Productividad para-perezosos
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Productividad para-perezosos Productividad para-perezosos Document Transcript

  • Índice de contenidoPor qué fallan los sistemas de productividad personal ...........................................3Procrastinación y acrasia.......................................................................................... 5La zona .................................................................................................................... 7Deberes y metas...................................................................................................... 8Engáñate a ti mismo............................................................................................... 10Factores que condicionan tu productividad.............................................................13Factores que condicionan tu productividad II..........................................................16Procrastinación productiva ................................................................................... 18Scrum para uno ..................................................................................................... 19Herramientas.......................................................................................................... 22Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 2
  • Por qué fallan lossistemas deproductividad personalOs voy a confesar que soy un perezoso. Sí, un tío que además de su trabajo “normal” escribe enel blog dos o tres veces por semana, que ha publicado un libro, que va habitualmente a eventoscomo Iniciador, que crea cosas como Scrumbiz y que dedica horas a ponerlo en práctica… es unperezoso. Lo que sucede es que soy un perezoso fracasado. Un perezoso con aficiones que otrosvaloran. Un falso productivo.Me explico.Todo empezó en el colegio. Yo sacaba buenas notas sin esforzarme, por lo que no desarrolléhábitos de estudio. Pocas veces en toda mi vida de estudiante dediqué más de una hora a hacerlos deberes, y esas pocas veces cuando era algo extraordinario como escribir un cuento. Jamásestudié para un examen salvo el día antes.Y como me iba bien y no perdía dos o tres horas haciendo deberes, dedicaba mi tiempo a cosascomo leer mucho, leer revistas científicas, mirar cositas por el microscopio, jugar con elQuimicefa (el bueno, el que tenía experimentos divertidos)… Obviamente, con todo esto lasnotas mejoraban, pero yo no lo consideraba trabajo. Y la ventaja de leer mucho es que aprendesa leer rápido, y simplemente eso te hace mucho más eficiente.Tener buena memoria ayuda, sobre todo si tienes una vida sencilla como la de estudiante. En miépoca no había agendas escolares, de modo que teníamos que acordarnos de cosas comoentregar las notas firmadas, si había que llevar un material para plástica, o la fecha del examende matemáticas. Yo a menudo fallaba en esto, básicamente porque no apuntaba nada y micabeza estaba en otras cosas. Pero por lo general no había consecuencias negativas.El problema es que en la Universidad, en algunas asignaturas al menos, había que estudiar. Y yono estaba preparado. Así que suspendí un par de asignaturas, y tuve que programar mi esfuerzopara aprobarlas. Pero como fue algo excepcional, en general seguí sin hacer nada más queesperar a los dos o tres últimos días antes del examen, encerrarme a estudiar como un loco, ypasar a otra cosa una vez aprobada la asignatura. De nuevo, el hecho de no apuntar nada mejugó algunas pasadas como llegar a un examen justo cuando acababa de terminar.Pero saqué la carrera, y como no le dedicaba mucho tiempo al estudio, podía dedicar muchashoras a programar (mi primer dinero lo gané con un jueguecito para el Spectrum que envié auna revista). Nuevamente, esto de la informática no era trabajo, y por supuesto no tenía ningúnsistema para ser más productivo, ni en los estudios ni con los ordenadores.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 3
  • Una vez en el mundo laboral, he compaginado un trabajo en horario completo con cosas comoaprobar unas oposiciones, traducir un libro, escribir otro, desarrollar aplicaciones para pequeñosnegocios, dar clases en una universidad, escribir un blog… pero nuevamente sin método,confiando en mi memoria y simplemente dedicando tiempo a cosas que me apetecía hacer y quea mi no me sonaban como trabajo (aunque para otros lo fuera). Pero la vida de adulto es muchomás complicada que la de estudiante, hay que recordar muchas más cosas, las consecuencias deno cumplir con todas tus obligaciones son más serias, tienes menos tiempo libre y más presiónpara hacer más en ese tiempo…Uno piensa que necesita aprovechar mejor el tiempo, y que sería fantástico tener una forma deno olvidar sus compromisos. Y entonces descubre los sistemas de productividad, hace algúncurso de gestión del tiempo, investiga sobre el GTD, prueba herramientas, sistemas… y nada deesto funciona.Por qué no funcionan los sistemas de productividadLo cierto es que para ser precisos debería decir por qué no funcionan con gente como yo:caóticos, con mil ideas y mil proyectos empezados, curiosos, vagos, acostumbrados a tener éxitocon poco esfuerzo…La clave es que todos los sistemas de productividad personal requieren disciplina. Clasificar losinputs según llegan, elaborar y mantener listas de tareas, etiquetar, crear proyectos y contextosque sirvan de base para las tareas, priorizar, consultar el sistema antes de hacer nada… todoesto requiere un esfuerzo y una disciplina que seguro que acaba rindiendo. Pero precisamentelos que más necesitamos de la ayuda de un sistema de productividad personal somos los quecarecemos de disciplina.Aumentar la productividad aplicando GTD es como aprobar estudiando. Claro que lo consigues,pero no tiene gracia. Ojo, si eres de los que en el colegio o en la universidad era capaz de haceresquemas de cada tema y de ponerse a estudiar dos horas cada día aunque no hubiera examenen el horizonte, entonces seguro que algo como el GTD te es muy útil. Puedes dejar de leer estoy empezar a seguir a José Miguel Bolívar.Pero si eres un vago como yo, aplicar un sistema de productividad va a ser misión imposible.Podrías intentar cambiar. Hacer un curso, usar una de las infinitas aplicaciones de listas detareas, comprar una agenda… pero la cruda realidad es que lo único que vas a conseguir esperder el tiempo investigando métodos, probando herramientas e intentando aplicar los últimosconsejos que has leído por ahí.Para que eso funcionara tendrías que cambiar radicalmente de forma de ser. No digo que no sepueda, digo que normalmente el esfuerzo es tan grande y la recompensa está tan lejos que lonormal es abandonar antes de haber conseguido resultados.Por eso, si eres indisciplinado, si cambias de intereses cada dos por tres, si eres de los queolvidan citas, si trabajas muchas horas pero no sabes en qué se te va el tiempo, si tu idea dearchivar un documento es echarlo en un cajón con otro montón de papeles… entonces sí que teinteresa seguir leyendo.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 4
