Tema 11 la carta comercial

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Tema 11 la carta comercial

  1. 1. TEMA 11La carta comercial
  2. 2. Introducción 11.1 La carta comercial 11.2 Los soportes físicos de la carta comercial 11.3 Estructura de la carta comercial 11.4 Estilo de las cartas comerciales 11.5 Clasificación de las cartas comerciales 11.6 Registro de correspondencia y documentación 11.7 Fases del registro de la entrada y salida de correo 11.8 Sistema de anotación en los libros de registro 11.9 Personalización de cartas y sobres 11.10 Confidencialidad en la información escrita
  3. 3. 11.1 LA CARTA COMERCIAL• La carta comercial es el sistema de comunicación escrita más utilizado por las empresas para iniciar, mantener y aumentar su actividad económica.• Se deben tener en cuenta las siguientes condiciones: Evitar las faltas de ortografía Tratar los temas de forma independiente Utilizar un vocabulario amplio Huir del empleo excesivo del gerundio Evitar los pleonasmos No cometer cacofonía No abusar de formulismos
  4. 4. 11.2 Los soportes físicos de la carta comercial Se usará un sobre rectangular cuyas medidas son 110x 220mm. Para situar correctamente la dirección del destinatario, se divide por la mitad mediante dos líneas imaginarias a lo largo y ancho. Cuadrante para los datos del remitente Zona de franqueo Forma correcta de Forma colocar el sello y la incorrecta de firma Cuadrante para los colocar el sello y datos del destinatario la firma
  5. 5. 11.3 Estructura de la carta comercial La carta comercial se divide en 3 partes:  Inicio • Membrete: Razón social, apellidos, dirección postal completa, calle, numero, letra, código postal ,población de quien escribe la carta. • Destinatario: Razón social, si se trata de una empresa, o el nombre comercial, o el nombre y los apellidos o ambos si es una persona física a quien va dirigida la carta comercial. • Referencia • Asunto • Fecha
  6. 6. 11.3 Estructura de la carta comercial  Contenido: • Saludo: Es la fórmula de cortesía dirigida al destinatario. • Texto: Se trata del tema que origina la carta comercial.  Final • Despedida: Atentamente, Reciban un cordial saludo, les saluda atentamente. • Antefirma: Figura la razón social de la empresa. HIERROS Y ACEROS S.A MANUFACTURAS S.L El Gerente El jefe de Ventas
  7. 7. 11.3 Estructura de la carta comercial  Final: • Firma: METALSAL El jefe de Compras Fdo: Braulio Rivas Pou • Anexo: Apartado que se utiliza cuando se adjunten a la carta comercial otros documentos o escritos. • Posdata: Espacio reservado para incluir algún dato omitido en el texto de la carta.
  8. 8. 11.4 Estilos de las cartas comerciales Estilo moderno • Se caracteriza por su extrema sencillez, comodidad y rapidez en el mecanografiado debido la distribución de las partes. Estilo moderno modificado • Igual que el estilo moderno, excepto en la despedida, antefirma y firma que se sitúa desde el centro de la carta hacia su margen derecho. Estilo profesional • En este estilo se utiliza la sangría de las fórmula del saludo y en cada uno de los párrafos o puntos y aparte que se escriba. Son mas fáciles de leer y apariencia mas agradable. Estilo evolucionado • Nace en el marco de las actuales relaciones mercantiles, en las cuales son cruciales la rapidez de comunicación y la simplificación de los temas.
  9. 9. 11.5 Clasificación de las cartas comercialesA) Cartas de pedido: De solicitud de información • Es la carta comercial que escribe el cliente a un proveedor o proveedores para recabar información sobre los artículos que elaboran con el motivo de realizar un posterior pedido. Del pedido en firme: • Se originan , en primer contacto, cuando la empresa cliente, una ves recibida y valorada la información que solicitó , formula el pedido en firme al proveedor seleccionado. De aceptación del pedido • Son las cartas que emite el proveedor o vendedor al cliente comunicándole la aprobación del pedido formulado por éste.
  10. 10. 11.5 Clasificación de las cartas comercialesA) Cartas de pedido De denegación del pedido • Estas cartas se han redactar, cuando así proceda, de tal forma que el cliente no se sienta ofendido para que no afecte a futuras relaciones comerciales Del cobro en firme: • Es la clase de cartas que envía el proveedor a los clientes adjuntando el documento o documentos motivo por la venta: factura comercial, letras de cambio….
  11. 11. 11.5 Clasificación de las cartas comercialesB) Cartas de reclamación De reclamación del pedido • Tipo de carta que sirve para que el cliente ponga en conocimiento del proveedor alguna incidencia o anomalía detectada en el pedido servido: calidad, cantidad, envió equivocado de determinados artículos… De reclamación del impagado • Estas se confeccionan cuando el deudor no ha cumplido con las condiciones de pago pactadas en el pedido. • Su redacción ha de ser breve, mostrando firmeza por parte del reclamante para cobrar las deudas impagada, pero sin olvidar cierto grado de colaboración para alcanzar una solución satisfactoria.
  12. 12. 11.5 Clasificación de las cartas comercialesC) Cartas de ámbito general Cartas e entidades de crédito Cartas a compañías de seguros Cartas contables Cartas de informes personales
