto.EJEMPLO: Bogotá, 13 de marzo de 2008CARGO:El cargo de la persona responsable se anota en mayúscula sostenida,centrado, precedido de los artículos èl o la y de tres a cuatro interlineas de lafecha.EJEMPLO: LA GERENTE DE TALENTO HUMANOIDENTIFICACIÒN:Las expresiones CERTIFICA o HACE CONSTAR, seguido de dos puntos seescribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúsculasostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).EJEMPLO: EL DIRECTOR DEL PERSONAL HACE CONSTARTEXTO: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margenizquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datosdel solicitante que pueden ser:Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida, y elnúmero del documento de identidad.Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.Se redacta en forma clara, breve, directa, cortés y se expresa en tercerapersona del singular.
    • En el último párrafo se especifica el motivo por el cual se expide lacertificación, y de preferencia, se incluye el destinatario.FIRMANTE: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúsculasostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según elestilo elegido.En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o enpareja. Si en caso de dos o más firmantes, si el número es impar el último secentra.TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del firmante y contraer el margenizquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, dela persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplearletra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribiruno de los dos.Ejemplo 2 a 3 interlineas 1423 Numero (opcional) 2 a 3 interlineas Ciudad y fecha 3 a 4 interlineas Cargo del área administrativa 3 a 4 interlineas HACE CONSTAR 3 a 4 interlineas Texto 2 a 3 interlineas 3 a 4 interlineas Firma Cargo2.6 CERTIFICADO
    • Documento de carácter probatorio en el que se escribe hechos ocircunstancias que no requiere solemnidad.CERTIFICADO SE UTILIZA EN:Calificaciones obtenidas dentro del periodo académicoDerecho del uso de sello Icontec de conformidad con Normas TécnicasColombianas.Diploma conferido por una institución y documento que establece unprivilegio o premio.Asistencia a congresos, cursos y seminarios.Registro civil o parroquial, de nacimiento, de matrimonio o de función.Documento de identidadCertificado de Aseguramiento de CalidadCertificado de Sistema de Administración AmbientalBecas, donaciones y exencionesCréditos, préstamos, u otras transcripciones comerciales.Relación de retención de impuestos.Paz y salvoResultados de examen médicos.MARGENES: Superior entre 3 y 4cm Inferior entre 2 y 3cm Izquierdo entre3 y 4cm Derecho entre 2 y 3cmSe elabora en papel con membrete y sus elementos se distribuyen en lasiguiente manera:
    • NÙMERO (REFERENCIA) Es opcional llevar un control de expedición,número consecutivo que se ubica de dos a tres interlineas de margensuperior y según el estilo elegido. Le puede anteceder el código dedependencia determinado por cada empresa en particular.Las entidades educativas están obligadas a numerar los certificados yconstancias en forma secuencial. FECHA: Los datos de la ciudad de origen y la fecha de expedición seescriben de dos a tres interlineas del número (referencia) o de cuatro a seisdel margen superior, cuando no hay número y en forma completa, en ordendel día, mes y año sin separarlo con punto.EJEMPLO: Bogotá, 13 de marzo de 2008 CARGO: El cargo de la persona responsable se anota en mayúsculasostenida, centrado, precedido de los artículos èl o la y de tres a cuatrointerlineas de la fecha.EJEMPLO: LA GERENTE DE TALENTO HUMANOIDENTIFICACIÒN: Las expresiones CERTIFICA, seguido de dos puntos seescribe de tres a cuatro interlineas del cargo centradas y en mayúsculasostenida. (Se puede utilizar negrilla para resaltar).EJEMPLO: EL DIRECTOR DEL PERSONAL CERTIFICA:TEXTO: De tres a cuatro interlíneas de la identificación y contra el margenizquierda se inicia el texto con la conjunción Que, a la que siguen los datosdel solicitante que pueden ser:Tratamiento, nombre completo de solicitante en mayúscula sostenida, y elnúmero del documento de identidad.Razón social de una empresa, en mayúscula sostenida, y NIT.
    • Se emplea interlineación de uno y medio o dos entre renglones y el dobleentre párrafos.EJEMPLOS: Esta constancia se expide para rectificar su asistencia a lareunión.FIRMANTE: El nombre de la persona responsable se escribe en mayúsculasostenida, de cuatro a seis interlíneas del último renglón del texto y según elestilo elegido.En caso de dos firmantes sus datos se pueden distribuir uno bajo el otro o enpareja. Si en caso de dos o más firmantes, si el número es impar el último secentra. TRANSCRIPTOR: A dos interlineas del firmante y contraer el margenizquierdo se anota el nombre (con mayúscula inicial), e inicial del apellido, dela persona responsable de transcribir el documento. Se recomienda emplearletra más pequeña y en caso de nombre compuesto, es conveniente escribiruno de los dos.Ejemplo: 2 a 3 interlineas 1423 Numero (opcional) 2 a 3 interlineas Ciudad y fecha 3 a 4 interlineas Cargo del área administrativa 3 a 4 interlineas CERTIFICA: 3 a 4 interlineas texto 2 a 3 interlineas 3 a 4 interlineas Firma Cargo
    • 2.7 NOTA INTERNAEs un documento por medio del cual se brinda información rápida y verazentre los funcionarios y superiores, se le llama razonero y es de carácterinterno y un formato pre impreso.Partes de la nota interna:FECHA: Se registra la fecha de envió; día, mes y añoPARA: Nombre del funcionario a quien va dirigida la notaDE: Nombre de la dependencia que remite la notaCUADRO DE OPCIONES: Da la opción que se pretende recibirOBSERVACIONES: Describe la información que se pretende solicitarFIRMAS: Se firma por el funcionario autorizadoDATOS DE RECIBO: Se plasma el nombre del recibo de la misma AGESAD S.A.S NOTA INTERNA FECHA N° 001 PARA DE URGENTE ENTERARSE Y DEVOLVER PARA SU INFORMACION ENVIAR PROYECTO DE RESPUESTA FAVOR DAR CONCEPTO DAR RESPUESTA Y ENVIAR COPIA ETC ETC OBSERVACIONES: FIRMA RECIBIDO: FECHA: HORA:
    • 2.8 INFORMEINFORME ADMINISTRATIVODocumento que describe el estado de cualquier actividad, estudio o proyectode carácter administrativo.Clases de informes:INFORME CORTOConsta de las siguientes partesENCABEZAMIENTO: El informe corto no lleva portada si noencabezamiento ü razón social: se ubica entre 3 cm y 4 cm del bordesuperior, contra el margen izquierdo y en mayúscula sostenida, cuando seutiliza papel que no la tiene impresaTRANSCRIPTOR: si se desea establecer la responsabilidad del transcriptorsu identificación se describe a 2 interlineas del firmante. Se anota el nombre(con mayúscula inicial) e inicia del apellido, se emplea letra más pequeña.OBJETIVOS: Lleva un objetivo en forma brevePARTES DEL INFORME EXTENSOCUBIERTA: Presenta la información básica del documento. Presenta laRazón socialTitulo del informe (si lo hay)Número o código de identificación: el autor puede implementar un número ocódigo alfanumérico de identificación.
