Governance – styring av IKT-området<br />
Organisasjoner med de dårligsteresultatervedbrukav IKT, kjennetegnesved at de harlitenkapasitet for effektiveleveranser<br...
Endring i strategisk fokus<br />
Forretnings prosesser<br />IT prosesser<br />I 1999 forutså Gartner fire trendersomvilværesterkeutviklingstrenderinnenIT-u...
Forretnings-<br />enhetene<br />Dagensvirksomhetsmodell: Den strategiskekjernen…<br />Kjerne-oppgavene<br />Fremme<br />in...
1<br />3<br />2<br />4<br />5<br />De fem kjerneområder ifremtidensorganisasjon…<br />1	IT lederskap<br />2	Arkitekturutvi...
1<br />1<br />Styrkingav IKT ledelse<br />IT lederskap<br /><ul><li>Prosessbasertarbeid
Endringsledelse
Forretnings-ogoperasjonellekspertise
Demonstrereverdienav IKT</li></li></ul><li>2<br />2<br />Drift<br />Sentralisere IKT-arkitektur - ansvarogrolle<br />Arkit...
Policies
Planlegging
Sikkerhet</li></li></ul><li>3<br />3<br />3<br />3<br />3<br />Brukeforretningsutvikling for å stimuleretilprosessfokusert...
Sluttbrukerkontakt
Prosjekt/programstyring</li></ul>IT-prosess, ellerforretningsprosess med IKT- komponenter<br />
4<br />4<br />Benytteteknologiforståelse for å dele kunnskap<br />Teknologiutvikling<br /><ul><li>Oppdatertpåteknologi
Introduksjonavnyteknologi
Pilotering
Kompetansesentra</li></ul>Kompetansesentra…<br />
Kontrakt-<br />Styring<br />Levaranse- styring<br />Leverandør- håndtering<br />Drift<br />5<br />5<br />Sentralisereogutv...
Teknologi-utvikling<br />Oppdatertpå<br />teknologiutv.<br />3<br />2<br />1<br />Pilotering<br />Teknologi<br />konsulent...
Strategisk styring av IKT-området- roller og ansvar<br />
Ledelse og organisering…<br />
Det er ikke en korrekt måte å organisere IKT området…<br />Forskjeller mellom organisasjoner og strukturer<br />Forskjelle...
Men, det finnes noen fellesnevnere…<br /><ul><li>Kommunens prioriteter?
Ressursbehov for å løse oppgavene?
Hva forventer man av IKT?
Hvordan vil IKT bidra til å løse utfordringene
Hvilken strategi vil IKT utvikle for å fylle sin rolle?
Hva slags ressurser og kompetanse trenger IKT for å utfylle sin rolle og levere iht strategi
Hvordan påvirker kapasitet IKT- strukturen (funksjoner og roller)?
Hvordan integrere struktur med andre ressurser for å utvikle og optimalisere kapasitet?</li></li></ul><li>Det dreier seg i...
