• Share
  • Email
  • Embed
  • Like
  • Save
  • Private Content
Governance   ddv
 

Governance ddv

on

  • 736 views

Ellen Karin Larsen - KS: Governance – styring av IKT-området (Det Digitale Vestre Agder - eKommunestrategi-prosjektet - oppstartsmøtet 4.10.2011)

Ellen Karin Larsen - KS: Governance – styring av IKT-området (Det Digitale Vestre Agder - eKommunestrategi-prosjektet - oppstartsmøtet 4.10.2011)

Statistics

Views

Total Views
736
Views on SlideShare
696
Embed Views
40

Actions

Likes
0
Downloads
0
Comments
0

2 Embeds 40

http://ddv.ekommuner.no 34
http://www.ddv.ekommuner.no 6

Accessibility

Categories

Upload Details

Uploaded via as Microsoft PowerPoint

Usage Rights

© All Rights Reserved

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Processing…
Post Comment
Edit your comment

    Governance   ddv Governance ddv Presentation Transcript

    • Governance – styring av IKT-området
    • Organisasjoner med de dårligsteresultatervedbrukav IKT, kjennetegnesved at de harlitenkapasitet for effektiveleveranser
      Organisasjoner med goderesultaterskillersegutved å ha sterkstrategiskforankringogmandat for utøvelse
      IT Strategy – A CIO Success Kit
      2
    • Endring i strategisk fokus
    • Forretnings prosesser
      IT prosesser
      I 1999 forutså Gartner fire trendersomvilværesterkeutviklingstrenderinnenIT-utviklingen
      2
      Outsourcing
      1
      Prosessbasertarbeid
      Mestfordelaktig med
      outsourcing
      Integrertapplikasjonsutvikling
      innenforretningsområdene
      Spesialisering i kompetansesentra
      4
      3
      Fordeler med sentraliserte løsninger
      Fordeler med desentraliserte løsninger
      Policy
      System-integrasjon
      Ressurs-pool
      Help desk
    • Forretnings-
      enhetene
      Dagensvirksomhetsmodell: Den strategiskekjernen…
      Kjerne-oppgavene
      Fremme
      innovasjon
      Integrert i forretnings- enhetene
      ESPs
      Levere endring
      Tjeneste-utsetting til eksterne leverandører
      Støtteinfrastruktur
      Etterspørsel
      Leverandører
    • 1
      3
      2
      4
      5
      De fem kjerneområder ifremtidensorganisasjon…
      1 IT lederskap
      2 Arkitekturutvikling
      3 Forretningsutvikling
      4 Teknologisk utvikling
      5 Leverandørstyring
    • 1
      1
      Styrkingav IKT ledelse
      IT lederskap
      • Prosessbasertarbeid
      • Endringsledelse
      • Forretnings-ogoperasjonellekspertise
      • Demonstrereverdienav IKT
    • 2
      2
      Drift
      Sentralisere IKT-arkitektur - ansvarogrolle
      Arkitekturutvikling
      • Standarder
      • Policies
      • Planlegging
      • Sikkerhet
    • 3
      3
      3
      3
      3
      Brukeforretningsutvikling for å stimuleretilprosessfokusertutvikling
      Forretningsutvikling
      • Forretningsprosesser, analyserog design
      • Sluttbrukerkontakt
      • Prosjekt/programstyring
      IT-prosess, ellerforretningsprosess med IKT- komponenter
    • 4
      4
      Benytteteknologiforståelse for å dele kunnskap
      Teknologiutvikling
      • Oppdatertpåteknologi
      • Introduksjonavnyteknologi
      • Pilotering
      • Kompetansesentra
      Kompetansesentra…
    • Kontrakt-
      Styring
      Levaranse- styring
      Leverandør- håndtering
      Drift
      5
      5
      Sentralisereogutvideleverandørstyring
      Leverandørstyring
    • Teknologi-utvikling
      Oppdatertpå
      teknologiutv.
      3
      2
      1
      Pilotering
      Teknologi
      konsulent
      Kopetanse-
      sentre
      Konsolideringavrollene i konsernet
      IKT lederskap
      CIO
      Visjoner
      Governance/Styring
      Koble IKT ogforr. strategi
      Balanseretilbud/etterspørsel
      Teambygging
      Endringsledelse
      Arkitekturutvikling
      Standarder
      3
      2
      Policies
      1
      Planlegging
      Arkitektur
      Etterspørsel-siden
      Sikkerhet
      Leverandørsiden
      Forretningsutvikling/
      løsninger
      Leverandørstyring/strategisktjenesteutsetting
      Prosjekt-styring
      Kontrakts-styring
      3
      3
      2
      2
      Prosess-koordinering
      Forr.
      Enhet.
      Leverandør-
      styring
      1
      1
      Forretn.
      utvikler
      Drift
      Avtale
      forvalter
      Kvalitets-
      styring
      Samhandling
      leverandører
      Gevinst-
      realisering
      Spesialister
    • Strategisk styring av IKT-området- roller og ansvar
    • Ledelse og organisering…
    • Det er ikke en korrekt måte å organisere IKT området…
      Forskjeller mellom organisasjoner og strukturer
      Forskjeller i kompleksitet

