Einsparungspotentiale im Facility Management

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Vortrag im Rahmen der Veranstaltung "Facility Management - von der Hausverwaltung zum strategischen Managementansatz" der Industriellenvereinigung Salzburg bei Schenker & Co AG in Bergheim.
Die Vortragenden Andreas Dankl und Sigurd Reder sind ausgewiesene Experten im Bereich Facility Management.
Für Rückfragen/Kontakt: office@dankl.com

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Einsparungspotentiale im Facility Management

  1. 1. Mögliche Einsparungspotentiale im Facility Management – Industrie und Gewerbe DI Dr. Andreas Dankl Mag. Sigurd Reder Salzburg, Linz, Kempen, Ludwigshafen, München www.instandhaltung.at www.mcpeurope.de www.dankl.at 1FM-Veranstaltung der Industriellenvereinigung 2012 copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  2. 2. Inhalte SeiteDefinitionen und Leistungsinhalte des Facility Managements 8Typische Einsparungspotentiale im Facility Management 16Fallbeispiel „FM-Optimierung in einem Industriebetrieb“ 23Zusammenfassende Erkenntnisse 31 2 Inhaltsverzeichnis copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  3. 3. Angaben zu den Referenten 3Einleitung copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  4. 4. Die MFA ist ein gemeinnütziger Verein und vereint Mitglieder aus unterschiedlichen Bereichen: Produktionsunternehmen und Betreiber von Immobilien Betriebe aus Energiewirtschaft, Gesundheitswesen und F&E Dienstleister für Instandhaltung und Facility Management Softwareanbieter und Forschungseinrichtungen Institutionen und VerbändeÖsterreichische Repräsentanz im europäischenNetzwerk EFNMS – European Federation ofNational Maintenance Societies (www.efnms.org) Infos/Kontakt: www.mf-austria.at www.facebook.com/MFAVerein MFA … Maintenance and Facility Management Society of Austria 4 MFA – Verein für Instandhaltung und Facility Management copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  5. 5. itk facility managementDienstleistungsunternehmen mit Kerngeschäft „Facility Management“(technisches, infrastrukturelles und kaufmännisches FM)  Planung  Beratung  operative Umsetzung  ganzheitliche FM-KonzepteÖsterreichweite Betreuung von FM-ProjektenBetreute Kundensegmente sind z.B. Einkaufszentren, Hotels, Gewerbeparks,produzierende Gewerbebetriebe, Logistikzentren, Büro-/ Verwaltungsgebäude 5 copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  6. 6. MCP International MCP UK MCP Deutschland dankl+partner (MCP Austria) MCP Australia MCP Malaysia g3p (MCP Portugal, MCP Spain) AMIS Inc. (USA) InPAC (MCP France) MCP ChinaMCP Singapur / UAE Tochterunternehmen von MCP UK Joint Venture / Beteiligung von MCP UK Kooperationspartner von MCP UK MCP Indonesia 6 dankl+partner consulting gmbh (Partner von MCP International) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  7. 7. MCP International* AMIS-Datenbank Mitarbeiter FAMIS-Datenbank IH-Best Practice FM-Best Practice dankl+partner IH-Benchmarks MCP Deutschland FM-Benchmarks ca. 3.500 Unternehmen ca.400 Unternehmen mit Daten-Clusterung mit Daten-Clusterung Spezialisten Instandhaltungs- Anlagen- Facility management Management Management Consulting Training Informations- IT-LösungenImplementierung Inhouse-Schulung dienste MCP International* l Gegründet 1976 in UK l Prinzip: Internationales Wissensnetzwerk Uni Aachen / Trovarit AG l Internationale Präsenz Marktinformationen l weltweit ca. 100 Berater 7 Herkunft der Benchmarks und Best Practice-Ansätze copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  8. 