Update on new pv legislation plg june2012


Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Update on new pv legislation plg june2012

  1. 1. Consulting and operational assistance for Life Sciences Update on the New Pharmacovigilance Legislation June 201206/07/2012 www.productlife‐group.com 1
  2. 2. Agenda• Timelines• Introduction to New PV Legislation• Good Pharmacovigilance Practices• GVP Modules• Transitional Measures• Article 57(2): XEVMPD www.productlife‐group.com
  3. 3. Timelines• 10 December 2008: Commission published proposals to amend  EU PV legislation contained in Directive 2001/83/EC &  Regulation 726/2004/EC• 22 September 2010: Final text approved by EU Parliament• 29 November 2010: Final approval by EU Council• 31 December 2010: Final texts published in Official EU Journal• 22 February 2012: Seven GVP modules released for public  consultation (ended 18 April 2012)• July 2012: New legislation comes into force, first set of GVP  modules to be finalised www.productlife‐group.com
  4. 4. New PV Legislation• The incoming legislation is outlined in Regulation (EU) No  1235/2010 (amending No 726/2004/EC) and Directive  2010/84/EU (amending 2001/83/EC).• The legislation is the biggest change to the regulation of human  medicines in the European Union (EU) since 1995. • It has significant implications for applicants and holders of EU  marketing authorisations (MAs). www.productlife‐group.com
  5. 5. Aim of New PV Legislation• The legislation aims to:• make roles and responsibilities clear• minimise duplication of effort• free up resources by rationalising and simplifying adverse  reaction (AR) reporting and periodic safety update report (PSUR)  reporting• establish a clear legal framework for  post‐authorisation monitoring www.productlife‐group.com
  6. 6. Good Pharmacovigilance Practices• Good Pharmacovigilance Practices (GVP) is a set of measures  drawn up to facilitate the performance of pharmacovigilance in  the EU. • They apply to marketing authorisation holders, the European  Medicines Agency (EMA) and Competent Authorities in EU  Member States.• The overall aim is to improve safety for patients by  strengthening pharmacovigilance across the EU. • GVP covers medicines authorised centrally as well as medicines  authorised at national level. www.productlife‐group.com
  7. 7. GVP Modules• There will be a total of 16 GVP modules, which the EMA anticipate  will be finalised by early 2013.• First set of 7 modules were released on  22 February for public consultation.• Public consultation ended 18 April.• Remaining 9 modules to be released later in 2012. www.productlife‐group.com
  8. 8. Draft GVP Modules ReleasedFebruary 2012• Module I: Pharmacovigilance systems & their quality systems• Module II: Pharmacovigilance system master files• Module V: Risk management systems• Module VI: Management and reporting of adverse reactions to  medicinal products• Module VII: Periodic safety update reports• Module VIII: Post‐authorisation safety studies• Module IX: Signal management www.productlife‐group.com
  9. 9. Final GVP Modules Released25th June 2012• Module I: Pharmacovigilance systems & their quality systems• Module II: Pharmacovigilance system master files• Module V: Risk management systems• Module VI: Management and reporting of adverse reactions to  medicinal products• Module VII: Periodic safety update reports• Module VIII: Post‐authorisation safety studies + annex• Module IX: Signal management www.productlife‐group.com
  10. 10. Final GVP Modules Released25th June 2012 www.productlife‐group.com
  11. 11. Important to Note• The information provided in the following slides is taken from  the draft GVP modules; these are subject to change before  finalisation, following the recent public consultation.• When reading the GVP modules:• All applicable legal requirements are referenced as explained in  the GVP Introductory Cover Note and are usually identifiable by  the modal verb “shall”. • All guidance for the implementation of legal requirements is  provided using the modal verb “should”.  www.productlife‐group.com
  12. 12. GVP Module I: PV Systems & TheirQuality Systems• Guidance for the establishment and maintenance of quality  assured pharmacovigilance systems for MAHs, competent  authorities of Member States and the Agency• The interactions of the systems of these organisations while  undertaking specific pharmacovigilance processes is described in  each respective Module of GVP www.productlife‐group.com
  13. 13. GVP Module I: PV Systems & TheirQuality Systems• Overall quality objectives for pharmacovigilance• Principles for good pharmacovigilance practices• Responsibilities• Training• Facilities and equipment• Compliance management www.productlife‐group.com
