GUIA  DE  APRENDIZAJE Nº3  RECIBIR LA DOCUMENTACION
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  • 1. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Fecha: REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011 PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0Sistema de Gestión de la Calidad Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 1 de 8 “La responsabilidad es un compromiso individual y genera respeto por lo que se hace” 1. GUIA DE APRENDIZAJE Nº.0 3 PROYECTO DE FORMACION TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Código del programa:122121 Nombre del Proyecto: Calidad administrativa para I.E.D BACHILLERATO TECNICO COMERCIALDE TOCANCIPA Fase del Proyecto: ANALISIS Número de horas: 20 HORAS Código de la Guía 122121-03 Competencia:. 210601008 Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la organización Equipo Ejecutor: Diana Milena Tierradentro instructor sena Docente técnica Resultados de Aprendizaje COD. 21060100801 Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente. Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena Instructor: DIANA TIERRADENTRO
  • 2. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Fecha: REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011 PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0Sistema de Gestión de la Calidad Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 2 de 8 2.INTRODUCCION AL TEMA Apreciado aprendiz: Esta guía es fundamental para su proceso de formación integral como técnico y como persona, le permitirá dentro del entorno social en el cual desarrolla sus actividades diarias mejorar su conocimiento y manejo de las técnicas de archivo siendo esto la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su supervivencia y su buen funcionamiento de la misma. Para ello precisa que todos los involucrados en la labor desarrollen una gestión ordenada y . .Seguramente, si le pone todo el entusiasmo y las ganas al desarrollo de esta guía, al alcance del resultado de aprendizaje propuesto y al cumplimiento de la entrega de las evidencias solicitadas (siendo consciente que es parte de la gestión de su propio proceso de aprendizaje), impactará positivamente sobre su proceso de aprendizaje y el del resto de su grupo como Técnicos Profesionales en LA TECNICA ASISTENCIA ADMINISTRATIVA. “. . Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena Instructor: DIANA TIERRADENTRO
  • 3. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Fecha: REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011 PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0Sistema de Gestión de la Calidad Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 3 de 8 3. CONOCIMIENTOS PREVIOS Contextualice el resultado de aprendizaje por alcanzar dando respuesta a los siguientes interrogantes. A través de ellos se identificaran conocimientos que usted ha adquirido anteriormente, de manera que logremos complementar y actualizar la información para transformarla en conocimientos prácticos. Qué importancia Que aspectos quisiera Qué Como puedo utilizar las tiene el manejo aprender y mejorar en importancia técnicas y herramientas de documentos cuanto al proceso de tiene el manejo de manejo de archivos de forma recibo y despachos de de las técnicas para mejorar la calidad ordenada para documentos? de archivo en mi en los procesos mí? aprendizaje? administrativos de la institución? Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena Instructor: DIANA TIERRADENTRO
  • 4. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Fecha: REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011 PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0Sistema de Gestión de la Calidad Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 4 de 8 4. MATERIAL DE CONSULTA http://www.mailxmail.com/curso-organizacion-archivo-empresa/sistemas-clasificacion-archivos http://www.monografias.com/trabajos59/gestion-organizacion-archivos/gestion-organizacion- archivos2.shtml http://unesdoc.unesco.org/images/0016/001610/161073s.pdf 5.. ACTIVIDADES Y ESTRATEGIAS DE APRENDIZAJE ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 1: Descripción: Presentación tema Duración de esta actividad: 40 minutos Presentación por parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es presentar la guía y los conceptos básicos que el aprendiz debe conocer sobre el tema. Archivar documentos de acuerdo con las normas externas e internas. Proveer información de acuerdo con la legislación y políticas de la organización. 1. 2. Investigación y búsqueda de información y aprendizaje autónomo . Temas: Necesidad de conservar la documentación Concepto de archivo y tipos de archivos según el ciclo vital del documento y procesos que se desarrollan del programa de gestión documental Archivo de documentos: captación, elaboración y custodia Organización del archivo. Sistemas de ordenación del archivo: Convencionales, microfilme, informáticos, digitalización Funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del archivo, confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y purga de los archivos Tablas de retención concepto, importancia y ejemplos Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena Instructor: DIANA TIERRADENTRO
