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07 slides gerencia_de_comunicacao

  1. 1. Gerência de Comunicação Disciplina: Gerência de ProjetosAnderson César Pandolfo Salvati 5890048Diógenes Vieira Pereira 5889602Felipe Barreto Bergamo 5889706Mauricio Tadayuki Sako 5890271Thales Azevedo Sugiyama 5889877 Profa. Dra. Elisa Yumi Nakagawaelisa@icmc.usp.br
  2. 2. Sumário Contextualização Definição - O que é Gerência de Comunicação? Os 5 Processos Envolvidos Gerência de Comunicação aplicada no contexto de Engenharia de Software Considerações Finais
  3. 3. Contextualização Tempo gasto pelos gerentes de projeto se comunicando com membros da equipe e outras partes interessadas é muito grande. Cria ponte entre as diversas parte interessadas envolvidas no projeto: conecta ambientes culturais e organizacionais diferentes níveis de conhecimento diversas perspectivas e interesses na execução ou resultados do projeto
  4. 4. O que é Gerência de Comunicação? "O gerenciamento de de comunicação do projeto incluios processos necessários para assegurar que asinformações do projeto sejam geradas, coletadas,distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas demaneira oportuna e apropriada." (PMBOK)
  5. 5. Dimensões A atividade de comunicação tem algumas dimensõesem potencial, que incluem: Interna e Externa Formal e Informal Vertical e horizontal Oficial e não oficial Escrita e oral Verbal e não-verbal
  6. 6. Habilidades de comunicação Grande parte dessas habilidades de comunicação,que todos os envolvidos devem ter(gerentes,funcionários, cliente, etc.), são comunspara gerenciamento geral e o gerenciamento doprojeto. Alguns exemplos: Ouvir atentamente e de modo eficaz Perguntar, investigando idéias e situações para garantir um melhor entendimento Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz Definir e administrar expectativas
  7. 7. Habilidades de comunicação Levantar fatos para identificar ou confirmar informações Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis para ambas as partes Solucionar conflitos para evitar impactos negativos Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.
  8. 8. Processos envolvidos1. Identificar as partes interessadas2. Planejar as comunicações3. Distribuir informações4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas5. Reportar o desempenho
  9. 9. Processos envolvidos
  10. 10. 1.Identificar as partes interessadas Pessoas e organizações que podem ser afetadas Documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto
  11. 11. 1.Identificar as partes interessadas -Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
  12. 12. 1.Identificar as partes interessadas -Entradas Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais
  13. 13. 1.Identificar as partes interessadas -Ferramentas e técnicas Análise das partes interessadas etapa 1: identificar todas as partes interessadas potenciais e as informações relevantes etapa 2: Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte interessada poderia gerar e classificá-los a fim de definir uma estratégia de abordagem
  14. 14. 1.Identificar as partes interessadas -Ferramentas e técnicas Tipos de classificação: Grau de poder/interesse Grau de poder/influência Grau de influência/impacto Modelo de importância relativa
  15. 15. 1.Identificar as partes interessadas -Ferramentas e técnicas Análise das partes interessadas etapa 3: Avaliar como as principais parte interessadas provavelmente vão reagir ou responder em várias situações. Objetivo: Planejar como influenciar para aumentar apoio e mitigar os impactos negativos em potencial
  16. 16. 1.Identificar as partes interessadas -Ferramentas e técnicas Opinião especializada Garantir ampla identificação e listagem das partes interessadas Obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel
  17. 17. 1.Identificar as partes interessadas -Saídas Registro das Partes interessadas: contém detalhes relativos às partes identificadas Informações de identificação Informações de avaliação Classificação das partes interessadas
  18. 18. 1.Identificar as partes interessadas -Saídas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas: abordagem para aumentar o apoio e minimizar os impactos negativos Principais partes interessadas Nível de participação para cada parte interessada Grupos de partes interessadas e sua administração (grupos) - Matriz de análise Cuidado: Informações confidenciais demais não devem ser incluídas em documentos compartilhados
  19. 19. 2. Planejar as comunicações
  20. 20. 2.Planejar as comunicações definir a abordagem de comunicação fornecer apenas as informações necessárias ex: quem precisa de quais informações, quando elas serão necessárias,como serão fornecidas e por quem.
  21. 21. 2.Planejar as comunicações -Entradas, ferramentas e técnicas esaídas
  22. 22. 2.Planejar as comunicações -Entradas Registro das partes interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais
  23. 23. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Análise dos requisitos da comunicação determina os requisitos de informações das partes interessadas do projeto. considerar o número de canais de comunicação como um indicador de complexidade. O número de canais é definido por n(n-1)/2, onde n representa o número de partes interessadas
  24. 24. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Informações normalmente consideradas para a construção da análise: organogramas; organização do projeto e relacionamentos de responsabilidade das partes interessadas; disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas no projeto; logística de quantas pessoas estarão envolvidas no projeto e em que locais; necessidades de informações internas e externas; informação de registro e da estratégia de gerenciamento das partes interessadas.
  25. 25. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Tecnologia das comunicações como será feito a comunicação com base nos fatores que podem afetar o projeto. fatores que afetam o projeto: urgência da necessidade de informações, disponibilidade de tecnologia, equipe de projeto esperada, duração do projeto e ambiente do projeto.
  26. 26. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Modelos de comunicação codificação; mensagem e feedback; meio; ruído; decodificação.