  14. 14. GVP Module I: PV Systems & TheirQuality Systems• Record management• Documentation• Critical pharmacovigilance processes• Monitoring performance and effectiveness• Preparedness planning www.productlife‐group.com
  15. 15. GVP Module I: PV Systems & TheirQuality Systems• MAHs shall also document• their resource management• job descriptions defining the duties of the managerial and  supervisory staff • an organisation chart defining the hierarchical relationships of  managerial and supervisory staff• arrangements for record management for the documentation of  the pharmacovigilance system and documents relating to  authorised medicinal products, including the location of the  records   www.productlife‐group.com
  16. 16. GVP Module I: PV Systems & TheirQuality Systems• PV Responsibilities of the MAH• Responsibilities of the MAH in relation to the EU QPPV• Qualifications of EU QPPV• Role of EU QPPV – defines responsibilities• Operation of the EU Network – section present in most GVP  modules www.productlife‐group.com
  17. 17. GVP Module I: PV Systems & TheirQuality Systems• Specific quality system processes of the MAH • includes requirement to continuously check the European  medicines web‐portal for any relevant updates, including  consultations and notifications of procedures to ensure product  information is kept up to date• monitoring the use of terminology, with data entry staff being  instructed in the use of terminology and their proficiency  verified  www.productlife‐group.com
  18. 18. GVP Module II: PV System Master File• The PV System Master File (PSMF) is a legal requirement• The PSMF replaces the Detailed Description of PV Systems (DDPS)• Provides an overview of the PV system • An MAH may have more that one PSMF• PSMF must be maintained in real time and must be available to  Competent Authorities upon request • No template available at this time www.productlife‐group.com
  19. 19. GVP Module II: PV System Master File• Content• Details relating to qualified person responsible for  pharmacovigilance (QPPV)• Organisational structure of the marketing authorisation holder  relevant to PV• Sources of safety data• Computerised systems and databases www.productlife‐group.com
  20. 20. GVP Module II: PV System Master File• Content• Processes• Monitoring of PV system performance• Quality system www.productlife‐group.com
  21. 21. GVP Module II: PV System Master File• Content• Annex containing  – A list of Marketing Authorisations covered by the PSMF – A list of contractual agreements covering delegated tasks – A list of tasks that have been delegated by the QPPV – A list of all completed audits, for a period of ten years, and a  list of audit schedules  – A list of performance indicators in accordance with the  Commission Implementing Regulation on the Performance  of Pharmacovigilance Activities Provided for in Regulation  (EC) No 726/2004 and Directive 2001/83/EC – Where applicable, a list of other PSMFs held by the same  MAH – A ‘logbook’ for recording changes to the PSMF www.productlife‐group.com
  22. 22. GVP Module II: PV System Master File• Marketing Authorisation Application (MAA)• The PSMF is not included in the MAA but may be requested by  Competent Authorities during assessment• A summary of the applicant’s PV system should be included in the  MAA – proof that the applicant has at his disposal a QPPV  responsible for PV – the Member States in which the QPPV resides and  carries out his/her tasks  – the contact details of the QPPV – a statement signed by the applicant to the effect that  the applicant has the necessary means to fulfil the  tasks and responsibilities listed in Title IX  – a reference to the location where the PSMF for the  medicinal product is kept www.productlife‐group.com
  23. 23. GVP Module II: PV System Master File• Location• Must be within the EU• At the site where the main pharmacovigilance – activities are performed • or • At the site where the EU QPPV operates www.productlife‐group.com
  24. 24. GVP Module II: PV System Master File• Maintenance• No variations required when updating PSMF• Variations will be only required for changes to the PV system  summary submitted with the MAA• Changes to the PSMF must be recorded in a ‘logbook’ www.productlife‐group.com
  25. 25. GVP Module V: Risk ManagementSystems• A Risk Management Plan (RMP) is now required to be submitted  with each MAA• RMP consists of seven parts, with some parts divided into  modules• RMP is a dynamic, stand alone document which should be  updated throughout the life‐cycle of the product. For products  requiring periodic safety update reports (PSURs), certain (parts  of) modules may be used for both purposes  www.productlife‐group.com
