Flujograma de procesos def.

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Flujograma de procesos def.

  1. 1. Gerencia de Administración y Finanzas Diagramas de Flujo de Procesos Expositor Damián Escudero
  2. 2. Contenido • Conceptos básicos • Árbol de Problemas • Formulación de Procesos • Objetivo y Alcance • Tipos y Características • Símbolos usados en los diagramas de flujo • Simbología ISO-9000 • Ventajas de Uso de Técnicas de Diagramación • Recomendaciones
  3. 3. Conceptos Básicos • Procesos: Secuencia de actividades diseñadas y ejecutadas coordinadamente para el logro de objetivos • Estructura Organizativa: Está constituida por el conjunto de relaciones de trabajo formalmente definidas, implica división de trabajo y asignación de responsabilidades. • Sistemas: Procedimientos que hacen funcionar la organización, conjunto de elementos interconectados entre sí con un objeto específico. Diagrama de Flujo Gráfico que representa hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de símbolos
  4. 4. Árbol de Problemas Borrado de datos en Aumento de Desmejora de la las facturas probabilidad de calidad del servicio archivadas extravío de las facturas administrativo Efectos Latencia en la Problema entrega de facturas al Central socio solicitante. Causas Falta de interés sobre Impresión no Sistema de archivo la obtención organizada por no adecuado oportuna de la número de asociado facturación
  5. 5. Formulación de los Procesos • Aplicar enfoque analítico a los servicios administrativos realizados. • Establecimiento de objetivos. • Segmentación de procesos. • Determinación de actividades e involucrados. (Elementos). • Análisis de efectividad (Cuellos de botella, presiones del sistema, calidad de servicio) • Formalización mediante la ejecución de la diagramación. • Aprobación de la Gerencia de Administración y Finanzas.
  6. 6. Objetivo y Alcance En el marco de la implementación de las normas ISO-9001-2008 se requiere la elaboración de los manuales de procedimiento de la Gerencia de Administración y Finanzas Brindar a la Gerencia de Administración los elementos de juicio idóneos para la representación de procedimientos y procesos, así como las pautas para su manejo en sus diferentes versiones.
  7. 7. Tipos y Características Tipos de Flujogramas Vertical (Gráfico de análisis de proceso) Secuencia de rutina Horizontal (Destaca a los involucrados en el proceso) Enfocado en la distribución del trabajo De Bloques (Secuencia de bloques contendientes de las tareas realizadas) Procesos integrales Características de los Flujogramas Representación sintética de los procesos. Simbolización de los procedimientos y de los elementos relacionados Sistema visible que permite analizar los pasos de un proceso
  8. 8. Símbolos usados en los Diagramas de Flujo American Society of Mechanical Enginners (ASME) American National Standard Institute (ANSI) International Organization for Standarization (ISO) Deutches Institut fur Normung e.V (DIN) Símbolos del flujograma de ingeniería de operaciones y administración y mejora de la calidad del proceso (DO) Diagramas integrados de flujo (DIF) en las versiones de Yourdon-De Marco y Gane & Sarson
  9. 9. Simbología ISO-9000 SIMBOLO REPRESENTA Operaciones. Fases del proceso, método o procedimiento. Inspección y medición. Representa el hecho de verificar la naturalez, calidad y cantidad de los insumos y producto. Operación e inspección. Indica la verificación o supervisión durante las fases del proceso, método o procedimiento de sus componentes. Transportación. Indica el movimiento de personas, material o equipo. Demora. Indica retraso en el desarrollo del proceso, método o procedimiento. Decisión. Representa el hecho de efectuar una selección o decidir una alternativa específica de acción. Entrada de bienes. Productos o material que ingresan al proceso. Almacenamiento. Depósito y/o resguardo de información o productos.
  10. 10. Simbología ISO-9000 (Ejemplo) MATERIA PRIMA 1 REVISIÓN EMPAQUETADO PRODUCCIÓN ALMACEN CONTROL DE CALIDAD SI DECISIÓN NO 1
  11. 11. Ventajas de Uso de Técnicas de Diagramación De uso: Facilita su empleo De destino: Permite la correcta identificación deActividades De comprensión e interpretación: Simplifica su comprensión De interacción: Permite el acercamiento y coordinación De simbología: Disminuye la complejidad y accesibilidadDe diagramación: Se elabora con rapidez y no requiere derecursos sofisticados
  12. 12. RecomendacionesEn cuanto a su contenido y uso:• La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas• Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas• El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice• Cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo
  13. 13. RecomendacionesEn cuanto a su contenido y uso:• La redacción del contenido del símbolo de operación debe ser realizada con frases breves y sencillas• Evitar usar siglas anotando el nombre completo de las unidades administrativas• El símbolo de documento debe contener el nombre original de la forma que se utilice• Cuando existen una gran cantidad de conectores, es conveniente adicionar un color al símbolo
  14. 14. Diagrama de Bloque GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS Departamento solicitante B Pide material Almacén mediante solicitud de material NO Proveedor Comunica Almacén ¿Material requerido? ¿Origen del materia?l deficiencia al proveedor Almacén SI SI Existencia suficiente Surte material A Surte material NO A Soicita material mediante requ- Departamento solicitante isición de compra Proveedor NO ComunicaDepartamento de compras ¿Material requerido? B deficiencia al almacén Surte material B SI Pide material mediante orden de compra FIN Utiliza material FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN
  15. 15. Diagrama de Formato Horizontal GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS Pide material NO Soicita material Pide material Departamento solicitante Almacén Existencia suficiente mediante solicitud mediante requ- Departamento de compras mediante orden de de material isición de compra compra SI Surte material A B SI Proveedor Almacén ¿Material requerido? A Departamento solicitante C Surte material Surte material NO NO Comunica A ¿Material requerido? deficiencia al Almacén almacén ¿Origen del materia?l SI Proveedor Utiliza material Comunica FIN B deficiencia al proveedor FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN
  16. 16. Diagrama de Formato Tabular GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS DEPARTAMENTO SOLICITANTE ALMACEN DEPARTAMENTO DE COMPRAS PROVEEDOR NO Soicita material Pide material INICIO ¿Existencia suficiente? mediante requ- mediante orden de Surte material isición de compra compra Pide material SI mediante solicitud de material B Surte material B A NO Comunica SI ¿Material requerido? deficiencia al ¿Material requerido? Surte material almacén NO SI A Utiliza material ¿Origen del materia?l Proveedor Almacén FIN Comunica deficiencia al proveedor FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN
  17. 17. Diagrama de Formato Arquitectónico GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PROCEDIMIENTO DE ADQUISICIÓN DE MATERIALES Y SUMINISTROS Departamento solicitante 1 2 7 3 Bodega Proveedor 6, 17 1 1 4 5 1 3 1 9 Almacén 2 4 5 11 8 Departamento solicitante FORMULÓ AUTORIZÓ FECHA DE ELABORACIÓN
  18. 18. Fin de la presentaciónGracias por su amable atención Presentación de proyectos en Word, PowerPoint o Visio

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