Admin do guide

824 views

Published on

Published in: Education
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total views
824
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
5
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Admin do guide

  1. 1. Руководство администратора документооборота верси 1.7 я
  2. 2. Оглавление 1 Введение 3 2 Редактор маршрутных схем 4 1 Создание маршрутной схемы .................................................................................................................................... 4 1 Типы точек прохож дения ................................................................................................................................... 7 2 Определение параметров для точки прохож дения типа «Обычный» ................................................................................................................................... 8 3 Формирование разветвлённых схем ................................................................................................................................... 11 4 Права доступа к схеме ................................................................................................................................... 14 2 Редактирование маршрутной схемы .................................................................................................................................... 15 3 Счётчики документов 17 4 Регистрационные карточки документов 19 1 Создание регистрационной карточки .................................................................................................................................... 20 1 Вкладка «Общее» ................................................................................................................................... 20 2 Вкладка «Маршруты согласования» ................................................................................................................................... 23 3 Вкладка «Поля» ................................................................................................................................... 24 4 Системные поля ................................................................................................................................... 26 5 Форматы полей карточки ................................................................................................................................... 27 6 Дополнительные признаки полей ................................................................................................................................... 35 7 Вкладка «Обработчики» ................................................................................................................................... 38 8 Вкладка «Настройки почтовых уведомлений» ................................................................................................................................... 39 2 Редактирование регистрационной карточки .................................................................................................................................... 45 5 Редактор словарей 47 1 Назначение редактора словарей .................................................................................................................................... 47 2 Создание словаря .................................................................................................................................... 47 3 Заполнение словаря .................................................................................................................................... 48 4 Редактирование свойств словаря .................................................................................................................................... 502
  3. 3. 1 ВведениеСистема «Мотив 4U 1.7» (далее – Система) представляет собой автоматизирован-ную систему контроля исполнения поручений, которая позволяет организовать каксовместную работу сотрудников (workflow), так и управление электроннымдокументооборотом.Под управлением электронным документооборотом понимается организациядвижения документов внутри предприятия – между его подразделениями игруппами пользователей.В отличие от физического движения документов в бумажном документообороте, движениедокументов в электронном документообороте подразумевает распределение прав надокументы с контролем над их исполнением. Настройку и организацию документооборота вСистеме осуществляет администратор документооборота.Для организации документооборота необходимо определить его основные объекты, вчастности, типы документов, обращающихся в организации, маршруты их прохождения идругие. Создание всех объектов документооборота осуществляется в разделеИнструменты – Администрирование Д О, который доступен только пользователю справом администратора документооборота. Данный раздел включает следующие пунктыменю: – «Редактор маршрутных схем»; – «Счётчики документов»; – «Регистрационные карточки документов»; – «Редактор словарей».После определения всех объектов документооборота соответствующим пользователямназначаются права на инициирование и контролирование типов документов, а также намаршрутные схемы их прохождения. Администратор документооборота может назначатьправа на созданные им объекты, на объекты, права на которые ему были назначены другимипользователями, а также на объекты документооборота, созданные другимиадминистраторами документооборота и доступные для редактирования. О назначении правсм. пп. «Права пользователей» и «Группы прав» «Руководства администратора системы». Введение 3
  4. 4. 2 Редактор маршрутных схем2.1 Создание маршрутной схемыПеред созданием маршрутных схем предприятия необходимо предварительно собратьинформацию от делопроизводителей, начальников подразделений и вышестоящегоруководства о маршрутах согласования различных типов документов (договоров, приказов ит.п.), а именно: список вариантов, перечень участвующих в маршрутах сотрудников иначальников, порядок и последовательность прохождения документов (от кого – к кому, скакими допустимыми временными интервалами).Маршрут согласования в Системе представляет собой строгую последовательность точекпрохождения документа. В Системе предусмотрено несколько типов точек прохождения,например, «Пользователи отдела», «Произвольные начальники», «Произвольныйпользователь» и т.п. По окончании согласования документ может быть отправлен либо вархив для хранения, либо на исполнение. Для этого предусмотрены соответствующие точкипрохождения, которые помещаются последними в маршрутные схемы прохождениядокументов.Определение маршрутов согласования документов осуществляется в пункте меню«Редактор маршрутных схем» раздела Администрирование Д О (рис. 1). Рис. 1. Окно редактора маршрутных схемДля создания новой маршрутной схемы прохождения документа необходимо на панелиинструментов редактора нажать кнопку (Создать...). При этом откроется окно выборапервой точки прохождения создаваемой маршрутной схемы (рис. 2). Подробнее об этапахсоздания маршрутной схемы см. пп. 2.1.1 – 2.1.4.4
