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07 slides gerencia_de_comunicacao

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  • 1. Gerência de Comunicação Disciplina: Gerência de ProjetosAnderson César Pandolfo Salvati 5890048Diógenes Vieira Pereira 5889602Felipe Barreto Bergamo 5889706Mauricio Tadayuki Sako 5890271Thales Azevedo Sugiyama 5889877 Profa. Dra. Elisa Yumi Nakagawaelisa@icmc.usp.br
  • 2. Sumário Contextualização Definição - O que é Gerência de Comunicação? Os 5 Processos Envolvidos Gerência de Comunicação aplicada no contexto de Engenharia de Software Considerações Finais
  • 3. Contextualização Tempo gasto pelos gerentes de projeto se comunicando com membros da equipe e outras partes interessadas é muito grande. Cria ponte entre as diversas parte interessadas envolvidas no projeto: conecta ambientes culturais e organizacionais diferentes níveis de conhecimento diversas perspectivas e interesses na execução ou resultados do projeto
  • 4. O que é Gerência de Comunicação? "O gerenciamento de de comunicação do projeto incluios processos necessários para assegurar que asinformações do projeto sejam geradas, coletadas,distribuídas, armazenadas, recuperadas e organizadas demaneira oportuna e apropriada." (PMBOK)
  • 5. Dimensões A atividade de comunicação tem algumas dimensõesem potencial, que incluem: Interna e Externa Formal e Informal Vertical e horizontal Oficial e não oficial Escrita e oral Verbal e não-verbal
  • 6. Habilidades de comunicação Grande parte dessas habilidades de comunicação,que todos os envolvidos devem ter(gerentes,funcionários, cliente, etc.), são comunspara gerenciamento geral e o gerenciamento doprojeto. Alguns exemplos: Ouvir atentamente e de modo eficaz Perguntar, investigando idéias e situações para garantir um melhor entendimento Educar a fim de aumentar o conhecimento da equipe para que ela seja mais eficaz Definir e administrar expectativas
  • 7. Habilidades de comunicação Levantar fatos para identificar ou confirmar informações Persuadir uma pessoa ou empresa a executar uma ação Negociar para conseguir acordos mutuamente aceitáveis para ambas as partes Solucionar conflitos para evitar impactos negativos Resumir, recapitular e identificar as etapas seguintes.
  • 8. Processos envolvidos1. Identificar as partes interessadas2. Planejar as comunicações3. Distribuir informações4. Gerenciar as expectativas das partes interessadas5. Reportar o desempenho
  • 9. Processos envolvidos
  • 10. 1.Identificar as partes interessadas Pessoas e organizações que podem ser afetadas Documentação das informações relevantes relacionadas aos seus interesses, envolvimento e impacto no sucesso do projeto
  • 11. 1.Identificar as partes interessadas -Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
  • 12. 1.Identificar as partes interessadas -Entradas Termo de abertura do projeto Documentos de aquisição Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais
  • 13. 1.Identificar as partes interessadas -Ferramentas e técnicas Análise das partes interessadas etapa 1: identificar todas as partes interessadas potenciais e as informações relevantes etapa 2: Identificar o impacto ou apoio potencial que cada parte interessada poderia gerar e classificá-los a fim de definir uma estratégia de abordagem
  • 14. 1.Identificar as partes interessadas -Ferramentas e técnicas Tipos de classificação: Grau de poder/interesse Grau de poder/influência Grau de influência/impacto Modelo de importância relativa
  • 15. 1.Identificar as partes interessadas -Ferramentas e técnicas Análise das partes interessadas etapa 3: Avaliar como as principais parte interessadas provavelmente vão reagir ou responder em várias situações. Objetivo: Planejar como influenciar para aumentar apoio e mitigar os impactos negativos em potencial
  • 16. 1.Identificar as partes interessadas -Ferramentas e técnicas Opinião especializada Garantir ampla identificação e listagem das partes interessadas Obtida por meio de consultas individuais ou em formato de painel
  • 17. 1.Identificar as partes interessadas -Saídas Registro das Partes interessadas: contém detalhes relativos às partes identificadas Informações de identificação Informações de avaliação Classificação das partes interessadas
  • 18. 1.Identificar as partes interessadas -Saídas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas: abordagem para aumentar o apoio e minimizar os impactos negativos Principais partes interessadas Nível de participação para cada parte interessada Grupos de partes interessadas e sua administração (grupos) - Matriz de análise Cuidado: Informações confidenciais demais não devem ser incluídas em documentos compartilhados
  • 19. 2. Planejar as comunicações
  • 20. 2.Planejar as comunicações definir a abordagem de comunicação fornecer apenas as informações necessárias ex: quem precisa de quais informações, quando elas serão necessárias,como serão fornecidas e por quem.