    • Men, det finnes noen fellesnevnere…
      • Kommunens prioriteter?
      • Ressursbehov for å løse oppgavene?
      • Hva forventer man av IKT?
      • Hvordan vil IKT bidra til å løse utfordringene
      • Hvilken strategi vil IKT utvikle for å fylle sin rolle?
      • Hva slags ressurser og kompetanse trenger IKT for å utfylle sin rolle og levere iht strategi
      • Hvordan påvirker kapasitet IKT- strukturen (funksjoner og roller)?
      • Hvordan integrere struktur med andre ressurser for å utvikle og optimalisere kapasitet?
    • Det dreier seg i hovedsak om tre ting
      Organisasjon
      Ledelse
      Menneskekunnskap
      Bruk av IKT
      Innføring av IKT
      Ledelse av IKT-området
    • Y-modellen…
      • IKT-strategi
      • IT-Sikkerhet og overordnet behandlingsansvar etter POL
      • Samordning og prioritering – IKT HP
      • IKT-infrastruktur og teknologisk plattform
      • Kvalitetssikring og etterlevelse (compliance)
      • Brukerfokus
      • Brukerkrav/funksjonelle krav
      • Finansiering
      • Gjennomføring av prosjekter (anskaffelse
      og implementering)
      • Kost/nytte – Gevinstrealisering
      • Organisasjonsutvikling – nye prosesser og rutiner pluss tilpasninger i eksisterende
      • Sikkerhet og operativt behandlingsansvar etter POL
      • Opplæring og kompetanseheving
      • Leveranse av drifts- og forvaltningstjenester i samsvar med SLA
      • Tilby tjenester knyttet til brukerstøtte (funksjonell og teknisk)
    • StyringPremissgiving og oppfølging (”compliance”)
      20
    • BestillerBruker i sentrum
      21
    • LeverandørDrifts-og systemleverandør
      22
    • StyringsrollenRådmann
      Ansvar
      Hovedoppgaver
      Rollen innebærer oppgaver knyttet til definering av krav og fastsetting av policy i forhold til:
      • kommunens IKT-arkitektur og infrastruktur
      • standarder og retningslinjer
      • arkitektur og infrastruktur
      • prioritering og koordinering av IKT-initiativer i kommunen (IKT HP)
      • informasjonssikkerhet, kvalitetsstyring og prosjektstyring
      • Overordnet styring av IKT og etablering av overordnet IKT- strategi
      • Overordnet ansvar for informasjonssikkerhet gjennom å legge til rette for sikkerhetsarbeidet
      • Definere krav og policy ift arkitektur og infrastruktur
      • Følge opp totale kostnader innenfor IKT
      • Påse at de ulike aktørene ivaretar tildelte oppgaver og ansvar (compliance)
      • Lede IKT Styringsgruppen
      • Styringsansvar for Bestiller leddet
      • Kontraktsansvar mot Driftsleverandør
      • Styringsrollen omfatter den overordnede strategiske IKT-planleggingen, koordineringen og styringen som er nødvendig for å følge opp IKT-virksomheten i kommunen.
      • ansvar for å samordne den totale IKT-satsing på et overordnet, strategisk nivå.
      • ansvar for å utarbeide en koordinert konserndekkende IKT-strategi, og en prioritert
      • ansvaret for å legge til rette slik at personopplysninger er tilfredsstillende sikret ved behandling i kommunens systemer og i forhold til eksterne databehandlere.
      Skal fungere som retningsgivende og kontrollerende i sin oppgave med å prioritere IKT aktiviteter på tvers
    • BestillerrolleSystemeier – skal sikre fornøyde brukere
      Kompetanse
      Ansvar og oppgaver