  5. 5. Рис. 2. Окно выбора первой точки прохожденияДля каждой схемы могут быть заданы такие параметры, как комментарий, отображающийсяпри выборе маршрутной схемы в окне создания документа, и доступность схемы дляпросмотра и редактирования другим администраторам документооборота. Ввод комментарияосуществляется кнопкой (Параметры схемы) на панели инструментов редакторамаршрутных схем. Доступность определяется включением/выключением соответствующихфлажков.Для сохранения маршрутной схемы после определения всех её параметров следует нажатькнопку (Сохранить) или (Сохранить как...) на панели инструментов редакторамаршрутных схем. При этом открывается окно, в котором указывается название маршрутнойсхемы (рис. 3). Редактор маршрутных схем 5
  6. 6. Рис. 3. Окно сохранения маршрутной схемыФлажок Использовать ЭЦП служит для включения/выключения возможности подписыватьэлектронной цифровой подписью (ЭЦП) карточку документа и прикреплённые к ней файлы.ЭЦП предоставляет участникам электронного документооборота возможность однозначноустанавливать авторство и подлинность документа. ЭЦП не только подтверждает личностьавтора, но и является гарантией того, что в документ не были внесены изменения после егоподписания. Если документ был отредактирован после его подписания, проверка ЭЦПвыявит нарушение целостности информации. Подписывание устанавливается для каждогоблока маршрутной схемы (см. п. 2.1.2).Для работы с ЭЦП на рабочем месте необходимо установить криптопровайдер КриптоПроCSP и плагин для браузеров. Кроме того, следует осуществить настройки безопасности длябраузера. Подробнее об установке КриптоПро CSP и плагина см. «Инструкцию по установке инастройке ЭЦП в системе Мотив».При включении флажка Использовать ЭЦП отображаются следующие поля настройкиподписи:Формат ЭЦП«Усовершенствованная подпись». Для подписи указывается время и статус ключасертификата (действующий, аннулированный, приостановленный).«Обычная подпись». Подписание без учёта времени и статуса ключа сертификата.6
  7. 7. Тип ЭЦП«Совмещённая подпись». Специальный контейнер включает в себя подпись и подписанныеданные.«Отделённая подпись». Подписываемые данные хранятся отдельно от подписи.Объект подписи«По выбору пользователя». При подписывании предлагается выбрать подписываемыйобъект – карточка документа, её файлы или и то, и другое.«Карточка документа». Подписываются только значения полей карточки.«Файлы документа». Подписываются только файлы, прикреплённые к карточке.«Карточка и файлы». Подписываются и значения полей карточки, и прикреплённые к нейфайлы.Настройка ЭЦП осуществляется выбором нужного значения в раскрывающемся списке.Список раскрывается нажатием кнопки .2.1.1 Типы точек прохожденияВ Системе предусмотрены следующие типы точек прохождения документов.«Обычный» – предполагает создание точки прохождения с включением в негопользователей из конкретного подразделения.«Фиктивный уровень» – предназначен только для связывания нескольких точекпрохождения в одну (такая ситуация может возникнуть при необходимости соединениянескольких точек прохождения и последующем их разведении на несколько параллельных).«Произвольный начальник» – позволяет пользователю при создании документа включать всхему его рассмотрения пользователя, который имеет полномочия «Полные права» или«Только свои задачи» на создающего документ.«Произвольные начальники» – позволяет пользователю при создании документа включать всхему его рассмотрения пользователей, которые имеют полномочия «Полные права» или«Только свои задачи» на создающего документ.«Произвольный пользователь» – позволяет пользователю при создании документа включатьв схему его рассмотрения любого пользователя, на которого имеются полномочия.«Произвольная рабочая группа» – позволяет пользователю при создании документавключать в схему его рассмотрения произвольных пользователей из числа доступных.«Постановка задачи по документу» – позволяет пользователю при создании документавключать в задачу по рассмотрению пользователя, который будет определять следующийэтап жизненного цикла документа. В рамках задачи по рассмотрению пользователь можетлибо отправить документ в архив, либо создать задачу по его исполнению. Для даннойточки прохождения предусмотрена возможность автоматического копирования рабочейгруппы из задачи по рассмотрению в задачу по его исполнению. Для этого предназначенфлажок Наследовать рабочую группу. Редактор маршрутных схем 7
  8. 8. «В архив» – предполагает отправку документа в архив для хранения. При этом послесогласования документ автоматически переводится в архив. Кроме того, может быть созданмаршрут, содержащий исключительно точку прохождения «В архив». В этом случае послесоздания документ будет сразу помещён в архив.«На исполнение» – предполагает перевод документа на исполнение. Перевод документа наисполнение может осуществить пользователь, имеющий право на контроль этого типадокумента. Автор документа, даже при отсутствии у него права контролирования этого типадокумента, может перевести его на исполнение при создании, если маршрутная схемапредусматривает только одну точку «На исполнение». Перевод на исполнение предполагаетсоздание задачи или проекта по исполнению. Подробнее об исполнении документов см.раздел Исполнение документов в «Руководстве пользователя».Точки прохождения «Постановка задачи по документу», «В архив» и «На исполнение»помещаются в конце маршрута, так как после них не предполагается выбор ещё однойточки прохождения документов.В списке точек прохождения необходимо отметить нужную и в окне редактора (см. рис. 1)отобразится первая точка прохождения в виде небольшого прямоугольника. Предусмотренавозможность перемещения точки влево и вправо по горизонтали. Для этого следуетщёлкнуть по прямоугольнику и, удерживая нажатой кнопку мыши, переместить точку внужное место. Данное действие может понадобиться, если схема содержит несколько точекпрохождения на одном горизонтальном уровне.Для выбранной точки прохождения необходимо определить параметры. Рассмотрим этотпроцесс на примере точки прохождения типа «Обычный».2.1.2 Определение параметров для точки прохождения типа «Обычный»Если выбрана точка прохождения типа «Обычный», то для неё следует определитьконкретное подразделение и участвующих в рассмотрении документа пользователей. Еслиэтого не сделать, при сохранении схемы будет выдано предупреждение об ошибке, а точкапрохождения будет выделена цветом. Для перехода к окну выбора пользователейнеобходимо воспользоваться кнопкой Выбрать (см. рис. 3).