Whitepaper thuis in de internationale markt

  • 27 views
Uploaded on

Een nieuwe internationale uitdaging aangaan is nooit gemakkelijk. Er is altijd een zekere mate van onzekerheid. Het ‘perfecte moment’ bestaat ook niet. …

Een nieuwe internationale uitdaging aangaan is nooit gemakkelijk. Er is altijd een zekere mate van onzekerheid. Het ‘perfecte moment’ bestaat ook niet.

Maar de snelheid waarmee nieuwe markten tegenwoordig ontstaan, maakt het huidige moment net zo geschikt als ieder ander moment. Kopen, verkopen, verschepen, produceren, adviseren; wat de kernactiviteit ook is, u kunt nieuwe leveranciers en klanten overal ter wereld vinden.

Meer weten over internationaal zaken doen en het pakken van deze kansen? Begin met het lezen van deze White Paper.

More in: Business
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
27
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
0

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Thuis in de internationale markt Uw verkoopactiviteiten succesvol uitbreiden naar nieuwe markten vergt goede planning De tijd dat kleine en middelgrote bedrijven zich alleen maar bezighielden met lokale of nationale handel ligt inmiddels ver achter ons. Nieuwe technologieën en vrije handelszones hebben de wereld een stuk kleiner gemaakt. Wetgeving is versimpeld en invoerheffingen zijn vaak verlaagd of zelfs opgeheven om de handel van goederen en diensten tussen verschillende landen te versnellen. Ook hebben banken internationale financiering makkelijker gemaakt met transacties die online beheerd kunnen worden. Dit wordt ook nog eens ondersteund door de invoering van SEPA. Een combinatie van al deze verbeteringen maakt het voor kleine ondernemers nu veel gemakkelijker om nieuwe markten te verkennen. Door het economische klimaat is de consument de laatste paar jaar behoorlijk voorzichtig. Dit maakt het voor bedrijven ook moeilijk om nieuwe groeikansen te ontdekken. Er is voor volwassen binnenlandse markten vaak een gebrek aan echt grote kansen om nieuwe omzet te genereren. Daarom zijn steeds meer bedrijven over de grens gaan kijken voor nieuwe klanten, op zoek naar markten waar de crisis de concurrentie heeft uitgedund. Door alle communicatiemogelijkheden zijn internationale productieketens realistische opties voor kleinere bedrijven geworden. Veel landen zien concurrenten vanuit alle windstreken strijden om de aandacht van de klant. De doorlooptijden van hun producten zijn korter geworden door informatie op een nieuwe, slimmere manier te verbinden. Door real-time inzicht en meer intiem klantcontact via social media is een nieuwe manier van zakendoen ontstaan. En het gaat daarbij niet alleen om westerse bedrijven die dit proberen in opkomende economieën. Innovatieve, energieke bedrijven uit Azië en Zuid-Amerika hebben ook Europa bereikt. Hun lage productiekosten en zeer scherpe prijzen zetten de marges van binnenlandse bedrijven onder druk. Hoe kunnen bedrijven die internationale uitbreiding overwegen nu profiteren van deze mogelijkheden op de langere termijn? Voordat een bedrijf echt gaat voor deze uitbreiding naar nieuwe markten is het belangrijk om eerst zorgvuldig te kijken naar een aantal overwegingen. Doe uw huiswerk heel grondig De eerste stap is ervoor zorgen dat u een helder beeld heeft van de potentiële nieuwe markt en dat u een zorgvuldig geplande strategie heeft voor het benutten van de specifieke mogelijkheden van die markt. Welke concurrenten zijn er actief? Wat is het onderscheidend vermogen van onze producten en diensten? Wat zijn de sterke punten in ons aanbod die we kunnen gebruiken om vraag te creëren? Hoe gaan we het opnemen tegen de concurrentie als het gaat om een sterke lancering en daarna het behouden van de aandacht? Gaan we de strijd aan op basis van de prijs