@ricardodevisRicardo Devis Botella
Lo que era un ERP y lo que parece ser hoy un ERPIslas,Cables, Militares, Mares y Puertos 
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning(Planificación de Recursos Empresaria...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Debido al auge del concepto industrial de islas deautomatización, pronto proliferaron, ...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Ante tal panorama de Islas, industriales y software, lasprimeras necesidades de cierta ...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Pero, claro… ¿y si el fabricante de todos los módulos fuerael mismo y asegurara la comu...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Claro que, tras un cierto tiempo, y debido al enormeespacio económico generado por el c...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella La parte del negocio que se estaba escapando raudapor el mar necesitaba ser recuperada ...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Los ERPs se han adaptado a las situaciones demercado porque en su misma esencia, y tras...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Claro que, finalmente, como estos conceptos no estánbien asentados en la cotidianeidad ...
ERPs de gran Extensión InternacionalPaquetes Locales/Propietarios deGestión Integrada
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella En primer lugar habría que preguntar… ¿para qué? Pues para adquirir criterios de decis...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Premier League (muy caros, pesados, pensados paragrandes organizaciones) SAP R/3, JD E...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Duelen… ¡sólo en el terreno comercio-emocional! El interés de la empresa debe residir ...
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Producto + ImplantadorPrecio (Licencias + Parametrización) + Garantías
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella ¿Hasta qué punto importa un producto ERP u otrodesde el punto de vista de la PYME? Dep...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella El objetivo de una “demo” de un ERP a un posible clientees, únicamente, asentar las lab...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Determinados ERPs tienen implantadores diferentes desus fabricantes (todos los grandes)...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella El precio de la licencia debiera asimilarse a un “productoque funciona al ser entregado...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella ¿Cuáles son los avales y garantías que aportan losimplantadores de ERPs?Veamos sus argu...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Claro que… si la parametrización depende de unanálisis, ¿qué sentido tiene el pre-análi...
 Lo que la empresa necesitaes un paraguas contra lalluvia, y no la garantía de laprevisión –apoyada porinformes, cuadrant...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella El software no es ningún arcano, ni plantea esquemasdiferentes de los asociados a una c...
¿A quién Contactar?¿CómoContactar?
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© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Lo primero es… ¡elegir proveedores razonables (entrelos productos deseados y entre los ...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Un ERP no es como otro tipo de software, pues al constarde módulos integrados, casi pod...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella A los ProTecs resultantes de las listas hay que contactarlespor teléfono o e-mail para ...
ProducciónCRM
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Una relación de proveedores/implantadores de ERPspodría ser muy larga (si fuera corta, ...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella ¿Dónde radica la principal diferencia de precio, tiempo yesfuerzo entre los ERPs, y par...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella El objetivo de un paquete software CRM no es generarcuadros de mando de clientes, sino ...
Adecuación a la EmpresaPreparación y Disposición
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Los ProTecs suelen tener sus propio sistemas deprospección, información, pre-venta, aná...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Tras recibir la documentación (pues si no se recibe, elinterés habrá demostrado ser muy...
El Ciclo deVida de las OfertasTecnológicasObjetivos, Criterios y Desarrollo
 El objetivo de estareunión conjunta deproveedores es que losProTecs escuchen a laempresa …y que planteen sus dudasde fo...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Tal y como les hemos adelantado por teléfono, el próximo xx/xx/xxa las xx:xx horas tend...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Les anticipamos, también, que los criterios básicos que primaránen la elección final, c...
© 2008-2013 Ricardo Devis BotellaRequisitosAnálisisDiseñoImplementaciónProducción
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella El objetivo del SLC (Software Life Cycle) es laconstrucción o adecuación del software, ...
© 2008-2013 Ricardo Devis BotellaInstalaciónDiseño deInteracciónPrototipoImplantaciónModularValidación
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© 2008-2013 Ricardo Devis Botella El primer hito válido (y, por tanto, certificable ysusceptible de ser pagado) respecto ...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella En los presupuestos (muy) iniciales de los ProTecs se suelenotar un presupuesto, típica...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Los ProTecs suelen justificar sus facturas de desarrollo oparametrización mediante “par...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Los productos de las ligas mayores(Microsoft, SAP, Oracle, etc.) imponen sus criterios ...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella La licencia (“de uso”) es un artefacto financiero para,supuestamente, amortizar la inve...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella El mantenimiento no suele cubrir las mejoras sobre laparametrización/ajuste del ERP a l...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella ¿Por qué es necesario el mantenimiento (anual, del 10% al30% del coste de las licencias...
Cooperación como Criterio DiscriminatorioParametrización y GastosAsociados
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© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Tras una sesión de InfoPool, los ProTecs se muestran untanto confusos (a no ser que hay...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella “Parametrización” es un eufemismo utilizado por losProTecs que pretende significar que ...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Si en una oferta aparece “consultoría de parametrización(o un concepto similar) de la c...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Un apartado interesante de gran parte de las ofertas es elque refleja los gastos de “Di...
