Your SlideShare is downloading. ×
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Carte msi
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Thanks for flagging this SlideShare!

Oops! An error has occurred.

×
Saving this for later? Get the SlideShare app to save on your phone or tablet. Read anywhere, anytime – even offline.
Text the download link to your phone
Standard text messaging rates apply

Carte msi

1,276

Published on

0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
1,276
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
21
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Prof. univ. dr. Ioan RADU – coordonator Conf. univ. dr. Minodora URSĂCESCU Cercet. şt. princ.I dr. Dorian VLĂDEANU Asist. univ. drd. Mihai CIOC Prep. univ. Sorin BURLACU INFORMATICĂ ŞI MANAGEMENT O cale spre performanţă Editura Universitară - 2005 -
  • 2. 3 Informatică şi management Despre autori  Ioan Radu este doctor în economie şi profesor universitar la Academia de Studii Economice Bucureşti. În anul 1999 a devenit membru titular al Academiei Oamenilor de Ştiinţă din România. A înfiinţat în 1991, disciplina „Informatică managerială”. Este autor, sau coautor, a 27 cărţi de specialitate. A participat, ca membru sau coordonator de proiect, la 62 contracte şi studii de cercetare ştiinţifică privind perfecţionarea managementului microeconomic şi realizarea de sisteme informatice pentru management. În calitate de viceprimar general al Capitalei şi secretar de stat a coordonat lucrări de analiză economică în domeniul serviciilor şi proiectelor cu finanţare internaţională de informatizare a managementului serviciilor publice. Coordonează disciplinele: Sisteme de e-Organization, Tehnologii de comunicaţie în administraţia publică, Sisteme de e-Services, Sisteme informatice în administraţia publică şi Simulări manageriale, precum şi discipline de specialitate în cadrul a 8 programe de master şi a 2 programe postuniversitare.  Minodora Ursăcescu este doctor în economie şi conferenţiar universitar la Academia de Studii Economice Bucureşti. Din anul 2004 este director coordonator al Centrului de Învăţământ la Distanţă din cadrul A.S.E. A publicat 12 cărţi de specialitate, în calitate de autor sau coautor şi a participat la peste 25 contracte şi studii de cercetare ştiinţifică în domeniul economic şi administrativ. Are o experienţă vastă în analiza sistemelor informaţional-decizionale, în modelarea fenomenelor economice, precum şi în optimizarea şi simularea, asistată de calculator, a proceselor manageriale.  Dorian Vlădeanu este doctor în economie şi cercetător ştiinţific principal I la Academia Română. Este autor a 5 cărţi de specialitate şi a peste 100 de studii şi contracte de cercetare ştiinţifică în domeniul economic şi administrativ. A elaborat strategii de dezvoltare regională în domeniul economic. Are o experienţă deosebită în modelarea proceselor economice şi realizarea de simulări manageriale.
  • 3. 4 Informatică şi management  Mihai Cioc este doctorand în economie, domeniul Management şi asistent universitar la Academia de Studii Economice Bucureşti. În anul 2003 a obţinut titlul de masterat în domeniul „Managementul proiectelor”. A participat la elaborarea de studii privind auditarea sistemelor informaţionale şi optimizarea proceselor manageriale prin produse informatice dedicate. A colaborat la realizarea sistemului informatic integrat de perfecţionare a managementului serviciilor publice, în cadrul unui proiect cu finanţare internaţională.  Sorin Burlacu este preparator universitar la Academia de Studii Economice Bucureşti. A absolvit, în anul 2004, cursul de studii aprofundate „Management Urban”. A participat la proiectarea de sisteme informatice pentru perfecţionarea managementului administrativ şi a celui microeconomic.
  • 4. 5 Informatică şi management CUPRINS PREFAŢĂ ---------------------------------------------------------------------------------- 9 1 SISTEMUL – CADRU EXISTENŢIAL AL ORGANIZAŢIEI ------------------------13 1.1 ELEMENTE GENERALE PRIVIND TEORIA SISTEMELOR------------------------------------13 1.1.1 CONCEPTUL DE SISTEM ŞI ABORDAREA SISTEMICĂ ------------------------------ 13 1.1.2 STRUCTURA, FUNCŢIILE ŞI PROPRIETĂŢILE SISTEMULUI------------------------ 19 1.2 ABORDAREA SISTEMICĂ A ORGANIZAŢIEI -------------------------------------------------25 1.2.1 CONSIDERAŢII PRELIMINARE --------------------------------------------------------- 25 1.2.2 ORGANIZAŢIA CA SISTEM CIBERNETIC --------------------------------------------- 29 1.2.3 SISTEMELE DINAMICE SUB INFLUENŢA FENOMENULUI DE ENTROPIE INFORMAŢIONALĂ----------------------------------------------------------------------- 34 2 SISTEMUL INFORMAŢIONAL ŞI DECIZIONAL AL ORGANIZAŢIEI-----------44 2.1 SISTEMUL INFORMAŢIONAL -------------------------------------------------------------------44 2.1.1 FUNDAMENTE TEORETICE------------------------------------------------------------- 44 2.1.2 DE LA DATE-INFORMAŢII, LA DATE-INFORMAŢII-CUNOŞTINŢE --------------- 54 2.1.3 ABORDAREA SISTEMICĂ A COMPONENTEI INFORMAŢIONALE ---------------- 57 2.2 SISTEMUL INFORMATIC-------------------------------------------------------------------------60 2.2.1 TIPOLOGIA ŞI EVOLUŢIA SISTEMELOR INFORMATICE --------------------------- 62 2.3 SISTEMUL DECIZIONAL -------------------------------------------------------------------------65 3 STRUCTURA CONCEPTUALA A SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIILOR------------------------------------------------72 3.1 CONSIDERAŢII GENERALE----------------------------------------------------------------------72 3.2 ARHITECTURA SISTEMULUI INFORMATIC INTEGRAT ------------------------------------74 3.2.1 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL ACTIVITĂŢILOR DE CERCETARE-DEZVOLTARE ------------------------------------------------------------- 77 3.2.2 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL COMERCIAL ------------ 81 3.2.2.1 MODULUL INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL APROVIZIONĂRII-------------------------------------------------------------- 81 3.2.2.2 MODULUL INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL VÂNZĂRILOR- 87
  • 5. 6 Informatică şi management 3.2.2.3 MODULUL INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL MARKETINGULUI -------------------------------------------------------------- 92 3.2.3 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL CONTRACTELOR------- 98 3.2.4 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL PRODUCŢIEI----------- 103 3.2.5 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL STOCURILOR ---------- 113 3.2.6 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL FINANCIAR-CONTABIL ----------------------------------------------------------------- 117 3.2.7 SUBSISTEM INFORMATIC PENTRU MANAGEMENTUL RESURSELOR UMANE 128 4 METODE ŞI TEHNICI ASISTATE DE CALCULATOR PENTRU REZOLVAREA SITUAŢIILOR MANAGERIALE COMPLEXE------------------------------------------135 4.1 CONSIDERAŢII GENERALE-------------------------------------------------------------------- 135 4.2 OPTIMIZAREA UNICRITERIALĂ A DECIZIILOR------------------------------------------- 138 4.2.1 SITUAŢII MANAGERIALE SPECIFICE ASISTATE DE CALCULATOR ------------- 138 4.2.2 SUPORTUL ECONOMICO-MATEMATIC --------------------------------------------- 139 4.2.3 STUDIU DE CAZ. ALEGEREA STRUCTURII OPTIME DE FABRICAŢIE URMĂRIND MAXIMIZAREA PROFITULUI ---------------------------------------------------------- 142 4.3 DETERMINAREA DECIZIEI OPTIMALE ASISTATĂ DE CALCULATOR ÎN CONDIŢII MULTICRITERIALE DE CERTITUDINE ----------------------------------------------------- 147 4.3.1 APLICAŢII ALE TEHNICILOR FUZZY ÎN TEORIA DECIZIILOR------------------- 147 4.3.2 ALGORITMUL DERIVAT DIN TEORIA MULŢIMILOR VAGI ---------------------- 150 4.3.3 STUDIU DE CAZ. SELECTAREA FIRMEI DE AUDIT LA INTRAREA ÎN EFECTIVITATE A UNUI CONTRACT DE CONCESIUNE----------------------------- 154 4.4. METODE ASISTATE DE CALCULATOR PENTRU EXERCITAREA ATRIBUTULUI DE PREVIZIUNE ----------------------------------------------------------------------------------- 166 4.4.1 SITUAŢII MANAGERIALE ADECVATE UTILIZĂRII -------------------------------- 166 4.4.2 SUPORT ECONOMICO-MATEMATIC------------------------------------------------- 168 4.4.3 STUDIU DE CAZ. PROGNOZA EVOLUŢIEI PIEŢEI UNUI SERVICIU PUBLIC---- 174 4.5 METODE ASOCIATE ATRIBUTELOR DE ORGANIZARE ŞI COORDONARE ------------ 190 4.5.1 MANAGEMENTUL DE PROIECT ŞI CONCEPTELE ASOCIATE -------------------- 190 4.5.2 ALGORITMI SPECIFICI TEORIEI ORDONANŢĂRII--------------------------------- 193 4.5.3 STUDIU DE CAZ. ORGANIZAREA ŞI PLANIFICAREA LUCRĂRILOR DE REALIZARE A UNUI SISTEM COMPLEX.---------------------------------------------- 196 4.6 SIMULAREA MANAGEMENTULUI ORGANIZAŢIEI --------------------------------------- 208 4.6.1 METODOLOGIA SIMULĂRII PROCESELOR ECONOMICE ------------------------- 208 4.6.2 ARHITECTURA MODELELOR DE SIMULARE --------------------------------------- 220 4.6.3 STUDIU DE CAZ. SIMULAREA SCENARIILOR DE EVOLUŢIE ECONOMICĂ A UNEI ZONE GEOGRAFICE -------------------------------------------------------------- 226 4.7 OPTIMIZAREA PROCESELOR DE CONDUCERE PRIN COSTURI------------------------- 240 4.7.1 INGINERIA VALORII ÎN MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIILOR ----------------- 241 4.7.2 ETAPELE APLICĂRII INGINERIEI VALORII ----------------------------------------- 244 4.7.3 STUDIU DE CAZ. IDENTIFICAREA COSTURILOR SUPRADIMENSIONATE ALE REPROIECTĂRII SISTEMULUI DE MANAGEMENT AL UNEI ORGANIZAŢII ---- 250 4.8 OPTIMIZAREA RUTELOR DE TRANSPORT ------------------------------------------------- 255 4.8.1 CONSIDERAŢII GENERALE ------------------------------------------------------------ 256
  • 6. 7 Informatică şi management 4.8.2 STUDIU DE CAZ. OPTIMIZAREA RUTELOR DE TRANSPORT FOLOSIND ALGORITMUL LUI LITTLE -------------------------------------------------------------- 257 5 REALIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT ------270 5.1 DIAGNOSTICAREA SISTEMELOR INFORMAŢIONALE FOLOSIND TEHNICA SWOT - 270 5.2 PRINCIPII METODOLOGICE DE REALIZARE A SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT -------------------------------------------------------------------------------- 274 5.3 ETAPELE REALIZĂRII SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT ------- 276 5.3.1 ANALIZA --------------------------------------------------------------------------------- 278 5.3.1.1 ANALIZA PRELIMINARĂ ---------------------------------------------------- 278 5.3.1.2 ANALIZA DETALIATĂ-------------------------------------------------------- 284 5.3.2 PROIECTAREA--------------------------------------------------------------------------- 289 5.3.3 IMPLEMENTAREA ---------------------------------------------------------------------- 291 5.3.4 EXPLOATAREA ŞI MENŢINEREA ÎN FUNCŢIUNE ---------------------------------- 292 5.4 METODOLOGII DE PROIECTARE A SISTEMELOR INFORMATICE ---------------------- 292 5.4.1 SSADM ------------------------------------------------------------------------------------ 295 5.4.2 MERISE------------------------------------------------------------------------------------ 297 5.4.3 OMT --------------------------------------------------------------------------------------- 303 5.4.4 UML --------------------------------------------------------------------------------------- 304 6 TENDINŢE MODERNE ÎN INFORMATIZAREA MANAGEMENTULUI ORGANIZAŢIILOR ---------------------------------------------------------------------308 6.1 SISTEME BAZATE PE CUNOŞTINŢE---------------------------------------------------------- 308 6.1.1 CONCEPTUL DE MEMORIE ORGANIZAŢIONALĂ --------------------------------- 309 6.1.2 SISTEME KMS ---------------------------------------------------------------------------- 318 6.1.2.1 ORGANIZAREA BAZEI DE CUNOŞTINŢE ---------------------------------- 318 6.1.2.2 ARHITECTURA SISTEMELOR DE MANAGEMENT AL CUNOŞTINŢELOR --------------------------------------------------------- 323 6.1.3 DEFINIREA ŞI CARACTERIZAREA SISTEMELOR EXPERT------------------------- 329 6.2 SISTEME ERP ------------------------------------------------------------------------------------ 336 6.2.1 EVOLUŢIA SISTEMELOR DE PLANIFICARE A RESURSELOR ORGANIZAŢIEI - 336 6.2.2 SISTEME SCM ---------------------------------------------------------------------------- 340 6.2.3 SISTEME CRM---------------------------------------------------------------------------- 341 6.2.4 SISTEME DE MANAGEMENT AL DOCUMENTELOR ŞI FLUXURILOR DE LUCRU--------------------------------------------------------------------------------- 346 6.3 PLATFORME DE E-ORGANIZATION--------------------------------------------------------- 351 6.3.1 SISTEME INTRANET ŞI REŢELE VIRTUALE PRIVATE------------------------------ 351 6.3.2 SISTEME DE ÎNVĂŢĂMÂNT ONLINE ------------------------------------------------- 358 6.3.2.1 CONCEPTUL DE INSTRUIRE LA DISTANŢĂ ------------------------------- 358 6.3.2.2 FORMAREA PROFESIONALĂ UTILIZÂND TEHNICI DE E-LEARNING 360 6.3.3 SOLUŢII DE E-BUSINESS ŞI E-COMMERCE ------------------------------------------ 369 BIBLIOGRAFIE--------------------------------------------------------------------------376 INDEX------------------------------------------------------------------------------------380 LISTA FIGURILOR ----------------------------------------------------------------------387 LISTA TABELELOR ---------------------------------------------------------------------390
  • 7. 9 Informatică şi management PREFAŢĂ Tranziţia României spre o economie guvernată de legile specifice existenţei unui mediu de afaceri concurenţial ridică organizaţiilor româneşti o serie de probleme generate de necesitatea practicării unui management performant. Situaţiile noi cu care s-au confruntat în ultimii cincisprezece ani factorii de decizie de la nivel micro sau macroeconomic, dar şi cei din domeniul administraţiei publice locale şi centrale, au provocat mutaţii profunde în înţelegerea fenomenelor economice şi în rezolvarea problemelor cu care acestea se confruntă. Atât pentru mediul de afaceri românesc, cât şi pentru instituţiile publice sau pentru societăţile cu capital majoritar de stat, a apărut necesitatea promovării unui act managerial fundamentat pe o infrastructură de metode şi tehnici de management, a cărei cunoaştere a impus parcurgerea rapidă a lungului drum de la mentalitatea de director de dinainte de 1990 la cea de manager din perioada postdecembristă. Această trecere, deloc uşoară, a creat o adevărată criză în managementul românesc, îndeosebi datorită necesităţii asimilării şi aplicării rapide a unor metode şi tehnici specifice managementului concurenţial, cât şi cunoaşterii apriorice a efectelor manifestării pe piaţă a unor fenomene aleatoare şi greu de controlat. Îmbogăţirea bagajului de cunoştinţe a managerilor români s-a făcut într-un ritm rapid, iar aparatul informatic, împreună cu mijloacele de comunicaţie şi de transfer a colecţiilor de informaţii, a devenit treptat, un instrument indispensabil pentru realizarea unui management
  • 8. 10 Informatică şi management performant. Putem astfel, constata o trecere în ultimii cincisprezece ani, de la conceptul de informatică asistată la nivelul organizării procesuale a instituţiilor economice şi publice, la o informatică orientată cu precădere spre facilitarea exercitării atributelor proceselor manageriale. Pentru manageri, a devenit din ce în ce mai acută cunoaşterea evoluţiilor probabile în timp ale proceselor conduse, anticiparea manifestărilor pieţei, din dorinţa de a-şi putea adapta strategiile şi politicile economice la cerinţele acesteia. În mod firesc, un astfel de deziderat nu poate fi satisfăcut decât prin includerea produselor informatice dedicate managementului organizaţiilor, în instrumentarul de lucru al managerilor. În acelaşi timp, putem constata o creştere exponenţială a nevoii de informare a decidenţilor, deşi nu întotdeauna volumele mari de informaţii duc la creşterea calităţii actului decizional. Acest proces real al zilelor noastre tinde să producă trecerea proceselor de fundamentare a deciziilor de la o infrastructură bazată pe informaţii, la una bazată pe cunoştinţe. Apreciem că nu este departe momentul în care managerii români vor folosi ca instrumente de luare a deciziilor sistemele expert şi cele bazate pe cunoştinţe. Diversitatea situaţiilor decizionale cu care se confruntă un manager impune necesitatea promovării unor produse informatice capabile să utilizeze algoritmi complecşi, cuprinşi în modele matematice sofisticate, care formalizează şi modelează diversitatea situaţiilor manageriale dintr-o economie de piaţă. Creşterea rapidă a numărului de utilizatori ai sistemului Internet impune, de asemenea, mutaţii la nivelul organizaţiilor şi în ceea ce priveşte promovarea rapidă a platformelor bazate pe tehnologii TCP/IP, capabile să introducă modele virtuale ale unor activităţi, până nu demult clasice. Astfel, au apărut şi s-au dezvoltat tehnologii de tip eProcurement, eCommerce, eOrganization, eLearning, eServices, eAdministration etc. care au deschis noi perspective pentru managementul secolului XXI. Toate aceste considerente impun definirea unui profil nou al managerului modern, precum şi situarea noilor tehnologii informatice la graniţa dintre două ştiinţe: cea a managementului şi cea a informaticii.
  • 9. 11 Informatică şi management Este obiectivul fundamental pe care şi l-au propus autorii acestei lucrări, ce se doreşte a fi un ghid al noului manager român, în ceea ce priveşte posibilităţile de folosire a aparatului informatic în creşterea calităţii actului decizional, precum şi a aportului informaticii la creşterea performanţelor organizaţiilor. Lucrarea se adresează astfel, nu doar factorilor de decizie din domeniul micro sau macroeconomic, sau din cel al administraţiei publice locale şi centrale, ci şi specialiştilor care îşi desfăşoară activitatea în acest domeniu. O ţintă importantă a lucrării o reprezintă studenţii de la facultăţile economice şi tehnice, precum şi cursanţii care urmează programe de specializare prin cursuri de masterat sau postuniversitare. Faptul că într-o proporţie covârşitoare, conceptele teoretico- metodologice sunt completate cu studii de caz din economia şi administraţia reală, ne permite să apreciem că această lucrare este nu numai un excelent ghid teoretic, ci mai ales, un îndrumar practic despre modul în care informatica poate rezolva situaţii manageriale care, până nu demult, erau considerate de nesoluţionat. În mod firesc, autorii au convingerea că această primă lucrare de o asemenea anvergură, a cărei noutate şi originalitate nu poate fi pusă la îndoială, este susceptibilă de reale îmbunătăţiri. Iată de ce, transmitem de pe acum mulţumirile noastre tuturor acelora care vor veni cu sugestii de îmbunătăţire a conţinutului lucrării, sau de completare a ei, astfel încât managementul românesc să demonstreze că este capabil să crească în eficienţă prin folosirea unui aparat multidisciplinar, în care informatica să aibă un loc aparte, consacrat, recunoscut şi definitiv. Autorii
  • 10. 13 Informatică şi management CAPITOLUL 1 1 SISTEMUL – CADRU EXISTENŢIAL AL ORGANIZAŢIEI 1.1 Elemente generale privind teoria sistemelor 1.1.1 Conceptul de sistem şi abordarea sistemică Conceptul modern de “sistem” a apărut în cursul anului 1940, provenind din diverse domenii, cele mai semnificative fiind biologia, matematica, fizica, ingineria şi gestiunea. Bazele Teoriei generale a sistemelor au fost puse de Von Bertalanffy (General System Theory), al cărei scop fundamental a fost acela de a emite o serie de principii explicative, care consideră realitatea formată dintr-o multitudine de sisteme, cu ajutorul cărora aceasta poate fi modelată şi interpretată. Ulterior, cibernetica şi teoria sistemelor şi a informaţiei s-au extins asupra problematicii întreprinderii. În 1961, profesorul Jay W. Forrester introduce conceptul de dinamică industrială, cadru în care consideră întreprinderea ca sistem cibernetic, ce tinde prin simulare să prevadă comportamentul acesteia. Mai târziu, în anul 1971 Forrester îşi extinde
  • 11. 14 Informatică şi management studiul asupra sistemelor şi creează o nouă disciplină – Dinamica sistemelor. În literatura de specialitate definiţiile noţiunii de sistem sunt numeroase şi ele au evoluat de-a lungul timpului, cunoscând diferite interpretări. Astfel, potrivit lui Bertalanffy [6], „prin sistem se înţelege observarea unui ansamblu de elemente în interacţiune, capabile să funcţioneze, care se organizează şi transformă energia materială şi informaţională pentru atingerea unor finalităţi (obiective), dintre care una este aceea de menţinere a propriei sale organizări”. O altă definiţie aparţine lui Joel de Rosnay, cercetător în domeniul aplicaţiilor teoriei sistemelor [17]: “ un sistem este un ansamblu de elemente aflate în interacţiune dinamică, care sunt organizate şi funcţionează după un anumit scop”. Indiferent de abordările diferiţilor autori, se consideră că orice sistem este caracterizat de următorii determinanţi fundamentali:  Input-uri – reflectate în intrările sistemului. Dacă ne raportăm la exemplul unei organizaţii pot fi identificate mai multe tipuri de intrări, la nivelul sistemului acesteia: materiale, informaţionale, financiare, personal, comenzi etc.  Procese - reprezintă o succesiune de operaţii, în cursul cărora sunt prelucrate (transformate) variabilele de intrare. Uneori procesele sunt asociate noţiunii de funcţii ale sistemului, prin care se exprimă ceea ce face efectiv acesta. Referindu-ne, de exemplu, la sistemul informaţional dintr-o organizaţie, regăsim procesele de prelucrare a datelor şi a informaţiilor care intră în sistem, procese care determină o anumită structură ieşirilor acestuia.  Output-uri – sunt elemente superior elaborate, furnizate de sistem în urma acţiunii asupra intrărilor. Ca exemplu, ele pot fi structurate similar variabilelor de intrare menţionate anterior.  Relaţii de cauzalitate – se reflectă în ansamblul relaţiilor aflate atât la nivelul întregului, cât şi între acesta şi părţile componente ale sistemului. Comportamentul unui sistem este definit prin interacţiunile şi relaţiile de cauzalitate dintre elemente şi de aceea, cunoaşterea lor cât mai exactă este deosebit de importantă în orice domeniu teoretic sau practic. Cu cât sistemul este mai puţin organizat, cu atât părţile influenţeaza mai mult întregul şi, cu cât este mai bine organizat, cu atât
  • 12. 15 Informatică şi management sistemul influenţează sau controlează mai mult părţile din care este format. Astfel, la nivelul oricarei organizaţii care prin natura sa se constituie într-un sistem, este esenţială o coordonare a elementelor (activităţi, funcţii, resurse etc) de către întreg. Acest fapt generează existenţa unui grad redus de entropie informaţională, precum şi o bună organizare şi funcţionare a aparatului propriu al organizaţiei.  Mediul – este indisolubil legat de însăşi noţiunea de sistem. Orice sistem este plasat într-un mediu pentru a stabili interacţiunile cu acesta, iar supravieţuirea sistemului depinde de capacitatea sa de adaptare la schimbările care survin în cadrul acestuia.  Finalitatea - se referă la obiectivul pentru care este creat sistemul, fiind corelată cu elementele structurale ale acestuia. Cunoaşterea obiectivelor sistemului impune ca elementele sale componente să poată fi evaluate în mod regulat, astfel încât să fie asigurată realizarea funcţiilor caracteristice. Este de remarcat faptul că, o dimensionare nerealistă a unor structuri din cadrul sistemului poate afecta negativ realizarea funcţiilor respective şi, în concluzie, finalitatea sistemului. Un sistem poate fi definit ca o mulţime de elemente (subsisteme) e1,e2,.......en, între care există relaţiile de tip rij(ei,ej,), cu i, j Є {1,2,.......n} şi i ≠ j. Acest tip de definiţie pune în evidenţă o relaţie între minimum două mărimi sau obiecte, reunind în mod implicit atât identitatea elementelor (structura), cât şi relaţia dintre ele (cauzalitatea). Relaţiile de cauzalitate care se realizează printr-o anumită structură de sistem (S) nu sunt în afara acţiunii conştiente a omului. Altfel spus, cauzalităţii trebuie să i se asocieze o finalitate (un obiectiv) direcţională şi dirijată. O interpretare a noţiunii de sistem axată pe cele trei aspecte (structură, cauzalitate şi finalitate) este următoarea [6]: "o mulţime formată din componente (părţi) structurate având fiecare legile lor proprii care, împreună cu relaţiile existente între componente, se subordonează legilor proprii sistemului; sistemul evoluează într-un me- diu pe care-1 influenţează şi de care este influenţat; sistemul funcţionează în vederea realizării unor obiective". Un sistem poate fi reprezentat grafic ca în figura nr.1.1.
  • 13. 16 Informatică şi management MEDIU SISTEM SUBSISTEM RELAŢII INTERNERELAŢII EXTERNE Figura nr. 1.1 Structura unui sistem complex şi interacţiunile acestuia cu mediul exterior Sistemul interacţionează în mod permanent cu mediul exterior. Efectul produs de relaţiile cauzale din mediu în cadrul sistemului se constituie în totalitatea intrărilor în sistem, în timp ce efectul relaţiilor cauzale din sistem asupra mediului formează totalitatea ieşirilor. Dacă un sistem este descompus în minimum două părţi, în care se pot identifica separat intrări şi ieşiri, astfel încât ieşirile uneia din părţi să constituie intrări pentru cealaltă parte, atunci aceste părţi se vor numi subsisteme. Pentru orice sistem, analiza sa se desfăşoară de regulă, pe următoarele două planuri:  Funcţional (cantitativ)- care reuneşte expresia interacţiunilor şi relaţiilor de cauzalitate între elementele sistemului, care îi determină funcţionarea (sau comportamentul). Orice sistem este caracterizat de o serie de relaţii, atât de tip endogen – între subsistemele proprii – cât şi de tip exogen, rezultate din interacţiunea cu mediul economic, social, politic.  Structural (calitativ) - se referă la mulţimea componentelor sistemului, sub aspectul ordinei şi poziţiei acestora în cadrul său. Numai în condiţiile existenţei unui anumit mod de aranjare a elementelor sistemului se poate vorbi de o structură a acestuia, care împreună cu relaţiile existente, contribuie la atingerea obiectivului pentru care a fost creat sistemul.
  • 14. 17 Informatică şi management Ambele tipuri de analiză a sistemului, atât cea structurală, cât şi cea funcţională permit cunoaşterea comportamentului său dinamic şi, implicit, elaborarea unor strategii concrete pentru conducerea lui. Una dintre cele mai frecvent folosite abordări în problematica sistemelor, în special în mediul economic şi social, se referă la abordarea sistemică . Studiul sistemelor a avut la bază o bună perioadă de timp, metodele experimentale, bazate pe reguli certe, care pot fi sintetizate în maniera următoare [12]: “Diversitatea şi complexitatea realităţii poate fi redusă la “subterfugiile” experienţei, ale cărei rezultate sunt validate şi acceptate pe baza experimentelor anterioare”. Fundamentul metodelor experimentale îl constituie principiile teoriei reducţioniste, conform cărora studierea unui obiect sau fenomen se realizează prin descompunerea şi izolarea acestuia de mediul căruia îi aparţine. Ineficacitatea acestui tip de interpretare – cunoscută în teorie şi practică drept abordarea carteziană sau analitică – se manifestă în condiţiile apariţiei unui nou fenomen în domeniul sistemelor şi anume, complexitatea. Afirmaţia lui Bertalanffy referitoare la faptul că “sistemele sunt pretutindeni” capătă o nouă dimensiune, potrivit căreia existenţa în lumea reală a unor ansambluri din ce în ce mai complexe, necesită metode şi tehnici ştiinţifice, care depăşesc limitele metodelor experimentale. Cele două tipuri de abordări ale sistemelor - analitică şi sistemică - sunt fondate pe o serie de postulate care le diferenţiază fundamental sub aspectul următoarelor elemente:  modul de percepere al realităţii;  metodologiile folosite;  gradul de complexitate la care se realizează studiul sistemelor. În esenţă, abordarea sistemică în observarea şi tratarea fenomenelor reale sau a anumitor entităţi din cadrul acesteia, se dovedeşte a fi capabilă să depăşească carenţele celei carteziene (analitice) şi se constituie ca un mod de gândire care permite:  studierea sistemelor începând cu esenţialul şi minimalizând detaliile;  structurarea sistemului în elemente componente (părţi);
  • 15. 18 Informatică şi management  constituirea unei anumite ordini între elemente, unele faţa de altele, precum şi faţă de ansamblu;  stabilirea ansamblului relaţiilor de cauzalitate dintre elemente, care împreună cu ordinea predefinită dintre ele asigură finalitatea sistemului. O reliefare comparativă a celor două tipuri de abordări se poate observa în tabelul nr 1.1 [17]: Tabelul nr. 1.1 Analiză comparativă între abordarea carteziană şi cea sistemică Abordarea carteziană Abordarea sistemică Rezolvarea problemelor se face prin împărţirea lor în subsisteme independente. Premisa fundamentală: întregul este mai mult decât suma părţilor. Sistemul nu este supus nici unei influenţe din mediu. Sistemul interacţionează, influen- ţează şi este influenţat de mediu. Soluţia unei probleme este evidentă şi universală. O soluţie poate fi adevărată sau falsă (principiul adevărului). Un sistem nu poate fi detaşat de finalitatea sa (principiul teleologic sau al finalităţii). O soluţie este pertinentă sau nu, pentru un anumit obiectiv stabilit. Se poate remarca din consideraţiile efectuate că, abordarea sistemică este caracterizată de particularitatea înţelegerii globale a unei probleme, fără a se insista asupra cunoaşterii detaliilor acesteia. Ca urmare, maniera de studiu constă în a porni de la global spre particular, prin descompunerea unei entităţi în subsisteme şi studierea acestora, respectându-se acelaşi postulat ( de la general la particular, fără a fi izolate de ansamblul căruia îi aparţin). De menţionat că scopul subsistemelor (finalitatea) este determinat de sistemul global şi subordonat obiectivului general al acestuia. De asemenea, mediul în care funcţionează subsistemele este dat de sistemul global în sine. O altă problemă la care răspunde abordarea sistemică în diverse domenii, în speţă cel economic şi social este aceea legată de dinamica sistemelor. Spre deosebire de sistemele statice, slab reprezentate la nivelul realităţii, sistemele dinamice sunt omniprezente, reunind
  • 16. 19 Informatică şi management proprietăţi cum sunt interacţiunea, interdependenţa, finalitatea, sau evoluţia. Abordarea sistemică evidenţiază transformările care se produc în interiorul ansamblului studiat. Aceste transformări sau schimbări rezultă din modificările mai mult sau mai puţin controlate asupra variabilelor de intrare, care provin din alte sisteme sau din mediu. Procesele proprii sistemului acţionează asupra intrărilor, producând variabile de ieşire, ce sunt preluate la nivelul mediului sau altor sisteme. Ansamblul transformărilor prezente în cadrul oricărui sistem generează fluxuri materiale, de energie şi informaţionale, ce caracterizeză funcţionarea şi dinamica acestuia. Rezultă aşadar, că dinamica unui sistem poate fi studiată numai în contextul proceselor de transformare ale intrărilor în ieşiri, precum şi a interacţiunilor dintre elemente, abordate într-o concepţie globală. 1.1.2 Structura, funcţiile şi proprietăţile sistemului Oricât de simplu ar fi şi indiferent de domeniul la care se referă sistemul posedă o anumită structură, definită ca o mulţime de componente, între care există relaţii de interdependenţă. Structura sistemului presupune o anumită ordine a elementelor, reliefată prin relaţii de precedenţă sau succesiune între acestea, ordine care asigură corelarea legilor lor proprii de funcţionare, în vederea atingerii finalităţii sistemului. Este ştiut faptul că, o simplă reuniune de elemente, fără un mod de ordonare al lor şi relaţii în baza cărora funcţionează, nu constituie un sistem. După cum afirma J. Forrester [21]: “ Fără o structură care să le reunească, informaţiile rămân un amalgam de fragmente. Fără o structură organizatoare, cunoştinţele sunt o simplă colecţie de observaţii, experienţe şi incidente contradictorii". După cum am menţionat, abordarea sistemică se concentrează pe interacţiunile dintre elementele unui ansamblu şi ceea ce este esenţial faţă de abordarea carteziană, asupra legăturilor acestuia cu mediul. Dacă între sistem şi mediul său nu există interacţiuni calitative deosebite,
  • 17. 20 Informatică şi management spunem că structura este un invariant al sistemului, adică are proprietatea de a se menţine neschimbată. Astfel de situaţii sunt însă limitate, de regulă modificarea relaţiilor de cauzalitate dintre elemente, precum şi dintre acestea şi mediu, implică în mod necesar şi schimbarea ordinii elementelor structurale. Diferitele componente ale sistemului îndeplinesc anumite funcţii, care pot fi specifice fie numai unora dintre ele, fie sistemului în ansamblu. Ele se referă la ceea ce realizează în mod efectiv sistemul, conducând la o acţiune ce vizeză un obiectiv predefinit. Este esenţial să precizăm că, structura şi funcţia unui sistem se află într-un raport dialectic, în sensul că structura este determinată de amploarea şi natura funcţiei, iar modul de realizare al funcţiei stabilizează sau modifică structura. Funcţionarea optimă a unui sistem nu depinde numai de simpla existenţă a structurilor asociate funcţiilor, ci şi de echilibrul dintre aceste structuri. O dimensionare nerealistă a unor structuri poate afecta negativ realizarea funcţiilor respective şi în final obiectivele sistemului. De exemplu, să considerăm că în cadrul bugetului de venituri şi cheltuieli al unei organizaţii din administraţia publică nu sunt corect fundamentate şi structurate sursele de venituri şi capitolele de cheltuieli pentru următorul an financiar. Aceasta va influenţa negativ anumite procese (funcţii) ale sistemului de ansamblu al organizaţiei, cum ar fi investiţiile, asigurarea de servicii publice pentru populaţie etc. În esenţă, obiectivul fundamental al întregului sistem al organizaţiei publice va fi afectat, prin imposibilitatea satisfacerii intereselor comunităţii. Alături de înţelegerea noţiunilor de structură şi funcţii ale sistemului, esenţială pentru orice domeniu, în special pentru cel economico-social, este cunoaşterea proprietăţilor generale ale lor. Acest lucru face posibilă aplicarea principiilor interacţiunilor dinamice dintre sisteme, în procesele de conducere a fenomenelor şi proceselor specifice organizaţiilor. Aşa cum afirmă Forrester [21]: “odată acceptate structura şi principiile de conducere ale sistemelor, se poate continua cu explicarea contradicţiilor, cu clarificarea ambiguităţilor şi cu rezolvarea unor controverse din cadrul ştiinţelor economice şi sociale”.
  • 18. 21 Informatică şi management Sub aspectul relaţiilor de cauzalitate existente între elementele structurale ale sistemului, acestea se împart în sisteme deschise şi sisteme închise [21]. Dacă funcţionarea unui sistem este guvernată de o singură lege cauzală prin care se exprimă dependenţa ieşirii y de intrarea x, adică x→y, atunci sistemul este deschis. Într-un astfel de sistem, rezultatele acţiunii trecute nu comandă acţiunea viitoare [21]. Sistemele închise (cu conexiune inversă, cu reacţie sau cu feed- back) sunt influenţate de propriul lor comportament din trecut, având o structură sub formă de buclă închisă. Ele folosesc rezultatele acţiunii trecute produse în sistem, pentru a comanda acţiunea viitoare [21]. Noţiunea de sistem cu buclă de reacţie închisă a fost formulată şi de către Wiener [53] care a ajuns la următoarea concluzie: “pentru a controla o acţiune ce are o anumită finalitate, circulaţia informaţiei trebuie să urmeze o buclă închisă, care permite să fie evaluate efectele acţiunilor sale şi să permită sistemului să se adapteze la o conduită viitoare, graţie performanţelor trecute”. Definirea conceptului de buclă de reacţie a sistemelor a stat la baza apariţiei ciberneticii ca ştiinţă şi a sistemelor cibernetice. Diferenţierea sistemelor în deschise şi închise se realizează şi din punctul de vedere al intensităţii interacţiunilor cu mediul. Astfel, sistemele deschise sunt caracterizate de o multitudine de schimburi cu mediul extern, având un grad de independeţă mai limitat, în timp ce sistemele închise se bucură de o mult mai mare autonomie, având particularitatea de auto–organizare. Evident, această distincţie a sistemelor nu este absolută, pentru că în realitate, nici un sistem nu este complet închis sau deschis. Clasificarea sistemelor în deschise şi închise şi cunoaşterea comportamentului lor este în măsură să creeze o mai bună înţelegere asupra proprietăţilor lor fundamentale, precum şi a modului în care, în practica organizaţiilor trebuie să se ţină cont de ele pentru atingerea performanţei şi competitivităţii. Cele mai importante proprietăţi ale sistemelorse reflectă în următoarele: a. Controlabilitatea – este strict legată de noţiunea de stare a sistemului. Prin aceasta înţelegem o mulţime de valori ale unor mărimi
  • 19. 22 Informatică şi management semnificative, ce caracterizează evoluţia şi dinamica sistemului. Tipul de stare a sistemului este funcţie de momentul de timp la care se înregistrează valoarea elementelor sistemului, pe un anumit interval. Dacă ne referim, de exemplu la starea (stările) sistemului organizaţiei, acestea pot fi reflectate prin intermediul valorilor unor indicatori economici (număr de angajaţi, gradul de utilizare a capacităţii de producţie, productivitatea muncii, produsele finite destinate livrării, resursele necesare etc), înregistraţi în anumite momente de timp. Folosind notaţiile matematice, starea sistemului poate fi exprimată astfel: E - o mulţime de elemente structurate care formează un sistem; S - structura sistemului; {E,S} - sistemul definit de mulţimea E înzestrată cu structura S. Fie Z o mulţime de atribute, imagini ale elementelor lui {E, S} pe un interval T. Definim drept stare a sistemului la un moment ti submulţimea ziЄZ, imagine a lui {E, S} la momentul tiЄT. O stare a sistemului poate fi iniţială, intermediară sau finală. Variaţia implică pentru sistemul respectiv un caracter dinamic, adică faptul că variabila "t" este o variabilă independentă esenţială. Starea iniţială a sistemului {E, S} reprezintă starea corespunzătoare momentului iniţial t0ЄT. Starea finală este corespunzătoare momentului tkЄT, unde t este ultimul element al şirului {ti}, capătul intervalului T. Orice stare care corespunde unui moment tkЄT, mai puţin t0 şi ti, reprezintă o stare intermediară a sistemului. Se defineşte în mulţimea Z o relaţie binară nesimetrică γ care ordonează elementele zi ale şirului de stări corespunzătoare momentelor tiЄT. Relaţia γ structurează mulţimea punctelor zi care poate fi reprezentată printr-un graf, cu nodurile zj, arcele constituind tranziţiile de la o stare la alta. Spunem că stările sistemului {E, S} sunt controlabile dacă în raport cu relaţia γ, orice stare ziЄZ poate fi legată de o altă stare zjЄZ. Proprietatea de controlabilitate a stărilor sistemului este deosebit de importantă în studiul unei entităţi care se constituie ca un ansamblu
  • 20. 23 Informatică şi management sistemic. La nivelul organizaţiei, luarea în considerare a acestei proprietăţi intervine de exemplu, în etapa de planificare, când trebuie cunoscute exact obiectivele, resursele, structura întreprinderii precum şi domeniul intrărilor în sistem. Atingerea obiectivelor incluse în strategia şi politica firmei este condiţionată de modul în care aceasta îşi poate conduce şi coordona subsistemele proprii, astfel încât diversele stări prin care acestea trec să fie controlabile, în raport cu finalitatea sistemului global. b. Echifinalitatea - se referă la acea proprietate prin care sistemul ajunge în starea finală (atingerea obiectivului), pornind de la aceeaşi stare iniţială (formularea obiectivului), pe traiectorii diferite. Un sistem caracterizat de echifinalitate cunoaşte o anumită variaţie în configurarea structurii sale (în speţă a ordinii dintre elemente) şi implicit şi în modul de realizare al funcţiilor sale. Limitele acestei variaţii, care decurge din evoluţia sistemului pe traiectorii diferite, nu trebuie să depăşească însă capacitatea de control a sistemului. c. Autoreglarea – reprezintă una din cele mai importante proprietăţi ale sistemelor şi reprezintă modificarea variabilelor de intrare în sistem, într-o astfel de manieră cantitativă şi calitativă, care să permită obţinerea variabilelor de ieşire dorite. Proprietatea de autoreglare este legată de sistemele cu feed-back. După cum se cunoaşte, elementele unui sistem sunt în interacţiune reciprocă, ceea ce înseamnă că acţiunea unui element “A” asupra altui element “B” antrenează un răspuns al lui “B” către “A”. Se spune în această situaţie că cele două elemente sunt legate printr-un feed-back (sau buclă de reacţie). Bucla de reacţie care permite autoreglarea sistemului poate fi de două tipuri:  pozitivă – atunci când variaţia într-un sens a valorii elementului “A” produce o variaţie în acelaşi sens a elementului “B”;  negativă – în care un element “A” generează creşterea lui “B” şi reciproc, creşterea lui “B” determină diminuarea elementului “A”. De remarcat că, modificarea relaţiilor dintre elemente atrage după sine, modificarea structurii sistemului, iar când aceasta se realizează în funcţie de un anumit scop, se spune că sistemul se autoreglează, prin
  • 21. 24 Informatică şi management ajustări succesive, în funcţie de calitatea, cantitatea şi natura informaţiilor primite. d. Adaptabilitatea - reflectă calitatea sistemului de a se schimba (sau ajusta) din punct de vedere structural şi funcţional, în funcţie de input- urile şi output-urile din mediu, astfel încât să-şi poată atinge finalitatea. Orice sistem dispune la nivel funcţional de un centru de decizie care are rolul de a organiza reţeaua de relaţii aflate între elemente şi de a coordona fluxurile materiale, de energie şi informaţionale prezente în sistem. Proprietatea de ajustare se materializează prin intermediul centrului de decizie, în funcţie de buclele de reacţie aflate la nivelul sistemului. Un exemplu de situaţie în care se manifestă tendinţa sistemului spre adaptabilitate este asigurarea de către organizaţie a unei corelaţii optimale cerere – producţie – aprovizionare, caz în care obiectivele sistemului pot fi reformulate, pentru a putea fi îndeplinite în condiţiile unor variabile de intrare posibile şi permise. Chiar dacă teoretic, un sistem este caracterizat de aceste proprietăţi generale, în realitate ele se regăsesc mai mult sau mai puţin, în funcţie de gradul şi modul de organizare al acestuia. Aşa cum reiese din aprecierile efectuate, conceptul de organizare al unui sistem desemnează un mod de aranjare a unui ansamblu, în funcţie de repartiţia elementelor sale pe niveluri ierarhice, conform unei reţele de relaţii. Raportat la gradul său de organizare, sistemul nu va avea aceleaşi proprietăţi, deoarece ele depind cel puţin, de natura şi numărul elementelor care îl constituie, precum şi de relaţiile care se instaurează între ele. Ca exemplu semnificativ în acest sens, dacă considerăm doi agenţi economici, cu acelaşi obiect de activitate, aceeaşi dimensiune, număr şi structură de personal relativ apropiate, proprietăţile specifice sistemului lor nu sunt la fel reprezentate. Elementul esenţial care le diferenţiază este natura şi numărul de relaţii dintre elementele componente.
  • 22. 25 Informatică şi management 1.2 Abordarea sistemică a organizaţiei 1.2.1 Consideraţii preliminare Orice demers de studiu şi analiză a organizaţiei, indiferent de domeniul în care funcţionează, trebuie să pornească de la o abordare sistemică a acesteia şi să se bazeze pe principiile fundamentale ale teoriei sistemelor. Organizaţia se constituie ca un sistem (economic, administrativ etc.) care reuneşte un ansamblu de elemente (materiale, utilaje, capital financiar, resurse umane etc), înzestrate cu o anumită ordine şi care funcţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, pentru realizarea unui obiectiv. Pornind de la premisele abordării sistemice – dintre care două considerăm a fi esenţiale (interacţiunile dintre elemente şi axarea pe concepţia globală) – sistemul organizaţiei este caracterizat de următoarele aspecte:  este un sistem socio-economic, deoarece reuneşte mijloacele de producţie şi forţa de muncă prin care se realizează producţia de bunuri materiale, prestarea de servicii, conform obiectivelor strategice stabilite;  este un sistem dinamic, care îi asigură în condiţii favorabile, dezvoltarea; caracterul dinamic este determinat de modificările care au loc în cadrul sistemului sau în relaţiile acestuia cu mediul, determinându-i astfel o anumită traiectorie de evoluţie;  este un sistem probabilistic în sensul că activitatea de ansamblu a societăţii este supusă permanent influenţei unor factori aleatori generaţi de contactul acesteia cu mediul concurenţial în care funcţionează. Alături de aceste aprecieri generale, considerăm că aportul teoriei sistemelor în practica managerială a organizaţiei este esenţial în
  • 23. 26 Informatică şi management extinderea limitelor de cunoaştere şi înţelegere, atât a structurii sistemice, cât şi a funcţiilor pe care le posedă organizaţia. O abordare sistemică a acesteia din partea decidenţilor sau factorilor de execuţie este în măsură să contribuie la îmbunătăţirea performanţelor şi competitivităţii şi, de ce nu, la formarea unei mentalităţi care să perceapă întregul organizaţiei mai mult decât suma părţilor sale componente (principiul abordării sinergetice). După cum sublinia J. De Rosnay [17]: “Se pare că educaţia noastră nu ne-a incitat în a avea o viziune globală asupra universului şi a ansamblurilor care ne înconjoară. Realitatea a fost întodeauna decupată în discipline şi porţiuni fragmentate şi izolate. Din cauza acestei formaţii, ne este foarte dificil s-o percepem în totalitatea, complexitatea şi dinamica sa.” Una din cele mai importante trăsături ale sistemului organizaţiei este complexitatea. Atribuirea acestui atribut unui sistem este relativă şi în acelaşi timp, subiectivă. El depinde de “cine” şi “cum” percepe entitatea considerată a fi complexă. În cazul unui agent economic sau instituţie publică, de exemplu, interpretarea are o notă mai mică de subiectivism, ştiut fiind faptul că, prin natura şi obiectivele ei, organizaţia poate fi considerată un sistem complex. Caracterul de complexitate al unui sistem se reflectă în existenţa unei mari varietăţi de elemente independente, aflate în interacţiune. Este important de menţionat că această proprietate nu este prezentă în mod permanent şi definitiv la nivelul sistemului, putându-se manifesta ca un fenomen aleator, indus de către o anumită structură, cauzalitate şi finalitate a sistemului. Într-un sistem complex se pot identifica o serie de determinanţi ce caracterizează, în totalitate, ansamblul unei organizaţii: a. Comportament imprevizibil, intuitiv al variabilelor de intrare (variaţii majore de curs valutar, pierderea unor cote de piaţa, schimbarea formei de proprietate asupra pachetului de acţiuni etc.). b. Existenţa unui număr mare de bucle de reacţie, care permit sistemului să se restructureze sau să-şi modifice schema de interacţiune între variabilele sale. De exemplu, bucla de reacţie la nivelul sistemului de aprovizionare, în care se comandă un anumit
  • 24. 27 Informatică şi management stoc de materiale. Sistemul ajustează ritmul de comandare în funcţie de variabilele de nivel (stocul), pentru a realiza echilibrul între necesarul şi disponibilul de materiale. În acelaşi timp se creează şi conexiunea inversă între componenta sistemică de producţie, comercială şi desfacere a produselor. c. Gradul de centralizare/descentralizare a procesului de decizie, care într-un sistem complex vizează o difuzare de autoritate pe nivelurile ierarhice. Spre deosebire de sistemele simple, unde decizia este centralizată la nivelul unui număr mic de factori decizionali, într-un sistem complex se combină un mare număr de acţiuni care induc sistemului un anumit comportament. d. Interacţiuni puternice între componente, ceea ce face ca un sistem complex să fie dificil de descompus în elemente, ignorându-se relaţiile de interdependenţă dintre ele. Neglijarea uneia dintre părţi distruge aspectele esenţiale legate de comportamentul şi de structura sistemului în ansamblu. Putem considera de exemplu, sistemul complex al funcţiunii comerciale dintr-o organizaţie, cu componentele de aprovizionare, desfacere şi marketing, care acţionează intercorelat după legi proprii de funcţionare, aliniate însă legii generale a ansamblului care le conţine. Funcţia sistemului comercial prin care se asigură legătura organizaţiei, ca entitate microeconomică, cu mediul macroeconomic, se materializează prin buclele de reacţie dintre activitatea de marketing şi structura planului de producţie, sau dintre elaborarea necesarului de aprovizionat cu dimensiunea capacităţii de producţie. În esenţă, proprietăţile regăsite la nivelul sistemului comercial n-ar mai fi semnificative, dacă s-ar neglija una din părţile sale componente şi, evident, relaţiile dintre ele. Sub aspectul caracterului de complexitate al sistemului organizaţiei, aprofundarea fenomenelor economice aduce în discuţie probleme legate de comanda şi controlul sistemului, cum ar fi raporturile cauză-efect dintre elemente, autonomia lor, factorii care influenţează sistemul şi cuantificarea gradului lor de influenţă, ordinea sau dezordinea
  • 25. 28 Informatică şi management componentelor sistemice. Toate aceste teme fac obiectul domeniului sistemelor dinamice neliniare. Organizaţia ca sistem reuneşte o mare varietate de elemente aflate în relaţii de interacţiune, ale căror efecte sunt de cele mai multe ori imprevizibile şi greu de cuantificat. Din această cauză se impune studiul entităţii economice sau administrative din punctul de vedere al abordării sistemice, axată pe relaţiile puternice şi de natură neliniară dintre componente. Într-un sistem dinamic neliniar, acţiunile trecute stau la originea celor prezente, care la rândul lor determină acţiunile viitoare, conform principiului care defineşte sistemul cu conexiune inversă. La nivelul sistemului dinamic neliniar există o multitudine de factori de influenţă. Unii dintre aceştia conduc sistemul spre instabilitate şi dezordine, alţii dimpotrivă, au calitatea de a menţine stabilitatea şi ordinea. Prin combinarea acestor două tipuri de factori sistemul evoluează, trecând prin mai multe stări – unele stabile, altele puternic instabile. Atunci când forţele de ordine şi stabilitate sunt predominante, iar sistemul posedă bucle de retroacţiune negativă se înregistrează o stare stabilă a lui. Spunem în această situaţie că sistemul este caracterizat de un grad mare de organizare. În cazul în care prevalează forţele de dezordine şi instabilitate şi sistemul include bucle de retroacţiune pozitivă care îi deviază comportamentul de la regimul său iniţial se înregistrează o stare instabilă. Dacă influenţa celor două categorii de factori – unii care menţin sistemul în regimul său original, alţii care îl conduc în afara acestuia – este sensibil apropiată, se spune că sistemul se află într-o stare de echilibru complex. Pornind de la toate aceste aspecte teoretice putem afirma că, ansamblul sistemic al organizaţiei este caracterizat atât de complexitate, cât şi de dinamism şi neliniaritate. Este bine ştiut faptul că, de exemplu, în cadrul unei organizaţii industriale se manifestă o serie de forţe contrare ( prin forţe înţelegând în acest context procese, funcţii, activităţi, acţiuni, evenimente etc). Unele dintre acestea generează în sistem ordine şi stabilitate, cum ar fi de pildă, procesul de planificare, funcţia de control sau de organizare a managementului. În acelaşi timp, apar forţe care pot creea dezordine şi instabilitate şi ne putem referi la
  • 26. 29 Informatică şi management procesele inovaţionale, diverse forme de experimentare, iniţiative de grup sau individuale. Alternarea acestor forţe are tendinţa de a conduce sistemul dinamic neliniar al organizaţiei într-o stare de echilibru complex, dar care odată atinsă nu poate rămâne definitivă. Într-o astfel de stare, sistemul poate adopta un echilibru stabil, un echilibru periodic, mergând până la o stare de echilibru aflată la frontiera dezordinii complete (haos). De exemplu, în domeniul elaborării strategiei organizaţiei, se poate observa că abordările sistematice, coordonate şi planificate se combină cu tatonări, ezitări, intuiţii şi incertitudini. De asemenea, procesul de fundamentare a strategiei combină o dimensiune autonomă cu una colaborativă, o dimensiune formală cu una informală. În condiţiile alternării acestor factori, scopul cunoaşterii şi controlului evoluţiei sistemului organizaţiei este acela de asigura în cadrul său, un echilibru complex, într-un mediu aflat în continuă fluctuaţie. 1.2.2 Organizaţia ca sistem cibernetic Fondată în anul 1948 de matematicianul american Norbert Wiener, cibernetica reprezintă ştiinţa generală a controlului sistemelor, fiind axată pe următoarele trei direcţii:  identificarea structurii şi stărilor interne ale sistemului;  descrierea relaţiilor din sistem, precum şi dintre acesta şi mediu;  cunoaşterea comportamentului şi a evoluţiei sistemului în timp. Abordarea cibernetică a sistemelor are la bază o analiză globală a elementelor, în principal sub aspectul interacţiunilor dintre acestea. După cum se cunoaşte, însăşi noţiunea de sistem se bazează pe relaţiile de intercondiţionare dintre elemente, dar în cazul unui sistem cibernetic conceptele de acţiune şi retroacţiune sunt definitorii. Acţiunea unui element asupra altuia, antrenează un retur al răspunsului celui de-al doilea element asupra primului, în acelaşi sens sau în sensuri opuse. Se spune că cele două elemente sunt legate prin intermediul unei bucle de feedback (sau buclă de retroacţiune). Aceasta justifică cea mai semnificativă proprietate a sistemului cibernetic – autoreglarea, care
  • 27. 30 Informatică şi management implică un mod de control a funcţionării sistemului, materializat prin retroacţiune, adică „ o acţiune în retur” între elemente. Retroacţiunea poate fi negativă sau pozitivă. În cazul retroacţiunii negative, un proces de creştere a valorilor de ieşire din sistem, antrenează o diminuare a celor de intrare, situaţie în care comportamentul sistemului tinde spre o stare de echilibru. În cazul retroacţiunii pozitive, o creştere/diminuare a valorilor de ieşire, generează o creştere/diminuare a celor de intrare în sistem, ceea ce face ca antagonismele între elemente să se exacerbeze şi evoluţia sistemului să tindă spre o creştere exponenţială sau spre o stare de blocaj. Ca urmare a faptului că orice sistem este supus în permanenţă perturbărilor aleatoare provenite din mediu, cele două moduri de retroacţiune coexistă la nivelul unui întreg. Pentru exemplificare, considerăm sistemul funcţiunii comerciale din cadrul unei organizaţii, în care o categorie de variabile de ieşire se concretizează în volumul livrărilor de produse finite (x), iar cele de intrare în numărul comenzilor (y) primite de la clienţi pentru respectivele produse. SISTEMUL COMERCIAL STARE DE ECHILIBRU INTRĂRI IEŞIRI RETROACŢIUNE NEGATIVĂ Y X X = volumul livrărilor de produse finite Y = numărul comenzilor primite de la clienţi Figura nr. 1.2 Asigurarea stării de echilibru a sistemului prin prezenţa retroacţiunii negative
  • 28. 31 Informatică şi management SISTEMUL COMERCIAL STARE DE BLOCAJ INTRĂRI IEŞIRI RETROACŢIUNE POZITIVĂ Y X X = volumul livrărilor de produse finite Y = numărul comenzilor primite de la clienţi Figura nr. 1.3 Generarea unei stări de blocaj ca urmare a retroacţiunii pozitive a sistemului Prezenţa în sistem a retroacţiunii negative (figura nr. 1.2) presupune că, o creştere a volumului vânzărilor de produse finite (x) antrenează o diminuare a numărului comenzilor primite de la clienţi (y), acest lucru realizându-se în scopul asigurării echilibrului între disponibilul de produse finite al organizaţiei şi necesarul solicitat de piaţă. Sistemul îşi autoreglează în acest fel funcţionarea, astfel încât tendinţa de evoluţie într-un sens a ieşirilor, să creeze condiţiile pentru evoluţia în sens invers a intrărilor. Din acest motiv, spunem că sistemul funcţiunii comerciale este un sistem cibernetic (sau cu feed back). În figura nr. 1.3 se prezintă cazul retroacţiunii pozitive la nivelul sistemului comercial. Se observă astfel că, o creştere a volumului livrărilor de produse (x), antrenează creşterea numărului comenzilor de la clienţi (y), evoluţia sistemului tinzând spre o creştere exponenţială. În această situaţie sistemul atinge la un moment dat în funcţionarea sa, o stare în care nivelul livrărilor de produse, deşi în creştere, nu mai reuşeste să satisfacă comenzile clienţilor, variabilă aflată de asemenea, în creştere. Evident că, sub influenţa diferiţilor factori de mediu sau din interiorul organizaţiei, în sistemul cibernetic al funcţiunii comerciale se regăsesc ambele tipuri de retroacţiune, care asigură o evoluţie controlată a acestuia.
  • 29. 32 Informatică şi management Un exemplu mai extins care reliefează particularităţile şi funcţionarea unui sistem cibernetic este cel care ia în considerare atât sistemul comercial, cât şi cel de producţie din cadrul organizaţiei (figurile nr. 1.4 şi 1.5): SISTEMUL DE PRODUCŢIE SISTEMUL COMERCIAL INTRĂRI IEŞIRI RETROACŢIUNE NEGATIVĂ b a a = necesarul de materii prime b = volumul producţiei fabricate Figura nr. 1.4 Legătura dintre subsistemele producţie şi comercial sub influenţa retroacţiunii negative SISTEMUL DE PRODUCŢIE SISTEMUL COMERCIAL INTRĂRI IEŞIRI RETROACŢIUNE POZITIVĂ b a a = necesarul de materii prime b = volumul producţiei fabricate Figura nr. 1.5 Legătura dintre subsistemele producţie şi comercial în prezenţa retroacţiunii pozitive
  • 30. 33 Informatică şi management După cum se poate observa, s-a considerat ca variabilă de ieşire din sistemul comercial necesarul de materii prime care trebuie asigurat (a), iar ca variabilă de ieşire volumul producţiei fabricate (b). În prezenţa retroacţiunii negative (figura nr. 1.4) la nivelul ansamblului care conţine cele două subsisteme, creşterea necesarului de aprovizionat antrenează o diminuare a volumului producţiei fabricate, până la limita la care este asigurată producţia pentru care există contracte ferme care trebuie onorate. De asemenea, diminuarea necesarului de aprovizionat, antrenează creşterea volumului producţiei fabricate, dar numai în limita stocurilor de materii prime disponibile. Astfel, autoreglarea sistemului este stabilită prin conexiunea inversă negativă dintre cele două componente (comercial şi producţie). În figura nr. 1.5 se prezintă cazul retroacţiunii pozitive în sistemul care include cele două subsisteme, proprietate în baza căreia, creşterea necesarului de aprovizionat implică creşterea volumului producţiei fabricate. O astfel de evoluţie a sistemului conduce la un moment dat la o stare în care nivelul producţiei fabricate va fi peste limita contractelor încheiate de organizaţie, consecinţa firească fiind aceea că vor exista stocuri de produse nevândute. Cu aceste precizări, putem defini sistemul cibernetic ca fiind o reuniune de elemente, caracterizată de prezenţa interacţiunilor şi a schimburilor informaţionale, de energie şi materiale, astfel încât să se asigure pe un interval de timp un proces de autoreglare a întregului ansamblu. Privită din această perspectivă, organizaţia este considerată a fi un sistem cibernetic, caracterizat de prezenţa feed back-ului, care permite manifestarea proprietatăţii de autoreglare, în funcţie de factorii intrinseci şi de cei care provin din mediu, astfel încât sistemul în ansamblul său să-şi atingă finalitatea. În termeni manageriali, sistemul cibernetic al unei organizaţii poate fi privit prin intermediul sistemului de management, la nivelul căruia acţiunea şi retroacţiunea manifestată între componente asigură autoreglarea acestuia şi generează o anumită evoluţie şi dinamică organizaţiei.
  • 31. 34 Informatică şi management 1.2.3 Sistemele dinamice sub influenţa fenomenului de entropie informaţională Entropia reprezintă un concept care a fost tratat iniţial în contextul sistemelor fizico-chimice şi biologice, fiind definită ca o mărime fizică ce măsoară gradul de dezorganizare, de degradare sau de hazard pe care îl înregistrează aceste sisteme. În termodinamică, entropia este o funcţie care reflectă starea de instabilitate sau dezordine dintr-un sistem fizic; cu cât acesta este mai mare, cu atât entropia creşte. De altfel, legea a doua a termodinamicii (legea entropiei) arată că, într-un sistem izolat care este supus unui proces ciclic, entropia sau dezordinea creşte sau rămâne aceeaşi. Altfel spus, orice sistem care nu este acţionat de forţe exterioare care să-i menţină funcţionarea (ne referim aici la sisteme în care este absent fenomenul de autoreglare), ajunge tot mai mult la forme inferioare de organizare – atât din punct de vedere energetic, cât şi informaţional – care îl conduc la o stare completă de dezordine. Domeniul economico-social nu este însă caracterizat de sistemele izolate, ci preponderent de sisteme în care alternează forţele de stabilitate cu cele de instabilitate (provenind din mediu), care imprimă sistemului funcţia de autoreglare a fluxurilor de energie şi informaţii. În aceste condiţii, conceptul de entropie asociat termodinamicii (care studiază relaţiile dintre fenomenele mecanice şi cele termice), se extinde asupra informaţiei şi a cuantificării matematice a acesteia. În anul 1949 Claude Shannon publică o lucrare importantă privind „teoria matematică a comunicaţiilor” şi elaborează o teorie a informaţiei. Aceasta prezintă comunicaţia ca un proces responsabil de transmitere a informaţiilor sub formă de mesaje, între un emitent şi un receptor, prin intermediul unei reţele multiple, constituită ca suport [44]. Postulatul lui Shannon reflectă faptul că, pentru a măsura informaţia este necesar să se facă abstracţie de semnificaţia mesajelor, aceasta neavând nici un fel de incidenţă în privinţa mijloacelor prin care se transportă informaţia. Singurul lucru care contează este cantitatea de informaţie transmisă care, odată cu apariţia teoriei lui Shannon, poate fi măsurată. Se conturează astfel, noţiunea de entropie informaţională, care în esenţă, arată că într-
  • 32. 35 Informatică şi management un sistem în care cantitatea de informaţie creşte, dezordinea şi degradarea se diminuează. În mod uzual, procesele de informare şi comunicaţie, specifice mediului intern şi extern al organizaţiei sunt caracterizate de o mare varietate de informaţii, sub aspectul conţinutului, formelor de exprimare, domeniului de activitate, calităţii şi cantităţii lor. Această diversitate de informaţii, corelată – nu în ultimul rând - şi cu trăsătura lor fundamentală de subiectivitate, generează reale probleme, atât la nivelul subsistemului informaţional, cât şi al relaţiilor de cauzalitate existente în întregul sistem dinamic al organizaţiei. O tratare exhaustivă a tuturor acestor probleme depăşeşte cadrul capitolului prezent, de aceea ne vom axa în continuare pe detalierea unui aspect semnificativ în teoria informaţiei şi anume, influenţa cantităţii de informaţie asupra gradului de organizare a sistemului dinamic al unei organizaţii. Alături de aspectele calitative ale informaţiei – extrem de complexe şi uneori dificil de asigurat – o atenţie deosebită este acordată celor cantitative, prin care se urmăreşte „măsurarea” informaţiei. Teoria statistică a comunicaţiei are în vedere măsurarea cantităţii de informaţie existentă la un moment dat într-o organizaţie şi se bazează pe următorul principiu: informaţia exprimă incertitudinea înlăturată prin realizarea unui eveniment dintr-un set de evenimente posibile, pentru fiecare dintre acestea existând o anumită probabilitate de realizare. Noţiunea de eveniment desemnează rezultatul (consecinţa) producerii unui anumit experiment, acesta din urmă, simbolizând un proces, fenomen, acţiune etc. produse la un moment dat în cadrul sistemului. De menţionat că, în practică întâlnim sisteme complexe de evenimente – formate dintr-un număr finit de evenimente elementare, proprii unui anumit experiment. Ca exemple de experimente, putem menţiona procesul de organizare a unei licitaţii de către o instituţie publică, procesul de licenţiere al operatorilor de servicii publice, sau acţiunea de inventariere a patrimoniului unei organizaţii, fiecare dintre acestea reunind un set de evenimente posibile, care constituie efecte ale realizării proceselor respective. Evenimentele rezultate din orice astfel de proces sau acţiune se manifestă cu o anumită probabilitate, căreia îi corespunde o valoare în intervalul numerelor reale [0,1]. Cu cât factorii care influenţează
  • 33. 36 Informatică şi management evenimentul respectiv pot fi mai exact cuantificaţi, cu atât probabilitatea producerii lui are o valoare mai apropiată de 1. Dacă dimpotrivă, există factori de natură incertă şi imprecisă, care influenţează un anumit eveniment, atunci probabilitatea producerii acestuia este mai mică, cu o valoare apropiată de 0. Pentru exemplificare considerăm utile următoarele cazuri: 1. La nivelul Consiliului Local dintr-o primărie se decide demararea programului pentru modernizarea tuturor spaţiilor de învăţământ amplasate în zona respectivă. Realizarea acestei acţiuni este desigur condiţionată de existenţa resurselor financiare, umane, materiale, precum şi de stabilirea unui grafic de derulare a activităţilor componente. Dacă bugetul de venituri şi cheltuieli al primăriei permite efectuarea acestei acţiuni şi luând în considerare şi faptul că au fost desemnate firmele de specialitate (în urma organizării procedurii de licitaţie) se poate aprecia că, evenimentelor rezultate din această acţiune le corespunde o probabilitate de realizare cu o valoare apropiată de 1. 2. O întreprindere constructoare de maşini hotărăşte să demareze un proiect pentru informatizarea activităţilor de producţie, comerciale şi financiar-contabile. Evenimentele care vor rezulta din acest proiect, cum ar fi de pildă, asigurarea resurselor hardware şi software, realizarea analizei şi proiectării sistemelor informatice, pregatirea specialiştilor etc., sunt influenţate de o serie de factori incerţi la momentul demarării proiectului, fapt care conduce la o probabilitate de realizare a evenimentelor, relativ mică. Pentru reprezentarea matematică a evenimentelor şi a probabilităţilor lor de realizare, considerăm următoarele notaţii: X - un experiment oarecare; x1,x2,…,xn - un număr finit de evenimente elementare independente (rezultatele lui X); p1, p2,…,pn - probabilităţile de realizare a evenimentelor. Se porneşte de la axioma potrivit căreia realizarea experimentului X generează un set de evenimente, obţinându-se unul din rezultatele xiX. Deci: 0≤ P(xi)≤1, i[1,n] şi P(xi)=1
  • 34. 37 Informatică şi management Se apreciază că, înainte de a fi realizat, experimentul X conţine un anumit grad de nedeterminare sau incertitudine. Aceasta va fi înlăturată prin realizarea sa propriu-zisă, deoarece se obţine unul din cele n evenimente posibile, care aduce o anumită cantitate de informaţie referitoare la experimentul X. Prin urmare, prezenţa incertitudinii (sau a nedeterminării) este justificată în momentul premergător realizării experimentului, prin existenţa unei cantităţi de informaţii insuficiente, datorată faptului că nici unul din evenimente nu a fost realizat. După finalizarea experimentului X (care presupune realizarea celor n evenimente posibile), cantitatea de informaţii a crescut, proporţional cu probabilităţile de realizare a acestora, reducând incertitudinea iniţială a lui X. Se consideră că, incertitudinea specifică realizării unei acţiuni, proces etc. este o funcţie de probabilităţile de realizare a evenimentelor componente, egală cu cantitatea medie de informaţie furnizată de realizarea unui eveniment xi. În aceste condiţii, putem defini noţiunea de entropie informaţională ca un indicator care reflectă gradul de nedeterminare (incertitudine) al unui fenomen, exprimat prin cantitatea medie de informaţie obţinută în urma realizării – cu o anumită probabilitate – a evenimentelor specifice fenomenului. Continuând cercetările unui precursor în teoria informaţiei ( R.V. Hartley), Shannon stabileşte pentru calculul entropiei informaţionale următoarea expresie:    n 1i ip 2 logipH (1.1) unde : H = entropia informaţională pi = probabilitatea producerii evenimentului „i", i=l,2,...n. Unitatea de măsură pentru cantitatea de informaţie poartă numele de BIT (BInary digiT = cifra binară 0 sau 1). Astfel, pentru orice proces desfăşurat în cadrul sistemului unei organizaţii se poate cuantifica cantitatea de informaţii obţinută prin realizarea sa, respectiv este posibilă determinarea nivelului entropiei informaţionale.
  • 35. 38 Informatică şi management Considerăm că, la nivelul unui sistem complex, dinamic şi probabilistic, cum este cel al organizaţiei, importanţa cunoaşterii acestui indicator specific teoriei informaţiei este nu numai necesară, dar în primul rând utilă. În mod tradiţional, performanţa şi eficienţa unei întreprinderi sau instituţii publice se reflectă printr-o serie de indicatori economici şi financiari, care stau la baza diagnosticării activităţii şi a elaborării strategiei şi politicilor economice. După părerea noastră, cunoaşterea şi înţelegerea cât mai exactă a comportamentului sistemului organizaţiei, a principiilor şi particularităţilor de funcţionare a acesteia ca sistem complex este profund condiţionată de luarea în considerare a elementelor specifice teoriei informaţiei. De aceea, folosirea indicatorului entropie informaţională pentru înţelegerea modului în care cantitatea de informaţie prezentă la un moment dat în sistem, influenţează gradul de organizare al acestuia este extrem de importantă pentru procesul managerial. Nivelul entropiei informaţionale într-un sistem este influeţat de cel puţin doi factori: 1. Probabilităţile de realizare a evenimentelor pe care le include un fenomen, proces, acţiune. După cum a mai fost precizat, fiecare eveniment rezultat din producerea unui experiment aduce o cantitate de informaţie, proporţională cu probabilitatea sa de realizare. Acest fapt conduce la înlăturarea unui anumit grad de incertitudine care este asociat fenomenului real. Evident, cu cât probabilitatea de realizare a fiecărui eveniment este mai mare, cu atât nivelul entropiei (sau al gradului de nedeterminare al fenomenului) este mai scăzut. Din acest punct de vedere, se apreciază că entropia informaţională reprezintă o măsură a incertitudinii ce carcterizează rezultatele obţinute prin finalizarea fenomenului analizat. Ştiut fiind faptul că fiecare rezultat (eveniment) estimat posedă o anumită probabilitate de realizare şi, cu cât aceasta este mai mare, cu atât cantitatea de informaţie creşte, iar gradul de incertitudine al fenomenului real scade, pentru factorii de decizie, cunoaşterea acestui aspect este deosebit de utilă. Astfel, eforturile pentru finalizarea unei acţiuni pot fi orientate în direcţia identificării cât mai exacte a unor variabile certe, cuantificabile, prin care probabilitatea de
  • 36. 39 Informatică şi management realizare a evenimentelor ce rezultă din acţiunea respectivă, sa fie cât mai mare. 2.Gradul de organizare al sistemului. Orice sistem şi orice acţiune (experiment) care se petrece în cadrul lui, sunt caracterizate de un anumit nivel al entropiei informaţionale, scopul urmărit pentru o funcţionare eficientă şi eficace fiind de a minimiza valoarea acestui indicator. În acest sens, un factor de influenţă important îl reprezintă gradul de organizare al sistemului, reflectat atât la nivelul structurii acestuia, cât şi al relaţiilor existente între componente. Dacă se analizează pe un anumit interval de timp un sistem dinamic, se observă că factorii de ordine şi stabilitate alternează cu cei de dezordine şi instabilitate (principiile retroacţiunii negative şi pozitive). Preponderenţa celei de-a doua categorii de factori imprimă sistemului un anumit grad de dezorganizare, prin faptul că se produc o serie de evenimente cu probabilităţi mici de realizare, care nu sunt în măsură să sporească cantitatea totală de informaţii aflată în sistem. Nivelul entropiei informaţionale este în acest caz, mare şi invers proporţional cu gradul de organizare al sistemului. Să considerăm, de exemplu, situaţia în care la nivelul unei organizaţii se desfăşoară un proces inovaţional pentru modernizarea unei linii de producţie. Evenimentele din cadrul acestui proces ( efectuarea de studii, analize, proiecte, cercetare fundamentală sau aplicativă) sunt caracterizate de probabilităţi mici de realizare, deoarece factorii care sunt implicaţi sunt în esenţă aleatori, imprecişi, greu cuantificabili. Ca urmare, cantitatea de informaţii existentă în sistem la un moment dat este insuficientă şi nu reuşeşte să înlăture incertitudinea existentă în sistem, nivelul entropiei informaţionale fiind ridicat. Se apreciază aşadar că, între gradul de organizare al sistemului şi nivelul entropiei există un raport invers proporţional: cu cât sistemul este mai bine organizat, cu atât entropia informaţională va fi mai redusă. Vom ilustra acest raport în următorul studiu de caz: Se consideră o linie de fabricaţie a unor componente electronice. Evenimentele proprii sistemului sunt:  obţinerea unor piese cu toleranţe ± 5% (E1)  obţinerea unor piese cu toleranţe ± 10% (E2)
  • 37. 40 Informatică şi management  obţinerea unor piese cu toleranţe ± 20% (E3) Probabilităţile asociate celor trei evenimente sunt:  p1= 0,25  p2 = 0,25  p3 = 0,5 În funcţie de toleranţa lor, piesele pot fi utilizate după cum urmează: cele cu toleranţă mică la fabricarea de tehnică de calcul, cele cu toleranţă medie la fabricarea de maşini unelte cu comandă-program, iar cele cu toleranţă mare la fabricarea de aparatură electronică de larg consum. Se urmăreşte demararea unui proces inovaţional, finalizat prin oţinerea unui program de îmbunătăţire a calităţii produselor finite, astfel încât numărul de piese cu toleranţe medii şi mari să scadă pe ansamblul întregii producţii. Pentru aceasta se întreprind o serie de acţiuni (evenimente) în vederea perfecţionării organizării procesului tehnologic, acţiuni concretizate în:  introducerea la momentul t1 a unor purificări suplimentare a materiilor prime;  introducerea la momentul t2 a unor controale de calitate suplimentare pe parcursul procesului tehnologic;  aplicarea la momentul t3 a unor tehnologii care vizează creşterea preciziei unor faze ale procesului. Probabilităţile evenimentelor vor evolua de la momentul t0 la momentele tt, t2, şi t3 după cum se observă în tabelul nr.1.2. Tabelul nr. 1.2 Evoluţia în timp a probabilităţilor de realizare a unui eveniment Probabilităţi Momente de timp t0 t1 t2 t3 p1 0,4 0,5 0,3 0,6 p2 0,5 0,4 0,5 0,3 p3 0,1 0,1 0,2 0,1  (suma probabilităţilor) 1 1 1 1 Pe parcursul unui anumit interval de timp care începe în momentul demarării procesului inovaţional, se manifestă o serie de factori de care depinde realizarea evenimentelor precizate (umani, tehnologici, financiari, informaţionali), a căror probabilitate de realizare fiind relativ
  • 38. 41 Informatică şi management mică, cantitatea de informaţie adusă în sistem este redusă şi în consecinţă se înregistrează un grad mare de dezorganizare. Pe măsură ce sistemul se organizează, prin adoptarea unor măsuri care conduc la creşterea probabilităţii de realizare a evenimentelor, cantitatea de informaţie suplimentară înlătură incertitudinea în privinţa realizării respectivului proces inovaţional. Grafic, variaţia entropiei informaţionale, în funcţie de gradul de organizare/dezorganizare a sistemului se poate observa în figura nr. 1.6. H,I t0 t3 H = nivelul entropiei informaţionale I = cantitatea medie de informaţii t = timp t I H H = nivelul entropiei informaţionale I = cantitatea medie de informaţii t = timp t0 t1 t2 t3 t H,I H I Figura nr. 1.6 Variaţia entropiei informaţionale în funcţie de gradul de organizare/dezorganizare a sistemului Se observă că, pe măsură ce creşte cantitatea de informaţie în diferite intervale de timp, nivelul entropiei informaţionale scade. Altfel spus, efectele măsurilor de organizare asupra sistemului influenţează în mod pozitiv derularea evenimentelor legate de perfecţionare organizării procesului tehnologic, în sensul creşterii probabilităţii de realizare a lor şi, implicit a suplimentării cantităţii de informaţie introdusă în sistem. Ca o concluzie generală, putem afirma că, un nivel superior de organizare a sistemului dinamic al organizaţiei se poate obţine prin
  • 39. 42 Informatică şi management minimizarea entropiei informaţionale, ceea ce înseamnă o creştere a cantităţii de informaţie introdusă în sistem. Analog, o lipsă de organizare se manifestă în condiţiile unei dezordini accentuate şi a existenţei unei incertitudini depline a producerii anumitor evenimente. Din punct de vedere absolut teoretic există două situaţii extreme:  entropie informaţională nulă, atunci când evenimentele sunt caracterizate de o valoare a probabilităţii egală cu 1, ceea ce înseamnă că organizarea sistemului este maximă;  entropie informaţională maximă, atunci când incertitudinea în cadrul sistemului este deplină (evenimente care au probabilităţi de realizare egale cu 0). Importanţa practică a cunoaşterii nivelului entropiei informaţionale a sistemului unei organizaţii se răsfrânge în special pe plan decizional, constituind în cele din urmă, un indicator care reflectă eficienţa şi eficacitatea organizării activităţilor de bază. În plus, în condiţiile restructurării forţei de muncă din administraţie sau economie, reducerea personalului nu este întotdeauna urmată de o creştere a eficienţei în plan organizatoric şi funcţional. De exemplu, o primărie poate dispune de un număr mai mic de funcţionari publici, decât o altă instituţie similară, dar dacă entropia informaţională în cadrul primeia înregistrează un nivel ridicat, rezultă că cea de-a doua funcţionează mai eficient decât prima. Apelarea la conceptul de entropie informaţională şi folosirea lui în procesele manageriale trebuie să constituie o pârghie importantă în practica organizaţiilor. Semnalând sistemele sau subsisteme ale acestora care, la un moment dat prezintă un grad mare de entropie informaţională, pot fi luate măsurile potrivite pentru a conduce evenimentele corespunzătoare, spre probabilităţi de realizare mai mari. O entropie joasă caracterizează un sistem în care cantitatea de informaţie este mare, respectiv organizarea lui este satisfăcătoare. O entropie înaltă denotă o insuficienţă a resursei primordiale – informaţia – precum şi un sistem slab organizat. Entropia reprezintă deci, o măsură a dezordinii într-un sistem relativ ordonat. Demersul de abordare sistemică a organizaţiei, din această primă parte a lucrării este justificat de faptul că, indiferent de nivelul sau sfera
  • 40. 43 Informatică şi management la care o raportăm, organizaţia trebuie percepută şi tratată ca un sistem cibernetic, dinamic şi complex. De aceea, pentru a cunoaşte particularităţile structurale şi funcţionale ale unei firme sau instituţii publice, relaţiile cauzale atât în interiorul ei, cât şi în mediul ambiant, precum şi pentru a putea înţelege folosirea instrumentelor informatice în gestiunea proceselor sau la nivelul actului decizional, considerăm absolut utilă o familiarizare a cititorului cu câteva elemente esenţiale ale teoriei sistemelor şi principiilor de funcţionare a lor. Altfel spus, cunoaşterea profundă a unei entităţi atât de complexe cum este organizaţia devine posibilă prin raportarea ei la nişte modele generale de reprezentare şi interpretare a realităţii, în sprijinul acestei idei venind şi afirmaţia lui Forrester [21]: „ Pentru a înţelege ceva ca un exemplu particular al unui caz mai general, înseamnă a cunoaşte nu numai „acel ceva”, ci şi un model de înţelegere a altor lucruri asemănătoare lui, care pot fi întâlnite.”
  • 41. 44 Informatică şi management CAPITOLUL 2 2SISTEMUL INFORMAŢIONAL ŞI DECIZIONAL AL ORGANIZAŢIEI 2.1 Sistemul informaţional 2.1.1 Fundamente teoretice Sub aspectul utilităţii lor economice şi sociale, sistemele informaţionale şi informatice din cadrul organizaţiei au astăzi o legitimitate recunoscută, ţinând cont de transformările generate de evoluţia fenomenului de globalizare, precum şi de constrângerile sau oportunităţile oferite de un mediu concurenţial. Reflecţiile asupra relaţiei informatică – management conduc spre o serie de dezbateri conceptuale, metodologice sau funcţionale a căror rezultantă se constituie într-o nouă perspectivă de evoluţie a organizaţiei, perspectivă care reprezintă prin conţinutul ei, mult mai mult decât un proces de continuitate a practicilor uzuale existente.