  13. 13. 11.6 Registro de correspondencia y documentaciónEl registro de la correspondencia, asi como de los diversos documentos quereciben y expiden las empresas y organismos oficiales), está respaldado, para lasprimeras, por la propia racionalización y organización del trabajo administrativo; y,para los segundos, por la obligatoriedad marcada en la ley. Estos registros se hacen mediante anotaciones en los denominados libros de registro. Aunque estos libros difieren según los fabricantes, en el fondo son muy parecidos debido a que lo que persiguen estos libros es ofrecer una pequeña referencia o descripción de la correspondencia o documentos recibidos expedidos, que se anotan cronológicamente. A causa de los avances tecnológicos que han experimentado los sistemas de comunicación, ya no solamente hacen falta libros que sirvan para registrar correspondencia postal, sino libros que han sido ampliados para llevar el registro de fax y del correo electrónico recibido y enviado.
  14. 14. 11.6 Registro de correspondencia y documentaciónLos libros de registros se dividirán atendiendo al volumen de la correspondencia: Cuando tengamos un pequeño volumen de correspondencia y/o comunicaciones:  Libro de entrada/Salida de correspondencia. Si la correspondencia es mayor dividiremos los libros de registro en Entrada y Salida. Cuando el volumen es considerable se recomienda la siguiente división:  Libro entrada  Libro salida  Faxes recibidos  Faxes expedidos.  Registro de correo electrónico.
  15. 15. 11.7 Fases del registro de la entrada y salida del correo Registro: Recepción/control: Se anota en el libro de Fase en la que se recibe el registro de entrada el correo o se acude a los correo recibido, en sus buzones de las compañías. diferentes clases.Correo recibido: Archivo Apertura/lectura-Correo postal Dependiendo del sistema Se abre el corre recibido y-Fax de custodia de cada se lee para conocer su-Correo empresa, se envían copia o contenido y obrar enelectrónico. copias a la fase siguiente. consecuencia. Distribución Comprobación/ordenación Se hacen llegar el Se comprueban los anexos documento a la persona o que pudieran tener la carta. departamento interesado, bien el original o una copia Proceso general de recepción del correo en una empresa
  16. 16. 11.7 Fases del registro de la entrada y salida del correo Ordenación Cuando la secretaría recibe el Franqueo/ salida correo que debe expedirse, lo Se franqueará correctamente lee comprobando todos sus el correo, separando el extremos franqueo normal, certificado, urgente, paquete. Registro Concluida la anterior fase, La Para el correo que se envía: secretaria anotara en los libros -Para el correo postal de salida los documentos -Para el fax pertinentes -Para el correo electrónico Plegado/ensobrado Se prepara la correspondencia para introducirla en sobres, cuidando muchos las coincidencias de las direcciones. Proceso general de salida del correo
  17. 17. 11.8 Sistema de anotación en los libros de registroSe emplean dos sistemas: Manual: El documento que se va a registrar se valida de forma manuscrita.1. Primero se coloca la correspondencia que se va a registrar por orden, agrupándola por tipos. A continuación se toma como referencia el último número de registro anotado en el libro de que se trate, para utilizar el número correlativo para el próximo registro, y sucesivos.2. La validad del registro se lleva a cabo estampando el correspondiente sello fechador, que por regla general, contendrá los siguientes datos: Departamento, sección o unidad Si se trata de una entrada o salida. Número de registro Fecha de registro del asiento.
  18. 18. 11.8 Sistema de anotación en los libros de registro. Informatizado: La validad de la documentación, así como la anotación de los asientos en los libros correspondientes, se lleva a cabo en una sola operación de toma de datos.1. En cuanto a su validación de la documentación se hace por impresora y constara como mínimo de: Unidad u organismo administrativo que registra. Ministerio, Autonomía o Corporación local al que pertenece. Número correlativo en la serie Fecha y hora de entrada y salida
  19. 19. 11.9 Personalización de cartas y sobresCuando haya que redactar uno debe procurar ponerse en ellugar del destinatario, adaptarse a su psicología y utilizar unvocabulario acorde con su formación y cultura.En el sobre se pondrán los mismo datos del destinatario quefiguran en el apartado de inicio de la carta.Si se usa ordenador para la confección de carta comerciales,las señas o datos del destinatario que escribamos en lapropia carta volverán a aparecer impresas en los sobres sintener que volver a escribirlas.En el supuesto de que en la carta no aparezca las señas deldestinatario , se acuda a los programas de emisión deetiquetas, que son de gran utilidad a la hora de imprimirdirecciones autoadhesivas.
  20. 20. 11.10 Confidencialidad en la información escritaSe analizará la confidencialidad de la información desde tresvertientes:ENTRE DOS PERSONAS PARTICULARES O PRIVADASEl secreto de confidencialidad de la carta está amparado por la ley, la violacíón deeste secreto está penado.EN LAS RELACIONES EMPRESARIALESEn las relaciones empresariales la confidencialidad viene otorgada por su sistemajerárquico, así como por la responsabilidad y grado de confianza dado por los jefes alos subordinados.DESTRUCCION CONFIDENCIALEn nuestro país no existe legislación al respecto, no obstante existen empresasdedicadas a la recogida y destrucción de documentos.También conviene indicar que las empresas están obligados por ley a garantizar yproteger el tratamiento de los datos personales de las personas físicas.

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