Y-modellen…<br />
<ul><li> IKT-strategi
 IT-Sikkerhet og overordnet behandlingsansvar etter POL
Upcoming SlideShare
Loading in...5
×

Governance ddv

553

Published on

Ellen Karin Larsen - KS: Governance – styring av IKT-området (Det Digitale Vestre Agder - eKommunestrategi-prosjektet - oppstartsmøtet 4.10.2011)

Published in: Technology
0 Comments
0 Likes
Statistics
Notes
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Views
Total Views
553
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2
Actions
Shares
0
Downloads
0
Comments
0
Likes
0
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Governance ddv

  1. 1. Governance – styring av IKT-området<br />
  2. 2. Organisasjoner med de dårligsteresultatervedbrukav IKT, kjennetegnesved at de harlitenkapasitet for effektiveleveranser<br />Organisasjoner med goderesultaterskillersegutved å ha sterkstrategiskforankringogmandat for utøvelse<br />IT Strategy – A CIO Success Kit<br />2<br />
  3. 3. Endring i strategisk fokus<br />
  4. 4. Forretnings prosesser<br />IT prosesser<br />I 1999 forutså Gartner fire trendersomvilværesterkeutviklingstrenderinnenIT-utviklingen<br />2<br />Outsourcing<br />1<br />Prosessbasertarbeid<br />Mestfordelaktig med <br />outsourcing<br />Integrertapplikasjonsutvikling<br />innenforretningsområdene<br />Spesialisering i kompetansesentra<br />4<br />3<br />Fordeler med sentraliserte løsninger<br />Fordeler med desentraliserte løsninger<br />Policy<br />System-integrasjon<br />Ressurs-pool<br /> Help desk<br />
  5. 5. Forretnings-<br />enhetene<br />Dagensvirksomhetsmodell: Den strategiskekjernen…<br />Kjerne-oppgavene<br />Fremme<br />innovasjon<br />Integrert i forretnings- enhetene<br />ESPs<br />Levere endring<br />Tjeneste-utsetting til eksterne leverandører<br />Støtteinfrastruktur <br />Etterspørsel<br />Leverandører <br />
  6. 6. 1<br />3<br />2<br />4<br />5<br />De fem kjerneområder ifremtidensorganisasjon…<br />1 IT lederskap<br />2 Arkitekturutvikling<br />3 Forretningsutvikling<br />4 Teknologisk utvikling<br />5 Leverandørstyring<br />
  7. 7. 1<br />1<br />Styrkingav IKT ledelse<br />IT lederskap<br /><ul><li>Prosessbasertarbeid
  8. 8. Endringsledelse
  9. 9. Forretnings-ogoperasjonellekspertise
  10. 10. Demonstrereverdienav IKT</li></li></ul><li>2<br />2<br />Drift<br />Sentralisere IKT-arkitektur - ansvarogrolle<br />Arkitekturutvikling<br /><ul><li>Standarder
  11. 11. Policies
  12. 12. Planlegging
  13. 13. Sikkerhet</li></li></ul><li>3<br />3<br />3<br />3<br />3<br />Brukeforretningsutvikling for å stimuleretilprosessfokusertutvikling<br />Forretningsutvikling<br /><ul><li>Forretningsprosesser, analyserog design
  14. 14. Sluttbrukerkontakt
  15. 15. Prosjekt/programstyring</li></ul>IT-prosess, ellerforretningsprosess med IKT- komponenter<br />
  16. 16. 4<br />4<br />Benytteteknologiforståelse for å dele kunnskap<br />Teknologiutvikling<br /><ul><li>Oppdatertpåteknologi
  17. 17. Introduksjonavnyteknologi
  18. 18. Pilotering
  19. 19. Kompetansesentra</li></ul>Kompetansesentra…<br />
  20. 20. Kontrakt-<br />Styring<br />Levaranse- styring<br />Leverandør- håndtering<br />Drift<br />5<br />5<br />Sentralisereogutvideleverandørstyring<br />Leverandørstyring<br />
  21. 21. Teknologi-utvikling<br />Oppdatertpå<br />teknologiutv.<br />3<br />2<br />1<br />Pilotering<br />Teknologi<br />konsulent<br />Kopetanse-<br />sentre<br />Konsolideringavrollene i konsernet<br />IKT lederskap<br />CIO<br />Visjoner<br />Governance/Styring<br />Koble IKT ogforr. strategi<br />Balanseretilbud/etterspørsel<br />Teambygging<br />Endringsledelse<br />Arkitekturutvikling<br />Standarder<br />3<br />2<br />Policies<br />1<br />Planlegging<br />Arkitektur<br />Etterspørsel-siden<br />Sikkerhet<br />Leverandørsiden<br />Forretningsutvikling/<br />løsninger<br />Leverandørstyring/strategisktjenesteutsetting<br />Prosjekt-styring<br />Kontrakts-styring<br />3<br />3<br />2<br />2<br />Prosess-koordinering<br />Forr.<br />Enhet.<br />Leverandør-<br />styring<br />1<br />1<br />Forretn.<br />utvikler<br />Drift<br />Avtale<br />forvalter<br />Kvalitets-<br />styring<br />Samhandling<br />leverandører<br />Gevinst-<br />realisering<br />Spesialister<br />
  22. 22. Strategisk styring av IKT-området- roller og ansvar<br />
  23. 23. Ledelse og organisering…<br />
  24. 24. Det er ikke en korrekt måte å organisere IKT området…<br />Forskjeller mellom organisasjoner og strukturer<br />Forskjeller i kompleksitet<br />…<br />
  25. 25. Men, det finnes noen fellesnevnere…<br /><ul><li>Kommunens prioriteter?
