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ANAC Manual Entrega Recepcion Municipal
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ANAC Manual Entrega Recepcion Municipal

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Manuales World Bank Locallis para Municipios, Asociación Nacional de Alcaldes, Dirección Ejecutiva, Subdirección de Capacitación, capacitacion@alcaldes.org.mx, 01 800 400 ANAC

Manuales World Bank Locallis para Municipios, Asociación Nacional de Alcaldes, Dirección Ejecutiva, Subdirección de Capacitación, capacitacion@alcaldes.org.mx, 01 800 400 ANAC

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  • 1. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LAADMINISTRACIÓN MUNICIPAL 1 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 2. Directorio Directorio Lic. Heriberto Félix Guerra SECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Ing. Luis Mejía Guzmán SUBSECRETARIO DE DESARROLLO SOCIAL Y HUMANO Arq. Sara Topelson de Grinberg SUBSECRETARIO DE DESARROLLO URBANO Y ORDENACIÓN DEL TERRITORIO Lic. Marco Antonio Paz Pellat SUBSECRETARIO DE PROSPECTIVA, PLANEACIÓN Y EVALUACIÓN Lic. Germán de la Garza Estrada OFICIAL MAYOR Lic. Samuel Martínez Aceves COORDINADOR DE DELEGACIONES Lic. Cesar Ignacio Romero Jacobo COORDINADOR DE COMUNICACIÓN SOCIAL Mtro. Luis Rodolfo Zamorano Ruiz DIRECTOR GENERAL DE EQUIPAMIENTO E INFRAESTRUCTURA EN ZONAS URBANO-MARGINADAS Dr. Héctor Martínez Reyes COORDINACIÓN INSTITUCIONAL Teodoro Arias García Omar Valencia Domínguez APOYO TECNICO INSTITUCIONAL. INSTITUCIÓN RESPONSABLE DE LA SERIE: LOCALLIS S.C. COORDINACIÓN GENERAL: Raúl I. Solis Barrueta DISEÑO EDITORIAL: León Felipe Gual Bojalil2 DESARROLLO TEMATICO Y PEDAGOGICO: Arturo Pontifes Martínez APOYO TECNICO José Octavio Acosta Arévalo Jaime Netzáhuatl Jiménez Ana Delia García Ortiz Braulio Olvera de León Erika Patricia Ledezma Barragán Teresa López López María Elena Acosta Arévaloz Primera edición 2010 •Secretaría de Desarrollo Social •Subsecretaría de Desarrollo Urbano y Ordenación del Territorio •Dirección General de Equipamiento e Infraestructura de Zonas Urbano-Marginadas Av. Paseo de la Reforma 116, Col Juárez, C.P. 06600, México D.F. La Serie La Administración Municipal Paso a Paso, forma parte del Programa Nacional de Formación de Servidores Públicos Loca- les”, auspiciado por el Gobierno Federal con recursos del Banco Mundial, de acuerdo a la donación IDF Grant No. TF091989 No de Contrato: 10 - 7 – FI- H – 003 – Y – 0 – 10, otorgado a la SEDESOL. Se autoriza la reproducción del contenido de esta obra citando la fuente. Los conceptos y opiniones expresados en el presente do- cumento representan únicamente el punto de vista de los autores; no refleja necesariamente la visión de la Secretaría de Desarrollo Social. Impreso en México/Printed in México ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 3. ContenidoENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL.............................................................. 7INTRODUCCIÓN............................................................................................................................................... 7OBJETIVO GENERAL........................................................................................................................................ 7MAPA DE CONTENIDOS.................................................................................................................................. 8AÑO CERO.......................................................................................................................................................... 9INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 9OBJETIVO........................................................................................................................................................... 9IMPORTANCIA DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN........................................................................................... 9CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO DE ENTREGA – RECEPCIÓN......................................................... 10¿QUÉ ES LA ENTREGA – RECEPCIÓN?.......................................................................................................... 10 3¿QUÉ SE INFORMA?......................................................................................................................................... 10AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS PARTICIPANTES EN EL PROCESO ENTREGA - RECEPCIÓN.......... 15EL AYUNTAMIENTO......................................................................................................................................... 15SÍNDICO MUNICIPAL....................................................................................................................................... 15REGIDORES........................................................................................................................................................ 15COMISIÓN DE HACIENDA Y PATRIMONIO MUNICIPAL............................................................................. 15SECRETARIO DEL AYUNTAMIENTO.............................................................................................................. 15TESORERO MUNICIPAL................................................................................................................................... 16TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL............... 16MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIÓN.......................................... 16EJERCICIO PARA EL AÑO CERO..................................................................................................................... 20AÑO UNO........................................................................................................................................................... 21 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 4. INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 21 OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 21 EL ACTO PROTOCOLARIO DE LA ENTREGA RECEPCIÓN.......................................................................... 21 CONSECUENCIAS O EFECTOS DE LA REVISIÓN DEL INFORME, EXPEDIENTES Y PRUEBAS DOCUMENTALES Y EVIDENCIAS FÍSICAS DE LA ENTREGA..................... 25 EJERCICIO PARA EL AÑO UNO....................................................................................................................... 28 AÑO DOS............................................................................................................................................................ 30 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 30 OBJETIVO........................................................................................................................................................... 30 INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS............................................................................................................. 30 INFORMES MENSUALES DE ESTADOS FINANCIEROS............................................................................... 32 CUENTA PÚBLICA ANUAL.............................................................................................................................. 32 INFORME DE GOBIERNO MUNICIPAL........................................................................................................... 33 INVENTARIO DE BIENES INMUEBLES DEL MUNICIPIO............................................................................. 344 INVENTARIO DE BIENES MUEBLES............................................................................................................... 34 RELACIÓN Y REGISTRO DE ACTAS DE BIENES DADOS DE BAJA.............................................................. 35 PADRÓN DE RESGUARDO DE BIENES........................................................................................................... 35 EJERCICIO PARA EL AÑO DOS........................................................................................................................ 36 AÑO TRES.......................................................................................................................................................... 38 INTRODUCCIÓN................................................................................................................................................ 38 OBJETIVOS......................................................................................................................................................... 38 PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES DEL CAMBIO DE AUTORIDADES............................................... 38 ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL......................................... 38 ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL EQUIPO DE TRABAJO.................................................................. 40 PREPARACIÓN DE LA INFORMACIÓN.......................................................................................................... 43 VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.................................................. 45 RECURSOS HUMANOS.................................................................................................................................... 46 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 5. RECURSOS MATERIALES................................................................................................................................ 46RECURSOS FINANCIEROS............................................................................................................................... 46IRREGULARIDADES.......................................................................................................................................... 46EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS DE VALORES.................................................................................. 47EJERCICIO PARA EL AÑO TRES...................................................................................................................... 48 5 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 6. 6 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 7. Entrega – recepción de laadministración municipalI n t ro d u cc i ó nEn este tema se tratan las generalidades del proceso de entrega – recepción de la administración municipal, mismoque obliga a las autoridades salientes a integrar mediante una serie de informes, integración de expedientes, entregade pruebas documentales y verificaciones físicas diversas, todos los elementos muebles, inmuebles, de equipo,archivos, almacenes, inventarios y demás elementos documentales relacionados con los programas, presupuestos,recursos y demás elementos que integran en su totalidad la administración municipal.Las autoridades entrantes juegan un papel fundamental en el proceso, ya que les corresponde constatar que, enefecto, lo que se reporta como entrega existe y se encuentra en las condiciones que se describen y que obliga elmarco legal del municipio.Las incongruencias que pudieran presentarse entre lo informado y lo realmente verificado, es motivo de aclaracionesy de la comprobación que establece la legislación y lineamientos que norma el proceso, así como, en su caso, de larealización de auditorías y revisiones prescritas por las instancias fiscalizadoras del municipio.En este documento se analizan los roles, medios normativos, procesos generales y la aceptación y liberación final 7de los reportes que contenga el informe, expedientes y actas de la entrega y su recepción afirmativa por parte delas nuevas autoridades municipales.Objetivo generalIdentificar y examinar las diferentes etapas de la entrega – recepción de una administración municipal, los elementosy conceptos que la integran, el rol de las autoridades participantes y las posibles situaciones que se presentan pormotivo de la revisión y constatación de congruencia entre aquello que se reporta y lo que se comprueba mediantelas verificaciones que realizan las nuevas autoridades. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 8. Objetivos específicos Destacar el marco conceptual de la entrega recepción a efecto de lograr la máxima comprensión de los elementos que la integran Identificar el marco normativo y las autoridades con atribuciones de revisión y fiscalización de los informes, expedientes y actas de la entrega recepción. Conocer el proceso general que se lleva a cabo para integrar la entrega y realizar la recepción de la administración municipal. Mapa de Contenidos CONTENIDO AÑO “0” 1ER. AÑO 2º. AÑO 3ER. AÑO TEMÁTICO ENTREGA - CONCEPTOS BÁSICOS Y MARCO RECEPCIÓN NORMATIVO DESARROLLO DEL TEMA  IMPORTANCIA DE LA ENTREGA – RECEPCIÓN.  INFORME DE INGRESOS Y  CONCEPTOS BÁSICOS DEL PROCESO CONCEPTOS BÁSICOS Y EGRESOS. DESARROLLO DEL TEMA DE ENTREGA – RECEPCIÓN. MARCO NORMATIVO  INFORMES MENSUALES DE8  ¿QUÉ ES LA ENTREGA – ESTADOS FINANCIEROS  PRIMERA FASE DEL PROCESO: ANTES RECEPCIÓN?.  INTRODUCCIÓN.  CUENTA PÚBLICA ANUAL. DEL CAMBIO DE AUTORIDADES.  ¿QUÉ SE INFORMA?.  OBJETIVOS PARA EL AÑO  INFORME DE GOBIERNO  ORGANIZACIÓN PARA LA ENTREGA  AUTORIDADES Y FUNCIONARIOS UNO. MUNICIPAL. DE LA ADMINISTRACIÓN PARTICIPANTES EN EL PROCESO  EL ACTO PROTOCOLARIO  INVENTARIO DE BIENES MUNICIPAL. ENTREGA – RECEPCIÓN.. DE LA ENTREGA INMUEBLES DEL  ORGANIZACIÓN E INTEGRACIÓN DEL o EL AYUNTAMIENTO. RECEPCIÓN. MUNICIPIO. EQUIPO DE TRABAJO. o SÍNDICO MUNICIPAL.  CONSECUENCIAS  INVENTARIO DE BIENES  PREPARACIÓN O DE LA o REGIDORES. EFECTOS DE LA MUEBLES. INFORMACIÓN.. o COMISIÓN DE HACIENDA Y REVISIÓN  RELACIÓN Y REGISTRO DE  VERIFICACIÓN FÍSICA DE LOS BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL. INFORME, EXPEDIENTES ACTAS DE BIENES DEL PATRIMONIO MUNICIPAL.. o SECRETARIO DEL Y PRUEBAS DADOS DE BAJA.  RECURSOS HUMANOS. AYUNTAMIENTO. DOCUMENTALES  PADRÓN DE RESGUARDO  RECURSOS MATERIALES Y o TESORERO MUNICIPAL. EVIDENCIAS FÍSICAS DE DE BIENES.  RECURSOS FINANCIEROS. o TITULARES DE LAS DEPENDENCIAS LA ENTREGA.  IRREGULARIDADES. Y ENTIDADES DE LA  EJECUCIÓN DE ARQUEOS Y FONDOS ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL. EJERCICIO PARA EL AÑO EJERCICIO PARA EL AÑO DE VALORES.  MARCO LEGAL Y NORMATIVO DEL UNO. DOS PROCESO DE ENTREGA – EJERCICIO PARA EL AÑO TRES. RECEPCIÓN. EJERCICIO PARA EL AÑO CERO ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 9. año ceroI n t ro d u cc i ó n ObjetivoLa entrega – recepción de una administración municipal Analizan algunas medidas viables para que las nuevasse realiza mediante un acto protocolario, en el cual el autoridades se familiaricen con la administración que vanayuntamiento saliente hace una relación detallada de los a recibir.asuntos en curso de la administración, los programadosy los realizados, así como de los expedientes, archivos, Importancia de la Entrega – recepciónmateriales, equipo y elementos de infraestructura yequipamiento con los que se desempeña la administraciónmunicipal, lo cual incluye todo tipo de bienes y efectos En atención a la importancia que reviste el acto protocolariomateriales, con su correspondiente documentación. y legal de la entrega de la administración municipal por parte de los ayuntamientos salientes y de la recepciónLa entrega puede interpretarse como un cambio a una casa que efectúan los ayuntamientos entrantes, según losamueblada y funcionando, de la cual habrá de cerciorarse términos de la legislación estatal, en este documento es unque todo se encuentra como se detalla en la lista de instrumento práctico se realizan una serie de precisioneselementos que se entrega al nuevo ocupante. relacionadas a los conceptos que son útiles para que las autoridades municipales se habiliten en forma apropiadaLa lista de bienes viene acompañada con instructivos para la ejecución de dicho proceso.acerca de cómo funcionan las cosas, incluidos los “trucos”de aquellos equipos que requieren una operación especial. La entrega recepción puede entenderse como un proceso 9Vienen también las cuentas de los proveedores, adeudos y informativo y de comprobación en el cual intervienenlas facturas pagadas y por pagar, así como todos seguros y de manera responsable y legal tanto las autoridades enlos contratos que se tienen para que la casa funcione con funciones como las que tomarán posesión en el períodolos servicios públicos apropiados. correspondiente. La finalidad esencial de la entrega recepción es acopiar e integrar en un documento legal elEn caso de tener empleados que hagan funcionar la casa, conjunto de pruebas documentales, informes e indicadoresse entregan sus contratos y una referencia detallada de las sobre el estado financiero, patrimonial, económico yobligaciones salariales que se tienen con ellos. administrativo de un ayuntamiento en el momento del relevo de sus autoridades, con objeto de dar cuentaEn la misma lista se entregan los pendientes de clara sobre la situación vigente en el ayuntamiento y sumantenimiento, refaccionamiento y otros arreglos administración y de esta manera facilitar la asunción derequeridos o en proceso. asuntos, compromisos y el ejercicio mismo de facultades,También se citan las medidas recomendadas para generar recursos y la atención de los compromisos que quedan eneconomías. puerta o por resolver en una gestión gubernamental.Todo lo anterior puede equipararse, toda proporción La gestión de los ayuntamientos, no obstante el cambioguardada con el proceso de entrega – recepción de una de sus autoridades, no puede interrumpirse o verseadministración municipal. frenada por falta de datos técnicos o administrativos ni ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 10. por imprecisiones informativas sobre el destino y situaciónEn términos contables: es el conjunto de datos de de los fondos y valores de su hacienda, a la vez que el verificación y comprobación, basados en ordenamientos patrimonio del municipio debe permanecer con su carácter legales del municipio, relativos al desempeño financiero y imprescriptible e inembargable sin que sea sujeto de presupuestal de la administración municipal, en uso de sus recursos hacendarios y de los bienes patrimoniales que se enajenación al margen de la ley, de ahí la importancia vital de la entrega - recepción. le confieren a esta instancia de gobierno. En este sentido se trata de un proceso de demostración probatoria del Tradicionalmente el procedimiento de entrega - recepción correcto ejercicio administrativo del ayuntamiento, según se constituía principalmente por información de carácter las normas generalmente aceptadas para la contabilidad económico, financiero, patrimonial, y presupuestal, por gubernamental. lo que su materia principal era la hacienda pública, sin embargo, en atención a la necesidad de un procedimiento En términos organizativos: es el conjunto de actividades más acabado que permitiera una integración rápida e que se planean, organizan y ejecutan para recabar datos, informada por parte de las nuevas autoridades, la entrega pruebas documentales y demás información necesaria para - recepción incluye ahora otros datos representativos la integración del documento de la entrega - recepción. relativos al avance de obras, gestiones administrativas Constituye un esfuerzo organizativo y de recapitulación en proceso, compromisos regulares del ayuntamiento y para dar cuenta y fe de la situación actual de una otros temas y asuntos que regularmente involucraban administración municipal en el momento en que sus con compromisos sociales al ayuntamiento saliente con autoridades son relevadas en atención al procedimiento diferentes instancias públicas y privadas, pero sobre todo previsto en la Constitución estatal. con la comunidad En términos administrativos: es el proceso de verificación de la situación que guarda la gestión administrativa10 del ayuntamiento y el patrimonio municipal, incluida C o n c e p t o s b á s i co s d e l p ro c e s o d e e n t r e g a la hacienda pública, en el momento del cambio de las autoridades municipales. – recepción ¿Q u é es la entrega – recepción? ¿Q u é se informa? En términos jurídicos: es el acto legal por el cual se hace En este proceso se ordenan integran y se presentan entrega la administración municipal a las autoridades informes, datos, registros, pruebas documentales y entrantes y la recepción que estas efectúan aceptando evidencias físicas, relacionados, entre otros aspectos con: las obligaciones y derechos que de ello se derivan. Si • Bienes muebles propiedad del municipio. Todos aquellos bien las autoridades salientes deslindan parte de sus objetos que pueden ser transportables y que tienen responsabilidades directas con el acto de entrega, el carácter como función respaldar la operación de la administración jurídico de este proceso no las exime de responsabilidades municipal. accesorias, derivadas o presuntas por el ejercicio que acaban de concluir, sino en los términos y prescripciones •Bienesinmueblespropiedaddelmunicipio.Todosaquellos que señalan las propias leyes del Estado. que constituyen espacios físicos, equipamiento urbano, terrenos, edificaciones, casas y otras construcciones fijas, que el municipio tenga como propiedad legítima. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 11. • Bienes muebles e inmuebles en arrendamiento, efectivo destinado a retenciones del IVA, impuesto sobre laexplotación, custodia, comodatos1, donación, usufructo o renta y demás de carácter legal, otros valores o fondos).concesión en favor del municipio. Aquellos que el municipio Relación de deudores del municipio. Lista extraída dehaya asignado a terceros mediante instrumentos jurídicos los padrones de contribuyentes y proveedores de bienesque aseguren que no se pierde la propiedad municipal sobre y servicios del municipio que tengan créditos fiscales odichos bienes.2 adeudos por devoluciones o penalizaciones que deban serBienes patrimoniales dados de baja. Constituye una reintegrados a la hacienda municipal, tanto por aquellosrelación de los bienes muebles e inmuebles que, por razón que han sido debidamente notificados, como por los quelegal y mediante procedimiento debidamente acreditado están en proceso de ser requeridos.ante las autoridades competentes y sustentado en lalegislación de bienes municipales, el ayuntamiento ha Relación o padrón de contribuyentes del municipio. Registroenajenado, destruido o desechado por obsolescencia, daños de los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetosirreparables o por condición que los hace inviables para ser obligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicableaprovechados por el municipio. en el municipio, con los conceptos relativos a Nombre, domicilio y datos personales del contribuyente; actividadRecursos materiales, insumos, enseres, equipo e que genera la obligación fiscal; servicio contratado que leinstalaciones y demás componentes de obras y servicios obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifaspúblicos. Incluye todo el mobiliario, bienes inmuebles, o consumos aplicables de conformidad a la actividad yequipamiento de obras públicas y de servicios públicos, base de cálculo de la contribución; fechas de facturación,necesarios para su adecuada operación, sin mermas que estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros yafecten su funcionamiento y de conformidad con las devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite deespecificaciones técnicas de su instalación o de los manuales déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientos 11suministrados por los proveedores o casas comerciales en coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentosque hubieren adquirido. aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.Bienes y recursos materiales de los almacenes municipales. Estado de avance y cumplimiento del Presupuesto deContabilizados, verificados en su existencia y condiciones egresos. Acuerdo de Cabildo que aprueba el presupuestode uso reales, resguardados en los espacios físicos que los de egresos. Presupuesto registrado en cuadros de partidas;contengan, de conformidad con un inventario de bienes; clasificación del presupuesto y montos por partida;incluye, entre otras cosas, los registros de suministro, altas objetos de erogación; calendario de ejercicio; aplicacionesy bajas, así como sus respectivos programas de compras de programadas; aplicaciones por solicitud de liberación dereposición, catálogo de artículos y sus respectivas altas y partidas; montos de recursos ejercidos por partida, contrabajas, entre otros datos relevantes. lo programado; procedimiento de autorización de pagos con cargo al presupuesto; procedimiento de autorizaciónFondos del erario municipal (efectivo en caja, fondos fijos, de transferencias con cargo al presupuesto; acuerdosfondos especiales, bancos, documentos por cobrar, fondos modificatorios de montos, cargos a partidas, recortes ypendientes de depósito, efectivo de sueldos no reclamados, ampliaciones presupuestales, entre otros datos.1 Se entiende por comodato: El contrato que, a título gratuito, celebra el ayuntamiento con una personajurídica para otorgarle el uso temporal de un bien inmueble, para fines de carácter social, sin propósitosde lucro, pero susceptible de generar un beneficio público, o para mantener en condiciones adecuadas dichobien, en términos del interés público.2 Para tener una mejor noción sobre la amplitud de los bienes municipales y su clasificación puede consultarel Reglamento de Bienes Municipales del Municipio de Oaxaca, disponible en la siguiente direcciónhttp://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/OAXACA/Municipios/Oaxaca/OAJReg23.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 12. Contabilidad gubernamental del municipio (cuentas de dependencia debe tener por lo menos los siguientes revisadas, aprobadas y en proceso). Sistema o libros mayores acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite, y mayores que registran las operaciones financieras del con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de municipio: ingresos, gasto y movimientos virtuales entre los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntos activos y pasivos, reales y potenciales del municipio. En la que generan obligaciones de índole diversa o recuperación entrega del sistema contable, se prevé, cuando menos, lo de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizaciones siguiente: contabilidad de gasto corriente y obligaciones diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización; fiscales del municipio; contabilidad de contratos que generan entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodo obligaciones de pago por mantenimiento y reparaciones de la administración que entrega, con Minutas, registros de infraestructura y equipamiento municipal; contabilidad clasificadores, documentos y resguardos de seguridad, de financiamiento de proyectos de inversión; contabilidad vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico, de pago de deuda; contabilidad de gastos extraordinarios; con los datos y documentos clasificados de los asuntos contabilidad de ingresos por cada concepto de tributación concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivo propia y recuperación de derechos y aprovechamientos; electrónico de documentos generados por la dependencia contabilidad por ingresos de transferencias de fondos y municipal que corresponda, organizado de conformidad financiamientos que ingresan como recursos propios a con la norma que para tal efecto haya aprobado el la hacienda municipal; contabilidad de transferencias de ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional que fondos y financiamientos destinados a fines específicos deberá ser reportada en documento explicativo o instructivo que no forman parte de los ingresos propios de la Hacienda la autoridad saliente.4 Municipal pero que opera el municipio en apoyo a programas Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento. estatales o federales; contabilidad de recuperaciones Este expediente contiene todos los datos de cada uno de resultantes del ejercicio de la facultad económico coactiva12 los trabajadores y funcionarios que tengan una relación del ayuntamiento; otros registros contables previstos en laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede el sistema de contabilidad aplicable y formalizado en el variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo municipio.3 los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario; Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría del nombramiento expedido; copia de documentos oficiales Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas y (Acta de Nacimiento o certificado de naturalización; relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio, registro federal de contribuyente; en su caso, cédula las actas generadas por el cabildo saliente; las actas profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en generadas por cabildos anteriores; y las actas históricas el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro del municipio que se conservan como parte de un acervo de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral; propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o no entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad haberse enviado en copia al Archivo General del Estado. social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos o nombramientos en el municipio, fecha de separación, Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas las fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes dependencias de la administración municipal. Cada archivo 3 Como ejemplo de un sistema de cuentas, se incluye un Catálogo publicado por el Congreso del Estado de Yucatán, relacionado con las cuentas en que se registran los ingresos de la hacienda municipal en dicha entidad federativa. Disponible en: http://www.congresoyucatan.gob.mx/cmh/sistema/v2-1/CATALODOS%20PDF/ 05.%20CUENTAS%20DE%20RESULTADOS%20ACREEDORAS.pdf 4 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una referencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en: http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 13. de certificados de salud; constancias de incapacidades colección de sellos municipales y los recibos de tesoreríamédicas; constancias de capacitación; actas administrativas municipal, se trata de una compilación de todos lospor incidencias laborales; actas administrativas de registro formatos y patrones de oficios, circulares, formatos dede puntos buenos y puntos de demérito; etcétera. solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias, autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos deRelación de papelería oficial. Se integra en un Manual de inspección y verificación administrativa, aclaraciones,Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen quejas y demás documentos empleados en la gestión deinstitucional que se manejó durante el periodo que cubre servicios y registros municipales, como el de fierros o el dela entrega, de tal manera que se disponga de referencias tablajeros.técnicas claras acerca del uso de dichos formatos comoparte de los documentos formalmente reconocidos por el Avances de obras públicas. En este caso, los documentosayuntamiento y sus dependencias y organismos. que permiten registrar el avance son, entre otros, el expediente único de obra, presupuesto, contratos oColección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos autorización por administración directa, acompañado de suselaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones proyectos ordenadores (estructural, hidráulico, eléctrico,en los distintos documentos que respaldan los diversos arquitectónico, de acabados, etcétera), el programa deactos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus avance físico y financiero de la misma, así como los distintosdependencias y organismos. programas de residencia, supervisión, control, entrega yRelación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería recepción de la obra y auditoría del proceso, entre otros.municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas Expedientes técnicos (planos y especificaciones deimpresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo instalaciones, sistemas operativos, equipo, etcétera) deque cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones obras y servicios públicos. Compendio del expedienteen el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio 13 original del proceso de la obra y planos ordenadores enhacendario municipal. sus diferentes presentaciones del modelaje, descripciónRelación de giros de las actividades de los particulares. técnica de instalaciones y demás especificaciones incluidasConstituye un padrón especial en el que se registran los en los mismos.diferentes establecimientos que se han instalado de Avance en el cumplimiento de metas y objetivos demanera formal en el territorio del municipio y sus distintas programas, proyectos y acciones derivados de los planesdemarcaciones, conforme a los reglamentos establecidos y de gobierno y desarrollo del ayuntamiento. En este casomediante las condiciones aprobadas en la licencia expedida se toma como referencia al Plan Municipal de Desarrollo,por el ayuntamiento. Dicho padrón sirve también como los programas enunciados en el mismo y los programaselemento de regulación y verificación del cumplimiento operativos anuales aprobados por el cabildo, con susde distintas normas de funcionamiento de los respectivos respectivos expedientes de avance físico – financiero yestablecimientos, al tiempo que permite el seguimiento de documentación que acredite el ejercicio de las partidasobligaciones fiscales entre otras medidas. presupuestales asignadas y los registros de comprobaciónRelación de documentación oficial de servicios y registros contable aplicados a los presupuestos aprobados y ejercidospúblicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la con la autorización de sus posibles modificaciones. Se adicionan los reportes de avance programático, indicadores ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 14. de seguimiento de procesos y productos y resultados, así contables, administrativos y de gestoría aplicables en los como la constatación o pruebas físicas y documentales del sistemas administrativos del municipio. cumplimiento de objetivos y metas establecidos. Expedientes de asuntos jurídicos en proceso. Con la Relación de reglamentos y normatividad administrativa relación, estudios, expedientes y documentos probatorios expedida por el ayuntamiento en funciones. Colección de trámites de denuncias, controversias, arbitrajes, certificada por la Secretaría del Ayuntamiento mediante amparos, revisiones, copias de averiguaciones previas y minuta descriptiva, de los números de la Gaceta Municipal demás asuntos en los que se deba hacer valer el interés que contenga los reglamentos municipales vigentes en jurídico del municipio y que se encuentren en proceso el municipio o, en su defecto, las copias y referencias judicial o administrativo, por tipo de asunto y antecedentes hemerográficas del periódico oficial del estado u otro medio completos de cada uno. Junto con esta relación se requiere oficial donde se hayan publicado los reglamentos y bandos la presentación de un reporte cronológico de plazos y del municipio. términos que deban cumplirse para dar continuidad debida a los procesos en curso. Programas de desarrollo social. Relación documentada de programas de desarrollo social promovidos directamente Registros de firmas de funcionarios municipales y por el ayuntamiento y relación documentada de programas autoridades auxiliares del municipio. de desarrollo social de procedencia estatal y municipal, reportados de conformidad con sus respectivas reglas Inventarios diversos, como son: Inventarios físicos de de operación, cuentas presupuestales o administrativas, armamento y equipo de la policía municipal, Inventario informes de avances y resultados, contabilidad de la de vehículos, inventario de herramientas de talleres aplicación de recursos, calendarios de ministraciones municipales, inventario y resguardos de bienes de oficina, o trámites pendientes para su ejecución; evidencias de inventario de equipo de cómputo, inventario de equipo14 cumplimiento e informes de campo relacionadas con los de comunicación y telefonía celular propia o a nombre del bienes, servicios, obras y demás productos establecidos por municipio. cada programa reportado. Los conceptos anteriores son parte de los elementos que deben incluirse en los reportes y expedientes de la entrega Convenios de colaboración administrativa con el Estado, – recepción, misma que puede integrarse por materias, Federación y/o municipios diversos. Documentos originales por áreas o por objetos de operación de la administración de los convenios firmados por el presidente municipal que municipal, lo cual depende necesariamente de la norma generan obligaciones y compromisos que se extienden que ordene legalmente dicho proceso. más allá del periodo de gestión del ayuntamiento saliente y aquellos que pueden ser refrendados mediante actos de actualización. Manuales administrativos y reglas de operación vigentes. Relación documentada, por materias o áreas de la administración municipal, que contenga los Manuales de organización, procesos, procedimientos, de gestión de calidad, Catálogos de puestos, padrones de proveedores, normas y reglas de operación de diversos procesos ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 15. Autoridades y funcionarios participantes en Regidorese l p ro c e s o E n t r e g a - r e c e p c i ó n . 