  • 21. 2.Planejar as comunicações -Entradas, ferramentas e técnicas esaídas
  • 22. 2.Planejar as comunicações -Entradas Registro das partes interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Fatores ambientais da empresa Ativos de processos organizacionais
  • 23. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Análise dos requisitos da comunicação determina os requisitos de informações das partes interessadas do projeto. considerar o número de canais de comunicação como um indicador de complexidade. O número de canais é definido por n(n-1)/2, onde n representa o número de partes interessadas
  • 24. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Informações normalmente consideradas para a construção da análise: organogramas; organização do projeto e relacionamentos de responsabilidade das partes interessadas; disciplinas, departamentos e especialidades envolvidas no projeto; logística de quantas pessoas estarão envolvidas no projeto e em que locais; necessidades de informações internas e externas; informação de registro e da estratégia de gerenciamento das partes interessadas.
  • 25. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Tecnologia das comunicações como será feito a comunicação com base nos fatores que podem afetar o projeto. fatores que afetam o projeto: urgência da necessidade de informações, disponibilidade de tecnologia, equipe de projeto esperada, duração do projeto e ambiente do projeto.
  • 26. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Modelos de comunicação codificação; mensagem e feedback; meio; ruído; decodificação.
  • 27. 2.Planejar as comunicações -Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação comunicação interativa comunicação ativa(pull) comunicação passiva(push)
  • 28. 2.Planejar as comunicações - Saídas Plano de gerenciamento das comunicações faz parte, ou é um plano auxiliar do plano de gerenciamento do projeto(4.2.3.1); pode ser formal, informal, altamente detalhado ou amplamente estruturado. Algumas das informações fornecidas: requisitos das comunicações das partes interessadas; motivos da distribuição daquela informação; glossário de terminologia comum; entre outros...
  • 29. 2.Planejar as comunicações - Saídas Atualização nos documentos do projeto cronograma do projeto; registro de partes interessadas; estratégia para gerenciamentodas partes interessadas.
  • 30. 3. Distribuir informações
  • 31. 3.Distribuir informações Colocar as informações necessárias à disposição das partes interessadas no projeto Executado durante todo o ciclo de vida e em todos os processos de gerenciamento
  • 32. 3.Distribuir Informações -Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
  • 33. 3.Distribuir informações -Entradas Plano de gerenciamento do projeto Relatórios de desempenho Ativos de processos organizacionais
  • 34. 3.Distribuir informações -Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Ferramentas de distribuição de informações Documentos impressos, sistemas manuais de arquivamento, comunicados de imprensa e banco de dados eletrônicos com acesso compartilhado Ferramentas eletrônicas de conferência e comunicação
  • 35. 3.Distribuir informações -Saídas Notificações das partes interessadas Relatórios de projeto Apresentações do projeto Registros do projeto Feedback das partes interessadas Documentação das lições aprendidas
  • 36. 4. Gerenciar as expectativas daspartes interessadas
  • 37. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas Atender às necessidades das partes interessadas e solucionar as questões à medida que ocorrerem aumentar a probabilidade de aceitação do projeto Abordar as preocupações que ainda não se tornaram questões - prevenção Esclarecer e solucionar questões já identificadas Ajuda a garantir que as partes interessadas entendam os benefícios e riscos do projeto
  • 38. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas -Entradas, ferramentas e técnicas e saídas
  • 39. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas -Entradas Registro das partes interessadas Estratégia para gerenciamento das partes interessadas Plano de gerenciamento do projeto Registro das Questões Registro das mudanças Ativos de processos organizacionais
  • 40. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas -Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Habilidades interpessoais Habilidades de gerenciamento
  • 41. 4.Gerenciar as expectativas daspartes interessadas -Saídas Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças Atualizações no plano de gerenciamento de projetos Atualizações nos documentos de projeto
  • 42. 5. Reportar o desempenho
  • 43. 5.Reportar o desempenho processo de coleta e distribuição de informações sobre o desempenho do projeto; variam desde relatorios simples(percentual completo, painéis indicadores de situação de cada área) à relatórios mais elaborados(que podem incluir análise de desempenho anterior, situação atual dos riscos e questões, entre outros).