Hitos Paralelos e Implantación ModularFormaciónValidada y Documentación
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Asumiendo que los hitos internos propios del ciclo de vidadel software sólo competen al...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella No se debe pagar cuando se instala el paquete básico delERP, sino, por partes, cuando s...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Con el esquema propuesto, la formación debería empezaral tiempo que la puesta en marcha...
© 2008-2013 Ricardo Devis Botella Las interfaces gráficas debieran ser, ya de porsí, razonables y auto-explicativas …per...
Reflexión Ponente/AsistentesDebate Final
 Mensaje Básico ProTecs y Listas Prototipos Temas Dinerarios Proyectos Horas Facturables Migraciones Formación Do...
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Criterios introductorios para la selección e implantación de ERPs (software integrado de gestión empresarial), con especial énfasis en el rechazo del ciclo de vida del software como lingua franca entre empresa y proveedor tecnológico.

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  1. 1. @ricardodevisRicardo Devis Botella
  2. 2. Lo que era un ERP y lo que parece ser hoy un ERPIslas,Cables, Militares, Mares y Puertos 
  3. 3. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella
  4. 4. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning(Planificación de Recursos Empresariales), y “softwarede ERP” es el conjunto de aplicativos que dan soportea tal concepto, derivado de las cuitas asociadas a MRPy MRPII. Pero el concepto se ha diluido tanto que ya, cuando sehabla de ERPs se está hablando directamente del softwarede ERP. Así que, hummm, ¿qué ha pasado?Y, claro…entonces… errrr… entonces, ¿qué es un ERP y paraqué sirve? Pero yo tengo/quiero uno y… En fin: lo anterior no nos da mucho juego . Pongamos unpoco de orden en conceptos e historias.
  5. 5. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Debido al auge del concepto industrial de islas deautomatización, pronto proliferaron, en los alboresdel desarrollo software de gestión empresarial,aplicativos dedicados a diferentes áreas estancas de laempresa: finanzas, contabilidad, producción,logística, etc., desarrollados e implantados tambiénpor diferentes empresas, con diversas tecnologías yresultados. El objetivo era (y todavía es, en muchos casos) cubrir unárea operativa bien definida en la empresa en función desus objetivos aislados y de sus resultados plausibles.▪ Y sólo esa área concreta, en cada caso. El fin era contar con áreas super-especializadas.
  6. 6. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Ante tal panorama de Islas, industriales y software, lasprimeras necesidades de cierta integración aparecieron enla parte ejecutiva de gestión: informes y cuadros demando, complicados tremendamente por la profusión deformatos y enfoques distintos. Y de aquí nacieron, entre otros, los EIS (Executive InformationSystem), como soporte a la toma de decisiones de gestión▪ Se trataba de lanzar cabos de una isla a otra, a modo de hilostelegráficos que permitieran tipos concretos (y usualmente ad hoc) decomunicación y acopio de datos de diferentes fuentes, con los quemontar cuadros de mando (BSCs, etc.) El problema reside en que el enjambre de comunicacionesdepende de cada uno de los módulos, de forma quecualquier cambio representa[ba] un grandísimo impactoen el software de integración.
  7. 7. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Pero, claro… ¿y si el fabricante de todos los módulos fuerael mismo y asegurara la comunicación estructural entreellos, a modo de carreteras privadas/militares por las quefluiría información privada para uso interno de cadamódulo y de otros generales de gestión del paqueteglobal? ¿Y si todo esto se enfocara hacia la mejora de losprocesos productivos? ¿Y si…? En fin: de todo esto nace la exitosa (pero dirigida) idea delos sistemas software ERP. …que se apoya extraordinariamente en el hecho de que lasventajas de la siempre costosa integración vienen dadas por laexperiencia de la empresa constructora del softwareprecisamente en estas cuitas.▪ Así que se vende que todo se integra, y que se integra de una formacontrolada y probada, probablemente en el mismo segmento industrial
  8. 8. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Claro que, tras un cierto tiempo, y debido al enormeespacio económico generado por el concepto ERP, éstosempiezan a proliferar también, aplicándose en modo“sustitutivo”. Y comienzan a aparecer, también otros, aplicativos quereclaman que el mar entre islas es de todos .▪ Es enfoque tiene su máxima expresión en el software deautomatización de ventas (SFA), que luego derivó en CRM (CustomerRelationship Management) y que contaba con “extractores” deinformación de los ERPs más difundidos, impensables poco antes. Pero, claro, la extracción de información de los ERPs esmuy parecida a la extracción de riquezas por los bandasorganizadas de malhechores: usualmente medianteincursiones no del todo permitidas en los dominios delERP.
  9. 9. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella La parte del negocio que se estaba escapando raudapor el mar necesitaba ser recuperada por los ERPs, asíque éstos empiezan una apertura controlada de susmódulos, mediante APIs (Accesos medianteProgramas Software), BAPIs (APIs de negocio)y, últimamente, ServiciosWeb. Se trata de generar estructuras a modo de puertos decomunicación para reglar el acceso interior a los módulosanteriormente “privados” del ERP. De esta manera los ERPs entran, ellos mismos, en elnegocio de explotación de la integración, facilitandola comunicación con módulos externos, no previstosen la instalación primera o encontrados en la misma.
