Your SlideShare is downloading. ×

Electronique

275

Published on

mise à jour de la précédente version avec complément sur la problématique de l'usage d'internet par les travailleurs

mise à jour de la précédente version avec complément sur la problématique de l'usage d'internet par les travailleurs

Published in: Business
0 Comments
1 Like
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

No Downloads
Views
Total Views
275
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
1
Embeds 0
No embeds

Report content
Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
No notes for slide

Transcript

  • 1. Les aspects légaux de la gestion d’un bureau d’assurances PaperlessDenis GOUZEE : www.legalex-bruxelles.be
  • 2. Vaste problématique Gestion interne (thème d’aujourd’hui) Gestion commerciale Implique différents « acteurs » ◦ L’Etat dans toutes ses déclinaisons ◦ Les entreprises d’assurances ◦ Les clients ◦ Les tribunaux ◦ Les travailleurs ◦ …..
  • 3. Que garder…Que jeter Obligations légales de conservation ◦ Délai ? ◦ Original ? ◦ Copie ? Droit de la preuve Droit de la responsabilité
  • 4. L’état du Droit…..Hélas, si ou presque !
  • 5. Valeur d’un document électronique Distinction entre : ◦ Créé électroniquement ◦ Copie d’un original
  • 6. Le document « électronique » Qu’est-ce qu’un écrit ? Pas de définition dans le Code Civil Intervention législative : ◦ « Complète » ◦ …..Ou avortée
  • 7. Tentative de définitionUn écrit consiste en un langage exprimé parune suite de signes dotés d’une significationintelligible, enregistrés sur un supportdurable susceptible d’être consulté après sacréation, quel qu’il soit et quelles qu’ensoient les méthodes de transmission
  • 8. Compléments identique à la notionclassique d’écrit Signé ou non signé Preuve ou commencement de preuve Altérable ou inaltérable
  • 9. Une occasion manquée :la Loi du 15.05.2007 Loi fixant un cadre juridique pour certains prestataires de services de confiance. Un AR devait déterminer la valeur juridique reconnue aux données numérisées, archivées de manière électronique, horodatées de manière électronique ainsi que les conditions doctroi de cette valeur;
  • 10. Suite Un AR devait être pris avant le 1.12.2007….n’a jamais vu le jour
  • 11. La signature électronique Peut satisfaire à lexigence dune signature, ….un ensemble de données électroniques pouvant être imputé à une personne déterminée et établissant le maintien de lintégrité du contenu de lacte( loi du 20.10.2000)
  • 12. La notification électronique(2281 CC)Une notification faite par télégramme, par télex, par télécopie, parcourrier électronique ou par tout autre moyen de communication, quise matérialise par un document écrit chez le destinataire, estégalement considérée comme une notification écrite.La notification est également considérée comme écrite si elle ne sematérialise pas par un document écrit chez le destinataire pour laseule raison que celui-ci utilise un autre mode de réception.A défaut de signature électronique, le destinataire peut, sans retardinjustifié, demander au notifiant de lui fournir un exemplaire originalsigné, sinon le destinataire ne peut invoquer labsence de signature.
  • 13. Pour mémoireLa loi du 11mars 2003 sur certains aspectsjuridiques des services de la société delinformationConcerne plus particulièrement lecommerce électronique et non la gestioninterne
  • 14. En conclusion Diverses législations reconnaissent une certaine valeur à un document créé électroniquement L’archivage ne peut bien évidemment se faire que de manière électronique
  • 15. L’archivage électronique dedocuments papiers
  • 16. Obligation de conservation
  • 17. Droit des sociétés : original Assemblée, CA, registre….doivent être conservés en original 5 ans…à dater de la dissolution de la société
  • 18. Documents comptables Les pièces justificatives doivent être conservées, en original ou en copie durant sept ans (anciennement 10) et être classées méthodiquement. Ce délai est réduit à trois ans pour les pièces qui ne sont pas appelées à faire preuve à légard de tiers. Attention pour certains biens d’investissements (construction d’un immeuble neuf) : 15 ans
  • 19. Quel type de copie ? En cas de conservation numérisée, les technologies ou les procédés utilisés doivent garantir lauthenticité de lorigine et lintégrité du contenu des factures (article 60, § 3, quatrième alinéa, du Code de la TVA). Les autres documents commerciaux ne sont pas visés par le législateur. La technique dun scanning dimages sécurisé au moyen dune signature électronique avancée ou dun algorithme de sécurisation décrite dans la circulaire AFER n° 16 du 13 mai 2008 est de nature à respecter les règles dauthenticité et dintégrité.
  • 20. Nuance : la compta électronique LA.R. du 25 janvier 2005 permet une comptabilité électronique pour autant notamment que : ◦ Elle soit inaltérable ◦ Soit tenu à jour les programmes et systèmes avec lesquels ces fichiers peuvent être lus pendant la durée minimale de conservation. Si comptabilité papier, les livres doivent être conservés en original
  • 21. Obligations fiscalesSauf lorsqu’ils sont saisis par la justice, ousauf dérogation accordée parl’administration, les livres et documents denature à permettre la détermination dumontant des revenus imposables doiventêtre conservés jusqu’à l’expiration de lacinquième année ou du cinquième exercicecomptable qui suit la période imposable.
  • 22. Obligations socialesLemployeur conserve pendant cinq ans (leregistre général du personnel et le registrespécial du personnel), les registres spéciauxdu personnel, les comptes individuels etleurs annexes, les contrats doccupationdétudiants, les contrats doccupation detravailleurs à domicile et les conventionsdimmersion professionnelles.