  • 42. 45 Informatică şi management Sistemele informaţionale - în principal prin componentele lor informatice - alături de ansamblul proceselor manageriale ce se desfăşoară în cadrul organizaţiei se află prin definiţie, la intersecţia a numeroase domenii fundamentale, iar efectele acestei abordări sinergice nu pot fi decât constructive pe plan strategic, financiar, administrativ sau tehnologic. De aceea, considerăm că în acest capitol se impune ca, structura şi funcţionalitatea sistemului informaţional să fie studiate şi luate în considerare în corelaţie cu sistemul decizional şi procesele de management şi mai puţin, într-o viziune limitată la domenii punctuale existente în planul organizaţiei (gestiune, fiscalitate, fabricaţie, servicii etc). După cum apreciază Herbert Simon (Premiul Nobel pentru economie în 1978), “în societatea postindustrială, problema centrală este de a ştii cum să te organizezi pentru a lua decizii, ceea ce înseamnă a ştii cum să tratezi informaţia”. După cum se cunoaşte, funcţionarea organizaţiei este bazată pe un ciclu economic, constând dintr-o serie de procese de transformare succesivă a capitalului iniţial, în scopul recreării lui şi în acelaşi timp, a obţinerii unei plusvalori. Eficacitatea acestui ciclu economic este condiţionată de prezenţa minimă a diferitelor perturbări, atât la nivelul fluxurilor materiale, logistic-informaţionale sau tehnologice, cât şi la nivelul sistemului de management al organizaţiei. În aceste condiţii, alături de celelalte resurse clasice, rolul resursei informaţionale în atingerea obiectivelor strategice, precum şi în asigurarea competitivităţii firmei devine esenţial, iar organizarea şi utilizarea informaţiei pe toate nivelurile decizionale, devine cu mult mai importantă decât utilizarea în sine a calculatorului electronic. Informaţia – scrisă sau orală, generală sau specializată – constituie elementul central al sistemului informaţional şi prin semnificaţia ei, condiţionează ansamblul proceselor desfăşurate la nivelul celorlalte componente sistemice ale organizaţiei. Definirea conceptului de sistem informaţional îmbracă exprimări diverse, fiind unanim acceptat ca un ansamblu structurat de elemente care oferă informaţii celor interesaţi. Deseori, acest sistem este asociat în sens metaforic, cu sistemul sangvin din organismile vii, care asigură colectarea, tratarea şi distribuirea sângelui către alte organe. Similar, ansamblul complex al organizaţiei dispune de un sistem care colectează,
  • 43. 46 Informatică şi management prelucrează şi transmite informaţii prin instrumente specifice, către celelalte elemente structurale, aflate în relaţii de cauzalitate. Capitolul de faţă îşi propune ca aria de discuţie şi analiză să fie delimitată de problematica particulară sistemului informaţional, prin prisma modului în care acesta se corelează cu sistemul decizional al organizaţiei, asigurând acea relaţie fundamentală dintre informaţie şi decizie. Una dintre abordările cele mai frecvente, defineşte sistemul informaţional ca un ansamblu de componente, care acţionează în baza unor relaţii de cauzalitate, în vederea culegerii şi prelucrării datelor şi informaţiilor, necesare la nivel decizional şi operaţional. Subliniem din motive pedagogice, prezenţa celor trei determinări majore ale unui sistem (potrivit teoriei sistemelor), respectiv, structura, cauzalitatea şi finalitatea. Astfel, definiţia de mai sus pune în evidenţă identitatea componentelor (structura), relaţiile dintre acestea (cauzalitatea), precum şi obiectivul creării sistemului (finalitatea). Ceea ce trebuie menţionat în acest context, este faptul că, cei trei determinanţi majori ai oricărui sistem nu există în mod independent, unul faţa de altul. În speţă, relaţiile de cauzalitate care se manifestă în structura sistemului informaţional nu sunt în afara acţiunii conştiente a factorului uman. Altfel spus, cauzalităţii trebuie să i se asocieze o finalitate (un obiectiv) direcţionată şi dirijată. Alţi autori [4] definesc sistemul informaţional ca o reţea complexă de relaţii structurate în care intervine factorul uman, de echipamente şi proceduri, care au ca obiect crearea unor fluxuri ordonate de informaţii pertinente, provenite din surse interne şi externe organizaţiei şi care sunt destinate să constituie baza de adoptare a deciziilor. Sistemelor informaţionale ale organizaţiilor le sunt recunoscute într-o manieră mai mult sau mai puţin explicită, două particularităţi importante:  Gradul de pertinenţă al informaţiei, care generează acesteia atributul de factor de progres sau dimpotrivă, de rigiditate şi regres. Calitatea sistemului informaţional este strâns legată de determinanţii majori ce caracterizează o informaţie pertinentă (completitudine, exactitate, oportunitate, fiabilitate etc), asigurând
  • 44. 47 Informatică şi management prin toate componentele sale o funcţionare corectă a organizaţiei şi deschizând acesteia o serie de direcţii de ordin strategic.  Complexitatea sistemului informaţional, care scoate în evidenţă antinomia dintre decizii structurate şi nestructurate, dintre procesul decizional fundamentat ştiinţific sau empiric, dintre formal şi informal, dintre variabile certe şi cele necunocute. Reducând sau ignorând complexitatea sistemului informaţional în cadrul managementului, unele organizaţii se axează preponderent pe implementarea diverselor tehnologii informatice, neglijând cerinţa fundamentală de asigurare a unei infrastructuri informaţionale coerente şi unitare. În acest sens apreciem că, managementul informaţiei, managementul fluxurilor de lucru şi al celor informaţionale, identificarea reală a cerinţelor utilizatorilor, precum şi stabilirea obiectivă a unei ordini de priorităţi în satisfacerea acestora, trebuie să prevaleze introducerea tehnologiilor informatice. Sistemul informaţional reuneşte un ansamblu de elemente interdependente, asupra cărora acţionează dinamic o serie de evenimente, atât din mediul organizaţional, cât şi din cel extern, elemente care într-o viziune general acceptată, sunt următoarele: Datele - reprezintă ansambluri de simboluri, exprimate sub formă numerică, litere, sunete, imagini etc, susceptibile de a fi percepute de fiinţa umană. La nivelul unei organizaţii, datele pot exprima de exemplu, norme, cantităţi, valori corespunzătoare obiectivelor sau evenimentelor (fenomene economice, juridice, sociale, teritoriale, politice etc). De aceea, identificând datele, desemnăm în fapt, ansamblul simbolurilor reprezentative ale unei informaţii potenţiale. Informaţiile - se referă numai la acele date, care aduc elemente noi destinatarului lor, care modifică percepţia asupra realităţii şi reduc gradul de incertitudine (necunoaştere) asupra acesteia. Se desprinde, aşadar, concluzia potrivit căreia, informaţiile formează o submulţime inclusă în mulţimea datelor. Important de precizat, în această abordare este că, noţiunea de informaţie este relativă destinatarului ei, în sensul că
  • 45. 48 Informatică şi management ceea ce reprezintă informaţie pentru unul, nu este obligatoriu informaţie pentru altul. Aceasta deoarece, informaţia ia în considerare întotdeauna semnificaţia fenomenului real pe care-l surprinde, semnificaţie care în mod fundamental, diferă în funcţie de percepţia proprie a utilizatorului. Informaţia are aşadar, un puternic caracter de subiectivism. În cadrul proceselor de informare desfăşurate într-o organizaţie, o problemă importantă se referă la necesitatea de a asigura informaţiilor proprietăţi, capabile să-i confere o valoare de întrebuinţare cât mai mare. Aceste proprietăţi definesc conceptul de pertinenţă a informaţiei şi se reflectă în următoarele:  Completitudinea – se referă la caracterul exhaustiv pe care trebuie să-l posede o informaţie, considerată a fi pertinentă. Chiar dacă în practică, această proprietate este greu de atins (circuite informaţionale lungi, existenţa fenomenelor de filtraj, distorsiune etc), realizabilitatea ei este mult mai mare, prin intermediul noilor tehnologii informatice şi de comunicaţie.  Accesibilitatea - se concretizează în asigurarea condiţiilor efective, pentru a intra în posesia informaţiei: unde se gaseşte? ; cât timp necesită extragerea informaţiei căutate? Un aspect interesant relativ la această proprietate este acela că, între gradul de accesibilitate al informaţiei şi volumul de date din care se extrage informaţia utilă (în forma şi la momentul dorit) , nu există, în mod obligatoriu, o relaţie de directă proporţionalitate. Un volum mare de date nu implică un grad la fel de mare, de acces la informaţie.  Actualitatea - este o proprietate care reflectă oportunitatea informaţiei, adică posibilitatea de a dispune de aceasta, chiar în momentul (sau intervalul de timp) în care este necesară. Se consideră că, după acest interval „util”, informaţia adiţională nu mai are sens, pentru o decizie care a fost deja adoptată.  Exactitatea – se referă la conţinutul informaţiei, precum şi la sursa de provenienţă a ei. Atributul de exactitate îi conferă informaţiei o anumită funcţionalitate, într-un context spaţial şi temporal bine
  • 46. 49 Informatică şi management definit. De asemenea, sursele din care provine informaţia sunt extrem de importante, cunoscut fiind faptul că o sursă care a furnizat şi în trecut informaţii ce s-au dovedit în timp corecte este susceptibilă de a asigura un grad satisfăcător de exactitate al informaţiilor. ACCESIBILITATE (determinant major de utilizare efectivă a informaţiei) EXACTITATE (absenţa fenomenului de perturbare) PUNCTUALITATE (respectarea limitelor de timp în procesul de utilizare) FIABILITATE (gradul de încredere în sursa informaţiei) ACTUALITATE (reducerea întârzierii în obţinerea informaţiei) COMPLETITUDINE (caracterul exhaustiv) PERTINENŢA INFORMAŢIEI Figura nr. 2.1 Proprietăţile conceptului de pertinenţă a informaţiei Este important de precizat că pertinenţa informaţiei este orientată spre utilizatorul ei şi poate fi analizată doar în funcţie de un anumit context. Deplasarea într-un alt context face ca informaţia să devină non – pertinentă şi legitimitatea ei să fie analizată în funcţie de altă conjunctură. Circuitele informaţionale - reprezintă traseul pe care îl parcurge o informaţie de la sursă la destinaţie. Ele iau naştere atât in interiorul organizaţiei, cât şi între aceasta şi mediul extern. Practic, atât între compartimentele funcţionale aflate pe acelaşi nivel în structura organizatorică, cât şi între cele situate pe niveluri diferite se creează canale (trasee) informaţionale mai mult, sau mai puţin complexe. Eficienţa cu care sunt proiectate aceste legături condiţionează
  • 47. 50 Informatică şi management în mod direct calitatea întregului proces de informare în cadrul instituţiei publice, fapt care are profunde implicaţii în viteza, calitatea şi oportunitatea informaţiei. Fluxurile informaţionale - reprezintă ansamblul informaţiilor care parcurg circuitele informaţionale. Legate intrinsec de componenta anterioară, fluxurile de informaţii iau naştere în diferite moduri în cadrul structurii organizatorice a instituţiei. Astfel, putem considera trei categorii şi anume:  Fluxuri informaţionale verticale care se stabilesc între compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite şi între care există relaţii de subordonare nemijlocită (de exemplu, ansamblul de informaţii care sunt transmise de către şeful serviciului de aprovizionare dintr-o organizaţie, managerului comercial).  Fluxuri informaţionale orizontale, stabilite între compartimente aflate pe acelaşi nivel ierarhic, între care nu există relaţii de subordonare ( informaţiile vehiculate între serviciul financiar- contabilitate şi serviciul de resurse umane).  Fluxuri informaţionale oblice, care apar de regulă, în mod aleator între compartimente aflate pe niveluri ierarhice diferite, dar între care nu există relaţii de subordonare (de exemplu, în cazul iniţierii unui proiect de investiţii de către Ministerul Administraţiei şi Internelor se creează fluxuri de informaţii între Direcţia generală de investiţii, Direcţia generală de buget şi Direcţia pentru cultură, aflate pe nivele ierarhice diferite, dar neavând aceeaşi subordonare). În funcţie de natura şi complexitatea organizaţiei, sistemul informaţional comportă o varietate de circuite informaţionale şi, implicit, de fluxuri de informaţii care le traversează. Unele dintre acestea sunt de natură formală şi pot fi evidenţiate în cadrul structurii organizatorice a firmei, prin diagramele de relaţii existente între nivelurile ierarhice, verigile organizatorice şi posturi. De asemenea, circuitele şi fluxurile informaţionale sunt indestructibil legate de fluxurile materiale, financiare sau umane din organizaţie, sau din afara ei. Dacă ne referim de pildă, la întregul proces de comandă şi coordonare a fluxurilor fizice către
  • 48. 51 Informatică şi management clienţi (produse finite) şi a fluxurilor de la furnizori (materii prime) acesta este caracterizat de două tipuri principale de fluxuri:  Fluxuri de informaţii – care au rolul de a regulariza circuitul mărfurilor în amonte şi în aval, permiţând întreprinderii să-şi ajusteze oferta în funcţie de cererea reală de pe piaţă.  Fluxul de mărfuri – care integrează total sau parţial, o serie de operaţii de distribuţie fizică a produselor şi de gestiune a producţiei şi a aprovizionării. Dacă avem în vedere organizarea procesuală a firmei, cu reprezentarea funcţiunilor şi activităţilor acesteia putem observa în figura nr 2.2 legăturile şi fluxurile de informaţii care apar: Flux bugetar Flux contabil şi financiar Flux de vânzări Flux de aprovizionare Flux de producţie Flux de personal - flux informaţional Figura nr. 2.2 Fluxurile informaţionale generate la nivelul funcţiunilor organizaţiei În practică, sistemul informaţional este adesea completat şi uneori contracarat de numeroase circuite informaţionale paralele, de natură informală, generate de obiceiuri şi relaţii interpersonale în cadrul organizaţiei. Deşi reprezentarea lor prin diagrame de flux nu este posibilă, este acceptat faptul că ele fac parte din sistemul informaţional, fiind din păcate dificil de raţionalizat şi în consecinţă, angrenând o serie de disfuncţionalităţi în funcţionarea acestuia.
  • 49. 52 Informatică şi management Procedurile informaţionale - sunt reprezentate de un ansamblu de metode şi tehnici de reprezentare a informaţiilor primare, prin intermediul cărora este asigurată interfaţa om-calculator. Calitatea acestei componente este condiţionată de modul de utilizare a tehnologiilor informatice moderne, care permit punerea la dispoziţia utilizatorilor, a unor aplicaţii informatice cu interfeţe „prietenoase” şi facile. Mijloacele de tratare a informaţiilor - reunesc suporturile fizice (hardware) şi cele logice (software) prin care sunt asigurate procesele de culegere, prelucrare, transmitere, stocare a informaţiei, în vederea obţinerii rezultatelor dorite. În mod evident, această componentă este deosebit de dinamică, fiind influenţată permanent atât de evoluţia echipamentelor de calcul, cât şi de apariţia unor noi software-uri de bază sau de aplicaţie. O problemă esenţială în funcţionarea oricărui sistem informaţional o reprezintă necesitatea identificării principalelor deficienţe care se manifestă în cadrul său, precum şi adoptarea celor mai bune soluţii pentru minimizarea efectului lor, asupra organizaţiei, precum şi asupra sistemului său de management. Cele mai cunoscute deficienţe, reunite sub titulatura de „generale”, deoarece caracterizează orice sistem informaţional, indiferent de specificul organizaţiei, sunt: a. Distorsiunea - se referă la modificarea în mod neintenţionat a conţinutului informaţiei, de-a lungul circuitului informaţional pe care îl parcurge. Cele mai multe cazuri în care apare această deficienţă sunt generate de o înţelegere eronată a unei informaţii, fără a exista însă această intenţie din partea sursei de transmitere. b. Filtrajul - reprezintă din punct de vedere al semnificaţiei, antonimul distorsiunii, în sensul că informaţia este modificată în mod intenţionat, fie direct de la sursă, fie în alte puncte aflate pe circuitul informaţional. Un exemplu de filtrare a informaţiei este atunci când un angajat furnizează un anume raport – altei persoane sau compartiment – al cărui conţinut este modificat intenţionat, conform unui interes personal sau de grup.
  • 50. 53 Informatică şi management În concluzie, ambele deficienţe – distorsiunea şi filtrajul – se manifestă prin modificarea conţinutului informaţiei, din punct de vedere al perturbării funcţionării sistemului informaţional al organizaţiei fiind la fel de „nocive”, prin prisma efectelor pe care le produc. Fenomenele de distorsiune şi filtraj fac referire la conţinutul informaţiei, dar ele trebuie privite într-un context mult mai larg, în care luăm în considerare aria de utilizare a informaţiei, legăturile cu mediul, gradul de abstractizare, periodicitatea utilizării, urgenţa etc. c. Redundanţa - se referă la înregistrarea în mod repetat a aceloraşi informaţii, sau a unora asemănătoare, pe acelaşi suport de memorare, sau pe suporturi diferite. De exemplu, la nivelul unei primării, introducerea unor informaţii referitoare la planul general de urbanism al oraşului într-o bază de date trebuie să se realizeze o singură dată, ele putând fi utile, atât direcţiei de investiţii, cât şi direcţiei de urbanism şi amenajarea teritoriului. Din punct de vedere informaţional, redundanţa reprezintă o deficienţă importantă, cu efecte negative în acurateţea şi exploatarea informaţiei, precum şi în ceea ce priveste raţionalitatea sistemului informaţional. Totuşi, în practică este necesară menţinerea unei redundanţe minime şi controlate, un exemplu în acest sens, fiind crearea fişierelor de tip arhivă, pentru memorarea pe termen lung a unor informaţii, sau restaurarea altora, atunci când au fost alterate fişierele de stare (temporare) care le conţineau. d. Aglomerarea canalelor informaţionale - reflectă o perturbare în funcţionarea sistemului informaţional, care constă în vehicularea unui volum de informaţii mai mare decât este necesar de-a lungul circuitelor, precum şi în transmiterea către anumite destinaţii (şefi de compartimente, directori, manageri etc.) a unor informaţii care nu intră în sfera lor de competenţă. Manifestarea unor astfel de deficienţe la nivelul sistemului informaţional generează o serie de complicaţii în ansamblul organizaţiei, pe cel puţin două planuri:  pe plan uman, deoarece atât personalul de conducere, cât şi cel de execuţie din cadrul organizaţiei sunt sceptici în faţa unor sisteme
  • 51. 54 Informatică şi management informatice care se vor implementa pe un suport informaţional defectuos, fiind tentaţi să subaprecieze efectul (produse informatice slabe) şi nu cauza (sistem informaţional neperformant);  pe planul întregului sistem de management, care nu mai poate funcţiona eficient pentru atingerea finalităţii sale, atâta timp cât, cel puţin una din componentele lui nu-şi respectă propriile legi de funcţionare. 2.1.2 De la date-informaţii, la date-informaţii-cunoştinţe Raportat la mediul organizaţional, datele şi informaţiile concentrează esenţa tuturor activităţilor, proceselor, fenomenelor şi comportamentelor umane, fiind percepute drept nucleul sistemului informaţional, care le asigură colectarea, prelucrarea şi transmiterea în şi către alte sisteme. Un interes deosebit pentru activitatea cotidiană a organizaţiilor, prezintă datele şi informaţiile formale (care descriu indicatori, planuri, procese etc.) şi care reprezintă de regulă, suportul preponderent necesar adoptării deciziilor bine structurate. De asemenea, sub aspectul prelucrării lor automate, această categorie de date şi informaţii pot fi algoritmizate prin diverse modele economico- matematice. Realitatea este însă caracterizată, de o multitudine de date şi informaţii de natură informală (care descriu relaţii de grup, structuri de conducere, sisteme de valori, cultură organizaţională etc), care nu se înscriu într-un context exact şi nu pot fi interpretate cu ajutorul unei structuri sau al unui model. Activităţile din cadrul organizaţiei pot fi descrise sub forma datelor şi a informaţiilor şi, cu condiţia formalizării lor, ele pot fi stocate prin intermediul instrumentelor informatice, constituindu-se într-un capital informaţional util decidenţilor. În ultimii ani, se înscrie tot mai mult în perspectiva managerială, problema capitalizării cunoştinţelor existente într-o organizaţie, în scopul valorificării lor în procesele decizionale. Apare astfel, o relaţie tridimensională date – informaţii – cunoştinţe, care depăşeşte cadrul tradiţional al sistemelor informaţionale şi se extinde asupra sistemelor de cunoştinţe.
  • 52. 55 Informatică şi management Nu ne propunem în această lucrare aprofundarea problematicii legată de gestiunea cunoştinţelor, ci urmărim doar să evidenţiem succint, rolul lor de resursă strategică pentru organizaţia modernă, precum şi influenţa potenţială asupra actului decizional. În plan teoretic s-a pornit de la ideea potrivit căreia cunoştinţele rezidă într-o anumită aptitudine de comportament a unei persoane, aptitudine relevată prin capacitatea acesteia de a răspunde într-o manieră apropiată cu o situaţie dată [47]. Această abordare ridică însă întrebări, asupra relaţiei date – informaţii – cunoştinţe. Dacă informaţia este definită, în mod clasic ca o dată care are un sens, într-un anumit context, legătura între informaţie şi cunoştinţă este dificil de precizat. Potrivit [49], „informaţia este constituită dintr-un ansamblu de mesaje, iar cunoştinţele sunt create prin acest ansamblu de informaţii, totul fiind ancorat în credinţele proprii deţinătorului lor”. Cu siguranţă însă, cunoştinţele nu pot fi rezumate doar la o simplă acumulare de informaţii, iar între cantitatea de informaţii de care dispune o organizaţie la un moment dat şi cantitatea de cunoştinţe pe care ipotetic o pot crea angajaţii săi, nu există o relaţie liniară. Concluzionând asupra relaţiei dintre date, informaţii şi cunoştinţe reţinem următoarele afirmaţii [47]:  data este o resursă obiectivă şi statică;  informaţia constituie un ansamblu de date semnificative şi are valoare în raport cu un scop ( o problemă);  cunoştinţa este subiectivă, dinamică, creată în cadrul interacţiunii sociale dintre individ şi organizaţie, legată de un anumit context şi are un caracter relativ, în măsura în care derivă din capacitatea creativă a omului. Literatura în domeniu identifică două categorii de cunoştinţe care prezintă interes pentru a fi gestionate şi anume, tacite şi explicite. Cunoştinţele tacite decurg din încorporarea la nivelul posesorului lor, a unor reprezentări mentale, a unor scheme de acţiune referitoare la realizarea unor sarcini cognitive sau concrete. Ca urmare, cunoştinţele tacite sunt non exprimabile, puternic dependente de percepţia individului în contextul unei acţiuni, de obiectivele pe care le urmăreşte, dar şi de propriile sale valori sau credinţe. Cunoştinţele explicite prezintă
  • 53. 56 Informatică şi management particularitatea de a putea fi transmisibile printr-un limbaj formal. Ele sunt enunţabile, obiective şi structurate logic şi au o formă fizică care permite să fie stocate şi accesate. De fapt, această categorie de cunoştinţe este cea care suscită interesul specialiştilor, privind capitalizarea şi gestionarea lor în organizaţie. Pentru organizaţia de azi, cunoştinţele se constituie ca o veritabilă resursă strategică, care trebuie gestionată în scopul obţinerii avantajului competitiv. Mutaţiile organizaţionale generate de fenomenul de mondializare sau de concurenţa acerbă de pe piaţă evidenţiază noi forme de organizare care deplasează frontierele tradiţionale ale organizaţiei. În aceste condiţii, teoria firmelor bazate pe cunoştinţe susţine că acestea trebuie să recurgă la instrumente pentru capitalizarea lor, în egală măsură cu generarea de noi cunoştinţe şi cu punerea în aplicare a celor pe care deja le posedă. Aceasta implică o reconsiderare a evoluţiei funcţionalităţii sistemelor informaţionale, precum şi folosirea noilor tehnologii informatice şi de comunicaţie de tip Internet, Intranet, depozite de date (DataWarehouse), Data Mining etc. Crearea la nivelul organizaţiei a unei baze de cunoştinţe reprezintă un real progres în optimizarea actului decizional. În acest sens, remarcăm două dintre perspectivele ce caracterizează cunoştinţele, respectiv perspectiva obiect şi perspectiva procesuală, care extind limita înţelegerii asupra acestora în scopul folosirii lor de către decidenţi. . Privită ca obiect, cunoştinţa este considerată un element care poate fi stocat şi manipulat. De aceea, în această perspectivă se pune accent în principal, pe definirea conţinutului ei, pentru a putea fi reţinută într-o bază de cunoştinţe şi ulterior administrată. Evident, este vorba de cunoştinţele explicite, transmisibile printr-un limbaj formal şi care se referă la situaţii mangeriale, probleme de decizie sau alte evenimente care au fost rezolvate pe baza lor. De subliniat faptul că, modul de tratare a cunoştinţei ca obiect a fost valorificat pe marginea conceptului de memorie organizaţională, construindu-se un repertoar de cunoştinţe (declarative, procedurale, cauzale, relaţionale, pragmatice, conjuncturale etc.) folosite în practica decizională. Din perspectiva procesuală, cunoştinţa este studiată sub aspectul impactului gestionării ei asupra eficacităţii organizaţionale şi a influenţei asupra altor acţiuni manageriale.
  • 54. 57 Informatică şi management Extinderea relaţiei date – informaţii spre date – informaţii – cunoştinţe capătă noi valenţe în contextul susţinerii proceselor decizionale. Cu toate acestea, remarcăm faptul că, dacă în ceea ce priveşte informaţiile, suportul oferit de noile tehnologii informatice şi de comunicaţie în gestionarea lor este indubitabil, pentru gestiunea cunoştinţelor aportul acestor tehnologii este moderat deoarece „cunoştinţele nu vor circula niciodată liber, odată cu punerea în aplicare a unei tehnologii”[2]. 2.1.3 Abordarea sistemică a componentei informaţionale Ipoteza fundamentală care stă la baza abordării sistemice se întemeiază pe transformările care se produc în interiorul ansamblului studiat, rezultate din modificările mai mult sau mai puţin controlate pe care le suferă variabilele de intrare, provenind din alte sisteme sau din mediu. Aceste transformări generează variabilele de ieşire care sunt preluate de asemenea, de alte sisteme sau de mediu. Plecând de la ipoteza de mai sus, se apreciază că în cadrul organizaţiei elementele cu caracter decizional, informaţional, operaţional, precum şi cele referitoare la metodele şi tehnicile de management acţionează sistemic, în baza relaţiilor de cauzalitate, în vederea atingerii unei finalităţi bine definite: exercitarea proceselor şi relaţiilor de management. Acest ansamblu – în fapt, sistemul de management al organizaţiei - are proprietatea de a se reorganiza spontan sub influenţa propriei structuri interne, precum şi a mediului, funcţionând pe baza mecanismului de autoreglare (descris în detaliu în capitolul 1). Constituit din patru subsisteme fundamentale (decizional, informaţional, organizatoric şi cel al metodelor şi tehnicilor de management) acest sistem care asigură raţiunea existenţei organizaţiei este un ansamblu complex ce posedă o serie de proprietăţi. De subliniat că, aceste proprietăţi se regăsesc la nivelul ansamblului sistemului de management, devenind nesemnificative sau puţin reprezentative, atunci când se regăsesc doar la nivelul unei anumite componente a sistemului.
  • 55. 58 Informatică şi management Această afirmaţie reflectă de altfel, punctul esenţial al teoriei lui Bertalanffy şi anume faptul că, „întregul e mai mult decât suma părţilor”. De exemplu, sistemul de management are proprietatea de a adopta deciziile în baza cărora se asigură evoluţia organizaţiei pe termen scurt, mediu şi lung. Reducerea acestei proprietăţi strict la nivelul subsistemului decizional devine nesemnificativă (chiar imposibilă), deoarece acesta este incapabil să asigure derularea unui proces decizional, în lipsa informaţiilor furnizate de către o altă componentă a întregului, respectiv cea informaţională. La nivelul sistemului de management al organizaţiei, subsistemul informaţional se detaşează prin dinamism şi flexibilitate, în special datorită componentelor sale informatice. Atenţia deosebită care este acordată acestui subsistem în cadrul oricărei organizaţii este justificată atât de locul şi rolul său în ansamblul componentelor de management, cât şi de amploarea pe care a cunoscut-o în ultimele decenii dezvoltarea tehnologiei informaţiei. Informaţii despre acţiuni şi procese de execuţie SUBSISTEM ORGANIZATORIC SUBSISTEM INFORMAŢIONAL Componente informatice pentru: Fundamentare Decizii Gestiune Economică Informaţii despre acţiuni şi procese de execuţie SUBSISTEM DECIZIONAL DECIZII CURENTE TACTICE STARTEGICE Figura nr. 2.3 Intercondiţionările existente între sistemul informaţional şi celelalte subsisteme ale sistemului de management Între componentele sistemului de management se poate remarca existenţa unei interacţiuni dinamice, procesele de informare fiind asigurate prin intermediul subsistemului informaţional. Potrivit abordării
  • 56. 59 Informatică şi management cibernetice iniţiată de Wiener în 1967, sistemul de management al unei organizaţii este unul cu feed back, bazat pe prezenţa acţiunii şi retroacţiunii la nivelul elementelor componente. În acest sistem, componenta informaţională realizează o condiţionare reciprocă între cea decizională şi cea organizatorică (figura nr 2.3). Se observă că ieşirile subsistemului organizatoric, concretizate în date şi informaţii despre procesele de muncă desfăşurate la nivelul compartimentelor funcţionale, sunt preluate de către subsistemul informaţional, prin intermediul circuitelor informaţionale, sub forma fluxurilor de informaţii. Raţionalitatea cu care acestea sunt proiectate influenţează în mod direct acurateţea, viteza şi pertinenţa informaţiilor care în final, vor sta la baza adoptării deciziilor. Prin intermediul mijloacelor clasice sau a componentelor informatice, variabilele de intrare în sistemul informaţional sunt supuse diferitelor prelucrări, urmând să fie direcţionate către subsistemul decizional. Considerate variabile de intrare pentru acest subsistem, informaţiile stau la baza actului decizional, finalizat prin elaborarea deciziilor pentru o anumită problemă. Decizia constituie variabilă de ieşire a subsistemului decizional, respectiv de intrare în cel organizatoric, realizându-se astfel conexiunea inversă în cadrul sistemului de management. Remarcăm faptul că, subsistemul decizional şi cel organizatoric sunt în fapt, un caz particular al modelului general operaţie – informaţie – decizie [29], care reliefează sistemul informaţional ca un element de corelare al sistemului de comandă (pilotaj) şi al celui operant (de execuţie) din cadrul oricărei organizaţii. Potrivit acestei abordări, organizaţia este structurată în trei componente sistemice, aflate în interacţiune:  Subsistemul de comandă (de pilotaj), care are rolul de a coordona, controla şi decide asupra evoluţiei evenimentelor specifice, provenind din mediul intern sau extern.  Subsistemul operant (de execuţie), care are rolul de a îndeplini sarcinile trasate de catre subsistemul de comandă, contribuind astfel la funcţionarea de ansamblu a sistemului organizaţiei.  Subsistemul informaţional, care asigură, în esenţă, comunicarea între celelalte două subsisteme, pe de-o parte şi interfaţa cu mediul extern, pe de altă parte. În această viziune, sistemul informaţional
  • 57. 60 Informatică şi management joacă rolul unei „memorii” între sistemul de comandă şi cel de execuţie şi susţine procesele de informare dintre acestea. 2.2 Sistemul informatic Ocupă un loc central în cadrul sistemului informaţional şi are rolul de a trata şi administra (creare, consultare, modificare, suprimare) datele ajunse în sistem, prin intermediul canalelor de comunicaţie. Componentele complexe de prelucrare includ, atât datele care au doar un simplu regim de tranzitare (date comunicate de alte sisteme) , cât şi datele stocate în memorie, care urmează să fie gestionate (date rezidente). În cadrul oricărui sistem informaţional există de regulă, un subsistem de prelucrare al datelor, care poate fi după caz, manual, mecanizat, automat sau combinat. În principal, această componentă asigură următoarele categorii principale de procese:  culegerea şi stocarea datelor;  efectuarea tuturor operaţiilor de prelucrare a datelor şi informaţiilor;  comunicarea lor la momentele de timp necesare şi în punctele în care ele sunt solicitate. Dacă în sistemul informaţional, prelucrările de date se realizează cu ajutorul tehnicii electronice de calcul, pe baza unor programe (software- uri) specializate, vorbim atunci de existenţa subsistemului informatic, acesta fiind un caz particular al subsistemului de prelucrare. Privit în perspectiva sistemică (raportarea părţii la întreg), subsistemul informatic reprezintă un ansamblu structurat, format din echipamente electronice de calcul şi comunicaţie, procese şi proceduri automatizate, care interacţionează în vederea asigurării prelucrării automate a datelor şi informaţiilor din cadrul sistemului informaţional. O formulare mai concisă a conceptului de subsistem informatic evidenţiază că acesta reprezintă acea parte a sistemului informaţional în care prelucrarea datelor se realizează automat. În practica organizaţiilor există deseori situaţii în care se manifestă tendinţa de a suprapune cele două noţiuni, informaţional şi informatic.
  • 58. 61 Informatică şi management Apreciem că, o astfel de abordare nu poate avea caracter absolut şi menţionăm cel puţin trei aspecte pentru a arăta că sistemul informaţional nu se reduce la cel informatic:  există o serie de sarcini importante, care se execută manual ( preluări de date, interprearea rezultatelor, efectuarea unor analize economice etc);  există şi alte instrumente neinformatice, care îndeplinesc funcţii în interiorul sistemului informaţional (copiatoare, telefax-uri, mijloace audio-vizuale);  rezolvarea problemelor de gestiune, indiferent de natura resurselor gestionate (materiale, umane, financiare etc.) nu poate fi preluată în totalitate de către sistemul informatic. Aceasta deoarece o serie de activităţi sau funcţii nu pot fi formalizate – criteriu primordial pentru prelucrarea automatizată, iar pe de altă parte, deoarece evoluţia rapidă a software-ului de aplicaţie, determină adesea o reaşezare a regulilor de gestiune. De aceea putem admite că o parte din procedurile specifice diverselor activităţi ale organizaţiei „scapă” de sub acoperirea sistemelor informatice, ramânând manuale sau informale. După cum este cunoscut, mediul economic şi administrativ este caracterizat de generarea şi vehicularea unor volume de informaţii extrem de mari, care provin fie din sistemul propriu al organizaţiilor, fie din mediul extern, cu care acestea interacţionează. În condiţiile în care, orice agent economic sau instituţie publică urmăreşte atingerea unor indicatori de performanţă şi asigurarea avantajului competitiv, întregul proces de culegere, prelucrare, transmitere a diverselor categorii de date şi informaţii trebuie să se desfăşoare în mod rapid şi eficient. Realizarea acestui deziderat este puternic condiţionată de structura şi funcţionalitatea sistemului informaţional, precum şi de gradul în care acesta, ca interfaţă între sistemul de conducere şi cel condus (decizional şi operaţional), reuşeşte să asigure desfăşurarea optimă a activităţilor de natură informaţională. Acest aspect însă, reprezintă doar o condiţie necesară, nu şi suficientă, în vederea perfecţionării proceselor existente la nivelul organizaţiei. Astfel, pentru transferul şi controlul centralizat sau distribuit al informaţiilor din sistem se impune - ca o condiţie obiectivă - dezvoltarea
  • 59. 62 Informatică şi management unei infrastructuri informatice şi de comunicaţie complexe, care să se constituie într-un real suport, atât în gestionarea activităţilor operaţionale, cât şi în optimizarea procesului de fundamentare al deciziilor, la toate nivelurile de conducere. 2.2.1 Tipologia şi evoluţia sistemelor informatice Sub aspectul diversităţii şi a ariei de întindere a (sub)sistemelor informatice este cel puţin dificil, să atingem nişte limite reperabile. Practic, societatea informaţională, aflată într-o permanentă dinamică, este axată pe dezvoltarea sistemelor informatice şi a tehnologiei informaţiei, tot aşa cum revoluţia industrială a avut ca element central motorul sau maşina cu aburi. În ciuda acestei varietăţi a sistemelor informatice se impune, totuşi, o clasificare a lor cu caracter non- exhaustiv, în funcţie de o serie de criterii, cum sunt: 1) După scopul urmărit:  sisteme informatice pentru automatizarea activităţilor de rutină;  sisteme informatice pentru conducerea operativă, tactică şi strategică;  sisteme informatice de asistare a deciziilor;  sisteme informatice pentru automatizarea proceselor de comunicaţie. 2) După gradul de dispersie al resurselor sistemului:  sisteme informatice locale (exploatabile pe calculatoare independente sau în reţea);  sisteme informatice distribuite în plan teritorial. 3) După specificul activităţii pe care o automatizează :  sisteme informatice de gestiune;  sisteme informatice pentru optimizarea procesului decizional, economic şi administrativ;  sisteme informatice pentru conducerea proceselor tehnologice;
  • 60. 63 Informatică şi management 4) După gradul de integrare:  sisteme informatice insulare (singulare);  sisteme informatice parţial integrate, la nivelul structurii organizatorice: - pe orizontală, la acelaşi nivel decizional; - pe verticală, la nivel de activităţi de bază;  sisteme informatice total integrate: - pe orizontală, la toate nivelurile decizionale; - pe verticală, la nivelul activităţii de ansamblu din organizaţie. 5) După legătura cu tipul de organizare:  sisteme informatice grefate pe organizarea procesuală (sisteme de producţie, de personal, comerciale etc);  sisteme informatice grefate pe subdivziuni organizatorice. 6) După tipul reţelei pe care se dezvoltă sistemul informatic:  sisteme informatice bazate pe LAN (Local Area Network);  sisteme informatice bazate pe MAN (Metopolitan Area Network);  sisteme informatice bazate pe VPN (Virtual Private Network). 7) După modul de tratare al prelucrărilor:  sisteme informatice cu prelucrare on-line, caracterizate de existenţa unui proces de transmitere şi prelucrare a datelor, fără intervenţia factorului uman;  sisteme informatice cu tratarea lucrărilor în timp real (real time systems) incluzând acele sisteme care recepţionează prelucrarea datelor şi returnează rezultatele, suficient de rapid pentru a fi în măsură să influenţeze în acel timp, mediul în care funcţionează;  sisteme informatice cu acces multiplu simultan (time sharing), prin care mai mulţi utilizatori şi/sau procese sunt conectate simultan, interactiv, prin câte un terminal, la sistemul de calcul. Acesta alocă, printr-un regim special, segmente de timp, fiecărui proces lansat de către utilizatori, folosindu-se astfel în mod simultan resursele sistemului informatic. Indiferent de categoria căreia îi aparţine, putem admite că impactul funcţionării sistemului informatic este diferit la nivelul proceselor
  • 61. 64 Informatică şi management decizionale şi al celor de execuţie. Finalmente, scopul realizării şi implementării sistemelor informatice se reflectă pentru decidenţi în „ a fi mai bine şi mai repede informaţi”, iar pentru angajaţi în a dispune de mijloace care să le faciliteze realizarea sarcinilor. Din punct de vedere al evoluţiei, primele activităţi informatizate în cadrul organizaţiei au fost contabilitatea, gestiunea stocurilor, facturarea şi salarizarea. Demersul de concepere al acestor aplicaţii informatice era simplu, secvenţial şi nu implica modificări fundamentale în modul de lucru. Rezultatul informatizării în întreprinderi, în termenii anilor 1960, a fost crearea unor „insule” automatizate, axate pe satisfacerea unor nevoi punctuale de prelucrare; managementul acestor sisteme informatice era puţin solicitat şi concentrat. Începând cu anii 1970 apar primele eforturi de integrare a sistemelor informatice, permiţând astfel regruparea activităţilor de bază, la un nivel pe care azi îl numim operaţional. Se creează fluxuri de informaţii concentrând producţia, comenzile de la clienţi, facturarea şi încasarea etc, gestionarea acestor informaţii realizându-se prin intermediul primelor sisteme de gestiune a bazelor de date. După anii 1980, sistemele informatice cunosc un ritm de evoluţie accelerat (sisteme expert, sisteme de asistare a deciziei etc), alături de apariţia noilor tehnologii ale informaţiei şi comunicaţiilor, determinând abordarea unei viziuni sistemice în acest domeniu, la nivel managerial. Sistemele informatice reprezintă probabil, unul din cele mai dificile şi sensibile domenii cu care se confruntă organizaţiile. De multe ori, construcţia acestor sisteme s-a sprijinit pe o politică informatică nefundamentată şi efemeră, care nu a răspuns cerinţelor informaţionale ale utilizatorilor. În acelaşi timp, evoluţia tehnologiilor informaţiei, precum şi problematica actuală a organizaţiilor, a permis observarea unui decalaj între necesitatea obţinerii informaţiei complete, exacte, oportune, pe de o parte, şi folosirea instrumentelor informatice adecvate, pe de altă parte. Decalajul se observă şi între dezvoltarea unor sisteme informatice deosebit de performante şi slaba lor utilizare, în procesele de management şi în fundamentarea deciziilor. Cele mai multe organizaţii sunt confruntate cu probleme complexe referitoare la presiunea fiscală, adaptabilitatea pe o piaţă instabilă, asigurarea serviciilor către clienţi, evoluţia într-un mediu concurenţial etc. În aceste condiţii, informatica, prin instrumentele şi soluţiile ei
  • 62. 65 Informatică şi management software moderne devine o cale spre atingerea performanţelor organizaţiei. Utilizând tehnici mai vechi sau foarte recente, acoperind preponderent activităţile operaţionale şi în mai mică măsură, procesul de fundamentare a deciziilor „informatica, bine utilizată se constituie într- un factor de progres, iar rău utilizată, într-un factor de rigiditate”[23]. 2.3 Sistemul decizional Cea de-a doua componentă a sistemului de management, care face obiectul de studiu al acestui capitol, o reprezintă componenta decizională. Abordarea acesteia se va realiza la graniţa dintre management şi informatică, aceasta deoarece informatizarea procesul decizional desfăşurat la fiecare dintre cele trei niveluri (curent, tactic şi strategic) comportă o serie de particularităţi, precum şi folosirea unor tehnici informatice elevate. Sistemul decizional este definit în literatura de specialitate[34] ca un ansamblu intercorelat al deciziilor adoptate şi aplicate într-o organizaţie, structurate corespunzător sistemului de obiective şi configuraţiei ierarhiei manageriale, în scopul desfăşurării proceselor de management. Elementul central al acestui sistem îl reprezintă decizia, definită ca un act conştient, efectuat pentru realizarea unuia sau mai multor obiective. O categorie aparte şi de mare însemnătate pentru mediul organizaţiei este decizia managerială, caracterizată de o complexitate şi dificultate superioară, având influenţe şi la nivel de grup (decurge de aici, necesitatea corelării ei cu caracteristicuile posturilor, motivarea, potenţialul grupului) [34]. Raportul de cauzalitate sistemică între componenta informaţională şi cea decizională, precum şi prezenţa buclelor de retroacţiune negativă şi pozitivă la nivelul întregului care le conţine, îşi are originea în una din cele mai cunoscute şi discutate relaţii, informaţie – decizie. Se ştie că orice decizie se bazează pe un fond de informaţii. Informaţia are un sens şi o valoare dacă este raportată la un anumit context şi numai astfel prezintă relevanţă pentru adoptarea unei decizii. În acelaşi timp, criteriile
  • 63. 66 Informatică şi management de pertinenţă ale informaţiei ( completitudine, exactitate, oportunitate, fiabilitate) condiţionează calitatea şi acurateţea deciziei, deşi acestea sunt doar o parte din condiţiile necesare pentru derularea unui act decizional eficient. În teoria deciziei, informaţia joacă un rol hotărâtor, prin faptul că toate elementele care contribuie la adoptarea deciziei (factori de mediu, restricţii organizaţionale, stil de management, natura obiectivelor etc.) sunt reflectate şi în termeni informaţionali. Acest aspect fundamental face ca în procesele decizionale, alternativele aflate la dispoziţia decidentului să fie determinate şi de elemente de natură obiectivă, dar şi de propriile lui limite cognitive şi informaţionale. Este vorba de ceea ce Herbert Simon a definit drept conceptul de raţionalitate limitată. Autorul porneşte de la faptul că, raţionalitatea implică pentru decident, alegerea din mai multe alternative decizionale, a aceleia care îi asigură cel mai bun rezultat global. Într-un sens mai larg, raţionalitatea denotă un stil de comportament apropiat de realizarea scopurilor propuse de către decident, care evoluează între limitele impuse de constrângerile şi condiţiile existente. Cercetările lui Simon au revoluţionat teoria firmei (şi în egală măsură şi cea a deciziei), prin orientarea către psihologia cognitivă a decidentului şi observarea proceselor de decizie. Conform studiilor sale, modelul neo-clasic al „raţionalităţii atotştiutoare” este contestabil, deoarece orice individ are limite neuropsihologice, care îl împiedică să stocheze şi să selecţioneze rapid o mare cantitate de informaţii. Subliniem că este vorba în principal, de informaţiile imperfecte, nestructurate care sunt asociate fenomenelor aleatoare, improbabile şi incerte ce traversează mediul organizaţional. Restul informaţiilor (probabile, cuantificabile, exacte) nu ridică probleme decidentului în a se folosi de ele, datorită aportului adus de folosirea tehnologiilor informatice şi de comunicaţie. Analizând problemele organizaţionale, Simon elaborează conceptul „raţionalităţii limitate” arătând că, este imposibil pentru un decident să achiziţioneze totalitatea elementelor pertinente în vederea luării deciziei, în condiţiile existenţei unui mediu incert, precum şi a unor informaţii neformalizabile. Astfel, individul adoptă decizii satisfăcătoare, nu optimale, care sunt apropiate de realizarea scopurilor propuse, în interiorul unor limite impuse de condiţiile şi constrângerile existente la
  • 64. 67 Informatică şi management un moment dat. În concluzie, raţionalitatea limitată proprie decidentului desemnează formele de capacitate cognitivă limitată a acestuia şi a unui mediu extern marcat de complexitate. Pornind de la premisa că, unei probleme de decizie i se asociază un model care abstractizează şi formalizează realitatea, se consideră că alegerile decidentului se bazează pe o schemă simplificată, limitată aproximativ la o situaţie reală. Abordarea succintă a conceptului de raţionalitate limitată în cadrul acestui capitol este motivată de cel puţin două aspecte:  Procesul decizional este esenţialmente uman şi exceptând ceilalţi factori care participă la derularea lui, raţionamentul propriu al decidentului rămâne aspectul fundamental. În foarte multe cazuri, acesta nu dispune de toate elementele care să-i permită sa facă cea mai bună alegere (apariţia unor factori de risc, aleatori, dificil de anticipat etc.) şi în consecinţă, raţionalitatea alegerii sale este mai mult sau mai puţin limitată.  Deoarece procesul decizional se bazează pe informaţii rezultă că dacă acestea sunt contradictorii, insuficiente, imprecise sau imprevizibile, ambiguitatea succede raţionalităţii şi în această situaţie, decidentul urmăreşte luarea unei decizii satisfăcătoare, nu optimale. Având în vedere aceste aspecte, este important ca folosirea aparatului informatic în procesele decizionale să fie adaptată într-o măsură cât mai mare, particularităţilor elementelor formale şi informale în funcţie de care se elaborează decizia. Se constată că managerii adoptă decizii sub influenţa unui mare număr de factori: unii sunt exact cunoscuţi, evaluaţi şi algoritmizaţi în vederea prelucrării automate, în timp ce alţii, care ţin de experienţă, etică, aptitudini, tradiţie, nu vor putea constitui niciodată obiectul automatizării. Ca urmare, putem afirma că raţionalităţii limitate a decidentului, privită în termeni de mijloace şi obiective asociate actului decizional, i se asociază limitele tehnologiei informaţiei care nu poate formaliza o serie de factori ce condiţionează rezolvarea unei probleme de decizie. Pornind de la gradul lor de completitudine şi exactitate, informaţiile se încadrează în următoarea tipologie:
  • 65. 68 Informatică şi management  Informaţii cu caracter structurat - caracterizează variabile certe, controlabile şi cuantificabile, sau proceduri (evenimente) exacte şi conforme cu planurile de acţiune pe termen scurt.  Informaţii cu caracter nestructurat - caracterizează situaţii decizionale pentru care este dificil (uneori imposibil) de precizat aprioric, ce proceduri exacte trebuie urmate pentru fundamentarea deciziei. Astfel de informaţii includ variabile imprecise, necontrolabile, riscante.  Informaţii cu caracter semi-structurat – care împrumută din particularităţile celorlalte două tipuri, reunind pentru o situaţie decizională, atât variabile cuantificabile, cât şi incerte şi imprecise. Structura deciziilor adoptate în funcţie de această tipologie a informaţiilor este corelată cu nivelurile ierarhice la care se desfăşoară procesul decizional, niveluri ce sunt susţinute de tehnologiile informatice după cum urmează: a. Gestiunea strategică (sau planificarea şi controlul strategic). Este reprezentată de un organism superior de management care are rolul de a fixa strategia organizaţiei şi liniile directoare de evoluţie a acesteia. Deciziile adoptate la acest nivel sunt din sfera proceselor de planificare şi a controlului strategic. Informaţiile utilizate la acest nivel sunt, în marea lor majoritate, nestructurate, caracterizând situaţii decizionale pentru care este uneori imposibil de precizat aprioric, ce proceduri exacte trebuie urmate pentru fundamentarea deciziei. Obţinerea lor necesită apelarea la sisteme informatice de asistare a deciziei (SIAD), precum şi exploatarea bazelor de date de tip data warehouse, în afara celor uzuale, existente in cadrul instituţiei. b. Gestiunea tactică. Reprezintă nivelul la care se realizează gestiunea tactică a sistemelor informatice. Informaţiile care susţin procesul decizional au un caracter semi-structurat, ceea ce înseamnă că anumite situaţii pot fi descrise prin variabile exacte şi după reguli prestabilite, în timp ce altele, ramân sub influenţa incertitudinii şi a factorilor aleatori. Construirea sistemelor informatice se realizează gradual, urmărindu-se automatizarea activităţilor ale căror date sunt algoritmizabile, ulterior continuând cu o prelucrare mixtă
  • 66. 69 Informatică şi management (manuală/automatizată) a datelor şi informaţiilor mai puţin structurate. Aplicaţiile informatice utilizate la aceste nivel sunt aplicaţii de optimizare, bazate pe modele matematice de programare liniară, modele de prognoză, de optimizare a transportului etc. Se folosesc de asemenea, şi aplicaţii dezvoltate pe principiul bazelor de date, asigurând prelucrarea informaţiilor sintetice, cu un grad relativ mare de agregare, care provin din activităţile operaţionale. c. Gestiunea şi planificarea operaţională. Constituie nivelul la care sunt administrate informaţii cu un înalt grad de structurare, caracterizând proceduri exacte şi sarcini ce pot fi programabile şi aprioric cunoscute. Sistemele informatice dezvoltate la acest nivel acoperă o arie extinsă de activităti şi sarcini, ale căror date pot fi formalizate şi supuse unor algoritmi bine definiţi. Modelele matematice folosite sunt în principal, deterministe sau uneori, probabiliste. De menţionat că există şi situaţii când o informaţie - deşi bine structurată - poate sta la baza unei situaţii decizionale probabiliste, rezolvabilă prin folosirea aplicaţiilor informatice. Astfel, pentru o problemă de decizie se pot cunoaşte, cu o probabilitate satisfacătoare, eventualele rezultate, pentru ca decidentul să fie capabil să determine statistic, o decizie cu un grad acceptabil de succes. În figura nr. 2.4 se poate observa reprezentarea piramidei de decizie, care stă la baza concepţiei de realizare a celor mai multe sistemelor informatice dintr-o organizaţie. Marea majoritate a organizaţiilor se aliniază acestei reprezentări piramidale a informaţiilor, deşi ea prezintă un inconvenient major, reflectat într-o flexibilitate şi adaptabilitate redusă, în evoluţia sistemelor informatice. Astfel, acumularea la baza piramidei, a unui volum mare de date şi informaţii specifice propriei funcţionări a organizaţiei, susţine într-adevăr, exploatarea aplicaţiilor informatice aflate la nivelurile superioare, dar în acelaşi timp, calitatea informaţiei transmise este relativă.
  • 67. 70 Informatică şi management Figura nr. 2.4 Locul şi rolul informaţiilor în cadrul piramidei decizionale a organizaţiei Numeroasele analize efectuate în domeniu demonstrează că informaţiile detaliate acumulate la nivelurile inferioare îşi pierd o mare parte din acurateţe, sens şi pertinenţă, pe măsură ce „urcă” spre nivelurile superioare. Am putea chiar afirma că un volum mare de informaţii analitice aflate la baza piramidei de decizie nu e suficient pentru a garanta calitatea procesului decizional desfăşurat la nivel tactic şi strategic. De aceea, unii autori[19] opun arhitecurii piramidale de reprezentare a informaţiilor, o structură care reliefează două abordări distincte în tratarea informaţiei şi elaborarea sistemelor informatice:  sisteme ce tratează informaţiile operaţionale, care sunt de natură internă, formală, structurată şi istorică, reunite în baze de date relaţionale, distribuite, multimedia;  sisteme concentrate pe asistarea procesului decizional, care tratează informaţii ce sunt în mod esenţial externe, informale, nestructurate, prezente sau de perspectivă. Indiferent de maniera în care este tratată informaţia şi de particularităţile organizaţiei, dezvoltarea sistemelor informatice se constituie ca un proces unitar, care în final trebuie să asigure două cerinţe fundamentale:
  • 68. 71 Informatică şi management 1. Asigurarea unui grad cât mai ridicat de prelucrare automată a datelor şi a informaţiilor la nivelul activităţilor operaţionale din organizaţie. 2. Extinderea limitelor de folosire a aplicaţiilor informatice în sfera procesului decizional, urmărindu-se creşterea calităţii acestuia prin folosirea noilor tehnologii (Internet, Intranet, reţele VPN, sisteme de asistare a deciziei etc.) În actuala societate informaţională, oganizaţiile trebuie să se alinieze – prin cultură şi stil de management – unei gândiri proactive acceptând că, raţionalizarea întregului sistem de management, dar în primul rând a componentei informaţionale şi decizionale constituie o cerinţă sine-quanon pentru asigurarea performanţei şi competitivităţii. Sub acest aspect, perfecţionarea infrastructurii informaţionale, precum şi definirea corectă şi realistă a cerinţelor utilizatorilor (decidenţi sau executanţi) reprezintă o condiţie primordială pentru dezvoltarea unor sisteme informatice cu adevărat oportune pentru organizaţie.Constatăm faptul că practica acestora se conturează a fi tot mai deschisă spre avantajele aduse de tehnologia informaţiei şi în aceste condiţii, misiunea esenţială a oricărei organizaţii este ca prin metodele de care dispune, să asigure fluidizarea proceselor informaţionale şi coerenţa lor cu procesele decizionale. Realizarea unei infrastructuri informatice, eficientă şi adaptată necesităţilor prezente sau de perspectivă ale organizaţiei, constituie, cu siguranţă, una din cele mai dificile acţiuni cu care aceasta se confruntă. Experienţa demonstrază că deciziile care se impun la nivel strategic şi tactic în această direcţie nu sunt deloc simple, iar erorile în fundamentarea lor au implicaţii pe termen lung asupra tuturor componentelor sistemului de management. Iată de ce, reconsiderarea relaţiei informaţie - decizie, precum şi a raportului dintre procesul decizional şi asistarea lui de către instrumentele informatice nu trebuie abordată după demersuri empirice, ci conform unor metodologii fundamentate ştiinţific.
  • 69. 72 Informatică şi management CAPITOLUL 3 3STRUCTURA CONCEPTUALA A SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENTUL ORGANIZAŢIILOR 3.1 Consideraţii generale În perspectiva fenomenului de globalizare a economiei şi de virtualizare a mediului de afaceri, organizaţiile înregistrează profunde transformări, care le determină să îşi reconsidere obiectivele strategice, în special ţinând cont de oportunităţile oferite de noile tehnologii informatice şi de comunicaţie. Indiferent că urmăresc o strategie reactivă sau proactivă, faţă de mutaţiile înregistrate în mediul concurenţial, majoritatea companiilor din ţările dezvoltate şi tot mai multe din întreprinderile româneşti sunt interesate să dezvolte tehnologii şi sisteme informatice la nivel intra, inter şi extra-organizaţional cu caracter integrat, capabile să susţină atât funcţiile procesului managerial, cât şi funcţiunile tradiţionale ale organizaţiei.
  • 70. 73 Informatică şi management Conceptul de integrare în proiectarea şi elaborarea sistemelor informatice a apărut prima dată în domeniul industrial. Această realitate este justificată prin posibilitatea atingerii unui stadiu avansat de automatizare a unor activităţi ( în zona fabricaţiei, a concepţiei tehnice, sau a managementului producţiei), mult mai rapid decât în cadrul procesului decizional, sau al metodelor moderne de management. O tendinţă generală a majorităţii organizaţiilor a fost dezvoltarea unor sisteme informatice eterogene atât din punct de vedere al concepţiei de proiectare, cât şi sub aspectul cerinţelor informaţionale, definite punctual de către utilizatori, în funcţie de nevoile de prelucrare automată a datelor, existente la un moment dat. Consecinţa imediată, cu efecte nefavorabile şi pe termen lung a fost crearea unor „insule” automatizate la nivelul ansamblului sistemic al organizaţiei, incapabile să contribuie la dezvoltarea unei infrastructuri informaţionale şi informatice performante. Ca urmare, una din premisele esenţiale care stau la baza dezvoltării sistemelor informatice integrate se referă la necesitatea unei abordări globale din punct de vedere organizaţional, tehnologic, uman a activităţilor şi proceselor ce vor fi automatizate, asigurându-se astfel corelarea tuturor resurselor implicate şi minimizarea riscurilor potenţiale. Se poate aprecia că, un sistem informatic integrat performant este caracterizat printr-o serie de elemente, cum ar fi:  arhitectură flexibilă care să permită dezvoltări ulterioare, interconectarea cu structurile guvernamentale, bancare, vamale, şi chiar realizarea de pieţe virtuale prin integrarea partenerilor într-o platformă informaţională comună;  integrarea cu alte produse informatice şi aplicaţii de calcul şi analiză, prin existenţa facilităţilor de import şi export al datelor ( ex: schimb informatizat de date);  transparenţa complexităţii soluţiei informatice, în vederea operării facile de către utilizator;  deschiderea spre piaţa virtuală oferită de Internet (ex. : site business-to-business de plasare şi urmărire comenzi on-line);
  • 71. 74 Informatică şi management  asigurarea concordanţei cu legislaţia economică actuală şi cu practicile locale de lucru;  existenţa unor politici de securitate şi acces la diferitele funcţiuni ale sale, prin definirea de utilizatori şi grupuri de utilizatori, precum şi configurarea drepturilor de acces pentru aceştia. Dezvoltarea şi implementarea sistemelor integrate prin intermediul calculatorului constituie o soluţie modernă şi eficientă care trebuie să caracterizeze organizaţiile româneşti, atât în domeniul industrial, cât şi în sfera administraţiei publice, în perspectiva alinierii la cerinţele pieţei europene. În acest sens, proiectarea unui sistem informatic integrat trebuie să fie centrată pe axa informaţie - proces decizional – proces de execuţie, urmărindu-se asigurarea celor mai potrivite instrumente pentru fundamentarea deciziilor, precum şi pentru automatizarea proceselor de gestiune economică. De asemenea, în condiţiile impuse de extinderea tehnologiei Internet, a comerţului electronic sau a schimbului informatizat de date, sistemele integrate răspund unor cerinţe ale organizaţiei, sub aspectul definirii de noi scenarii privind schimburile comerciale, poziţionarea pe piaţă, reducerea costurilor sau perfecţionarea programelor de fabricaţie. 3.2 Arhitectura sistemului informatic integrat Creşterea complexităţii în industria informaticii, determinată în mod esenţial de proliferarea noilor tehnologii ale informaţiei generează la nivelul microeconomic e evoluţie şi o regândire a însăşi noţiunii de sistem informatic. De la nota dominantă a acestuia în sfera producţiei – specifică anilor 1970, la informatica integrată a anilor 2000, de la centrarea pe productivitate a obiectivelor acestei categorii de sisteme, la axarea pe inovaţie, sistemele informatice devin un vector principal al schimbărilor organizaţionale. Teoria şi practica sistemelor relevă două abordări majore care stau la baza conceperii acestora, abordări ce pot fi agreate în funcţie de scopurile la care trebuie să răspundă sistemul (tabelul nr. 3.1).
  • 72. 75 Informatică şi management Tabelul nr. 3.1 Analiza comparativă a abordării analitice şi sistemice Abordarea analitică Abordarea sistemică  Se concentrează pe fiecare element distinct, tratându-l izolat.  Se concentrează pe relaţiile dintre elemente, cu tendinţa de a le reuni.  Ia în considerare cauza interacţiunilor dintre elemente.  Ia în considerare efectele interacţiunilor dintre elemente.  Se axează pe analiza şi conexiunea detaliilor.  Se axează pe percepţia globală, unitară a elementelor.  Validează rezultatele pe baza probelor experimentale, existente la nivel teoretic.  Validează rezultatele obţinute, prin intermediul modelelor care descriu fenomenul real.  Vizează în profunzime un anumit domeniu(caracter unidisciplinar).  Vizează un ansamblu de discipline sau domenii conexe (caracter multidisciplinar).  Conduce şi urmăreşte în detaliu, o acţiune sau un proces din sistem.  Conduce şi urmăreşte acţiunile din sistem, în raport cu obiectivul acestuia. În proiectarea sistemelor informatice, fiecare dintre aceste două abordări este valabilă, în funcţie de scopurile avute în vedere (condiţionate preponderent de cerinţele utilizatorului), de aria de cuprindere a proceselor ce vor fi automatizate, precum şi de complexitatea soluţiilor software folosite. Prin arhitectura unui sistem informatic este reliefat un ansamblu de elemente logice, care funcţionează intercorelat şi acţionează de pe niveluri diferite. Sistemul informatic integrat este caracterizat de o structură modulară care permite ca elementele să fie dependente unele faţă de altele, din punct de vedere funcţional. Cu toate acestea, modificarea în structura unei componente nu trebuie să influenţeze funcţionarea sau comportamentul celorlalte, astfel încât arhitectura generală a sistemului să permită identificarea, analiza, modificarea şi reutilizarea elementelor componente.
  • 73. 76 Informatică şi management În general, arhitectura unui sistem informatic integrat este caracterizată de câteva dimensiuni importante, reflectate prin: a. Concepţie de proiectare integrată: - module intercorelate, accesate simultan de utilizatori prin intermediul reţelei de calculatoare, în baza drepturilor de acces; - legături directe între module, fără a necesita operaţii de import/export de date şi fără a fi generate redundanţe ale acestora; - fluxuri de date şi informaţii rapide, bine structurate şi organizate, care asigură feed-back-ul între structurile de decizie şi cele de execuţie. b. Flexibilitate şi scalabilitate: - posibilitatea adaptării la specificul organizaţiei, prin realizarea configuraţiei optime, în funcţie de componentele şi serviciile care se doresc a fi incluse; - capacitatea de funcţionare pe mai multe platforme hardware/reţea/sistem de operare. c. Prezenţa noilor tehnologii informatice şi de comunicaţie: - integrarea unor tehnologii informatice avansate (Internet, Intranet, Extranet etc); - grad ridicat de adaptare pentru lucrul în reţea; - posibilitatea operării on-line, chiar în condiţiile conectării utilizatorilor la sistem prin linii de viteză redusă (modem, linii telefonice publice); - acces securizat la date, în conformitate cu drepturile acordate fiecărui utilizator. Considerăm că, realizarea unui sistem informatic integrat, prin însăşi natura ei impune o abordare de tip sistemic, care respectă filozofia fundamentală a acestei categorii de sisteme: centralizarea şi coordonarea unui volum mare de informaţii care să asigure corelarea structurilor informaţionale virtuale, cu structurile reale de decizie şi execuţie din organizaţie.
  • 74. 77 Informatică şi management În consecinţă, obiectivul fundamental al unui sistem informatic integrat este structurat în următoarele direcţii:  Asigurarea de aplicaţii clasice de gestiune (contabilitate, plăţi, gestiune comercială etc).  Asigurarea unor aplicaţii de gestiune, superior elaborate (ordonanţarea fabricaţiei, gestiunea fluxurilor logistice, gestiunea calităţii, managementul documentelor şi al fluxurilor de lucru etc.).  Asigurarea aplicaţiilor de informatică decizională (tablouri de bord electronice, tehnici de modelare pentru optimizarea procesului decizional, proceduri şi instrumente de analiză, prognoză etc). Evident, complexitatea conţinutului unui astfel de obiectiv apropie tratarea sistemului informatic integrat într-o organizaţie, de conceptul de ERP (Entreprise Ressource Planning), acesta din urmă reunind în esenţă, diferitele aplicaţii informatice într-un sistem unic, coerent, care permite conducerea organizaţiei pe baza domeniilor funcţionale ale acesteia. Capitolul de faţă îşi propune o prezentare a câtorva tipuri de sisteme informatice integrate ce pot fi utile în managementul organizaţiei, urmând ca abordarea problematicii legată de conţinutul şi utilitatea sistemelor ERP să fie tratată într-un capitol distinct. 3.2.1 Subsistem informatic pentru managementul activităţilor de cercetare-dezvoltare Functiunea de cercetare-dezvoltare este reprezentată de ansamblul activităţilor desfăşurate în cadrul organizaţiei, în scopul producerii de idei noi şi materializarea lor în practică. Complexitatea acestei funcţiuni se manifestă în toate domeniile şi rezidă în necesitatea adaptării permanente a organizaţiilor la noile tehnologii, precum şi în eforturile acestora de a se implica în diverse proiecte investiţionale, de retehnologizare sau modernizare. De regulă, formele sub care se desfăşoara acţiunile în domeniul cercetării-dezvoltării sunt: a) cercetare fundamentală;
  • 75. 78 Informatică şi management b) cercetare aplicată; c) invenţiile şi inovaţiile. O pondere importantă în cadrul activităţilor de cercetare– dezvoltare o reprezintă cele care vizează procesele investiţionale ale organizaţiei. Abordat într-o concepţie sistemică, orice proiect de investiţii al unui agent economic sau instituţie din sfera administraţiei publice este condiţionat sub aspectul gestiunii economice şi procesului decizional de un volum important de informaţii, unele cu un grad mare de structurare, altele cu un pronunţat caracter imprecis şi aleator. În acest context, elaborarea unui sistem informatic la nivelul acestei funcţiuni, care să asigure o gestionare integrată a tuturor informaţiilor referitoare la iniţierea, urmărirea şi controlul unui proces investiţional este realmente util pentru eficacitatea managerială a organizaţiei. Obiectivul sistemului informatic Tratat prin prisma modulului său reprezentativ de Investiţii, sistemul informatic integrat pentru managementul activităţilor de cercetare-dezvoltare vizează ca obiectiv prioritar centralizarea şi sistematizarea informaţiilor referitoare la activitatea de investiţii în cadrul organizaţiei, în scopul adoptării deciziilor şi reflectării exacte a situaţiei patrimoniale, sub aspectul proceselor investiţionale. Structura sistemului informatic Elementele care definesc structura sistemului trebuie să fie proiectate, astfel încât să asigure relaţiile de cauzalitate în baza cărora datele disponibile sunt transformate în informaţie utilă, care permite atât gestionarea proiectului de investiţii, cât şi realizarea unor analize economico-financiare multidimensionale. Un exemplu de structură posibilă a unui sistem integrat pentru această funcţiune, în care prioritar este modulul de Investiţii, aflat în interdependenţă cu alte componente informatice din organizaţie este prezentat în figura nr 3.1(sursa bibliografica – sistem integrat – Crisoft).
  • 76. 79 Informatică şi management Modul ÎNCASĂRI ŞI PLĂŢI Modul CONTABILITATE Datorii Note contabile generate NECESAR PRESTAŢII CREARE MIJLOACE FIXE Punere în funcţiune Modificare valoare Amortizare Acumulare cheltuieli investiţii pe: - Elemente de cheltuială - Surse de finanţare Drepturi de consum COMANDĂ INTERNĂ INVESTIŢII LANSARE Documente comandă internă investiţii Documente de lansare COMANDĂ INTERNĂ INVESTIŢII STOCURI Bonuri de consum Modul COMENZI INTERNE Modul APROVIZIONARE RAPOARTE INVESTIŢII Figura nr. 3.1 Arhitectura sistemului informatic integrat pentru managementul organizaţiei O structură eficientă şi modernă a sistemului informatic integrat de cercetare-dezvoltare este destinată să asigure cel puţin două categorii de instrumente de analiză:  Instrumente clasice – reflectate în situaţii informaţionale grafice sau tabelare, în care informaţia respectă forma tradiţională de reprezentare bidimensională.  Instrumente avansate – care permit efectuarea unor analize multidimensionale a diferiţilor indicatori sau fenomene economice. Pentru aceasta însă, arhitectura sistemului necesită pe lângă bazele de date comune în care este structurată informaţia, existenţa aşa numitelor „depozite de date” (Data Warehouse) şi a tehnicilor de explorare a ei (Data Mining). Funcţionalitatea sistemului Este ştiut faptul că, structura şi funcţia unui sistem se află într-un raport dialectic, în sensul că structura este determinată de amploarea şi
  • 77. 80 Informatică şi management natura funcţiei, iar modul de realizare al funcţiei stabilizează sau modifică structura. De aceea, realizarea unor componente structurale nerealiste în cadrul sistemului poate afecta negativ realizarea funcţiilor respective şi, în concluzie, finalitatea sistemului. Modulul Investiţii integrat în sistemul informatic al funcţiunii de cercetare-dezvoltare asigură în general, următoarele funcţii:  Constituirea bazei de date care conţine proiectele de investiţii ale organizaţiei.  Planificarea nivelului indicatorilor economici şi financiari specifici proiectului de investiţie.  Urmărirea cheltuielior materiale şi a celor cu manopera efectuate pe fiecare lucrare de investiţii.  Emiterea situaţiilor informaţionale centralizate pe surse de finanţare şi elemente de cheltuială, aferente lucrărilor de investiţii.  Evidenţa plăţilor realizate pe surse de finanţare.  Situaţia plăţilor efectuate către furnizori.  Evidenţa debitelor rezultate din prestaţiile terţilor.  Situaţia nivelului realizat al indicatorilor economico-financiari (cheltuieli, rata rentabilităţii economice, rata rentabilităţii financiare etc). Avantajele sistemului Dintre numeroasele facilităţi oferite de un sistem informatic dezvoltat la nivelul activităţilor de cercetare-dezvoltare prezentăm în continuare câteva mai semnificative, cu precizarea ca enumerarea – din motive practice – nu poate avea un caracter non exhaustiv:  Oferă decidenţilor instrumente de analiză, care sprijină procesul decizional în activităţile de planificare, urmărire, control în domeniul investiţiilor, implementării progresului tehnic, cercetării aplicate.  Permite accesarea bazelor de date în timp real şi în acces multiplu simultan, ca urmare a organizării informaţiilor după criterii care permit o interogare partajată,dinamică şi flexibilă.  Poate oferi scenarii de analiză de tip „what if?” („ce se întâmplă dacă?”), prin care există posibilitatea modificării parametrilor de
  • 78. 81 Informatică şi management intrare ai unui indicator şi de-a vedea cum variază acesta în urma modificării.  Permite reprezentarea grafică sau tabelară a datelor care sunt utile pentru efectuarea de analize şi sinteze. 3.2.2 Subsistem informatic pentru managementul comercial În practica organizaţiilor, funcţiunea comercială cuprinde ansamblul activităţilor prin care se stabilesc legăturile cu mediul extern, în vederea identificării cerinţelor pieţei, procurării mijloacelor necesare desfăşurării activităţii productive sau serviciilor, precum şi desfacerii produselor, serviciilor şi lucrărilor care fac obiectul activităţii de bază a firmei. Structurat pe cele trei activităţi componente ale acestei funcţiuni (aprovizionare, vânzare şi marketing), sistemul informatic integrat include următoarele module, care la rândul lor dispun de o serie de aplicaţii automate: 1. Modulul informatic pentru managementul aprovizionării. 2. Modulul informatic pentru managementul vânzărilor. 3. Modulul informatic pentru managementul marketingului. 3.2.2.1 Modulul informatic pentru managementul aprovizionării Obiectivul urmărit Este reliefat în asigurarea tuturor acţiunilor care privesc gestionarea automată a datelor şi informaţiilor specifice proceselor de aprovizionare, precum şi optimizării procesului decizional derulat în sfera comercială. Sub aspectul ariei de cuprindere, un astfel de modul include atât fluxurile fizice de aprovizonare, cât şi pe cele logistic-informaţionale care se creează în urma corelării activităţii de aprovizionare cu programele de producţie şi indirect, cu cerinţele pieţei de desfacere.
  • 79. 82 Informatică şi management Premise pentru elaborare În etapa de proiectare a modului informatic de aprovizionare este utilă luarea în considerare a unor aspecte, de care va depinde în final buna funcţionare a sistemului, cum ar fi:  Asigurarea integrităţii şi consistenţei datelor – decurge din faptul că sistemul informatic prelucrează un volum semnificativ de date, înregistrate în diverse documente ( avize, facturi, note de intrare- recepţie, bonuri de consum, declaraţii vamale etc), ceea ce impune ca anularea sau modificarea unuia dintre ele să permită actualizarea tuturor operaţiilor asociate şi să nu afecteze consistenţa şi acurateţea informaţiilor la nivelul sistemului. De asemenea, în cazul anumitor documente (avize şi facturi) sistemul trebuie să permită calculul automat al unor indicatori ( ex: valoare TVA deductibil).  Proiectarea unei interfeţe facile pentru preluarea datelor – presupune ca toate operaţiile de actualizare a documentelor să fie efectuate prin intermediul ferestrelor de selecţie, apelând la diverse criterii de selecţie, simple sau combinate (număr document, cod furnizor etc). De menţionat faptul că, realizarea interfeţei sistemului trebuie să beneficieze de tehnologii informaţionale noi, de tip grafic şi multimedia.  Asigurarea securităţii datelor şi siguranţei în exploatare – constituie o premisă importantă pentru orice sistem informatic, cu atât mai mult pentru unul care vizează integrarea unor familii de aplicaţii care se condiţionează reciproc şi în care accesul utilizatorilor poate fi simultan, în funcţie de drepturile de acces ale acestora. Respectarea acestei premise reclamă atât asigurarea protecţiei împotriva erorilor de operare, cât şi avertizarea utilizatorului în situaţia încălcării anumitor reguli. Funcţii generale ale modulului informatic Componenta optimizează activitatea de aprovizionare şi permite organizaţiei să realizeze economii maxime, în condiţiile unei
  • 80. 83 Informatică şi management aprovizionări la timp şi de calitate superioară, prin punerea la dispoziţia utilizatorului a următoarelor funcţii generale:  Gestiunea bazei de date care conţine nomenclatorul materiilor prime, materialelor, pieselor de schimb etc., necesare procesului de fabricaţie. Funcţia va asigura facilităţi legate de cunoaşterea nivelurilor maxime şi minime ale stocurilor, diverse condiţii de import etc.  Evidenţa furnizorilor, cu menţionarea informaţiilor generale despre aceştia (identificarea lor şi clasificarea după diverse criterii; nomenclatorul de articole oferit de fiecare furnizor şi condiţiile comerciale oferite).  Evaluarea furnizorilor, prin stabilirea unor criterii specifice şi ponderilor asociate lor, în vederea cunoaşterii în dinamică a posibilităţilor firmei privind orientarea sa spre anumiţi furnizori.  Furnizarea pentru fiecare articol din nomenclatorul de materiale, a informaţiilor legate de: numele furnizorilor efectivi şi potenţiali, preţul minim acordat, termenul de livrare cel mai scurt.  Emiterea şi urmărirea comenzilor de aprovizionare, care pot fi generate automat pe baza dispoziţiilor de aprovizionare, sau introduse direct.  Operarea recepţiei (cantitative şi valorice) a articolelor care au fost aprovizionate, incluzând şi facilităţi pentru cele provenite din import, unde intervin reglementări vamale şi cursuri valutare.  Asigurarea legăturii cu aplicaţiile informatice de contabilitate, pentru înregistrarea automată a facturilor furnizorului. Elementele structurale ale modulului Componenta informatică pentru Managementul Aprovizionării poate fi structurată pe următoarele aplicaţii funcţionale, care urmăresc ciclul de aprovizionare:  Aplicaţia “Aprovizionare Este destinată susţinerii activităţilor specifice funcţiunii comerciale din cadrul organizaţiei, fiind orientată către administrarea documentelor de aprovizionare. În acest scop, ea permite înregistrarea şi
  • 81. 84 Informatică şi management prelucrarea intrărilor de articole, precum şi evidenţa cheltuielilor efectuate în cadrul activităţilor de aprovizionare. Operaţiile de prelucrare a documentelor specifice activităţii de aprovizionate sunt uzuale, începând cu înregistrarea acestora şi continuând cu actualizarea automată a stocurilor de articole, pe baza datelor de intrare şi generarea automată a operaţiilor contabile corespunzătoare. Aplicaţia va realiza înregistrarea, modificarea, vizualizarea, emiterea, ştergerea şi tipărirea documentelor, pe fiecare gestiune existentă. Eficienţa aplicaţiei „Aprovizionare” creşte considerabil dacă ea poate fi integrată în sistemului informatic al funcţiunii comerciale, creeându-se posibilitatea generării automate a notelor contabile asociate oricărui document, note care se pot vizualiza prin intermediul modulului „Contabilitate generală”. O altă particularitate a aplicaţiei „Aprovizionare” rezidă în asigurarea unui mecanism de facturare a articolelor, care intră pe baza avizului de însoţire, realizându-se corelarea acestuia cu factura corespunzătoare, remisă la o dată ulterioară. Utilizatorul va avea posibilitatea alegerii dintr-o listă propusă automat de sistem, a avizului şi a articolelor nefacturate, sau facturate parţial şi actualizării preţurilor de achiziţie. Conform practicii contabile, factura emisă de furnizor stă la baza întocmirii notelor de intrare/recepţie de către beneficiar, acesta specificând modalităţile de plată stabilite cu furnizorul. Această informaţie va fi utilizată pentru a obţine evidenţa plăţilor previzionate într-o anumită perioadă. Documentele înregistrate prin intermediul acestei aplicaţii constituie baza mecanismului de urmărire si evidenţiere a datoriilor către furnizori, prin realizarea de asocieri între operaţiile de plată şi aceste documente de aprovizionare, mecanism oferit de către o altă aplicaţie inclusă în sistem, numită „Plăţi”.  Aplicaţia “Gestiunea furnizorilor” Pentru ca procesul de aprovizionare să se desfăşoare ritmic şi în timp util este foarte importantă gestionarea datelor cu privire la
  • 82. 85 Informatică şi management furnizorii de produse şi servicii. Modulul informatic pentru Managementul Aprovizionării optimizează acest proces prin corelarea momentului emiterii comenzii de achiziţie de către beneficiar, cu timpul necesar furnizorului pentru a putea livra marfa. Astfel, aplicaţia „Gestiunea furnizorilor” se axează în principal, pe următoarele aspecte:  analiza achiziţiilor şi istoricul acestora, folosind cererile de ofertă, ofertele furnizorilor, istoricul acestora şi valorile cheltuielilor realizate, faţă de cele planificate prin buget;  evidenţa automată a cererilor de achiziţie, a cererilor de ofertă, a ofertelor furnizorilor şi a comenzilor de achiziţie;  selectarea furnizorilor, pe baza unor criterii de selecţie, care incluse într-un model matematic de optimizare, pot fi considerate criterii de optim. Aplicaţia „Cereri de ofertă” Pune la dispoziţie o procedură pentru generarea automată a cererilor de ofertă către mai mulţi furnizori, pentru unul sau mai multe produse şi/sau servicii. Ofertele furnizorilor vor fi înregistrate şi comparate după diverse criterii, în vederea alegerii celui mai favorabil, pentru fiecare articol din cererea de aprovizionare. Prin intermediul acestei aplicaţii, sistemul trebuie să genereze automat cererea către furnizorul pentru care s-a optat. Aplicaţia „Comenzi de achiziţie” Permite lansarea către furnizor a comenzii prin care beneficiarul (în speţă organizaţia) solicită achiziţia de materiale, produse, servicii, având posibilitatea selectării celui mai bun preţ, a cantităţii optime, precum şi a condiţiilor de aprovizionare. Aplicaţia „Facturi” Procedurile incluse în această aplicaţie trebuie să permită actualizarea automată a facturii emise de către furnizor, cu elementele care influenţează preţul (discounturi şi taxe). Cheltuielile de transport,
  • 83. 86 Informatică şi management discounturi, alte taxe aplicate articolelor facturate pot fi redenumite de către utilizator. În acest caz, sistemul va actualiza valorile produselor luând în calcul aceste elemente, precum şi valoarea totală a facturii. Avantaje potenţiale Funcţionând în baza unor relaţii de interdependenţă cu o serie de alte aplicaţii şi module informatice din cadrul funcţiunii comerciale şi asigurând cu aceasta un raport de tip parte-întreg, componenta pentru Managementul Aprovizionării generează avantaje atât la nivelul întregului căruia îi aparţine cât şi indirect, pe planul altor structuri manageriale. Menţionăm astfel câteva dintre beneficiile aduse de modulul informatic:  Informaţii certe, cu grad mare de acurateţe, disponibile în timp real cu privire la procesele de aprovizionare.  Controlul ridicat al comenzilor de aprovizionare şi al recepţiilor de articole, cu posibilitatea selectării furnizorilor, pe criterii care satisfac opţiunile organizţiei.  Asigurarea unei abordări globale a procesului de aprovizionare, respectând corelaţii esenţiale cu programele de fabricaţie, onorarea comenzilor către clienţi, gestiunea stocurilor de materiale şi produse finite. Integrare în sistemul informatic pentru management (SIM) Scopul dezvoltării modulului pentru Managementul Aprovizionării este, în primul rând, acela de a satisface unele cerinţe informaţionale şi de prelucrare automată a datelor specifice activităţii respective şi, în perspectivă, de a se încadra într-un sistem extins – sistemul informatic integrat pentru managementul organizaţiei. În această abordare, modulul informatic prezentat constituie – atât structural, cât şi funcţional - o componentă sistemică, aflată în relaţii de cauzalitate cu alte elemente. Materializarea acestor legături se reflectă pe următoarele planuri:  Integrarea cu modulele informatice de Contabilitate generală şi Încasare/Plăţi (la recepţie, facturile furnizorului sunt imediat înscrise în soldul acestuia, în jurnalul de cumpărări si în contabilitate, dupa reguli prestabilite).
  • 84. 87 Informatică şi management  La înregistrarea oricărui tip de document care intervine în procesul de aprovizionare, modulul asigură actualizarea automată a cantităţilor existente în stocurile corespunzătoare fiecărui articol, gestionate de Aplicaţia „Gestiune stocuri” . Documentele de plată asociate celor de aprovizionare vor putea fi înregistrate prin intermediul Aplicaţiei „Plăţi”.  Prelucrarea unui document se va finaliza cu generarea notelor contabile prin Aplicaţia „Contabilitate generală”, utilizându-se mecanismul contării automate. De asemenea, va fi asigurată consistenţa datelor, operarea asupra unui document putându-se face numai pe o perioadă contabilă deschisă.  Înregistrarea unui furnizor nou, implică introducerea automată a contului său în planul de conturi al organizaţiei respective, plan cu care operează Aplicaţia „Contabilitate generală”. 3.2.2.2 Modulul informatic pentru managementul vânzărilor Obiectivul urmărit Se referă la îmbunătăţirea funcţionării globale a organizaţiei, prin structurarea şi urmărirea informaţiei privind operaţiunile de vânzări din cadrul acesteia. Premise pentru elaborare Modulul informatic de Management al Vânzărilor este considerat un instrument important pentru asigurarea derulării eficiente a activităţilor comerciale, cum ar fi: menţinerea unor informaţii coerente şi complete referitoare la tipurile de produse supuse procesului de vânzare, determinarea în orice moment a nivelului vânzărilor, determinarea cu exactitate a celor mai credibili clienţi ai întreprinderii, evoluţia în timp a activităţii de vânzare a produselor, profitabilitatea vânzărilor etc. Ca urmare, în proiectarea şi elaborarea acestei componente trebuie să se ţină cont de câteva elemente:  folosirea standardelor interne de calitate pentru analiză, proiectare, dezvoltare, asigurarea şi controlul calităţii, toate aceste standarde
  • 85. 88 Informatică şi management fiind similare cu cele aplicate celorlalte componente ale sistemului integrat;  înscrierea din punct de vedere al concepţiei logice şi tehnice, în contextul general al sistemului informatic integrat;  soluţiile de realizare propuse de specialişti, trebuie să fie uşor de asimilat de către utilizatori, iar modulul în ansamblul său, simplu de exploatat.  furnizarea mecanismelor de siguranţă împotriva erorilor de operare prin validarea şi verificarea îndeplinirii regulilor impuse pentru datele introduse. De asemenea modulul trebuie să păstreze istoricul operaţiilor efectuate asupra fiecărui document. Funcţii generale ale modulului informatic Cele mai semnificative funcţionalităţi ale componentei informatice de Management al Vânzărilor pot fi sintetizate în următoarele:  Evidenţa şi urmărirea clienţilor.  Evidenţa şi urmărirea produselor.  Automatizarea înregistrării documentelor financiare primare, pe baza tranzacţiilor de stoc corespunzătoare.  Generarea dispoziţiilor de livrare, atât pentru comenzile introduse în prealabil, cât şi instantaneu, pentru comenzi neexistente în baza de date.  Emiterea automată a facturilor, cu preluarea automată a preţului din comandă.  Analiza rezultatelor financiare, raportat la fiecare client, pe mai multe componente (rezervări, livrări de marfă, retururi, facturări, încasări).  Gestiunea şi urmărirea mărfurilor aflate în regim de custodie.  Imprimarea automată a documentelor emise, în concordanţă cu reglementările în vigoare privind conţinutul informaţional al acestora.  Listarea automată a documentelor de informare şi sinteză cerute de legislaţia în vigoare.
  • 86. 89 Informatică şi management  Asigurarea confidenţialităţii, protecţiei şi securităţii împotriva accesului neautorizat la date. Securitatea se asigură la nivel de utilizator şi la nivel de funcţionalitate.  Asigurarea procedurilor de salvare pentru realizarea copiilor de siguranţă a datelor şi programelor. Elementele structurale ale modulului Sunt reprezentate prin următoarele aplicaţii reprezentative:  Aplicaţia „Clienţi” Permite utilizatorilor să gestioneze informaţiile referitoare la clienţii organizaţiei, atât cei tradiţionali, cât şi cei potenţiali. Ca tipologie, aceste informaţii sunt clasice şi se referă la numele clientului, codul fiscal, forma de constituire (SA, SRL etc.), localitate, ţară, cod SIRUES, tip capital (românesc, străin, mixt), numărul şi data înmatriculării la Registrul Comerţului, adresa, persoane de contact (tehnic şi comercial), numărul şi data contractului.  Aplicaţia „Produse” Urmăreşte să definească şi să gestioneze articolele (incluzând şi serviciile) pe care organizaţia le comercializează către diferiţi clienţi. Informaţiile trebuie organizate în structuri specifice în cadrul stocurilor de articole, fiecare articol fiind caracterizat de o locaţie, definită prin tripleta magazie-compartiment-lot. Funcţiile specifice oferite utilizatorului se concretizează în:  Actualizarea articolelor (înregistrare, modificare, ştergere), cu posibilitatea schimbării codului unui articol existent .  Regăsirea informţiilor financiare şi/sau contabile, doar prin simpla apăsare a unei taste. Informaţiile oferite sunt extrem de detaliate şi conţin, de exemplu, intrări, ieşiri, mişcări etc.  Obţinerea unor informaţii detaliate despre furnizori, preţuri unitare, detaliile livrărilor.  Detalii referitoare la comenzile de aprovizionare emise, intrări, rezervări în stoc etc.