      • Beslutte kjøp, forvaltning og utfasing av systemløsning
      • Sikre at løsningen er i samsvar med lover og regler generelt og personopplysningsloven spesielt
      • Stille krav til sikkerhetsløsningen som etableres er på tilfredsstillende nivå
      • Stille krav til funksjonalitet og kvalitet og følge opp at dette ivaretas i systemet
      • Sikre nødvendig opplæring og bruk av systemet herunder etablere brukerstøtte (superbrukere mv.)
      • Sikre gevinstrealisering ved innføring og bruk av systemet
      • Avtaleforvaltning knyttet til systemet (lisens, vedlikehold mv.) samt ha ansvar for budsjettmessig dekning
      • Eie SLA inn mot driftsleverandør (og brukere?)
      Det er viktig at denne rollen fylles med tilstrekkelig kompetanse relatert til:
      • Virksomhetsprosessen(e) som skal understøttes
      • Brukerbehov
      • Systemløsningen og potensialet for videre bruk
      • Relevante lover og regler
      • Gevinstrealisering
      • Prosjektgjennomføring
      • En av de viktigste Bestillerrollen i modellen tilligger Systemeiere. Det er helt nødvendig å sikre at Systemeier blir i stand til å utøve det ansvaret som ligger i rollen på en god nok måte
      • Profesjonelle bestillere utvikler profesjonelle leverandører.
      • Systemeiere må selv ha hovedansvar for strategiske aktiviteter som er nært knyttet til verdikjeden.
      • Systemeier har ansvar for å koordinere og etablere dialog med Brukere, Systemleverandør og driftsleverandør.
      • Systemeier vil være eier av prosessen som systemløsningen skal understøtte.
      • Systemeieren vil derfor også ha rolle som operativ behandlingsansvarlig i forhold til personopplysningsloven.
      • Systemeier har ansvaret for gevinstrealisering
    • Kritiske suksessfaktorer for systemeierUtøves gjennom godt systemeierskap
      Avklart forvaltningsmodell
      Systemeier må selv avklare forholdet mellom egenforvaltning, fellesforvaltning med andre kommunale aktører eller forvaltning gjennom outsourcing til leverandør(er)
      Forvaltningsapparat riktig dimensjonert
      Riktig dimensjonering av forvaltningsapparatet er spesielt viktig i forhold til fellessystem og sektorsystemer/systemer som anvendes på tvers av virksomheter
      Prioritering
      Motstridende interesser fra brukere må håndteres, avklares og kommuniseres entydig av systemeier
      Eskalering
      Eskaleringspunkt ved uenighet eller lignende for konsernsystemer er IKT-styringsgruppe. For fagsystemer skjer eskalering via ordinær linjeorganisasjon
      Systemeier må være plassert på ledernivå relatert til prosessen systemet skal understøttes
      Systemeier må være plassert på ledernivå for virksomhetssystemer og på kommunaldirektørnivå for konsernsystemer
    • LeverandørrollenDriftsleverandør
      Ansvar
      Hovedoppgaver
      • Helhetlig driftsansvar
      • Sikre effektiv, økonomisk og stabil drift
      • Koordinere sentrale driftsoppgaver i kommunen
      • Helhetlig driftsansvar i samsvar med SLA
      • Inngå avtaler om drift av systemer og følge opp SLA-krav mot eksterne driftsleverandører
      • Applikasjonsdrift, herunder forstå nødvendige installasjoner, oppgraderinger og annet endringsarbeid
      • Innfasing av endringer i drift og koordinering av dette med systemeierne, systemleverandører og eksterne driftsleverandører