  • Procrastinación y acrasia Antes de empezar a ver qué podemos hacer para mejorar nuestra productividad personal, conviene tener claros algunos conceptos. Hoy definiremos procrastinación y acrasia, que son muy relevantes para lo que queremos tratar. Acrasia Acrasia es la actuación en contra de lo que uno mismo cree que es lo mejor. Por poner un ejemplo claro: uno sabe que el tabaco es malo para su salud, y sin embargo fuma. Platón pensaba que esto de ir contra tu propio beneficio solo podía pasar como consecuencia de la ignorancia, pero lo cierto es que se equivocaba. Platón creía (como creen los economistas clásicos) que las personas actuamos racionalmente. Nada más lejos de la realidad. Piensa en lo que has hecho hoy, desde que te has levantado, y analiza por qué has hecho cada una de esas cosas. Con seguridad, casi todo lo que has hecho ha sido:• Por hábito. Porque es lo que haces todos los días después o antes de hacer otra cosa.• Por defecto. Porque es la opción más a mano y más simple en ese momento.• Porque es lo que otros esperan que hagas.• Porque hacerlo es, en ese momento, la opción con menos consecuencias negativas inmediatas.• Porque tomaste una decisión hace tiempo y sigues siendo coherente con ella. Apostaría algo a que en cada una de las decisiones que has tenido que tomar hoy, pequeñas o grandes, no has cogido un papel y has hecho una lista de pros y contras, o una análisis de Debilidades, Amenazas, Fortalezas y Oportunidades. Eso sí, si después alguien te pregunta, seguro que tienes una respuesta racional preparada. Y es que los seres humanos somos muy malos razonando, pero muy buenos racionalizando. Actuamos por impulso, por hábito, por convenciones sociales… pero nos gusta pensar que tenemos control absoluto sobre todos nuestros actos, y que actuamos siempre racionalmente según nuestros intereses, o incluso que somos tan altruistas que actuamos según los intereses de los que nos rodean. Pero lo cierto es que está bien actuar por hábito o por seguir las convenciones sociales. Pensar racionalmente en los pros y contras antes de dar cada paso haría que nos fuera imposible hacer nada. Pero por un lado necesitas saber en qué casos te puedes fiar del hábito, de la costumbre, de la improvisación, de la convención social… y en qué casos debes pararte, reflexionar y tomar una decisión meditada. Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 5
  • Y sobre todo, saber cómo puedes aprovechar el hecho de que seamos irracionales para actuar dela manera más conveniente para nuestros intereses, y no con acrasia.ProcrastinaciónLa procrastinación es posponer nuestras tareas y obligaciones hasta un punto que se vuelveperjudicial para nosotros mismos. Es, por tanto, una forma de acrasia. No es exactamenteholgazanería, porque el procrastinador no deja de cumplir con su obligación para salir de juergao tumbarse a la bartola, sino que se dedica a lo secundario posponiendo lo obligatorio.Por poner algún ejemplo: holgazanería es ver la tele cuando tienes un examen. Procrastinaciónes preparar un trabajo que tienes que entregar dentro de un mes cuando tienes un examenpasado mañana.Si nuestro comportamiento fuera racional, la procrastinación no existiría. Tendríamosperfectamente categorizadas nuestras obligaciones según su prioridad, sabríamos las fechas deentrega de cada una de ellas y programaríamos nuestro tiempo para cumplir todo con eficacia.Pero no somos racionales. Tenemos apetitos, preferencias, rechazos… y hay tareas que pordiversos motivos nos resultan desagradables, mientras que otras son apetecibles. Puede sermiedo al fracaso, puede ser falta de motivación, puede ser que la tarea en sí sea desagradable.Para muchas personas creativas, las tareas repetitivas son desagradables en sí mismas. Losemprendedores tienen a ser creativos, lo que hace que sea muy estimulante diseñar unproducto, pero muy poco estimulante elaborar una declaración para Hacienda. Uno puedeentender racionalmente que hacer la declaración es importante, y que no hacerla tendráconsecuencias negativas, pero es muy fácil encontrar motivos por los que justo ahora espreferible hacer cualquier otra cosa, que además queda mucho tiempo para presentarla, que sehace en un momentito, y que lo importante es hacer crecer nuestra empresa. Y se encuentra aunas horas de finalizar el plazo rebuscando facturas como un loco.Cada vez que te haya pasado algo así, seguro que te has prometido a ti mismo que sería laúltima. Y sin embargo, tres meses más tarde la historia se repite. Y si no es con la declaración, escon una entrega de un proyecto. O con una entrada para tu blog que tienes casi terminadadesde hace cinco semanas. O con cualquier otra cosa.Porque no somos seres racionales. Podemos entender perfectamente las consecuenciasnegativas de la procrastinación, podemos incluso sufrirlas en nuestras propias carnes, y sinembargo seguiremos actuando en contra de nuestro propio bien. Porque somosextraordinariamente buenos dejándonos engañar, y el que mejor nos puede engañar es nuestropropio cerebro. Y en el momento clave en el que deberías dejar de dar la enésima vuelta al logode tu empresa y ponerte a redactar un contrato, el maldito cerebro encuentra la manera de quehagas lo que te apetece y no lo que debes hacer, y además encuentra todas las razonesnecesarias para que tu conciencia quede tranquila.En resumen, que cualquier método para mejorar la productividad personal tiene que tener encuenta que no somos espíritus racionales que vivimos en un mundo ideal. Somos monos pelonesque estamos dispuestos a dar una voltereta en cuanto alguien nos ofrece un plátano.Asumiendo esto, todo es mucho más fácil. Como veremos en cuando abordemos las técnicas, nose trata de razonar y desarrollar la fuerza de voluntad, sino de engañar al mono procrastinadorque todos llevamos dentro.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 6
