XIII. Quinta Sesión: Metodología para gestionar Servicios Archivísticos
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XIII. Quinta Sesión: Metodología para gestionar Servicios Archivísticos

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Metodología para gestionar Servicios Archivísticos

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  • 1. QUINTA SESIÓN Metodología para gestionar servicios archivísticos
  • 2. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 1. La Documentación que se custodia 2. La Información que se maneja Tradicional 3. Los Servicios y Productos que se ofrecen Aplicación de TIC 4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios Ciudadanos Instituciones
  • 3. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 1. La Documentación que se custodia Documento de Archivo: “ Documento archivístico es aquél que contiene una información de cualquier fecha, forma y soporte, producido o recibido por persona natural o jurídica, institución pública o privada en el ejercicio de su actividad y cualquier otro que se genere como resultado del avance tecnológico.” Decreto Supremo N° 008-92-JUS, Reglamento de la Ley N° 25323 que crea el Sistema Nacional de Archivos, lo define en su artículo 5° Información + soporte + medio = Documento IDENTIFICACION DE LAS AGRUPACIONES DOCUMENTALES (SERIES DOCUMENTALES)
  • 4. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 2. La Información que se maneja La información es un recurso valioso para cualquier organización. Ahora bien, no existen canales formales para la recopilación de información. Por esto, una unidad especializada en el tema debe realizar un esfuerzo importante para establecer y mantener relaciones con las distintas fuentes, y asegurar así un flujo permanente de información. IDENTIFICACION DE LA INFORMACION DE ACUERDO A SU GRADO DE IMPORTANCIA (PARA CONOCIMIENTO, PARA LA GESTION, PARA LA TOMA DE DESICIÒN) Fuente: Mag. Liliana Patiño
  • 5. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico Tradicional 3. Los Servicios y Productos que se ofrecen Aplicación de TIC “ Productos de información es aquel producto intangible que es un bien no físico, que se ofrece en forma de paquete de utilidad y valor para el usuario”. Una forma crítica de determinar la calidad de los servicios y productos de información, es su variabilidad, demanda y posibilidades de acceso a estos y deberán estar avalados por: • Flexibilidad y conocimiento de las necesidades de los usuarios • Una administración eficiente de los servicios y productos de información, LISTA DE SERVICIOS: COMO RESULTADO DE UN DIAGNOSTICO DE NECESIDADES DE INFORMACIÓN APLICADO A LOS USUARIOS Fuente: Mag. Liliana Patiño
  • 6. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 1. Servicios tradicionales: 3. Los Servicios y Productos que se ofrecen Tipos de Servicios 2. Servicios en línea: 3.Otros servicios:
  • 7. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios Ciudadanos Instituciones Se define usuario como aquella persona que: Asimila, transforma, transfiere y genera algún tipo de información; Es un elemento fundamental en todo sistema de información y debe verse como un agente que desarrolla un papel protagónico en el accionar global de la unidad de información. Es la razón de ser y el fin último del servicio. ES NECESARIO CONTAR CON UN REGISTRO DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION Y LOS PRODUCTOS DE INFORMACION QUE REQUIERE Y GENERAN NUESTROS USUARIOS Fuente: Mag. Liliana Patiño
  • 8. Componentes que intervienen en el Servicio Archivístico 4.Los usuarios a quienes dirige sus servicios Ciudadanos Instituciones Clasificación de los usuarios ES NECESARIO CONTAR CON UN REGISTRO DE LAS NECESIDADES DE INFORMACION Y LOS PRODUCTOS DE INFORMACION QUE REQUIERE Y GENERAN NUESTROS USUARIOS 1.-Usuarios Internos .- personal de la empresa o administración que utilizan los archivos para la consulta interna a fin de resolver cuestiones prácticas de índole administrativo, contable, jurídica etc. 2.-Usuarios Externos : Funcionarios del Estado, Investigadores, estudiantes, periodistas y otros ciudadanos que utilizan los archivos con fines de garantizar derechos, informativos y culturales Fuente: Mag. Liliana Patiño
  • 9. Gestión de Servicios Archivísticos
    • Diagnóstico de las necesidades de los usuarios
    Metodología para Gestionar Servicios Archivísticos 2. Diseñar los Servicios: 4. Implementación: 5. Evaluación de los resultados: 6. Retroalimentación 7. Subsanación de no conformidades: 3. Documentar: 8. Difusión: (Marketing)
  • 10. Servicio Archivístico: Entregables
      • Mas que un proceso es la finalidad de la archivística, cada una de las actividades desarrolladas están direccionadas a satisfacer las necesidades de información a nuestros usuarios directos e indirectos .
