Comunicación organizacional   dofa
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Comunicación organizacional dofa

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Breve ponencia sobre el uso de la Matriz DOFA en materia de Comunicación Organizacional

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  • 1. Comunicación Organizacional Matriz DOFADayana Karina Páez Quintero. Comunicadora Social
  • 2. Comunicación Organizacional Entendida como la planeación de estrategias dentro de lasempresas para favorecer el clima organizacional, con miras amejorar la productividad a través del fortalecimiento de unacultura de comunicación, trabajo en equipo, inducción acertada,información interna, capacitación y medios de comunicacióninterna; acciones que contribuyen a que las organizacioneslogren sus objetivos en un ambiente positivo para laproductividad y la calidad.
  • 3. COMPONENTE DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL1.La comunicación interna, que es aquella que busca dinamizar los conceptos, losafectos, las actitudes y los comportamientos de los sujetos y los grupos que integranuna organización, con el fin de lograr que éstos se identifiquen, se corresponsabilicen,y aumenten su productividad en el logro de las metas y objetivos de la mismaorganización.2.La comunicación corporativa (relaciones públicas, creación de imagen), es aquellaque se dedica a crear, promover y mantener la imagen de la empresa, así como deestablecer relaciones amistosas, efectivas y de cooperación entre la organización ysus públicos internos, externos y especiales. De la misma manera, en este rubro entralo referente a los esfuerzos que se realizan por lograr la responsabilidad social de lasorganizaciones.3.La comunicación mercadológica o publicitaria, que es la que busca vender losproductos o servicios de la organización y lograr su aceptación y la fidelidad de lospúblicos o clientes externos.
  • 4. COMPONENTE DE LA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL•La comunicación interna•La comunicación corporativa•La comunicación mercadológica o publicitaria
  • 5. EJEMPLO DE LA MALA COMUNICACIÓN ORGANIZACIONAL Video Ese no es mi problema
  • 6. PLANEACIÓN ESTRATEGICA“Proceso mediante el cual se obtiene, procesa y analiza la información pertinente, interna yexterna, con el fin de evaluar la situación presente de la empresa, así como su nivel decompetitividad para anticipar y decidir el direccionamiento de la institución hacia el futuro.“ (Serna Gómez, H., Gerencia Estratégica, 3R Editores) Mi planeación Empresa estratégica Estrategias competentes para alcanzar los objetivosPlan de acción de las Actuación Logro de los Buenas decisiones actividades adecuada objetivos
  • 7. PLANEACIÓN ESTRATÉGICAEn el momento de diseñar una estrategia empresarial es necesario integrar varios factorescomo: Mercadeo, producción, recursos humanos y finanzas. Dicho plan de trabajo sealcanzan cuando se logran al establecer la Visión, Misión, Objetivos, Metas y Políticas. Estaspermiten que se obtengan elementos sistémicos que marquen el rumbo adecuado a seguir,logrando con esto directrices sanas y congruentes entre lo que se hace y se dice.Para alcanzar dicho propósito a nivel empresarial existen varias matrices que permitenanalizar el entorno y diseñar la mejor estrategia para lograr los objetivos propuestos.1.Matriz DOFA (Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas)2.Matriz PEYEA (Matriz de Posición de Estrategias y la Evaluación de la Acción)3.Matriz MGC ( Matriz del Grupo Consultivo)4.Matriz IE (Matriz Interna y Externa)5.Matriz MCPE (Matriz Cuantitativa de la Planificación Estratégica)
  • 8. PLANEACIÓN ESTRATÉGICAEl punto de partida de la planificación estratégica es reconocer que existenfuerzas en el entorno interno y el entorno externo, que actúan influenciando(obstaculizando o impulsando) la concreción de los propósitos básicos,misión, visión y objetivos estratégicos de la organización.Antes de tomar cualquier decisión estratégica, es imprescindible realizar undiagnóstico, el análisis DOFA es el método mas sencillo y efectivo para decidirsobre el futuro de la organización, es una estructura conceptual que realizaun análisis sistemático y situacional, que facilita la adecuación de lasamenazas y oportunidades externas, con las fortalezas y limitaciones internasde la organización.