В левой части окна отображается доступное пользователю дерево подразделений (рис. 4).Для просмотра списка пользователей подразделения следует щёлкнуть по его названию.Пользователи отобразятся в верхнем поле правой части окна. Выбор пользователяосуществляется щелчком левой кнопки мыши по его имени. При этом выбранныйпользователь переходит в нижний список «Рассматривающие сотрудники». Если в случаеошибки был выбран не тот пользователь, его можно удалить из списка «Рассматривающиесотрудники» щелчком левой кнопкой мыши по его фамилии.Для пользователей, выбранных в качестве рассматривающих, необходимо определитьпорядок рассмотрения – обязательный или необязательный. Признак обязательностирассмотрения выставляется включением флажка рядом с именем пользователя. Если длярассмотрения документа в конкретном подразделении определён только один пользователь, 8
  9. 9. то он должен рассматривать документ в обязательном порядке. Если для рассмотренияопределены два или более пользователей, то рассмотрение может осуществляться как вобязательном, так и в необязательном порядке. При установке необязательного порядкарассмотрения документ будет рассматриваться по схеме «ИЛИ». Это означает, что послесогласования документа одним из пользователей подразделения согласования другимипользователями не требуется, и документ считается рассмотренным для данной точкипрохождения. В списке рассмотрения рядом с именем пользователя, для которого определёнобязательный порядок рассмотрения, будет стоять надпись «обязательно рассматривает». Рис. 4. Окно настройки параметров для точки прохождения «Обычный» Редактор маршрутных схем 9
  10. 10. Для точки прохождения может быть задан ряд необязательных параметров, таких, как: – название текущего уровня рассмотрения, которое будет отображаться в отдельной колонке в списке документов. Если название не задано, в данной колонке будет отображаться исходное название уровня рассмотрения. В случае редактирования или удаления схемы заданное наименование уровня рассмотрения в списке документов не меняется.Замечание – Для точек прохождения типа «Фиктивный уровень», «На исполнение» и «Вархив» название не задаётся. – описание задачи по рассмотрению, которое будет отображаться в соответствующем поле задачи по рассмотрению документа; – тип задачи, выбираемый из раскрывающегося списка доступных типов задач. Дополнительные поля выбранного типа будут отображаться во вкладке «Описание» задачи по рассмотрению документа. Для всех точек уровня задаётся общий тип. Не допускается выбирать тип задачи, поля которого содержат признак Обязательное при создании, т.к. создание документа по такой схеме недоступно. При попытке сохранить такую схему будет выдано соответствующее предупреждение; – длительность рассмотрения документа – время, по истечении которого задача по рассмотрению документа считается просроченной. По умолчанию время задаётся в рабочих минутах, но при необходимости данный период может быть изменён. Для указания другого периода следует выбрать его в раскрывающемся при нажатии кнопки списке. Существуют календарный и рабочий периоды исчисления. Их различие заключается в том, что в рабочем периоде учитываются не только рабочие, но и нерабочие часы дня (например, перерыв на обед), в то время как в календарном периоде такого учёта нет – рабочими в нём являются все часы. Свойства периодов задаются администратором системы в пункте «Календари рабочего времени». Подробнее см. «Руководство администратора системы»; – отправка напоминания о необходимости рассмотреть документ рассматривающим пользователям. Задаётся в часах и позволяет определить, за какое количество часов до установленного срока окончания рассмотрения рассматривающим лицам будет отправлено напоминание; – текст на кнопке Согласовать документ, инициирующей рассмотрение документа пользователем. Если новый текст не задан, то по умолчанию отображается кнопка Согласовать. Например, в схеме для согласования приказа можно задать кнопку Согласовать приказ; – статус после согласования документа, отображающийся в списке рассмотрения карточки документа, а также во вкладке «Документ» задачи по рассмотрению. Такой статус является приоритетным для отображения, и именно он будет указан в листе согласования даже в том случае, если для карточки документа в поле Текст статуса задан другой статус (см. п. 4.1.1). Если значение поля не задано, то отображается статус по умолчанию или указанный при создании/редактировании регистрационной карточки документа;10
  11. 11. – последний рассматривающий выбирает пути рассмотрения – параметр предусмотрен для точек прохождения, имеющих ответвления. Его включение позволит рассматривающему лицу, осуществляющему рассмотрение документа последним в подразделении, определить последующие точки прохождения, которые будут участвовать в процессе рассмотрения документа. Это касается параллельных точек прохождения следующего уровня рассмотрения. При этом пользователь может как разрешить, так и запретить участие в рассмотрении некоторых точек прохождения.В правой нижней части окна в подразделе Действие отдела предусмотрена возможностьвыбора одного из двух вариантов: «Рассмотрение» или «Резолюция». Принципиальнойразницы в выборе действий для Системы нет. Данная информация предназначена дляиспользования по внутренней устной договорённости между пользователями Системыконкретного предприятия. При выборе действия «Резолюция» в списке рассмотрения рядомс названием подразделения будет стоять надпись «Только пишет резолюцию». При этомпользователям, осуществляющим рассмотрение документа, вместо кнопки Согласоватьбудет отображаться кнопка Переслать дальше. При нажатии на эту кнопку документсчитается рассмотренным для пользователя.В подразделе Настройки ЭЦП устанавливается возможность использования электроннойцифровой подписи (ЭЦП) для подписания документа при согласовании на текущем уровне.Для этого следует выбрать в раскрывающемся списке поля Вариант подписи значение«Подписывание». При выборе значения «Не используется» ЭЦП использоваться не будет.Подраздел не отображается, если в редакторе маршрутных схем выключен флажокИспользовать ЭЦП.Подраздел Поля документа, содержащие... предназначен для автоматическогопомещения пользователей, указанных в полях формата «Сотрудник» карточки документа, вучастники задачи по рассмотрению этого документа в соответствующих ролях. Значенияполей вводятся в виде идентификаторов, разделённых запятыми, без пробелов. Присоздании задачи в качестве её участников автоматически будут указаны пользователи изполей документа, идентификаторы которых указаны в полях подраздела.В подразделе Действие при создании связанного документа указывается, какаяоперация будет произведена с документом после привязки к нему другого документа –оставить без изменения, перевести на следующий уровень рассмотрения или отправить вархив. Если документ изначально был в архиве, никаких действий произведено не будет.По завершении формирования параметров точки прохождения необходимо зафиксироватьизменения кнопкой Сохранить.2.1.3 Формирование разветвлённых схемПри создании маршрутной схемы может возникнуть необходимость включения в одну задачупо рассмотрению (уровень рассмотрения) пользователей из разных подразделений. Такаявозможность может быть реализована созданием на одном уровне нескольких точекпрохождения типа «Обычный». Первый уровень рассмотрения не может включать несколько Редактор маршрутных схем 11