8. Definition und Leistungsinhalte 8Kapitel 1 copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  9. 9. Asset Management: Investitionsgüter über den gesamten Lebenszyklus (planen, errichten, betreiben, instandhalten, optimieren, sanieren, abreißen) optimal steuernFacility Management: Integration aller Supportfunktionen und Nebenprozesse zur Sicherstellung des Kerngeschäftes des Unternehmens Kompetenz Dispositive Leistungen  Beratung, Controlling  Planung, Steuerung Kaufmännisches FM Dispositive  Analyse, Optimierung FM-Leistungen  Betriebsführung  Dokumentation Management & Engineering für  Projektmanagement Infrastrukturelles / Technisches FM  Mietmanagement Integriertes  Liegenschaftsverwaltung FM Ausführende Leistungen Bündelung von operativen Leistungen für  Wartung, Inspektion Infrastrukturelles / Technisches FM  Reinigung  Call Center Service Ausführende  Objektschutz FM-Leistungen  Fuhrparkservice Infrastrukturelle Technische  Botendienste FM-Leistungen FM-Leistungen  ... Leistungsumfang 9 Praxisbewährte FM-Definitionen und FM-Leistungsgliederung copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  10. 10.  Liegenschaftsmanagement, Objektbuchhaltung,Kaufmännisches BetriebskostenabrechnungFacility Management  Reporting, Kostenplanung und Controlling  Flächen und Umzugsmanagement, Mietmanagement, Mietverträge,  Beschaffungs- und Materialmanagement  ....  BetriebsführungTechnisches  InstandhaltungFacility Management  Projektmanagement  Gewährleistungsmanagement  Energiemanagement  Betriebsbrandschutz  ....  Reinigungsservice, Außenanlagenpflege und WinterdiensteInfrastrukturelles  Empfangs- und PortierdiensteFacility Management  Catering und Veranstaltungsservice  Abfallbewirtschaftungsservice  Sicherheitsdienste, Objektschutz  Stockwerkbetreuung, Botendienst, Postverteilung, Aushilfsdienste  Fuhrparkservice, Parkraumbewirtschaftung  Kopier- und Druckerservice, Archivierungs- und Dokumentationsdienste  Waren- und Logistikdienste; Büromaterial und Drucksorten  ... 10 Leistungsinhalte des Facility Managements (Beispiele) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  11. 11. INSTANDHALTUNG FACILITY MANAGEMENT Industrie-/Gewerbe- Standort Produktionsanlage Produktionsnahe Infrastruktur, Prozessanlagen Equipments Gebäude, TGA Infrastruktur, Gebäude, TGA Dienstleistungs-/ HandelsstandortIH-Benchmarks & IH-Potenziale FM-Benchmarks & FM-Potenziale Aussagekräftige / differenzierte Datenbasis  Tw. vorhandene/verwertbare Datenbasis Vergleichbarkeit über Clusterung  Eingeschränkte Vergleichbarkeit (z.B. Inhalte (z.B. Anlagentechnologien) möglich der FM-Leistungen, FM-Struktur, Gebäudetyp, SL) Mittels Studien / Erfahrungen bestätigte  Berechnungsalgorithmen für Potenziale im Berechnungsalgorithmen für Potenziale „Aufbau“ (viele Ansätze) 11 „Abgrenzung“ von Instandhaltung und Facility Management copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  12. 12. AMIS-Datenbank Ihr Branchen- Best Beispiele für IH-Benchmarks Betrieb Durchschnitt PracticeWirtschaftliche Indikatoren IH-Kosten in % der Fertigungskosten 6,5 % 7,2 % IH-Kosten in % des Umsatzes 4,3 % 3,7 % IH-Kosten in % des Anlagen-WBW‘s 5,5 % 3,9 % Überstundenanteil 13,8 % 7,0 % Verhältnis Personal- zu Materialkosten 0,9 : 1 1,3 : 1 Anteil der geplanten Aufträge 39,3 % 88,6 %Organisations- Indikatoren Erfüllung vorbeugender IH-Maßnahmen 45,7 % 78,1 % Verhältnis Produktions- zu IH-Mitarbeiter 5,9 : 1 6,7 : 1 Anzahl der Aufträge je Mitarbeiter / Tag 14,0 22,9 Quelle: MCP International, AMIS-Datenbank 2009 13 Instandhaltungs-Benchmarks als Orientierungsgrößen (II) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  13. 