Sistematización de la Mejora de Procesos

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Presentación de Yadixa Martínez, Líder la Unidad de Calidad de DBAccess en el I Foro Latinoamericano de Sistemas, Tecnologías y Comunicaciones (STC), el día 1 de febrero de 2008.

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  • Sistematización de la Mejora de Procesos

    1. 1. “ Sistematización de la Mejora de Procesos” Yadixa Martínez
    2. 2. Objetivo <ul><li>Dar a conocer un ejemplo de la sistematización del proceso de mejora de procesos </li></ul>2
    3. 3. Agenda <ul><li>Qué es mejora de procesos? </li></ul><ul><li>Iniciándose en mejora de procesos </li></ul><ul><li>Qué se dice sobre la mejora de procesos? </li></ul><ul><li>Qué debemos hacer? </li></ul><ul><li>Propuesta del proceso </li></ul><ul><li>Uso de herramientas de apoyo </li></ul>3
    4. 4. <ul><li>CMMI : The purpose of Organizational Process Focus (OPF) is to plan, implement, and deploy organizational process improvements based on thorough understanding of the current strengths and weaknesses of the organization’s processes and process assets . </li></ul><ul><li>ISO 9001:2000 : 8.5.1 Mejora continua </li></ul><ul><li>Mejorar continuamente la eficacia del Sistema de Gestión de la Calidad mediante el uso de la política de la calidad, los objetivos de la calidad, los resultados de las auditorías, el análisis de datos, las acciones correctivas y preventivas, y la revisión por la dirección </li></ul>Mejora de Procesos 4
    5. 5. <ul><li>Necesidad de la organización para alcanzar mayor nivel de madurez de sus procesos en el tiempo (ya sea por compromiso contractual con los clientes como por estrategia de negocios, de forma organizada, estructurada y programada o más bien inmediata). </li></ul><ul><li>En ocasiones hay presión para que la organización mejore sus procesos y demuestre en el corto tiempo resultados. </li></ul><ul><li>Usualmente o no se dispone de una organización de calidad para hacerle frente a la situación. </li></ul><ul><li>Qué se hace típicamente? Responder a las exigencias, en el mejor de los casos, evaluando la situación, identificando problemas o desviaciones, determinando un plan de acción a seguir para corregir estas desviaciones. </li></ul><ul><li>Y en el peor de los casos? Reconocer los problemas y tomar acciones de inmediato, quizás hasta trabajando a la deriva. </li></ul>El inicio 5
    6. 6. <ul><li>En ocasiones se ve la mejora de procesos como un conjunto de actividades que se inician cada vez que se quiere mejorar un proceso. </li></ul><ul><li>Algunas organizaciones lo enfrentan como una actividad estresante, es una obligación; </li></ul><ul><li>Otras tratan de aprender de la mejora, pero al aplicar las lecciones aprendidas, el resultado es bastante “pobre”; </li></ul><ul><li>Y otras lo tratan como una competencia básica para la organización, con una estructura organizacional, procesos, e incentivos que pretenden maximizar su ventaja competitiva </li></ul>¿Qué dicen algunos autores? 6
    7. 7. <ul><li>Considerar la mejora de procesos como una función continua. </li></ul><ul><li>Diseñar un proceso sencillo, simple de implementar y monitorear. </li></ul><ul><li>Utilizar herramientas de apoyo. </li></ul>¿Qué hacer? 7
    8. 8. Diseño del proceso 8
    9. 9. <ul><li>La entrada del proceso son las propuestas de mejoras que cualquier persona en la organización elabora </li></ul><ul><li>Estas propuestas de mejoras van mas allá de la identificación de oportunidades de mejora </li></ul>Registro y evaluación <ul><li>Las propuestas se registran en el sistema Jira, quien a través del correo notifica al equipo de Calidad </li></ul><ul><li>Periódicamente las solicitudes recibidas se evalúan en un primer nivel. Si son iniciativas que demandan un mínimo esfuerzo y se dispone de los recursos, se aprueba de inmediato </li></ul><ul><li>El equipo de Calidad apoya al solicitante en la “venta” de las propuestas que demanden mayor inversión </li></ul>9