  • 5. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Fecha: REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011 PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0Sistema de Gestión de la Calidad Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 5 de 8 Manual de archivo Normatividad legal vigente para el manejo de documentacion Duración 3 a 4 horas El estudiante de manera individual y grupal busca la información en libros de la biblioteca y por internet, recopilando la mayor cantidad posible sobre el tema ya sea en físico (fotocopias), o en una memoria Ambiente(s) requerido:Aula de clase , biblioteca,cartulina, marcadores guias,video ben Material (es) requerido: documentación sobre el tema( artículos , material didáctico( carteleras, fotografías) videos relacionados con el tema. Instructor (es): Instructor SENA y docente de técnica. ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 2: Descripción: Taller Recibir los documentos de acuerdo con las políticas organizacionales y la legislación vigente. Duración de esta actividad: 60 minutos a. Presentación del video parte del instructor y de manera presencial. El objetivo es presentar este material audiovisual para que el aprendiz conozca y contextualice su conocimiento a partir de este tema y pueda generar aportes y reflexiones sobre el mismo a través de un debate, grupal y comentarios en foro subido al LMS de la plataforma sofia. b. c. Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena Instructor: DIANA TIERRADENTRO
  • 6. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Fecha: REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011 PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0Sistema de Gestión de la Calidad Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 6 de 8 Actividad Nº 2 TALLER Resuelve las siguientes preguntas 1. Explica la necesidad de los archivos en las empresas 2. Define que se entiende por archivo a través de un cuadro sinóptico 3. ¿Cuáles son los tipos de archivos según el ciclo vital del documento y qué procesos se Desarrollan al interior de cada uno de ellos, . 4. .Explica el proceso de archivo de documentos. mediante el diseño de una revista ofolleto 5. .Describe el proceso de organización del archivo 6. .Explica funcionamiento habitual del archivo y normas prácticas de utilización, control del archivo, confidencialidad de la información y documentación, ficheros, destrucción y purga de los archivos .mediante un mapa conceptual. 7. .Define, explica y establece la importancia de: tablas de retención documental y el manual de archivo en una empresa. 8. .Presenta un boceto virtual de oficina de archivo con sus muebles, materiales y equipos que se necesitan para su funcionamiento para evidenciar en el LMS 9. Sube un video en le blog sobre Gestión Documental Ambiente(s) requerido: salón de clase, aula audiovisual, guías .internet Instructor y Docente de Técnica . 6. EVIDENCIAS Y EVALUACION EVIDENCIA: Tipo de Evidencia: Desempeño Conocimiento Producto . Un ejercicio sobre Explica Elabora un Mapa los sistemas de Funcionamiento conceptual sobre la ordenación en el habitual del archivo normatividad básica archivo y normas prácticas que regulan los de utilización, archivos en el país. Presenta un ejercicio control del archivo, de foliación. confidencialidad de Elabora un diagrama la información y de flujo donde se E Presenta una tabla documentación, refleje el proceso de de retención ficheros, destrucción recibo de documental y la y purga de los documentos en una explica archivos. organización. Presenta un boceto Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena Instructor: DIANA TIERRADENTRO
  • 7. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Fecha: REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011 PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0Sistema de Gestión de la Calidad Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 7 de 8 Define, explica y virtual de oficina de establece la archivo con sus importancia de: muebles, materiales y Tablas de retención equipos que se documental y el necesitan para su manual de archivo funcionamiento Lee y explica la normatividad legal vigente para el archivo. Explica el proceso de organización archivística denominado foliación, . Tipo Código Cuestionario x Instrumento de Lista Chequeo x Evaluación: Taller x blog x 7. GLOSARIO Archivística: . Archivo: Catálogo: Certificación de documentos: . Ciclo vital del documento: . Clasificación documental: Foliar Gestión documental Recepción de documentos Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena Instructor: DIANA TIERRADENTRO
  • 8. Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA Fecha: REGIONAL CUNDINAMARCA Septiembre/ DE CENTRO DE DESARROLLO AGROEMPRESARIAL 2011 PROGRAMA INTEGRACION CON LA MEDIA Versión 1.0Sistema de Gestión de la Calidad Programa de formación: TECNICA EN ASITENCIA ADMINISTRATIVA Página 8 de 8 Tabla de retención documental: Unidad administrativa 8. CIBERGRAFIA http://sturizo.blogspot.es/ http://portalweb.ucatolica.edu.co/easyWeb2/files/85_1638_reglamento-archivo.pdf . http://www.procuraduria.gov.co/guiamp/radicacion-repartoT-734.page Sena Programa Integración con la Media Técnica Sena Instructor: DIANA TIERRADENTRO