      • PRODUCTOS :
      • Plan de servicio y difusión
      • Estadística de servicio
      • Boletín de Archivo
      • Pagina Web
      • Blog
      • Evento de Capacitación
      • Muestras documentales
  • 11. Gestión de Servicios Archivísticos Diagnóstico de las necesidades de los usuarios Diseñar los Servicios: Evaluación de los resultados: Retroalimentación Subsanación de no conformidades: Difusión: (Marketing) Documentar 1 2 3 USUARIOS Capacitar 4 5 6 7 8 9 Implementación
  • 12. Accesibilidad a los Documentos y al Archivo ¿Por qué los archivos deben garantizar la accesibilidad a los documentos? Gestión Institucional Reconocer Deberes y Derechos de Ciudadanos En cumplimiento de la ley Información Del Estado
  • 13. Nuevo Enfoque para el Servicio Archivístico: El Gobierno Electrónico Información Duplicado DNI en Línea Atención de Quejas en Línea Gestión Documental Electrónico - Microformas Plataforma de Interoperabilidad del Estado ONGEI Ventanilla Única de Servicio al Ciudadano ONGEI Ciudadanos Proveedores Estado Peruano
  • 14. Nuevo Enfoque para el Servicio Archivístico: Gestión del Conocimiento - BI Sistemas de Información Ejecutiva (EIS) Un Sistema de Información para Ejecutivos o Sistema de Información Ejecutiva es una herramienta software, basada en un DSS (Sistemas de Soporte a la Decisión ), que provee a los gerentes de un acceso sencillo a información interna y externa de su compañía, y que es relevante para sus factores clave de éxito. Un Sistema de Soporte a la Decisión (DSS) es una herramienta de Business Intelligence enfocada al análisis de los datos de una organización El principal objetivo de los Sistemas de Soporte a Decisiones es, a diferencia de otras herramientas como los Cuadros de Mando (CMI) o los Sistemas de Información Ejecutiva (EIS) , explotar al máximo la información residente en una base de datos corporativa (datawarehouse o datamart), mostrando informes muy dinámicos y con gran potencial de navegación, pero siempre con una interfaz gráfica amigable, vistosa y sencilla.
  • 15. Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico En lo referido al componente Documentación custodiada en sus archivos: 1. ¿En qué institución labora? ¿En qué nivel de Archivo? 2. ¿Cuáles son las Series Documentales que custodian en el archivo en el que labora? Mencione 5. 3. ¿Cuál es la  Serie Documental  que es más consultada en su archivo y por qué? mencione solo la más consultada (esta serie documental usted tendrá que emplearla en los talleres siguientes) 4. ¿Quienes son los usuarios que consultan los documentos mencionados en la pregunta anterior (pregunta 3)?
  • 16. Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico En lo referido al componente información  contenido en la serie documental más consultada 1. ¿ Cuál es la información que extrae el usuario de la documentación que usted le brinda en préstamo o consulta? 2. ¿La información que extrae su usuario se encuentra en un formato específico dentro de la documentación que usted le brinda en préstamo o consulta? 3. ¿La información que extrae su usuario es parte de la metadata o dato descriptivo que usted recoge en sus instrumentos descriptivos o registros (inventarios)? 
  • 17. Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico En lo referido al componente  Servicio que brindamos actualmente con respecto a la serie documental más consultada 1. ¿Qué modalidades de servicio usted aplica con respecto a la Serie Documental más consultada? 2. ¿Hace cuánto tiempo que brinda estas modalidades de servicio? 3. ¿Cuándo fue la última vez que encuesto a su usuario preguntándole con respecto a las ventajas y desventajas que genera su servicio? 4. ¿Qué ventajas y desventajas representa su servicio para el usuario? 5. ¿Ha comparado las modalidades de servicio que brinda con respecto a los servicios empleando herramientas de tecnología de información y comunicación (TIC)?
  • 18. Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico En lo referido al componente USUARIO  a quienes brindamos nuestros servicios, responda las preguntas siguientes: A responder por el Encargado del Archivo 1. ¿Quiénes son sus usuarios internos? 2. ¿Quiénes son sus usuarios externos? 3. ¿Quienes son sus usuarios potenciales? 4. ¿Sus usuarios tienen interacción directa con los ciudadanos? 5. ¿La información que brinda beneficia directamente a los ciudadanos?
  • 19. Taller : Metodología para implementar Servicio Archivístico En lo referido al componente USUARIO  a quienes brindamos nuestros servicios, responda las preguntas siguientes: A responder por el Usuario 1. Nombre del Entrevistado: 2. Cargo del Entrevistado: 3. ¿Cuál es la documentación que usted produce? 4. ¿Cuál es la documentación que le permite cumplir con su labor diaria? 5. ¿Cuál es la información que le permite cumplir con su labor diaria? 6. ¿Cual es la documentación que más consulta y que conserva en su archivo de gestión y/o periférico? 7. ¿Cual es la información que más consulta dentro de su documentación que conserva en su archivo de gestión y/o periférico? 8. ¿Cuál es la documentación que más consulta y que se encuentra en el Archivo Central? 9. ¿Consulta otras fuentes documentales diferentes a las contenidas en los archivos de la institución?
  • 20. Gracias por su atención Felicitaciones por su Esfuerzo Arch. David Yosip Coz Seguil Jefe de Proyectos de Gestión de Información Estudio Jurídico & Consultores Mijanov & Asociados SCRL 3498734 989598568 [email_address]