  • La zonaSi una parte de tu trabajo es creativa, como por ejemplo escribir, programar o diseñar,probablemente sepas ya qué es la zona. Es ese estado en el que estás rindiendo al 100%, contodos los sentidos puestos en el proceso creativo, el resultado de tu trabajo es excelente y lashoras pasan sin sentir. Cuando terminas, te das cuenta de que estás muy cansado, aunque cincominutos antes no fueras consciente de ello.Si lo has experimentado alguna vez, sabes de qué estoy hablando.Cuando programaba, no era infrecuente ponerme a trabajar a las 8, entrar en la zona a las 9 yque a las 2 de la tarde tuvieran que decirme que era la hora de comer. Programar es una tareaque requiere una gran concentración. Normalmente estás manejando varias variables a la vez entu cabeza, tienes presente la lógica de lo que estás programando, a la vez estás teniendo encuenta otras cuatro o cinco funciones que afectan directamente al resultado de tu trabajo… sieres capaz de manejar todo a la vez, consigues ser muy productivo, y probablemente disfrutescon ello. Si no consigues entrar en la zona, tu trabajo es penoso y el resultado de mala calidad.Entrar en la zona es difícil. Necesitas al menos 15 o 30 minutos para conseguir ese estado deconcentración. Pero salir es muy fácil: basta una interrupción de 10 segundos para que todo sevenga abajo. Por eso, si tu entorno de trabajo presenta interrupciones constantes (entendiendopor constantes al menos una interrupción en cada media hora), es imposible que alcances lazona.También requiere condiciones físicas adecuadas. La juventud influye, pero también la salud: unashoras de sueño adecuadas, evitar las sustancias estimulantes como la cafeína y un puesto detrabajo ergonómico ayudan a entrar y permanecer en la zona.¿Necesitas trabajar en la zona? Si estás leyendo esto, lo más probable es que sí, al menos enalgunos proyectos o algunas fases de los proyectos. No tienes que estar en la zona para revisarunas facturas o hacer un presupuesto, pero sí para cualquier trabajo creativo o que requiera ungran esfuerzo mental.¿Y qué tiene esto que ver con la productividad? Sencillamente, cada hora de trabajo en la zonapuede ser equivalente a un día de trabajo fuera de ella. Y en algunos casos trabajar en la zonapuede ser la única manera de conseguir un resultado excelente, y hay algunas cosas que o sonexcelentes o es preferible no hacerlas.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 7
  • Deberes y metasLo primero que se nos ocurre a todos cuando intentamos organizarnos es redactar una lista decosas por hacer. Si conseguimos apuntar todo en esa lista, y vamos tachando lo que ya estáhecho, siempre sabremos qué tenemos pendiente. Redactar el informe para el jefe, dar de comeral periquito, comer con Pepe, calcular el presupuesto para el siguiente trimestre, comprarharina… enseguida resulta obvio que una sola lista no funciona. Y entonces hacemos una listapara el trabajo, otra para la compra, otra para casa, etc. O aparecen conceptos como lasprioridades o los “contextos” (si estoy en el supermercado podré hacer cosas diferentes quecuando estoy delante del ordenador).El problema de las listas es que son engañosas: tachar tareas de las listas nos da sensación deactividad, pero ser productivo es otra cosa. Podemos estar ocupados 24 horas al día y no serproductivos en absoluto. La vida de cualquiera de nosotros es suficientemente compleja comopara contener docenas de tareas “vivas” en cualquier momento. Así que no se trata solo deidentificar esas docenas de tareas, se trata sobre todo de saber a cual de ellas dedicamosnuestro tiempo.En los cursos que yo he hecho de productividad se manejan dos parámetros: importancia yurgencia. Se supone que debes dedicarte primero a lo que es importante y urgente (obvio), paradespués manejarte entre lo que es solo urgente o solo importante.Deberes y metasYo os propongo otra clasificación: deberes y metas.Las metas son las tareas que hacen que nuestra carrera profesional progrese. Entendiendocarrera profesional en sentido amplio, no solo lo relacionado con nuestro empleo: aprender unidioma, estudiar, escribir una novela o efectivamente, ese proyecto que puede suponer unascenso si sale bien.Deberes son todas las tareas que simplemente mantienen nuestro estatus o que tenemosasignadas pero que benefician a otros: papeleo, colaboración en proyectos de colegas, tareas delhogar, elaborar informes repetitivos, etc.Resulta evidente que no puedes tratar igual las tareas que te pueden hacer progresar y las que,en el mejor de los casos, te permiten seguir en la misma situación. Pero hay además otroparámetro que debes considerar, y que pocas veces he visto analizado.Suficientemente buenoLa chapuza está muy mal vista, pero tiene su sentido. Se trata de optimizar recursos paramaximizar el beneficio. O lo que es lo mismo, “pues esto con una manita de pintura ya sedisimula”. En un mundo ideal, tal vez podrías realizar todas tus tareas lo mejor que sabeshacerlas. Dedicar todo el tiempo necesario para que el resultado sea perfecto. Pero cuando en tulista de tareas van entrando cosas a mayor ritmo del que salen, esto es inviable.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 8
  • Y aquí es donde entra en juego la distinción entre metas y deberes. Para los deberes, basta concumplir. No es preciso hacer las cosas mal, solo lo suficientemente bien como para que elobjetivo de seguir en el mismo sitio esté asegurado. Donde debes echar el resto es en las metas,en aquello que puede hacerte progresar.Además de regular el grado de perfeccionamiento para cada tarea, esta clasificación sirvetambién para asegurar que dedicas tu tiempo a lo importante. Todos los días deberías dedicarun tiempo a tus metas. Todos los días. Cuanto más mejor, pero al menos un par de horas. Esmuy complicado, porque el mundo exterior está más interesado en que les ayudes con susmetas que en dejarte tranquilo con las tuyas.Por eso debes resistirte como un gato panza arriba a dedicar tiempo a los deberes. Pásaselos aotros (pagando incluso, si es que te compensa), retrásalos, reduce tu participación, limita elalcance, pon excusas… aquí sí debes procrastinar hasta que las consecuencias negativas haganinevitable abordarlos. Como bonus, descubrirás con alborozo que si te resistes lo suficientealgunos deberes se desvanecen por si solos, con lo que consigues tacharlos de tu lista sinhaberles dedicado ni un minuto.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 9