13. m² Leistung Preis/m²/Monat3.1. Büroräume RP/1 RP/2 RP/3 RP/1 RP/2 RP/3 Büroraum 450 280 180 0,63 1,01 1,56 Besprechungsraum 500 270 220 0,56 1,04 1,28 Bürotechnik raum 380 280 200 0,74 1,01 1,413.2. Sozialräume Sanitärräume 100 85 70 2,81 3,31 4,02 Garderoben 310 220 160 0,91 1,28 1,76 Speiseräume 500 270 180 0,56 1,04 1,563.3. Allgemeine Räume Gänge 600 400 250 0,47 0,70 1,13 Stiegenhäuser 350 260 180 0,80 1,08 1,56 Eingangshallen 420 260 170 0,67 1,08 1,663.4. Fertigungsräume Produk tionsräume 280 200 170 1,01 1,41 1,66 Prüfräume 380 270 200 0,74 1,04 1,41 Werk stättenräume 320 220 180 0,88 1,28 1,563.5.Lagerräume Archive 1100 800 450 0,26 0,35 0,63 Magazin 900 750 400 0,31 0,38 0,70 Garagenflächen 24000 4500 850 0,01 0,07 0,37RP/1-3 =Reinigungsprofil Quelle: ZFM, Konzern-Benchmarks 14 IFM-Benchmarks als Orientierungsgrößen (Beispiel „Reinigung“) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  14. 14.  Verfügbarkeit und Richtigkeit der Bezugsgrößen (z.B. Datenquellen, Flächen) Leistungsinhalte/-abgrenzungen (z.B. eindeutige Definition, Zuordnung zu internen / extertnen Leistungserbringern) Aufwand für Datenerfassung und Transparenz/Eignung der Kostenrechnung (z.B. Kostenartengliederung, Struktur der Kostenstellen, Erfassungs-/Verrechnungsprinzipien, Abgrenzung von FM-Kosten und Nicht-FM-Kosten) Leistungsausführende und organisatorische Schnittstellen (z.B. Aufgabenzuordnung) Einfluss von Servicelevels (z.B. Definitionen, Ausprägungen) Definition der Systemgrenzen (z.B. Prozesskosten für Strom-, Kälte-, Drucklufterzeugung) Betriebs-/Gebäude-/Technikspezifische Besonderheiten (z.B. Klimatisierungsgrad, Gebäudeart, eingesetzte Technologien) Zeitliche Entwicklung von Leistungen, SL und Betriebscharakteristik (z.B. Nutzungsintensität, Menge, Qualitätsanforderungen) „Erschwerende“ Rahmenbedingungen bei der Ermittlung von 15 FM-Benchmarks und FM-Potenzialen copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  15. 15. Einsparungspotenziale im Facility Management 16Kapitel 2 copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  16. 16. Welche Zielsetzungen hat das Facility Management zu erfüllen?(„Grundsatzthemen“)1. Langfristige Werterhaltung  Crash-Szenario für betreute Objekte2. Minimale Investitionskosten  minimale Betriebs-/Lebenszykluskosten3. minimale Leistungsstandards  größtmögliche Qualität für Nutzer4. Maximale Performance von FM-Leistungen / Objekten  minimale FM-Kosten5. Eigene Management- und Ausführungskompetenz  Outsourcing 17 Wichtige Schlüsselfragen zur Identifikation der FM-Potenziale copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  17. 17. Konzentrieren auf „wichtigste“ und Leistungs- und Kostenbereiche: Leistungsvolumen/-ströme der FM-Leistungen analysieren  Operative Zeiten (für Durchführung der IH-Leistungen)  Administrative Zeiten (z.B. für Planung, Koordination, Abstimmung)  Neben-/Verlustzeiten (z.B. Geh- und Wartezeiten, Doppelarbeiten, Provisorien) FM-Kosten analysieren (Kostentreiber, Kostenprofile)  Direkte FM-Kosten (Personal, Fremdleistungen, Material)  Anlagen- und Objektbetriebskosten, Servicekosten  Ausfallkosten (z.B. entgangene Deckungsbeiträge, ungenutzter Ressourcenverbrauch für Personal oder Energie, Zusatzkosten) Betrieblichen Stellenwert der FM-Leistungen bzw. Anlagen bestimmen  Verfügbarkeit und Sicherheit / Risiko  Qualitätsanforderungen  Einfluss auf den Betriebsablauf (z.B. Engpässe, Redundanzen) 18 Prioritäten für das Identifizieren der FM-Potenziale festlegen copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  18. 18. Potenzialbereiche Potenzial* Hinweise, Beispiele für Optimierungen  Abstimmung von Reparatur, Wartung, InspektionOptimierung von IH-Strategien und -25% und Anlagenverbesserung – entsprechend SGU- (Rep.