    • PORTADA: De libre diagramación en estética, tamaño letra,, escritura enmayúscula sostenida, dibujos y otros si reemplaza la cubierta , es la fuenteprincipal de de información y constituye la primera pagina de la información.Nombre de la dependencia, área, grupo, comité, sucursal, entre otrosNombre de las personas que realizan el informeTABLA DE CONTENIDO: Se coloca de inmediatamente después de laportada. Contiene los títulos de: capítulos, subdivisiones principales delcuerpo del informe, material complementario y su respectivo número depágina.Se tiene en cuenta lo siguiente:El título TABLA DE CONTENIDO o CONTENIDO se escribe en mayúsculasostenida, centrado a 5 cm del borde superior.Numerales. Se ubican contra el margen izquierdo. Igualmente, contra elmismo margen, los títulos que no llevan numeral como: introducción,bibliografía, índice, conclusiones y recomendaciones.Título de cada capítulo y subdivisiones: el primer y el segundo nivel seescriben en mayúscula sostenida y el tercer nivel con mayúscula inicialCUERPO DEL INFORME: Está conformado por introducción, núcleo delinforme, conclusiones y recomendaciones.Inicia de 2 a 4 renglones del título.FIRMA: El informe extenso debe ser informado por el autor de la páginadonde terminan las conclusiones donde finalizan las recomendaciones, de 4a 6 renglones del último párrafo se anota el nombre en mayúscula sostenida,el cargo, a 1 interlinea el nombre, con mayúscula inicial y sin centrar.
    • RUBRICA: El autor puede colocar su rúbrica en cada una de las hojas delinforme en la parte inferior izquierda.ANEXO: se escribe centrada, en la parte superior de la hoja, con mayúsculainicial y seguida de letras mayúscula del alfabeto, en el caso que el númerode anexos sea mayor de las 26 letras del alfabeto, se utiliza númerosaravicos en lugar de letrasBIBLIOGRAFÍA: Se escribe a 5 cm centrado al borde superior, enmayúscula sostenida:. La primera línea de escritura se inicia de 2 0 4renglones de este título.ÍNDICE: Se presenta como última parte del material complementario.El titulo índice se escribe centrado, a 5 cm del borde superior, en mayúsculasostenida, se puede organizar de manera alfabética y cronológica.INFORME EXTENSOTiene por objeto presentar, caracterizar y dar una idea global del informe.Esta es: cubierta, portada, tabla de contenido y glosarioREQUISITOSMÁRGENESEn el informe administrativo extenso y corto se emplean los siguientes:Superior entre 3 cm y 4 cmInferior entre 2cm y 3 cmLateral izquierdo entre 3 cm y 4 cmLateral derecho entre 2 cm y 3 cmEncabezado de las páginas subsiguientes entre 2 cm y 3 cm2.9ACTO ADMINISTRATIVO:
    • El objetivo de la administración pública es satisfacer los intereses colectivos.En aras de ello (a la parte de otras actuaciones administrativas) dicta losdenominados actos administrativos.CARACTERISTICAS:• se trata de una declaración, por lo que quedan excluidos los actos administrativos puramente materiales (redacción de un oficio, una demolición, el asfalto de una calle).• Procede de un sujeto de administración por competencia para realizar el acto.• Debe constituir ejercicio de potestad administrativa y estar sujetos al derecho administrativo.• Los actos administrativos pueden ser objeto de recurso judicial.• Los actos administrativos pueden ser unilaterales.CLASIFICACION:• POR SU ORIGEN: actos simples que proviene de un solo órgano (institución). Actos complejos que provienen de dos o más órganos.• POR SU CONTENIDO: son actos constituidos que crean, modifican o extinguen relaciones jurídicas, bien reconociendo, un derecho o suprimiendo un impedimento (actos favorables); bien estableciendo un deber (actos de gravamen).• POR SU FORMA: actos expresos que se manifiestan formalmente, casi siempre por escrito.El acto se realiza en ejercicio de facultades regladas o discrecionales.En conclusión podemos decir que el Acto Administrativo son actos regladosen los que la administración delimita aplicar una norma que determina elcontenido del acto.2.9.1 ORDENANZA
    • Son normas generales que regulan la organización, administración oprestación de los servicios públicos locales, el cumplimiento de las funcionesgenerales o específicas de las Municipalidades o establecen las limitacionesy modalidades de impuestos a la propiedad privada.(Ley Nº 23853, Ley Orgánica de Municipalidades, Artículo 110º, publicada el09 de junio de 1984)2.9.2 DECRETOUn decreto es un tipo de acto administrativo emanado habitualmente delpoder ejecutivo y que, generalmente, posee un contenido normativoreglamentario, por lo que su rango es jerárquicamente inferior a las leyes.Esta regla general tiene sus excepciones en casi todas las legislaciones,normalmente para situaciones de urgente necesidad, y algunas otrasespecíficamente tasadas.2.9.3 ACUERDOUn acuerdo es, en Derecho, una decisión tomada en común por dos o máspersonas, por una junta, asamblea o tribunal. También se denomina así aun pacto, tratado o resolución de organizaciones, instituciones, empresaspúblicas o privadas.Es, por lo tanto, la manifestación de una convergencia de voluntades con lafinalidad de producir efectos jurídicos.El principal efecto jurídico del acuerdo es su obligatoriedad para las partesque lo otorgan naciendo para las mismas obligaciones y derechos.Es válido cualquiera que sea la forma de su celebración, oral o escrita,siempre que el consentimiento de los otorgantes sea válido y su objeto cierto,determinado, no esté fuera del comercio o sea imposible.2.9.4 RESOLUCION