  • 87. 90 Informatică şi management  Aplicaţia „Lista de preţuri” Permite definirea şi gestionarea dinamică a elementelor constitutive ale preţurilor (inclusiv taxele ce se aplică), precum şi compunerea preţului pe fiecare produs, utilizând formule de calcul la îndemâna utilizatorului. Aflată în strânsă legătură cu Aplicaţia „Tranzacţii Stoc”, există facilitatea gestionării dinamicii articolelor (intrări, ieşiri, transferuri, ajustări, rezervări). Există situaţii în care, pe baza avizelor de expediţie, întocmite de una sau mai multe gestiuni din cadrul firmei pot fi emise facturi către clienţi sau procese verbale de custodie (în cazul în care marfa este supusă unei operaţiuni de custodie). Aplicaţia pune la dispoziţie o serie de situaţii de raportare, pentru a putea urmări nivelul livrărilor, precum şi cel al vânzărilor, produsele şi clienţii implicaţi în procesul de vânzare, corelările cu listele de preţuri - toate acestea într-un mod deosebit de dinamic, utilizând diferite criterii de selecţie.  Aplicaţia „Desfacere” Este destinată înregistrării şi procesării tranzacţiilor efectuate în cadrul activităţilor de desfacere (vânzări şi transferuri de mărfuri), oferind facilităţi pentru înregistrarea, centralizarea şi urmărirea vânzărilor şi pentru administrarea transferului de mărfuri între diferite gestiuni ale companiei. Procesarea unei tranzacţii comerciale constă în înregistrarea documentului propriu-zis, actualizarea automată a stocurilor (fiind realizată totodată şi înregistrarea cheltuielilor efectuate şi a veniturilor obţinute în cadrul activităţilor de desfacere) şi generarea automată a tranzacţiilor contabile asociate documentelor. Metoda de actualizare a stocului poate fi FIFO sau CMP şi se stabileşte în momentul configurării sistemului, putând fi schimbată la început de an, conform legislaţiei. De asemenea, aplicaţia trebuie să permită şi înregistrarea documentelor emise la efectuarea exportului de mărfuri prin comisionar şi în nume propriu. În aceste situaţii, intervin facturi de diferenţă de curs, ca urmare a dinamicii unei monede de referinţă faţă de moneda în care s- a emis factura şi s-a efectuat plata. Urmărirea facturilor emise în cadrul unui contract şi aplicarea discount-urile prevăzute prin acesta, impune ca la înregistrarea facturilor
  • 88. 91 Informatică şi management să fie completat tipul şi numărul de contract în baza căruia se face vânzarea. Aplicaţia “Desfacere” trebuie să asigure evidenţa automată a documentelor de vânzare, consistenţa datelor, regăsirea şi prelucrarea complexă a informaţiilor specifice. Avantaje potenţiale Pot fi structurate cel puţin, pe următoarele două planuri: a. Organizatoric, componenta va asigura: - eliminarea redundanţelor în înregistrarea datelor; - asigurarea acurateţei proceselor de muncă; - reorganizarea fluxurilor de activităţi şi a celor informaţionale; - transmiterea directă (la nivel de bază de date) a datelor financiar-contabile, în vederea consolidării informaţiilor la nivel central. b. Financiar, avantajele se reflectă în: - legătura completă şi în timp real cu contabilitatea, prin generarea documentelor de recepţie, transfer, consum, livrare, facturare produse; - posibilitatea diminuării stocurilor cu mişcare lentă şi a celor excedentare, prin cunoaşterea în timp real a situaţiei exacte; - gestiunea valorică coerentă a stocurilor, cu reflectarea în contabilitate; - posibilitatea asigurării evidenţei on – line, referitoare la vânzările structurate pe produse, grupe de produse, structura organizatorică, clienţi, perioadă, zone. Integrare în sistemul informatic pentru management (SIM) Modalităţile de integrare a modulului de Management al Vânzărilor în sistemul informatic pentru managementul organizaţiei se pot evidenţia prin următoarele considerente:  Definirea contărilor automate pentru documentele prelucrate prin Aplicaţia „Desfacere”, la nivelul componentei informatice pentru activitatea financiar-contabilă.
  • 89. 92 Informatică şi management  Crearea compatibilităţii cu aplicaţia care asigură înregistrarea şi procesarea tranzacţiilor efectuate în cadrul unităţilor de vânzare cu amănuntul - vânzări prin bonuri fiscale, rapoarte zilnice şi periodice, evidenţa stocurilor. La înregistrarea oricărui document, sistemul trebuie să asigure actualizarea automată a cantităţilor existente în stocurile fiecărui articol (date ce sunt gestionate de aplicaţia „Stocuri”).  Integrarea cu modulul de „Contabilitate generală” şi cel de „Încasări/Plăţi”, ceea ce presupune ca emiterea unei facturi să fie urmată de înregistrarea automată în soldul clientului, în jurnalul de vânzări şi în contabilitate. 3.2.2.3 Modulul informatic pentru managementul marketingului Obiectivul urmărit Constă în urmărirea şi controlul automatizat a tuturor acţiunilor care privesc: gestiunea produselor şi a ciclului lor de viaţă, gestiunea clienţilor actuali şi potenţiali, studiile de piaţă şi urmărirea tendinţelor de evoluţie a acesteia. Premise pentru elaborare Alături de unele principii cu caracter general, valabile şi celor două module prezentate anterior considerăm că, pentru acestă componentă a sistemului informatic a funcţiunii comerciale, se impun cel puţin două cerinţe, care fac apel la tehnologiile de comunicaţie, cum sunt:  Construirea paginii Web a organizaţiei, ca una din modalităţile cele mai eficiente de promovare a imaginii ei şi de popularizare a produselor sau serviciilor pe care le comercializează. Informaţiile cu caracter public vor putea fi accesate conform unui profil prestabilit, incluzând cataloage de produse, preţuri ale acestora, condiţii de livrare, acţiuni promoţionale conform domeniilor de interes sau profilului clienţilor.
  • 90. 93 Informatică şi management  Crearea platformei B2B (Bussines to Bussines) care va expune informaţii din backoffice către partenerii autorizaţi ( aplicaţia Backoffice se instalează pe serverul central al organizaţiei, preluând datele culese din teren şi prelucrându-le automat, de exemplu prin tehnologia OLAP – On Line Analytichal Processing). Prin folosirea unui astfel de site un utilizator autentificat poate obţine informaţii specifice (date despre contracte si facturi), poate efectua o serie de operaţii (plasarea de comenzi) şi poate efectua tranzacţii comerciale într-o platformă integrată. Funcţii generale ale modulului informatic Atingerea obiectivului pentru care este realizată componenta informatică de marketing are loc prin operaţionalizarea unor funcţii specifice, care vizează atât automatizarea unor procese intrinseci, cât şi a legăturilor de cauzalitate cu procese conexe ( gestiune stocuri, fabricaţie, resurse umane etc). Într-o abordare generală, funcţionalitatea modulului informatic pentru managementul marketingului este reflectată în următoarele:  Gestionarea bazei de date ce conţine partenerii organizaţiei şi relaţia lor cu aceasta. Prin intermediul acestei funcţii sunt asigurate pe de- o parte, informaţii cu caracter general (nume partener, cod fiscal, personalitate juridică etc.), şi pe de altă parte o serie de informaţii suplimentare cu privire la: grupe de parteneri, parteneri fideli, modalităţi de plată etc, prin care pot fi realizate la nivelul compartimentului de marketing analize multidimensionale, utile în optimizarea procesului decizional.  Analiza indicatorilor economici şi financiari prin folosirea unor informaţii care au un grad mare de parametrizare. În funcţie de tipurile de rapoarte selectate pot fi folosite diverse filtre de selecţie după: unităţile emitente sau primitoare, perioada sau data, partenerul sau grupa de parteneri, unitatea de măsură în care se transformă cantităţile, atribute ale produselor, tipul contabil al produselor, provenienţa lor, cursul valutar, soldul minim etc.
  • 91. 94 Informatică şi management  Exportarea datelor incluse în rapoarte, atât către alte aplicaţii precum Microsoft Excel sau Microsoft Word, cât şi în format HTML, pentru publicarea lor pe Internet / Intranet.  Definirea parametrilor programului de fidelitate, modalitate uzuală practicată de către organizaţii în vederea asigurării unei cote de piaţă cât mai mari. Elementele structurale ale modulului Aplicaţiile de bază ce definesc structura modulului informatic pentru Managementul Marketingului sunt următoarele:  Aplicaţia „Contracte şi Comenzi” Condiţionează prin conţinutul ei procesele de producţie şi aprovizionare, plecând de la planul stabilit pentru vânzări. Astfel, contractele de vânzare/cumpărare gestionate prin intermediul acestei aplicaţii, specifică informaţii despre părţile contractante, produsele şi cantităţile tranzacţionate, informaţii despre preţ, politici de discount, condiţii de valabilitate şi alte clauze generale. Introducerea în baza de date a unei comenzi se poate realiza fie pe baza unui contract deja încheiat cu partenerul – situaţie în care trebuie respectate cantităţile şi termenele stipulate în contract, fie ca o comandă operaţională simplă, de sine-stătătoare. De asemenea, aplicaţia permite generarea automată a contractului, pe baza clauzelor selectate la crearea contractului, clauze ce sunt stocate într-o bibliotecă de texte, care pot fi ataşate paragrafelor contractului. În acest fel, un contract poate fi disponibil în sistem ca document electronic cu interfaţa în pagina Web, ca fişier imagine (obţinut prin scanarea documentului hârtie primit de la un partener), ca document Word şi în format XML, pentru transferul către un alt sistem informatic. Sistemul trebuie să includă facilităţi de raportare grafică a stării contractelor, în funcţie de livrările efectuate, plăţile executate, perioada de valabilitate a contractului.  Aplicaţia „Raportare comercială” Permite obţinerea de informaţii pertinente cu privire la situaţia şi dinamica operaţiunilor comerciale, financiare, a stării şi evoluţiei
  • 92. 95 Informatică şi management stocurilor. Ea oferă suportul necesar evaluării situaţiei financiare a organizaţiei, precum şi identificarea punctelor critice din activitatea comercială şi financiară a acesteia. Rapoartele comerciale sunt destinate urmăririi continue si eficiente a activităţilor cu caracter comercial din cadrul firmei, de la aprovizionare, desfacere, dinamica stocurilor şi până la situaţia plăţilor şi a încasărilor în relaţiile cu partenerii. Considerăm că, un astfel de modul, trebuie să ofere mai mult decât o trecere în revistă a produselor, partenerilor şi documentelor introduse în sistem, în sensul de a deveni un mijloc eficient de urmărire a corelaţiilor dintre aceste entităţi, permiţând evaluarea calitativă şi monitorizarea viabilităţii organizaţiei, prin intermediul elementelor de analiză financiară şi comercială. Elementul forte al aplicaţiei îl constituie posibilitatea de analiză a informaţiei pe diverse grade de sintetizare, folosind pentru aceasta o serie de criterii comparative. În funcţie de domeniu, rapoartele incluse în aplicaţie vor fi organizate în patru secţiuni distincte:  Comercial - descrie activitatea comercială a organizaţiei, oferind informaţii despre parteneri, achiziţii, vânzări, stocuri la terţi, analiză comercială pe diverse domenii (intern, import, export, comparaţii pe perioade) etc.  Financiar - oferă informaţii despre activitatea financiară: încasările şi plăţile efectuate de către organizaţie, cash-flow, soldurile furnizorilor etc.  Stocuri - cuprinde rapoarte referitoare la situaţia şi dinamica stocurilor: stocul curent sau la o anumită dată, fişe de magazie, evoluţia stocului în perioada selectată de utilizator, cu detalieri în ceea ce priveşte intrările (import, intern) şi ieşirile (consumuri în producţie, vânzări-intern, vânzări - export etc), vechime stocuri, rotaţie stocuri etc.  Documente - cuprinde rapoarte cumulate şi detaliate, pe tipuri de documente (NIR-uri, Facturi, Facturi pentru export, etc.). Numele şi numărul documentului se constituie în chei de verificare a modului de operare, pentru regăsirea rapidă a informaţiei aflate pe unul sau mai multe documente şi pentru evidenţierea şi localizarea rapidă a greşelilor de operare din activitatea curentă. Fiind organizate pe diferite niveluri de analiză şi detaliere, utilizatorul
  • 93. 96 Informatică şi management poate opta pentru consultarea cumulată sau detaliată a unui raport, în funcţie de gradul de rafinare dorit. Fiecare tip de raport va fi prezentat în mai multe variante, cu diferite criterii de grupare şi sinteză, surprinzând noi aspecte ale relaţiilor dintre entităţi. Denumirea rapoartelor trebuie să sugereze gradul de detaliere şi criteriile de grupare. Avantaje potenţiale Cu siguranţă, implementarea componentei informatice de marketing la nivelul funcţiunii comerciale a organizaţiei aduce o serie de facilităţi şi beneficii, atât pe planul perfecţionării proceselor de gestiune, cât şi pe cel al optimizării actului decizional (prin aplicaţii informatice pentru determinarea ciclului de viaţă al produselor, extrapolarea nivelului unor indicatori economici etc). Pe lângă avantajele evidente, legate de prelucrarea automată a unor volume mari de date – proprii sau regăsite în activităţi legate organic de cea de marketing – precum şi de asigurarea parametrilor de pertinenţă ai informaţiilor, elaborarea modulului pentru Managementul marketingului prezintă facilităţi pe planul realizării schimbului informatizat de date (Electronic Data Interchange – EDI). Parte componentă a noilor tehnologii informatice şi de comunicaţie, schimbul informatizat de date este un element care asigură legătura electronică între organizaţie şi mediul extern, pentru a facilita transferul de date, bidirecţional. Conducerea şi regularizarea fluxurilor de aprovizionare, desfacere şi producţie implică o desfăşurare între diferiţii parteneri ai lanţului logistic, care poate fi facilitată prin unificarea procedurilor tranzacţionale, la nivelul fluxurilor de informaţii. Gestiunea lanţului logistic este aşadar, susţinută de dezvoltarea unui parteneriat informaţional, al cărui scop este de a contracara barierele de comunicare şi de a asigura o fluidizare şi flexibilitate, a întregului flux logistic. Acest tip de parteneriat constă în instaurarea unei coordonări eficiente între actorii care participă la tranzacţie, permiţând activarea „just in time” (exact la timp) a procedurilor operatorii, în funcţie de cerere. O astfel de coordonare implică în mod obligatoriu folosirea unui limbaj comun, sub
  • 94. 97 Informatică şi management o formă convenţională standardizată – acesta fiind în esenţă, raţionamentul care se află la baza dezvoltării EDI. Domeniile acoperite de schimbul informatizat de date corespund tranzacţiilor uzuale, bazate pe comenzi, avize de primire/expediţie, ordine de plată, documente vamale, declaraţii fiscale, facturi etc. Astfel, la nivelul cel mai simplu, sistemele EDI permit doar schimbul electronic de documente, între organizaţii şi într-o abordare generală, funcţionarea lor este de maniera următoare: aplicaţia din sistem extrage referinţele produselor care vor fi comandate, împreună cu cantităţile corespunzătoare. Prin intermediul unei proceduri specifice de interpretare a acestor date este emis un mesaj standardizat, acceptat de normele specifice elaborate în acest sens ( „ORDERS” – în exemplul de faţă, specific EDIFACT), care este transmis furnizorului. Acesta, integrează comanda în aplicaţia sa prin care administrează vânzările şi ia măsurile necesare. Facem precizarea că, schimbul informatizat de date nu trebuie confundat cu o simplă transmitere de date, iar folosirea acestui instrument la nivelul tranzacţiilor organizaţiei necesită existenţa unei infrastructuri de aplicaţii informatice pentru activităţile de bază, astfel încât de exemplu, datele conţinute într-o comandă să fie integrate în mod automat, făra a fi necesară operarea unei noi cereri în aplicaţia de gestiune a vânzărilor, proprie furnizorului. Astfel, în mod esenţial, schimbul informatizat de date permite reutilizarea datelor la nivelul tuturor funcţiunilor firmei, fără a fi necesare operaţii de culegere suplimentare. Integrare în sistemul informatic pentru management Eficienţa exploatării modulului informatic pentru marketing capătă noi dimensiuni în condiţiile exploatării lui într-o manieră integrată, la nivelul organizării procesuale şi structurale a firmei. Prezentăm în continuare, câteva aspecte care evidenţiază compatibilitatea cu alte aplicaţii informatice, prin prisma funcţiilor asigurate:  În general, o comandă de vânzare emisă către un client, trebuie să poată fi creată automat, cu posibilitatea rezervării de stoc, pentru produsele comandate. În acest caz, cantităţile de produse existente
  • 95. 98 Informatică şi management în stoc vor fi actualizate automat, fapt evidenţiat în aplicaţia „Gestiune stocuri”.  Comenzile şi contractele sunt asociate produselor şi materialelor existente într-un nomenclator de articole, util şi altor aplicaţii. Pe site-ul comercial organizaţia poate publica informaţii generale din nomenclator, cum ar fi imaginea şi descrierea produselor, preţuri, discount-uri, oferte speciale, date statistice.  Modulul „Raportare comercială” va prelua şi prelucra informaţiile conţinute în documentele primare generate de modulele Aprovizionare şi Desfacere. Modulul trebuie să ofere informaţii asupra documentelor de încasare şi plată înregistrate de aplicaţiile Încasări şi Plăţi, precum şi a stadiului achitării documentelor primare. 3.2.3 Subsistem informatic pentru managementul contractelor Obiectivul urmărit Realizarea unei componente informatice care să se constituie într- un instrument de administrare a relaţiei organizaţiei cu partenerii. Premise pentru elaborare Se adresează organizaţiilor care se confruntă cu un volum mare de contracte de cele mai variate tipuri (desfacere, aprovizionare, leasing, locaţie de gestiune, franciză etc.). Prin intermediul instrumentelor informatice se asigură posibilitatea definirii şi înregistrării diferitelor tipuri de contracte, începând din faza de negociere până la închiderea sau rezilierea contractului. Componenta informatică pentru Managementul contractelor urmăreşte sa gestioneze, cel puţin trei categorii de informaţii:  Informaţiile de bază din contract - data încheierii contractului, localitatea, perioada de valabilitate, client/furnizor, responsabilul de contract.  Informaţii privind articolele de contract - servicii cuprinse în contract, termene de livrare, termene de facturare, termene de
  • 96. 99 Informatică şi management încasare/plată, penalităţi, comisioane, discount-uri, opţiuni ce pot fi activate în funcţie de caracterul şi specificul activităţii fiecărei organizaţii.  Informaţii care controlează situaţii speciale - cum ar fi, de exemplu, abaterile de preţ/tarif, încetarea plăţilor sau restricţionarea plăţilor pe contract. Funcţiile generale ale modulului informatic Principalele funcţii ale unei astfel de componente informatice sunt canalizate în direcţia urmăririi tuturor contractelor, structurate într-o bază de date pe diverse criterii de interes. Cu precizarea că, elementele de parametrizare ce caracterizează modulul de configurare a aplicaţiei, trebuie să-i confere acesteia o flexibilitate maximă sub aspectul modelării în funcţie de specificul activităţii, funcţionalităţile cele mai reprezentative sunt:  prezentarea rapidă a informaţiilor de bază asociate unui contract;  posibilitatea urmăririi circuitului documentelor asociate contractului, precum şi operaţiilor la care acestea sunt supuse; de regulă, documentele provin din alte aplicaţii informatice;  furnizarea tuturor informaţiilor specifice pentru contractele aflate în diferite stadii de derulare, sau a unor informaţii cheie (termene, cantităţi);  modelarea de către utilizator a interconectării cu alte aplicaţii informatice (Management Financiar-Contabil, Managementul Stocurilor, Managementul Aprovizionării, Managementul Marketingului);  urmărirea fluxului financiar, prin vizualizarea documentelor specifice emise in celelalte componente, atât la nivel de contract cât şi la nivel de faze sau subfaze definite în cadrul contractului;  definirea flexibilă a modelelor de contracte, cu posibilitatea adăugării de noi opţiuni de către utilizator, în funcţie de derularea contractelor în timp.
  • 97. 100 Informatică şi management Elementele structurale ale modulului În mod firesc, procedurile care sunt incluse în acest modul urmăresc în primul rând, să asigure două elemente de bază: a. Configurarea tipurilor de contract – se stabileşte categoria căreia îi aparţine un anumit contract (aprovizionare, desfacere etc), categorie în funcţie de care vor fi reflectate pe contract tranzacţiile financiar-contabile şi de stoc. Definirea unui contract în baza de date implică următoarele: - selectarea tipului (modelului) de contract; - completarea informaţiilor de bază (client/furnizor, valoare contract, data de început, data de sfârşit, responsabil contract etc); - definirea structurii de faze şi sub-faze asociate contractului; - setarea valorilor atributelor asociate (copiate automat conform configuraţiei prestabilite); - completarea informaţiilor pentru opţiunile asociate (prin model). b. Asigurarea mecanismului de notificare automată - permite specificarea unor situaţii particulare din baza de date, pentru care utilizatorul doreşte să fie atenţionat automat (ex: termene de încasare/plăţi depăşite, documente nefinalizate etc.). Ca aplicaţii ce se pot regăsi într-un modul informatic de Management al contractelor menţionăm:  Aplicaţia „Contracte – comenzi” Pune la dispoziţia utilizatorilor un portofoliu de clauze pentru încheierea contractelor, gestionate dinamic, în funcţie de specificul beneficiarului. Aplicaţia poate fi un site de tip Sistem Marketing, care oferă posibilitatea plasării de comenzi on-line de către clienţii beneficiarului, expunând produsele comercializate împreună cu toate caracteristicile lor. Comanda se va propaga în Sistemul Comercial, putând fi gestionată şi urmărită în continuare în serviciile de Desfacere, respectiv Aprovizionare şi Producţie, permiţând urmărirea realizării contractelor şi activitatea partenerilor.
  • 98. 101 Informatică şi management  Aplicaţia „Contracte - aprovizionare” Oferă suport pentru înregistrarea tuturor documentelor de aprovizionare în lei şi în valută folosite în România, obligând înregistrarea lor în strictă conformitate cu legislaţia în vigoare (note de intrare/recepţie, declaraţii vamale de import, cheltuieli în valută etc)  Aplicaţia „Contracte – desfacere” Similar aplicaţiei anterioare, acest modul trebuie să ofere suport pentru înregistrarea tuturor documentelor de vânzare în lei şi în valută folosite în România, obligând înregistrarea lor în strictă conformitate cu legislaţia în vigoare: facturi de livrare, facturi pro-formă, facturi de export, avize de expediţie etc. Indiferent de specificul organizaţiei, sistemul trebuie să ofere un serviciu de tip POS, integrat cu imprimantă fiscală omologată, ca suport pentru înregistrarea şi tipărirea automată a Bonurilor Fiscale.  Aplicaţia „Contracte – financiar” Include gestionarea automată a operaţiunilor de plăţi şi încasări derulate în organizaţie. Documentele de aprovizionare şi desfacere este necesar să fie automat înregistrate şi urmărite de serviciile de plăţi şi încasări, pe suporturi valabile în România (cecuri, ordine de plată, numerar, dispoziţii de plată valutară externă, compensări în lei sau în valută, evidenţa şi utilizarea avansurilor etc.).  Aplicaţia „Contracte – rapoarte comerciale” Este concepută astfel încât să permită crearea unui set de rapoarte structurate pe domenii de activitate (comercial, financiar, documente),care permit efectuarea unei analize multidimensională a activităţilor comerciale şi financiare desfăşurate de organizaţie (în funcţie de tipul contractelor, partenerilor, previziuni de plăţi sau încasări, documente restante etc). Avantaje potenţiale Având în vedere că, întreg ansamblul de relaţii ale organizaţiei cu mediul extern se desfăşoară în baza unor legături contractuale,
  • 99. 102 Informatică şi management gestionarea automată a acestora este deosebit de utilă, aducând un grad ridicat de eficienţă în exercitarea atributelor managementului. Câteva din avantajele oferite de un sistem informatic pentru Managementul contractelor sunt următoarele:  definirea şi urmărirea informatizată a contractelor, din faza de negociere până la încheierea lor;  gestionarea tuturor informaţiilor privind articolele de contract, termene de livrare, termene de facturare, termene de încasare/plată, penalităţi, comisioane, discount-uri;  posibilitatea controlului unor situaţii speciale, precum abaterile de preţ sau tarif, încetarea plăţilor sau restricţionarea plăţilor pe contract. Integrare în sistemul informatic pentru management În etapa de proiectare a conceptului care va sta la baza viitorului sistem de gestionare informatizată a contractelor este esenţial să fie luată în considerare necesitatea integrării acestuia în cadrul sistemului informatic pentru management. Potrivit practicilor în domeniu, realizarea la nivelul organizaţiei, a unui sistem integrat include printre altele, o componentă informatică de asigurare a standardelor de calitate, punându-se un accent deosebit pe sistemele de Management al documentelor şi al fluxurilor de lucru. În acest context, componenta informatică pentru Managementul contractelor oferă - prin intermediul bazei de date proprii, consultată după criterii specifice – una din premisele necesare integrării ei, pe orizontală sau verticală, în alte module informatice. Concret, dacă se utilizează drept entităţi primare partenerii şi articolele gestionate de serviciile de gestiune internă, toate documentele şi operaţiunile generează automat tranzacţiile contabile corespunzătoare. Modulul informatic de Producţie va gestiona comenzile de vânzare care necesită lansarea în producţie, iar cel de Personal va lua în considerare performanţele angajaţilor (de exemplu volumul vânzărilor realizate) la calculul drepturilor salariale.
  • 100. 103 Informatică şi management 3.2.4 Subsistem informatic pentru managementul producţiei Obiectivul urmărit Folosirea aparatului informatic pentru gestionarea activităţilor de pregătire, programare, lansare, urmărire, execuţie şi control ale proceselor de producţie, punând la dispoziţia factorilor de decizie toate informaţiile şi instrumentele necesare în fundamentarea unor politici în domeniul producţiei, eficiente şi riguros organizate. Premise pentru elaborare Informatizarea sistemelor de producţie constituie unul din obiectivele prioritare pentru agenţii economici, în condiţiile dezvoltării unei reale pieţe concurenţiale, ale cărei dimensiuni şi cerinţe se amplifică substanţial o dată cu aderarea la Piaţa Europeană. Având în vedere tendinţa de diversificare a mărimii şi structurii cererii de produse, precum şi imperativul de asigurare a unei calităţi ridicate a acestora, sistemul de producţie al organizaţiei trebuie să se bazeze pe o infrastructură informatică şi de comunicaţie modernă, capabilă să satisfacă cel puţin două premise esenţiale:  La nivelul procesului de producţie – conducerea şi coordonarea acestuia trebuie să se realizeze prin folosirea tehnicii de calcul, integrând activităţile de proiectare a produselor, până la recepţionarea materiei prime, fabricatia propriu-zisă şi expedierea lor. Automatizarea proceselor de producţie se poate realiza prin folosirea sistemelor avansate de producţie, caracterizate de un grad ridicat de automatizare, robotizare şi informatizare, care permite desăşurarea întregului proces de fabricaţie cu intervenţia minimă a operatorului uman.  La nivelul managementului sistemului de producţie – se axează pe folosirea celor mai noi tehnologii ale informaţiei şi a unor aplicaţii informatice atât pentru gestiunea economică ( ex: elaborarea automată a variantelor de preţ ale produselor, evidenţa automată a
  • 101. 104 Informatică şi management postcalculului şi a abaterilor costurilor de producţie, emiterea automată a documentaţiei de lansare în fabricaţie, pe principiul descompunerii structurale a produsului lansat etc.), cât şi pentru optimizarea fundamentării deciziilor la nivelul funcţiunii de producţie (ex: elaborarea dimensiunii optime a nomenclatorului de fabricaţie, minimizarea cheltuielilor materiale folosind reţete optime de croire etc). Funcţii generale ale modulului informatic Complexitatea funcţională a unui modul informatic pentru Managementul producţiei este ridicată şi ea decurge atât din particularităţile activităţilor specifice domeniului producţiei, cât şi din necesitatea satisfacerii cerinţelor care decurg din interacţiunea cu alte activităţi incluse în organizarea procesuală a firmei. Cele mai importante funcţii ale acestui modul se regăsesc în:  generarea automată a documentaţiei de lansare în fabricaţie a produselor (necesarul de materii prime, materiale şi necesarul de manoperă), folosind principiul descompunerii structurale a produsului (modelul matematic al imploziei şi exploziei);  urmărirea abaterilor de la consumurile de materii prime şi materiale, faţă de nivelul planificat (cu evidenţierea cauzală a acestor abateri), prin integrarea cu modulul aprovizionare din cadrul subsistemului comercial şi prelucrarea documentelor de mişcare;  monitorizarea indicatorilor cheie de performanţă pentru fiecare verigă a fluxului de producţie şi reducerea pierderilor în punctele deficitare, prin analiza consumurilor efective în fiecare subunitate de producţie;  calculul costurilor de producţie şi raportarea cheltuielilor pe centre de cheltuială;  urmărirea structurii costurilor pe fiecare fază a procesului de fabricaţie şi pe fiecare tip de produs executat;  monitorizarea evoluţiei fluxului tehnologic, asigurând astfel ritmicitatea producţiei;
  • 102. 105 Informatică şi management  elaborarea unui raport de analiză a abaterilor costurilor de producţie realizate, de la nivelurile planificate, cu evidenţierea naturii cauzei şi a efectelor directe asupra altor indicatori de referinţă economici şi financiari. Elementele structurale ale modulului Din punctul de vedere al structurii, un modul informatic pentru Managementul producţiei cuprinde, în general, următoarele aplicaţii: 1. Programarea producţiei 2. Lansarea în fabricaţie 3. Urmărirea producţiei 4. Întreţinere şi reparaţii (mentenanţă) 5. Urmărirea cheltuielilor de producţie  Aplicaţia „Programare producţiei” Are ca scop optimizarea gradului de încărcare a capacităţilor de producţie şi asigurarea la termen a livrării produselor sau serviciilor pentru care au fost încheiate contracte ferme. Procedurile automate incluse în aplicaţie se axează pe următoarele elemente:  Planul de producţie – modulul informatic gestionează toate comenzile primite de la clienţi prin intermediul subsistemului comercial. În funcţie de acestea, se vor genera automat comenzile interne, care vor sta la baza fundamentării planurilor de producţie. Documentul "Comandă internă" conţine produse aparţinând uneia sau mai multor comenzi externe, sau care servesc intereselor proprii ale organizaţiei, structurând următoarele informaţii : cod şi denumire produs, unitate de măsură, număr comandă internă, cantitate lansată, data lansării, veriga responsabilă cu execuţia ei. Planul lunar de producţie va cuprinde informaţiile de bază pentru planificarea procesului de fabricaţie, fiind împărţit pe zile si schimburi. Pentru fiecare plan de producţie, sistemul trebuie să asigure calculul cantităţilor de articole componente care trebuie realizate în decursul lunii respective. De asemenea, sistemul va gestiona datele referitoare la procesul de producţie: operaţiile tehnologice, tarifele orare pe tipuri şi categorii de meserii etc.
  • 103. 106 Informatică şi management  Resurse fizice şi norme - o resursă fizică este ataşată fiecărui utilaj înregistrat în sistem. Pentru fiecare tip de resursă fizică în parte sunt menţionate operaţiile tehnologice. La începutul lucrului pe fiecare schimb este necesar să se stabilească starea fiecărei resurse fizice (disponibilă, indisponibilă). Planificarea producţiei pe resursele fizice va începe de la ultima unitate de producţie de pe fluxul tehnologic, deci de la unitatea la care se obţine produsul finit. Asocierea produselor la resursele fizice se va face pe baza normelor de producţie. Unul dintre obiectivele necesar a fi urmărite se referă la utilizarea optimă a capacităţii de producţie şi implicit la îndeplinirea planului stabilit.  Asigurarea flexibilităţi în planificarea producţiei – producţia planificată trebuie să se poată realiza pentru orice structură de producţie. Pentru aceasta, normele de timp şi de producţie pe fiecare post de lucru sunt înregistrate în sistem, pe baza acestor date putându-se calcula automat munca directă pentru orice produs. Ansamblul informaţiilor referitoare la rezultatele producţiei se înregistrează pentru fiecare schimb de lucru, prin intermediul Raportului Zilnic de Producţie. Aceste documente conţin de asemenea şi date referitoare la resursele umane şi fizice folosite pentru obţinerea producţiei raportate, sistemul având posibilitatea să recalculeze întregul program de fabricare şi alocare de resurse, în concordanţă cu diverşi factori interni şi externi (schimbarea priorităţilor, comenzilor, defectarea utilajelor etc.).  Aplicaţia „Lansare în fabricaţie” Lansarea producţiei reuneşte un ansamblu de activităţi premergătoare procesului de fabricaţie propriu-zis, care au la bază un ansamblu de documente tehnice şi economice menite să asigure realizarea fizică a producţiei, pe baza proiectării produselor, tehnologiei de fabricaţie şi programării operative a producţiei. Modulul informatic pentru conducerea sistemului de producţie este astfel proiectat, încât asigură o legătură coerentă între baza de date de produse şi comenzi interne şi, pe de altă parte, lansarea şi ordonanţarea producţiei. În acest mod, se asigură derularea eficientă şi în timp util a programării operative
  • 104. 107 Informatică şi management a producţiei, prin existenţa unei pregătiri tehnice corespunzătoare şi prin utilizarea bazei de date unice a organizaţiei care, pe lângă informaţii economice, include şi articole despre planul de producţie, structura produselor, tehnologiile de fabricaţie, capacităţi de producţie. Informatizarea activităţii de lansare în fabricaţie vizează în principal, elaborarea automată a documentaţiei de lansare (necesarul de materii prime, materiale, necesarul de manoperă aferent fiecărui post de lucru şi operaţii) şi constituie un obiectiv prioritar, în special pentru agenţii economici cu un mod de producţie de serie mică şi unicate. În aceste cazuri, ca urmare a faptului că în structura unui produs finit intră o serie de componente (ansamble, subansamble, repere, materiale), automatizarea activităţii de lansare în fabricaţie necesită regăsirea şi prelucrarea informaţiilor printr-un sistem arborescent, care memorează nivelurile de descompunere ale produsului finit, conform fişei lui tehnologice. Astfel de informaţii se organizează într-o bază de date specială, cu o structură logică specială, constituită din fişiere înlănţuite de tip SCF ( Systeme de Chainges des Fichiers).  Aplicaţia „Urmărirea producţiei” Din punct de vedere al localizării în sfera activităţilor de producţie, urmărirea producţiei este ulterioară celor două aplicaţii informatice prezentate şi implică prelucrarea automată a informaţiilor cu privire la următoarele elemente: a. Urmărirea transferului între secţii - activitate ce se desfăşoară cu scopul de a diagnostica procesul de producţie din fiecare departament (secţie), prin prisma unor documente particulare: - documente de transfer între secţii, care înregistrează informaţii specifice; - documente pentru reflectarea stocului de semifabricate care sunt predate la depozit la sfârşitul zilei; - documentul Raport Zilnic de Producţie, care înscrie informaţii referitoare la producţia realizată (codul articolului, specificaţia, cantitatea / schimbul de lucru). Aplicaţia informatică trebuie să determine nivelul fizic al abaterii dintre consumul real de materiale şi cel specificat în norme (teoretic).
  • 105. 108 Informatică şi management Acest lucru se poate realiza prin compararea intrărilor cu ieşirile de materiale din fiecare secţie de producţie, cu condiţia ca sistemul să permită o imagine exactă a cantităţilor de semifabricate care se află pe fluxul tehnologic la un moment dat. Asigurarea acestor informaţii este importantă, deoarece ele stau la baza analizei stadiului în care se află producţia planificata pe fluxul tehnologic. Totodată, astfel de informaţii sunt utile la urmărirea anumitor comenzi cu termen de livrare ferm şi care nu suportă întârzieri. b. Bilanţul de materii prime - arată cu exactitate abaterea de la consumul standard de materiale admis şi pierderile din producţie, folosind informaţiile referitoare la stocuri şi documentele de transfer. Bilanţul identifică punctele în care au loc pierderi datorate nerespectării instrucţiunilor de lucru.  Aplicaţia „Întreţinere şi reparaţii (mentenanţă)” Oferă suportul informatic necesar pentru administrarea operaţiunilor specifice întreţinerii şi reparării mijloacelor fixe, permiţând înregistrarea şi monitorizarea cheltuielilor efectuate în acest scop. Aplicaţia este destinată de asemenea, susţinerii activităţii unităţilor auxiliare în vederea evidenţierii şi evaluării serviciilor pe care acestea le furnizează producţiei de bază: executarea şi remedierea pieselor de schimb, S.D.V.-urilor şi matriţelor, repararea motoarelor electrice. În cadrul aplicaţiei de disting două proceduri informatice deosebit de utile, specifice conducerii activităţii de mentenanţa şi anume – Reducerea duratelor de intervenţie planificate şi Determinarea momentului optim de intervenţie. Prima procedură este de tip optimizare şi urmăreşte ca pentru o anumită succesiune de operaţii specifice întreţinerii şi reparării utilajelor, caracterizate prin durate, resurse şi timpi de execuţie, să stabilească modul de derulare al acestora, astfel încât timpul normat de execuţie al intervenţiei să fie minim. Algoritmii care stau la baza acestei aplicaţii sunt specifici metodei analiza drumului critic (ADC). Cea de-a doua procedură constituie o extensie a primeia, urmărind nivelarea resurselor materiale, umane şi financiare implicate în activitatea de întreţinere şi reparaţii, precum şi determinarea
  • 106. 109 Informatică şi management previzională a momentului optim de început şi de sfârşit al unei intervenţii. Un aspect important al aplicaţiei se referă la faptul că, ea oferă suportul necesar evidenţierii cheltuielilor cu întreţinerea şi repararea utilajelor în cadrul costului de producţie. În acest sens, sunt necesare următoarele facilităţi oferite de aplicaţia informatică:  introducerea şi prelucrarea documentelor specifice activităţilor de întreţinere-reparaţii şi execuţie-remediere;  specificarea, la iniţializarea sistemului, pentru fiecare unitate prestatoare de servicii, a producţiei neterminate pentru comenzile în curs de execuţie, lansate anterior lunii din care începe introducerea datelor;  calculul cheltuielilor materiale şi a celor cu salariile directe aferente fiecărei comenzi;  evidenţierea distinctă a cheltuielilor directe si a celor indirecte, în vederea calculării coeficientului de regie, utilizat pentru calculul cheltuielilor de regie;  calcularea costului total al unei lucrări finalizate si recepţionate de beneficiar;  calculul automat al producţiei neterminate pentru o lucrare ce nu a fost finalizată în luna curentă.  Aplicaţia „Urmărire cheltuieli de producţie” Prin intermediul acestei aplicaţii, modulul informatic pentru Managementul producţiei se constituie într-un produs eficient şi util, oferit compartimentelor şi serviciilor care participă la pregătirea şi realizarea procesului de producţie, asigurând înregistrarea şi regăsirea informaţiilor specifice fluxului tehnologic. Prin accesul direct la date, modulul permite cunoaştrea listei tuturor materiilor prime şi componentelor necesare pentru realizarea unei comenzi de produse. Integrat cu modulul informatic pentru „Gestiune stocuri” şi cu proceduri pentru prelucrarea documentelor de mişcare, aplicaţia generează o
  • 107. 110 Informatică şi management imagine exactă asupra abaterilor de la consumurile de materii prime şi materiale. De asemenea, în cadrul acestei aplicaţii este oferit suportul de date pentru calculul costurilor de producţie şi raportarea cheltuielilor pe centre de cost. Pe baza informaţiilor din „Contabilitatea de gestiune” cu privire la cheltuielile efectuate, se vor separa cheltuielile cu producţia neterminată de restul cheltuielilor înregistrate în perioada contabilă corespunzătoare. Prin procesarea reţetelor de producţie şi a documentelor referitoare la stocuri, aplicaţia oferă instrumentul necesar evaluării producţiei neterminate înregistrate în sistem prin intermediul documentelor de inventar ale departamentelor de producţie. Sistemul va calcula costuri comparate pe reţetă, pe dimensiuni, costuri medii pentru producţia livrată, detaliate pe valoarea materiilor prime, muncă directă, cheltuieli indirecte, utilitare şi administrative. Cheltuielile de producţie trebuie să includă şi valoarea muncii şi serviciilor prestate pentru secţiile de producţie de către secţiile auxiliare. Urmărirea structurii costurilor pe fiecare fază a procesului de fabricaţie şi pe fiecare tip de produs executat poate determina creşterea eficienţei prin reducerea ponderii produselor care se fabrică cu un profit mic şi stimularea modernizării tehnologice şi a progresului tehnic. Un alt element avut în vedere de această aplicaţie se referă la analiza costului de producţie. După cum se cunoaşte, costul direct al unui produs este format din valoarea materiilor prime şi manoperă. Cheltuielile cu materiile prime pe fiecare produs în parte sunt evaluate folosind informaţii reale despre consumuri (inclusiv pierderi tehnologice). Normele de timp şi de producţie pe post de lucru trebuie înregistrate în sistem, pe baza lor calculându-se manopera aferentă fiecărui produs. În ceea ce priveşte cheltuielile indirecte de producţie, acestea sunt distribuite pe centre de cost si pe ansamblul produselor, în funcţie de anumite variabile legate de fiecare element de cheltuială (manoperă, valoare materii prime). Astfel, aplicaţia permite cunoaşterea contribuţiei fiecărei verigi la determinarea costului de producţie, putând fi identificate acele unităţi de producţie care au cheltuieli mari. Utilitatea aplicaţiei referitoare la urmărirea cheltuielilor de producţie creşte considerabil dacă furnizează şi posibilitatea identificării
  • 108. 111 Informatică şi management factorilor principali care au influenţă asupra modificării costului de producţie, într-o anumită perioadă faţă de o perioadă de bază. Avantaje potenţiale Acestea decurg din însăşi folosirea tehnicii electronice de calcul şi a produselor informatice dedicate, care susţin desfăşurarea unui sistem atât de complex, cum este cel de producţie. Într-o abordare generală, ele se referă la următoarele:  Rapiditatea calculării costului total de producţie, în contextul introducerii unor date minimale.  Calculul automat al producţiei neterminate, la sfârşitul unei perioade, pentru comenzile nefinalizate.  Calculul automat al cantităţii rămase de executat dintr-o comandă aflată în curs de execuţie.  Asigurarea gestiunii tehnice, financiare şi a utilizării echipamentelor.  Gestiunea contractelor, bugetelor şi a costurilor activităţii de mentenanţă.  Reducerea timpilor de înregistrare a documentelor şi a datelor referitoare la stocurile de materiale, materii prime şi piese de schimb.  Calculul resurselor financiare implicate în activităţile de reparaţii, pe tipuri de echipamente utilizate şi folosirea acestor informaţii ca suport pentru deciziile de achiziţii viitoare. Integrare în sistemul informatic pentru management Modulul informatic pentru producţie ocupă un loc important în cadrul sistemului integrat pentru managementul organizaţiilor, al căror obiect de activitate este orientat către realizarea de produse. De aceea, eforturile de proiectare şi elaborare a aplicaţiilor care informatizează activităţile specifice sistemului de producţie trebuie îndreptate în principal, spre asigurarea compatibilităţii cu baza de date şi procedurile automate din cadrul celorlalte funcţiuni ale firmei respectiv, funcţiunea comercială, financiar-contabilă, personal şi cercetare-dezvoltare.
  • 109. 112 Informatică şi management Soluţia informatică care stă la baza modulului pentru Managementul producţiei se bazează pe nomenclatorul de articole, grupat pe diverse entităţi: produse, materiale, contracte-comenzi, personal, stocuri, cheltuieli, servicii etc. Astfel, pentru programarea şi lansarea în producţie sunt luate în considerare comenzile de desfacere gestionate de serviciul de Contracte-Comenzi, iar documentele specifice producţiei (bonuri de consum sau de predare, fişe limită de consum etc.) sunt gestionate de serviciul de Gestiune stocuri. Nomenclatorul de articole poate fi organizat ierarhic, într-o configuraţie similară structurii de fişiere afişată în Windows Explorer: în partea din stânga a paginii apare lista de grupe şi subgrupe; în partea din dreapta a paginii este afişată lista de articole corespunzătoare grupei selectate. La nivelul unei grupe pot fi definite mai multe caracteristici numite atribute. Atributele definite la nivelul unei grupe vor fi automat moştenite de către subgrupe. Un articol este definit în mod unic, printr- un cod generat pe baza unei structuri de codificare specifică la nivelul grupei. Potrivit practicilor uzuale, codul este determinat de valorile atributelor cele mai semnificative ale grupei din care face parte articolul. Nomenclatorul de articole trebuie să permită gestionarea atât la nivelul sediului central al organizaţiei, cât şi la nivel de unităţi locale (filiale, fabrici). Unicitatea articolelor în sistem va putea fi asigurată de mecanismul de replicare SQL, sediul central fiind nivelul centralizator, unde se pot efectua operaţii de analiză şi configurare. Compatibilitatea funcţională şi de proiectare a subsistemului informatic pentru producţie, cu alte module reprezentative asigură o serie de intercondiţionări, cum ar fi:  Cu componentele funcţiunii comerciale – desfacere, aprovizionare, marketig – prin punerea la dispoziţie a informaţiilor despre articole, precum şi cu componenta de personal, pentru urmărirea cheltuielilor cu forţa de muncă.  Cu aplicaţia de Contabilitate generală, prin definirea tipurilor de articole şi conturile asociate lor.  Cu programul de interfaţă, pentru selecţia de informaţii din toate celelalte module ale sistemului integrat. Dezvoltarea şi includerea modulului de producţie într-o platformă informatică integrată a organizaţiei generează multiple avantaje pe plan
  • 110. 113 Informatică şi management managerial, tehnologic, informaţional şi uman şi constituie o etapă necesară în procesul de informatizare al organizaţiei. 3.2.5 Subsistem informatic pentru managementul stocurilor Obiectivul urmărit Perfecţionarea activităţii de gestiune a stocurilor, în vederea reducerii costurilor ocazionate de ansamblul operaţiilor specifice acestui domeniu (costuri de depozitare, costuri de achiziţie şi transport, costuri suplimentare aferente lipsei de stoc, costuri ocazionate de stocurile cu mişcare lentă sau fără mişcare etc). Premise pentru elaborare Gestionarea stocurilor de materii prime, materiale, piese de schimb, sau produse finite de către o organizaţie necesită definirea unor reguli şi convenţii, în baza cărora se utilizează sistemul de coduri bară, conform normelor internaţionale în vigoare. Elaborarea unui modul informatic care are ca scop managementul gestiunii stocurilor porneşte în mod fundamental de la atribuirea pentru fiecare articol a unui cod unic, asigurarea unei codificări unitare şi coerente fiind de altfel, o condiţie obligatorie în prelucrarea automată a informaţiei. O a doua premisă importantă în realizarea modulului informatic constă în necesitatea utilizării unor metode multiple de evaluare a stocurilor şi de calcul al preţurilor, cum ar fi: LIFO (Last In First Out), FIFO (First In First Out), PSTD (Preţ STanDard), ULTP (ULTimul Preţ), PMP (Preţ Mediu Ponderat). Toate aceste metode sunt utile pentru cunoaşterea nivelului stocurilor, fie în situaţia în care acesta scade sub stocul de siguranţă, fie atunci când se depăşeşte nivelul maxim admis. În fine, o altă premisă necesară pentru elaborarea respectivului modul informatic porneşte de la importanţa ce trebuie acordată asigurării flexibilităţii producţiei, în sensul cunoaşterii cât mai exacte a ce, cum şi cât se produce, pentru a asigura performanţa organizaţiei pe piaţă. Astfel, o gestiune eficientă a stocurilor de materii prime şi materiale – susţinută
  • 111. 114 Informatică şi management de instrumentele informatice corespunzătoare – devine „cheia” evitării unei bune părţi din dereglările înregistrate la nivelul fluxului productiv. Apreciem în acest sens că, utilitatea modulului informatic pentru Managementul stocurilor creşte semnificativ dacă sunt proiectate în cadrul său, proceduri informatice pentru operaţionalizarea metodei de aprovizionare Just In Time, cunoscută în practică şi sub numele „ zero stoc”. Principiul de bază al metodei este reducerea stocurilor de materii prime şi materiale, care trebuie aduse de la furnizori exact la momentul impus de procesul de producţie, iar produsele finite livrate exact la termenul prevăzut în contractul cu beneficiarul. Evident că, implementarea unei astfel de metode reclamă schimbări de natură metodologică la nivelul programării producţiei şi a fabricaţiei propriu- zise şi în plus, o integrare informaţională şi informatică extrem de puternică, cu componentele pentru Mangementul producţiei, Managementul comercial, Managementul financiar-contabil. Funcţiile generale ale modulului informatic Utilizatorii direcţi ai acestei componente informatice sunt persoanele responsabile cu activitatea de gestiune a diferitelor categorii de stocuri existente în organizaţie. Definirea cerinţelor în etapa de analiză a sistemului informaţional a condus la identificarea următoarelor funcţii pe care va trebui să le satisfacă modulul pentru Managementul stocurilor:  Administrarea întregului flux de gestiune a stocului, constând în recepţie, rezervare, consum, transfer, ajustare, realizându-se astfel urmărirea evoluţiei în timp a consumului materialelor, pe baza tranzacţiilor efectuate asupra lor.  Urmărirea stocurilor pe diverse niveluri de gestiune şi în cadrul acesteia, la nivel de locaţie fizică.  Urmărirea stocurilor după criterii multiple (preţuri diferite pentru acelaşi articol, număr de serie, celula de fabricaţie, furnizorul etc.).  Emiterea în timp real a rapoartelor informaţionale (balanţa de stocuri, fişe de magazie etc).  Efectuarea transferurilor automate între gestiuni, cu generarea operaţiilor corespunzatoare în contabilitate după reguli prestabilite.
  • 112. 115 Informatică şi management  Oferă suportul necesar fundamentării deciziilor de aprovizionare, programare şi lansare a producţiei, planificare a vânzărilor. Elementele structurale ale modulului Componenta informatică pentru Managementul stocurilor este structurată pe următoarele aplicaţii, care în general, urmăresc toate fazele şi stadiile proceselor de gestiune a stocurilor.  Aplicaţia „Actualizare şi tranzacţii stocuri” Este o procedură clasică de generare a bazei de date care va include nomenclatorul de articole de stoc, cu precizarea particularităţilor pentru fiecare dintre acestea. De asemenea, aplicaţia permite şi operarea modificărilor de stocuri (intrări/ieşiri, rezervări, transferuri şi ajustări etc.), sistemul garantând astfel cunoaşterea exactă a cantităţilor existente pentru fiecare articol, în orice moment.  Aplicaţia “Gestiune stocuri” Trebuie să permită unităţilor patrimoniale organizarea evidenţei şi contabilităţii analitice a stocurilor, conform metodei operativ-contabile. Pentru aceasta, aplicaţia dispune de câteva particularităţi, cum sunt:  Iniţializarea şi controlul stocurilor existente în fiecare gestiune din cadrul organizaţiei, cu evidenţierea aceluiaşi articol, pentru care au fost înregistrate mai multe preţuri.  Obţinerea rapoartelor de analiză privind evoluţia stocurilor în timp, situaţii ce sunt extrem de utile pentru adoptarea unor decizii cu privire la politica de aprovizionare, planul de producţie sau analiza costurilor de producţie. Ca mod de lucru, ieşirile din stoc pot fi gestionate prin intermediul metodei FIFO (First In, First Out), sau CMP (Cost Mediu Ponderat), verificarea concordanţei între stocurile scriptice rezultate în urma prelucrării documentelor şi stocurile reale, existente în gestiuni, realizându-se cu ajutorul formularelor de inventar, întocmite pe baza datelor existente în sistem şi a celor completate manual în momentul efectuării controlului.
  • 113. 116 Informatică şi management  Vehicularea unei mari varietăţi de documente specifice procesului de gestionare al stocurilor (ex: proces verbal de constatare diferenţe de inventar, bon de consum, bon de transfer, bon de restituire, bon de predare, fişă limită de consum, proces verbal de casare şi recuperare, proces verbal de reevaluare etc). Aplicaţia asigură o prelucrare completă a documentelor, în sensul ca sistemul va asigura nu numai înregistrarea în baza de date a informaţiilor conţinute în document, ci va efectua simultan actualizarea stocurilor pentru articolele specificate în document şi generarea tranzacţiilor contabile corespunzătoare. Un aspect important al funcţionării acestei aplicaţii este cel care se referă la asistarea utilizatorului în prelucrarea documentelor. În acest sens, la specificarea unui articol din baza de date procedura permite afişarea denumirii şi unităţii de măsură, verificarea tipului articolului, alegerea preţului din listă, afişarea stocului curent, actualizarea automată a valorilor la schimbarea cantităţii sau preţului. Pentru documentele de ieşire din stoc, sistemul trebuie să avertizeze utilizatorul când cantitatea specificată pe document depăşeşte cantitatea din stoc sau cantitatea maximă permisă. De asemenea, modulul va asigura coerenţa datelor din stoc şi a celor din contabilitate, prevenind modificarea directă a cantităţilor din stocuri de către utilizator. Astfel, actualizarea stocurilor se realizează indirect, prin intermediul documentelor. Iniţializarea stocului va fi permisă numai în cazul adăugării unei gestiuni, sau la instalarea sistemului. Avantaje potenţiale Automatizarea gestiunii stocurilor aduce avantaje certe la nivelul tuturor operaţiilor specifice acestei activităţi dar, pornind de la o abordare sistemică, trebuie evidenţiate efectele asupra altor activităţi conexe, a căror eficienţă creşte şi prin optimizarea modului de urmărire în cadrul organizaţiei, a categoriilor de stoc de care ea dispune. Amintim în continuare, doar câteva din avantajele cele mai evidente ale modulului informatic, cu precizarea că ele pot sta la baza generării în lanţ a altor efecte pozitive pe plan mangerial şi organizatoric:
  • 114. 117 Informatică şi management  Eliminarea neconcordanţelor între evidenţele cantitative şi valorice, aferente gestiunii stocurilor.  Urmărirea în dinamică a costurilor asociate stocurilor, cu posibilitatea adoptării unor măsuri de reducere a acestora.  Actualizarea zilnică a situaţiei stocurilor, atât cantitativ cât şi valoric şi urmărirea corectă a mişcării lor, în corelaţie şi cu evidenţele contabile, asigurându-se astfel o mai bună fundamentare a deciziilor.  Stabilirea necesarului de aprovizionat şi realizarea aprovizionării pe baza unui model optim, oferit de sistem.  Asigurarea siguranţei în exploatare, accesul la informaţiile din baza de date fiind controlat prin mecanismul de parole şi drepturi de acces, structurate pe utilizatori, gestiuni şi operaţii.  Validarea datelor înainte de a fi salvate pe suportul de memorare, în cazul unei operări greşite, fiind afişat un mesaj care indică explicit modalitatea de corectare a erorii. Integrare în sistemul informatic pentru management Caracterul sistemic al aplicaţiei pentru gestiunea stocurilor se reflectă prin modalitatea de concepţie şi de funcţionare a sa, în sensul că are posibilitatea de a genera automat, la salvarea unui document, tranzacţiile contabile asociate inserării, modificării sau ştergerii documentului respectiv. Aceste tranzacţii vor fi exportate şi prelucrate de către aplicaţia pentru Contabilitate generală. De asemenea, utilizatorul poate accesa lista de articole cuprinse în diversele nomenclatoare (materiale, produse, cheltuieli etc), selectând informaţia după ce completează un filtru complex, ce cuprinde mai mulţi parametri: identificator, cod, tip contabil, denumire, grupă, atribute grupă. 3.2.6 Subsistem informatic pentru managementul financiar- contabil Sistemul contabil din România a cunoscut în ultimii ani o serie de schimbări şi perfecţionări, generate de contextul actual al globalizării şi al
  • 115. 118 Informatică şi management integrării în Uniunea Europeană, precum şi de necesitatea armonizării cu prevederile Directivei a IV-a Comisiei Europene şi ale Standardelor Internaţionale de Contabilitate. Astfel, la nivelul mediului de afaceri – dinamizat de procesul de atragere a investiţiilor de capital autohton şi internaţional – rolul instrumentelor contabile şi financiare creşte substanţial, iar folosirea lor în condiţii de eficienţă şi eficacitate este indiscutabil legată de noile tehnologii informatice şi de comunicaţie. Obiectivul urmărit Realizarea operativă a evidenţelor contabile şi de gestiune financiară. Premise pentru elaborare Prin complexitatea şi interferenţa sa cu toate celelalte componente informatice, modulul financiar-contabil este considerat nucleul sistemului informatic integrat pentru managementul organizaţiei. Pornind de la această premisă fundamentală, demersul de realizare a elementelor structurale şi funcţionale ale acestui modul este extrem de laborios, nu atât prin dezvoltarea în sine a aplicaţiilor informatice, cât mai ales, prin necesitatea corelării lor cu prelucrarea automată a datelor ce caracterizează activitatea de ansamblu a organizaţiei. Ca urmare, se conturează câteva principii generale, care sunt utile în procesul de informatizare a funcţiunii financiar-contabile, cum sunt:  Stabilirea unui set de reguli exacte, valabile pentru operaţiile cu caracter de rutină, în funcţie de care modulul informatic va fi capabil să genereze automat înregistrările contabile.  În etapa de proiectare vor fi stabilite specificaţiile tehnice şi ansamblul fluxurilor de lucru, care vor permite interacţiunea modulului financiar-contabil cu toate componentele sistemului informatic integrat.  Conceperea progresivă a aplicaţiilor informatice, urmărind, de exemplu o succesiune de tipul: gestiunea materialelor şi a produselor, contabilitate generală, urmărirea furnizorilor şi a clienţilor, evidenţierea abaterilor costurilor de producţie, elaborare postcalcul etc.
  • 116. 119 Informatică şi management  Posibilitatea prelucrării şi vehiculării tuturor informaţiilor valorice care rezultă din activitatea organizaţiei şi care se reflectă în mod obligatoriu în operaţiile financiare şi contabile. Funcţiile generale ale modulului informatic Indiferent de mărimea, structura de proprietate sau complexitatea domeniilor de activitate în care acţionează, modulul informatic pentru Managementul financiar-contabil trebuie să ofere o serie de funcţionalităţi, care permit rezolvarea în detaliu a următoarelor aspecte:  automatizarea înregistrării informaţiilor financiar-contabile preluate din documentele primare;  realizarea unei evidenţe financiar-contabile complete, la nivel sintetic şi analitic;  urmărirea operativă a situaţiei contabile şi financiare a organizaţiei, cu accent pe urmărirea încasărilor şi plăţilor la nivel de document;  generarea automată a operaţiunilor specifice contabilităţii de gestiune, cum ar fi colectarea cheltuielilor pe centre de cost, precum şi operaţiuni de integrare între contabilitatea de gestiune şi cea financiară.  simularea operaţiilor de închidere de lună în orice moment;  preluarea automată printr-un mecanism specific de import, a datelor din alte aplicaţii informatice;  imprimarea automată a documentelor emise, în concordanţă cu reglementările în vigoare privind conţinutul informaţional al acestora;  asigurarea confidenţialităţii, protecţiei şi securităţii împotriva accesului neautorizat la date, securitatea asigurându-se la nivel de utilizator, la nivel de sub-componentă şi la nivel de operaţiune (vizualizare, adăugare, modificare, ştergere);  asigurarea procedurilor de salvare pentru realizarea copiilor de siguranţă a datelor şi a programelor;  tipărirea automată a documentelor de informare şi sinteză cerute de legislaţia în vigoare.
  • 117. 120 Informatică şi management De asemenea, poate una din cele mai importante funcţii ale modulului financiar-contabil constă în furnizarea de informaţii factorilor de decizie, confruntaţi cu adoptarea deciziilor şi efectuarea de analize economice şi financiare, scop pentru care variabilele de ieşire din sistem sunt prezentate într-o formă sintetică, prin intermediul tablourilor de bord, sau a altor tipuri de rapoarte. Elementele structurale ale modulului Din punct de vedere al componentelor sale sistemice, structura modulului informatic urmăreşte acoperirea unui flux financiar-contabil complet, începând de la gestionarea documentelor primare emise sau primite, continuând apoi cu operaţii de încasare sau plată, cu posibilităţi de compensare a sumelor faţă de anumiţi parteneri şi în final, dând posibilitatea de obţinere a balanţelor de verificare analitică şi sintetică, precum şi editarea rapoartelor de analiză. Arhitectura modulară, construită pe o tehnologie performantă ( ex: SGBD Oracle) permite culegerea simplă a datelor şi introducerea o singură dată în sistem, a informaţiei.  Aplicaţia „Informaţii parteneri” Permite o caracterizare completă a partenerilor de afaceri ai organizaţiei (clienţi, furnizori), prin gestionarea tuturor informaţiilor de interes legate de aceştia (conturi la bănci, adrese, persoane de contact, sectoare de activitate, segmentul de piaţă ocupat, zona teritorială de interes etc). De menţionat faptul că, această aplicaţie apelează o baza de date care conţine informaţii utile şi exploatate şi de procedurile informatice dezvoltate la nivelul funcţiunii comerciale, asigurându-se astfel caracterul de unicitate şi minimizarea redundanţei în înregistrarea datelor.  Aplicaţia „Contabilitate financiară şi de gestiune” Asigură suportul complet pentru operaţiile de contabilitate, constând în definirea planului de conturi, bazat pe o structură flexibilă a
  • 118. 121 Informatică şi management contului în funcţie de specificul beneficiarului, scheme de contare automate, balanţe de verificare în diverse valute etc. Răspunzând cerinţelor de asigurare a caracterului integrat, aplicaţia este corelată cu activităţile din celelalte verigi organizaţionale, realizând contarea automată a tuturor tranzacţiilor comerciale sau de gestiune şi oferind un set de rapoarte specifice, care permit analizarea din diverse puncte de vedere a activităţii companiei. Rapoartele sunt destinate contabilităţii financiare (balanţa de verficare, bilanţul contabil, contul de profit şi pierdere etc), şi servesc cunoaşterii şi reprezentării patrimoniului şi rezultatului financiar obţinut. O altă categorie sunt rapoartele destinate contabilităţii de gestiune internă, care urmăresc şi controlează în detaliu operaţiile determinate de activitatea internă, în funcţie de specificul organizaţiei.  Aplicaţia „Plăţi” Este destinată administrării operaţiunilor de plată către furnizori, urmăririi situaţiei datoriilor şi a istoricului plăţilor efectuate. În esenţă, procedurile automate trebuie să asigure:  Susţinerea activităţii departamentului financiar în înregistrarea plăţilor datoriilor în lei şi valută, prin diverse forme de plată (cec, ordin de plată, numerar, dispoziţie de plată valutară externă, compensare etc.).  Mecanismul de urmărire şi evidenţiere a datoriilor către furnizori, prin realizarea de asocieri între operaţiunile de plată şi documentele de cumpărare, generate anterior prin modulul informatic pentru Managementul aprovizionării. Utilizarea unei baze de date comune cu modulul de aprovizionare permite obţinerea unor informaţii cu grad superior de completitudine care reflectă: - Cunoaşterea volumului datoriilor firmei şi natura acestora, distribuţia pe filiale, furnizori şi facturi neachitate sau parţial achitate, datele calendaristice de creare a datoriilor sau a achitărilor parţiale etc. - Listarea automată a datoriilor către furnizori, în ordinea cronologică a acestora. Pe baza asocierilor dintre documentele de plată şi documentele comerciale, pentru fiecare document
  • 119. 122 Informatică şi management plătit (factură, declaraţie vamală de import, comision de import, etc.) se va putea urmări un istoric detaliat al sumelor achitate prin diverse documente de plată.  Nivelul ridicat al securităţii, integrităţii şi conformităţii înregistrărilor. Prin verificarea automată a datoriilor vor fi evitate plăţi în afara datoriilor existente, documentele ce duc la plăţi excedentare fiind înregistrate automat drept creditări. Formele de plată în avans vor fi menţionate explicit şi înregistrate sub aspect contabil, diferit de datoriile achitate.  Aplicaţia „Încasări” Este destinată specialiştilor din serviciul financiar-contabilitate, în vederea urmăririi şi gestionării încasărilor şi creanţelor în lei şi în valută, facilitând administrarea diverselor documente şi forme specifice de plată (cec, ordin de plată, numerar, dispoziţie de încasare valutară, compensare). Funcţional, această aplicaţie este corelată cu modulul informatic pentru Mangementul desfacerii, realizând asocieri între operaţiile de încasare şi documentele de vânzare generate anterior prin modulul respectiv. Similar aplicaţiei anterioare, utilizarea bazei de date unice a sistemului informatic integrat permite aplicaţiei „Încasări” să pună la dispoziţia utilizatorului un mecanism eficient de înregistrare şi urmărire a încasărilor care constă în:  Modalităţi de plată în lei, cum sunt cecul, ordinul de plată, numerarul, compensarea, compensarea cu cont, utilizarea avansului.  Modalităţi de plată în valută: compensarea, dispoziţia de încasare valutară şi utilizarea avansului în valută.  Înregistrarea şi centralizarea încasărilor efectuate, pe baza documentelor de plată emise de clienţi.  Înregistrarea plăţilor efectuate în avans de către clienţi prin cec, ordin de plată, numerar, compensare sau dispoziţie de încasare valutară.  Utilizarea sumelor încasate în avans prin diverse tipuri de documente de plată, pentru achitarea datoriilor clientului respectiv sau ale altui client (caz în care părţile trebuie să definească un
  • 120. 123 Informatică şi management protocol). La înregistrarea încasărilor prin cec, ordin de plată sau dispoziţie de încasare valutară, utilizatorul trebuie să aibă posibilitatea să selecteze contul bancar al firmei pe care o reprezintă şî în care vor fi depuse sumele achitate.  Modificarea datelor unei operaţii de încasare (numărul documentului de plată, data, suma încasată etc).  Stornarea documentelor de plată în lei (cec, ordin de plată, numerar, compensare, precum şi a sumelor încasate în avans de la clienţi).  Anularea unui document de plată, împreună cu toate operaţiile asociate, păstrându-se astfel consistenţa informaţiilor la nivelul întregului sistem informatic. Pentru creşterea performanţelor aplicaţiei este necesar să fie asigurate o serie de condiţii care să reflecte siguranţa în exploarare a procedurilor informatice. Acest lucru se realizează prin:  Protecţie împotriva unor eventuale erori de operare, datele fiind validate în mod automat.  Asigurarea accesului exclusiv la fiecare document restant, păstrându-se astfel consistenţa datelor şi evitându-se încasarea repetată a aceleiaşi creanţe.  Protecţia informaţiilor prin autentificarea operatorului şi parolei şi asignarea unor drepturi de acces.  Operaţia de încasare poate fi efectuată numai în condiţiile în care data înscrisă pe documentul de plată face parte dintr-o perioadă contabilă deschisă, acest lucru fiind verificat automat.  În urma unei modificări sau ştergeri sunt actualizate automat toate tranzacţiile corespunzătoare operaţiei de încasare.Modificarea sau ştergerea unui document de plată se poate face doar dacă operaţia asociată nu a afectat un document contabil de sinteză (balanţă sau bilanţ).  Aplicaţia „Mijloace fixe” Permite caracterizarea complexă a tuturor mijloacelor fixe de care dispune organizaţia, înregistrarea operaţiilor efectuate asupra acestora,
  • 121. 124 Informatică şi management analiza ratelor de amortizare, prin diverse metode (liniară, accelerată sau degresivă). Ca funcţionalitate, aplicaţia dispune de o serie de proceduri automate, care furnizează utilizatorului următoarele facilităţi:  Elaborarea rapoartelor referitoare la tranzacţiile de mijloace fixe efectuate cu partenerii şi la atributele ce caracterizează un mijloc fix (rata lunară de amortizare, valoare de inventar, valoare amortizată, valoare rămasă, gradul de uzură etc), generate pe diverse criterii.  Generarea automată a facturilor de intrare către aplicaţia „Plăţi”, în scopul introducerii ulterioare a documentelor de plată şi a facturilor asociate.  Integrarea cu modulul de Contabilitate generală din cadrul sistemului informatic al organizaţiei, prin generarea automată la intrarea în evidenţă a unui mijloc fix, a conturilor asociate, în conformitate cu grupa de clasificare. Aspectul de integrare se reflectă şi prin înregistrarea automată a tuturor tranzacţiilor contabile referitoare la mijloace fixe (intrare în evidenţă, modificări de valoare, ieşire din evidenţă, amortizare lunară etc.) şi documente de investiţii în curs.  Evidenţa şi gestionarea clienţilor sau furnizorilor de mijloace fixe, având ca suport informaţiile din aplicaţia „Informaţii parteneri”.  Aplicaţia „Contabilitate generală” În orice organizaţie, scopul dezvoltării unei aplicaţii informatice pentru Contabilitatea generală este acela de a realiza în mod automat, documentele de sinteză din activitatea financiar-contabilă, fişele de cont, înregistrările contabile legate de efectuarea unei tranzacţii, închiderea contului de profit şi pierdere, determinare taxei pe valoarea adăugată. Construită pe o arhitectură adevcată de programe şi proceduri informatice, aplicaţia reprezintă mai mult decât un instrument de calcul al obligaţiilor fiscale, devenind un mijloc de a urmări relaţiile financiare pe surse şi destinaţii, ce va permite evaluarea calitativă şi monitorizarea performanţei organizaţiei, prin intermediul elementelor de analiză financiară.
  • 122. 125 Informatică şi management La nivelul modulului informatic pentru Managementul financiar- contabil, aplicaţia de Contabilitate generală dispune de facilităţi de evidenţă şi control al înregistrărilor contabile prin:  Structura flexibilă a planului de conturi – se realizează la nivel de cont sintetic, acestea fiind identice pentru toate filialele organizaţiei. Generarea conturilor sintetice se face în mod automat, utilizatorul precizând numărul maxim de segmente pentru crearea conturilor analitice, precum şi semnificaţia acestora.  Schemele de contare – permit crearea înregistrărilor în contabilitate, fără a fi cunoscute denumirile şi specificaţiile conturilor implicate. O schemă de contare încapsulează una sau mai multe operaţii care pot conţine un număr practic nelimitat de conturi; complexitatea acestor operaţii contabile este transparentă pentru utilizatorul care identifică schema contabilă, folosind un nume descriptiv. Schemele de contare parametrizate, pe baza cărora se înregistrează documentele primare, asigură flexibilitatea modelelor de înregistrare contabilă, permiţând adaptarea rapidă la modificările de legislaţie sau de politică financiar - contabilă a organizaţiei.  Posibilităţi extinse de evidenţă şi control a înregistrărilor contabile - se bazează pe existenţa unui model orientat eveniment, (un eveniment fiind constituit din intrări în contabilitate), model care permite gestionarea automată a documentelor asociate evenimentelor. În acest fel, utilizatorul are posibilitatea de a înregistra simultan documentul primar şi intrarea în contabilitate, nemaifiind necesară realizarea altor referinţe între aceste două entităţi. Pentru fiecare operaţie contabilă, va fi verificată automat existenţa unei corespondenţe între conturile la care se face referire. În cazul în care ea nu există, utilizatorul poate opta între crearea unei corespondenţe şi efectuarea forţată a operaţiei. La crearea unei înregistrări contabile, este necesar a se permite atât adăugarea unui document sau notă contabilă, cât şi selectarea unei scheme contabile conform căreia să se opereze intrarea în contabilitate. Evident că, utilitatea aplicaţiei Contabilitatae generală creşte în condiţiile integrării ei cu alte module informatice, fapt care reclamă
  • 123. 126 Informatică şi management necesitatea asigurării unui grad sporit de siguranţă în exploatare. Acest lucru se realizează prin: protecţia împotriva erorilor de operare, autentificarea operatorului şi asignarea unor drepturi de acces, verificarea automată a datei efectuării operaţiilor de plată, actualizarea tranzacţiilor comerciale şi contabile, în situaţia modificării sau ştergerii unui document de plată. Avantaje potenţiale De regulă, avantajele oferite de modulul informatic pentru Managementul financiar-contabil se reflectă în mod esenţial, în asigurarea unui grad sporit de prelucrare automată a datelor şi informaţiilor specifice, ceea ce conduce pe de-o parte la eliminarea în mare parte a suportului de hârtie folosit în vehicularea datelor, iar pe de altă parte –ca o consecinţă – la minimizarea erorilor de prelucrare şi asigurarea unor caracteristici superioare informaţiei, folosită în procesul decizional. Concret, o parte dintre avantaje se materializează în:  Gestiunea integrată a patrimoniului organizţiei atât din punct de vedere financiar, cât şi contabil.  Urmărirea completă şi unitară a fluxului financiar al documentelor primare.  Cunoaşterea în timp real a fluxului de trezorerie şi posibilitatea previzionării acestuia.  Creşterea ponderii activităţii de analiză, în favoarea celor de operare date.  Integrarea între modulele dedicate gestiunii contabile şi automatizarea generării informaţiilor.  Repartizarea automată a cheltuielilor indirecte pe proiecte şi eliminarea muncii manuale pentru realizarea acestor calcule.  Obţinerea situaţiilor financiare şi contabile în conformitate cu standardele internaţionale de contabilitate.  Asigurarea confidenţialităţii şi securităţii datelor utilizate şi posibilitatea recuperării lor în caz de incidente.  Reflectarea activităţilor economice în mai multe unităţi monetare (Lei, Euro, USD), în funcţie de tranzacţiile efectuate.
  • 124. 127 Informatică şi management  Evidenţa provizioanelor pe categorii, precum şi posibilitatea de reevaluare a creanţelor şi datoriilor în devize, la sfârşitul exerciţiului financiar.  Evidenţa mijloacelor fixe atât din punct de vedere fiscal, cât şi din punct de vedere al standardelor, oferind posibilitatea folosirii unor diferite metode de amortizare, realizând comparaţii cu evidenţa fiscală şi respectiv, determinarea influenţelor fiscale asupra rezultatelor.  Generarea multiplă a tipurilor de situaţii financiare, prin intermediul unui modul de definire de situaţii şi indicatori financiari.  Evidenţierea influenţelor fiscale şi prelucrarea informaţiei contabile, conform Standardelor Internaţionale de Contabilitate. Integrarea în sistemul informatic pentru management Concretizat în nucleul sistemului informatic integrat al organizaţiei, modulul financiar – contabil interacţionează cu aplicaţiile regăsite la nivelul tuturor celorlalte funcţiuni ale firmei. Prin asigurarea unei codificări unitare a articolelor, proceselor, operaţiilor, tranzacţiilor este asigurată premisa gestionării unei baze de date unice, astfel încât pot fi furnizate rapoarte care reflectă ansamblul tranzacţiilor înregistrate în contabilitate, prin intermediul oricărui modul din cadrul sistemului informatic integrat. Astfel, caracterul de integrare se materializează de exemplu, prin:  Tranzacţiile contabile sunt generate automat, ele fiind accesibile prin intermediul modulului contabilitate generală.  Prin aplicaţia Plăţi sunt preluate facturile (şi declaraţiile vamale de import, dacă este cazul), înregistrate prin modulul Aprovizionare, precum şi facturile de intrare de la clienţi, generate de modulul Mijloace fixe sau Desfacere. Avantajele pe planul culegerii şi prelucării în timp real a datelor sunt cu siguranţă recunoscute modulului informatic contabil şi financiar. Însă, eficacitatea informatizării activităţilor din acest domeniu este luată în discuţie numai în momentul asigurării unei abordări sistemice în
  • 125. 128 Informatică şi management realizarea componentelor, care reprezintă fundamentul procesului integrat de informatizare al organizaţiei. 3.2.7 Subsistem informatic pentru managementul resurselor umane Indiferent de sectorul în care funcţionează – de stat sau privat - şi indiferent de obiectul de activitate, organizaţiile se confruntă încă cu problemele ridicate de gestiunea personalului. Apelerea la facilităţile oferite de tehnologia informaţiei şi aparatul informatic conduce şi în acest domeniu, aflat sub propriile constrângeri, la perfecţionarea tuturor activităţilor legate de resursa umană din cadrul organizaţiei. Obiectivul urmărit Eficientizarea activităţii desfăşurate de personalul organizaţiei. Premise pentru elaborare Principiul esenţial care trebuie luat în considerare în demersul de informatizare al activităţilor de personal este cel care se referă la necesitatea conceperii aplicaţilor informatice într-o manieră care să permită corelarea cu celelalte module ale sistemului integrat pentru management. De aceea, se impune constituirea unei baze de date de personal, structurată după criterii complexe, astfel încât informaţiile să poată fi folosite atât pentru activităţile de promovare, recrutare, selecţie a personalului, cât şi pentru cele de producţie sau logistica vânzării. Modulul informatic este grefat pe structura organizatorică a firmei, urmărind gestionarea aspectelor referitoare la angajaţi atât din punct de vedere al sarcinilor, competenţelor şi responsabilităţilor posturilor ocupate, cât şi sub aspectul salarizării. Funcţiile generale ale modulului informatic Componenta de Management a resurselor umane oferă suport informatic pentru realizarea tuturor proceselor din domeniul resurselor
  • 126. 129 Informatică şi management umane şi al managementului de personal. Într-o abordare non- exhaustivă, funcţionalităţile acestui modul se referă la:  managementul datelor de personal ale angajaţilor existenţi la un moment dat în companie, cu acces imediat la date existente în fişiere istorice;  posibilitatea de simulare a mai multor variante de modificări salariale, în vederea alocării corespunzătoare a sumelor din buget;  elaborarea graficelor evenimentelor profesionale şi urmărirea acestora (precizarea cursurilor, estimarea bugetelor de instruire etc);  înscrierea automată, în diferite proiecte ale organizaţiei, a cheltuielilor salariale şi a altor cheltuieli generate de activitatea angajaţilor;  menţinerea istoricului privind activitatea fiecărui salariat şi a stimulentelor materiale primite;  urmărirea eficienţei activităţii angajaţilor şi a progreselor înregistrate de aceştia;  administrarea procesului de angajare în cadrul oragnizaţiei. Elementele structurale ale modulului Aplicaţiile specifice acestui modul gestionează ciclul de dezvoltare şi urmărire a resurselor umane în cadrul organizaţiei, potrivit următoarei structuri:  Aplicaţia „Evidenţă personal” Permite înregistrarea de informaţii specifice salariaţilor, ţinând cont de politica firmei în relaţia cu aceştia. Introducerea datelor în sistem se realizează prin intermediul documentului Fişă Personală, de pe care sunt preluate în vederea gestionării, o serie de informaţii specifice angajaţilor: date personale, date referitoare la angajare, date despre contractele de muncă şi convenţiile civile, tipul de salarizare, regimul de lucru, locul de muncă, funcţia, fişa postului, salariul (în lei şi valută), fişa de apreciere, vechime, fidelitate, handicapuri, concedii, şomaj tehnic, sporuri, adaosuri sau diminuări salariale, prime, penalizări, persoane aflate în întreţinere, tichetele de masă, detalii referitoare la încetarea
  • 127. 130 Informatică şi management activităţii în instituţie. Toate aceste elemente asigură o evidenţă clară a personalului firmei şi dă posibilitatea efectuării unor analize comparative şi a unor statistici, care se constituie ca un mijloc important de suport în fundamentarea deciziei. Din punct de vedere al modului de lucru, aplicaţia preia automat la închiderea unei luni, informaţiile înregistrate în lunile precedente (sporuri salariale permanente, reţineri sau penalizări pe mai multe luni etc). De asemenea, pontajele angajaţilor vor fi iniţializate pe baza calendarului şi a regimului de lucru specific, lăsându-se posibilitatea de a se introduce numai excepţiile apărute în cadrul lunii respective (ex: orele de noapte, evenimente familiale, întrerupere a producţiei, excepţiile de la tipul de salarizare etc).  Aplicaţia „Recrutare, selecţie şi şcolarizare personal” Realizează prin pocedurile informatice din categoria sistemelor de gestiune a bazelor de date, urmărirea completă a procesului de testare şi acceptare a persoanelor care candidează pe posturile declarate vacante de către organizaţie. În mod tradiţional, toate acţiunile legate de recrutarea, selecţia, testarea, formarea angajaţilor se desfăşoară cu mijloace manuale sau semiautomate, la nivelul unui birou (serviciu) de personal. În contextul apelării la noile tehnologii informatice şi de comunicaţie, activităţile specifice funcţiunii de personal sunt susţinute de facilităţlile oferite de reţeaua Internet. Prin intermediul unui portal care asigură coerenţa în modul de difuzare al informaţiilor sunt promovate diverse aplicaţii referitoare la: accesul la regulile şi procedurile organizaţiei, scoaterea la concurs a posturilor vacante, burse de formare/specializare, legături cu alte site-uri utile etc. Un aspect particular al aplicaţiei aflată în discuţie se referă la promovarea tehnologiilor electronice în domeniul şcolarizării personalului. De mare actualitate pentru organizaţiile româneşti sunt în acest domeniu, instrumentele de pregătire asistată de calculator, prin tehnologiile e-learning. Cu precizarea că ele vor fi detaliate într-un capitol ulterior, subliniem doar faptul că, termenul e-learning ( regăsit şi ca învăţământ virtual, la distanţă, electronic ), desemnează un proces de
  • 128. 131 Informatică şi management învăţare prin intermediul căruia indivizii achiziţionează cunoştinţe şi competenţe, graţie noilor tehnologii informatice şi de comunicaţie.  Aplicaţia „Personal – salarizare” Asigură suportul necesar gestiunii şi analizei informaţiilor utilizate în activitatea de salarizare, precum şi aplicării metodologiei în vigoare pentru calculul drepturilor salariale ale angajaţilor. Sistemul dispune de următoarele funcţionalităţi:  Calculul drepturilor băneşti ale angajaţilor permanenţi, colaboratorilor şi angajaţilor pe perioadă limitată, în lei sau valută, pentru mai multe tipuri de salarizare (regie, acord individual, acord colectiv), acoperind un larg segment de forme de salarizare existente în prezent în România.  Calculul automat al diverselor componente salariale: sporuri permanente sau temporare, prime exprimate în sumă brută sau netă, ajutoare sociale, concedii de odihnă sau medicale, şomaj tehnic, prime de vacanţă, contribuţia la fondul de şomaj, la asigurările sociale sau la asigurările sociale de sănătate, penalizări, reţineri, deduceri, impozitul lunar, impozitul pe venitul global etc. Informaţiile despre vechimea şi fidelitatea în cadrul organizaţiei pentru fiecare angajat vor fi actualizate automat la închiderea fiecărei luni.  Înregistrarea punctuală, a orelor suplimentare, orelor de noapte, de formare, sau de întrerupere a producţiei (pentru cei plătiţi în acord), de învoire, absenţe nemotivate, delegaţie, evenimente familiale, concediu de odihnă, medical sau fără plată.  Generarea automată a pontajelor angajaţilor, în funcţie de calendarul de lucru al lunii şi de regimul specific fiecărei persoane, lăsându-se posibilitatea de a introduce doar excepţiile apărute în cursul lunii. Este necesar ca fiecare angajat să deţină o fişă personală, care se va putea introduce şi actualiza cu ajutorul unei interfeţe uşor accesibile. Sistemul trebuie să includă o serie de nomenclatoare ce pot fi configurate în funcţie de specificul organizaţiei şi de schimbările legislative. Ieşirile sistemului se concretizează într-un set de rapoarte, structurate individual sau pe
  • 129. 132 Informatică şi management locuri de muncă (referitor la luna curentă sau la o perioadă de arhivă).  Asigură adaptarea permanentă la schimbările legislative din domeniu, respectând toate cerinţele informatice elaborate de Ministerul Muncii şi Solidarităţii Sociale şi furnizând datele în formatul standard definit (fişe fiscale, evidenţa asiguraţilor etc).  Aplicaţia „Elaborare nomenclatoare” Structura nomenclatoarelor trebuie să permită o configurare dinamică, în conformitate cu specificul organizaţiei şi cu modificările legislative. Principalele nomenclatoare administrate de sistem sunt:  Nomenclatoare de regimuri de lucru, funcţii, profesii, specialităţi de profesii, studii, cursuri de specializare.  Nomenclatoare de concedii fără plată, concedii medicale, case de sănătate.  Nomenclatoare de sporuri, corecţii salariale, prime, penalizări, ajutoare sociale.  Nomenclatoare de reţineri.  Nomenclatoare de sume plătite de angajat, sume plătite de organizaţie.  Grila de impozitare, de acordare a concediului de odihnă, de acordare a sporului de vechime sau de fidelitate. Avantaje potenţiale Instrumentele informatice puse la dispoziţie prin modulul de Management al resurselor umane provoacă schimbări importante la nivelul gestiunii respectivei resurse, în special prin noile exigenţe care transformă substanţial organizarea muncii, responsabilităţile şi viteza de reacţie a angajaţilor. Cu siguranţă că evidenţa informatizată a tuturor aspectelor particulare forţei de muncă dintr-o organizaţie aduce o serie de avantaje, în special prin posibilitatea urmăririi în dinamică a evoluţiei resursei umane şi realizării unor analize multidimensionale, într-un domeniu care
  • 130. 133 Informatică şi management interferează cu aspectele psihologice şi comportamentale, proprii factorului uman. Pe plan managerial modulul informatic de gestiune a resurselor umane generează o serie de avantaje în următoarele direcţii:  Reducerea costurilor şi eficientizarea activităţii în cadrul Departamentului de Resurse Umane.  Diminuarea eforturilor depuse în activităţile curente privind managementul resurselor umane.  Monitorizarea performanţelor angajaţilor.  Integrarea transparentă a noilor sisteme de gestiune a resurselor umane cu cele actuale.  Emiterea tuturor documentaţiilor în conformitate cu legislaţia în vigoare şi actualizarea permanentă a legislaţiei fără a afecta informaţiile lunilor precedente. Integrarea în sistemul informatic pentru management Proiectarea şi dezvoltarea modulului într-o concepţie ce permite integrarea la nivelul sistemului informatic pentru management este absolut necesară, diversele aplicaţii aflându-se în relaţii de cauzalitate cu o serie de alte componente , cum sunt:  Contabilitate generală - pentru generarea notelor contabile de salarizare.  Aplicaţia privind Lansarea producţiei - pentru preluarea cheltuielilor de manoperă, pe categorii de meserii, tarife orare etc.  Aplicaţiile din cadrul funcţiunii comerciale – pentru evidenţierea şi recompensarea performanţelor angajaţilor.  Aplicaţiile specifice sistemului de producţie – pentru determinarea necesarului de forţă de muncă, conform programelor de producţie şi capacităţilor de producţie ale firmei. Dezvoltarea sistemelor informatice pentru activităţile de bază dintr-o organizaţie se constituie ca un proces deosebit de complex, care implică un volum de resurse considerabil şi al cărui eficacitate şi eficienţă sunt atinse doar printr-o abordare globală, ţinând cont de particularităţile şi constrângerile existente în plan organizaţional.
  • 131. 134 Informatică şi management Principiile Teoriei sistemelor se regăsesc şi se aplică şi în cadrul procesului de informatizare ce se desfăşoară la nivelul organizaţiei, iar abordarea sistemică este esenţială în toate fazele acestui proces, începând cu definirea obiectivelor majore de informatizare şi finalizând cu proiectarea şi elaborarea componentelor informatice. Acestea sunt premisele generale care trebuie luate în considerare atunci când o organizaţie decide să realizeze şi implementeze un sistem informatic integrat pentru management. Problematica tratată în acest capitol s-a axat pe descrierea diferitelor module informatice, realizate pentru conducerea unor activităţi reprezentative din cadrul organizaţiei. Prezentarea obiectivelor, funcţiilor şi structurii fiecărui modul a reliefat specificul şi elementele semnificative ale fiecărei activităţi, dar în acelaşi timp, s-au avut în vedere şi legăturile de cauzalitate dintre acestea, precum şi posibilitatea integrării aplicaţiilor informatice într-un sistem unitar, destinat informatizării proceselor decizionale şi de execuţie. Considerăm că, o astfel de abordare a proceselor de prelucrare automată a datelor şi informaţiilor ce caracterizează funcţiunile clasice din cadrul unei organizaţii, precum şi armonizarea lor pe o arhitectură informatică coerentă creează condiţiile pentru introducerea unor soluţii software moderne de gestiune a resurselor şi a fluxurilor logistice şi informaţionale, care vor fi prezentate într-un capitol ulterior.
