Uploaded on

Ellen Karin Larsen - KS: Governance – styring av IKT-området (Det Digitale Vestre Agder - eKommunestrategi-prosjektet - oppstartsmøtet 4.10.2011)

Ellen Karin Larsen - KS: Governance – styring av IKT-området (Det Digitale Vestre Agder - eKommunestrategi-prosjektet - oppstartsmøtet 4.10.2011)

More in: Technology
  • Full Name Full Name Comment goes here.
    Are you sure you want to
    Your message goes here
    Be the first to comment
    Be the first to like this
No Downloads

Views

Total Views
486
On Slideshare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
2

Actions

Shares
Downloads
0
Comments
0
Likes
0

Embeds 0

No embeds

Report content

Flagged as inappropriate Flag as inappropriate
Flag as inappropriate

Select your reason for flagging this presentation as inappropriate.

Cancel
    No notes for slide

Transcript

  • 1. Governance – styring av IKT-området
  • 2. Organisasjoner med de dårligsteresultatervedbrukav IKT, kjennetegnesved at de harlitenkapasitet for effektiveleveranser
    Organisasjoner med goderesultaterskillersegutved å ha sterkstrategiskforankringogmandat for utøvelse
    IT Strategy – A CIO Success Kit
    2
  • 3. Endring i strategisk fokus
  • 4. Forretnings prosesser
    IT prosesser
    I 1999 forutså Gartner fire trendersomvilværesterkeutviklingstrenderinnenIT-utviklingen
    2
    Outsourcing
    1
    Prosessbasertarbeid
    Mestfordelaktig med
    outsourcing
    Integrertapplikasjonsutvikling
    innenforretningsområdene
    Spesialisering i kompetansesentra
    4
    3
    Fordeler med sentraliserte løsninger
    Fordeler med desentraliserte løsninger
    Policy
    System-integrasjon
    Ressurs-pool
    Help desk
  • 5. Forretnings-
    enhetene
    Dagensvirksomhetsmodell: Den strategiskekjernen…
    Kjerne-oppgavene
    Fremme
    innovasjon
    Integrert i forretnings- enhetene
    ESPs
    Levere endring
    Tjeneste-utsetting til eksterne leverandører
    Støtteinfrastruktur
    Etterspørsel
    Leverandører
  • 6. 1
    3
    2
    4
    5
    De fem kjerneområder ifremtidensorganisasjon…
    1 IT lederskap
    2 Arkitekturutvikling
    3 Forretningsutvikling
    4 Teknologisk utvikling
    5 Leverandørstyring
  • 7. 1
    1
    Styrkingav IKT ledelse
    IT lederskap
    • Prosessbasertarbeid
    • 8. Endringsledelse
    • 9. Forretnings-ogoperasjonellekspertise
    • 10. Demonstrereverdienav IKT
  • 2
    2
    Drift
    Sentralisere IKT-arkitektur - ansvarogrolle
    Arkitekturutvikling
  • 3
    3
    3
    3
    3
    Brukeforretningsutvikling for å stimuleretilprosessfokusertutvikling
    Forretningsutvikling
    • Forretningsprosesser, analyserog design
    • 14. Sluttbrukerkontakt
    • 15. Prosjekt/programstyring
    IT-prosess, ellerforretningsprosess med IKT- komponenter
  • 16. 4
    4
    Benytteteknologiforståelse for å dele kunnskap
    Teknologiutvikling
    • Oppdatertpåteknologi
    • 17. Introduksjonavnyteknologi
    • 18. Pilotering
    • 19. Kompetansesentra
    Kompetansesentra…
  • 20. Kontrakt-
    Styring
    Levaranse- styring
    Leverandør- håndtering
    Drift
    5
    5
    Sentralisereogutvideleverandørstyring
    Leverandørstyring
  • 21. Teknologi-utvikling
    Oppdatertpå
    teknologiutv.
    3
    2
    1
    Pilotering
    Teknologi
    konsulent
    Kopetanse-
    sentre
    Konsolideringavrollene i konsernet
    IKT lederskap
    CIO
    Visjoner
    Governance/Styring
    Koble IKT ogforr. strategi
    Balanseretilbud/etterspørsel
    Teambygging
    Endringsledelse
    Arkitekturutvikling
    Standarder
    3
    2
    Policies
    1
    Planlegging
    Arkitektur
    Etterspørsel-siden
    Sikkerhet
    Leverandørsiden
    Forretningsutvikling/
    løsninger
    Leverandørstyring/strategisktjenesteutsetting
    Prosjekt-styring
    Kontrakts-styring
    3
    3
    2
    2
    Prosess-koordinering
    Forr.
    Enhet.
    Leverandør-
    styring
    1
    1
    Forretn.
    utvikler
    Drift
    Avtale
    forvalter
    Kvalitets-
    styring
    Samhandling
    leverandører
    Gevinst-
    realisering
    Spesialister
  • 22. Strategisk styring av IKT-området- roller og ansvar
  • 23. Ledelse og organisering…
  • 24. Det er ikke en korrekt måte å organisere IKT området…
    Forskjeller mellom organisasjoner og strukturer
    Forskjeller i kompleksitet