  26. 26. GVP Module V: Risk ManagementSystems• RMP should be proportionate to risks• New section on plans for post authorisation efficacy studies.   These can now be a condition of the MA in addition to post  authorisation safety studies• Section VI of RMP includes a summary of safety concerns in lay  language• Includes guidance for RMP requirements for specific situations www.productlife‐group.com
  27. 27. GVP Module V: Risk ManagementSystems www.productlife‐group.com
  28. 28. GVP Module V: Risk ManagementSystems www.productlife‐group.com
  29. 29. GVP Module VI: Management andReporting of Adverse Reactions toMedicinal Products• Summarises all legal requirements and guidelines applicable to  Competent Authorities, MAHs and the EMA with regard to the  collection, data management and reporting of  unsolicited/solicited cases of suspected adverse reactions  associated with medicinal products for human use authorised in  EU reported by healthcare professionals, patients or consumers www.productlife‐group.com
  30. 30. GVP Module VI: Management andReporting of Adverse Reactions toMedicinal Products• Replaces Volume 9A:• Chapter I.4: Requirements for expedited reporting of ICSRs• Chapter I.5: Requirements for reporting in special situations• Chapter II.1.3: Management of spontaneous reporting  programmes• Part III: Electronic exchange of pharmacovigilance information in  EU www.productlife‐group.com
  31. 31. GVP Module VI: Management andReporting of Adverse Reactions toMedicinal Products• Electronic reporting is now mandatory – non‐adherence constitutes non‐compliance with EU legislation• Reportable cases include healthcare professional and non‐ healthcare professional valid ICSRs• Cases are considered valid if they contain the following: – An identifiable reporter (primary source) – An identifiable patient – At least one suspected substance/medicinal product – At least one suspected adverse reaction www.productlife‐group.com
  32. 32. GVP Module VI: Management andReporting of Adverse Reactions toMedicinal Products• Interim arrangements – in place until the functionalities of the  EudraVigilance database specified in [Reg Art 24(2)] are  established• Defined for MAHs and Competent Authorities www.productlife‐group.com
  33. 33. GVP Module VI: Management andReporting of Adverse Reactions toMedicinal ProductsInterim arrangements for MAHs www.productlife‐group.com
  34. 34. GVP Module VI: Management andReporting of Adverse Reactions toMedicinal Products• Final arrangements – will be in place within 6 months of the  announcement by the Agency of the establishment of the  appropriate functionality in EudraVigilance• Defined for MAHs and Competent Authorities www.productlife‐group.com
  35. 35. GVP Module VI: Management andReporting of Adverse Reactions toMedicinal ProductsFinal arrangements for MAHs www.productlife‐group.com
  36. 36. GVP Module VI: Management andReporting of Adverse Reactions toMedicinal Products• Requirement for weekly literature search remains – this module  contains a detailed guidance on monitoring scientific and  medical literature developed by the EMA• EMA will monitor some publications for some products but list is  yet to be published• Until list is published, MAHs must monitor literature for all  authorised products www.productlife‐group.com
  37. 37. GVP Module VI: Management andReporting of Adverse Reactions toMedicinal Products• Module also contains • Guidance on nullification of cases• Business process maps and descriptions relating to – Identification of biological medicinal products, – Modalities for expedited reporting during interim and final  arrangements, – Transmission and rerouting to NCAs of ICSRs submitted to  EudraVigilance by MAHs in final arrangements – Transmission of ICSRs to WHO collaborating centre – Data quality monitoring of ICSRs transmitted electronically – Duplicate detection and management of ICSRs www.productlife‐group.com
  38. 38. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports• Change to format• Publication of List of Union Reference Dates (replaces PSUR  Work‐sharing & Synchronisation Lists)• Change to frequency of preparation ‐ periodicity is defined on  the basis of a risk‐based approach • No PSURs required for some generic products• New timelines for submission• Single assessment www.productlife‐group.com
  39. 39. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports - Format• Modular structure including common modules with Risk Management Plan (RMP) www.productlife‐group.com
  40. 40. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports - Format• Template available ‐ list of sections and appendices prescribed  in GVP Module VII with details of information to be included in  each• No line listings (may be requested during assessment)• Emphasis on risk‐benefit evaluation www.productlife‐group.com
