GUIA DE APRENDIZAJE Nº3 RECIBIR LA DOCUMENTACION

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA
Fecha:
REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE
CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011
PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0
Sistema de Gestión
de la Calidad
Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 1 de 8

“La responsabilidad es un compromiso individual y genera respeto por lo que se hace”

1. GUIA DE APRENDIZAJE Nº.0 3

PROYECTO DE FORMACION TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Código del
programa:122121
Nombre del Proyecto: Calidad administrativa para I.E.D
BACHILLERATO TECNICO COMERCIALDE
TOCANCIPA
Fase del Proyecto: ANALISIS Número de horas: 20
HORAS

Código de la Guía 122121-03
Competencia:. 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de
la organización
Equipo Ejecutor:
Diana Milena Tierradentro instructor sena
Docente técnica

Resultados de Aprendizaje
COD. 21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la
legislación vigente.

Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena
Instructor: DIANA TIERRADENTRO

Fecha:
Sistema de Gestión
de la Calidad

2.INTRODUCCION AL TEMA

Apreciado aprendiz:
Esta guía es fundamental para su proceso de formación integral como técnico y como
persona, le permitirá dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades
diarias mejorar su conocimiento y manejo de las técnicas de archivo siendo esto la
memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su
supervivencia y su buen funcionamiento de la misma.
Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen una gestión
ordenada y .
.Seguramente, si le pone todo el entusiasmo y las ganas al desarrollo de esta guía, al
alcance del resultado de aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las
evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestión de su propio
proceso de aprendizaje), impactará positivamente sobre su proceso de aprendizaje y el
del resto de su grupo como Técnicos Profesionales en LA TECNICA ASISTENCIA
ADMINISTRATIVA.
“.

.


Fecha:
Sistema de Gestión
de la Calidad

3. CONOCIMIENTOS PREVIOS

Contextualice el resultado de aprendizaje por alcanzar dando respuesta a los siguientes
interrogantes. A través de ellos se identificaran conocimientos que usted ha adquirido
anteriormente, de manera que logremos complementar y actualizar la información para
transformarla en conocimientos prácticos.

Qué importancia Que aspectos quisiera Qué Como puedo utilizar las
tiene el manejo aprender y mejorar en importancia técnicas y herramientas
de documentos cuanto al proceso de tiene el manejo de manejo de archivos
de forma recibo y despachos de de las técnicas para mejorar la calidad
ordenada para documentos? de archivo en mi en los procesos
mí? aprendizaje? administrativos de la
institución?


Fecha:
Sistema de Gestión
de la Calidad

4. MATERIAL DE CONSULTA
http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/sistemas-clasificacion-archivos

http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion-
archivos2.shtml
http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf

5.. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1:
Descripción: Presentación tema
Duración de esta actividad: 40 minutos
Presentación por parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es presentar la guía y los
conceptos básicos que el aprendiz debe conocer sobre el tema.
Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas.
Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la organización.

1. 2. Investigación y búsqueda de información y aprendizaje autónomo .
Temas:
Necesidad de conservar la documentación
Concepto de archivo y tipos de archivos según el ciclo vital del documento y procesos
que se desarrollan del programa de gestión documental
Archivo de documentos: captación, elaboración y custodia
Organización del archivo.
Sistemas de ordenación del archivo: Convencionales, microfilme, informáticos,
digitalización
Funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del
archivo, confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y
purga de los archivos
Tablas de retención concepto, importancia y ejemplos

Fecha:
Sistema de Gestión
de la Calidad

Manual de archivo
Normatividad legal vigente para el manejo de documentacion

Duración 3 a 4 horas
El estudiante de manera individual y grupal busca la información en libros de la biblioteca y por
internet, recopilando la mayor cantidad posible sobre el tema ya sea en físico (fotocopias), o en
una memoria

Ambiente(s) requerido:Aula de clase , biblioteca,cartulina, marcadores guias,video ben
Material (es) requerido: documentación sobre el tema( artículos , material didáctico( carteleras,
fotografías) videos relacionados con el tema.
Instructor (es):
Instructor SENA y docente de técnica.

ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2:
Descripción: Taller Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la
legislación vigente.

Duración de esta actividad: 60 minutos
a. Presentación del video parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es
presentar este material audiovisual para que el aprendiz conozca y contextualice su
conocimiento a partir de este tema y pueda generar aportes y reflexiones sobre el mismo
a través de un debate, grupal y comentarios en foro subido al LMS de la plataforma sofia.
b.
c.


Fecha:
Sistema de Gestión
de la Calidad

Actividad Nº 2 TALLER

Resuelve las siguientes preguntas

1. Explica la necesidad de los archivos en las empresas
2. Define que se entiende por archivo a través de un cuadro sinóptico
3. ¿Cuáles son los tipos de archivos según el ciclo vital del documento y qué procesos se
Desarrollan al interior de cada uno de ellos, .
4. .Explica el proceso de archivo de documentos. mediante el diseño de una revista ofolleto
5. .Describe el proceso de organización del archivo
6. .Explica funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del archivo,
confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y purga de los archivos
.mediante un mapa conceptual.
7. .Define, explica y establece la importancia de: tablas de retención documental y el manual de
archivo en una empresa.
8. .Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan para
su funcionamiento para evidenciar en el LMS
9. Sube un video en le blog sobre Gestión Documental

Ambiente(s) requerido: salón de clase, aula audiovisual, guías .internet

Instructor y Docente de Técnica

. 6. EVIDENCIAS Y EVALUACION

EVIDENCIA:
Tipo de Evidencia: Desempeño Conocimiento Producto
. Un ejercicio sobre Explica Elabora un Mapa
los sistemas de Funcionamiento conceptual sobre la
ordenación en el habitual del archivo normatividad básica
archivo y normas prácticas que regulan los
de utilización, archivos en el país.
Presenta un ejercicio control del archivo,
de foliación. confidencialidad de Elabora un diagrama
la información y de flujo donde se
E Presenta una tabla documentación, refleje el proceso de
de retención ficheros, destrucción recibo de
documental y la y purga de los documentos en una
explica archivos. organización.

Presenta un boceto


Fecha:
Sistema de Gestión
de la Calidad

Define, explica y virtual de oficina de
establece la archivo con sus
importancia de: muebles, materiales y
Tablas de retención equipos que se
documental y el necesitan para su
manual de archivo funcionamiento

Lee y explica la
normatividad legal
vigente para el
archivo.
Explica el proceso
de organización
archivística
denominado
foliación,

.
Tipo Código
Cuestionario x
Instrumento de Lista Chequeo x
Evaluación: Taller x

blog x

7. GLOSARIO

Archivística: .

Archivo:
Catálogo:

Certificación de documentos:
.
Ciclo vital del documento: .

Clasificación documental:
Foliar
Gestión documental
Recepción de documentos

Fecha:
Sistema de Gestión
de la Calidad

Tabla de retención documental:
Unidad administrativa

8. CIBERGRAFIA
http://sturizo.blogspot.es/
http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_1638_reglamento-archivo.pdf
. http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/radicacion-repartoT-734.page


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