  26. 26. Ressursbehov for å løse oppgavene?
  27. 27. Hva forventer man av IKT?
  28. 28. Hvordan vil IKT bidra til å løse utfordringene
  29. 29. Hvilken strategi vil IKT utvikle for å fylle sin rolle?
  30. 30. Hva slags ressurser og kompetanse trenger IKT for å utfylle sin rolle og levere iht strategi
  31. 31. Hvordan påvirker kapasitet IKT- strukturen (funksjoner og roller)?
  32. 32. Hvordan integrere struktur med andre ressurser for å utvikle og optimalisere kapasitet?</li></li></ul><li>Det dreier seg i hovedsak om tre ting<br />Organisasjon<br />Ledelse<br />Menneskekunnskap<br />Bruk av IKT<br />Innføring av IKT<br />Ledelse av IKT-området<br />
  33. 33. Y-modellen…<br />
  34. 34. <ul><li> IKT-strategi
  35. 35. IT-Sikkerhet og overordnet behandlingsansvar etter POL
  36. 36. Samordning og prioritering – IKT HP
  37. 37. IKT-infrastruktur og teknologisk plattform
  38. 38. Kvalitetssikring og etterlevelse (compliance)
  39. 39. Brukerfokus
  40. 40. Brukerkrav/funksjonelle krav
  41. 41. Finansiering
  42. 42. Gjennomføring av prosjekter (anskaffelse </li></ul> og implementering)<br /><ul><li>Kost/nytte – Gevinstrealisering
  43. 43. Organisasjonsutvikling – nye prosesser og rutiner pluss tilpasninger i eksisterende
  44. 44. Sikkerhet og operativt behandlingsansvar etter POL
  45. 45. Opplæring og kompetanseheving
  46. 46. Leveranse av drifts- og forvaltningstjenester i samsvar med SLA
  47. 47. Tilby tjenester knyttet til brukerstøtte (funksjonell og teknisk)</li></li></ul><li>StyringPremissgiving og oppfølging (”compliance”)<br />20<br />
  48. 48. BestillerBruker i sentrum<br />21<br />
  49. 49. LeverandørDrifts-og systemleverandør <br />22<br />
  50. 50. StyringsrollenRådmann<br />Ansvar<br />Hovedoppgaver<br />Rollen innebærer oppgaver knyttet til definering av krav og fastsetting av policy i forhold til: <br /><ul><li>kommunens IKT-arkitektur og infrastruktur
  51. 51. standarder og retningslinjer
  52. 52. arkitektur og infrastruktur
  53. 53. prioritering og koordinering av IKT-initiativer i kommunen (IKT HP)
  54. 54. informasjonssikkerhet, kvalitetsstyring og prosjektstyring
  55. 55. Overordnet styring av IKT og etablering av overordnet IKT- strategi
  56. 56. Overordnet ansvar for informasjonssikkerhet gjennom å legge til rette for sikkerhetsarbeidet
  57. 57. Definere krav og policy ift arkitektur og infrastruktur
  58. 58. Følge opp totale kostnader innenfor IKT
  59. 59. Påse at de ulike aktørene ivaretar tildelte oppgaver og ansvar (compliance)
  60. 60. Lede IKT Styringsgruppen
  61. 61. Styringsansvar for Bestiller leddet
  62. 62. Kontraktsansvar mot Driftsleverandør
  63. 63. Styringsrollen omfatter den overordnede strategiske IKT-planleggingen, koordineringen og styringen som er nødvendig for å følge opp IKT-virksomheten i kommunen.