  10. 10. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Los ERPs se han adaptado a las situaciones demercado porque en su misma esencia, y tras losprimerísimas instalaciones en las que las empresas seajustaban al (supuesto) superior conocimiento de laimplantación tecnológica de estosproveedores, pronto se tuvieron que adaptar a lasnecesidades concretas de las empresas y así nacieronentornos de desarrollo software asociados a cada ERP. La implantación de facilidades de comunicaciónrespecto de los ERPs ha generado parejas facilidadesde adaptación respecto de la instalación del softwareen sus empresas clientes.
  11. 11. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Claro que, finalmente, como estos conceptos no estánbien asentados en la cotidianeidad empresarial, en lapráctica los proveedores tecnológicos denominan ERPa cualquier sistema suyo de gestión modular integrada(contabilidad, logística, facturación, producción, CRM-?!-, finanzas, etc.) …pero sin lindes claros: ¿si no tiene contabilidad, es unERP? ¿Y si no cuenta conCRM? ¿Y si le falta “movilidad”?Depende de quién lo cuente, claro  Lo que se vende, por fin, es una solución integral y,lamentablemente, la mayoría de las veces “exclusiva”,para la automatización operativo-tecnológica de lasempresas.
  12. 12. ERPs de gran Extensión InternacionalPaquetes Locales/Propietarios deGestión Integrada
  13. 13. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella En primer lugar habría que preguntar… ¿para qué? Pues para adquirir criterios de decisión sobre quécomprar, cuándo elegir, cómo implantar y de qué maneraintegrar, ahora y en el futuro. Y después habría que preguntar… ¿sobre qué eje? ¿La extensión? ¿La tecnología (¡Uy, uy!)? ¿El segmento de uso?¿El mero precio (¡Ay, ay, ay!)? ¿La fiabilidad de sus fabricantes?¿La prestancia de sus implantadores?▪ ¿O sobre todos los ejes unidos y compensados? Curiosamente (bueno, no tan curiosamente ) la situaciónde mercado de competencia quasi-perfecta a la que se hallegado por la vulgarización del concepto ERP ha generadoun autoajuste en bloques asimilados a la conjunción deextensión y precio, que acompasan al resto de criterios.
  14. 14. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Premier League (muy caros, pesados, pensados paragrandes organizaciones) SAP R/3, JD Edwards, Oracle, Peoplesoft…(independientemente de sus propietarios) Ligas Menores (extensión internacional y grandesvolúmenes de clientes PYMEs) MS Nav (Navision), MS AX (Axapta), SAP BusinessOne, Exact Sinergy… Competición Local (software propietario y desuficiente extensión, a veces con alcanceinternacional) RPS, i68, Xpertis… Competición Ad Hoc (software aprovechable)
  15. 15. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Duelen… ¡sólo en el terreno comercio-emocional! El interés de la empresa debe residir en los criteriosque puede controlar, que finalmente son, por encimade la tecnología (que usualmente no puede calibrar) ola fiabilidad (que típicamente depende de referenciasinválidas por la imposibilidad de comparación)… El rango de precios La extensión (supeditada al rango de precios) …si se adquieren garantías de que la implantación va aser la que la empresa exactamente necesita. Así que hay que partir de este supuesto: de conseguir loque se requiere, ajustado a una horquilla de precios y, encaso de igualdad, con preferencia por marcas reconocidas.
  16. 16. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella
  17. 17. Producto + ImplantadorPrecio (Licencias + Parametrización) + Garantías
  18. 18. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella ¿Hasta qué punto importa un producto ERP u otrodesde el punto de vista de la PYME? Depende de si la empresa se va a adaptar a un producto(en cuyo caso… ¡importa bastante, en razón de los criteriosque han conducido a tal decisión!) o el producto se va aadaptar totalmente a la empresa (en cuyo caso… ¡no esnada importante). Así las cosas, la tecnología no es importante enimplantación (si procura lo que se quiere) ni en elfuturo (si se ha implantado lo que se deseaba) Sólo lo es, en cada producto, la disposición a lacomunicación basada en servicios de negocio. Pero, entonces… ¿tampoco son relevantes lasdemostraciones, las referencias o las características? No, no y… ¡por supuesto que no! [reflexión]
  19. 19. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella El objetivo de una “demo” de un ERP a un posible clientees, únicamente, asentar las labores de preventa delProTec. Es decir: tiene que ver una empresa diferentes demos dediferentes productos para ir contando en cada caso cuál seadapta mejor a lo que quiere… ¡si todos van a pasar-por/sufrirun proceso de adaptación que usualmente iguala el precio desus licencias o lo supera! Lo realizado en otros clientes o provisto en el productobásico no es relevante. Un matrimonio anterior no garantiza el éxito en un nuevomatrimonio. La empresa necesita de garantías reales de implantaciónadecuada, que forzosamente se darán en el procesomismo de implantación y raramente en el producto.