  • Engáñate a ti mismoComo ya dijimos desde el principio, una de las claves para mejorar nuestra productividad espartir de la base de que no somos seres racionales, sino monos un poquito mejorados que nosdejamos engañar con facilidad.De modo que, ya que somos tan fácilmente manipulables (sí, querido lector, tú también), lomejor es aprovechar esta circunstancia para engañarnos a nosotros mismos para bien. Al fin y alcabo, nos engañamos continuamente para hacer cosas que no nos convienen, así que esto nodeja de ser una mejora.Cambia tu humorEstar de buen humor mejora tu rendimiento. Hay estudios que lo demuestran, y seguro que tupropia experiencia lo confirma. De modo que una manera fácil de mejorar tu productividad esmejorar tu humor. Y se puede hacer fácilmente:Manipúlate con música. Si vas en coche a trabajar, o si puedes ponerte unos auriculares, ponteuna selección de canciones que tengan buen ritmo y que sean estimulantes. Compás de dos pordos, marchas, melodías sencillas, letras positivas… Digo lo del coche o los auriculares porquefunciona mejor si la música está a un volumen muy alto. Si las gaitas, las trompetas y lostambores conseguían que unos jóvenes marcharan decididos a morir o matar, bien puedenconseguir que tú te enfrentes a tus tareas con energía ¿no?Pierde unos minutos viendo un vídeo gracioso. Guarda una selección de vídeos que te haganreír, a ser posible de esos que tienen 2 o 3 golpes por minuto. Y pierde 10-20 minutos riendoantes de ponerte con una tarea difícil. Claro que esto es más fácil si trabajas desde casa que enun cubículo rodeado de colegas, pero puedes probar a ver el vídeo antes de ir a trabajar. Elriesgo es quedarte demasiado tiempo con los vídeos, pero si los tienes descargados (no enYouTube) es posible controlarlo. Esos 10-20 minutos que pierdas con el vídeo los recobrarás concreces si tu trabajo requiere esfuerzo intelectual.Por otro lado, la ira es un buen motivador. Ante tareas desagradables como reclamar facturaspendientes, trabajos de terceros, etc., lo que mejor funciona para evitar la tentación de dejarlopasar y llamar en otro momento es enfadarte. Puedes hacerlo fácilmente: la música puedeayudarte también (algo de punk o metal), pero basta con que te pongas a escribir todo elperjuicio que te está causando la persona con la que tienes que hablar. Suelta lo que llevasdentro, vete calentándote, demuestra la amplia panoplia de insultos que enriquece tuvocabulario, y pronto estarás preparado para coger ese teléfono y no parar hasta que elinterfecto acceda a cumplir con su compromiso.SobornosUna manera clásica de conseguir que alguien haga algo por nosotros es hacer un regalito.Preguntad a constructores y concejales de urbanismo. ¿Por qué no aprovechar esta tendencia acorresponder al soborno para nuestro propio bien?Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 10
  • Uno de los problemas con la productividad es que muchas veces la recompensa a nuestroesfuerzo llega mucho después de realizarlo. Está estudiado que cuanto más tiempo pase entre larealización del esfuerzo y su recompensa, más difícil se hace realizarlo. Por eso, lo mejor quepuedes hacer es sobornarte a ti mismo: crea recompensas inmediatas, que te proporcionensatisfacción a corto plazo, cuando tengas que hacer tareas cuyo beneficio sea a largo plazo.Por ejemplo, si estás elaborando un documento que te llevará 20 horas y debes entregar en diezdías, puedes crear un premio si has trabajado en él dos horas en un día: comer un dulce, ver uncapítulo de tu serie favorita, perder media hora en Facebook… cualquier cosa que te engañe y teacerque el disfrute de la recompensa.Solo 5 minutos¿No te ha pasado nunca que alguien te pide solo 5 minutos de tu tiempo y cuando te has dadocuenta le has dedicado varias horas? Seguro que desde el principio sabías no iban a ser solo “5minutos”, pero esa forma de presentar la petición nos obliga a concederlos. ¿Quién va a ser tanruin de no dedicar 5 minutos a un colega que necesita ayuda?Ya que funciona tan bien, practica esta estrategia contigo mismo: cuando tengas queenfrentarte a una tarea que no te apetezca, pídete solo 5 minutos. Prométete que a los 5minutos lo dejas. Si eres tan duro contigo mismo como para no dar más de esos 5 minutos, almenos has avanzado un poquito. Pero lo más probable es que, una vez rota la inercia, sigasotros 5 minutos más, y otros, hasta que acabes la tarea o al menos hayas avanzado de manerasignificativa. La inercia funciona en los dos sentidos: cuesta ponerse en marcha, pero una vezque estás también tienes que hacer un esfuerzo para parar.Esta técnica funciona bien para tareas del tipo ordenar, archivar, clasificar… si te planteasarchivar solo los primeros cinco documentos de la pila, una vez que has clasificado esos y elesfuerzo no ha sido tanto, ¿cómo no vas a seguir con otros pocos más?Yes I canLa mejor manera de trabajar al máximo es creerte mejor de lo que eres. Creer en lo que estáshaciendo, y creer que tú eres una persona excepcionalmente preparada para esa tarea. Noimporta que sea mentira, basta con que te lo creas el tiempo suficiente como para atreverte adar lo mejor de ti mismo.Si no lo habéis hecho hasta ahora, mirad el vídeo (está en YouTube) que Guardiola puso a susjugadores justo antes de saltar al campo en una final. ¿Gladiadores? ¡qué absurdo! ¿no? Si no sonmás que futbolistas. Y sin embargo, funciona. Repito, somos muy fáciles de manipular. Si alguiennos dice que somos gladiadores y que nos jugamos el honor y la fama, nos comportaremoscomo gladiadores.No hace falta que te hagas un vídeo como el del Barça. Pero háblate bien de ti mismo, créeteque puedes y cuando tengas problemas, en lugar de tirar la toalla porque no puedes con ello,busca la manera de resolverlos.Sobre todo, no seas cínico. El cinismo da la satisfacción a corto plazo de creerte más inteligenteque los que te rodean, pero a la larga mina tus posibilidades de éxito, porque te das porderrotado antes de haber empezado la batalla. Ya sabes todo lo que va a ir mal, lo estúpidos ycortoplacistas que son los que te rodean, lo insensato de las peticiones del cliente…Al contrario, explícate que cada proyecto es una aventura, que cada problema es un desafío, yque tú puedes enfrentarte a la aventura y triunfar sobre los problemas como nadie. Aunque alProductividad para perezosos – http://desencadenado.com 11
  • principio te cueste creértelo. Tú repítelo el tiempo suficiente, el número de veces suficiente, yacabará siendo verdad.Cada vez que tengas dudas, recuerda la escena de “En busca de la felicidad” en la que el crío ledice a Gardner que quiere ser jugador profesional de baloncesto, y cree que tú también puedes.Nunca dejes que nadie te diga que no puedes hacer algo.MotivaciónCuando estamos pelando con el día a día es fácil olvidar el sentido profundo que nos ha llevadoa hacer lo que hacemos. Si eres emprendedor y crees en lo que haces, seguro que tienes unamotivación importante. Tienes un sueño que alcanzar. Pero la factura, el cliente, el proveedor, elproblema técnico… todo eso va minándote y te hace perder fuerzas.Procura tener a mano alguna cosa que te recuerde por qué te estás esforzando. Una foto de tuhijo, de tu pareja, del Ferrari que te vas a comprar cuando consigas tu objetivo o de la playaparadisíaca a la que te vas a ir de vacaciones… y cada vez que tengas la tentación de ceder, dedejarte llevar, mira esa imagen y recuerda por qué tienes que conseguir tu objetivo.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 12
