与时间有约

Slide 1: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 與時間有約 (Steven Covie) shared by Jeffery SHIAU 月 日 2002 年 1 Jeffery Shiau

Slide 2: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 時間方向羅盤 • 我們建議的不是換個時鐘，而是提 供一個羅盤，因為你走得多快是一 回事，方向才是最重要的。 • 妳應該遵循的是心裏那個羅盤，而 不是掛在牆上的時鐘 • 方向比效率重要 2 Jeffery Shiau

Slide 3: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 時差 • 時鐘代表的是我們的承諾、時間表、目 標  ，也就是我們的做事方法與時間管理。 值 羅盤則代表遠見、價 、原則、信念、 值 良知、方向等，也就是我們的價 觀與 生活方式。 產 • 時鐘與羅盤之間存有時差，問題便 生 了，這表示我們沒有對生命中最重要的 事情付出應有的心力。 3 Jeffery Shiau

Slide 4: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 時間的品質 • 抱歉，我知道你有心事，但現在不能深談。這 段談話我只預定進行十分鐘 • 孩子，現在別吵我。先把你破碎的心靈收拾起 來，等我把時間表上的待辦事項做完後再談 • 多數人當然都很嚮往生命操之在我的感覺，但 別忘了謀事在人，成事在天 • 做事可以講求效率，對人恐怕很難有效 • 時間的品質，探究的是從一段時間中獲得多少 值 價 4 Jeffery Shiau

Slide 5: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 「重要性」 • 探討時間運用上二個基本考慮：「迫切 性」與「重要性」 • 「重要性」的基本觀念架構上。要把最 重要的擺在第一位 • 上癮的經驗 : 讓人不自覺做喜歡作而不 重要的事 • 重要的事通常不需要在今天甚或這個星 期完成，但急事卻非得立刻行動不可 5 Jeffery Shiau

Slide 6: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 迫切性指數測驗 選出你最可能反應的行為或態度（ 0 = 從不， 2= 有時 候， 4= 常常） 1. 我在壓力之下表現最好。 2. 我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法做深入的 自我反省。 3. 我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待 或排隊。 4. 我休息不工作時會覺得不安。 5. 我似乎永遠在趕時間。 Jeffery Shiau 6

Slide 7: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 迫切性指數測驗 6. 我常為了完成某項事情而拒人於千里之 外。 7. 我只要片刻沒和辦公室聯繫就覺得不安 。 8. 我在做一件事時常會想到另一件事。 9. 我處理危機時表現最好。 10. 處理突發狀況的緊湊感，似乎比慢工 Jeffery Shiau 出細活更讓我覺得有成就感。 7

Slide 8: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 迫切性指數測驗 11. 我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間 。 12. 當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途 離開，我認為別人應該能諒解。 13. 我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。 14. 我常邊工作邊吃飯。 15. 我一直認為總有一天能做我真正想做的事。一 天下來辦公桌上「已辦」文件如果堆得高的，我 會很有成就感。 8 Jeffery Shiau

Slide 9: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 重要 vs 緊急 緊急的事 不緊急的事 第一象限 第二象限 重要的事 急 重 第三象限 第四象限 不重要的事 輕 緩 9 Jeffery Shiau

Slide 10: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 重要的事 • 準備 • 預防 • 計畫 • 人際關係的建立 • 再創造 • 增進自己的能力 • 值 價 觀的澄清 10 Jeffery Shiau

Slide 11: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 重要 vs 緊急 • 在眾多事情中永遠有一件是你必須最先完成的 說 ，也就是 第一象限裏還有第一象限，第二象 限裏還有第二象限 • 落入第一象限一定是不好的嗎？當然不是。事 實上很多人花相當多時間在這部分。問題的關 鍵是你為什麼會落入這個象限。是急迫感使然 ，還是基於重要性的考慮？如果是前者，那麼 當重要性漸漸消失後，你便會滑落到第三象限 ，也就是急迫性偏執。如果是後者，當急迫感 消失後，你會移到第二象限。 11 Jeffery Shiau

