organizar e gerir eventos
24/04/2008 domingospereira.com

sumário genérico
parte I parte II
1. conceito de evento 1. patrocínios, apoios e
2. tipos de evento mecenato
3. plano de um evento 2. marketing de eventos
4. avaliação do evento
parte III
trabalho prático
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parte I
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1. conceito de evento
um evento é um acontecimento
planeado, que ocorre num dado tempo
e lugar, que visa promover a relação
organização anfitriã e o público de
interesse, com vista ao alcance de
determinados objectivos *
domingospereira.com * material do curso Organização e Gestão de Eventos – Portal do Ser

1.1 profissional de
eventos
pessoa responsável pela coordenação
de todas as acções e actividades
necessárias para a produção de um
evento *
domingospereira.com * material do curso Organização e Gestão de Eventos – Portal do Ser

2. tipos de eventos
• quanto à sua periodicidade
– esporádicos
– periódicos
– de oportunidade
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2.1 tipos de eventos
• quanto à sua abrangência
– locais
– regionais
– nacionais
– internacionais
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2.2 tipos de eventos
• quanto à sua dimensão
– pequenos (até 200 px)
– médios (200 a 600 px)
– grandes (+ 600 px)
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2.3 tipos de eventos
• quanto à sua natureza
– científico
– cultural
– desportivo
– promocional
– religioso
– particular
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2.3.1 tipos de eventos
• científicos
– assembleia – palestra
– colóquio – seminário
– conferência – simpósio
– congresso – workshop
– debate – jornada
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2.3.2 tipos de eventos
• culturais
– cinema
– teatro
– festival
– concurso
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2.3.3 tipos de eventos
• religiosos
– missa
– procissão
– conclave
– concílio
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2.3.4 tipos de eventos
• desportivos
– campeonato
– olimpíada
– torneio
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2.3.5 tipos de eventos
• promocionais
– desfile
– feira
– mostra
– salão
– lançamento de livro
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2.3.6 tipos de eventos
• particulares
– aniversários
– casamentos
– baptizados
– bodas
– comunhões
– despedida de solteiro
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3. plano do evento
• análise do evento
• proposta/orçamento
• execução & acompanhamento
• encerramento & avaliação
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3.1 plano do evento
• análise do evento
• momento inicial
• quem
• para quem
• o quê
• porquê
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3.1 plano do evento
• análise do evento
• momento final
• quem • onde
• para quem • quando
• o quê • como
• porquê
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3.2 plano do evento
• proposta/orçamento
• que recursos humanos
• que fornecedores
• qual a afectação de custos
• que margem de lucro
• modalidade de pagamento
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3.3 plano do evento
• execução & acompanhamento
• gestão de recursos humanos
• analisar e descrever funções
• definir políticas e procedimentos
• formar a equipa
• supervisionar e avaliar o desempenho
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3.3.1 plano do evento
• execução & acompanhamento
• recursos físicos, materiais e serviços
• infra-estruturas (luminosidade, temperatura)
• equipamentos diversos
• serviços diversos: catering, decoração
• serviços de apoio: transportes, limpeza
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3.3.2 plano do evento
• execução & acompanhamento
• recursos legais e de risco
• contratos
• licenças e registos
• seguros
• segurança
• serviços de emergência
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3.4 plano do evento
• encerramento & avaliação
• certificados
• questionários de avaliação
• cartas de agradecimento
• relatório final
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4. avaliação do evento
consiste no processo de observação,
medição e acompanhamento crítico da
sua implementação, com o fim de
avaliar os resultados de forma precisa *
domingospereira.com * PEDRO, F., 2007, p.95

4.1 avaliação do evento
… com vista ao melhoramento das
várias etapas que caracterizam a
organização do evento
os resultados da avaliação devem
constar num relatório a ser entregue às
entidades que estiveram envolvidas
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4.2 avaliação do evento
• pré-evento
• durante o evento
• pós-evento
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4.3 avaliação do evento
• pré-evento
– estudo de viabilidade (afectação de
recursos)
– previsão da adesão, custos e benefícios
– fixação de metas ou padrões através dos
quais o evento será medido
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4.4 avaliação do evento
• durante a execução do evento
– número de inscrições (+ comunicação?)
– desempenho dos colaboradores (acções
correctivas?)
– feedback em tempo real
(descontentamentos, tempos de espera,
reforçar atractividade do evento)
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4.5 avaliação do evento
• pós-evento
– recolha de dados estatísticos e análise de
resultados
– feedback dos participantes e do staff
• reuniões, questionários
– quais as forças e as fraquezas do evento
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parte II
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patrocínios, apoios e
mecenato
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1. patrocínios, apoio e
mecenato
• patrocínio
– financiamento com troca comercial
(publicidade, venda exclusiva,…)
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1.1 patrocínios, apoio e
mecenato
• apoio
– parceria que implica cedência de recursos
(instalações, equipamentos,
comunicação,…)
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1.2 patrocínios, apoio e
mecenato
• mecenato
– financiamento a acções de promoção
cultural, que tem benefícios fiscais
(acções em museus, bibliotecas,
reabilitação de monumentos,…)
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1.3 patrocínios, apoio e
mecenato
• vantagens para os patrocinadores
– melhorar a imagem de marca
– ganhar ou aumentar a notoriedade
– identificação do produto com um
determinado estilo de vida
– oportunidades de merchandising
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1.4 patrocínios, apoio e
mecenato
• como pedir um patrocínio
– identificar empresas cujas necessidades correspondam aos
itens anteriores
– dirigir a carta a um director e explicar a razão da selecção
daquela empresa
– apresentar sinteticamente a empresa, o evento e seu
historial
– apresentar os benefícios para o patrocinador (público-alvo;
publicidade no local e cobertura nos media,…)
– mostrar-se disponível para uma entrevista
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BES - Mecenas da Fotografia em Portugal
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marketing de eventos
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2. marketing de
eventos
significa compreender um evento
enquanto estratégia de marketing de
uma empresa, ou seja, adaptar os
conhecimentos adquiridos da prática
do marketing para criar valor ao
evento
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2.1 marketing de
eventos
• a sua utilização permite
– analisar as necessidades do mercado-alvo
– conhecer a concorrência
– decidir o público-alvo
– calcular o preço
– decidir a estratégia de distribuição e
comunicação
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2.2 marketing de
eventos
• marketing-mix
– público
– produto
– preço
– distribuição
– comunicação
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2.2 marketing de
eventos
• público
– identificar o público de interesse
(características)
– conhecer as suas necessidades e
expectativas
– definir o número de pessoas a atingir
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2.3 marketing de
eventos
• produto
– entretenimento oferecido (artistas, cenários,
oradores)
– padrão de serviços (inscrição, transporte, pós
evento)
– alimentação
– merchandising
– identificação (marca, logótipo)
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2.4 marketing de
eventos
• preço
– qual o custo do evento
– qual o valor percebido para o consumidor
– quais os preços da concorrência
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2.5 marketing de
eventos
• distribuição
– qual o espaço físico do evento
– ponto de venda dos bilhetes/inscrições
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2.6 marketing de
eventos
• comunicação
– quais as melhores ferramentas para
promover o evento
• publicidade
• rp
• marketing directo
• promoção de vendas
• venda directa
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referências
GIACAGLIA, Maria, Eventos, como criar,
estruturar e captar recursos, Thomson
PEDRO, Filipe et al, Gestão de eventos, 2007,
Quimera
VIEGAS, Márcia, Marketing de feiras, 2000,
Edições Sílabo
Material do curso Organização e Gestão de Eventos,
Portal do Ser
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parte III
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