  • 132. 135 Informatică şi management CAPITOLUL 4 4METODE ŞI TEHNICI ASISTATE DE CALCULATOR PENTRU REZOLVAREA SITUAŢIILOR MANAGERIALE COMPLEXE 4.1 Consideraţii generale Exercitarea atributelor procesului managerial dintr-o organizaţie (previziune, organizare, coordonare, antrenare şi control-evaluare), în condiţii de concurenţă şi de modificare necontrolată a parametrilor pieţei, impune folosirea unor produse informatice dedicate capabile să satisfacă cerinţele impuse de factorul timp în luarea deciziilor, precum şi necesitatea identificării unor decizii posibile din care să se aleagă decizia optimală. Aceste produse software de optimizare a proceselor decizionale se caracterizează prin folosirea unui aparat economico-matematic, adeseori foarte complex, ale cărui modele sunt prelucrate prin intermediul unor limbaje de nivel înalt. Caracteristica principală a acestui tip de aplicaţii informatice constă în utilizarea unor algoritmi cu grad mare de detaliere şi o solicitare corespunzătoare a resurselor hardware, îndeosebi a memoriei interne.
  • 133. 136 Informatică şi management De regulă, astfel de aplicaţii se caracterizează printr-un număr mic de date de intrare şi ieşire care, uneori, asigură interfaţa între un calculator de proces şi unul sau mai multe calculatoare numerice. În prima etapă a implementării informaticii în cadrul organizaţiilor, astfel de aplicaţii s-au folosit pentru conducerea proceselor tehnologice, îndeosebi în cadrul întreprinderilor în care producţia era de serie mare şi cu caracter continuu. Odată cu dezvoltarea software-ului de bază orientat pe optimizarea activităţilor economice, astfel de aplicaţii au început să fie utilizate în simularea proceselor decizionale, asigurându-se astfel exercitarea asistată de calculator a atributelor procesului de management. O altă caracteristică importantă a acestor produse informatice este dată de faptul că atenţionează factorul de decizie asupra unor posibile manifestări negative în funcţionarea subsistemului condus, cu un orizont de timp acceptabil înaintea apariţiei acestora, existând astfel posibilitatea preîntâmpinării acestor fenomene negative prin luarea unor măsuri apriorice de eliminare totală sau parţială a lor. Optimizarea proceselor manageriale dintr-o organizaţie presupune utilizarea unor produse informatice dedicate, bazate pe o infrastructură matematică complexă, capabile să ajute decidentul la exercitarea atributelor manageriale, să simuleze, parţial sau total, comportamentul organizaţiei într-un mediu concurenţial. În concepţia autorilor, situaţiile manageriale complexe, întâlnite la nivelul organizaţiilor, pot fi rezolvate prin utilizarea următoarelor metode şi tehnici asistate de calculator pentru optimizarea deciziilor: 1. Determinarea deciziei optimale în condiţii multicriteriale de certitudine. Metodele din această categorie includ aplicaţii ale teoriei mulţimilor fuzzy şi sunt utilizate în procesul de identificare a alternativei optimale, atunci când decidentul trebuie să aleagă dintr-o mulţime de alternative decizionale, în funcţie de un set de criterii economice, cu nivele de importanţă diferite. Folosind astfel de algoritmi specifici , se pot optimiza, spre exemplu, procesele de recrutare şi evaluare a resurselor umane, de selectare a unui furnizor de servicii etc. 2. Metode pentru exercitarea atributului de previziune. Sunt destinate efectuării studiilor de prognoză, fiind utilizate şi la extrapolarea evoluţiei unor indicatori economici. În mod deosebit pot fi folosite pentru prognozarea duratei de viaţă a produselor marketate de
  • 134. 137 Informatică şi management organizaţie, elaborarea variantelor de preţuri atunci când firma participă la ofertarea produselor sale, pentru cunoaşterea, cu o probabilitate acceptabilă, a comportamentului viitor al pieţii etc. 3. Metode asociate atributelor de organizare şi coordonare. Sunt destinate aplicării managementului prin proiect şi funcţionează pe baza metodei ADC (Analiza Drumului Critic) sau a metodei ALC (Analiza Lanţului Critic). Prin utilizarea aplicaţiilor software din această categorie, se asigură planificarea şi urmărirea în dinamică a proceselor de investiţii, realizându-se minimizarea duratei de realizare a proiectului în condiţiile menţinerii unui anumit nivel al consumului de resurse materiale, umane şi financiare. 4. Simularea managementului organizaţiei. Produsele software din această categorie asigură un mediu virtual de testare, formare şi dezvoltare a abilităţilor manageriale şi profesionale. De regulă, ele sunt reprezentate prin jocuri manageriale funcţionale pe baza unor modele economico- matematice care, pe parcursul mai multor runde decizionale, preiau deciziile echipelor participante la joc şi returnează rezultatele prelucrării acestora sub forma unor indicatori economici (profit, cifră de afaceri, cheltuieli etc.). 5.Optimizarea unicriterială a deciziilor. Metodele din această categorie, asistate de calculator, sunt destinate rezolvării situaţiilor manageriale ale căror modele economico-matematice ataşate fac parte din clasa modelelor de programare matematică liniară şi care au la bază algoritmul simplex primal, oferind şi posibilitatea evidenţierii „preţurilor umbră", ca soluţii ale problemei duale. 6. Optimizarea proceselor de conducere prin costuri. Arhitectura informatică asociată are la bază tehnica ingineriei valorii şi este utilizată, în general, atunci când beneficiarul unui sistem, produs sau serviciu, doreşte să verifice dacă costul solicitat de către furnizor este supradimensionat. 7. Optimizarea rutelor de transport. În esenţă, metodele din această categorie urmăresc alegerea unui traseu care să permită plecarea unui mijloc de transport dintr-un punct iniţial, parcurgerea locaţiilor pe care trebuie să le deservească o dată şi numai o dată şi întoarcerea în punctul iniţial, astfel încât cheltuielile totale de transport să fie minime.
  • 135. 138 Informatică şi management 4.2 Optimizarea unicriterială a deciziilor 4.2.1 Situaţii manageriale specifice asistate de calculator Produsele informatice specifice metodelor din această categorie au la baza funcţionării lor modele economico-matematice liniare care se rezolvă cu ajutorul algoritmului simplex primal. Din această cauză ele sunt utilizate în conducerea acelor activităţi economice care pot fi modelate prin modelele specificate mai sus, fiind un suport ajutător pentru exercitarea funcţiilor de organizare şi coordonare în procesul de fundamentare a deciziilor. Trebuie subliniat faptul că, în cadrul organizaţiilor cu activitate de producţie sau de prestări servicii aceste pachete de programe sunt utilizate pentru rezolvarea unor situaţii manageriale ce apar la nivelul funcţiunii de producţie sau a celei comerciale. Din experienţa autorilor, ele pot fi utilizate pentru stabilirea sortimentului optim de fabricaţie destinat satisfacerii unor comenzi, urmărindu-se atingerea unor criterii de optim economic. De exemplu, conducerea unei firme poate fi pusă în situaţia managerială de a decide asupra mărimii şi structurii loturilor de produse ce urmează a fi lansate în fabricaţie, sau distribuite, la un moment dat, în situaţia în care se poate opta pentru mai multe variante de sortimente cu desfacerea asigurată prin contracte ferme. Se pune astfel problema de stabilire a dimensiunii nomenclatorului de fabricaţie, sau de servicii, care satisface cel mai bine politica globală a firmei în momentul luării deciziei. Într-o astfel de situaţie , se poate decide optarea pentru sortimentul de produse care asigură satisfacerea comenzii cu cheltuieli totale minime. În situaţii manageriale mai complexe, aceste pachete de programe pot fi utilizate premergător folosirii unor metode moderne de fundamentare a deciziilor. De exemplu, ele pot fi folosite cu succes în stabilirea unor alternative decizionale după mai multe criterii economice abordate separat, alternative ce vor fi supuse ulterior procesului de determinare a deciziei optimale în condiţii multicriteriale de certitudine
  • 136. 139 Informatică şi management folosind, de exemplu, algoritmul specific derivat din teoria mulţimilor vagi. Metodele matematice au avut întotdeauna un rol în management şi economie, dar importanţa lor a fost recunoscută abia în ultimele decenii. Astfel, începând cu mijlocul secolului trecut, odată cu proliferarea conceptului de “management ştiinţific”,au fost desfăşurate un număr mare de studii privind aplicarea matematicii în sfera managementului organizaţiilor. Astfel, în anii ‘40, a fost dezvoltată ca disciplină programarea liniară, ca urmare a necesităţii de a rezolva probleme complexe de planificare în cadrul operaţiunilor din cel de-al doilea război mondial. Programarea liniară a fost definită ca fiind o clasă specifică de probleme matematice, în care o funcţie liniară este maximizată/ minimizată, în condiţiile respectării unui set de restricţii liniare. Tehnica a cunoscut o dezvoltare accelerată imediat după război, atunci când au fost descoperite numeroase domenii de aplicare ale programării liniare. Dezvoltatorii conceptului au fost George B. Danzig, care în 1947 a lansat algoritmul simplex şi John von Neumann care, în acelaşi an, a formulat teoria dualităţii. În 1975, matematicienii Leonid Kantorovich şi Tjalling Koopmans au primit premiul Nobel în economie pentru contribuţia lor la teoria alocării optime a resurselor utilizând programarea liniară. În acelaşi timp, marile universităţi au început să includă în programe aceste tehnici, ceea ce a condus la promovarea rapidă a acestora. Pe lângă algoritmul simplex, au fost dezvoltate şi alte tehnici de programare liniară, precum metoda elipsoidală, promovată de Leonid Khaciyan în 1979, sau metoda punctelor interioare, introdusă de Narendra Karmarkar în 1984. În paralel, H. W. Kuhn şi A. W. Tucker au dezvoltat tehnica programării neliniare. 4.2.2 Suportul economico-matematic Forma generală a modelului economico-matematic care asigură funcţionarea pachetelor de programe din această categorie este următoarea:
  • 137. 140 Informatică şi management   n 1i ii xcF(x)[opt] (4.1) în condiţiile restrictive : (1) şi (2) 2n2 n22 212 1 1n1 n21 211 1 dxt...xtxt dxt...xtxt   222 111 qxp qxp   ... ... mnmn2m21m1 dxt...xtxt  nnn qxp  Prezentăm în continuare, interpretarea economică a componentelor modelului. Funcţia F(x), numită funcţie economică, funcţie obiectiv sau standard, reprezintă un indicator economic a cărui semnificaţie variază în funcţie de interpretarea economică a parametrilor ci, cu i=l,2,...,n. Ea poate reprezenta, în această accepţiune, cifra totală de afaceri a unei societăţi, profitul maxim, costul total al producţiei fabricate, timpul total de nefuncţionare a capacităţii de producţie etc. Vectorul C=(ci) cu i=l,n reprezintă, prin componentele sale, indicatorii la nivel de unitate de produs corespunzători fiecăruia din cele n produse. O componentă ci poate semnifica astfel preţul unitar de vânzare al produsului i, beneficiul unitar al produsului i, costul unitar al unui produs i etc. Vectorul X=(xi)T se numeşte vectorul cantitate sau vectorul sortimen- tului optim de produse. Astfel, o componentă xi cu i = n1, reprezintă cantitatea pe care o societate comercială o poate livra dintr-un produs de tip i în condiţiile respectării criteriului de optim specific funcţiei F(x). Matricea A =(tij) cu i= n1, şi j= m1, se numeşte matricea coeficienţilor tehnologici. Un element al său, tij cu i= n1, şi j= m1, reprezintă intervalul de timp în care se fabrică o bucată de produs de tipul i pe grupa de maşini j. Acest indicator se numeşte timp unitar sau normă tehnică de timp.
  • 138. 141 Informatică şi management Produsul tijxi cu i=l,n şi j=l,m reprezintă timpul de funcţionare a maşinii j pentru a asigura livrarea a xi cantităţi din produsul i. Acest indicator se numeşte timp necesar de funcţionare a maşinii j. Cu interpretările de mai sus, membrul stâng din sistemul de restricţii (1) reprezintă timpul total de funcţionare al fiecărei grupe de maşini j necesare fabricării cantităţilor xi. Vectorul D=(dj)T cu j=l,m este vectorul disponibilităţilor, iar o componentă dj reprezintă fondul maxim de timp disponibil al grupei de maşini j. Prin fond de timp maxim disponibil se înţelege numărul orelor cât poate funcţiona o maşină, după ce s-au eliminat cele corespunzătoare zilelor nelucrătoare şi intervenţiilor planificate. Cu aceste interpretări sistemul de restricţii (1) impune condiţia determinării cantităţilor xi astfel încât, timpul total necesar de funcţionare a fiecărei grupe de maşini să fie cel mult egal cu fondul său maxim de timp disponibil. Trecerea de la forma canonică la forma standard presupune adăugarea în membrul stâng al fiecărei restricţii a unei variabile de compensare, εj , cu j=l,m . Din punct de vedere economic, aceste variabile reprezintă timpul de nefunctionare al unei maşini de tipul j. Cu această interpretare problema de optim se poate reduce la determinarea cantităţilor Xj, cu i = n1, astfel încât timpul total de nefuncţionare a capacităţilor de producţie să fie minim. Deci condiţia de optim devine:   m 1j jεmin (4.2) O astfel de condiţie de optim modelează fenomenul de optimizare a încărcării capacităţilor de producţie. Parametrii pi din sistemul (2) de restricţii, cu i = n1, reprezintă cantitatea de produse de tipul i pentru care întreprinderea are încheiate deja contracte ferme. Parametrii qi cu i = n1, reprezintă cantitatea de produse până la care întreprinderea mai poate încheia contracte ferme. Cu această interpretare, sistemul de restricţii pi<xi<qi cu i= n1, impune condiţia ca
  • 139. 142 Informatică şi management toate cantităţile rezultate din optimizare să se găsească în plaja de valori dintre nivelul planificat şi nivelul până la care firma poate să suplimenteze vânzarea produselor sale. Având în vedere interpretarea economică a modelului matematic care stă la baza funcţionării acestui pachet de programe putem concluziona că el răspunde la următoarea cerinţă decizională: cunoscându-se tehnologia de fabricaţie a "n" produse contractate de o întreprindere se cere determinarea structurii optime a nomenclatorului de fabricaţie, astfel încât timpul total de funcţionare a utilajelor să se încadreze în fondul de timp maxim disponibil al fiecăruia şi cantitatea optimă să fie cuprinsă în intervalul dintre nivelul contractat şi cel până la care vânzarea poate fi suplimentată, urmărindu-se realizarea optimului unui indicator economic definitoriu pentru organizaţie în momentul luării deciziei privind sortimentul de fabricaţie. Restricţia existentă în utilizarea produselor informatice de optimizare liniară se referă la faptul că nu există posibilitatea optimizării simultane a mai multor indicatori economici pentru o structură de fabricaţie stabilită la un moment dat. Din această cauză se recomandă luarea deciziei optime după prelucrarea rezultatelor obţinute în cadrul unor metode de stabilire a alternativei decizionale cea mai favorabilă în condiţii multicriteriale de certitudine. 4.2.3 Studiu de caz. Alegerea structurii optime de fabricaţie urmărind maximizarea profitului O companie produce şi comercializează două produse (A şi B), iar profitul unitar aferent acestora este de 3 UM şi respectiv 5 UM. Fiecare produs este asamblat pe un anumit utilaj, norma de timp fiind de 12 minute pentru fabricarea unei unităţi de produs A şi 25 minute pentru fabricarea unei unităţi de produs B. Fondul de timp disponibil al utilajului pentru perioada imediat următoare este de 30 de ore. Restricţiile tehnologice impun ca la fiecare cinci unităţi de produs A să fie fabricate două unităţi de produs B. Managerul de producţie al
  • 140. 143 Informatică şi management companiei doreşte să stabilească structura optimă de fabricaţie care să permită maximizarea profitului. De asemenea, un producător de utilaje a propus companiei închirierea (sub formă de leasing) a unui utilaj nou, al cărui număr de ore de funcţionare este dublu (60 ore/săptămână), faţă de cel utilizat în prezent. Managerul general al companiei doreşte să afle care este valoarea maximă a ratei care poate fi plătită săptămânal, în condiţiile menţinerii profitului obţinut anterior. Rezolvarea unei astfel de probleme se poate face utilizând tehnica programării liniare prin două metode: grafică şi cantitativă. Indiferent de metoda aleasă pentru rezolvare, se pune problema realizării unei funcţii de optim de forma :    n 1i ii xcF(x)[opt] (4.3) unde : n = numărul de produse fabricate; ci = profitul unitar realizat prin vânzarea unei unităţi de produs “i”; xi = cantitatea fabricată din produsul “i”. Ţinând cont de faptul că, pentru problema analizată, se urmăreşte maximizarea profitului, funcţia de optim devine : 21 x5x3)x(F[max]  În continuare, se formulează un set de restricţii de forma : 2nn222 211 2 1nn122 111 1 dxt...xtxt dxt...xtxt   … mnnm22m11m dxt...xtxt  Pentru problema dată, există două restricţii şi anume : a.Încadrarea în fondul de timp disponibil al utilajului, care se transpune matematic prin intermediul următoarei relaţii : Txnxn 2211 
  • 141. 144 Informatică şi management unde : ni = norma de timp necesară pentru fabricarea unei unităţi de produs i; T = fondul de timp disponibil al utilajului. Relaţia devine : 12x1 + 25x2 ≤ 1800 b.Respectarea restricţiilor tehnologice, care impun ca la fiecare cinci unităţi de produs A să fie fabricate două unităţi de produs B. Aceasta înseamnă că x2≥ 2(x1/5), de unde rezultă următoarea inegalitate : x2 - 0.4x1 ≥ 0 Pornind de la restricţiile de mai sus şi ţinând cont că x1,x2>0, rezultă următoarea formă a modelului economico-matematic : [max] F(x) = 3x1 + 5x2 12x1 + 25x2 ≤ 1800 , x1>0 x2 - 0.4x1 ≥ 0 , X2>0 Putem determina în continuare, soluţia optimală utilizând cele două metode menţionate mai sus. I.Metoda grafică presupune trasarea liniei profitului şi identificarea acelui punct de maxim pentru care sunt respectate restricţiile 12x1 + 25x2 ≤ 1800 şi x2 - 0.4x1 ≥ 0. Conform metodei grafice, reprezentată în figura nr. 4.1., cantităţile care trebuie fabricate sunt :  x1= (1800/22) = 81.8  x2= 0.4x1 = 32.7 În aceste condiţii, valoarea funcţiei obiectiv devine F(x)=408,9.
  • 142. 145 Informatică şi management 20 40 60 80 100 120 140 160 X2 0 20 40 60 80 100 120 140 160 X1 12X1+15X2=1800 X2-0.4X1=0 3X1+5X2=180 (linia profitului) PROFIT Figura nr. 4.1 Rezolvarea unei probleme de optimizare unicriterială prin metoda grafică Dacă luăm în considerare posibilitatea achiziţionării în sistem leasing, a unui utilaj mai performant, care să dubleze fondul de timp disponibil, de la 1800 la 3600 ore/săptămână, sistemul de inecuaţii devine: [max] F(x) = 3x1 + 5x2 12x1 + 25x2 ≤ 3600 , x1>0 x2 - 0.4x1 ≥ 0 , X2>0 Modificarea primei restricţii va face ca soluţia optimală să se afle la intersecţia liniilor (12x1 + 25x1 = 3600) şi (x2 - 0.4x1 = 0). Astfel, se pot determina valorile lui x1 = 3600/22 = 163.6, x2= 0.4x1 = 65.4, precum şi valoarea funcţiei obiectiv F(x)=817,8.
  • 143. 146 Informatică şi management Se obţine, prin achiziţionarea noului utilaj, un profit adiţional de 817.8 - 408.9 = 408.9/săpt., care reprezintă, de fapt, valoarea maximă pe care o poate plăti compania săptămânal pentru achiziţionarea utilajului. II.Algoritmul simplex primal presupune modelarea problemei prin descrierea mai multor soluţii fezabile, în vederea identificării soluţiei optimale. Astfel, prin iteraţii succesive, s-au obţinut următoarele valori : Tabelul nr. 4.1 Iteraţii succesive ale algoritmului simplex primal în vederea stabilirii structurii optime de fabricaţie care să asigure maximizarea profitului x1 x2 s1 s2 p 12 25 1 0 0 1800 -5 15 0 -1 0 0 -3 -5 0 0 1 0 x1 x2 s1 s2 p 20.3333 0 1 1.6667 0 1800 -0.3333 1 0 -0.0667 0 0 -4.6667 0 0 -0.3333 1 0 x1 x2 s1 s2 p 1 0 0.0491 0.0819 0 88.5246 0 1 0.0164 -0.0393 0 29.5082 0 0 0.2295 0.0491 1 413.115 Soluţia optimală devine : F(x) = 413.115; x1 = 88.5246; x2 = 29.5082. În mod similar, se determină alternativa optimală şi pentru varianta în care se achiziţionează noul utilaj, obţinându-se soluţia : F(x) = 818.182; x1 = 163,636; x2 = 65.454,situaţie care reflectă un profit adiţional de 818,182 - 413,115 = 405,67 UM/săpt. Se remarcă faptul că algoritmul simplex prezintă un grad de acurateţe mai ridicat decât metoda grafică. De asemenea, metoda grafică este mai dificil de utilizat, mai ales atunci când numărul de variabile este ridicat (dacă compania produce n produse, atunci reprezentarea grafică se va face într-un sistem cu n dimensiuni).
  • 144. 147 Informatică şi management Luând în considerare observaţiile de mai sus şi ţinând cont de faptul că marea majoritate a produselor software de optimizare existente pe piaţă au la bază metode cantitative, este recomandată, pentru acest tip de probleme decizionale, utilizarea algortmului simplex primal. 4.3 Determinarea deciziei optimale asistată de calculator în condiţii multicriteriale de certitudine Optimizarea activităţilor economice prin metode unicriteriale ridică problema găsirii unei modalităţi de determinare a alternativei decizionale, care satisface cerinţele decidenţilor în condiţiile luării în considerare a mai multor funcţii obiectiv. Astfel de probleme se regăsesc în marea majoritate a acţiunilor de fundamentare a deciziilor, deoarece aproape întotdeauna deciziile posibile sunt evaluate prin prisma influenţei mai multor factori, interni sau externi organizaţiei. La nivelul organizaţiilor, situaţiile manageriale din această categorie sunt caracteristice cu precădere, activităţilor de producţie, comerciale şi a celor din domeniul resurselor umane. Pentru a rezolva astfel de situaţii manageriale, care fac parte din clasa problemelor de decizii multicriteriale luate în condiţii de certitudine, se poate folosi metoda Electre, cea a utilităţii globale, sau mai nou, algoritmi derivaţi din teoria mulţimilor fuzzy. Având în vedere complexitatea algoritmilor de calcul şi timpul scurt de răspuns aflat la dispoziţia decidenţilor faţă de anumite situaţii decizionale, metodelor res- pective li se asociază o serie de produse software dedicate. 4.3.1 Aplicaţii ale tehnicilor fuzzy în teoria deciziilor Teoria mulţimilor fuzzy utilizează drept concept de bază, testarea valorii de adevăr a unei propoziţii, care este reprezentată în sistemul fuzzy printr-un număr real aparţinând intervalului [0,1], în care 0 corespunde stării Fals, iar 1 corespunde stării Adevărat.
  • 145. 148 Informatică şi management În acest mod, teoria fuzzy îşi propune să răspundă la faptul că o manieră strictă de evaluare a valorii de adevăr a unei propoziţii nu coincide cu modul mult mai flexibil în care gândesc oamenii, în condiţii de incertitudine şi incompletitudine. Teoria mulţimilor fuzzy are la bază teoria terţului exclus, formulată de către Aristotel, conform căreia, valoarea de adevăr a unei propoziţii nu poate fi exprimtă decât prin termenii Adevărat sau Fals. Ulterior, teoria a fost contestată de către Platon, care considera că o astfel de abordare este nerealistă şi inflexibilă în majoritatea situaţiilor şi că între Adevărat şi Fals trebuie să existe şi o “zonă” intermediară. Prima alternativă sistematizată la teoria terţului exclus a fost propusă de matematicianul polonez Jan Lukasiewicz care, în 1920, a descris primul sistem logic format din trei valori, însoţit de un suport matematic. Cea de a treia valoare logică a fost denumită Posibil şi a fost situată între Adevărat şi Fals. Iniţial, cele trei elemente au fost reprezentate numeric prin sistemul [0,1,2], însă, ulterior, Lukasiewicz a propus sisteme formate din 4 sau 5 numere şi a declarat că, în principiu, un astfel de sistem poate cuprinde un număr infinit de valori. Profesorul german Knuth a dezvoltat sistemul propus de Lukasiewicz, însă a utilizat sistemul de valori [-1,0,1]. Cel care a extins teoria posibilităţii la un sistem formal de logică matematică a fost însă profesorul Lotfi Zadeh care, în 1965, a adus în discuţie modalităţile de lucru cu termeni nuanţaţi ai limbajului natural. Sistemul permitea extinderea valorii de adevăr a unei propoziţii la toate numerele reale din intervalul [0,1]. Prima utilizare în domeniul comercial a teoriei mulţimilor fuzzy a fost în cadrul unei firme de construcţii din Danemarca (1973). La începutul anilor ’90, logica fuzzy a fost acceptată cu entuziasm în Japonia şi ulterior în Singapore şi alte ţări ale Asiei de Sud Est. Tot în anii ’90, tehnicile derivate din logica fuzzy au fost utilizate şi în ţările occidentale, însă au fost îndelung criticate de către comunităţile ştiinţifice. Începând cu anul 2000, aplicaţiile de tip neuro-fuzzy au devenit foarte populare în Asia şi ulterior în S.U.A. şi Europa Occidentală. De fapt, cele două concepte – incertitudinea (încrederea care i se acordă informaţiei) şi imprecizia (valoarea conţinutului informaţional) – reflectă gradul de completitudine al unei informaţii. În lucrarea sa “Fuzzy sets : information and control”, Lotfi Zadeh descrie proprietăţile unui set de valori fuzzy, precum şi modul în care obiectele pot primi grade de apartenenţă în intervalul [0,1]. Astfel, fiecărui obiect x al unui set fuzzy X i se asigură un grad de apartenenţă prin intermediul unei funcţii μ(x).
  • 146. 149 Informatică şi management Abordând această relaţie din prisma unui decident, se poate considera că X reprezintă mulţimea alternativelor decizionale din care se va selecta decizia optimală, iar funcţia μ(x)→[0,1] este funcţia care ne indică gradul în care alternativa decizională x satisface criteriile economice luate în considerare. De altfel, mai ales în ultimii ani, specialiştii au analizat modul în care logica fuzzy poate fi aplicată în sfera teoriei deciziilor. S-a constatat faptul că, factorii de decizie sunt adeseori puşi în situaţia de a selecta dintr-un set, de regulă finit, de alternative posibile, o alternativă optimală cabailă să satisfacă simultan un set de criterii sau obiective şi o mulţime de restricţii. Principala contribuţie în acest domeniu au avut-o Bellman şi Zadeh care au considerat că o decizie care poate fi considerată optimală trebuie să satisfacă atât obiectivele, cât şi restricţiile. Cei doi teoreticieni au propus un algoritm prin care se realiza reuniunea mulţimilor obiectivelor şi restricţiilor, în baza unei relaţii de forma : D(x)=G1(x)⋂G2(x)⋂...⋂Gm(x)⋂C1(x)⋂C2(x)⋂...⋂Cn(x) (4.4) unde : D(x) = apartenenţa alternativei x la mulţimea fuzzy { D(x) Є [0,1] }; Gi(x) = gradul de satisfacere al obiectivului i de către alternativa x; Cj(x) = gradul de satisfacere al restricţiei j de către alternativa x. Decizia optimală este aceea pentru care gradul de apartenenţă al alternativelor decizionale la mulţimea valorilor fuzzy este maxim : Doptimală = max [D(x)] (4.5) Pe baza teoriei lui Bellman şi Zadeh, au fost dezvoltate o multitudine de metode şi tehnici de determinare a alternativei optimale în condiţii multicriteriale de certitudine. Spre exemplu, Ronald Yager a dezvoltat prima teorie care, spre deosebire de cele precedente acorda o importanţă diferită şi variabilă restricţiilor şi obiectivelor luate în considerare. El a definit aşa-numiţii coeficienţi de apartenenţă asociaţi fiecărui obiectiv sau restricţie în funcţie de importanţă şi a utilizat calculul exponenţial pentru determinarea apartenenţei alternativelor decizionale la mulţimea [0,1].
  • 147. 150 Informatică şi management Indiferent însă de metoda folosită, cadrul general de abordare a problemei de optimizare, ca interfaţă om-calculator, ia în considerare mulţimea consecinţelor absolute ale fiecărei alternative decizionale după fiecare criteriu economic. Această mulţime este reflectată în tabelul nr. 4.2 în care pe linie sunt reprezentate alternativele decizionale, iar pe coloane, criteriile economice. Tabelul nr. 4.2 Matricea consecinţelor absolute Criterii Alternative C1 C2 C3 ... Cm A1 A2 A3 ... A5 La intersecţia liniei alternativei decizionale i cu coloana criteriului economic j se înscrie o valoare care reprezintă consecinţa absolută a alternativei decizionale i după criteriul j. 4.3.2 Algoritmul derivat din teoria mulţimilor vagi Pornind de la modelele dezvoltate de R. Yagger şi ulterior de H.G. Zimmerman, au apărut o serie de algoritmi, dezvoltaţi şi utilizaţi pe scară largă îndeosebi de către managementul nipon, care asociază criteriilor decizionale coeficienţi de apartenenţă la varianta optimă în intervalul [2,6]. Valoarea asociată acestui coeficient trebuie să respecte următoarea regulă: dacă criteriul „j" este, în momentul luării deciziei, mai important decât criteriul economic „k", atunci coeficientul de apartenenţă asociat lui
  • 148. 151 Informatică şi management va avea o valoare mai apropiată de 6, decât coeficientul corespunzător criteriului „k". Pornind de la matricea consecinţelor relative şi de la valorile coeficienţilor de apartenenţă, aceşti algoritmi presupun parcurgerea secvenţială a unei succesiuni de etape şi aplicarea în final a unor metode specifice care reflectă gradul de optimism/pesimism al decidentului. Prima etapă presupune exprimarea în valori relative a consecinţelor absolute. Acest lucru implică generarea unei matrici, notată CR=(crij) cu i=1,...,n şi j=1,...,m, în care un element oarecare se obţine din relaţia:    n 1i i j i j i j Ca Ca Cr (4.6) unde : Crij = consecinţa relativă a alternativei decizionale i după criteriul j; Caij = consecinţa absolută a alternativei i după criteriul j;   n 1i i jCa = reprezintă suma consecinţelor absolute ale celor n alternative pentru un anumit criteriu j. Formalizarea problemei impune exprimarea algoritmilor de calcul într-o formă care să permită formalizarea sa ulterioară printr-un limbaj acceptat de calculator. De asemenea, se urmăreşte asigurarea caracterului de generalitate, în sensul creşterii posibilităţii ca produsul software elaborat să rezolve orice problemă asemănătoare în condiţii de parametrizare. Exprimarea formală a algoritmului presupune elaborarea schemei logice de program. Această etapă trebuie precedată de operaţiile care evidenţiază zonele de memorie necesare preluării algoritmului de către calculator. Pentru problema dată apare necesitatea evidenţierii următoarelor zone şi variabile de memorie:
  • 149. 152 Informatică şi management N Variabilă de memorie, cu valoare naturală ce semnifică numărul alternativelor decizionale. M Variabilă de memorie, cu valoare naturală care indică numărul criteriilor economice. CA(N,M) Matricea consecinţelor absolute a celor N alternative după cele M criterii. K(M) Vectorul coeficienţilor de apartenenţă a fiecărui criteriu la varianta optimală. CR(N,M) Matricea consecinţelor relative. S(M) Vectorul sumelor consecinţelor absolute ale tuturor alternativelor pentru fiecare criteriu, sume necesare calculării elementelor matricii CR (N,M). Etapa a doua presupune calcularea elementelor matricii ajutătoare Z(N,M). Pentru aceasta este necesară alegerea criteriului de maxim sau minim, pe baza căruia se va calcula cj* care reprezintă consecinţa relativă cea mai favorabilă a criteriului j (calculul se face printr-o subrutină în funcţie de natura criteriului). În vectorul CS(M) se vor reţine consecinţele relative cele mai favorabile pentru fiecare din cele M criterii. Calculul elementelor matricii ajutătoare Z=(zij), cu i= n1, şi j= m1, se face folosind expresia: * j * ji j c ccr Zij   (4.7) Prin consecinţa relativă cea mai favorabilă se înţelege consecinţa rela- tivă cea mai mică dacă criteriul este de minim, respectiv cea mai mare dacă criteriul este de maxim. Etapa a treia constă în stabilirea elementelor matricii funcţiilor caracteristice, adică ale matricii FC=(fcij) cu i= n1, şi j= m1, . O funcţie caracteristică oarecare asociată alternativei i şi criteriului j este dată de formula :
  • 150. 153 Informatică şi management ijzjk eijfc   (4.8) unde : kj = coeficientul de apartenenţă atribuit criteriului j. Etapa a patra permite determinarea alternativei decizionale optimale, prin asocierea matricii funcţiilor caracteristice unor metode de luare a deciziilor. În această categorie de metode specifice, includem : a. Tehnica pesimistă (Abraham Wald) consideră că varianta optimală este aceea care asigură obţinerea unor avantaje maxime atunci când condiţiile obiective se prezintă cel mai nefavorabil. Matematic, alternativa optimală se stabileşte utilizând formula : FCijminmaxVoptimala ji  (4.9) b. Tehnica optimistă vizează alegerea alternativei optimale în situaţia în care condiţiile obiective se prezintă cel mai favorabil, folosind formula : FCijmaxmaxVoptimala ji  (4.10) c. Tehnica proporţionalităţii (Bazes-Laplace) pleacă de la premisa că fiecare stare a condiţiilor obiective are aceeaşi probabilitate de apariţie, iar alternativa optimală este aceea pentru care media aritmetică a funcţiilor caracteristice este cea mai favorabilă. Matematic, formula de determinare a alternativei optimale este :   n 1j i jFC n 1 maxVoptimala (4.11) d. Tehnica optimalităţii (Leonid Hurwicz) reprezintă o variantă a tehnicilor pesimistă şi optimistă, axată pe introducerea unui coeficient de optimism α (0<α<1). Se utilizează formula : Voptimala = max [α∙Ai+(1-α)∙ai ] (4.12) unde :
  • 151. 154 Informatică şi management ai = elementul cel mai puţin favorabil al alternativei i; Ai = elementul cel mai favorabil al alternativei i. Alternativa optimală se poate determina fie prin aplicarea unei din metodele de mai sus, fie prin aplicarea mai multor metode şi clasificarea variantelor decizionale în funcţie de fiecare din acestea, urmând ca apoi rezultatele să fie comparate. Studiul de caz prezentat în capitolul 4.3.3 reflectă modul în care poate fi utilizat algoritmul derivat din teoria mulţimilor vagi pentru rezolvarea unei probleme decizionale tipice managementului organizaţiilor. 4.3.3 Studiu de caz. Selectarea firmei de audit la intrarea în efectivitate a unui contract de concesiune La intrarea în efectivitate a unui contract de concesiune, administraţia publică trebuie să organizeze un proces de selecţie a firmei care va desfăşura auditul financiar. În acest sens, managementul trebuie să decidă care sunt criteriile de selecţie a firmei de audit şi care este nivelul de importanţă care va fi acordat fiecărui criteriu. “The CPA Journal” a publicat în anul 2004, un studiu efectuat pe un eşantion format din 500 de întreprinderi mici şi mijlocii din SUA şi a relevat faptul că valoarea auditului nu reprezintă, în mod obligatoriu, criteriul prioritar în selectarea firmei auditoare. Marea majoritate a companiilor participante la studiu au desfăşurat, în ultimii cinci ani, procese de selecţie a firmei de audit. Ţinând cont de experienţa acestor companii, studiul şi-a propus să găsească un răspuns la următoarele întrebări : - Care sunt criteriile utilizate de companii pentru selectarea firmei de audit? - Care este motivul pentru care companiile se reorientează, adeseori, către o altă firma de audit? Pentru a identifica, cât mai obiectiv, criteriile utilizate în procesul de selectare a auditorilor, au fost chestionaţi managerii generali ai celor 500 de companii. Companiile au fost selecţionate din 21.000 de candidaţi, luând în considerare, drept criterii: cifra de afaceri medie anuală între 100.000$ şi 25.000.000$; creşterea continuă a volumului vânzărilor între anii 2000 şi 2003. În urma chestionării a rezultat faptul că 74% din companii au angajat firme de audit în ultimii cinci ani, din care : 36% au apelat la firme de audit locale, 22% la firme regionale şi 42% la firme de audit naţionale sau internaţionale.Chestionarul a solicitat managerilor generali să specifice importanţa
  • 152. 155 Informatică şi management celor mai utilizate 12 criterii utilizate în selectarea unei firme de audit. De asemenea, s-a cerut stabilirea importanţei celor mai relevanţi 10 factori care au dus la reorientarea către o altă firmei de audit. Pe o scală de la 0 la 6, managerii au atribuit nivele de importanţă pentru patru din aceşti factori în jurul valorii 4, această situaţie indicând faptul că există mai mult de un factor critic care influenţează procesul decizional. Factorii care influenţează alegerea firmei de audit Nr. crt Factor Importanţă 1 Relaţiile personale stabilite între factorii de decizie ai companiei şi ai firmei de audit 4,67 2 Competenţa factorilor de decizie ai firmei de audit implicaţi în procesul de contractare 4,59 3 Valoarea auditului 4,31 4 Competenţa echipei de auditori 4,15 5 Modul de prezentare a companiei auditoare 3,66 6 Serviciile suplimentare furnizate de către auditor 3,56 7 Dimensiunea firmei de audit 3,35 8 Modul de prezentare a ofertei 3,33 9 Recomandări primite de la partenerii companiei 3,27 10 Gradul de acoperire a pieţei 3,22 11 Amplasarea gegrafică a sediului companiei 3,21 12 Experienţa internaţională a firmei de audit 1,77 Factorii care determină schimbarea firmei de audit Nr. crt Factor Importanţă 1 Întârzieri în livrarea serviciilor 3,87 2 Lipsa unui răspuns în timp real la problemele formulate de personalul companiei 3,62 3 Inexistenţa unui sistem eficient de asistenţă a clienţilor 3,55 4 Neînţelegerea specificului activităţilor companiei 3,41 5 Valoarea prea mare a auditului în comparaţie cu serviciile furnizate 3,37 6 Comunicarea insuficientă între membrii echipei de audit şi personalul companiei 2,88 7 Schimbarea membrilor echipei de audit 2,65 8 Dispute legate de metodele şi tehnicile utilizate în procesul de auditare 2,36 9 Apariţia unor conflicte interpersonale între echipa de audit şi personalul companiei 2,04 10 Rotaţia periodică a membrilor echipei de audit 0,98
  • 153. 156 Informatică şi management Astfel, în vederea selecţiei, au fost propuse 10 criterii decizionale : 1. Durata auditului (zile). 2. Valoarea auditului (euro). 3. Numărul de auditări anterioare (buc.). 4. Numărul de auditări la companiii cu capital majoritar străin (buc.). 5. Capitalul social (euro). 6. Cifra de afaceri medie pe ultimii trei ani (euro). 7. Profitul mediu brut pe ultimii trei ani (euro). 8. Numărul de salariaţi (sal.). 9. Dimensiunea firmei de audit (locală, regională, naţională sau internaţională). 10. Amplasarea celui mai apropiat sediu al firmei de audit (la nivel local, regional sau naţional). Pe baza criteriilor de mai sus, au fost analizate 8 oferte, caracterizate prin (tabelul nr. 4.3) : Tabelul nr. 4.3 Matricea punctajelor aferente alternativelor decizionale, pentru un set de criterii specific unei anumite probleme decizionale Criteriul Firma 1 Firma 2 Firma 3 Firma 4 Firma 5 Firma 6 Firma 7 Firma 8 1. Durata auditului (zile) 40 45 40 35 55 60 45 50 2. Valoarea auditului (euro) 25000 30000 15000 35000 45000 40000 30000 45000 3. Numărul de auditări anterioare 5 7 8 10 12 9 7 14 4. Numărul de auditări la companii cu capital majoritar străin 2 3 3 5 4 6 3 7 5. Capitalul social (euro) 60000 40000 30000 75000 95000 110000 90000 100000 6. Cifra de afaceri medie pe ultimii trei ani (euro) 35000 60000 25000 80000 100000 90000 55000 110000 7. Profitul mediu 20000 35000 10000 45000 60000 35000 20000 50000
  • 154. 157 Informatică şi management Criteriul Firma 1 Firma 2 Firma 3 Firma 4 Firma 5 Firma 6 Firma 7 Firma 8 brut pe ultimii trei ani (euro) 8. Numărul de salariaţi 10 15 12 20 25 15 13 22 9. Dimensiunea firmei de audit Loc. Loc. Reg. Reg. Intern. Nat. Reg. Intern. 10. Amplasarea celui mai apropiat sediu Loc. Loc. Reg. Naţ. Loc. Reg. Reg. Loc. În vederea selectării alternativei optimale, a fost utilizat algoritmul derivat din teoria mulţimilor fuzzy, stabilindu-se următoarele date de intrare: a. Numărul de alternative decizionale - N Alternativele decizionale sunt reprezentate de firmele de audit (N=8). b. Numărul de criterii decizionale - M Criteriile decizionale sunt criteriile în funcţie de care se face selecţia firmelor de audit (M=10). c. Natura criteriilor luate în considerare - T(M) Criteriile 1,2,10 vor fi criterii de MINIM, iar criteriiile 3,4,5,6,7,8,9 criterii de MAXIM (tabelul nr. 4.4). Tabelul nr. 4.4 Natura criteriilor în funcţie de care se va face selecţia unei alternative pentru o problemă decizională dată Nr. Crt. Denumire criteriu Natură criteriu 1 Durata auditului Minim 2 Valoarea auditului Minim 3 Numărul de auditări anterioare Maxim 4 Numărul de auditări la companiii cu capital majoritar străin Maxim 5 Capitalul social Maxim 6 Cifra de afaceri medie pe ultimii trei ani Maxim 7 Profitul mediu brut pe ultimii trei ani Maxim
  • 155. 158 Informatică şi management Nr. Crt. Denumire criteriu Natură criteriu 8 Numărul de salariaţi Maxim 9 Dimensiunea firmei de audit Maxim 10 Amplasarea celui mai apropiat sediu al firmei de audit Minim d. Coeficienţii de apartenenţă - K(M) Reflectă importanţa acordată de decident, pe o scară de la 2 la 6, celor 10 criterii de selectare a firmei de audit (tabelul nr. 4.5). Tabelul nr. 4.5 Lista coeficienţilor de apartenenţă stabiliţi de către decident în vederea selecţionării alternativei decizionale optimale Nr. Crt. Denumire criteriu Coeficient de apartenenţă 1 Durata auditului 5 2 Valoarea auditului 5,5 3 Numărul de auditări anterioare 4,7 4 Numărul de auditări la companiii cu capital majoritar străin 4 5 Capitalul social 4 6 Cifra de afaceri medie pe ultimii trei ani 4,4 7 Profitul mediu brut pe ultimii trei ani 2,5 8 Numărul de salariaţi 3 9 Dimensiunea firmei de audit 4 10 Amplasarea celui mai apropiat sediu al firmei de audit 2,3 e. Matricea consecinţelor absolute - CA(N,M) Cuprinde consecinţele absolute (valorile efective) înregistrate de fiecare din cele 8 firme de audit, pentru fiecare din cele 10 criterii de selecţie luate în considerare. Matricea nu poate să cuprindă decât valori numerice, ceea ce înseamna că este necesar să exprimăm, pe o
  • 156. 159 Informatică şi management scală de valori numerice, toate consecinţele absolute. Acest lucru este dificil, pentru că, în situaţia de faţă, avem de-a face cu două criterii ale căror consecinţe se exprimă în termenii nuanţaţi ai limbajului natural : dimensiunea firmei de audit şi amplasarea celui mai apropiat sediu al firmei de audit. În consecinţă, vom utiliza următoarele reprezentări :  Firmele de audit participante se împart, în funcţie de piaţa acoperită, în patru categorii : locale, regionale, naţionale sau internaţionale. Pentru a putea utiliza algoritmul derivat din teoria mulţimilor fuzzy, este necesar să exprimăm numeric aceste categorii. Astfel, se poate utiliza următorul sistem de punctare : 1p – firme locale sau regionale; 2p – firme naţionale; 3p – firme internaţionale.  În funcţie de amplasarea celui mai apropiat sediu, vom împărţi firmele de audit în următoarele categorii : firme cu sediul în localitate(1p), firme cu sediul în judeţ (regiune) (2p), firme cu sediul în afara regiunii (3p). Ţinând cont de aceste reprezentări, matricea consecinţelor absolute este prezentată în tabelul nr. 4.6. Tabelul nr. 4.6 Matricea consecinţelor absolute pentru un set de criterii şi alternative decizionale date CA(8,10) C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 A1 40 25000 5 2 60000 35000 20000 10 1 1 A2 45 30000 7 3 40000 60000 35000 15 1 1 A4 40 15000 8 3 30000 25000 10000 12 1 2 A4 35 35000 10 5 75000 80000 45000 20 1 3 A5 55 45000 12 4 95000 100000 60000 25 3 1 A6 60 40000 9 6 110000 90000 35000 15 2 2 A7 45 30000 7 3 90000 55000 20000 13 1 3 A8 50 45000 14 7 100000 110000 50000 22 3 1
  • 157. 160 Informatică şi management Pornind de la datele de intrare, putem rezolva problema decizională parcurgând următoarea succesiune de etape : ETAPA 1 Calculul elementelor matricii consecinţelor relative CR(8,10). Această etapă are drept obiectiv transformarea valorilor absolute, în valori relative, aparţinând intervalului numerelor reale [0,1], în vederea cuantificării criteriilor avute în vedere în procesul de selectare a firmei de audit.Asupra elementelor matricii consecinţelor absolute se va aplica formula:    n 1i i j i j i j Ca Ca Cr (4.13) obţinându-se matricea consecinţelor relative (tabelul nr. 4.7). Tabelul nr. 4.7 Matricea consecinţelor relative pentru un set de criterii şi alternative decizionale date CR(8,10) C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 A1 0,11 0,09 0,07 0,06 0,10 0,06 0,07 0,08 0,08 0,07 A2 0,12 0,11 0,10 0,09 0,07 0,11 0,13 0,11 0,08 0,07 A4 0,11 0,06 0,11 0,09 0,05 0,05 0,04 0,09 0,08 0,14 A4 0,09 0,13 0,14 0,15 0,13 0,14 0,16 0,15 0,08 0,21 A5 0,15 0,17 0,17 0,12 0,16 0,18 0,22 0,19 0,23 0,07 A6 0,16 0,15 0,13 0,18 0,18 0,16 0,13 0,11 0,15 0,14 A7 0,12 0,11 0,10 0,09 0,15 0,10 0,07 0,10 0,08 0,21 A8 0,14 0,17 0,19 0,21 0,17 0,20 0,18 0,17 0,23 0,07 ETAPA 2 Calculul elementelor matricii ajutătoare Z(8,10). Elementele matricii ajutătoare se calculează după formula :
  • 158. 161 Informatică şi management * j * ji j c ccr Zij   (4.14) unde : c*j = consecinţa relativă cea mai favorabilă pentru criteriul j, prin care se înţelege consecinţa relativă cea mai mică dacă criteriul este de minim, respectiv cea mai mare dacă criteriul este de maxim. Obţinem astfel, matricea ajutătoare Z (tabelul nr. 4.8). Tabelul nr. 4.8 Matricea ajutătoare pentru un set de criterii şi alternative decizionale date Z(8,10) C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 A1 0,14 0,67 0,64 0,71 0,45 0,68 0,67 0,60 0,67 0,00 A2 0,29 1,00 0,50 0,57 0,64 0,45 0,42 0,40 0,67 0,00 A4 0,14 0,00 0,43 0,57 0,73 0,77 0,83 0,52 0,67 1,00 A4 0,00 1,33 0,29 0,29 0,32 0,27 0,25 0,20 0,67 2,00 A5 0,57 2,00 0,14 0,43 0,14 0,09 0,00 0,00 0,00 0,00 A6 0,71 1,67 0,36 0,14 0,00 0,18 0,42 0,40 0,33 1,00 A7 0,29 1,00 0,50 0,57 0,18 0,50 0,67 0,48 0,67 2,00 A8 0,43 2,00 0,00 0,00 0,09 0,00 0,17 0,12 0,00 0,00 ETAPA 3 Calculul elementelor matricii funcţiilor caracteristice FC(8,10). Obiectivul acestei etape îl reprezintă fuzzyficarea elementelor matricii ajutătoare, în funcţie de coeficientul de apartenenţă al fiecărui criteriu la intervalul [0,1], în scopul stabilirii gradului în care firmele de audit satisfac criteriile de selecţie. Se va utiliza formula : ijzjk eijfc   (4.15)
  • 159. 162 Informatică şi management Obţinem astfel, matricea funcţiilor caracteristice, redată în tabelul nr. 4.9. Tabelul nr. 4.9 Matricea funcţiilor caracteristice pentru un set de criterii şi alternative decizionale date FC(8,10) C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 A1 0,566 0,026 0,049 0,058 0,163 0,050 0,190 0,166 0,070 1,000 A2 0,320 0,004 0,096 0,102 0,079 0,136 0,354 0,302 0,070 1,000 A4 0,566 1,000 0,134 0,102 0,055 0,034 0,125 0,211 0,070 0,101 A4 1,000 0,001 0,262 0,320 0,281 0,302 0,536 0,550 0,070 0,010 A5 0,102 0,001 0,512 0,181 0,581 0,671 1,000 1,000 1,000 1,000 A6 0,058 0,001 0,188 0,566 1,000 0,450 0,354 0,302 0,265 0,101 A7 0,320 0,004 0,096 0,102 0,484 0,112 0,190 0,238 0,070 0,010 A8 0,181 0,001 1,000 1,000 0,696 1,000 0,660 0,698 1,000 1,000 ETAPA 4 Stabilirea alternativei optimale. În vederea stabilirii alternativei optimale, au fost aplicate, asupra elementelor matricii funcţiilor caracteristice, următoarele tehnici : a. tehnica echilibrului sau echiprobabilităţii (Bayes-Laplace); b. tehnica pesimistă sau a prudenţei (Abraham Wald); c. tehnica optimalităţii (Leonid Hurwicz). a.Tehnica echilibrului sau echiprobabilităţii (Bayes-Laplace)   n 1j i jFC n 1 maxVoptimala (4.16) Obţinem următoarele medii ale funcţiilor caracteristice (tabelul nr. 4.10).
  • 160. 163 Informatică şi management Tabelul nr. 4.10 Ierarhizarea unui set de alternative decizionale folosind tehnica Bayes-Laplace FC C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10   n 1j ijFC n 1 A1 0,566 0,026 0,049 0,058 0,163 0,050 0,190 0,166 0,070 1,000 0,234 A2 0,320 0,004 0,096 0,102 0,079 0,136 0,354 0,302 0,070 1,000 0,246 A4 0,566 1,000 0,134 0,102 0,055 0,034 0,125 0,211 0,070 0,101 0,240 A4 1,000 0,001 0,262 0,320 0,281 0,302 0,536 0,550 0,070 0,010 0,333 A5 0,102 0,000 0,512 0,181 0,581 0,671 1,000 1,000 1,000 1,000 0,605 A6 0,058 0,000 0,188 0,566 1,000 0,450 0,354 0,302 0,265 0,101 0,328 A7 0,320 0,004 0,096 0,102 0,484 0,112 0,190 0,238 0,070 0,010 0,163 A8 0,181 0,000 1,000 1,000 0,696 1,000 0,660 0,698 1,000 1,000 0,724 Grafic, situaţia este reprezentată în figura nr. 4.2. 0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 A1 A2 A4 A4 A5 A6 A7 A8 Figura nr. 4.2 Ierarhizarea unui set de alternative decizionale folosind tehnica Bayes- Laplace
  • 161. 164 Informatică şi management b.Tehnica pesimistă sau a prudenţei (Abraham Wald) FCijminmaxVoptimala ji  (4.17) Obţinem următoarea situaţie (tabelul nr.4.11): Tabelul nr. 4.11 Ierarhizarea unui set de alternative decizionale folosind tehnica pesimistă FC C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 FCijmin j A1 0,566 0,026 0,049 0,058 0,163 0,050 0,190 0,166 0,070 1,000 0,02585 A2 0,320 0,004 0,096 0,102 0,079 0,136 0,354 0,302 0,070 1,000 0,00416 A4 0,566 1,000 0,134 0,102 0,055 0,034 0,125 0,211 0,070 0,101 0,03372 A4 1,000 0,001 0,262 0,320 0,281 0,302 0,536 0,550 0,070 0,010 0,00067 A5 0,102 0,000 0,512 0,181 0,581 0,671 1,000 1,000 1,000 1,000 0,00002 A6 0,058 0,000 0,188 0,566 1,000 0,450 0,354 0,302 0,265 0,101 0,00011 A7 0,320 0,004 0,096 0,102 0,484 0,112 0,190 0,238 0,070 0,010 0,00416 A8 0,181 0,000 1,000 1,000 0,696 1,000 0,660 0,698 1,000 1,000 0,00002 Reprezentarea grafică se regăseşte în figura nr. 4.3. 0 0,005 0,01 0,015 0,02 0,025 0,03 0,035 A1 A2 A4 A4 A5 A6 A7 A8 Figura nr. 4.3 Ierarhizarea unui set de alternative decizionale folosind tehnica pesimistă
  • 162. 165 Informatică şi management c.Tehnica optimalităţii (Leonid Hurwicz) (α=0,15) Voptimală = max [α∙Ai+(1-α)∙ai] (4.18) Obţinem situaţia din tabelul nr. 4.12. Tabelul nr. 4.12 Ierarhizarea unui set de alternative decizionale folosind tehnica optimalităţii FC(8,10) C1 C2 C3 C4 C5 C6 C7 C8 C9 C10 α∙Ai + (1- α) ∙ai A1 0,566 0,026 0,049 0,058 0,163 0,050 0,190 0,166 0,070 1,000 0,171972 A2 0,320 0,004 0,096 0,102 0,079 0,136 0,354 0,302 0,070 1,000 0,153533 A4 0,566 1,000 0,134 0,102 0,055 0,034 0,125 0,211 0,070 0,101 0,178663 A4 1,000 0,001 0,262 0,320 0,281 0,302 0,536 0,550 0,070 0,010 0,150568 A5 0,102 0,000 0,512 0,181 0,581 0,671 1,000 1,000 1,000 1,000 0,150015 A6 0,058 0,000 0,188 0,566 1,000 0,450 0,354 0,302 0,265 0,101 0,150091 A7 0,320 0,004 0,096 0,102 0,484 0,112 0,190 0,238 0,070 0,010 0,076177 A8 0,181 0,000 1,000 1,000 0,696 1,000 0,660 0,698 1,000 1,000 0,150015 Figura nr. 4.4 indică valorile calculate conform tehnicii optimalităţii pentru cele 8 firme de audit. 0 0,02 0,04 0,06 0,08 0,1 0,12 0,14 0,16 0,18 A1 A2 A4 A4 A5 A6 A7 A8 Figura nr. 4.4 Ierarhizarea unui set de alternative decizionale folosind tehnica optimalităţii
  • 163. 166 Informatică şi management Centralizând obţinem situaţia din tabelul nr. 4.13: Tabelul nr. 4.13 Analiza comparativă a rezultatelor aplicării mai multor tehnici de optimizare multicriterială Poziţia Tehnica utilizată Laplace Pesimistă Optimalităţii (α=0,15) 1 FIRMA 8 FIRMA 3 FIRMA 3 2 FIRMA 5 FIRMA 1 FIRMA 1 3 FIRMA 3 FIRMA 2 FIRMA 2 4 FIRMA 6 FIRMA 7 FIRMA 4 5 FIRMA 2 FIRMA 4 FIRMA 6 6 FIRMA 4 FIRMA 6 FIRMA 5 7 FIRMA 1 FIRMA 5 FIRMA 8 8 FIRMA 7 FIRMA 8 FIRMA 7 În concluzie, dacă compania doreşte să aibă o abordare echilibrată va proceda la contractarea firmei 8, iar dacă va lua în considerare o abordare pesimistă, sau cu un grad redus de optimism, va alege, drept alternativă optimală, firma 3. 4.4. Metode asistate de calculator pentru exercitarea atributului de previziune 4.4.1 Situaţii manageriale adecvate utilizării Pentru organizaţiile care îşi desfac produsele, sau îşi ofertează serviciile, pe diverse segmente de piaţă se pune problema cunoaşterii previzionale a evoluţiei unor factori de stare caracteristici acestora, factori care influenţează pozitiv sau negativ, activitatea economică şi în final, rezultatele economico-financiare.
  • 164. 167 Informatică şi management A apărut astfel necesitatea identificării unor metode capabile, în condiţii asistate de calculator, să permită managementului organizaţiilor exercitarea atributului de previziune în condiţii de eficienţă economică. La baza funcţionării acestor produse software se află fenomenul de extrapolare care presupune, că plecând de la o evoluţie anterioară cunoscută a unor indicatori economici şi luând în considerare faptul că în viitorul apropiat nu se vor modifica factorii care au influenţat această evoluţie, să fie prognozată, cu o acurateţe acceptabilă, evoluţia acestor indicatori pe un anumit orizont de timp. Aceste pachete de programe au o largă utilizare în determinarea duratei de viaţă a produselor, a pragurilor de rentabilitate, a intervalului de timp în care se pot vinde produsele, sau serviciile, cu asigurarea unui profit corespunzător, în prognoza costurilor şi a elementelor de cost etc. Ele permit, de asemenea, extrapolarea nivelului unor indicatori economici în cascadă, atunci când o parte din componentele lor se determină anterior, tot prin extrapolare. Pentru acurateţea reprezentării grafice a acestor evoluţii se recomandă ca ecartul între două intervale de timp consecutive pentru care se cunosc nivelurile reale să fie cât mai mic posibil. De regulă, evoluţia unui fenomen economic nu este influenţată de un singur factor, apărând astfel necesitatea reprezentării acestei evoluţii într-un spaţiu cu cât mai multe dimensiuni. Deoarece acest lucru este dificil de făcut pentru spaţii ce depăşesc caracterul tridimensional, în realitate, se reprezintă separat evoluţia fenomenului în planul fiecărui factor, după care se proiectează aceste evoluţii în planul cu două dimensiuni şi se obţine o rezultantă care este acceptată ca fiind reprezentarea evoluţiei reale a fenomenului. Din punct de vedere economic şi managerial utilizarea eficientă a acestor pachete de programe este posibilă doar dacă sunt satisfăcute următoarele două condiţii restrictive: a. volumul datelor statistice este satisfăcător din punct de vedere al conţinutului acestora; altfel spus, nivelurile realizate pentru indicatorul economic care urmează să se extrapoleze sunt suficiente ca număr pentru orizontul de timp anterior momentului extrapolării;
  • 165. 168 Informatică şi management b. factorii economici şi sociali care au influenţat în perioada anterioară evoluţia indicatorului rămân neschimbaţi şi în orizontul de timp rezervat extrapolării. Exemplificând, evoluţia cifrei de afaceri a unei societăţi comerciale poate fi aproximată în viitor dacă şi numai dacă valorile anterioare ale sale permit identificarea corectă a funcţiei matematice care o aproximează cel mai bine iar preţurile de vânzare, cererea pieţei şi activitatea concurenţei, considerate ca factori ce au influenţat preponderent nivelul indicatorului, rămân aceiaşi şi în perioada pentru care evoluţia acestuia se doreşte a fi cunoscută cu o probabilitate satisfăcătoare. 4.4.2 Suport economico-matematic Cu considerentele prezentate mai sus se pune problema găsirii unei relaţii matematice de forma y=f(x1,t2,...,xn) care să definească cel mai bine evoluţia indicatorului economic y pentru perioada analizată şi care să dea nivelul probabil cu o probabilitate rezonabilă (suficient de apropiată de 1). Variabila y este o variabilă dependentă şi reprezintă valoarea reală a indicatorului economic, în timp ce xi, cu i = n1, sunt variabile independente şi reprezintă factorii economici care influenţează nivelul indicatorului economic. Notăm cu y* valoarea nivelului calculată prin intermediul funcţiei f, iar cu y valoarea reală a acestui nivel şi definim abaterea nivelului calculat, faţă de nivelul real ca fiind diferenţa y-y*. Pentru a satisface necesitatea ca funcţia f să aproximeze cel mai bine nivelul viitor de evoluţie a indicatorului economic y trebuie ca această abatere să fie cât mai mică. Condiţia care se impune în acest caz este să se realizeze un optim de forma:    n 1i 2* ii )y(y(min)S (4.19)
  • 166. 169 Informatică şi management adică suma pătratelor abaterilor valorilor calculate de la valorile reale să fie minimă, S numindu-se estimatorul abaterilor. Pentru evidenţierea condiţiilor care trebuie satisfăcute în vederea atingerii acestui criteriu de optim, se consideră, pentru exemplificare, că evoluţia fenomenului este liniară, de forma y*=a0x+a1.Deci condiţia de optim va fi :    n 1i 2 1i0i )axa(y(min)S (4.20) Metoda celor mai mici pătrate, folosită în aceste condiţii de optim, demonstrează că minimul este satisfăcut atunci când coeficienţii a0 şi a1 sunt soluţii ale următorului sistem de ecuaţii omogene:             0 a S 0 a S 1 0 sau             n 1i 1i0i n 1i ii0i 0)axa(y2 0)xxa(y2 (4.21) Prin rezolvarea acestui sistem de ecuaţii se determină valoarea parametrilor a0 şi a1 cunoscuţi sub denumirea de coeficienţi de regresie. Valorile găsite se înlocuiesc în relaţia y0=a0x+a1 care permite astfel ca pentru orice valoare a lui x să se determine valoarea calculată y. Problema identificării exacte a expresiei y=f(x1,x2,...,xn) folosind aceste produse informatice se rezolvă astfel: 1. Se simulează relaţia dintre variabila dependentă şi variabilele independente prin toate funcţiile pachetului de programe. 2. Se selectează acele funcţii care indică un coeficient de corelaţie între variabila independentă şi cele dependente de minim 0,9 şi o abatere medie pătratică cât mai apropiată de zero. 3. Se selectează din funcţile rămase aceea care aproximează cel mai bine valorile calculate faţă de valorile reale. Folosirea acestui pachet de programe presupune efectuarea anterioară a unei analize economice detaliate pentru identificarea cu precizie a factorilor care influenţează cel mai bine nivelul indicatorilor economici a căror evoluţie se extrapolează. Deoarece regresia liniară este destul de rar folosită în extrapolarea evoluţiei unui fenomen economic,
  • 167. 170 Informatică şi management tratăm pe scurt funcţiile cele mai des folosite în studiul evoluţiei unor procese economice. Uneori se foloseşte regresia polinomială, în acest caz funcţia fiind de forma: y = an xn + an-1 xn-1 + ... + a2 x2 + a1 x + a0 (4.22) Notând cu iy valoarea expresiei (4.19) pentru x=xi obţinem : iy = an xn + an-1 xn-1 + ... + a2 x2 + a1 x + a0 (4.23) Pentru obţinerea sistemului dat de ecuaţiile normale se pleacă în mod analog de la minimizarea expresiei : 2 n 1i 0 1n i1n n ini )a...xaxa(ys      (4.24) Rezolvând sistemul : 0 δa δS 0, δa δS 0, δa δS 01nn   (4.25) se obţin coeficienţii de regresie a0, a1..., an care înlocuiţi în relaţia (4.22) permit calcularea valorilor lui y pentru orice valori ale lui x. Pentru n=3, funcţia y = a3x3 + a1x + a0 este des întâlnită în evoluţia unor procese economice. Reprezentarea grafică a acestei funcţii pe un subinterval este dată în figura nr. 4.5. x y Figura nr. 4.5 Regresia fenomenului economic y în x
  • 168. 171 Informatică şi management Dacă regresia fenomenului economic y în x este hiperbolică atunci avem relaţia: xaa 1 y 10   (4.26) care reprezintă o funcţie hiperbolică, care poate avea o evoluţie ca în figura nr. 4.6. x y x y Figura nr. 4.6 Reprezentarea evoluţiei unui fenomen economic prin intermediul unei funcţii hiperbolice Regresia exponenţială este dată de relaţia : x bay  (4.27) având graficul de forma (pentru b=e devine funcţia exponenţială din figura nr. 4.7). x y Figura nr. 4.7 Reprezentarea evoluţiei unui fenomen economic prin intermediul unei funcţii exponenţiale
  • 169. 172 Informatică şi management Regresia trigonometrică a lui y în x este dată de relaţia : )cos(ωoaay i0  (4.28) care are pe subintervale o evoluţie de forma celei din figura nr. 4.8. Figura nr. 4.8 Reprezentarea pe subintervale a evoluţiei unui fenomen economic Dacă apreciem că evoluţia în timp a fenomenului economic este parabolică atunci : y = ax1 α + bx1+c (4.29) unde α poate fi specificat sau asumat prin lipsă. Pentru α=0,4 evoluţia funcţiei (4.29) este redată în figura nr. 4.9. x y Figura nr. 4.9 Reprezentarea evoluţiei unui fenomen economic prin intermediul unei funcţii parabolice
  • 170. 173 Informatică şi management Dacă evoluţia fenomenului studiat este cea din figura nr. 4.10 atunci se poate aprecia că legătura dintre x şi y este dată de funcţia logistică: Ax eB1 K y    (4.30) x y Figura nr. 4.10 Reprezentarea evoluţiei unui fenomen economic prin intermediul unei funcţii logistice După cum se poate constata alegerea funcţiei care aproximează cel mai bine procesul economic studiat presupune o bogată experienţă şi stăpânirea unui aparat matematic complex. Aceste aspecte, alături de altele, au condus la necesitatea ca toate operaţiile impuse de analiza evoluţiei în timp a unui proces economic, de determinare a corelaţiei dintre variabilele funcţiei etc, să fie făcute cu ajutorul calculatorului electronic, utilizatorului revenindu-i sarcina de a asigura corectitudinea datelor prelucrate, precum şi interpretarea şi analiza economică a rezultatelor furnizate de calculator. Acestea sunt o parte din considerentele pentru care specialiştii în software aplicativ au elaborat sisteme de programe specializate pe rezolvarea unor astfel de probleme.
  • 171. 174 Informatică şi management 4.4.3 Studiu de caz. Prognoza evoluţiei pieţei unui serviciu public În vederea contractării unui proiect de investiţii cu finanţare internaţională, managementul unui operator de servicii publice de alimentare cu apă şi canalizare trebuie să estimeze, cu o acurateţe acceptabilă, care va fi evoluţia pieţei prin prisma consumurilor şi veniturilor. În acest sens, în funcţie de natura factorului previzionat, specialiştii companiei au apelat la o serie de metode şi tehnici specifice de previziune, cum ar fi :  Metoda expertizării – experţii disponibili sunt selectaţi şi solicitaţi să analizeze nivelul de importanţă şi probabilitatea realizării anumitor evenimente. În acest sens, este utilizată, pe scară largă, tehnica Delphi de adoptare a deciziilor în mod participativ.  Metoda extrapolării euristice – se realizează prelungirea în viitor, a unei evoluţii constatate în trecut, prin luarea în considerare a unui factor de corecţie a trendului (cum este de exemplu, cazul evoluţiei populaţiei).  Metoda analizei şi sintezei – permite identificarea tuturor elementelor care condiţionează evoluţia unei pieţe (populaţie, densitatea consumatorilor, tarif etc.) şi recompunerea acestora în vederea identificării direcţiilor de evoluţie.  Metoda interpretării sistemice – presupune preluarea unor tendinţe ale mediului macroeconomic în vederea identificării influenţei acestora asupra anumitor indicatori (cum este de exemplu, puterea de cumpărare a populaţiei).  Metoda comparaţiilor internaţionale - utilizată pentru identificarea unor evoluţii apropiate ale unor indicatori similari celor urmăriţi, la nivelul altor pieţe naţionale (cum este de exemplu, cazul evoluţiei tarifului).  Metoda simulării şi modelării economico-matematice - prin care se urmăreşte crearea unui sistem artificial, bazat pe analiză cantitativă şi inserţii calitative, în vederea studierii celui real.
  • 172. 175 Informatică şi management  Metoda scenariilor multiple – constă în elaborarea mai multor variante de evoluţie ale sectorului analizat, fiecare având o anumită probabilitate de a se realiza. Exercitarea funcţiei de previziune, pentru o problemă cu un asemenea grad de dificultate, nu se poate face decât prin îmbinarea elementelor deterministe specifice sistemului analizat (ca rezultate ale relaţiilor cauză-efect) cu cele aleatoare. Datorită complexităţii sistemului vizat, această îmbinare nu se poate realiza decât prin dezvoltarea şi utilizarea unei metodologii previzionale şi a unui model matematic asociat care are la bază următorul set de variabile :  populaţia : P(t) [nr];  consumul mediu lunar : C(t) [mc/loc. lună];  densitatea consumatorilor : D(t) [consumatori/1000 loc];  factorul de amplificare : Fa(t)>1; defineşte raportul dintre vânzările fizice totale de apă şi consumul fizic al populaţiei;  volumul fizic al vânzărilor totale de apă : QT(t) [mc/an];  tariful : T(t) [€/mc];  veniturile din vânzarea apei : Va(t) [€/an];  veniturile din activitatea de alimentare cu apă şi canalizare:VT [€/an]. Elaborarea prognozelor pentru sectorul serviciilor publice de alimentare cu apă şi canalizare reprezintă un proces complex care porneşte de la următoarele următoarele ipoteze :  populaţia are un trend descrescător pe întregul orizont de prognoză;  consumul mediu lunar de apă (mc/pers) al populaţiei are de asemenea un trend asimptotic descrescător;  numărul de utilizatori ai serviciilor publice de alimentare cu apă şi canalizare este reflectat prin intermediul variabilei densitatea consumatorilor (nr. consumatori/1000 loc.);  se vor lua în considerare trei evoluţii posibile cărora le corespund trei variante de prognoză. Prin luarea în considerare a indicatorilor statistici care reflectă evoluţiile anterioare ale pieţei serviciului public analizat şi folosind metode şi tehnici specifice precum metoda interpretării sistemice,
  • 173. 176 Informatică şi management metoda analizei şi sintezei sau metoda modelării economico-matematice, s-a identificat următorul set de relaţii funcţionale : (t)]FT(t),(t),FC(t),D(t),f[P(t),M paa  (4.31) unde : P(t) = populaţia; D(t) = densitatea consumatorilor; C(t) = consumul mediu lunar; Fa(t) = factorul de amplificare; Fp(t) = factorul de periodicitate.       1 111 tt,k tt,bta P(t) (4.32) t y xC(t)  (4.33) 22 btaD(t)  (4.34) ctbta(t)F 3 2 3a  (4.35)         4 4 bct 1 aexpT(t) (4.36) Factorul de periodicitate [Fp(t)] reflectă fluctuaţiile consumului de apă în funcţie de perioada calendaristică (figura nr. 4.11), luând în considerare diferite aspecte (caracterul turistic al zonei, sezonul etc.).
  • 174. 177 Informatică şi management Figura nr. 4.11 Variaţia consumului de apă al populaţiei sub influenţa factorului de periodicitate Cele trei variante de evoluţie a pieţei serviciului public de alimentare cu apă şi canalizare prezentate în continuare nu iau în calcul şi această ultimă componentă a modelului de prognoză. Varianta 1 Prima variantă prezintă următoarele caracteristici : - dinamicia populaţiei se determină în baza următoarei relaţii :       10t,25000 10t,31000670t P(t) (4.37) - densitatea consumatorilor se presupune a fi constantă pe tot orizontul de prognoză : 875D(t) cons./1000 loc. (4.38) - consumul mediu fizic de apă lunar pe persoană : t 1 2C(t)  (4.39) unde : luna3mc/pers.C(0)
  • 175. 178 Informatică şi management luna2mc/pers.)C(  - consumul fizic de apă al populaţiei va fi dat de relaţia : C(t)D(t)P(t)(t)Q p  (4.40) - factorul de amplificare Fa(t) : 1,70,35t0,05t(t)F 2 a  (4.41) - consumul fizic total anual de apă potabilă : (t)F(t)Q(t)Q aPT  (4.42) - tariful la apă potabilă va avea o dinamică dată de relaţia :         0,335t0,041 1 0,693expT(t) (4.43) - veniturile totale anuale din activitatea de furnizare a apei potabile vor avea în mod evident expresia : T(t)(t)Q(t)V Ta  (4.44) În baza modelului matematic descris mai sus se obţin se obţin o serie de estimări pentru indicatorii specifici, sintetizate în tabelul nr. 4.14. Specificul acestei variante este acela că, dată fiind dimensiunea finală a factorului de amplificare, se estimează o dezvoltare economică mai accelerată începând cu t5. Tabelul nr. 4.14 Prognoza evoluţiei indicatorilor de bază ai serviciului public de alimentare cu apă, conform scenariului I de evoluţie a pieţei t INDICATORI P(t) (nr.) D(t) C(t) Qp(t) (mc/an) Fa(t) QT(t) (mc/an) T(t) (€/mc) Va(t) (€/mc) 1 30330 875 3,000 955395 1,4 1337553 0,16 214008 2 29660 875 2,500 778575 1,2 934290 0,25 233572 3 28990 875 2,333 710255 1,1 781280 0,35 273448
  • 176. 179 Informatică şi management t INDICATORI P(t) (nr.) D(t) C(t) Qp(t) (mc/an) Fa(t) QT(t) (mc/an) T(t) (€/mc) Va(t) (€/mc) 4 28320 875 2,250 669060 1,1 735966 0,4 294386 5 27650 875 2,200 638715 1,2 766458 0,42 321912 6 26980 875 2,167 613795 1,4 859313 0,44 378097 7 26310 875 2,143 591975 1,7 1006357 0,45 452860 8 25640 875 2,125 572092 2,1 1201393 0,47 564654 9 24970 875 2,111 553501 2,6 1439102 0,49 705159 10 24300 875 2,100 535815 3,2 1714608 0,5 857304  - - - 6619178 - 10776320 - 4295400 Varianta 2 - pentru populaţie se utilizează acelaşi model ca şi în cazul variantei V1 :       10t,25000 10t,31000670t P(t) (4.45) - evoluţia consumului mediu lunar se consideră a avea, de asemenea, aceeaşi dinamică : t 1 2C(t)  (4.46) unde : luna3mc/pers.C(0) luna2mc/pers.)C(  - densitatea consumatorilor este o funcţie crescătoare în timp : 8755tD(t)  (4.47) - consumul fizic de apă al populaţiei va avea, în mod logic, expresia :
  • 177. 180 Informatică şi management C(t)D(t)P(t)(t)Q p  (4.48) - pentru factorul de amplificare se va utiliza o expresie liniară de dependenţă în raport cu timpul : 1,41580,0158t(t)Fa  (4.49) - nivelul vânzărilor anuale de apă potabilă va avea expresia : (t)F(t)Q(t)Q aPT  (4.50) - tariful va evolua după o relaţie de forma :         0,335t0,055 1 0,693expT(t) (4.51) - în final, veniturile din vânzarea apei vor avea expresia : T(t)(t)Q(t)V Ta  (4.52) Obţinem valorile punctuale din tabelul nr. 4.15. Tabelul nr. 4.15 Prognoza evoluţiei indicatorilor de bază ai serviciului public de alimentare cu apă, conform scenariului II de evoluţie a pieţei t INDICATORI P(t) (nr.) D(t) C(t) Qp(t) (mc/an) Fa(t) QT(t) (mc/an) T(t) (€/mc) Va(t) (€/mc) 1 30330 880 3,000 960854 1,4 1345195 0,16 215231 2 29660 885 2,500 787473 1,3842 1090020 0,25 272505 3 28990 890 2,333 722430 1,3684 988573 0,35 346000 4 28320 895 2,250 684352 1,3526 925654 0,4 370261 5 27650 900 2,200 656964 1,3368 878229 0,42 368856 6 26980 905 2,167 634839 1,321 838622 0,44 368993 7 26310 910 2,143 615654 1,3052 803551 0,45 361597 8 25640 915 2,125 598245 1,2894 771377 0,47 362547 9 24970 920 2,111 581967 1,2736 741193 0,49 363184 10 24300 925 2,100 566433 1,2578 712459 0,5 356229  - - - 6809211 - 9094873 - 3385403
  • 178. 181 Informatică şi management Faţă de varianta precedentă(V1) s-a estimat o evoluţie descrescătoare a factorului de amplificare (altfel spus, o creştere mult mai moderată a economiei locale). Varianta 3 - populaţia se estimează a rămâne constantă : 30000P(t) (4.53) - densitatea consumatorilor este identică în evoluţie cu cea din varianta V2 : 8755tD(t)  (4.54) - consumul mediu lunar se estimează după formula : t 1 2C(t)  (4.55) unde : luna3mc/pers.C(0) luna2mc/pers.)C(  - factorul de amplificare are aceeaşi expresie ca şi în varianta V2 : 1,41580,0158t(t)Fa  (4.56) - pentru tarif este valabilă relaţia :         0,335t0,055 1 0,693expT(t) (4.57) În aceste condiţii, evoluţiile variabilelor considerate sunt specificate în tabelul nr. 4.16.
  • 179. 182 Informatică şi management Tabelul nr. 4.16 Prognoza evoluţiei indicatorilor de bază ai serviciului public de alimentare cu apă, conform scenariului III de evoluţie a pieţei T INDICATORI P(t) (nr.) D(t) C(t) Qp(t) (mc/an) Fa(t) QT(t) (mc/an) T(t) (€/mc) Va(t) (€/mc) 1 30000 880 3,000 950400 1,4 1330560 0,16 212889 2 30000 885 2,500 796500 1,3842 1102515 0,25 275628 3 30000 890 2,333 747600 1,3684 1023015 0,35 358055 4 30000 895 2,250 724950 1,3526 980567 0,4 392226 5 30000 900 2,200 712800 1,3368 952871 0,42 400205 6 30000 905 2,167 705900 1,321 932493 0,44 410296 7 30000 910 2,143 702000 1,3052 916250 0,45 412312 8 30000 915 2,125 699975 1,2894 902547 0,47 424197 9 30000 920 2,111 699200 1,2736 890501 0,49 436345 10 30000 925 2,100 699300 1,2578 879579 0,5 439789  - - - 7438625 - 9910898 - 3761942 Pentru a avea o viziune de ansamblu asupra modelelor celor trei variante, se vor prezenta comparativ aceste aspecte în tabelul nr. 4.17. Tabelul nr. 4.17 Analiza comparativă a evoluţiei indicatorilor de bază ai serviciului public de alimentare cu apă, conform mai multor scenarii de evoluţie a pieţei Var. VARIANTA V1 V2 V3 P(t)      10t,25000 10t,31000t670 IDEM V1 30000 C(t) t 1 2  IDEM V1 IDEM V1 D(t) 875 8755t  IDEM V2 Fa(t) 1,70,35t0,05t2  1,41580,0158t  IDEM V2 T(t)         0,335t0,041 1 0,693exp         0,335t0,055 1 0,693exp IDEM V2
  • 180. 183 Informatică şi management Sintetizând într-o primă etapă rezultatele estimative cumulate pe întreg orizontul de prognoză obţinem următoarele rezultate comparative: SPECIFICAŢIE V1 V2 V3 Consum fizic cumulat populaţie (mii mc) 6619178 6809211 7438625 Consum fizic total (mii mc) 10776320 9094873 9910898 Venituri totale cumulate (mii €) 4295400 3385403 3761942 Factor de amplificare mediu 1,65 1,335 1,332 Medie multianuală populaţie 27398 27398 30000 Tarif mediu multianual apă (€/mc) 0,40 0,332 0,380 Prognoza evoluţiei activităţii de canalizare Estimarea fizică şi valorică a activităţii de canalizare se bazează pe următoarele ipoteze : a. pe orizontul de timp de prognoză (t1,t5), raportul dintre tariful la canalizare şi cel de apă va creşte de la 0,5 la 0,7 (şi va rămâne apoi acelaşi pe restul intervalului de prognoză); b. raportul dintre volumul fizic la canalizare şi cel aferent vânzărilor de apă potabilă este egal cu 0,9. În aceste condiţii, principalii parametri de prognoză sunt descrişi în tabelul nr. 4.18.
  • 181. 184 Informatică şi management Tabelul nr. 4.18 Prognoza evoluţiei indicatorilor de bază ai serviciului public de canalizare, conform celor trei scenarii de evoluţie a pieţei t V1 V2 V3 X Ta Tc Qc Vac X Ta Tc Qc Vac X Ta Tc Qc Vac 1 0,5 0,16 0,08 1203 96 0,5 0,16 0,08 1210 96 0,5 0,16 0,08 1197 95 2 0,55 0,25 0,138 840 115 0,55 0,25 0,138 981 134 0,55 0,25 0,138 991 136 3 0,6 0,35 0,21 702 147 0,6 0,35 0,21 889 186 0,6 0,35 0,21 920 193 4 0,65 0,4 0,26 661 171 0,65 0,4 0,26 832 216 0,65 0,4 0,26 882 229 5 0,7 0,42 0,294 689 202 0,7 0,42 0,294 790 232 0,7 0,42 0,294 856 251 6 0,7 0,44 0,308 773 238 0,7 0,44 0,308 754 232 0,7 0,44 0,308 838 258 7 0,7 0,45 0,315 905 285 0,7 0,45 0,315 722 227 0,7 0,45 0,315 824 259 8 0,7 0,47 0,329 1080 355 0,7 0,47 0,329 693 227 0,7 0,47 0,329 811 266 9 0,7 0,49 0,343 1295 444 0,7 0,49 0,343 666 228 0,7 0,49 0,343 801 274 10 0,7 0,5 0,35 1542 539 0,7 0,5 0,35 640 224 0,7 0,5 0,35 791 276 ∑ 9690 2592 8177 2002 8911 2237 unde : X = raportul dintre tariful la canalizare şi cel de apă; Ta = tariful de apă; Tc = tariful de canalizare; Qc = cantitatea anuală de servicii de canalizare; Vac = venituri anuale din servicii de canalizare. Sintetizând, se pot enumera estimările pentru principalii parametri ai celor două activităţi (epurare-canalizare şi alimentare cu apă), în tabelele nr. 4.19, 4.20 şi 4.21.
