Rechtliche Aspekte des Dokumenten- und Wissensmanagements

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  • 1. Rechtliche Aspekte des Dokumenten- und Wissensmanagements Dr. Eric Heitzer 24.7.2012
  • 2. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - 1 Wissen im Unternehmen 2 Rechtliche Anknüpfungspunkte im Überblick 3 Datenschutzrecht 4 Gewerblicher Rechtsschutz 5 Mitarbeiterwissen & arbeitsvertragliche Fragen 6 Dokumentenmanagement 2
  • 3. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Was ist Wissen aus Sicht eines Unternehmens? 3
  • 4. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements Wissen im Unternehmen - Die Theorie- Dr. Eric Heitzer - Wissen Vernetzung + Information Ordnung + Daten 4
  • 5. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements Wissen im Unternehmen - Die Praxis- Dr. Eric Heitzer - Produkt Zusammen- führung + Prozesse/Projekte Kommunikation/Wissensaustausch + Wissen der Unternehmensbereiche 5
  • 6. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Wissensschutz durch Datenschutzrecht? 6
  • 7. Rechtliche Aspekte desDokumenten und Gewerblicher Rechtsschutz -1-Wissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Wissensschutz durch Patente Ein Patent ist ein hoheitlich erteiltes gewerbliches Schutzrecht für eine Erfindung. Der Inhaber des Patents ist berechtigt, anderen die Benutzung der Erfindung zu untersagen. Anmeldung erforderlich. National oder regional, z.B. europäisch (EPA), eurasisch. Problem: Weltweiter Schutz erfordert eine Vielzahl von Anmeldungen. Standardsoftware (ohne Hardwarekopplung) ist in DF/EU nicht patentierbar. Umfangreicher Schutz, da Ausschluss Dritter. 7
  • 8. Rechtliche Aspekte desDokumenten und Gewerblicher Rechtsschutz -1-Wissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Wissensschutz durch Patente/ Beispiel 1 Faktische Grenzen des Patentschutzes: Wettbewerbs- produkte, die eine Idee technisch anders realisieren. 8
  • 9. Rechtliche Aspekte desDokumenten und Gewerblicher Rechtsschutz -1-Wissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Wissensschutz durch Patente / Beispiel 2 Bluetec-Basispatent, Mercedes System for NOX reduction in exhaust gases Johnson Matthey PLC, HJS Fahrzeugtechnik GmbH&Co.KG, Daimler AG Einspruch nicht erfolgreich, Beschwerde erfolgreich Widerruf des EP wegen mangelndem erfinderischen Schritt Entscheidung ist rechtskräftig seit 28.05.2009 9
  • 10. Rechtliche Aspekte desDokumenten und Gewerblicher Rechtsschutz -1-Wissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Wissensschutz durch Patente / Beispiel 3 US7263502 (Lehman Brothers) "Methods and systems for analyzing and predicting market winners and losers" (The present invention relates to a tool for selecting winners and losers based on their market position using a volume/turnover filter. Using the present tool, investors may predict when to hold some stocks long and others short over various time period, thereby maximizing the profitability of a portfolio.) 10
  • 11. Rechtliche Aspekte des Gewerblicher Rechtsschutz -2-Dokumenten undWissensmanagements Wissensschutz durch Urheberrecht- Dr. Eric Heitzer - Keine Anmeldung erforderlich. Schutz erfolgt von Gesetz wegen. Bei Missachtung bestehen Abwehransprüche, etwa auf Unterlassung, Schadensersatz oder angemessene Vergütung. 11
  • 12. Rechtliche Aspekte desDokumenten und Gewerblicher Rechtsschutz -3-Wissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Schutz von Wissen durch Geschmacksmusterschutz Geschmacksmuster bestehen an zwei- oder dreidimensionalen ästhetischen Gestaltungsformen wie etwa einer bestimmten Form. Dritte werden von der Nutzung ausgeschlossen (GeschMG). Anmeldung erforderlich. International uneinheitlich, teilweise Regelungen im Haager Übereinkommen. Typischerweise darstellender Charakter Umfangreicher Schutz, da Ausschluss Dritter. 12
  • 13. Rechtliche Aspekte desDokumenten und Gewerblicher Rechtsschutz -4-Wissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Schutz von Wissen durch Markenschutz Als Marke können alle Zeichen, insbesondere Wörter einschließlich Personennamen, Abbildungen, Buchstaben, Zahlen, Hörzeichen, dreidimensionale Gestaltungen einschließlich der Form einer Ware oder ihrer Verpackung sowie sonstige Aufmachungen einschließlich Farben und Farbzusammenstellungen geschützt werden, die geeignet sind, Waren oder Dienstleistungen eines Unternehmens von denjenigen anderer Unternehmen zu unterscheiden.“ (§ 3 MarkenG) Benutzungsmarken: Enstehung durch intensive Verwendung im egschäftlichen Verkehr. Registermarken: Entstehung durch Eintragung. Sonderfall Domains: Berechtigter Markeninhaber kann Domaininhaber ausschließen, ggf. aber nur gegen Zahlung von Schadensersatz 13