    • Consiste en una orden escrita dictada por el jefe de Servicio Público quetiene carácter general obligatorio y permanente, y se refiere al ámbito decompetencia.público, en cuanto a su ámbito material, la resolución alcanza a todo aquelloque complemente desarrolle o detalle a la ley en la esfera de competenciadel servicio público.Las resoluciones pueden tener un alcance de orden nacional o local.2.10 COMPRA VENTAContrato que se celebra cuando se ejecuta una compra o venta de un bienentre dos personas naturales.MODELO MINUTA PARA CELEBRACIÓN CONTRATO DE COMPRAVENTADE UN ESTABLECIMIENTO DE COMERCIOEntre los suscritos _____________ mayor de edad, identificado con la cédulade ciudadanía No.________ expedida en ______ domiciliado en__________, actuando (a nombre propio o en representación de _________,identificada con el nit_______) y quien en adelante se denominará elVENDEDOR, por una parte; y por la otra ____________, mayor de edad,identificado con la cédula de ciudadanía No.________ expedida en ______domiciliado en __________, actuando (a nombre propio o en representaciónde _________, identificada con el nit ________) y quien en adelante sedenominará el COMPRADOR, se ha acordado celebrar un contrato decompraventa de establecimiento de comercio que se regirá por las siguientesclásulas : Primera: OBJETO- EL VENDEDOR transfiere al COMPRADOR atítulo de compraventa el derecho de dominio que tiene sobre elestablecimiento de comercio denominado _________, ubicado en_______________, matriculado en el registro mercantil de la Cámara deComercio de _______ con el No.______ como una unidad económica en los
    • términos del art.525 del Código de Comercio. Segunda-PRECIO.-El preciode la venta se fijó por las partes en la suma de _____ ($_____) moneda legalcolombiana que el COMPRADOR se obliga a pagar al vendedor, o a suorden, en la ciudad de _______ y en la siguiente forma : con la firma delpresente documento la suma de ______ ($___) y el saldo el día ___ del mesde ____ del año _____. Tercera: SITUACION DEL ESTABLECIMIENTO.- ELVENDEDOR declara que el Establecimiento que vende está libre dedemandas civiles, o embargo judicial, o pleito pendiente; que su derecho dedominio no está sujeto a condiciones resolutorias, y que en todo caso seobliga al saneamiento de la venta conforme a la ley. EL VENDEDOR declaraque la información contable contenida en los Estados Financieros y en loslibros de contabilidad refleja adecuadamente la situación financiera yeconómica del establecimiento. Cuarta: OBLIGACIONES DEL VENDEDOR.-EL VENDEDOR hará los trámites de registro y publicidad a los acreedores.La entrega del establecimiento se hará el día ____ del mes de____ del año_____. Quinta: RESERVA DE DOMINIO.- EL VENDEDOR vende elestablecimiento de comercio reservándose el dominio sobre el mismo hastatanto no le sea pagada por EL COMPRADOR la totalidad del precio pactadoal tenor y en armonía con lo dispuesto por el artículo 750 del Código Civil y laley 45 de 1930, lo mismo que por los artículos 1935,1936, 1937 y demásconcordantes del Código Civil. La tradición del objeto queda subordinada a lacondición suspensiva del pago total del precio pactado y, entre tanto, ELCOMPRADOR no será poseedor sino mero tenedor del establecimiento decomercio. Sexta: CLAUSULA PENAL.- Si cualquiera de las partesincumpliera una cualquiera de las obligaciones a su cargo deberá pagar a laotra la suma de _____ ($_____) a título de pena derivada de dichoincumplimientoEn constancia de lo anterior, se firma el presente contrato en la ciudad de_________ el día _____ del mes de _______ del año __________________________Nombre Nombre
    • Cédula CédulaComprador Vendedor________________ ________________2.11 TELEFAXAparato por medio del cual se transfieren documentos, fotografías,imágenes, etc. enviados por una línea telefónica2.11.1 FAX
    • Documento original que es transferido por el telefax.DATOS DE TRANSMISIÓNTodo documento que se envíe por telefax debe estar precedido por una hojacon los datos de transmisión.Los datos de transición q se deben imprimir son los siguientes:• razón social y logotipo, o uno de los dos.• ciudad y país del remitente.• número del teléfono del remitente número de telefax del remitente.• identificación del documento.• fecha.• numero de control de fax.• datos del destinatario. nombre, cargo y empresa.• numero del telefax del destinatario• ciudad y país del destinatario.• datos del remitente. nombre, cargo y empresa.• asunto o mensaje cortó.• numero de hojas transmitidas incluidas.• firma del funcionario que solicita la transmisión. MARGENES: Las márgenes superior, inferior, izquierdo y derecho de la hoja en losdatos de transmisión, serán de 1 cm. CALIDAD DE REPRODUCCIÓN: Los documentos que se transmiten debenser legibles; además se deben enviar las reducciones y los tipos de letra muypequeños, porque afectan la nitidez del fax.