of door het aanbieden van een innovatiever en aantrekkelijker product of dienst? Of verslaan we de concurrent door het niveau van klantenservice dat we standaard gaan aanbieden? En gaan we ons bedrijf aansturen vanuit een centraal hoofdkantoor, door een netwerk van lokale dealers of door dochterondernemingen? Met al deze belangrijke vragen is het essentieel om een zeer realistische inschatting te maken van waar uw sterke punten liggen en hoe deze aansluiten bij mogelijke kansen. Deze moeten dan vervolgens vertaald worden in heldere stappen waarmee u echt effect kunt bereiken. Als dit niet glashelder is, zal dat leiden tot gemiste kansen en tijd die geïnvesteerd wordt in activiteiten die uiteindelijk maar weinig opleveren. Het is ook belangrijk om een duidelijke volgorde te hebben voor de taken. Dit helpt voorkomen dat er te veel in één keer wordt gedaan met maar weinig effect. pagina 1
  • 2. Welke strategie u ook kiest en welke keuzes u ook maakt, de IT die u kiest om uw bedrijf te ondersteunen zal een van de kritische succesfactoren zijn. Internationale verkoopkantoren Verkoopkantoren in het buitenland hebben een belangrijk doel: ze ondersteunen het bedrijf in het behalen van de groeiambities. Het opzetten en onderhouden van deze kantoren in het buitenland brengt behoorlijke kosten met zich mee. Daarom worden ze vaak gerund door relatief kleine teams om de salarissen onder controle te houden. In theorie zijn de medewerkers daar om zich volledig te focussen op verkoopactiviteiten. Veel van de andere support processen en activiteiten (HR, IT etc.) worden op afstand ondersteund vanuit de centrale organisatie. In dit scenario is het heel belangrijk om ervoor te zorgen dat het verkoopteam zich echt goed kan richten op de zaken waar ze zich op moeten richten. Helaas is het vaak zo dat personeel in kantoren op afstand zich bezighoudt met allerlei lokale activiteiten die niets met verkoop te maken hebben. In plaats van zich volledig te focussen op het genereren van cash, zijn ze druk bezig met het organiseren en uitvoeren van taken om de operationele kant van het bedrijf overeind te houden. Plannen, plannen en nog eens plannen Om dit te vermijden, moeten buitenlandse verkoopkantoren degelijke processtructuren hebben. Dit moet niet ter plekke uitgedacht en gepland worden maar geregeld worden door het hoofdkantoor. Denk bijvoorbeeld aan de manier waarop klantinformatie en -contacten beheerd worden. Of de manier waarop de financiële administratie wordt uitgevoerd. De centrale organisatie moet de leiding pakken en ervoor zorgen dat sales efficiënt wordt ingezet en dat daar vanaf het begin af aan de volledige focus ligt. Het succes van een buitenlandse vestiging hangt grotendeels af van hoe effectief het personeel daar de lokale markt kan benaderen, overtuigen en bedienen. Daarnaast is het erg belangrijk dat de centrale ondersteuning de diensten biedt die nodig zijn om de klus effectief te klaren. Gestandaardiseerd starten De standaardisatie en automatisering van de internationale activiteiten wordt soms over het hoofd gezien tijdens de opstartfase van nieuwe locaties. En dat is zorgwekkend. Het resultaat is dat veel processen op de locatie zelf worden ontwikkeld en handmatig uitgevoerd. Hierdoor kosten zaken meer tijd dan nodig is en worden menselijke fouten gemaakt die tijd en geld vreten. Er worden allerlei spreadsheets opgezet in een poging de verschillende processen en workflows te koppelen en te integreren. Dat is een erg zwakke basis want de rapporten en overzichten die vanuit deze onregelmatige informatie worden gemaakt, zijn niet in staat om mee te groeien met de ontwikkeling van het bedrijf. Meer locaties, meer problemen Gezien deze ad hoc benadering is het niet een verrassing dat beginnende internationale bedrijven