  • 182. 185 Informatică şi management a.Varianta V1: Tabelul nr. 4.19 Evoluţia previzionată a serviciului public de alimentare cu apă şi canalizare, conform scenariului I de evoluţie a pieţei T APA CANALIZARE TOTAL Qa (mii mc) Tarif (€/mc) Venit (mii €) Qc (mii mc) Tarif (€/mc) Venit (mii €) Qa+Qc Venit (mii €) 1 1337 0,160 214 1203 0,080 96 2540 310 2 934 0,250 233 840 0,138 115 1774 348 3 781 0,350 273 702 0,210 147 1483 420 4 735 0,400 294 661 0,260 171 1396 465 5 766 0,420 321 689 0,294 202 1455 523 6 859 0,440 378 773 0,308 238 1632 616 7 1006 0,450 452 905 0,315 285 1911 737 8 1201 0,470 564 1080 0,329 355 2281 919 9 1439 0,490 705 1295 0,343 444 2734 1149 10 1714 0,500 857 1542 0,350 539 3256 1396  10776 - 4295 9690 - 2592 20466 6887 b.Varianta V2: Tabelul nr. 4.20 Evoluţia previzionată a serviciului public de alimentare cu apă şi canalizare, conform scenariului II de evoluţie a pieţei T APA CANALIZARE TOTAL Qa (mii mc) Tarif (€/mc) Venit (mii €) Qc (mii mc) Tarif (€/mc) Venit (mii €) Qa+Qc Venit (mii €) 1 1345 0,160 215 1210 0,080 96 2555 311 2 1090 0,250 272 981 0,138 134 2071 406 3 988 0,350 346 889 0,210 186 1877 532 4 925 0,400 370 832 0,260 216 1757 586 5 878 0,420 368 790 0,294 232 1668 600 6 838 0,440 368 754 0,308 232 1592 600 7 803 0,450 361 722 0,315 227 1525 588 8 771 0,470 362 693 0,329 227 1464 589 9 741 0,490 363 666 0,343 228 1407 591 10 712 0,500 356 640 0,350 224 1352 580  9094 - 3385 8177 - 2002 17271 5387
  • 183. 186 Informatică şi management c.Varianta V3: Tabelul nr. 4.21 Evoluţia previzionată a serviciului public de alimentare cu apă şi canalizare, conform scenariului III de evoluţie a pieţei T APA CANALIZARE TOTAL Qa (mii mc) Tarif (€/mc) Venit (mii €) Qc (mii mc) Tarif (€/mc) Venit (mii €) Qa+Qc Venit (mii €) 1 1330 0,16 212 1197 0,080 95 2527 307 2 1102 0,25 275 991 0,138 136 2093 411 3 1023 0,35 358 920 0,210 193 1943 551 4 980 0,4 392 882 0,260 229 1862 621 5 952 0,42 400 856 0,294 251 1808 651 6 932 0,44 410 838 0,308 258 1770 668 7 916 0,45 412 824 0,315 259 1740 671 8 902 0,47 424 811 0,329 266 1713 690 9 890 0,49 436 801 0,343 274 1691 710 10 879 0,5 439 791 0,350 276 1670 715  9910 - 3761 8911 - 2237 18821 5998 Reluând datele din tabelul cu indicatorii multianuali şi incluzând şi activitatea de canalizare, obţinem următoarele estimări: Specificatii Varianta 1 VARIANTA V2 VARIANTA V3 Apa Canal Total Apa Canal Total Apa Canal Total Ccp 6619 5957 12576 6809 6128 12937 7439 6695 14134 Cct 10776 9690 20446 9094 8177 17271 9910 8911 18821 VTC 4295 2592 6887 3385 2002 5387 3761 2237 5998 Fam 1,65 1,65 1,65 1,335 1,335 1,335 1,332 1,332 1,332 Mmp - - 27398 - - 27398 - - 30000 T 0,40 0,269 - 0,332 0,245 - 0,380 0,252 - unde : Ccp = consum cumulat populaţie (mii mc); Cct = consum cumulat total (mii mc);
  • 184. 187 Informatică şi management T = tarif mediu multianual (€/mc); VTC = venituri totale cumulate (multianuale) (mii €); Mmp = media multianuală a populaţiei (nr.); Fam = factorul de amplificare multianual. Analiza comparativă a variantelor Pentru a facilita o evaluare cât mai corectă a şanselor şi riscurilor celor trei variante se vor analiza comparativ, pe de o parte, valorile parametrilor la momentul iniţial şi final, iar pe de altă parte, realizabilitatea parcurgerii traseelor temporale specificate, folosind datele din tabelul nr. 4.22. Tabelul nr. 4.22 Analiza comparativă a celor trei scenarii de evoluţie a pieţei serviciului public de alimentare cu apă şi canalizare Specificaţie t VARIANTA 1 VARIANTA 2 VARIANTA 3 Apă Canal Total Apă Canal Total Apă Canal Total P(t) t1 30330 30330 30330 30330 30330 30330 30000 30000 30000 t10 24300 24300 24300 24300 24300 24300 30000 30000 30000 Qp(mii mc) t1 955 859 1814 961 864 1825 950 855 1805 t10 536 482 1018 560 504 1064 699 629 1328 Qt(mii mc) t1 1337 1203 2540 1345 1210 2555 1330 1197 2527 t10 1714 1542 3256 712 640 1352 879 791 1670 T t1 0,16 0.08 - 0,16 0.08 - 0,16 0.08 - t10 0,5 0,35 - 0,5 0,35 - 0,5 0,35 - V t1 214 96 310 215 96 311 212 96 307 t10 857 539 1396 356 224 580 439 276 715 Fa t1 1,4 1,4 1,4 1,4 1,4 1,4 1,4 1,4 1,4 t10 3,2 3,2 3,2 1,258 1,258 1,258 1,258 1,258 1,258 D(t) t1 875 875 875 880 880 880 880 880 880 t10 875 875 875 925 925 925 925 925 925
  • 185. 188 Informatică şi management unde : P(t) = populaţia la momentul t; Qp = cantitatea anuală de servicii(apă/canalizare) la populaţie; Qt = cantitatea anuală totală de servicii (apă/canalizare); T = tariful (€/mc); V = valoarea anuală a serviciilor (mii €/an); Fa = factorul de amplificare; D(t) = densitatea consumatorilor. Analizând corelaţiile care există între factorii P(t), Fa(t) şi Qt observăm că se pot structura următoarele date (tabelul nr. 4.23): Tabelul nr. 4.23 Corelaţia între populaţia totală, factorul de amplificare şi cantitatea furnizată, la începutul şi la sfârşitul intervalului de prognoză SIMBOL UM t VARIANTA V1 V2 V3 P(t) nr. t1 30330 30330 30000 t10 24300 24300 30000 Fa(t) nr. t1 1,4 1,4 1,4 t10 3,2 1,2578 1,2578 Qt mii mc t1 2540 2555 2527 t10 3256 1362 1670 Dacă într-o primă fază analizăm variantele V1 şi V2, putem scrie următoarea schemă de sistem : unde: S = starea sistemului. Cu alte cuvinte, ieşirea din sistem (Qt=cantitatea de servicii publice) depinde predominant de doi factori: populaţia şi evoluţia potenţialului economic al zonei (reflectat prin factorul de amplificare). S Qt P(t) Fa(t)
  • 186. 189 Informatică şi management În condiţiile unei populaţii cu evoluţii identice (V1/V2), diferenţele de vânzări fizice(Qt) la momentul t10 faţă de momentul t1 sunt urmare a diferenţei dintre mărimile finale ale factorului de amplificare, astfel că : 1,2578(10)F3,2(10)F V2 a V1 a  ceea ce a determinat ca estimările pentru producţiile fizice să fie : 1362(10)Q3256(10)Q V2 t V1 t  Perspectivele dublării activităţii economice într-un orizont de 10 ani (reflectate de creşterea valorii factorului de amplificare pentru varianta V1 de la 1,4 la 3,2) sunt, prin prisma experienţei date de perioada de tranziţie, suficient de reduse, astfel încât se acceptă că varianta V1 reprezintă traiectoria cu cea mai mică probabilitate de succes dintre toate cele 3 variante.Analizând variantele V2 şi V3 prin prisma aceloraşi parametri, rezultă că ieşirile (Qt) au nivelele : 1670(10)Q1362(10)Q V3 t V2 t  în condiţiile în care :       (10)P(10)P (10)F(10)F V 2V 3 V 3 a V 2 a Rezultă, cu mai multă acurateţe, influenţa şi importanţa menţinerii unei pieţe de minim 30000 de locuitori. Se poate însă considera că, reducerea populaţiei este un proces mai puţin probabil decât menţinerea ei în jurul cifrei menţionate. Rămâne ca pentru evoluţiile conjugate ale indicatorilor menţionaţi, varianta V3 să deţină cea mai mare probabilitate de realizabilitate şi ai cărei parametri de bază sunt, în dinamică, următorii: 30000P(10)30000P(1)  1828(10)Q1805(1)Q pP  mii mc 1670(10)Q2527(1)Q tt  mii mc 721V(10)309V(1)  mii €
  • 187. 190 Informatică şi management 4.5 Metode asociate atributelor de organizare şi coordonare Organizarea şi planificarea la un nivel superior a activităţii organizaţiilor este confruntată şi cu optimizarea unor probleme de tip reţea. Astfel, pentru activităţile economice complexe se urmăreşte obţinerea unei durate minime de execuţie a acestora corelată cu un consum cât mai redus de resurse materiale, umane şi financiare. Atunci când aceste activităţi se pot reprezenta sub formă de grafuri reţea, conducerea lor se poate face cu ajutorul tehnicii de calcul prin intermediul unor produse software specializate pe acest tip de probleme. 4.5.1 Managementul de proiect şi conceptele asociate Produsele software din această clasă folosesc o serie de concepte specifice domeniului cercetărilor operaţionale, în general, şi a metodei analizei drumului critic, în special. Se defineşte astfel conceptul de proiect ca fiind o mulţime de activităţi înzestrate cu o relaţie de ordine, pentru fiecare activitate identificându-se o durată a sa, precum şi resursele necesare realizării ei. Structura unui proiect este dată de succesiunea activităţilor în timp, care se poate prelua, de regulă, din fişele tehnologice, fişele de reparaţii, grafice de execuţie etc. Primele concepte legate de organizarea şi planificarea proiectelor au apărut în a doua jumătate a secolului al 19-lea, atunci când, datorită necesităţii de a dezvolta o serie de proiecte cu caracter multinaţional (ex : realizarea căii ferate transcontinentale în 1870), directorii marilor companii s-au confruntat cu problema organizării activităţii a mii de muncitori şi a administrării unor cantităţi foarte mari de materiale. Spre finalul secolului, Frederick Taylor a început să îşi concentreze eforturile în scopul aplicării unor metode ştiinţifice pentru organizarea resurselor umane, susţinând că munca poate fi analizată şi perfecţionată prin concentrarea asupra elementelor care o compun. Prin teoriile sale, Taylor a avut o contribuţie majoră în dezvoltarea managementului de proiect şi în istoria managementului modern, fiind
  • 188. 191 Informatică şi management numit şi “părintele managementului ştiinţific”. Eforturile lui Taylor au fost continuate de către asociatul său, Henry Gantt, care a studiat, în detaliu, ordinea operaţiunilor care compun un proces de muncă. Studiile sale de management au fost concentrate în domeniul construcţiei de nave în timpul primului război mondial. Tot el a dezvoltat şi promovat diagramele Gantt, ca reprezentări grafice ale succesiunii activităţilor unui proiect şi ale organizării acestora în timp. Taylor şi Gantt au transformat managementul clasic în management ştiinţific. În anii care au urmat, până la cel de-al doilea război mondial, abordările de marketing şi resursele umane au devenit părţi integrante ale managementului afacerilor. În prima jumătate a secolului al 20-lea, pe baza teoriilor formulate de Taylor şi Gantt, managementul pe bază de proiect a căpătat o amploare deosebită, conducând la un număr mare de rezultate de excepţie (Empire State Building a fost construită în mai puţin de un an, printr-o organizare riguroasă a proiectului). La sfârşitul anilor 1950, amiralul Raborn, din Marina S.U.A., a dorit accelerarea programului Polaris, program pentru care managementul de proiect tradiţional s-a dovedit a fi insuficient pentru a asigura finalizarea în timp util. Această problemă a fost rezolvată prin utilizarea tehnicii PERT (Program Evaluation and Review Technique) propusă de Willard Fazar. Ulterior, utilizarea tehnicii PERT a devenit o cerinţă standard pentru toate proiectele desfăşurate de Marina Americană. La mijlocul secolului al 20-lea, în cadrul companiei americane Du Pont, a fost constituită o echipă de specialişti care a studiat posibilitatea utilizării noilor tehnici de management pentru organizarea unui proiect de investiţii în valoare de 20 mil $. Echipa a pornit de la premisa că dacă datele primare referitoare la proiect sunt introduse într-un calculator, acesta poate utiliza un anumit algoritm pentru a genera o programare a lucrărilor.Proiectul a fost împărţit în zone generale, în activităţi şi în sarcini individuale.Astfel, în decembrie 1957, cu colaborarea institutului Univac Applications Research Centre, specialiştii Du Pont au lansat metoda CPM (Critical Path Method), cunoscută şi sub numele de ADC (Analiza Drumului Critic). Evoluţia managementului de proiect a continuat în anul 1960, atunci când, în lucrarea “Teoria şi managementul sistemelor”, profesorii Richard Johnson şi Freemon Kast au comparat sistemul de management al organizaţiei cu un organism uman. Această nouă viziune ne arată faptul că, pentru a se putea menţine în viaţă, toate elementele funcţionale ale organizaţiei trebuie să acţioneze în vederea atingerii unor obiective comune. Pentru realizarea acestor obiective, în paralel cu metodele şi tehnicile de management pe bază de proiect s-a conturat, tot mai accentuat, rolul echipei de proiect şi în special al managerului de proiect. Recent, profesorul Eli Goldratt a adus o nouă abordare a problematicii managementului pe bază de proiect, introducând două concepte noi : Critical Chain Theory (Teoria Lanţului Critic) şi The Theory of Contrains (Teoria Restricţiilor). Practic, Eli Goldratt înlocuieşte conceptul de drum critic cu cel de lanţ critic. Spre deosebire de drumul critic, care ia în considerare numai duratele activităţilor şi
  • 189. 192 Informatică şi management succesiunea acestora, lanţul critic consideră drept restricţie şi gradul de disponibilitate al resurselor materiale şi umane. De altfel, se apreciază că aceste două teorii reprezintă “cele mai importante progrese în managementul de proiect din ultimii patruzeci de ani”. Prin resursă necesară desfăşurării unei activităţi se înţelege orice intrare în procesul de producţie (materiale, energie, apă, forţă de muncă, informaţii, bani, mijloace fixe etc), utilizatorul concentrându-se fie asupra resurselor deficitare, fie asupra celor foarte scumpe sau cu un grad de utilizare necorespunzător. Pentru fiecare tip de resursă trebuie să se stabilească intensitatea acesteia (cantitatea de materiale, numărul de muncitori, energia consumată, banii cheltuiţi etc.). Informaţiile de mai sus permit definirea conceptului de nivelare a resurselor care presupune obţinerea unei programări a activităţilor într-o perioadă de timp egală cu durata minimă de execuţie a întregului proiect (stabilită anterior) pentru care necesarul de resurse se menţine, pe cât posibil, la un nivel constant. Rezerva totală a unei activităţi este dată de intervalul de timp cu care se poate întârzia începerea activităţii fără ca durata totală de execuţie a proiectului să fie afectată. Activităţile cu rezerva totală de timp zero sunt activităţi critice pentru proiect. O succesiune de activităţi critice care formează un drum între nodul iniţial şi cel final al grafului unui proiect se numeşte drum critic. Lungimea acestuia reprezintă durata minimă de execuţie a proiectului. Rezerva liberă a unei activităţi este dată de timpul cu care poate fi prelungită durata acesteia, dacă se respectă timpul minim de începere pentru toate activităţile care o succed. Utilizarea aplicaţiilor software care au la bază metoda ADC presupune parcurgerea următoarelor etape : a. Identificarea tuturor activităţilor care compun proiectul. b. Determinarea duratei acestor activităţi. c. Precizarea resurselor şi a intensităţii acestora. d. Stabilirea relaţiilor de precedenţă dintre activităţi, urmată de trasarea grafului reţea.
  • 190. 193 Informatică şi management Din modelul matematic de natură probabilisticăde o complexitate deosebită, decurg două condiţii absolut necesare a fi îndeplinite pentru ca acesta să poată fi aplicat şi anume: a. Lungimea drumului critic să difere semnificativ de lungimea oricărui alt drum complet cu cel puţin 15%. b. Drumul critic să conţină un număr mare de activităţi şi durata fiecăreia să fie maxim 10% din durata totală de execuţie. 4.5.2 Algoritmi specifici teoriei ordonanţării În general, pachetele de programe din această categorie au la bază teoria ordonanţării conform căreia este necesar să se stabilească o asemenea succesiune a activităţilor proiectului, astfel încât interdependenţele dintre ele să fie respectate în condiţiile minimizării consumului de resurse şi a duratei totale de execuţie. În vederea realizării acestor condiţii, se poate utiliza aloritmul Ford simplificat care presupune, pentru fiecare nod(eveniment) al proiectului, determinarea următoarelor elemente : a. termenul minim de realizare a unui eveniment; b. termenul maxim de realizare a unui eveniment; c. termenul minim de începere cel mai devreme a unei activităţi; d. termenul minim de terminare cel mai devreme a unei activităţi; e. termenul maxim de terminare cel mai târziu a unei activităţi; f. termenul maxim de începere cel mai târziu a unei activităţi; g. rezerva totală de timp a unei activităţi; h. rezerva liberă de timp a unei activităţi; i. rezerva independentă de timp a unei activităţi. a.Termenul minim de realizare a unui eveniment „j” exprimă momentul cel mai devreme posibil de finalizare a tuturor activităţilor care converg în nodul j şi este egal cu valoarea maximă a drumurilor între evenimentul 1 şi evenimentul j.
  • 191. 194 Informatică şi management            nj1dtmax 1j0 t i j m i ji , m j (4.58) b.Termenul maxim de realizare a unui eveniment „j” reprezintă momentul cel mai târziu posibil de începere a evenimentelor care pleacă din nodul j şi este egal cu diferenţa între durata minimă de realizare a proiectului şi durata drumului de lungime maximă dintre evenimentul i şi n.            ni1dtmin 1jT t i j M j ji , M j (4.59) c.Termenul minim de începere cel mai devreme a activităţii (i,j) este egal cu termenul minim de realizare a evenimentului i. î mt (i,j) = m it (4.60) d.Termenul minim de terminare cel mai devreme a activităţii (i,j) este suma dintre termenul cel mai devreme de începere şi durata activităţii. t mt (i,j) = î mt (i,j) + dij (4.61) e.Termenul maxim de terminare cel mai târziu a activităţii (i,j) reprezintă termenul cel mai târziu de realizare a evenimentului j. t Mt (i,j) = M jt (4.62) f.Termenul maxim de începere cel mai târziu a activităţii (i,j) este egal cu diferenţa dintre termenul cel mai târziu de terminare şi durata activităţii. î Mt (i,j) = t Mt (i,j) - dij (4.63) g.Rezerva totală de timp a activităţii (i,j) exprimă diferenţa dintre termenul cel mai târziu şi cel mai devreme de terminare a activităţii. Rt(i,j) = t Mt – t mt (4.64)
  • 192. 195 Informatică şi management h.Rezerva liberă de timp a activităţii (i,j) reprezintă intervalul de timp cu care durata unei activităţi se poate prelungi, fără a perturba termenul cel mai devreme de realizare al termenului final j. Rl(i,j) = m jt – m it – dij (4.65) i.Rezerva independentă de timp a activităţii (i,j) arată intervalul în care poate fi plasată o activitate, fără a consuma din rezervele de timp ale activităţilor ce o preced sau succed. Ri(i,j) = m jt – M it – dij (4.66) După calculul acestor elemente, se pot determina activităţile critice ale proiectului, respectiv acele activităţi care nu dispun de rezervă de timp : Rt(i,j) = Rl(i,j) = Ri(i,j) = 0 (4.67) Egalitatea de mai sus se mai poate transpune şi sub următoarele forme : m it = M it sau m jt = M jt sau m jt – m it = dij (4.68) Pe baza acestor calule, se poate determina drumul critic al proiectului, determinat sub forma succesiunii de activităţi critice între nodul iniţial şi nodul final al proiectului. Utilizarea metodei analizei drumului critic şi a algoritmului Ford simplificat prezintă o serie de avantaje pentru membrii echipei de proiect precum :  determinarea cu anticipaţie a duratei de execuţie a proiectelor;  controlul permanent al execuţiei proiectului;  evidenţierea activităţilor critice şi a celor necritice;  posibilitatea de a efectua calcule de optimizare a proiectului. Cunoaşterea activităţilor critice este esenţial atât la începutul proiectului, pentru estimarea duratei acestuia, cât şi pe parcursul proiectului, pentru evaluarea stadiului de realizare a acestuia şi pentru a verifica dacă termenele de realizare pentru fiecare eveniment se încadrează în limitele previzionate.
  • 193. 196 Informatică şi management 4.5.3 Studiu de caz. Organizarea şi planificarea lucrărilor de realizare a unui sistem complex. O organizaţie doreşte implementarea unui sistem informatic prin intermediul căruia să se realizeze informarea în timp real a factorilor de decizie cu privire la activitatea desfăşurată în cadrul sucursalelor. În urma licitaţiei, a fost declarată câştigătoare o companie IT, specializată în proiectarea şi realizarea de soluţii informatice, îndeosebi în domeniul sistemelor Intranet. În urma analizei preliminare a sistemului informaţional al beneficiarului, managerul general al companiei IT doreşte să cunoască eşalonarea lucrărilor necesare pentru implementarea sistemului precum şi nivelul estimat al cheltuielilor cu resursele. Această sarcină este încredinţată unui manager de proiect, cu experienţă bogată în utilizarea metodelor şi tehnicilor bazate pe analiza drumului critic. În urma analizei documentaţiei, a rezultat că pentru organizarea activităţilor proiectului este necesar să se parcurgă următoarele etape : a.Stabilirea membrilor de proiect şi a salariilor tarifare orare corespunzătoare acestora, pe baza cărora se va determina costul proiectului (tabelul nr.4.24). Tabelul nr. 4.24 Structura echipei care va derula proiectul de realizare a unui sistem informatic pentru management Nr. Crt. Denumire Cod Salariu tarifar orar (euro) 1 Manager de proiect MP 8 2 Manager vânzări MV 12 3 Expert EX 6 4 Programator 1 P1 5 5 Programator 2 P2 5 6 Inginer sistem IS 5
  • 194. 197 Informatică şi management b.Identificarea activităţilor componente ale proiectului, stabilirea duratelor estimate ale acestora şi a ordinii lor de succesiune. În stabilirea duratelor activităţilor, s-a ţinut cont de următoarele elemente :  se iau în considerare numai zilele lucrătoare;  durata unei zile lucrătoare este de 8 ore;  membrii echipei participă la realizarea proiectului cu un anumit număr de ore/zi, în funcţie de care se determină cheltuielile totale ale proiectului. Luând în considerare restricţiile de mai sus, au fost identificate activităţile din tabelul nr.4.25. Tabelul nr. 4.25 Lista activităţilor care compun proiectul de realizare a unui sistem informatic pentru management Cod Act. Denumire activitate Durata (zile) Activităţile care o preced I.Etapa de analiza 1 Evidenţierea grupelor de interes („stakeholders”) 3 - 2 Stabilirea ariei de acoperie a sistemului 6 - 3 Elaborarea diagramei de context 2 1;2 4 Analiza documentelor 7 3 5 Analiza fluxurilor informaţionale 5 4 6 Stabilirea cerinţelor funcţionale 6 5 7 Elaborarea matricilor de asociere şi de complianţă 2 5 8 Elaborarea diagramelor de flux 4 5 9 Definirea intrărilor şi ieşirilor din sistem 5 6;7;8 10 Prezentarea documentului de analiză în faţa beneficiarului 1 9 11 Modificarea documentului de analiză conform cerinţelor beneficiarului 8 10
  • 195. 198 Informatică şi management Cod Act. Denumire activitate Durata (zile) Activităţile care o preced 12 Acceptarea de către beneficiar a documentului de analiză 3 11 II.Etapa de proiectare 13 Analiza cerinţelor 4 12 14 Definirea situaţiilor informaţionale finale 6 13 15 Realizarea diagramelor cazurilor de utilizare 4 14 16 Elaborarea modelelor pentru conducerea strategică, tactică şi operativă 6 14 17 Elaborarea modelului logic şi a modelului conceptual 3 15;16 18 Definirea arhitecturii bazei de date 5 17 19 Elaborarea interfeţelor şi definirea standardelor de utilizare a acestora 6 18 20 Elaborarea procedurilor de import şi export al datelor 2 18 21 Realizarea aplicaţiei software 15 19;20 22 Elaborarea manualului de utilizare 5 21 23 Prezentarea documentului de proiectare în faţa beneficiarului 1 21 24 Modificarea documentului de proiectare conform cerinţelor 7 23 25 Acceptarea de către beneficiar a documentului de proiectare 1 24 III.Etapa de implementare 26 Training-ul personalului utilizator 10 21;25 27 Testarea sistemului informatic 10 26 28 Rezolvarea neconformităţilor 7 27 29 Finalizarea implementării 3 28
  • 196. 199 Informatică şi management c.Stabilirea gradului de utilizare a timpului de muncă de către membrii echipei pentru fiecare activitate componentă a proiectului (tabelul nr.4.26). Tabelul nr. 4.26 Repartizarea resurselor umane pe activităţile componente ale proiectului Cod Act. Denumire activitate MP % MV % EX % P1 % P2 % IS % I.Etapa de analiza 1 Evidenţierea grupelor de interes („stakeholders”) 25 50 2 Stabilirea ariei de acoperie a sistemului 20 50 10 3 Elaborarea diagramei de context 30 4 Analiza documentelor 20 20 5 Analiza fluxurilor informaţionale 25 25 6 Stabilirea cerinţelor funcţionale 15 30 7 Elaborarea matricilor de asociere şi de complianţă 20 8 Elaborarea diagramelor de flux 25 50 20 9 Definirea intrărilor şi ieşirilor din sistem 25 50 10 Prezentarea documentului de analiză în faţa beneficiarului 50 15 11 Modificarea documentului de analiză conform cerinţelor beneficiarului 30 50 12 Acceptarea de către beneficiar a documentului de analiză 20 40 II.Etapa de proiectare 13 Analiza cerinţelor 20 40 50 50 50 14 Definirea situaţiilor informaţionale finale 20 30 50
  • 197. 200 Informatică şi management Cod Act. Denumire activitate MP % MV % EX % P1 % P2 % IS % 15 Realizarea diagramelor cazurilor de utilizare 20 20 80 16 Elaborarea modelelor pentru conducerea strategică, tactică şi operativă 20 40 20 20 17 Elaborarea modelului logic şi a modelului conceptual 10 20 50 18 Definirea arhitecturii bazei de date 10 50 70 19 Elaborarea interfeţelor şi definirea standardelor de utilizare a acestora 10 50 50 20 Elaborarea procedurilor de import şi export al datelor 10 30 30 25 21 Realizarea aplicaţiei software 10 80 80 20 22 Elaborarea manualului de utilizare 25 75 75 25 23 Prezentarea documentului de proiectare în faţa beneficiarului 30 24 Modificarea documentului de proiectare conform cerinţelor 10 50 50 25 Acceptarea de către beneficiar a documentului de proiectare 50 20 III.Etapa de implementare 26 Training-ul personalului utilizator 50 50 27 Testarea sistemului informatic 30 40 40 28 Rezolvarea neconformităţilor 20 30 25 50 29 Finalizarea implementării 30 30 d.Reprezentarea grafică a activităţilor proiectului folosind tehnica Gantt (figurile nr.4.12 şi 4.13).
  • 198. 201 Informatică şi management Figura nr. 4.12 Diagrama Gantt a proiectului de realizare a unui sistem informatic
  • 199. 202 Informatică şi management Figura nr. 4.13 Drumul critic aferent proiectului de realizare a unui sistem informatic
  • 200. 203 Informatică şi management unde : Activitate non-critică Activitate critică Codul activităţii Durata activităţii Rezerva liberă de timp Rezerva totală de timp Rezervele de timp ale activităţilor au fost calculate folosind algoritmul Ford simplificat. e.Determinarea volumului de muncă corespunzător membrilor echipei de proiect. În funcţie de duratele activităţilor şi de gradul de utilizare al resursei umane, se poate determina volumul total de muncă depus de fiecare membru al echipei de proiect. Spre exemplu, numărul de ore repartizate inginerului de sistem se determină astfel (tabelul nr.4.27). Tabelul nr. 4.27 Gradul de utilizare al resurselor umane, defalcat pe etapele şi activităţile specifice realizării sistemelor informatice pentru management Nr. Crt. Denumire activitate Durata (zile) Durata (ore) Grad de utilizare (%) Volum muncă (ore) 1 Analiza cerinţelor 4 32 50% 16 2 Realizarea aplicaţiei software 15 120 20% 24 3 Elaborarea manualului de utilizare 5 40 25% 10
  • 201. 204 Informatică şi management Nr. Crt. Denumire activitate Durata (zile) Durata (ore) Grad de utilizare (%) Volum muncă (ore) 4 Elaborarea procedurilor de import şi export al datelor 2 10 25% 4 5 Testarea sistemului informatic 10 50 40% 32 Volum de muncă total (ore) 86 În mod similar s-a determinat volumul total de muncă pentru toţi membrii echipei de proiect (tabelul nr.4.28). Tabelul nr. 4.28 Necesarul total de resurse umane pentru realizarea proiectului de informatizare a unei organizaţii, exprimat în ore-muncă Nr. Crt. Denumire Volum total de muncă (ore) 1 Manager de proiect 256 2 Manager vânzări 7,6 3 Expert 299,2 4 Programator 1 321,6 5 Programator 2 260 6 Inginer sistem 86 f.Stabilirea bugetului proiectului. Luând în considerare numărul de ore lucrate, resursele alocate fiecărei activităţi şi tarifele orare aferente acestora, se poate estima bugetul proiectului (tabelul nr.4.29).
  • 202. 205 Informatică şi management Tabelul nr. 4.29 Bugetul aferent proiectului de realizare a unui sistem informatic pentru management, defalcat pe etape şi activităţi componente Cod Act. Denumire activitate Cost (euro) I.Etapa de analiza 1771,80 1 Evidenţierea grupelor de interes („stakeholders”) 120,00 2 Stabilirea ariei de acoperie a sistemului 244,80 3 Elaborarea diagramei de context 28,80 4 Analiza documentelor 156,80 5 Analiza fluxurilor informaţionale 140,00 6 Stabilirea cerinţelor funcţionale 144,00 7 Elaborarea matricilor de asociere şi de complianţă 19,20 8 Elaborarea diagramelor de flux 192,00 9 Definirea intrărilor şi ieşirilor din sistem 200,00 10 Prezentarea documentului de analiză în faţa beneficiarului 46,40 11 Modificarea documentului de analiză conform cerinţelor beneficiarului 345,40 12 Acceptarea de către beneficiar a documentului de analiză 134,40 II.Etapa de proiectare 3927,20 13 Analiza cerinţelor 368,00 14 Definirea situaţiilor informaţionale finale 283,20 15 Realizarea diagramelor cazurilor de utilizare 217,60 16 Elaborarea modelelor pentru conducerea strategică, tactică şi operativă 288,00 17 Elaborarea modelului logic şi a modelului conceptual 108,00 18 Definirea arhitecturii bazei de date 272,00 19 Elaborarea interfeţelor şi definirea standardelor de utilizare a acestora 278,40
  • 203. 206 Informatică şi management Cod Act. Denumire activitate Cost (euro) 20 Elaborarea procedurilor de import şi export al datelor 80,80 21 Realizarea aplicaţiei software 1176,00 22 Elaborarea manualului de utilizare 460,00 23 Prezentarea documentului de proiectare în faţa beneficiarului 19,20 24 Modificarea documentului de proiectare conform cerinţelor 324,80 25 Acceptarea de către beneficiar a documentului de proiectare 51,20 III.Etapa de implementare 1573,20 26 Training-ul personalului utilizator 560,00 27 Testarea sistemului informatic 512,00 28 Rezolvarea neconformităţilor 400,40 29 Finalizarea implementării 100,80 Buget proiect 7272,20 g.Evaluarea finală a proiectului prin prisma costurilor şi duratei de realizare. În urma analizei proiectului au putut fi determinaţi următorii indicatori :  Numărul de activităţi critice este de 23, din totalul de 29 de activităţi care compun proiectul. Ponderea activităţilor critice este de 79,30%.  Durata totală a proiectului, respectiv lungimea drumului critic, este de 127 de zile.  Fondul de timp disponibil al proiectului este de 6096 ore.  Volumul total de muncă alocat proiectului este de 1230,4 ore, din care 259,6 ore au fost alocate pentru analiză, 718,4 ore pentru proiectare, iar diferenţa de 252,4 ore pentru implementarea sistemului.
  • 204. 207 Informatică şi management  Numărul mediu de ore muncă este de 45,5 ore/zi.  Costul estimat al proiectului este de 7272,20 euro, din care 1171,80 euro pentru etapa de analiză, 3927,20 pentru etapa de proiectare şi 1573,20 pentru etapa de implementare.  Costul mediu al unei ore de muncă este de 5,91 euro, iar pentru cele trei etape ale realizării sistemului informatic : 4,51 , 5,46 şi respectiv 6,23 euro.  Gradul de utilizare a resurselor umane este de 20,18%, respectiv : 25,19% pentru managerul de proiect, 0,75% pentru managerul de vânzări, 29,44% pentru expert, 31,65% pentru primul programator, 25,59% pentru cel de-al doilea programator şi 8,46% pentru inginerul de sistem. Concluzii Analiza, proiectarea şi implementarea reprezintă etapele esenţiale ale ciclului de dezvoltare software, cu rol determinant în realizarea unor sisteme informatice performante, cu fiabilitate şi mentenanţă ridicată. Realizarea sistemului informatic este un proces complex, care necesită un volum mare de muncă şi resurse financiare. Din acest motiv, estimarea costurilor implicate de testarea şi realizarea de modele de evaluare a acestor costuri ocupă un rol deosebit în planificarea proiectelor de informatizare. Pentru soluţionarea unor probleme decizionale de natura celei abordate în studiul de caz, în practica managerială există astăzi un mare număr de pachete de programe destinate managementului de proiect, cu rol în planificarea, controlul şi coordonarea proiectelor. Utilizarea acestor categorii de aplicaţii presupune o practică îndelungată, cunoaşterea conceptelor şi a limbajului caracteristice managementului proiectelor şi a procedurilor specifice acestuia. Din acest motiv, alegerea produsului software utilizat (ex : Project Manager, Open Plan sau Primavera) trebuie făcută în funcţie de nivelul de anvergură al proiectului şi de numărul de variabile şi parametri ce caracterizează fiecare activitate în parte.
  • 205. 208 Informatică şi management 4.6 Simularea managementului organizaţiei Una din inovaţiile majore ale ultimului sfert de secol o reprezintă simularea managerială a comportamentului organizaţiei într-un mediu concurenţial. Simularea managerială, care în esenţă este o simulare decizională, face parte din categoria metodelor de pregătire activă cu mari valenţe pedagogice mai ales în planul formării şi dezvoltării de abordări şi comportamente manageriale eficace. 4.6.1 Metodologia simulării proceselor economice În esenţă, simularea managerială decizională constă în crearea unui model managerial pe baza identificării şi stabilirii relaţiilor logice dintre variabilele ce definesc o situaţie managerială tipică, cu o anumită periodicitate, cu ajutorul căruia se proiectează mai multe variante decizionale, pentru care se determină efectele, în vederea facilitării selecţionării celei ce corespunde în cea mai mare măsură anumitor criterii manageriale prestabilite. Din analiza definirii simulării manageriale utilizată în perfecţionarea managementului organizaţiilor, se desprind principalele sale caracteristici:  se foloseşte numai pentru situaţii manageriale tipice care se produc cu o anumită repetabilitate;  se bazează pe construirea unui model din variabilele manageriale implicate ce reproduc mecanismul decizional aferent situaţiei manageriale;  se proiectează, cu ajutorul modelului, pe baza unor informaţii de pornire, mai multe variante decizionale pentru care se determină caracteristicile manageriale (obiective, modalităţi decizionale, resurse eşalonate în timp etc.) şi efectele pe care le generează la nivelul organizaţiei;
  • 206. 209 Informatică şi management  se alege, dintre variantele sau alternativele decizionale proiectate, ace- ea care corespunde în cea mai mare măsură unui set de criterii decizionale prestabilite de managementul firmei;  presupune existenţa unui scenariu de derulare a jocului ale cărui elemente sunt obligatorii pentru participanţii la procesul educaţional;  generează o succesiune de intervenţii ale participanţilor la jocul ma- nagerial sub forma deciziilor, ale căror rezultate intermediare servesc drept bază de plecare pentru următoarele decizii şi acţiuni ale acestora;  stabileşte un câştigător individual sau colectiv pe baza criteriilor manageriale (profit, cifră de afaceri, cotă parte din piaţă etc.) utilizate în activitatea organizaţiilor. Jocul managerial este o simulare managerială care în final stabileşte un manager sau un organism managerial câştigător. Jocul managerial tipic prezintă următoarele caracteristici:  mai mulţi participanţi, fie manageri, fie organisme manageriale de tip participativ, care îndeplinesc roluri de conducere bine definite şi similare cu cele din cadrul organizaţiilor;  un set de reguli ce reflectă principalele coordonate ale desfăşurării activităţilor similare în societăţile comerciale reale, obligatorii de respectat pe parcursul jocului managerial. La baza fiecărui joc managerial se află o anumită teorie asupra comportamentului persoanelor şi grupelor, urmărindu-se realizarea unor comportamente orientate, care facilitează atingerea anumitor tipuri de obiective. Abordate ca metode de învăţământ, jocurile şi simulările manageriale prezintă mai multe particularităţi: să fie credibile pentru participanţi; restricţiile prevăzute în jocuri sau simulări manageriale să fie familiare participanţilor; să modeleze activităţi sau situaţii manageriale tipice. Realizarea unui joc sau simulare managerială este un proces laborios ce necesită parcurgerea următoarelor etape:
  • 207. 210 Informatică şi management a. Delimitarea situaţiei decizionale tipice pentru care se consideră necesară folosirea simulării decizionale. Aceasta implică culegerea şi analiza unui apreciabil volum de informaţii. b. Identificarea şi evaluarea variabilelor implicate, precum şi stabilirea relaţiilor funcţionale dintre acestea. De reţinut că aceste variabile sunt de naturi diferite, cel mai frecvent întâlnite fiind cele manageriale, economice,tehnice şi periodice; esenţial este să nu se omită variabile importante şi conexiunile dintre acestea. c. Stabilirea modelului decizional ce reflectă mecanismul decizional aferent respectivei situaţii manageriale. Frecvent, aceste modele iau forma relaţiilor matematice. d. Elaborarea programelor de calculator cu ajutorul cărora se operaţionalizează modelul respectiv. Calitatea programelor este condiţionată de conlucrarea strânsă dintre cadrele didactice, managerii şi specialiştii care au analizat situaţia decizională şi stabilit modelul de derulare, pe de o parte, şi programatorii care elaborează produsul informatic, pe de altă parte. e. Testarea modelelor şi programelor, urmată de definitivarea acestora. Pentru a verifica realismul şi acurateţea modelelor şi a produsului informatic, acestea se testează cu seturi de date reale pe parcursul mai multor runde, urmărindu-se luarea în considerare a tuturor ipostazelor decizionale ce se pot produce. Procedând astfel, se asigură eliminarea erorilor şi a omisiunilor la nivel de modele şi de aplicaţie informatică. f. Elaborarea documentaţiei necesare utilizării curente a jocului sau a simulării manageriale. Această documentaţie cuprinde două părţi: managerială, pe baza căreia participanţii la procesul educaţional simulează variante decizionale şi decid; informatică, privitoare la exploatarea, întreţinerea şi actualizarea sistemului informatic implicat. g. Simularea managerială propriu-zisă în vederea adoptării deciziilor de către participanţii la procesul educaţional, corespunzător necesităţilor, obiectivelor şi modalităţilor didactice prestabilite. În fapt aceasta este etapa utilă procesului de învăţământ, rezultatele în care se concretizează fiind însă condiţionate decisiv de precedentele ei. Jocul managerial, sau simularea managerială, au la bază
  • 208. 211 Informatică şi management informaţiile actualizate privind parametrii variabilelor încorporate în modele. Calitatea variantelor manageriale stabilite este determinată de corectitudinea şi exactitatea valorilor atribuite variabilelor respective de către proiectanţii şi administratorii jocului managerial. În situaţia unor simulări decizionale dinamice, care implică decizii referitoare la mai multe etape succesive, se repetă procesele de stabilire de alternative decizionale şi decidere în funcţie de numărul de perioade constituite. Cu cât aceste etape sunt mai numeroase, cu atât sporeşte utilitatea educaţională a jocului sau simulării manageriale. Eforturile depuse în ultimile decenii pentru proiectarea şi utilizarea jocurilor manageriale se reflectă în constituirea unui adevărat „arsenal" la care şi-au adus contribuţii valoroase un număr mare de organizaţii specializate în pregătirea managerilor din mai multe ţări. În vederea facilitării cunoaşterii şi folosirii acestora este utilă schiţarea unei tipologii a jocurilor şi simulărilor manageriale care, după opinia noastră, este indicat să cuprindă elementele prezentate în tabelul nr. 4.30. Tabelul nr. 4.30 Tipologia jocurilor şi simulărilor manageriale Nr. Crt Criterii de clasificare Tipuri Principalele caracteristici 1 Sfera de cuprindere a activităţilor firmei Generale - cuprind ansamblul sau cea mai mare parte a activităţilor firmei; - au drept obiectiv principal formarea şi dezvoltarea unei abordări sistemice la manageri, pentru tipul de societăţi comerciale simulate; - sunt computerizate; - participanţii, studenţii sau cadrele de conducere sunt constituiţi în echipe; - gradul de complexitate este foarte ridicat; - implică un mare număr de runde (secvenţe) de decizii şi acţiuni manageriale; - simulează perioade îndelungate, de minimum 6 luni; - facilitează evaluări complexe similare cu cele efectuate în realitate în sistemele simulate;
  • 209. 212 Informatică şi management Nr. Crt Criterii de clasificare Tipuri Principalele caracteristici - se bazează pe o cuprinzătoare documentaţie, structurată de regulă în manualul jucătorului şi în manualul conducătorului de joc; - au ca obiect componente, atât ale sistemelor microeconomice, cât şi ale celor macroeconomice. Parţiale - simulează o singură activitate sau un număr restrâns de activităţi; - sunt fie computerizate, fie manuale; - participanţii acţionează în echipe sau individual; - gradul de complexitate al jocului este de regulă redus sau de nivel mediu; - numărul de runde, mai mic comparativ cu precedentul tip, variază direct proporţional cu complexitatea jocului managerial; - perioadele simulate variază între limite foarte largi, la majoritatea jocurilor fiind de câteva luni; - evaluările au un caracter parţial, fiind edificatoare doar pentru un număr redus de caracteristici implicate de domeniul simulat. 2 Modalitatea de participare la desfăşurarea jocului De echipă (participative) - participanţii sunt constituiţi întotdeauna în echipe; - complexitatea jocurilor sau simulărilor este mare şi medie; - se bazează frecvent pe folosirea mijloacelor automate de tratare a informaţiilor; - simularea comportamentelor umane intra şi intergrupe deţine o pondere apreciabilă; - au ca obiectiv principal formarea şi dezvoltarea spiritului de echipă; - implică un număr mai mare de runde decizionale din partea participanţilor; - în evaluarea activităţii participanţilor la joc sunt implicaţi adesea şi aceştia.
  • 210. 213 Informatică şi management Nr. Crt Criterii de clasificare Tipuri Principalele caracteristici Individuale - fiecare participant la joc acţionează autonom reprezentând un „partener" ce îşi asumă şi exercită integral sarcini, competenţe şi responsabilităţi similare cu ale celorlalţi participanţi; - jocurile sau simulările sunt parţiale, având de regulă complexitate mai redusă ; - participarea la joc se fundamentează pe o documentaţie mai redusă ca volum şi dificultate; - numărul şi complexitatea deciziilor şi a acţiunilor adoptate în fiecare rundă sunt reduse; - implică un număr mai mic de runde pentru atingerea obiectivelor fixate; - au ca obiectiv de regulă dezvoltarea unui număr redus de aptitudini şi formarea unuia sau anumitor comportamente manageriale specifice; - evaluarea activităţii participanţilor la pregătire se efectuează, de regulă, de către coordonatorul jocului de conducere. 3 Tipul mijloacelor de tratare a informaţiilor Computerizate - prelucrarea deciziilor şi a celorlalte informaţii furnizate de participanţi cu ajutorul calculatorului; - o parte apreciabilă dintre activităţile implicate de joc sunt simulate prin intermediul unui set de modele, care se operaţionalizează cu ajutorul unui ansamblu de programe pentru calculator; - au ca obiect ansamblul activităţilor unui microsistem, sau mai multe activităţi complexe macro sau microeconomice; - cea mai mare parte a acestei categorii de jocuri sau simulări manageriale sunt de echipă; - gradul de complexitate al proceselor simulate este mare sau mediu; - implică în mod obişnuit un număr mare de
  • 211. 214 Informatică şi management Nr. Crt Criterii de clasificare Tipuri Principalele caracteristici runde, minimum 6; - simulează perioade îndelungate, cel mai adesea de ordinul anilor; - permit frecvent organizarea şi desfăşurarea de secvenţe de învăţământ programat; - asigură un plus de rigurozitate în evaluare datorită obţinerii de informaţii cu ajutorul computerului; - contribuie la familiarizarea participanţilor la joc cu problemele specifice folosirii computerelor în procesul managerial. Manuale - deciziile şi informaţiile furnizate de participanţi se prelucrează de către coordonatorul jocului, eventual şi cu implicarea persoanelor participante la joc; - au de regulă ca obiect numai o activitate sau o subactivitate din cadrul unui sistem, cel mai adesea la nivel de firmă; - cea mai mare parte a jocurilor sau simulărilor manageriale de acest tip sunt individuale; - gradul de complexitate al proceselor simulate este redus, neimplicând modele de calcul pretenţioase; - implică un număr mai redus de runde comparativ cu tipul precedent; - simulează perioade scurte, cel mai adesea de ordinul săptămânilor şi, uneori, lunilor; - nu oferă posibilitatea organizării învăţământului de tip programat; - evaluarea activităţii participanţilor la jocul managerial este mai puţin complexă şi riguroasă; - contribuie la formarea şi dezvoltarea anumitor aptitudini şi comportamente manageriale, de regulă dintr-un singur domeniu. 4 Dependenţa Interactive - deciziile şi acţiunile adoptate şi aplicate
  • 212. 215 Informatică şi management Nr. Crt Criterii de clasificare Tipuri Principalele caracteristici dintre participanţi la procesul formativ de un participant la joc, participativ sau individual, influenţează rezultatele deciziilor şi acţiunilor celorlalţi participanţi; - sunt caracteristice majorităţii jocurilor de conducere şi simulărilor manageriale indiferent dacă folosesc sau nu computerul; - creează situaţii competiţionale din punct de vedere economic şi al managerilor, cu toate avantajele şi dezavantajele implicate; - oferă posibilitatea simulării unor complexe relaţii interpersonale şi - în cazul jocurilor bazate pe constituirea de echipe - relaţii intergrupuri; - contribuie la dezvoltarea capacităţii participanţilor de a diagnostica situaţii economice şi manageriale cu caracter concurenţial, de a fundamenta şi implementa decizii strategice şi tactice, de risc sau incertitudine. Noninteractive - deciziile şi acţiunile adoptate şi aplicate de un participant la joc - colectiv sau individual; - nu influenţează direct rezultatele deciziilor şi acţiunilor celorlalţi participanţi; - jocurile manageriale nu fac parte din această categorie, cu excepţia simulărilor manageriale de iniţiere referitoare la segmente înguste ale proceselor de conducere; - contribuie la formarea unor aptitudini şi comportamente manageriale de complexitate mai redusă, necesare exercitării unor segmente înguste ale proceselor manageriale; 5 Eşalonul managementului Managementul superior - simulează fie ansamblul activităţilor, fie activităţi importante specifice managementului de vârf;
  • 213. 216 Informatică şi management Nr. Crt Criterii de clasificare Tipuri Principalele caracteristici - sunt computerizate frecvent; - se caracterizează, de regulă, printr-o complexitate ridicată; - participanţii decid şi acţionează individual sau constituiţi în echipe; - sunt în mod obişnuit jocuri sau simulări manageriale de tip interactiv; - implică cu prioritate exercitarea funcţiilor de previziune şi control-evaluare; - contribuie la dezvoltarea capacităţii participanţilor de a decide; Managementul mediu şi inferior - simulează activităţi parţiale (marketing, finanţe, vânzări etc.) specifice unei anumite funcţiuni sau activităţi, realizate de obicei în cadrul unui compartiment; - complexitatea proceselor simulate este cel mai adesea de nivel mediu; - o pondere ridicată dintre aceste jocuri au caracter individual; - implică adesea atât atribuţii manageriale, cât şi de execuţie specifice domeniului simulat; - o parte apreciabilă dintre aceste jocuri şi simulări nu sunt computerizate; - contribuie la aprofundarea cunoaşterii problematicii specifice domeniului simulat, la dezvoltarea de aptitudini şi comportamente manageriale adaptate la particularităţile anumitor activităţi. Din examinarea tipologiei prezentate reies varietatea şi complexitatea deosebită a jocurilor şi simulărilor manageriale, care reflectă gama largă a caracteristicilor proceselor de conducere, precum şi eterogenitatea abordărilor şi mijloacelor folosite în conceperea şi utilizarea acestei metode moderne de pregătire a managerilor. Analiza în dinamică a tipologiei jocurilor şi simulărilor manageriale relevă manifestarea pe parcursul ultimelor decenii a mai multor tendinţe ce reflectă, pe de o parte, progresele sensibile înregistrate în conceperea
  • 214. 217 Informatică şi management şi utilizarea jocurilor de conducere şi, pe de altă parte, mutaţiile produse în management, în dimensionarea, structurarea şi funcţionalitatea firmelor. Dintre tendinţe, mai importante le considerăm pe următoarele:  accentuarea caracterului realist al jocurilor şi simulărilor manageriale, indiferent de tipul în care se încadrează, ceea ce le conferă valenţe educaţionale sensibil superioare;  extinderea utilizării jocurilor manageriale computerizate, predominante din punct de vedere cantitativ;  proliferarea, pe scară largă a jocurilor şi simulărilor manageriale de tip interactiv ce reflectă, în mod adecvat, specificul proceselor şi relaţiilor de conducere care, prin însăşi definirea lor, incumbă ample raporturi interpersonale;  accentuarea conceperii şi utilizării de jocuri şi simulări de conducere specializate, prin intermediul cărora se ia în considerare, la un nivel superior, specificul de execuţie şi managerial al principalelor activităţi din cadrul societăţilor comerciale;  creşterea ponderii jocurilor şi simulărilor manageriale participative, care reflectă atât intensificarea dimensiunii participative a conducerii, cât şi amplificarea capacităţii specialiştilor în acest domeniu de a proiecta şi utiliza jocuri cu un grad ridicat de complexitate;  diversificarea gamei jocurilor din punct de vedere al eşaloanelor ma- nagementului astfel că, deşi jocurile privind conducerea de nivel superior a firmelor reprezintă majoritatea, a crescut numărul şi varietatea celor care simulează activităţi specifice conducătorilor de nivel mediu şi inferior. Intensa proliferare a utilizării jocurilor şi simulărilor manageriale în cadrul programelor de pregătire a cadrelor de conducere este determinată de importantele valenţe formative ale acestei metode. Pentru participanţii la procesele de pregătire, jocul managerial reprezintă un adevărat laborator decizional. Îndeosebi jocurile de conducere computerizate oferă posibilitatea de a simula procese decizionale de mare complexitate, efectuând experimente economice şi manageriale controlabile, fără riscurile inerente din viaţa reală. Pentru
  • 215. 218 Informatică şi management formarea şi perfecţionarea cadrelor de conducere, metoda jocurilor îndeplineşte funcţii similare şi are aceeaşi importanţă ca lucrările practice de laborator pentru pregătirea şi perfecţionarea fizicienilor, chimiştilor etc, marcând un serios pas înainte în direcţia scientizării pregătirii managerilor. Metoda jocului de management contribuie, într-o măsură sensibil superioară, comparativ cu alte metode, la formarea şi perfecţionarea unor aptitudini manageriale privind: proiectarea şi aplicarea de strategii şi politici de conducere, fundamentarea ştiinţifică a deciziilor, crearea şi dezvoltarea spi- ritului de echipă, organizarea muncii managerilor, amplificarea capacităţii de conducere participativă. Concomitent, jocurile manageriale au un aport substanţial la perfecţionarea aptitudinilor economice ale managerilor privind: analiza economică a fenomenelor, utilizarea cercetărilor de piaţă, finanţarea activităţilor societăţii comerciale, aprovizionarea tehnico-materială, vânzarea produselor etc. Dincolo de opinia unanim acceptată, care atribuie jocurilor de conducere un rol semnificativ în formarea profesională a resursei umane, ele sunt potrivite - poate mai mult decât alte instrumente să genereze multiple valenţe în planul aptitudinilor personale ale participanţilor. De o deosebită însemnătate este aportul jocurilor manageriale la însuşirea şi dezvoltarea abordării sistemice a organizaţiei şi a componentelor sale. Indiferent de tip, jocul de conducere, prin caracteristicile sale constructive şi funcţionale, incită la sesizarea şi luarea în considerare a principalelor interdependenţe proprii domeniului respectiv, în strânsă legătură cu obiectivele sale. Participarea la desfăşurarea de jocuri amplifică capacitatea de a situa pe primul plan entitatea sau ansamblul proceselor conduse, în condiţiile identificării principalelor componente şi a relaţiilor dintre ele, astfel încât să se asigure realizarea la un nivel cât mai înalt a obiectivelor majore ce le-au fost desemnate. Datorită simulării dinamice a activităţilor, într-un ritm superior derulării lor în realitate, jocul şi simularea managerială contribuie sensibil şi la comprimarea duratei procesului de învăţare. De exemplu, jocurile de management computerizate, de dimensiuni mari permit ca în 3-4 luni participanţii să dobândească experienţa în conducerea unor procese care în firme durează 1 sau chiar 2 ani. Mai mult, diminuarea perioadei
  • 216. 219 Informatică şi management procesului de învăţare se produce în condiţiile eliminării riscurilor pe care le implică în viaţa reală pentru firmă şi pentru cadrele respective managementul proceselor similare. Un alt avantaj semnificativ al jocurilor şi simulărilor manageriale constă în faptul că permit efectuarea de experimentări multiple. În situaţia în care rezultatele obţinute nu sunt satisfăcătoare, simularea poate fi reluată, menţinându-se aceleaşi ipoteze de lucru, dar testându-se efectul adoptării altor decizii. Folosirea mijloacelor automatizate de prelucrare a datelor în cadrul jocului, familiarizează participanţii cu aspectele specifice implicate de utilizarea calculatorului în procesele manageriale. Ca urmare a participării la desfăşurarea jocurilor de conducere computerizate, participanţii îşi aprofundează cunoştinţele referitoare la avantajele şi limitele calculatoarelor electronice, la modalităţile de utilizare a acestora, astfel încât marele lor potenţial să fie valorificat pe un plan superior, în vederea creşterii eficienţei activităţilor desfăşurate. Aşa cum este concepută, metoda jocurilor furnizează o serie de indici obiectivi pentru evaluarea pregătirii participanţilor respectivi. Creşterea rigurozităţii pregătirii studenţilor sau conducătorilor pe baza utilizării de criterii şi modalităţi folosite în firme - profit, rentabilitate, productivitate etc. - măreşte interesul acestora pentru procesul de pregătire şi oferă o apreciere mai corectă a potenţialului managerial al participanţilor la joc sau simulare. Referitor la avantajele menţionate considerăm că sunt necesare două precizări. În primul rând, intensitatea valenţelor formative enunţate diferă în funcţie de caracteristicile fiecărui joc şi de modalităţile de utilizare. Jocurile manageriale parţiale (minijocurile) vor contribui într-o măsură mai mică la formarea de aptitudini manageriale, la dezvoltarea abordării sistemice etc. Concomitent, sunt necesare însă resurse materiale şi umane reduse şi o parte mai mică din bugetul de timp al programului de pregătire. În consecinţă, se impune folosirea mai multor tipuri de jocuri şi simulări manageriale corespunzător obiectivelor pedagogice urmărite şi mărimii structurii şi calităţii resurselor alocate pentru pregătirea personalului respectiv. În al doilea rând, această metodă de formare şi perfecţionare a cadrelor de conducere are o mare utilitate corespunzător cerinţelor
  • 217. 220 Informatică şi management realizării economiei de piaţă. După cum rezultă din examinarea valenţelor formative ale jocului, acesta reprezintă o metodă de neînlocuit pentru a învăţa managerii, întreprinzătorii şi specialiştii să utilizeze eficient pârghiile economice: preţ, profit, credit, salariu, dobândă etc. De asemenea, jocul este util pentru a testa diferite variante de strategii şi politici de dezvoltare a firmelor înaintea utilizării lor în viaţa reală, pentru a perfecţiona aptitudini şi comportamente decizionale specifice managementului modern. 4.6.2 Arhitectura modelelor de simulare Orice structură a unui model de simulare conţine o serie de elemente de bază şi anume: a. reguli de luare a deciziilor - acestea au o mare importanţă asupra felului în care trebuie obţinute rezultatele intermediare şi finale; b. entităţi, respectiv variabile – le sunt atribuite diferite valori numerice (variabile cantitative) şi/sau logice (variabile calitative); c. relaţii de legătură - descriu maniera în care entităţile sunt legate între ele; d. starea sistemului - în general orice sistem este descris într-o anumită stare care poate avea un caracter static (cazul proceselor Markov), sau dinamic (diverse ecuaţii de stare); e. evenimente exogene - evenimente care se pot produce sau au loc independent de starea sistemului la un moment dat; f. legături de retroacţiune (sau relaţii de feed-back) - prin intermediul lor, mărimile de ieşire (vectorul final sau de răspuns) caracterizează, după anumite reguli, mărimile de intrare; g. criterii de oprire – cu rol de delimitare fie a orizontului de timp, fie a preciziei şi fineţii modelului. Verificarea modelului de simulare este de asemenea, o acţiune complexă şi nu rareori dificilă deoarece:  se pot construi cu uşurinţă părţi ale modelului care, luate separat, conduc la rezultate bune;
  • 218. 221 Informatică şi management  nu orice model rezultat din “ansamblarea” părţilor componente conduce la rezultate bune. Acestea sunt motivele pentru care se recomandă ca modelul să pornească de la un nucleu verificat experimental, suficient de simplu care apoi să fie extins pas cu pas, până la obţinerea gradului de acurateţe dorit. Foarte frecvent, se întâmplă ca, la adăugarea de noi elemente, acurateţea să poată scădea (figura nr. 4.14). Dacă procesul de adăugare şi creştere a complexităţii este mare, atunci acurateţea se îmbunătăţeşte însă, cel puţin la fel de repede, cresc şi dificultăţile legate de timp şi de sistemele de operare pe calculator. Nu rareori se întâmplă ca, prin adăugarea de noi variabile şi restricţii la modelul de bază, acurateţea modelului să nu urmeze graficul din figura nr. 4.14, ci să scadă în mod continuu, ceea ce trebuie să ne sugereze ideea realizării modelului de bază simplu şi, mai ales, operaţional. 20 40 60 80 100 Graddeacurateţe(%) Număr de elemente luate în considerare Y-Axis Figura nr. 4.14 Variaţia gradului de acurateţe a modelelor de simulare în funcţie de numărul de variabile luate în considerare Perfecţionarea modelului se realizează atunci când abaterile dintre valorile rezultate din model şi cele reale sunt minime. Cu alte cuvinte, dacă notăm: fm(x) = funcţia model a sistemului; fr(x) = funcţia care descrie funcţionarea reală a sistemului; atunci, pentru diferite valori discrete xi se va putea scrie: )m1,(i,)i(xmf(i)my  (4.69) )m1,(i,)i(xrf(i)ry 
  • 219. 222 Informatică şi management În acest caz, funcţia scalară de eroare ce trebuie optimizată va fi:    m 1i (i)2eminminE (4.70) unde: (i)y(i)ye(i) rm  , )m1,(i  (4.71) Dacă modelul descrie o funcţie continuă de timp cu valorile )t(xmf(t)my  (4.72) )t(xrf(t)ry  atunci funcţia de optimizat va fi:  1t 0t (t)dt2eminE (4.73) unde : (t)ry(t)mye(t)  (4.74) În continuare vom analiza principalele aspecte legate de date şi orizontul de timp. În acest sens, trebuie menţionat că orice model se bazează pe date şi parametri reali şi nu pe cifre abstracte, ceea ce face ca obţinerea şi prelucrarea unor date de încredere să fie de maximă importanţă şi utilitate pentru realizarea unei reprezentări convenabile a realităţii prin model (pe de altă parte şi din aceleaşi motive, datele trebuie să fie nu numai corecte, ci şi suficiente). Acestea sunt motivele pentru care trebuie evitate situaţiile de a folosi în modele date rezultate din extrapolări sau, mai corect, din prognoze Dacă, totuşi, se frac extrapolări, acestea trebuie să îndeplinească următoarele condiţii:  intervalul acoperit cu date este [t0,tf];  modelul se testează pe intervalul [t0,tk];  extrapolarea se face pe orizontul [tk+1,tf], k < f. În acest caz, extrapolarea vine de fapt să completeze verificarea modelului. Este de asemenea indicat, să se evite utilizarea din şirul de
  • 220. 223 Informatică şi management date, a acelora care provin dintr-o serie de procese nestaţionare şi conjuncturale, ceea ce nu trebuie să se confunde cu fenomenele periodice deoarece, dacă intervalul de timp analizat este suficient de larg, se pot percepe variaţiile specifice. În caz contrar, se pot obţine extrapolări greşite. Y-Axis Orizont III Orizont II Orizont I 0 t1 tk tk+1 tftf t v Evoluţia reală Figura nr. 4.15 Corelarea metodei de extrapolare a evoluţiei unui fenomen economic cu orizontul de timp Cu alte cuvinte, dacă din diferite motive se încearcă a se elabora modelul şi apoi a se realiza prognoza cu datele din orizontul I, prognoza va avea traseul 1 (evident, nereal); dacă se încearcă realizarea aceloraşi lucruri cu datele din orizontul II, prognoza va avea de asemenea un traseu fals. Rezultă că orizontul III poate fi considerat complet şi numai analiza datelor din cadrul lui permite sesizarea de fapt a unui proces ciclic. Să presupunem în continuare că am identificat corect natura procesului analizat (liniară, parabolică, ciclică de o anumită perioadă şi parametri). Extrapolarea exhaustivă a modelului pe un alt orizont de timp
  • 221. 224 Informatică şi management (de tip orizont III – adică orizontul complet), fără o analiză structurală consistentă şi fără o analiză a factorilor perturbatori cu acţiune sistematică, ne va pune iarăşi în afara reprezentativităţii modelului (figura nr. 4.16). După depăşirea orizontului, în condiţii de mediu şi structurale sensibil identice, fenomenul ar putea evolua după curba f1(t). Dacă apar însă modificări ce nu mai permit respectarea într-o proporţie semnificativă a condiţiilor de evoluţie, atunci fenomenul îşi va păstra caracterul ciclic (mai mult sau, mai puţin), însă cu siguranţă evoluţia va avea un cu totul alt traseu (de exemplu f2(t)). Y-Axis Orizont III (complet) 0 t f(t) f1(t) f2(t) Figura nr. 4.16 Evoluţia unui fenomen economic sub influenţa factorilor conjuncturali Reconsiderând acum problema timpului, dar continuând ideile de mai sus, putem aprecia că, în raport cu lungimea orizontului de prognoză putem defini următoarele categorii de variabile (figura nr. 4.17): a. variabile conjuncturale – descriu foarte aproximativ tendinţele de scurtă durată (şi în general, aproximabile cu ajutorul derivatelor de ordin I);
  • 222. 225 Informatică şi management b. variabile tendenţiale – care descriu tendinţa esenţială a fenomenului pe termen mediu (aproximativ cu ajutorul derivatelor de ordin II); c. variabile structurale – care adeseori nu se pot defini univoc, tocmai pentru că ele îşi manifestă influenţa pe orizonturi foarte îndepărtate. Apar în acelaşi timp ca demne de reţinut şi următoarele aspecte: a. utilizarea orizonturilor de tip I la extrapolarea comportamentelor diferitelor fenomene economice, pentru perioade care depăşesc acest orizont poate conduce la soluţii greşite, în principal datorită faptului că modelul utilizat nu cuprinde nici o informaţie privind variabilele tendenţiale şi de structură; b. variabilele tendenţiale nu se pot regăsi decât prin analiza orizonturilor de tip II şi III, iar cele structurale numai din analiza seriilor pe termen lung, însă (deşi graficul din figura nr.4.22 nu arată acest lucru) variabilele conjuncturale pot afecta aceste intervale de timp cu diferite intensităţi. Y-Axis Termen lung Termen mediu Termen scurt t1 t Variabile conjuncturale Influenţarelativăavariabilelor Variabile ale tendinţei Variabile structurale Figura nr. 4.17 Influenţa relativă a variabilelor conjuncturale, de tendinţă şi structurale, asupra evoluţiei pe termen scurt, mediu şi lung, a unui fenomen economic Având în vedere toate aceste considerente, rezultă că cea mai generală formulare a unui model poate fi scrisă sub forma:
  • 223. 226 Informatică şi management )t(S3Φ2)θt(T2Φ1)θt(c1ΦY(t) (4.75) unde: Φ1, Φ2, Φ3, = funcţii care trebuie determinate; ct, tt, St = variabile conjuncturale, tendenţiale şi structurale; θ1, θ2 = operatori de calcul (+, x, -, :). 4.6.3 Studiu de caz. Simularea scenariilor de evoluţie economică a unei zone geografice Considerăm o zonă geografică din cadrul unei economii naţionale, a cărui loc este fixat, la momentul t=t0, de următoarele coordonate economico-sociale şi demografice :  populaţia totală : cca 460 mii persoane (2% din populaţia macrosistemului, ocupând locul 23 din 40 existente);  populaţia urbană : cca 200 mii de persoane;  populaţia ocupată : cca 170 mii persoane (1,9 % din populaţia ocupată a ţării şi locul 29 în raport cu celelalte zone);  rata şomajului : 17 % (locul al II-lea la nivel de ţară);  total salariaţi : cca 84 mii, din care 30 mii în industrie;  elevi şi studenţi : 81 mii persoane;  venituri medii nominale : 80 UM/persoană. Estimarea potenţialului economic s-a realizat pe baza unui eşantion din cele mai reprezentative întreprinderi industriale, grupate în întreprinderi aparţinând construcţiilor de maşini, industriei uşoare şi altor ramuri industriale (chimie, materiale de construcţii, elemente de automatizări). Întreprinderile considerate asigură peste 60% din producţia industrială a zonei, în condiţiile în care sunt deservite de peste 50% din populaţia ocupată în industrie. Sintetic, dinamica principalilor indicatori se prezintă conform datelor din tabelul nr. 4.31 (perioada acoperită fiind [n-7]-[n]).
  • 224. 227 Informatică şi management Tabelul nr. 4.31 Dinamica principalilor indicatori macroeconomici pentru o zonă geografică dată Nr Crt SPECIFICAŢIE n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 n 1. VENITURI TOTALE din care (A): 260 205 88 105 132 162 168 141 1.1 - construcţii de maşini (A1) 105 93 42 44 67 80 88 64 1.2 - industrie uşoară(A2) 74 47 12 18 25 30 29 25 1.3 - alte ramuri industriale (A3) 81 65 34 43 40 52 51 52 2. EXPORT DIRECT total din care(B) 37 30,5 31 39 38 44 46 47 2.1 - construcţii de maşini (B1) 35,2 29 20,6 29 28,5 31,8 34,9 29,6 2.2 - industrie uşoară (B2) 0,4 0 0,18 0,3 0,5 2,2 0,4 3,2 2.3 - alte ramuri industriale (B3) 1,4 1,5 10,22 9,7 9 10,0 10,7 14,2 3. NUMĂR ANGAJAŢI total d.c.mii pers (C) 32,2 30,5 23,6 20 19,6 19,9 19,3 17,3 3.1 - construcţii de maşini (C1) 15,7 15,2 13,4 10,8 10,9 11,2 10,9 9,2 3.2 - industrie uşoară (C2) 7,7 7,5 3,4 3,3 3,2 3,1 3 2,8 3.3 - alte ramuri industriale (C3) 8,8 7,8 6,8 5,9 5,5 5,6 5,4 5,3 4. PRODUCTIVITATE MEDIE (D) : 8074,5 6221 3729 5250 6735 8140 8705 8150
  • 225. 228 Informatică şi management Nr Crt SPECIFICAŢIE n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 n 4.1 - construcţii de maşini (D1) 6688 6118 3134 4074 6147 7143 8073 6957 4.2 - industrie uşoară(D2) 9610 6267 3529 5455 7813 9677 9667 8929 4.3 - alte ramuri Industriale(D3) 9205 8333 5000 7288 7273 9288 8519 9811 5. EXPORT MEDIU/ ANGAJAT (E) 1149 1000 1314 1950 1939 2211 2383 2716 5.1 - construcţii de maşini (E1) 2242 1908 1537 2685 2615 2839 3202 3217 5.2 - industrie uşoară(E2) 52 0 53 91 156 710 133 1143 5.3 - alte ramuri industriale (E3) 159 192 1503 1644 1636 1786 1981 2679 Dinamica veniturilor totale pe eşantionul considerat este reprezentată în figural nr. 4.18. Figura nr. 4.18 Dinamica veniturilor totale la nivelul unui eşantion reprezentativ al populaţiei unei zone geografice date
  • 226. 229 Informatică şi management Dinamica structurii veniturilor se prezintă conform figurii nr. 4.19. Y-Axis t Mil UM n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 n-2 n-1 n 1 2 3 1 2 3 A1/A A2/A A3/A Figura nr. 4.19 Dinamica structurii veniturilor populaţiei pentru o zonă geografică dată Pentru completarea imaginii privind dinamica industrială în perioada analizată se vor determina şi reprezenta grafic (figura nr.4.20) indicii de variaţie ai productivităţii muncii, în două variante: venituri/angajaţi şi venituri/cheltuieli salariale, pornind de la datele din tabelul nr.4.32. Tabelul nr. 4.32 Variaţia indicatorilor de productivitate a muncii pentru o zonă geografică dată SPECIFICAŢIE n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 n Indice variaţie b.f. V/A (B) 100 77 46 65 83 101 108 101 Cheltuieli salariale (mii UM) 68,6 45,5 26,7 28,4 30,5 38,5 41,2 30,5 Venituri/cheltuieli salariale 3790 4505 3296 3697 4328 4208 4078 4623 I.V.B.F. Productivit.2(C) 100 119 87 98 114 111 108 122
  • 227. 230 Informatică şi management Y-Axis t Mil UM n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 20 40 60 80 100 120 n-2 n-1 n B C Figura nr. 4.20 Variaţia indicatorilor de productivitate a muncii pentru o zonă geografică dată În baza acestor date se pot reliefa o serie de concluzii : a. pe orizontul de timp analizat există două perioade de declin accelerat cu ritmuri practic egale, deşi plafoanele de la care acesta a început sunt diferite şi anume [n-7,n-5] şi [n-1,n] (pentru anul n estimările se ridică la cca 75% din nivelele înregistrate în anul n-2); b. în structură, contribuţia celor trei domenii a oscilat relativ strâns, astfel că în mod practic, pe fondul scăderilor accelerate (prezentate în figura nr. 4.20) poziţiile iniţiale au rămas aceleaşi; c. tranziţia şi-a pus amprenta şi asupra sistemului informaţional, astfel că, utilizând două modalităţi diferite de exprimare a productivităţii, atunci când se pune problema studiului vitezelor de variaţie (indicii cu bază fixă), se obţin două trasee diferite; d. sistemul de date statistice este fie incomplet, fie eronat neputându- se evalua de exemplu, o serie de indicatori cum ar fi: - ieşirile din economia zonei (producţie industrială, agricolă, prestări servicii); - intrările în economia zonei geografice (cu caracter productiv, pentru consum etc.).
  • 228. 231 Informatică şi management Evoluţiile înregistrate în perioada analizată sunt puternic fluctuante, neputându-se realiza prognoze pe bază de extrapolări temporale. În aceste condiţii este evident că vor trebui determinaţi o serie de parametri prin intermediul cărora să se poată proiecta diverse variante pentru un orizont de timp de lungime comparabilă. Capitalurile fixe, în expresia lor valorică nu pot, de asemenea, constitui o bază de prognoză (datorită faptului că frecventele reevaluări implică salturi valorice substanţiale). Tabelul nr. 4.33 Variaţia principalilor indicatori financiari pentru o zonă geografică dată Nr. Crt. SPECIFICAŢIE n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 n-2 n-1 N 1. VENITURI TOTALE (A) 260 205 88 105 132 162 168 141 2. INVESTIŢII TOTALE (B) 15 8,2 1,2 0,73 1,0 4 16 1,5 3. B/A * 1000 (C) 58 40 14 7 7,5 2,5 95 0,6 4. SALARII MEDII BRUTE (D) 2129 1490 1130 1420 1555 1936 2133 1762 5. CREDITE TERMEN LUNG(E) 9,97 6,57 1,38 0,45 1,0 3,87 15,21 9,2 6. E/A* 1000 (F) 38 32 15,7 4 7,6 23,9 91 65 7. DATORII BUGET / TOTAL DATORII(G) 34 17 39 71 81 79 83 88 8. DATORII BĂNCI / TOTAL DATORII H) 66 83 61 29 19 21 17 12 9. DATORII TOTALE (I) 176,5 88,7 54,9 43 43 95,8 85,9 110 10. DATORII TOTALE/ VENITURI*1000 (J) 679 433 624 410 325 591 511 786 11. AMORTIZĂRI (K) 18,3 7,1 2,9 3,4 4,1 7,1 4,8 4,6
  • 229. 232 Informatică şi management Analiza datelor din tabelul nr. 4.33 pune în evidenţă o serie de aspecte esenţiale pentru diagnosticarea stării economice şi estimarea unor “parametri de start” pentru scenariile ce vor fi elaborate: a. Dinamica investiţiilor la 1000 unităţi băneşti venituri totale, pe lângă oscilaţiile de mare amplitudine înregistrate se mai caracterizează printr-un nivel, adeseori sub cel al amortizărilor:Y-Axis t Mil UM n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 2 4 6 8 10 12 n-2 n-1 n 14 16 18 20 B K Figura nr. 4.21 Analiza comparativă a evoluţiei investiţiilor şi amortizărilor pentru o zonă geografică dată b. Presiunea financiară excesivă a datoriilor totale reprezintă o altă caracteristică a spaţiului economic analizat. Se face precizarea că nivelul datoriilor totale din anul [n-7] a cunoscut o supradimensionare artificială, astfel că în graficul de mai jos nu se vor reprezenta. c. Un alt aspect interesant îl reprezintă ceea ce se va denumi “cleştele“ presiunii datoriilor. Interpretarea figurii nr. 4.22 justifică atributul de “cleşte” al presiunii datoriilor, deoarece se observă că atunci când presiunea datoriilor la bănci a început să scadă(G), instantaneu a crescut presiunea datoriilor la bugetul de stat(H) (explicarea acestui mecanism iese din cadrul acestei lucrări).
  • 230. 233 Informatică şi management Y-Axis t Mil UM n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 10 20 30 40 50 60 n-2 n-1 n 70 80 90 100 H G Figura nr. 4.22 Influenţa “cleştelui” presiunii datoriilor asupra dinamicii investiţiilor 1. Dinamica investiţiilor la 1000 unităţi băneşti venituri totale se prezintă conform graficului din figura nr.4.23. Y-Axis t Mil UM n-7 n-6 n-5 n-4 n-3 10 20 30 40 50 60 n-2 n-1 n 70 80 90 100 Figura nr. 4.23 Dinamica investiţiilor raportate la veniturile totale pentru o zonă geografică dată Analiza datelor şi graficelor prezentate scot în evidenţă, pe de o parte, dificultăţile pe care le prezintă orice tentativă de prognoză şi, pe de altă parte, faptul că suntem în prezenţa unor procese economice scăpate de sub control.
  • 231. 234 Informatică şi management Problema identificării modelului matematic care ar putea fi utilizat pentru proiectarea scenariilor compatibile cu starea economică a zonei geografice analizate este deosebit de dificilă, din cel puţin câteva considerente:  majoritatea modelelor matematice fac referire la stări economice de echilibru şi fără discontinuităţi sau salturi, ori căderi abrupte;  sistemul informaţional existent a fost puternic afectat din punct de vedere metodologic, cât şi din punctul de vedere al posibilităţilor de colectare a informaţiilor;  modificările legislative frecvente ale îndelungatei şi încă neterminatei perioade de tranziţie au anulat practic posibilităţile efective de utilizare a unor modele, care fac referire la capital fix, amortizări etc. Complexitatea problematicii ’’a forţat’’ utilizarea unor modele compatibile în primul rând cu datele şi informaţiile ce au putut fi colectate, drept pentru care s-a utilizat modelul dinamic HICKS, care este un model agregat de tip accelerator-multiplicator şi de echilibru dinamic, forma acestuia fiind:        0>β;)Y -2t-Y 1-t(β=It(c) (0,1)α;Y 1-tα=Ct(b) Gt+It+Ct=Yt(a) (4.76) unde: Yt = producţia totală Ct = consumul individual It = investiţii private şi publice Gt = cheltuieli (investiţii) guvernamentale  = propensiunea spre consum  = propensiunea spre investiţii Ecuaţia (4.76.a) reflectă echilibrul în structura cheltuielilor privind producţia totală: consum, investiţii, cheltuieli guvernamentale. Ecuaţia (4.76.b) indică nivelul consumului individual fiind o ecuaţie de comportament de tip Keynesian.
  • 232. 235 Informatică şi management Ecuaţia (4.76.c) comensurează efortul investiţional dependent de evoluţia producţiilor din anii anteriori. Şi în acest caz avem însă o problemă dificilă deoarece, pe de o parte din intervalele de timp considerate există perioade îndelungate de declin, ceea ce face ca investiţiile să fie, conform relaţiei (4.76.c), negative. În aceste condiţii este evident că propensiunea pentru investiţii va trebui considerată foarte mică. În mod uzual, pentru sistemele aflate într-un echilibru dinamic stabil, = 0,7-0,8, iar =1,8-2,6, ceea ce nu va putea fi valabil şi pentru sistemul analizat. Forma redusă a modelului se obţine prin înlocuirea lui (4.76.b) şi (4.76.c) în (4.76.a): Gt+Y -2tβ+Y 1-tβ)+(α=Yt  (4.77) Aspectele teoretice legate de ecuaţia (4.77) rezultă din rezolvarea ecuaţiei caracteristice ataşate: 0=β+λβ)+(α-λ2  (4.78) a cărei valori proprii sunt: 2 Δβ+α =λ1 ,2  (4.79) unde: 4β-)2β+(α=Δ (4.80) În funcţie de valorile lui , se disting următoarele cazuri: a. λ2λ1R,λ1,20,>Δ  b. Rλ2=λ10,=Δ  c. λ2=λ1C;λ1,20,<Δ  Evoluţia produsului Yt (respectiv şi a celorlalţi indicatori Ct, It) se determină cu expresia: YP t+YG t=Yt (4.81)
  • 233. 236 Informatică şi management unde, prin ipoteză, YP t este dat prin ritmul r al cheltuielilor guvernamentale, adică: )tr+(1d=YP t  (4.82) iar YG t este o funcţie de valorile proprii 1 şi 2 în raport cu cele două situaţii: 1≠2 şi 1= 2 :        λ2=λ1pentru,λt 1)c2+tc1( λ2λ1pentru,λt 2c2+λt 1c1 =YG t (4.83) În relaţia (4.76) constanta d are valoarea dată de: β+r)+β)(1+(α-)2r+(1 )2r+(1G =d 0 (4.84) şi există dacă nivelul ritmului r fixat prin politicile guvernamentale, verifică cerinţele: 1,2=j0;β+r)+β)(1+(α-)2r+(1si1-λjr  (4.85) De asemenea, în raport cu valorile proprii, evoluţia sistemului poate fi: • oscilant stabilă, dacă 1|<λj| ; • monoton stabilă, dacă (0,1)λj  . Un alt set de simulări se va realiza cu ajutorul modelului HICKS cu întârzieri distribuite, model ce are forma:        )Y 2-t-Y 1-t(β=It(c) Y 2-tα2+Y 1-tα1=Ct(b) Gt+It+Ct=Yt(a) (4.86) Un astfel de model, cel puţin teoretic, este mai apropiat de funcţionarea reală a sistemelor socio-productive (având în vedere proprietatea acestora de a-şi memora starea).
  • 234. 237 Informatică şi management MODELUL HICKS DE BAZĂ descris de ecuaţiile (4.76) pune în evidenţă dinamica principalilor indicatori (Yt, Ct, It), care se prezintă conform datelor din tabelul de mai jos (=0,2=constant; =0,2-0,8): Tabelul nr. 4.34 Aplicarea modelului Hicks de bază pentru prognoza evoluţiei unui set de indicatori economici  n n+1 n+2 n+3 n+4 n+5 n+6 n+7 n+8 n+9 0,2 Yt 1100 975 121,7 106,6 36 12 18 27 30 30 Ct 385 340 195 24 21 7 2,6 3,6 5,5 6 It 0 0 -25 -170,7 -3 -14 -4,6 1,0 1,9 0,6 0,4 Yt 1100 975 139,5 268 121,7 -14,5 -37,5 6 41 46,5 Ct 335 340 195 27,9 53,6 24 -3 -7,5 1,2 8,3 It 0 0 -50 -334 51 -58,6 -54 -9 17 14 0,6 Yt 1100 975 71 454 336 15,9 -169 -122 26 118 Ct 385 340 195 14 91 67 3 -33 -24 5 It 0 0 -75 -542 229 -70 -192 -111 28 88 0,8 Yt 1100 975 -83 613 693 222 -312 -468 -195 202 Ct 385 340 195 -16 122 138 44 -62 -93 -39 It 0 0 -100 -846 557 64 -376 -428 -124 217 În raport de , evoluţia grafică a variabilei Yt se prezintă conform figurii nr. 4.24. După cum se observă din grafic, modelul HICKS dat de (4.77) nu este compatibil cu dinamica şi starea sistemului analizat (deoarece există posibilitatea ca pe perioade mari de 2-3 ani, toţi vectorii de răspuns care prezintă interes, respectiv Yt, Ct, It, să fie negativi). Problemele de incompatibilitate apar în principal, datorită faptului că în ecuaţia (4.76.c) autorul modelului a mers pe ipoteza că, cel puţin într-o fază iniţială, ritmul creşterii economice conduce la aceea că Yt-1>Yt-2.
  • 235. 238 Informatică şi management Y-Axis t Mil UM n n+1 n+2 n+3 n+4 -600 -400 -200 0 200 400 n+5 n+6 n+7 600 800 1000 1200 n+8 n+9 B A C D Figura nr. 4.24 Compatibilitatea modelului Hicks de bază cu dinamica şi starea unui anumit sistem economic Se impune aşadar corecţia modelului, astfel încât să nu mai poată apare, cel puţin pentru un orizont de timp utilizat în prognozele pe termen lung (5-7 ani) astfel de probleme. Pe de altă parte, efectele de retardare asupra investiţiilor le considerăm a fi mult mai puternice. În aceste condiţii modelul propus este:            )2tC2t(Y2β)1tC-Y 1-t(1β=It Y 1-tα=Ct Gt+It+Ct=Yt (4.87) unde 1,2>0; 1< şi 2<. Forma redusă a modelului va fi: Gt+Y 3-tβ2α-)β2-β1(αY 2-t-)β1+(αY 1-t=Yt (4.88) iar ecuaţia caracteristică ataşată este:
  • 236. 239 Informatică şi management 0=β2α+)λβ2-β1(α+λ2)β1+(α-λ3 (4.89) Rezultă că Yt va fi de forma: λt ici 3 1=i +Gt=Yt  (4.90) λt ici 3 1=i +)trt+(1dt=Yt  (4.91) β2α+)rt+)(1β2-β1(α+)2rt+)(1β1+(α-)3rt+(1 )trt+(1G =dt 0 (4.92) Pentru diferite valori ale coeficienţilor ,1,2 se obţin variantele prezentate în tabelul nr.4.35. Tabelul nr. 4.35 Evoluţia previzionată a indicatorilor economico-financiari pentru o zonă geografică dată, obţinută prin aplicarea modelului Hicks SPECIFICATIE n n+1 n+2 n+3 n+4 n+5 n+6 n+7 n+8 n+9 A11 =0,2 Yt 1100 975 960 695 606 532 472 422 380 345 1=0,5 Ct 100 80 195 192 139 121 106 94 84 76 2=0,3 It - - 869 747 651 481 384 345 306 273 A12 =0,3 Yt 1100 975 1042 3083 2157 1864 1884 1755 1779 1804 1=0,7 Ct 100 80 292 313 925 647 559 565 526 533 2=0,3 It - - 1069 926 793 2164 1693 1221 1293 1230 A13 =0,3 Yt 1100 975 1192 1342 1628 1950 2362 2836 3426 4133 1=0,7 Ct 100 80 292 357 402 488 585 709 851 1027 2=0,6 It - - 1437 1226 1166 1229 1448 1758 2121 2556 A14 =0,4 Yt 1100 975 1057 830 803 703 770 504 561 620 1=0,5 Ct 100 80 390 422 332 321 281 308 201 224 2=0,6 It - - 1238 1047 870 604 480 473 473 391
  • 237. 240 Informatică şi management Comentând succint datele din tabelul nr. 4.34, putem specifica următoarele:  Deşi nu ne mai confruntăm cu situaţiile înregistrate în cazul modelului HICKS nemodificat (clasic), nivelul investiţiilor, consumului şi producţiilor pentru subvariantele A11 – A13 este mare în raport cu nivelele din perioadele anterioare [n-1,n].  Subvarianta A14 trasează o evoluţie descendentă pe întreaga perioadă [n+1,n+8] în condiţiile în care, de asemenea, investiţiile sunt, pentru perioada [n+1,n+3], mai mari decât producţia. Simulându-se încă 28 de clase de variante (A2…A29) rezultă mărimile de răspuns Yt, Ct, It. Grafic, dinamica (traiectoriile) mărimilor de răspuns calculate sugerează că în condiţiile actuale de politică economică şi avându-se în vedere starea economică a judeţului, creşterile economice semnificative nu pot fi aşteptate mai devreme de perioada [n+6,n+8], în situaţia în care investiţiile vor trebui să înregistreze nivele sensibil apropiate de cele ale producţiei (fapt ce în mod practic va fi deosebit de dificil, dacă nu chiar imposibil). După anul n+4 producţiile Yt vor putea creşte mult mai repede decât investiţiile, permiţând economiei zonei studiate să înceapă a reintra în condiţii economice normale de funcţionare, dar tot pe fondul unui consum scăzut şi cu tendinţă de scădere. Se poate aprecia în consecinţă, că nu sunt decât două alternative:  prezenţa masivă a investitorilor;  prezenţa statului în economia zonei, cel puţin până la sfârşitul perioadei [n+4,n+6]. Cum alternativa a. are şanse reduse de aplicabilitate, rezultă că cea mai plauzibilă cale ar fi alternativa b. 4.7 Optimizarea proceselor de conducere prin costuri Evoluţia dinamică a mediului economic a demonstrat faptul că obţinerea şi consolidarea avantajului competitiv nu se pot realiza decât prin atingerea unui nivel ridicat al eficienţei şi eficacităţii, prin
  • 238. 241 Informatică şi management minimizarea cheltuielilor, în condiţiile menţinerii sau amplificării calităţii produselor şi serviciilor furnizate de organizaţie. Pornind de la această cerinţă, specialiştii au analizat posibilitatea implementării unor metode de conducere prin costuri şi de management al calităţii, în vederea identificării costurilor supraevaluate ale unui produs, serviciu sau sistem. Din această categorie de tehnici fac parte cele derivate din managementul valorii, una din cele mai cunoscute fiind ingineria valorii. 4.7.1 Ingineria valorii în managementul organizaţiilor Deşi primele modele economico-matematice care aveau drept obiectiv reducerea cheltuielilor operaţionale au apărut la mijlocul secolului trecut, modalităţile concrete de utilizare a acestor tehnici reprezintă o problemă de actualitate, datorită faptului că organizaţiile trebuie să aibă la îndemână o metodă prin care să controleze costurile de realizare a lucrărilor de investiţii, îndeosebi în situaţiile în care componentele dezvoltate sunt complexe şi surprind în funcţionarea lor intercorelat o multitudine de activităţi economice. După cum se cunoaşte, perfectarea contractelor de dezvoltare a unor lucrări, cum sunt cele de reproiectare, modernizare sau retehnologizare, în cadrul organizaţiilor se face pe bază de licitaţii între firmele ofertante sau prin stabilirea, de comun acord între beneficiar şi executant, a contravalorii serviciilor ce urmează a fi executate. În ambele cazuri, organizaţiile beneficiare se află adeseori în imposibilitatea de a aprecia corect costurile de realizare a acestor lucrări. A apărut astfel necesitatea ca specialiştii acestor societăţii şi îndeosebi economiştii să aibă posibilitatea de a identifica acele subsisteme pentru care costurile de realizare antecalculate sunt supradimensionate de către executant. Pe plan mondial, una din metodele folosite pentru atingerea acestui obiectiv este ingineria valorii.