    • VERIFICACIÓN DE LA TRANSMISIÓN: En caso de presentarse dificultadesen el envío o la recepción del fax, se debe informar acerca de ellas por otromedio, como télex o teléfono, para verificar y corregir los problemas detransmisión del fax.REQUISITOSDATOS DE IDENTIFICACIÒN DEL REMITENTE: A partir de los márgenes superior e izquierdo se determina un espacio de 3 cm en sentido vertical, por 11 cm en sentido horizontal, donde se ubicaran los siguientes datos;• Razón social o logotipo, si lo hay.• Ciudad y país de origen.• número de teléfono de remitente.• numero del telefax que transmite el documentoIDENTIFICACIÒN DEL DOCUMENTO: En el espacio restante, acontinuación de los datos de identificación del remitente se ubicara el tituloHOJA DE TRANSMISIÓN POR TELEFAX, centrado y en mayúsculasostenida.DISTRIBUCIÓN DE LOS DATOS DE TRANSMISIÓNFECHA: Bajo este título impreso se escribirán la ciudad de origen y la fechade transmisión.NUMERO DE CONTROL: Cuando la empresa requiera controlar losmensajes vía telefax, se podrá utilizar una numeración consecutiva.EL ESPACIO RESTANTE, HASTA EL MARGEN DERECHO, SEFRACCIONARA ASÍ:
    • • Un espacio de 1 cm vertical para imprimir la excreción "telefax no" con mayúscula comprimida inicial, fecha a la cual se escribirá el numero que corresponde al telefax del destinatario.• un espacio de 2 cm en sentido vertical para imprimir las palabras “ciudad" y "país" alineados verticalmente y en mayúscula inicial, frente a las cuales se escribirán la ciudad de destino y el país, si se trata de una transmisión internacional.DATOS DEL REMITENTE:• Después del título, se determina un espacio de 1,5 cm en sentido vertical, por el ancho entre márgenes, para la impresión de las palabras NOMBRE Y CARGO alineadas en sentido horizontal y en mayúscula sostenida.• Frente a estos enunciados se escribirá en mayúscula fija el nombre del funcionario que remite el fax y su cargo en la empresa.ASUNTO O MENSAJE: A partir de los datos del remitente se determinara unespacio de 4,5 cm en sentido vertical, por el ancho entre márgenes, en elcual se colocara la expresión "ASUNTO o MENSAJE", con mayúscula inicial.Este espacio se utiliza para escribir el tema, finalidad o síntesis deldocumento que se transmite.NUMERO DE HOJAS TRANSMITIDAS INCLUIDA: Frente a esta expresiónse escribe en números arábigos, el total de páginas que se transmiten,contando la hoja transición por fax.FIRMA: Sobre esta palabra aparecerá la rubrica del funcionario que envía eldocumento o el mensaje.PRECAUCIÓN: Se deberán tener en cuenta las siguientes:
    • • Que la línea telefónica del telefax no tenga derivaciones, para evitar interferencias.• Mantener el equipo encendido y el papel en cantidad suficiente y debidamente instalado.• Fotocopiar el fax que requiera conservación por mas de seis meses, con el fin de garantizar su calidad archivística con nitidez, preservación del color, entre otros.• El fax se puede considerar solamente como un adelanto de información y en algunos casos se requiere enviar adicionalmente el documento original.2.12 TELEGRAMAMedio de comunicación que me permite enviar mensajes ya que es una delas formas más rápida reenviar un mensaje escrito. TELEGRAMA DESTINATARIO: Señor Oscar Ayala DIRECCION: Calle 2f Nº 7-61 TELEFONO: 434-87-97 DESTINO: Florencia TEXTO: Urgente envió de certificados y constancias de capacitaciones. EXPEDIDOR: Diana Yiced Manrrique TELEFONO: 435-65-78
    • 2.13 E-MAILEs un medio de comunicación de correo electrónico por medio de la red paraenviar y recibir cualquier tipo de información.2.14 SOBRESFunda de papel la cual me permite guardar documentos para preservar suestadoPARTES:Datos del remitente: Se distribuyen según el modelo seleccionado.Datos del destinatario: Se ubican centrados en el segundo tercio sinsobrepasarlo y de acuerdo con el sobre.Tratamiento: titulo académico, con mayúscula inicial.
    • Nombre: Se ubica en la segunda línea, en mayúscula sostenida o conmayúscula inicial; de preferencia se escriben los dos apellidos. No se utilizanegrilla.Cargo: se escribe con mayúscula inicial.Empresa: se anota en la línea siguiente al cargo, con la denominación másampliamente conocida, es decir, razón social, sigla o acrónimo.Dirección o apartado: se utiliza una de las dosDestino: Puede ser local, nacional o internacional.TIPOS DE SOBRESREVERSO DE UN SOBRE ENGOMADO• Sobres engomados. Hay que humedecer la solapa para pegarla, lo que se realiza bien con la lengua bien con una almohadilla humedecida. La solapa tiene forma triangular constituyendo éste el sistema clásico de cierre.• Sobres autoadhesivos cuya solapa se pega desprendiendo una tira plástica. Por su comodidad, los sobres de auto cierre han sustituido casi por completo a los anteriores.Por su diseño, se pueden distinguir:Sobres sin ventana, en los que hay que escribir la dirección del destinatarioSobres con ventana. Llevan una ventana plástica en la parte inferiorizquierda que deja ver la dirección escrita en la propia carta.BolsasLos sobres de mayores dimensiones y de cierre lateral se denominangenéricamente bolsas. Los materiales más comunes de fabricación son lossiguientes.
