Administração contratual não é (só) pleito

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Administração contratual não é (só) pleito
Executando um gerenciamento contratual eficiente, muitos pleitos podem ser
evitados e terem suas situações de origem identificadas e solucionadas sem
desgastes excessivos
Por Decio Dalke Junior
A estruturação de uma equipe voltada especialmente para a elaboração de pleitos é prática
comum entre as empresas da construção, especialmente as que prestam serviço ao poder
público. A necessidade de elaboração destes pleitos pela contratada normalmente nasce da
constatação de que esta foi prejudicada, pois o cronograma executivo desviou-se muito do
planejado originalmente (ou do último replanejamento). Ou então o custo orçado estoura antes
do final do projeto, obrigando a contratada a desviar a verba de contingência (quando há) para
cobrir o custo operacional do projeto - ou pior, diminuir o percentual de lucro estimado até
mesmo a níveis de "empate" entre faturamento e despesas.
É inadmissível identificar somente no momento da elaboração do pleito que existe uma
lacuna de informações em processos não monitorados e resultados não mensurados
Empresas mais estruturadas já iniciam o projeto com equipe de Administração Contratual (ADC),
acompanhando o contrato para buscar "furos" e oportunidades de aumentar o faturamento. Em
ambas as situações, a administração contratual normalmente é tida como um departamento à
parte do processo rotineiro do contrato, acionado em eventos específicos e com propósitos
diretos: ganho ou recuperação financeira ou, em último caso, defesa de penalidades contratuais.
O que acontece nas situações onde a administração contratual é acionada? Sobrecarga aos
demais setores, especialmente o planejamento, na elaboração de estudos, documentos,
levantamento de informações (mal) registradas e comunicações com o cliente - além de outros
documentos que forem julgados pertinentes ao pleito específico. Ou seja, o produto gerado pela
rotina de cada setor não é suficiente para comprovar a correta execução do contrato ou para
garantir direitos quando estes forem ameaçados ou sonegados na relação contratual pelo
contratante. Como citado no artigo do professor Alvaro Camargo em seu blog, disputas entre
contratante e contratado só serão resolvidas de forma satisfatória se os fatos e evidências
tiverem sido (muito) bem documentados. (Camargo, Alvaro: A burrice nos processos de
Administração Contratual. http://alvarocamargo.wordpress.com/2009/12/03/burrice-contratual/.
Acessado em 13 de fevereiro de 2013).
Infelizmente, na maior parte dos casos, o produto gerado pelos setores responsáveis pela
execução do projeto sequer é suficiente para um correto monitoramento da execução do contrato
tornando a ADC uma atividade disparada por um gatilho de emergência.
Nova proposta para a ADC
A nova (ou correta) proposta para a Administração Contratual é que ela faça parte dos
processos de gerenciamento e monitoramento do contrato, nascendo no Gerenciamento da
Integração e sendo um novo e complementar foco nos processos de Planejamento e Controle. O
gerenciamento de mudanças que seria a principal ferramenta da Administração Contratual deve
estar perfeitamente integrado a um correto Gerenciamento do Escopo e Gerenciamento do
Tempo.
Mas muito mais que isso, a função primária da Administração Contratual deve ser a garantia da
correta execução do Contrato, ou seja, uma ferramenta primordial ao gerente do projeto na
garantia da execução de todas as cláusulas e normas pertinentes ao projeto. E entenda-se como
garantia o monitoramento constante da execução das obrigações contratuais. Pois só cobra
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garantia o monitoramento constante da execução das obrigações contratuais. Pois só cobra
quem não deve. E só não deve quem já fez (ou achou alguém que faça).
A ADC começa no completo mapeamento das definições de escopo, direitos e obrigações
contratuais. Passa pela divulgação massiva destas informações a todo o time do contrato e
fundamenta-se no monitoramento desta execução. Com a criação de checks e holdpoints é
possível identificar situações conflitantes, acompanhar o desenrolar das mesmas utilizando
ferramentas e informações próprias da execução do projeto e, se houver realmente a
necessidade da elaboração de pleito, que este seja o final do processo de controle e não o início
de novos processos. É inadmissível identificar somente no momento da elaboração do pleito que
existe uma lacuna de informações em processos não monitorados e resultados não mensurados.