  • 239. 242 Informatică şi management Ingineria valorii a luate naştere ca urmare a problemelor cu care se confrunta industria americană în cadrul celui de-al doilea război mondial, atunci când un număr mare de materii prime critice erau greu de obţinut, dacă nu chiar imposibil. Compania General Electric a descoperit că multe din materialele noi erau cel puţin de calitatea celor substituite şi, de multe ori, erau achiziţionate la un cost mai mic. S-a simţit nevoia unui efort în vederea îmbunătăţirii caracteristicilor de performanţă ale unui produs prin utilizarea, deliberată, a unor materiale de substituţie. În anul 1947, Lawrence D. Miles, inginer în cadrul General Electric, a început să investigheze această posibilitate. Astfel, a dezvoltat o serie de metode şi tehnici pentru a facilita acest tip de schimbare, în vederea asigurării Valorii unui produs. Lawrence D. Miles a definit tehnica ingineriei valorii ca fiind o “analiză a funcţiilor unui program, proiect, sistem, produs, echipament, clădire, facilitate, serviciu, realizată de către o echipă calificată, multidisciplinară, care are drept obiectiv îmbunătăţirea performanţelor, calităţii şi costurilor aferente ciclului său de viaţă”. Ulterior, în 1954, Biroul Naval American a utilizat Analiza Valorii în scopul reducerii costurilor de producţie pe şantierele navale. Începând cu 1961, metoda a fost implementată în cadrul Ministerului Apărării al S.U.A., în 1961, în relaţia cu contractorii. După implementarea programului, cheltuielile de aprovizionare au fost reduse cu 25%, iar investiţia a furnizat un ROI (Return On Investment) de 10:1. Recent, Ministerul Apărării SUA, a dezvoltat un program bazat pe tehnica ingineriei valorii (Value Engineering Change Proposal (VECP)), prin care contractorii sunt motivaţi să sugereze sugera modificări ale contractelor care să conducă la reducerea costurilor fără a afecta însă calitatea produselor. Tehnica ingineriei valorii a fost preluată şi la nivelul managementului nipon, în prezent, fiind utilzată, spre exemplu, de firma Toyota pentru controlul cheltuielilor de aprovizionare. Recent, conform unor informaţii publicate în Wall Street Journal (oct. 2004), compania General Motors a utilizat ingineria valorii în vederea reducerii costurilor de fabricaţie. Ca urmare a studiului efectuat, managementul companiei a decis reducerea numărului de tipuri de aparate radio fabricate de la 270 la 50, ceea ce a generat o reducere a costurilor aferente producţiei şi comercializării acestora cu 40%. Ingineria valorii poate fi definită ca o tehnică de analiză a procesului de realizare, proiectare sau reproiectare a unui sistem, în scopul identificării componentelor sale cu costuri antecalculate supradimensionate. Ingineria valorii reprezintă o tehnică derivată din analiza valorii, al cărei obiectiv fundamental îl reprezintă amplificarea valorii, prin
  • 240. 243 Informatică şi management îmbunătăţirea funcţiilor şi calităţii şi reducerea costurilor. Sintetic, relaţia între conceptele de mai sus se exprimă astfel : Cost CalitateFunctie Valoare   (4.93) unde : Funcţie = efect cuantificabil generat de un produs sau sistem; Calitate = cerinţă a beneficiarului; Cost = costul sistemului sau produsului; Valoare = calea de a realiza funcţiile unui sistem conform cerinţelor beneficiarului, în condiţiile unui cost minim. Pornind de la elementele de mai sus, ingineria valorii foloseşte două concepte de bază şi anume: funcţia unui subsistem şi costul acestuia. Funcţiile subsistemului definesc gradul în care acesta poate cuantifica efectele pe care le produce, din acest punct de vedere ele împărţindu-se în : - funcţii principale care reflectă caracteristicile activităţilor economice de bază din cadrul subsistemului; - funcţii secundare care evidenţiază caracteristicile activităţilor auxiliare din subsistem şi care influenţează activităţile de bază din cadrul acestuia. De exemplu, într-un sistem de producţie pot fi identificate ca funcţii principale, activitatea de programare şi cea de fabricare a producţiei, iar ca secundare, activitatea de întreţinere şi funcţionare a utilajelor şi cea de asigurare a necesarului de combustibil pentru nevoi tehnologice. a. funcţii inutile sunt cele care nu reflectă nici o activitate din cadrul subsistemului, dar fac parte din arhitectura acestuia; b. funcţii auxiliare care reflectă ansamblul activităţilor ce nu fac parte din sistem, dar cu care acesta este în strânsă intercorelaţie. Ele asigură folosirea ieşirilor subsistemului ca suport decizional sau ca intrări în celelalte subsisteme componente. În ceea ce priveşte metodologia care trebuie utilizată pentru implementarea şi aplicarea ingineriei valorii în managementul
  • 241. 244 Informatică şi management organizaţiilor, specialiştii consideră că este necesar să fie urmate următoarele etape : 1. Selectarea sistemului care va fi analizat. 2. Determinarea funcţiilor sistemului şi colectarea informaţiilor referitoare la cerinţele şi costurile prezente. 3. Stabilirea costului fiecărei funcţii. 4. Determinarea valorii fiecărei funcţii. 5. Stabilirea obiectivelor utilizării ingineriei valorii prin compararea costului cu valoarea pentru fiecare funcţie. 6. Generarea de idei şi de alternative. 7. Analiza alternativelor prin prisma costurilor şi gradului de satisfacere a cerinţelor. 8. Testarea şi verificarea alternativelor. Selectarea alternativei optimale se poate face prin utilizarea unei metode de fundamentare a deciziilor în condiţii multicriteriale de certitudine, cum este cazul algoritmului derivat din teoria mulţimilor fuzzy. 4.7.2 Etapele aplicării ingineriei valorii În situaţia abordării unor activităţi economice complexe se recomandă ca alegerea funcţiilor sistemului să fie făcută de un colectiv format din specialişti care cunosc foarte bine specificul activităţilor din sistem. În prima etapă a aplicării metodei, fiecărei funcţii i se asociază un număr de niveluri de importanţă, influenţat de relaţiile de importanţă în care se află funcţiile sistemului, unele faţă de celelalte. Determinarea numărului nivelurilor de importanţă pentru fiecare funcţie se face printr- o grilă ajutătoare în care se înscriu pe linii şi pe coloane funcţiile subsistemului şi care se completează după următoarea regulă:  dacă funcţia i este mai importantă decât funcţia j se înscrie 1 la intersecţia coloanei funcţiei i cu linia funcţiei j şi 0 la intersecţia coloanei funcţiei j cu linia funcţiei i;  la intersecţia liniei şi coloanei aceleiaşi funcţii se înscrie cifra 1.
  • 242. 245 Informatică şi management Numărul nivelurilor de importanţă ale unei funcţii se determină prin însumarea valorilor înscrise pe coloana funcţiei respective. Pentru exemplificare, presupunem că funcţionarea unui sistem este influenţată de patru funcţii notate A, B, C, D şi aflate în următoarele relaţii:  funcţia A este mai importantă decât toate celelalte;  funcţia B este mai importantă decât funcţiile C şi D;  funcţia C este mai importantă decât D. Grila corespunzătoare acestui exemplu este redată în tabelul nr. 4.36. Tabelul nr. 4.36 Matricea nivelurilor de importanţă ale funcţiilor Funcţia A B C D A 1 0 0 0 B 1 1 0 0 C 1 1 1 0 D 1 1 1 1 Total 4 3 2 1 Valorile nivelurilor de importanţă sunt supuse restricţiei următoare: „Mulţimea numărului nivelurilor de importanţă trebuie să acopere în întregime mulţimea numerelor naturale din intervalul [l,n]". În cea de a doua etapă are loc dimensionarea economică a fiecărei funcţii, care constă în calcularea costurilor acesteia în funcţie de numărul nivelurilor sale de importanţă. Atunci când sistemul proiectat conţine mai multe subsisteme componente, operaţia este precedată de evi- denţierea funcţiilor care influenţează fiecare subsistem, de elaborarea unui tabel ajutător (tabelul nr. 4.37).
  • 243. 246 Informatică şi management Tabelul nr. 4.37 Matricea costurilor parţiale ale funcţiilor Funcţie Subsistem F1 F2 ... Fm S1 x x S2 x x ... Sn x x Dacă funcţia i influenţează funcţionarea subsistemului j se înscrie caracterul x la intersecţia liniei subsistemului cu coloana funcţiei. Pentru un subsistem, dimensionarea economică a unei funcţii înseamnă calcularea costului acesteia prin relaţia: im 1k k j i j n* n Cs Cf    (4.94) unde: Cfij = costul funcţiei i corespunzător subsistemului j; Cs = costul antecalculat al subsistemului j; nk = niveluri de importanţă ale funcţiilor care influenţează funcţionarea subsistemului j (se iau din tabelul anterior);   m 1k kn = suma nivelurilor de importanţă ale tuturor funcţiilor care influenţează funcţionarea subsistemului j; Pentru exemplificare considerăm că sistemul analizat este compus din trei subsisteme cu costuri antecalculate de 21, 24 şi respectiv 35 unităţi băneşti a căror funcţionare este influenţată de funcţiile A, B, C, D exemplificate mai sus, astfel:
  • 244. 247 Informatică şi management Funcţie Subsistem A B C D S1 x x S2 x x X S3 x x Costurile fiecărei funcţii, la nivel de subsistem, calculate cu ajutorul relaţiei de mai sus, sunt redate în tabelul următor : Subsistem Cost Funcţii şi niveluri de importanţă A(4) B(3) C(2) D(1) S1 21 12 9 S2 24 13,68 6,48 3,84 S3 35 21 24 Costul funcţiei 25,68 30 20,48 3,84 Cea de a treia etapă a ingineriei valorii are drept obiectiv identificarea şi evidenţierea acelor funcţii şi implicit acele subsisteme care au costurile nejustificat de mari din punct de vedere economic. La baza atingerii acestui obiectiv stă criteriul proporţionalităţii dintre costul fiecărei funcţii şi numărul nivelurilor sale de importanţă. Conform acestuia dacă o funcţie i are de n ori mai multe niveluri de importanţă decât o funcţie j, atunci între costurile lor trebuie să existe aceeaşi relaţie. Potrivit acestui criteriu se poate considera că relaţia dintre costul unei funcţii şi numărul nivelurilor sale de importanţă este de forma y = a∙x, unde: y = costul funcţiei; x = numărul nivelurilor de importanţă ; a = coeficient de regresie. Pentru un cost antecalculat y al unei funcţii, notăm cu y* costul său calculat în etapa precedentă.Considerăm că valoarea lui y* trebuie să fie
  • 245. 248 Informatică şi management dată de relaţia de mai sus, valoarea coeficientului a trebuie să asigure o valoare minimă a abaterii costurilor calculate de la cele antecalculate. Acest lucru este posibil atunci când estimatorul abaterilor are valoarea cea mai mică, adică atunci când suma pătratelor abaterilor valorilor calculate de la cele antecalculate este minimă. Matematic, condiţia se exprimă astfel: 2 n 1i * ii )y(y(min)S    (4.95) unde: S = estimatorul abaterilor; yi = costurile antecalculate corespunzătoare funcţiei i şi rezultate din dimensionarea economică a acesteia; y*i = costul calculat al funcţiei i, supus criteriului de proporţionalitate.   m 1k kn = suma nivelurilor de importanţă ale tuturor funcţiilor care influenţează funcţionarea subsistemului j; Relaţia de mai sus se poate explicita astfel: 2 n 1i ii )ax(y(min)S    (4.96) unde : N = numărul funcţiilor care influenţează funcţionarea unui subsistem. Matematic, condiţia de minim este îndeplinită pentru acea valoare a coeficientului „a" pentru care ea este soluţie a ecuaţiei de derivate parţiale a lui S în raport cu „a", adică :    n 1i 2 ii n 1i iii n 1i i xayx0)ax(yx0 δa δS       n 1i 2 i n 1i ii x yx a (4.97)
  • 246. 249 Informatică şi management Evidenţierea funcţiilor cu un cost antecalculat supradimensionat se face printr-un sistem de coordonate în două dimensiuni, în care se reprezintă pe abscisă nivelurile de importanţă ale fiecărei funcţii şi pe ordonată costul calculat al acestora. Pentru exemplificare considerăm că reprezentarea grafică a costurilor calculate este următoarea (figura nr. 4.25): Costulfuncţiei Numărul nivelurilor de importanţă N1 N2 y=x N3 N4 C4 C2 C1 C3 0 Figura nr. 4.25 Identificarea costurilor antecalculate supradimensionate prin metoda grafică Se consideră că o funcţie este supradimensionată economic dacă costul calculat corespunzător ei se situează deasupra bisectoarei I, apreciere valabilă doar în condiţiile folosirii criteriului proporţionalităţii. Identificarea funcţiilor cu costuri supradimensionate poate avea două consecinţe: 1. Renunţarea la realizarea proiectului în ansamblul său, sau la subsistemele care sunt influenţate de funcţiile supradimensionte.
  • 247. 250 Informatică şi management 2. Reevaluarea costurilor antecalculate ale subsistemelor cu funcţii supradimensionate, redimensionarea lor economică şi recalcularea lor până când se vor situa sub bisectoarea I. 4.7.3 Studiu de caz. Identificarea costurilor supradimensionate ale reproiectării sistemului de management al unei organizaţii Consiliul de administraţie al unei companii a decis angajarea unei firme de consultanţă care să coordoneze procesul de reproiectare a sistemului de management al organizaţiei. După analiza tuturor ofertelor, a fost selectată firma X, care a solicitat suma de 22.000 euro pentru reproiectarea sistemului, sumă care a fost defalcată pe cele 4 subsisteme ale sistemului de management după cum urmează :  S01 Subsistemul decizional 5.000 euro  S02 Subsistemul informaţional 8.500 euro  S03 Subsistemul organizatoric 6.000 euro  S04 Subsistemul metode şi tehnici de management 2.500 euro Echipa beneficiarului a analizat sistemul prin prisma funcţiilor sale şi a identificat un set de 15 funcţii critice pentru funcţionarea în condiţii de eficienţă a sistemului de management, dintre care 10 funcţii principale şi 5 funcţii secundare. Funcţiile principale sunt :  F01 Capacitatea de luare a deciziilor în timp real.  F02 Eficientizarea deciziilor care au la bază exercitarea atributului de previziune.  F03 Furnizarea de informaţii în timp real.  F04 Existenţa unor diagrame coerente de relaţii între compartimente.  F05 Existenţa unor circuite şi fluxuri informaţionale scurte.  F06 Flexibilitatea sporită a sistemului organizatoric.  F07 Existenţa procedurilor de evaluare a managementului calităţii.  F08 Capacitatea de a lua decizii asistate de calculator.
  • 248. 251 Informatică şi management  F09 Viteza de transmitere a informaţiilor în teritoriu.  F10 Capacitatea de monitorizare on-line a sistemului de producţie. Funcţiile secundare sunt :  F11 Reproiectarea sistemului de management pe criterii de eficienţă.  F12 Existenţa unui sistem de evaluare a performanţelor personalului.  F13 Fundamentarea deciziilor adoptate în condiţii de risc şi incertitudine prin produse informatice dedicate.  F14 Utilizarea tablourilor de bord, pe nivele de decizie.  F15 Folosirea managementului prin excepţii. Echipa a analizat şi influenţele celor 15 funcţii ale sistemului asupra celor 4 subsisteme. În urma analizei, au fost relevate următoarele relaţii de interdependenţă : Tabelul nr. 4.38 Relaţiile de interdependenţă între funcţiile şi subsistemele sistemului de management al unei organizaţii F01 F02 F03 F04 F05 F06 F07 F08 F09 F10 F11 F12 F13 F14 F15 S01 X x x x x x x x S02 X x x x x x x x X x S03 x x x x x X x S04 X x x x x X x x x Rezolvarea acestei probleme decizionale, folosind metoda ingineriei valorii, presupune parcurgerea următoarelor etape : ETAPA 1 – Determinarea nivelurilor de importanţă ale funcţiilor prin elaborarea matricii funcţiilor, în funcţie de importanţa acordată de decident fiecărei funcţii în comparaţiei cu celelalte.
  • 249. 252 Informatică şi management Exemplu : Comparăm funcţiile F01 (capacitatea de adoptare a deciziilor în timp real) şi F07 (existenţa procedurilor de evaluare a managementului calităţii).Ambele funcţii sunt esenţiale, deoarece sunt funcţii principale şi contribuie la realizarea obiectivelor strategice şi a celor derivate de grad 1. Considerăm că funcţia F01 este mai importantă, deoarece, în condiţiile mediului economic dinamic, este necesară o viteză de reacţie rapidă a managementului organizaţiei. În aceste condiţii, în matricea funcţiilor,vom avea următoarele valori: MF(7,1)=1 şi MF(1,7)=0. În mod similar, se compară şi celelalte funcţii şi se completează toate elementele matricii, obţinându-se tabelul nr. 4.39. Tabelul nr. 4.39 Matricea nivelurilor de importanţă ale funcţiilor sistemului de management al unei organizaţii F01 F02 F03 F04 F05 F06 F07 F08 F09 F10 F11 F12 F13 F14 F15 F01 1 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 F02 1 1 1 0 1 1 0 1 0 1 0 0 0 0 0 F03 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0 F04 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 F05 1 0 1 0 1 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 F06 1 0 1 0 0 1 0 0 0 0 0 0 0 0 0 F07 1 1 1 0 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 0 F08 1 0 1 0 1 1 0 1 0 1 0 0 0 0 0 F09 1 1 1 0 1 1 0 1 1 1 0 0 0 0 0 F10 1 0 1 0 0 1 0 0 0 1 0 0 0 0 0 F11 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 0 0 F12 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 F13 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 1 1 0 F14 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 0 0 1 0 F15 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1
  • 250. 253 Informatică şi management Prin însumarea valorilor de pe fiecare coloană stabilim nivelurile de importanţă ale funcţiilor (nj) : F01 F02 F03 F04 F05 F06 F07 F08 F09 F10 F11 F12 F13 F14 F15 Nj 14 9 15 6 11 13 7 10 8 12 5 2 3 4 1 ETAPA 2 – Determinarea costurilor funcţiilor. În cadrul acestei etape, sunt repartizate costurile antecalculate pe funcţiile sistemului, în funcţie de nivelurile de importanţă ale acestora şi de influenţele lor asupra subsistemelor sistemului de management. Pornind de la matricea influenţelor funcţiilor asupra subsistemelor, se întocmeşte matricea costurilor parţiale ale funcţiilor, pentru care se aplică formula : im 1k k j i j n* n Cs Cf    (4.98) Matricea următoare indică modalitatea de calcul a elementelor   m 1k kn . F01 F02 F03 F04 F05 F06 F07 F08 F09 F10 F11 F12 F13 F14 F15   m 1k kn S01 14 9 6 10 12 5 2 3 61 S02 14 6 11 13 7 10 8 12 5 3 89 S03 9 15 11 13 12 5 4 69 S04 14 9 15 7 10 5 2 4 1 67 Matricea costurilor parţiale ale funcţiilor va cuprinde valorile din tabelul nr.4.40.
  • 251. 254 Informatică şi management Tabelul nr. 4.40 Matricea costurilor parţiale ale funcţiilor sistemului de management al organizaţiei Csi F01 F02 F03 F04 F05 F06 F07 F08 F09 F10 F11 F12 F13 F14 F15   m 1k kn 14 9 15 6 11 13 7 10 8 12 5 2 3 4 1 5000 1148 738 0 492 0 0 0 820 0 984 410 164 246 0 0 61 8500 1337 0 0 573 1051 1242 668 955 764 1146 477 0 286 0 0 89 6000 0 782 1304 0 956 1130 0 0 0 1043 435 0 0 348 0 69 2500 522 336 560 0 0 0 261 373 0 0 186 74 0 149 37 67 Prin însumarea valorilor de pe fiecare coloană se determină costurile funcţiilor sistemului de management : Funcţia F01 F02 F03 F04 F05 F06 F07 F08 F09 F10 F11 F12 F13 F14 F15 Costul 3007 1856 1864 1065 2007 2372 930 2148 764 3173 1509 238 532 497 37 ETAPA 3–Determinarea costurilor antecalculate supradimensionate ale funcţiilor. Se determină costurile reale ale funcţiilor şi se compară apoi cu costurile antecalculate ale acestora, în vederea identificării costurilor supradimensionate. Se va lua în considereare faptul că între costul real al unei funcţii şi numărul nivelelor sale de importanţă există o relaţie de forma y = a ∙ x unde a reprezintă un coeficient de regresie, calculat pe baza datelor din tabelul următor: F01 F02 F03 F04 F05 F06 F07 F08 F09 F10 F11 F12 F13 F14 F15 ∑ X 14 9 15 6 11 13 7 10 8 12 5 2 3 4 1 Y* 3007 1856,1 1864 1064,8 2007 2372 929,7 2147,86 764 3173,1 15097 239 532,4 497,1 37,3 22000 X∙Y* 42098 16705 27961 6389,0 220789 30836 6508 21478,6 6112,4 38078 7543 477 1597 1988 37,3 229888 X2 196 81 225 36 121 169 49 100 64 144 25 4 9 16 1 1240 a = 229888/1240 = 185,39 Cunoscând valoarea coeficientului de regresie, se determină costurile reale ale funcţiilor, aplicând formula y=a*x :
  • 252. 255 Informatică şi management F01 F02 F03 F04 F05 F06 F07 F08 F09 F10 F11 F12 F13 F14 F15 Y 2595,5 1668,5 2780,9 1112,3 2039,3 2410,1 1297,7 1853,9 1483,1 2224,7 926,9 370,7 556,1 741,6 185 Comparând costurile calculate cu cele antecalculate, vom obţine situaţia următoare: F01 F02 F03 F04 F05 F06 F07 F08 F09 F10 F11 F12 F13 F14 F15 Y 2595,51668,5 2780,9 1112,3 2039,3 2410,1 1297,7 1853,9 1483,1 2224,7 926,9 370,7 556,1 741,6 185 Y* 3007 1856,1 1864,0 1064,8 2007,02372,01929,732147,86764,043173,151508,71238,56532,42497,08 37,31 Δ -411,5 -187,6 916,85 47,52 32,24 38,10 368,02-293,93719,10-948,43 -581,75132,23 23,76 244,49148,08 Funcţiile pentru care costul real este mai mic decât cel antecalculat (∆<0) sunt supradimensionate : F01 Capacitatea de luare a deciziilor în timp real. F02 Eficientizarea deciziilor care au la bază exercitarea atributului de previziune. F08 Capacitatea de a lua decizii asistate de calculator. F10 Capacitatea de monitorizare on-line a sistemului de producţie. F11 Reproiectarea sistemului de management pe criterii de eficienţă. Pe baza acestor informaţii, managementul organizaţiei poate decide fie renunţarea la reproiectarea sistemului de management, fie solicitarea redimensionării economice a funcţiilor cu costuri antecalculate supradimensionate. 4.8 Optimizarea rutelor de transport O categorie deosebit de complexă de situaţii manageriale este aceea care ridică în faţa managementului unei organizaţii problema optimizării rutelor de transport, atunci când se doreşte minimizarea cheltuielilor totale prin parcurgerea traseului minim între mai multe puncte deservite la un moment dat.
  • 253. 256 Informatică şi management Într-o formalizare generală a situaţiilor din această categorie, putem accepta că se doreşte stabilirea unei rute optime care să permită trecerea unui mijloc de transport prin „n” puncte astfel încât, distanţa totală parcursă să fie minimă şi să nu se treacă de două ori prin acelaşi punct. În practica managerială, această cerinţă, de o deosebită actualitate şi complexitate, este cunoscută sub numele de „problema comisvoiajorului”, definită pentru prima dată în mediul de afaceri din SUA la mijlocul secolului XX. Ea este întâlnită în serviciile publice de transport local, în distribuţia teritorială a produselor unei organizaţii, în diverse activităţi de prestări servicii, telecomunicaţii şi uneori, în activitatea de organizare a producţiei. 4.8.1 Consideraţii generale Din punct de vedere al funcţiilor procesului managerial, optimizarea rutelor de transport, în context cu cele prezentate mai sus, permite eficientizarea exercitării îndeosebi a funcţiilor de previziune, organizare şi coordonare fiind, din acest punct de vedere, o situaţie managerială a cărei rezolvare poate îmbunătăţi semnificativ indicatorii de performanţă ai organizaţiei. Complexitatea sa, precum şi o serie de cerinţe economice suplimentare, au făcut imposibilă identificarea unor algoritmi care să permită obţinerea de soluţii deterministe. Problema a fost rezolvată, printr-un procedeu iterativ, de Little, Murty, Sweeney şi Karel [1], considerat cel mai eficient procedeu publicat până în prezent, deşi timpul de rezolvare a problemei cu ajutorul calculatorului creşte foarte repede, odată cu dimensiunile acesteia. Pentru descrierea matematică a problemei notăm cu M(R) mulţimea rutelor posibile, de dimensiune nxn şi cu C(i,j) matricea costurilor. Dacă cij este costul deplasării din oraşul i în oraşul j, notăm xij = l, dacă deplasarea se face direct din oraşul i în oraşul j şi xij=0, în caz contrar. Cu aceste notaţii, condiţia de optim este dată de (minim) ji ijijcx , . Restricţia suplimentară constă în faptul că valorile xij trebuie alese în aşa fel încât prin nici un oraş să nu se treacă de două ori, înainte de a fi terminat turul tuturor oraşelor. Deoarece nu se poate merge direct din
  • 254. 257 Informatică şi management i în i, putem evita axest lucru în procesul minimizării punând cii =∞. Să observăm că pentru fiecare indice i, avem xij = l pentru un singur j; de asemenea, pentru fiecare indice j avem xij = l pentru un singur i. Prin urmare, am putea rezolva problema de repartizare optimă, sperând că soluţia ei va satisface restricţia suplimentară. Înainte de a prezenta algoritmul lui Little pentru rezolvarea problemei, se impune precizarea că numărul drumurilor posibile între „n” puncte este deosebit de mare, el fiind egal cu (n-1)!. 4.8.2 Studiu de caz. Optimizarea rutelor de transport folosind algoritmul lui Little Având în vedere complexitatea algoritmului iterativ dezvoltat de Little şi colaboratorii lui, precum şi dificultatea abordării unui studiu de caz, vom prezenta modul de rezolvare a situaţiei manageriale specifică problemei de optimizare a rutelor de transport pe exemplul tratat de Russell Ackoff şi Maurice Sasieni[1]. Notăm cu S(0) mulţimea tuturor itinerariilor admisibile în problema comisvoiajorului, de dimensiune nxn, cu matricea costurilor [cij]. Există (n-1)! trasee în S(0). Reducem matricea [cij] astfel încât fiecare linie şi fiecare coloană să conţină cel puţin un element nul. Drumul care trece prin aceste elemente nule este cel optim, iar costul asociat lui este egal cu suma totală a reducerilor efectuate. Fie [c'ij] matricea redusă şi r cantitatea totală scăzută din [cij]. Observăm că fiecare itinerariu în S(0) va costa cel puţin r. Spunem că r este o margine inferioară a traseelor din S(0). Metoda lui Little şi a colaboratorilor începe prin a partiţiona S(0) în două submulţimi şi a calcula câte o margine inferioară pentru fiecare din ele. Se împarte apoi submulţimea cu marginea inferioară mai mică şi se calculează încă două margini inferioare. La fiecare etapă se alege submulţimea având cea mai mică margine inferioară obţinută până în acel moment şi se descompune în două submulţimi disjuncte. La sfârşit se obţine o submulţime, care conţine un singur itinerar, al cărui cost este egal cu marginea inferioară; acest drum este optim. Vom exemplifica
  • 255. 258 Informatică şi management aplicarea algoritmului pe problema cu zece oraşe care a fost utilizată iniţial de Murty, prezentată în tabelul nr.4.41. Se observă că elementele cij de pe diagonala principală sunt infinite, deoarece nu se poate merge dintr-un oraş în el însuşi într-o singură escală. Tabelul nr. 4.41 Matricea itinerariilor admisibile în problema comis-voiajorului – Etapa nr. I La De la 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 ∞ 51 55 90 41 63 77 69 0 23 2 50 ∞ 0 64 8 53 0 46 73 72 3 30 77 ∞ 21 25 51 47 16 0 60 4 65 0 6 ∞ 2 9 17 5 26 42 5 o 94 0 5 ∞ 0 41 31 59 48 6 79 65 0 0 15 ∞ 17 47 32 43 7 76 96 48 27 34 0 ∞ 0 25 0 8 0 17 9 27 46 15 84 ∞ 0 24 9 56 7 45 39 0 93 67 79 ∞ 38 10 30 0 42 56 49 77 76 49 23 ∞ Paşii de algoritmi sunt următorii: 1.Se scade cel mai mic element din fiecare linie a matricei costurilor până când se obţine câte un zero în fiecare linie şi în fiecare coloană. Suma cantităţilor care au fost scăzute este reducerea totală r. Notăm cu [c'ij] matricea obţinută în acest mod. Observăm că matricea din tabelul l este deja redusă şi r=0. 2.Pentru fiecare element nul din [c'ij] se înregistrează penalitatea (phk) corespunzătoare nefolosirii acelui element, în baza următorului raţionament: dacă nu se foloseşte arcul (h, k), trebuie folosit un anumit element din linia h şi un anumit element din coloana k şi deci costul nefolosirii legăturii (h, k) este cel puţin egal cu suma celor mai mici elemente din linia h şi coloana k, cu excepţia elementului c'hk. Ca urmare,
  • 256. 259 Informatică şi management    ' i k hi ' hj kj hk cmincminp   (4.80) Rezultatul obţinut se încrie în colţul din stânga sus al fiecărei celule în care se găseşte un zero.Pentru exemplu, considerăm zeroul din celula (l, 9). Suma minimelor din linia l şi coloana 9, excluzând zeroul din (l, 9), este 23 + 0 = 23. Pentru celula (10, 2), suma este de asemenea 23 + 0 = 23, iar pentru (2, 7) este 0 + 17 = 17. Rezultatul acestor calcule este arătat în tabelul 4.42. În primul ciclu se merge la pasul 3; în ciclurile următoare se merge la pasul 6. 3.Fie (h,k) celula cu c' ij=0, având penalitatea maximă (dacă există mai multe asemenea elemente, se alege unul dintre ele în mod arbitrar). Se partiţionează mulţimea S(0), a tuturor itinerariilor posibile, în mulţimea acelora care conţin arcul (h,k) şi mulţimea complementară. Fie S(h,k) şi S( kh, ) aceste submulţimi. 4.Se calculează marginile inferioare ale costurilor tuturor drumurilor în fiecare submulţime. 4.1.Dacă nu se foloseşte arcul (h,k) atunci, pe lângă reducerea r, va mai fi un cost de cel puţin phk (pasul 1). Prin urmare, o margine inferioară θ( kh, ) este dată de:   hkprk,h  (4.99) În exemplul considerat r = 0 şi pl,9 = 23 şi deci:   232309,1 
  • 257. 260 Informatică şi management Tabelul nr. 4.42 Matricea itinerariilor admisibile în problema comis-voiajorului – Etapa nr. II La De la 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 ∞ 51 55 90 41 63 77 69 23 23 0 2 50 ∞ 0 64 8 53 17 46 73 72 0 0 3 30 77 ∞ 21 25 51 47 16 16 60 0 4 65 2 6 ∞ 2 9 17 5 26 42 0 5 0 94 0 5 ∞ 0 41 31 59 48 0 0 0 6 79 65 0 5 15 ∞ 17 47 32 43 0 0 7 76 96 48 27 34 0 ∞ 5 25 23 0 0 0 8 0 0 17 9 27 46 15 84 ∞ 0 24 0 9 56 7 45 39 9 93 67 79 ∞ 38 0 10 30 23 42 56 49 77 76 49 23 ∞ 0 4.2.Pentru a calcula o margine inferioară pentru S(h,k), vom observa că dacă folosim arcul (h,k), atunci nu putem folosi (k,h) (dacă am utiliza ambele arce (h,k) şi (k,h), ar trebui să mergem de la h la k şi înapoi la h fără a vizita celelalte oraşe). Pentru a evita utilizarea arcului (k,h) vom pune c'kh= ∞. Deoarece arcul (h,k) este folosit, nu vom mai utiliza nici un arc adiacent liniei h sau coloanei k. Eliminăm astfel linia h şi coloana k. În matricea rămasă trebuie să alegem un element din fiecare linie şi din fiecare coloană astfel încât costul să fie cel puţin egal cu cantitatea, cu care matricea rămasă poate fi redusă.
  • 258. 261 Informatică şi management Fie rhk această cantitate. Atunci o margine inferioară θ(h,k) pentru S(h,k) este dată de relaţia:   hkrrk,h  (4.100) În exemplul considerat punem c'91=∞ şi eliminăm linia l şi coloana 9. Matricea rămasă poate fi redusă cu 16 în linia 3 şi θ(1, 9)=0+16=16. 5.Se alege S(h,k) sau S( kh, ) pentru a fi partiţionată în continuare, după cum θ(h,k) este mai mic decât θ( kh, ) sau invers. Dacă se alege S (h,k), se merge la pasul 2 folosind matricea redusă obţinută în pasul 4.2. Dacă se alege S( kh, ) se reia matricea [c' ij] punând c'hk=∞ şi se reduce matricea rezultată. Cu matricea obţinută în acest fel se reia pasul 2. Matricea obţinută la pasul 4.2 este prezentată în tabelul nr.4.43. 9,1 1,9 0 0 1623 6.Fie (u,v) căsuţa care conţine penalitatea maximă puv. Se face din nou o partiţie, în mulţimile care conţin arcul (u,v) şi acela care nu îl conţin. În exemplul nostru, penalităţile sunt arătate în colţurile din stingă sus ale tabelului 3. Alegem (10, 2) cu penalitatea 30. 7.Se calculează marginile inferioare pentru noile mulţimi. Fie θ' marginea inferioară corespunzătoare mulţimii care urmează a fi partiţionată.
  • 259. 262 Informatică şi management 7.1.Pentru mulţimea care nu conţine (u,v) marginea inferioară este θ=θ'+puv. 7.2.Pentru mulţimea care conţine (u,v) se elimină linia u şi coloana v. Se găseşte elementul (ά, β) care împreună cu arcele incluse anterior ar forma un subciclu . Tabelul nr. 4.43 Matricea itinerariilor admisibile în problema comis-voiajorului – Etapa nr. III La De la 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 50 ∞ 0 64 8 53 0 46 72 0 0 3 14 61 ∞ 5 9 35 31 5 44 0 4 65 2 6 ∞ 2 9 17 5 42 0 5 0 94 0 5 ∞ 0 41 31 48 0 0 0 6 79 65 0 5 15 ∞ 17 47 43 0 0 7 76 96 48 27 34 0 ∞ 0 24 0 0 0 8 9 17 9 27 46 15 84 ∞ 24 0 9 ∞ 7 45 39 9 93 67 79 38 0 10 30 30 42 56 49 77 72 49 ∞ 0  Pentru a găsi arcul care ar completa un subciclu, este util să introducem conceptul de lanţ. Un singur arc este un lanţ de lungime l; avem un lanţ de lungime k atunci când avem arce de forma (a, b), (b, c), (c, d),...,(g, h), (h, j), în număr de k. Când adăugăm arcul (j, l) trebuie să excludem arcul (l, a) pentru a evita un subciclu. Am putea adăuga un arc care leagă două lanţuri, de exemplu să adăugăm (h, u) lanţurilor (a, b), (b, c),...,(g, h) şi (u, v), (v, w),..., (y, z), în acest caz trebuie să excludem (z, a).
  • 260. 263 Informatică şi management Costul arcului (ά, β) se ia infinit. Se reduce matricea astfel obţinută. Dacă ruv este reducerea, atunci θ= θ' +ruv. În exemplul considerat am ales elementul (10,2). Eliminăm linia 10 şi coloana 2. Mulţimea care trebuie partiţionată este aceea a tuturor ciclurilor care includ (l,9). Când facem partiţia în mulţimile conţinând (l, 9) şi (10, 2), trebuie să excludem (2, 10). Punem c’2,10= ∞ în tabelul 3. Matricea rezultată poate fi redusă cu 2 (în linia 4). Matricea obţinută este redată în tabelul următor. Tabelul nr. 4.44 Matricea itinerariilor admisibile în problema comis-voiajorului – Etapa nr. IV La De la 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 50 0 64 8 53 15 46 ∞ 0 0 3 14 ∞ 5 9 35 31 5 44 0 4 63 4 ∞ 3 7 15 3 40 0 5 0 0 5 ∞ 0 41 31 48 0 0 0 6 79 0 5 15 ∞ 17 47 43 0 0 7 76 48 27 34 0 ∞ 0 24 0 0 0 8 9 9 27 46 15 84 ∞ 24 0 9 ∞ 45 39 38 93 67 79 38 0 10
  • 261. 264 Informatică şi management Deoarece cel mai mic cost (fig.2) este 18 pentru (10,2) partiţionăm mulţimea care include (1,9) şi (10,2). Se calculează penalităţile pentru elementele nule din tabelul 4.43 şi se înscriu în colţurile din stânga sus. Cea mai mare penalitate este 38 pentru (9,5). Dacă includem (9,5) avem lanţul (l,9), (9,5) şi, prin urmare, trebuie să excludem (5,1) pentru a evita un subciclu. Punem c5,1=∞, eliminăm linia 9 şi coloana 5 din tabelul 4.44 şi calculăm reducerea. Ea este 3 în linia 4. 9,1 1,9 0 0 1623 2,10 10,2 16+2=1816+30=46 Datorită faptului că mulţimea care conţine (9,5) are marginea θ=21, continuăm descompunerea. Reducem tabelul 4 şi obţinem tabelul 4.45, cu penalitatea maximă 24 pentru (7.10). Eliminăm linia 7 şi coloana 10. 9,1 1,9 0 0 1623 2,10 10,2 1846 5,9 9,5 18+3=2118+38=56
  • 262. 265 Informatică şi management Tabelul nr. 4.45 Matricea itinerariilor admisibile în problema comis-voiajorului – Etapa nr. V La De la 1 3 4 6 7 8 10 2 50 0 64 53 12 46 ∞ 0 0 3 14 ∞ 5 35 31 5 44 0 4 60 1 ∞ 4 12 1 37 0 5 ∞ 0 5 0 41 31 48 0 0 6 79 0 5 ∞ 17 47 43 0 0 7 76 48 27 0 ∞ 0 24 0 0 0 8 23 9 27 15 84 ∞ 24 0 Pentru lanţul (7,10), (10, 2) luăm cij=∞. Obţinem reducerea 12 în coloana 7. 9,1 1,9 0 0 1623 2,10 10,2 1846 5,9 9,5 2156 10,7 7,10 21+12=3321+24=45
  • 263. 266 Informatică şi management Costul mulţimilor care conţin (l,10) este 33, deci mai mare decât costul 23 al mulţimilor care nu conţin (l,9). Se partiţionează mulţimea tuturor traseelor care nu conţin arcul (1,9). Pentru a face aceasta, ne întoarcem la tabelul 1, punem c1,9=∞ şi reducem matricea. Rezultatul este tabelul 4.45, în care se indică şi penalităţile. Penalitatea maximă este 30 în celula (10,2). Eliminăm linia 10 şi coloana 2, punem c2,10=∞ şi reducem matricea astfel obţinută. Reducerea este 2 în linia 4. Continuând în acest fel, se obţine rezultatul final. Tabelul nr. 4.46 Matricea itinerariilor admisibile în problema comis-voiajorului – Etapa nr. VI La De la 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 ∞ 28 32 67 18 40 54 46 ∞ 8 0 2 50 ∞ 0 64 8 53 17 46 73 72 0 0 3 30 77 ∞ 21 25 51 47 16 16 60 0 4 65 2 6 ∞ 2 9 17 5 26 42 0 5 0 94 0 5 ∞ 0 41 31 59 48 0 0 0 6 79 65 0 5 15 ∞ 17 47 32 43 0 0 7 76 96 48 27 34 0 ∞ 5 25 0 0 0 0 8 0 17 9 27 46 15 84 ∞ 0 24 0 0 9 56 7 45 39 90 93 67 79 ∞ 38 10 30 30 42 56 49 77 76 49 23 ∞ 0
  • 264. 267 Informatică şi management 1,9 0 0 16 2,10 10,2 1846 5,9 9,5 2156 10,7 7,10 3345 2,10 10,2 23+2=25 23+30=53 23 9,1 Să observăm în figura de mai sus că atunci când ajungem la o soluţie în (6,3), obţinem costul 33, care este şi costul ramurii abandonate în (7,10). Putem să ne înapoiem la această ramură, obţinând încă o soluţie. Metoda va furniza noi soluţii ori de câte ori vom întâlni situaţia de mai sus. Rezultatele finale sunt ciclurile: 1-10-2-7-6-3-9-5-4-1 şi 1-9-5-6-4-7-10-2-3-8-1. Costul fiecăruia din cele două itinerarii este 33. Fiecare din aceste submulţimi conţine câte un singur ciclu, al cărui cost este egal cu marginea inferioară, iar toate celelalte itinerarii aparţin unor submulţimi ale căror margini inferioare sunt mai mari. Prin urmare, ciclurile obţinute au costul minim. Procedeul pe care 1-am descris pentru rezolvarea problemei comisvoiajorului este un exemplu al unei tehnici mai generale numite branch-and bound (ramifică şi mărgineşte).
  • 265. 268 Informatică şi management 1,9 0 0 16 46 9,1 56 45 2,10 10,2 18 9,5 215,9 1,7 7,1 33 3,2 2,3 33 79 1,8 8,1 33 62 4,6 6,4 33 43 6,5 5,6 33 97 7,4 4,7 33 ∞ 8,3 3,8 18 46 7,2 10,2 25 9,5 285,9 1,1 1,1 28 9,3 3,9 28 44 7,2 2,7 28 40 1,8 8,1 28 37 8,4 4,8 28 60 6,7 7,6 33 76 4,5 5,4 33 ∞ 53 63 23 60 3,6 6,3 33 ∞ Figura nr. 4.26 Optimizarea unei rute de transport prin tehnica branch&bound
  • 266. 269 Informatică şi management Optimizarea unei probleme de transport, folosind algoritmul lui Little, cu ajutorul unui produs informatic dedicat este deosebit de importantă având în vedere numărul extrem de mare de trasee existente pentru un număr mic de puncte (de exemplu, pentru doar 10 puncte numărul traseelor posibile este 9!, valoare care indică câteva sute de mii de drumuri posibile). Rezolvarea problemei cu ajutorul calculatorului presupune organizarea datelor în masive de memorie uni şi bidimensionale, sau în fişiere înlănţuite. Un colectiv al catedrei de Management din Academia de Studii Economice Bucureşti a aplicat acest algoritm pentru optimizarea rutelor de aprovizionat a centrelor de distribuţie din Bucureşti cu produse lactate, în baza unui contract încheiat cu Întreprinderea de Produse Lactate „Mioriţa”, folosind un produs informatic propriu care gestiona o bază de date formată din fişiere de structură şi de legătură.
  • 267. 270 Informatică şi management CAPITOLUL 5 5REALIZAREA SISTEMELOR INFORMATICE PENTRU MANAGEMENT 5.1 Diagnosticarea sistemelor informaţionale folosind tehnica SWOT Diagnosticarea sistemului informaţional al unei organizaţii în vederea identificării punctelor sale forte şi slabe se face prin metode specifice de analiză a acestuia, una din cele mai uzual folosite fiind tehnica SWOT (Strenghts, Weaknesses, Opportunities, Threats). Ipoteza de la care pleacă analiza SWOT este aceea că modul de funcţionare al sistemului de management al organizaţiei reprezintă rezultatul influenţei unor factori interni ai organizaţiei, de natură pozitivă sau negativă. Fireşte însă că asupra componentelor sistemului de management acţionează şi o serie de factori externi, care pot accelera sau atenua efectele celor interni. Cunoaşterea acestor factori devine astfel o condiţie esenţială pentru elaborarea unui plan de ameliorare a funcţionării sistemului informaţional. Atât factorii interni, cât şi cei externi pot fi controlabili sau în afara sferei de control a sistemului informaţional. Tehnica SWOT este
  • 268. 271 Informatică şi management concentrată în special pe analiza factorilor controlabili. Atunci când se doreşte realizarea unei astfel de diagnosticări, este necesar să se găsească răspunsul la întrebări precum:  Care sunt avantajele sistemului informaţional existent, abordat prin prisma interacţiunilor sale cu sistemele decizional şi organizatoric?  Ce caracteristici favorabile prezintă sistemul informaţional, în ceea ce priveşte modul de structurare a datelor, informaţiilor şi cunoştinţelor, precum şi în organizarea fluxurilor şi circuitelor informaţionale?  Care este gradul de manifestare a deficienţelor generale şi specifice ale sistemului informaţional?  Care sunt avantajele şi dezavantajele care rezultă dintr-o analiză comparativă cu organizaţiile concurente?  Care sunt schimbările externe care au un efect benefic asupra sistemului de management al organizaţiei?  Care este gradul de satisfacere a cerinţelor formulate de factorii de decizie din organizaţie? În vederea sintetizării răspunsurilor la întrebările de mai sus, este necesar să se întocmească o matrice care să cuprindă punctele forte, punctele slabe, oportunităţile şi ameninţările sistemului informaţional (figura nr. 5.1). Pentru exemplificarea modului de evidenţiere a concluziilor analizei SWOT, considerăm cazul unei companii de dimensiuni medii care prestează servicii IT şi comercializează produse software pentru mediul economic şi pentru instituţii din administraţia publică. Pe baza analizării mediului intern şi a celui extern companiei, se pot desprinde concluzii referitoare la punctele sale forte şi la slăbiciunile sale, precum şi la oportunităţile de care poate profita şi pericolele pe care trebuie să le ocolească.
  • 269. 272 Informatică şi management Tabelul nr. 5.1 Matricea SWOT SWOT INTERN Puncte forte Puncte slabe EXTERN Oportunităţi Utilizarea punctelor forte ale sistemului informaţional în vederea valorificării oportunităţilor mediului extern Eliminarea sau limitarea disfuncţionalităţilor prin integrarea oportunităţilor mediului extern Ameninţări Folosirea punctelor tari pentru a contracara ameninţările din mediul extern Identificarea de soluţii pentru atenuarea punctelor slabe concomitent cu prevederea ameninţărilor externe Într-o abordare generală, putem considera că elementele rezultate în urma analizei sunt următoarele: 1. Puncte forte  Experienţa companiei în realizarea şi distribuţia soluţiilor sale informatice integrate în domeniul economic.  Existenţa în cadrul companiei a unui compartiment eficient de marketing.  Tehnologia avansată şi metodologiile utilizate de companie în realizarea soluţiilor IT.  Notorietatea mărcii companiei pe piaţa de software şi servicii IT.  Poziţia de lider pe piaţa românească de software şi servicii IT.  Ritm rapid de înnoire şi diversificare a serviciilor oferite.  Personal foarte bine pregătit, competent, eficient şi motivat.  Justificarea tot mai mare a investiţiei în serviciile informatice integrate în domeniul economic.  Un raport preţ-calitate justificat prin performanţele soluţiilor.
  • 270. 273 Informatică şi management 2. Puncte slabe  Costuri ridicate ale produselor şi serviciilor companiei, ca urmare a necesităţii permanente de a lucra cu cele mai noi şi mai scumpe tehnologii.  Pierderea unor specialişti, ca urmare a fenomenului tot mai avansat de „headhunting” de pe piaţă.  Soluţiile necesită investiţii iniţiale foarte mari din partea clienţilor.  Există încă incertitudini legate de software (adaptabilitate la specificul firmelor româneşti).  Presupune o responsabilitate sporită încredinţată personalului beneficiar (utilizator).  Factori de cost ridicaţi pe termen lung: implementare, consultanţă, întreţinere.  Soluţiile IT reprezintă încă un serviciu scump pentru orice tip de afacere.  Politică de preţuri de multe ori greu de respectat de către potenţialii beneficiari (cu 10-30% peste media pe piaţă). 3. Oportunităţi  Recunoaşterea de către UE, în anul 2004, a existenţei unei economii funcţionale de piaţă în România.  Semnarea tratatului de aderare a României la UE şi eforturile care se fac în vederea respectării obligaţiilor asumate în capitolele de negociere.  Ritmul rapid de dezvoltare a pieţei interne de IT.  Creşterea impresionantă a investiţiilor realizate în industria tehnologiei informaţiei.  Existenţa potenţialului nevalorificat la nivelul organizaţiilor de dimensiuni medii care, în scopul obţinerii unui avantaj concurenţial şi al modernizării activităţii, doresc implementarea de soluţii informatice.  Apariţia continuă de noi cerinţe manageriale la nivelul organizaţiilor româneşti, ce pot fi satisfăcute prin soluţii informatice.  Cerere în creştere pentru soluţiile informatice integrate în domeniul economic şi managerial.
  • 271. 274 Informatică şi management Mediul tehnologic permite apariţia unor noi produse şi tehnologii (sisteme bazate pe cunoştiinţe). 4. Ameninţări  Nerespectarea legii copyright-ului în domeniul tehnologiei informaţiei.  Existenţa unei concurenţe puternice pe piaţă.  Degradare morală rapidă a soluţiilor informatice şi necesitatea dezvoltării continue de soluţii noi (durata de viaţă ≈ 5 ani).  Contextul economic perturbator – există o lipsă a disponibilităţilor financiare la nivelul unor sectoare ale economie naţionale, la nivelul bugetelor instituţiilor publice etc.  Complexitatea din ce în ce mai ridicată a cerinţelor clienţilor.  Probleme legate de resursele umane pe piaţa IT: deficienţe în partea practică a pregătirii absolvenţilor de facultate.  Agravarea şi accentuarea fenomenului de „headhunting”, care lasă companiile fără specialiştii în care au investit.  Existenţa încă, a numeroase organizaţii care nu au o mentalitate şi cultură organizaţională bine definită în domeniul serviciilor informatice. 5.2 Principii metodologice de realizare a sistemelor informatice pentru management Realizarea subsistemelor informatice este posibilă prin parcurgerea unor etape metodologice cu un conţinut şi metodică bine definite care trebuie să aibă la bază, în concepţia autorilor, o serie de principii metodologice necesare a fi respectate începând cu etapa de analiză şi terminând cu cea de dare în exploatare a fiecărui subsistem informatic. Considerăm astfel că principiile metodologice pot fi evidenţiate în următoarea succesiune: 1. Proiectarea sistemului trebuie să înceapă, conform concepţiei sistemice, de la ieşirile acestuia şi de la conţinutul situaţiilor informaţionale finale. Conform acestui principiu, cunoscut şi sub
  • 272. 275 Informatică şi management denumirea de principiul viitor-trecut, determinarea şi analiza ieşirilor trebuie să se facă desfăşurând ponderea principală a activităţilor de la nivelul strategic şi tactic spre nivelul operativ, proiectarea sistemului desfăşurându-se după următoarea succesiune logică de activităţi: analiza ieşirilor → determinarea modelelor pentru conducerea strategică şi tactică → e1aborarea tehnicilor adecvate de organizare a bazei de date şi a programelor destinate administrării acesteia → determinarea configuraţiei hardware. După cum este şi firesc, parcurgerea acestor faze nu se poate face fără întoarceri şi reluări deoarece în orice moment poate apărea necesitatea revederii succesiunii fazelor pentru luarea în considerare a unor noi obiective sau restricţii. 2. Abordarea realizării viitorului sistem informatic pentru management trebuie să se facă de pe poziţia întregului, urmărindu- se în acelaşi timp satisfacerea cerinţelor părţilor sale componente. Abordarea globală permite să se acorde o pondere justă obiectivelor strategico-tactice ale activităţilor societăţii comerciale. Respectarea acestui principiu asigură integrarea subsistemelor informatice dintr- o firmă, prin crearea posibilităţilor de constituire a unei baze de date unice în care informaţia este culeasă o singură dată şi este folosită de toate aplicaţiile informatice dezvoltate. 3. Asigurarea independenţei structurii sistemului informatic faţă de structura organizatorică a organizaţiei. Modul principal de realizare a acestei independenţe relative este abordarea proiectării sistemului informatic pe bază funcţională, prin integrarea în etapele elaborării sale a celor cinci funcţiuni ale firmei. 4. Implementarea noului sistem trebuie să înceapă întotdeauna de la nivelul strategic care asigură obţinerea unei eficiente economice maxime. Acest mod de abordare permite ghidarea activităţii de implementare pentru fazele ulterioare datorită posibilităţii de a se simula pe însuşi sistemul informatic implementat comportarea sa în faza următoare. Începerea implementării sistemului informatic de la nivelul strategic şi tactic permite de asemenea, agregarea datelor care prezintă avantajul grupării lor în fişiere de dimensiuni mici, a
  • 273. 276 Informatică şi management căror prelucrare necesită, într-o primă fază, configuraţii modeste de calcul şi un efort relativ mic în procesul de pregătire a datelor. 5. Includerea în sistemul informatic a componentelor sale de avarie. Realizarea componentelor de avarie ale sistemului informatic, posibilă în special cu ajutorul modelelor dinamice, permite constituirea unor fişiere de tip arhivă care stochează o perioadă mare de timp variabilele de stare ale activităţilor economice preluate pe calculator. Existenţa acestor fişiere prezintă avantajul de a putea regenera starea activităţilor economice la momentul (t-1) în cazul alterării unor informaţii la momentul (t). 5.3 Etapele realizării sistemelor informatice pentru management În domeniul analizei şi proiectării sistemelor informatice nu există o terminologie unică, acceptată de toţi specialiştii, care să permită elaborarea unei metodologii unitare de implementare a informaticii în cadrul sistemelor de management. Realizarea sistemelor informatice reprezintă un ansamblu de activităţi care impune folosirea unui volum mare de resurse financiare, umane şi materiale, într-o perioada lungă de timp. Activităţile ce trebuie parcurse sunt numeroase, cu un pronunţat caracter creativ, ele reprezentând un proces complex, ordonat într-o înlănţuire de faze şi care presupune utilizarea unui instrumentar de metode şi tehnici specifice. Proiectării unui sistem informatic îi corespunde un anumit ciclu de dezvoltare, care poate fi definit astfel: Ciclul de dezvoltare reprezintă un proces complex, format dintr-o succesiune de etape, prin care se transferă o cerinţă de ordin managerial într-un sistem informatic.
  • 274. 277 Informatică şi management În general, specialiştii apreciază că ciclul de dezvoltare al unui sistem informatic pentru management cuprinde patru etape: analiza, proiectarea, implementarea şi exploatarea şi menţinerea în funcţiune. La rândul lor, etapele de mai sus sunt caracterizate prin obiective bine definite, succesiuni de faze componente, precum şi printr-un ansamblu de tehnici şi metode specifice fiecăreia. Realizarea şi implementarea sistemului informatic pentru management în cadrul unei organizaţii trebuie să se facă într-o concepţie unitară şi modulară respectând o serie de cerinţe a căror definire anticipează de regulă procesul de analiză şi proiectare a sa. În concepţia autorilor, realizarea unui sistem informatic integrat pentru management trebuie să se facă într-o abordare paralelă, pe două planuri:  „De sus în jos" (principiul top-down), ceea ce presupune definirea obiectivelor specifice sistemului de pe poziţia întregului. Această condiţie restricţionează fixarea obiectivelor la nivel de subsistem, în sensul eliminării acelora care sunt favorabile subsistemului, dar influenţează negativ funcţionarea întregului sistem care îl conţine. De exemplu, pentru subsistemul activităţii comerciale poate fi definit ca obiectiv: „eliminarea stocurilor supra-normative, a celor fără mişcare sau cu mişcare lentă". Realizarea acestui obiectiv poate duce la reducerea cheltuielilor de stocare şi, într-o primă fază, la reducerea cheltuielilor totale ale organizaţiei. Pe de altă parte, disponibilizarea materiilor prime şi materialelor din categoria de mai sus poate duce la stagnări ale procesului de producţie atunci când onorarea unor comenzi presupune folosirea acestor materii prime, a căror achiziţionare ulterioară necesită un efort suplimentar din punct de vedere financiar şi în timp. Concluzionând, efectul de disponibilizare a unor stocuri de materii prime este eficient la nivelul subsistemului comercial, dar ineficient pentru activitatea de ansamblu a organizaţie.  Dezvoltarea de aplicaţii informatice „de jos în sus", astfel încât implementarea lor să asigure realizarea obiectivelor stabilite anterior. Această caracteristică de realizare a sistemelor informatice, specifică implementării pe scară largă a microcalculatoarelor, este
  • 275. 278 Informatică şi management posibilă doar prin asigurarea unei funcţionări în timp real a tuturor aplicaţiilor informatice. Nucleul acestor aplicaţii îl constituie bazele de date distribuite, gestionate prin intermediul unui SGBD asociat şi care asigură eliminarea redundanţelor în procesul de stocare a datelor. 5.3.1 Analiza Creşterea complexităţii activităţilor economice, sporirea exigenţelor pentru valorificarea cât mai completă a resurselor existente, dinamica actului decizional, specifică economiei de piaţă, au dus treptat la o creştere simţitoare a volumului de informaţii în circulaţie, precum şi la un consum important de resurse pentru culegerea, prelucrarea şi transmiterea acestora în cadrul organizaţiilor. Din acest motiv, de regulă, mai ales în cazul sistemelor complexe, etapa de analiză este descopmpunsă într-o analiză preliminară şi una detaliată a sistemului informaţional. 5.3.1.1 Analiza preliminară Obiectivul fundamental al acestei etape constă în identificarea şi definirea ariei de întindere a sistemului informaţional ce urmează a fi analizat, precum şi a problemelor care justifică din punct de vedere economic şi decizional raţionalizarea sa. De regulă realizarea acestui obiectiv este condiţionată de atingerea următoarelor două obiective derivate:  raţionalizarea sistemului informaţional, urmărindu-se preponderent îmbunătăţirea componentelor sale fără trecere la prelucrarea automată a datelor;  creşterea calităţii informaţiilor care circulă în sistem, a vârstei şi acurateţei acestora prin dezvoltarea în cadrul sistemului a unor subsisteme informatice.
  • 276. 279 Informatică şi management În această abordare, etapa de analiză preliminară presupune parcurgerea unor faze la a căror realizare participă de regulă o echipă de proiect mixtă, care include specialişti atât din cadrul organizaţiei, cât şi din afara ei. Cu precizarea că fazele parcurse în timpul analizei preliminare variază în funcţie de natura şi complexitatea activităţilor economice din sistemul informaţional, considerăm că cele mai uzuale sunt următoarele: 1.Identificarea problemelor care justifică procesul de perfecţionare a sistemului informaţional. Problemele localizate în această fază trebuie să aibă un caracter general şi să evidenţieze o serie de aspecte negative în funcţionarea sistemului informaţional, atât din punct de vedere economic, cât şi decizional. Din analizele efectuate de autori într-o serie de organizaţii româneşti s-au desprins următoarele categorii de probleme identificate în procesul de perfecţionare a sistemelor informaţionale:  necorelarea activităţii de asigurare a resurselor materiale cu dinamica programelor de fabricaţie;  imposibilitatea cunoaşterii în timp util, la diverse niveluri de decizie, a stocurilor de materiale, materii prime, produse de bază, piese de schimb şi produse complementare, în corelare cu necesităţile procesului de fabricaţie la un moment dat;  lipsa de informare a factorilor de decizie asupra gradului de achitare a facturilor către furnizori, precum şi a situaţiei încasării creanţelor;  inexistenţa, la nivelul organizaţiilor a unei infrastructuri informaţionale care să permită obţinerea în timp util a informaţiilor necesare realizării unor analize economice detaliate;  absenţa sistemelor integrate de conducere a activităţii de producţie care să permită atât controlul în timp real al procesului tehnologic, cât şi corelarea acestuia cu consumurile efective de materii prime, materiale directe şi de manoperă;
  • 277. 280 Informatică şi management  neutilizarea unui instrumentar eficient de fundamentare şi urmărire în dinamică a evoluţiei costurilor de producţie pe articole de calculaţie sau elemente primare;  nefolosirea unui instrumentar cu caracter previzional în conducerea activităţilor economice care să permită cunoaşterea apriorică, cu o probabilitate satisfăcătoare, a evoluţiei unor indicatori economici de bază;  lipsa unui sistem informaţional unitar la nivelul organizaţiei, care să permită surprinderea interdependenţelor existente între activităţile economice şi să asigure imposibilitatea manifestării fenomenelor de redundanţă, filtraj, distorsiune şi aglomerare a canalelor de informaţii. Toate aceste probleme şi altele generate de particularităţile activităţilor economice din societăţile comerciale converg spre problema fundamentală cu care se confruntă majoritatea managerilor, problemă care poate fi definită prin lipsa de informare a factorilor de decizie şi imposibilitatea fundamentării, în situaţii complexe, a unor decizii pertinente şi în timp util. 2.Stabilirea activităţilor economice implicate în procesul de analiză. În concepţia autorilor, abordarea activităţilor economice trebuie făcută într-o manieră care să ţină cont de dinamica acestora, evitându-se, pe cât posibil, particularizarea la nivel de compartiment. Argumentul principal constă în faptul că activităţile economice de bază sunt rezultante ale interdependenţelor existente între o mulţime de activităţi care le preced. De exemplu activitatea de urmărire a evoluţiei costurilor directe şi a abaterilor acestora de la nivelurile planificate este precedată de o serie de alte activităţi prin care se asigură:  fundamentarea costurilor directe;  înregistrarea costurilor efective care se regăsesc în producţia terminată, neterminată sau în cea destinată consumului intern;
  • 278. 281 Informatică şi management  stabilirea cauzelor obiective şi subiective care stau la baza generării abaterilor. Considerăm că stabilirea corectă a activităţilor economice şi a interdependenţelor dintre ele presupune, din partea membrilor echipei de cercetare, o mare experienţă în activitatea de analiză şi proiectare de sistem. Această necesitate rezidă îndeosebi din faptul că, în general, personalul din sistem nu-şi poate defini cu exactitate cerinţele care stau la baza sistemului informaţional. 3.Stabilirea obiectivului fundamental şi a obiectivelor derivate ale sistemului informatic. Dacă obiectivul fundamental trebuie enunţat la nivelul întregului sistem, cele derivate sunt specifice activităţilor economice conţinute în el. De exemplu, în cazul abordării sistemului informaţional al activităţii de producţie, unul din obiectivele fundamentale urmărite ar putea fi „perfecţionarea conducerii activităţii de programare, lansare şi urmărire a producţiei" în timp ce obiectivele derivate sunt:  corelarea momentelor optime de lansare în fabricaţie a produselor cu termenele de predare prevăzute în contractele încheiate cu clienţii societăţii;  cunoaşterea necesarului de materiale directe şi de manoperă înainte de momentul lansării în fabricaţie a unui lot de produse;  generarea aleatoare a structurilor arborescente ale produselor lansate, în funcţie de tehnologia de fabricaţie. De regulă, exprimarea acestor obiective se face utilizând matricea obiectivelor sistemului informatic, exemplificată în tabelul nr. 5.2.
  • 279. 282 Informatică şi management Tabelul nr. 5.2 Matricea obiectivelor sistemului informatic Sistemul de obiective Indicatori şi criterii de evaluare Elemente de monitorizare Ipoteze Obiectiv Fundamental Realizarea unui Sistem de Management al Bazei de Date pentru managementul vânzărilor - Realizarea unei arhitecturi VPN, care să permită culegerea datelor despre piaţă de la toate agenţiile teritoriale ale organizaţiei - Stadiul implementării infrastructurii hardware. - Documentaţii de acceptanţă a echipamentelor - Stadiul dezvoltării aplicaţiilor software Obiectiv Derivat 1 Realizarea unui componente informatice de tip CRM (Customer Relationship Management) - Existenţa unei strategii CRM. - Dezvoltarea unei componente eCRM. - Implementarea aplicaţiilor CIS (Customer Interaction Software). - Existenţa unui centru de contact. - Numărul de clienţi care au utilizat centrul de contact şi aplicaţiile de tip eCRM - Gradul de satisfacţie al clienţilor - Volumul vânzărilor de produse şi servicii - Se consideră că dezvoltarea unui astfel de subsistem va impulsiona cererea de produse şi va creşte gradul de satisfacţie al clientului, îmbunătăţind, de asemenea, imaginea organizaţiei. Obiectiv Derivat 2 Dezvoltarea unor aplicaţii software bazate pe metode de prognoză în domeniul vânzărilor - Existenţa unui produs software de prognoză a duratei de viaţă a produselor proprii. - Existenţa unei aplicaţii informatice de prognoză a volumului vânzărilor de produse finite. - Documentaţiile aferente aplicaţiilor software. - Analiza comparativă a nivelurilor prognozate cu cele efectiv realizate. - Se apreciază că implementarea unor astfel de instrumente va determnina o cunoaştere mai bună a pieţei şi a oportunităţilor care pot fi valorificate. 4.Analiza modului de organizare structurală şi procesuală a companiei sau instituţiei publice. Această fază urmăreşte cunoaşterea verigilor organizatorice în care se desfăşoară activităţile din sistem precum şi a centrelor de decizii. În acest context, are loc identificarea circuitelor şi fluxurilor informaţionale, precum şi a suporţilor purtători de informaţii care le străbat. Pentru a reliefa interdependenţele între organizarea structurală şi cea funcţională, se poate întocmi o matrice de asociere între principalele grupe de activităţi desfăşurate în organizaţie şi elementele de structură organizatorică (tabelul nr. 5.3).
  • 280. 283 Informatică şi management Matricea reflectă, totodată şi modul în care fiecare departament gestionează informaţiile specifice fiecărui grup de activităţi. Departamente P – Utilizator principal (are si drepturile V, A) S – Utilizator secundar (are si drepturile V, A) V – Vizualizare A – Adaugare Date TehnicăşiLicenţe PreţurişianalizăEconomică DirecţiaIT Control Monitorizare Financiar-contabilitate Juridic Preşedinte Activităţi Categoriideactivităţi Liceniţerea şi autorizarea operatorilor P V V V V V V S Monitorizarea raportărilor V, A V V, A V V, A S Administrarea datelor tehnice P V V V S Pregătirea personalului operatorilor P S S Analiza economico- financiară P V S S Monitorizarea investiţiilor S S V P S Monitorizarea contractelor şi regulamentelor S, V V V P V S Monitorizarea licitaţiilor V P S Realizarea controlului în teritoriu P S Monitorizarea plăţilor V S S S P V S Activităţi de natură juridică P S Tabelul nr. 5.3 Matricea de asociere Activităţi-Departamente
  • 281. 284 Informatică şi management 5.Elaborarea şi prezentarea variantelor de soluţii globale. Alternativele, împreună cu costurile estimate şi termenele propuse sunt supuse atenţiei organismului de conducere al beneficiarului pentru a opta asupra unei categorii din soluţiile propuse. În concepţia autorilor, etapa de analiză preliminară a unui studiu de perfecţionare de sistem informaţional nu este întotdeauna necesară, ea fiind impusă în situaţiile în care se abordează sistemul în ansamblul său la nivelul organizaţiei. De asemenea, această etapă este parcursă şi în situaţiile în care activităţile economice analizate se regăsesc în verigi organizatorice amplasate teritorial la distanţe mari una faţă de cealaltă. Majoritatea abordărilor din ultimul timp a procesului de informatizare vizează orientarea acestuia spre satisfacerea cerinţelor sistemului de management al societăţilor comerciale. Datorită acestui fapt, dezvoltarea de aplicaţii informatice intercorelate, modulate şi ierarhizate, caracteristice realizării sistemelor informatice integrate, este precedată de stabilirea strategiei de informatizare a societăţii respective. În această situaţie, etapa de analiză preliminară devine obligatorie, având în vedere că ea pune la dispoziţia decidenţilor toate componentele strategiei de informatizare (alternativele strategice, modalităţile de realizare a alternativelor apreciate drept obiective, resursele umane, materiale şi financiare necesare, precum şi orizonturile de timp în care urmează a se atinge obiectivele fixate). 5.3.1.2 Analiza detaliată Obiectivul fundamental al acestei etape constă în cunoaşterea detaliată a funcţionării sistemului informaţional, a particularităţilor sale, precum şi evaluarea sa critică prin prisma modului în care asigură legătura între subsistemul decizional şi cel operaţional, în strânsă corelaţie cu asigurarea luării în timp util a unor decizii pertinente. Etapa se caracterizează prin parcurgerea următoarelor faze componente care asigură, în final, identificarea celor mai fiabile soluţii de perfecţionare a sistemului:
  • 282. 285 Informatică şi management 1.Analiza documentelor din sistem. Urmăreşte culegerea tuturor informaţiilor care să permită echipei de cercetare cunoaşterea principalelor aspecte referitoare la situaţiile informaţionale manuale şi automate care circulă în sistem. Considerăm că informaţiile identificate trebuie să răspundă la următoarele cerinţe:  denumirea documentelor, activitatea la care se referă şi compartimentul în care se generează; persoana care introduce în circuitul informaţional documentele şi temeiul legal în baza căruia se desfăşoară operaţii asupra lui;  destinaţia finală a fiecărui document, cu precizarea compartimentelor prin care acesta trece; periodicitatea obţinerii documentelor şi numărul de exemplare asociat lor;  baza metodologică care constituie fundamentul completării documentelor, de-a lungul fluxurilor informaţionale pe care le parcurg;  tipul documentului, prin care se semnifică natura sa tipizată, modul de obţinere (manual sau automat), precum şi poziţia acestuia faţă de sistemul analizat (interior sau exterior sistemului);  gradul de codificare a informaţiilor conţinute în documente şi modul în care aceasta răspunde cerinţelor unor eventuale prelucrări automate;  impactul conţinutului documentelor asupra categoriilor de decizii fundamentate în sistem. Culegerea categoriilor de informaţii specificate mai sus este un proces dificil deoarece solicită personalul din toate verigile organizatorice ale sistemului şi implică răspunderea acestuia. Din acest considerent punctajul de mai sus poate deveni mai eficient printr-o îmbinare armonioasă a metodei interviului cu cea a chestionarului. Deoarece informaţiile culese stau la baza analizei economice în urma căreia se depistează punctele slabe şi forte ale activităţilor analizate, se recomandă ca ele să poarte girul factorilor de decizie din compartimentele care le-au pus la dispoziţie.
  • 283. 286 Informatică şi management 2.Analiza fluxurilor informaţionale. Pentru fiecare document identificat şi analizat în faza precedentă trebuie să se evidenţieze existenţa unor eventuale deficienţe generale cum ar fi: prezenţa redundanţelor, documentele inutile care circulă în sistem, paralelismul existent între circuite care conţin informaţii identice sau foarte asemănătoare, numărul nejustificat de mare al exemplarelor generate din fiecare document etc. În acelaşi timp, analiza fluxurilor informaţionale trebuie să permită identificarea zonelor de prelucrări care se pretează cel mai bine procesului de automatizare, precum şi a situaţiilor informaţionale ce urmează a fi obţinute pe calculator. Pe plan mondial,în procesul de analiză a fluxurilor informaţionale, sunt utilizate aşa numitele diagrame flowchart, denumite şi diagrame de flux care, pe baza unor reguli şi formalizări specifice, surprind schimburile de date generate de desfăşurarea unui proces în cadrul organizaţiei. Figura nr. 5.1 exemplifică o astfel de diagramă, care descrie fluxul informaţional corespunzător procedurii de licenţiere a operatorilor care activează într-un anumit sector al economiei naţionale.
  • 284. 287 Informatică şi management Operator cerere de licentiere Docum. completa ? Analiza documentatie Expert - raport de specialitate Eliberare licenta ? Eliberare autorizatie provizorie ? Ordin de licentiere Ordin de autorizare provizorie Stop Monitorizare conditii de mentinere a licentei Respectare conditii ? Nu Da Nu Avertizare Control Avertizare Monitorizare Nu Da Scrisoare catre Operator Nu Sedinta licentiere Proces verbal sedinta Hotarare comisie + referat de aprobare cerinte Da Pregatire documentatie Anexa 1, 2, 3 Corectare? Retragere/ Suspendare Da Nu Agentie - raport de sinteza Notificare operator Da Avertizare Operator Analiza documentaţiei Scrisoare către operator Notificare operator Avertizare Monitorizare Averizare Control Avertizare Operator Pregătirea documentaţiei Operator cerere de licenţiere STOP Raport sinteză Raport de specialitate Şedinţă licenţiere Proces verbal şedinţă Retragere/ suspendare Hotărârea comisiei de licenţiere Ordin de licenţiere Ordin de autorizare provizorie Monitorizarea condiţiilor de menţinere a licenţei Doc. completă? Elib. licenţă? Elib. autoriz. provizorie? Corectare? Respectare condiţii? Figura nr. 5.1 Diagrama de flux corespunzătoare procedurii de licenţiere a operatorilor care îşi desfăşoară activitatea pe un anumit sector al piaţei serviciilor 3.Evidenţierea tuturor cerinţelor decizionale. În cadrul acestei faze, se folosesc o serie de metode specifice procesului managerial (de exemplu: tabelele de decizie) pentru cunoaşterea şi prezentarea detaliată a categoriilor de decizii influenţate de informaţiile care circulă în sistem, precum şi pentru a reliefa modul în care componentele acestuia asigură cerinţă fundamentării în timp util a unor decizii eficiente.
  • 285. 288 Informatică şi management Odată cu identificarea cerinţelor decizionale, este necesar să se stabilească şi cerinţele funcţionale, care vor trebui să fie apoi formalizate şi prezentate conducerii beneficiarului, în vederea obţinerii acceptanţei. Tabelul nr. 5.4 exemplifică modul de formulare a acestor cerinţe pentru Direcţia de Licenţiere a organizaţiei care are drept competenţe autorizarea şi monitorizarea prestatorilor de servicii dintr-un anumit sector de activitate. Tabelul nr. 5.4 Listă de cerinţe funcţionale Cod Cerinţă funcţională LIC_1 La o noua cerere de licentiere sau de modificare a licentei, dacă operatorul nu există în baza de date, se va completa fişa operatorului, fişele tehnice specifice serviciului in cauză, precum şi datele specifice din documentaţia de licenţiere; dacă operatorul există în baza de date, se va verifica integritatea datelor existente în baza de date şi se vor adăuga datele specifice din documentaţia de licenţiere, daca acestea nu există. LIC_2 La inregistrarea unei noi cereri de licenţiere, în funcţie de serviciul pentru care se doreşte licenţierea sistemul va iniţia pentru acel operator un dosar de licenţiere virtual. LIC_3 Autorizaţiile pot fi incluse în licenţa iniţială, sau pot fi adaugate ulterior la licenţă, prin cereri de modificare a licenţei. Pentru fiecare cerere de autorizare, în funcţie de activităţile pentru care se doreşte autorizarea, modulul va initia un dosar de autorizare virtual. LIC_4 Dosarele virtuale vor contine referinţe pentru fiecare document catre locaţia fizica a acestuia (către dosarul fizic, dacă documentaţia de licenţiere/ autorizare este trimisă de operator pe suport hârtie, sau către arhiva electronică de documente, dacă documentaţia de licenţiere/autorizare este trimisă de operator pe suport electronic). LIC_5 Utilizatorii modulului Licenţe şi Autorizaţii, analizând documentaţia primită de la operator, vor schimba starea fiecărui document din dosarele virtuale, în funcţie de situaţia reala (starea documentului este iniţial „lipsă”, ea putând fi schimbată în „conform”, dacă documentul în cauză răspunde cerinţelor sau „neconform”, în caz contrar). ... ... 4.Evaluarea critică a funcţionării sistemului informaţional . În cadrul său are loc o detaliere riguroasă a problemelor identificate în cursul analizei preliminare sau a altora rezultate prin parcurgerea
  • 286. 289 Informatică şi management fazelor precedente. Pentru fiecare problemă identificată trebuie precizate cauzele care le favorizează, precum şi efectele directe şi indirecte pe care le produc. Din această categorie, la nivelul organizaţiilor se pot manifesta o serie de aspecte negative care ies din categoria deficienţelor cu caracter general prezentate mai sus. Putem exemplifica în acest sens:  inexistenţa unei codificări unice şi coerente a tuturor categoriilor de informaţii, cu impact deosebit asupra performanţelor viitoarelor subsisteme informatice şi a modului în care sunt satisfăcute unele cerinţe decizionale;  consumarea unui volum mare de muncă manuală pentru executarea operaţiilor din sistem, cu influenţă negativă asupra acurateţi rezultatelor şi a vitezei de informare a factorilor de decizie. O problemă colaterală, strâns legată de codificare, este aceea a mecanismelor utilizate pentru criptarea şi decriptarea informaţiilor. Existenţa unei politici în acest domeniu este esenţială pentru securitatea sistemelor informatice, mai ales când este vorba de domenii precum cel bancar, cel al traficului aerian sau cel guvernamental. În acest sens, se pot utiliza dispozitive eficiente care au la bază chei de criptare de până la 512 biţi. Spre exemplu, un sistem de criptare de 56 biţi poate genera peste 72.000 de miliarde de chei diferite. Concluzionând, etapa de analiză se finalizează prin evidenţierea tuturor deficienţelor caracteristice activităţilor din sistem în vederea găsirii celor mai bune soluţii prin care să se asigure o funcţionare eficientă a sistemului informaţional. 5.3.2 Proiectarea Obiectivul fundamental al proiectării îl reprezintă definirea conceptului general şi detaliat al noului sistem şi a componentelor sale informatice. Realizarea etapei presupune parcurgerea următoarelor faze: 1.Prezentarea soluţiilor de perfecţionare a sistemului informaţional În această fază sunt evidenţiate două categorii de soluţii:
  • 287. 290 Informatică şi management  cele care vizează perfecţionarea componentelor informaţionale, cum ar fi circuitele, fluxurile şi procedurile informaţionale;  soluţii care prevăd trecerea la prelucrarea automată pentru anumite activităţi din cadrul noului sistem. Această fază se finalizează întotdeauna cu prezentarea costurilor estimate pentru realizarea noului sistem, inclusiv a componentelor sale informatice. 2.Identificarea subsistemelor informatice definite în faza precedentă, cărora le corespund costuri antecalculate supradimensionate. În acest scop se utilizează tehnica ingineriei valorii, prezentată şi exemplificată în capitolul patru. Ea este o metodă de conducere prin costuri şi face parte din aceeaşi categorie cu metoda „analizei valorii", deosebirea constând în faptul că ingineria valorii permite identificarea produselor sau sistemelor cu costuri antecalculate supradimensionate (inexistente în momentul aplicării metodei), în timp ce analiza valorii realizează acelaşi lucru pentru produse sau sisteme existente. 3.Proiectarea logică a subsistemului informatic. Caracteristic acestei faze sunt următoarele operaţii:  prezentarea situaţiilor informaţionale furnizate de noul sistem şi destinaţiile acestora;  definirea conceptului şi a structurii generale a bazei de date asociată sistemului;  elaborarea schemei logice de sistem pentru redarea sub formă grafică a succesiunilor procedurilor automate, a tipurilor de erori semnalate în noul sistem si modul de eliminare a acestora, precum şi evidenţierea interfeţelor dintre sistemul informaţional şi subsistemele sale informatice. 4.Proiectare detaliată a subsistemelor informatice. Se caracterizează printr-o detaliere a conceptului general definit în faza precedentă, operaţiile reprezentative fiind:  prezentarea analitică a conţinutului rapoartelor finale, prin precizarea lungimilor coloanelor, a totalurilor şi subtotalurilor
  • 288. 291 Informatică şi management obţinute în cadrul lor, precum şi a algoritmilor de obţinere a valorilor asociate capului de tabel;  descrierea modului de lucru al fiecărei proceduri automate din schema de sistem cu precizarea intrărilor, a ieşirilor şi cu descrierea algoritmilor folosiţi în aceste proceduri;  evidenţierea schemelor logice de program din care să rezulte variabilele de stare corespunzătoare fiecărui program;  redarea modelelor economico-matematice folosite în procedurile automate într-o manieră clară care să permită înţelegerea metodelor de rezolvare folosite;  cuantificarea impactului implementării noului sistem asupra componentelor sistemului de management şi a factorului uman din cadrul său;  validarea modului de lucru al procedurilor automate prin testarea funcţionării acestora cu date care au caracteristici asemănătoare cu cele reale. 5.Elaborarea unui program de măsuri privind implementarea sistemului. Acest program trebuie să conţină responsabilităţile ce revin factorilor de decizie şi personalului de execuţie în procesul de implementare, cu precizarea termenelor de finalizare a fiecărei acţiuni şi a persoanelor care răspund de realizarea ei. În acest sens este, indicat să se organizeze procesul de implementare folosind o aplicaţie software pentru managementul de proiect, precum MS Project sau Primavera. 5.3.3 Implementarea Prin procesul de implementare se înţelege, de regulă, ansamblul activităţilor desfăşurate şi a măsurilor organizatorice luate care asigură înlocuirea vechiului sistem cu cel proiectat. Considerăm că activităţile de implementare trebuie dublate de şcolarizarea personalului utilizator, în condiţiile în care exploatarea subsistemelor informatice se va face prin intermediul unor reţele de tip WAN, în care staţiile de lucru sunt amplasate atât în compartimentele funcţionale cât şi în cele de execuţie.
  • 289. 292 Informatică şi management Practica demonstrează că neglijarea acestui aspect duce întotdeauna la o eficienţă scăzută a noului sistem, dacă nu chiar la compromiterea întregii lucrări. Tot în cadrul etapei de implementare are loc şi testarea infrastructurii hardware şi a aplicaţiilor software, pe baza unor scenarii stabilite de comun acord între compania IT şi beneficiar. 5.3.4 Exploatarea şi menţinerea în funcţiune Majoritatea specialiştilor apreciază că durata medie de viaţă a unui subsistem informatic în domeniul economic este de circa 5 ani. Considerăm însă că, dacă el este conceput într-o viziune modulară şi sub un software de bază performant, atunci poate fi exploatat un timp mai îndelungat deoarece modificările de natură economică şi metodologică pot fi făcute fără a fi necesară reproiectarea sa. În încheiere, dorim să subliniem complexitatea deosebită a activităţii de perfecţionare a unui sistem informaţional, precum şi faptul că ea nu se poate finaliza cu succes fără existenţa unei echipe de cercetare formată din specialişti cu experienţă în domeniu şi fără o implicare totală a factorilor de decizie şi a viitorului personal utilizator. 5.4 Metodologii de proiectare a sistemelor informatice Complexitatea tot mai ridicată a activităţilor economice, modificarea continuă şi rapidă a cerinţelor şi a obiectivelor, precum şi instabilitatea în timp a proceselor desfăşurate în cadrul organizaţiilor, au impus necesitatea stabilirii unor modalităţi noi de abordare a problematicii ciclului de dezvoltare, denumite şi metodologii de proiectare a sistemelor informatice. În acest context, se apreciază că, în prezent, pe plan mondial, există câteva sute de astfel de metodologii de proiectare, a căror definiţie, conform lui Avison şi Fitzgerald[5], este prezentată în continuare.