  12. 12. параллельных точек. Поэтому, если требуется поместить на первом уровне несколько точекпрохождения, то в качестве первой точки указывается «Фиктивный уровень». Затем к этойточке привязываются следующие необходимые точки прохождения.Создание следующего уровня прохождения маршрутной схемы производится щелчком пострелочке, располагающейся в основании, после чего раскрывается список доступных длясоздания точек прохождения (рис. 5). Добавление точки осуществляется щелчком по еёназванию. Рис. 5. Окно выбора следующей точки прохожденияДля создания нескольких точек на одном уровне следует щёлкнуть по стрелочке,располагающейся в левой части точки этого уровня, после чего раскрывается списокдоступных для создания точек прохождения (рис. 6). Добавление точки осуществляетсящелчком по её названию. Скрытие развёрнутого списка точек прохождения осуществляетсящелчком по стрелочке с направлением вверх либо выделением другой точки прохождения.Для отображения добавленных дочерних точек необходимо осуществить их перемещение погоризонтали вправо или влево. На одном горизонтальном уровне возможно расположение12
  13. 13. нескольких параллельных точек. При этом документ не отправится на следующий уровеньрассмотрения, пока не будет рассмотрен в каждой из параллельных точек.Если после разветвления точки прохождения не собрать в одну общую и для каждой изпараллельных точек создать дочернюю, то рассмотрение документа будет вестисьпараллельно в разных задачах. При этом необходимо в конце схемы объединитьпараллельные ветки, например, точкой прохождения «В архив» или «На исполнение». Дляэтого следует создать дочернюю точку для одной точки прохождения и установитьнеобходимые связи. Рис. 6. Окно создания разветвлённой схемыДля редактирования, удаления и смены точки прохождения предусмотрена панельинструментов, которая появляется при наведении курсора мыши на выбранный узел. Редактор маршрутных схем 13
  14. 14. Связывание точек осуществляется следующим образом. Необходимо нажать кнопку(Разделение/связывание точек прохождения) на панели инструментов той точки, которуюнеобходимо связать, и щёлкнуть по нужной точке (рис. 6). При этом отобразится связкаточек, выделенная другим цветом (по сравнению с основным – чёрным – цветом связок).Аналогичным образом производится разрыв связей. При нажатии кнопки и щелчке потекущей точке будут удалены все её связи.Удаление точки прохождения осуществляется нажатием кнопки . Для удаления доступналюбая точка схемы, кроме корневого элемента. Если удаляемая точка являетсяединственной на уровне, то уровень удаляется, и нижележащие точки перемещаются науровень вверх. В этом случае, если удалённая точка имела одну дочернюю, то эта дочерняяточка будет автоматически связана с ближайшими вышележащими точками. Если жеудалённая точка имела более одной дочерней, то связей установлено не будет.Вызов окна редактирования параметров узла осуществляется нажатием кнопки .Для смены типа точки прохождения следует нажать кнопку . При этом отобразится окносо списком доступных узлов, который формируется исходя из места расположения текущегоузла. Узлы «В архив», «На исполнении» и «Постановка задачи по документу» не могут иметьдочерних узлов, и, как правило, располагаются последними в маршрутной схеме. Поэтомупри смене типа родительского узла отсутствует возможность выбора вышеперечисленныхблоков.2.1.4 Права доступа к схемеПри создании схемы администратор документооборота определяет права доступапользователей к этой схеме. Предусмотрены следующие права доступа:«Общедоступная схема». Схема доступна всем администраторам документооборота дляпросмотра и редактирования, вплоть до удаления схемы из Системы.«Только для чтения». Схема доступна для просмотра и редактирования всемадминистраторам документооборота, но недоступно её удаление. Внесённые изменения всхему другими администраторами документооборота сохраняются только в случае созданиякопии схемы. Для этого следует задать новое название схемы и нажать кнопку(Сохранить как...).«Личная схема». Схема доступна для просмотра и редактирования только владельцу схемы.Для установки прав доступа к схеме необходимо щелчком мыши включить соответствующийфлажок на панели инструментов редактора маршрутных схем. Для сохранения измененийследует нажать кнопку (Сохранить...) или (Сохранить как...).14
  15. 15. 2.2 Редактирование маршрутной схемыКнопки редактирования схемы находятся на панели инструментов редактора маршрутныхсхем.Для открытия схемы для просмотра и редактирования необходимо воспользоваться кнопкой (Открыть...). Изменение названия схемы осуществляется нажатием кнопки(Переименовать...), после чего в открывшемся окне переименования схемы (рис. 7) в строкеввода необходимо указать название схемы и нажать кнопку Сохранить. Рис. 7. Окно изменения названия маршрутной схемыДля изменения прав доступа к схеме следует включить флажок рядом с названием права.Если пользователь является владельцем схемы, то он может изменить право доступа ксхеме на любое другое. Любой администратор документооборота может менять правадоступа к общедоступной схеме. Изменение права доступа к схеме с правом доступа «Толькодля чтения» доступно и её владельцу, и другим администраторам документооборота. Однакопри изменении прав доступа к схеме другим пользователем ему будет предложено создатьновую схему. После изменения права доступа пользователь становится владельцем новойсхемы.Для выключения возможности использования ЭЦП для подписывания карточки документа иприкреплённых к ней файлов следует снять флажок Использовать ЭЦП. Редактор маршрутных схем 15
  16. 16. По завершении редактирования схемы следует нажать кнопку (Сохранить...) или(Сохранить как...) на панели инструментов редактора маршрутных схем. В открывшемся окнесо списком доступных для просмотра схем (см. рис. 7) необходимо указать название схемы инажать кнопку Сохранить.Для удаления схемы из Системы необходимо открыть схему и нажать кнопку (Удалить).Замечание – Документы, созданные по схеме до её редактирования или удаления,сохраняют свой исходный маршрут и его параметры.16