Slide 12: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 預防 治療 • 投資在第二象限的時間永遠具有提升行動能力 的功能 • 查 做健康檢 ，二個醫生便因觀念的差異而有不 同的結論。原因是他們觀察的角度原本就不同。 說查 舉例來 ，同樣是做血液檢 ，以治療觀點出 發的醫生認為我的總膽固醇不到二百，因此沒 什麼問題。但以預防為出發點的醫生卻有不同 的看法，他特別注意低密度與高密度脂蛋白總 膽固醇的比率，認為我要稍微注意自己的健康 ，除了開藥以外，還提供了運動與飲食方面的 建議。 12 Jeffery Shiau

Slide 13: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 病的根源 • 病的根源。周詳的預防勝於一切 值 • 我認為將複雜事務加以簡化毫無價 ： 但找出複雜事務背後的簡單原則義非凡 • 做得多、做得快，不等於做得對 13 Jeffery Shiau

Slide 14: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 管理 vs 領導 • 管理講究的是問題導向，領導則是機會 導向 • 而是將問題視為一有機整體的部份，與 其他部分息息相關。因此在解決問題時 ，看的不只是問題本身，還有研究周邊 相關與因素。 14 Jeffery Shiau

Slide 15: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 方向羅盤 : 「自我超越」 說 蕭伯納曾 ：我認為我的生命是屬於全人 類的，只要我活著一天，盡力奉獻人群 是我的特權。我希望到死為止，將一己 之力涓滴用盡。我多費一分心力，便多 享用一分生命。生命本身就是喜悅。對 絕 我而言生命 非風中之燭，而是燦亮的 火炬，在輪到我高舉的片刻，容我燃燒 出最旺盛的火焰，再傳遞給下一代 15 Jeffery Shiau

Slide 16: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 怎麼栽，必怎麼收獲 • 面對外在刺激，我們未必只能有固定的 回應。如何回應端在我們的選擇，這是 我們的自由，也是成長的關鍵 • 自覺、良知、創造力、獨立意志等三思 而後行的稟賦正是人類終極自由的根源 說 ：也就是 我們有選擇、回應挑戰和改 變的能力 • 藉著學習、傾聽、回應來教育你的良知 16 Jeffery Shiau

Slide 17: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 選出最符合你平常行為或態度的分數。 （ 0 = 從不， 2= 有時候， 4= 常常） 自覺 1. 我能從自己的思想或感覺抽離，加以檢討改變。 2. 我知道自己的觀念架構是什麼，也知道這觀念架構 如何影響我的行為、態度甚至人生的結果。 3. 我知道我在生物、遺傳、心理、社會等方面各有什 麼不同的條件，也知道自己內心真正的想法。 4. 對於別人對我或我的行為的反應，與我對自己的觀 感大相逕庭，我能做客觀比較並從中反省 17 Jeffery Shiau

Slide 18: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 選出最符合你平常行為或態度的分數。 （ 0 = 從不， 2= 有時候， 4= 常常） 良知 1. 有時候我聽到內心有個聲音，告訴我什麼應 該做、什麼不應該做。 2. 我了解社會制約的良知與自己的標準有區別 。 3. 我內心認同正直、可靠等自然原則 4. 我可以從人類的經驗（不僅是社會）中看到 Jeffery Shiau 支持自然原則的證據 18

Slide 19: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 選出最符合你平常行為或態度的分數。 （ 0 = 從不， 2= 有時候， 4= 常常） 獨立意志 1. 我能堅守對自己或別人的承諾。 2. 我能聽從內心的聲音，即使這意味必須逆流 而上。 3. 我能設定有意義的人生目標並努力達成。 4. 我能為了自己的目標或承諾而壓抑情緒 19 Jeffery Shiau

Slide 20: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 選出最符合你平常行為或態度的分數。 （ 0 = 從不， 2= 有時候， 4= 常常） 創造力 1. 我會先思後行。 2. 我會想像超越現狀的生活境況。 3. 我會運用對未來的想像來堅定目標與達成決 心。 4. 遇到問題時，我喜歡尋求新穎的解決方式， 但也能接納別人不同的觀點。 20 Jeffery Shiau