  • 23. Prévention du blanchimentObligation de conserver « sur quelquesupport darchivage que ce soit, pendantcinq ans au moins après la fin de la relationdaffaires …ou après la réalisation delopération … les données didentificationdu client …ainsi quune copie desdocuments probants ayant servi à lavérification de lidentité de ces personnes»
  • 24. DIV Faut-il conserver la demande d’immatriculation ? Lutilisateur de lapplication WEBDIV doit disposer du formulaire de demande dimmatriculation complété et signé par le demandeur. Lutilisateur sengage à conserver le formulaire de demande original pendant une période de six mois N’est nécessaire qu’en cas de litige
  • 25. Bon sens Tout document pouvant servir à établir : ◦ l’existence d’un droit ◦ L’accomplissement d’une obligation
  • 26. Prescription Délai au terme duquel une action ne peut être entamée Jusqu’au terme de la prescription importance de la conservation Délais variables : ◦ 30 ans pour les actions réelles (ex : portant sur un droit de propriété) ◦ 10 ans pour les actions personnelles (ex. créances) ◦ De 5 à max 20 ans pour les actions quasi- délictuelles
  • 27. Droit de la preuve
  • 28. Rappel des principes Démontrer en justice que l’on a un droit ou que l’on a correctement exécuté ses obligations Lorsque la loi exige un écrit signé les autres modes de preuve sont irrecevables Le défaut de conservation d’un original ou le mode de conservation d’un document électronique impose une analyse de risque
  • 29. Quels risques ? Irrecevabilité d’une preuve : ◦ Refus d’une copie ◦ Copie difficilement lisible ◦ Copie soupçonnée d’altération Procès en responsabilité
  • 30. Responsabilité du courtier Destruction d’un original remis par le client ◦ Si destruction avant délai légal : oui ◦ Sinon : Un tiers ou un client ne peut pas réclamer à l’entreprise des dommages-intérêts pour ne pas avoir conservé un document au-delà du délai légal de conservation des pièces. Prudence : conserver les documents pouvant servir en justice jusqu’à l’écoulement du délai de prescription
  • 31. Valeur probante d’une copie Ce n’est pas un original Preuve si non contesté par la partie adverse Commencement de preuve par écrit Importance de la procédure de numérisation et d’archivage
  • 32. Eléments pris en considération les métadonnées du document (nature contenu historique) les données de traçabilité (personnes impliquées dans le traitement, horodatage de chaque opération…), les données de signature électronique les politiques de sécurité, de numérisation et d’archivage électronique
  • 33. LégislationPropre au secteur(loi du 24.12.1996)….voir infraLes copies photographiques, microphotographiques,magnétiques, électroniques ou optiques desdocuments détenus par les entreprises d’assurancesfont foi comme les originaux, dont elles sontprésumées, sauf preuve contraire, être une copiefidèle lorsquelles ont été établies par ou sous soncontrôle.Le Roi peut fixer les conditions et les modalités delétablissement de ces copies.Les reproductions qui en sont délivrées doivent êtrecertifiées conformes par un agent délégué à cette finet revêtues du sceau de la société.
  • 34. ET DEMAIN ?
  • 35. Prise de conscience de Feprabel Projet de loi pour étendre au courtier la loi de 1996 Négociation d’un protocole d’accord avec ASSURALIA : ◦ Accord sectoriel anticipant la Loi ◦ Ne lie pas la clientèle
  • 36. Grandes lignes du projet Que le NON-VIE Ne concerne pas les documents transmis en original à la Cie Doivent être conservés en original : ◦ Le constat d’accident ◦ La citation ◦ Les actes authentiques ◦ Les documents médicaux ◦ Les frais médicaux ◦ Les accidents à l’étranger ou avec une personne visant à l’étranger
  • 37. Données techniques provisoires Digitalisation d’un original sans rature ou ajout PDF/A-1A ISO 19005-1 Level A Le résultat doit être lisible Min 300 dpi Texte monochrome « grayscale » Si couleur RGB -24 bits Envoi avec Metadonnées E-mail max 10 Mo
  • 38. Sort de l’original Conservation pendant deux mois Destruction ensuite, sauf demande de la Cie
  • 39. Qui dit électronique dit aussiinternet et courriel
  • 40. Propos non exhaustif Convention collective de travail 81 relative à la protection de la vie privée des travailleurs à légard du contrôle des données de communication électroniques en réseau. Droit du travailleur à une vie privée sur son lieu de travail
  • 41. Importance d’une convention interne Pas (uniquement) Big Brother mais : ◦ Que fait votre employé sur Internet ? ◦ Qu’envoie-t-il vers l’extérieur (fichiers; données confidentielles…) ◦ Quel risque fait-il courir à l’entreprise ?
  • 42. Principe de finalité prévenir des faits illicites ou contraires aux bonnes mœurs ou susceptibles de porter atteinte à la dignité dautrui protéger les intérêts économiques, commerciaux et financiers de lentreprise assurer la sécurité et/ou le fonctionnement technique de lensemble des systèmes informatiques respecter la bonne foi des principes et des règles dutilisation des technologies en réseau fixés dans lentreprise (procédure de sonnette d’alarme)
  • 43. Principe de proportionnalité Caractère adéquat, pertinent, non excessif par rapport aux finalités poursuivies. Pas d’ingérence dans la vie privée Procédure pour l’individualisation
  • 44. Principe de transparence Avertir de l’existence d’un contrôle Mettre clairement les limites Annoncer les sanctions
  • 45. Mieux vaut prévenir que guérir Règlement interne, mais aussi… Mesures techniques : ◦ Anti-virus ◦ Contrôle d’accès ◦ ….
  • 46. Questions ?

×