A Administração Contratual deve ser guia já na elaboração da Estrutura Analítica do Projeto
(EAP), pois deve antever necessidades adicionais de controle em pontos críticos do contrato
(fornecimento de um equipamento pelo cliente, por exemplo). Assim, eventuais desvios poderão
ser facilmente controlados pelos processos rotineiros de gerenciamento, diminuindo a
probabilidade de lacunas de informações em momentos de conflito. A indefinição de quais dados
devem ser coletados, ou falhas nos processos de aquisição, são danosas e podem acabar com a
possibilidade de sucesso de um pleito, até mesmo com a possibilidade de elaboração do mesmo.
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Pleito como instrumento da ADC
Este artigo não se propõe a discutir técnicas ou ferramentas de monitoramento do contrato ou
estratégias na elaboração de pleitos. Mas trazer luz à visão de que o pleito é uma consequência
de um contrato muito bem executado, gerenciado e monitorado. Pleito é um dos frutos da
Administração Contratual, não o principal objetivo.
O pleito, apesar de muitas vezes ser justo e de direito, depende de aceitação do cliente. E esta
aceitação normalmente é conflitante aos interesses dos stakeholders (prazo e custo).
Tomando como exemplo a nova postura de uma das maiores contratantes do Brasil, a Petrobras,
esta ferramenta como forma de equalização do equilíbrio do contrato ficará de uso muito mais
restrito. Não é mais "fato certo" a aprovação de pleito para recuperação da margem necessária
após assinatura do contrato ganho com preços inferiores aos mínimos necessários. (Filgueiras,
M. Luiza: Acabou a mamata na Petrobras. Exame On line. 26 de novembro de 2012.
http://exame.abril.com.br/revista-exame/edicoes/1029/noticias/acabou-a-mamata. Acessado em
13 de fevereiro de 2013).
Isto significa que o uso da reivindicação de prazo e custo, mais do que nunca, deverá ser feito
com grande embasamento, fruto de um processo de controle muito mais abrangente e eficaz do
que o praticado pela maioria das empresas atualmente no mercado de construção e montagem.
Como um pleito é objeto de discussão entre cliente e contratado, parte-se do princípio de
idoneidade e lisura na relação comercial. Mesmo assim, a correta interpretação e aceitação do
pleito dependem de cláusulas contratuais com definições claras em relação a desvios de prazo e
custo. Infelizmente esta clareza contratual não é presente na maior parte dos contratos. Pode-se
ainda adotar critérios e orientação, como os indicados pela Society of Construction Law (SCL)
em seu Delay and Disruption Protocol (Society of Construction Law. Delay and Disruption
Protocol. Disponível em http://www.eotprotocol.com/. Acesso em 13 de fevereiro de 2013). Este
documento é um excelente guia sobre a condução do contrato, desde a aquisição de registros
até os critérios de definição de pleito e sua análise. Mesmo assim, o sucesso do pleito
dependerá da aceitação do cliente. E nos piores casos da intervenção de terceiros como árbitros
ou até mesmo a justiça.
Executando um gerenciamento não só eficaz, mas eficiente, muitos pleitos podem ser evitados e
terem suas situações de origem identificadas quando ainda podem ser tratadas como eventos
futuros, antes de impactarem no tripé prazo x qualidade x custo e serem administradas sem
maiores desgastes, no gerenciamento de mudanças.
Decio Dalke Junior, formando em Engenharia de produção e consultor em Planejamento e
Gerenciamento de Projetos (decio.dalke@complangerenciamento.com.br)
Grupo Seier
www.seier.com.br
Gestão de Estoque e Inventários.
Contacte-nos: (21) 3553-3033

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