Slide 21: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 內在的聲音 • 良知主要是童年生活的產物 • 在座每個人都知道這件事情的真相。我們都有良 知，都是明白道理的。現在只要你們願意花一點 時間思索一下，仔細聆聽心中的聲音，你就會得 到答案 • 我並沒有因此就退縮，只是再重複一次我的請求 • 他們不再那麼自以為是和處處設防，變得開放而 能接納新知 21 Jeffery Shiau

Slide 22: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 古為鏡 人為鏡 • 多閱讀歷代的人生哲理書籍 • 從自己的經驗中抽離出來以得到新的啟 發 • 仔細觀察別人的經驗 • 找時間讓自己靜下來，聆聽內在的那個 聲音 • 不只要聆聽，還要有回應 22 Jeffery Shiau

Slide 23: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 信守承諾 • 強化獨立意志的最佳方法是信守承諾 • 個人的誠信戶頭裏多存入一筆存款 • 存款愈多，當然守信能力愈強 • 不管你怎麼生活，都非得透過身體來表 現不可。如果你連身體都無去控制，又 如何控制身心所表現出來的其他生活層 面 23 Jeffery Shiau

Slide 24: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 農場法則 • 農場法則不僅適用於栽植馬鈴薯，同樣 也適用於個人的成長 • 要預測未來，最好的方式就是在想像中 演練一遍 • 生命必須符合自然原則才可能圓滿，於 是謙沖之心油然而生 24 Jeffery Shiau

Slide 25: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 沒有園丁，就沒有花園 • 其實多數人都有過類似的想法，如果花 園（甚至生活）能有自動維護設備，不 必去理會，結果卻繁花似錦，彷彿經年 累月有人在細心照應一般，那該有多好 。 • 當你開始為下週生活做安排時，第一步 應探討你整個生命中最重要的是什麼 • 假設你只有六個月的壽命 Jeffery Shiau • First thing first!! 25

Slide 26: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 工欲善其事，必先「利其器」 • 人腦一次至多只能處理七類事物，超過 七類以上則效率較差 • 鈍化 : 卻忘了工欲善其事，必先「利其 器」 • 每天只要花一小時「利其器」，你就能 建立內在的成就，從而充實外在的成就 能力 • 26 年輕力壯的伐木工 Jeffery Shiau

Slide 27: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 先放大石塊 • 意思是我們永遠找得到空隙，只要肯用 心，生活中總可以填進更多東西 • 重點是如果你沒有先放那些大石塊，你 會放小石子、沙和水嗎？ • 如果我每週都計畫好每一種角色的第二 象限目標，並確實實行，對生活會產生 什麼影響？ 27 Jeffery Shiau

Slide 28: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 時間管理工具 ? 思考方式 ? • 當發生突發變化時，你應該停下來請示內在的 羅盤，以決定時間與精力如何安排最恰當。 • 第二象限不是一種時間管理工具，而是一種思 考方式 • 看事情的觀點是以重要性而非急迫性為最大考 量，能從整體的角度來思索一週的生活，處事 更有彈性，懂得先把大石塊擺進去等。 28 Jeffery Shiau

Slide 29: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 熱切的期許 • 我自認是個才智中下的普通人。我堅信任何一 個男人或女人，只要肯付出同樣的心力，培養 同樣的希望與信心，都能做我所做的事．超凡 的夢想具有偉大的力量，能夠壓制根植於性格 的先天限制，甚至使其隱沒不現，到後來整個 性格為了達成夢想而發生質變。 • 遠成這個結論後，原來的偏狹都消失了。每個 人都被這件重要的事情激發出潛在力量，這超 29 乎一切的目標使其他瑣事都變得不重要了 Jeffery Shiau

Slide 30: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 信念 • 信念是要為生活界定出一個清楚、完整 的意義與目的，從而得到源源不絕的活 力來源。 • 信念根本沒有半點物質方面的欲望，全 部都是人格特質方面的，例如要善良、 要做好模範、最重要的是要做個好母親 30 Jeffery Shiau

Slide 31: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 重心在原則上 • 企業上有一套訓練負責、能幹員工的方法，同樣的 原則也可用來訓練三、四歲小孩整理自己的房間 • 發現促進家庭凝聚力的原則，也可應用在企業經營 上。信任是企業和諧的基礎，凝聚力更是延續企業 精神的必要條件 • 譬如說，當我們帶女兒去打網球時，一方面可達成 「運動」這項個人發展目標，另一方面可兼顧親子 關係的建立。再假設我們既要檢驗一家工廠，又要 訓練一名新助理，便可帶這名助理一起去檢驗，自 可同時兼顧二個目標。 31 Jeffery Shiau

