1.3 políticas e instrumentos de control
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1.3 políticas e instrumentos de control 1.3 políticas e instrumentos de control Document Transcript

  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 20071.3 POLÍTICAS E INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTOCon base a las metas e indicadores las políticas de monitoreo, avance y control son las siguientes:Políticas de monitoreo y control de entregables 1. Los entregables deberán cubrir las cualidades descritas en los instrumentos correspondientes. 2. Los entregables deberán contar con todos los componentes especificados para cada uno.Políticas de avance 1. Para determinar el grado de avance de proyecto se considerarán: a. El porcentaje realizado de cada actividad. b. El porcentaje de avance en cada entregable. c. Las actividades realizadas para establecer el porcentaje de avance de la etapa. d. El porcentaje de los entregables terminados según el cronograma. 2. La revisión de avance se realizará con base en instrumentos de revisión. 3. El avance se revisará por equipo en las reuniones quincenales y a través de los informes entregados al director del proyecto. 4. Se revisará el avance a partir del cronograma.Políticas de control 1. Desviación de más / menos 5% de tiempo de atraso en alguna de las actividades 2. Carencia o insuficiencia de los criterios o verificables de los entregables 3. Algún participante del proyecto no esta cumpliendo con sus tiempos y actividades en un 10% Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007INSTRUMENTOS DE CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTOSe utilizará el método de Análisis de Valor Acumulado (Earned value) con la siguiente matriz paraestablecer la relación entre el trabajo realizado, el coste incurrido y el plazo, comparando todas estasmediciones con lo establecido en el plan de proyecto. Análisis de valor acumulado por etapas Etapas 1 2 3 4 5 6Valores Avance esperado (%)Presupuesto Asignado ($)Avance real (%) Gastos ($) Valor acumulado (% a $)Se utilizarán los siguientes instrumentos para verificar en avance y calidad de los entregables. Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 1 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTOEntregable Fundamentación del proyecto y propuesta.Responsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿El documento de presentación de la propuesta utilizareferencias de organismos internacionales para sustentar laimportancia y pertinencia del proyecto?Sí___ No___¿El documento hace referencia a un caso o ejemplo dedesarrollo de plan tecnológico en un contexto con característicassimilares al uruguayo?Sí___ No___¿En el documento y en la presentación de la propuesta semuestra la relación de una realidad o necesidad educativa con lapropuesta de intervención?Sí___ No___¿Se explica cómo la propuesta de intervención da respuesta a lanecesidad o realidad educativa?Sí___ No___¿El presupuesto y su ejercicio para la realización de la propuestason claros y suficientes?Sí___ No___¿Existe una cita (fecha, lugar, modalidad, hora) acordada para la Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007presentación del propuesta?Sí___ No___¿La propuesta se presentó según lo planeado?Sí___ No___¿Existe una cita (fecha, lugar, modalidad, hora) acordada paradar a conocer la resolución del consejo?Sí___ No___¿Se informó oportunamente la resolución según lo acordado?Sí___ No___¿Se ha recibido alguna comunicación de parte del consejorespecto a la propuesta?Sí___ No___¿Se enviaron solicitudes de respuesta al consejo?Sí___ No___¿Se confirmó de recibido las solicitudes hechas al consejo?Sí___ No___¿Existe relación (incluyendo fechas envío y nombre dereceptor)? AnexarSí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 1 JUSTIFICACIÓN DEL PROYECTOEntregable ContratoResponsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿El contrato especifica claramente las fechas de inicio, término yduración del proyecto?Sí___ No___¿El contrato muestra claramente el alcance del proyecto?Sí___ No___¿Se incluyen en el contrato las responsabilidades tanto delprestador de servicios como del contratante, así como losentregables que recaen en cada una de las partes?Sí___ No___¿El contrato establece la cantidad a pagar al prestador deservicios, especificando fechas y modalidad de pago?Sí___ No___¿El contrato está firmado debidamente por las partes?Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 2 DIAGNÓSTICO DE LA TECNOLOGÍA Y POSICIONAMIENTO DE AUEFAEntregable Diagnóstico de necesidades de capacitación e integración de tecnología en AUEFAResponsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007¿El diagnóstico incluye el No. de computadoras en cada EFA y/ocomunidad? Sí___ No___¿El diagnóstico incluye la capacidad de memoria RAM de lascomputadoras de cada comunidad? Sí___ No___¿Se indica si hay acceso a Internet en cada EFA y/o comunidadasí como el tipo de conexión y velocidad promedio? Sí___No___¿Se indica Indique el software instalado en el equipoespecificando la versión? Sí___ No___¿El diagnóstico da cuenta de las necesidades de capacitación delos docentes? Sí___ No___¿El diagnóstico presenta la jerarquización de dichasnecesidades y da cuenta de los criterios usados para establecerla prioridad de las necesidades? Sí___ No___¿Estos criterios fueron consensuados por el equipo de trabajo?Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 2 DIAGNÓSTICO DE LA TECNOLOGÍA Y POSICIONAMIENTO DE AUEFA Equipo de trabajo conformadoEntregable Matriz de responsabilidadResponsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿Los integrantes del equipo de trabajo fueron seleccionados apartir de un perfil establecido? Sí___ No___¿Las funciones y responsabilidades de los integrantes del equiposon claras? Sí___ No___¿Las funciones y responsabilidades de los integrantes del equiposon suficientes y cubren las actividades previstas en el proyecto?Sí___ No___¿Se consideró la participación de personas clave para unaparticipación eventual en el proyecto? Sí___ No___¿La matriz de responsabilidad incluye a todos los implicados enel proyecto? Sí___ No___¿La matriz del proyecto especifica las responsabilidades de cadaintegrante en cada etapa, actividad y entregable? Sí___ No___¿Los integrantes del equipo están de acuerdo con lasresponsabilidades asignadas? Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 2 DIAGNÓSTICO DE LA TECNOLOGÍA Y POSICIONAMIENTO DE AUEFAEntregable Declaración sobre las tecnologías y el aprendizaje para la AUEFAResponsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿La construcción de la declaración parte de los resultados deldiagnóstico previo y responde a dichas necesidades? Sí___No___ Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007¿Existió participación y consenso de todos los miembros delequipo en la construcción de la declaración? Sí___ No___¿La declaración muestra la visión de la AUEFA sobre lastecnologías y el aprendizaje? Sí___ No___¿Esta declaración es fácil de comunicar y fácil de comprender?Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 3 DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN DEL AVA Definición de criterios pedagógicos (modelo educativo) y técnicos para el desarrolloEntregable de AVA.Responsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿Los principios pedagógicos se encuentran claramente definidosy explícitos? Sí___ No___¿Los lineamientos metodológicos están claramente definidos yexplícitos? Sí___ No___¿Los lineamientos metodológicos propuestos son acordes conlos principios pedagógicos? Sí___ No___El sistema de evaluación incluye y describe claramente almenos:-Criterios Sí___ No___-Mecanismos Sí___ No___-Sujetos de la evaluación (roles) Sí___ No___-Acreditación Sí___ No___¿El modelo educativo es aprobado por el consejo AUEFA?Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 3 DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN DEL AVAEntregable Comparativo de plataformas de formación.Responsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿El comparativo incluye el análisis de al menos 3 plataformas deformación de código abierto? Sí___ No___El comparativo incluye la descripción de los siguienteselementos para cada una de las opciones consideradas:-características básicas Sí___ No___-metadatos Sí___ No___-utilidades que generan ambientes de comunicación y trabajoSí___ No___-Funciones que permite Sí___ No___-Roles que identifica Sí___ No___-Herramientas que permitan evaluación de la intervenciónpsicopedagógica y curricular que el sistema soporta Sí___No___¿El análisis muestra claramente las ventajas y desventajas de Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007cada opción en relación al modelo educativo AUEFA? Sí___No___¿El análisis concluye con una recomendación fundamentada dela plataforma de formación que más se ajusta al modeloeducativo AUEFA? Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 3 DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN DEL AVAEntregable Manual preliminar del AVAResponsable:Fechas deverificación Verificables ObservacionesEl manual preliminar del AVA incluye:-Descripción de Plataforma de formación Sí___ No___-Delimitación de espacios y relaciones del AVA Sí___ No___-Descripción de roles y responsabilidades de usuarios Sí___No___-Mapa de procesos Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 3 DESARROLLO Y DESCRIPCIÓN DEL AVAEntregable Programa pilotoResponsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿El programa piloto indica quiénes integrarán el grupo piloto ycuál será su rol durante la prueba? Sí___ No___¿Se incluyen las guías, actividades, insumos informativos,materiales multimedia para la prueba? Sí___ No___¿Existen guías diferenciadas para los roles que participan en laprueba piloto? Sí___ No___¿Se cuenta con todos insumos del programa piloto en formatodigital? Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DEL AVAEntregable Plataforma virtual (incluye diseño gráfico y archivos de los cursos).Responsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿El sitio web AUEFA se encuentra disponible en Internet? Sí___No___¿El sitio web es amigable y fácil de navegar por el usuario?Sí___ No___ Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007¿El acceso a la plataforma de formación es fácil de identificar porel usuario? Sí___ No___¿El programa piloto se encuentra disponible en la plataforma deformación? Sí___ No___¿Se puede acceder sin problema a todos los recursos delprograma piloto en línea? Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DEL AVAEntregable Informe de evaluación piloto (incluye consideraciones para rediseño).Responsable:Fechas deverificación Verificables ObservacionesEl informe presenta su apreciación de lo sucedido en AVAdurante el pilotaje en los siguientes rubros:-Uso de espacios y recursos del AVA Sí___ No___-Contenidos del curso Sí___ No___-Interacción/comunicación entre usuarios Sí___ No___-Manejo de las herramientas de AVA Sí___ No___-Acceso y velocidad a Internet Sí___ No___-Usabilidad y amigabilidad Sí___ No___-Apego o correspondencia con el modelo educativo Sí___No___-Satisfacción de usuarios Sí___ No___¿El informe del pilotaje expresa claramente fortalezas ydebilidades del AVA? Sí___ No___¿El informe presenta recomendaciones puntuales para elrediseño o ajustes del AVA? Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DEL AVAEntregable Manual definitivo del AVA.Responsable:Fechas deverificación Verificables ObservacionesEl manual de AVA del AVA incluye la versión actualizada yaprobada a partir de la prueba piloto de:-Descripción de Plataforma de formación Sí___ No___-Delimitación de espacios y relaciones del AVA Sí___ No___-Descripción de roles y responsabilidades de usuarios Sí___No___-Mapa de procesos Sí___ No___¿El manual de AVA permite al usuario utilizar el AVAdependiendo de su rol? Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyecto Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007Etapa 5 CAPACITACIÓN A USUARIOS E IMPLANTACIÓN DEL AVAEntregable Programa y materiales la capacitación.Responsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿El programa de capacitación muestra claramente objetivos,contenidos, estructura, metodología y modalidad del curso?Sí___ No___¿El programa de capacitación considera en su diseño eldiagnóstico previamente elaborado? Sí___ No___¿El programa de capacitación es congruente con el modeloeducativo AUEFA? Sí___ No___¿Se utilizan las TIC, concretamente el AVA como un medio oherramienta de capacitación? Sí___ No___¿Se incluyen las guías, actividades, insumos informativos,materiales multimedia para la capacitación? Sí___ No___¿Existen guías diferenciadas para los roles que participan en lacapacitación (monitores y aseores)? Sí___ No___¿Existen parámetros y mecanismos de evaluación y acreditaciónde los usuarios en la capacitación? Sí___ No___¿Se cuenta con todos insumos del programa de capacitación enformato digital? Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 5 CAPACITACIÓN A USUARIOS E IMPLANTACIÓN DEL AVAEntregable Programa de formación AUEFA (cursos y materiales)Responsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones¿El programa institucional de formación responde a lasnecesidades detectadas en el diagnóstico previo? Sí___No___¿El programa de formación es congruente con la declaraciónsobre la tecnología y el aprendizaje elaborada? Sí___ No___¿Existe una estructura organizacional responsable de laformación de los monitores en la institución? Sí___ No___¿Los puestos y funciones de dicha estructura están claramentedefinidos? Sí___ No___¿El programa de formación AUEFA describe los objetivos, metasy principales líneas de acción de la institución para la formaciónde sus monitores? Sí___ No___¿El programa de formación AUEFA muestra un mapa o recorridocurricular de formación? Sí___ No___¿El programa incluye incluyen las guías, actividades, insumosinformativos, materiales multimedia para llevarlo a cabo? Sí___No___¿Existen parámetros y mecanismos de evaluación y acreditaciónde la formación de los monitores? Sí___ No___¿Existe un calendario definido para el programa de formaciónAUEFA? Sí___ No___¿Se presenta la matrícula de los monitores a formar y de losasesores trabajarán en el primer ciclo? Sí___ No___ Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007 Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 6 CAPACITACIÓN A USUARIOS E IMPLANTACIÓN DEL AVAEntregable Expediente del proyecto.Responsable:Fechas deverificación Verificables ObservacionesEl expediente del proyecto incluye:1 PROYECTO TICS AVA-AUEFA 1.1 Antecedentes y contextualización 1.2 Justificación 1.3 Beneficios e impacto 1.4 Marco institucional: Las escuelas familiares agrarias en Uruguay 1.5 Objetivos 1.6 Descripción del proyecto2 DIAGNÓSTICO DE NECESIDADES DE CAPACITACIÓN E INTEGRACIÓN DE