  41. 41. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports - Format• Includes cumulative data starting from the granting of the  marketing authorisation with the focus on new information  emerging in the period since the DLP of the last PSUR • A comprehensive and critical analysis of the risk‐benefit balance  of the medicinal product taking into account new or emerging  information, in the context of cumulative information www.productlife‐group.com
  42. 42. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports• List of Union Reference Dates (EURD)• Objectives:• Harmonisation of data lock point (DLP) & frequency of  submission of PSURs for the same active substance/  combination of active substances• Optimisation of the management of PSURs & PSURs  assessments within the EU • Single EU assessment & reassessment of the risk‐benefit  balance of an active substance based on all available safety data www.productlife‐group.com
  43. 43. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports• List of Union Reference Dates (EURD)• Draft list released for public consultation on  4 April 2012• Consultation ends 4 June 2012• The following information is included for each active substance: Are PSURs required for  Names of active substances or  European Union  Proposed PSUR  Proposed Generics? combinations of active substances reference date (EURD) Submission Frequency DLP Yes/No www.productlife‐group.com
  44. 44. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports• List of Union Reference Dates (EURD)• Overrules the submission schedule described in [DIR Art 107c  (2)] & any conditions related to the frequency of submission of  PSURs included in the Marketing Authorisation• As a result of the publication of the EURD list, any changes to  the PSUR submission frequency and dates of submission / DLP  will trigger the obligation of the MAHs to submit a variation  for  the products where contradictory requirements are specified in  the Marketing Authorisation www.productlife‐group.com
  45. 45. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports• Timelines for submission• Within 70 calendar days of the data lock point (DLP) for PSURs  covering intervals up to 12 months• Within 90 calendar days of the DLP for PSURs covering intervals  in excess of 12 months• Ad hoc PSURs requested by Competent Authorities: timelines  will normally be specified in the request, otherwise they should  be submitted within 90 days of the DLP www.productlife‐group.com
  46. 46. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports• Submission• The EMA will set up a repository for submission of PSURs• The repository shall undergo an independent audit before the  functionalities are announced by the EMA• Until repository is ready (12 months after functionality has been  announced), all PSURs must be submitted to all Member States  where MA is held• For substances with an EU reference date ‐ the PSURs should be  also sent to the EMA  www.productlife‐group.com
  47. 47. GVP Module VII: Periodic SafetyUpdate Reports• Single assessment• Timelines for procedure defined in legislation• Pharmacovigilance Risk Assessment Committee (PRAC)  involvement• Outcome of PSUR assessment is legally binding and can result in  the marketing authorisations of the concerned medicinal  products being varied, suspended or revoked www.productlife‐group.com
  48. 48. GVP Module VIII: Post-AuthorisationSafety Studies• Purpose of module:• Provide general guidance and requirements for the conduct of  any non‐interventional PASS conducted by MAHs• Provide general guidance and requirements for the protocol  oversight and reporting and transparency of results of any  non‐interventional PASS www.productlife‐group.com
  49. 49. GVP Module VIII: Post-AuthorisationSafety Studies• Purpose of module:• Describe the procedure whereby competent authorities may  impose an interventional or non‐interventional PASS to a MAH  as a condition of the MA• Focusses mainly on non‐interventional studies – if PASS is a  clinical trial must comply with Directive 2001/20/EC and Volume  10 of The Rules Governing Medicinal Products in the European  Union www.productlife‐group.com
  50. 50. GVP Module VIII: Post-AuthorisationSafety Studies• General principles• Study protocol• Reporting PV data• Publication of study results• Data protection• Quality systems, audits and inspections• Study registration• Impact on the risk management system www.productlife‐group.com
  51. 51. GVP Module VIII: Post-AuthorisationSafety Studies• If a PASS is condition of MA, must be described in RMP and  results included in next PSUR• In an RMP does not exist then one must be prepared to describe  the PASS• If results have an impact on MA then MAH must submit an  appropriate variation www.productlife‐group.com