  • 9. MATRIZ FODA (DOFA)El análisis FODA es una de las herramientas esenciales que provee de los insumosnecesarios al proceso de planeación estratégica, proporcionando la informaciónnecesaria para implementación de medidas correctivas y la generación de nuevosproyectos de mejora.Esta matriz es una herramienta ideal para afrontar los factores internos y externos,con el objetivo de generar diferentes opciones estratégicas y alcanzar la misión,por medio de la determinación de las necesidades y elementos que constituyan unapoyo o una desventaja al propósito planteado en la organización. Las fortalezascon las que cuenta la organización y las limitaciones que obstaculizan elcumplimiento de sus objetivos estratégicos son parte del mundo interno de lainstitución, y las oportunidades y amenazas en cambio tienen lugar en el mundoexterno de la institución.
  • 10. En donde tenemos ventajas competitivas en lascuales nos podemos apoyar. La parte positiva de laorganización a nivel interno.Situaciones o tendencias que se encuentran porfuera de la compañía o proceso, para sacar ventajacompetitivas como: menor costo, rentabilidad yparticipación en un mercado mayorÁreas en las que tenemos problemas y limitan eléxito general de las empresas, áreas, departamentoo procesos, representan una desventaja interna paraalcanzar los objetivosSituaciones o tendencias que ocurren el mundoexterior que podrían influenciar el comportamientodel mercado o nuestros objetivos
  • 11. VENTAJAS DEL ANÁLISIS FODAEntre algunas ventajas de este tipo de análisis se encuentra las siguientes• Facilitan el análisis del quehacer empresarial que por atribución debe cumplirla empresa, producto o servicio•Facilitan la realización de un diagnóstico para la construcción de estrategias quepermitan reorientar el rumbo empresarial, al identificar la posición actual y lacapacidad de respuesta de ante la realidad interna y externa.De esta forma, el proceso de planeación estratégica se considera funcionalcuando las debilidades se ven disminuidas, las fortalezas son incrementadas, elimpacto de las amenazas es considerado y atendido puntualmente, y elaprovechamiento de las oportunidades es capitalizado en el alcance de losobjetivos, la Misión y Visión del Instituto.
  • 12. ¿CÓMO SE ELABORA?A) Análisis Interno.-Para el diagnóstico interno es necesario conocer las fuerzas al interior que intervienen para facilitar el logro de los objetivos (fortalezas), y sus limitaciones que impiden el alcance de las metas de una manera eficiente y efectiva (debilidades). Como ejemplos podemos mencionar: Recursos humanos con los que se cuenta, recursos materiales, recursos financieros, recursos tecnológicos, etc. Fortalezas Debilidades ¿Ventajas de la propuesta? ¿Desventajas de la propuesta? ¿Capacidades? ¿Falta de fuerza competitiva? ¿Ventajas competitivas? ¿Aspectos Financieros? ¿Recursos, activos, gente? ¿Motivación, compromiso, liderazgo? ¿Experiencia, conocimiento, datos? ¿Acreditación, etc? Marketing – alcance, distribución (Conocimiento de Marca) ¿Continuidad, robustez de la cadena de suministros? ¿Precio, valor, calidad? ¿Reputación, presencia y alcance? ¿Acreditaciones, calificaciones, certificaciones? ¿Procesos y sistemas, etc? ¿Cobertura gerencial, sucesión? ¿Cobertura gerencial, sucesión? ¿Ubicación geográfica? ¿Vulnerabilidades propias conocidas?