met meerdere vestigingen vaak worstelen met het creëren van een uniforme manier van werken. En hoe meer locaties, hoe complexer het wordt, en hoe moeilijker het ook wordt om organisatiebrede resultaten realistisch te managen. Daarom is het erg belangrijk dat bedrijven vanaf de start nadenken over het standaardiseren van algemene processen. Het is veel makkelijker een duidelijk beeld te krijgen van de situaties als alle partijen parallelle rapportages maken. Veel beter dan wanneer er een steeds groter wordende bibliotheek ontstaat van allerlei spreadsheets die gefabriceerd worden en die stuk voor stuk ontcijferd moeten worden door het hoofdkantoor. Voorwaarden tot in detail begrijpen en met de juiste systemen linken Het is voor nieuwe kantoren, vaak met veel nieuwe medewerkers, in veel gevallen moeilijk om snel operationeel te zijn. Er zijn heel veel vragen tijdens de opstartfase. Hoe gaan we het klantcontact managen? Welke leads moeten opgevolgd worden, wanneer en op welke manier? Hoe houden we inzicht in onze huidige pagina 2
  • 3. opportunities? Welke offertes liggen op dit moment bij mogelijke klanten? Wat is de huidige status van onze afgeronde orders? Wanneer zijn bepaalde producten beschikbaar en wanneer niet? Hoe gaan we nazorg managen? Hoe zorgen we ervoor dat we helemaal voldoen aan de lokale wetgeving? Wat gaan we doen om bovenop onze openstaande zaken te blijven zitten? Als een bedrijf succes wil hebben, moeten al deze vragen concreet beantwoord worden. Als medewerkers naar antwoorden moeten zoeken, terwijl ze ook proberen de omzetstroom op gang te brengen, dan hebben ze waarschijnlijk weinig tijd om iets bruikbaars te ontdekken. Als de juiste tools niet worden ingezet en begrepen vanaf het begin, dan wordt het een voortdurende uitdaging om grip op al deze vragen te krijgen. fysieke afhandeling van de verkooporders. Het aantal retourzendingen en creditnota’s zijn goede indicatoren van hoe effectief dit proces verloopt. Communicatie verbeteren Wanneer een bedrijf verkoopkantoren heeft die niet zelfvoorzienend zijn, dan wordt het gebrek aan eigen ondersteuning voor HR, financieel, IT en andere processen snel een beperkende factor. Het is vaak simpelweg niet mogelijk om ‘even langs een collega te lopen’ van een andere afdeling om wat extra informatie te krijgen of een antwoord op een hele specifieke vraag. Als er geen goede systemen zijn om ervoor te zorgen dat mensen toegang hebben tot de ondersteuning die ze nodig hebben, dan hebben medewerkers constant last van onopgeloste kwesties. Daarnaast missen ze waardevolle interactie met de rest van het bedrijf. Betrouwbaarheid van afleveringen Het is al moeilijk genoeg voor elk groeiend bedrijf om de betrouwbaarheid van afleveringen te beschermen en om de productieketen efficiënt te managen. Laat staan als dit internationaal moet gebeuren. Onvoldoende inzicht en een procesorganisatie die niet optimaal is, kunnen leiden tot blokkades, opstoppingen in voorraad en onnodige reserveringen. Dit kan allemaal een behoorlijk negatief effect hebben op het werkkapitaal. Miscommunicatie tussen dochterondernemingen en het hoofdkantoor is vaak een bepalende factor. Als het niet duidelijk is waar specifieke verantwoordelijkheden liggen, dan is veel extra werk vaak het eindresultaat. Eindeloze telefoongesprekken en e-mails om zaken op orde te krijgen, maken de dingen vaak alleen nog maar erger. Belangrijke informatie die nodig is om orders goed en effectief te verwerken ontbreekt vaak. Het gevaar wordt vooral goed zichtbaar wanneer bedrijven gebruik maken van shared service centers waar sales support gecentraliseerd is per regio of tijdzone. Hier zijn logistieke dienstverleners verantwoordelijk voor de Inzicht in voorraad en orders De juiste balans vinden tussen het vasthouden