  • 290. 293 Informatică şi management O metodologie de proiectare reprezintă o colecţie de proceduri, tehnici, instrumente şi documentaţii care pot fi utilizate de către o echipă de proiect în procesul de realizare a unui sistem informatic. Deşi, după cum s-a precizat, există un număr mare de metodologdii de proiectare, acestea prezintă o serie de caracteristici comune:  reflectă o anumită modalitate de abordare a ciclului de dezvoltare a sistemului informatic;  structurează procesul de proiectare în etape, faze, activităţi şi sarcini individuale;  utilizează un set de reguli de formalizare a componentelor sistemului informatic şi foloseşte un instrumentar de tehnici, proceduri, norme şi standarde specifice;  se subordonează strategiei de realizare a sistemului informatic prin prisma modalităţilor de conducere a proiectului şi a modului de utilizare a resurselor financiare, umane şi materiale;  practică un anumit tip de abordare sistemică. O primă clasificare a metodologiilor de proiectare, propusă de Avison şi Fitzgerald[5], împarte metodologiile în patru clase, în funcţie de specificităţile şi cerinţele activităţii sau sistemului pentru care se doreşte proiectarea : Clasa 1 Clasa metodologiilor utilizate la nivelul unor procese bine structurate şi relativ stabile în timp, pentru care se cunosc obiective clare şi cerinţe bine specificate. Aceste metodologii utilizează abordarea clasică de tip SDLC (System Development Life Cycle). Clasa 2 Clasa metodologiilor utilizate la nivelul unor procese bine structurate şi relativ stabile în timp, pentru care se cunosc obiective clare, însă pentru care cerinţele sunt incerte. Aceste metodologii, precum STRADIS, MERISE sau SSADM, utilizează modelarea datelor şi proceselor şi încearcă astfel să rezolve limitele abordării tradiţionale de tip SDLC. Clasa 3 Clasa metodologiilor utilizate la nivelul unor procese slab structurate şi instabile în timp, pentru care obiectivele sunt
  • 291. 294 Informatică şi management neclare. Din această clasă de metodologii, cea mai reprezentativă este SSM (Soft System Methodology), dezvoltată în cadrul Universităţii din Lancaster. Clasa 4 Clasa metodologiilor utilizate atunci când există o puternică interacţiune a sistemului cu utilizatorii. Metodologiile din această clasă pornesc de la premisa că, în procesul de proiectare a unui sistem informatic trebuie luat în considerare atât factorul tehnic, cât şi cel uman. Cea mai reprezentativă este ETHICS (Effective Technical and Human Implementation & Computer-based Systems). O a doua clasificare, împarte metodologiile în două mari clase, în funcţie de modalitatea de abordare a sistemelor : Clasa 1 Clasa metodologiilor cu abordare structurată (SSADM, MERISE, JSD, STRADIS ). Clasa 2 Clasa metodologiilor cu abordare orientată pe obiect (OMT, UML, OOD, OOA, OOSA). Metodologiile cu abordare structurată prezintă o serie de caracteristici legate de modul de organizare a datelor şi informaţiilor:  abordează sistemul întotdeauna prin prisma subsistemelor sale, delimitate, de regulă, folosind criteriul funcţiunii;  asigură modelarea datelor separat de modelarea procedurilor;  utilizează diagrame şi tehnici de modelare specifice;  proiectarea sistemului se face pornind de la premisa că acesta nu este unul izolat, ci se află în continuă interacţiune cu alte sisteme din mediul extern al organizaţiei. Între avantejele utilizării acestor metodologii în procesul de realizare a sistemelor informatice pentru management, enumerăm:  utilizează reprezentări grafice sugestive, uşor de interpretat de către analişti şi beneficiari;  asigură o planificare eficace a proiectului prin divizarea sa în subsisteme;  reducerea timpului si costurilor de dezvoltare a sistemului, prin luarea in considerare de la început a tuturor cerinţelor şi prin interacţiunea continuă cu beneficiarul;
  • 292. 295 Informatică şi management  modificarea anumitor activităţi din cadrul sistemului nu impune reluarea integrala a studiului. Metodologiile cu abordare orientată pe obiect prezintă drept caracteristici:  grupează activităţilor în etape în funcţie de omogenitatea acestora şi de obiectivele urmărite;  realizează o documentaţie de sistem care constituie mijlocul de comunicare între diferitele categorii de personal antrenate în activitatea de realizare şi exploatare a acestuia;  asigură modelarea sistemului, utilizând, în general, trei tipuri de modele: static, dinamic şi funcţional. Dintre avantajele metodologiilor din această clasă subliniem:  datele şi prelucrările nu mai sunt reprezentate distinct, ci încapsulate în clase de obiecte ;  modelele utilizate sunt flexibile şi uşor de întreţinut ;  îmbunătăţirea comunicării între utilizatori, analişti, proiectanţi şi programatori. 5.4.1 SSADM SSADM (Structured Systems Analyses and Design Methodology) este o metodologie de proiectare creată pentru administraţia publică fiind fost lansată de către Agenţia Centrală de Informaţii şi Comunicaţii şi utilizată ca metodologie standard de către guvernul Marii Britanii încă din anul 1981. Instrumentarul metodologic a fost modernizat şi revizuit de mai multe ori, în prezent ajungându-se la varianta SSADM 4++. Principiul de bază utilizat este cel al proiectării “în cascadă”, conform căruia o etapă nu poate să înceapă înainte de finalizarea şi acceptarea de către beneficiar a tuturor fazelor care o preced. În general, utilizarea SSADM presupune parcurgerea următoarei succesiuni de etape[31]: a. Realizarea studiului de fezabilitate din care să rezulte oportunitatea proiectării sistemului informatic. b. Analiza cerinţelor funcţionale care stau la baza noului sistem.
  • 293. 296 Informatică şi management c. Elaborarea specificaţiilor viitorului sistem şi stabilirea arhitecturii hardware şi software necesară pentru asigurarea funcţionalităţii sale. d. Proiectarea fizică prin elaborarea specificaţiilor de program şi definirea bazei de date. SSADM utilizează o serie de concepte asemănătoare cu cele folosite, în general, de metodologiile de proiectare a sistemelor informatice pentru management (tabelul nr. 5.5). Tabelul nr. 5.5 Concepte utilizate în metodologia SSADM Concept Definiţie Entitate Abstractizare a unui obiect (element) care îndeplineşte un rol bine specificat în interiorul sistemului. Relaţie O asociere între două entităţi. Proces O activitate sau o succesiune de activităţi care aduce modificări asupra datelor din sistem. Entitate externă Obiect(element) din afara sistemului care se află în interacţiune(schimb de date) cu elemente din interiorul sistemului. Zonă de date Zonă de memorie în care se realizează stocarea datelor. Principalul avantaj al utilizării SSADM îl reprezintă faptul că metodologia include un instrumentar puternic pentru modelarea datelor şi proceselor, realizată pe trei nivele[31] :  Modelarea logică a datelor, care reprezintă procesul de identificare şi definire a cerinţelor unui sistem informaţional.  Modelarea fluxurilor de date, care asigură procesul de identificare, şi definire a fluxurilor informaţionale.  Modelarea entitate/eveniment, care asigură identificarea şi definirea evenimentelor care pot afecta fiecare entitate şi a momentelor în care acestea apar.
  • 294. 297 Informatică şi management Astfel, SSADM permite cunoaşterea amănunţită a sistemului existent, structurarea unui volum mare de date, gestionarea ordonată a unor sisteme de mari dimensiuni şi asigură un grad ridicat de flexibilitate a sistemului proiectat. Trebuie subliniat însă că, în acelaşi timp, utilizarea în practică a metodologiei prezintă şi o serie de dezavantaje, generate de costurile ridicate de implementare şi adeseori, de subestimarea acestora. 5.4.2 MERISE MERISE(Méthode d’Etude et de Réalisation pour les Systèmes d’Entreprise) este o metodologie structurată de proiectare, dezvoltare şi realizare a sistemelor informatice, bazată pe abstractizarea şi separarea datelor şi procedurilor cu ajutorul unor seturi de modele conceptuale şi fizice. Ea a fost creată în anul 1977, la cererea Ministerului Industriilor din Franţa, ca urmare a lipsei unui instrumentar de metode şi tehnici care să permită dezvoltarea de sisteme informatice cu funcţionare în timp real, atât la nivelul companiilor private cât şi la nivelul instituţiilor publice. În cadrul MERISE, conceptul de sistem informatic este abordat etapizat el trebuind să reflecte un sistem informaţional funcţional, parte a unei realităţi fizice. Trecerea de la sistemul informaţional carcterizat printr-un număr ridicat de proceduri manuale la unul preponderent automatizat, presupune parcurgerea următoarelor etape[31]: 1. definirea cerinţelor; 2. elaborarea modelului conceptual; 3. elaborarea modelului logic; 4. elaborarea modelului fizic. 1.Definirea cerinţelor Corespunde practic, etapei de analiză din cadrul ciclului de dezvoltare a sistemelor informatice şi presupune identificarea procedurilor ce urmează a fi automatizate, constând în două faze:
  • 295. 298 Informatică şi management  inventarierea informaţiilor necesare pentru funcţionarea viitorului sistem informatic;  structurarea informaţiilor în funcţie de potenţialii beneficiari ai acestora. 2.Elaborarea modelul conceptual Această etapă este compusă din trei faze: 2.1 elaborarea modelul conceptual al comunicării; 2.2 elaborarea modelul conceptual al datelor; 2.3 elaborarea modelul conceptul al prelucrărilor. 2.1.Elaborarea modelului conceptual al comunicării Cuprinde următoarele etape: a.Identificarea actorilor externi, respectiv a elementelor din mediul extern care interacţionează cu organizaţia (figura nr. 5.2). CLIENŢI FURNIZORI BENEFICIARI ORGANIZAŢIA Figura nr. 5.2 Interacţiunile existente între organizaţie şi actorii din mediul extern b.Identificarea actorilor interni, adică a entităţilor organizatorice din cadrul sistemului (figura nr. 5.3).
  • 296. 299 Informatică şi management Serviciul de Relaţii cu Clienţii Serviciul Resurse Umane Departamentul Financiar Contabil Director General Figura nr. 5.3 Relaţiile funcţionale stabilite între actorii interni ai organizaţiei c.Analiza fluxurilor informaţionale, care presupune crearea a două categorii de diagrame: - diagrama de context, care reflectă fluxurile informaţionale dintre organizaţie şi actorii externi (figura nr. 5.4); CLIENŢI ORGANIZAŢIA Solicitare informaţii despre produs Ofertă şi documentaţie produs Figura nr. 5.4 Diagrama de context a sistemului informaţional al organizaţiei - diagrama conceptuală de flux, care extinde diagrama de context prin descompunerea organizaţiei în actori interni. CLIENŢI Serviciul de Relaţii cu Clienţii Serviciul Resurse Umane Departamentul Financiar Contabil Director General Solicitare informaţii despre produs Ofertă şi documentaţie produs Figura nr. 5.5 Diagrama conceptuală de flux a sistemului informaţional al organizaţiei
  • 297. 300 Informatică şi management 2.2.Elaborarea modelului conceptual al datelor În procesul de elaborare a modelului conceptual se utilizează următoarele noţiuni[31]: Tabelul nr. 5.6 Noţiuni utilizate pentru elaborarea modelului conceptual în cadrul metodologiei MERISE Concept Definiţie Entitate Reprezentarea conceptual abstractă a unui obiect sau fenomen cu existenţă de sine stătătoare şi care are un rol în sistemul pe care dorim să-l descriem. Clasă de entităţi Ansamblu de entităţi care au aceleaşi caracteristici sau a căror definiţie este aceeaşi. Instanţă O apariţie singulară a unei entităţi. Atribut O caracteristică sau proprietate a unei entităţi, semnificativă pentru spaţiul problemei de rezolvat. Identificator Un atribut sau un grup de atribute care primesc valori unice pentru fiecare instanţă a entităţii respective şi pot servi astfel pentru identificarea fără echivoc a acestora. Asociere Legătura, corespondenţa, conexiunea logică pentru două sau mai multe entităţi. Rol Funcţia pe care o are o entitate în cadrul unei asocieri. Cardinalitate Numărul minim şi maxim de instanţe posibile prin care o entitate participă la o asociere. Figura nr. 5.6 reflectă modul în care modelul conceptual al datelor reflectă asocierea existentă între două entităţi(Beneficiar şi Serviciu), pe baza atributelor acestora(nume, prenume, data naşterii, adresă pentru Beneficiar şi respectiv denumire şi persoană de contact pentru serviciu).
  • 298. 301 Informatică şi management Beneficiar Nume Prenume Data nasterii Adresa Telefon Serviciu Denumire Tip Pret unitar Persoana de contactaparţine de cardinalitate 0,n 1,1 Figura nr. 5.6 Descrierea asocierilor existente între entităţi folosind modelul conceptual al datelor 2.3.Elaborarea modelului conceptual al procedurilor Are drept scop reprezentarea schematică a activităţilor desfăşurate în cadrul unui sistem, fără a face însă referire la deciziile adoptate sau la mijloacele de execuţie(figura nr. 5.7). Utilizează următoarele concepte: Tabelul nr. 5.7 Noţiuni utilizate pentru realizarea modelului conceptual al procedurilor în cadrul metodologiei MERISE Concept Definiţie Eveniment Un fapt ce se produce la un moment dat si care este de regula consemnat in documente. Evenimentele se pot clasifica astfel: - în funcţie de locul producerii: evenimente interne şi evenimente externe; - în funcţie de momentul producerii: evenimente declanşator şi eveniment rezultat. Operaţie Procedură manuală sau automată declanşată de unul sau mai multe evenimente. Regula de emisie reprezintă condiţia cerută în vederea declanşării unui eveniment pe baza unei operaţii. Există două astfel de reguli : a. una pentru care operaţia se încheie favorabil; b. una pentru care operaţia se încheie nefavorabil. Sincronizare Indică momentul în care două sau mai multe evenimente concură la realizarea unei operaţii.
  • 299. 302 Informatică şi management Trimitere spre avizare Primirea dispoziţiei pentru acţiune Desfăşurarea acţiunii Evenimente declanşatoare Sincronizare Acţiune favorab. Acţiune nefavorab. Dosar returnatPrimire aviz Evenimente rezultat STOPContinuă... Figura nr. 5.7 Modelul conceptual aferent procedurii de solicitare şi obţinere a unei autorizaţii 3.Elaborarea modelului logic Presupune elaborarea structurii de tabele, fără însă a se face referire la un limbaj de programare, desfăşurându-se în două etape: a. Construirea unui tabel pentru fiecare entitate identificată anterior. În această situaţie, atributele entităţii devin câmpuri, instanţele devin înregistrări, iar identificatorii entităţilor devin chei primare ale tabelelor. b. Amplasarea informaţiilor de legătură între entităţi prin intermediul unor câmpuri denumite chei externe. Alegerea tabelului care va conţine cheia externă se face în funcţie de tipul asocierilor stabilite între entităţi. 4.Elaborarea modelului fizic Are drept obiectiv implementarea modelului logic într-un Sistem de Gestiune a Bazelor de Date.
  • 300. 303 Informatică şi management 5.4.3 OMT Metodologia OMT(Object Modelling Technique) a fost elaborată de James Rumbaugh în anii 1990 şi aplicată pentru prima dată în Statele Unite ale Americii de către firma General Motors. Principiile metodei sunt date de reprezentarea grafică a unui sistem conform celor trei axe: statică, dinamică şi funcţională. Celor trei coordonate le corespund trei modele: obiectual, dinamic şi funcţional. Demersul metodologic al proiectării este structurat în patru etape, analiza, proiectarea sistemului, proiectarea obiectelor şi implementarea, fiecare din acestea fiind structurate în mai multe faze, după cum urmează[31]: 1. Analiza sistemului existent: - Definirea problemei. - Realizarea modelului obiectual. - Realizarea realizării modelului dinamic. - Realizarea realizării modelului funcţional. 2. Proiectarea sistemului: - Descompunerea sistemului în subsisteme. - Identificarea subsistemelor concurente. - Stabilirea necesarului de resurse hardware şi software şi a modului de implementare a acestora. - Alegerea modului de organizare a datelor şi a tipurilor de acces la date. - Stabilirea controlului intern şi extern pe fluxul evenimentelor sau pe fluxul prelucrărilor. - Stabilirea condiţiilor limită. 3. Proiectarea obiectelor: - Identificarea operaţiilor. - Proiectarea algoritmilor. - Rafinarea, restructurarea modelului datelor. - Implementarea controlului. - Implementarea asocierilor.
  • 301. 304 Informatică şi management - Gruparea datelor şi asocierilor în module. 4. Implementarea: - Transpunerea problemei într-un limbaj de programare. Aplicarea metodologiei OMT asigură premisele pentru creşterea coerenţei rezultatelor analizei prin încapsularea datelor şi a prelucrărilor în clase de obiecte, utilizarea rezultatelor analizei unui sistem şi în cadrul altor sisteme din aceeaşi sferă de activitate, dezvoltarea unor modele flexibile şi uşor de întreţinut. 5.4.4 UML Primele metodologii de proiectare cu abordare orientată pe obiect au apărut la începutul anilor ’80. În anul 1989 existau 10 astfel de metodologii, pentru ca în anul 1994, numărul lor să depăşească 50. La momentul respectiv, însă, nici una din metodologii nu satisfăcea complet cerinţele utilizatorilor, astfel că s-a pus problema unificării acestora în vederea dezvoltării unei noi metodologii, care să utilizeze un instrumentar unitar de instrumente, tehnici şi documentaţii. În vederea realizării acestui obiectiv, în 1994, o echipă de specialişti ai companiei Rational Software Corporation a început procesul de unificare a metodologiilor Booch şi OMT (Object Modeling Technique). În urma acestui efort, a fost dezvoltată metodologia OOSE (Object- Oriented Software Engineering), prin a cărei perfecţionare ulterioară s-a dezvoltat, în 1996, metodologia UML (Unified Modeling Language). Principalele concepte utilizate în UML sunt[56]: Tabelul nr. 5.8 Definirea principalelor concepte utilizate în UML Concept Definiţie Obiect Entitate care are un rol bine definit în interiorul sistemului caracterizat de stare, comportament şi identitate. Starea unui obiect este dată de valorile pe care le iau proprietăţile unui obiect la un moment dat.
  • 302. 305 Informatică şi management Concept Definiţie Comportamentul indică modul în care un obiect acţionează şi reacţionează la eveniment. Clasă de obiecte O persoană sau o entitate organizatorică care are unul sau mai multe roluri bine definite în cadrul sistemului. Actor Indică momentul în care două sau mai multe evenimente concură la realizarea unei operaţii. Caz de utilizare Secvenţă de acţiuni care au loc la interacţiunea unui actor cu sistemul şi care au o semnificaţie măsurabilă pentru acesta. Cazurile de utilizare reprezintă, practic, funcţionalităţi ale viitorului sistem informatic. Utilizarea metodologiei oferă posibilitatea dezvoltării unei documentaţii de sistem uşor de înţeles atât de furnizor cât şi de beneficiar, pe tot parcursul celor trei mari etape ale realizării sistemelor informatice: analiza, proiectarea şi implementarea. În acest sens, UML utilizează un număr mare de diagrame, organizate după cum urmează[56]: 1. Diagrame statice. a. Diagrame de cazuri de utilizare, care asigură reprezentarea într-o formă grafică a actorilor, cazurilor de utilizare şi a relaţiilor între acestea. Aceste relaţii sunt de două tipuri : de extindere şi de utilizare. b. Diagrama claselor, care precizează clasele existente şi relaţiile dintre acestea, nu însă şi modul în care acestea interacţionează pentru a asigura un anumit comportament al sistemului. c. Diagrama obiectelor reprezintă descrierea unui set de obiecte şi a relaţiilor existente între acestea la un anumit moment. Aceste diagrame se folosesc în vederea modelării statice a unui sistem, la fel ca şi diagramele de clase, abordarea făcându-se însă, din perspectiva obiectului.
  • 303. 306 Informatică şi management 2. Diagrame dinamice. a. Diagrama de secvenţă, care transformă evenimentele identificate în scenariile cazurilor de utilizare, într-o reprezentare grafică a utilizărilor sistemului de către actor. Descrie cronologic interacţiunile dintre obiecte, identificând mesajele schimbate între obiecte ca răspuns la un eveniment, împreună cu secvenţa mesajelor. b. Diagrama de stare, care identifică evenimentele care realizează tranziţia unui obiect dintr-o stare în alta. c. Diagrama de colaborare, care relevă legăturile de colaborare existente în cadrul unui grup de obiecte. Deoarece permite focalizarea asupra unei anumite clase, diagrama de colaborare ajută la rafinarea diagramei claselor, adăugând atribute şi operaţii. d. Diagrama de activitate, care permite o mai bună înţelegere a detaliilor din cadrul unei operaţii a unei clase. Diferenţa dintre diagrama de stare si cea de activitate constă în faptul că un grafic de stare reprezintă întregul obiect, în timp ce o diagramă de activitate evidenţiază acţiunile si rezultatul acestor acţiuni asupra obiectului. 3. Diagrame arhitecturale. a. Diagrama componentelor, care colectează informaţiile din diagrama claselor pentru a crea componente. Modelează dependenţa componentei software în funcţie de codul sursă, codul binar şi componentele executabile. b. Diagrama de desfăşurare, care realizează amplasarea componentelor pe echipamente hardware. c. Diagrama pachetelor, care grupează elementelor din cadrul diagramelor, prin intermediul pachetelor. Într-un pachet pot fi ambalate alte pachete, clase, cazuri de utilizare, colaborări etc. Un pachet este un mecanism destinat unor scopuri generale, care organizează elementele în grupuri. Utilizarea unor astfel de instrumente complexe a făcut ca UML să fie cea mai utilizată metodologie de proiectare pe plan mondial. Aceasta se datorează şi avantajelor pe care le oferă furnizorilor şi beneficiarilor de software[31]:
  • 304. 307 Informatică şi management  Punerea la dispoziţia utilizatorilor a unui limbaj de modelare vizual expresiv şi uşor de utilizat.  Asigurarea unor mecanisme de specializare care să permită dezvoltarea ulterioară a componentelor sistemului.  Crearea instrumentarului necesar pentru formularea de specificaţii independente de limbajul de programare utilizat.  Încurajarea pieţei instrumentelor orientate pe obiect.
  • 305. 308 Informatică şi management CAPITOLUL 6 6 TENDINŢE MODERNE ÎN INFORMATIZAREA MANAGEMENTULUI ORGANIZAŢIILOR 6.1 Sisteme bazate pe cunoştinţe Cvasitotalitatea aplicaţiilor informatice pentru management dezvoltate în prezent la nivelul organizaţiilor funcţionează, după cum se cunoaşte, pe principiul băncilor de date şi, implicit, a sistemelor de gestiune care asigură crearea şi gestionarea acestora. Caracteristica fundamentală a acestor aplicaţii este dată de faptul că elementul primar al prelucrărilor este informaţia, generată întotdeauna în sistemul informaţional, prelucrată în cel informatic şi interpretată, în forma sa finală, fie în subsistemul decizional, fie tot la nivelul celui informaţional. În acelaşi timp, aceste aplicaţii nu au capacitatea de a genera la rândul lor informaţii suplimentare pornind de la cele stocate la un moment dat în baza de date. Putem spune astfel că exactitatea şi acurateţea informaţiilor rezultate dintr-o aplicaţie sau dintr-un subsistem informatic sunt condiţionate de calitatea informaţiilor primare transmise de componenta informaţională a sistemului de management.
  • 306. 309 Informatică şi management Creşterea complexităţii actului decizional şi apariţia, tot mai frecventă, a situaţiilor în care decidenţii trebuie să fundamenteze decizii optime în timp scurt folosind atât experienţa proprie cât şi metode specifice procesului managerial, dar şi informaţiile avute la dispoziţie despre activitatea condusă au ridicat problema folosirii tehnicii de calcul într-o manieră care să asigure managerului obţinerea unor cunoştinţe noi pornind de la un portofoliu de cunoştinţe existente. Au apărut astfel primele încercări de folosire a calculatoarelor în acest scop finalizate prin realizarea şi implementarea unor sisteme informatice specifice cunoscute sub denumirea de sisteme de asistate a deciziei (SAD) şi de sisteme expert (SE). Sistemele de asistare a deciziilor sunt sisteme informatice interactive concepute pentru asistarea factorilor de decizie umani în conducerea unui domeniu de activitate pentru care nu pot fi definiţi algoritmi riguroşi în procesul de elaborare a deciziilor. Un astfel de sistem acţionează fie prin informarea decidenţilor în urma consultării bazei de date, fie prin folosirea prealabilă momentului informării acestora a unor metode de stabilire a unei mulţimi de alternative decizionale optimale. În concepţia autorilor, din această categorie fac parte şi produsele software de optimizare a deciziilor tratate în capitolul 4 şi, îndeosebi, pachetele de programe pentru simularea proceselor manageriale. Comparativ cu SAD, sistemele expert sunt destinate rezolvării unor probleme practice a căror complexitate implică folosirea experţilor umani în domeniul condus. 6.1.1 Conceptul de memorie organizaţională Evoluţia mediului economico – social, la nivel naţional şi mondial, precum şi explozia tehnologiilor informatice, care conduc organizaţiile spre fenomenul de mondializare, implică o reconsiderare fundamentală de concepţie referitor la rolul şi locul întreprinderii. Astfel, aceasta nu mai este numai o unitate de producţie a bunurilor sau serviciilor – adaptate cerinţelor pieţei, ci devine în mod egal o unitate de producere a informaţiilor şi a cunoştinţelor.
  • 307. 310 Informatică şi management Pe plan mondial se observă în ultimii ani, o adevărată efervescenţă în domeniul capitalizării cunoştinţelor din interiorul organizaţiilor. Necesitatea creării unor instrumente care să permită gestionarea resurselor de cunoştinţe, difuzarea şi valorificarea lor a condus spre promovarea unui concept nou, cel de memorie organizaţională, prezent tot mai des în reflectările strategice ale marilor grupuri industriale, organizaţiilor publice sau întreprinderilor de dimensiune mică şi mijlocie. Eforturile necesare construirii memoriei organizaţionale sunt considerabile, iar realizarea cu succes a capitalizării cunoştinţelor într-un cadru industrial, nu trebuie să minimalizeze condiţiile şi constrângerile specifice întreprinderii şi mai ales, nu trebuie redusă întreaga problematică la aspectele de ordin tehnic. Construirea şi administrarea unei memorii a întreprinderii necesită o abordare multidisciplinară care pune accent preponderent pe aspectele umane şi organizaţionale. Definirea conceptului de memorie organizaţională cunoaşte, în literatura de specialitate, diverse abordări, a căror interpretare sintetică ne conduce la următoarea definiţie: Memoria organizaţiei reuneşte într-o concepţie sistemică ansamblul de date şi cunoştinţe individuale şi colective, generate de mediul intern şi extern al organizaţiei, în scopul capitalizării şi valorificării lor. Construirea unei memorii a organizaţiei este justificată în principal de necesitatea de a conserva, localiza, difuza şi valorifica cât mai eficient întreg patrimoniul de cunoştinţe acumulat de organizaţie în decursul existenţei sale.Putem afirma astfel că, scopul procesului de capitalizare al cunoştinţelor îl constituie asigurarea premiselor pentru reutilizarea, într- un mod pertinent, a cunoştinţelor unui domeniu, cunoştinţe care au fost ulterior stocate şi prelucrate în vederea îndeplinirii de noi sarcini sau obiective. Evident, gestionarea resurselor de cunoştinţe reprezintă o problemă complexă care poate şi trebuie să fie abordată din mai multe puncte de vedere: socio-organizaţional, economic, financiar, tehnic, legal şi uman.
  • 308. 311 Informatică şi management Din punct de vedere structural, memoria organizaţională include două mari categorii de elemente:  elemente tangibile, reflectate în date, proceduri, planuri, modele, algoritmi, documente de analiză şi sinteză, tehnici de analiză, elemente care pot fi capitalizate prin intermediul gestiunii datelor tehnice, gestiunea documentelor, gestiunea diferitelor activităţi de bază ale întreprinderii;  elemente intangibile, reunind cunoştinţe private, aptitudini individuale sau colective, talente profesionale, experienţe anterioare ale decidenţilor, cunoştinţe privind evoluţia întreprinderii, anumite contexte de adoptare a deciziilor strategice şi tactice. Literatura de specialitate prezintă o tipologie diversă a memoriei întreprinderii, făcând referire la unele funcţiuni esenţiale, cum ar fi: cercetarea-dezvoltarea, producţia (gestiunea datelor, gestiunea documentelor, gestiunea priceperii sau a talentului), resurse umane (gestiunea competenţelor,formarea etc.). O abordare strict pedagogică ne conduce la următoarea tipologie a memoriei organizaţiei :  memoria tehnică – obţinută prin capitalizarea cunoştinţelor de specialitate dobândite de angajaţi;  memoria organizaţiei (managerială) – legată de structurile organizaţionale trecute şi actuale, evidenţiind resursele umane, procesele şi relaţiile de management;  memorii de proiect – care permit capitalizarea cunoştinţelor legate de experienţa şi lecţiile referitoare la anumite proiecte ale organizaţiei. Cunoaşterea elementelor specifice fiecărui tip de memorie este esenţială în condiţiile în care organizaţia include în opţiunile sale strategice proiectul de construire şi utilizare a unei memorii de întreprindere. În condiţiile unui mediu concurenţial deosebit de dinamic în care întreprinderile devin tot mai conştiente de necesitatea găsirii unei soluţii viabile care să le permită, în ultimă instanţă obţinerea unui avantaj concurenţial durabil, se conturează în mod firesc din partea lor, cercetarea necesităţii de a dispune, sau nu, de o memorie organizaţională.Acest demers trebuie privit în mod evident, din două
  • 309. 312 Informatică şi management direcţii diametral opuse: utilizatorul şi proiectantul memoriei întreprinderii. Detectarea nevoilor reale ale utilizatorilor nu este nici pe departe o sarcină simplă. O analiză sumară a exigenţelor şi cerinţelor de care trebuie să se ţină seama scoate în evidenţă o serie de întrebări de tipul:  Care sunt particularităţile şi comportamentele utilizatorilor care vor fi luate în considerare?  Cum pot fi satisfăcute perspectivele multiple şi probabil divergente, ale utilizatorilor?  Ce activităţi semnificative ale utilizatorilor prezintă interesul pentru a fi capitalizate şi reutilizate prin componentele unei memorii organizaţionale?  Este important să fie luat în considerare fiecare utilizator potenţial şi dacă da, în ce măsură? Din perspectiva proiectantului, sau a creatorului memoriei întreprinderii, sunt generate de asemenea întrebări diverse, cum ar fi:  Cine sunt utilizatorii (executanţi, factori de decizie)?  Care sunt sarcinile specifice fiecărei categorii de utilizatori?  Ce tipuri de cunoştinţe sunt necesare a fi memorate sau rememorate, pentru realizarea sarcinilor lor?  Ce tip de asistenţă doresc utilizatorii din partea memoriei întreprinderii şi care este eficienţa diferitelor tipuri de asistenţă? Remarcăm faptul că, dacă ideea de construire a unei memorii organizaţionale este acceptată şi nu naşte controverse din partea decidenţilor, necesitatea afectării unor resurse umane şi de capital în acest sens este încă sub semnul incertitudinii, cel puţin într-un mediu economico-social şi politic instabil. Literatura de specialitate şi, mai ales acţiunile efective întreprinse de către companiile internaţionale în această direcţie vor fi, cu certitudine, în măsură să demonstreze utilitatea şi eficienţa pe plan strategic al investiţiilor în construirea memoriei organizaţiei.În acest sens, autorii americani Walsh şi Ungson precizează în „The Academy of Management Review” că: „precum un individ, atunci când memoria sa cedează, poate cere altora să-l ajute în a-şi aminti un eveniment particular, o organizaţie se poate baza pe surse externe pentru a rememora mai bine”.
  • 310. 313 Informatică şi management Ca şi în cazul conceperii şi dezvoltării de sisteme informatice, demersul de construire a unei memorii organizaţionale trebuie iniţiat prin efectuarea unui tip de diagnosticare asupra întreprinderii, care să permită identificarea deficienţelor manifestate pe diverse planuri (managerial, informaţional, tehnologic) şi care justifică necesitatea unei operaţii de capitalizare a cunoştinţelor.În funcţie de rezultatele diagnosticării, proiectanţii vor viza un anumit tip de memorie (tehnică, de proiect etc.). Alegerea tipului de memorie a întreprinderii este urmată de stabilirea modului de materializare a acesteia. Astfel, în funcţie de utilizatorii vizaţi şi de nivelul de tehnologie al organizaţiei, memoria poate fi constituită după cum urmează: Memoria documentară Se bazează pe principiul că anumite documente existente în cadrul întreprinderii, considerate drept importante, necesită o operaţie de conservare a lor. Menţionăm faptul că un bun sistem de documentare constituie probabil soluţia cea mai puţin costisitoare şi cea mai realistă pentru capitalizarea cunoştinţelor. Funcţionarea cotidiană a organizaţiei relevă o mare diversitate a documentelor existente, atât pe suportul clasic de hârtie, cât şi în formă electronică, utilizate de angajaţi sau de factori de decizie:  documente personale (notaţii, arhive personale);  documente legate de anumite proiecte ale întreprinderii: analize economico financiare, documente de concepţie a produselor, documente contractuale – caietul de sarcini, rapoarte tehnice etc;  norme şi standarde interne ale întreprinderii, reguli şi proceduri, reglementări legale;  cataloage de produse şi studii de piaţă;  documentaţia privind calitatea produselor şi managementul calităţii;  documente vizuale – fotografii, documente iconografice;  rapoarte tehnice, articole ştiinţifice sau tehnice. Indiferent de statutul acestor documente (confidenţiale sau de lucru) arhivarea lor se poate realiza pe suport de hârtie sau în format electronic. Necesitatea integrării lor într-o memorie documentară face ca tot mai mult să fie apelate diverse tehnologii informatice pentru a le transforma în documente electronice, mult mai facil structurate şi
  • 311. 314 Informatică şi management accesate. Deoarece memoria documentară vizează să permită utilizatorilor accesul la documente pertinente, nu este de neglijat posibilitatea apelării la un descriptor al documentelor, fie prin indexare, fie prin rezumat. Astfel, indexul permite să se asocieze la un text un ansamblu de cuvinte cheie, plecând de la informaţiile esenţiale ale textului respectiv. Materializarea memoriei întreprinderii sub forma memoriei documentare este desigur, mult mai eficientă şi eficace prin utilizarea tehnologiilor informaţiei şi de comunicaţie. Se creează, astfel, premisele pentru dezvoltarea unei infrastructuri, capabile să asigure utilizarea unor sisteme de gestiune electronică a documentelor, de tipul managementului documentelor şi a fluxurilor de lucru care permite:  gestiunea documentelor de orice natură;  actualizarea documentară;  prelucrarea şi cercetarea documentelor. 2.Memoria pe bază de cunoştinţe Organizaţia modernă a secolului XXI se îndreaptă în mod indubitabil către generalizarea unor metode de arhivare a cunoştinţelor, în paralel cu cea a datelor şi informaţiilor, care au generat după anii `60 conceptele de baze de date şi bănci de date. Ingineria cunoştinţelor în vederea construirii unei memorii organizaţionale se bazează pe o serie de tehnici de culegere şi modelare explicită a cunoştinţelor unor experţi sau specialişti ai întreprinderii, precum şi pe o reprezentare formală a cunoştinţelor adiacente unui domeniu specific. Din acest punct de vedere va putea fi luat în considerare un paralelism cu o clasă aparte de sisteme de gestiune a cunoştinţelor – sistemele expert. Totuşi, o memorie a organizaţiei bazată pe cunoştinţe constituie un obiectiv mai puţin ambiţios decât cel al unui sistem expert. În timp ce acesta din urmă, vizează o rezolvare automată pentru o anumită sarcină, cu capacităţi proprii de raţionament, o memorie bazată pe cunoştinţe trebuie să ajute utilizatorul, furnizându-i informaţii proprii organizaţiei, din domenii diverse, dar lăsându-i responsabilitatea unei interpretări proprii şi a unei evaluări contextuale a informaţiilor.
  • 312. 315 Informatică şi management Memoria pe bază de cunoştinţe poate integra sau nu, ansamblul de cunoştinţe formale. Astfel, dacă sunt explicate cunoştinţele unui expert uman, acestea se pot înscrie într-un document text sau multimedia, sau într-o bază de cunoştinţe formale, formalizate ca şi datele, prin intermediul unor modele de inginerie a cunoştinţelor.Dacă memoria de întreprindere nu este proiectată să exploateze şi capacitatea de raţionament, proprie sistemelor expert, atunci devine mai puţin necesară formalizarea cunoştinţelor, prin găsirea unor procedee care dau regulile de formare a enunţurilor şi de derivare a lor, unele din altele. În concluzie, construirea unei memorii pe bază de cunoştinţe se bazează pe un ciclu în trei mari etape:  culegerea preliminară a cunoştinţelor;  construirea schemei modelului conceptual complet al memoriei întreprinderii;  operaţionalizarea acestui model şi implementarea lui, fie sub formă de bază de cunoştinţe (formală), fie sub formă de „carte de cunoştinţe”. 3.Memoria pe bază de caz (experienţă) Una din tehnicile esenţiale ale tehnologiei artificiale – raţionamentul - poate fi utilă pentru construirea unei memorii a întreprinderii.Funcţionarea cotidiană a întreprinderii în spiritul orientărilor strategice proprii generează un întreg capital de experienţe anterioare, reflectate deopotrivă în succese sau eşecuri. Toate aceste experienţe pot fi descrise în diverse cazuri, apelând la diverse metode de formalizare a cunoştinţelor, datelor şi informaţiilor implicate. Evident, este de dorit ca organizaţia să rememoreze eşecurile anterioare, cu scopul de a evita să le producă în viitor. Dificultatea cea mai pregnantă în explicarea acestor erori o constituie, în primul rând, problemele umane şi organizaţionale care le-au generat. Derularea unui raţionament plecând de la caz, vizează să găsească, pentru o problemă prezentă, o soluţie constituită prin reutilizarea unei soluţii memorate, aferentă unei probleme similare celei actuale. Raţionamentul plecând de la caz se bazează în cadrul memoriei organizaţionale pe următorul ciclu:  construirea unei baze de cazuri (experienţe) ale întreprinderii;
  • 313. 316 Informatică şi management  căutarea în baza de cazuri a unei probleme similare din punct de vedere al conţinutului cu problema prezentă;  adaptarea soluţiei problemei similare, pentru a o putea reutiliza în rezolvarea celei prezente;  memorarea problemei actuale şi a soluţiei la care s-a ajuns, sub forma unui nou caz, în ideea reutilizării ei anterioare. Baza de cazuri într-o întreprindere este reprezentată de mai multe tipuri de experienţe:  lecţii învăţate, plecând de la proiecte trecute;  cele mai bune practici utilizate într-o anumită funcţiune a întreprinderii;  cunoştinţe informale aparţinând echipelor de realizare a diverselor proiecte;  cunoştinţe despre acţiunile şi soluţiile problemelor întâlnite. Necesitatea construirii unei baze de cazuri se relevă a fi tot mai importantă pentru organizaţia modernă, aşa cum proiectarea bazelor de date după anii `60 a revoluţionat dezvoltarea sistemelor informatice pentru automatizarea diverselor tranzacţii şi operaţii care definesc funcţionarea întreprinderii.O memorie pe bază de caz poate permite echipelor care lucrează la diferite proiecte de dezvoltare să navigheze printr-o bibliografie a proiectelor şi studiilor de caz anterioare, pentru a găsi un exemplu similar situaţiei lor actuale. Apelarea la noile tehnologii informatice oferă posibilitatea utilizării unor sisteme interactive, în care sistemul adresează întrebări utilizatorului, iar acesta poate sugera opţiunile sale, repetând acest ciclu până la găsirea cazului cel mai apropiat de problema sa. Din punct de vedere structural, un astfel de sistem construit pe o bază de cazuri include următoarele elemente: 1. O bibliotecă de cazuri, formată din cazuri concrete de dezvoltare şi realizate a diferitelor proiecte. Regăsirea acestora se face după un vocabular de indexare care capturează caracteristicile cele mai reprezentative şi individualizează cazurile între ele. 2. O bază de cunoştinţe care conţine elemente generale, structurate pe domenii şi care permite sistemului să furnizeze direcţii de acţiune
  • 314. 317 Informatică şi management cu privire la modelele de utilizat (ex: alegerea anumitor practici de rezolvare). 3. O interfaţă utilizator de evaluare a situaţiei, care relevă caracteristicile cele mai semnificative înainte de începerea regăsirii unui caz util, adecvat problemei actuale. În funcţie de sistemele de căutare a informaţiei – clasice sau pe Web cu ajutorul motoarelor de căutare – interfaţa utilizată este capabilă să folosească un vocabular semantic relativ la un proiect, incluzând modelele care exprimă relaţiile dintre entităţile unei aplicaţii, cum ar fi de exemplu modelul entitate – relaţie. Acest lucru permite utilizatorului să formuleze o cerere. De remarcat este faptul că adoptarea propriu– zisă a cazului este realizată de utilizator, sistemul pe bază de cazuri ajutând doar la regăsirea unei experienţe, care poate fi adoptată şi, dacă este posibil, să sugereze o anumită practică. Interesul pentru o memorie a întreprinderii pe bază de caz este relevat, cel puţin din următoarele motive: - informaţiile de dezvoltare ale unor proiecte pertinente pot fi rezumate într-o bază de cazuri; - mecanismele de căutare furnizate de sistemul pe bază de caz sunt mai eficiente decât motoarele de căutare tradiţională; - sistemul pe bază de caz oferă o mai bună interfaţă utilizatorului, nefiind necesar ca acesta să cunoască apriori domeniul, pentru a găsi ceea ce doreşte în baza de cazuri; - posibilitatea dispunerii de corelaţiile existente între cazurile similare. Ideea centrală în studierea problematicii referitoare la memoria organizaţională reflectă găsirea unui echilibru între problemele tehnice şi cele care ţin de factorul organizaţional şi uman. Reducerea abordării, strict la soluţiile metodologice şi tehnice în procesul de capitalizare a cunoştinţelor, fără a lua în considerare suficient elementele de cultură organizaţională şi strategie conduce la un eşec sigur în promovarea acestui instrument, care este memoria organizaţiei.
  • 315. 318 Informatică şi management 6.1.2 Sisteme KMS 6.1.2.1 Organizarea bazei de cunoştinţe Amplificarea dimensiunii inovatoare a managementului unei organizaţii este dependentă, din ce in ce mai mult, de folosirea activelor intangibile ale firmei. Astfel, în ultimii ani s-a remarcat o sporire a iniţiativelor în domeniul managementului de cunoştinţe, concretizată în investiţii importante in domeniul IT. Primele eforturi în această direcţie au fost dezvoltarea unor aplicaţii din categoria "data warehousing" şi realizarea de reţele Intranet care să permită accesul nerestricţionat la resurse indiferent de localizarea fizică a utilizatorului. În acest context, în paralel cu perfecţionarea instrumentelor asociate managementului cunoştinţelor, sub impactul exploziei tehnologiilor informaţionale, s-au dezvoltat primele sisteme de tip KMS (Knowledge Management Systems). O abordare a acestei problematici necesită, în primul rând, definirea celor două concepte. Managementul Cunoştinţelor reprezintă un proces organizaţional sistematic de colectare, organizare si stocare a cunoştinţelor angajaţilor în asa fel încit ele să poată să fie accesate şi utilizate de alţi membri ai organizaţiei. Un Sistem de Management al Cunoştinţelor (KMS) constă într-un ansamblu de metode şi tehnici prin care se operaţionalizează procesele de management al cunoştinţelor, incluzând soluţii de regăsire a documentelor, baze de date de expertiză, liste de discuţii si sisteme de căutare după conţinut, precum si tehnologii colaborative de filtrare. Orice sistem KMS trebuie să îndeplinească două cerinţe fundamentale[13]: să faciliteze lucrul colaborativ între utilizatorii implicaţi in derularea proceselor de management al cunoştinţelor şi să
  • 316. 319 Informatică şi management asigure administrarea informaţiilor de la baza sistemului. În vederea satisfacerii acestor cerinţe, KMS utilizează o serie de instrumente care permit integrarea cunoştinţelor sub formă de baze de cunoştinţe sau memorii colective. În cadrul acestora, datele sunt structurate în unităţi de cunoaştere care se regăsesc, de regulă, sub formă de documente. Unităţile de cunoaştere trebuie să fie organizate în aşa fel încât să permită interconectarea cunoştinţelor şi realizarea de topologii de tip "arbore de cunoştinţe”. De altfel, cunoştinţele organizaţionale sunt rezultatul parcurgerii unor faze de combinare, internalizare, socializare si externalizare (figura nr. 6.1). Acest proces dinamic implică definirea unor reguli de comunicare între grupurile de indivizi din cadrul organizaţiei. Chiar dacă, uneori, între grupuri există perspective diferite de interpretare a cunoştinţelor prin prisma semnificaţiei şi terminologiei utilizate, comunicarea asigură partajarea resurselor şi accelerarea proceselor inovatoare [54]. Figura nr. 6.1 reflectă etapele generării cunoştinţelor organizaţiei. Creare/ Dezvoltare CUNOŞTINŢE Stocare/ Organizare CUNOŞTINŢE Distribuire/ Transmitere CUNOŞTINŢE Utilizare CUNOŞTINŢE Instrumente colaborative Instrumente colaborative Bază de date de cunoştinţe Instrumente de filtrare/căutare Bază de date de cunoştinţe Instrumente de filtrare/căutare Sistem de management al fluxurilor de lucru Sistem de management al fluxurilor de lucru Figura nr. 6.1 Etapele generării cunoştinţelor organizaţiei În literatură, există numeroase abordări ale conceptului de KMS şi ale modalităţilor concrete de implementare a acestuia în cadrul organizaţiilor. Punctul de vedere al specialiştilor este însă acela că o metodologie de proiectare clasică a sistemelor informatice nu poate fi
  • 317. 320 Informatică şi management aplicată cu succes în dezvoltarea unui KMS. Această situaţie se datorează, în principal, naturii şi dinamicii obiectivelor, precum şi rezultatelor şi proceselor specfice managementului de cunoştinţe. Astfel, este dificil să se cunoască aprioric ce informaţii vor fi accesate, care sunt grupurile de persoane care le vor solicita sau le vor furniza, precum şi momentul şi modul în care vor fi folosite informaţiile respective.Ţinând cont de aceste considerente, se apreciază că principalele categorii de probleme care diferenţiază sistemele de management al cunoştinţelor de sistemele tradiţionale sunt[55]: a. Stabilirea profilurilor utilizatorilor şi organizarea acestora în grupuri. În realizarea unui sistem informatic clasic se presupune că utilizatorii sunt omogeni din punctul de vedere al obiectivelor. Din acest motiv, metodologiile de proiectare folosesc conceptul de utilizator reprezentativ sau tipic în vederea stabilirii cerinţelor funcţionale ale sistemului, concept care este însă limitativ în cazul managementului de cunoştinţe. b. Definirea obiectivelor finale ale eforturilor de dezvoltare. Abordarea tradiţională, care are drept finalitate crearea unei baze de date organizaţionale, poate fi nepotrivită în cazul sistemelor KMS, datorită dificultăţii de definire apriorică a structurii cunoştinţelor. Spre exemplu, în timp ce la sistemele clasice, datele sunt organizate într-o schemă conceptuală durabilă şi deseori rigidă, în cazul sistemelor KMS, modelul este unul care se modifică la intervale de timp reduse şi implică scheme de structurare dinamice. c. Exploatarea şi perfecţionarea sistemului. O altă presupunere implicită în cazul proiectării clasice este accea că sistemul dezvoltat este, în fapt, un produs final. În contextul managementului de cunoştinţe, de regulă, se recurge la o abordare evolutivă, care presupune implementarea unei platforme şi apoi îmbunătăţirea permanentă a acesteia. d. Ritmul de împrospătare a conţinutului. Spre deosebire de sistemele care gestionează informaţii, sistemele bazate pe cunoştinţe necesită actualizarea mult mai rapidă a conţinutului. Din acest motiv, este necesar ca, în paralel cu implementarea KMS, organizaţia să dezvolte un sistem de motivare a experţilor
  • 318. 321 Informatică şi management astfel încât aceştia să execute cu eficienţă maximă acţiuni precum asocierea de cuvinte cheie şi metanoţiuni fiecărui document sau completarea de formulare cu date privind abilităţile si cunoştinţele lor personale. e. Gradul de utilizare a resurselor umane. Deorece o mare parte din funcţionalităţile unui sistem KMS presupun utilizarea experţilor umani, este necesar să se asigure un mecanism eficient de protejare a acestora prin: - reducerea numărului de accesări a experţilor dintr-un anumit domeniu prin introducerea de secţiuni de tipul “Cele mai frecvente întrebări”, astfel încât specialiştii să fie accesaţi doar atunci când apar cazuri noi; - planificarea în timp a activităţii experţilor în vederea monitorizării si deservirii în timp real a solicitărilor care vin din partea utilizatorilor; - direcţionarea solicitărilor astfel încât acestea să ajungă automat în lista de aşteptare pentru expertul care are competenţa necesară pentru a le rezolva; - numirea unui responsabil cu clasificarea şi indexarea documentelor şi repartizarea acestora pe domenii de cunoştinţe. Efectele implementării unui sistem de management al cunoştinţelor asupra proceselor de învatare, inovare şi dezvoltare a expertizei sunt greu de cuantificat. Ţinând cont că, în general, experienţa joacă un rol important în procesul de învăţare organizaţională, beneficiile unui sistem KMS se amplifică pe măsura utilizării acestuia de către angajaţi. Astfel, pe termen lung, membrii organizaţiei îşi vor extinde experienţa în obţinerea şi utilizarea nu numai a cunoştinţelor explicite, ci şi a celor tacite, care presupun un efort mai mare pentru a fi accesate. Un alt efect este acela că, prin utilizarea frecventă a sistemului, angajaţii vor căpăta deprinderi în a apela baza de cunoştinţe ori de câte ori este necesar. Luând în considerare argumentele de mai sus, putem trage concluzia că utilizarea sistemelor KMS poate conduce atât spre rezultate pozitive cât şi negative. O organizaţie poate cistiga eficienţă, pe termen scurt, prin standardizarea procedurilor de accesare a cunoştinţelor, dar treptat îşi poate pierde capacitatea de inovare. Din acest motiv, un sistem
  • 319. 322 Informatică şi management eficient de management al cunoştinţelor este acela care asigură un echilibru între procesele de exploatare a cunoştinţelor şi cele de explorare a noilor soluţii. Implementarea unui sistem de management al cunoştinţelor trebuie să pornească de la localizarea cunoştinţelor, în funcţie de care se stabileşte dacă un utilizator va fi direcţionat către un document sau către contactarea unui expert şi de la definirea nivelului de organizare al cunoştinţelor, care asigură translatarea problemei într-o formă care să corespundă unei anumite logici de structurare. În funcţie de modul în care aceste două dimensiuni sunt abordate, specialiştii apreciază că instrumentele de management al cunoştinţelor pot fi grupate în patru categorii[54] (tabelul nr. 6.1). Tabelul nr. 6.1 Tipologia instrumentelor de management al cunoştinţelor Amplasarea cunoştinţelor Documente Memoria individului Niveluldestructurare Structurat 1 Instrumente de regăsire a documentelor şi gestiune a bazelor de cunoştinţe 2 Instrumente pentru gestiunea bazelor de date de experţi şi de expertize  Asigură managementul cunoştinţelor localizate în documente sau structurate în baze de date prin definirea unui sistem de etichetare cu cuvinte cheie.  Asigură structurarea, pe baza anumitor scheme, a cunoştinţelor care rezidă în memoria indivizilor.  Conţinutul bazei de date de expertiză este actualizat, de regulă, prin completarea unor formulare în care se specifică nivelul de cunoştinţe al fiecărui expert. Nestructurat 3 Instrumente de filtrare colaborativă şi căutare a cunoştinţelor nestructurate 4 Instrumente interactive pentru transferul dinamic de cunoştinţe
  • 320. 323 Informatică şi management Amplasarea cunoştinţelor Documente Memoria individului  Asigură reprezentarea cunoştinţelor în documente, fără a utiliza însă un format predefinit.  Regăsirea cunoştinţelor se face cu ajutorul unui sistem de indexare pe baza expresiilor conţinute.  În această categorie intră, spre exemplu, motoarele de căutare după cuvinte cheie sau soluţiile de localizare în funcţie de cele mai frecvente căutări.  Permit accesarea altor persoane capabile să furnizeze cunoştinţe, fără însă ca aceasta să presupună apelarea unei baze de date de experţi.  Principalele instrumente din această categorie sunt forumurile sau dialogurile interactive prin care se asigură contactul interpersonal, transferul şi partajarea cunoştinţelor. Eficienţa sistemelor de management al cunoştinţelor este dependentă de modul în care se asigură utilizarea colaborativă a instrumentelor de mai sus, urmărindu-se identificarea unei modalităţi de structurare şi indexare a cunoştinţelor care să satisfacă cerinţele concrete ale utilizatorilor. Un alt aspect important în alegerea instrumentelor KMS îl reprezintă dimensiunea şi diversitatea grupurilor de utilizatori. Astfel, dacă numărul de utilizatori este restrâns, prin utilizarea instrumentelor din categoriile 3 şi 4 este foarte puţin probabil să se găsească răspunsul la o anumită problemă, iar dacă sistemul este prea bogat in conţinut apare riscul unei supraîncărcări cu informaţii. Numărul mare de utilizatori poate fi benefic atunci când se utilizează instrumente din clasele 1 şi 2, însă cu condiţia ca schema de structurare să fie una corespunzătoare. 6.1.2.2 Arhitectura sistemelor de management al cunoştinţelor În general, sistemele KMS au o arhitectură distribuită, în care un element cheie îl reprezintă agenţii inteligenţi.
  • 321. 324 Informatică şi management Aceştia asigură eliminarea problemelor generate de dimensiunea bazei de cunoştinţe şi permit filtrarea conţinutului nerelevant prin construirea unui profil al fiecărui utilizator şi eşantionarea canalelor de transmitere a cunoştinţelor. Agenţii inteligenţi îndeplinesc o serie de funcţii dintre care amintim: cunoaşterea conţinutului explicit al fiecărui context, identificarea asemănărilor şi deosebirilor între contexte, direcţionarea de solicitări către alţi agenţi etc. Transformarea sistemelor bazate pe prelucrarea informaţiilor în sisteme bazate pe prelucrarea cunoştinţelor presupune, în primul rând, o serie de modificări la nivel organizaţional. Din acest motiv, putem aprecia că managementul cunoştinţelor integrează concepte din alte arii ale ştiinţei managementului precum : cultura organizaţională, memoria organizaţională, managementul strategic, inteligenţa artificială etc. Privit prin prisma instrumentelor practice pe care le utilizează, managementul cunoştinţelor include tehnologii precum :  infrastructuri Intranet care asigură funcţionalităţi de transmitere a datelor în reţea în vederea partajării resurselor şi accesării acestora de grupuri mari de utilizatori, indiferent de localizarea fizică a acestora;  sisteme de management al documentelor, care permit manipularea documentelor în format electronic pe toată durata ciclului lor de viaţă;  sisteme de management al fluxurilor de lucru care descriu procedurile definite în cadrul organizaţiei şi urmăresc în dinamică derularea acastora;  instrumente de inteligenţă artificială care asigură facilităţi de generare şi administrare a profilurilor de utilizator, precum şi gestionarea tuturor proceselor analitice;  instrumente de vizualizare care servesc la reprezentarea relaţiilor existente între cunoştinţe, oameni şi procese;  platforme Groupware care asigură suport pentru managementul timpului de lucru şi pentru dezvoltarea de cercuri de cercetare şi ateliere de lucru de tip "workshop";  sisteme de eLearning care asigură derularea procesului de învăţare la distanţă cu suport electronic etc.
  • 322. 325 Informatică şi management Profesorul M. Zack [55] apreciază că funcţiile asigurate prin intermediul tehnologiilor de mai sus, cu aplicabilitate în sfera managementului cunoştinţelor, pot fi grupate în trei categorii: integrative, interogative şi de legătură (tabelul nr. 6.2). Tabelul nr. 6.2 Funcţiile sistemelor de management al cunoştinţelor Categoria Grupa Funcţia 1.Funcţii integrative Asigură transferul asincron de cunoştinţe între participanţi 1.1.Funcţii de căutare şi prezentare a cunoştinţelor 1.1.1.Căutarea după cuvinte cheie 1.1.2.Prezentarea listei documentelor noi (neaccesate) 1.1.3.Prezentarea de publicaţii în format electronic 1.1.4.Utilizarea asistenţilor de suport/căutare 1.1.5.Navigarea în baza de cunoştinţe 1.1.6.Indexarea prin meta-date 1.1.7.Utilizarea filtrelor predefinite şi a celor definite de utilizator 1.1.8.Utilizarea dicţionarului de sinonime 1.1.9.Clasificarea şi gruparea elementelor de cunoştinţe 1.1.10.Identificarea similarităţilor semantice existente între elementele de cunoştinţe 1.2.Funcţii pentru achiziţia, publicarea şi organizarea cunoştinţelor 1.2.1.Importul manual al elementelor de cunoştinţe externe 1.2.2.Indexarea conţinutului bazei de cunoştinţe 1.2.3.Relizarea de hyperlink-uri în cadrul conţinutului publicat 1.2.4.Structurarea conţinutului 1.2.5.Generarea de elemente de cunoştinţe din surse interne 1.2.6.Indexarea automată a tuturor publicaţiilor electronice 1.2.7.Importul automat al elementelor de cunoştinţe externe 1.2.8.Analiza statistică a datelor 1.2.9.Realizarea legăturilor între elementele
  • 323. 326 Informatică şi management Categoria Grupa Funcţia de cunoştinţe 1.2.10.Consolidarea bazei de cunoştinţe 1.2.11.Analiza semantică a elementelor de cunoştinţe 1.3.Funcţii pentru instruirea asistată de calculator 1.3.1.Instruirea asistată de calculator 1.4.Funcţii de administrare 1.4.1.Generarea de rapoarte referitoare la accesarea elementelor de cunoştinţe 2.Funcţii interactive Asigură schimbul direct de date între furnizorii şi beneficiarii de informaţii 2.1.Funcţii de comunicare şi colaborare 2.1.1.E-mail 2.1.2.Utilizarea listelor de adrese e-mail personalizate 2.1.3.Realizarea de videoconferinţe 2.1.4.Utilizarea tablei electronice 2.1.5.Generarea listei cu participanţii on-line 2.1.6.Organizarea conferinţelor electronice 2.1.7.Chat şi dialoguri interactive 2.1.8.Utilizarea mesageriei electronice 2.1.9.Brainstorming 2.2.Funcţii pentru învăţare la distanţă 2.2.1.Videoserver 2.2.2.Broadcasting 2.3.Funcţii de administrare 2.3.1.Generarea de rapoarte referitoare la accesul participanţilor 3.Funcţii de legătură Asigură legătura 3.1.Funcţii de regăsire a cunoştinţelor 3.1.1.Utilizarea agenţilor inteligenţi 3.1.2.Realizarea legăturii între elementele de cunoştinţe şi baza de date de experţi 3.1.3.Generarea de statistici legate de
  • 324. 327 Informatică şi management Categoria Grupa Funcţia între elementele de cunoştinţe şi reţelele de cunoştinţe accesul la elementele de cunoştinţe 3.1.4.Generarea şi administrarea profilurilor de utilizator 3.1.5.Utilizarea "hărţilor" de cunoştinţe 3.1.6.Pezentarea tuturor elementelor de cunoştinţe relevante pentru o anumită problemă 3.2.Funcţii de translatare a cunoştinţelor 3.2.1.Realizarea de feedback între utilizatori şi experţi 3.2.2.Definirea rolurilor participanţilor 3.2.3.Notificarea automată a utilizatorilor cu privire la categoriile de cunoştinţe de interes pentru aceştia 3.3.Funcţii de administrare 3.3.1.Stabilirea drepturilor de acces pentru utilizatori şi autori 3.3.2.Personalizarea interfeţei utilizator Datorită faptului că, de regulă, organizaţiile deţin infrastructura hardware necesară pentru implementarea unui sistem de management al cunoştinţelor, o mare parte din funcţiile de mai sus sunt deja disponibile. Totuşi, de foarte multe ori, acestea nu sunt folosite intensiv, ca urmare a unor motive de natură tehnică (inexistenţa unei benzi de transmisie suficient de rapidă, lipsa unor componente multimedia etc.) sau de natură organizatorică (lipsa unor privilegii pentru utilizatorii sistemului care să îi stimuleze pe aceştia să participe activ în cadrul sistemului, existenţa unor bariere individuale, insuficienta delegare a responsabilităţilor pentru activităţi din sfera managementului de cunoştinţe etc.). De cele mai multe ori, implementările de sisteme KMS evidenţiază o focalizare preponderentă spre funcţiile integrative ale KMS. În ceea ce priveşte componenta interactivă, organizaţiile folosesc de regulă cele două funcţii de bază, respectiv email-ul şi listele de adrese e-mail personalizate. Un sistem eficient de management al cunoştinţelor este acela care combină cele trei categorii de funcţii asigurând astfel efectuarea de analize semantice, legături dinamice între cunoştinţe, clasificări şi structurări ale acestora.
  • 325. 328 Informatică şi management Ţinând cont de aspectele prezentate mai sus, putem considera că dezvoltarea unui sistem KMS se poate realiza urmărind următoarea succesiune de faze de implementare[13]:  Dezvoltarea funcţionalităţilor de bază prin realizarea de platforme de tip Intranet şi Groupware prin care se asigură suport pentru funcţiile integrative şi interactive cu utilizare intensivă.  Dezvoltarea funcţiilor de integrare care asigură facilităţi de codificare, căutare, organizare, structurare şi realocare a cunoştinţelor.  Dezvoltarea funcţiilor de interactivitate care oferă posibilităţi de comunicare, colaborare şi localizare a experţilor, realizare de spaţii virtuale de întâlnire a comunităţilor sau derulare a unor procese de instruire utilizând tehnici de eLearning.  Dezvoltarea funcţiilor de legătură care permit realizarea de conexiuni între furnizorii şi beneficiarii de cunoştinţe, regăsirea utilizatorilor cu preocupări comune sau filtrarea cunoştinţelor pe baza conţinutului personalizat. Concluzionând, putem aprecia că, la momentul actual, aproape toate organizaţiile mari deţin o platformă Intranet care, împreună cu anumite extensii şi instrumente specifice, asigură funcţionalităţile de bază ale sistemelor KMS, cum ar fi partajarea facilă a documentelor electronice şi accesul în timp real la informaţii. De asemenea, unele organizaţii au dezvoltate platforme de tip Groupware care permit lucrul in echipă şi organizarea eficientă a activităţilor colaborative. Numeroase funcţii ale sistemelor de management al cunoştinţelor sunt deja implementate sub formă de componente ale arhitecturii Intranet sau a unor soluţii specifice cum ar fi cele de tip CRM (Customer Relationship Management). În aceste condiţii, implementarea unui sistem KMS presupune intensificarea utilizării funcţiilor existente şi dezvoltarea de funcţii noi. În ceea ce priveşte piaţa KMS, aceasta este una destul de confuză şi dinamică ca urmare a faptului că, la momentul actual, nu există o soluţie standard cu un nivel ridicat de interoperabilitate. Mai mult decât atât, achiziţionarea unui pachet standard ar putea conduce la pierderea avantajului competitiv ca urmare a nivelului redus de satisfacere a
  • 326. 329 Informatică şi management cerinţelor specifice. Din acest motiv, de regulă, organizaţiile recurg la capacitatea de dezvoltare proprie. O altă problemă este cea a integrării sistemului KMS cu alte aplicaţii cum ar fi cele de management al documentelor şi fluxurilor de lucru. În acest sens, o soluţie tehnică la care recurg tot mai multe companii este cea a dezvoltării de portaluri de cunoştinţe care pot facilita integrarea sistemelor KMS prin utilizarea funcţiilor inteligente în procesul de manipulare a cunoştinţelor. 6.1.3 Definirea şi caracterizarea sistemelor expert Cercetătorii din domeniul inteligenţei artificiale au încercat într-o primă etapă să simuleze procesele complicate ale gândirii prin găsirea metodelor generale de rezolvare a unei game largi de probleme. În ciuda unor progrese interesante, această strategie nu a condus la realizarea unui salt hotărâtor în domeniu. Dezvoltarea programelor de uz general a fost destul de dificilă şi nu foarte rentabilă. Specialiştii în inteligenţa artificială au căutat şi găsit o nouă cale să conducă la realizarea calculatoarelor cu programe inteligente. FAPTE REGULI INTERPRETOR PLANIFICATOR BAZA DE CUNOŞTINŢE MAŞINA DE INFERENŢE SISTEM EXPERT Figura nr. 6.2 Arhitectura unui sistem expert
  • 327. 330 Informatică şi management Astfel, în locul unui program de uz general au fost dezvoltate mai multe programe specializate. Cercetătorii şi-au concentrat eforturile asupra tehnicilor de reprezentare, adică asupra modului de formulare a unei probleme astfel încât aceasta să fie uşor rezolvabilă, precum şi asupra modului de căutare a soluţiilor în aşa fel încât rezultatele să fie obţinute într-un timp real. Cercetările din domeniul inteligenţei artificiale au descoperit un element destul de important şi anume că puterea de rezolvare a programelor derivă din cantitatea de cunoştinţe pe care o posedă acest sistem şi nu din procedurile şi interferenţele utilizate. Se poate concluziona că pentru soluţionarea unui program inteligent este necesară dotarea acestuia cu informaţii specifice de înaltă calitate în strânsă legătură cu domeniul respectiv. Denumite sisteme-expert, aceste programe au condus la apariţia şi, în continuare, la dezvoltarea unui nou domeniu al ştiinţei. Utilizarea expertizei artificiale determină creşterea posibilităţilor pe care le oferă raţionamentul uman, existând avantaje evidente faţă de agenţii umani, unul din ele referindu-se la caracterul său permanent. Expertiza umană se poate deprecia rapid, indiferent dacă este vorba despre o activitate fizică sau de natură psihică. Un expert uman trebuie să practice constant şi să se perfecţioneze continuu pentru a se menţine fruntaş într-un anumit domeniu. Orice perioadă semnificativă de nefolosire a cunoştinţelor poate afecta serios performanţele expertului. În cazul expertizei artificiale informaţia, o dată achiziţionată, se află permanent la dispoziţia utilizatorului, excluzând perioadele marcate de deteriorări accidentale ale suporturilor de informaţie. Un alt avantaj al expertizei artificiale este legat de uşurinţa transferării sau reproducerii acesteia. Dacă transferul cunoştinţelor de la o persoană la alta este laborios, necesitând în plus un timp şi experienţă îndelungată, transferarea expertizei artificiale este un proces simplu de copiere. În cazul expertizei artificiale documentarea este mult mai uşoară, pe când în cazul expertizei umane ea este extrem de dificilă, consumă foarte mult timp şi, în plus, trebuie verificată. Pentru expertiza artificială, documentarea este un proces corect de mapare între modul în care cunoştinţele sunt reprezentate în sistem şi descrierea limbajului folosit pentru aceste reprezentări. Comparativ cu expertiza umană, cea artificială permite obţinerea de rezultate mai consistente şi mai sigure.
  • 328. 331 Informatică şi management Ca urmare a influenţei unor factori de natură emoţională, un expert uman poate lua decizii diferite în situaţii identice, în timp ce un sistem expert nu poate fi susceptibil de astfel de scăpări. Comparativ cu experţii umani sistemele expert nu sunt costisitoare, mai ales în faza de utilizare. Costul lor, oarecum ridicat în etapa de dezvoltare, este compensat de costul redus în faza de operare şi de simplitatea modalităţilor ce pot fi folosite pentru deţinerea unor copii. Deşi cele prezentate mai sus arată multitudinea avantajelor pe care le oferă sistemele expert în raport cu expertiza umană, în multe aplicaţii experţii umani nu pot fi înlocuiţi, expertiza umană fiind net superioară celei artificiale. Acest lucru nu reflectă limitarea fundamentală a inteligenţei artificiale, ci starea actuală a domeniului de referinţă, ca de exemplu cel în care sunt din plin solicitate creativitatea, spiritul de inventivitate proprii omului. Un expert uman recunoaşte informaţia şi o poate utiliza la sintetizarea cunoştinţelor noi, în timp ce sistemul expert tinde să se comporte neinspirat, urmând o anumită rutină. În plus, experţii umani manipulează evenimente neaşteptate prin utilizarea imaginaţiei şi a unor noi perfecţionări pentru rezolvarea problemelor. Un domeniu în care expertiza umană excelează este procesul de învăţare. Experţii se adaptează noilor condiţii, adoptând strategiile corespunzătoare. Sistemele expert nu pot „învăţa" noile concepte şi reguli, deoarece acest proces reprezintă o sarcină deosebit de dificilă pentru inteligenţa artificială. Până în prezent s-au realizat progrese însemnate în dezvoltarea programelor destinate instruirii. Totuşi aceste programe tind să lucreze deocamdată la niveluri extrem de simple şi nu dau satisfacţie atunci când sunt confruntate cu probleme mai complexe. Experţii umani deţin capacitatea de a utiliza în mod direct senzorii complecşi de învăţare - văzul, auzul, simţul tactil şi mirosul - în timp ce sistemele expert manipulează simboluri care reprezintă idei şi concepte. Astfel, este necesar ca senzaţiile să fie transformate în simboluri ce pot fi înţelese de către sistem. O parte importantă a informaţiilor se pierde în procesul de translatare, în special când imaginile sunt formate din seturi de obiecte şi de relaţii între acestea. Experţii umani şi, în general, toţi oamenii posedă un bagaj de cunoştinţe generale, care acoperă un spectru larg de domenii.
  • 329. 332 Informatică şi management Datorită cantităţii enorme de cunoştinţe generale, nu există o cale uşoară pentru introducerea acestora într-un program inteligent, cum ar fi unul specializat ca un sistem expert. Se apreciază că centrul funcţional al sistemului expert constă în grupul de cunoştinţe structurate care să permită luarea deciziilor. Prin termenul de cunoştinţe oamenii de ştiinţă din domeniul inteligenţei artificiale înţeleg informaţiile necesare unui program înainte ca acesta să devină inteligent. Aceste informaţii pot lua forma faptelor sau regulilor, care în cazul unui sistem expert, nu sunt întotdeauna adevărate sau false, în sensul că uneori există un grad de incertitudine asupra validităţii faptelor sau corectitudinii regulilor[22]. Cunoştinţele dintr-un sistem expert sunt organizate în cunoştinţe generale, care arată modul de rezolvare a unei probleme şi în cunoştinţe care reprezintă modul de interacţiune cu utilizatorul. Domeniul de cunoştinţe din structura sistemului formează cunoştinţele de bază, în timp ce cunoştinţele destinate soluţionării problemelor sunt cunoscute sub denumirea generică de maşină de inferenţă. Un program care are cunoştinţele astfel organizate se numeşte sistem bazat pe cunoaştere., iar sistemele expert sunt componente ale sistemelor bazate pe cunoştinţe (figura nr. 6.3.). Prezintă o comportare inteligentă Explicitează domeniul cunoştinţelor Implementează cunoştinţele experţilor în practică Programe de inteligenţă artificială Programe de inteligenţă artificială Sisteme bazate pe cunoştinţe Sisteme bazate pe cunoştinţe Sisteme Expert Sisteme Expert Figura nr. 6.3 Locul şi rolul sistemelor expert în cadrul sistemelor bazate pe cunoştinţe
  • 330. 333 Informatică şi management Baza de date din sistemul expert conţine date şi reguli care utilizează informaţii drept fundament pentru luarea deciziilor. Maşina de inferenţă conţine un interpretor care decide modul de aplicare a regulilor de deducţie a noilor cunoştinţe şi un plan care stabileşte ordinea în care se aplică regulile respective. Modul în care sistemul utilizează cunoştinţele sale este deosebit de important deoarece sistemul expert trebuie să posede o cantitate mare de cunoştinţe de înaltă calitate despre domeniul respectiv. Conceptul de maşină de inferenţe dă naştere la o serie de confuzii. În general, în cadrul unui sistem expert delimitarea structurii faptelor şi regulilor se realizează cu claritate. În schimb nu este prea clară punerea la punct a maşinii de inferenţe, aceasta fiind o urmare firească a dificultăţilor întâmpinate atunci când se încearcă definirea unei asemenea maşini. Modul de structurare a maşinii de inferenţe depinde atât de natura domeniului de probleme, cât şi de modalităţile folosite pentru reprezentarea şi organizarea cunoştinţelor în cadrul unui sistem expert. Pentru multe sisteme expert care realizează punerea la punct a limbajelor de nivel înalt maşina de inferenţe este o parte a limbajului. Alte dispozitive bazate pe limbaje de nivel redus necesită un program special pentru proiectarea şi implementarea maşinii de inferenţă. Există un set standard de tehnici de reprezentare a cunoştinţelor care pot fi folosite pentru realizarea unui sistem expert. Fiecare tehnică furnizează programul cu îmbunătăţiri astfel încât acesta să fie cât mai eficient, mai uşor de înţeles şi mai uşor de modificat. Regulile furnizează o cale naturală pentru descrierea conducerii proceselor de către o schimbare rapidă şi complexă a mediului. Un set de reguli poate specifica modul în care un program reacţionează la schimbarea datelor fără a fi necesare cunoştinţe avansate despre fluxul de control (într-un program convenţional, fluxul de control şi utilizarea datelor sunt predeterminate de către codul programului). Procesul se desfăşoară secvenţial, iar salturile se produc numai la anumite puncte prestabilite. Programul lucrează cu rezultate foarte bune pentru rezolvarea simultană a unui set de ecuaţii liniare. Sistemele expert pot fi definite prin comparaţie cu programele obişnuite. Din acest punct de vedere deosebirea fundamentală dintre
  • 331. 334 Informatică şi management sistemele expert şi programele obişnuite constă în aceea că în timp ce primele lucrează cu cunoştinţe, celelalte lucrează cu date. Un sistem expert poate fi definit ca un program caracterizat de următoarele proprietăţi: expertiză, raţionament simbolic, profunzime şi autocunoaştere. Nivelul de expertiză atins de un asemenea sistem trebuie să fie egal cu cel atins de un expert uman. Dar simpla realizare a unei soluţii valide nu este suficientă pentru caracterizarea sistemelor expert. Comparativ cu experţii umani, aceste sisteme trebuie să ofere soluţii optime într-un timp foarte scurt. Cu alte cuvinte, un sistem expert trebuie să folosească cunoştinţele de care dispune, astfel încât să găsească efectiv soluţia cea mai eficientă, utilizând diferite artificii întrebuinţate de experţii umani pentru eliminarea calculelor care nu sunt economice şi necesare. Pentru a imita integral un expert uman, un sistem expert trebuie să posede nu numai profunzime într-un domeniu, ci şi un orizont de cunoştinţe cât mai larg. Poziţia ce poate fi câştigată prin utilizarea cunoştinţelor generale şi a metodelor specifice de soluţionare a problemelor se poate îmbunătăţi dacă raţionamentul foloseşte principiile de bază pentru înlăturarea datelor sau regulilor incorecte. Când experţii umani rezolvă probleme pe care le-ar putea rezolva şi un sistem-expert, aceştia nu soluţionează ecuaţii matematice complexe, ci aleg simboluri pentru reprezentarea conceptelor problemei şi aplică diferite strategii pentru manipularea acestor concepte. Nu putem afirma că sistemele expert nu au posibilitatea de a face calcule matematice, mai curând trebuie subliniat faptul că acestea operează cu simboluri. În consecinţă, reprezentarea cunoştinţelor devine un element foarte important în elaborarea sistemelor expert. Este cunoscut faptul că experţii umani pot prezenta o problemă în mai multe variante, acestea fiind ulterior prelucrate astfel încât procesul respectiv să conducă la obţinerea rapidă şi eficientă a soluţiei optime. Posibilitatea de reformulare a problemei este necesară sistemelor expert pentru a le apropia de experţii umani. Din păcate, majoritatea sistemelor expert nu posedă această calitate. Un sistem expert este caracterizat de profunzime,
  • 332. 335 Informatică şi management adică poate opera într-un domeniu relativ îngust, soluţionând probleme deosebit de dificile. De altfel, într-un sistem expert regulile sunt în mod necesar complicate, fie datorită complexităţii lor individuale, fie datorită numărului lor ridicat. Sistemele expert care lucrează pentru rezolvarea unor probleme ridicate de complexitatea activităţilor umane deţin o pondere mult mai însemnată decât sistemele expert care lucrează în domeniul definit de specialiştii în inteligenţa artificială a jocurilor[48]. Dacă în primul caz date apriorii sunt asociate unei probleme cu caracter practic, fiind elaborate diverse soluţii în funcţie de specificul activităţii, în al doilea caz problema de soluţionat suferă o simplificare considerabilă fără a putea fi adaptată unei anume cerinţe practice. În acest ultim context, sistemul operează cu date artificiale care, în prealabil, sunt simplificate, astfel încât problema rezultată să fie uşor de soluţionat. Desigur în această situaţie soluţiile obişnuite prezintă mai mult un interes din punct de vedere teoretic. Deosebirile existente între cazurile menţionate sunt importante, întrucât în funcţie de calea adoptată pot fi realizate sisteme expert performante. Un sistem expert posedă cunoştinţe care îi permit să raţioneze asupra propriilor operaţii, precum şi o structură care simplifică acest proces. De exemplu, dacă un sistem expert este organizat ca un set de reguli, atunci el poate urmări uşor lanţurile de inferenţe pentru a desprinde o anumită concluzie. Dacă, în plus, sunt indicate reguli speciale care precizează modul de operare cu lanţurile de inferenţe, acestea pot fi utilizate pentru verificarea calităţii şi consistenţei concluziilor. Cunoştinţele de care dispune sistemul cu privire la modul în care trebuie să raţioneze sunt cunoscute sub denumirea generică de metacunoştinţe, ceea ce înseamnă cunoştinţe despre cunoaştere. Mai multe sisteme expert sunt dotate cu aşa-numita posibilitate de explicare. Este vorba de un ansamblu de cunoştinţe destinate explicării modului în care sistemul expert a ajuns la răspunsul respectiv. Multe din aceste explicaţii implică afişarea lanţurilor de inferenţe şi explicarea raţionamentului înaintea utilizării fiecărei reguli din lanţ. Abilitatea de examinare a propriului mod de raţionare reprezintă una din caracteristicile cele mai importante ale sistemelor expert.
  • 333. 336 Informatică şi management 6.2 Sisteme ERP 6.2.1 Evoluţia sistemelor de planificare a resurselor organizaţiei Primele soluţii informatice de planificare a resurselor organizaţiei au apărut la mijlocul anilor ’60, atunci când a fost dezvoltată tehnica MRP, utilizată pentru gestiunea economică a stocurilor de materii prime, materiale si produse finite. Pe baza acestei tehnici de management au luat naştere sistemele MRP1 (Material Requirements Planning), care utilizau, în principal, următorii parametri: necesarul de fabricat, bazat pe comenzile de la clienţi; fişele tehnologice; situaţia stocurilor pentru fiecare articol; durata medie a unei aprovizionări. La începutul anilor ’80, prin evoluţia sistemelor MRP1, au luat naştere sistemele MRP2 (Manufacturer Resource Planning), care integrau instrumente de planificare a vânzărilor, a producţiei, a aprovizionărilor şi a necesarului de capacităţi de producţie precum şi de generare a unor situaţii informaţionale de natură economico-financiară. Dinamismul mediului economic a impus necesitatea reconsiderării sistemelor de planificare a resurselor prin transformarea întreprinderii într-o “organizaţie virtuală”, aflată într-un permanent schimb de informaţii cu partenerii săi. Astfel, anii ’90 au marcat momentul apariţiei primelor sisteme ERP(Enterprise Resource Planning), ca extindere a sistemelor precedente MRP1 şi MRP2, precum şi a conceptelor asociate : SCM(Supply Chain Management), CRM(Customer Relationship Management) şi EDI (Electronic Data Interchange) (figura nr. 6.4).
  • 334. 337 Informatică şi management Figura nr. 6.4 Schimbul dinamic de date între organizaţie şi parteneri prin intermediul sistemului ERP Sistemele de planificare a resurselor întreprinderii au cunoscut o ascensiune puternică în ultimii ani, la ora actuală apreciindu-se că piaţa acestor produse este cea mai dinamică piaţă de software, lucru reflectat şi de ponderea veniturilor din ERP în totalul veniturilor obţinute de principalii producători de software pe plan mondial : Oracle, SAP, Baan, PeopleSoft sau JD Edwards. Cu toare acestea, în literatura din domeniu nu există o definiţie unanim acceptată a conceptului de ERP[35]. În esenţă, ERP reprezintă : a. un ansamblu intercorelat de subsisteme informatice destinate gestiunii resurselor umane, materiale şi financiare ale unei companii sau instituţii publice; b. un sistem informatic orientat pe identificarea şi planificarea resurselor necesare în vederea satisfacereii cerinţelor clienţilor organizaţiei; c. un sistem informatic multi-modular proiectat în vederea eficientizării principalelor activităţi desfăşurate într-o societate comercială. Deşi în abordările specialiştilor există numeroase puncte divergente, se impune menţionarea unor trăsături comune ale sistemelor ERP [35] :
  • 335. 338 Informatică şi management a. Sunt dezvoltate după criterii obiective precum cel al funcţiunii, ceea ce le conferă flexibilitate şi capacitatea de reproiectare facilă în condiţiile modificării unor factori endogeni sau exogeni organizaţiei. b. Au un caracter “deschis”, pentru că integrează sub formă de entităţi un număr mare de elemente din mediul extern al organizaţiei (clienţi, furnizori, organisme financiar-bancare, alţi agenţi economici etc.) c. Din punct de vedere tehnic, funcţionează pe o arhitectură client- server, în care informaţiile sunt gestionate pe o staţie centrală şi sunt accesate de utilizatori folosind, de regulă, tehnologii Intranet sau VPN, fapt care conferă o serie de avantaje : menţinerea unităţii şi integrităţii datelor, accesarea concurentă a aceloraşi resurse, disponibilitate maximă a serviciilor indiferent de localizarea fizică a resursei sau utilizatorului. d. Sunt proiectate într-o concepţie modulară pentru că integrează toate procesele desfăşurate in cadrul organizaţiei sub forma de module, care acoperă, în general, următoarele sfere de activitate : - Managementul financiar-contabil: automatizarea înregistrării informaţiilor financiar-contabile preluate din documentele primare; realizarea unei evidenţe financiar-contabile complete, la nivel sintetic şi analitic; urmărirea operativă a situaţiei financiar-contabile a organizaţiilor, cu accent pe urmărirea încasărilor şi plăţilor la nivel de document; tipărirea automată a documentelor de informare şi sinteză cerute de legislaţia în vigoare. - Managementul producţiei: identificarea principalilor indicatori de performanţă şi transmiterea acestora către factorii de decizie pentru monitorizare şi control; flexibilitatea modelelor de fabricaţie şi arhivarea informaţiilor de fabricaţie pe o perioadă nelimitată; informarea în timp real asupra indicatorilor operaţionali; crearea unui instrument de asistenţă pentru planificarea producţiei; calculul costurilor ante şi post producţie.
  • 336. 339 Informatică şi management - Managementul resurselor umane: managementul datelor de personal ale angajatilor existenţi la un moment dat în instituţie , cu acces imediat la date consistente de istoric; managementul salariaţilor în cadrul structurii organizatorice; simularea de multiple variante de modificări salariale pentru alocarea corespunzatoare a bugetului; încărcarea automată a proiectelor cu cheltuielile salariale şi cu alte cheltuieli generate de activitatea angajaţilor; urmărirea eficienţei activităţii angajaţilor şi evaluarea performanţelor acestora. - Managementul stocurilor: actualizarea zilnică a situaţiei stocurilor, atât cantitativ cât şi valoric şi urmărirea corectă a mişcării de stocuri în vederea eliminării fenomenelor de suprastocare sau lipsă de stoc; stabilirea necesarului de aprovizionare şi realizarea aprovizionării pe baza unui model optim. - Managementul mijloacelor fixe: gestionarea mijloacelor fixe pe întreaga durată de utilizare, de la achiziţionare şi punere în funcţiune, până la scoaterea din funcţiune; generarea situaţiilor specifice mijloacelor fixe (intrări, ieşiri, fişa mijlocului fix); realizarea unui istoric al mijlocului fix din punct de vedere cronologic de la intrarea în patrimoniu şi până la ieşirea din patrimoniu. Procesul de dezvoltare a unui sistem de planificare a resurselor în cadrul unei organizaţii este unul complex, însoţit de regulă de o reproiectare a întregului sistem de management folosind tehnici precum BPR (Business Process Re-Engineering) [3] şi care implică un consum mare de resurse financiare, precum şi o durată mare de implementare. Aceste dezavantaje sunt însă compensate de multiplele beneficii ale ERP dintre care enumerăm: eficientizarea generală a proceselor de muncă, reducerea timpului de acces la informaţiile necesare fundamentării deciziilor, răspuns rapid la modificarea condiţiilor de mediu cu rezultat în creşterea avantajului competitiv, perfecţionarea lanţului de distribuţie.
  • 337. 340 Informatică şi management 6.2.2 Sisteme SCM Arhitectura sistemelor ERP permite furnizarea unui model deschis care asigură transferul de date atât în interiorul organizaţiei, cât şi în mediul extern acesteia, începând cu furnizorii cheie şi terminând cu reţeaua de consumatori. În literatura de specialitate, ansamblul de metode şi tehnici prin care se realizează urmărirea şi coordonarea fluxurilor materiale, informaţionale şi financiare pe traseul furnizor-organizaţie-consumator, precum şi aparatul informatic asociat acestora, definesc conceptul de management al lanţului de distribuţie, cunoscut şi sub denumirea de SCM(Supply Chain Management). SCM permite optimizarea a trei categorii de fluxuri: fluxuri de producţie (deplasarea de bunuri de la un furnizor la un consumator, ca urmare a solicitării acestuia din urmă), fluxuri informaţionale (transmiterea de comenzi de către client şi actualizarea datelor referitoare la livrare) şi fluxuri financiare (modalităţi, termene de creditare şi grafice de plată)[3]. Din punctul de vedere al aplicaţiilor informatice utilizate, acestea includ două tipuri de pachete software :  Aplicaţii de planificare care utilizează de regulă algoritmi complecşi pentru a stabili modalitatea optimă de satisfacere a unei comenzi. În această categorie intră şi pachetele de programe care au la bază metoda imploziei şi exploziei prin care se realizează descompunerea fiecărui produs comandat pe articole componente în funcţie de structura sa arborescentă, determinându-se, în final, necesarul de aprovizionat[37].  Aplicaţii de execuţie care urmăresc stadiul fizic în care se află produsele şi materialele, precum şi informaţiile de natură economico-financiară legate de activităţile de desfacere şi aprovizionare. În acest sens, există, în ultimii ani, o tendinţă de de dezvoltare a unor soluţii bazate pe tehnologia Internet precum :
  • 338. 341 Informatică şi management - Sisteme de procurare electronică (eProcurement) care asigură suportul virtual pentru cea mai mare parte din activităţile de aprovizionare. Aceste sisteme includ, de regulă şi o componentă de licitaţii on-line (eLicitaţii), care permite asigurarea unei balanţe cerere-ofertă în timp real în compatibilitate cu legislaţia aflată în vigoare. - Sisteme de comerţ electronic (eCommerce) prin care clienţii beneficiază de o serie servicii de vânzare şi asistenţă precum şi de facilităţi de plată online. Implementarea unui sistem automatizat de management al lanţului de furnizare asigură consolidarea unui suport de informaţii necesar pentru fundamentarea deciziilor de aprovizionare, fapt care generează o serie de beneficii la nivelul organizaţiei, dintre care enumerăm :  reducerea cheltuielilor materiale prin identificarea furnizorilor cu cel mai bun raport calitate preţ;  simplificarea procedurilor de negociere şi contractare;  reducerea cheltuielilor cu personalul de aprovizionare;  reducerea nivelului stocurilor, eliminarea fenomenelor de lipsă de stoc sau de suprastocare. Soluţiile SCM utilizează tehnologia de reţea pentru a pune în legătură clienţii şi furnizorii organizaţiei şi pentru a genera, în timp real, informaţii referitoare la evoluţia parametrilor proceselor de producţie şi distribuţie. În acest mod, compania este capabilă să îşi gestioneze în mod eficient activităţile comerciale. 6.2.3 Sisteme CRM Planificarea resurselor organizatiei (ERP) trebuie sa pornească de la principala veriga a lantului de furnizare şi anume consumatorul final. În vederea optimizării modului in care o companie interacţioneaza cu clienţii săi, implementarea de sisteme ERP este insoţită de cele mai multe ori de dezvoltarea unei componente CRM.