  • 25. Men, det finnes noen fellesnevnere…
    • Kommunens prioriteter?
    • 26. Ressursbehov for å løse oppgavene?
    • 27. Hva forventer man av IKT?
    • 28. Hvordan vil IKT bidra til å løse utfordringene
    • 29. Hvilken strategi vil IKT utvikle for å fylle sin rolle?
    • 30. Hva slags ressurser og kompetanse trenger IKT for å utfylle sin rolle og levere iht strategi
    • 31. Hvordan påvirker kapasitet IKT- strukturen (funksjoner og roller)?
    • 32. Hvordan integrere struktur med andre ressurser for å utvikle og optimalisere kapasitet?
  • Det dreier seg i hovedsak om tre ting
    Organisasjon
    Ledelse
    Menneskekunnskap
    Bruk av IKT
    Innføring av IKT
    Ledelse av IKT-området
  • 33. Y-modellen…
  • 34.
    • IKT-strategi
    • 35. IT-Sikkerhet og overordnet behandlingsansvar etter POL
    • 36. Samordning og prioritering – IKT HP
    • 37. IKT-infrastruktur og teknologisk plattform
    • 38. Kvalitetssikring og etterlevelse (compliance)
    • 39. Brukerfokus
    • 40. Brukerkrav/funksjonelle krav
    • 41. Finansiering
    • 42. Gjennomføring av prosjekter (anskaffelse
    og implementering)
    • Kost/nytte – Gevinstrealisering
    • 43. Organisasjonsutvikling – nye prosesser og rutiner pluss tilpasninger i eksisterende
    • 44. Sikkerhet og operativt behandlingsansvar etter POL
    • 45. Opplæring og kompetanseheving
    • 46. Leveranse av drifts- og forvaltningstjenester i samsvar med SLA
    • 47. Tilby tjenester knyttet til brukerstøtte (funksjonell og teknisk)
  • StyringPremissgiving og oppfølging (”compliance”)
    20
  • 48. BestillerBruker i sentrum
    21
  • 49. LeverandørDrifts-og systemleverandør
    22
  • 50. StyringsrollenRådmann
    Ansvar
    Hovedoppgaver
    Rollen innebærer oppgaver knyttet til definering av krav og fastsetting av policy i forhold til:
    • kommunens IKT-arkitektur og infrastruktur
    • 51. standarder og retningslinjer
    • 52. arkitektur og infrastruktur
    • 53. prioritering og koordinering av IKT-initiativer i kommunen (IKT HP)
    • 54. informasjonssikkerhet, kvalitetsstyring og prosjektstyring
    • 55. Overordnet styring av IKT og etablering av overordnet IKT- strategi
    • 56. Overordnet ansvar for informasjonssikkerhet gjennom å legge til rette for sikkerhetsarbeidet
    • 57. Definere krav og policy ift arkitektur og infrastruktur
    • 58. Følge opp totale kostnader innenfor IKT
    • 59. Påse at de ulike aktørene ivaretar tildelte oppgaver og ansvar (compliance)
    • 60. Lede IKT Styringsgruppen
    • 61. Styringsansvar for Bestiller leddet
    • 62. Kontraktsansvar mot Driftsleverandør
    • 63. Styringsrollen omfatter den overordnede strategiske IKT-planleggingen, koordineringen og styringen som er nødvendig for å følge opp IKT-virksomheten i kommunen.
    • 64. ansvar for å samordne den totale IKT-satsing på et overordnet, strategisk nivå.
    • 65. ansvar for å utarbeide en koordinert konserndekkende IKT-strategi, og en prioritert
    • 66. ansvaret for å legge til rette slik at personopplysninger er tilfredsstillende sikret ved behandling i kommunens systemer og i forhold til eksterne databehandlere.
    Skal fungere som retningsgivende og kontrollerende i sin oppgave med å prioritere IKT aktiviteter på tvers
  • 67. BestillerrolleSystemeier – skal sikre fornøyde brukere