  • Factores que condicionan tu productividad Además de saber qué tienes que hacer y tener tiempo para hacerlo, cosas que no siempre son fáciles, si quieres mejorar tu productividad es fundamental que controles los factores externos e internos que influyen en ella. Como hemos visto, no es lo mismo hacer un trabajo creativo y que demande toda tu capacidad intelectual que hacer tareas tediosas pero obligatorias. Por eso muchos de los consejos que son útiles para ser productivo en un tipo de tarea pueden ser ineficaces e incluso contraproducentes en la otra. Vamos a analizar primero los factores que te ayudan a trabajar en la zona, y en el siguiente capítulo veremos los factores que te ayudan a ser productivo con tus obligaciones. Aislamiento Para estar en la zona, como vimos anteriormente, necesitas aislarte del exterior. Dependiendo de tu capacidad de concentración ese aislamiento puede ser más o menos extremo. Prueba con la siguiente lista, y aplica todo lo que sea necesario en tu caso:• Aislamiento acústico. los ruidos son una fuente constante de distracción. El trabajo en cubículos, o peor aún, en praderas en enormes salas en las que hay gente charlando, hablando por teléfono o incluso comiendo, aunque sea la tónica en muchas empresas, puede ser el mayor impedimento para tu productividad. Si es el caso, ponte unos auriculares, procura que sean de calidad, ya que vas a estar muchas horas con ellos puestos, y aíslate del exterior. Lo ideal son unos auriculares con cancelación de ruido exterior, que te permiten oír tu música a menos volumen sin escuchar el ruido de fuera. Si trabajas desde casa, por supuesto, lo primero es evitar cosas como “poner la tele porque me hace compañía”. Si vives con más personas es posible que tengas que considerar que tu hogar es un entorno tan hostil como una oficina, y debas usar también auriculares.• Evita interrupciones. Los auriculares ya son una señal externa de que no estás disponible, con lo que evitarás las típicas visitas del colega que prefiere preguntarte un dato a buscarlo por si mismo. Además, cierra el correo electrónico, todas las redes sociales y apaga el móvil. Créeme, con la excepción de un ataque de zombies, cualquier otra cosa puede esperar un par de horas. Los contestadores están para ser usados. Si el sitio donde trabajas tiene puerta, ciérrala.• Establece horarios. Esto te ayuda tanto a ti como a los que te rodean a respetar esas horas de productividad concentrada. Si saben que en una o dos horas vas a poder atenderles, cualquiera preferirá esperar y que lo hagas de buen grado a interrumpirte y llevarse un bufido. Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 13
  • • Huye. Si a pesar de todas las medidas las interrupciones son constantes, simplemente vete a otro sitio. Claro que si trabajas encadenado de 8 a 8 no es probable que puedas salir impunemente, pero incluso en esa situación puede merecerte la pena hablar con tu jefe y explicarle la situación (obviamente, si consigues que te deje escapar, a cambio tienes que ser demostrablemente más productivo). Si trabajas para ti, puedes ir a un parque si tu trabajo te lo permite (si tu herramienta es papel y lápiz, o si lo que estás haciendo es pensar). Una alternativa es una biblioteca pública (siempre que no sea época de exámenes, que es cuando están abarrotadas). Incluso una cafetería puede ser una buena opción si tiene mesas grandes, luz y no hay mucho trasiego de personas por delante de ti. Sí, es triste, pero un lugar público puede ser un entorno más amigable para el trabajo productivo que una oficina al uso. Evita tentaciones Los que fuimos a un colegio de curas tenemos muy oído eso de “quien evita la ocasión evita el pecado”. Y al final resulta que los curas tenían razón. Por eso:• Desconéctate de Internet. Puedes tirar del cable, deshabilitar la wifi o (menos radical) instalar un plugin para tu navegador que bloquee los sitios en los que sueles distraerte. En general, aunque para tu trabajo sea imprescindible internet, (por ejemplo, para escribir un blog) lo que no es imprescindible es estar conectado el 100% del tiempo. Recuerda, hay todo un mundo de tentación ahí fuera, y puedes caer con solo un click de ratón. Aplica lo de engañarte a ti mismo y póntelo difícil.• Borra los juegos. No tengas juegos ni vídeos ni nada que no sean herramientas de trabajo en tu ordenador. Esa partidita “de solo dos minutos para relajarte” puede convertirse en una sesión de dos horas a poco que te descuides. Si no puedes tener un ordenador para jugar y otro para trabajar, al menos crea un arranque dual y trabaja en un entorno libre de distracciones.• Crea una playlist con música adecuada para trabajar, dale al play y olvida que puedes pasar a otra canción. Lo de los casquitos para aislarte puede volverse en tu contra si te dedicas a hacer de autoDJ en lugar de trabajar.• Usa un cuaderno. Coloca cerca del teclado un cuaderno y un boli y anota todas las ideas que se te ocurran sobre cosas que sería importantísimo hacer cuanto antes y solo te van a llevar un minuto. Si estás en fase creativa seguro que se te ocurren muchas, pero hacer muchas cosas a la vez es la mejor manera de asegurar que no vas a concentrarte en una de ellas. Escribiéndolas liberas tu mente de la preocupación de no acordarte después, y evitas interrumpir el flujo de trabajo para picotear aquí y allá. Crea hábitos Lo veremos con más profundidad, pero una de las claves para hacer lo que debemos hacer es no tener que pensar en ello. Los hábitos son una excelente manera de decirnos a nosotros mismos lo que tenemos que hacer, sin obligar a intervenir a nuestra capacidad de decisión consciente.• Crea una ceremonia para entrar en la zona. Haz cosas como prepararte un café, colocar el cuaderno o desconectar Internet, lanzar una playlist determinada, cambiar el fondo del escritorio… Estas cosas u otras similares ayudan a tu cerebro a darse cuenta de que vas a entrar en modo “desafío total”. Es algo parecido a lo que hacen los atletas antes de correr o saltar.• Establece un horario. Si es posible, establece una rutina horaria para trabajar en la zona. Idealmente, en las horas del día en las que estás más despierto y eres más productivo, en las que tienes menos interrupciones, en las que estás seguro de que tienes el tiempo suficiente como Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 14