  • 339. 342 Informatică şi management Un sistem de management al relaţiilor cu clienţii (CRM Customer Relationship Management) reprezintă o un ansamblu de aplicaţii informatice şi proceduri care vizează identificarea principalelor aşteptări şi preferinţe ale clienţilor organizaţiei şi utilizarea eficientă a informaţiilor acumulate în scopul perfecţionării relaţiilor cu aceştia. Implementarea unui astfel de sistem are drept obiectiv fundamental creşterea gradului de satisfacere a cerinţelor explicite şi implicite ale clienţilor şi presupune dezvoltarea a două componente[3] :  componenta managerială reprezentată de ansamblul metodelor şi tehnicilor utilizate pentru integrarea şi utilizarea datelor referitoare la comportamentul consumatorilor;  componenta informatică care include totalitatea echipamentelor hardware şi a componentelor software utilizate pentru colectarea, stocarea şi gestionarea informaţiilor. În această categorie sunt cuprinse aplicaţiile CIS (Customer Interaction Software) care prezintă, drept principale funcţionalităţi : preluarea datelor referitoare la clienţi utilizând machete standardizate pentru comenzi, cereri, solicitări, reclamaţii etc.; evidenţa clienţilor existenţi şi a celor potenţiali, prin prisma unui set de caracteristici unice, păstrându-se şi un istoric al evoluţiei acestora; consolidarea datelor colectate în scopul analizei analizei şi gruparea informaţiilor obţinute în rapoarte de sinteză şi reprezentări grafice. Dezvoltarea unui sistem de management al relaţiilor cu clienţii presupune un pachet de acţiuni prin care organizaţia să stabilească ce tipuri de informaţii referitoare la clienţi doreşte să colecteze, cum doreşte să folosească informaţiile respective, care sunt modalităţile în care aceste informaţii pot apărea în sistem, care este modul lor de stocare şi cum sunt utilizate în mod curent. În acest sens, specialiştii apreciază că pentru implementarea CRM este necesar ca să fie parcurse următoarele etape[3]:
  • 340. 343 Informatică şi management ETAPA I Identificarea clienţilor organizaţiei şi gruparea acestora pe categorii în funcţie de preferinţe sau comportamente. Principalele criterii de clasificare sunt :  Specificul cerinţelor : consumatori, agenţi economici, instituţii publice etc.  Apartenenţa clienţilor la un anumit grup: clienţi cu cerinţe generale (nevoile comune ale unui grup de indivizi sau organizaţii), sau cu cerinţe individuale (specifice fiecărui individ sau organizaţie).  Gradul de stabilitate în timp a cerinţelor: clienţi cu cerinţe uniforme sau neuniforme în timp. Luând în considerare aceste criterii de clasificare, putem împărţi clienţii unei organizaţii în patru grupe(tabelul nr. 6.3). Tabelul nr. 6.3 Clasificarea clienţilor organizaţiei în vederea implementării sistemelor CRM GRUPA I Clienţi cu cerinţe generale şi care au un caracter uniform GRUPA II Clienţi cu cerinţe specifice şi care au un caracter uniform GRUPA III Clienţi cu cerinţe generale şi care au un caracter neuniform GRUPA IV Clienţi cu cerinţe specifice şi care au un caracter neuniform ETAPA 2 Stabilirea informaţiilor necesare şi proiectarea arhitecturii sistemului. În cadrul acestei etape are loc proiectarea bazei de date de gestiune a clienţilor care conţine, în general, informaţii legate de: datele de identificare ale persoanei; pregătirea profesională; situaţia socială;
  • 341. 344 Informatică şi management apartenenţa la o anumită categorie de clienţi; atitudini şi percepţii; comportamente în diferite situaţii; cereri, reclamaţii, sesizări depuse de client etc. Desigur că, de cele mai multe ori, legislaţia în vigoare nu permite stocarea şi utilizarea tuturor categoriilor de date. Din acest motiv, în paralel cu alegerea informaţiilor, este necesar să fie elaborată o politică de confidenţialitate care să conţină reglementări precum: descrierea amănunţită a modului în care datele colectate vor fi exploatate, definirea informaţiilor care nu vor putea fi utilizate de către organizaţie sau definirea unor proceduri prin care clientul să poată preveni utilizarea anumitor informaţii. ETAPA 3 Identificarea modalităţilor de culegere a informaţiilor presupune dezvoltarea unui instrumentar de metode şi tehnici prin care informaţiile care descriu comportamentele clienţilor să fie colectate şi introduse în baza de date. Preluarea datelor se poate realiza fie prin mijloace convenţionale, fie automatizat, cu ajutorul tehnicii de calcul. Principalele metode utilizate pentru culegerea datelor includ : fax, telefon, e-mail, Internet etc. ETAPA 4 Culegerea informaţiilor şi actualizarea bazei de date constă în utilizarea tehnicilor definite în cadrul celei de-a doua etape în vederea consolidării bazei de date de clienţi. O metodă clasică de colectare a acestor informaţii o reprezintă interviul structurat, care poate fi derulat fie de operatori umani, fie de operatori electronici (sondajul electronic). ETAPA 5 Operaţionalizarea de modificări în plan organizaţional în vederea amplificării satisfacţiei clienţilor prin îmbunătăţirea şi diversificarea serviciilor furnizate, acţionând concomitent atât în planul acoperirii cerinţelor generale cât şi în planul celor individuale. Studiile efectuate
  • 342. 345 Informatică şi management relevă faptul că amplificarea gradului de satisfacere a cerinţelor clienţilor genereză îmbunătăţirea imaginii prin care organizaţia este percepută pe piaţă, însă numai până la un anumit punct de maxim, dincolo de care imaginea sa începe să se deterioreze. Din punctul de vedere al arhitecturii informatice, un sistem de management al relaţiilor cu clienţii asistat de calculator integrează o gamă largă de tehnologii informaţionale precum ICT(Integrated Computer Telephony) sau IVR(Intelligent Voice Responce). Principalele componente ale sistemelor CRM sunt : a. Ghişeul unic reprezintă punctul de intrare în sistem a informaţiilor legate de solicitările şi sesizările clienţilor, de regulă sub forma unor documente, care urmează să fie apoi preluate şi operate în cadrul un sistem de management al documentelor şi fluxurilor de lucru. b. Centrul de contact (Call Center/ Contact Center/ Help Desk) reprezintă o entitate din cadrul unei organizaţii, care acordă asistenţă de specialitate clienţilor care solicită informaţii referitoare la produsele şi serviciile furnizate. Dezvoltarea unei astfel de componente generează o serie de beneficii : micşorarea numărului de apeluri pierdute prin distribuirea inteligentă a apelurilor, creşterea productivităţii personalului implicat în activităţi de vânzări şi marketing, amplificarea satisfacţiei clientului prin creşterea valorii percepute de acesta, monitorizarea gradului de satisfacere a cerinţelor clienţilor. De fapt, o statistică recentă legată de probabilitatea de cumpărare repetată relevă faptul că marea majoritate a consumatorilor apreciază drept principală cauză a renunţării la un anumit produs lipsa unui centru de contact eficient. e. Componenta eCRM vizează utilizarea tehnologiilor Internet în vederea perfecţionării relaţiilor cu clienţii organizaţiei, folosind instrumente specifice precum : - Listele de adrese poştale şi serviciile de e-mail personalizate. Prin intermediul acestor aplicaţii sunt transmise mesaje standardizate (buletine informative, formulare electronice etc.) clientilor existenţi într-o bază de date.
  • 343. 346 Informatică şi management - Serviciile de chat sau dialoguri interactive. Reprezintă servicii WEB prin care un client poate solicita asistenţă on-line de la personal de specialitate din organizaţie. - Forumurile. Sunt discuţii pe marginea unor teme de interes general pentru consumatori precum: noile produse sau servicii ofertate de organizaţie, procedura care trebuie parcursă pentru obţinerea unor documentaţii etc. Pe plan mondial, cele mai utilizate pachete de aplicaţii eCRM sunt : Marketing Automation Systems (MAS), Sales Force Automation (SFA) şi Customer Service Automation Systems (CSAS)[3]. Ca principale avantaje ale implementării sistemelor CRM enumerăm: eficientizarea activităţilor de deservire a comenzilor primite de la consumatori, îmbunătăţirea calităţii serviciilor prestate de organizaţie pentru clienţii săi, comunicarea cu clientul la un nivel calitativ superior folosind canale de comunicare multiple (telefon, ghişeu unic, web, e-mail), diminuarea costurilor de comunicare cu clientul, reducerea timpului de răspuns la problemele sesizate, realizarea unei imagini mai bune a organizaţiei în relaţia cu clienţii. 6.2.4 Sisteme de management al documentelor şi fluxurilor de lucru Complexitatea activităţilor economice desfăşurate în cadrul organizaţiilor generează o serie de aspecte negative legate de organizarea şi accesarea informaţiilor cuprinse în documente. De cele mai multe ori, aceste probleme includ volumul mare de documente operate, existenţa unor proceduri complicate de generare a documentelor, restricţiile de timp în procesarea anumitor categorii de documente, numărul mare de erori apărute în completarea acestora etc. În contextul în care specialiştii apreciază că documentul reprezintă cea mai importantă sursă de informaţii a organizaţiei moderne, modul în care o companie reuşeşte să elimine aceste neajunsuri reprezintă unul din factorii cheie ai succesului ei pe piaţă.
  • 344. 347 Informatică şi management Pentru a răspunde la această provocare, se impune o transformare a noţiunii de document dintr-o accepţiune clasică ("act prin care se adevereşte, se constată sau se preconizează un fapt, se conferă un drept, se recunoaşte o obligaţie; text scris sau tipărit, inscripţie sau altă mărturie servind la cunoaşterea unui fapt real, actual sau din trecut"(DEX)) într-o accepţiune modernă şi anume aceea de document digital, administrat prin intermediul unor aplicaţii informatice dedicate. Un sistem de management al documentelor şi fluxurilor de lucru reprezintă un sistem informatic utilizat pentru introducerea, stocarea, prelucrarea şi administrarea documentelor în format electronic. Un astfel de sistem informatic urmăreşte fluxurile de documente şi circuitele pe care acestea le parcurg, pe toată durata ciclului lor de viaţă (din momentul generării, până în momentul arhivării). În general, un sistem de management al documentelor cuprinde următoarele module : 1.Modulul Registratură Principala funcţionalitate a acestui modul o reprezintă realizarea bibliotecii electronice de documente şi transformarea registraturii clasice într-un biroul virtual de preluare a acestora în sistem. Documentele pot fi introduse manual sau automatizat de către un operator prin preluarea acestora de pe anumiţi suporţi de stocare (hârtie, fişiere etc.), cu ajutorul unor echipamente de intrare (scanner,fax etc.). Aplicaţia informatică utilizată trebuie să permită desfăşurarea unor operaţii precum :  generarea unui număr unic secvenţial de înregistrare pentru fiecare document introdus în sistem;  gruparea/clasificarea documentelor după diferite criterii;  încadrarea în nomenclatorul de arhivare;  generarea automată a registrului de intrare/ieşire;  urmărirea stării documentelor (în operare, rezolvat, expediat, arhivat etc.) şi repartizarea acestora pe utilizatori;  generarea listei documentelor în lucru pentru fiecare utilizator;  posibilitatea de căutare/regăsire rapidă a documentelor.
  • 345. 348 Informatică şi management 2.Modulul Workflow (Managementul fluxurilor de lucru) Documentele care circulă în cadrul unei organizaţii sunt generate, modificate şi distribuite pe trasee informaţionale prestabilite. În vederea automatizării procesului de repartizare a documentelor pe utilizatori, sistemele electronice de management al documentelor includ aplicaţii de flux, care determină cu precizie momentul în care se trimite un document, numărul de exemplare şi destinatarii. În scopul definirii acestei categorii de aplicaţii software, în literatura de specialitate sunt folosite următoarele concepte : a) Managementul fluxurilor de lucru : ansamblu de metode şi tehnici precum şi un set de reguli de utilizare a acestora prin care se realizează modelarea şi urmărirea în dinamică a fluxurilor de lucru din cadrul unei organizaţii. b) Flux de lucru : reprezentare grafică a unui proces desfăşurat în cadrul companiei, prin prisma fluxurilor şi circuitelor informaţionale stabilite între entităţile organizatorice din cadrul acesteia. c) Sistem de management al fluxurilor de lucru : subsistem informatic sau modul al unui sistem electronic de management al documentelor, utilizat în vederea descrierii şi urmăririi activităţilor derulate în cadrul organizaţiei. Din punct de vedere funcţional, sistemul de management al fluxurilor de lucru cuprinde două componente : a. Componenta statică: include aplicaţii informatice utilizate pentru modelarea fluxurilor de lucru pentru fiecare tip de activitate desfăşurată în cadrul organizaţiei. De regulă, această componentă include interfeţe grafice uşor de utilizat de către personalul operator, folosind seturi de simboluri prin intermediul cărora sunt descrise : entităţile organizatorice implicate în desfăşurarea unui anumit proces (persoane sau departamente), procedurile care
  • 346. 349 Informatică şi management compun procesul respectiv, succesiunea de desfăşurare a fiecărei proceduri, regulile în funcţie de care se modifică ordinea procedurilor, documentele care parcurg fiecare circuit informaţional descris anterior. b. Componenta dinamică: cuprinde aplicaţii software folosite în scopul urmăririi efective a fluxurilor de lucru în cadrul sistemului. 3.Modulul Integrare şi Gestiune a Documentelor Electronice Sistemul de management al documentelor trebuie să cuprindă următoarele funcţionalităţi legate de securizarea şi criptarea documentelor şi integrarea aplicaţiilor utilizate cu celelalte subsisteme informatice existente în organizaţie: asigurarea suportului şi implementării lucrului direct cu documentele în format electronic, garantarea securităţii accesului la un document electronic, existenţa posibilităţii de distribuţie (multiplicare) electronică a unui document şi de informare a destinatarilor, menţinerea integrităţii documentului prin utilizarea semnăturii digitale, scanarea şi introducerea automată în sistem a documentelor de pe hârtie, generarea de şabloane pentru editarea documentelor. Autentificarea şi securizarea eficientă a documentelor se poate realiza prin implementarea semnăturii electronice. Semnătura digitală reprezintă o secvenţă de caractere care, ataşată unui document, demonstrează că o anumită persoană a scris sau a fost de acord cu conţinutul acestuia. Semnătura digitala este creată prin criptarea conţinutului documentului, folosind cheia criptografică a expeditorului. Semnăturile digitale utilizează criptarea asimetrică care presupune utilizarea a două chei: una pentru semnarea documentului(cheie privată) şi una pentru a o verifica (cheie publică). Cheia publică este răspândită şi identificată prin certificate digitale care pot fi calificate(emise de un terţ, denumit autoritate de certificare) şi necalificate (emise în mod privat la nivelul organizaţiei). În ceea ce priveşte dispozitivele de stocare, acestea pot fi convenţionale (dischetă, calculator etc.) şi criptografice (smartcard şi reader sau eToken). Pornind
  • 347. 350 Informatică şi management de la aceste criterii de grupare, pot fi identificate mai multe variante de implementare a semnăturii digitale la nivelul unei organizaţii (tabelul nr. 6.4.)[40]. Tabelul nr. 6.4 Variante de implementare a semnăturii digitale în cadrul organizaţiilor Nr. Crt Varianta de implementare Avantaje Dezavantaje 1 Organizaţia acţionează ca autoritate de certificare necalificată care emite certificate necalificate stocate pe dispozitive convenţionale (dischetă).  Costuri reduse de implementare.  Contrar legislaţiei în vigoare întrucât semnătura rezultată nu se supune definiţiei de semnătură electronică extinsă, definită prin L455/2001.  Nu este opozabilă în justiţie.  Permite doar semnarea documentelor nu şi autentificarea în interiorul sistemului.  Uşor de falsificat. 2 Organizaţia reprezintă autoritate de certificare necalificată care emite certificate necalificate stocate pe dispozitive criptografice.  Se asigură un mecanism de securizare eficient.  Permite atât semnarea documentelor cât şi autentificarea în interiorul sistemului.  Este parţial conformă legislaţiei în vigoare întrucât semnătura rezultată nu se supune definiţiei de semnătură electronică extinsă, definită prin L455/2001, dar este stocată pe dispozitiv criptografic.  Presupune cheltuieli suplimentare cu achiziţionarea de smartcard-uri şi readere. 3 Organizaţia cumpară, de la o autoritate de certificare, certificate digitale calificate stocate pe dispozitive  Este conformă legislaţiei în vigoare.  Se asigură un mecanism de  Presupune cheltuieli suplimentare cu achiziţionarea de smartcard-uri, readere şi semnături calificate.
  • 348. 351 Informatică şi management Nr. Crt Varianta de implementare Avantaje Dezavantaje criptografice. securizare eficient.  Certificatele nu pot fi falsificate.  Permite atât semnarea documentelor, cât şi autentificarea în interiorul sistemului.  Opozabilă în justiţie.  Durată mare de implementare. 6.3 Platforme de e-Organization 6.3.1 Sisteme Intranet şi reţele virtuale private Conceptul de Intranet este strâns legat de tehnologia comutării de pachete la distanţă cu ajutorul calculatoarelor electronice. La fel ca şi alte tehnologii, aceasta a luat nastere cu sprijinul şi finanţarea guvernului. Astfel, la mijlocul anilor '60, agentia de proiecte de cercetare avansate a S.U.A. (A.R.P.A.) a creat ceea ce s-a numit ARPA-net, respectiv o reţea de calculatoare guvernamentale cheie, capabile să supravieţuiască defecţiunii liniilor convenţionale de comunicaţie ce ar putea surveni în cazul unui război sau al unui dezastru de proporţii. Mai târziu, la începutul anilor '80, A.R.P.A. a avut nevoie de un nou set de reguli, de un protocol mai eficient pentru gestionarea pachetelor în condiţiile varietăţii tot mai mari de reţele, care la momentul respectiv includeau şi sateliţii. Astfel, protocolul original (NCP-Network Control Protocol) a fost înlocuit in 1983 cu Protocolul de Control al Transportului/ Protocolul Internet (Transport Control Protocol/ Internet Protocol - TCP/IP).
  • 349. 352 Informatică şi management În ultimele 2 decenii, reţelele Internet bazate pe protocolul TCP/IP au cunoscut o creştere continuă, însă în ultimii ani a apărut o utilizare a acesteia cu o dezvoltare şi mai rapidă, care a transformat în mod radical modul de comunicare al companiilor cu angajaţii, clienţii şi furnizorii: sistemele Intranet. Un sistem Intranet reprezintă o reţea specifică a unei companii, care utilizează tehnologiile Internet bazate pe protocolul TCP/IP. Deosebirea esenţială între o reţea Intranet şi o reţea locală de calculatoare rezidă tocmai în folosirea acestui protocol. Mai simplu spus, un sistem Intranet reprezintă aplicarea tehnologiilor TCP/IP la nivelul unei reţele private LAN sau WAN a unei organizaţii [8].Deosebirea esenţială între Intranet si Internet este aceea că Intranetul se adresează informaţiilor cu caracter privat, în timp ce Internetul se adresează informaţiilor cu caracter public. Utilizarea sistemelor Intranet la nivelul organizaţiilor prezinta o serie de avantaje de ordin mai general. Primul şi cel mai evident dintre acestea, este folosirea în comun a resurselor, în scopul de a face toate programele, echipamentele şi în special informaţiile, disponibile pentru oricine din sistem, indiferent de localizarea fizică a resursei şi a utilizatorului. Un al doilea aspect evident este fiabilitatea mare, prin accesul la mai multe echipamente de stocare alternative. Pentru domeniile militar si bancar, controlul traficului aerian, siguranţa reactoarelor nucleare şi multe alte asemenea activităţi, posibilitatea de a nu întrerupe operarea unor echipamente în eventualitatea unor probleme hardware este de maximă importanţă. Un al treilea avantaj general este economisirea resurselor financiare, pentru că implementarea unui sistem Intranet va determina realizarea de economii prin reducerea cantităţii de materiale tipărite şi a cheltuielilor de distribuţie asociate. Un ultim beneficiu direct, de această dată de ordin social, îl constituie faptul că un sistem Intranet creeaza un mediu de comunicare puternic între angajaţi aflati la mare departare unii fata de ceilalti, favorizând munca în echipă şi întărind relaţiile interumane dintre salariaţii organizaţiei[46].
  • 350. 353 Informatică şi management Folosirea tehnologiei Intranet a cunoscut o explozie în ultimii ani în toate domeniile de activitate, în prezent existand peste 6 milioane de servere Intranet răspândite în întreaga lume. Dintre soluţiile de eficientizare a activităţii organizaţiilor, care au la bază sisteme Intranet, enumerăm :  Infochioşcurile: reprezintă browsere WEB amplasate în vecinătatea marilor magazine prin care clienţii pot să obţină o listă cu articolele căutate. Avantajele sunt multiple, deoarece un chioşc WEB conectat la reţea poate transmite continuu rapoarte de activitate către o baza de date ce poate fi actualizată de către reprezentanţi ai departamentelor de vânzări, marketing şi deservire a clienţilor. Totodată,un infochioşc poate permite efectuarea de cumpărături online şi poate realiza validări ale carţilor de credit.  Instituţii de invăţământ : implementarea unui sistem Intranet in cadrul unei instituţii de învăţământ permite studenţilor şi personalului didactic efectuarea unor operaţii precum: distribuirea de cataloage, repartizarea electronică a notelor şi a suporturilor de curs, crearea unui mediu interactiv de partajare a informatiilor, reducerea costurilor de tipărire în toate departamentele; dezvoltarea de cursuri educaţionale în afara instituţiei.  Magazine virtuale : indiferent daca este vorba de mici magazine sau puternice lanţuri de supermarket-uri,un sistem Intranet poate avea utilizări variate precum efectuarea de studii asupra satisfacţiei clienţilor, oferirea de informaţii despre produse, publicarea de liste cu vânzările viitoare sau evenimente speciale.  Publicaţii de afaceri sau buletine de ştiri: un buletin de ştiri poate fi publicat în Intranet şi pus la dispozitia clienţilor. De fapt, în funcţie de tipul de servicii furnizat de compania proprietară a Intranetului, buletinul de ştiri poate fi folosit drept un instrument de vânzari care avertizează, amintind clienţilor să cumpere produsele companiei. Utilizarea în practică a sistemelor Intranet a prezentat însă o serie de riscuri legate de securitatea informaţiilor, atunci când se punea problema punerii acestora la dispoziţia publicului larg, în funcţie de o serie de drepturi de acces. Problemele de această natură, au impus
  • 351. 354 Informatică şi management necesitatea perfecţionării unei noi tehnologii, care să asigure extinderea unei reţele Intranet private pe o reţea publică, în condiţiile menţinerii unui nivel ridicat de securitate şi unui nivel redus al cheltuielilor. Astfel, au luat naştere reţelele VPN (Virtual Private Networks). O reţea virtuală privată(VPN) reprezintă o simulare a unei reţele private de tip WAN(Wide Area Network) la nivelul reţelei Internet, folosind adrese publice IP. Structura standard a unei reţele VPN este reprezentată în figura nr. 6.5 [25]. Datorită problemelor sporite de securitate, elementul central al unei arhitecturi VPN îl reprezintă sistemul de comunicaţii, care asigură transferul de date între entităţile sistemului. Procesul de comunicaţie, denumit şi “tunneling” (“tunnel”=canal de comunicaţie) este unul complex, format din trei mecanisme :  mecanismul de criptare/decriptare a datelor, care are la bază o cheie de criptare publică şi una privată, prima din ele fiind utilizată în procesul de teletransmisie a datelor în reţeaua Internet, iar cea de a doua pentru criptarea sau decriptarea mesajelor;  mecanismul de autentificare, care verifică dacă datele au ajuns la receptorul dorit şi prin intermediul căruia receptorul verifică integritatea mesajului şi sursa acestuia;  mecanismul de autorizare, care asigură restricţionarea accesului la resursele localizate în reţea, după ce utilizatorul a fost autentificat cu succes.
  • 352. 355 Informatică şi management Figura nr. 6.5 Arhitectura standard a unei reţele virtuale private Din punctul de vedere al obiectivelor, tehnologiile VPN vizează satisfacerea a trei cerinţe fundamentale :  accesul permanent al angajaţilor la resursele reţelei;  interconectivitatea între sediile organizaţiei, chiar dacă acestea sunt dispersate din punct de vedere geografic;  accesul controlat la resursele reţelei furnizorilor, clienţilor şi a altor parteneri externi ai organizaţiei. În funcţie de modul în care se asigură satisfacerea cerinţelor de mai sus, reţelele VPN pot fi grupate în trei mari categorii [25]: 1.Reţele VPN de tip Remote Access. Acest tip de reţele permit accesul salariaţilor organizaţiei la resursele sistemului pe baza unui server de acces VPN, situat la sediul central (figura nr. 6.6).
  • 353. 356 Informatică şi management Figura nr. 6.6 Arhitectura unei reţele VPN de tip Remote Access 2.Reţele VPN de tip Intranet. Sunt utilizate pentru interconectarea sucursalelor la reţeaua Intranet a organizaţiei. Spre deosebire de o reţea WAN clasică, se reduce numărul de routere utilizate şi personalul tehnic care asigură funcţionarea acestora (figura nr. 6.7). Figura nr. 6.7 Arhitectura unei reţele VPN de tip Intranet
  • 354. 357 Informatică şi management 3.Reţele VPN de tip Extranet. Asigură partajarea resurselor, pe baza drepturilor de acces, către furnizorii, clienţii şi partenerii organizaţiei. Spre deosebire de un sistem Extranet clasic, nu este necesară interconectarea la reţelele WAN ale partenerilor externi (figura nr. 6.8). Figura nr. 6.8 Arhitectura unei reţele VPN de tip Extranet Într-o abordare strict economică, implementarea sistemelor VPN în cadrul organizaţiilor asigură o serie de avantaje. Astfel, un prim avantaj îl reprezintă cheltuielile reduse de implementare, deoarece alternativele, bazate pe linii de comunicaţii închiriate, sunt mult mai costisitoare. De asemenea, conectarea la distanţe mari este înlocuită cu conectarea către un furnizor de Internet (ISP) local. Aceasta conduce şi la o reducere a cheltuielilor de exploatare a reţelei WAN, precum şi a costurilor cu echipamentele VPN, deoarece acestea sunt gestionate de către furnizorul ISP[26]. Se reduc, de asemenea, costurile cu forţa de muncă specializată în întreţinerea acestor echipamente. Un al doilea avantaj îl reprezintă conectivitatea sporită deoarece VPN utilizează reţeaua Internet, singura reţea accesibilă global, pentru a realiza transferul de date între componentele sistemului Intranet. În al treilea rând, o reţea VPN asigură creşterea securităţii comunicaţiilor datorită protocoalelor sofisticate utilizate pentru criptarea şi decriptarea datelor, pentru autentificarea şi autorizarea utilizatorilor [43]. Ca principal dezavantaj, arhitectura VPN este dependentă de disponibilitatea reţelei Internet. Aceasta înseamnă că pot apărea probleme de trafic care pot afecta în mod negativ performanţele sistemului.
  • 355. 358 Informatică şi management 6.3.2 Sisteme de învăţământ online 6.3.2.1 Conceptul de instruire la distanţă Sistemele de învăţământ asistat de calculator au cunoscut o dezvoltare accelerată în ultimii ani, odată cu extinderea pe scară largă a tehnologiilor Internet, însă potenţialul educaţional al acestora a fost sesizat de către specialişti încă din anii ’60. Eforturile cercetătorilor au fost îndreptate, la vremea respectivă, în două direcţii : identificarea unor tehnici de instruire asistată de calculator (CBI – Computer Based Instruction) şi proiectarea de sisteme tutoriale inteligente (ITS – Intelligent Tutoring Systems)[13]. Costurile de implementare au reprezentat însă un obstacol major în calea proliferării acestor soluţii. Dezvoltarea tehnologiilor bazate pe protocolul TCP/IP şi a arhitecturilor de tip client-server au generat noi oportunităţi care au dus la apariţia primelor sisteme de instruire la distanţă, denumite şi sisteme de educaţie virtuală. Pe lângă determinantul tehnologic, au exisat şi o serie de factori sociali, economici şi manageriali care au influenţat evoluţia acestor sisteme, între care enumerăm[27] :  dinamica pieţei muncii, care a generat nevoia de reducere a duratei şi costurilor de formare şi reconversie profesională;  accelerarea competiţiei în marea majoritate a ramurilor industriale, care a generat presiuni asupra cheltuielilor organizaţiilor;  globalizarea şi dezvoltarea sectorului corporaţiilor multinaţionale, fapt ce a impus necesitatea căutării unor soluţii inovatoare de perfecţionare a forţei de muncă dispersate din punct de vedere geografic;  nevoia de perfecţionare continuă a resurselor umane. De asemenea, educaţia virtuală a luat naştere şi ca urmare a ineficienţei metodelor clasice de instruire şi a problemelor generale cu care se confruntau sistemele de învăţământ. O primă astfel de problemă o reprezintă distanţa, deoarece instruirea tradiţională implica interacţiunea dintre lector şi cursanţi, ale cărei cheltuieli, de cele mai multe ori, nu se
  • 356. 359 Informatică şi management justificau din punct de vedere economic. O a doua problemă este reprezentată de dimensiunea audienţei şi infrastructura necesară deoarece, în cazul unor grupuri prea mari sau prea mici de cursanţi, învăţământul tradiţional este ineficient. Chiar şi în condiţiile în care toate resursele necesare sunt disponibile, este foarte dificil procesul de planificare a acestora. Deşi asigură soluţii pentru rezolvarea problemelor de mai sus, învăţarea asistată de calculator nu este o alternativă puţin costisitoare. Dacă o organizaţie doreşte realizarea unui astfel de sistem doar pentru reducerea cheltuielilor, beneficiile pe care le va obţine s-ar putea să fie insesizabile. Din acest motiv, este indicat ca instruirea la distanţă să fie implementată sub forma unei componente a unei strategii globale de perfecţionare a activităţilor de pregătire a resurselor umane, în vederea obţinerii avantajului competitiv.Pornind de la aceste cerinţe, în teorie şi practică au fost formulate numeroase abordări cu privire la conceptele asociate învăţământului la distanţă. Astfel, majoritatea specialiştilor apreciază că instruirea la distanţă se realizează prin intermediul următoarelor tipuri de sisteme: sisteme de e-Learning, sisteme de instruire on-line şi sisteme de instruire asistată de calculator[42]. Între aceste sisteme există o relaţie de incluziune (Fig. nr. 6.9). Figura nr. 6.9 Locul şi rolul sistemelor de eLearning în cadrul sistemelor de instruire la distanţă Sisteme de instruire la distanţăSisteme e-learning Sisteme de instruire on-line Sisteme de instruire asistată de calculator
  • 357. 360 Informatică şi management Este necesar să facem distincţia între conceptul de eLearning şi cel de instruire on-line. Astfel, termenul de eLearning (asimilat cu Tehnology-based Learning) desemnează toate tipurile de aplicaţii prin intermediul cărora se desfăşoară procese de învăţare la distanţă. Instruirea online(Web-based Learning) reprezintă o componentă a eLearning-ului şi anume aceea care asigură training-ul prin Internet, Intranet sau Extranet. În cadrul fiecăruia dintre sistemele de mai sus se desfăşoară procese de învăţare la distanţă care, în funcţie de modul de organizare şi coordonare, pot fi structurate în două mari categorii :  Procese sincrone. Sunt acele procese care asigură învăţarea în timp real, coordonată de un instructor, în care toţi participanţii sunt conectaţi la sistem în acelaşi timp şi comunică direct între ei, folosind drept principale tehnologii: clasele virtuale, simulările şi audio/video conferinţele.  Procese asincrone. Sunt acele procese de învăţare lipsite de coordonarea directă a unui instructor, în care cursanţii nu au posibilitatea de a comunica direct între ei şi care folosesc drept tehnologii: cursurile publicate pe Internet sau CD-ROM, prezentările WEB sau audio/video, forum-urile, chat-ul sau serviciile de e-mail. Din punctul de vedere al atenţiei acordate în literatura de specialitate şi al impactului avut asupra activităţilor de training şi instruire în cadrul organizaţiilor, din rândul sistemelor descrise mai sus, se disting prin prisma importanţei, sistemele de e-Learning. 6.3.2.2 Formarea profesională utilizând tehnici de e-Learning E-Learning este tehnologia care a revoluţionat sistemul tradiţional de învăţare la distanţă, iar oportunităţile sale au fost sesizate şi valorificate atât în instituţii de învăţământ, cât şi la nivelul organizaţiilor publice sau private. Din punctul de vedere al structurii, un sistem de eLearning asigură facilităţi pentru transferul de cunoştinţe prin dezvoltarea şi publicarea de conţinut educaţional sub forma de cursuri
  • 358. 361 Informatică şi management sau biblioteci virtuale şi verificarea şi testarea cunoştinţelor folosind simulări manageriale, scenarii sau studii de caz pentru evaluare. Luând în considerare principalele caracteristici ale sale, putem defini conceptul de sistem de eLearning. Un sistem de eLearning constă într-un ansamblu de metode, tehnici, instrumente şi proceduri prin care se asigură furnizarea de programe de învăţare sau training, folosind mijloace electronice, precum şi evaluarea gradului de asimilare a cunoştinţelor de către cursanţi. Formarea profesională a beneficiarilor de eLearning prin intermediul unui sistem integrat se poate realiza în trei moduri[27]: auto- formarea (interacţiunea cursant-calculator), formarea individuală (interacţiunea cursant-lector) şi clasa virtuală (interacţiunea între mai mulţi cursanţi şi un tutore). 1.Auto-formarea Principalul instrument de auto-formare îl reprezintă bilbioteca virtuală a cărei definiţie este prezentată în continuare. O bibliotecă virtuală reprezintă o colecţie de articole şi publicaţii în format electronic care pot fi apelate folosind tehnologii Internet, de către un anumit grup de utilizatori, pe baza unui set de referiri bibliografice, accesibil online. Biblioteca virtuală reprezintă un centru de informare şi perfecţionare a salariaţilor proprii, precum şi a altor categorii de persoane interesate, punând la dispoziţia acestora informaţii şi cunoştinţe organizaţionale, în baza unor drepturi de acces. De asemenea, biblioteca virtuală a unei organizaţii poate fi utilizată în cadrul proceselor de formare continuă sau autoperfecţionare profesională, deoarece oferă documentare pentru lărgirea şi aprofundarea cunoştinţelor transmise cursanţilor prin intermediul sistemului de eLearning [13].
  • 359. 362 Informatică şi management Din punctul de vedere al arhitecturii, o bibliotecă virtuală este formată dintr-o listă de referinţe bibliografice şi un ansamblu de documente electronice, sub formă de cărţi sau de alte publicaţii. Principalele funcţii ale unei biblioteci electronice sunt accesul la materialele de instruire prin intermediul platformei de eLearning, consultarea sistematică a conţinutului şi posibilitatea de interogare a bazei de date, adăugarea de conţinut educaţional prin editoare specifice. Ca principale avantaje ale implementării unei biblioteci virtuale menţionăm: eficientizarea proceselor de gestionare a cunoştinţelor, valorificarea rapidă a cunoştinţelor cuprinse în colecţiile de documente, creşterea calităţii informaţiilor furnizate. 2.Formarea individuală De regulă , formarea individuală în cadrul sistemelor de e-Learning se desfăşoară folosind metode de învăţare asincrone, cum ar fi : e-mail-ul, chat-ul, forumul sau dialogul interactiv. De asemenea, instructorii au posibilitatea de a organiza şi gestiona ateliere de cercetare sub forma workshop-urilor. 3.Clasă virtuală Cele mai multe cunoştinţe sunt transferate de către lectori către persoanele şcolarizate prin intermediul cursurilor virtuale, desfăşurate în mod interactiv cu ajutorul produselor multimedia. Atât cursanţii cât şi profesorii sunt coordonaţi în procesul de predare-învăţare prin programe de activitate şi planificări calendaristice. În general, cursurile sunt împărţite în unităţi de învăţare, succesiunea acestora precum şi metodele de evaluare fiind definite prin reguli precise şi însoţite de feedback din partea cursanţilor. Spre deosebire de clasa tradiţională, fizică, clasa virtuală prezintă drept avantaj faptul că poate să fie accesată din orice loc, fără restricţii privind numărul cursanţilor. De asemenea, într-o clasă virtuală, fiecare cursant are posibilitatea de a relua o anumită parte a cursului sau de a elimina din programul de învăţare anumite informaţii. Un sistem de eLearning permite definirea modulelor, a cursurilor şi a relaţiilor de ordine între acestea. Astfel, un cursant care participă la un modul nu poate fi înscris şi la un altul, desfăşurat în paralel.
  • 360. 363 Informatică şi management În strânsă legătură cu formarea profesională, sistemele de eLearning integrează instrumente pentru evaluarea cunoştinţelor asimilate de cursanţi. De regulă, această evaluare se realizează folosind teste electronice, care pot fi clasificate după mai multe criterii : a. După natura evaluării: teste on-line sau off-line, teste cu sau fără limită de timp sau teste de auto-evaluare. b. După modalitatea de răspuns: cu/fără revenire asupra problemelor parcurse, cu/fără timp limită, cu timp limită diferenţiat per întrebare, cu una sau mai multe variante de răspuns corecte, cu ordonare de elemente, cu variante intermediare de răspuns, probleme deschise etc. c. După modalitatea de notare: cu notare automată (prin calculul procentual al numărului de răspunsuri corecte, raportat la numărul total de întrebări) şi cu notare de către instructor (deoarece pot exista situaţii în care notarea să se facă şi în funcţie de componente externe sistemului de eLearning). Modalitatea de notare se stabileşte, de regulă, pe baza unor algoritmi de punctare configuraţi de către trainer. Mai trebuie menţionat faptul că un sistem de eLearning trebuie să fie construit după un model flexibil, atât din punct de vedere organizatoric, cât şi din punctul de vedere al materialelor de instruire, şi să permită desfăşurarea de procese de învăţare sincrone şi asincrone[27]. Astfel, în proiectarea sistemului trebuie să se pornească de la principalii actori implicaţi în procesele de învăţare online, respectiv instructorii, coordonatorii şi cursanţii.  Instructorii sunt persoanele avizate să creeze materiale de instruire şi să le introducă în sistem. De asemenea, aceştia au responsabilitatea de a planifica activităţile de instruire, de a stabili tipul fiecărui curs (online sau offline), durata acestuia, precum şi cursanţii care participă şi modul de repartizare a acestora pe grupe. Instructorii trebuie să evalueaze performanţele fiecărui cursant prin teste intermediare sau finale şi să monitorizeze activitatea acestora.
  • 361. 364 Informatică şi management  Coordonatorii sunt persoanele care planifică activităţile de eLearning în funcţie de numărul de solicitări pentru fiecare curs, de durata cursului şi de instructorii disponibili.  Cursanţii sunt beneficiarii sistemului de eLearning. Odată cu introducerea în sistem, aceştia trebuie să aibă posibilitatea de a se înscrie la cursuri şi a primi notificări din partea sistemului, de a parcurge suportul de curs online sau offline, sau de a alege să parcurgă doar anumite secţiuni ale cursului. Există numeroase variante de implementare a unui sistem de eLearning. Astfel, de cele mai multe ori, se recurge la soluţii de tip ”blended learning”, care combină metodele clasice de învăţare cu cele de tip e-Learning, În opinia autorilor, indiferent de soluţiile tehnice la care se recurge, un sistem de e-learning trebuie să asigure o serie de funcţionalităţi, sintetizate în tabelul nr. 6.5. Tabelul nr. 6.5 Funcţionalităţile unui sistem de eLearning Nr. Crt Categorie Funcţionalitate Detaliere 1 Asigurarea suportului tehnic pentru învăţământul la distanţă. Disponibilitatea resurselor. Accesibilitatea resurselor indiferent de localizarea fizică a utilizatorilor. Interoperabilitate. Asigurarea independenţei de platforma hardware/software astfel încât sistemul să poată să fie integrat cu alte aplicaţii informatice. 2 Planificarea activităţilor de instruire la distanţă. Import. Importul de materiale şi cursuri compatibile cu standardele SCORM*, de pe calculatorul instructorului în baza de date a sistemului.
  • 362. 365 Informatică şi management Nr. Crt Categorie Funcţionalitate Detaliere Programarea instruirii. Generarea şi organizarea planurilor de instruire, a materialelor educaţionale şi a activităţilor de instruire la distanţă. Gestiunea planurilor de instruire. Crearea pachetelor educaţionale în format electronic; administrarea informaţiei logistice necesare gestionării cursurilor; editarea de cursuri compatibile standardelor SCORM. Căutare. Asigurarea facilităţilor de interogare a a bazei de date în funcţie de un set de cuvinte cheie. Crearea activităţilor de instruire. Adăugarea de materiale educaţionale pentru fiecare curs programat şi stabilirea regulilor de acces ale cursanţilor la conţinutul informaţional în funcţie de intervalul de validitate, grupul de care aparţin etc. 3 Desfăşurarea instruirii la distanţă. Distribuirea materialelor educaţionale. Utilizatorii au posibilitatea de a descărca şi rula, pe maşina client, componentele activităţii de instruire. Suport pentru instruire. Asigurarea suportului pentru instruirea sincronă şi asincronă şi dirijarea cursantului conform scenariului cursului. Navigare. Cursantul va avea posibilitatea de a naviga între componentele materialului de curs, în mod dirijat, liber sau secvenţial. Evaluarea cunoştinţelor. Posibilitatea de autoevaluare progresivă a cunoştinţelor folosind pre-testarea; testarea corectivă şi reluarea lecţiilor pentru care cursantul nu a obţinut un punctaj corespunzător .
  • 363. 366 Informatică şi management Nr. Crt Categorie Funcţionalitate Detaliere Programarea concurentă a claselor virtuale. Desfăşurarea simultană a mai multor sesiuni independente, cu instructori, cursanţi şi suporturi de curs diferite. Microplanificarea instruirii. Posibilitatea de a modifica conţinutul educaţional al unei lecţii, în funcţie de evenimentele care au loc în timpul sesiunii de instruire. Comunicarea în timp real. Asigurarea schimbului dinamic de informaţii între instructori şi cursanţi, prin mijlaoce specifice: textual (chat), audio/video, tabla interactivă. Evaluarea. Furnizarea de rapoarte şi statistici în timp real cu privire la activitatea cursanţilor. 4 Testarea nivelului de pregătire al cursanţilor. Crearea bibliotecii de întrebări. Editarea colecţiilor de întrebări şi stabilirea criteriilor de clasificare a acestora. Generarea testelor. Generarea aleatoare a testelor pe baza bibliotecii de întrebări, specificând numărul de întrebări, tipul acestora şi timpul de răspuns. Administrarea testelor. Organizarea testării, atât la distanţă cât şi sub supravegherea directă a instructorilor; cronometrarea testului şi încheierea automată a sesiunii de lucru la finalul testării. Generarea de statistici. Posibilitatea vizualizării unor rapoarte şi statistici care să reflecte: numărul de întrebări, repartiţia rezultatelor etc. pe utilizatori, grupuri de utilizatori şi sesiuni de testare. 5 Asigurarea comunicării instructor- cursanţi. Avertizare. Asigură avertizarea cursanţilor cu privire la începerea clasei virtuale, expirarea perioadei de parcurgere a unei lecţii etc.
  • 364. 367 Informatică şi management Nr. Crt Categorie Funcţionalitate Detaliere Mesagerie. Permite schimbul de mesaje în interiorul sistemului de eLearning. Forum. Asigurarea comunicării între cursanţi şi instructor pe parcursul sau după finalizarea unei sesiuni de training. 6 Alte funcţionalităţi Partajarea resurselor. Asigură exploatarea în mod concurenţial de către un număr cât mai mare de cursanţi; disponibilitatea permanentă a resurselor şi asigurarea accesului la acestea în timp real. Monitorizarea sistemului. Menţinerea istoricului activităţii de instruire pentru fiecare cursant; asigurarea suportului pentru evaluarea conţinutului de e-learning şi monitorizarea eficienţei utilizării acestuia. * SCORM reprezintă o colectie de standarde specifice sistemelor e-Learning, pe baza cărora se asigură partajarea conţinutului educaţional, respectiv etapizarea modului în care conţinutul este livrat cursantului în funcţie de cerinţele acestuia şi de scenariul stabilit de către instructor. Este evident că, pe lângă funcţionalităţile sale generale, un sistem de eLearning trebuie să satisfacă şi o serie de cerinţe specifice, stabilite în funcţie de natura pieţei căreia se adresează. Din acest punct de vedere, specialiştii apreciază că piaţa eLearning este structurată în trei mari sectoare[42] :  Sectorul academic, care este apreciat ca fiind cel mai mare consumator de produse eLearning. În S.U.A., spre exemplu, o statistică recentă a relevat faptul că peste 25% din populaţie este implicată, în mod direct sau indirect, în primirea sau furnizarea de servicii specifice unei anumite forme de învăţământ.  Sectorul corporativ, format din companii şi instituţii publice care utilizează eLearning-ul în scopul perfecţionării profesionale a personalului propriu. Aceasta este cea mai dinamică piaţă, caracterizată prin investiţii mari în implementarea de sisteme de
  • 365. 368 Informatică şi management învăţământ la distanţă. Un exemplu sugestiv,îl consituie compania General Electric, care a investit, în anul 2004, peste 500. mil $ pentru activităţi de training online.  Sectorul consumatorilor individuali, care include beneficiarii proceselor de formare continuă. În acest sens, în S.U.A. se apreciază că, anual, se derulează peste 200.000 de cursuri de formare continuă, între care ponderea celor derulate folosind mijloace electronice este în continuă creştere. Concluzionând, indiferent de specificul pieţei, investiţiile în perfecţionarea resurselor umane se numără printre cele mai importante. În acest context, un sistem de eLearning asigură o instruire unitară, o mai bună monitorizare a rezultatelor obţinute de cursanţi şi traineri, evaluarea metodelor didactice folosite, planificarea resurselor (instructori, săli de curs), economie de timp şi optimizarea procesului de învăţare organizaţională. Ca principale beneficii ale dezvoltării de sisteme e-Learning, enumerăm :  reducerea cheltuielilor de instruire prin eliminarea costurilor de transport şi cazare a personalului didactic;  asistarea proceselor de instruire şi învăţare folosind tehnologii informatice moderne;  monitorizarea procesului de instruire şi a rezultatelor obţinute de cursanţi şi instructori;  diminuarea timpilor neproductivi datoraţi participării la cursuri;  realizarea instruirii exact în momentul în care aceasta este necesară;  eficientizarea procesului de învăţare prin amplificarea receptivităţii şi a gradului de asimilare a cunoştinţelor;  stimularea creativităţii şi competiţiei;  posibilitatea dezvoltării ulterioare a unui sistem de management al cunoştinţelor;  inexistenţa unei limitări fizice a numărului de participanţi care pot urma simultan un curs;  reducerea costurilor de perfecţionare a personalului propriu;  eficientizarea proceselor de autoinstruire datorită faptului că fiecare cursant îşi poate selecta disciplinele pe care doreşte să le studieze, momentul în care acestea îi sunt necesare şi metoda de învăţare;
  • 366. 369 Informatică şi management  amplificarea nivelului de cunoştinţe al organizaţiei datorită actualizării permanente a informaţiilor puse la dispoziţia cursanţilor. În opinia autorilor, obţinerea avantajului competitiv prin atingerea beneficiilor mai sus menţionate, presupun o analiză şi o planificare atentă a eforturilor de implementare[42]. Astfel, procesul de dezvoltare a unui sistem eLearning trebuie să aibă la bază un studiu de fezabilitate care să evidenţieze oportunitatea sistemului prin prisma acelor factori care eficientizează procesul de învăţare organizaţională :  factori economici: necesitatea creşterii gradului de satisfacere a cerinţelor clienţilor şi de impulsionare a activităţilor de recrutare a personalului specializat;  principalii stakeholderi: aparatul managerial şi departamentul de resurse umane, care în general sunt deschişi la introducerea şi asimilarea noului şi care apreciază că training-ul reprezintă o investiţie şi nu un cost; instructorii şi cursanţii, dispersaţi din punct de vedere geografic, care acceptă foarte uşor procesele inovatoare;  factori tehnologici: platformele hardware şi software existente, precum şi gradul de securitate al viitorului sistem, în funcţie de care se estimează costurile şi durata implementării. Pe baza factorilor identificaţi mai sus, este necesar să se eleboreze o strategie de implementare a sistemului eLearning, care trebuie văzută ca o componentă a strategiei de dezvoltare a organizaţiei, subordonată obiectivelor fundamentale şi derivate ale acesteia. Din acest motiv, eLearning nu trebuie abordat ca un fenomen individual, ci ca un mecanism de impulsionare a altor domenii ale organizaţiei, cum ar fi managementul cunoştinţelor, managementul cercetării-dezvoltării sau managementul relaţiilor cu clienţii. 6.3.3 Soluţii de e-Business şi e-Commerce În ultimele două decenii, marea majoritate a organizaţiilor au utilizat tehnologii de comerţ electronic. Cu toate acestea, abia în ultimii
  • 367. 370 Informatică şi management ani s-a manifestat un interes mai accentuat cu privire la aplicabilitatea soluţiilor de eCommerce, ivindu-se firesc şi o serie de controverse legate de aria de cuprindere a conceptului. În general, specialiştii apreciază că eCommerce poate fi definit astfel: Comerţul electronic sau e-commerce reprezintă automatizarea tranzacţiilor comerciale utilizând sisteme de calcul şi tehnologii de comunicaţii. Prin tranzacţii comerciale se înţeleg acele activităţi prin intermediul cărora se realizează transferul de bani, bunuri, servicii sau obligaţii între persoane sau organizaţii[28]. Structura dinamică a noii economii bazate pe eCommerce impune ca managerii organizaţiilor să dezvolte politici şi strategii care să stimuleze creşterea cererii şi a consumului. Dar, pentru a putea asigura dezvoltarea rapidă a comerţului electronic, este necesar să fie respectate următoarele principii ale aplicării acestor tehnologii[30]: a. Protejarea proprietăţii intelectuale. Inovarea este factorul care impulsionează comerţul online iar, la rândul său, inovarea este stimulată de motivare. În aceste condiţii, drepturile de copyright şi brevetele reprezintă elementele cheie de revigorare a societăţii informaţionale. b. Securitatea şi protejarea consumatorilor. Specialiştii consideră că protejarea informaţiilor şi comunicaţiilor pe Internet reprezintă o condiţie esenţială pentru asigurarea progresului tehnologiei informaţiilor. c. Liberalizarea pieţelor electronice (eMarkets), deoarece pieţele închise şi tratamentele discriminatorii au un efect inhibator asupra comerţului electronic. d. Asigurarea investiţiilor în infrastructura tehnologiilor de eCommerce. Acest principiu presupune ca administraţia publică să depună eforturi pentru asigurarea infrastructurii fizice pentru livrarea serviciilor de comerţ electronic, prin creşterea
  • 368. 371 Informatică şi management competitivităţii pieţei telecomunicaţiilor şi prin asigurarea accesului, pe scară largă, la reţeaua Internet. Odată cu apariţia comerţului electronic (eCommerce) , companiile au identificat noi oportunităţi de extindere a afacerilor. Extinderea, pe scară largă, a pieţelor digitale, care permiteau vânzarea prin mijloace eletronice a aproape oricărui tip de produs, a generat o proliferare a reţelelor comerciale de tip B2B (business-to-business), ca surse principale de profit pentru organizaţie[51]. Activităţile specifice acestui tip de comerţ au fost împărţite, de către specialişti, în două categorii şi anume acelea care facilitează transferul de produse şi servicii şi acelea care asigură infrastructura derulării online a schimburilor comerciale. În cele două categorii intră toate activităţile care formează lanţul de distribuţie al organizaţiei (Supply Chain Management), precum şi toţi partenerii acesteia, respectiv furnizorii, distribuitorii sau consumatorii care pot cumpăra produse în sistem B2C(Business-to-Consumer). Cu alte cuvinte, comerţul B2B asigură formarea unor reţele virtuale de companii denumite şi lanţuri ale valorii, care din punctul de vedere al arhitecturii informatice utilizate, compun sisteme EDI (Electronic Data Interchange)[51] . În general, o arhitectură B2B are structura prezentată în figura nr. 6.10, care corespunde unei tranzacţii comerciale elementare, în care două organizaţii interacţionează prin intermediul funcţiunii comerciale, având drept suport funcţiunile interne(producţie, cercetare-dezvoltare, financiar-contabilă şi resurse umane)[30]. În acelaşi timp, transferul este intermediat şi de o serie de terţi, cum ar fi organisme financiar-bancare, firme de consultanţă, autorităţi ale administraţiei publice etc. Pornind de la structura descrisă mai sus, se pot defini componentele unui sistem de tip B2B cărora le corespund aplicaţii software specifice şi anume[51] : a. Aplicaţii pentru vânzări (“sell side”). Această primă categorie de soluţii software include, în primul rând, cataloagele de produse online cu facilităţi de cumpărare şi plată. Spre exemplu, compania CISCO îşi derulează peste 80% din activităţile comerciale cu ajutorul cataloagelor electronice.
  • 369. 372 Informatică şi management b. Aplicaţii pentru aprovizionare(„buy side”). În această categorie sunt incluse sistemele de procurare electronică (eProcurement), a căror interfaţă cu celelalte sisteme informatice ale organizaţiei se realizează prin intermediul sistemului ERP. c. Aplicaţii pentru piaţa electronică.Sunt aplicaţii care nu concură în mod direct la realizarea tranzacţiei comerciale, dar care asigură contactul între cererea şi oferta de produse şi servicii, folosind tehnologii electronice cum sunt, spre exemplu, portalurile. VÂNZĂTOR ALŢI PARTENERI CUMPĂRĂTOR Vânzări Marketing AprovizionareProcese Interne Procese Interne Brookeri, Instituţii financiare, Organisme Bancare, Transportatori, Firme de consultanţă, Consiliere Juridici etc. Figura nr. 6.10 Structura unui sistem de tip business-to-business Ţinând cont de legăturile existente între cele trei tipuri de aplicaţii prezentate mai sus, se pot identifica principalele caracteristici ale aplicaţiilor de tip business-to-business, sintetizate în tabelul nr. 6.6 [51]. Tabelul nr. 6.6 Caracteristici principale ale aplicaţiilor de tip B2B Caracteristici Exemple Comentarii Iniţiatorul B2B - Cumpărătorul - Vânzătorul - Creatorul pieţei Iniţiatorul suportă, de regulă, investiţia în eBusiness şi este, de asemenea, principalul beneficiar. Veniturile sale sunt cu atât mai mari, cu cât numărul de parteneri potenţiali este mai mare. - O singură organizaţie - Un grup de organizaţii Cerinţe de natură tehnică - Acces Internet - Dezvoltarea sau adaptarea platformei Efortul depus pentru a adera la o piaţă de tip B2B este dependent de specificul proceselor organizaţionale şi de
  • 370. 373 Informatică şi management Caracteristici Exemple Comentarii software - Adaptarea proceselor organizaţionale flexibilitatea acestora, precum şi de capacitatea de a satisface o serie de cerinţe minime de natură tehnică. Activităţile componente - Vânzare - Aprovizionare - Ambele În funcţie de activităţile care se vor desfăşura cu suport electronic, se stabilesc cerinţele funcţionale ale noului sistem. Grupul ţintă - Firme de comerţ - Utilizatori finali - Experţi industriali Pe această bază se determină funcţionalităţile sistemului, precum şi cunoştinţele necesare pentru a asigura suport pentru grupul ţintă. Obiective - Tranzacţionare - Schimb de informaţii şi cunoştinţe - Colaborare - Amplificarea valorii - Managementul lanţului de distribuţie - Management de proiect etc. Obiectivul realizării unei platforme EDI care să permită automatizarea unor procese structurate desfăşurate în cadrul organizaţiei, este de a combina activităţile online cu cele offline, adeseori nestructurate, în vederea creşterii flexibilităţii sistemului. Modul de stabilire a preţurilor - Preţuri fixe - Preţuri negociabile În funcţie de modul de stabilire a preţului se determină rolul şi importanţa pe care le va avea piaţa electronică B2B. Natura produselor sau serviciilor - Bunuri de larg consum - Produse si servicii intangibile - Produse si servicii complexe etc. Complexitatea tehnică a sistemului depinde de tipul produselor care fac obiectul tranzacţiilor B2B. Una din problemele importante cu care se confruntă organizatorii pieţelor B2B o reprezintă motivarea participanţilor şi atragerea companiilor în vederea desfăşurării de schimburi comerciale cu suport electronic. Specialiştii apreciază, în acest sens, că motivarea/demotivarea factorilor implicaţi reprezintă rezultatul influenţei a 3 factori[51] :
  • 371. 374 Informatică şi management a. Lichiditatea pieţei B2B, deoarece, în primul rând, pe pieţele electronice se manifestă mult mai puternic „efectul de reţea”, definit de către Katz şi Shapiro, conform căruia un produs sau serviciu devine mai atractiv pe măsura creşterii numărului său de consumatori. Există însă şi relaţia reciprocă, ceea ce face ca, în prezent, doar 20% din pieţele electronice să se afle în expansiune, pentru celelalte existând o tendinţă de regres. În al doilea rând, în general, competiţia în sfera electronică este una bazată în principal pe preţ, ceea ce determină presiuni mari asupra costurilor producătorilor, cu efecte negative asupra calităţii bunurilor tranzacţionate. b. Proprietarul pieţei B2B, pentru că acesta reprezintă entitatea care intermediază tranzacţia electronică. Fiecare tip de proprietar prezintă anumite avantaje sau dezavantaje în contextul unei anumite industrii. Spre exemplu, poate fi avantajos ca piaţa electronică să se afle în proprietatea unei organizaţii neutre, a unui consorţiu, sau a unui grup care poate reprezenta, cu precădere, interesele vânzătorilor sau cumpărătorilor. c. Valoarea adăugată a pieţei B2B, care se regăseşte, în reţelele electronice, sub numeroase forme. Se apreciază însă că mai puţin de 15% din tranzacţiile B2B sunt purtătoare de valoare adăugată. Aceasta se poate regăsi prin: servicii complexe post-vânzare, asistenţă în procesul de adoptare a deciziei de vânzare sau cumpărare, integrarea lanţului de distribuţie etc. Dezvoltarea unui model de eCommerce care are la bază aplicaţii business-to-business presupune descompunerea lanţului valorii în procese manageriale şi apoi recompunerea acestuia în scopul identificării zonelor care pot fi eficientizate prin mijloace electronice. În practică însă, există un număr limitat de modele B2B, precum eShop (magazin virtual), eProcurement (sistem de achiziţii electronice) sau eAuctions (licitaţii electronice)[28]. În cadrul sistemelor B2B, un rol important îl au aşa-numitele sisteme eServices, care sunt axate pe prestarea/furnizarea de servicii, folosind reţeaua Internet, către alte organizaţii. Astfel de sisteme, precum FBS (Financial Business Services), MBS(Manufacturer Business Services)
  • 372. 375 Informatică şi management sau HBS(Healthcare Business Services) asigură interfaţa între vânzător şi cumpărător, precum şi o serie de funcţii pe baza cărora se derulează tranzacţiile electronice, cum ar fi : comandarea produselor, facilitarea plăţilor, verificarea stadiului livrării, lansarea de noi produse ş.a.m.d. Concluzionând, putem afirma că, din punct de vedere managerial, extinderea aplicaţiilor B2B cu nivele multiple de servicii şi opţiuni, creează, pentru factorul decizional, un set complex de variante decizionale. Intrarea organizaţiei pe o piaţă business-to-business reprezintă o decizie care trebuie fundamentată ştiinţific, pe baza unor criterii obiective cum sunt : tipurile de aplicaţii dorite, proprietarul pieţei, factorii de influenţă asupra pieţei, posibilitatea de a genera valoare adăugată, numărul partenerilor potenţiali etc.
  • 373. 376 Informatică şi management 7 BIBLIOGRAFIE 1. Ackoff, R. Bazele cercetării operaţionale Editura Tehnică, Bucureşti 1975 2. Alavi, M. Leidner, D. Knowledge Management and Knowledge Management Systems Ed. MIS Quarterly 2001 3. Anderson, K. Customer Relationship Management Ed. McGraw Hill 2002 4. Angot, H. Systeme d’information de l’entreprise Ed. De Boeck Universite 1999 5. Avison, D.E. Fitzgerald, G. Information Systems Development: Methodologies, Techniques and Tools Ed. McGraw Hill Londra 2002 6. Bertanoffly, L. General System Theory Ed. Braziller, New York 1973 7. Brady, J. Concepts in Enterprise Resource Planning Ed. Thomson Learning 2001 8. Bremmer, K. Intranet Ed. All 1998 9. Chaitain, G.J. Algorithmic Information Theory Ed. Cambridge 2003 10. Chaitain, G.J. Information: Theoretic Incompletness Ed. World Scientific 1992 11. Champlain, J. Auditing Information Systems Ed. John Wiley 2003 12. Checkland, P. System Thinking, System Practice Ed. John Wiley 1981 13. Close, R.C. E-Learning and Knowledge Technology Sun Trust Report 2000 14. Cole, E. Krutz, R. Network Security Bible Ed. Wiley Publishing 2004 15. Cook, C. Just Enough Project Management Ed. McGraw Hill 2005
  • 374. 377 Informatică şi management 16. Cormen, T. An Introduction to Algorithms, Second Edition Ed. McGraw Hill 2001 17. De Rosnay, J. Le Macroscope: vers une vision globale Paris, Seuil 1975 18. Doukidis, G. Mylonopoulos, N.A. Social and Economic Transformation in the Digital Era Ed. Idea Group 2004 19. Due, R.T. The value of Information. Information Systems Management, vol. 13 1996 20. Forrester, J.W. Dinamica industrială Ed. Tehnică, Bucureşti 1981 21. Forrester, J.W. Principiile sistemelor Ed. Tehnică, Bucureşti 1979 22. Freeman A.J. Skapura D.M. Neural Networks : Algorithms, Applications and Programming Techniques Ed. Addison Wesley 2001 23. Ghesquiere, H. L'entreprise et son système d'information: pièges, illusions, défis, Mémoire de 3e cycle Université de Technologie de Compiègne 1998 24. Gray, R. M. Entropy and Information Theory Ed. Springer Verlag New York 1990 25. Gupta, M. Building a Virtual Private Network Ed. Premier Press 2003 26. Harkins, D. The New Security Standards for Internet Intranets and VPN Ed. Prentice Hall 2003 27. Keegan M. E-Learning, the Engine of the Knowledge Economy Keegan Corporate Report 2000 28. Khosrowpour, M. The Social and Cognitive Impacts of e- Commerce on Modern Organizations Ed. Idea Group 2004 29. Lemoigne, J.L. Vers un systeme d’information dans les organisation Revue Francaise de Gestion 1986 30. Loshin, P. Vacca, J. Electronic Commerce, Fourth Edition Ed. Charles River Media 2004 31. Lungu, I. Sabău, G. ş.a. Sisteme informatice – analiză, proiectare şi implementare Ed. Economică 2003 32. Martin, P. Tate, K. Getting Started in Project Management Ed. John Wiley 2001
  • 375. 378 Informatică şi management 33. Nicolescu, O. Radu, I. Manualul jucătorului – SIMACO Editura Economică, Bucureşti 1995 34. Nicolescu, O. Verboncu, I. Fundamentele managementului organizaţiei Ed. Tribuna Economică 2001 35. Norris, G. E-Business and ERP: Transforming the Enterprise Ed. John Wiley & Sons 2000 36. Pagani, M. Encyclopedia of multimedia technology and networking Ed. Idea Group 2005 37. Radu, I. (coord.) Informatică pentru managementul firmei Ed. Tribuna Economică 2001 38. Radu, I. Vlădeanu, D. Fundamentarea deciziilor complexe prin tehnici de simulare Ed. Economică 2002 39. Radu, I. (coord) Simulări manageriale Ed. InfoMega 2005 40. Ree, M.Y. Internet Security : Cryptographic Principles, Algorithms and protocols Ed. Wiley Publishing 2002 41. Reynolds, J. The Complete eCommerce Book Ed. CMP Books 2004 42. Roberts, T.S. Computer-Suported Collaborative Learning in Higher Education Ed. Idea Group S.U.A. 2004 43. Scott Ch. Virtual Private Networks. Second Edition Ed. O. Reilly 1999 44. Shannon, C. A Mathematical Theory of Communication University of Illinois Press 1949 45. Smith, G.E. Control and Security of E-Commerce Ed. John Wiley 2004 46. Subramanian, R. Goodman, B.D. Peer to Peer Computing Ed. Idea Group S.U.A. 2005 47. Sutton, D. What is knowledge and can it be managed? European Journal of Information Systems 2001 48. Tanaka K. Fuzzy Control Systems Design and Analysis Ed. John Wiley 2001 49. Takeuki, H. Nonaka, I. The Knowledge-Creating Company Oxford University 1955 50. Ursăcescu, M. Sisteme informatice – o abordare între clasic şi modern Ed. Economică 2002
  • 376. 379 Informatică şi management 51. Warkentin, M. Business to Business Electronic Commerce : Challenges and Solutions Ed. Idea Group Publishing 2002 52. Westland, C.J. Global Electronic Commerce. Theory and Case Studies Ed. MIT Press 1999 53. Wiener, N. Cybernetics New York 1961 54. Zack, M.H. Knowledge and strategy Ed. Butterworth- Heinemann 1999 55. Zack, M.H. Managing Codified Knowledge Ed. Sloan Management Review Ed. 1999 56. Zaharia, D. Roşca, I. Proiectarea obiectuală a sistemelor informatice Ed. Dual Tech 2002 57. Zilouchian, A. Jamshidi, M. Intelligent Control Systems Using Soft Computings Methodologies Ed. CRC Press S.U.A. 2001
  • 377. 380 Informatică şi management 8 INDEX CRM Arhitectură ....................................343 Beneficii.........................................346 CIS..................................................342 Componente ..................................345 Concept..........................................341 Contact Center ..............................345 CSAS ..............................................346 E-CRM...........................................345 Etapele implementării...................342 Ghişeu unic....................................345 Grupe de clienţi.............................343 ICT .................................................345 IVR.................................................345 MAS ...............................................346 Politică de confidenţialitate..........344 SFA.................................................346 Cunoştinţe Bază de cunoştinţe.........................316 Bibliotecă de cazuri.......................316 Elemente intangibile.....................311 Elemente tangibile ........................311 Memoria organizaţională ................56 Memorie de proiect.......................311 Memorie documentară..................313 Memorie pe bază de caz................315 Memorie pe bază de cunoştinţe....314 Memorie tehnică...........................311 SAD................................................309 Diagnosticare Ameninţări ....................................274 Factori controlabili .......................271 Matrice ..........................................271 Oportunităţi ..................................273 Puncte forte...................................272 Puncte slabe ..................................273 SWOT............................................270 E-Business B2B.................................................371 Buy side .........................................371 Caracteristici .................................372 Concept .........................................370 E-Services ......................................374 E-Shop ...........................................374 FBS.................................................375 HBS................................................375 Lanţ al valorii ................................371 MBS ...............................................375 Piaţa eBusiness ..............................374 Sell side..........................................372 E-Commerce Concept .........................................370 Piaţă digitală..................................371
  • 378. 381 Informatică şi management Portal .............................................372 Principii .........................................370 E-Learning Beneficii.........................................368 Bilbiotecă virtuală .........................361 Blended learning ...........................364 CBI .................................................358 Clasă virtuală .................................362 Concept..........................................361 Curs virtual....................................362 Factori economici..........................358 Factori manageriali........................358 Factori sociali.................................358 Funcţionalităţi ...............................364 Instruire la distanţă .......................358 ITS..................................................358 Piaţa eLearning..............................367 Proces asincron..............................360 Proces sincron ...............................360 SCORM..........................................367 Sisteme de instruire asistată de calculator .......................................359 Sisteme de instruire online ...........359 Stakeholderi...................................369 Strategia de implementare ............369 Technology-based learning...........360 Test electronic ...............................363 Web-based learning ......................360 Workshop......................................362 Entropia Bit.....................................................37 Concept............................................34 Entropie informaţională..................15 Eveniment .......................................35 Factori de influenţă.........................38 Gradul de organizare a unui sistem 39 Incertitudine....................................35 Informaţie........................................37 Măsurarea cantităţii de informaţii..37 Probabilitate ....................................35 Teoria comunicaţiei ........................35 Teoria informaţiei ...........................34 Variaţia entropiei informaţionale ..41 ERP Arhitectură....................................338 Beneficii.........................................339 BPR................................................339 Caracteristici .................................337 Client-server .................................338 Concept .........................................336 Concepţie modulară......................338 EDI.................................................337 MRP...............................................336 Ingineria valorii Analiza valorii...............................241 Calitate ..........................................243 Costul valorii.................................243 Costuri anteclaculate supradimensionate ........................249 Dimensionare economică .............245 Etapele aplicării.............................244 Funcţie...........................................243 Metoda grafică...............................249 Nivel de importanţă......................244 Valoare ..........................................243 Intranet Avantaje.........................................352 Concept .........................................351 Infochioşc......................................353 Magazin virtual .............................353 TCP/IP...........................................351 WAN .............................................352 KMS Agenţi inteligenţi..........................323 Beneficii.........................................321 Cerinţe...........................................318 Concept .........................................318 Data Mining ....................................56 Funcţii ...........................................325 Implementare................................328
  • 379. 382 Informatică şi management Instrumente...................................322 Managementul cunoştinţelor........318 Sistem informaţional.......................56 Specificităţi ....................................320 Tehnologii......................................324 Unitate de cunoaştere ...................319 Managementul documentelor Componente ..................................348 Concept..........................................347 Document electronic.....................349 Flux de lucru..................................348 Funcţionalităţi ...............................349 Registratura electronică ................347 Workflow ......................................348 Managementul proiectelor Activitate critică............................192 ADC ...............................................192 Algoritmul Ford ............................193 Drum critic ....................................192 Gantt ..............................................190 Nivelare a resurselor .....................192 PERT..............................................190 Proiect............................................190 Rezervă liberă de timp ..................192 Rezervă totală de timp ..................192 Teoria lanţului critic .....................190 Teoria restricţiilor .........................190 MERISE Asociere .........................................300 Atribut ...........................................300 Cardinalitate..................................300 Cerinţe ...........................................297 Clasă de entităţi.............................300 Concept..........................................297 Diagramă conceptuală de flux ......299 Diagramă de context .....................299 Entitate ..........................................300 Eveniment .....................................301 Identificator...................................300 Instanţă ..........................................300 Model conceptual al comunicării.298 Model conceptual al datelor .........298 Model conceptual al prelucrărilor 298 Model conceptual al procedurilor 301 Model logic....................................302 Operaţie.........................................301 Rol..................................................300 Sincronizare ..................................301 Metode de exercitare a atributului de previziune Coeficienţi de regresie ..................169 Metoda celor mai mici pătrate......169 Regresia polinomială.....................170 Suport economico-matematic ......168 Tehnici de previziune...................174 Metodologii de proiectare Caracteristici .................................293 Clasificare......................................293 Definiţie.........................................292 Metodologii cu abordare orientată pe obiect .............................................295 Metodologii cu abordare structurată .......................................................294 Modul Aprovizionare Aplicaţia Aprovizionare..................83 Aplicaţia Cereri de Ofertă ..............85 Aplicaţia Comenzi de Achiziţie......85 Aplicaţia Facturi..............................85 Aplicaţia Gestiune Furnizori ..........84 Avantaje...........................................86 Elemente structurale.......................83 Funcţii generale ..............................82 Integrare..........................................86 Obiective .........................................81 Premise............................................82 Modul Cercetare-Dezvoltare Aplicaţie Investiţii ..........................78 Avantaje...........................................80 Funcţionalitate ................................79 Instrumente de analiză ...................79
  • 380. 383 Informatică şi management Obiective .........................................78 Structură ..........................................78 Modul Contracte Aplicaţia Contracte-Aprovizionare ........................................................101 Aplicaţia Contracte-Comenzi.......100 Aplicaţia Contracte-Desfacere......101 Aplicaţia Contracte-Financiar ......101 Aplicaţia Rapoarte Comerciale .....101 Avantaje Potenţiale.......................101 Elemente structurale.....................100 Funcţii generale...............................99 Integrare ........................................102 Obiective .........................................98 Premise pentru elaborare................98 Modul Financiar-Contabil Aplicaţia Contabilitate Financiară şi de Gestiune....................................120 Aplicaţia Contabilitate Generală ..124 Aplicaţia Încasări...........................122 Aplicaţia Informaţii Parteneri ......120 Aplicaţia Mijloace Fixe .................123 Aplicaţia Plăţi................................121 Avantaje.........................................126 Elemente structurale.....................120 Funcţii generale.............................119 Integrare ........................................127 Obiective urmărite ........................118 Premise pentru elaborare..............118 Modul Marketing Aplicaţia Contracte şi Comenzi ......94 Aplicaţia Raportare Comercială......94 Avantaje comerciale........................96 Funcţii generale...............................93 Integrare ..........................................97 Obiective .........................................92 Modul Producţie Aplicaţia Lansare în Fabricaţie .....106 Aplicaţia Programarea Producţiei 105 Aplicaţia Urmărire Cheltuieli.......109 Aplicaţia Urmărirea Producţiei....107 Aplicaţie Mentenanţă ...................108 Avantaje potenţiale.......................111 Elemente structurale.....................105 Funcţii generale ............................104 Integrare........................................111 Obiective .......................................103 Premise pentru elaborare .............103 Modul Resurse Umane Aplicaţia Evidenţă Personal .........129 Aplicaţia Personal Salarizare ........131 Aplicaţia Recrutare Personal........130 Avantaje.........................................132 Elaborare nomenclatoare..............132 Funcţii generale ............................128 Integrare........................................133 Obiective .......................................128 Premise..........................................128 Modul Stocuri Aplicaţia Actualizare Stocuri........115 Aplicaţia Gestiune Stocuri............115 Avantaje potenţiale.......................116 Funcţii generale ............................114 Integrare........................................117 Obiective urmărite........................113 Premise pentru elaborare .............113 Modul Vânzări Aplicaţia Clienţi ..............................89 Aplicaţia Desfacere .........................90 Aplicaţia Listă de Preţuri................90 Aplicaţia Produse ............................89 Avantaje potenţiale.........................91 Funcţii generale ..............................88 Integrare..........................................91 Obiective .........................................87 Premise............................................87 OMT Concept .........................................303 Modelul dinamic...........................303 Modelul funcţional .......................303
  • 381. 384 Informatică şi management Modelul obiectual .........................303 Optimizare multicriterială Algoritmul derivat din teoria mulţimilor vagi..............................150 Incertitudine şi imprecizie............148 Tehnica optimalităţii.....................153 Tehnica optimistă..........................153 Tehnica pesimistă..........................153 Tehnica proporţionalităţii.............153 Teoria mulţimilor fuzzy................147 Optimizarea rutelor de transport Algoritmul lui Little......................257 Brach and bound ...........................267 Concept..........................................256 Optimizarea unicriterială a deciziilor Algoritmul simplex .......................139 Model economico-matematic.......139 Programarea liniară.......................139 Teoria dualităţii.............................139 Realizarea sistemelor informatice Abordare top-down.......................277 Analiză...........................................278 Analiza detaliată............................284 Analiza documentelor...................285 Analiza fluxurilor informaţionale 286 Analiza preliminară.......................278 Cerinţă funcţională .......................288 Ciclu de dezvoltare........................276 Codificare.......................................289 Componente de avarie ..................276 Criptare..........................................289 Diagrame de flux ...........................286 Evaluare critică..............................288 Exploatare......................................292 Flowchart.......................................286 Implementare ................................291 Matricea de asociere......................282 Matricea obiectivelor ....................281 Model strategic..............................275 Model tactic...................................275 Principii.........................................274 Proiectarea.....................................289 Proiectarea detaliată .....................290 Proiectarea logică..........................290 Situaţie informaţională .................274 Testare ...........................................292 SCM Beneficii.........................................341 Concept .........................................340 E-Licitaţie......................................341 E-Procurement..............................341 Flux de producţie ..........................340 Flux financiar ................................340 Flux informaţional ........................340 Tehnologie de reţea ......................341 Semnătură digitală Autoritate de certificare ...............349 Certificat digital ............................349 Cheie de criptare...........................349 Cheie privată .................................349 Cheie publică.................................349 Concept .........................................349 E-Token.........................................349 Smartcard ......................................349 Variante de implementare............350 Simulare managerială Arhitectură....................................220 Caracteristici .................................208 Etapele realizării ...........................209 Funcţie model ...............................221 Joc managerial...............................209 Modelul Hicks...............................237 Tipologie........................................211 Variabilele simulării......................224 Sistem Abordarea carteziană ......................17 Abordarea sistemică........................17 Analiză sistemică.............................16 Buclă de reacţie ...............................21 Centrul de decizie al sistemului .....24
  • 382. 385 Informatică şi management Concept............................................13 Definiţie.....................................14, 15 Determinanţi fundamentali............14 Dinamica sistemelor..................14, 18 Funcţii..............................................20 Funcţii ale sistemului ......................14 Organizarea sistemului ...................24 Proprietăţi ale sistemelor ................21 Proprietăţi generale.........................20 Relaţii de cauzalitate .......................21 Sistem cibernetic .............................13 Sisteme deschise ..............................21 Sisteme închise ................................21 Starea sistemului..............................22 Structură ..........................................19 Teoria informaţiei ...........................13 Teoria reducţionistă ........................17 Teoria sistemelor .............................13 Tipuri de abordări ale sistemelor....17 Sistem cibernetic Cibernetica ......................................29 Definiţie...........................................33 Proprietăţi........................................29 Retroacţiune negativă .....................33 Retroacţiune pozitivă......................33 Sistem expert Concept..........................................329 Expertiză........................................330 Expertiză artificială .......................330 Inteligenţă artificială.....................332 Maşina de inferenţe.......................333 Sistem bazat pe cunoaştere ...........332 Sistem informatic Arhitectură ......................................75 Caracteristici....................................73 ERP ..................................................77 Obiectiv fundamental .....................77 Sistem informatic integrat ..............73 Sistem informaţional Aglomerarea canalelor informaţionale.................................53 Categorii de cunoştinţe...................55 Circuit informaţional......................49 Cunoştinţe.......................................54 Date..................................................47 Deficienţe generale .........................52 Definiţie.....................................45, 46 Distorsiunea ....................................52 Elemente componente....................47 Filtrajul............................................52 Flux informaţional ..........................50 Informaţii ........................................47 Mijloc de tratare a informaţiilor.....52 Particularităţi ..................................46 Pertinenţa informaţiei ....................48 Procedură informaţională...............52 Redundanţa .....................................53 Relaţia informatică-management...44 Sistem de management ...................57 Subsistem organizatoric..................59 Tehnologia informaţiei ...................58 Sistemul organizaţiei Componentele sistemice ale organizaţiei......................................59 Determinanţi...................................26 Principiul abordării sinergetice......26 Retroacţiune....................................28 Sistem dinamic liniar ......................28 Sistem dinamic neliniar ..................28 Stare de schilibru ............................28 SSADM Concept .........................................295 Entitate ..........................................296 Etape..............................................295 Modelarea datelor .........................296 Modelarea proceselor....................296 Proces ............................................296 Relaţie............................................296 Zonă de date..................................296
  • 383. 386 Informatică şi management UML Actor ..............................................305 Caz de utilizare..............................305 Clasă de obiecte.............................305 Concept..........................................304 Diagrame arhitecturale .................306 Diagrame dinamice .......................306 Diagrame statice............................305 Obiect ............................................304 VPN Arhitectură....................................355 Concept .........................................354 Extranet.........................................357 Mecanism de autentificare ...........354 Mecanism de autorizare................354 Mecanism de criptare ...................354 Remote Access ..............................355 Tunelling .......................................354
  • 384. 387 Informatică şi management 9 LISTA FIGURILOR Figura nr. ‎1.1 Structura unui sistem complex şi interacţiunile acestuia cu mediul exterior................................................................................................................................16 Figura nr. ‎1.2 Asigurarea stării de echilibru a sistemului prin prezenţa retroacţiunii negative ...............................................................................................................................30 Figura nr. ‎1.3 Generarea unei stări de blocaj ca urmare a retroacţiunii pozitive a sistemului ............................................................................................................................31 Figura nr. ‎1.4 Legătura dintre subsistemele producţie şi comercial sub influenţa retroacţiunii negative .........................................................................................................32 Figura nr. ‎1.5 Legătura dintre subsistemele producţie şi comercial în prezenţa retroacţiunii pozitive..........................................................................................................32 Figura nr. ‎1.6 Variaţia entropiei informaţionale în funcţie de gradul de organizare/dezorganizare a sistemului...............................................................................41 Figura nr. ‎2.1 Proprietăţile conceptului de pertinenţă a informaţiei ..............................49 Figura nr. ‎2.2 Fluxurile informaţionale generate la nivelul funcţiunilor organizaţiei ....51 Figura nr. ‎2.3 Intercondiţionările existente între sistemul informaţional şi celelalte subsisteme ale sistemului de management ........................................................................58 Figura nr. ‎2.4 Locul şi rolul informaţiilor în cadrul piramidei decizionale a organizaţiei..........................................................................................................................70 Figura nr. ‎3.1 Arhitectura sistemului informatic integrat pentru managementul organizaţiei..........................................................................................................................79 Figura nr. ‎4.1 Rezolvarea unei probleme de optimizare unicriterială prin metoda grafică................................................................................................................................145 Figura nr. ‎4.2 Ierarhizarea unui set de alternative decizionale folosind tehnica Bayes- Laplace...............................................................................................................................163 Figura nr. ‎4.3 Ierarhizarea unui set de alternative decizionale folosind tehnica pesimistă............................................................................................................................164 Figura nr. ‎4.4 Ierarhizarea unui set de alternative decizionale folosind tehnica optimalităţii.......................................................................................................................165 Figura nr. ‎4.5 Regresia fenomenului economic y în x ...................................................170 Figura nr. ‎4.6 Reprezentarea evoluţiei unui fenomen economic prin intermediul unei funcţii hiperbolice ............................................................................................................171 Figura nr. ‎4.7 Reprezentarea evoluţiei unui fenomen economic prin intermediul unei funcţii exponenţiale..........................................................................................................171 Figura nr. ‎4.8 Reprezentarea pe subintervale a evoluţiei unui fenomen economic .....172
  • 385. 388 Informatică şi management Figura nr. ‎4.9 Reprezentarea evoluţiei unui fenomen economic prin intermediul unei funcţii parabolice ..............................................................................................................172 Figura nr. ‎4.10 Reprezentarea evoluţiei unui fenomen economic prin intermediul unei funcţii logistice..................................................................................................................173 Figura nr. ‎4.11 Variaţia consumului de apă al populaţiei sub influenţa factorului de periodicitate ......................................................................................................................177 Figura nr. ‎4.12 Diagrama Gantt a proiectului de realizare a unui sistem informatic ...201 Figura nr. ‎4.13 Drumul critic aferent proiectului de realizare a unui sistem informatic..........................................................................................................................202 Figura nr. ‎4.14 Variaţia gradului de acurateţe a modelelor de simulare în funcţie de numărul de variabile luate în considerare .......................................................................221 Figura nr. ‎4.15 Corelarea metodei de extrapolare a evoluţiei unui fenomen economic cu orizontul de timp ..............................................................................................................223 Figura nr. ‎4.16 Evoluţia unui fenomen economic sub influenţa factorilor conjuncturali.....................................................................................................................224 Figura nr. ‎4.17 Influenţa relativă a variabilelor conjuncturale, de tendinţă şi structurale, asupra evoluţiei pe termen scurt, mediu şi lung, a unui fenomen economic ................225 Figura nr. ‎4.18 Dinamica veniturilor totale la nivelul unui eşantion reprezentativ al populaţiei unei zone geografice date................................................................................228 Figura nr. ‎4.19 Dinamica structurii veniturilor populaţiei pentru o zonă geografică dată ....................................................................................................................................229 Figura nr. ‎4.20 Variaţia indicatorilor de productivitate a muncii pentru o zonă geografică dată ..................................................................................................................230 Figura nr. ‎4.21 Analiza comparativă a evoluţiei investiţiilor şi amortizărilor pentru o zonă geografică dată..........................................................................................................232 Figura nr. ‎4.22 Influenţa “cleştelui” presiunii datoriilor asupra dinamicii investiţiilor233 Figura nr. ‎4.23 Dinamica investiţiilor raportate la veniturile totale pentru o zonă geografică dată ..................................................................................................................233 Figura nr. ‎4.24 Compatibilitatea modelului Hicks de bază cu dinamica şi starea unui anumit sistem economic...................................................................................................238 Figura nr. ‎4.25 Identificarea costurilo