  20. 20. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Determinados ERPs tienen implantadores diferentes desus fabricantes (todos los grandes) y otros no (los demenor extensión, usualmente). En cualquier caso.. ¿qué importa aquí? ¿La prestanciatécnica del implantador, quizás basada en sus experienciaso en las capacidades de su personal? ¿Su ficha policial… enblanco? Sólo interesa su “disposición”, muchísimo más que suexperiencia o capacidad, comprometidas forzosamentemediante un oportuno contrato de servicios. La valoración de un implantador se dará en razón de elajuste de las necesidades a satisfacer (nunca bienponderables) y sus resultados (no calibrables) …así que, puestos a subjetivar… ¡la disposición cuenta aún más!
  21. 21. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella El precio de la licencia debiera asimilarse a un “productoque funciona al ser entregado o, al menos, instalado” (nohay que olvidar que licencia es un “permiso para haceralgo” –DRAE) Así que si para que un ERP funcione (operativamente hablando)hay que parametrizar o realizar acciones de análisis, diseño, bla-bla-bla… entonces es que se ha desviado parte del precio de lalicencia hacia la fase de desarrollo que resultará… ¡obligatoria! Lo más práctico es que las empresas obvien el precio delas licencias y se centren en el coste total de la instalación(licencias + desarrollo) y en el de su soporte y modificaciónfutura (mantenimiento + coste de desarrollo + licenciasadicionales). Una asunción profiláctica y muy práctica es la de considerar losERPs como productos perecederos con una vida de… ¿5 años?
  22. 22. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella ¿Cuáles son los avales y garantías que aportan losimplantadores de ERPs?Veamos sus argumentos: Fiabilidad basada en la extensión del producto. Calidad expuesta en cuadrantes mágicos y estudiosexternos. Prestancia centrada en anteriores casos de éxito Garantía sustanciada por el ajuste entre un análisisposterior (que la empresa firmaría) y sus resultados.▪ Es decir: una suerte de… “te vendo la licencia, y ahora dime lo quequieres, que yo te diré cuánto te voy a cobrar por hacerte… eso; nolo que tú necesitas, sino eso, sólo eso, que es lo que puedo estimarmonetariamente”. Es decir: las garantías suelen ser “expectativasprestigiadas” y no verdaderas garantías.
  23. 23. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Claro que… si la parametrización depende de unanálisis, ¿qué sentido tiene el pre-análisis alque, inmisericordemente, muchas empresas sonsometidas antes de la oferta? Básicamente… estimar los rangos de precios que laempresa aceptaría en la (primera) oferta. ¿Por qué los ProTecs no realizan un análisis (a sucargo) para determinar una propuesta dinerariasentada? Pues porque mayoritariamente estiman que tal análisisdebe ser pagado por el cliente. Pero, claro, esto suponeque lo que los ProTecs venden es… ¡la garantía de subuena voluntad! 
  24. 24.  Lo que la empresa necesitaes un paraguas contra lalluvia, y no la garantía de laprevisión –apoyada porinformes, cuadrantes, estadísticas y la experiencia– de queno lloverá. Pues siempre llueve, más tardeo más temprano  No se trata de proteger lainversión, sino de asegurar laproyección… ¡de resultados! Comprobemos que el paraguasexiste y que no está roto ovencido. La tecnología es… ¡un medio!
  25. 25. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella El software no es ningún arcano, ni plantea esquemasdiferentes de los asociados a una compra de tornilloso el alquiler de un vídeo. El problema es que los ProTecs han desplazado su modelode gestión hacia sus clientes, de forma que parece queéstos hayan de aceptar sus hitos, procedimientos y formas(como, por ejemplo, abultadas entregas iniciales), cuandono hay motivo para ello (pregunten por él, siempre,siempre). ¡Claro que se pueden pedir garantías formales!Y, entodo caso, ¡No pagar hasta que éstas se den! No hay que olvidar que el contrato de implantación desoftware es… ¡un contrato!Y, por tanto, está sujeto a lavoluntad de las partes. Sin más; ni menos .
  26. 26. ¿A quién Contactar?¿CómoContactar?
  27. 27. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella
  28. 28. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Lo primero es… ¡elegir proveedores razonables (entrelos productos deseados y entre los desconocidos)! Pero… ¿cómo saber a qué ProTecs contactar? ¿Sonmuchos? ¿Son pocos… los buenos? ¿Me fío de los amigos?¿Confío en la fama? Desgraciadamente no se cuenta con un registro deProTecs, ni general ni temático, por el que se sometana la evaluación de sus clientes, enemigos o críticosindependientes. Así que el primer criterio razonable de elección será el deproximidad: a no ser que queramos acoplarnos idealmentea un producto, necesitaremos ajustes, por lo quebuscaremos empresas que, como mínimo, se puedandesplazar a reuniones (y, por tanto, a aquella en la que seplanteen los términos de lo necesitado por la empresa)▪ Hay que buscar empresas de ERPs enVizcaya… o en Euskadi.