  • para entrar en la zona y permanecer en ella al menos un par de horas. Aunque no todos los díasestés igual de concentrado, aunque no todos los días sean igual de productivos, incluso aunquemuchos días sean una tortura en la que no consigues entrar en la zona por más que teesfuerces, a la larga tu revoltoso cerebro acaba asumiendo que ese es un momento para trabajarintensamente, y todo se hace más fácil.Los lectores más perspicaces se habrán dado cuenta de que no he hablado de listas de tareas ninada parecido. Y es que por regla general el problema con tus metas no es que no sepas quétienes que hacer, sino que no eres capaz de hacerlo dando el 100%. Cuando hablemos de losdeberes será otra historia.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 15
  • Factores que condicionan tu productividad II El problema de la productividad con tareas “ingratas” es muy diferente al de las tareas creativas. En este caso el objetivo es obligarte a ti mismo a hacer cosas que no te apetecen. Y es que, en la mayor parte de los casos, tenemos cosas más tentadoras que las tareas obligatorias. ¿Qué puedes hacer entonces para crear un entorno en el que mejore tu productividad con estas tareas?• Pon música entretenida. Aquí el objetivo no es concentrarte, sino todo lo contrario: ocupar tu mente lo suficiente como para que soporte mejor estar haciendo una actividad aburrida como puntear una lista de apuntes contables, ordenar unos ficheros, reportar las horas imputadas a un proyecto…• Mantén un entorno de trabajo ordenado. Si eres un desastre como yo, al menos compra unas cuantas cajas baratas y archiva con el método “a bulto”. Cuando por fin te has decidido a hacer algo, lo que no puede pasarte es que tengas que buscar un documento y pierdas media hora hasta que decidas que ya lo harás otro día, o cambies de actividad para pasar a la importante tarea de ordenar y clasificar.• Ten todo a mano. Organiza tu entorno de trabajo para que no tengas que estar moviéndote cada vez que necesitas un lápiz o un documento. En un mundo ideal, los documentos están escaneados e indexados en tu ordenador. Pero como no vivimos en un mundo ideal, al menos asegúrate que no puedes poner la excusa de “ahora no puedo hacer esto, porque no tengo X. Ya si eso mañana lo busco y me pongo…” Porque mañana, en el improbable caso de que hayas encontrado X, descubrirás que te falta Y y tendrás otra excusa para no trabajar.• Trabaja en un entorno cómodo. Se trata de no añadir penalidades a las propias de la tarea. Si hace demasiado calor o demasiado frío, si la silla es incómoda, si no hay luz suficiente, vas a tener una buena excusa para abandonar la tarea cuanto antes.• Haz descansos frecuentes. Aquí sí es de utilidad la técnica pomodoro, o algo similar. Se trata de compartimentar los esfuerzos, de manera que tu progreso sea evidente: “en esta media hora he conseguido contabilizar 20 facturas” y esto sirva de motivación para seguir con la tarea en otro intervalo de tiempo similar. Fragmentar los tiempos sirve también para hacer las tareas menos intimidantes: es más fácil empezar si sabes que solo tienes que dedicar 30 minutos a contabilizar facturas que si te enfrentas a toda una mañana de papeleo. Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 16
  • • Trabaja en un sitio público. Otra aplicación de lo de engañarte a ti mismo. En lugar de cerrar las puertas, colócate a la vista de otras personas. Es mucho más difícil perder el tiempo viendo vídeos de gatitos en YouTube si sabes que te están mirando. Si trabajas desde casa, te merecerá la pena ir a un café o una biblioteca para trabajar. Verás cómo solo por demostrar que estás ocupado acabarás haciendo ese informe que tenías pendiente.• Usa un calendario o una lista en papel. Si tienes un calendario, o una lista de tareas en papel, puedes coger un rotulador e ir tachando las cosas ya hechas. Puede parecer una simpleza, pero ese acto produce una satisfacción inmediata porque te ayuda a representar de manera gráfica tu avance. Y ya de paso, te recuerda lo que todavía no has hecho. Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 17
  • ProcrastinaciónproductivaAnteriormente explicamos lo que es la procrastinación: hacer algo que no es lo más importanteque deberías estar haciendo. Esta es una tendencia que tenemos algunos, y es muy difícil deevitar.Somos muy buenos engañándonos a nosotros mismos, y aunque sabemos que hay otras cosasque deberíamos hacer, podemos justificar fácilmente incluso dos horas perdidas navegando sinrumbo por Internet (necesito despejarme un poco y no va a ser tanto tiempo y además lo queme falta puedo hacerlo en media hora y seguro que en este sitio descubro nuevas ideas y…).Si fuéramos seres racionales, usaríamos una lista de tareas priorizadas con estimaciones detiempo y haríamos lo más importante que pudiéramos hacer en el tiempo disponible, y luego losiguiente, y lo siguiente… Pero insisto, no somos seres racionales. Al menos, yo no lo soy.Sin embargo, no todo está perdido para los procrastinadores. Si no vas a dejar de procrastinar, almenos puedes hacerlo de manera inteligente. Hay dos maneras en las que puedes aprovechar tucapacidad de autoengañarte en tu favor:Haz otra cosa útilOs recuerdo que el procrastinador no es perezoso. No deja de hacer lo que debe para tumbarsea la bartola, sino para hacer algo que no debe. Bien, si vas a procrastinar, al menos procura queal final del rato hayas conseguido algo.Supongamos que tienes que hacer un informe trimestral, preparar una presentación y redactaruna propuesta. El informe es para el viernes, pero no te motiva nada así que lo vas dejando.Seguro que acabarás haciéndolo e jueves por la tarde. En ese caso, en lugar de ver vídeosdivertidos en YouTube o comprobar si están en Facebook cada uno de tus compañeros delinstituto, puedes dedicarte a la presentación o la propuesta. Tu informe sigue sin progresar,pero al menos has avanzado en las otras tareas. Tal vez incluso consigas terminarlas.Funciona. Aunque parezca increíble, el procrastinador está más que dispuesto a trabajar si eso lepermite justificar el por qué no está haciendo lo que debe.Crea prioridades falsasOtra manera de engañarte a ti mismo es subir artificialmente la importancia de una tarea pocogratificante, pero que realmente no tienes que hacer en este momento, para procrastinarhaciendo lo que sí debes.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 18
