Sistematización de la Mejora de Procesos

“ Sistematización de la Mejora de Procesos” Yadixa Martínez

Objetivo
Dar a conocer un ejemplo de la sistematización del proceso de mejora de procesos
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Agenda
Qué es mejora de procesos?
Iniciándose en mejora de procesos
Qué se dice sobre la mejora de procesos?
Qué debemos hacer?
Propuesta del proceso
Uso de herramientas de apoyo
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CMMI : The purpose of Organizational Process Focus (OPF) is to plan, implement, and deploy organizational process improvements based on thorough understanding of the current strengths and weaknesses of the organization’s processes and process assets .
ISO 9001:2000 : 8.5.1 Mejora continua
Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas, y la revisión por la dirección
Mejora de Procesos 4

Necesidad de la organización para alcanzar mayor nivel de madurez de sus procesos en el tiempo (ya sea por compromiso contractual con los clientes como por estrategia de negocios, de forma organizada, estructurada y programada o más bien inmediata).
En ocasiones hay presión para que la organización mejore sus procesos y demuestre en el corto tiempo resultados.
Usualmente o no se dispone de una organización de calidad para hacerle frente a la situación.
Qué se hace típicamente? Responder a las exigencias, en el mejor de los casos, evaluando la situación, identificando problemas o desviaciones, determinando un plan de acción a seguir para corregir estas desviaciones.
Y en el peor de los casos? Reconocer los problemas y tomar acciones de inmediato, quizás hasta trabajando a la deriva.
El inicio 5

En ocasiones se ve la mejora de procesos como un conjunto de actividades que se inician cada vez que se quiere mejorar un proceso.
Algunas organizaciones lo enfrentan como una actividad estresante, es una obligación;
Otras tratan de aprender de la mejora, pero al aplicar las lecciones aprendidas, el resultado es bastante “pobre”;
Y otras lo tratan como una competencia básica para la organización, con una estructura organizacional, procesos, e incentivos que pretenden maximizar su ventaja competitiva
¿Qué dicen algunos autores? 6

Considerar la mejora de procesos como una función continua.
Diseñar un proceso sencillo, simple de implementar y monitorear.
Utilizar herramientas de apoyo.
¿Qué hacer? 7

Diseño del proceso 8

La entrada del proceso son las propuestas de mejoras que cualquier persona en la organización elabora
Estas propuestas de mejoras van mas allá de la identificación de oportunidades de mejora
Registro y evaluación
Las propuestas se registran en el sistema Jira, quien a través del correo notifica al equipo de Calidad
Periódicamente las solicitudes recibidas se evalúan en un primer nivel. Si son iniciativas que demandan un mínimo esfuerzo y se dispone de los recursos, se aprueba de inmediato
El equipo de Calidad apoya al solicitante en la “venta” de las propuestas que demanden mayor inversión
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Autor
Antecedentes
Objetivo
Justificación e impacto en el negocio
Alcance
Sponsors
Stakeholders
Equipo de trabajo
Estimado
Plan de trabajo
Recursos
Principales productos
Competencias y habilidades requeridas
Riesgos
Contenido de la propuesta de mejoras 10

Registre en esta sección los antecedentes que dan origen a la propuesta de mejoras, incluyendo los siguientes puntos, si es el caso:
Eventos que propiciaron la decisión de realizar una evaluación.
Repaso breve de la evaluación realizada que dieron con los hallazgos y recomendaciones
Contenido de la propuesta de mejoras Antecedentes 11

Especifique el propósito de la propuesta de mejora, debe expresar el estado deseado que se desea alcanzar. En general puede consistir en la implementación de las mejoras identificadas y presentadas en el informe de evaluación respectivo .
Contenido de la propuesta de mejoras Objetivo 12

Presente las razones por las cuales la organización necesita la mejora de sus procesos, en particular el que está siendo objeto de la mejora, los beneficios específicos que se esperan obtener con este esfuerzo, relacionando a su vez con los objetivos de negocios de la organización. Identifique también el impacto sobre los otros procesos de la organización.
Contenido de la propuesta de mejoras Justificación 13

Identifique el proceso de la organización objeto de la mejora, así como los procesos afectados y especifique las acciones más importantes a realizar en cada uno .
Contenido de la propuesta de mejoras Alcance 14