  29. 29. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Un ERP no es como otro tipo de software, pues al constarde módulos integrados, casi podría afirmarse quecualquier desarrollo software de la empresa quedaríaasimilado en alguno de tales módulos. Es decir: las empresas que “fabrican” ERPs difícilmente puedendedicarse a otra cosa que no sea el ERP, que actúa como unagujero negro que atrae y fagocita todas sus actividades dedesarrollo. Por otro lado, los implantadores de ERPs necesitan depersonal y conocimientos muyespecíficos, experiencia, inversiones en productos y, sobretodo, ventas. Por tanto, las empresas relacionadas con ERPs unirán eltérmino ERP a su actividad de forma clara, así que podríanser encontradas en listados en CEBEK y otras instituciones
  30. 30. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella A los ProTecs resultantes de las listas hay que contactarlespor teléfono o e-mail para pedirles información sobre el (olos) ERP(s) que implantan (y dónde están en laWeb). Pero no una cita, sino tan sólo información, preferentemente enpapel (para comprobar su gramaje [] y, sobre todo, porque alser un medio más caro que laWeb, se tiende a sintetizar más y aexponer sólo lo más importante).▪ Las citas sólo servirían para entregar el papel (lo que supone unapérdida de tiempo para la empresa), o para que el ProTec calibre si valela pena invertir su tiempo (lo que no es razonable), o para aprovechar yhacer un pequeño análisis de pre-venta (a lo que la empresa debenegarse… pues no sirven para casi nada) Si el ProTec es razonable, esta simple petición dispararásus alarmas y, tras mandar la documentación (orecomendar un sitio Web), seguirá en adelante el proceso.
  31. 31. ProducciónCRM
  32. 32. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Una relación de proveedores/implantadores de ERPspodría ser muy larga (si fuera corta, porque no se puedenencontrar nombres, no habría que discriminar entre ellos),así que deben aplicarse algunos criterios de filtro, por loque en el primer contacto a distancia (por teléfono o e-mail o carta) habría que plantearles expresamente: El precio máximo a pagar (o su horquilla) Que no se necesita un CRM (se necesite o no) Que no se va a abordar la producción (a no ser que sea el únicoobjetivo de la empresa). Los módulos de Producción o de CRM, si el ERP esrazonable, siempre se pueden añadir después. …así que separarlos en la oferta centra muchísimo los rangos deprecios y las disponibilidades de servicio de los ProTecs.
  33. 33. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella ¿Dónde radica la principal diferencia de precio, tiempo yesfuerzo entre los ERPs, y para cada uno de ellos, entresus posibles implantaciones? Sin duda… en el módulo de producción (cuya automatización, sirecordamos, fue en su día la base conceptual y de negocio delos ERPs). La implantación de un ERP con Producción supone, en casitodos los casos, una adecuación específica (llámeseparametrización o desarrollo: da igual) del ERP a laempresa, lo que implica un análisis extenso y un desarrollolargo y costoso. Así que si una empresa no necesita mecanizar su producción, lomejor es decirlo de antemano al ProTec, para que éste centre suoferta de documentación
  34. 34. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella El objetivo de un paquete software CRM no es generarcuadros de mando de clientes, sino ayudar en la actividadcomercial de la empresa: ayudarla a vender sus productosy servicios. Así que el conocimiento para su concepción y puesta en marchafuncional y operativa es esencialmente diferente del que seprocura en los ERPs. En muchos casos los ERPs incorporan módulos CRMque, en realidad, sólo son aprovechamientos internos deinformación integrada que debería haberse dadomediante servicios externos [explicar, explicar]. En todo caso, el CRM (el que aporte el ERP u otro) siempre debepoder añadirse tras haber implantado un ERP.▪ Y si el CRM se regala… probablemente es que no vale nada.
  35. 35. Adecuación a la EmpresaPreparación y Disposición
  36. 36. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Los ProTecs suelen tener sus propio sistemas deprospección, información, pre-venta, análisis, venta, etc.de sus ERPs. Sistemas que, a veces, están sujetos a marcos de gestión de lacalidad.▪ …que los criterios anteriormente expuestos podrían quebrar. Pero… ¡Nada de esto importa a la empresa! No hay que olvidar que la esencia de la implantación de un ERPes su adecuación a las necesidades de la empresa.▪ Así que… mal síntoma es que ya en el primer acercamiento el ProTec nose pueda o quiera adaptar a lo que la empresa desea. Hay que mantenerse firme: nada de entrevistas antes derecibir la documentación Y respecto de los comerciales de los ProTecs hay que aplicarlesel lema de Hollywood: “No nos llame, nosotros le llamaremos”
  37. 37. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Tras recibir la documentación (pues si no se recibe, elinterés habrá demostrado ser muy escaso: mal comienzopara una posible implantación) y efectuar una primeradiscriminación basada en lo que en ella aparece(precio, localización geográfica de oficinas delProTec, implantación en el sector al que pertenece laempresa, claridad en la exposición del ERP, etc.), se citaráa los ProTecs a una reunión en la que se le participarán losrequisitos de la empresa para el proyecto. Tal reunión será, necesariamente, conjunta (InfoPool) Pues no se trata de que planteen ofertas invididualizadas, sinode que escuchen lo que la empresa tiene que contarles, juntocon el resto de proveedores pre-seleccionados.▪ Y si el ProTec plantea pegas, probablemente no interesa a la empresa.