    Kompetanse
    Ansvar og oppgaver
    • Beslutte kjøp, forvaltning og utfasing av systemløsning
    • 68. Sikre at løsningen er i samsvar med lover og regler generelt og personopplysningsloven spesielt
    • 69. Stille krav til sikkerhetsløsningen som etableres er på tilfredsstillende nivå
    • 70. Stille krav til funksjonalitet og kvalitet og følge opp at dette ivaretas i systemet
    • 71. Sikre nødvendig opplæring og bruk av systemet herunder etablere brukerstøtte (superbrukere mv.)
    • 72. Sikre gevinstrealisering ved innføring og bruk av systemet
    • 73. Avtaleforvaltning knyttet til systemet (lisens, vedlikehold mv.) samt ha ansvar for budsjettmessig dekning
    • 74. Eie SLA inn mot driftsleverandør (og brukere?)
    Det er viktig at denne rollen fylles med tilstrekkelig kompetanse relatert til:
    • Virksomhetsprosessen(e) som skal understøttes
    • 75. Brukerbehov
    • 76. Systemløsningen og potensialet for videre bruk
    • 77. Relevante lover og regler
    • 78. Gevinstrealisering
    • 79. Prosjektgjennomføring
    • 80. En av de viktigste Bestillerrollen i modellen tilligger Systemeiere. Det er helt nødvendig å sikre at Systemeier blir i stand til å utøve det ansvaret som ligger i rollen på en god nok måte
    • 81. Profesjonelle bestillere utvikler profesjonelle leverandører.
    • 82. Systemeiere må selv ha hovedansvar for strategiske aktiviteter som er nært knyttet til verdikjeden.
    • 83. Systemeier har ansvar for å koordinere og etablere dialog med Brukere, Systemleverandør og driftsleverandør.
    • 84. Systemeier vil være eier av prosessen som systemløsningen skal understøtte.
    • 85. Systemeieren vil derfor også ha rolle som operativ behandlingsansvarlig i forhold til personopplysningsloven.
    • 86. Systemeier har ansvaret for gevinstrealisering
  • Kritiske suksessfaktorer for systemeierUtøves gjennom godt systemeierskap
    Avklart forvaltningsmodell
    Systemeier må selv avklare forholdet mellom egenforvaltning, fellesforvaltning med andre kommunale aktører eller forvaltning gjennom outsourcing til leverandør(er)
    Forvaltningsapparat riktig dimensjonert
    Riktig dimensjonering av forvaltningsapparatet er spesielt viktig i forhold til fellessystem og sektorsystemer/systemer som anvendes på tvers av virksomheter
    Prioritering
    Motstridende interesser fra brukere må håndteres, avklares og kommuniseres entydig av systemeier
    Eskalering
    Eskaleringspunkt ved uenighet eller lignende for konsernsystemer er IKT-styringsgruppe. For fagsystemer skjer eskalering via ordinær linjeorganisasjon
    Systemeier må være plassert på ledernivå relatert til prosessen systemet skal understøttes
    Systemeier må være plassert på ledernivå for virksomhetssystemer og på kommunaldirektørnivå for konsernsystemer
  • 87. LeverandørrollenDriftsleverandør
    Ansvar
    Hovedoppgaver
    • Helhetlig driftsansvar
    • 88. Sikre effektiv, økonomisk og stabil drift
    • 89. Koordinere sentrale driftsoppgaver i kommunen
    • 90. Helhetlig driftsansvar i samsvar med SLA
    • 91. Inngå avtaler om drift av systemer og følge opp SLA-krav mot eksterne driftsleverandører
    • 92. Applikasjonsdrift, herunder forstå nødvendige installasjoner, oppgraderinger og annet endringsarbeid