van kapitaal door voorraad op de planken te houden en de mogelijkheid om precies tegemoet te komen aan orders is extreem uitdagend. Maar dit is een belangrijk aspect van een echt winstgevende organisatie. Het is belangrijk om hier zekerheid over te hebben en dat dit ook uitstraalt op uw verkoopteam. Als zij het gevoel hebben dat het op tijd kunnen leveren gevaar loopt, zijn ze geneigd om creatieve (en meestal niet erg behulpzame) manieren te verzinnen om hun beloftes waar te maken en klantrelaties te beschermen. Dit kan gaan om het vooraf reserveren van voorraad, het vasthouden van producten in lokale depots, het bestellen van meer producten dan nodig is ondanks risico’s van bederf, of het kunstmatig naar voren halen van afleverdata. Als u zich dit allemaal bedenkt, dan is het essentieel dat bedrijven investeren in betrouwbare, transparante processen rondom voorraadbeheer. Al het verkooppersoneel moet er zeker van zijn dat de gegevens die ze pagina 3
  • 4. zien up-to-date en compleet betrouwbaar zijn. De mogelijkheid om de orderstatus te traceren, creëert zekerheid en rust in het kantoor. Het versterkt de positie in de productieketen en vermindert onnodige (mis)communicatie. Ingewikkelde administratie zorgt voor problemen Het managen van administratieve taken is voor veel verkoopmedewerkers een uitdaging. Het resultaat hiervan kan zijn dat gesprekken met klanten niet goed worden geregistreerd en dat maakt het weer moeilijk voor alle betrokkenen om te beschikken over relevante informatie. Vaak zitten de details alleen in het hoofd van de medewerkers, in e-mailboxen of stapels losse notities. Het is dan lastig om er zeker van te zijn dat mensen altijd de juiste beslissingen nemen. Moeilijkheden duren langer om aan te pakken, sommige opportunities worden helemaal gemist. En als het de klant is die een probleem rapporteert, dan is dat negatief voor de klantrelatie, met alle gevolgen van dien. Niet een ideale situatie voor een bedrijf dat het toch al moet doen met lage marges. Eén keer is genoeg Dubbel werk moet ook voorkomen worden, vooral als het gaat om het registreren en bevestigen van orders (en afleveringen) en de correcte afhandeling ervan door de financiële afdeling. Hier gaat het vaak om allerlei templates die zijn gemaakt om in te vullen door het verkoopteam. Ze worden verderop in de keten van een paraaf of handtekening voorzien en dan handmatig ingevoerd door het back office personeel. Waarschijnlijk in een systeem dat niet direct is gelinkt aan de financiële administratie. In deze scenario’s is het heel erg belangrijk om te zorgen voor tijdige en nauwkeurige communicatie tussen verkoop in de ene locatie en administratie in de andere. Het is ook van belang dat iedereen een extreem duidelijk beeld heeft van hun eigen verantwoordelijkheden en die van collega’s. Misschien verzorgt het hoofdkantoor al het papierwerk wel. Misschien is het verkoopkantoor wel verantwoordelijk voor verkoopdocumenten zodra de goederen zijn afgeleverd bij de eindgebruiker. Wie gebruikt dan die informatie voor het aanmaken van de verkoopfactuur en het wegboeken van het openstaande artikel bij de leverancier? Hoe zorgen beide kanten ervoor dat ze altijd weten wat er precies gebeurt? Het is niet zo moeilijk voor te stellen dat onzekerheid kan leiden tot het voeren van veel lange telefoongesprekken. En wanneer verkoopmedewerkers bezig zijn met dat soort zaken, dan zijn ze dus niet bezig met het sluiten van nieuwe deals. Uniformiteit en consistentie Het opzetten van een locatie in het buitenland is een belangrijke investering voor ieder bedrijf, vooral als er meerdere nieuwe locaties op de agenda staan. De wereldwijd verspreide kantoren hebben vaak behoorlijke verschillen in werkcultuur. De lokale dynamiek maakt het moeilijk om uniformiteit en