  38. 38. El Ciclo deVida de las OfertasTecnológicasObjetivos, Criterios y Desarrollo
  39. 39.  El objetivo de estareunión conjunta deproveedores es que losProTecs escuchen a laempresa …y que planteen sus dudasde forma pública▪ …y se escuchen unos a otros,y a las respuestas de laempresa. Se trata de plantear loque la empresa necesita,no lo que los ProTecsofrecen, …que podrán exponer enlas ofertas formales que sederiven de esta reunión.
  40. 40. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Tal y como les hemos adelantado por teléfono, el próximo xx/xx/xxa las xx:xx horas tendrá lugar, en nuestras instalaciones, unareunión en la que se explicarán los requisitos deseables del sistemaERP que pretendemos implantar en nuestra empresa. A efectosde que puedan preparar mejor la reunión, a la que asistirán otrosproveedores, les anticipamos las líneas de la misma: Brevísima introducción al proyecto Breve explicación de las características de la empresa y de su situaciónactual Requisitos plausibles y criterios para la toma de decisión Preguntas y Aclaraciones El resultado de la reunión deberá ser, sin reuniones intermediasadicionales, una oferta (en el plazo que se acuerde) que contempletodos los aspectos delicencias, implantación, parametrización, validación, producción, pruebas y mantenimiento.
  41. 41. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Les anticipamos, también, que los criterios básicos que primaránen la elección final, centrados en el aseguramiento de laimplantación, serán, sin pretensión de orden o importancia, lossiguientes: Precio de licencias Hitos de Pago (no importan las metodologías de implantación, sino loshitos de validación) Entrega dineraria o aval inicial Acotación y control de la parametrización/codificación Mantenimiento flexible Prototipo operativo Formación evaluada por la empresa Eliminación de costes superfluos (dirección de proyecto, etc.) Esperando y agradeciendo de antemano su asistencia, recibannuestros saludos cordiales.
  42. 42. © 2008-2013 Ricardo Devis BotellaRequisitosAnálisisDiseñoImplementaciónProducción
  43. 43. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella El objetivo del SLC (Software Life Cycle) es laconstrucción o adecuación del software, aplicable alas empresas que manejan su proceso productivo. Se trata, por tanto, de un conjunto de procesos internosde los ProTecs▪ …que no puede ni debe ser impuesto a las empresas. Es claro que cualquier proceso fabril o de producciónnecesita de fases internas específicas …pero los hitos respecto de sus clientes deben serestablecidos en razón de las necesidades de estosúltimos, y no de las condiciones de los procesosinternos, sometidos o no a sistema de gestión de sucalidad.▪ La calidad sólo cabe aplicarla a los hitos de la empresa, que notienen que coincidir con los del ProTec [discutir, discutir].
  44. 44. © 2008-2013 Ricardo Devis BotellaInstalaciónDiseño deInteracciónPrototipoImplantaciónModularValidación
  45. 45. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Los ProTecs acostumbran a comenzar sus proyectos conuna fase de descubrimiento de requisitos (usualmentefuncionales), que se plasman en documentos que suelenforzar a firmar a las empresas, para así determinar deforma monetariamente clara el alcance de sus trabajos Se trata de que el presupuesto se ajuste a la tarificación de talesrequisitos. Pero no es posible para la empresa valorar la completitudde tales requisitos, sino sólo (y a veces ni siquiera eso) sucorrección [explicar, explicar]. Es decir: el documento de requisitos es una condición internadel proceso de implantación, propia del ProTec, que ésteprobablemente deba redactar▪ …pero no constituye hito alguno para la empresa, que, en cualquiercaso, sólo podrá corregir en él errores obvios, pero no validarlo.
  46. 46. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella El primer hito válido (y, por tanto, certificable ysusceptible de ser pagado) respecto de las empresas tieneque ser un prototipo operativo del sistema final que seimplantará. Esto no significa que al ProTec no se le vaya a pagar surecolección de requisitos o el análisis software/negocial quehaya practicado, sino que simplemente se le pagará un pocomás tarde, cuando demuestre su adecuación a las necesidadesde la empresa… ¡mediante el prototipo!▪ Pues esto sí es algo que la empresa puede comprobar y validar. Si se dan datos a migrar (desde un ERP o cualquier sistemaanterior), un subconjunto de éstos debe ser incorporado alprototipo, de forma que la empresa pueda comprobar lavalidez de la nueva implantación. Así que los procedimientos de migración no pueden diferirse.
  47. 47. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella En los presupuestos (muy) iniciales de los ProTecs se suelenotar un presupuesto, típicamente basado en horas deconsultoría, por el que realizarían la parametrización(ajuste) del ERP para la empresa. Tal presupuesto no puede dejarse depende de un análisisposterior… ¡ni de nada posterior a la firma del pedido delERP! Así que se dan dos posibilidades razonables: O el ProTec considera que es un precio fijo, pues conoce laempresa y/o su sector… o estima una desviación máxima de un15% (que tendrá que ser justificada, en todo caso) …o el ProTec realiza, a su coste, un análisis previo parafinalmente recalar en el supuesto anterior.▪ En ningún caso es de recibo que la empresa pague un análisis deestimación de costes de implantación de un producto en liza electiva.