  64. 64. ansvar for å samordne den totale IKT-satsing på et overordnet, strategisk nivå.
  65. 65. ansvar for å utarbeide en koordinert konserndekkende IKT-strategi, og en prioritert
  66. 66. ansvaret for å legge til rette slik at personopplysninger er tilfredsstillende sikret ved behandling i kommunens systemer og i forhold til eksterne databehandlere. </li></ul>Skal fungere som retningsgivende og kontrollerende i sin oppgave med å prioritere IKT aktiviteter på tvers <br />
  67. 67. BestillerrolleSystemeier – skal sikre fornøyde brukere<br />Kompetanse<br />Ansvar og oppgaver<br /><ul><li>Beslutte kjøp, forvaltning og utfasing av systemløsning
  68. 68. Sikre at løsningen er i samsvar med lover og regler generelt og personopplysningsloven spesielt
  69. 69. Stille krav til sikkerhetsløsningen som etableres er på tilfredsstillende nivå
  70. 70. Stille krav til funksjonalitet og kvalitet og følge opp at dette ivaretas i systemet
  71. 71. Sikre nødvendig opplæring og bruk av systemet herunder etablere brukerstøtte (superbrukere mv.)
  72. 72. Sikre gevinstrealisering ved innføring og bruk av systemet
  73. 73. Avtaleforvaltning knyttet til systemet (lisens, vedlikehold mv.) samt ha ansvar for budsjettmessig dekning
  74. 74. Eie SLA inn mot driftsleverandør (og brukere?)</li></ul>Det er viktig at denne rollen fylles med tilstrekkelig kompetanse relatert til: <br /><ul><li>Virksomhetsprosessen(e) som skal understøttes
  75. 75. Brukerbehov
  76. 76. Systemløsningen og potensialet for videre bruk
  77. 77. Relevante lover og regler
  78. 78. Gevinstrealisering
  79. 79. Prosjektgjennomføring
  80. 80. En av de viktigste Bestillerrollen i modellen tilligger Systemeiere. Det er helt nødvendig å sikre at Systemeier blir i stand til å utøve det ansvaret som ligger i rollen på en god nok måte
  81. 81. Profesjonelle bestillere utvikler profesjonelle leverandører.
  82. 82. Systemeiere må selv ha hovedansvar for strategiske aktiviteter som er nært knyttet til verdikjeden.
  83. 83. Systemeier har ansvar for å koordinere og etablere dialog med Brukere, Systemleverandør og driftsleverandør.
  84. 84. Systemeier vil være eier av prosessen som systemløsningen skal understøtte.
  85. 85. Systemeieren vil derfor også ha rolle som operativ behandlingsansvarlig i forhold til personopplysningsloven.
  86. 86. Systemeier har ansvaret for gevinstrealisering</li></li></ul><li>Kritiske suksessfaktorer for systemeierUtøves gjennom godt systemeierskap<br />Avklart forvaltningsmodell<br />Systemeier må selv avklare forholdet mellom egenforvaltning, fellesforvaltning med andre kommunale aktører eller forvaltning gjennom outsourcing til leverandør(er)<br />Forvaltningsapparat riktig dimensjonert<br />Riktig dimensjonering av forvaltningsapparatet er spesielt viktig i forhold til fellessystem og sektorsystemer/systemer som anvendes på tvers av virksomheter<br />Prioritering<br />Motstridende interesser fra brukere må håndteres, avklares og kommuniseres entydig av systemeier<br />Eskalering<br />Eskaleringspunkt ved uenighet eller lignende for konsernsystemer er IKT-styringsgruppe. For fagsystemer skjer eskalering via ordinær linjeorganisasjon<br />Systemeier må være plassert på ledernivå relatert til prosessen systemet skal understøttes<br />Systemeier må være plassert på ledernivå for virksomhetssystemer og på kommunaldirektørnivå for konsernsystemer<br />
  87. 87. LeverandørrollenDriftsleverandør<br />Ansvar<br />Hovedoppgaver<br /><ul><li>Helhetlig driftsansvar
  88. 88. Sikre effektiv, økonomisk og stabil drift