  • Me explico. Supongamos que lo que deberías hacer es preparar el informe trimestral, pero noeres capaz de obligarte a empezar con ello. Plantéate entonces que tu tarea más importante espreparar la presentación. Agóbiate con todo lo que ello conlleva, empieza a pensar que enrealidad puedes buscar los datos y las imágenes más tarde, explícate por qué justo ahora notienes por qué ponerte con la presentación… y verás cómo el informe se hace más atractivo.Tienes que hacer un pequeño esfuerzo para no caer en otras tareas “equivocadas”, pero labarrera para empezar con la que era tu tarea bloqueante se habrá reducido mucho. Pareceincreíble que uno se pueda engañar a sí mismo de una manera tan tonta, pero funciona. Ya queeres tan fácilmente manipulable, al menos aprovéchalo en tu beneficio.Cambia tus hábitosNo todas las cosas que haces mientras procrastinas son igual de perjudiciales. Si te dedicas ajugar al buscaminas o al WOW, no estás haciendo nada bueno para ti. Pero si estás leyendoblogs, al menos hay una posibilidad de que aprendas algo útil.Por eso una buena práctica es cambiar tus actividades inútiles o perjudiciales por otras másprovechosas. Sigues sin hacer lo que debes, pero al menos haces algo que te servirá en el futuro.Algunas ideas: escribir un blog, leer blogs o noticias relacionadas con tu actividad profesional,hacer presentaciones en powerpoint, usar las funciones avanzadas de Office para hacer algonuevo con un documento o una hoja de cálculo, leer noticias en inglés…Scrum para unoSoy un entusiasta de Scrum porque en mi experiencia es lo mejor que he encontrado paraconseguir que progresen proyectos complejos, con gran incertidumbre y con riesgo elevado. Y siestas características son comunes en muchos proyectos informáticos, también lo son encualquier proyecto de emprendimiento.Scrum no es una metodología para la gestión del tiempo, ni para la productividad personal. Y sinembargo, si tu problema es que tienes varios proyectos a la vez entre manos, no tienes tiempopara todo y te cuesta saber a qué tienes que dedicar tus esfuerzos en cada momento, hayelementos de scrum que pueden ser muy útiles.SprintsUn proyecto es scrum avanza en ciclos o sprints, generalmente de entre 1 y 4 semanas deduración. Esto permite verificar con frecuencia el grado de avance del proyecto, y así detectardesviaciones y corregir sus causas.Tú puedes hacer lo mismo. Te recomiendo empezar con ciclos de una semana, y después irampliando el tiempo según te vayas viendo más cómodo y si lo ves necesario.La idea es plantear objetivos para el sprint, que sean medibles, y después verificar si se hancumplido. ¿Y qué objetivos? Pues los que estén en tu pila de objetivos.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 19
  • Pila de objetivosSe trata simplemente de una lista priorizada de objetivos. Priorizada quiere decir que estánordenados en función de su importancia en el momento actual.¿Qué tipo de objetivos? Tienen que ser expresables en una o dos frases y tienen que serverificables (medibles). Es decir, no vale algo como “hacer un sitio web que refleje lapersonalidad de mi empresa”. En cambio sí es adecuado “hacer una página con 4 referencias declientes, de un párrafo cada una”. Cada elemento de la lista debe tener un nombre, unadescripción (dos o tres frases) y (muy importante) cómo se verifica que está hecho.Pila del sprintEs la selección de objetivos que vas a llevar a cabo en el sprint. Es sencillo: al principio de cadasprint analizas el tiempo que tienes disponible y vas cogiendo los elementos más prioritarios dela “pila de objetivos”, analizando cuanto tiempo te van a llevar y añadiéndolos a la pila del sprinthasta que hayas agotado el tiempo disponible.Es probable que esos elementos tengas que dividirlos en tareas más sencillas para ser máspreciso en la previsión del esfuerzo necesario.Es muy importante recordar que esta pila de sprint es “sagrada”: no puedes cambiarla en mitadde un ciclo. Pase lo que pase, aunque se te ocurra que tal vez te interesaría hacer otra cosaantes, debes ser disciplinado y esperar al final del sprint. Si el sprint es de una semana, tampocopasa nada por esperar unos días a esto que se te acaba de ocurrir. La mejor manera de noterminar nada es dejar que otras actividades se metan en medio y te impidan terminar lo quetenías previsto.PlanificaciónAntes de empezar un sprint, lo que tienes que hacer es crear la pila del sprint. Es importante serrealista en cuanto al tiempo disponible. Si trabajas oficialmente ocho horas al día, esprácticamente imposible ser productivo más de seis. Y probablemente a esas seis le tienes quequitar el tiempo dedicado a reuniones, imprevistos, etc. Así que planifica el sprint según lashoras de trabajo eficaz que realmente vas a tener.Scrum diarioEsto es fundamental. Cada día, a la misma hora, debes responder a tres preguntas: ¿qué hiceayer? ¿qué voy a hacer hoy? ¿qué problemas tengo que me impiden hacer lo previsto?. Prueba aescribir las respuestas, porque sobre todo al principio te ayudarán a ver tu evolución.Es importante que esto lo hagas cada día a la misma hora (idealmente, nada más empezar atrabajar), pase lo que pase. Tiene que convertirse en un hábito más difícil de romper que lavarselos dientes, porque de lo contrario empezarás a saltártelo un día y otro y al final se habrápasado el sprint sin saber a qué has dedicado tu tiempo.La otra cosa que debes hacer en el scrum diario es anotar tu progreso con la pila del sprint.Según vayas avanzando en las tareas, debes reflejar el estado. Al menos saber si están sinempezar, en progreso o terminadas. Si quieres ser más preciso, por ejemplo anotando cuántashoras faltan, puedes hacerlo.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 20
  • Observa que la medida es cuánto esfuerzo falta, no cuánto has hecho ya. Lo previsto menos loque llevas hecho rara vez da como resultado lo que falta. Y a ti te interesa saber cómo vas, nocuánto esfuerzo has dedicado hasta el momento.RetrospectivaUna vez terminado el plazo que marcaste para el sprint, debes hacer análisis de lo conseguido. Elobjetivo es detectar problemas e ineficacias y o bien corregirlos o bien acostumbrarte a vivir conellos y tenerlos en cuenta para la próxima vez.Nunca, haya pasado lo que haya pasado, aplaces el final del sprint. Aunque hayas cogido unagripe que te ha dejado en la cama tres días. Simplemente, lo tienes en cuenta en la retrospectivay si se puede arreglar lo arreglas y si no lo asumes. En el momento en el que te permites a timismo cambiar la duración del sprint te has dado permiso para incumplir tus objetivos. Lossprints que deberían durar una semana duran 10 días, y luego 15… y luego ya no acaban nunca.ResumiendoLa ventaja de scrum es que no impone una forma de trabajar. Los elementos son pocos y fácilesde comprender y manejar. Y las ventajas son evidentes:Conocer objetiva y documentadamente cual es tu “velocidad” de trabajo.Detectar problemas y corregirlos lo antes posible.Dedicar tus esfuerzos a lo prioritario, posponiendo lo que no contribuye al progreso delproyecto. ¿recuerdas la diferencia entre deberes y metas?Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 21