  48. 48. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Los ProTecs suelen justificar sus facturas de desarrollo oparametrización mediante “partes de trabajo” que reflejanlas horas que uno o varios de sus profesionales hantrabajado en un desarrollo software, derivado, en el mejorde los casos, de un requisito pactado con la empresa. Pero se obvia que la empresa en ningún caso puede validar estetrabajo: sólo el resultado. Pero se firman las horas, no elresultado.▪ Así que… ¡que la empresa no firme nada! ¡Qué más da cuánto, cuándoy dónde se trabaje! La empresa sólo puede valorar aquello que puedemedir: el resultado. El compromiso de los ProTecs de que ocasionarán el mejorgasto posible es el mismo que el de las super-potenciascuando, en guerra, afirman que causaran el menor númerode bajas posible: es una mera declaración.
  49. 49. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Los productos de las ligas mayores(Microsoft, SAP, Oracle, etc.) imponen sus criterios y escasi imposible sustraerse a ellos… si se quiere elproducto, sin más. Así que el mantenimiento es el que es, y el precio de laslicencias y su forma de pago las que determinen, sin discusión.▪ En tales casos la empresa ha de valorar el precio total Los otros productos… tienen un software suyo y exigen…¿qué exigen? Usualmente piden un 30% de entrada, lo quees inusualmente irrazonable (¿por qué?), y, además, elprecio de las licencias cuando se instalen para el desarrolloo, peor, al principio. No se debe ceder en esto: las licencias deben pagarse sólocuando se haya puesto en producción el ERP; esto es, al final delproyecto.Y el desarrollo… que vaya por cuenta del implantador.
  50. 50. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella La licencia (“de uso”) es un artefacto financiero para,supuestamente, amortizar la inversión (“continua”) deun ProTec en su ERP. De acuerdo. Pero ese concepto no impele al pagoinmediato. De hecho, si una empresa pide las licencias poranticipado es porque… ¡tiene dificultades financieras!,dado que la salida de un producto fabricado con bits noimporta salida efectiva de material o de dividendos.Y sitiene tales dificultades, quizás sea mejor no empezar así elproyecto.▪ Esto es fácil de ver: si se ofrece al ProTec un aval (tal vez bancario)garantizando que se pagan las licencias al término del proyecto(aceptado por la empresa) y no acepta… ¡tiene dificultades claras!
  51. 51. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella El mantenimiento no suele cubrir las mejoras sobre laparametrización/ajuste del ERP a la empresa, ni tampocolas nuevas funcionalidades que se quieran añadir a laimplantación previamente realizada. Así que sólo tiende a cubrir las mejoras sobre el producto base▪ …que es, precisamente, aquél que se tuvo que parametrizar (y hastaquizás pagar una dirección de proyecto) para que tuviera uso operativoen la empresa. El mantenimiento debiera ser sustituido por un contratoeficaz (para la empresa) en el que quedara claro que loscambios legales (como la contabilidad) son asumidos porel ProTec y sus defectos en la implantación también. Y, para el resto (nuevas funciones) podría establecerse unatarifa por horas (demostrables), más una política razonable dere-enganche (por si sale más barato) al mantenimiento inicial.
  52. 52. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella ¿Por qué es necesario el mantenimiento (anual, del 10% al30% del coste de las licencias) de un ERP? Supuestamente porque incorpora mejoras, tecnológicas yfuncionales, que se pueden ir añadiendo al software baseinstalado.▪ Pero, si se acaba de empezar un proyecto de implantación… ¿encuántos años a partir de su puesta en marcha empezaré a necesitarmejora alguna (si el trabajo de implantación se ha hecho bien)? El mantenimiento debiera ser opcional (y, desde luego, noasumible justo después de la implantación del ERP, ynunca al principio del contrato). …pero debieran darse condiciones contractuales para asegurarel re-enganche de la empresa más adelante▪ Y tales condiciones no pueden ser (no pueden ser) el pago de las cuotasatrasadas de años anteriores de mantenimiento, en ningún caso.
  53. 53. Cooperación como Criterio DiscriminatorioParametrización y GastosAsociados
  54. 54. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella
  55. 55. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Tras una sesión de InfoPool, los ProTecs se muestran untanto confusos (a no ser que hayan asistido antes auna), pero finalmente acaban en una oferta que intentareflejar los términos que la empresa desea, hasta ciertopunto. Y aquí se verá el talante cooperador de cada ProTec, que esclaro reflejo y anticipo de la cooperación con la que va a contarla empresa en la fase de análisis, diseño e implantación de suERP.▪ Lo que la empresa ha planteado en el InfoPool es lo que desea, y nofuerza a ningún ProTec a aceptarlo, pero es lo que le gustaría, sinduda, recibir.Así que cada negativa de un ProTec a uno de estos puntosrepresenta una intransigencia que deberá ser explicada sin recurrir aesquemas propios de calidad o, simplemente, “porque siempre lohemos hecho, se ha hecho así”. Las ofertas mejor valoradas serán las que reflejen todoslos puntos anteriormente descritos de forma expresa.