-Kosten) und VerfügbarkeitsanforderungenErsatzteilmanagement  Optimierung der Bereitschaftsdienste  Festlegung optimaler Versorgungsstrategien für Ersatzteile und Equipments (z.B. Lagerorganisation, Lieferservice)  Vermeidung von Fehlbedienungen bei Geräten  Streckung der W&I-IntervalleAnforderungsgerechte Reduktion  (Bedarfsgerechte) Reduktion der Inhalte vondes Betreuungsumfanges und der -15% W&I-Maßnahmen (W&I-Kosten)  Anwendung von Condition Monitoring-TechnikenServicelevels für W&I-Maßnahmen zur Zustandsüberwachung  Abgestimmtes Management der technischen Leistungen (Instandhaltung, Verbesserung, Umbau, Modernisierung, Erweiterung)  Kostenorientierte Abstimmung von Eigen- undSteigerung der Produktivität von -30% FremdpersonalEigenpersonal und Leasingkräften (op. Personal-  Erweiterung/Flexibilisierung der Mitarbeiter- kosten) qualifikationen und Aufgaben  Leistungsdokumentation/-monitoring und aktive Leistungssteuerung  Wochenplanung für effiziente Personalauslastung *…. Quelle: MCP International, FAMIS-Datenbank 19 Einsparungspotenziale im Technischen FM (I) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  19. 19. Potenzialbereiche Potenzial* Hinweise, Beispiele für Optimierungen  Pooling von Leistungen („Leistungen aus einer Hand“) -20%  Anpassen der Servicelevels und LeistungspreiseVerbesserung der Beschaffungs- (Fremdleist.-konditionen für externe Leistungen kosten) gem. IH-Strategie  Leistungsspezifikation & Anwendung von Leistungsverzeichnissen für wiederkehrende IH-Maßnahmen  Leistungscontrolling und Gewährleistungs- /Garantiemanagement  Anpassung und Standardisierung der Betriebs-Optimierung der Betriebs- und -15% (++) parameter von techn. Einrichtungen gemäßEnergiekosten (Betriebs-/ Anforderungen Energiekosten)  „Richtiger“ Anlagenbetrieb  Standardisierung von Anlagen / Geräten  Verbrauchsoptimiertes Energiemanagement  Energieeinkauf (z.B. Pooling, Contracting) ++ … Technische, betriebskosten-optimierende Maßnahmen bei /Anlagen)Komponenten (z.B. Beleuchtung, HKL-Geräte, Wärmeauskopplung, Kälteanlagen) *…. Quelle: MCP International, FAMIS-Datenbank 20 Einsparungspotenziale im technischen FM (II) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  20. 20. Potenzialbereiche Potenzial Hinweise, Beispiele für Optimierungen  Wert-/Kostenorientierte Ausrichtung der LeistungenSteigerung der Wertschöpfung des des EigenpersonalsEigenpersonals und kontinuierlich  Erweiterung / Flexibilisierung der Mitarbeiterqualifi- kationen und Aufgabenbeschäftigten Leasingkräften  Straffung der Aufbauorganisation, Prozesse, Vertretungs- und Bereitschaftsregelung  Leistungsdokumentation/-monitoring und aktive Leistungssteuerung  Leistungsstandardisierung  Steigerung der Planbarkeit von Leistungen  Anpassen von Betreuungsumfang und Servicelevels  Pooling von Leistungen („Leistungen aus einer Hand“)Verbesserung der Beschaffungs-  Anpassen der Servicelevels und Leistungspreisekonditionen für externe Leistungen gemäß den (Kunden)Anforderungen  Leistungsspezifikation und Nutzung von Leistungs- verzeichnissen  Leistungs-, Qualitäts und Kostencontrolling (inkl. Zielvereinbarungen und Bonus-Malus-Regelungen)  Vermeidung von Parallelorganisationen (intern & extern)Ganzheitliches Management der  Pooling- und Flexibilitätseffekte durch gebündeltesinfrastrukturellen Leistungen Management und operative Ausführung von infra- strukturellen Leistungen (Empfangs- & Portierdienste, Objektschutz & Sicherheitsdienste, Stockwerkbetreuung, & Post- & Hausdienst, Waren- & Logistikdienste, Zutrittssyteme & Parkraumservice, Reinigungsdienste, Kopier- & Druckservice, Telefonvermittlung, Catering & Veranstaltungsservice) 21 Einsparungspotenziale im infrastrukturellen FM copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  21. 