  • 13. B) Análisis Externo.-Para realizar el diagnóstico es necesario analizar las condiciones o circunstancias ventajosas de suentorno que la pueden beneficiar; identificadas como las oportunidades; así como las tendencias delcontexto que en cualquier momento pueden ser perjudiciales y que constituyen las amenazas, conestos dos elementos se podrá integrar el diagnóstico externo. Algunos ejemplos son: el Sistemapolítico, la legislación, la situación económica, la educación, el acceso a los servicios de salud, lasinstituciones no gubernamentales, etc. Oportunidades EL FUTURO Amenazas PERTENECE AQUELLOS ¿Desarrollos del mercado? ¿Efectos políticos? QUE VEN DE LAS ¿Vulnerabilidades de los competidores? ¿Efectos legislativos? DEBILIDADES, ¿Desarrollos tecnológicos e innovaciones? ¿Efectos ambientales? OPORTUNIDADES ¿Tácticas - sorpresa, grandes contratos, etc? ¿Intenciones de los competidores? ANTES QUE SE VUELVAN OBVIAS ¿Volúmenes, producción, economías? ¿Demanda del mercado? ¿Influencias estacionales, del clima, o de la moda? ¿Mantener las capacidades internas? ¿Desarrollo de negocios o de productos? ¿Economía – local o extranjera?•Ejercicio práctico Acerías Paz del Rio
  • 14. ¿CÓMO SE ELABORA?C)Se vacía la información que se ha obtenido en los pasos A) y B) en el formato de tabla que sepresenta en el numeral 3 “Formato”.. FormatoVacíe la información que ha obtenido en los pasos A) y B) del apartado “2. ¿Cómo se elabora?”,en una tabla de la siguiente manera. ANALISIS POSITIVO NEGATIVO INTERNO FZAS DEBILIDADES EXTERNO OPORTUNIDADES AMENAZASD) Cruzar cada uno de los factores (debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas) demanera que puedan utilizar esta información para ayudarle a desarrollar una estrategia quemaximice las fuerzas y oportunidades; para así, reducir las debilidades y amenazas que nopermiten obtener los objetivos planteados.
  • 15. LA MATRIZ FODAAl tener ya determinadas cuales son las FODA, nos permite determinar los principales elementosde fortalezas, oportunidades, amenazas y debilidades, lo que implica ahora hacer un ejercicio demayor concentración en dónde se determine, teniendo como referencias a la Misión y la Visión,cómo afecta cada uno de los elementos de FODA. Después de obtener una relación lo másexhaustiva posible, se ponderan y ordenan por importancia cada uno de los FODA a efecto dequedarnos con los que revisten mayor importancia para la institución.(1) La Estrategia DA (Mini-Mini) En general, el objetivo de la estrategia DA (Debilidades –vs-Amenazas), es el de minimizar tanto las debilidades como las amenazas. Una institución queestuviera enfrentada sólo con amenazas externas y con debilidades internas, pudiera encontrarseen una situación totalmente precaria. De hecho, tal institución tendría que luchar por susupervivencia o llegar hasta su liquidación. Pero existen otras alternativas.(2) La Estrategia DO (Mini-Maxi). La segunda estrategia, DO (Debilidades –vs- Oportunidades),intenta minimizar las debilidades y maximizar las oportunidades. Una empresa podría identificaroportunidades en el medio ambiente externo pero tener debilidades organizacionales que leeviten aprovechar las ventajas del mercado.El resultado final de este ejercicio será la presentación de una serie de propuestas estratégicas quecontribuyan a la integración y fortalecimiento de la empresa, producto o servicio
  • 16. LA MATRIZ FODA(3) La Estrategia FA (Maxi-Mini). Esta estrategia FA (Fortalezas –vs- Amenazas), se basa enlas fortalezas que pueden copar con las amenazas del medio ambiente externo. Suobjetivo es maximizar las primeras mientras se minimizan las segundas. Esto, sin embargo,no significa necesariamente que una empresa fuerte tenga que dedicarse a buscaramenazas en el medio ambiente externo para enfrentarlas. Por lo contrario, las fortalezasde una institución deben ser usadas con mucho cuidado y discreción.(4) La Estrategia FO (Maxi-Maxi). A cualquier empresa le agradaría estar siempre en lasituación donde pudiera maximizar tanto sus fortalezas como sus oportunidades, es deciraplicar siempre la estrategia FO (Fortalezas –vs-Oportunidades) Tales instituciones podríanechar mano de sus fortalezas, utilizando recursos para aprovechar la oportunidad delmercado para sus productos y servicios. Las empresas exitosas, aún si ellas han tenido queusar de manera temporal alguna de estrategias, siempre hará lo posible por llegar a lasituación donde pueda trabajar a partir de las fortalezas para aprovechar lasoportunidades. Si tienen debilidades, esas instituciones lucharán para sobreponerlas yconvertirlas en fortalezas. Si encaran amenazas y estas se usarán para poder enfocarse enlas oportunidades