  52. 52. GVP Module IX: Signal Management• Objectives • To provide general guidance and requirements on structures  and processes involved in signal management• To describe how these structures and processes are applied in  the setting of the EU pharmacovigilance and regulatory network  in order to detect whether there are new risks or whether risks  have changed www.productlife‐group.com
  53. 53. GVP Module IX: Signal Management• Describes signal management steps:• Signal detection• Signal validation• Signal analysis and prioritisation• Signal assessment• Recommendation for action• Exchange of information www.productlife‐group.com
  54. 54. GVP Module IX: Signal Management• Refers to methods of signal detection described in ‘Report of  CIOMS Working Group VIII on Practical Aspects of Signal  Detection in Pharmacovigilance’• Quality requirements include tracking, systems and  documentation, and training www.productlife‐group.com
  55. 55. GVP Module IX: Signal Management• EMA have a significant role in signal management, including  publication of a list of products for work‐sharing of monitoring  EudraVigilance (EV) with Competent Authorities• EV monitoring will be monthly, with more frequent reviews for  products subject to additional monitoring • PRAC will be involved in validated signal assessment• PRAC assessments and recommendations will be published on  European Medicines web‐portal www.productlife‐group.com
  56. 56. GVP Module IX: Signal Management• MAH Responsibilities:• Shall monitor all available data and information for signals• Shall monitor the data in EV to the extent of their accessibility.   The frequency of the monitoring should be at least once  monthly and shall be proportionate to the identified risk, the  potential risk and the need for additional information • Shall monitor all emerging data and perform worldwide signal  detection activities  www.productlife‐group.com
  57. 57. GVP Module IX: Signal Management• MAH Responsibilities:• Shall validate any detected signal and shall forthwith inform the  responsible competent authority in line with the work‐sharing  list as published by the Agency • Should notify as an Emergency (Emerging?) Safety Issue (see  Module VI) any safety issue arising from its signal detection  activity• Should collaborate with the PRAC for the assessment of the  signals by providing additional information upon request• Should keep an audit trail, via a tracking system, of their signal  detection activities www.productlife‐group.com
  58. 58. GVP Annex 1: Definitions• Also released for consultation in February 2012• Comprehensive list of PV related definitions• Will be useful reference to ensure consistent standard across all  PV stakeholders• Will be finalised by July 2012 www.productlife‐group.com
  59. 59. Anticipated Timelines for Release of Remaining GVP Modules Date of release for Module number Module title public consultationIII Pharmacovigilance inspections Q3 2012IV Pharmacovigilance system audits Q3 2012X Additional monitoring Q2 2012XI Public participation in pharmacovigilance Q4 2012 Continuous pharmacovigilance, on‐going benefit‐risk XII evaluation, regulatory action and planning of public  Q4 2012  communication Incident management (to be confirmed if to be included XIII Q4 2012  in Module XII) Referral procedures for safety reasons (to be confirmed XIV Q3 2012 if part of GVP or in Notice to Applicants)XV Safety communication Q3 2012 Risk minimisation measures: selection of tools and XVI Q3 2012 effectiveness indicators www.productlife‐group.com
  60. 60. Transitional Measures• Apply to • PSMF• RMPs• PSURs• PASS• Renewals• The EMA have published a Q and A document, available at• http://ec.europa.eu/health/files/pharmacovigilance/2012_02_q a_phv.pdf www.productlife‐group.com
  61. 61. Transitional Measures• No need to ‘upgrade’ pending Marketing Authorisation  Applications• DDPS to PSMF by July 2015 – at renewal or by variation• RMP – must include with all new applications.  Authorities may  request RMP for existing MAs in justified cases• PSURs – new format and submission in line with EURD from July  2012 www.productlife‐group.com
  62. 62. Article 57(2): XEVMPD• All MAHs must provide details of all their authorised products  to be included in the Extended EudraVigilance Medicinal  Product Dictionary (XEVMPD) by 02 July 2012 and on an on‐ going basis• Training is required before MAHs can provide these details• A web portal is available for small companies www.productlife‐group.com
  63. 63. Contacts Your contact: Dr Erick J. Gaussens (CSO) Tel : +33 1 414 422 11 – Mob : +33 6 030 215 84 Mail : egaussens@productlife-groupe.com www.productlife‐group.com