21. Potenzialbereiche Potenzial Hinweise, Beispiele für Optimierungen  Flächenökonomie - Relation von Hauptnutzfläche,Verbesserung der Konstruktions- Mietfläche, Nebennutzfläche, Verkehrsflächeperfomance von Gebäuden  Unterteilbarkeit in selbständig nutzbare Einheiten  Unterteilbarkeit von Gebäuden / Räumen (z.B. durch Trennwände, Decken, Böden)  Belastungs-/Verbrauchsgerechte Anpassung derVerbesserung der Konstruktions- Versorgungseinrichtungen und Medienversorgungperfomance von Technischen  Raum-/Bereichsindividuelle RegelungEinrichtungen / Geräten (z.B. Temperatur, Beleuchtung)  Miet- und MietnebenkostenVerbesserung der Kostenperfor-  Betriebskostenmance von Gebäuden / Räumen  Umbaukosten, Umzugskosten, Rückbaukosten  Vermietungsintensität (Leerstandsrate) 22 „Eingeschränkt“ realisierbare Einsparungspotenziale copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  22. 22. Fallbeispiel zu FM-Optimierung 23Kapitel 3 copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  23. 23. Schritt Inhalte1. Zielfestlegung Festlegung der Optimierungs- und Projektziele Festlegung von Projektorganisation und Projektplan2. Analyse der Analyse der Leistungsströme, Kostenstruktur und Kostentreiber Ausgangssituation Analyse der Ausfall-/Störungscharakteristik der TGA Ermittlung der Kundenzufriedenheit mit FM-Leistungen3. Organisationsanalyse Ermittlung der Stärken und Schwächen der Aufbau- und Ablauforganisation und Dokumentationsanalyse4. Performance-Prüfung Prüfung von Produktivität und Wirtschaftlichkeit Bewertung von Verbesserungsansätzen5. Organisationsoptimierung Identifikation von Optimierungsansätzen / Aktionsplan Erarbeitung von Verbesserungsmaßnahmen Erstellung des Umsetzungsplans6. Umsetzungscontrolling Laufende Umsetzungsbegleitung 24 Vorgehenssystematik zur FM-Optimierung (FM-SPEED®) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  24. 24. Basisdaten InhaltFM-Leistungen Technisch, Kaufmännisch, InfrastrukturellGebäudebereiche  Verwaltung, Lager und Versand, Servicecenter, KücheAnlagenbereiche  Energie-/Medienversorgungs-/Kommunikations-Anlagen  Technische Gebäudeausstattung / GebäudesubstanzFM-relevante Personen Führungskräfte 3,0(Fulltime-Equivalents) Techn. Fachpersonal 5,5 Sachbearbeiter / IFM 10,0 Summe 18,5FM-Kosten Personalkosten 960.000 € Material-/Fremdleistung 7.200.000 € Summe 8.160.000 € 25 Ausgangssituation zum Fallbeispiel copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  25. 25. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% FM-Strategie & FM- Aufbauorganisation FM-Mitarbeiter & FM- Kompetenz FM-Auftragswesen & EDV-Einsatz Betriebsmittelstruktur FM-Controlling Unternehmen XY d+p / MCP Mindest-Anforderung Zielwerte 2010Verbesserungen bei „Ziele, Strategie, Organisation, Personal“ (Beispiele) Definition von FM-Strategie für die Nutzung von Anlagen, Gebäude und Infrastruktur Anwendung eines integrierten FM-Ansatzes (d.h. stärkere Konzentration auf relevante FM-Aufgaben hinsichtlich Kostensenkung und auf Zufriedenheit interner und externer Kunden) Schriftliche Festlegung der Prozesse für alle relevanten FM-Leistungen (inkl. Verantwortlichkeiten, Vertretungsregelungen, Informationspflichten) Systematische Aus-/Weiterbildung des FM-Personals gemäß ihren Kernaufgaben (z.B. Haustechnik, Veranstaltungsservice, Fremdfirmenmanagement) Systematisierter Informationsaustausch zw. Führungskräften und Mitarbeitern 26 Bewertung von FM-Organisation (Anwendung von FM-Scan®) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  26. 