  17. 17. 3 Счётчики документовПункт меню «Счётчики документов» предназначен для установки начальных значенийсчётчиков для всех типов документов, регистрируемых в каждом подразделении. Установкусчётчиков для всех подразделений организации делать необязательно. Необходимоуказывать их для тех подразделений, пользователи которых осуществляют регистрациюдокументов, в частности, для канцелярии. Счётчик документа используется дляформирования регистрационного номера документа, формат которого задаётся в шаблонеполя Нумератор. Подробнее об использовании счётчика см. в п. 4.1.5.Для установки счётчика необходимо в левой части окна выбрать подразделение (рис. 8).При этом в правой части окна отобразится список типов документов, доступныхпользователю (рис. 8). К ним относятся регистрационные карточки, созданныепользователем и доступные только ему, а также общедоступные карточки документов. Длявыбора типа документа, для которого устанавливается счётчик, необходимо щёлкнуть по егоназванию в таблице. Различают начальное и текущее значения счётчика. В моментустановки счётчика указывается начальное значение, которое будет увеличиваться по меререгистрации документа данного типа в выбранном подразделении. Если для типа документавыбранного подразделения счётчик уже установлен, то его текущее значение отобразится всоответствующем поле таблицы. Для установки или изменения значения счётчикавыбранного типа документа следует ввести число в поле ввода. Рис. 8. Окно создания счётчика документа Счётчики документов 17
  18. 18. Предусмотрена возможность автоматического обнуления значения счётчика принаступлении определённой даты. Такая дата задаётся в поле Дата обнуления. Послеобнуления счётчик начинает отсчёт с «единицы». Причём дату обнуления можно установитьтолько для текущего года. Например, если текущая дата 20 февраля, и при этом выбранадата обнуления 1 марта следующего года, то счётчик обнулится 1 марта текущего года.Для фиксации внесённых изменений следует нажать кнопку Установить.После изменения начального значения счётчика отсчёт документов, регистрируемых послеизменения, начинается с нового значения, увеличенного на единицу.Для фиксации изменений, внесённых в текущий счётчик документов, следует нажать кнопкуСохранить. Закреплённый за подразделением и типом регистрируемого в нём документасчётчик может быть удалён. Для этого необходимо выбрать подразделение и тип документаи нажать кнопку Удалить счётчик.18
  19. 19. 4 Регистрационные карточки документовДокумент в системе «Мотив 4U 1.7» представляет собой совокупностьрегистрационной карточки, состав полей которой определяется типом документа,электронного файла документа и маршрута согласования.При создании регистрационных карточек документов необходимо иметь в виду, что наличиебольшого количества типов документов в Системе может усложнить её интерфейс. Обычнодостаточно карточек пяти типов документов: «Входящая корреспонденция», «Исходящаякорреспонденция», «Приказ», «Договор» и «Прочие документы». Но, в зависимости отпроизводственной необходимости, можно создать любое количество регистрационныхкарточек.Создание, редактирование и удаление регистрационных карточек документовосуществляется в пункте меню «Регистрационные карточки документов». Рабочаяобласть представляет собой окно, содержащее список существующих регистрационныхкарточек (рис. 9). Вверху окна располагается панель инструментов, содержащая кнопкиДобавить, Редактировать, Удалить. Список регистрационных карточек может включатькарточки, созданные как самим пользователем, так и другими администраторамидокументооборота. Пользователю доступны для просмотра только те карточки другихадминистраторов документооборота, для которых установлено право доступа«Общедоступная» или «Только для чтения». Если у пользователя отсутствуют права народительскую карточку, но есть на дочерние карточки, то название родительской карточкибудет написано серым цветом.Предусмотрена возможность перемещения регистрационных карточек документов внутридерева карточек. Для этого следует щёлкнуть левой кнопкой мыши по значку перемещаемойкарточки и, удерживая кнопку нажатой, переместить карточку на значок новой родительскойпапки. Рис. 9. Окно просмотра списка регистрационных карточек документов Регистрационные карточки документов 19
  20. 20. 4.1 Создание регистрационной карточкиСоздание новой регистрационной карточки осуществляется нажатием кнопки Добавить напанели инструментов в главном окне пункта меню «Регистрационные карточкидокументов». Для создания иерархии регистрационных карточек следует сначала выделитьв списке родительскую карточку, а затем нажать кнопку Добавить. При этом откроется окносоздания регистрационной карточки, которое состоит из следующих вкладок: - «Общее» – предназначена для указания общих свойств карточки: названия карточки, документа, создаваемого по ней, и задачи по рассмотрению, определения доступа к карточке, изменения названия статуса «Рассмотрен», определения типа задачи, по которому будет создаваться задача по исполнению резолюции, а также смещения даты согласования в случае выпадения её на нерабочий период. - «Маршруты согласования» – предназначена для привязки к карточке одного или нескольких маршрутов рассмотрения. - «Поля» – предназначена для формирования списка полей регистрационной карточки. - «Обработчики» – предназначена для формирования списка подключённых обработчиков. - «Настройки почтовых уведомлений» – предназначена для создания шаблонов оповещений, рассылаемых участникам задач и внешним пользователям.По умолчанию окно создания регистрационной карточки открывается на вкладке «Общее».Переход по вкладкам осуществляется щелчком по названию соответствующей вкладки.Внизу окна создания регистрационной карточки располагается панель управления,содержащая кнопки Сохранить, Сохранить как, Удалить, Вернуться без сохранения.Данная панель отображается всегда, независимо от выбранной вкладки.Замечание – Кнопки Удалить и Сохранить как активны только во время редактированиярегистрационной карточки.Сохранение созданной регистрационной карточки осуществляется нажатием кнопкиСохранить.Для перехода в главное окно пункта меню «Регистрационные карточки документа» безсохранения созданной карточки следует нажать кнопку Вернуться без сохранения.4.1.1 Вкладка «Общее»Во вкладке «Общее» (рис. 10) заполняются следующие поля карточки: - Название.Необходимым условием создания карточки является указание её названия. Остальныесвойства могут быть указаны позднее.20