  • 14. Rechtliche Aspekte desDokumenten und Gewerblicher Rechtsschutz -5-Wissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Schutz von Know-how - Begriffsbestimmung “Know-how sind Tatsachen, die nach dem Willen des Be- triebsinhabers geheim gehalten werden sollen, die nur ei- nem begrenzten Personenkreis bekannt und damit nicht offen kundig sind und hinsichtlich derer der Betriebsinha- ber deshalb ein berechtigtes Geheimhaltungsinteresse hat, weil eine Aufdeckung der Tatsachen geeignet wäre, dem Geheimnisträger wirtschaftlichen Schaden zuzufügen.“ (BGH NJW 1995, S. 2301) Know-how Schutz ist ein universeller, und gestaltbarer Auffangtatbestand, der in der Praxis im Mittelpunkt des unternehmerischen Wissensschutzes stehen sollte. 14
  • 15. Rechtliche Aspekte desDokumenten und Gewerblicher Rechtsschutz -5-Wissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Schutz von Know-how - Beispiele Customer Care Management der 1 & 1 Internet AG Produktionsstraße bei VW Dokumentenmanagement einer Wirtschaftsprüfung Rezeptur für Coca Cola -> Know-how unterfällt dem betrieblichen Geheimnisschutz. 15
  • 16. Rechtliche Aspekte desDokumenten und Gewerblicher Rechtsschutz -5-Wissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Schutz von Know-how - Rechtsschutz § 17 UWG: Wer als Angestellter Betriebsgeheimnisse unbefugt an jemand zu Zwecken des Wettbewerbs, aus Eigennutz, zugunsten eines Dritten, oder in der Absicht, dem Inhaber Schaden zuzufügen, mitteilt, wird bestraft. Das Verschaffen, Sichern und Verwerten ist gleichgestellt. § 19 UWG: Das Anstiften eines Anderen, oder das sich bereit Erklären, eine Tat nach § 17 zu begehen, wird bestraft. „Betriebsgeheimnnisse“ sind definierbar. Ihr Schutz erfolgt durch organisatorische und prozessuale Maßnahmen im Unternehmen. Eine regelmäßige Überprüfung, ob effektiver Schutz besteht sollte durch ein Compliance Office erfolgen. 16
  • 17. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Mitarbeiterwissen und arbeitsvertragliche Fragen Die Diensterfindung kann des Arbeitnehmers kann der Arbeitgeber durch Inanspruchnahme (§ 6 ArbNErfG) rechtlich „erlangen“. Verwertungsrechte gehen damit auf den Arbeitgeber über. Der Komplex Betriebsgeheimnis ist nur im Grundsatz arbeitsvertraglich regelbar. Entscheidend für den Umgang ist die Unternehmenskultur. Diese sollte durch interne Richtlinien gestützt werden, die z.B. eine Kennzeichnungspflicht relevanter Dokumente vorsehen können. 17
  • 18. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - 1 Wissen im Unternehmen 2 Rechtliche Anknüpfungspunkte im Überblick 3 Datenschutzrecht 4 Gewerblicher Rechtsschutz 5 Mitarbeiterwissen & arbeitsvertragliche Fragen 6 Dokumentenmanagement 18
  • 19. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Dokumentenmanagement & Recht Der Begriff des Dokumentenmanagements ist kein Rechts- begriff und auch nicht für die Rechtsanwendung definiert. Elektronisches Dokument: § 130a ZPO: „... soll mit einer qualifizierten elektronischen Signatur nach dem Signaturge- setz versehen sein. -> Keine Defintion! Datenbankgestützte Verwaltung elektronischer Dokumente -> # doc, # Papier, # Urkunde. -> = alle Formate -> Records 19
  • 20. Rechtliche Aspekte des DokumentenmanagementDokumenten undWissensmanagements Auslagerung als Lösung?- Dr. Eric Heitzer - Nutzung elektronischer Vorlagen und Formulare: 65 % Elektronische Archivierung vorhanden: > 50% Nutzung elektronischer Formulare: > 50% (n = 300 Unternehmen in Deutschland) 20
  • 21. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Beispiel: Vertragsdatenbank IT: Einkauf: Bestehende Marketing: ADV´s Liste kündbarer Alle Lieferanten Handels- aus USA vertreter QM: Wrap up Verträge Lieferanten ohne (RA) Compliance Rechtliche Alle Verträge Zentrale Prüfung (RA) Datenbank DHK 21
  • 22. Rechtliche Aspekte des DokumentenmanagementDokumenten undWissensmanagements Aufbewahrung - Interne Umsetzung- Dr. Eric Heitzer - 22
  • 23. Rechtliche Aspekte des DokumentenmanagementDokumenten undWissensmanagements Aufbewahrung - Motive- Dr. Eric Heitzer - 23
  • 24. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Dokumentenmanagement Rechtliche Vorgaben: Aufbewahrungsfristen für bestimmte Unterlagen, etwa abschlussrelevante Dokumente. •HGB •Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung •AktG •EstG, GewStG, KstG 24
  • 25. Rechtliche Aspekte des DokumentenmanagementDokumenten undWissensmanagements Wichtige Aufbewahrungsvorschriften- Dr. Eric Heitzer - Finance: Abschlüsse, Buchungsbelege, Lageberichte: 10 Jahre §§ 147 AO, 238 HGB Operatives Geschäft: Handelsbriefe, die ein Geschäft vorbereiten: 6 Jahre § 257 I Nr. 2 HGB Problem: Auch e-mails Lösung: Aufbewahrung auf Datenträger reicht Arbeitsrecht: Personalakte 2 - 10 Jahre Abmahnung (Entfernung aus Personalakte) 2 Jahre 25
  • 26. Rechtliche Aspekte desDokumenten undWissensmanagements- Dr. Eric Heitzer - Dokumentenmanagement – rechtliche Umsetzung Dokumenten- managment Richtlinie IT-Richtlinie Dokumenten- management Compliance (Richtlinie) 26
  • 27. Kontakt: Dr. Eric Heitzer Rechtsanwälte Daniel, Hagelskamp & Kollegen Tel.: +49 241 94621 54 Fax.: +49 241 94621 11 E-Mail: heitzer@daniel-hagelskamp.de10.08.12 27