26. 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Reinigungsmanagement & Aussenanlagendienst Verbesserungen bei „Reinigung“  Prüfung des Personalübergangs derAbfallbewirtschaftungsservice 3 eigenen Reinigungskräfte zu externer Reinigungsfirma (ermöglicht Betriebsbrandschutz Pooling und Flexibilität bei Vertretung und Leistungsbedarf) Empfangs- & Portierdienste  Abstimmung der Ausführungszeit Objektschutz & von Reinigungsleistungen an die Sicherheitsdienste betrieblichen Anforderungen (Öffnungszeiten, Kundenverkehr) Telefonvermittlung / (Call Center)  Spezifikation der Reinigungs- Stockwerk-, & Post- & leistungen differenziert nach Hausdienst Flächen-/Nutzungskategorien (Servicelevels, Häufigkeiten, organisatorische Kopier- & (Druckservice) und Leistungsbezogene Anforderungen)  Ausschreibung der Reinigungs-Fuhrparkservice/management leistungen auf Basis der Leistungs- Zutrittssysteme & spezifikationen Parkraumservice  Durchführung von systematisierten Catering & Qualitätsbeurteilungen der Veranstaltungsservice Reinigungsleistungen Unternehmen XY d+p / MCP Mindest-Anforderung Zielwerte 27 Bewertung des Infrastrukturellen FM (Anwendung von FM-Scan®) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  27. 27. Stärken Schwächen (= Verbesserungsansätze) Engagement und Qualifikation  Aufgabenabgrenzung und Vertre- der FM-Mitarbeiter tungsregelung der FM-Mitarbeiter Gebäude, Büroausstattung und  Fehlende Datenbasis für systema- Einrichtungen sind auf dem tische Optimierungen und geringe neuesten Stand integrierte EDV-Unterstützung Reaktionsvermögen der  Effizienz der FM-Leistungen FM-MitarbeiterChancen Risiken Etablierung des FM-Bereichs  Widerstand bei Umstellung auf Best als kompetenten Service- und Practice FM-Ansätze durch langjährig Wertschöpfungsbereich eingespielte Abläufe / Gewohnheiten Aufbau eines gesamtheitlichen  Abteilungsdenken verhindert gesamt- FM-Controllings und einer heitliche Optimierungsansätze strategischen FM-Kompetenz  Unzureichende Unterstützung durch Höhere FM-Wirtschaftlichkeit andere Abteilungen bei Umsetzung steigert den Ertrag des Standortes der FM-Optimierungen 28 SWOT-Analyse zur FM-Organisation (TOP 3) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  28. 28. Definierte Verbesserungsschwerpunkte der FM-Organisation:1. Selektives In- und Outsourcing von FM-Leistungen und Verbesserung des Fremdfirmenmanagements (insbes. Leistungsspezifikationen, Beauftragungsstrategie, Überwachung, Gewährleistungsmanagement)2. Anpassung der Aufbauorganisation und bereichsübergreifende Optimierung der FM-Aufgaben (Personalressourcen und -qualifikation, Aufgabenzuordnung, Vertretungsregelungen)3. Bestimmung der bedarfsgerechten (Mindest)Anforderungen für FM-Leistungen (Servicelevels)4. Gestaltung von durchgängigen effizienten Prozessen für alle „kritischen“ FM-Leistungen mit IT-Unterstützung (kritisch bzgl. Kosten und/oder Qualität)5. Aufbau einer auswertbaren FM-Datenbasis und Aufbau eines FM-Controllings (Steuerungskennzahlen) 29 Festgelegte Maßnahmenschwerpunkte zur FM-Optimierung copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  29. 