      • Koordinere leveranser fra flere eksterne leverandører
      • Kommunikasjon med systemeierne
      Rollen må fylles med tilstrekkelig fagkompetanse
    • 27
      Arenaer/møteplasser Arenaer for å sikre kommunikasjon og styring
      Styringsfora
      IKT-styringsgruppe
      IKT-forum
      Systemrelaterte fora
      Endringsforum per system
      Brukerforum per system
      Forum for kommunikasjon
      IKT-tinget (for alle involvert i IT i kommunen)
    • IKT-styringsgruppeForum for overordnete prinsipielle beslutninger og koordinering
      Deltagere
      Agenda
      Ledes av: Rådmann
      Leder har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt)
      Hvem deltar
      Rådmennene (eller en som opptrer i dennes sted).
      Faste punkter på agenda
      Overordnet status IKT
      Større/prinsipielle endringsbehov
      Store og kritiske prosjekter
      Vurdering av kostnadsbilde og risiko
      Annet
      Møtes månedlig og ved behov
      Hovedoppgaver
      Beslutningsmyndighet
      Samordning og prioritering på tvers av kommunens fagområder
      Klarlegge fokusområder og overordnede målsetninger for IKT-området generelt
      Sikre riktig allokering av ressurser og kommunikasjon på tvers av kommunen
      Være sponsorer, prioritere og følge opp strategisk viktige prosjekter
      Overordnet risikostyring innen IKT-området
      I egenskap av Rådmann
      Avgjøre prioriteringer mellom større prosjekter og initiativ
      Sikre koordinering mellom kommunene
    • IKT-forumForum for koordinering av IKT
      Deltagere
      Agenda
      Ledes av: Utnevnt leder
      Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt)
      Hvem deltar
      Relevante systemeiere innen sektoren (typisk eierne av de største og mest kritiske systemene i den enkelte virksomhet). Evt andre som Rådmannen utpeker
      Faste punkter på agenda
      Informasjon fra IKT-styringsgruppe
      Felles endringer (eks ved oppgradering av databaser eller infrastruktur)
      Orientering om endringer som kan ha betydning for andre systemeiere
      Annet
      Møtes månedlig og ved behov
      Hovedoppgaver
      Beslutningsmyndighet
      ?
      ???
      29
    • EndringsforumForum for å prioritere og beslutte funksjonelle endringer
      Deltagere
      Agenda
      Ledes av: Systemeier
      Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning
      Hvem deltar
      Relevante brukere. På grunn av forumets formål vil det være et fåtall av nøkkelbrukerne som er tilstede. Det må være brukere med relevante fullmakter og kompetanse til å utøve deltakerrollen.
      Faste punkter på agenda
      Foreslåtte endringer i neste periode (endringskalender)
      Fremtidige endringsbehov og -ønsker
      Møtes jevnlig og ved behov
      Hovedoppgaver
      Beslutningsmyndighet
      I egenskap av systemeierrollen
      Kan stanse og/eller iverksette endringer
      Vurdere funksjonelle endringer og behov for oppgradering
      Sikre at vesentlige endringer i systemer eller infrastruktur ikke kommer i konflikt mht ressurs/kompetansebruk, at alle relevante aktører er varslet og at riktige beslutningsgrunnlag ligger til grunn
      Sikre at endringer ikke bryter med infrastrukturprinsipper
      Presisering
      Forumet skal etableres for konsern-og tverrfaglige systemer
      Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer
      30
    • Brukerforum – etableres per systemForum for opplæring, brukerbehov og erfaringsutveksling
      Deltagere
      Agenda
      Ledes av: Systemeier
      Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning
      Hvem deltar
      Relevante brukere. Det vil ikke være fast deltakelse. Brukerforum kan settes sammen i forhold til sakene som skal belyses.
      Ikke fast agenda, men følgende kan være tema
      Informasjon om bruk og planlagte endringer
      Kommunikasjon om forventninger til brukerne
      Tilbakemeldinger fra brukerne om bruk og endringsønsker/ muligheter for gevinstrealisering.
      Møtes ved behov – systemeier kaller inn
      For konsernsystemer bør det gjennomføres faste møter, eks 2 ganger i året
      Hovedoppgaver
      Beslutningsmyndighet
      Ikke beslutningsforum
      Sikre at krav og behov vedrørende funksjonalitet og opplæring blir samlet inn og koordinert opp på en strukturert måte.
      Kommunikasjon vedrørende utvikling
      Diskusjon, erfaringsutveksling og motivasjon
      Presisering
      Forumet skal etableres for konsern- og tverrfaglige systemer
      Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer
      31
    • IKT-tingetForum for kommunikasjon fra ledelse
      Deltagere
      Agenda
      Ledes av: Rådmenn
      Hvem deltar
      Medlemer i IKT-styringsgruppe
      Systemeiere
      Virksomhetsledere
      Relevante IKT-leverandører
      Ansvar for å innlede og avslutte tilligger Rådmenn
      Faste punkter på agenda
      Overordnet informasjon om status for IKT-arbeidet i kommunen
      Planlagte aktiviteter og viktige endringer
      Møtes 1-2 ganger i året
      Hovedoppgaver
      Beslutningsmyndighet
      Kommunikasjon
      Erfaringsutveksling
      Spesielle tema
      Ikke beslutningsforum
      Presisering
      IKT-tinget er viktig for å få en stor og i dag lite koordinert organisasjon til å gå i takt på IKT-området.
      Kan evt vurdere behov etter hvert.
      32
    • Den nye IT-rollenUtfordringer
      Hvaer viktigsteutfordringene i din organisasjon for å implementere den nye IT-rollen?
      Evne til organisasjonsutvikling, vilje til endring, risiko for ansvarsfraskrivelse
      Mangel på strategiskIKT-kompetansehos toppledere
      IKT må komme tidlig i inn prosessenemed organsiasjonsendringer
      IKT-utvikling må forankres hos rådmannog ordfører
      Det må forankres i de strukturerte samarbeidene
      Vri fokus fra teknologi til det å løse oppgaver og utvikle tjenester
    • Den nye IT-rollenUtfordringer
      Hvordan skal du begynne å bevege deg i din kommune mot Den Nye IT-Rollen?
      Være selger av IKT inn mot ledelsen
      Hva kan IKT bidra med i prosesser? Bruke beste praksis/gode eksempler
      IT-sjef bør være i tett dialog med ledergruppen
      Skille mellom tradisjonell drift og strategiutvikling
    • Den nye IT-rollenUtfordringer
      På hvilket område føler du at det kan være nødvendig med bistand for å realisere dette?
      Tilgang til ressurser, økonomisk og personell
      Støtte til markedsføring. Temadag for å vise mulighetene, foredrag og løsninger
      Drahjelp fra ledelsen
      Opplæring av rådmenn og ordførere innen IKT strategisk ledelse