    • 93. Innfasing av endringer i drift og koordinering av dette med systemeierne, systemleverandører og eksterne driftsleverandører
    • 94. Koordinere leveranser fra flere eksterne leverandører
    • 95. Kommunikasjon med systemeierne
    Rollen må fylles med tilstrekkelig fagkompetanse
  • 96. 27
    Arenaer/møteplasser Arenaer for å sikre kommunikasjon og styring
    Styringsfora
    IKT-styringsgruppe
    IKT-forum
    Systemrelaterte fora
    Endringsforum per system
    Brukerforum per system
    Forum for kommunikasjon
    IKT-tinget (for alle involvert i IT i kommunen)
  • 97. IKT-styringsgruppeForum for overordnete prinsipielle beslutninger og koordinering
    Deltagere
    Agenda
    Ledes av: Rådmann
    Leder har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt)
    Hvem deltar
    Rådmennene (eller en som opptrer i dennes sted).
    Faste punkter på agenda
    Overordnet status IKT
    Større/prinsipielle endringsbehov
    Store og kritiske prosjekter
    Vurdering av kostnadsbilde og risiko
    Annet
    Møtes månedlig og ved behov
    Hovedoppgaver
    Beslutningsmyndighet
    Samordning og prioritering på tvers av kommunens fagområder
    Klarlegge fokusområder og overordnede målsetninger for IKT-området generelt
    Sikre riktig allokering av ressurser og kommunikasjon på tvers av kommunen
    Være sponsorer, prioritere og følge opp strategisk viktige prosjekter
    Overordnet risikostyring innen IKT-området
    I egenskap av Rådmann
    Avgjøre prioriteringer mellom større prosjekter og initiativ
    Sikre koordinering mellom kommunene
  • 98. IKT-forumForum for koordinering av IKT
    Deltagere
    Agenda
    Ledes av: Utnevnt leder
    Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse (faglig og formelt)
    Hvem deltar
    Relevante systemeiere innen sektoren (typisk eierne av de største og mest kritiske systemene i den enkelte virksomhet). Evt andre som Rådmannen utpeker
    Faste punkter på agenda
    Informasjon fra IKT-styringsgruppe
    Felles endringer (eks ved oppgradering av databaser eller infrastruktur)
    Orientering om endringer som kan ha betydning for andre systemeiere
    Annet
    Møtes månedlig og ved behov
    Hovedoppgaver
    Beslutningsmyndighet
    ?
    ???
    29
  • 99. EndringsforumForum for å prioritere og beslutte funksjonelle endringer
    Deltagere
    Agenda
    Ledes av: Systemeier
    Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning
    Hvem deltar
    Relevante brukere. På grunn av forumets formål vil det være et fåtall av nøkkelbrukerne som er tilstede. Det må være brukere med relevante fullmakter og kompetanse til å utøve deltakerrollen.
    Faste punkter på agenda
    Foreslåtte endringer i neste periode (endringskalender)
    Fremtidige endringsbehov og -ønsker
    Møtes jevnlig og ved behov
    Hovedoppgaver
    Beslutningsmyndighet
    I egenskap av systemeierrollen
    Kan stanse og/eller iverksette endringer
    Vurdere funksjonelle endringer og behov for oppgradering
    Sikre at vesentlige endringer i systemer eller infrastruktur ikke kommer i konflikt mht ressurs/kompetansebruk, at alle relevante aktører er varslet og at riktige beslutningsgrunnlag ligger til grunn
    Sikre at endringer ikke bryter med infrastrukturprinsipper