    • • Kraft Armado. Muy resistentes, apropiados para documentación pesada. • Plástico. Sobre autoadhesivo utilizado para diversos envíos. • Bolsas acolchadas (blancas o crudas). Son sobres de papel en cuyo interior ha introducido plástico de burbuja. Se utilizan para enviar artículos delicados tales como cintas de vídeo, Cds, disquetes, etc. • Papel plastificado con polietileno. Se trata de sobres con protección utilizados para introducir objetos de pequeñas y medianas dimensiones. • Bolsas con fuelle. Normalmente con fuelle en los tres lados, sirven para el envío de expedientes voluminosos. Las hay en kraft normal y kraft armado.ColoresLos colores tradicionales para los sobres y que permiten una correctalegibilidad son el blanco y el sepia. Sin embargo, pueden adoptar diferentescolores lo que es habitual en envíos publicitarios. También pueden estarimpresos con diferentes mensajes promociónales siempre y cuando ladirección y el nombre del destinatario sean bien visibles.Sobre con acuse de recibo. Sobre que lleva pegado el impresocorrespondiente. Sobre de envío por avión• Sobre de envío por avión. Sobre que se distinguía por unas franjas rojas y azules impresas en su contorno y que se destinaba a correo aéreo.• Sobre urgente. Sobre que lleva impresa la palabra urgente y se destina a este tipo de envíos.• Sobre para correo interno. Sobre que lleva impresas varias casillas en que se indica el nombre del remitente y del destinatario. Está diseñado para utilizarlo varias veces dentro de una misma compañía por lo que se cierra con un adhesivo débil.• Sobre Primer Día. Sobre filatélico que preparada para conmemorar el día de emisión de nuevos sellos.• Sobres de Arte Postal. Sobres manipulados artísticamente por los creadores que laboran en el Arte postal, y que circulan a través de los países conteniendo los trabajos objeto del intercambio de los artistas postales, o siendo el mismo sobre ese producto artístico
    • 2.15 HOJA DE VIDARelación de los datos personales, estudios, experiencia y referencias quecalifican a una persona para el desarrollo de una determinada actividad.MÁRGENES: Superior e izquierdo 3 a 4 cm. Derecho e inferior 2 a 3 cm.PARTES DE LA HOJA DE VIDA
    • IDENTIFICACIÓN DE DOCUMENTO: La expresión HOJA DE VIDA seescribe de dos a tres interlineas del margen superior y en mayúsculasostenida. (Puede utilizarse negrilla para resaltar).DATOS PERSONALES: Expresión en mayúscula sostenida que se escribecontra el margen izquierdo, de tres interlineas de la identificación deldocumento.Los datos personales se presentan a dos columnas y constan de lossiguientes enunciados: nombre, identificación (cedula y libreta militar), fechade nacimiento, estado civil, teléfono. Opcionales: licencia de conducción,pasaporte, tarjeta (matricula) profesionales.Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margenizquierdo, seguidos de dos puntos (:). Los datos correspondientes seanotan, tabulados a dos espacios de la línea de escritura más larga.NOMBRE: La palabra NOMBRE se escribe en mayúscula sostenida a tresinterlíneas de la expresión datos personales. Al frente, con la tabulaciónestablecida, se anotan el nombre y los apellidos en mayúsculas sostenida.IDENTIFICACIÓN: El enunciado IDENTIFICACION se escribe a dosreglones de la línea anterior. Al frente se especifica la clase de documento,como tarjeta de identidad, cedula de ciudadanía, libreta militar o cedula deextranjería con el número respectivo y la ciudad de expedición.La clase de documento de identificación se puede presentar en formaabreviada así:FECHA DE NACIMIENTO: La expresión FECHA DE NACIMIENTO, seescribe a dos reglones de la línea anterior. Al frente se anotan conmayúscula inicial, el nombre de la ciudad y la fecha completa, separadospor coma (,).
    • Cuando se trata de ciudades no capitales, es necesario escribir entreparéntesis el nombre del departamento.DOMICILIO: El enunciado DOMICILIO, se escribe en mayúscula sostenidaa dos renglones de la línea anterior. Al frente, se anotan la dirección y laciudad de residencia.TELÉFONO: La palabra TELEFONO, se anota en mayúscula sostenida ados renglones de la línea anterior. Al frente, se escribe el número telefónico,separado únicamente con espacios.ESTUDIOS: Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra el margenizquierdo, a tres renglones de la última línea de los datos personales.Los estudios se presentan a dos columnas y constan de los siguientesenunciados: PRIMARIOS, SECUNDARIOS, UNIVERSITARIOS,POSGRADOS y OTROS.Los enunciados se escriben en mayúscula sostenida, contra el margenizquierdo, seguidos con dos puntos (:). Los datos correspondientes seanotan tabulados a dos espacios de la escritura más larga.PRIMARIOS Y SECUNDARIOS: El vocablo PRIMARIOS o SECUNDARIOS,se escriben a tres interlineas del título estudios. Al frente, con la tabulaciónestablecida, se anotan el nombre del establecimiento, el título obtenido o losperiodos cursados, la ciudad y el año de terminación.Universitarios y de Posgrados: El enunciado correspondiente se anota ados interlineas del último renglón escrito. Al frente, con la tabulaciónestablecida, se registran el nombre del establecimiento universitario, el títuloobtenido o los periodos cursados y el año.Se pude suprimir la información sobre estudios primarios o secundarioscuando el aspirante es bachiller o universitario.ESTUDIOS COMPLEMENTARIOS: Título en mayúscula sostenida que seubica contra el margen izquierdo, a tres Interlineas del renglón escrito.
    • A tres interlineas del título anterior, se relacionan los cursos o seminarios,destacándolos en negrilla o en mayúscula sostenida. A continuación seanotan, los nombres de las instituciones ciudad y la fecha.EXPERIENCIA: Titulo en mayúscula sostenida que se ubica contra elmargen izquierdo, a tres interlineas del último renglón escrito.A tres interlineas del título anterior, se relacionan los nombres de lasempresas, los cargos y el tiempo de servicio, comenzando con el últimocargo desempeñado. Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y ados entre párrafos, así:- Nombre de las empresas. Cada nombre de empresas se escribe con mayúscula inicial y con la denominación más ampliamente conocida, es decir, nombre completo, sigla o acrónimo.- Cargo desempeñado. A continuación del nombre de la empresa se destaca el cargo en negrilla o en mayúscula sostenida. Cuando se considere necesario, pueden describirse las funciones desempañadas en el cargo que se desee destacar.- Tiempo de servicio. A continuación del cargo, se anotan el tiempo de servicio con las fechas de ingreso y retiro.Se puede adicionar información que se desee destacarREFERENCIAS: Las referencias se clasifican en laborales y personales.REFERENCIAS LABORALES: El titulo se escribe en mayúscula sostenida,contra el margen izquierdo, a tres interlineas del último renglón escrito. A tres interlineas del título se escriben el nombre de la empresa y los datosde la persona que da la referencia (nombre, cargo que desempeña, direccióny teléfono). Cada referencia se anota a un renglón entre líneas y a dos entrepárrafos.REFERENCIAS PERSONALES: El último se escribe en mayúsculasostenida, contra el margen izquierdo a tres interlineas del último renglónescrito.