5 En el seno de sus respectivas comisiones, los regidores sonEl ayuntamiento responsables de verificar que en cada dependencia de la administración municipal o en su sector correspondiente,Todos sus miembros asumen la responsabilidad directa de se preparen los informes relacionados con los asuntos enverificar que se efectúe la entrega - recepción en el tercer proceso, cumplimiento de metas y acciones comprometidas,año como procedimiento complementario a lo previsto en avances de obras y asuntos en trámite, entre otras materias,el artículo 33 de la Ley orgánica del municipio libre donde que sean requeridos para formar parte de los datos ese les instruye como obligación en el mes de diciembre, información de la entrega - recepción. (Art. 38. Fracciónrendir un informe del estado que guarda la administración IV. Ley Orgánica del Municipio Libre).municipal. Comisión de hacienda y patrimonio municipalPresidente Municipal Integrada por el Síndico y otros regidores, tiene laEs responsable directo de llevar a cabo los trabajos responsabilidad de vigilar las gestiones de la hacienda delde organización del proceso, integración de comités municipio a cargo de la Tesorería municipal, previniendode levantamiento de información, y verificación de la que se cumpla la legislación en la materia y se dé unaintegración de los informes y actas correspondientes de administración adecuada de los fondos, valores y patrimoniola entrega - recepción, con base en sus atribuciones de que la constituyen, además de vigilar los procesos deejecución de las resoluciones del ayuntamiento y facultad adquisiciones, suministro de bienes, inventarios y demásde mando para ordenar que se efectúen los trabajos propios que se efectúen con relación al patrimonio municipal y,de la administración municipal. (Art. 36. fracciones. IV y 15 en su caso, proponer la realización de auditorías. (Art. 45.XIX. Ley Orgánica del Municipio Libre). Fracciones I, II, III, V, VII y VIII. Ley Orgánica del Municipio Libre)Síndico municipal Secretario del AyuntamientoComo procurador de la defensa de los interés municipalesy como representante jurídico del ayuntamiento y de la Como funcionario encargado de los asuntos generales delhacienda municipal el Síndico asume la responsabilidad gobierno municipal, tiene la responsabilidad de asistir alde la vigilancia directa del manejo del patrimonio y la presidente municipal y al ayuntamiento en la organizaciónhacienda municipal, actuando como autoridad calificadora de los trabajos de la entrega - recepción, convocando a lasy sancionadora de las cuentas e inventarios del municipio reuniones de cabildo que le sean instruidas, preparando(Art. 37 Fracciones I, III, VII, IX y X. Ley Orgánica del expedientes técnicos de su área y coordinando a las demásMunicipio Libre). Su intervención en el proceso entrega - dependencias en sus respectivas tareas informativas querecepción es fundamental ya que valida internamente en el les sean requeridas para este propósito.ayuntamiento la información y actas que se integren paratal efecto.5 Descripción basada en la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 16. Te s o r e ro municipal Fracción XIII. Aprobar las leyes que contengan las bases normativas, conforme a las cuales los ayuntamientos Como funcionario encargado de la gestión administrativa de elaborarán y aprobarán su presupuesto de egresos, los la hacienda municipal, tiene la responsabilidad de preparar bandos de policía y gobierno, así como los reglamentos, y presentar para su aprobación, la información económica, circulares y disposiciones administrativas de observancia fiscal, financiera, contable y presupuestal correspondiente general dentro de sus respectivos municipios; a los ingresos, egresos y patrimonio del municipio, así XXIX. Revisar las Cuentas Públicas del Gobierno del como aquella de procedimientos administrativos y recursos Estado y de los ayuntamientos con el apoyo del Órgano de financieros del ayuntamiento que estén comprometidos Fiscalización Superior del Estado; en obligaciones, responsabilidades administrativas, obras, servicios y demás asuntos que impliquen erogaciones Fracción III, numeral 5 del Artículo 67. “Son atribuciones vigentes o próximas. (Art. 72. Fracciones VIII, XII, XIII, y del Órgano de Fiscalización Superior: XIV. Ley Orgánica del Municipio Libre). a) Iniciar y sustanciar el procedimiento de fiscalización T i t u l a r e s d e l a s d e p e n d e n c i a s y e n t i d a d e s d e l a de las Cuentas Públicas, para comprobar, inspeccionar, administración municipal investigar y determinar, en términos de ley, los actos u omisiones que pudieran configurar alguna irregularidad, Con base en el plan de trabajo establecido por el presidente incumplimiento de disposiciones legales o conducta ilícita municipal y las referencias, los titulares de las diferentes en la gestión financiera de los entes fiscalizables; dependencias y entidades de la administración municipal recaban e integran los informes correspondientes a la b) Ordenar y efectuar revisiones de gabinete y visitas gestión de sus respectivas áreas, principalmente aquella domiciliarias o de campo, en los términos previstos por16 relacionada con la aplicación de recursos presupuestales la ley, para comprobar la gestión financiera de los entes y sus respectivos resultados en obras, acciones y servicios fiscalizables; consolidados, en trámite o comprometidos. c) Determinar los daños y perjuicios que afecten a las haciendas públicas de los entes fiscalizables y fincar M a r co L e g a l y n o r m a t i v o d e l p ro c e s o d e directamente a los responsables las indemnizaciones y entrega - recepción sanciones pecuniarias correspondientes, las que tendrán el carácter de créditos fiscales; al efecto, el Poder Ejecutivo Constitución Política del Estado. 6 del Estado aplicará el procedimiento administrativo de ejecución para su cobro, en términos de ley; En materia de control de la gestión administrativa de los ayuntamientos: d) Promover ante las autoridades competentes, con motivo del procedimiento de fiscalización, el fincamiento de otras Artículo 33. Son Facultades y Obligaciones del Congreso: responsabilidades de orden administrativo, penal o civil Fracción V. El Congreso del Estado aprobará la ley de que correspondan.” ingresos de los ayuntamientos y revisará sus cuentas Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de públicas, cuando menos una vez al año; Ignacio de la Llave.7 6 Se toma como ejemplo: Constitución Política del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave 7 Ley de Fiscalización Superior para el Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http:// www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/FISCA210710.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 17. En materia de fiscalización de la gestión financiera de los Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Públicoayuntamientos. MunicipalArtículo 6 de la “Son Entes Fiscalizables el Poder Regula y norma los procesos de programación,Público, los Organismos, la Universidad Veracruzana, los presupuestación, contabilidad gubernamental y ejercicioAyuntamientos, Entidades Paraestatales, Paramunicipales, del gasto público de los ayuntamientos, medianteorganismos descentralizados, fideicomisos y empresas disposiciones que aseguran el apego al principio de legalidadde participación estatal o municipal, así como mandatos, del sistema de planes y programas del municipio, así comofondos o cualquier otra figura jurídica; y, en general, diversos controles que favorecen a una estricta disciplinacualquier persona física o moral, pública o privada, que en el ejercicio del gasto, únicamente vinculado a los efectosrecaude, administre, ministre, maneje o ejerza recursos previstos en el presupuesto y programas autorizados por elpúblicos.” ayuntamiento.De la misma Ley el artículo 25 señala: Uno de los rubros de mayor importancia que regula esta ley es el Presupuesto, el cual está previsto contenga como1. Los Ayuntamientos presentarán al Congreso los estados mínimo lo siguiente: 9financieros mensuales que señala la Ley Orgánica delMunicipio Libre; así como los estados de obra pública Descripción clara de los programas que sean la base delmensuales que contengan la información de los expedientes mismo, en los que deberán señalarse los objetivos, metastécnicos sobre el inicio, avance o conclusión de obra, según y unidades responsables de su ejecución, así como lossea el caso, de acuerdo a lo que en esta materia señalen las egresos estimados por programa;Reglas Técnicas de Auditoría Pública para el procedimientos Explicación y comentarios de los principales programas y,de Fiscalización Superior en el Estado. Igual obligación en especial, de aquellos que abarquen dos o más ejercicios 17tendrán las Entidades Paramunicipales. presupuestales;2. Los Ayuntamientos y las Entidades Paramunicipales Una información detallada de la situación hacendaria delpresentarán, a la Secretaría de Fiscalización del Congreso municipio durante el ejercicio fiscal con las condicionesy al Órgano los estados financieros y los estados de obra previstas para el próximo, con la opinión al respecto delpública a que se refiere el párrafo anterior, a través de Contralor Municipal;medios electrónicos y de conformidad con las reglas decarácter general que emita el Órgano.” Estimación de ingresos y gastos para el ejercicio presupuestal que se propone, así como la calendarizaciónComo determinación general para las atribuciones del órgano del egreso para cada uno de los meses;superior de Fiscalización, la Ley de Fiscalización señala que“El Órgano tendrá acceso a los datos, libros y documentación Indicación del número de plazas incluidas, clasificadas porjustificativa y comprobatoria relativa al ingreso y gasto categoría presupuestal y unidad administrativa;del Poder Público, Ayuntamientos y de los entes públicosestatales y municipales, así como a la demás información Las previsiones de egresos correspondientes a cadaque resulte necesaria, siempre que al solicitarla se expresen programa, para el sostenimiento y desarrollo de los servicioslos fines a que se destine dicha información.” 8 públicos;8 Ibídem. Artículo 64.9 Transcrito del artículo 22 de la Ley de Presupuesto, Contabilidad y Gasto Público Municipal del Estado deColima. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 18. Estimación final de ingresos y gastos del ejercicio y entrantes, designados al efecto; la cual se realizará presupuestal en curso; siguiendo los lineamientos, términos, instructivos, formatos, cédulas y demás documentación que disponga Situación de la deuda pública estimada al final del ejercicio la Contaduría General de Glosa de la Legislatura del Estado presupuestal en curso y de la que tendrá al término del para el caso, misma que tendrá en ese acto, la intervención inmediato siguiente; que establezcan las leyes. La documentación que se señala anteriormente deberá ser conocida en la primera sesión de El informe detallado del avance en el cumplimiento de cabildo por los integrantes del ayuntamiento a los cuales las metas y objetivos plasmados en el Plan Municipal de se les entregará una copia de la misma. El ayuntamiento Desarrollo y el programa de gobierno municipal; saliente, a través del presidente municipal, presentará al Los demás informes financieros y datos estadísticos que ayuntamiento entrante, con una copia para la Legislatura , se consideren convenientes para la mejor comprensión de un documento que contenga las observaciones, sugerencias la política hacendaria y del programa de administración y recomendaciones en relación a la administración y municipal. gobierno municipal.”11 Ley orgánica del municipio libre Otro ejemplo, aunque menos explícito lo ofrece la Ley Orgánica Municipal de Baja California Sur: Artículo 18... Siguiendo con la referencia del marco jurídico del municipio A continuación el ayuntamiento saliente entregará al veracruzano, se anota lo siguiente “Durante el mes de entrante los fondos municipales mediante el corte de caja diciembre, el Presidente Municipal deberá rendir a los respectivo, así como sus inventarios, cuya verificación ciudadanos y al Ayuntamiento un informe sobre el estado pueda hacerse desde luego por los miembros de ambos que guarda la administración pública municipal. Dicho acto ayuntamientos, o dentro de los tres días siguientes, si lo se realizará en Sesión pública y solemne de Cabildo.”1018 acepta el segundo”12 La Ley Orgánica Municipal del Estado de México, establece Legislación fiscal lo siguiente en su Artículo 19: “A las nueve horas del primer día del año siguiente en el que se hayan efectuado Señala las contribuciones y conceptos fiscales que el las elecciones municipales, el ayuntamiento saliente dará municipio puede recaudar en uso de su capacidad tributaria posesión de las oficinas municipales a los miembros del y sirve de referencia en el proceso de entrega - recepción ayuntamiento entrante, que hubieren rendido la protesta de para verificar la estructura de la hacienda municipal y las ley, cuyo presidente municipal hará la siguiente declaratoria operaciones que se previenen en favor del ayuntamiento formal y solemne: Queda legítimamente instalado el para cumplir sus atribuciones y responsabilidades fiscales ayuntamiento del Municipio de... que deberá funcionar ante los contribuyentes. durante los años de (...) A continuación se procederá a la Reglamentación Municipal suscripción de las actas y demás documentos relativos a la entrega - recepción de la administración municipal, con Con el objeto de conseguir el más estricto apego a la la participación de los miembros de los ayuntamientos y normatividad vigente en los municipios, la entrega - los titulares de sus dependencias administrativas salientes 10 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Publica- da en: http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf 11 Ley Orgánica Municipal del Estado de México Ed. Gobierno del Estado de México. Impresa en Talleres de Gra- ficarte S.A. Toluca, México. 1993. Pág. 57. 12 Ley Orgánica Municipal de Baja California Sur. En Legislación Fiscal Ed. Sría de Finanzas del Estado. La paz, B.C. 1990. Págs. 203 y 204. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 19. recepción deberá fundarse también en los diferentes carácter jurídico y administrativo destacan los siguientes:Reglamentos municipales que estén relacionados con el Integrar organizada y sistemáticamente la informaciónmanejo, aprovechamiento y resguardo de bienes, valores, necesaria de carácter general y probatorio que de muestrafondos y demás recursos del municipio, así como aquellos de la situación que guardan fondos, valores, bienesque determinen cuales son las responsabilidades de las patrimoniales y los diferentes asuntos y procedimientosdiferentes dependencias de la administración municipal. vigentes, atendidos y por atender, de parte de unEntre estos reglamentos destacan: el Interior del ayuntamiento al momento de ser relevado en susayuntamiento, el Interior de la Administración Municipal funciones.y los relacionados con las Obras públicas, Patrimoniomunicipal, y la Hacienda del municipio. Como ejemplo de Clasificar, protocolizar, legalizar y dar fe de la documentaciónun Reglamento de entrega – recepción municipal, puede probatoria que ampara y demuestra la existencia yconsultarse el “Reglamento de entrega – recepción de condiciones del patrimonio municipal y de las diferenteslos bienes asignados a la Administración Municipal del gestiones de la administración del municipio.Municipio de Reynosa, Tamaulipas”13 Facilitar la incorporación de las nuevas autoridadesGuías, Normas, Instructivos, Manuales y otras disposiciones municipales en su respectivo ámbito de competencia y enadministrativas, expedidas por la legislatura o el órgano el cumplimiento de sus obligaciones y responsabilidades, asuperior de fiscalización de la entidad federativa. partir de los informes de la entrega - recepción.En este caso se trata del documento oficial que contiene Dar continuidad a los asuntos regulares de gobierno ylos lineamientos, procedimientos y formatos para integrar aquellos programas que por su naturaleza sean de vitalel Informe, las actas y expedientes de la entrega recepción, importancia o interés para la comunidad municipal.que hace más de veinte años, las legislaturas, a través de 19sus respectivas comisiones de hacienda, y ahora, por medio Formalizar y dar legalidad al acto de entrega y recepciónde los órganos superiores de fiscalización, han expedido a efecto de garantizar el cumplimiento de derechos,y entregado a los municipios para que se sujeten a los obligaciones y responsabilidades tanto del ayuntamientomismos. saliente y funcionarios que se desincorporen como de las autoridades y funcionarios de nuevo ingreso.Mediante estos el análisis de estos lineamientos, tanto laautoridad saliente como la que deba tomar posesión puede Cumplir las disposiciones de regulación y control de losestablecer las estrategias de revisión que juzgue más actos administrativos del ayuntamiento previstos en favoradecuadas, así como los controles de registros que deben de la Legislatura del estado.realizarse con la mayor transparencia y objetividad que Metodología para efectuar la entrega - recepción de laexige el cumplimiento de la legislación vigente.14 administración municipalLa entrega - recepción de la Administración Municipal De acuerdo a lo señalado por el INDETEC, se presentanObjetivos de la entrega - recepción dos grandes fase dentro del proceso de entrega - recepción, la primera se desarrolla previamente el cambio deEntre los propósitos globales que persigue este proceso de13 Disponible en: http://www.reynosa.gob.mx/REGLAMENTOS/Reglamento-Entrega-Recepcion-Recursos-Ayuntamiento-Reynosa.pdf14 Como muestra de estas Guías se incluye en este apartado la Guía para la Entrega Recepción de la Adminis-tración Municipal, expedida por el Congreso de Nayarit, a efecto de formalizar la entrega de los ayuntamien-tos para el periodo 2005 – 2008. Disponible en: http://www.ofsnayarit.gob.mx/varios/guiaentregarecepcion.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 20. administración y la segunda se efectúa al momento del la aceptación de la entrega recepción? cambio. A continuación se resumen estas dos fases:15 9. Investigue: ¿Las autoridades auxiliares del municipio Ejercicio p a r a e l a ñ o c e ro también realizan la entrega de los elementos de apoyo que tienen a su resguardo para el funcionamiento de su Ejercicio de aprendizaje: ayudantía, delegación, agencia, o equivalente a su cargo? En atención a los temas vistos para el año cero de este 10. Razone y fundamente consultando la Ley Orgánica curso, resuelva el siguiente cuestionario, consultando la Municipal de su estado: ¿Debe ser nombrado un nuevo legislación que corresponda en su entidad federativa. Tesorero Municipal y un nuevo Secretario del Ayuntamiento para proceder a la realización, tanto de la sesión solemne Resuelva lo siguiente: de cambio de autoridades, como las que se realicen para 1. ¿Porque se considera que la entrega recepción de un la revisión, análisis y validación del informe de entrega gobierno municipal debe ser una entrega integral y no – recepción? únicamente la entrega de las finanzas municipales? 