  27. 27. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação comunicação interativa comunicação ativa(pull) comunicação passiva(push)
  28. 28. 2.Planejar as comunicações - Saídas Plano de gerenciamento das comunicações faz parte, ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto(4.2.3.1); pode ser formal, informal, altamente detalhado ou amplamente estruturado. Algumas das informações fornecidas: requisitos das comunicações das partes interessadas; motivos da distribuição daquela informação; glossário de terminologia comum; entre outros...
  29. 29. 2.Planejar as comunicações - Saídas Atualização nos documentos do projeto cronograma do projeto; registro de partes interessadas; estratégia para gerenciamentodas partes interessadas.
  30. 30. 3. Distribuir informações
  31. 31. 3.Distribuir informações Colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto Executado durante todo o ciclo de vida e em todos os processos de gerenciamento
  32. 32. 3.Distribuir Informações -Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
  33. 33. 3.Distribuir informações -Entradas Plano de gerenciamento do projeto Relatórios de desempenho Ativos de processos organizacionais
  34. 34. 3.Distribuir informações -Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Ferramentas de distribuição de informações Documentos impressos, sistemas manuais de arquivamento, comunicados de imprensa e banco de dados eletrônicos com acesso compartilhado Ferramentas eletrônicas de conferência e comunicação
  35. 35. 3.Distribuir informações -Saídas Notificações das partes interessadas Relatórios de projeto Apresentações do projeto Registros do projeto Feedback das partes interessadas Documentação das lições aprendidas
  36. 36. 4. Gerenciar as expectativas daspartes interessadas
  37. 37. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas Atender às necessidades das partes interessadas e solucionar as questões à medida que ocorrerem aumentar a probabilidade de aceitação do projeto Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões - prevenção Esclarecer e solucionar questões já identificadas Ajuda a garantir que as partes interessadas entendam os benefícios e riscos do projeto
  38. 38. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas -Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
  39. 39. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas -Entradas Registro das partes interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Plano de gerenciamento do projeto Registro das Questões Registro das mudanças Ativos de processos organizacionais
  40. 40. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas -Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Habilidades interpessoais Habilidades de gerenciamento
  41. 41. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas -Saídas Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças Atualizações no plano de gerenciamento de projetos Atualizações nos documentos de projeto
  42. 42. 5. Reportar o desempenho
  43. 43. 5.Reportar o desempenho processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho do projeto; variam desde relatorios simples(percentual completo, painéis indicadores de situação de cada área) à relatórios mais elaborados(que podem incluir análise de desempenho anterior, situação atual dos riscos e questões, entre outros).
  44. 44. 5.Reportar o desempenho - Entrada,ferramentas e técnicas e saídas
  45. 45. 5.Reportar o desempenho - Entradas Plano de gerenciamento do projeto; Informações sobre o desempenho do trabalho; Medições de desempenho do trabalho; Previsões de orçamentos; Ativos de processos organizacionais.
  46. 46. 5.Reportar o desempenho -Ferramentas e técnicas Análise da variação visão do que causou a diferença entre o desempenho da linha de base e o real; etapas comuns: verificar a qualidade das informações coletadas; determinar as variações; determinar o impacto das variações nos custos e no cronograma do projeto.
  47. 47. 5.Reportar o desempenho -Ferramentas e técnicas Métodos de previsão métodos de séries temporais; métodos causais/econométricos; métodos subjetivos; Entre outros;
  48. 48. 5.Reportar o desempenho -Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Sistemas de distribuição de informações
  49. 49. 5.Reportar o desempenho - Saídas Relatórios de desempenho: organizam e resumem as informações coletadas; são emitidos periodicamente; podem variar seu formato, a depender da necessidade do projeto; mais complexos fornecem informações como: análise de desempenho anterior, situação atual dos riscos e questões, entre outros;
  50. 50. 5.Reportar o desempenho - Saídas Exemplo de relatório:
  51. 51. 5.Reportar o desempenho - Saídas Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças
  52. 52. Aplicação de Gerência de Comunicaçãono contexto de Engenharia de Software Pensando em uma aplicação em engenharia de software, temos o documento de requisitos, e os diagramas que são subsequentes a este;
  53. 53. Comunicação Ágil com ScrumComunicação em alguns cenários do Scrum: Com o Cliente Sempre proativo na sua comunicação com o cliente Membros do time de desenvolvimento Daily meeting Retrospectivas de Sprint Tirar boas lições para o futuro
  54. 54. Conclusão A boa comunicação entre as partes interessadas (gerentes, funcionários, clientes, fornecedores, patrocinadores, investidores) é essencial e deve ser realizada de maneira eficiente e eficaz Exige muito "jogo de cintura" do gerente. As informações certas devem ser passadas para as pessoas certas da maneira correta
  55. 55. Conclusão"... estudo com gerentes de TI, conduzido pelafabricante de hardware e integradora francesa BULL,publicada na revista PM Network, setembro de2005, apontou a “má comunicação entre as partesinteressadas” como principal causa em 57% dos casosde falhas em projetos.(apud GALVÂO, 2006)"
  56. 56. Conclusão "Quem não se comunica se trumbica!!!" - Chacrinha
  57. 57. Referências PMI, Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) – 4ªedição Foto do chacrinha http://www.presenteparahomem.com. br/abelardo-barbosa-%E2%80%98chacrinha%E2%80%99- biografia-do-lendario-apresentador-historias-e-vida/ http://www.ietec.com. br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/647 http://www.infoq.com/br/articles/comunicacao-com-scrum

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