  • 17. MATRIZ DOFA TIPO ESTRATÉGIAS DESCRIPCIÓNFO (Maxi- Maxi) OFENSIVAS Obtener el máximo provecho de una situación favorable del entorno en uso de fortalezas internasFA (Maxi - Mini) DEFENSIVAS Trata de disminuir el mínimo impacto de las amenazas del entorno, valiéndose de las fortalezasDA (Mini – mini) SOBREVIVENCIA Destinadas a eludir los efectos de las situaciones negativas del entorno y disminuir debilidadesDO (Mini – maxi) RETROALIMENTACIÓN Tratan de aprovechar una situación positiva del entorno para corregir
  • 18. MATRIZ DOFA* Ejercicio práctico análisis DOFA Ocaña
  • 19. LA MATRIZ FODALuego de hacer la valoración ponderada de los aspectos claves, se continua conlas correspondientes estrategias conducentes a potencializar las fortalezas y lasoportunidades, a neutralizar, evitar o minimizar las debilidades y planeardetalladamente las contingencias necesarias para enfrentar la materialización delas amenazas.Las estrategias deben ser acciones lo suficientemente preparadas para que estassean objetivas, controlables, cuantificables, o susceptibles de hacerleseguimiento con base indicadores de gestión. Deben ser acciones precisas aejecutar, no se debe caer en actividades genéricas o intangibles que puedanresultar incontrolables o imposible de cerciorar a cabalidad su gestión.
  • 20. LA MATRIZ FODAEl proceso para diseñar, evaluar y seleccionar estrategias es el siguiente:1.Se evalúa información sobre el análisis externo (la situación del entorno) y sobre elanálisis interno (los recursos y la capacidad de la empresa)2.Se evalúa el enunciado de la misión y los valores, se evalúan los objetivos, las estrategiasque se hayan utilizado anteriormente, hayan tenido o no buenos resultados.3.Se diseña una serie manejable de estrategias factibles, teniendo en cuenta lainformación analizada en el punto anterior.4.Se evalúan las estrategias propuestas, se determinan las ventajas, las desventajas, loscostos y los beneficios de cada una.5.Se seleccionan las estrategias a utilizar, y se clasifican por orden de su alcance yfactibilidad.
  • 21. VIDEO DE EJEMPLO DOFAANÁLISIS CARRO BBC 190M DE MERCEDES – BENZ
  • 22. EJEMPLO: Análisis DOFA de un Hospital FORTALEZAS (+) DEBILIDADES (-) F1) Apertura al cambio por parte del personal. D1) El personal esta desmotivado. F2) Buena ubicación de la empresa D2) El edificio es pequeño F3)Buena percepción de la calidad de servicios y D3) Alta burocracia y exceso de papeleo.INTERNAS productos recibidos D4) La oferta del hospital está desfasada F4) El 90 % del personal cuenta con título con la demanda profesional o técnico ALTERNATIVAS DEBILIDADES / OPORTUNIDADES ALTERNATIVAS OPORTUNIDADES (MINI – MAXI) FORTALEZA/OPORTUNIDADES (MAXI (+). – MAXI) 1.Remodelar las instalaciones con fondos O1) Apoyo del gobierno local locales y ayuda internacional. 1. Fortalecer el personal para que este O2) Alta necesidad identificada por parte de más capacitado en técnicas (D2,D4,O1,D1) los usuarios O3) Poca competencia interactivas de mejora de calidad O4) Tiene proyectos patrocinados con (O1,F3 O2, F4) recursos internacionales Existe conexión con otros proveedores para cubrir las necesidades de losEXTERNAS usuarios (F3, F1, O1,O3) AMENAZAS (-) ALTERNATIVAS FORTALEZA/AMENAZAS (MAXI- MINI) ALTERNATIVAS DEBILIDADES/AMENAZAS (MINI- 1.Bajo ingreso de los usuarios 1.Recuperación de costos por medicamentos y MINI) 2.Acceso al hospital en mal estado servicios de laboratorio con cuotas de los 1. Revisión de procedimientos para 3.Sueldos bajos usuarios 2.Pago de incentivos al personal basado en su disminuir los costos y los tiempos de 4.Falta de presupuesto (F3,A2,F4,A3, F3,A1) espera, para mejorar la percepción de 5.Los proveedores no confían en la desempeño los usuarios sobre la calidad del servicio forma de pago ( D4,A4,D1,A3)