    • Los datos de la persona que da la referencia, como el nombre, la profesión odignidad, la ciudad y el teléfono, se escribe a tres interlineas del título. Losnombres subsiguientes se anotan a un renglón entre líneas y a dos entrepárrafos.Cuando se cite a una persona como referencia se debe contar con suautorización.NOMBRE Y FIRMA: De cuatro a seis interlineas del último renglón, contra el margen izquierdo, se escribe el nombre completo, en mayúscula sostenida y sobre la firma correspondiente, de preferencia con tinta negra.Fecha de presentaciónDe tres a cuatro interlineas del nombre, se escriben la ciudad y la fecha de presentación, separados por coma.Paginas subsiguientes: Se recomienda tener en cuenta lo siguiente:- La calidad, el color y el tamaño del papel deben ser los mismos en todas las hojas.- Todas las hojas deben finalizar en párrafo completo.- Un título solo no debe aparecer al final de la página.- El encabezado se ubica entre 2cm y 3cm del borde superior de la hoja, con mayúscula inicial. Está constituida por la línea de identificación contra el margen izquierdo y el número de la página contra el margen derecho.La línea de identificación está constituida por el nombre del documento y el de quien presenta la hoja de vida.
    • Ejemplo de Hoja de Vida
    • 3. GRAMATICALa gramática es la ciencia que estudia los elementos de una lengua y suscombinaciones. El concepto proviene del término latino grammatĭca y hacereferencia, por otra parte, al arte de hablar y escribir una lengua de formacorrecta.La gramática, por lo tanto, es el conjunto de reglas y principios quegobiernan el uso de un lenguaje determinado (cada lenguaje tiene supropia gramática). Como ciencia, forma parte de la lingüística.El estudio de la lengua consta de cuatro niveles: el nivel fonético-fonológico, el nivel sintáctico-morfológico, el nivel léxico-semántico y elnivel pragmático. Aunque la separación entre estos niveles no es precisa,suele restringirse el estudio de la gramática al nivel sintáctico-morfológico.Entre los distintos tipos de gramática o enfoques en el estudio de lagramática, pueden mencionarse a la gramática prescriptiva o normativa(presenta, de forma autoritaria, las normas de uso para un lenguajeespecífico, despreciando las construcciones no estandarizadas), lagramática descriptiva (describe el uso actual de una lengua, sin juzgar enforma prescriptiva), la gramática tradicional (las ideas acerca de lagramática que se han heredado de Grecia y Roma), la gramática funcional(una visión general sobre la organización del lenguaje natural), la gramáticagenerativa (un enfoque formal para el estudio sintáctico de las lenguas) y lagramática formal (que aparecen en lingüística computacional).El español, por ejemplo, es una lengua flexiva de tipo fusional (usapreferentemente la flexión para indicar las relaciones entre sus elementos)que presenta una gramática es similar a la de las demás lenguas romancesQuienes iniciaron el estudio de la gramática fueron los griegos, que lohicieron desde una perspectiva filosófica y describieron la estructura de lalengua.Esta tradición pasó a los romanos, que tradujeron los términos gramaticales,tanto de las partes de la oración como de las categorías gramaticales hastallegar a tiempos modernos.
    • TIPOS DE GRAMATICA  gramática prescriptiva  gramática descriptiva  gramática tradicional  gramática funcional,  gramática generativa  gramáticas formalesGRAMATICA PRESCRIPTIVA: La gramática prescriptiva, o gramáticanormativa es la que presenta normas de uso para un lenguaje específicoGRAMATICA DESCRIPTIVA: Se vincula a su entorno, o a una determinadacomunidad hablante y pretende proveer reglas de uso para cualquier palabraconsiderada gramaticalmente correcta en esa comunidadGRAMATICA TRADICIONAL: Es la colección de ideas acerca de lagramática que las sociedades occidentales han heredado de Grecia y RomaGRAMATICA FUNCIONAL: La gramática funcional, por su parte, investiga elempleo de las palabras y de los distintos tipos de oraciones según elcontexto social.GRAMATICA GENERATIVA: La gramática generativa intenta establecer lasreglas que permiten a los hablantes generar todas las oraciones gramaticalesde una lengua.RAMAS DE LA GRAMATICA: Gramática, rama de la lingüística que tienepor objeto el estudio de la forma y composición de las palabras, así como desu interrelación dentro de la oraciónNivel: ProsodiaNivel: OrtográficoNivel: Morfología.Nivel: Sintaxis.
    • 1. PROSODIA:  Es la correcta pronunciación y acentuación oral de las letras, silabas, y palabras. La palabra prosodia nace del griego PROS – hacia y ODO- canto.  La prosodia estudia a su vez la FONETICA ( conjunto de sonidos articulados) y la ORTOLOGIA (encargada de la buena pronunciación).2. ORTOGRAFIA:Forma correcta de escribir las palabras mediante el buen uso de las letras,acento, signos de puntuación. Nace del griego ORTOS (correcto) yGRAPHOS (escritura).2.1. ACENTO: Aumento de la intensidad de una sílaba en una palabra , estase divide en:  PALABRAS AGUDAS: Palabra acentuada en la última silaba, ejemplo: balón  PALABRAS GRAVES: Palabra acentuada en la penúltima silaba, ejemplo: árbol  PALABRAS ESDRUJULAS: Palabra acentuada en la antepenúltima silaba, ejemplo: cómico2.2 .SIGNOS DE PUNTUACION:Signos ortográficos necesarios para distinguir el valor prosódico de laspalabras y el sentido de las oraciones y de cada uno de sus miembros entreellos tenemos: la coma, el punto, punto seguido, dos puntos, puntossuspensivos, la tilde, signos de interrogación, signos de admiración, comillas,paréntesis.