Slide 32: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 互補作用 • 如果我們視不同角色為生活中分割的部分，便 會覺得時間永遠都不夠用。多花時間在某一角 色，等於減少另一角色的時間。這是「零和」 的心態，一益則一損，角色之間永遠是相衝突 的。我們也永遠在和自己競賽。有了這樣的心 態後，我們便落入一種惡性循環，不斷尋求證 據來證明這心態是對的。 • 原則則可衍生「時間愈用愈多」的心態。付出 愈多，收穫愈多。我們應該視各角色間的關係 32 是「雙贏」的，彼此合組成緊密的整體。 Jeffery Shiau

Slide 33: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 平衡 • 把時間拉長到一生來看，我們會發現真正的平衡 是夠去愛、生活、學習與發揮影響力 • 智慧源於平衡。工作狂通常都是聰明、有趣、機 智又迷人的，但獨缺少內在的智慧，從他們生活 中問叢出不難看出這一點。真正好的判斷力不僅 要有邏輯、理性的思考，還要有『直覺』作後盾 ，知道一旦決定之後就不會後悔。內在的智慧比 直覺更強烈，你不僅不會後悔，更覺得與你的價 值觀相符合，彷彿內在有個聲音大聲支持你 Jeffery Shiau 33

Slide 34: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 誠信帳戶 • 每個人都有一個誠信帳戶，如果我們敢於承諾 又勇於守信，或是設定目標而又能達成，存款 的數字便會增加，對自己的信用更有信心 • 每無法達成一項目標，就等於提款一次，這便 成了痛苦的來源 • 太常提款而對自己的信用感到懷疑，甚至對別 人失去信心。於是我們不是憤世嫉俗，就是到 處找藉口，漸漸沒有能力去設定及達成有意義 的目標。這時候如果生活中遭遇重大的挑戰， 34 我們便沒有足夠的人格力量去因應。 Jeffery Shiau

Slide 35: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 專注 • 拍大的景物時要用廣角與超廣角；要把景物拉 近要用遠距鏡頭；要使拍出的照片最合乎肉眼 所見的要用一般鏡頭；拍特寫則要用顯微鏡頭 。 • 個人領導力的關鍵，也在於知道何時該放大或 縮小精力的專注範圍 • 但以一天為計畫單位，就好像一邊看著遠距鏡 頭一邊走路一樣，只看得到眼前最近最急迫的 35 東西，於是落入依緊急狀況排定先後順序的事 Shiau Jeffery

Slide 36: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 劃分時區 • 重點時區 : 不受干擾可作專注工作之塊 狀時段 ( 通常以可以注意力集中的兩小時 為考量 ) – 避免干擾 ( 無電話 , email 等等 ) – 以完成一項重要工作為目標 – 從簡單的部分著手 • 親情時區 36 Jeffery Shiau

Slide 37: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 教自己自信 • 人真的很容易被原來的壓力與焦慮套牢。 但每次我都告訴自己要有「不同的心 態！」我愈是這樣告訴自己，便覺得愈 有因應問題的能力。 • 有毅力則事易成，不是因為事情變得容 易，而是因為我的能力提高了。 37 Jeffery Shiau

Slide 38: Knowledge (People  Informatio n) Sharing Do the Right Thing • 提出有意義的問題， • 聆聽良知的指示而不敷衍 • 勇敢地實踐 38 Jeffery Shiau

Slide 39: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 癌細胞 • 癌細胞最大的特徵就是只顧自己，它侵 蝕宿主的身體各部分，直到宿主死亡才 罷休－也因此朝向自殺之路，因為癌細 胞不能離開宿主獨自存活，但它卻在宿 主體內展開這種不顧一切、以自我為中 心的蔓延 • 為了改變這種結果，我們得先改變這種 39 模式。 Jeffery Shiau