  21. 21. - Доступ.Каждая созданная пользователем карточка по умолчанию доступна для просмотра иредактирования только ему, то есть включён флажок Личная. Для того чтобы карточкастала доступной для просмотра и редактирования всем пользователям с правамиадминистратора документооборота, а также для возможности назначения прав на карточкупользователям, необходимо для данной карточки включить флажок Общедоступная. Привключении флажка Только для чтения пользователям с правами администраторадокументооборота карточка документа будет доступна только для просмотра и недоступнадля изменения или удаления. При этом пользователи могут сохранять данную карточку поддругим именем и устанавливать новые параметры для новой карточки. - Текст статуса.В процессе прохождения документа в Системе меняется статус его рассмотрения: «Нарассмотрении», «Рассмотрен», «На подписании», «На исполнении». Имеется возможностьизменения названия статуса «Рассмотрен», который будет отображаться в раскрывающемсясписке статусов рассмотрения документов. Для этого необходимо ввести новое название вполе Текст статуса.Замечание – Статус может быть также задан в редакторе маршрутных схем (см. п. 2.1.2).Такой статус является приоритетным для отображения, и именно он будет указан в листесогласования. - Шаблон отображения.В соответствии со значением данного поля формируется название документа и задачи по егорассмотрению. Названием может быть любое поле карточки документа, кроме системныхполей Проект, Уровень доступа и Файлы, а также поля формата «Документ». В качествезначения шаблона указывается идентификатор поля карточки, заключаемый в фигурныескобки. Просмотр доступных идентификаторов осуществляется нажатием кнопки Просмотрэлементов. Если не заполнить данное поле, то название документа будет сформировано всоответствии со значением первого поля регистрационной карточки. - Тип задачи.Поле для выбора доступного типа задачи, который по умолчанию будет использоваться присоздании задачи по исполнению резолюции.В подразделе Направление смещения даты при попадании на нерабочее времяследует указать, в какую сторону будет смещена дата, если срок согласования документавыпадет на нерабочее время – выходные, праздничные дни и др.Направление указывается включением флажка для одного из следующих признаков: - Дата не меняется – при включённом флажке дата окончания задачи, выпадая на нерабочее время, не будет смещаться. - Дата сдвигается вперёд – при включённом флажке дата окончания задачи, выпадая на нерабочее время, будет смещаться вперёд. Если после смещения дата выпадает на нерабочий день, то окончание задачи переносится на ближайший рабочий день. Регистрационные карточки документов 21
  22. 22. - Дата сдвигается назад – при включённом флажке дата окончания задачи, выпадая на нерабочее время, будет смещаться назад. Если после смещения дата выпадает на нерабочий день, то окончание задачи переносится на ближайший предыдущий рабочий день.По умолчанию дата смещается вперёд.Подраздел Поля документа, содержащие... предназначен для автоматическогопомещения пользователей, указанных в полях формата «Сотрудник» карточки документа, вучастники задачи по рассмотрению/исполнению этого документа в соответствующих ролях.Значения полей вводятся в виде идентификаторов, разделённых запятыми, без пробелов.При создании задачи в качестве её участников автоматически будут указаны пользователииз полей документа, идентификаторы которых указаны в полях подраздела.Замечание – Аналогичная настройка может быть также задана в редакторе маршрутныхсхем для каждого блока рассмотрения (см. п. 2.1.2). Если в редакторе схем такая настройкане задана, то в силу вступают настройки, заданные в регистрационной карточке документа. Рис. 10. Окно создания регистрационной карточки документа. Вкладка «Общее»22
  23. 23. 4.1.2 Вкладка «Маршруты согласования»Вкладка «Маршруты согласования» (рис. 11) предназначена для формирования спискамаршрутов рассмотрения создаваемой регистрационной карточки. Рис. 11. Окно создания регистрационной карточки документа. Вкладка «Маршруты согласования»Карточка может быть привязана к одному или нескольким маршрутам. В этом случае приназначении пользователю права на инициирование типа документа следует назначить праваи на связанные с карточкой маршруты. В списке «Несвязанные маршруты» отображены всемаршруты, на которые имеет право конкретный пользователь с правами администраторадокументооборота, а именно: созданные им маршруты, общедоступные маршруты или жемаршруты, помеченные флажком Только для чтения. Для добавления маршрутов ккарточке документа следует щелчком по названию выбрать маршрут в списке «Несвязанныемаршруты» в левой части окна и нажать кнопку . При этом выбранный маршрутотобразится в списке «Связанные маршруты». Для отмены связки маршрута следуетвыбрать его в списке «Связанные маршруты» и нажать кнопку . Для выбора нескольких Регистрационные карточки документов 23
  24. 24. маршрутных схем следует выделить их, удерживая нажатой клавишу Ctrl или Shift. Кнопка предназначена для привязки к карточке всех доступных маршрутов. Кнопкапредназначена для удаления всех привязанных к карточке маршрутов.Для карточки может быть указан маршрут по умолчанию. Для этого следует выбратьсоответствующий маршрут в раскрывающемся списке «Маршрут по умолчанию». В этомслучае при создании документа данного типа маршрут по умолчанию будет выбиратьсяавтоматически в качестве маршрута рассмотрения документа. Но это возможно только приналичии у пользователя, создающего документ данного типа, прав на указанный длякарточки маршрут по умолчанию.При включении флажка Использовать все возможные маршруты пользователю,осуществляющему отправку документа данного типа на рассмотрение, в списке маршрутовбудут доступны все маршруты, на которые пользователь имеет права. Если данный флажокне включён, то отправка документа доступна только по связанным с карточкой документамаршрутам рассмотрения.4.1.3 Вкладка «Поля»Вкладка «Поля» (рис. 12) предназначена для формирования списка полей регистрационнойкарточки документа. В соответствии со значением первого поля формируется названиедокумента при его создании. Первым полем может быть любое поле, за исключением поляформата «Документ», а также поля Файлы. Рис. 12. Окно создания регистрационной карточки документа. Вкладка «Поля»Для добавления поля предназначена кнопка Добавить на панели инструментов вкладки«Поля», расположенная в верхней части вкладки. При нажатии на эту кнопку появляетсяокно редактирования добавляемого поля (рис. 13), в котором следует указать названиеполя, имя идентификатора, его тип и дополнительные параметры. После определения всехпризнаков нового поля следует нажать кнопку Сохранить.Замечание – В регистрационной карточке предусмотрено добавление не более 50пользовательских полей.24