  • Herramientas En este último capítulo, vamos a ver algunas herramientas que pueden ser útiles para poner en práctica todo lo que hemos visto. No se trata de una lista cerrada, son simplemente cosas que a mi me funcionan y que cumplen con los criterios que deben tener las herramientas que uso habitualmente:• No dependientes de un dispositivo. Idealmente, deben estar disponibles para cualquier plataforma: windows, linex, mac, iOS, Android. No quiero tener que cambiar de herramienta porque cambio un ordenador o un teléfono.• Herramientas online. Aunque tengan un cliente que mejore la usabilidad o la potencia, deben ser accesibles desde cualquier ordenador que tenga un navegador.• Gratuitas o muy baratas. A lo mejor cuando sea multimillonario esto no es un requisito, pero de momento el precio es importante.• Sencillas e intuitivas. No quiero leer un manual, ni perder el tiempo probando decenas de opciones en menús intrincados.• Fáciles de poner en marcha. Que funcionen con la mínima configuración, aunque pueda después afinar alguna cosa.• Abierta. Idealmente, que sea software libre. Si no es así, al menos que pueda sacar mis datos de la herramienta y llevarlos a otra cuando decida hacerlo. Como digo, estos criterios no los aplico solo para las herramientas de productividad, pero para esta misión son especialmente importantes. Herramientas Evernote Con Evernote gestiono toda la documentación e ideas para mis proyectos. Es intuitivo, fácil, funciona en ordenadores y teléfonos móviles, tiene plugins para que capturar una página que estás viendo sea cuestión de un par de “clicks”, puedes capturar imágenes o audio desde el móvil, se sincroniza solo… Lo mejor es que no hay que organizar lo que capturas (aunque etiquetarlo ayuda). Simplemente lo guardas en Evernote y cuando lo necesitas lo buscas. Es como una especie de “cajón de sastre” con un gnomo que mágicamente encuentra lo que necesitas entre el maremágnum de cosas. Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 22
  • Gmail/Google CalendarLas cuentas de Gmail, junto a su motor de búsqueda, han conseguido que no me tenga quepreocupar por organizar el correo, ni por apuntar datos o direcciones. Todo está allí, y es fácil deencontrar.Respecto a Calendar, es la primera “agenda” que uso de verdad. De nuevo, poder usarla desde elmóvil o desde cualquier navegador, y que siempre esté sincronizada, es lo que me animó enprimer lugar a empezar a apuntar ahí todas las citas. Hace poco me recordó que tenía que llevara mi hijo a una revisión médica que tenía concertada desde hacía un año. No está mal, sobretodo teniendo en cuenta que en casos similares he perdido la cita por no recordarla en elmomento. La guinda son los avisos por SMS y correo electrónico.Una asignatura pendiente es organizar los contactos. Google automatiza ciertas cosas, pero hayveces que tiene datos parciales y hay que decirle que esos dos o tres correos electrónicos y esosdos o tres números de teléfono pertenecen a la misma persona. Google DocsSoy un fan de Google Docs. Llevo usando el producto desde que era Writely, antes de que locomprara Google, y no ha dejado de mejorar. Docs es perfecto para documentos en los quetienes que trabajar con otras personas (por ejemplo el curso, lo preparé así con Lucas y Franck).Pero también lo uso para organizar mis proyectos.Cuando me planteo un proyecto siempre tengo una hoja de cálculo con unas cuentas en la quevoy apuntando ingresos y gastos potenciales, para saber si hay negocio. Un documento de textoen el que escribo en formato libre todas las ideas que se me ocurren. Si se lo tengo que explicara alguien, preparo una presentación sencilla, sin florituras, que me sirve como guión para hablar(algo parecido a hacer garabatos en la servilleta de un bar). Y si veo que la cosa tiene sentido yme decido a llevarlo a cabo, uso un par de hojas de cálculo para aplicar mi versión particular descrum.Además de las ventajas obvias de tener los documentos disponibles en cualquier parte, lasencillez de Docs te permite concentrarte en el contenido, y no en las funciones de la aplicación.Y no necesitas preocuparte de dónde guardas un fichero, ni de la estructura de carpetas, ni denada. Todo está ahí, siempre disponible. DropboxDropbox es un servicio de almacenamiento “en la nube”. Te permite guardar un par de gigas deinformación y sincronizarla en tantos ordenadores como quieras. Para mi esto es importante,porque en casa uso dos o tres ordenadores, y es un placer no tener que ir llevando documentosen llaves USB de una lado para otro. Uso Dropbox para los documentos más “pesados”, querequieren tratamiento con OpenOffice o Gimp, código en PHP o scripts SQL, etc., con lo queentre Docs y Dropbox tengo los documentos más importantes con los que estoy trabajandodisponibles desde cualquier ordenador que tenga conexión a Internet.Ahora mismo estoy experimentando con la idea de escanear todos los papeles importantes queme llegan (facturas, recibos, documentos oficiales…) y subirlos a Dropbox, de manera que puedaguardarlos en una caja y no tener que volver a buscarlos prácticamente nunca. Veremos si lafacilidad para encontrar los documentos cuando los necesito compensa la disciplina de escanearlas cosas según llegan.Si no estáis dados de alta en Dropbox y os interesa hacerlo, usad por favor el enlace siguiente, yasí aumenta un poco la cuota disponible:http://db.tt/nmgznlVProductividad para perezosos – http://desencadenado.com 23
  • Sin lista de tareasNo uso ninguna aplicación de “to-do”. Después de probar decenas, lo cierto es que no llego ausar ninguna. Me falta la disciplina de anotar las tareas, clasificarlas, gestionarlas… Con este tipode herramientas lo único que hago es perder el tiempo instalando, probando y desinstalando.Es posible que no haya encontrado la herramienta adecuada, pero de momento lo que mejor mefunciona es la hoja de cálculo de Docs que uso para cada proyecto. Entre eso y anotar las tareasque tienen fecha fija en Google Calendar he conseguido apañarme bastante bien.Productividad para perezosos – http://desencadenado.com 24