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Bill.com Presentation Bill.com Presentation Presentation Transcript

  • PCO Bookkeepers Accounts Payable Solution The smarter, faster and safer way to  manage bills…
  • www.PCOBookkeepers.com The Old Way: Manual, Paper‐based processes cause pain • Current payables process is  time consuming • Worried about credit  worthiness due to late  payments • Don't have clear visibility into  cash flow • Don't have time to grow  revenue
  • The New, Paperless Way: Introducing Accounts Payable with Bill.com 3 Bill.com is a cloud‐based service that automates the way we work with  you to streamline your bill payments and cash flow management. www.PCOBookkeepers.com
  • Cloud Based Accounts Payable is Your Paperless Office The Perfect Solution for You and Your Firm Streamline your payables process end-to-end:  Receive and pay bills online  Store and share financial documents online  Reconcile with bank accounts  Sync with your accounting software  Easily collaborate with us and your vendors  Manage and control your cash flow … Paperless Office… anywhere, anytime access works the same no matter where you bank Easy access to pay smarter and stay organized www.PCOBookkeepers.com
  • www.PCOBookkeepers.com 5. Review all  transactions  online 4. Schedule  payment 3. Review &  approve for  payment 1. Send bill  to Bill.com The Difference is a Streamlined Workflow: Example:  Accounts Payable The old workflow Our new efficient workflow New process requires 4 touches by 1‐5+ people yet takes 1 day 8. File  paperwork 7. Print,  sign, and  mail  checks 6. Indicate  bill ready  to paid in  cash 5. Enter  bill,  generate  report 4. Review  coding 3. Code  bill 2. Review  and  approve  bill 1. Receive,  open and  distribute  invoice Required a minimum of 8 touches by 5+ people and took a week+ to complete
  • Why Clients Love  Cloud Based Accounts Payable • Get your bills to us quickly and say goodbye to courier and postage fees! • No need to hunt for information for vendor inquiries or payment status • Easily reconcile with bank account and sync with your accounting software • Better control over payment timing  for outstanding bills • Flexibility to designate who has access to make payments • Control collections process by receiving payments directly to your account • Unlimited online document data storage from any computer or mobile device • No more manual filing and retrieval or chasing people down for signatures • Automated audit trail and transaction history of all payment activities Save time  & money Work  Smarter Anytime,  Anywhere www.PCOBookkeepers.com
  • How Bill.com Works: Pay Smart with an efficient,  paperless Accounts Payable  workflow: 1) Receive bills online 2) Get bills approved quickly 3) Schedule online payments 4) Easily sync with your  accounting software www.PCOBookkeepers.com
  • Value‐Added Features 8 By  automating  accounts payable end‐to‐end,  Bill.com can significantly boost  efficiencies for you and our firm. 1. Mobile payments and invoicing 2. Unlimited document storage 3. Cash flow management to‐do list 4. Know your daily balances and projected cash flows 5. More secure vendor payments 6. Get a complete view of transactions 7. Full visibility with an audit trail online 8. Vendor management streamlines daily inquiries www.PCOBookkeepers.com
  • www.PCOBookkeepers.com • View/Approve bills • View approver notes • Make secure  payments • Multiple bank  accounts • Adjustable  payment timing Value‐Added Features Mobile Payments: Pay On The Go
  • Store and access all bills, invoices, contracts and other financial documents.   Get unlimited storage .  No more hunting through dusty filing cabinets. Unlimited document storage Value‐Added Features
  • •Access all your  tasks from  your  personalized  to‐do list •Receive email  alerts for to  do list Get a Personalized To‐Do List Value‐Added Features www.PCOBookkeepers.com
  • • Calendar shows actual or  accrued cash going out • Updated book balance pulled  from accounting software  • See future cash flow to  manage payment dates and  operation needs. Know Your Cash Position and Projected Cash Flows Value‐Added Features www.PCOBookkeepers.com
  • • Payments to vendors are made with  checks drawn on Bill.coms bank  account – Applies advanced check fraud  controls – Eliminates check printing and  mailing – Ties payment to the transaction • The check shows the invoice to be  paid and the account number • The bottom 2/3rd of the check  voucher shows a copy of the invoice  to ensure payment is applied  correctly More secure vendor payments Value‐Added Features www.PCOBookkeepers.com
  • • Access information anytime,  anywhere, making life so  much easier: • Bills • Contracts / Company  Documents • Payment confirmations &  cleared check images Get a complete view of transactions Value‐Added Features www.PCOBookkeepers.com
  • • The audit trail feature  provides you and our firm  with detailed information  on “who” did “what” and  “when” • Permission‐based user  roles allow you to  determine what level of  access you want others to  have in your company  Get full visibility with complete audit trail Value‐Added Features www.PCOBookkeepers.com
  • Bills are organized by vendor  so you can: • Easily view outstanding  bills, paid bills, all related  invoices and documents  and a complete payment  history ‐‐ all in one screen • Efficiently research vendor  inquiries Vendor management streamlines daily inquiries Value‐Added Features www.PCOBookkeepers.com
  • Key Benefits of  Web Based Accounts Payable System 17 By automating how we  work with you to  manage your payables, Bill.com makes it easy for you  to  pay smarter and  get paid faster. www.PCOBookkeepers.com Feel free to call us for  more information on  streamlining your  payables.  973‐300‐0288