  25. 25. Имя идентификатора может состоять только из латинских букв, цифр и символа нижнегоподчёркивания. Причём использование цифры в качестве первого символа недопустимо.Название идентификатора вводится в верхнем регистре, а длина не может превышать 50символов. Использование одинаковых идентификаторов в пределах карточки документа, атакже использование идентификаторов системных полей документа недопустимо.Замечание – Имя идентификатора должно быть уникальным и не содержать в себе именидругого идентификатора. Например, идентификатору нельзя присвоить имя «NAMEDOC»,если есть идентификатор «DOC». Рис. 13. Окно редактирования поляДля удаления поля следует щелчком по названию выбрать требуемое поле и нажать кнопкуУдалить.Для изменения последовательности расположения полей следует выбрать поле и нажатькнопку или .Внимание! Если в маршрутной схеме документа используется ЭЦП, то следует учитывать,что при добавлении или переименовании поля подпись в карточке созданного документаудаляется. Регистрационные карточки документов 25
  26. 26. 4.1.4 Системные поляПри создании карточки документа по умолчанию отображаются следующие системные поля(см. рис. 12): - Автор – поле для определения пользователя, от имени которого документ будет отправлен на рассмотрение по маршрутной схеме. - Дата создания – поле для указания даты создания документа. - Дата регистрации – поле для указания даты присвоения регистрационного номера документу. - Файлы – поле для прикрепления файла электронного документа. - Срок исполнения – текстовое поле, в котором указывается количество дней исполнения документа. - Проект – поле для выбора проекта, к которому будут прикреплены задачи по рассмотрению и исполнению документа. - Уровень доступа – поле для выбора уровня доступа пользователей к документу, задачам по его рассмотрению/исполнению и проекту по исполнению документа.В системных полях недоступны для редактирования название, имя идентификатора и типполя.Поля Автор, Дата создания и Дата регистрации при создании документа являютсяобязательными для заполнения. Для полей Срок исполнения, Файлы и Проект доступнозадание признака обязательности (см. п. 4.1.6). Поле Уровень доступа являетсянеобязательным для заполнения при создании документа.В созданном документе системные поля недоступны для редактирования, за исключениемполя Срок исполнения.В окне редактирования поля Срок исполнения есть дополнительное одноимённое поле.Оно служит для задания количества дней исполнения документа. При создании документа вэтом поле будет отображаться дата со сдвигом относительно даты создания документа назаданное количество дней.Если для поля Проект задан признак Необязательное, то по умолчанию задачи порассмотрению и исполнению документа будут прикреплены к проекту «Задачи вне проектов»подразделения пользователя, создающего регистрационную карточку. Смена проектаосуществляется нажатием кнопки Выбрать проект в окне редактирования поля Проект. Воткрывшемся окне отображается список последних проектов (рис. 14), в рамках которыхпользователь создавал задачи. Количество проектов в списке соответствует числу,заданному пользователем в пункте меню «Личные настройки», в поле Количествопроектов, отображаемых при создании задачи.Если в этом списке отсутствует необходимый проект, можно осуществить его поиск поназванию. Для этого в строке поиска следует ввести название проекта или его часть инажать кнопку Найти. При этом отобразится список проектов, в названии которыхвстречается искомое слово или словосочетание. Выбор проекта осуществляется щелчком поего названию.26
  27. 27. Для просмотра всех доступных пользователю проектов следует включить флажок Показатьвсе проекты (рис. 14).Задачи по рассмотрению и исполнению документа можно прикрепить также к проекту изархива. Для просмотра архивных проектов следует включить соответствующий флажок.Для прикрепления задач по документу к проекту «Задачи вне проектов» подразделенияпользователя, создающего регистрационную карточку, в окне выбора проекта следуетнажать кнопку с названием этого проекта (рис. 14).Если для поля задан признак обязательности заполнения, то выбор проекта приредактировании поля карточки недоступен. Рис. 14. Окно выбора проекта4.1.5 Форматы полей карточкиРегистрационная карточка документа может содержать поля следующих форматов: - «Число»; - «Дата»; - «Строка»; - «Текст» (несколько строк); - «Словарь»; - «Подразделение»; - «Сотрудник»; - «Документ»; - «Нумератор»; - «Справочник». Регистрационные карточки документов 27
  28. 28. Формат поля определяет его информационное содержание при создании документаинициатором типа документа. Определение формата полей осуществляется выборомформата из раскрывающегося списка в окне редактирования добавляемого поля.Поле формата «Подразделение» предполагает указание в карточке документа при егорегистрации название подразделения организации, а поле формата «Сотрудник» – фамилиипользователя. Эти поля заполняются автоматически при выборе в дереве подразделенийнеобходимого подразделения или пользователя соответственно. Если для поля формата«Сотрудник» указан признак Контролёр документа, в качестве значения для данного поляможно выбрать только пользователя с правом контролирования данного типа документа.Для поля формата «Сотрудник» существует возможность ограничить круг выбираемыхпользователей – определить область видимости. При заполнении поля формата «Сотрудник»в момент создания/редактирования документа пользователю будут доступны для выборатолько заданные в области видимости сотрудники. После того как для поля будет выбранформат «Сотрудник», справа отобразится кнопка . При нажатии на неё открывается окнопросмотра и редактирования областей видимости (рис. 15). Для создания области следуетнажать кнопку Добавить. Рис. 15. Окно просмотра областей видимостиВ результате откроется окно (рис. 16), в котором следует заполнить следующие поля:Подразделение/Группа сотрудника – при нажатии кнопки открывается дереводоступных подразделений и групп. Для выбора следует установить флажок в строке снужным подразделением или группой и нажать кнопку Сохранить.С учётом вложенных – в раскрывающемся списке следует выбрать, учитывать ли дляуказанного подразделения или группы вложенные.Права пользователя на сотрудника – полномочия выбирающего пользователя навыбираемого сотрудника.Права сотрудника на пользователя – полномочия выбираемого сотрудника навыбирающего пользователя.28