    •  LA COMA: (,): signo ortográfico, sirve para indicar la división de las frases o miembros más cotos de la oración.EL PUNTO: (.) Símbolo ortográfico con que se indica el fin del sentidogramatical y lógico de un periodo o de una sola oración. EL PUNTO SEGUIDO (.): Se utiliza para separar oraciones dentro de un mismo párrafo. EL PUNTO APARTE (.): Se utiliza para señalar el final de un párrafo. EL PUNTO FINAL (.): Se utiliza para señalar el final de un texto o escrito.Se emplean para: Señalar el final de una oración. Detrás de las abreviaturas. LOS DOS PUNTOS (:): se emplean:En los saludos de las cartas y después de las palabras expone, suplica,declara, etc., de los escritos oficiales. Antes de empezar una enumeración. Antes de una cita textual. En los diálogos, detrás de los verbos dijo, preguntó, contestó, y sus sinónimos. PUNTOS SUSPENSIVOS (…): Se emplean:Cuando dejamos el sentido de la frase en suspenso, sin terminar, con lafinalidad de expresar matices de duda, temor, ironía. Cuando se interrumpe lo que se está diciendo porque ya se sabe su continuación, sobre todo, en refranes, dichos populares, etc.
    •  Cuando al reproducir un texto, se suprime algún fragmento innecesario. En tal caso, los puntos suspensivos se suelen incluir entre corchetes {…} ó paréntesis (…).  PARÉNTESIS:() Se emplea:  Para encerrar oraciones o frases aclaratorias que estén desligadas del sentido de la oración en la que se insertan.  Para encerrar aclaraciones, como fechas, lugares, etc.  SIGNOS DE INTERROGACIÓN: (¿?) Se utilizan en las oraciones interrogativas directas. Señalan la entonación interrogativa del hablante. Se escriben:  Al principio y al final de la oración interrogativa directa.  NOTA: jamás escribiremos punto después de los signos de interrogación y de exclamación.  COMILLAS: (“”) Se emplean:  A principio y a final de las frases que reproducen textualmente lo que ha dicho un personaje.  Cuando queremos resaltar alguna palabra o usamos una palabra que no pertenece a la lengua española.  EL GUIÒN (-): Se emplea:  Para señalar cada una de las intervenciones de los personajes en un dialogo.  Para limitar las aclaraciones que el narrador inserta en el dialogo.2.3REGLAS ORTOGRAFICAS:Se escribe con BAntes de R, bromaAntes de L, tabla
    • Después de M, bambúSe escribe con MAntes de P, comprobarAntes de B, combo3 . MORFOLOGIA:Se refiere al valor de las palabras SIGNIFICANTE-SIGNIFICADOMonemas: Unidad lingüística más pequeña dotada de significación,Ejemplo: mi amigaMi: determinante que expresa posesiónAmig: secuencia de fonema (persona a la que se tiene afecto)A: expresa femenino singular4. SINTAXISEstudio de la oración; es el enlace de los elementos y sus relaciones entre si,por ejemplo:  LOS COLOMBIANOS SOMOS PERSONAS FELICES  Sujeto Predicado
    • 4. LA ORACIONEs la mínima unidad de habla con sentido completo, que posee un verbo.Esto significa que es el fragmento más pequeño enunciado que comunicauna idea total, y posee independencia. Toda oración ha de tener un verbo en forma personal que funcione comonúcleo del predicado. Pero hay oraciones con más de una forma verbal. Estehecho permite distinguir entre oraciones simples y compuestas.ORACIONES SIMPLES  Son aquellas que tienen una sola forma verbal y, por tanto, un solo predicado. Ejemplo:  Camila baila con Juan  Pedro come arroz  Estefanía corre muy rápidoORACIONES COMPUESTAS  Son aquellas que tienen más de un verbo en forma personal y, por tanto, tienen más de un predicado. Ejemplo:  Cuando salga diana, viene SofíaORACIONES COORDENADAS  Son dos o más oraciones relacionadas entre sí sin que ninguna sea dependiente de las demás. Las oraciones coordinadas están unidas por nexos coordinantes como la conjunción Y.
    • PRONOMBRE RELATIVOLos pronombres relativos se utilizan para conectar dos o más ideas quepodrían expresarse en oraciones independientes, pero cuando se empleanestos pronombres el lenguaje suena más natural y se incorpora el principiode economía es decir, se dice más con menos palabras y sin mucharedundanciaCUALES SON LOS PRONOMBRES RELATIVOS?  Que  Quien, quienes  El que, los que, la que, las que, el cual, la cual, las cuales, los cuales.  Cuyo, cuya, cuyos, cuyas.  Lo cual, lo que.  Lo que.  Dónde.  Cuanto, cuanta, cuantos, cuantas.
    • 5. REDACCIONLa redacción es la expresión escrita de un Pensamiento y/o conocimientosobre un acontecimiento que ha pasado en algún lugar del paisajegeográfico. Debe tener en cuenta la cohesión, coherencia entre susoraciones y párrafo. Es una composición de textos escritos.NORMAS PARA UNA BUENA REDACCIÓN:  Las normas que se deben tener en cuenta para una buena redacción son:  El uso de los signos de puntuación  El uso de las mayúsculas (las mayúsculas van acentuadas, cuando sea necesario)  El uso del acento  Una buena ortografía  Colocar términos adecuados  Tener bien clara la idea principalLa redacción requiere de coherencia y cohesión textual. Dado que el ordende las palabras dentro de una oración puede modificar la intención del autor,es necesario que el redactor organice en su mente las ideas que deseatrasladar al papel o a la computadora.
    • LA COHERENCIA:  Es la cualidad semántica de los textos que selecciona la información relevante e irrelevante, Mantiene la unidad y organiza la estructura comunicativa de una manera específica.  Proceso que permite reconocer en su contenido un significado que engloba sus significados en general, se manifiesta en un tema cuando es el hilo conductor que lo desarrolla y da la capacidad de que el receptor pueda comprenderlo.