Slide 40: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 領導人 : 勇者 • 把彼此的弱點當作幫助對方的機會，不斤斤計 較誰是誰非 • 要得到別人信任、自己必須先值得信賴 • 如果你想付出更多，想進入足以改變思想的互 賴狀態，想達到真正的群策群力、無為而治； 就得捨棄原來高高在上的控制方式，以較高水 準的自然原則來鍛鍊信心。你無法確定別人的 反應，這就是互賴需要勇氣的原因 40 Jeffery Shiau

Slide 41: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 雙贏 • 遊戲 : 一分鐘比腕力贏一次一角錢 • 一輩子拚個你死我活、只為了爭一角錢，從來不 曾想到以合作的手段，能為彼此賺得更多錢 • 雙贏的精髓便是：在大多數情況下，合作會比競 爭創造更多的成果 • 非贏即輸的心態害我們賠上多少時間和生活品質 ？ • 「贏」不見得意味其他人都得輸，「贏」的真正 意義是達成目標，所以若用合作代替競爭，便能 Jeffery Shiau 41 達成更多的目標。

Slide 42: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 雙贏的道理－ > 先了解對方－ > 群策群 力 • 在創造責任協議時，意見不一致的機會 比比皆是，這反而是好現象，有差異就 代表集思廣益已經開始了 • 你必須真心地希望對方獲得勝利，當然 你也希望是贏家，所以必須彼此互動， 直到雙方都滿意為止 42 Jeffery Shiau

Slide 43: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 回餽 • 回餽具有可貴的價值，有些人稱之為 「智者的早餐」，其實不是早餐，而是 午餐。智者以夢想為早餐，以自我修正 為晚餐 • 回餽信息時，最好立刻小心分析，向提 供回餽的人致謝 • 你主動改變，當週遭的人看到了，就會 接納你的改變 43 Jeffery Shiau

Slide 44: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 服務型的領袖 • 有雙贏責任協議條件－共同的目標、指 示、資源、責任評估、成果 • 我認為我的角色是幫助你，所以我希望 你有相同的想法，讓我知道如何幫你 • 於是我感覺到：「我真的是負責人，他 只是來幫我的」 44 Jeffery Shiau

Slide 45: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 領導人最困難的挑戰：放棄控制 • 服務型領導人的工作就是幫助別人建立智力、 判斷力，以及特質 • 這是你的責任，我們能幫助你什麼？ – 現況如何？ – 你學到什麼？ – 你的目標是什麼？ – 我能幫些什麼忙？ – 和他一起評分、也一起討論績效， 45 – 提供適當的資源和支持？ Jeffery Shiau

Slide 46: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 因做事而造就有用的人 • 我們相信給予人們更多自由，他們更能發揮創 意與能力，這並不意味我們相信人性完美，而 是相信人性所造成的錯誤和罪惡，都會被充滿 信任、自由、互相尊重的工作環境所征服，一 個人如必須在另一群不完美的人施加的種種限 制下工作，絕無法克服前述的錯誤和罪惡。 • 如果他們第一次犯錯，那是我的過失；如果他 們犯第二次錯，那是他們自己過失 46 Jeffery Shiau

Slide 47: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 耕耘 : 投資未來 • 種植竹子必須先翻土，前四年竹子都是在地下 成長，地面上只露出一個小包，竹荀就打裏頭 長出來然後在第五年，這根竹子會一下子長到 八十尺高 • 服務型領導人了解竹子的成長道理，他們知道 對第二象限下工夫的道理，他們知道縱然不能 立刻看到成果，耕耘也是值得的，因為他們相 信收成時會有豐碩的果實。 • 管理是在系統內部運作，領導則是跳出系統的 47 框限 Jeffery Shiau

Slide 48: Knowledge (People  Informatio n) Sharing 後記 • 先做最重要的事有助於平靜 • 平靜兩大要件：頁獻與良知 • 平靜的兩個絆腳石：沮喪和驕傲 • 想要改變世界，得先改變自己 48 Jeffery Shiau

Slide 49: Knowledge (People  Informatio n) Sharing Q&A Knowledge (People Information) Sharing No one will be an expert, since the speed of knowledge evolution is much faster than we can absorb, and the only way to catch up with the trend is “Sharing”. Thank You 49 Jeffery Shiau