  29. 29. Рис. 16. Окно задания области видимостиПосле определения области видимости следует нажать кнопку Сохранить. Окно заданияобласти видимости закроется, и созданная область отобразится в окне просмотра областей(см. рис. 15). Для добавления ещё одной области следует кнопку Добавить и повторитьописанную выше процедуру добавления области видимости. Для удаления области следуетнажать кнопку Удалить (см. рис. 15). Для изменения параметров области следует выделитьеё в списке и нажать кнопку Редактировать или щёлкнуть дважды по названию области.Процедура редактирования аналогична процедуре добавления области. Послеформирования области видимости следует нажать кнопку Сохранить (см. рис. 16).Если область видимости не задана, то при выборе значения для поля формата «Сотрудник»пользователь будет видеть всех сотрудников, доступных ему по полномочиям.Для поля формата «Строка» необходимо указать длину строки в поле Длина поля. Поумолчанию длина строки – 10 символов.Поле формата «Документ» предназначено для закрепления за создаваемым документомссылки на другой зарегистрированный документ, в том числе и на документ, помещённый вархив.Поле формата «Словарь» предполагает возможность выбора элемента из заданного словаряпри создании документа. В раскрывающемся списке «Словарь» следует выбрать нужныйсловарь. Существует возможность просмотра элементов словаря. Для этого следует нажатькнопку Просмотр элементов.Поле формата «Справочник» позволяет при создании документа извлекать необходимыеданные из справочника. Для выбора источника данных следует в раскрывающемся списке«Справочник» выбрать нужный справочник. Справочник представляет собой таблицу, полякоторой содержат значения, введённые пользователями. Поля справочника могутсодержать различную информацию, которая определяется форматом поля справочника. Всписке справочников отображаются те, на которые пользователь имеет праваадминистрирования. Регистрационные карточки документов 29
  30. 30. Помимо вывода значения определённого поля справочника в карточке документа можноорганизовать отображение целой строки справочника, содержащей последовательностьзначений любых его полей. Для этого следует задать шаблон, в соответствии с которымбудут выводиться значения строки справочника. Например, справочник «Контакты»содержит поля ФИО, Телефон, e-mail, Должность, Компания, Страна, Город, Адрес,Индекс. Для вывода в поле карточки документа только значений полей Компания и Адресзадаётся шаблон {Компания} {Адрес}. То есть, при создании шаблона необходимозаключать названия полей справочника в фигурные скобки. Помимо просто перечисленияданных справочника можно задать шаблон, содержащий связующие символы, слова,цифры. Например, допустимо создание следующего шаблона для поля формата«Справочник»: {Компания} располагается по адресу {Адрес} (рис. 17). При созданиидокумента пользователю будет предложено выбрать необходимую пару значений изсправочника, которые будут подставлены в соответствующие части поля формата«Справочник». При отсутствии необходимых значений в справочнике пользователю,имеющему право на добавление в него записей, доступна возможность ввода новыхзначений непосредственно при создании документа. Просмотр названий полей справочникаосуществляется нажатием кнопки Просмотр элементов.При указании в поле Выбор записей справочника значения «Несколько записей»пользователь при создании документа будет иметь возможность выбора нескольких записейиз справочника. Рис. 17. Окно редактирования поля формата «Справочник»30
  31. 31. Если для поля формата «Справочник» шаблон не задан, то при создании документа в этомполе будут выведены только значения первого поля справочника.Замечание – Названия полей справочника, используемые в шаблоне, чувствительны крегистру.Для удобства работы с несколькими ссылающимися друг на друга справочниками присоздании или редактировании документа предусмотрена возможность фильтрации записейодного справочника (подчинённого) по выбранной записи другого (главного). Подподчинённым понимается справочник, который содержит ссылку на главный справочник (вполе формата «Ссылка»). Для реализации данной возможности в регистрационную карточкуследует добавить несколько полей формата «Справочник» (например, два). Для одного изних следует указать связь с главным справочником, а для другого – с подчинённым и полем,содержащим ссылку на главный справочник (в раскрывающемся списке «Связан с полем»)(рис. 18). Рис. 18. Окно создания карточки документа. Подчинённый справочникНапример справочник «Страны» является главным, а «Города» – подчинённым. Тогда привыборе в справочнике «Страны» записи «Россия» в справочнике «Города» будутотображаться только те записи, которые содержат информацию о российских городах(рис. 19). Регистрационные карточки документов 31
  32. 32. Рис. 19. Окно просмотра записей подчинённого справочника при создании документаЕсли в регистрационной карточке создано несколько полей формата «Справочник»,ссылающихся на один и тот же справочник (главный), и одно поле формата «Справочник»,ссылающееся на другой справочник (подчинённый), то фильтрация записей подчинённогосправочника будет осуществляться по записи главного, выбранной в последнем полеформата «Справочник».Поле формата «Нумератор», как правило, предназначено для формированиярегистрационного номера создаваемого документа. Заполнение поля осуществляется всоответствии с шаблоном, который задаётся в текстовом поле Шаблон нумератора. Присоздании документа в поле формата «Нумератор» предусмотрена возможностьредактирования шаблона. Шаблон может состоять из нескольких элементов и включатьсимволы, буквы и цифры.Замечание – Шаблон поля формата «Нумератор», а также имена идентификаторов полейкарточки чувствительны к регистру.В качестве элемента шаблона можно указать: - Дату. Если по инструкции регистрации документов в компании в регистрационном номере должна присутствовать дата, то в шаблон нумератора можно ввести такой элемент, как дата. При создании документа, содержащего такой элемент, он автоматически будет заменён текущей датой. Формат отображения даты может включать следующие значения: · {YYYY} – отображаются четыре цифры текущего года; · {YY} – отображаются две цифры текущего года;32
  33. 33. · {MM} – отображается текущий месяц; если цифра месяца меньше 10, то устанавливается лидирующий нуль; · {М} – отображается текущий месяц; если цифра месяца меньше 10, то лидирующий нуль не устанавливается; · {DD} – отображается текущий день месяца; если цифра месяца меньше 10, то устанавливается лидирующий нуль; · {D} – отображается текущий день месяца; если цифра месяца меньше 10, то лидирующий нуль не устанавливается. Например, для вывода в регистрационном номере документа текущей даты следует задать в поле Шаблон нумератора шаблон вида {YYYY}.{MM}.{DD} (рис. 20). - Дополнительный номер сотрудника или условный номер подразделения. · [N], где N – номер поля формата «Сотрудник» или «Подразделение€

×