29. Kostenpositionen für Modul 01: 1 2 3 4 5 6 7PortierdiensteMonatspauschale für 24-Stunden Schichtdienst für Werk Nord 13.201,10 17.413,00 14.103,60 11.043,00 14.690,00 15.795,25 11.147,10Monatspauschale für Zusätzlichen Tagdienst für Werk Nord 1.808,05 2.488,00 1.978,80 1.689,00 2.077,00 2.219,50 1.588,08Monatspauschale für 8-Stunden Schichtdienst für Werk Süd 6.216,71 8.292,00 7.047,70 5.208,00 6.925,00 6.895,40 5.293,65Monatspauschale für Samstags-Dienst für Werk Süd 606,81 829,00 704,80 727,26 693,00 673,90 529,36Stundensatz für Tagdienst 13,53 24,00 20,33 15,92 19,50 20,24 15,27Stundensatz für Nachtdienst 14,19 24,00 17,30 16,45 21,50 20,24 15,27StreifendiensteMonatspauschale für Streifendienst 6.179,56 9.150,00 7.765,40 5.471,30 7.470,00 7.324,40 6.680,33EmpfangsdiensteMonatspauschale für Empfangsdienst 3.599,07 5.008,00 4.912,70 3.503,70 4.402,00 4.197,50 2.806,90Stundensatz für Normalarbeitszeit 13,53 25,00 25,07 17,05 22,50 21,30 13,93Stundensatz für Samstag 13,53 25,00 33,34 17,05 28,10 21,30 18,11Stundensatz für Sonn- und Feiertag 16,50 25,00 41,87 30,41 35,00 31,90 22,29 BewertungKostenpositionen für Modul 02a: 1 2 3 4 5 6 7UnterhaltsreinigungEinheitspreis je m2 Raumfläche/-kategorieBüros, Portierlogen, Teeküchen- Teppich 0,79 0,79 0,91 0,60 1,19 1,45 0,12- Parkett 0,79 1,31 1,43 0,60 1,19 1,45 0,12- Kunststoff 0,79 1,45 1,47 0,60 1,19 1,45 0,12- Stein / Fliesen 0,79 0,89 0,94 0,60 1,19 1,45 0,12… Bewertung 30 Ausschreibung von „integrierten“ FM-Leistungen (Leistungsbündel) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  30. 30. Kostenpositionen für Modul 07: 1 2 3 4 5 6 7UmzugsdiensteStundensätze für Fachkräfte 36,40 28,00 64,40 27,70 23,90 32,20 21,40Stundensätze für Hilfskräfte 30,80 20,00 34,85 15,00 20,70 20,70 16,92Stundensätze für eingesetzte Betriebsmittel 1 62,70 57,00 65,00 0,20 62,50 26,45 37,50Stundensätze für eingesetzte Betriebsmittel 2 104,50 52,00 58,50 0,30 56,30 50,90Monatliche Kosten der beigestellten Lagerfläche: 0-50 m2 5,50 7,40 8,70 3,40 fehlt fehlt 5,10Monatliche Kosten der beigestellten Lagerfläche: 51-200 m2 5,50 7,40 5,50 3,40 fehlt fehlt 4,90Monatliche Kosten der beigestellten Lagerfläche: > 200 m2 5,50 7,40 2,80 3,40 fehlt fehlt 4,60 BewertungKostenpositionen für Module 08 - 11: 1 2 3 4 5 6 7Saal, Post-, Kpoier- und BürodiensteSaaldienstStundensatz für Saaldienstkräfte 16,60 19,50 29,40 14,63 22,60 20,70 15,59PostdienstStundensatz für Postdienstkräfte 16,64 25,70 28,30 14,63 20,60 26,45 13,98KopierdienstStundensatz für Fachkräfte - Kenntnisse in FABASOFT / SQL 16,60 25,70 51,00 19,50 23,50 29,90 16,47Stundensatz für Fachkräfte - Allg. EDV-Anwenderkenntnisse 16,60 25,70 31,70 18,80 22,50 32,20 18,56BürodienstleistungenStundensatz für Fachkräfte - SAP-Anwenderkenntnisse 17,98 25,70 37,60 19,50 26,80 38,00 18,56Stundensatz für Fachkräfte - Allg. EDV-Anwenderkenntnisse 17,98 25,70 34,10 18,80 26,00 35,00 22,39 Bewertung 31 Ausschreibung von „integrierten“ FM-Leistungen (Leistungsbündel) copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  31. 31. EinsparungTEURO Übersicht der FM-Einsparpotenziale Kosten9.0008.500 8.160 Höchste Potenziale: Energie, IH,IFM-Dienste, Personal8.0007.5007.000 6.7706.5006.0005.5005.0004.500 Ausgangs- Material- davon gekaufte davon davon Personal- Kapital- übriger neue basis kosten Energie Leistungen IH+ IFM Sach-/DL kosten kosten Aufwand Kosten- basis Kostenarten 32 Verteilung der FM-Einsparungspotenziale copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  32. 32. Zusammenfassende Erkenntnisse 33Kapitel 4 copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  33. 33. 