    • 6. EL TECLADOUn teclado es un periférico que consiste en un sistema de teclas, como lasde una máquina de escribir, que te permite introducir datos a un ordenador odispositivo digital.Un teclado es un periférico que consiste en un sistema de teclas, como lasde una máquina de escribir, que te permite introducir datos a un ordenador odispositivo digital.Partes del teclado.- El teclado posee cuatro zonas bien definidas:Zona o bloque de teclado alfabético: Ocupa la parte más amplia del teclado,compuesta por las letras que integran el alfabeto. Es similar al teclado de unamáquina de escribir tradicional.Zona o bloque de teclado numérico: Ubicada en la parte derecha del teclado.Es similar al teclado de una calculadora.Zona o bloque de edición de página: Se ubica en la parte intermedia entre elteclado alfabético y el numérico. Es muy útil para desplazarse en textos yeditar documentos.Zona o bloque de teclas de función: Se despliega en forma horizontal en laparte superior del teclado. Las teclas de función sirven de atajos pararealizar ciertas tareas dentro de aplicaciones
    • EL TECLADO Y SUS ZONAS.
    • 7: ERGONOMIALa ergonomía es el estudio del cuerpo humano con respecto al medioartificial que lo rodea. Posee un conjunto de principios para el diseño deartefactos para la comodidad, seguridad y eficiencia del usuario.Toda herramienta ergonómica fue diseñada especialmente para adaptarse alhombre. En la informática estas técnicas son muy usadas en teclados, sillas,ratones, etc. para mejorar la postura del cuerpo. Deben producir un bienestargeneral en la persona, especialmente con el uso continuo de estosartefactos.
    • 8. LA EMPRESA:Se entenderá por empresa toda actividad económica organizada para laproducción, transformación, circulación, administración o custodia de bienes,o para la prestación de servicios. Dicha actividad se realizará a través de unoo más establecimientos de comercio (Art. 25 del Código de ComercioMISION:  Es el por qué o razón social de la empresa:  Lo que pretende ser en su contexto social  Lo que pretende hacer y,  Para quien lo va hacerVISIONEs el camino al cual se dirige la empresa teniendo en cuenta lacompetitividad del mercadoLOGO  Es el lema publicitario ó frase identificativa de una empresa  Ejemplo: ASESORAMOS SUS PROYECTOS CON CALIDAD Y EFICIENCIAIMAGEN CORPORATIVA  Es el nombre de una empresa  Ejemplo: AGESAD
    • La empresa se divide en tres sectores:  Primario  Secundario  TerciarioDependiendo de estos sectores se determina la naturaleza de la empresa, sies de comercio y servicios.Existe 4 tipos de empresas: mi pymes, grandes, pequeñas y medianas.  La empresa puede ser:  Publica: es del gobierno  Mixta: gobierno y privada .CLASIFICACION DE LAS EMPRESAS:  La empresas se clasifica según sus número de socios, número de trabajadores como:  LTDA  S.A.S  ONG
    • CONCLUSIONLa fase de producción documental nos amplía los conocimientos para laadecuada gestión con base a la normatividad empresarial siguiendo lasnormas técnicas colombianas.
    • GLOSARIO AAcuerdo: Acto administrativo que permite una resolución conjunta de variosdictamen, opiniones, etc. Realizado por una junta o asambleaAcrónimo:Acta: Documento escrito por medio del cual se plasma lo acordado en unareunión.AGN: Archivo general de la naciónAnexo: Documento o elemento que acompaña al memorando.Asunto: Síntesis de contenido del memorando. CCarta Empresarial: Documento escrito e impreso que permite lacomunicación entre empresas.Certificado: Documento publico o privado de un acto solemne.Circular: Documento escrito de interés común para un grupo determinado depersonas ya sean funcionarios o personas naturales.Compra venta: Contrato que se celebra por la compra y venta de bienesConstancia: Documento probatorio que no requiere solemnidadCopia: Fiel reproducción de un documento
    • DDecreto: Acto administrativo demandado por el poder ejecutivo posee uncontenido normativo o reglamentario.Despedida: Palabra o frase final de cortesía.Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación. EE-MAIL: Servicio de correo electrónico en la red para enviar y recibirinformaciónEncabezado: Línea de identificación para indicar la continuidad deldocumento.Encabezamiento: Palabras fijas que sirven de guía para establecer el iniciodel documento.Espacio: Distancia horizontal de escritura.Estilo: Orden en la distribución de las diferentes líneas que conforman elmemorando. FFax: Documento que se envía por medio de una línea telefónica.Fecha: Lugar y origen del documento, día, mes y año de envió.
    • IInforme: Descripción oral o escrita que me permite brindar información sobrelos avances realizados en un proyecto.Interlinea: Distancia vertical entre los renglones. Por extensión se ledenomina renglón. LLíneas Especiales: Anexos, copia e identificación del transcriptor.Logotipo: Símbolo que identifica a una empresa. MMembrete: Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a unapersona natural o jurídica.Memorando: Comunicación escrita de carácter interno de una empresa, quese utiliza para transmitir información, orientaciones y pautas a lasdependencias locales, regionales, nacionales o internacionales.Modelo: Esquema de distribución de zonas que le permite a la empresa ladiagramación de su papelería. NNota interna: Formato pre-impreso de carácter interno escrito a mano parabrindar información rápida y oportuna.
    • Numero o Referencias: Identificación consecutiva del documento. OOrdenanza: Conjunto de orden y concierto en las cosas que se ejecutan.Normas generales RRazón Social: Nombre que identifica a una empresa.Remite: Nombre y Apellido del firmante.Renglón: Seria de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.Resolucion: Disposición o acuerdo de autoridad gubernamental TTelegrama: Mensaje escrito por medio de un aparato vía telefónicaTelefax: Aparato que permite el envió de imágenes, documentos, fotografías,etc. por medio de cable telefónicoTexto: Cuerpo del mensaje.Transcriptor: Persona responsable de digitar el documento. ZZonas: Espacio predeterminado para la ubicación de un conjunto de datosimpresos o escritos.
    • BIBLIOGRAFIAWWW.google.comLIBRO FASE 1 ADMINISTRACION DOCUMENTAL 2010