    Presisering
    Forumet skal etableres for konsern-og tverrfaglige systemer
    Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer
    30
  • 100. Brukerforum – etableres per systemForum for opplæring, brukerbehov og erfaringsutveksling
    Deltagere
    Agenda
    Ledes av: Systemeier
    Leder har også har ansvar for å sikre at forumet til enhver tid har riktig kompetanse og sammensetning
    Hvem deltar
    Relevante brukere. Det vil ikke være fast deltakelse. Brukerforum kan settes sammen i forhold til sakene som skal belyses.
    Ikke fast agenda, men følgende kan være tema
    Informasjon om bruk og planlagte endringer
    Kommunikasjon om forventninger til brukerne
    Tilbakemeldinger fra brukerne om bruk og endringsønsker/ muligheter for gevinstrealisering.
    Møtes ved behov – systemeier kaller inn
    For konsernsystemer bør det gjennomføres faste møter, eks 2 ganger i året
    Hovedoppgaver
    Beslutningsmyndighet
    Ikke beslutningsforum
    Sikre at krav og behov vedrørende funksjonalitet og opplæring blir samlet inn og koordinert opp på en strukturert måte.
    Kommunikasjon vedrørende utvikling
    Diskusjon, erfaringsutveksling og motivasjon
    Presisering
    Forumet skal etableres for konsern- og tverrfaglige systemer
    Forumet kan etableres for virksomhetskritiske systemer
    31
  • 101. IKT-tingetForum for kommunikasjon fra ledelse
    Deltagere
    Agenda
    Ledes av: Rådmenn
    Hvem deltar
    Medlemer i IKT-styringsgruppe
    Systemeiere
    Virksomhetsledere
    Relevante IKT-leverandører
    Ansvar for å innlede og avslutte tilligger Rådmenn
    Faste punkter på agenda
    Overordnet informasjon om status for IKT-arbeidet i kommunen
    Planlagte aktiviteter og viktige endringer
    Møtes 1-2 ganger i året
    Hovedoppgaver
    Beslutningsmyndighet
    Kommunikasjon
    Erfaringsutveksling
    Spesielle tema
    Ikke beslutningsforum
    Presisering
    IKT-tinget er viktig for å få en stor og i dag lite koordinert organisasjon til å gå i takt på IKT-området.
    Kan evt vurdere behov etter hvert.
    32
  • 102. Den nye IT-rollenUtfordringer
    Hvaer viktigsteutfordringene i din organisasjon for å implementere den nye IT-rollen?
    Evne til organisasjonsutvikling, vilje til endring, risiko for ansvarsfraskrivelse
    Mangel på strategiskIKT-kompetansehos toppledere
    IKT må komme tidlig i inn prosessenemed organsiasjonsendringer
    IKT-utvikling må forankres hos rådmannog ordfører
    Det må forankres i de strukturerte samarbeidene
    Vri fokus fra teknologi til det å løse oppgaver og utvikle tjenester
  • 103. Den nye IT-rollenUtfordringer
    Hvordan skal du begynne å bevege deg i din kommune mot Den Nye IT-Rollen?
    Være selger av IKT inn mot ledelsen
    Hva kan IKT bidra med i prosesser? Bruke beste praksis/gode eksempler
    IT-sjef bør være i tett dialog med ledergruppen
    Skille mellom tradisjonell drift og strategiutvikling
  • 104. Den nye IT-rollenUtfordringer
    På hvilket område føler du at det kan være nødvendig med bistand for å realisere dette?
    Tilgang til ressurser, økonomisk og personell
    Støtte til markedsføring. Temadag for å vise mulighetene, foredrag og løsninger
    Drahjelp fra ledelsen
    Opplæring av rådmenn og ordførere innen IKT strategisk ledelse