    10. 10. <ul><li>Autor </li></ul><ul><li>Antecedentes </li></ul><ul><li>Objetivo </li></ul><ul><li>Justificación e impacto en el negocio </li></ul><ul><li>Alcance </li></ul><ul><li>Sponsors </li></ul><ul><li>Stakeholders </li></ul><ul><li>Equipo de trabajo </li></ul><ul><li>Estimado </li></ul><ul><li>Plan de trabajo </li></ul><ul><li>Recursos </li></ul><ul><li>Principales productos </li></ul><ul><li>Competencias y habilidades requeridas </li></ul><ul><li>Riesgos </li></ul>Contenido de la propuesta de mejoras 10
    11. 11. <ul><li>Registre en esta sección los antecedentes que dan origen a la propuesta de mejoras, incluyendo los siguientes puntos, si es el caso: </li></ul><ul><ul><li>Eventos que propiciaron la decisión de realizar una evaluación. </li></ul></ul><ul><ul><li>Repaso breve de la evaluación realizada que dieron con los hallazgos y recomendaciones </li></ul></ul>Contenido de la propuesta de mejoras Antecedentes 11
    12. 12. <ul><li>Especifique el propósito de la propuesta de mejora, debe expresar el estado deseado que se desea alcanzar. En general puede consistir en la implementación de las mejoras identificadas y presentadas en el informe de evaluación respectivo . </li></ul>Contenido de la propuesta de mejoras Objetivo 12
    13. 13. <ul><li>Presente las razones por las cuales la organización necesita la mejora de sus procesos, en particular el que está siendo objeto de la mejora, los beneficios específicos que se esperan obtener con este esfuerzo, relacionando a su vez con los objetivos de negocios de la organización. Identifique también el impacto sobre los otros procesos de la organización. </li></ul>Contenido de la propuesta de mejoras Justificación 13
    14. 14. <ul><li>Identifique el proceso de la organización objeto de la mejora, así como los procesos afectados y especifique las acciones más importantes a realizar en cada uno . </li></ul>Contenido de la propuesta de mejoras Alcance 14
    15. 15. <ul><li>Especifique y describa, de acuerdo al ciclo de mejora de procesos siguiente, las principales actividades a realizar tanto en la fase de Análisis y Diseño, como en la fase de Implantación, donde: </li></ul><ul><ul><li>“ The Process Improvement Cycle </li></ul></ul><ul><ul><li>Software process improvement is a continuous cycle. The following steps are adapted from the well-known Shewart cycle [Deming86]. </li></ul></ul><ul><ul><li>1. Set expectations. </li></ul></ul><ul><ul><li>2. Assess the current practice. </li></ul></ul><ul><ul><li>3. Analyze the variance between expectation and practice. </li></ul></ul><ul><ul><li>4. Propose changes that will reduce the variance and thereby improve the process. </li></ul></ul><ul><ul><li>5. Plan the integration of the improvements into the existing process and update the process definition. If a formal process definition does not exist, it should be documented now. </li></ul></ul><ul><ul><li>6. Implement the improvements. </li></ul></ul><ul><ul><li>7. Perform the process as it is now defined. </li></ul></ul><ul><ul><li>8. Start over “ </li></ul></ul>Plan de Trabajo Contenido de la propuesta de mejoras 15
    16. 16. Diseño del proceso 16
    17. 17. <ul><li>Planificar las mejoras a llevar a cabo en el periodo </li></ul><ul><li>Buscar presupuesto y sponsor </li></ul>Planificación del periodo <ul><li>Se llevan las propuestas de mejoras a reunión de planificación con los líderes de la organización </li></ul><ul><ul><li>Se da cuenta de los logros obtenidos en periodos anteriores </li></ul></ul><ul><ul><li>Se somete a discusión de aprobación de recursos y priorización </li></ul></ul><ul><li>Se elabora el plan del periodo </li></ul><ul><li>Asignación de líderes de </li></ul><ul><li>mejoras </li></ul>17
    18. 18. Desarrollo de las mejoras 18