2. ¿Cuál es la naturaleza jurídica de la entrega recepción? 3. ¿En qué consiste la naturaleza gubernativa de la entrega recepción? 4.¿Cómoesrepresentadoelinterésde lasociedadmunicipal en el acto de entrega recepción de la administración municipal?20 5. En su entidad federativa, ¿Cuáles son los pasos para proceder a la sesión de cabildo en que se efectúa la entrega recepción de la administración municipal? 6. ¿Cuál es la importancia que representa el archivo de actas municipales en el proceso de la entrega recepción de la administración municipal? 7. ¿Según la Ley de responsabilidades de los servidores públicos al servicio del estado y municipios de su entidad federativa, cuando prescribe la responsabilidad de las autoridades municipales salientes, con relación a sus funciones en el ayuntamiento? 8. ¿Una vez que se firman las actas de Cabildo, correspondientes a la sesión solemne de cambio de autoridades municipales, quedan eximidas de responsabilidad las autoridades salientes por haberse dado 15 Cuadro adaptado de: Entrega-recepción de una Tesorería Municipal. Ed. Instituto Técnico para el Desarrollo de las Haciendas Públicas. INDETEC. Guadalajara, Jalisco. México. 1985. Págs. 46 a 52. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 21. A ño U no El acto p ro t o co l a r i o de la entrega recepciónI n t ro d u cc i ó n Este es uno de los actos más importantes del gobierno municipal y viene respaldado por el principio republicano deEl primer año de la gestión municipal se inicia con el acto la transmisión del mando, en ejercicio de las atribuciones deprotocolario de la entrega recepción de la administración una autoridad que concluye su periodo de gobierno y unamunicipal, y los trabajos de revisión de su informe, autoridad que lo asume, antes de que se forme un vacío deexpediente, previo a la firma definitiva del Acta global y poder público. En consecuencia, la legislación municipal deactas parciales que acrediten el proceso. Tanto el acto de todo el país lo señala como un Acto solemne.entrega recepción, como la revisión y constatación de lacongruencia entre lo reportado y lo verificado, son objeto Este tipo de actos requiere del cumplimiento de un protocolode regulación de la legislación, reglamentos y disposiciones de declaración formal de la solemnidad de la reunión deadministrativas que emiten las autoridades de fiscalización cabildo que se llevará a cabo para la transmisión del mando;del municipio, así como del propio ayuntamiento en su la asunción del mismo a cargo del Presidente Municipal; lareglamentación y normas correspondientes. toma de protesta del cargo que realice el mismo alcalde, y la toma de que realiza el Presidente Municipal ya investidoEn este apartado se incluyen los temas relacionados con el del mando, a los miembros del ayuntamiento con el queproceso de recepción y sus efectos y medios a recurrir por ejercerá el gobierno del municipio; la ceremonia de entregaparte de la autoridad municipal que toma posesión. y recepción de la administración municipal, y el inicioSe recomienda, en todos los casos, realizar las consultas formal de los trabajos de revisión a cargo de los equiposa los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan saliente y entrante.en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio 21 A continuación se exponen diversos artículos que regulancorrespondientes. este acontecimiento constitucionalLos temas se han organizado en textos breves que procuran Ley del Municipio Libre de Veracruz 16llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar losejemplos y ejercicios sugeridos. “Artículo 27. El Presidente Municipal deberá rendir protesta públicamente el día 31 de diciembre inmediato posteriorObjetivos a su elección ante los Ediles del nuevo Ayuntamiento y, acto seguido, tomará protesta a los demás Ediles. CuandoIdentificar los elementos formales del acto de entrega por circunstancias imprevistas no se pudiera rendir larecepción de la administración municipal, a efecto de protesta conforme a lo antes señalado, el Congreso delconstatar los puntos críticos que deban atenderse por parte Estado o la Diputación Permanente señalarán el nuevode las nuevas autoridades. día en que deba verificarse dicho acto y nombrará a un representante para que tome la protesta a los Ediles delDistinguir con precisión los elementos del Informe de nuevo Ayuntamiento.”la entrega – recepción, de conformidad con las normasaplicables al proceso.16 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave. Disponible en: http://www.legisver.gob.mx/leyes/LeyesPDF/LOML130910.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 22. Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero17 tomar posesión de sus cargos, deben rendir la protesta de Ley correspondiente. “ARTÍCULO 36.- Los ayuntamientos se instalarán el día 30 de septiembre del año en que deba renovarse, previa Artículo 14. El Presidente Municipal saliente debe convocar protesta que otorguen ante el Ayuntamiento saliente a los integrantes electos del Ayuntamiento, para que se en sesión que se celebrará el día anterior. La instalación presenten el día 31 de diciembre del año de la elección a la es un acto meramente solemne y la responsabilidad del hora que se señale en la convocatoria, y les debe tomar la Ayuntamiento saliente cesa el 29 de Septiembre del año de protesta de ley. la elección a las 0:00 horas en que inicia la responsabilidad del nuevo Ayuntamiento. Cada Ayuntamiento notificará Si el Presidente Municipal saliente no cumple con esa inmediatamente sobre su toma de posesión a los Poderes del obligación, el Presidente Municipal entrante debe rendir Estado y a los Ayuntamientos de Municipios limítrofes. la protesta de ley ante el resto de los integrantes electos del Ayuntamiento y a continuación, el propio Presidente ARTICULO 37.- La protesta a que se refiere el artículo debe tomar dicha protesta a los demás miembros del anterior se rendirá con las Ayuntamiento. Siguientes formalidades: En caso de falta absoluta por defunción del Presidente I. Los miembros del Ayuntamiento electo protestarán ante entrante, debe tomar protesta el Presidente entrante el Ayuntamiento saliente; suplente, quien ejerce la función de Presidente Municipal II. Si no fuera así, el Congreso designará a la persona ante Provisional, y se procede a nombrar a un Presidente quien se rinda la protesta; Municipal Sustituto en los términos del artículo 70 de esta III. La protesta se rendirá en estos términos: ley, dentro de los siguientes treinta días. “¿Protestan guardar y hacer guardar la Constitución Política El Ayuntamiento debe iniciar sus funciones al día siguiente22 de los Estados Unidos Mexicanos, la del Estado, las leyes de que les fue tomada la protesta a sus integrantes. que de una y otra emanen y cumplir fiel y patrióticamente con los deberes de su encargo?”. Los interpelados deberán Los integrantes electos del Ayuntamiento que no se contestar: “Si Protestamos”. El Presidente saliente, o la presenten en la fecha indicada, deben rendir la protesta de persona que los sustituya, replicará: “Si no lo hicieren así, ley en la próxima sesión del Ayuntamiento. que el Municipio o el Estado se los demanden”. Cuando exista causa justificada pueden rendir la protesta A continuación el nuevo Presidente declarará: “Queda de ley dentro de los 90 días siguientes.” legítimamente instalado el Ley Orgánica de los municipios de Michoacán19 Ayuntamiento del Municipio de... que funcionará el trienio...” “Artículo 18. Los miembros electos del Ayuntamiento tomarán posesión de su cargo, en un acto solemne y Ley del Gobierno y la Administración Pública Municipal del público, el primer día de enero del año inmediato siguiente Estado de Jalisco18 a su elección. “Artículo 13. Todos los servidores públicos municipales, al 17 Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Guerrero. Disponible en: http://www.guerrero.gob.mx/pics/ legislacion/97/LOMLEG.pdf 18 Disponible en la Página del Congreso del Estado: http://www.congresojal.gob.mx/ 19 Ley Orgánica Municipal del Estado de Michoacán de Ocampo. Disponible en: http://www.congresomich.gob.mx/ Modulos/mod_Biblioteca/archivos/393_bib.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 23. Sólo por causas consignadas en el Código Electoral del el pueblo me ha conferido mirando en todo por el bien yEstado, los Ayuntamientos podrán instalarse en fecha la prosperidad de la Nación, del Estado y del Municipio,posterior. y si así no lo hiciere que me lo demanden’’. Enseguida elArtículo 19. Para efectos de la instalación del Ayuntamiento, Presidente Municipal preguntará a los demás miembrosen la última sesión ordinaria del mes inmediato anterior a del Ayuntamiento que permanecerán de pie: “Protestanla fecha de terminación de la gestión del Ayuntamiento guardar y hacer guardar la Constitución Política de lossaliente, se nombrará una comisión instaladora del Estados Unidos Mexicanos, la del Estado y las leyes queAyuntamiento electo, la cual estará encabezada por el de ambas emanen y desempeñar leal y patrióticamente el cargo que el pueblo les ha conferido, mirando en todoSíndico Municipal. por el bien y la prosperidad de la Nación, del Estado yLa comisión instaladora, previo acuerdo con el Presidente del Municipio”? Los interrogados deberán contestar: “Síelecto, convocará a los integrantes del Ayuntamiento protesto”; el Presidente dirá entonces: “Si así no lo hicieren,electo, de conformidad con la constancia de mayoría que se los demanden”.emitida por el órgano correspondiente o, en su caso laresolución del Tribunal Estatal Electoral, para que acudan Igual protesta está obligado a rendir el integrante dela la sesión solemne de instalación; la invitación se hará Ayuntamiento que se presente después y cualquiera que fuere llamado o designado para suplir a su propietario.”extensiva a la comunidad en general.La invitación deberá incluir lugar, fecha y hora de la sesión, De la lectura de los artículos anteriores, se desprende que cada entidad federativa realiza los arreglos institucionalesasí como el orden del día correspondiente. necesarios para darle la solemnidad debida al acto deLa comisión instaladora del Ayuntamiento electo deberá instalación del nuevo ayuntamiento y de la toma decitar a los integrantes propietarios del mismo, al menos con protesta de sus autoridades.anticipación de cinco días naturales, para que concurran a 23la sesión de instalación. En este caso, y sin llegar a describir todavía el procesoEl Ayuntamiento electo, en reunión previa a la sesión de la entrega recepción pueden destacarse los siguientesde instalación, designará de entre sus integrantes a un elementos distintivos de la instalación de las nuevassecretario, para el único efecto de levantar el acta de autoridades.instalación. Determinación de una fecha precisa para la instalación delArtículo 20. El día señalado para la instalación, el Presidente nuevo ayuntamiento, que marca el inicio del ejercicio deMunicipal electo rendirá protesta ante los miembros del la autoridad, por lo regular en coincidencia con el ciclo delAyuntamiento y enseguida les tomará protesta a los demás año electoral o año fiscal correspondiente.miembros del Ayuntamiento. La protesta se rinde con un orden, Primero el presidenteUna vez declarado el quórum legal, el Presidente Municipal ante el ayuntamiento saliente o, en su defecto, ante elelecto, puesto en pie al igual que todos los miembros del representante del Congreso del Estado y, enseguida,Ayuntamiento, dirá: “Protesto guardar y hacer guardar la los miembros del nuevo ayuntamiento, ante el nuevoConstitución Política de los Estados Unidos Mexicanos, la Presidente Municipal. En ambos casos se realiza mediante eldel Estado y las leyes que de ambas emanen y desempeñar pronunciamiento de términos que declaran un compromisoleal y patrióticamente el cargo de Presidente Municipal que y sustentan un juramento de cumplimiento.2020 Los efectos legales de una rendición de protesta son equiparables a las de un juramento o pronunciamientohacia la veracidad de lo dicho o del compromiso que se adquiere, con todos los efectos legales para exigirmediante medios jurídicos su cumplimiento. Por tanto no es una formula retórica o un acto de carácter subje-tivo que muestra un acto humano y personal de fe y sinceridad. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 24. Se prevén algunos casos de ausencias que pudieran ocurrir El Congreso del Estado podrá designar representantes y se prescriben soluciones al respecto. Por ejemplo, en para que participen como observadores en la entrega y el caso de la ausencia del nuevo presidente, se cubre recepción. con la rendición de protesta del suplente o mediante la Artículo 187. Los documentos a que se refiere el artículo autorización que haga el Congreso del estado de una nueva anterior deberán ser: fecha para la toma de posesión; la ausencia de miembros I. Los libros de actas de las sesiones de cabildo del del nuevo ayuntamiento se subsana en Jalisco al aplazar la Ayuntamiento saliente y la información sobre el lugar rendición de su protesta a la fecha de la segunda reunión de donde se encuentran los libros de las administraciones cabildo; y la ausencia del ayuntamiento saliente, cubierta municipales anteriores; por un representante designado por el Congreso de la entidad federativa. II. La documentación relativa a la situación financiera y estados contables que deberán contener los libros diario, La ceremonia se realiza en el margen de un día previo y un mayor y de inventarios y balances, así como los registros día posterior a la fecha de término del ejercicio del mandato, auxiliares, correspondientes al Ayuntamiento saliente; y la lo cual significa un conteo de horas en que puede coincidir documentación comprobatoria de los ingresos, patrimonio la ceremonia en una hora cero. Regularmente las doce de la y gastos; noche, según se observa en el caso de Guerrero. III. La documentación relativa al estado que guarda la La expedición de una acta de sesión solemne que da lugar cuenta pública del Municipio, la que incluirá los oficios a la publicación de un bando o la propia difusión de la de razonabilidad, las observaciones, requerimientos o misma, entre la comunidad, el Congreso del Estado y otras apercibimientos emitidos por el Órgano de Fiscalización autoridades municipales y del gobierno del estado a través Superior o por el Congreso del Estado a los servidores o ex de su Secretaría de gobernación o equivalente. servidores públicos responsables;24 IV. La situación de la deuda pública municipal y la El acto formal de la entrega – recepción. documentación relativa a la misma; Al igual que la toma de protesta, la instalación del nuevo V. El estado de la obra pública ejecutada, así como la que esté ayuntamiento y el inicio del ejercicio de su autoridad están en proceso, y la documentación relativa a su planeación, regulados por la ley orgánica municipal, motivo por el cual programación, presupuestación y ejecución, señalando se transcriben los términos previstos en algunas de ellas. debidamente el carácter federal, estatal o municipal de los Siguiendo con el ejemplo de la Ley Orgánica del Municipio recursos utilizados; Libre del Estado de Veracruz de Ignacio de la Llave, se VI. La situación que guarda la aplicación del gasto público prevé lo siguiente: de los recursos federales y estatales, así como informes y comprobantes de los mismos; “Artículo 186. La entrega y recepción de la documentación impresa y electrónica que contenga la situación que guarda VI Bis. El Estado que guarda el cumplimiento de obligaciones la administración pública municipal se realizará el día en que fiscales, incluidas las de seguridad social, de carácter federal, se instale el nuevo Ayuntamiento, en términos del presente estatal o municipal, según sea el caso; título, cuyas disposiciones se desarrollarán mediante los VII. La plantilla y los expedientes del personal al servicio del lineamientos que al efecto expida el Congreso del Estado. Municipio, antigüedad, prestaciones, catálogo de puestos y demás información conducente; ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 25. VIII. La documentación relativa a convenios o contratos Artículo 189. Una vez concluida la entrega y recepción, elque el Municipio tenga con otros municipios, con el Estado, Ayuntamiento entrante designará una comisión especial,con la Federación o con particulares; de la que deberán formar parte, al menos, el tesorero, el director de obras públicas y el titular del órgano deIX. La documentación relativa a los programas municipales control interno municipal, que se encargará de analizar ely proyectos aprobados y ejecutados, así como el estado expediente integrado con la documentación conducente,que guarden los que estén en proceso de ejecución; para formular un dictamen en un plazo de treinta díasX. El registro, inventario, catálogo y resguardo de bienes naturales.muebles e inmuebles de propiedad municipal; El dictamen se someterá dentro de los quince díasX Bis. El inventario de los programas informáticos con que naturales siguientes al conocimiento y consideraciónse cuenta y el respaldo electrónico de la información y de del Ayuntamiento, el cual podrá llamar a los servidoreslas bases de datos; públicos de la administración anterior, para que expresenXI. La documentación relativa al estado que guardan los lo que a su interés convenga, respecto de las observacionesasuntos tratados por las Comisiones del Ayuntamiento; que el dictamen contenga o para solicitar información o documentación complementaria. En todo caso, seXI Bis. Los juicios en trámite, su estado procesal y el concederá un plazo prudente para la respuesta, que nopasivo contingente en cantidad líquida o numeraria que será menor a setenta y dos horas, contadas a partir de larepresenten; notificación.XI Ter. Los asuntos, contratos, convenios u obras pendientes Artículo 190. Sometido a su consideración el dictamen, elde atención o trámite, conforme al ejercicio de atribuciones Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, en víadel Ayuntamiento, Ediles y servidores públicos municipales; de opinión.y El Ayuntamiento dentro de los quince días hábiles 25XII. Toda la información que se estime relevante para siguientes, remitirá copia del expediente de entrega ygarantizar la continuidad de la Administración Pública recepción al Congreso del Estado para el efecto de revisiónMunicipal. de las cuentas públicas municipales.”Artículo 188. El Síndico del Ayuntamiento entrantelevantará acta circunstanciada de la entrega y recepción, C o n s e c u e n c i a s o e f e c t o s d e l a r e v i s i ó n d e lla cual deberá ser firmada por los que intervinieron y se i n f o r m e , e x p e d i e n t e s y p r u e b a s d o c u m e n t a l e sproporcionará copia certificada a los integrantes del y evidencias físicas de la entregaAyuntamiento saliente que participaron, así como alrepresentante del Congreso del Estado, en su caso.21 De la lectura de los artículos 186 a 190 de la Ley enEl Síndico del Ayuntamiento deberá remitir copia certificada comento, se infiere que la entrega – recepción es un actodel acta de entrega y recepción al Órgano de FiscalizaciónSuperior.21 El Acta circunstanciada acredita el cumplimiento de la obligación de las autoridades salientes para en-tregar de manera formal la Administración Municipal, pero no lleva consigo de manera tácita la aprobaciónde su contenido, mismo que está sujeto, en todos los casos a una revisión y constatación de la veracidad yexistencia de pruebas documentales, testimoniales y físicas de lo que el informe y expedientes suscriben. Deahí que los artículos de la Ley aquí transcrita realicen la previsión de un periodo de revisión y análisispara proceder, en su caso a una aprobación o al levantamiento y requerimiento de observaciones preventivas,correctivas y la presunción, en su caso, de irregularidades.Un ejemplo de formato de Acta de entrega – recepción que da muestra de su carácter informativo y circunstan-ciado de hechos, declaraciones, reportes y demás elementos documentales que se registran en el informe de laentrega recepción, se constata en el formato que establece la Legislatura del Estado de México a través de suórgano de fiscalización, misma que puede consultarse en la siguiente dirección electrónica: http://www.osfem.gob.mx/Vinculos/Ent-Rec/ACTA_E-R.