Especifique y describa, de acuerdo al ciclo de mejora de procesos siguiente, las principales actividades a realizar tanto en la fase de Análisis y Diseño, como en la fase de Implantación, donde:
“ The Process Improvement Cycle
Software process improvement is a continuous cycle. The following steps are adapted from the well-known Shewart cycle [Deming86].
1. Set expectations.
2. Assess the current practice.
3. Analyze the variance between expectation and practice.
4. Propose changes that will reduce the variance and thereby improve the process.
5. Plan the integration of the improvements into the existing process and update the process definition. If a formal process definition does not exist, it should be documented now.
6. Implement the improvements.
7. Perform the process as it is now defined.
8. Start over “
Plan de Trabajo Contenido de la propuesta de mejoras 15

Diseño del proceso 16

Planificar las mejoras a llevar a cabo en el periodo
Buscar presupuesto y sponsor
Planificación del periodo
Se llevan las propuestas de mejoras a reunión de planificación con los líderes de la organización
Se da cuenta de los logros obtenidos en periodos anteriores
Se somete a discusión de aprobación de recursos y priorización
Se elabora el plan del periodo
Asignación de líderes de
mejoras
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Desarrollo de las mejoras 18

Reunión de seguimiento del equipo de Calidad con los líderes de cada proyecto de mejoras
Reporte periódico del avance físico y financiero
Identificación de desviaciones, acciones correctivas y preventivas
Registro de métricas
Reporte a los lideres del avance y resultados
Seguimiento de las mejoras 19

Ciclo de vida de las Propuestas de Mejoras Asignación de: Presupuesto, Prioridad, Líder de la mejora y Sponsor. Elaboración del plan de mejoras Aprobada por el Equipo de Mejoras . Clasificación: Proyecto o iniciativa. Se busca presupuesto y aprobación del dueño del proceso 20 Actualización de datos: Fechas reales, estado y registro del esfuerzo

Uso de Herramientas JIRA y Correo 21

Registrando una PM en Jira Paso 1 22

Registrando una PM en Jira Paso 2 Continuación 23 Summary : Nombre corto de la mejora Unidad a la que pertenece Nombre de quien registra la PM (solicitante) Proceso a Mejorar Descripción, puede ser el objetivo y alcance Archivo “attachment” Propuesta de Mejoras

Registrando una PM en Jira Paso 3 Continuación Crear el caso de Mejora Equipo de Mejoras recibe notificación por e-mail 24 Click para crear el caso de mejora

Uso de Herramientas Correo y Consultas a Jira 25

Seguimiento de las Propuestas
El equipo de Calidad recibe comunicación en su bandeja de correos sobre las nuevas propuestas ingresadas en el periodo, así como las actualizaciones a las que están en curso
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Equipo de Calidad recibe reportes periódicos sobre las propuestas nuevas y en curso:
Nuevas propuestas recibidas en el periodo
Propuestas aceptadas en el periodo
Propuestas aprobadas en el periodo
Propuestas rechazadas en el periodo
Estado de las propuestas en curso
Propuestas cerradas en el periodo
Iniciativas del periodo
Iniciativas en curso y pendientes
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Métricas:
Total de nuevas propuestas registradas en el periodo
Total de propuestas cerradas en el periodo
Total propuestas aprobadas en el periodo
Total propuestas rechazadas en el periodo
Total de propuestas en ejecución en el periodo
Total de propuestas en planificación
Indice del backlog
Tiempo medio de iniciativas abiertas y cerradas en el periodo
Tiempo medio de iniciativas abiertas
Tiempo medio de proyectos abiertos y cerrados en el periodo
Tiempo medio de proyectos abiertos
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Seguimiento a las PM
Durante y al cierre del periodo se tiene:
Proyectos en curso: esfuerzo y costo planificado vs. real
Iniciativas en curso: esfuerzo estimado vs. real.
Proyectos e iniciativas cerradas en el periodo: esfuerzo, costo y duración estimado vs. real, por proyecto y por unidad responsable
Resultados del periodo
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De esta forma, con un proceso sencillo y unas herramientas de apoyo se mantiene una sistemática para la gestión continua del proceso de mejoras
Seguimiento a las PM 30

¿Preguntas ?

Sistematización de la
Mejora de Procesos
Yadixa Martínez
Líder Unidad de Calidad
DBAccess. Venezuela.
[email_address]
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http://www.slideshare.net	27
http://www.dbaccess.com	22
http://webcache.googleusercontent.com	1

Sistematización de la Mejora de Procesos

by La Red DBAccess on Feb 04, 2008

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