  89. 89. Koordinere sentrale driftsoppgaver i kommunen
  90. 90. Helhetlig driftsansvar i samsvar med SLA
  91. 91. Inngå avtaler om drift av systemer og følge opp SLA-krav mot eksterne driftsleverandører
  92. 92. Applikasjonsdrift, herunder forstå nødvendige installasjoner, oppgraderinger og annet endringsarbeid
  93. 93. Innfasing av endringer i drift og koordinering av dette med systemeierne, systemleverandører og eksterne driftsleverandører
  94. 94. Koordinere leveranser fra flere eksterne leverandører
  95. 95. Kommunikasjon med systemeierne</li></ul>Rollen må fylles med tilstrekkelig fagkompetanse <br />
  96. 96. 27<br />Arenaer/møteplasser Arenaer for å sikre kommunikasjon og styring<br />Styringsfora<br />IKT-styringsgruppe<br />IKT-forum<br />Systemrelaterte fora<br />Endringsforum per system<br />Brukerforum per system<br />Forum for kommunikasjon<br />IKT-tinget (for alle involvert i IT i kommunen)<br />
  97. 97. IKT-styringsgruppeForum for overordnete prinsipielle beslutninger og koordinering<br />Deltagere<br />Agenda<br />Ledes av: Rådmann<br />Leder har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt)<br />Hvem deltar<br />Rådmennene (eller en som opptrer i dennes sted). <br />Faste punkter på agenda<br />Overordnet status IKT<br />Større/prinsipielle endringsbehov<br />Store og kritiske prosjekter<br />Vurdering av kostnadsbilde og risiko<br />Annet<br />Møtes månedlig og ved behov<br />Hovedoppgaver<br />Beslutningsmyndighet<br />Samordning og prioritering på tvers av kommunens fagområder<br />Klarlegge fokusområder og overordnede målsetninger for IKT-området generelt<br />Sikre riktig allokering av ressurser og kommunikasjon på tvers av kommunen<br />Være sponsorer, prioritere og følge opp strategisk viktige prosjekter<br />Overordnet risikostyring innen IKT-området<br />I egenskap av Rådmann<br />Avgjøre prioriteringer mellom større prosjekter og initiativ<br />Sikre koordinering mellom kommunene<br />
  98. 98. IKT-forumForum for koordinering av IKT<br />Deltagere<br />Agenda<br />Ledes av: Utnevnt leder<br />Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt)<br />Hvem deltar<br />Relevante systemeiere innen sektoren (typisk eierne av de største og mest kritiske systemene i den enkelte virksomhet). Evt andre som Rådmannen utpeker<br />Faste punkter på agenda<br />Informasjon fra IKT-styringsgruppe<br />Felles endringer (eks ved oppgradering av databaser eller infrastruktur)<br />Orientering om endringer som kan ha betydning for andre systemeiere<br />Annet<br />Møtes månedlig og ved behov<br />Hovedoppgaver<br />Beslutningsmyndighet<br />?<br />???<br />29<br />
  99. 99. EndringsforumForum for å prioritere og beslutte funksjonelle endringer<br />Deltagere<br />Agenda<br />Ledes av: Systemeier <br />Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning<br />Hvem deltar<br />Relevante brukere. På grunn av forumets formål vil det være et fåtall av nøkkelbrukerne som er tilstede. Det må være brukere med relevante fullmakter og kompetanse til å utøve deltakerrollen.<br />Faste punkter på agenda<br />Foreslåtte endringer i neste periode (endringskalender)<br />Fremtidige endringsbehov og -ønsker <br />Møtes jevnlig og ved behov<br />Hovedoppgaver<br />Beslutningsmyndighet<br />I egenskap av systemeierrollen<br />Kan stanse og/eller iverksette endringer<br />Vurdere funksjonelle endringer og behov for oppgradering<br />Sikre at vesentlige endringer i systemer eller infrastruktur ikke kommer i konflikt mht ressurs/kompetansebruk, at alle relevante aktører er varslet og at riktige beslutningsgrunnlag ligger til grunn<br />Sikre at endringer ikke bryter med infrastrukturprinsipper<br />Presisering<br />Forumet skal etableres for konsern-og tverrfaglige systemer<br />Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer<br />30<br />