TECNOLOGÍA EN AUEFA 1.7 Diagnóstico de necesidades de capacitación e integración de tecnología en AUEFA 1.8 Declaración sobre las tecnologías y el aprendizaje para la AUEFA3 AMBIENTE VIRTUAL DE APRENDIZAJE 1.9 Criterios pedagógicos y tecnológicos de AVA 1.10 Descripción de espacios e interacciones en AVA 1.11 Descripción de roles y responsabilidades de usuarios de AVA 1.12 Análisis comparativo de plataformas de formación 1.13 Manual preliminar de AVA4 INSTALACIÓN Y PILOTAJE DE AVA 1.14 Requerimientos técnicos y equipo para la instalación y configuración de AVA 1.15 Descripción de la prueba piloto 1.15.1 Materiales 1.15.2 Muestra 1.15.3 Metodología 1.15.4 Resultados 1.15.5 Consideraciones para el AVA5 CAPACITACIÓN DE LOS USUARIOS 1.16 Programación de la capacitación 1.16.1 Objetivos 1.16.2 Estructura 1.16.3 Contenidos 1.16.4 Metodología 1.16.5 Modalidad 1.16.6 Equipo y materiales para la capacitación6 EVALUACIÓN DEL PROYECTO 1.17 Modelo de evaluación 1.18 Evaluación de los objetivos 1.19 Evaluación del desempeño del equipo de trabajo 1.20 Evaluación del ejercicio presupuestal 1.21 Evaluación de la calidad7 CONTROL Y SEGUIMIENTO DEL PROYECTO 1.22 Estrategias de seguimiento del proyecto Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007 1.23 Herramientas de seguimiento del proyecto 1.24 Evidencias 1.24.1 Reportes de etapa 1.24.2 Listas de cotejo 1.24.3 Minutas de reunión 1.24.4 Diagrama Gantt de seguimiento 1.24.5 Contratos 1.24.6 Órdenes de compra 1.24.7 Formato de control del ejercicio presupuestal Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 6 CAPACITACIÓN A USUARIOS E IMPLANTACIÓN DEL AVAEntregable Informe de evaluación del proyectoResponsable:Fechas deverificación Verificables Observaciones El informe de evaluación describe claramente: -Modelo de evaluación Sí___ No___ -Evaluación de los objetivos Sí___ No___ -Evaluación del desempeño del equipo de trabajo Sí___ No___ -Evaluación del ejercicio presupuestal Sí___ No___-Evaluacion de la calidad Sí___ No___ ¿El informe de evaluación da cuenta de los cambios y acciones correctivas y/o preventivas realizadas durante el desarrollo del proyecto? Sí___ No___ ¿El informe de evaluación muestra claramente los resultados obtenidos con la implementación del proyecto? Sí___ No___ ¿El informe de evaluación incluye las lecciones aprendidas durante el proyecto? Sí___ No___ ¿El informe de evaluación incluye conclusiones y consideraciones/recomendaciones para la continuidad del proyecto? Sí___ No___ Clave delInstrumento de verificación de entregable proyectoEtapa 6 EVALUACIÓN Y CIERRE DE LA INTERVENCIÓNEntregable Presentación ejecutiva de los resultados del proyectoResponsable:Fechas deverificación Verificables ObservacionesLa presentación ejecutiva muestra de manera clara y sencilla lossiguientes aspectos: -Modelo de evaluación Sí___ No___ -Evaluación de los objetivos Sí___ No___ -Evaluación del desempeño del equipo de trabajo Sí___ No___ -Evaluación del ejercicio presupuestal Sí___ No___ Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007-Evaluación de la calidad Sí___ No___ Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007Se utilizará el siguiente instrumento para registrar avances, incidencias y ajustes en las actividades de cada etapa. Se presenta el instrumento para la etapa 1 del proyecto. Diana Dolores Janitzio De León Cerda
  • Instrumento de seguimiento de actividades ETAPA 1Fecha Responsable Actividades Incidencias Ajustes Diana D. J. De León Cerda Descripción de de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Documento Tipo de Acción Subsecuentes Plan de ajuste p/Nombre de actividad Verificación Descripción Plan de acción desviación intervención correctiva afectadas subsecuentes Diciembre, 2007 El resultado de la actividad es de acuerdo a lo proyectado Sí___ No___ El resultado de la actividad se realizo dentro del tiempo estipulado para su realización Sí___ No___ La actividad ha sidoanalizar contexto concluida satisfactoria Sí___ No___ Todos los participantes proyectados para la actividad participaron en su realización Sí___ No___ Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones El resultado de la actividad es de acuerdo a lo proyectado Sí___ No___ El resultado de la actividad se realizo dentro del tiempo estipulado para surecabar realización Sí___información No___(estado de la La actividad ha sidocuestión) concluida satisfactoria Sí___ No___ Todos los participantes proyectados para la actividad participaron en su realización Sí___ No___ Diana Dolores Janitzio De León Cerda Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones Observaciones El resultado de la
  • Diana D. J. De León Cerda Documento de trabajo para la asignatura de Operación de proyectos MTA Diciembre, 2007Autoriza: Nombre, Firma y FechaInstrumento para el control del ejercicio presupuestal Fecha de Comprobantes deConcepto Presupuestado Ejercido Diferencia Observaciones ejercicio gasto Diana Dolores Janitzio De León Cerda