consistentie te bereiken binnen organisatiebrede werkprocessen. Om succes te bereiken is het belangrijk dat alle medewerkers een duidelijke, consistente benadering hebben voor het organiseren, implementeren en opleveren van hun werk. Als ze dat niet hebben, zullen individuen hun eigen veiligheidsmechanismes toepassen om aan hun toezeggingen tegemoet te komen. Dit helpt misschien op de korte termijn, maar over de gehele linie vermindert dit de daadkracht van de organisatie. Organisaties helpen zichzelf enorm als zij iedere nieuwe onderneming op dezelfde manier benaderen. In aanvulling op de operationele procedures, is de manier waarop iedere locatie rapporteert extreem belangrijk voor het bedrijf in de eerste fases van uitbreiding. En dan gaat het niet alleen om financiële gegevens, maar ook om verkoopinformatie en operationele data. Consistentie is cruciaal om te zorgen dat het bedrijf kan leren tijdens het groeien. Zo kan iedere nieuw op te zetten vestiging weer leren van de ervaringen van de vorige. Wanneer er dan een probleem is ergens in de organisatie, wordt het veel makkelijker om te beschikken over de kennis en ervaring die nodig zijn om het op te lossen. De juiste infrastructuur aanleggen Hoe kunnen bedrijven hun zaken nu het beste aanpakken om hun nieuwe kantoren de grootste kans op succes te geven? Hoe managen ze kosten en marges terwijl ze er ook voor zorgen dat het bedrijf het niveau van klantenservice biedt dat nodig is? pagina 4
  • 5. IT ondersteuning is een cruciaal aspect. Door de vele factoren die van invloed zijn en alle relevante informatiestromen is het belangrijk dat uw softwaresysteem krachtig en flexibel is. Er zijn veel keuzemogelijkheden, van ‘best of suite’ waarbij alle processen binnen één systeem vallen, tot ‘best of breed’ applicaties voor hele specifieke processen die geïntegreerd kunnen worden met andere applicaties om alle processen compleet af te dekken. Uw leverancier heeft waarschijnlijk wel een plausibel verhaal over hoe u uw internationale bedrijf kunt managen met hun oplossing. Maar, wat dat ook mag zijn, er is een aantal belangrijke zaken om goed op te letten bij het inrichten van uw systemen. De match met uw organisatie In het algemeen is het belangrijk om goed te kijken naar hoe goed de beschikbare oplossingen passen bij de vorm van uw organisatie. Wat zijn de specifieke uitdagingen en behoeftes die u heeft vastgesteld voor uw internationale kantoren? Het is essentieel om uw (mogelijke) leverancier kritisch te ondervragen over deze punten. Hiermee kunt u goed evalueren hoe zij op een succesvolle manier kunnen bijdragen aan het oplossen van uw knelpunten. Vraag praktijkvoorbeelden op van bedrijven die lijken op die van u en duik er eens goed in om te kijken hoe de oplossing daar succesvol is ingevoerd. Eindeloze keuzemogelijkheden U heeft enorm veel keuze als het gaat om leveranciers, en dit ontwikkelt zich steeds verder. Gezien de variatie en de complexiteit is het goed om zowel naar functionaliteiten als prijs te kijken. Soms wordt misschien gesuggereerd dat een limousine met chauffeer de enige optie is. Maar het kan heel goed zijn dat een compacte stadsauto ook prima aansluit bij uw behoeftes. Het is een overweldigende uitdaging om de juiste balans te vinden tussen kosten, implementatietijd en functionaliteit. Om dit goed aan te pakken is een gedetailleerd overzicht - met heldere prioriteiten - nodig van de bedrijfsprocessen die ondersteund moeten worden. Zoek een partner, niet alleen een leverancier Het is naast functionaliteit ook belangrijk om goed te kijken naar de visie en filosofie van de leverancier en hun beschikbaarheid in de verschillende regio’s waar u van plan bent naar uit te breiden. Hoe onderzoeken zij de potentiële oplossingen met u? Denken ze samen met u of