  100. 100. Brukerforum – etableres per systemForum for opplæring, brukerbehov og erfaringsutveksling<br />Deltagere<br />Agenda<br />Ledes av: Systemeier <br />Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning<br />Hvem deltar<br />Relevante brukere. Det vil ikke være fast deltakelse. Brukerforum kan settes sammen i forhold til sakene som skal belyses.<br />Ikke fast agenda, men følgende kan være tema<br />Informasjon om bruk og planlagte endringer<br />Kommunikasjon om forventninger til brukerne<br />Tilbakemeldinger fra brukerne om bruk og endringsønsker/ muligheter for gevinstrealisering.<br />Møtes ved behov – systemeier kaller inn<br />For konsernsystemer bør det gjennomføres faste møter, eks 2 ganger i året<br />Hovedoppgaver<br />Beslutningsmyndighet<br />Ikke beslutningsforum<br />Sikre at krav og behov vedrørende funksjonalitet og opplæring blir samlet inn og koordinert opp på en strukturert måte. <br />Kommunikasjon vedrørende utvikling<br />Diskusjon, erfaringsutveksling og motivasjon<br />Presisering<br />Forumet skal etableres for konsern- og tverrfaglige systemer<br />Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer<br />31<br />
  101. 101. IKT-tingetForum for kommunikasjon fra ledelse<br />Deltagere<br />Agenda<br />Ledes av: Rådmenn<br />Hvem deltar<br />Medlemer i IKT-styringsgruppe<br />Systemeiere<br />Virksomhetsledere<br />Relevante IKT-leverandører<br />Ansvar for å innlede og avslutte tilligger Rådmenn<br />Faste punkter på agenda<br />Overordnet informasjon om status for IKT-arbeidet i kommunen<br />Planlagte aktiviteter og viktige endringer<br />Møtes 1-2 ganger i året<br />Hovedoppgaver<br />Beslutningsmyndighet<br />Kommunikasjon<br />Erfaringsutveksling<br />Spesielle tema<br />Ikke beslutningsforum<br />Presisering<br />IKT-tinget er viktig for å få en stor og i dag lite koordinert organisasjon til å gå i takt på IKT-området. <br />Kan evt vurdere behov etter hvert.<br />32<br />
  102. 102. Den nye IT-rollenUtfordringer<br />Hvaer viktigsteutfordringene i din organisasjon for å implementere den nye IT-rollen?<br />Evne til organisasjonsutvikling, vilje til endring, risiko for ansvarsfraskrivelse<br />Mangel på strategiskIKT-kompetansehos toppledere<br />IKT må komme tidlig i inn prosessenemed organsiasjonsendringer<br />IKT-utvikling må forankres hos rådmannog ordfører<br />Det må forankres i de strukturerte samarbeidene<br />Vri fokus fra teknologi til det å løse oppgaver og utvikle tjenester<br />
  103. 103. Den nye IT-rollenUtfordringer<br />Hvordan skal du begynne å bevege deg i din kommune mot Den Nye IT-Rollen?<br />Være selger av IKT inn mot ledelsen <br />Hva kan IKT bidra med i prosesser? Bruke beste praksis/gode eksempler<br />IT-sjef bør være i tett dialog med ledergruppen<br />Skille mellom tradisjonell drift og strategiutvikling<br />
  104. 104. Den nye IT-rollenUtfordringer<br />På hvilket område føler du at det kan være nødvendig med bistand for å realisere dette?<br />Tilgang til ressurser, økonomisk og personell<br />Støtte til markedsføring. Temadag for å vise mulighetene, foredrag og løsninger<br />Drahjelp fra ledelsen<br />Opplæring av rådmenn og ordførere innen IKT strategisk ledelse<br />

×