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 26. informativo y parte de una rendición de cuentas que constatado que no hayan sido producidas por causas aprueba, en primera instancia y que autoriza o sanciona el negligentes o incumplimiento de las normas vigentes Congreso del Estado, a través de u órgano de fiscalización. en la administración municipal, pero cuya situación puede explicarse por motivos, previamente registrados y En consecuencia, la responsabilidad de la veracidad, documentados como de fuerza mayor o causas no imputables integridad y legalidad de los actos declarados y de su a la voluntad o acción de las autoridades y funcionarios comprobación fehaciente, tanto documental como de municipales, en cuyo caso se requerirán las actas y pruebas evidencia física, corresponde a las autoridades entrantes que hubieran dado fe de tales circunstancias. y, por el periodo que determine la legislación en materia de responsabilidades de los servidores públicos, para las Cuarto, que existan diferencias entre lo reportado y lo autoridades salientes. De ahí que la misma Ley prevea la constatado que hayan sido producidas por omisiones, y apertura de un periodo de revisión, análisis, evaluación y presuntas causas de negligencia, errores, incumplimiento dictamen del informe, expedientes, datos, evidencias y de normas, transgresión de disposiciones legales y demás elementos informativos y demostrativos que han reglamentarias u otras situaciones que presentan de manera sido recibidos de parte de las autoridades salientes. ostensible irregularidades que no puedan justificarse por causas de fuerza mayor, pero que no signifiquen o impliquen Los supuestos que pueden ocurrir en este caso, derivan de daños al patrimonio municipal o que no representen la revisión sustentada en los lineamientos de presentación, obstáculos o pérdida de eficiencia y eficacia de la actividad contenido, comprobación y documentación que establezca de la administración del municipio. la legislatura del estado para la integración y presentación de contenidos, expedientes, pre actas y actas del Informe Quinto, que las diferencias entre lo reportado y lo de la Entrega y Recepción, y son los siguientes: constatado y sus efectos, producidos por impericia, dolo, error, omisión u otras causas imputables a los responsables26 Primero, que el contenido de los informes, expedientes, de su manejo o gestión, generen afectaciones, merma y documentos probatorios coinciden a plenitud con las o pérdidas irreparables al patrimonio municipal y a la evidencias físicas y la constatación en campo de los eficacia y/o eficiencia de la administración municipal, reportes de existencia de inventarios, lotes de materiales, o responsabilidades que serán exigibles a las nuevas fondos, valores, y bienes muebles e inmuebles que forman autoridades por reclamaciones o querellas expuestas por parte del patrimonio municipal, entre otros elementos de la los afectados. administración municipal. Sexto que la información de la entrega no cumpla con las Segundo, que existan diferencias entre lo reportado y lo especificaciones establecidas en las normas expedidas por constatado, que puedan aclararse mediante la ampliación de el Congreso del Estado. datos, presentación de pruebas o comprobación del estado real que guardan los objetos de la observación, en cuyo Los efectos que producen los supuestos segundo y tercero caso, con una intervención apropiada de los funcionarios de la lista anterior, pueden ser requeridos a los propios municipales responsables, pueden subsanarse y adicionarse funcionarios de la administración municipal saliente, como solventadas en el reporte correspondiente. por conducto de los titulares de las dependencias y organismos que hayan tenido a su cargo la gestión de los Tercero, que existan diferencias entre lo reportado y lo asuntos que hubieran sido observados en la revisión de la ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 27. entrega, mismos que deberán atender los requerimientos requerido el servidor público o sujeto obligado saliente yde solventación hasta su presentación y acreditación proceda a su aclaración.satisfactoria.22 La Contraloría o el Órgano Interno de Control de que se trate, una vez recibido el escrito que señale las probablesLos efectos que producen los supuestos cuarto, quinto irregularidades detectadas en la verificación del acta dey sexto, deberán ser registrados en una Acta especial de Entrega-Recepción, citará dentro de los quince días hábilesrevisión, con el expediente que demuestre los hechos siguientes, a los servidores públicos o sujetos obligadosidentificados y su documentación respectiva, y presentados entrantes y salientes, a efecto de solicitarles las aclaracionesante el nuevo ayuntamiento, mismo que, por medio del pertinentes y que proporcionen la documentaciónSíndico, deberá ser reportado al Congreso del Estado para que, en su caso, resultare faltante, levantando un actaque su órgano de fiscalización superior los analice y proceda circunstanciada, dejando asentadas las manifestacionesal establecimiento o deslinde de las responsabilidades que que al respecto deseen rendir los servidores públicos sobrecorresponda. las inconsistencias detectadas.Además, en casos de haberse producido daño al patrimonio Si el servidor público o sujeto obligado entrante consideramunicipal, con la presunción de responsabilidades penales que no se aclaran dichas inconsistencias, la Contraloría o eldirectas, serán denunciados por parte del Síndico ante las Órgano Interno de Control, procederá aautoridades ministeriales de procuración de justicia del realizar las investigaciones a que haya lugar; y de resultarestado. que se constituye probable responsabilidad administrativa,Algunas disposiciones estatales prevén que las tratándose de servidores públicos, se procederá conformeobservaciones e irregularidades detectadas en el informe de lo dispone la Ley de Responsabilidades de los Servidores delentrega recepción, deban ser canalizadas al órgano interno Estado y de los Municipios, sin perjuicio de lo que señalende control del municipio, esto también es procedente, otros ordenamientos. 27aunque dicho órgano, en el caso de haber deslindado Artículo 48.- Ningún servidor público, podrá dejar elresponsabilidades debe dar a conocer lo procedente al presupuesto sin llevar a cabo el acto de Entrega-RecepciónAyuntamiento, en su carácter de máxima autoridad del correspondiente; para cuyo efecto, el superior jerárquicoMunicipio. A continuación se ejemplifica el criterio anterior, o la autoridad competente deberá designar al sustituto ocon las disposiciones establecidas en la Ley para la Entrega encargado provisional en un plazo no mayor de quince díasRecepción de las Administraciones Públicas del Estado y naturales, contados a partir de la fecha en que sea aceptadaMunicipios de Durango.23 la renuncia, se notifique la baja o se lleve a cabo el cambio “Artículo 47.- En caso de que el servidor público o sujeto del servidor público.obligado entrante se percate de irregularidades en los Artículo 49.- En caso de que algún servidor público nodocumentos y recursos recibidos, dentro de un término de cumpla con lo dispuesto en la presente Ley, la Contraloría otreinta días hábiles, contados a partir de la fecha del acto de el Órgano Interno de Control, según H. Congreso del EstadoEntrega-Recepción, deberá hacerlas del conocimiento de la de Durango 17 corresponda, llevará a cabo el procedimientoContraloría o el Órgano Interno de Control, a fin de que sea respectivo para deslindar las responsabilidades en los términos de la ley de la materia.”22 Habrá que mencionar que los titulares de las dependencias pueden ser ratificados o nombrados por parte delPresidente Municipal y/o por el Ayuntamiento, de lo cual deriva la pertinencia de no realizar nombramientoshasta haber concluido la revisión de la entrega y, en su caso, la formulación de solventaciones a los casosobservados.23 Ley para la Entrega Recepción de las Administraciones Públicas del Estado y Municipios de Durango. Dispo-nible en: http://www.congresodurango.gob.mx/Leyes/entrega.PDF ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 28. Finalmente, para documentar lo expuesto en este a efecto de que se habilite como responsable de la revisión apartado se sugiere consultar el facsimilar del Acta de la y verificación de los bienes municipales y elementos de la entrega recepción de la administración municipal de San hacienda y la administración municipal, o lo puede hacer Pedro, Garza García Nuevo León, publicada en: http:// www.cca.org.mx/funcionarios/cursos/ap089/apoyos/ con el Tesorero que se encuentra en funciones? m9/t4p4_acta.ent_recep.pdf la cual da muestra del acto protocolario que deberá ser revisado de conformidad con 7. ¿Puede el nuevo Presidente Municipal requerir al las previsiones antes señaladas. Presidente Municipal saliente a que comparezca en las siguientes sesiones de Cabildo para que resuelva las posibles observaciones que se presenten en el proceso de Ejercicio para el año uno revisión del informe de entrega recepción? Primer ejercicio de aprendizaje 8. ¿Cuál es el plazo en que las autoridades salientes deben aportar información para subsanar observaciones derivadas Resuelva el siguiente cuestionario relacionado con de la revisión del informe de entrega recepción? situaciones reales que pueden presentarse en el proceso de entrega recepción de la administración municipal. 9. ¿Es válida la intervención de un notario público para acreditar que se ha efectuado la entrega recepción de la Para tal efecto consulte el marco normativo que lo regula y administración municipal? corresponda a su entidad federativa 10. ¿Se necesita la intervención de un funcionario del Cuestionario: congreso del estado o del poder ejecutivo de la entidad para que el acto de entrega recepción sea válido? 1. ¿Cómo se resuelve la inasistencia del Presidente Municipal electo al acto de entrega recepción? Segundo ejercicio de aprendizaje:28 2. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de alguno de los Investigue en la WEB, bajo las palabras de búsqueda nuevos miembros del cabildo al acto de toma de protesta siguientes: de su mandato? • Observaciones al informe de entrega recepción 3. ¿La inasistencia de una minoría de los nuevos regidores municipal al acto de entrega recepción invalida el proceso de cambio de autoridades? • Observaciones a la entrega recepción municipal 4. ¿Cómo se resuelve la ausencia del Presidente Municipal • Observaciones entrega municipio saliente a la sesión solemne de Cabildo en la que se efectúa • Problemas detectados entrega recepción municipal el cambio de autoridades municipales? • Irregularidades en la entrega recepción municipal 5. ¿Cómo se resuelve la falta de asistencia de la mayoría de los regidores del ayuntamiento saliente a la sesión • Otros términos que localicen casos de controversias en solemne de Cabildo en la que debe efectuarse el cambio de entrega recepción de los municipios autoridades del municipio? Determine: 6.¿Esobligatorio para las nuevas autoridadesmunicipales, nombrar en la primera sesión de Cabildo un Nuevo Tesorero, ¿Cómo pueden subsanarse los asuntos que se reporten en los casos identificados? ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 29. ¿Cuál es la obligación de la autoridad municipal entrantey cuáles son las responsabilidades de las autoridadesmunicipales salientes?¿Ante cual instancia del estado puede recurrirsepara esclarecer o asignar las responsabilidadescorrespondientes?¿Cuáles son las afectaciones administrativas, penales ociviles que asumen las nuevas autoridades municipales encaso de no resolver las observaciones identificadas en laentrega recepción? 29 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 30. AÑO DOS INTRODUCCIÓN Durante el segundo año de la administración municipal En el segundo año de la administración municipal debe es recomendable que se completen y operen todos los consolidarse su organización y marco normativo y sistemas y normas de operación y administración de procedimental que le permita actuar con eficacia, eficiencia los programas y recursos institucionales del Municipio, y seguridad jurídica en todos sus actos de gobierno y así como los registros correspondientes al sistema de gestión de provisiones y servicio público. En este apartado contabilidad municipal, archivos, registros programáticos ydel curso, se hace referencia a diversos instrumentos que presupuestales y demás medios que sean requeridos para articulan un sistema de rendición de cuentas propio de la el sistema de cuenta pública y presentación de informes deladministración municipal, el cual tendría que basarse en estado que guarda la administración municipal. una lógica simple pero efectiva de control: Primero, definir los programas a desarrollar; segundo, normar su operación, Aun y cuando los trabajos de entrega recepción se inician con reglas de estricto cumplimiento que aseguren sus en el año tres del gobierno municipal, en el segundo año resultados; tercero, definir los procedimientos a desarrollar, puede avanzarse en forma sustancial para generar una normalizarlos y apegarse a ellos al cien por ciento; cuarto, disciplina de informes y de presentación de resultados que corregir cualquier desviación y quinto, consolidar resultados facilitarán enormemente dichos trabajos. y evaluarlos. En este sentido, este apartado se destina a formular Desde esa perspectiva, los distintos informes y medios de una serie de recomendaciones para que en el curso del registro de los avances de la administración municipal son segundo año se acondicionen los sistemas de registro parte de la secuencia descrita, solamente que organizada y30 de información y se cuente con un medio de acopio y ordenada por los informes de tipo técnico a los que obliga recapitulación documentada de la situación y los avances la Ley. de la administración municipal. Esos informes se esquematizan a continuación, incluyendo Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas de manera complementaria otros instrumentos de registro a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan y control que son útiles y aplicables, en su momento para en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio el proceso de entrega recepción. correspondientes. INFORME DE INGRESOS Y EGRESOS 24 Los temas se han organizado en textos breves que procuran llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los Es la relación consolidada mensual o con otra periodicidad, ejemplos y ejercicios sugeridos. de los ingresos y egresos previstos en el presupuesto aprobado por el ayuntamiento. OBJETIVO Sus conceptos se agregan en comparativos de partida Identificar diversas medidas para preparar los registros de doble: información y la documentación de la situación que guarda la administración municipal, así como aquella relativa a sus avances y resultados. 24 Ver Informe de Atotonilco de Tula, Hidalgo, publicado en: http://ss1.webkreator.com.mx/4_ 2/000/000/032/357/Enero.pd ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 31. Ingresos Egresos Impuestos Recursos propios  Propiedad Inmobiliaria  Servicios personales  Predial  Materiales y suministros Derechos  Servicios generales  Ayudas, subsidios, y  Servicios públicos transferencias  Registros  Obras  Licencias Fondo de Operación Productos  Servicios personales  Arrendamientos  Materiales y  Uso de piso suministros Aprovechamientos  Servicios generales  Ayudas, subsidios, y  Recargos transferencias  Multas administrativas  Donativos Participaciones del Fondo  Rezagos de Inversión  Multas de tránsito  Servicios personales Participaciones Federales  Materiales y suministros  Participaciones del Fondo  Servicios generales de Operación  Ayudas, subsidios, y 31  Participaciones del Fondo transferencias de Inversión  Participaciones del Fondo Participaciones del Fondo de Infraestructura Social de Infraestructura  Participaciones del Fondo Social de Fortalecimiento  Servicios personales Municipal  Materiales y suministros  Servicios generales  Ayudas, subsidios, y transferencias Participaciones del Fondo de Fortalecimiento Municipal  Servicios personales  Materiales y suministros  Servicios generales  Ayudas, subsidios, y transferenciasENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 32. Informes mensuales de E s t a d o s F i n a n c i e ro s 25 En este informe se presenta un Balance de disponibilidad y obligaciones, reportado mediante las figuras de análisis contable de Activos (disponibilidad financiera), Pasivos (Obligaciones financieras) y Patrimonio (Consolidación del valor del Patrimonio municipal al momento del Balance). Por lo general incluye los siguientes elementos: Activo Pasivo Patrimonio Circulante Circulante (A corto Plazo) Suma del valor total del patrimonio municipal  Fondos Fijos  Ramos ajenos  Bancos  Proveedores  Inversiones en valores A Largo Plazo  Cuentas por cobrar  Deudores diversos  Capital deuda  Anticipos varios  Intereses  Anticipos de obra  Depósitos otorgados en garantía Fijo Bienes Inmuebles Bienes Muebles C u e n t a Pú b l i c a A n u a l y aprobación de egresos, contratación y cumplimiento de obligaciones de la deuda pública; administración, En todos los años de la administración municipal, su ministración, manejo, custodia y aplicación de los recursos ayuntamiento tiene la revisar la cuenta pública que presenta financieros y bienes públicos; ejecución de obra pública; así32 el Presidente municipal, relacionada con la información como diversas aplicaciones y rendimiento de los bienes del contable, financiera, programática y presupuestal y demás patrimonio municipal y, en general, de los recursos públicos vinculada a las finanzas y el patrimonio municipal en sus que emplea el ayuntamiento para la ejecución de los diferentes movimientos y en correspondencia con el Plan objetivos contenidos en los planes y programas aprobados, Municipal de Desarrollo, sus programas de ejecución y los de conformidad con las leyes y demás disposiciones en la programas operativos anuales con sus respectivos acuerdos materia, en un periodo determinado. de aprobación y, en su caso, de modificación. De conformidad con las leyes orgánicas municipales, la De manera sumaria y convencional se reconoce que la cuenta pública se presenta, primero ante la Comisión de cuenta pública municipal es el documento en el cual se Hacienda Municipal, ahí se revisa y, en caso de no tener puede observar el estado de ingreso, gasto, destino y observaciones, se aprueba por parte del Síndico municipal, programas financiados con sus respectivos avances, por quien preside dicha Comisión. Enseguida, se presenta ante parte del ayuntamiento. Cabildo para que proceda a su sanción y aprobación. Una vez aprobada el Cabildo ordena su envío al H. Congreso del La cuenta pública es el reflejo de la gestión financiera del Estado, para que sea revisada por el órgano de fiscalización ayuntamiento, bajo la conducción del Presidente Municipal superior de dicha soberanía. y representa la actividad relacionada directamente con el Los elementos que integran la cuenta pública son los ejercicio presupuestal; captación de ingresos; programación siguientes: 25 Ver informes Financieros consolidados del Municipio de Veracruz, en: http://www.veracruz-puerto.gob.mx/te- soreria/pdf/EF_octubre2008.