1. Die FM-Organisation orientiert sich an Leistungs- und Kostenzielen (berücksichtigen bedarfskonforme Leistungsspezifikationen)2. Entwicklung der FM-Organisation von „kostenverursachender Nebenfunktion“ zu einer „wertschöpfungsorientierten Einheit“ (gleiches „Verständnis“ für die Mitarbeiter aus allen Unternehmensbereichen)3. Abstimmung von Eigen- und Fremdressourcen und Anwendung „intelligenter“ Beauftragungsformen (In-/Outsourcing, Leistungspooling, Singlesourcing)4. Abteilungsübergreifende, kostenoptimale Zuordnung der FM-Aufgaben5. Anwendung von verbindlichen Regelungen bei der Abwicklung der FM-Leistungen (z.B. Terminvereinbarungen, Prioritätensetzungen)6. Anwendung von differenzierten IH-Strategien und Servicelevels7. Leistungs- und Kostentransparenz und Anwendung von Controlling-Tools8. Forcieren eines permanenten Verbesserungsprozesses auf Basis von Leistungs- und Anlagen-Standards9. Aktive Einbeziehung aller an FM-Prozessen beteiligten Mitarbeiter, internen Kunden und Fremdfirmen10. Sensibilisierung / Befähigung aller FM-relevanten Mitarbeiter zu hoher Eigenverantwortlichkeit 34 Grundsätze des „Best Performance - Facility Managements“ copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  34. 34.  Steigender betrieblicher Stellenwert des Facility Managements => Entwicklung vom Kostenverursacher zum wertschöpfenden Dienstleistungscenter „Wirtschaftlichkeitszwang“ führt zum Aufbrechen von „historischen“ FM-Prinzipien (z.B. Autonomiestrategie) und „verkrusteten“ FM-Strukturen Fokus auf Kernaktivitäten => Rückzug aus operativen FM-Diensten Trend zu differenzierten Outsourcing-Modellen (gemäß FM-Leistungen) Generell steigender Anteil für FM-Fremdleistung; aber unterschiedliche Marktendenzen bei der Beschaffung von Fremdleistungen  Stark preisorientierter Zukauf von Low Tech-Leistungen (z.B. Infrastrukturelles FM, operative IH-Leistungen für TGA)  Kompetenz- und flexibilitätsorientierter Zukauf von High Tech-Leistungen und/oder abgestimmten FM-Leistungspaketen  Aufbau von Singlesourcing-Partnerschaften und Gestaltung von langfristigen Geschäftsbeziehungen durch Outsourcing-Modelle 35 Trends im Facility Management copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  35. 35.  „FM-Optimierung“ nicht als „Alibi-“Aktion missbrauchen Fokus auf relevante Aspekte (Prioritäten) Objektivierte / nachvollziehbare Bewertungen Berücksichtigung des Faktors „Zeit“ (=> keine „Schnellschüsse“) Berücksichtigung der Betriebsrelevanten Einflussgrößen  Auslöser des Projektes  FM-Ziele und Optimierungsziele  Verfügbare Datenbasis über Leistungen und Kosten  Stärken / Schwächen der bestehenden FM-Organisation  Strategisch „richtige“ Optimierungsansätze Einbindung der beteiligten Personen(-Gruppen) 36 Generelle Erfolgsfaktoren für FM-Optimierungen copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  36. 36. Kontakt:Informationsportal für Instandhaltung und Facility Management www.instandhaltung.at / www.myifis.info dankl+partner consulting gmbh Röhrenweg 14, 5071 Wals Tel.: +43 662 853204-0 | office@dankl.at www.dankl.com itk facility management & elektrotechnik gmbh Niederbuchstrasse 3 | A-4063 Hörsching Tel.: 07229/80884 | email: facility@itk.ccVerein für Instandhaltung und Facility Management | Mitglied EFNMS MFA – Maintenance and Facility Society of Austria Tel.: +43 / 662 / 857123 | office@mf-austria.at www.mf-austria.at 37 Kontaktadressen für Instandhaltung und Facility Management copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh
  37. 37. Unser Tipp:Sie glauben, die Senkung von Reinigungskostenbei gleichzeitiger Verbesserung der Reinigungsqualitätist ein Widerspruch?Werfen Sie einen Blick auf unser Tool ‚REINIGUNGSFIT‘!Reinigungsausschreibungen einfach und professionell durchführen.Alle Infos: http://www.dankl.com/produkte/reinigungsfit/MFA-Mitglieder erhalten -10 % Rabatt! 38 Kontaktadressen für Instandhaltung und Facility Management copyright by MCP Deutschland GmbH; dankl+partner consulting gmbh

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