vanuit zichzelf? Zijn zij aanwezig in het gebied waar u zaken gaat doen, of gaat u daar samenwerken met een partnernetwerk? Hoe is dat van invloed op uw bedrijf wanneer u hulp nodig heeft? Wie doet de implementatie en de opvolging? Wordt dat centraal of lokaal gedaan? Wie is uw directe contactpersoon? Kunnen zij snel en effectief beslissingen nemen of wacht u constant op antwoorden? Er is kortom genoeg om over na te denken. Bedenk van tevoren goed welke concrete situaties kunnen ontstaan en onderzoek hoe uw mogelijke leverancier daarmee om zou gaan. Standaardisatie In veel gevallen zal de juiste balans tussen kosten en functionaliteit leiden tot een oplossing ‘van-de-plank’. Dit is bedrijfssoftware die min of meer klaar is voor gebruik zonder dat al te veel maatwerk nodig is. Deze software is vaak modulair van aard en dat zorgt ervoor dat het systematisch uitgebreid kan worden. De gestandaardiseerde functionaliteiten kunnen met minimale tijd en moeite uitgerold worden. Deze bouwblokken kunnen vaak alle functionaliteiten volledig integreren. Hierdoor heeft u geen last van de problemen die samenhangen met het goed met elkaar te ‘laten praten’ van de aparte ‘best of breed’ oplossingen. Met alle informatie in één systeem vermindert u het lekken van gegevens tot een minimum. Dit verhoogt de effectiviteit van rapportages, zonder dat u externe experts in moet schakelen om gegevens uit verschillende systemen te verzamelen en te analyseren. pagina 5
  • 6. Als u onderscheid wilt maken tussen deze ‘best of suite’ leveranciers, dan is hun mogelijkheid om een goede match te vormen met uw internationale locaties een goede factor. Kijk goed naar hun ondersteuning op het gebied van lokale wetgeving, meerdere talen in de interface, hulpdocumenten en het omgaan met brongegevens voor internationale bankzaken of belastingen. Front office integratie Niet alles binnen uw organisatie is gerelateerd aan transacties op de manier waarop orders, facturen en betalingen dat zijn. Denk bijvoorbeeld aan CRM, HR, document management, projectondersteuning en service management. Door speciale systemen te hebben voor deze activiteiten worden ook gegevens gegenereerd die nuttig kunnen zijn voor controle en integratie met back office processen. Dat geeft extra diepte aan de overzichten van uw bedrijf, beter inzicht in klantactiviteiten, nauwkeurige monitoring van processen die niet gerelateerd zijn aan transacties, en effectievere informatie-uitwisseling tussen alle betrokkenen: klanten, partners, leveranciers en medewerkers. © Exact Group B.V., 2013. Alle rechten voorbehouden. Alle hierin vermelde Conclusie Een goede interactie tussen alle gegevens door de hele organisatie heen geeft u het niveau van controle en inzicht dat echte besparingen in tijd en kosten kan opleveren. Dit is zeker ook het geval wanneer u nieuwe buitenlandse vestigingen toevoegt. Het is essentieel dat deze nieuwe kantoren aangesloten blijven bij de rest van het bedrijf. Als belangrijke ondersteunende processen niet beschikbaar zijn op locatie, dan wordt uw IT systeem verantwoordelijk om ervoor te zorgen dat alle relevante informatie op elk moment beschikbaar blijft voor alle betrokkenen. Dit niveau van interactie helpt u bij het minimaliseren van fouten en vertragingen. Ook zorgt het ervoor dat geld niet weglekt doordat medewerkers constant worstelen met processen die niet optimaal zijn. Als uw bedrijf goed georganiseerd is en transparante management informatie creëert, dan kunnen uw verkoopteams succesvol zijn in hun kerntaken: het opleveren van omzet en groei. De groei die in eerste instantie de basis was voor het ontstaan van de vestiging. Kijk voor meer informatie op www.exact.com merk- en handelsnamen zijn eigendom van de respectievelijke eigenaren. MCL610101NL416.1 pagina 6