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 33. • Periodo que cubre la cuenta pública al Ayuntamiento un informe sobre el estado que guarda la administración pública municipal. Dicho acto se realizará • Balance General o Estado de Situación Financiera. en Sesión pública y solemne de Cabildo.”31 • Estado de Ingresos y Egresos. Con lo cual se entiende dicha responsabilidad es ineludible • Estado de Flujo de Efectivo. 26 y constituye al mismo tiempo una de las obligaciones de • Estado de Variaciones en el Patrimonio.27 este representante popular. • Notas a los Estados Financieros. Al constituir un informe detallado, es necesario articular un esquema que asegure su adecuada cobertura y, sobre • Estado del Ejercicio del Presupuesto.28 todo que logre dar detalle de la “situación que guarda • Estados Programáticos. 29 la administración municipal”, entendida esta como una • Estado de Deuda Pública.30 organización en activo, es decir, con un conjunto de atribuciones, responsabilidades, obligaciones, funciones, •Los estados analíticos e información general que permita planes, programas, proyectos y acciones que encaminael análisis de al logro de los cometidos de un gobierno municipal, bajo • resultados, que incluyan los datos económicos. los principios de legalidad, acción pública planificada, • Consolidación de la información presentada al órgano observancia de los fines del gobierno democrático yfiscalizador mensual o trimestralmente republicano, como valores constitucionales y, sobre todo, en términos de justicia social y la generación de oportunidadesInforme de Gobierno Municipal adecuadas para el desarrollo integral y armónico de sus habitantes.El informe de gobierno se identifica con el acto en el que El informe se presenta ante el Cabildo y es a esta instanciael presidente municipal rinde ante el cabildo en sesión 33 a la que corresponde su recepción, análisis y, en su caso,pública un reporte anual y detallado del estado que guarda aprobación, pudiendo requerir al propio Presidente o a losla administración pública. funcionarios titulares de las dependencias y organismosSegún la Ley del Municipio Libre del Estado de Veracruz, municipales su comparecencia para que aclaren cualquiery para ilustrar lo anterior, “Durante el mes de diciembre, punto que, a juicio del Cabildo deba efectuarse, de talel Presidente Municipal deberá rendir a los ciudadanos y manera que el informe quede solventado en los mejores26 Ejemplo de estado de flujo de efectivo, del H. Ayuntamiento de Comitán de Domínguez, Chiapas. Publicadoen: http://www.comitan.gob.mx/content/view/219/50/27 “Estado de Variaciones en el Patrimonio: El patrimonio del municipio se compone de los bienes que son desu propiedad, de los que adquiera conforme a la ley, del producto de las contribuciones decretadas por elCongreso del Estado, de los vacantes y mostrencos que estén en su territorio, de los créditos que obtenga asu favor, de los subsidios y de las participaciones en el rendimiento de las contribuciones federales y esta-tales que deba percibir de acuerdo a la ley.” Definición transcrita del Portal del H. Ayuntamiento de Nanaca-milpa de Mariano Arista, Tlaxcala SECCION: Transparencia.- Balance General y Estados financieros. Disponibleen la siguiente dirección electrónica: http://www.nanacamilpa.gob.mx/wb/Tlaxcala/nanacamilpa_balances28 Ver ejemplo de Estado de resultados de presupuesto del Municipio de Motul, Yucatán, disponible en: http://www.motul.gob.mx/pdfs/SUBCIDIO_JULIO.pdf29 Ver ejemplo del Estado del Gasto presupuestal programático del Municipio de Guanajuato, Guanajuato, en:http://www.guanajuatocapital.gob.mx/uai/presasi.pdf30 Ver ejemplo del Estado detallado de la Deuda Pública Municipal, en Documento expedido por la Secretaría deFinanzas del Estado de Oaxaca, con dicha información, disponible en: http://www.finanzasoaxaca.gob.mx/pdf/contabilidad/cuenta_publica/2010/jul-ago/6_POLITICA_DEUDA_PUBLICA_CUENTA_2010.pdf31 Artículo 33 de la Ley Orgánica del Municipio Libre del Estado de Veracruz, disponible en: http://portal.veracruz.gob.mx/pls/portal/docs/PAGE/TANTIMA/DOCUMENTOS/MARCOLEGAL/LEY_ORGANICA.PDF ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 34. términos de una demostración objetiva del trabajo de la Inventario de bienes inmuebles del municipio administración municipal. Este instrumento está integrado por un registro de Al constituir una atribución del presidente municipal y al los bienes inmuebles que forman parte del patrimonio mismo tiempo una obligación en el cumplimiento de los municipal. Su integración está organizada por fichas deberes de su cargo, no existe una norma legal o directriz técnicas que corresponden a los datos legales de tipo que indique el contenido de los informes municipales ni registral, ubicación física – domiciliaria, valor catastral (de que regule la manera que asume su formato. ser posible, también es recomendable reportar su valor Por consiguiente, podrían establecerse diversas pautas para comercial), origen de la apropiación a favor del municipio, su integración. y tipo de asignación o usufructo, usuarios, arrendatarios, o beneficiarios, y especificaciones técnicas, reporte de estado Primera pauta: Sustentar el informe en los objetivos, y aprovechamiento y licencia de uso del bien relacionado. estrategias, programas y acciones establecidas en el Plan Municipal de Desarrollo. El inventario está directamente relacionado con un conjunto de responsabilidades fiscales, jurídica y administrativas de Segunda Pauta: Sustentar el informe a partir del Programa sus usufructuarios, por lo cual es exigible el cumplimento Operativo Anual y sus acciones específicas de diversas obligaciones, mismas que pueden ser objeto de Tercera Pauta: Una descripción de los compromisos revisión, y, en su caso de sanción. El Patrimonio municipal sectoriales de la administración municipal, cuyo eje tiene que administrarse en términos de la legislación de sería presentar el trabajo y resultados de cada una de las bienes patrimoniales, por lo cual es de vital importancia dependencias y organismos municipales, según sus propias mantener actualizado y en constante supervisión su especialidades. aprovechamiento. Cuarta Pauta: Una descripción que divida en dos grandes34 Inventario de bienes muebles segmentos: 1) el avance de la administración municipal, con un reporte de todos los avances programáticos y Este inventario establece el registro, de bienes, características y presupuestarios, en reportes semejantes a los que se datos de su uso y valor, ubicación, adjudicación y responsiva de los presentan en la cuenta pública, y 2) el reporte descriptivo bienes muebles propios de la administración municipal de todas y y cuantitativo de resultados de programas establecidos y cada una de sus unidades administrativas y sus espacios físicos. aprobados por el ayuntamiento. Forman parte del inventario de bienes municipales, mediante Quinta Pauta. Una combinación de las modalidades descripciones que refieran marca, modelo, serie, orden de compra, anteriores. valor de adquisición, proveedor, uso, etc., los siguientes: Para efectos de una visión técnica y de las implicaciones de Muebles de oficina organización, acopio de información, integración de datos útiles y de una adecuada racionalidad en la elaboración de Máquinas y equipos de oficina los informes de gobierno municipal, puede consultarse le Equipos de radio e instrumentos musicales. Guía para la Elaboración del Primer Informe de Gobierno Libros, registrados por materia o tema, título, editorial, valor de Municipal de los Municipios del Estado de Guerrero32 adquisición, año de impresión, proveedor. Vehículos 32 Coordinación General de Fortalecimiento Municipal del Estado de Guerrero. Guía para la elaboración y pre- sentación del Primer Informe de Gobierno Municipal 2009, publicada en : http://www.guerrero.gob.mx/pics/art/ articles/10623/file.informe2009.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 35. Maquinaria pesada: tipo de vehículo o maquinaria, marca, que genera la obligación fiscal; servicio contratado que lemodelo, color, año de fabricación, número de motor, obliga al pago de derechos; tasas, montos, cuotas, tarifasnúmero de chasis, número de inscripción de registros, placa o consumos aplicables de conformidad a la actividad ypatente, avalúo fiscal, etc. base de cálculo de la contribución; fechas de facturación, estado de cuenta de pagos y movimientos de reintegros yMáquinas y herramientas: descripción, marca, modelo, devoluciones; débitos y tasas de recargos; puntos límite deserie, proveedor, valor de adquisición, etc. déficit de pagos que da lugar a cobranza por procedimientosMateriales y otros: existencia física de bienes de consumo, coactivos; en su caso, régimen de facilidades y descuentostales como alimentos, vestuario, calzado, materiales y aplicables al contribuyente, entre otros datos relevantes.útiles de aseo, materiales para operación y mantenimiento, Archivo de actas. Archivo a cargo de la Secretaría deletc. Este tipo de bienes se registra en Almacén o Bodega, Ayuntamiento que contiene clasificadas, foliadas yen las respectivas tarjetas de existencia. relacionadas, mediante un sistema de clasificación propio,Relación y r e g i s t ro d e Actas de bienes dados las actas generadas por el cabildo saliente; las actas generadas por cabildos anteriores; y las actas históricasde baja. del municipio que se conservan como parte de un acervo propio del cabildo y cuyos documentos pudieron o noConstituye un inventario de los bienes del patrimonio haberse enviado en copia al Archivo General del Estado.municipal que han sido dados de baja por diversos motivosjustificados y formalizados en cumplimiento de la legislación Archivos relacionados a la gestión de asuntos de todas lasdel patrimonio inmobiliario y sus procedimientos, de dependencias de la administración municipal. Cada archivotal manera que se han desincorporado de los activos de dependencia debe tener por lo menos los siguientesy contabilidad de bienes del municipio con los efectos acervos y registros de documentos: 1) Archivo de trámite,correspondientes. con las Minutas y clasificación foliada y sistematizada de 35 los asuntos en trámite por programas, proyectos, asuntosP a d ró n de resguardo de bienes que generan obligaciones de índole diversa o recuperación de adeudos; contratos; permisos; licencias; autorizacionesConstituye el registro en una relación de los bienes muebles diversas; asuntos en revisión y proceso de autorización;existentes en el municipio y de las personas a las que han entre otros. 2) Archivo de asuntos concluidos en el periodosido asignados para su uso y aprovechamiento funcional; de la administración que entrega, con Minutas, registrosel resguardo constituye la asignación formal del bien de clasificadores, documentos y resguardos de seguridad,uso, bajo la propia responsabilidad del usuario en todos los vinculados a los asuntos atendidos. 3) Archivo histórico,efectos legales de cuidado, aseguramiento y buen empleo con los datos y documentos clasificados de los asuntosdurante el tiempo que lo emplee y dentro de las oficinas o concluidos por las administraciones anteriores. 4) Archivolugar de trabajo que tenga asignado. electrónico de documentos generados por la dependenciaRelación o padrón de contribuyentes del municipio. Registro municipal que corresponda, organizado de conformidadde los datos de cada uno de los contribuyentes y sujetos con la norma que para tal efecto haya aprobado elobligados por la Legislación Fiscal y Hacendaria aplicable ayuntamiento, o bajo la clasificación convencional queen el municipio, con los conceptos relativos a Nombre, deberá ser reportada en documento explicativo o instructivodomicilio y datos personales del contribuyente; actividad la autoridad saliente.3333 Como muestra de los sistemas de clasificación de archivos municipales se incluye en este material una re-ferencia al Reglamento del Archivo Municipal del H. Ayuntamiento de Durango, Durango. Publicado en:http://www.ordenjuridico.gob.mx/Estatal/DURANGO/Municipios/Durango/DRGReg11.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 36. Expedientes del personal al servicio del ayuntamiento. Relación de documentación oficial de servicios y registros Este expediente contiene todos los datos de cada uno de públicos. Al igual que en el caso del Catálogo de Formas, la los trabajadores y funcionarios que tengan una relación colección de sellos municipales y los recibos de tesorería laboral activa con el ayuntamiento. Su contenido puede municipal, se trata de una compilación de todos los variar, pero en todo caso deberá contener como mínimo formatos y patrones de oficios, circulares, formatos de los siguientes: Nombre del Trabajador o funcionario; solicitudes de contratación de servicio, contratos, licencias, nombramiento expedido; copia de documentos oficiales autorizaciones, ordenes de trabajo, requerimientos de (Acta de Nacimiento o certificado de naturalización; inspección y verificación administrativa, aclaraciones, registro federal de contribuyente; en su caso, cédula quejas y demás documentos empleados en la gestión de profesional; comprobante de domicilio; registro de alta en servicios y registros municipales, como el de fierros o el de el sistema de seguridad social; Cédula Única del Registro tablajeros. de Población; Credencial del Instituto Federal Electoral; entre otros); copia de actas de beneficiarios de la seguridad Ejercicio para el año dos social; hoja de empleo (registro de año de ingreso, puestos 1. Ejercicio de aprendizaje: o nombramientos en el municipio, fecha de separación, fecha de reingreso, entre otros datos); comprobantes Analice el tipo de información que debe generarse para de certificados de salud; constancias de incapacidades dar cumplimiento a la rendición de cuentas, informes médicas; constancias de capacitación; actas administrativas de gobierno y registro de información en materia del por incidencias laborales; actas administrativas de registro patrimonio municipal que debe integrar la autoridad de puntos buenos y puntos de demérito; etcétera. municipal y resuelva el cuestionario siguiente: Relación de papelería oficial. Se integra en un Manual de 1. ¿Cuáles son las diferencias que existen entre el Estado Formas Oficiales, incluido en el mismo el apartado de imagen36 de cuenta de Ingresos y Egresos del Municipio y el Estado institucional que se manejó durante el periodo que cubre del balance financiero de la administración municipal? la entrega, de tal manera que se disponga de referencias técnicas claras acerca del uso de dichos formatos como 2. ¿Cuál es la diferencia entre el Estado de avance parte de los documentos formalmente reconocidos por el programático y el Estado del ejercicio presupuestal? ayuntamiento y sus dependencias y organismos. 3. ¿Cómo respaldan los distintos informes financieros del Colección de sellos oficiales. Con la relación de sellos físicos municipio el informe anual del Presidente Municipal? elaborados y el muestrario y explicación de sus aplicaciones en los distintos documentos que respaldan los diversos 4. ¿Cuál es la importancia de la información reportada en actos jurídicos y administrativos del ayuntamiento, sus los inventarios municipales en materias de la rendición dependencias y organismos. de cuentas a que están obligadas las autoridades municipales? Relación de recibos y formatos oficiales de la Tesorería municipal. Con la relación de modelos de recibos y formas 5. ¿Cómo dividiría las partes de un Informe de Gobierno impresas que se hayan autorizado para su uso en el periodo Municipal atendiendo las distintas pautas señaladas en el que cubre la entrega, así como sus distintas aplicaciones material de este curso? en el sistema de ingresos, egresos y control del patrimonio hacendario municipal. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 37. A saber: • Sustentar el informe en los objetivos, estrategias,programas y acciones establecidas en el Plan Municipal deDesarrollo. • Sustentar el informe a partir del Programa OperativoAnual y sus acciones específicas. • Descripción de los compromisos sectoriales de laadministración municipal, cuyo eje sería presentar el trabajoy resultados de cada una de las dependencias y organismosmunicipales, según sus propias especialidades. • Descripción que divida en dos grandes segmentos: 1)el avance de la administración municipal, con un reportede todos los avances programáticos y presupuestarios, enreportes semejantes a los que se presentan en la cuentapública, y 2) el reporte descriptivo y cuantitativo deresultados de programas establecidos y aprobados por elayuntamiento. • Una combinación de las modalidades anteriores. 