  56. 56. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella “Parametrización” es un eufemismo utilizado por losProTecs que pretende significar que el ajuste de un ERP alas necesidades de la empresa se realiza “simplemente”cambiando algunos parámetros, y no desarrollandosoftware ni codificando, que supone grandes esfuerzos ypuede implicar enormes errores y dilaciones. Pero la verdad es que a la empresa le da igual: compra un ERP ysu implantación por el resultado, y le da igual que éste seconsiga mediante conjuros, codificación, parametrización o porel concurso de elfos que se encargan en las máquinas de talajuste. Así que no nos debe importar el método “interno” de losProTecs, sino lo que con él se consigue. Así que las valoraciones de “parametrización”, “desarrollo” osimple ajuste requieren una discriminación especial.
  57. 57. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Si en una oferta aparece “consultoría de parametrización(o un concepto similar) de la contabilidad (o definanzas)”, ¿qué cabe pensar del ERP que se va aimplantar? “¿Realmente mi empresa necesita que una contabilidad searetocada respecto del estándar?”▪ Y, con todo, “¿¿¿¿¿A ese precio?????” No basta con que todos los esfuerzos de desarrollopresupuestados se hayan estimado: hay que explicar sunecesidad (comprensible para la empresa, que compra unpaquete de gestión integrada) y detallar su ejecución. ¿Ajuste de interfaces gráficas? ¿Cambio de algún atributo?¿Necesidad de integración? ¡¡Que se explique en la oferta!! Si la explicación no es comprensible para la empresa esque no es necesaria (o que el precio de la licencia es falso).
  58. 58. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Un apartado interesante de gran parte de las ofertas es elque refleja los gastos de “Dirección del Proyecto”, queresuena como el cargo del “pan” en los restaurantes caros(diez veces superior a su precio en una panaderíacarísima). ¡Reclamen la implantación de su ERP sin dirección pagadadel proyecto! La dirección y la coordinación es una característica que se lesupone al implantador, como el valor a los soldados, pues esparte de su quehacer organizativo. O, mejor: ¡Reclamen un precio razonable por laimplantación completa, tras un análisis también razonablede su empresa y de su sector de actividad! Y es que el cargo por dirección es una diversión del presupuesto.
  59. 59. Hitos Paralelos e Implantación ModularFormaciónValidada y Documentación
  60. 60. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Asumiendo que los hitos internos propios del ciclo de vidadel software sólo competen al ProTec, el proyecto deimplantación debiera reflejarlos (como puntos de control)y señalar también, sobre todo, los hitos del ciclo de vida deimplantación de la empresa (prototipo, etc.) de formaligada (teniendo en cuenta que estos últimos son los hitosde pago). El compromiso del ProTec con los hitos comprensiblespara su cliente (la empresa) tiene que ser plasmado deforma conveniente y convincente en la planificación delproyecto …pues en otro caso se adivinará que se ha tratado de unaoperación cosmética de [pre-]venta que no tiene valor real en eldesarrollo del proyecto.
  61. 61. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella No se debe pagar cuando se instala el paquete básico delERP, sino, por partes, cuando se produce una instalaciónvalidada de un módulo concreto de éste …derivada de (y ajustada a) el prototipo operativo sobre el queha de basarse. Y si el ProTec asegura que sólo puede verse el desarrollomodular al final del proyecto… …habrá que pagarle todo al final del proyecto también▪ …y cualquier necesidad perentoria de pago anterior se deberá entendercomo necesidad financiera de la empresa implantadora, lógicamenteasociada a dudas razonables sobre su capacidad para abordar yterminar de forma exitosa el proyecto. La implantación de cada módulo será validada cuando sehaya dado formación sobre el mismo y se haya probadosuficientemente por sus usuarios correspondientes.
  62. 62. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Con el esquema propuesto, la formación debería empezaral tiempo que la puesta en marcha de los prototiposprescriptivos …pues en ellos se darán, de forma exploratoria, lascircunstancias concretas de uso del ERP por parte de laempresa. La formación será bi-direccional Es decir: el ProTec emitirá un informe sobre su evaluación, y losusuarios de la empresa determinarán si la formación ha sidosuficiente… o no (en tal caso, el ProTec se comprometerá aenmendarla y repetirla). En cualquier caso, la formación necesitará dedocumentación previa O sea: no se dará a viva voz, como el berebere, sino que seapoyará en documentos explicativos auto-suficientes.
  63. 63. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella Las interfaces gráficas debieran ser, ya de porsí, razonables y auto-explicativas …pero –hay que reconocerlo– esto depende del productoelegido (nunca del implantador) Los manuales de uso y administración deben serespecíficos para el proyecto …y no los del producto base▪ …pues se está pagando (a buen precio) una parametrización querequiere que se explique, técnica y operativamente, lo que se hahecho, cómo se usa, y sus implicaciones de desarrollo y extensiónulteriores. La documentación de cada módulo deberá serentregada previamente a la aprobación (como hito depago) de tal módulo.
  64. 64. Reflexión Ponente/AsistentesDebate Final
  65. 65.  Mensaje Básico ProTecs y Listas Prototipos Temas Dinerarios Proyectos Horas Facturables Migraciones Formación Documentación Mantenimiento Producción Integración
  66. 66. © 2008-2013 Ricardo Devis Botella

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