    19. 19. <ul><li>Reunión de seguimiento del equipo de Calidad con los líderes de cada proyecto de mejoras </li></ul><ul><li>Reporte periódico del avance físico y financiero </li></ul><ul><li>Identificación de desviaciones, acciones correctivas y preventivas </li></ul><ul><li>Registro de métricas </li></ul><ul><li>Reporte a los lideres del avance y resultados </li></ul>Seguimiento de las mejoras 19
    20. 20. Ciclo de vida de las Propuestas de Mejoras Asignación de: Presupuesto, Prioridad, Líder de la mejora y Sponsor. Elaboración del plan de mejoras Aprobada por el Equipo de Mejoras . Clasificación: Proyecto o iniciativa. Se busca presupuesto y aprobación del dueño del proceso 20 Actualización de datos: Fechas reales, estado y registro del esfuerzo
    21. 21. Uso de Herramientas JIRA y Correo 21
    22. 22. Registrando una PM en Jira Paso 1 22
    23. 23. Registrando una PM en Jira Paso 2 Continuación 23 Summary : Nombre corto de la mejora Unidad a la que pertenece Nombre de quien registra la PM (solicitante) Proceso a Mejorar Descripción, puede ser el objetivo y alcance Archivo “attachment” Propuesta de Mejoras
    24. 24. Registrando una PM en Jira Paso 3 Continuación Crear el caso de Mejora Equipo de Mejoras recibe notificación por e-mail 24 Click para crear el caso de mejora
    25. 25. Uso de Herramientas Correo y Consultas a Jira 25
    26. 26. Seguimiento de las Propuestas <ul><li>El equipo de Calidad recibe comunicación en su bandeja de correos sobre las nuevas propuestas ingresadas en el periodo, así como las actualizaciones a las que están en curso </li></ul>26
    27. 27. Seguimiento de las Propuestas <ul><li>Equipo de Calidad recibe reportes periódicos sobre las propuestas nuevas y en curso: </li></ul><ul><ul><li>Nuevas propuestas recibidas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Propuestas aceptadas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Propuestas aprobadas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Propuestas rechazadas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Estado de las propuestas en curso </li></ul></ul><ul><ul><li>Propuestas cerradas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Iniciativas del periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Iniciativas en curso y pendientes </li></ul></ul>27
    28. 28. Seguimiento de las Propuestas <ul><li>Métricas: </li></ul><ul><ul><li>Total de nuevas propuestas registradas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Total de propuestas cerradas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Total propuestas aprobadas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Total propuestas rechazadas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Total de propuestas en ejecución en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Total de propuestas en planificación </li></ul></ul><ul><ul><li>Indice del backlog </li></ul></ul><ul><ul><li>Tiempo medio de iniciativas abiertas y cerradas en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Tiempo medio de iniciativas abiertas </li></ul></ul><ul><ul><li>Tiempo medio de proyectos abiertos y cerrados en el periodo </li></ul></ul><ul><ul><li>Tiempo medio de proyectos abiertos </li></ul></ul>28
    29. 29. Seguimiento a las PM <ul><li>Durante y al cierre del periodo se tiene: </li></ul><ul><li>Proyectos en curso: esfuerzo y costo planificado vs. real </li></ul><ul><li>Iniciativas en curso: esfuerzo estimado vs. real. </li></ul><ul><li>Proyectos e iniciativas cerradas en el periodo: esfuerzo, costo y duración estimado vs. real, por proyecto y por unidad responsable </li></ul><ul><li>Resultados del periodo </li></ul>29
    30. 30. <ul><li>De esta forma, con un proceso sencillo y unas herramientas de apoyo se mantiene una sistemática para la gestión continua del proceso de mejoras </li></ul>Seguimiento a las PM 30
    31. 31. ¿Preguntas ?
    32. 32. <ul><li>Sistematización de la </li></ul><ul><li>Mejora de Procesos </li></ul><ul><li>Yadixa Martínez </li></ul><ul><li>Líder Unidad de Calidad </li></ul><ul><li>DBAccess. Venezuela. </li></ul><ul><li>[email_address] </li></ul>31

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