37 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 38. A ño tres Pr i m e r a f a s e d e l p ro c e s o : Antes del cambio de autoridades I n t ro d u cc i ó n Según de observa en el mapa temático del presente curso, existen dos momentos o fases del proceso de la entrega El último año de la administración municipal convierte a recepción. El primero corresponde ejecutarlo en su totalidad las autoridades que están en funciones en los depositarios a la autoridad municipal que concluye su periodo, para lo de la responsabilidad de entregar la administración a otro cual organiza a sus funcionarios y dispone el estudio de ayuntamiento. El ciclo, con esta encomienda se vuelve a la norma que regula dicho proceso, y se identifica con los iniciar, por lo que en este apartado, se tratan los aspectos preparativos para la entrega, con la suficiente antelación al más técnicos de la entrega recepción, es decir, la integración acto protocolario que la formaliza. del informe y la integración de su contenido; trabajo en el En la actualidad, la información que debe inscribirse en el que deben participar la mayor parte de los funcionarios reporte de entrega, debe ser generada por cada una de las municipales y las autoridades con atribuciones en materia dependencias del municipio, por lo que es difícil que un de rendición de cuentas. grupo reducido de funcionarios pudieran tener la cobertura Se recomienda, en todos los casos, realizar las consultas de compilación de datos, análisis, e interpretación para los a los materiales de lectura y audiovisuales que se anotan efectos de redactar las partes descriptivas del informe y en distintas partes de las lecturas, al igual que los ejercicio para llenar con precisión los formatos establecidos. correspondientes. La segunda fase, se ejecuta durante el proceso de Los temas se han organizado en textos breves que procuran entrega a las nuevas autoridades y compromete a los38 llevar al lector a reflexiones y a la necesidad de localizar los equipos participantes por comisiones, tanto del nuevo ejemplos y ejercicios sugeridos. ayuntamiento, como del que deja el mando. Esta precisión de dos vías es indispensable y útil, ya que Objetivos de alguna manera la responsabilidad se divide, pero al final se comparte, ya que de una adecuada demostración de la Examinar los aspectos organizativos y técnicos que deben realidad municipal y de los datos que la sustentan, depende realizarse en el tercer año de gobierno para ordenar, un adecuado ejercicio de asunción del poder público y el sistematizar e integrar la información que debe presentarse inicio de una buena base de planeación, al identificar, las en el informe de entrega recepción para las nuevas nuevas autoridades, los pormenores acerca de la capacidad autoridades. institucional que reciben para su gobierno. Proveer al lector una pauta de análisis, a partir de un modelo de gestión institucional para proceder a organizar o r g a n i z a c i ó n p a r a l a entrega de la los trabajos de la entrega. administración municipal En reconocimiento de estas dos grandes fases, pueden organizarse los trabajos de preparación preliminar de la entrega y la planeación del acto protocolario en el momento ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 39. del cambio de autoridades, para lo cual se pueden prever proceso de la entrega recepción, más allá que el simplelas siguientes etapas: ejercicio contable y de corte financiero y administrativo, para reconocer que la gestión del próximo gobierno1a. Etapa de la Fase 1: Planeación de los trabajos de dependerá en una importante medida de la informaciónentrega - recepción. que encuentre debidamente sistematizada y de la guía que en el fondo significa el informe de la entrega.Participan en las actividades de esta etapa: Presidentemunicipal, Comisión de Hacienda, Secretario y Tesorero Previsión de información necesaria; que puede ser:Municipal y Funcionarios designados de las dependenciasy organismos municipales. En materia de leyes, reglamentos y disposiciones administrativas vigentes. Cuadros básicos de legislación yRevisión e interpretación de la normatividad vigente emitida reglamentación por área o especialidad de la administraciónpor parte de la Contaduría de glosa de la Legislatura del municipal.Estado. De conformidad con el marco jurídico que regula elejercicio de planes, programas, presupuesto, contabilidad En materia de ingresos, los catálogos de ingresos y lasy movimientos y registros financieros del municipio, la cuentas de concentración de flujos y fondos en los que sonautoridad municipal ya tiene una práctica en la integración aplicados.de la cuenta pública y los reportes del estado de resultadosde las finanzas municipales, lo cual aventaja los aspectos En materia del ejercicio presupuestal. La documentaciónde tipo contable y programático presupuestal que se aprobatoria, los registros y asientos contables de su ejercicioincluyen en el reporte. Por lo que respecta a los demás y las autorizaciones correspondientes a las modificacionesconceptos que deben incluirse en el informe, es necesario efectuadas al mismo.identificar y estudiar su marco legal, reglamentario y de En materia de fondos y valores, el estado de cuentanormas administrativas y técnicas que los regula, esto del numerario existente en cuentas bancarias, títulos 39para no omitir aspectos de forma en la manera de registrar de e instrumentos de depósito y de inversión, que elo reportar su desempeño y de fondo, en cuanto a la ayuntamiento haya dispuesto y aprobado para el manejoobservancia de responsabilidades que contrae la autoridad de los recursos de la hacienda municipal.durante su gestión. Se entiende que prácticamente todoslos elementos previstos en las guías y lineamientos de la En inventarios de bienes muebles e inmuebles, con losentrega, tienen un marco normativo específico. registros, levantamiento físico y resguardos actualizadosEn lo concerniente a programas procedentes del estado y la En materia de documentos contables y financieros, enfederación, deberá analizarse el marco normativo vinculado sus bases de registro manual y electrónico, debidamentea los reportes de avance programático y presupuestal, así comprobado y resguardado, con base en el sistema decomo a las modalidades y contenidos de los informes que contabilidad aprobado por el cabildo.son requeridos durante y al término de su operación. En materia de títulos de propiedad, facturas y certificaciones,Determinación de las necesidades de capacitación e que acrediten de manera fehaciente la legalidad, vigencia yinformación para el desarrollo de trabajos de la entrega apropiación legítima del patrimonio municipal y de todos– recepción. En este sentido, es de suma utilidad recibir sus componentes, así como las autorizaciones sobre ella asesoría o la capacitación debida para comprender el usufructo de dichos bienes. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 40. En materia de contratos y licitaciones. Documentados con datos, informes y reportes que constituyan insumos para el sus títulos originales y las copias acreditadas ante autoridad informe de la entrega recepción. competente que les confiere su valor y legitimidad. Elaboración del Plan de recopilación, sistematización, En materia de registro público de la propiedad municipal. registro y validación de información. El Presidente Inscripciones, constancias, cartas de no adeudo y demás Municipal, con la asistencia técnica del Tesorero y la elementos probatorios de los destinos y aplicaciones de los intervención del Síndico, establecerán las estrategias para la bienes municipales, en sus modalidades de uso común y recopilación de información, definiendo el proceso general de uso privado del municipio, así como los adscritos a la y el método de recopilación, sistematización y validación operación de servicios públicos. de la información que sea requerida a todas y cada una de las áreas; asimismo, establecerán las comisiones necesarias En materia de expedientes de obras y servicios públicos, la para que los funcionarios del municipio se habiliten en esa documentación formal y técnica que deberá formar parte tarea y determinará el calendario de ejecución del proceso del expediente único de cada obra. y las fechas de entrega de resultados. La planeación se En materia de personal, los expedientes de los servidores acompaña de las previsiones propias de la comunicación públicos, las nóminas base y actualizable por quincena oficial de las comisiones asignadas, la capacitación y mes, los convenios de seguridad social, catálogos de prevista para el caso y la atención y resolución de dudas puestos, hojas de servicio, nombramientos y demás y observaciones que se presenten por parte de los componentes en materia de acreditación de las relaciones responsables de los levantamientos de información. laborales vigentes en el municipio. Organización e integración del equipo de En materia de planes y programas y estado de avance de trabajo40 proyectos y acciones. Documentados en el orden previsto en el Plan Municipal de Desarrollo, las modificaciones Según lo que señala el material del año cero de este curso, del mismo, los programas expedidos y publicados, y en los trabajos de integración del informe de la entrega los Programas Operativos Anuales con sus respectivas recepción, participan tanto autoridades como funcionarios adecuaciones y acuerdos modificatorios. municipales, por lo cual es necesario integrar un buen equipo que puede sustentarse en un Comité de entrega Previsión y acuerdo en Cabildo de las normas - recepción de la administración municipal, mismo que generales para el desarrollo de los trabajos de entrega tendrá las responsabilidades centrales del proceso. – recepción. Fundamentación de los trabajos de la entrega recepción mediante los acuerdos de Cabildo que Participantes en estas Actividades: Comité de entrega instruyen, ordenan y establecen normas para su realización - recepción de la administración municipal, regidores y y cumplimiento en los términos de los lineamientos funcionarios municipales aplicables. Actividades programables Asignación de responsabilidades de autoridades y funcionarios en el proceso. Relación de Oficios, Circulares • Integración del Comité de entrega - recepción de la y órdenes específicas que por escrito se hayan girado para administración. La viabilidad de estos comités ha sido asignar funciones y responsabilidades en la recopilación, probada, en la medida que permite tener una amplia sistematización registro, validación y presentación de cobertura y un grado mayor de detalle en la información ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 41. y datos que se reportan, al mismo tiempo que permite que apruebe el Presidente municipal, el Contralor es elque los funcionarios municipales continúen con la gestión funcionario que encabeza los grupos técnicos y revisa lade sus asuntos. De otra manera, el Tesorero Municipal, el integración de información y expedientes. En los aspectosOficial Mayor y el Secretario del Ayuntamiento tendrían hacendarios, este trabajo lo hace en coordinación con eluna sobrecarga de trabajo por la atención dedicada al Tesorero municipal.proceso.34 Tesorero municipal, quien tendrá las funciones de carácter ElComitédeentregarecepcióndelaadministración técnico necesarias para dirigir los trabajos de acopio demunicipal, puede integrarse de la manera siguiente: información y preparación de inventarios, comprobaciones, validación de documentos de propiedad, acreditación, Presidente municipal, quien lo encabeza y dirige contables, financieros, fiscales, presupuestales y programáticos que genere tanto la tesorería municipal,Síndico Primero o único, que fungirá como procurador como las dependencias entidades de la administracióny contralor de la legalidad de los trabajos de entrega - central y descentralizada del municipio. El tesorerorecepción y coordinador de la Comisión de Hacienda en los municipal asume el carácter de Secretario o vocal técnicoefectos de integración, revisión y validación de informes del Comité de referencia.contables, financieros y del patrimonio municipal y susrespectivos inventarios. Delimitación de responsabilidades del comité, autoridades y funcionarios municipales, con las respectivas ordenes deSecretario del Ayuntamiento, que tendrá por cometido trabajo con base en la clasificación de rubros de análisis y lascoordinar los trabajos de entrega -recepción entre las respectivas competencias de los diferentes participantes.diferentes dependencias y entidades de la administración Fijar el trabajo con base en un calendario de actividades ymunicipal, transmitiendo y aclarando la normatividad de fechas límite de entrega de informes.carácter legal para tal efecto y aquella que se acuerde por 41parte del propio ayuntamiento. Es importante destacarque el propio Secretario asumirá trabajos de acopio deinformación, coordinación y seguimiento de los asuntos Clasificación de las grandes áreas de responsabilidadde su propia área y del ayuntamiento, en especial aquellos y análisis que comprenderá el documento de entregaque deban ser presentados por parte de los Directores de - recepción, mismas que corresponden a las divisionesOrganismos y entidades descentralizadas del municipio, las funcionales que presenta la administración municipal.que deberán participar en el proceso de entrega - recepción Representa también una especie de lista de verificación,aunque sus titulares no deban necesariamente cambiar o acerca de los apartados que tendrá el Informe Final. Endejar sus cargos ante el relevo de autoridades municipales. este caso, es importante mencionar que en cada municipio, la definición de rubros o apartados que deberá contener elContralor Municipal35, con la responsabilidad de coordinar documento capitular de la entrega recepción, depende enlos trabajos de tipo técnico y la vigilancia del cumplimiento estricto sentido de los lineamientos, guías, reglamentosdel proceso. En cierta medida, y de acuerdo con los términos34 Una relación detallada de las actividades que deben realizar distintos funcionarios de la administraciónmunicipal en los momentos preparativos de la entrega recepción puede encontrarse en la Guía Técnica para laEntrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de Puebla. H. Congresodel Estado. Puebla, Puebla, 2010. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf35 Para tener una mejor idea acerca de las funciones de una Contraloría Municipal, puede consultarse la Guíapara la entrega recepción del municipio de León, Guanajuato, publicada en: http://www.leon.gob.mx/gobierno/direcciones/contraloria/guia_entrega_recepcion.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 42. u otro documento normativo que expida el congreso del (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión estado y/o su órgano de fiscalización superior. correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de todas las dependencias municipales) A continuación se da un ejemplo de clasificación de estas áreas: •Inventario de adecuaciones a Bandos de policía y buen gobierno, Reglamentos Municipales y Disposiciones Rubros patrimoniales, contables y financieros: administrativas (Responsables: Presidente municipal, Tesorero y Síndico) •Patrimonio documental y archivos del municipio • Presupuesto y contabilidad municipal Rubros de la aplicación de planes y programas de desarrollo • Ingresos municipales (incluye fondos y valores>) del municipio (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero, • Recursos humanos funcionarios de todas las dependencias municipales) • Inventario de recursos materiales •Reportesdeavancesdemetasyobjetivosdelosprogramas • Inventario de Mobiliario y equipo de cada dependencia y sector de la administración • Inventario de inmuebles municipal Rubros de obras y servicios públicos: (Responsables: Rubros de programas especiales del ayuntamiento Presidente municipal, regidor de la comisión correspondiente, (Responsables: Presidente municipal, regidor de la comisión Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de correspondiente, Secretario, Tesorero, funcionarios de obras y servicios públicos) todas las dependencias municipales) • Obras públicas (concluidas, en proceso y programadas) •Seguridad pública42 •Expedientestécnicosdeserviciospúblicos(equipamiento, •Asistencia social mobiliario, equipo, insumos, información técnica, •Desarrollo comunitario etcétera) •Desarrollo económico • Padrones de usuarios •Turismo • Convenios de colaboración administrativa •Educación, recreación y cultura • Concesiones •Protección al ambiente • Contratos y licitaciones de proveedores y prestadores de servicios •Otros Rubros del patrimonio cultural (Responsables: Presidente Rubros de programas derivados de la coordinación con municipal, regidor de la comisión correspondiente, el Estado (Responsables: Presidente municipal, regidor Secretario, tesorero, funcionarios titulares de las áreas de de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero, Educación, recreación, cultura y deportes) funcionarios con áreas afines al programa de procedencia) • Bienes patrimoniales del municipio con valor social y •Programas de inversión estatal cultural Rubros de programas derivados de la coordinación con la Rubros de la normatividad municipal vigente y archivos Federación (Responsables: Presidente municipal, regidor ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 43. de la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero, Todo lo anterior, podría considerarse como un esquemafuncionarios con áreas afines al programa de procedencia) de organización de la información, en realidad habrá que atender los lineamientos y guías emitidas por el Congreso •Programas de inversión federal del estado y/o su órgano de fiscalización superior, dondeRubros de programas derivados de la coordinación con otros se establecen las instrucciones definitivas para integrar elmunicipios (Responsables: Presidente municipal, regidor contenido de la entrega recepción. Como muestra de estade la comisión correspondiente, Secretario, Tesorero, definición formal, puede consultarse el contenido que prevéfuncionarios con áreas afines al programa de procedencia) el modelo de Acta circunstanciada de entrega recepción, establecida en la Guía Técnica para la Entrega Recepción •Programas y acciones de cooperación Municipal del Estado de Puebla37., misma que divide elRubros de la operación del sector descentralizado de total de la información en siete grandes apartados:la administración municipal (Responsables: Presidentemunicipal, regidor de la comisión correspondiente, Situación Programática de la administración municipal;Secretario, Tesorero, funcionarios del sector Descripción de la estructura orgánica de la administracióncorrespondiente, y titulares de los órganos de gobierno y municipal;dirección de los organismos y entidades de la administracióndescentralizada del municipio) • Situación presupuestal; • Situación financiera; •Informes patrimoniales, contables y financieros • Recursos financieros; •Informes programáticos presupuestales • Recursos materiales; •Informes de avance en el cumplimiento de metas yobjetivos • Recursos humanos; y 43En todos los casos anteriores, es necesario considerar • Asuntos en trámite;un rubro adicional de Observaciones recomendacionesy sugerencias que se retoma de una práctica que seviene desarrollando en otras entidades federativas: “ La Pr e p a r a c i ó n de la información.experiencia acumulada por cada uno de los integrantesdel ayuntamiento y de las dependencias, entidades y En todos los casos la información que se presente debeorganismos que conforman la administración pública considerar que se hayan cumplimentado los siguientesmunicipal, durante los tres años de gestión, deberá quedar requisitos:plasmada en un documento que contenga las principalesobservaciones, recomendaciones y sugerencias en forma •La referenciaal actadecabildo,fundamento, autorización,clara y objetiva, para que los sucesores correspondientes acuerdo u otro acto por el cual el ayuntamiento hayacuenten con una información valiosa que les permita dispuesto u ordenado la atención de un asunto, trámiteretomar las acciones de gobierno y administración o gestión sobre procedimientos, recursos, obras, servicios,procurando la continuidad del esfuerzo realizado por los etcétera.servidores públicos municipales salientes.” 