  • 44. 5.Reportar o desempenho - Entrada,ferramentas e técnicas e saídas
  • 45. 5.Reportar o desempenho - Entradas Plano de gerenciamento do projeto; Informações sobre o desempenho do trabalho; Medições de desempenho do trabalho; Previsões de orçamentos; Ativos de processos organizacionais.
  • 46. 5.Reportar o desempenho -Ferramentas e técnicas Análise da variação visão do que causou a diferença entre o desempenho da linha de base e o real; etapas comuns: verificar a qualidade das informações coletadas; determinar as variações; determinar o impacto das variações nos custos e no cronograma do projeto.
  • 47. 5.Reportar o desempenho -Ferramentas e técnicas Métodos de previsão métodos de séries temporais; métodos causais/econométricos; métodos subjetivos; Entre outros;
  • 48. 5.Reportar o desempenho -Ferramentas e técnicas Métodos de comunicação Sistemas de distribuição de informações
  • 49. 5.Reportar o desempenho - Saídas Relatórios de desempenho: organizam e resumem as informações coletadas; são emitidos periodicamente; podem variar seu formato, a depender da necessidade do projeto; mais complexos fornecem informações como: análise de desempenho anterior, situação atual dos riscos e questões, entre outros;
  • 50. 5.Reportar o desempenho - Saídas Exemplo de relatório:
  • 51. 5.Reportar o desempenho - Saídas Atualizações em ativos de processos organizacionais Solicitações de mudanças
  • 52. Aplicação de Gerência de Comunicaçãono contexto de Engenharia de Software Pensando em uma aplicação em engenharia de software, temos o documento de requisitos, e os diagramas que são subsequentes a este;
  • 53. Comunicação Ágil com ScrumComunicação em alguns cenários do Scrum: Com o Cliente Sempre proativo na sua comunicação com o cliente Membros do time de desenvolvimento Daily meeting Retrospectivas de Sprint Tirar boas lições para o futuro
  • 54. Conclusão A boa comunicação entre as partes interessadas (gerentes, funcionários, clientes, fornecedores, patrocinadores, investidores) é essencial e deve ser realizada de maneira eficiente e eficaz Exige muito "jogo de cintura" do gerente. As informações certas devem ser passadas para as pessoas certas da maneira correta
  • 55. Conclusão"... estudo com gerentes de TI, conduzido pelafabricante de hardware e integradora francesa BULL,publicada na revista PM Network, setembro de2005, apontou a “má comunicação entre as partesinteressadas” como principal causa em 57% dos casosde falhas em projetos.(apud GALVÂO, 2006)"
  • 56. Conclusão "Quem não se comunica se trumbica!!!" - Chacrinha
  • 57. Referências PMI, Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK) – 4ªedição Foto do chacrinha http://www.presenteparahomem.com. br/abelardo-barbosa-%E2%80%98chacrinha%E2%80%99- biografia-do-lendario-apresentador-historias-e-vida/ http://www.ietec.com. br/site/techoje/categoria/detalhe_artigo/647 http://www.infoq.com/br/articles/comunicacao-com-scrum