3636 Normatividad para la entrega - recepción de la administración municipal Ed. Gobierno del Estado de México.H. Poder Legislativo. Toluca, México. 1993. Pág. 17.37 Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estadode Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. Págs. 51 a 57. Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/guiaentregarecepcion2010.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 44. • La referencia a las obligaciones, derechos y compromisos 1a. Etapa de la Fase 2. Designación de los responsables que de la administración municipal en Convenios, concesiones, intervienen en el acto de entrega recepción. contratos y demás actos de derecho que hayan suscrito sus En esta etapa, el presidente municipal saliente y el nuevo autoridades y funcionarios. presidente, designan cada quien, a un representante que • La cumplimentación de los requisitos fiscales y tendrá la responsabilidad de signar en los diferentes reportes protocolarios legales de todos los documentos probatorios, y expedientes del informe al que haga referencia el Acta facturas, títulos de propiedad, contratos, concesiones, circunstanciada que formaliza el acto de entrega recepción. licencias, etcétera. En el entendido que se realizarán todas las observaciones • Las autorizaciones necesarias expedidas por la Legislatura necesarias para dar satisfacción plena a la veracidad del del estado en actos de enajenación, contratación de contenido de los reportes, documentos y verificaciones empréstitos, concesiones, contratación de obras, etcétera, físicas, de tal manera que se subsanen las omisiones de que den razón de la legalidad de los actos que se estén información o se establezcan las observaciones pertinentes, informando. que deban requerirse por los medios legales establecidos. • La integración de cuentas documentadas, con los Por lo general, el funcionario que es designado por el requisitos probatorios en facturas, comprobantes y demás Presidente Municipal saliente es el Tesorero Municipal, formulas legales que permitan demostrar y, en su caso ya que es él quien ha sistematizado la información aclarar, la transparencia en la gestión de los diferentes actos más relevante que consolida el estado de resultados administrativos del ayuntamiento y sus dependencias. programáticos y financieros de la administración del • Las aprobaciones correspondientes a los actos de revisión municipio. de la cuenta pública municipal emitidas por la Contaduría Por parte del muevo presidente municipal, puede designar44 de Glosa de la Legislatura estatal. a un representante, mismo que deberá acreditar con • Las certificaciones de procedencia del Presidente la instrucción que en la sesión de entrega recepción se Municipal, Síndico, Secretario y Tesorero de los inventarios realice, debiendo hacerse constar dicha representación anuales de bienes muebles e inmuebles en cumplimiento y la aceptación del nombrado, en el acta de cabildo de la Ley orgánica del municipio libre. correspondiente. Con la verificación de estos atributos informativos, Las obligaciones del representante del ayuntamiento el Comité de entrega recepción de la administración saliente son de carácter administrativo y no suplen las municipal asistido por las demás autoridades y funcionarios que de suyo poseen las autoridades del cabildo o las que municipales se darán a la tarea de integrar los expedientes tengan los funcionarios municipales responsables de los de la entrega - recepción en el orden que se determine en distintos despachos de la administración municipal y sus los formatos oficiales de la Contaduría mayor establecidos asuntos. En todo caso se le atribuye la responsabilidad de para dicho efecto. conducir los trabajos de revisión, aportar los elementos Segunda fase del proceso: En el cambio de autoridades informativos complementarios, instruyendo para tal efecto municipales (trabajos de análisis, verificación y validación a los funcionarios municipales que corresponda, así como del informe de la entrega recepción) la validación conjunta con el representante del nuevo ayuntamiento de la información general y específica del informe de la entrega recepción. ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 45. En el caso del representante del nuevo ayuntamiento, su circunstanciada de la entrega – recepción, mediante elresponsabilidad se ciñe a corroborar que todos los datos, enunciado de sus principales mecanismos de operación, dedocumentos, expedientes y reportes del entrega recepción, tal manera que se conozca y asiente el criterio de la revisióncorresponden a situaciones reales y comprobadas, de tal física. En todo caso se hará referencia a una comprobaciónmanera que sea requerida a la autoridad saliente cualquier a satisfacción plena que cubra, entre otros, los aspectosdiferencia u omisión con respecto a lo reportado. siguientes:Además de la designación de los responsables de la • Plena correspondencia entre bienes que se describen yverificación y corroboración de la veracidad y correcta los que se presentan físicamente como tales.correspondencia entre lo informado y lo constatado por • Número de bienes o cantidades de medición en plenamedios físicos, es importante que el Presidente Municipal equivalencia entre lo que existe realmente y lo que seentrante, nombre a custodios de los bienes que deban reporta.resguardarse de inmediato, para evitar que ocurran • Estado físico de los bienes, los cuales deberán estar enincidentes que los afecten. En este caso, se establece condiciones adecuadas de carácter físico, conservación ycomo medio general de control que los funcionarios del funcionalidad, de no ser así, debiera haberse anotado en elayuntamiento en funciones sean los que responsan por la reporte su situación real.integridad de los bienes que correspondan a sus respectivosdespachos conforme a los inventarios y asignaciones • Lugar asignado y lugar en que se encuentras físicamenteadministrativas, programáticas y presupuestarias que el bien, en plena concordancia.les hayan sido autorizadas y que obren bajo su cargo. • Resguardos físicos documentados con la firma del titularTambién habrá que mencionar que en ocasiones el nuevo del área y su plena correspondencia con la persona queayuntamiento no realiza todos los nombramientos de hace la entrega física de instalaciones y bienes.funcionarios en la primera sesión, por lo cual se entiende 45 • Revisión en orden de inventarios y localización en elque la responsabilidad de los funcionarios en funciones mismo orden de los bienes relacionados.no prescribe de manera automática al ingresar las nuevasautoridades, sino que, se requiere un acto jurídico laboral, En el proceso de verificación física, intervienen los custodioscomo la renuncia o la liquidación para que esto tenga y toda revisión se formaliza mediante acta administrativaefectos legales. de hallazgos y confrontas. Como ejemplo de las actividades generales que se llevan a la práctica en el proceso deVe r i f i c a c i ó n f í s i c a d e l o s b i e n e s d e l p a t r i m o n i o revisión física se transcriben algunas medidas establecidasmunicipal. en el Manual de Entrega – Recepción de los Ayuntamientos del Estado de Chiapas.38Además de la entrega jurídica-formal y documental es “Se sugiere que la verificación física sea efectuada por cadaindispensable proceder a una revisión física de todos los uno de los titulares de las áreas, ya que son responsablesbienes y recursos que integran el patrimonio municipal, las de los bienes que tienen bajo su custodia; se deberá revisaroficinas, materiales y equipo de toda naturaleza. la información contenida en los 38 formatos de acuerdo a lo siguiente:Los procedimientos de revisión e inspección debenformar parte del acuerdo general establecido en el Acta38 Órgano de Fiscalización Superior del Congreso del Estado, Manual de Entrega-Recepción de los Ayuntamientosdel Estado de Chiapas. Págs. 21 y 22. http://www.ofscechiapas.gob.mx/normatividad/entregarep.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 46. Recursos Humanos proporcionados en los formatos correspondientes. Es importante señalar que la verificación física deberá Además de recibir el organograma correspondiente, se abocarse a los bienes de mayor costo continuando en debe verificar que el Ayuntamiento cuente con una copia orden decreciente hasta aquellos que por su cuantía sean del nombramiento de cada servidor público, documento considerados irrelevantes. principal que ampara cualquier erogación por sueldos y salarios; también se deberá constatar que se cuente R e c u r s o s F i n a n c i e ro s con los movimientos nominales (altas, bajas, cambios) correspondientes, debidamente respaldados con las Para la verificación de los Recursos Financieros, se propone autorizaciones necesarias. que partiendo de lo registrado en el Estado Financiero específicamente en lo que se refiere a los rubros de Activo Independientemente de que la presidencia maneje o no el y Pasivo, verificar las cantidades contra los analíticos área administrativa (encargada de los recursos humanos), correspondientes de cada una de las diferentes cuentas. el Ayuntamiento debe contar con los expedientes del personal, los cuales deberán contener como mínimo: Se deberá verificar que la documentación soporte de las o Nombramiento. operaciones cumpla con la Normatividad Hacendaria para o Solicitud de empleo. la Presentación de las Cuentas Públicas Municipales y o Fotografías. con los requisitos fiscales y administrativos establecidos o Constancias de estudio. por las autoridades correspondientes. Estas operaciones o Acta de Nacimiento. deberán estar debidamente registradas en la contabilidad y su documentación deberá estar ordenada y clasificada, Además deberá contar con los expedientes de nóminas; de tal manera que permita observar su correcto apego a los plantillas de personal con lineamientos establecidos.46 Nombre, puesto, área de adscripción, fecha de ingreso y Irregularidades sueldo; constancias de cambios, incapacidades, licencias, etc. La entrega y aceptación de los documentos de los diferentes Con base en la documentación anterior es pertinente paquetes (Expediente Protocolario) no liberan de efectuar una verificación del personal comisionado, así responsabilidades a los Ayuntamientos salientes; por tanto, como del personal con licencias, permisos e incapacidades. cuando se presente alguna irregularidad, el Ayuntamiento Cualquier incidente, irregularidad o faltante de entrante tomará nota, debiendo informar de ello al órgano documentación, deberá especificarse en el formato que de Fiscalización Superior del Congreso del Estado para los corresponda. efectos que correspondan. Recursos Materiales Con lo anterior, se busca que el cambio de administración municipal se realice en un ambiente de cooperación Por lo que se refiere al Patrimonio Municipal en cuanto a los y solidaridad por parte de todos los funcionarios que Bienes Muebles e Inmuebles; así como, a los Archivos del intervienen.” Ayuntamiento, deberán ser verificados físicamente por los miembros que el Ayuntamiento entrante haya designado apoyándose en los inventarios, relaciones y resguardos ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 47. Ejecución de arqueos y fondos de valores “Artículo 43. Una vez concluida la entrega-recepción, el Ayuntamiento entrante designará una comisión especial,En esta etapa se hace la revisión física de la documentación integrada de manera plural y proporcional a la conformaciónoficial, actualizada y con sus respectivas autorizaciones, del Ayuntamiento, que se encargará de analizar elcorrespondiente a la información de carácter Financiero- expediente integrado con la documentación conducente,Contable: Estados de Situación Financiera, Cortes de debiendo elaborar con la participación de la contraloríaCaja, Relación de Cheques por Entregar, Libros Contables, municipal, un informe en un plazo de treinta días hábiles.Expedientes de Proveedores, Acreedores y Otros, y toda la El informe deberá referirse a todos y cada uno de los puntosinformación que integra tanto la Cuenta Pública Municipal, contenidos en el expediente a que se refiere el artículo 41como los Informes Trimestrales de Avance de Gestión de la presente ley; el cual se someterá dentro de los quinceFinanciera, correspondientes al ejercicio que concluye en días hábiles siguientes al conocimiento y consideraciónel momento de la entrega recepción. del Ayuntamiento, y éste podrá llamar a los servidoresLos arqueos que se realicen deben tener una correspondencia públicos que intervinieron en el acta de entrega-recepción,exacta de registros de flujo de ingresos y pagos, con las para solicitar cualquier información o documentaciónrespectivas denominaciones identificadas en el numerario, relacionada con la misma; los que estarán obligados adichos arqueos incluyen los conceptos de: Caja, Ingresos, proporcionarla y atender las observaciones consecuentes.Fondos Fijos, y Otros Valores. Artículo 44. Sometido a su consideración el dictamen, elLos Estados de cuenta deberán estar actualizados al día Ayuntamiento emitirá el acuerdo correspondiente, mismode la revisión y, en su caso, hasta el cambio de firma de que no exime de responsabilidad a los integrantes ytitulares de las cuentas. servidores públicos del Ayuntamiento saliente.4a. Etapa de la Fase 2. Analizar, comprobar y aclarar los El Ayuntamiento, dentro de los quince días hábiles siguientes, remitirá copia del expediente de entrega- 47informes del documento de la entrega recepción. recepción al Congreso del Estado, para efecto de revisiónEn esta etapa se realiza la revisión conjunta, entre de las cuentas públicas municipales.”representantes del ayuntamiento saliente y las nuevas De lo anterior se desprende que de no proporcionar el servidorautoridades, de la información contenida en el informe público saliente las aclaraciones que le fueron solicitadas,y la realización de acuerdos para que se solventen las se estará a lo dispuesto por la Ley de Responsabilidadesobservaciones presentadas en los procesos de verificación Administrativas de los Servidores Públicos del Estado.física y arqueos de fondos y valores, así como de la revisiónde los documentos que detallan la organización, sistema de 5a. Etapa de la Fase 2. Elaboración del Acta General de laadministración de personal, planes, programas, reglamentos, entrega recepción revisadaarchivos, libros de actas y demás componentes que forman El representante del ayuntamiento entrante, tiene laparte de la administración municipal. responsabilidad de integrar el Acta general de la entregaLos términos de la revisión y el procedimiento para la recepción revisada y corroborada con la verificación física yatención re irregularidades por lo general forman parte documental, así como por los arqueos de fondos y valores,de la Ley Orgánica Municipal, al respecto se transcribe lo entre otras medidas de verificación efectuadas.siguiente de la Ley Orgánica Municipal para el Estado deGuanajuato:3939 Ley Orgánica Municipal para el Estado de Guanajuato. Artículos 43 y 44. http://www.congresogto.gob.mx/le-gislacion/Leyes/acrobat/OMEstado2.pdf ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 48. El acta debe incorporar los reportes de observaciones en: http://www.osfem.gob.mx/Vinculos/lineamientos/ emitidas, observaciones solventadas y observaciones no MER2009.pdf solventadas, con sus respectivos antecedentes y Oficios de Guía Técnica para la Entrega Recepción Municipal del Estado de Puebla. Órgano de Fiscalización del Estado de aviso a la Contraloría Interna del Municipio, así como para Puebla. H. Congreso del Estado. Puebla, Puebla, 2010. la Comisión de Hacienda del H. Ayuntamiento. El proyecto Publicada en http://www.ofspuebla.gob.mx/files/ de Acta deberá presentarse al Presidente Municipal para guiaentregarecepcion2010.pdf ser aprobada en una primera instancia, posteriormente 4. Programa de recopilación e integración de información el propio Presidente Municipal, en caso de no tener (Se sugiere una planeación que, como mínimo inicie en el observaciones, la presentará en sesión de Cabildo para segundo trimestre del tercer año de gobierno y concluya su respectiva aprobación, a efecto de enviarla al órgano un mes antes de la sesión de entrega – recepción) superior de fiscalización del estado para su revisión y 5.Productosquedebenentregarlosdiferentesresponsables validación definitiva. al funcionario que consolidará la información en el Informe General de la entrega recepción. Ejercicio para el año tres Ejercicio de aprendizaje: Elabore un plan de trabajo para la entrega – recepción de una administración municipal, conforme a los siguientes elementos de organización, distribución de tareas, calendarización y productos que deban elaborarse e integrarse.48 1.Designaciónderesponsablesdelprocesoderecopilación de información 2.Designacióndelfuncionarioresponsabledelaintegración del Informe de la entrega recepción 3. Principales tareas para la recopilación de información: Instrucciones generales para todas las áreas. Listado de información requerida y asignación de las áreas que deban proveerla. Para la elaboración de la Lista de Información, puede retomar la información que se prevé en los siguientes documentos: “Lineamientos para la Entrega-Recepción de la Administración Pública Municipal, Dependencias Administrativas y Organismos Descentralizados Municipales.” Poder Legislativo. Órgano de Fiscalización Superior de Fiscalización del Estado de México. Publicado ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 49. 49ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL
  • 50. 50 ENTREGA – RECEPCIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL

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